Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips

Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips

V-­‐ICT-­‐OR  -­‐  30  april  2015,     Liesbeth  van  Bodegraven   2act  consultancy  

Definitie dossiergericht werken

§  §  §  §  § 

Samenhangende hoeveelheid werk Duidelijke aanleiding èn duidelijk resultaat Afhandeling via een vooraf gedefinieerd proces Bewaken van de kwaliteit en de doorlooptijd Vormen van digitaal zaakdossier met alle bij elkaar horende documenten

Dossiergericht werken

§  §  §  §  §  § 

Kanaal onafhankelijk Generieke proceslaag met werkbakje Dossiervorming begint bij start proces Dossier (proces) is leidend, niet het document Procesinrichting op basis van statussen Basis is procestype catalogus §  Ruggengraat voor de archivering §  Lijst met uniform vastgestelde namen van processen §  Standaard dossiernamen / indeling §  Nodig voor de opslag van documenten die de organisatie ontvangt, opstelt en verzendt.

Stuur op statussen

Werk processen niet in detail uit

Rollen zaakgericht werken

DIV scannen

registreren

Archiveren

Behandelaar

Coördinator behandelen

Verdelen

overdragen samenwerken

Tekenbevoegde Mede ondertekenen

Ondertekenen

Voorbeeld: overzicht dossiers

Voorbeeld: Details Dossier

Dossiergericht vs projectgericht

Kenmerken dossiergericht werken §  Sturen op doorlooptijd en kwaliteit is belangrijk; §  Standaardisatie van de afhandeling; §  Repeterend karakter; §  Beperkt aantal documenten; §  Samenwerking met anderen is beperkt;

Kenmerken projectgericht werken §  Er sprake is van een fasering; §  Geen repeterend karakter, kent een eigen dynamiek; §  Totaal aantal documenten vraagt om een onderverdeling; §  De doorlooptijd is minder belangrijk en vaak niet op voorhand te bepalen; §  De samenwerking met anderen is belangrijk.

Implementatie strategieën

§  §  §  §  § 

Big- bang Per proces, projectorganisatie leidend Per proces, proceseigenaar leidend Per kanaal Afspraken per werkproces

Big-Bang

§ 

§ 

§ 

§ 

Voordelen §  Nieuwe werkwijze gelijk voor alle processen en alle medewerkers §  Geen hybride situatie §  Voordelen dienstverlening en bedrijfsvoering in korte tijd bereikt Nadelen §  Langere voorbereiding §  Geen leerperiode §  “cultuurshock” voor alle medewerkers tegelijkertijd Voorwaarden §  Organisatie is al gewend aan digitaal werken §  Organisatie is niet te groot (< 400 medewerkers) §  Grondige voorbereiding Risico’s §  Performance §  Te lange voorbereiding

Per proces - project

§ 

§ 

§ 

§ 

Voordelen §  Tijd om te leren van iedere uitrol §  Organisatie heeft tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze §  Meer tijd voor persoonlijke begeleiding Nadelen §  Langere uitroltijd §  Hybride situatie §  Complexere archivering (meerdere systematieken naast elkaar) Voorwaarden §  Goede afspraken proceseigenaren §  Uitrolperiode beperken Risico’s §  Project duurt te lang §  Toegeven aan gebruikerswensen §  Hybride situatie accepteren

Per proces – vanuit lijn

§ 

§  § 

§ 

Voordelen §  Project is faciliterend, niet sturend §  Proceseigenaar bepaalt tijdstip dossiergericht werken Nadelen §  Geen druk om dossiergericht te gaan werken Voorwaarden §  Proceseigenaren zijn bekend §  Volwassen organisatie Risico’s §  Uitrol dossiergericht werken komt niet van de grond

Per kanaal

§ 

§ 

§  § 

Voordelen §  Start met digitaal werken – post digitaal verspreiden §  Tijd om vervolgstap voor te bereiden §  Eerste stap leidt direct tot verbetering Nadelen §  Onduidelijke hybride situatie §  Vervolgstappen worden lastiger §  Archiveren wordt lastiger en is meer diffuus Voorwaarden §  Geen specifieke voorwaarden Risico’s §  Uitrol komt niet verder dan DIV §  Uitrol duurt te lang

Afspraken per werkproces

§ 

§ 

§ 

§ 

Voordelen §  Wensen organisatie staan centraal §  Vervanging mogelijk: afspraken per werkproces inzichtelijk Nadelen §  Er is niet één (1) manier van werken §  Voldoen aan landelijke afspraken is lastiger §  Kostbaar en tijdrovend §  Geen efficiency winst bedrijfsvoering Voorwaarden §  Autonomie organisatie onderdelen is groot §  Volledig dossiergericht werken is geen optie of niet aan de orde Risico’s §  Informatievoorziening komt niet op orde

14

Wanneer welke strategie

Tips implementatie

Tips implementatie

§  §  §  §  §  §  § 

§  §  § 

Inzetten als organisatie- en veranderproject Multi disciplinair projectteam Laat proceslijst vaststellen door de proceseigenaren of het management Goede basis neerzetten en deze later uitbouwen Maak afspraken over de nieuwe werkwijze en handhaaf deze Ga voor 80 – 90 %, niet voor 120% Neem de tijd voor §  De verandering §  Het testtraject §  De opleiding §  De werkplek begeleiding Eenvoudig en intuïtief ondersteunend systeem Leverancier met kennis van dossiergericht werken Zet de leverancier in zijn expert rol

Partnership in IT Samenwerken aan de beste IT oplossing door mensen en processen te verbinden met de nieuwste technologieën, samen succes behalen en leren van en met elkaar. Dat is voor ons: Partnership in IT.