Programma Zaakgericht werken en de Sensus-methode
Marcelle van der Leeuw & Monique van Dodewaard
• • • • • •
Welkom Introductie Sensus-methode Zaakgericht werken Oefening Dienstverlening Vragen en Afronding
9.30 uur 9.30- 10.15 10.15-10.45 10.45-11.45 11.45-12.00 12.00-13.00
Volg @Sensusmethode op Twitter
Introductie
• Naam • Functie • Verwachtingen
Zaakgericht werken
• Welke definitie hanteert u voor zaakgericht werken?
1
Feiten over de Sensus-methode
Zaakgericht werken & Procesgericht werken •
Opgericht in 2000
•
Sensus-methode® Procesmanagement en de Sensus BPM software in eigen beheer ontwikkeld
•
Organisatieadviesbureau – – –
Procesmanagement Procesoptimalisatie Verbetermanagement
•
18 werknemers
•
220 klanten
•
850 gebruikers van de software
•
Ruim 10.000 mensen werken volgens de Sensus-methode
•
Actief in Nederland, België, Curaçao en Aruba
De Sensus-methode® Procesmanagement Sensus-methode® de essentie
Methode is ontwikkeld om organisaties procesgericht te laten denken en werken door middel van het communiceren op basis van processen.
2
Sensus-methode®
Communicatieplatform
• Werken vanuit een visie:
Niet alleen processen vastleggen maar ook processen gebruiken!
• Uniforme methodische taal 5 niveaus en 8 iconen
• Sensus interview techniek
Communicatie en informatievergaring
• Krachtige BPM Software Publicatie, kennisdeling
Geavanceerde BPM software
Interview Techniek
De Sensus Methode Procesmanagement
• Uniformiteit, Continuïteit, Transparantie Vijf niveaus
Procesmanagement in vijf niveaus
•
Organisatie
•
Hoofdproces
•
Proces
•
Activiteit
•
Handeling
Vastlegging van taken en verantwoordelijkheden op ieder niveau
Acht iconen
Procesmanagement met acht iconen
Actie
Invoerdocument
Aanleiding/ Resultaat
Computeractie
Uitvoerdocument
Archief
Keuze
Proces verwijzing
3
Communiceren op basis van processen
Interactief
Interview Techniek • Uitwerken proces: “Melding openbare ruimte”
Zaakgericht werken
4
Wat is zaakgericht werken?
Wat is een zaak Wat is een zaak? • Een samenhangend hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerde eindresultaat waarvan kwaliteit en doortlooptijd bewaakt moeten worden.
Zaakgericht werken is het in samenhang doorlopen van alle processen die door een klantvraag worden geïnitieerd.
Een zaaktype is een gemeentelijke taak (werkproces), bijv: aanvragen rijbewijs
En het als samenhangend geheel vastleggen, ontsluiten en archiveren van de daarbij behorende informatie.
Zaakgericht werken en procesgericht werken
Wat is een proces? Een proces is een ordening van activiteiten met een expliciet begin, gericht op het doelbewust tot stand komen van een eindproduct of dienst voor een interne of externe klant. – Elk proces heeft een klant – Elk proces heeft een expliciet begin en einde (resultaat). – Elk proces bestaat uit een aantal elkaar opvolgende activiteiten die organisatorische (afdelings)grenzen kunnen overschrijden – Elk proces voegt waarde toe (= meetbaar)
Input Leverancier
Activiteit 1
Activiteit 2
Activiteit 3
Output
Zaakgericht werken is het in samenhang doorlopen van alle processen die door een klantvraag worden geïnitieerd. En het als samenhangend geheel vastleggen, ontsluiten en archiveren van de daarbij behorende informatie. • Bij invoering van zaakgericht werken dient het klantperspectief leidend te zijn en niet ICT. • Zaakgericht werken kan niet los worden gezien van heldere processen.
Procesgericht werken!
Klant
5
Procesgericht werken
Van klantproces naar zaakdossier
Secretaris
Klantproces
Managementteam K l a n t v r a a g
Veiligheid
Concerncontroller
Ondersteuning
Dienstverlening Processen
Processen
K l a n t o p l o s s i n g
Processen K l a n t v r a a g
Deelproces Stap
Stap Stap
Deelproces Stap
Stap
Stap Stap
Document
Status
Stap
Status
Deelproces
Stap
Stap
Stap
Document
Status
Stap
Stap Stap
Stap
Document
K l a n t o p l o s s i n g
Status
Document Document
Zaakdossier
Meerdere niveaus van organiseren
Indeling in processen Organisatie
Visie / Missie
Organisatie
Beleid / Strategie
Visie / Missie Organisatiedoelstellingen
Hoofdprocessen
Bedrijfsproces Hoofdproces 11 Processen
Activiteiten
Proces Proces Proces Proces Proces
Bedrijfsproces Hoofdproces 22 Proces Proces Proces Proces Proces Proces
Bedrijfsproces Hoofdproces 33 Proces Proces Proces
Handelingen
6
Business Procesmanagement Business Procesmanagement gaat over het inrichten en beheersen van processen om organisatie doelstellingen te realiseren.
Stappenplan invoering proces- en zaakgericht werken • Het proceshuis in kaart brengen. • Processen benoemen en samenhang aangeven • Benoemen van de sturingselementen en attributen. • Duidelijk niveau van detaillering aangeven. • Prioriteiten stellen. • Vastleggen en optimaliseren van de processen. • Inrichten van het zaaksysteem.
Informatie en attributen per niveau • • • • • • • • • • • • •
Klanten, leveranciers (ketenpartners) en doelgroepen Input / Output Kaders / regelgeving Proceseigenaar Middelen Risico’s en maatregelen Verbeterpunten Doorlooptijd Frequentie per maand Besluittype Resultaattype Bewaartermijn Vernietiging
Van interview naar software
• Software puur ter ondersteuning • Kwaliteit van proces zit in totstandkoming via interview • Laagdrempelig • Gebruiksvriendelijk • Onderhoudsbesparend
7
Sensus-software beheeromgeving
Sensus-software publicatie
Sensus-software rapportage-mogelijkheden
Onze dienstverlening
8
Experts in Procesmanagement
Onze klanten
Klanten bij Gemeenten
De Sensus-methode® samengevat
"De mix van theorie en vooral praktijk in de 'Workshop Zaakgericht Procesmanagement binnen gemeenten' heeft de deelnemers zeer aangesproken."
9
Afronden
• Vragen?
10
