ADVISEUR CENTRUMMANAGEMENT
1. Organisatiegegevens
FUNCTIEBENAMING: adviseur FUNCTIENIVEAU: A1a – A1b – A2a FUNCTIEFAMILIE: experten 1
2. Plaats in de organisatie De adviseur rapporteert aan het afdelingshoofd. De adviseur situeert zich binnen de afdeling plannen en ontwikkelen (PLO) in de cluster omgeving.
3. Doel van de functie De adviseur draagt bij tot de vormgeving van het beleid gericht op de werking en de uitbouw van de organisatie en staat in voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsdoelstellingen. Hij is omwille van zijn expertise het aanspreekpunt voor vragen inzake het eigen beleidsdomein.
4. Resultaatsgebieden I. Beleidsontwikkeling Vanuit de behoefteanalyse en de eigen expertise mee vorm geven aan de ontwikkeling van het kernwinkelgebied, de winkelkernen van de deelgemeenten , het stedelijk retaillandschap, de horeca en de detailhandel in synergie met andere stedelijke actoren teneinde het bestuur te ondersteunen bij het nemen van beslissingen. Voorbeelden van activiteiten: - meewerken aan de ontwikkeling van een visie op de interne organisatie en het beheer, in het bijzonder de EVA-vzw Centrummanagement Sint-Niklaas - brugfunctie van en voor retailers en detailhandelaars bij de stedelijke beleidsontwikkeling - stimuleert samenwerking tussen verschillende stedelijke actoren om coherent en positief stadsverhaal te brengen - ondersteuning en uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst met EVA –vzw Centrummanagement - beleidsondersteunend en -voorbereidend onderzoek voeren - de adviezen van interne en externe deskundigen of belangengroepen analyseren … II. Implementeren Ontwikkelen en organiseren van processen en activiteiten, voorbereiden van dossiers zodat er tijdig plannen beschikbaar zijn, gericht op de realisatie van de beleidsdoelstellingen. Voorbeelden van activiteiten: Overleg plegen met retailers, detailhandelaars, horeca-uitbaters, ondernemers in het kernwinkelgebiedmet het oog op implementatie van projecten - Planmatige en gecoördineerde aanpak stimuleren van acties door retailers, detailhandelaars,… - Aanreiken van de ondersteuningsmogelijkheden van het stadsbestuur - overleggen met (interne) klanten en andere belanghebbenden rond de beleidsuitvoering - de werkmethoden definiëren - ontwerpen, plannen, programma’s en draaiboeken opstellen
-
1
III.
…
Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de beleidsuitvoering en bijhorende processen teneinde de kwaliteit ervan te verbeteren.
Voorbeelden van activiteiten: - instrumenten ontwikkelen om de effectiviteit van het gevoerde beleid te kunnen opvolgen - de tevredenheid bij de interne en externe klanten evalueren - voor de beschrijving zorgen van processen en voor de optimalisatie ervan - de eigen processen afstemmen op andere processen binnen de organisatie - verantwoordelijk voor de opvolging van klachten en meldingen binnen het eigen domein - ervoor zorgen dat de bedrijfsidentiteit en -regels van het stadsbestuur gerespecteerd worden - … IV. Adviseren en ondersteunen Vanuit een intern gericht beleidsdomein zowel op vraag van als proactief (interne) klanten informeren en adviseren teneinde hen in staat te stellen een globale visie te ontwikkelen op een probleemstelling. Voorbeelden van activiteiten: - stimuleren van handelaars en horeca uitbaters - de transparantie en toegankelijkheid van beschikbare gegevens organiseren zodat ze bruikbaar zijn voor anderen - voor een goede communicatie zorgen vanuit het eigen beleidsdomein - voorstellen doen voor de verbetering van de werking binnen het eigen beleidsdomein en actief bijdragen tot de uitwerking van die voorstellen - slaat de brug naar aanverwante beleidsdomeinen ( mobiliteit, toerisme, communicatie, stadsontwikkeling,…) - … V. Netwerken Onderhouden van interne en externe contacten om zo een goede informatiedoorstroming te verzekeren en via netwerken bij te dragen tot het verwerven en behouden van een professioneel imago van het stadsbestuur. Voorbeelden van activiteiten: - goede contacten onderhouden met sleutelpersonen en belangenorganisaties ( Unizo, Voka,…) die werkzaam zijn binnen het beleidsdomein - goede contacten onderhouden met leden van het Centrummanagement vzw en de trekkers van de winkelkernen in de deelgemeenten - deelnemen aan evenementen (seminaries, workshops,…) inzake thema’s die relevant zijn voor het beleidsdomein - het netwerk gebruiken om doelstellingen van de organisatie te helpen verwezenlijken - de stad vertegenwoordigen in raden, commissies, projectgroepen,… en daarbij het gewenste imago uitdragen -…
VI. Projecten Leiden van of deelnemen aan geïntegreerde projecten teneinde bij te dragen tot de realisatie van de
afgesproken projectdoelstellingen. Voorbeelden van activiteiten: de afgesproken rol opnemen binnen een projectteam een specifieke vakinhoudelijke bijdrage leveren aan projecten projecten plannen, coördineren en leiden specifieke projecten vanuit de EVA-vzw Centrummanagement coördineren planmatige aanpak in functie van het stellen van prioriteiten … VII. Kassabeheer Is verantwoordelijk voor het beheren van een kassa en voor het innen van gelden. Werkt als budgethouder (cfr. EVA-vzw Centrummanagement Sint-Niklaas) Voorbeelden van activiteiten: - Bijhouden van budgetfiches - Controleren en valideren van bestelbons, facturen,.. VIII.
Diversen
De aanstellende overheid kan andere taken opleggen afhankelijk van de vereisten van de diensten om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren. De medewerker draagt zo bij tot de verwezenlijking van de beleidsdoelstellingen. Hij of zij levert op deze manier een bijdrage aan een optimale dienstverlening aan interne en externe klanten en aan een vlotte en efficiënte werking van de dienst.
5. Vaktechnische vaardigheden -
Goed zicht op de werking van de gemeente en bijhorende wetgeving. Diepgaande kennis van het vakgebied of domein, deze deskundigheid moet gepaard gaan met brede inzichten. Goede kennis van citymarketing, retail , detailhandel , nichemarkten,.. en van de ontwikkelingen in het winkellandschap ( e-commerce, concept stores, pop- ups, …) Inzicht in omni -channel marketing en multi -media communicatie tools Goede kennis van MS Office toepassingen: Word, Excel, Outlook, Access database.
6. Competentieprofiel I. Kerncompetenties Betrouwbaar zijn (niveau 2) Afspraken nakomen en handelen volgens de algemeen aanvaarde normen en waarden, rekening houdend met de regels en het beleid van de stad Sint-Niklaas. Waakt over de naleving van afspraken, normen en waarden, stuurt bij waar nodig.
1. 2. 3. 4.
5. 6.
Stelt informatie op een duidelijke manier ter beschikking van anderen. Zorgt voor duidelijke richtlijnen, afspraken en procedures bij gewijzigde of nieuwe omstandigheden. Communiceert duidelijk over de procedures en afspraken en controleert of deze begrepen zijn en toegepast worden. Vertoont voorbeeldgedrag, rekening houdend met de algemeen geldende normen en waarden en de gedragscode voor het personeel van de stad Sint-Niklaas. Wijst in specifieke situaties op de gedragscode. Spreekt anderen aan op het niet- naleven van afspraken of het overtreden van de gedragscode.
Initiatief nemen (niveau 3) Uit eigen beweging zaken aanpakken en voorstellen formuleren. Anticipeert op gebeurtenissen of problemen en onderneemt hiervoor tijdig actie.
1. 2. 3. 4.
Doet voorstellen om bestaande situaties te verbeteren. Introduceert fundamentele verbeteringen in werkaanpak en procedures. Onderneemt acties waarvoor geen precedent beschikbaar is en die een langetermijneffect op de organisatie kunnen hebben. Anticipeert op toekomstige vragen, gebeurtenissen en evoluties door vandaag reeds actie te nemen.
Klantvriendelijk zijn (niveau 2) Zich open en luisterbereid opstellen ten aanzien van interne klanten (collega’s, andere diensten binnen de organisatie, …) en externe klanten (burgers, leveranciers, vertegenwoordigers, …) en inspelen op hun gevoeligheden, behoeften en wensen. Zoekt in overleg met de klant een goede oplossing voor zijn vraag of probleem.
1. 2. 3. 4. 5.
Onderzoekt de verwachtingen en behoeften van de klant. Denkt mee in functie van de vraag van de klant. Zorgt voor een zo goed mogelijke oplossing. Houdt rekening met het effect van het eigen handelen en de eigen houding op anderen. Houdt de klant op de hoogte van de stand van zaken met betrekking tot zijn vraag of probleem.
Betrokkenheid tonen (niveau 2) Toont zich verbonden met de stad Sint-Niklaas: met de eigen job, met de organisatie en met het beleid. Toont betrokkenheid ten aanzien van de hele organisatie en werkt actief mee om de doelstellingen van het stadsbestuur te realiseren.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Aanvaardt moeilijke opdrachten en laat zich niet ontmoedigen bij de uitvoering ervan. Neemt actief deel aan taken en projecten die niet tot zijn/haar direct takenpakket behoren. Denkt opbouwend mee in aangelegenheden die ruimer gaan dan de eigen opdracht. Kent en respecteert de missie, waarden en doelstellingen van de stad Sint-Niklaas. Neemt bij acties en beslissingen de voor- en nadelen voor de stad Sint-Niklaas in overweging. Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen. Benut kansen die de belangen van de organisatie dienen. Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimer beleidskader (doelen, waarden, cultuur).
II. Functiefamiliecompetenties Kennis delen (niveau 2) Vaktechnische en andere werkgerelateerde kennis delen met anderen. Instrueert anderen.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Gaat na wat de andere reeds weet en stemt vervolgens de informatie af op de behoefte van de persoon. Beantwoordt vragen van anderen, op een manier die bij de andere een inzicht doet ontstaan. Draagt eigen kennis en kunde op begrijpelijke en heldere wijze over. Geeft gelegenheid om nieuwe zaken te oefenen, uit te proberen. Reageert gepast op fouten (naargelang de reden van de fout: onzorgvuldigheid, gebrek aan interesse, of ‘leerfouten’, ...). Hanteert verschillende methodes, zoals uitleg geven, voordoen, zelf laten doen onder zijn/haar begeleiding, …
Professioneel netwerken (niveau 2) Professionele relaties ontwikkelen en bestendigen en deze aanwenden tot wederzijds voordeel. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn.
1. 2. 3. 4. 5.
Gaat actief op zoek naar collega’s uit andere afdelingen omwille van informatie, expertise. Legt nieuwe contacten, weet ingangen voor zichzelf te creëren. Legt contacten met andere afdelingen om de slaagkansen van het eigen project te vergroten. Bezoekt beurzen, congressen, conferenties, … om nieuwe professionele contacten te leggen. Streeft ernaar en slaagt erin van deze netwerken deel uit te maken, zelfs wanneer ze moeilijk toegankelijk zijn.
Oordelen vormen (niveau 3) Degelijk onderbouwde meningen en standpunten uiten en zicht hebben op de consequenties ervan. Vormt zich een oordeel waarin verschillende informatiebronnen en invalshoeken geïntegreerd zijn.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Benadert een probleem vanuit verschillende invalshoeken. Komt tot een geïntegreerd oordeel. Geeft inhoudelijke meerwaarde aan de thema’s die hij/zij naar voren brengt. Ontwikkelt competente en genuanceerde standpunten, waarin de elementen goed worden overwogen en ingeschat. Neemt een standpunt in, op basis van beschikbare informatie, gezond verstand en een persoonlijke visie op de zaak. Geeft blijk van een doordacht begrip van alle mogelijke gevolgen van zijn/haar eigen mening op de verschillende aspecten van de situatie.
Plannen en organiseren (niveau 2) Structuur aanbrengen in tijd en ruimte en prioriteiten stellen bij het aanpakken van problemen. Plant en organiseert taken, opdrachten, oplossingen op korte termijn die concrete repercussies hebben voor anderen.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines. Houdt in zijn/haar planning rekening met praktische overwegingen. Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd. Bepaalt de prioriteiten en sequenties in werkmethodes. Houdt rekening met verbanden tussen verschillende planningsaspecten. Coördineert de verschillende acties. Maakt heldere afspraken over wat wanneer zal worden bezorgd. Anticipeert op zaken die vertragend kunnen werken.
