FACTSHEET. econnect Zaakgericht Werken Portaal

FACTSHEET eConnect Zaakgericht Werken Portaal

Zaakgericht Werken Portaal

Uw uitdaging Vanuit organisaties in diverse branches krijgt ETTU vaak de vraag hoe Microsoft SharePoint optimaal benut kan worden. Organisaties willen dat het platform hun medewerker zo goed mogelijk faciliteert in het logisch gestructureerd opslaan en ontsluiten van informatie en documenten. Organisaties die proces- of zaakgericht werken, hebben namelijk vaak te maken met de volgende uitdagingen:      

informatie en documenten zijn vaak versnipperd opgeslagen op servers, verschillende netwerkschijven, in mailboxen en in papieren dossiers. Met het gevolg dat medewerkers informatie niet snel kunnen terugvinden. een logisch gestructureerde manier van documentenopslag met eenvoudige ordening ontbreekt. er is geen gestructureerd overzicht van de organisatieprocessen, de zaken per proces en vervolgens de documenten per zaak. organisatiekennis en documenten worden niet op één vaste plek (site) geborgd, waardoor ze niet altijd en overal toegankelijk zijn voor medewerkers. informatie en documenten kunnen niet gemakkelijk gebundeld opgeslagen en teruggevonden worden per zaak binnen een proces. organisaties zijn veel tijd en geld kwijt aan het bewerken van documenten of het compleet maken van dossiers die worden gearchiveerd.

Onze oplossing Een kant-en-klaar Zaakgericht Werken Portaal op basis van best practices dat NEN 2082 gecertificeerd is. Met ons standaard Zaakgericht Werken Portaal dat geënt is op ordening en selectie aan de bron ondersteunt u uw medewerkers maximaal en op een gebruikersvriendelijke manier. Medewerkers hebben alle informatie behorende bij een bepaalde zaak gebundeld beschikbaar. Zo hebben ze in één opslag de gewenste informatie en weten ze zeker dat de documentatie per zaak compleet is. Bovendien zijn documenten altijd in de laatste versie beschikbaar en kunnen de documenten onafhankelijk van tijd en plaats worden ontsloten. Op basis van best practices en onze opgedane kennis over SharePoint hebben we een bewezen Zaakgericht Werken Portaal ontwikkeld. Dit portaal hebben we ingericht met door ETTU ontwikkelde en effectieve functionaliteiten die draaien in SharePoint:   

een hiërarchische structuur van organisatieprocessen, de zaken per proces en de informatie en documenten per zaak een homepage met een overzicht van die organisatieprocessen waartoe een medewerker geautoriseerd is een overzicht van de procestaken per medewerker

     

eenvoudig inzicht in de status van een zaak binnen een zaak documenten in pdf-vorm publiceren standaard templates voor documenten snel en effectief informatie en documenten vinden generieke zaakafhandeling eenvoudig inrichten van procesflows

“Onze organisatie wil op een slimme en efficiënte manier procesgericht werken, maar is daarin beperkt gebleken doordat documenten op een onlogische manier gestructureerd of opgeslagen waren. Met regelmaat is er een wildgroei aan documenten in verschillende versies ontstaan, is informatie in een bepaald proces verdwenen of zijn medewerkers niet op de hoogte gebleken van de laatste wijzigingen in processen. Met het Zaakgericht Werken Portaal van ETTU is dit verleden tijd.”

eConnect Zaakgericht Werken Portaal - Pagina 2

Natuurlijk zijn in het Zaakgericht Werken Portaal ook reeds bestaande en veel gevraagde basis SharePointfunctionaliteiten beschikbaar:      

volledige integratie met Microsoft Office volledige integratie met Microsoft Lync interne communicatie met goedkeuringsregels en feedback autonummering op documenten en op zaak automatisch invullen van meta-data versiebeheer van documenten

   

ordening en selectie aan de bron op procesniveau tegelijkertijd in hetzelfde document werken Life Cycle Management van zaken mogelijkheid tot zoeken in oude/bestaande DMSoplossingen en netwerkschijven

eConnect Zaakgericht Werken Portaal - Pagina 3

Onze aanpak Wij gaan pragmatisch en resultaatgericht te werk bij het voorbereiden en implementeren van het Zaakgericht Werken Portaal in uw organisatie:    

Wij geven u allereerst een uitgebreide demonstratie van het standaard Zaakgericht Werken Portaal. Wij inventariseren vervolgens uw aanvullende wensen, zoals een module voor het digitaliseren van uw postproces. Wij verwerken dit totaal in een functioneel ontwerp. Het Zaakgericht Werken Portaal is gemakkelijk te installeren.

Wij helpen u desgewenst bij de implementatie:     

implementatiecommunicatie rondom de introductie van het Zaakgericht Werken Portaal geven van trainingen succesvol migreren van data naar SharePoint inventariseren van uw organisatieprocessen beheer en onderhoud van uw portalen

Kortom, wij kunnen u begeleiden bij het gehele proces, van A tot Z. Of wij helpen u bij een aantal onderdelen ervan. En dit alles voor een fixed price.

Uw meerwaarde Met ons Zaakgericht Werken Portaal heeft u snel en eenvoudig een DMS dat volledig gebaseerd is op Microsoft SharePoint. Door onze kennis over het implementeren van SharePoint sturen we strikter op projecten. Hierdoor heeft u geen last meer van mislukte SharePoint-projecten of oneindige doorberekende consultancy uren. U heeft voor een vaste prijs een kant-en-klaar portaal dat gemakkelijk te installeren is. Bovendien kunt u ons Zaakgericht Werken Portaal eenvoudig integreren met onze andere portalen zoals ons RMA Portaal, Communicatie Portaal of Projecten Portaal. Zo blijft u altijd vanuit één integrale omgeving werken. Wij hebben als SharePoint-specialist jarenlange ervaring in het ontwikkelen van portalen op basis van SharePoint-functionaliteiten. Wij zijn één van de weinige organisaties in Nederland die zich uitsluitend richt op SharePoint bij opdrachtgevers in diverse branches, technisch en vooral ook functioneel. Zo kunnen uw gebruikers proces- of zaakgericht werken met optimaal gebruikersgemak.

eConnect Zaakgericht Werken Portaal - Pagina 4

Over ETTU ETTU is opgericht in 2006 en als Gold Partner van Microsoft dé specialist op het gebied van Microsoft SharePoint. Als één van de weinige ICT-kennisorganisaties in Nederland richten wij ons uitsluitend op oplossingen gericht op het SharePoint-platform. Hierdoor hebben we veel specifieke kennis en ervaring opgebouwd over het ontwikkelen en implementeren van SharePoint-portalen. Dat doen we samen met onze medewerkers en inmiddels bij meer dan 300 opdrachtgevers in een diversiteit aan branches. Op basis van best practices en onze uitgebreide kennis over SharePoint hebben we standaard SharePoint-portalen, -oplossingen en -webonderdelen ontwikkeld. De producten worden geleverd voor een fixed price. Het zijn gebruikersvriendelijke producten die bewezen succesvol zijn, op het gebied van ICT, HRM, communicatie, projectmanagement, documentbeheer, archivering en meer. Dit maakt dat we duurzaam ondernemen en verspilling voorkomen. Bent u benieuwd naar wat ETTU voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op via 0182 686000 of [email protected], of kijk voor meer informatie op www.ETTU.nl

Laatste update: 2 september 2013

eConnect Zaakgericht Werken Portaal - Pagina 5

eConnect Zaakgericht Werken Portaal - Pagina 6