Werkkostenregeling: 10 tips voor een goede implementatie Tip 1: Inventariseer uw personeelsverstrekkingen
Voorbeeld
Bij de implementatie van de werkkostenregeling (WKR) is het essentieel, dat u weet welke vergoedingen en verstrekkingen u geeft aan uw medewerkers. U moet daarom eerst een inventarisatie maken van alle personeelsverstrekkingen. U kunt hierbij denken aan een mobiele telefoon, een personeelsfeest, een
U verstrekt een vergoeding aan een medewerker van € 100, terwijl de WKR-pot van 1,2% al volledig is benut. U heeft dan drie mogelijkheden om deze vergoeding als loon te verwerken: ·
kerstgeschenk, een cursus, een kostenvergoeding of een fiets van
U wijst de vergoeding toe aan de WKR-pot. U betaalt 80% eindheffing over € 100 = € 80. Er is hierbij geen
de zaak.
sprake van loon bij de medewerker. Uw totale werkgeverslast is dan € 100 + € 80 = € 180.
Vervolgens is het noodzakelijk om de belastingvrije forfaitaire ruimte (‘de WKR-pot’) vast te stellen binnen uw bedrijf. In 2015 bedraagt deze 1,2% van uw totale fiscale loonsom. Aan de hand van
deze
gegevens
kunt
u
bepalen
hoe
·
merkt dit aan als loon bij de medewerker. U wilt dat
uw
de medewerker ook € 100 netto ontvangt. Dit betekent
personeelsverstrekkingen zich verhouden tot uw WKR-pot van
dat u de belasting voor uw rekening neemt (bruteren).
1,2%. Deze inventarisatie vormt de basis om bepaalde
Uitgaande van het hoogste belastingtarief van 52%,
vergoedingen en verstrekkingen wel of niet toe te wijzen aan de
betaalt u bij brutering € 108,30 belasting over de
WKR-pot. Bij (dreigende) overschrijding van de WKR-pot kan
vergoeding van € 100. Uw totale werkgeverslast wordt
het wenselijk zijn om uw arbeidsvoorwaarden aan te passen.
Tip 2: Kosten wel of niet aanwijzen aan de WKR-pot
U wijst de vergoeding niet toe aan de WKR-pot. U
daarmee € 100 + € 108,30 = € 208,30. ·
U wijst de vergoeding niet toe aan de WKR-pot. U
U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u aanwijst
merkt dit aan als loon bij de medewerker en u gaat
als werkkosten. Deze kosten worden dan als eindheffingsloon
niet bruteren. De medewerker betaalt dus zelf de
gekwalificeerd en vallen daarmee onder de vrije ruimte van
belasting, zodat de medewerker (in het toptarief) € 48
1,2%. Vergoedingen en verstrekkingen die u niet aanwijst, vallen
netto overhoudt. Uw totale werkgeverslast is hier €
buiten de vrije ruimte en vormen belast loon bij uw medewerker.
100.
Verstrekt u meer, dan de WKR-pot toelaat, dan kunt u in beginsel zelf bepalen (uiterlijk op het moment van verstrekken) of u hierover 80% eindheffing afdraagt of dat u de medewerker hierover belasting laat betalen. Normaal gesproken is het raadzaam om alle kosten toe te wijzen aan de WKR-pot, mits u voldoende beschikbare vrije ruimte heeft. Bij een overschrijding van het forfait is het afhankelijk van de situatie en de voorwaarden die u heeft gemaakt met de medewerker, welke variant voor u tot de laagste werkgeverslasten leidt.
Tip 4: Voer een kostenonderzoek uit
Tip 3: Speel met belastingtarieven de
Wanneer u een vaste kostenvergoeding verstrekt die niet is
medewerker, kunt u een voordeel realiseren door de kosten wel
onderbouwd op basis van een kostenonderzoek, dan komt
of niet toe te wijzen aan de WKR-pot. Uit het voorbeeld bij tip 2
het volledige bedrag van de vergoeding ten laste van uw
kunt u afleiden dat de eindheffing van 80% voordeliger kan zijn
forfaitaire ruimte van 1,2%.
Afhankelijk
van
het
marginale
belastingtarief
van
dan het voordeel te bruteren bij de medewerker. Hiervan is sprake als u een netto beloning heeft toegezegd aan een
Het is daarom raadzaam om een kostenonderzoek te laten
medewerker die valt onder het hoogste tarief van 52%. Met
uitvoeren door uw medewerkers. Immers, wanneer een
inachtneming van de regels van het gebruikelijkheidscriterium
vaste
heeft u dan de keuze uit 80% eindheffing of 108,3% belasting bij
kostenonderzoek
brutering. Toepassing van de eindheffing leidt voor u dan tot een
veronderstelde omvang, dan kunnen bepaalde elementen
voordeel van 28,3% van het bruto beloningsbestanddeel.
uit de vaste kostenvergoeding buiten de WKR-pot blijven.
kostenvergoeding is
door
een
onderbouwd
naar
adequaat aard
en
Denk hierbij aan intermediaire kosten (bijvoorbeeld Dit verschil in tarief kan leiden tot tariefarbitrage. De
parkeerkosten bij een auto van de zaak) en kosten
staatssecretaris van Financiën heeft aangekondigd, dat de regels
waarvoor
van het gebruikelijkheidscriterium worden aangescherpt op het
(bijvoorbeeld consumpties onderweg naar een klant). Op
punt van tariefarbitrage, zodat het maar de vraag is hoe lang een
deze manier houdt u meer ruimte over voor andere
werkgever kan spelen met belastingtarieven.
belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan uw
Omgekeerd kan het bij medewerkers met een zeer laag loon,
personeel.
medewerkers met een 30% regeling of medewerkers die niet sociaal zijn verzekerd in Nederland, raadzaam zijn om de verstrekking bij de medewerker als loon in aanmerking te nemen en dat vervolgens te bruteren. Dit brengt voor u als werkgever lagere lasten met zich mee dan 80% eindheffing.
Wij merken overigens op dat u bij toepassing van de eindheffing geen premies werknemersverzekeringen betaalt en ook geen inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Deze bent u wel verschuldigd (tot het premiemaximum) als de verstrekking bij de medewerker wordt gebruteerd.
een
gerichte
vrijstelling
is
opgenomen
Tip 5: Hebt u ruimte over? Verstrek dan onbelast een bonus!
Voorbeeld
Wij constateren in de praktijk dat veel werkgevers minder vergoeden
Een medewerker levert € 700 brutoloon in en krijgt
of verstrekken dan hun beschikbare vrije ruimte. Werkgevers kunnen
daarvoor een fiets ter waarde van € 700. Onder de oude
deze ruimte aanwenden door een bonus te verstrekken. Mocht
regels kostte u dit niets. Bovendien kon u zelfs premies
blijken dat er aan het einde van het jaar nog ruimte in de pot over is,
werknemersverzekeringen uitsparen, wanneer het loon van
dan kunt u deze ruimte eenvoudig benutten door onbelast een
de medewerker lager was dan het maximum premieloon.
kerstbonus te verstrekken aan uw personeel. In elk geval staat de
Binnen de regels van de WKR betaalt u als werkgever
Belastingdienst een bedrag van maximaal € 2.400 per persoon per
echter 80% belasting over de waarde van de fiets, als de
jaar toe, mits dat wordt verstrekt uit de vrije ruimte (en er dus geen
fiets wordt toegewezen aan de WKR-pot en deze al gevuld
eindheffing wordt afgedragen). Soms kan de Belastingdienst het dus
is. U betaalt dan ineens € 560 belasting over de fiets.
toch leuker maken! Wij adviseren u daarom om uw medewerkers in 2014 Overigens is op dit punt de verwachting dat door de overheid nadere
(bijvoorbeeld uit hun dertiende maand) nog snel gebruik te
maatregelen worden getroffen om te voorkomen dat grote bedragen
laten maken van bijvoorbeeld de fietsregeling. In 2014 is
ten laste komen van de vrije ruimte, zonder dat hier kosten tegenover
dit nog kostenneutraal voor u, terwijl dit in 2015
staan.
kostenverhogend kan uitpakken.
Tip 6: Wees alert met cafetariaregelingen
Tip 7: Verstrek onbelast een iPad
Veel
werkgevers
bieden
de
mogelijkheid
aan
van
een
Vanaf
2015
wordt
het
noodzakelijkheidscriterium
cafetariaregeling. In ruil voor een verlaging van brutoloon of door
ingevoerd voor gereedschappen, computers, mobiele
inlevering van vakantiegeld kunnen de medewerkers bijvoorbeeld
communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Op grond
een
de
hiervan kunt u bijvoorbeeld ook een tablet (iPad)
vakbondscontributie. Vaak leeft hierbij het misverstand dat deze
belastingvrij verstrekken aan uw medewerkers, mits u het
vergoeding niet ten laste komt van de pot, omdat de medewerker
noodzakelijk acht dat zij deze zonder mee nodig hebben in
deze arbeidsvoorwaarde feitelijk zelf financiert. Dit is onjuist!
het kader van de uitoefening van hun functie. In dat geval
netto
vergoeding
ontvangen
voor
een
fiets
of
legt de iPad geen beslag op uw vrije ruimte, zelfs niet als De
vergoeding
of
verstrekking
van
een
fiets
of
de
vakbondscontributie komt volledig ten laste van de pot, ongeacht of er sprake is van een cafetariaregeling. Het inleveren van brutoloon heeft bovendien als nadeel dat de totale loonsom lager wordt en daardoor de pot afneemt. Bij overschrijding van de pot betaalt u als werkgever 80% belasting over de waarde van de fiets of de vakbondscontributie (mits u de vergoeding hebt toegewezen aan de pot (zie hiervoor tip 2), terwijl dit voor de werkgever onder de oude regels kostenneutraal was. Houd dus rekening met het feit dat een cafetariaregeling ineens erg duur kan uitpakken voor u. Dit zal overigens niet het geval zijn als loon wordt uitgeruild voor een vergoeding die gericht is vrijgesteld, zoals dubbele huisvestingskosten of reiskosten.
de medewerkers hierbij een privévoordeel genieten.
Onder de oude regels van vergoedingen en verstrekkingen
aanwezig zijn van de holding. Dan moet voor de WKR-pot
kan een iPad slechts onbelast worden verstrekt, mits deze ten
een deel van de kosten van de werkmaatschappij worden
minste 90% zakelijk wordt gebruikt. In de praktijk wordt dit
doorbelast aan de holding. Zodoende kan een directeur-
percentage zelden gehaald, zodat dit in belast is. De rechter
grootaandeelhouder (DGA) uit de holding ook niet profiteren
heeft nu beslist dat een iPad – onder de oude regels – kan
van de WKR-pot van het personeel uit de werkmaatschappij.
worden aangemerkt als een communicatiemiddel en daarbij
Vanaf 1 januari 2015 bestaat de mogelijkheid om de WKR op
geldt een zakelijkheidspercentage van ten minste 10% en dus
concernniveau te mogen toepassen. Dit is echter geen
niet van 90%! De staatssecretaris van Financiën is echter
verplichting. Van een concern is sprake als werkgevers /
tegen deze uitspraak in beroep gegaan, zodat het onzeker is
inhoudingsplichtigen een belang van ten minste 95% in
hoe dit uiteindelijk zal uitpakken onder de oude regels tot en
elkaar houden. Toepassing van de concernregeling maakt de
met 2014.
uitvoering van de WKR voor concerns veel praktischer. Met inachtneming van het gebruikelijkheidscriterium kan de DGA
Vanaf 2015 kunt u in elk geval een iPad belastingvrij
dan ook meedelen in de WKR-pot van het personeel in de
verstrekken
werkmaatschappij.
als
er
wordt
voldaan
aan
het
noodzakelijkheidscriterium. Wel geldt voor bestuurders en commissarissen
een
extra
toets
om
de
zakelijkheid
aannemelijk te maken.
Tip 10: Zorg voor een goede inrichting van uw administratie Een succesvolle implementatie van de WKR binnen uw
Tip 8: Borrel op het werk
organisatie staat of valt met een administratie die hierop
Wanneer u de vrijdagmiddagborrel of een personeelsfeest
adequaat is ingericht. Het is zeer belangrijk dat de
buiten kantoor organiseert, dan komen de kosten daarvan
verschillende vergoedingen en verstrekkingen correct worden
volledig ten laste van uw vrije ruimte. Echter, wanneer u
ingeboekt,
borrelt of feest op het werk, dan vallen deze kosten buiten het
Voorkomen moet worden dat bepaalde vergoedingen ten
forfait. Wel moet er een beperkt forfait in aanmerking
laste van de WKR-pot worden geboekt, terwijl ze daar niet in
worden genomen als daarbij op kantoor een maaltijd wordt
thuis horen, en omgekeerd. Verder moeten voor de WKR de
genuttigd. Borrelen op het werk in plaats van in het café is
kosten inclusief btw in aanmerking worden genomen.
zodat
de
WKR-pot
juist
wordt
gevuld.
wellicht minder gezellig, maar kan wel leiden tot een lagere belastingafdracht aan de Belastingdienst. Wordt het toch nog
Onze ervaring is dat de (financiële) administratie de
leuk!
bottleneck zal zijn voor een juiste verwerking van de WKR. Wanneer de vastlegging in de administratie onvolledig of
Tip 9: Concernregeling
onjuist is, leidt dit al snel tot een foutieve aangifte
De WKR moet in beginsel per inhoudingsplichtige worden
loonheffingen. Er is vooral zorgvuldigheid geboden, als de
toegepast.
per
financiële administratie en loonadministratie niet in één hand
inhoudingsplichtige moet worden bijgehouden. Dat vergt
is. Dit vraagt om een goede afstemming tussen diverse
extra administratieve rompslomp bij vennootschappen die
partijen.
Dit
betekent
dat
de
WKR-pot
deel uitmaken van een concern. Stel dat de werkmaatschappij een personeelsfeest organiseert (en daarvan de kosten draagt), waarbij ook medewerkers
Ons advies is om uw administratie zodanig in te richten dat u niet pas na afloop van het kalenderjaar weet hoeveel de WKR-pot is gevuld, maar ook tussentijds. U kunt hiermee dan tijdig rekening houden met andere vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel.
Voor meer informatie over de WKR kunt u contact met ons opnemen.
Dit document is geschreven met inachtneming van de voorstellen die zijn opgenomen in het Belastingplan 2015 en bijgewerkt tot 11 november 2014. Mogelijk dat deze voorstellen nog wijzigen tijdens de behandeling in het parlement. Daarnaast zijn de standpunten van de Belastingdienst over de WKR voortdurend in ontwikkeling. Het is daarom niet ondenkbaar dat de regeling in de nabije toekomst op bepaalde punten wordt aangepast. Dit document heeft slechts een informatief karakter en aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend.
