Digitaal Zaakgericht Werken
Peter Marx Directeur bedrijfsmiddelen & organisatie en burgers & Samenleving
Even voorstellen • Peter Marx • Directielid Gemeente Roermond • Ambtelijk opdrachtgever DZGW
• En… sinds 3 juni live met DZGW
Doel van deze sessie Primair: Duidelijk maken wat de organisatiebrede invoering van Zaakgericht Werken betekent. Secundair: Aanbevelingen geven en valkuilen beschrijven bij de invoering van Zaakgericht Werken 09/06/15
Inhoud • • • • •
Achtergrond Onze ambitie Het project Geleerde lessen (au!) Vragen en discussie
Inhoud • • • • •
Achtergrond Onze ambitie Het project Geleerde lessen (au!) Vragen en discussie
Roermond eind 2013 • Excellente dienstverlening • KCC met enkele producten • Centrale en decentrale archieven • Lid van het samenwerkingsverband Dimpact
Inhoud • • • • •
Achtergrond Onze ambitie Het project Geleerde lessen (au!) Vragen en discussie
Herziening strategie: ‘versnelling DZGW’ • Eerst fundament leggen voor doorontwikkeling • Organisatiebrede implementatie van digitaal Zaakgericht Werken • Uitbouwen KCC • Procesoptimalisatie • Verdere integratie met backoffice
Dus: eerst investeren…
Fase 1: fundament
Fase 2: break even
… voor DZGW kan renderen.
Fase 3: Oogst
Wat betekent dit? Fase 1: • Er komt een centraal gemeentesysteem voor poststromen, digitale behandeling en archivering. Voor iedereen! • Alle dienstverlenende processen (‘zaaktypen’) worden gedigitaliseerd (400+) • Geen papieren post meer op de afdeling! • DZGW wordt ‘dun’ ingericht. Dus met behoud van de eigen backoffice systemen. • De hele organisatie krijgt training.
Inhoud • • • • •
Achtergrond Onze ambitie Het project Geleerde lessen (au!) Vragen en discussie
Projectstrategie • • • • • • • •
Gebaseerd op veranderkundige aanpak Strategie van de ‘vriendelijke bulldozer’ Zorgvuldige voorbereiding Uitrol op basis van een bewezen draaiboek Actief betrekken van de organisatie bij de invoering Gebruik makend van (praktijk)standaarden Brede en effectieve communicatie Big bang livegang: in één keer van de bestaande situatie naar de nieuwe • Strakke projectsturing en gedetailleerde planning
Hoofdlijnenplanning
okt
nov
dec
jan
feb
maart
apr
mei
jun
jul
aug
sep
Voorbereiding
Training
Planning doorontw.
Uitvoering
Nazorg
Doorontwikkeling
• gemeenschappelijke werkwijze • zaaktype inventarisatie • systeeminrichting • uitrol
• problemen oplossen • nascholen • inventarisatie doorontwikkeling • in beheername • afsluiten project
• procesverbetering • digitalisering • dienstverlening
Inhoud • • • • •
Achtergrond Onze ambitie Het project Geleerde lessen (au!) Vragen en discussie
Aanbevelingen • • • • • • •
Hang project ‘apart’ op Stuur project strak aan Nazorg is cruciaal Hou rekening met beheer Betrek organisatie (ambassadeurs) Benoem het ‘eigenaarsschap’ Hou de rug recht (ook naar MT!)
Leidinggevenden zijn ‘eigenaar’ en ook ambassadeur! • • • •
Zorg voor hulp Benadruk de doorontwikkeling Geef ruimte voor onzekerheid Speel grote bezwaren door
Nazorg • • • •
Directe problemen oplossen Nascholen medewerkers Aanvullende instructies opstellen Rondje langs de afdelingen – Directe verbeterpunten – Inventarisatie doorontwikkeling – Vragen beantwoorden – Evalueren
Doorontwikkeling Thema’s & voorbeelden Procesverbetering Procesondersteuning, E-formulieren, mandatering
Digitalisering Sjablonen, digitale ondertekening
KCC Vraagbeantwoording, intake
Organisatie Veranderende rol DIV, verandering rol secretariaten
Belangrijke basis voor doorontwikkeling • Ondersteuning digitaal zaakgericht werken door E-suite op orde (prioritering aanpassingen op korte termijn)
• Planmatige doorontwikkeling Esuite (is onderdeel van contract met Atos)
Kernboodschap De invoering van Zaakgericht Werken is geen
ICT traject, maar een
Verandertraject! 09/06/15
Vragen?
Back Up Slides: Relatie met de kernwaarden Een nieuwe manier van werken: • Eén systeem, één generiek proces, één digitaal dossier. • Iedereen gaat straks op dezelfde manier om met (aan)vragen • Digitaal is leidend: geen papieren stukken meer door de organisatie • De dossiervorming vindt digitaal in één centraal systeem plaats • Dienstverlening en communicatie verloopt kanaalonafhankelijk • Behandelaars zijn ‘integraal verantwoordelijk’ voor de zaak • Alle dossiers zijn open benaderbaar door collega’s (tenzij…) • Het resultaat van de zaakbehandeling is de maatstaf (niet het werk)
