Anders werken Dossier: werkomgeving

PFY021_000_cover_fr nl_fl:Cover

17/03/09

8:42

Page 2

Beheer van het vastgoed van een onderneming, van de inrichting en de ondersteunende diensten

Business Interactive Media sprl - Profacility Magazine Nr 21 • Driemaandelijkse publicatie • januari - februari - maart 2009 • Nederlandstalige uitgave • 6,50 EUR • Kantoor: Eupen 1 • P304098

BELGIQUE-BELGIE P.P - P.B. 4700 EUPEN 1 BC 30805

Pro-FM

Anders werken Case study: Bethaniëhuis Zoersel, Laureaat Facility Awards 2008

Pro-Real Estate

De situatie van de Belgische immobiliën

Pro-Building

De taal van ‘open space’

Pro-Services

Kampioenen van het onthaal!

Dossier: werkomgeving

PFY021 cover 234_nl:cover234

17/03/09

9:41

Page 2

PFY021_002_edito_nl_fl:Mise en page

16/03/09

16:54

Page 3

®

Een publicatie van

Business Interactive Media sprl Louisalaan, 475 -1050 Brussel Tel.+32(0)2 669 77 65 - Fax +32(0)2 626 37 17 [email protected] - www.bimedia.be Directeur van de uitgave: Didier VAN DEN EYNDE [email protected] Verspreiding via abonnement en gerichte mailings 9.500 ex (één editie in het Frans + één editie in het Nederlands)

Ander werk, andere uitrusting

REDACTIE Hoofredacteur: Patrick BARTHOLOME Redacteurs: Eduard CODDÉ, Edward ADRIAENSENS, Tim HARRUP, Philip WILLAERT, Michaël VANDAMME, Axelle DEMOULIN Vertaling: Simone BOGMAN, Michel BUCKINX, Jan GORIS Stuur ons uw persbericht via [email protected] (FR) [email protected] (NL).

ADVERTENTIE & MARKETING Key Account Manager: Sigrid NAUWELAERTS [email protected] Marketing: Didier VAN DEN EYNDE [email protected] Advertentie tarieven beschikbaar op www.profacility.be/advertising

PRODUCTIE MMM Business Media Productie verantwoordelijke: Sonia COUNET Layout: Stéphane ANDRY, Laurent GOOR Druk: Van Der Poorten

ABONNEMENTEN 3 magazine per jaar + de Profacility gids 1 jaar - 42 Eur - 2 jaar 68 Eur Abonneer u online op www.profacility.be/abo Betaling van uw abonnement via overschrijving op bankrekening KBC 734-0259978-27 op naam van Business Interactive Media sprl met de vermelding: abo + uw naam. Uw abonnement start zodra we uw betaling hebben ontvangen. contact: [email protected]

Profacility is Media partner van

Verantwoordelijke uitgever: Didier VAN DEN EYNDE, Louisalaan, 475 -1050 Brussel © Overname van artikelen en afbeeldingen, zelfs gedeeltelijk gebeurt enkel na schriftelijke toestemming van de uitgever.

H

oe kunnen we het anders aanpakken? » Dat is de vraag die Profacility zichzelf en haar lezers stelt in het dossier « werkomgeving ». De technologische revolutie, de shock van de energiecrisis en de financiële wervelwind hebben ervoor gezorgd dat oude referenties voorgoed tot het verleden behoren. Ons werk moet anders ingedeeld worden, daar is iedereen het over eens. Klassieke modellen worden volledig verworpen en men verkent talrijke innovatieve wegen. En zoals er in elke revolutie wel eens overdreven wordt, zijn er ook nu mensen die te ver gaan en het hebben over een werkruimte die “ a place to work, live and relax ” moet zijn. Dat is in het beste geval een zoete utopie, in het ergste geval een complete hypocrisie. Laten we de werkplek eerst maar eens inrichten voor haar belangrijkste functie, werken. Zo comfortabel mogelijk, dat wel, maar laat ons ook de tijd en ruimte bewaren voor een tweede leven, één waarin we ons anders voelen. We kunnen die twee maar beter gescheiden houden.

«

We verkennen heel wat nieuwe en innovatieve wegen.

Profacility en haar redactioneel en commercieel team passen zich ook aan: sinds 1 januari is onze vestiging niet alleen verhuisd maar is het magazine ook uiteenlopender. Onze redactionele inhoud overschrijdt de fysieke grenzen van het magazine dat nu voor u ligt. Zie het in de eerste plaats als de sleutel naar meer informatie. In het verlengde van de inhoudstafel bieden wij u voortaan namelijk een aantal extra’s zoals referentiedocumenten, supplementaire artikels die alleen online verschijnen op www.profacility.be en een thematische selectie uit de honderden artikels in onze digitale bibliotheek. Daarbij stellen we u ook nog eens 12 ontmoetingen per jaar voor in verschillende vormen (magazines en newsletters). Kortom, we moeten beschikbare bronnen beter benutten. Is dat niet de algemene revolutie waartoe de wereld ons uitnodigt? Patrick Bartholomé

Profacility Magazine maart 2009

3

PFY021_003_som_nl_fl:p4-5

16/03/09

16:55

Page 4

maart 2009

40

Pro-FM 06

Facility Awards

Pro-Real Estate 20

Bethaniëhuis Zoersel – Facility Management Project of the Year 2008

11

Facility Awards

22

Best starters of the year 2008

12

Case study Microsoft: case study

16

Case study Creëer een aangename werkplek

18

News People on the move

19

Agenda Niet te missen voor alle facility managers !

4


Vastgoed Nieuws uit de sector

Market European cities monitor – Brussel geboekstaafd als sterk merk

25

Market Afwachten en uitkijken naar opportuniteiten

PFY021_003_som_nl_fl:p4-5

16/03/09

16:55

Page 5

Download de referentiedocumenten omtrent de artikels in dit nummer op www.profacility.be/references Bekijk alle eerder verschenen artikels op www.profacility.be/bibliotheek

Alle actualiteit vindt u op

06

16

Pro-Building 29

Dossier Werkomgeving

Pro-Services 46

Leveranciers Nieuws van dienstverleners

Streven naar een efficiëntere werkplek

47 44

Uitrusting

Soft Services Eerste contact

Het recente nieuws

49

Veiligheid Wonen in leegstaande kantoren

Dossier

Streven naar een efficiëntere werkplek 30 – [Space Management] Workplace Innovation 32 – [Meubilair] De taal van ‘open space’ 35 – [Ergonomie] Ergonomie in functie tot de organisatie 38 – [Case studies] Mobiliteit stuurt ICT 40 – [Showroom] Kantoordorpen, wissel op de toekomst? ON-LINE – [Workplace design] Aanleg en welzijn in de werkruimte

30-42 Profacility Magazine maart 2009

5

PFY021_100_F_awards_nl_3:06-09

16/03/09

16:57

Page 6

Pro-FM [Facility Awards]

Facility management : pro Medio december werd de Facility Award 2008 toegekend aan de firma Vanhout uit Geel voor de omvorming van het Bethaniënklooster in Zoersel tot gemeentehuis. Alle gemeentelijke diensten werden ruimtelijk én organisatorisch onder één dak gebracht. Michaël Joris van Vanhout leidt ons met trots door het gebouw.

Op de plattegrond zijn de contouren van de oude kapel en het klooster nog goed herkenbaar.

6


D

e firma Vanhout had een hele kluif aan de bouw van het gemeentehuis en de integratie van de gemeentelijke diensten, inclusief het OCMW. Daarom werden verschillende grote partijen bij het project betrokken: het consultingbedrijf Deloitte, Cenergie voor het aspect duurzaam bouwen, Cipal voor de informatica, Bulo voor het kantoorontwerp, Cegelec voor technische diensten en Dexia voor de financiering. De architecten Driesen, Meersman en Thomaes tekenden de plannen voor het gebouw. Maar de belangrijkste partner was natuurlijk de gemeente Zoersel zelf. Het project is zo bijzonder dat het al verscheidene keren in de prijzen is gevallen. Vooral de integratie van het OCMW, gemengde financiering (PPS), de aandacht voor duurzaamheid en de toepassing van één centraal ICT-platform wekken grote belangstelling. « Op de plattegrond zijn de contouren van de oude kapel en het klooster nog goed herkenbaar, » begint Michaël Joris. Vooraan rechts bevindt zich de receptie. De ruimte vooraan links is opgevat als wachtruimte met speelhoek. Achteraan rechts de balie van de bevolkingsdienst en achteraan links de balie grondzaken. Aan deze bureaus worden 90% van alle zaken afgehandeld. Voor zaken die meer tijd, specialistische kennis of discretie vereisen, kan ondersteuning worden verleend vanuit de rood ingekleurde kantoren die de patio half omsluiten. Het OCMW zit in het rode deel rechts, dit vanuit de overweging dat deze dienst

1 2

3


16/03/09

16:57

Page 7

roject of the year

5 6

4 1. Voorgevel van het gemeentehuis van Zoersel. De trap rechts leidt naar de hoofdingang. 2. Een vergaderruimte. Overal in het gebouw staat hetzelfde sobere, witte meubilair. De kleuren van de glasramen en de muren komen daardoor maximaal tot hun recht. 3. De raadzaal waar ook huwelijken worden gesloten. De kloosterzusters hadden deze ruimte in twee verdiepingen opgedeeld. « Na de verwijdering van de tussenvloer heeft deze ruimte haar statige karakter teruggekregen en werd ze de ideale plaats voor raadsvergaderingen en trouwpartijen. » De spleten tussen de witte panelen hebben een akoestische functie en dienen ook voor de luchtaanvoer. 4. De rondleiding eindigt in de voormalige kapel. Die is ingericht als multifunctionele ruimte voor congressen, opvoeringen of feesten. Joris vindt het een geweldige locatie. « De firma Vanhout hield onlangs in deze zaal zelf een personeelsfeest voor meer dan 300 mensen. » Door middel van speciale stoffen aan het plafond en langs de wanden kunnen de akoestische eigenschappen van de zaal worden aangepast. De kapel is voorzien van een aparte toegang en eigen toiletten. De sacristie achteraan rechts doet dienst als artiestenruimte en grootkeuken. 5. Portiek tussen de kloostergang en de patio aan de kant van de raadzaal. 6. De overdekte patio op de plaats van de vroegere kloostertuin vervult een cruciale functie in het nieuwe gemeentehuis. Michaël Joris geraakt nauwelijks uitgepraat over deze plek. « Terwijl de kloostertuin een barrière was tussen de verschillende vleugels van het gebouw, verbindt de patio alle omliggende ruimten met elkaar. De gekleurde panelen in het zaagtanddak werpen steeds wisselende vlekken op de vloer. De panelen zijn uitgevoerd in de karakteristieke kleuren van de oude glasramen. Ook voor andere kleureffecten is naar die kleuren teruggegrepen, bijvoorbeeld met de neonverlichting onder de balies. De glasramen tussen de oude tuin en de kloostergang zijn gedeeltelijk verwijderd. De openingen naar de achtergelegen ruimtes creëren een gevoel van transparantie en bevorderen de luchtcirculatie. » Profacility Magazine maart 2009

7


16/03/09

16:57

Page 8

[Facility Awards]

Acht genomineerden, één winnaar Op 17 december laatsleden werden in Brussel de jaarlijkse Facility Awards van IFMA toegekend. De prijs bekroont een project dat bijdraagt aan een beter beheer van gebouwen, werkomgevingen en facilitaire dienstverlening. Vanhout Facilities uit Geel ging met de hoofdprijs aan de haal. De FOD Sociale Zekerheid eindigde op de tweede plaats met zijn project om het stoffige imago van het ministerie af te werpen en met een nieuwe werkorganisatie een aantrekkelijke werkgever te worden. Telenet werd derde met het project voor de bouw van een nieuw hoofdkwartier. De andere genomineerden waren de FOD Economie, het UZ Leuven, het OCMW Waregem en het gehandicaptenproject ’t Waskotje van de Westvlaamse instelling Dominiek Savio. Dat laatste kreeg de publieksprijs.

9

7 8

7. De raadzaal is uitgerust met uitschuifbare beeldschermen, conferentie-apparatuur en een stemsysteem. 8. Traphal in de kloostergang. Waar mogelijk zijn de oorspronkelijke materialen behouden. Niet alleen de glasramen maar ook de wanden vloertegels, de granito trappen en leuningen. Ze herinneren de bezoeker aan de geschiedenis van het gebouw. 9. Vooraan in de kapel, onder het doksaal, ligt de foyer met een

zich ook met persoonsgebonden zaken bezighoudt. Het gele blok huisvest de politie. Joris bevestigt de indruk dat deze zone enigszins afgezonderd ligt van de andere gemeentelijke diensten. « Dat is wettelijk voorgeschreven », licht hij toe. « Toch hebben we daar een mouw aangepast en kunnen bezoekers tijdens de kantooruren via de centrale patio ongehinderd doorlopen tot bij de politie. » De rechthoekige ruimte tussen de politie en de administratieve diensten is de raadzaal. Tussen het rode gedeelte van de kloostergang en de blauwgroene, publieke ruimte vooraan zijn hekken geïnstalleerd. Na de kantooruren gaan die automatische dicht. Daarmee wordt voorkomen dat onbevoegden buiten de kantooruren het administratieve deel van het gebouw kunnen betreden als het publieke deel van het gebouw nog open is. Alle computers van de Zoersele gemeentediensten werken op één enkele ser-

8


minikeuken. Deze ruimte is geschikt voor recepties en kleine ontvangstplechtigheden. Desgewenst kan de foyer met schuifpanelen worden afgescheiden van de kapel. Aan de voorzijde van het gebouw bevinden zich voorts nog een aantal kleinere ruimtes die ter beschikking staan van de lokale culturele verenigingen. De verwarming en deurontgrendeling zijn geprogrammeerd volgens de afspraken met de gebruikers.

ver. Met een glasvezelkabel zijn ook enkele steunpunten en de technische dienst elders in de gemeente op het netwerk aangesloten. Elke ambtenaar kan zich eender waar aanmelden. Ook thuiswerk is mogelijk. Het persoonlijk profiel bepaalt welke bestanden de ambtenaar kan raadplegen of bewerken. Het telefoonsysteem is aangepast aan desk sharing. De ambtenaren nemen hun telefoonnummer mee van bureau naar bureau.

Geavanceerd luchthuishoudingssysteem Het gemeentehuis van Zoersel is voorts uitgerust met een zeer geavanceerd luchthuishoudingssysteem. Uit economische en gezondheidsoverwegingen is geen airconditioning toegepast. De luchthuishouding in het gebouw wordt geregeld met natuurlijke ventilatie. Een CO2-detector stelt de behoefte aan verse lucht vast. Lucht wordt aan- en

afgevoerd langs sensorgestuurde ramen en ventilatieschachten. Bij hittegolven worden grote hoeveelheden frisse nachtlucht door het gebouw gejaagd zodat de dikke muren overdag voldoende koelte kunnen afgeven. De tochtstromen overdag zijn zorgvuldig berekend opdat ze niet als hinderlijk zouden worden ervaren. Maar, zegt Joris, « zoals de vakliteratuur aangeeft moet een klachtenpercentage van 15% als onvermijdelijk en aanvaardbaar worden beschouwd. Individuele wensen inzake klimaat kunnen niet worden gehonoreerd ». Het gemeentehuis draagt het prestigieuze EPB-label (EnergiePrestaties Binnenklimaat) en de Vlaamse overheid heeft het gebouw uitgeroepen tot model voor andere overheidsgebouwen. Mede daarom krijgt het gemeentehuis veel studiebezoek over de vloer. Edward ADRIAENSENS I


16/03/09

16:57

Page 9

PFA candi A4 NL

16/03/09

16:23

Page 1

1ste Prijs Van Hout Facilities

2de Prijs Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid

3de Prijs Telenet

Publieksprijs Dominiek Savio Instituut vzw

Plaats uw facilitaire projecten in de kijker! Wellicht is er in uw eigen onderneming of deze van één van uw klantenrelaties een project in wording, of reeds geïmplementeerd dat onderbouwd is met de principes van facilitaire dienstverlening, een uitmuntend gebouwenbeheer, spraakmakende omgevingsfactoren die bij wijze van voorbeeld de uitvoering van de dagtaak en de mobiliteit van de medewerkers vergemakkelijkt. In deze gevallen komt dit project ongetwijfeld in aanmerking voor de verkiezing van het beste project van het jaar inzake Facility Management.

Het vakgebied Facility Management meer bekendheid laten verwerven in België alsook de ‘Best Practises‘ een ruimere erkenning aanbieden, vormen de twee doelstellingen van de Facility Awards. In navolging op de bekroonde realisaties in 2008 van Vanhout Facilities, de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid, Telenet en het Dominiek Savio Instituut zal de 5° uitgave van de Facility Awards de focus plaatsen op de allerbeste projectmatige toepassingen in het Facilitair universum. De projecten die in aanmerking komen voor de finale worden verkozen door een professionele vakjury samengesteld uit vertegenwoordigers afkomstig uit alle deelgebieden van Facility Management. De finalisten worden uitvoerig bekend gemaakt in de vakpers aan de hand van een uitgebreide reportage die zou gepubliceerd worden in het Facility Awards magazine verspreid zowel via de communicatiekanalen van de professionele vakverenigingen als via de Profacility Media. Op 25 februari 2010 te Brussel, tijdens een plechtigheid worden aan de drie beste projecten de Oscar voor Facility Management door de vakjury uitgereikt. Eén van deze projecten zal eveneens bekroond worden met de speciale publieksprijs.

De Facility Awards 2010 informatie ontbijtsessie zal op dinsdag 28 april 2008 plaats vinden bij Ernst & Young te Brussel (Diegem)

Evenement georganiseerd door

Schrijf u in online op www.facility-awards.be/candidates of contacteer Annemie VAN GOETHEM, [email protected], Tel 02 424 12 80 IFMA corporate partners Media Partner

PFY021_110_F_awards_nl_02.qxd:10-11

16/03/09

16:58

Page 11

Pro-FM [Facility Awards]

Starters of the year De IFMA en de twee Belgische FM-opleidingen hebben Stijn Peeters en Katrien De Poorter bekroond met het « Best Starters’ Project of the Year 2008 ». Peeters lanceerde het « property management dashboard » waarmee de relatie huurdervastgoedbeheerder beter in kaart wordt gebracht. De Poorter analyseerde de evolutie naar desk sharing bij De Post.

Katrien De Poorter, Hogeschool van de Provincie Luik en Stijn Peeters, Instituut Kaho St Lieven.

S

tijn Peeters is manager bij de klantendienst van Segro. De snelle expansie van deze Engelse vastgoedinvesteerder bracht hem op het idee om het vastgoedbeheer op het Europese vasteland te standaardiseren. Zo ontstond zijn scriptie « Property Management Dashboard », PMD. Peeters’ uitgangspunt was dat peilingen naar de klanttevredenheid te

Het opgeven van bepaalde verworvenheden stuit op weerstand. Minder kosten, meer rendement Stijn Peeters gelooft dat PMD de exploïtatiekosten van de Segro-gebouwen beheerbaarder maakt en de dienstverlening aan de klanten ten goede komt. PMD wapent Segro dus tegen de malaise op de vastgoedmarkt. De scriptie van Katrien De Poorter ademt dezelfde geest uit. De liberalisering van de Europese postmarkt in 2011 zet De Post ertoe aan om de werkomgeving van het personeel te optimaliseren. Het welbehagen van het personeel, de motivatie en bijgevolg de productiviteit zullen verbeteren en de exploïtatiekosten (huur, verwarming, onderhoud, enz.) moeten dalen.

weinig houvast bieden. Met PMD kan een vastgoedbeheerder de mening van de klant objectief toetsen aan de kwaliteit van de dienstverlening. Alles wordt in meetbare grootheden uitgedrukt. De cijfers belanden in een wegingsindex waarin o.a. de kwaliteit van het onderhoud of de duurzaamheid zijn opgenomen. De RICS Code of Practice maakt het mogelijk om verschillende gebouwen met elkaar te vergelijken. Een bekend ijkpunt is de verhouding tussen de onderhouds- en herstellingskosten. In Amerika geldt voor gebouwen tot 5 jaar oud een norm van 75-25. Europa neigt naar 70-30. Hoe dan ook, vastgoedbeheer met PMD wordt een constante evenwichtsoefening waarbij veranderende inzichten de wegingsindex zullen beïnvloeden. Segro is intussen begonnen met de invoering van PMD. Vanaf 2011 moet het op heel het continent operationeel zijn.

De lange weg naar een nieuwe werkomgeving bij De Post Katrien De Poorter is HR-accountmanager voor de FM-afdeling van De Post. Ze verzeilde dieper in het FM-wereldje toen ze lid werd van de stuurgroep die de ingrijpende veranderingen in de werkomgeving van de centrale diensten moet voorbereiden. In haar scriptie « La Poste, Working Tomorrow » analyseert ze dat proces. De Post beoogt een doelmatiger gebruik van de ruimte en een optimalisatie van de werkomgeving. Het personeel zal daarom zijn vaste bureaus moeten verruilen voor desk sharing. Een eerste proefproject met 151 werknemers van de afdeling FM leerde dat het opgeven van bepaalde verworvenheden op weerstand stuit. Inspraak in werkgroepen is een beproefd middel om het personeel in de gewenste richting te leiden. Zo zijn de medewerkers zelf tot de onontkoombare conclusie gekomen dat er bij desk sharing geen persoonlijke spullen op de bureaus mogen achterblijven. Maar desk sharing is wellicht niet het eindpunt in het streven naar kleinere kantooroppervlakten en een verhoging van de motivatie van de medewerkers. Mogelijk wordt telewerk de volgende stap. Ook dan zal het samenspel tussen HR en FM nuttige diensten bewijzen. Edward ADRIAENSENS I


11

PFY021_425_Microsoft_nl 02:12-15

16/03/09

17:13

Page 12

Pro-FM [Case study]

Microsoft: casestudy Het Dinner 4 Facility Management dat IFMA organiseerde, was de uitgelezen kans om meer te weten te komen over een van de grootste uitdagingen ooit in de industrie: het reorganiseren van het facility management van een van de grootste multinationals ter wereld, Microsoft. ‘Mike Liddle, voorzitter-stichter van het IFMA Europa, lid van de raad van bestuur van het IFMA Consultants Council wereldwijd en medeoprichter van de Corporate FM Alliance, vertelde de aanwezige gasten hoe zijn bedrijf en haar partners deze reusachtige opdracht hebben aangepakt.

De "Dinners 4 FM" van IFMA, gelegenheden voor facility managers om elkaar te ontmoeten in een gezellige en tegelijk leerrijke omgeving.

H

et project luidt de derde generatie facility management in voor Microsoft, wist Mike Liddle. De verschillende individuele entiteiten moesten worden gebundeld in één volledig pakket. Het werd al snel duidelijk dat een eensluidende aanpak voor alle leveranciers in Europa onmogelijk was voor de Corporate FM Alliance, omdat geen enkel bedrijf in

"De RFP bepaalde wanneer de potentiële leverancier zijn uitdagingen kreeg voorgeschoteld en wanneer het tijd was om vragen te stellen."

Uitdagingen Een reeks standaarden uitwerken zodat de filialen van Microsoft in alle landen op één lijn konden worden geplaatst, was met stip het belangrijkste doel van de operatie. Het aantal facility managementleveranciers moest dalen, en de klantentevredenheid moest stijgen. Dagelijkse ondersteuning van Microsoftfilialen in elk land was een andere vereiste, en er werd verwacht dat de operationele kosten zouden dalen, al was dat geen prioritair doel op zich. Een helpdesk, het beheren van uitbestedingen en kwalitatief hoogstaande dienstverlening sloten het rijtje met verwachtingen af.

Alles outsourcen staat is om op zijn eentje alle eisen in te vullen. In een land als het Verenigd Koninkrijk alleen al palmt Microsoft maar liefst 60.000 m2 in, verspreid over 5 gebouwen.

12


"Microsoft groeit jaarlijks met zo'n 12 à 15%", legt Mike Liddle uit. "Het is dus een hele uitdaging om een dergelijke evolutie goed te beheren. 'Harmoniseren' en 'standaardiseren' wer-


16/03/09

17:13

Page 13

Essentiële elementen "Je kan van outsourcing heel wat opsteken. Ten eerste: het belang van vertrouwen. De cliënt moet jou vertrouwen. Ten tweede: ervaring. Ervaring staat garant voor de best mogelijke kwaliteit. En vergeet niet aandachtig te luisteren - we hebben niet voor niets twee oren en maar één mond... Begrijp dat je jouw ideeën niet kunt opdringen aan anderen. Spaar geen heilige huisjes, gooi de regeltjes en vastgeroeste stramienen overhoop en durf met een schone lei te herbeginnen. Kortom: luister, analyseer, begrijp en ontdek wat je cliënt echt wil. En alles – maar dan ook alles – wat geen deel uitmaakt van je core business wordt best geoutsourced. Zo ben ik bijvoorbeeld van mening dat banken beter niet zelf voor hun beveiliging zorgen." Mike Liddle

Mike Liddle, ex-voorzitter van IFMA Europa gaf toelichting bij de wijze waarop zijn bedrijf een gigantische taak op zich heeft genomen.

den sleutelwoorden, en zo veel mogelijk outsourcen was de boodschap. Microsoft vroeg ons een allesomvattende oplossing te bedenken. Ze stelden zowat alles wat ze al hadden in vraag, en we kregen carte blanche voor de hervormingen." Dit hield in dat een aantal activiteitsdomeinen onmiddellijk konden worden geïdentificeerd. Er was in de eerste plaats een duidelijke opportuniteit om de situatie met de huidige groep leveranciers te optimaliseren, zowel op nationaal als regionaal vlak. Alle leveranciers kregen uitdagende doelstellingen voorgeschoteld, wat ons toeliet de beste lokale leveranciers op te sporen. Er werd gezorgd voor professionele outsourcing en een nieuw verkoopmodel werd in gebruik genomen. Daarnaast werd ervoor gezorgd dat de lokale facilityverantwoordelijke van Microsoft zich volledig op de strategische kant van de zaak kan

concentreren zonder zich zorgen te hoeven maken over de tactische kant. Een hogere klantentevredenheid en lagere kosten zouden de logische gevolgen zijn. Het was uiteraard van het allerhoogste belang dat de noden duidelijk werden geïdentificeerd zodat marktleveranciers zich een goed beeld zouden kunnen vormen van de verwachtingen en er vervolgens zouden kunnen op inspelen.

Request for Information and Proposal "We contacteerden vijf à zes leveranciers per domein om na te gaan wat ze te bieden hadden", zegt Mike Liddle. "We waren op zoek naar een prima track record, een stabiele financiële situatie en de operationele capaciteiten om de vereiste taken te kunnen uitvoeren... Een andere niet-onbelangrijke vraag was of er een culturele match was met Microsoft. Waren de betrokken indi-

viduen wel de geschikte mensen voor de job?" "Na de RFI (request for information of verzoek tot inlichtingen), dienden we een RFP in (request for proposal of offerteaanvraag). We onderzochten niet alleen of ze in staat waren om de specifieke eisen van Microsoft in te willigen. We polsten ook naar hun winstmarges, hoe ze hun omzet realiseren, welk percentage van het budget ze spenderen aan opleidingen, welke softwaretools ze gebruiken, enzovoort. Microsoft is erg veeleisend", voegde hij eraan toe. Het was enorm belangrijk voor de RFP dat de potentiële leverancier alle relevante informatie kreeg over de huidige stand van zaken. Hoe gedetailleerder de informatie was in de verkenningsfase, hoe minder onderzoek er nodig was in de onderhandelingsfase. De RFP bepaalde wanneer de potentiële leverancier zijn uitdagingen kreeg voorgeProfacility Magazine maart 2009

13


16/03/09

17:13

Page 14

[Case study]

schoteld en wanneer het tijd was om vragen te stellen. Het leek oneerlijk om al te veel potentiële leveranciers te laten deelnemen aan het RFP-proces. Daarom werden er maximum vier à vijf kandidaten toegelaten.

kosten van uitbestedingen; allebei vaste kosten. De laatste twee hoofddelen waren de bijkomende kosten voor aanvullende opdrachten bij het contract, en de marge. De marge bevatte een risicoloos en een risicovol gedeelte, en werd beoordeeld via de scorekaarten.

Contractuele details Zodra de leveranciers geselecteerd waren, verschoof de focus naar de operationele procedures. Wat het financiële plaatje betreft, werd er overeengekomen gezamenlijke incentives te bepalen voor de leverancier en Microsoft. Er moest een boetebeding worden ingevoerd voor het niet-bereiken van vooropgestelde doelstellingen, zolang die doelstellingen haalbaar waren. "We mikten op 95% van het target, wat goed is want 100% is onmogelijk in FM," aldus Mike Liddle. Zowel de cliënt als de leverancier vult achteraf een scorekaart in om de geleverde prestaties te beoordelen. Als de scorekaarten nagenoeg identiek zijn aan het einde van een bepaalde periode, kunnen we spreken van een ideale samenwerking. Het gekozen financiële model werd in vier grote delen opgesplitst: directe arbeidskosten en algemene kosten, en

14


Relatie Het was van dag één al duidelijk dat de relatie tussen Corporate FM Alliance en Microsoft van doorslaggevend belang zou zijn voor het welslagen van de samenwerking. "We moesten ons inleven in de cultuur van Microsoft en we werden als een van hen behandeld," legt Mike Liddle uit. "Ze waren op zoek naar een partner, niet naar zomaar een leverancier van facility management. Ze wilden met plezier kunnen samenwerken. 'Draag je steentje bij' was het motto, en wij antwoordden met een gretige 'can do'-houding. Gaandeweg groeide er tijdens de samenwerking wederzijds respect tussen de beide partijen en de dochterondernemingen, en werden er heel wat ervaringen uitgewisseld". Elke partij had zijn eigen, vakkundige inbreng in de partnership. De Corporate FM Alliance droeg haar internationale

ervaring en netwerkknow-how bij, en de superieure Microsoft in-house softwaretools werden in het proces geïntegreerd. Zij hadden al buitengewoon performante monitoring tools voorzien.

Verscheidenheid in de eenheid, en eenheid in de verscheidenheid "Toen al snel werd ingezien dat 'one size fits all' absoluut onmogelijk was in een reusachtige onderneming als deze, wisten we dat harmonisatie prioritair was over standaardisatie. Lokale managers die de teugels in handen hebben in elk land zijn van cruciaal belang, net als meertalig personeel op de juiste plaatsen. Tot slot is het ook uiterst belangrijk te beseffen dat iedereen anders is. Deze verscheidenheid moest door alle partijen worden gerespecteerd en gekoesterd, zodat eenheid in de samenwerking extra werd versterkt." Tim HARRUP I

EASYFAIRS_021_publi_nl fl:Mise en page 1

16/03/09

17:02

Page 1

Publi-Reportage [ e a s y F a i r s ®]

Direct en efficiënt Na een succesrijke start van ‘BUILDINGS OF BELGIUM’ in 2008, kiest organisator easyFairs® dit jaar voor een vernieuwde formule, helemaal afgestemd op de actuele marktsituatie. Exact op de doelgroep afgestemde exposanten, directe contacten en maximale efficiëntie voor de bezoeker, staan centraal in het opzet.

Praktische informatie Data: 27 & 28/05/2009 Locatie: Tour & Taxis - Havenlaan 86c - 1000 Brussel Open: 10 – 20.00u op 27 mei 10 – 18.00u op 28 mei Websites: BUILDINGS OF BELGIUM: www.easyFairs.com/BOB FACILITY SERVICES: www.easyFairs.com/FACILITY-BE

Tour & Taxis blijft behouden als locatie voor de beurs die dit jaar op 27 & 28 mei plaatsvindt.

H

et eerste luik richt zich op hard facility management voor residentieel en commercieel vastgoed. Renovatie, ‘maintenance’ en het beheer zijn de pijlers waarop het ‘BUILDINGS OF BELGIUM’-evenement bouwt. Anders dan voor de particuliere woningbouw blijkt renovatie voor grote projecten nog een vrij specialistisch gegeven. We beschikken over een groot gebouwenpatrimonium en daar zit heel wat potentieel in, ook voor herbestemming. Bij de aanbieders van diensten en beheer ligt het accent op software voor controle, automatisering en energiebesparing. De exposanten van ‘BUILDINGS OF BELGIUM’ mikken op Asset Managers, Property Managers, Syndicussen, Building Managers, Gemeenten en Overheden, Architecten, Studiebureaus en Bouwondernemingen. Het tweede luik brengt alle spelers in het domein ‘soft facility services’ samen. Een 70-tal exposanten zullen er hun dien-

Tijd- en kostefficiëntie Beursorganisator easyFairs® zweert bij verkoopgerichte vakbeurzen als belangrijk marketing platform in moeilijk economische tijden. ‘Vraag en aanbod kostenefficiënt samenbrengen’ luidt het credo. Het gaat om een all-in formule, i.p.v. de gebruikelijke verhuur van naakte standoppervlakte. Hierdoor is de prijs van een stand gelijk aan de totale kostprijs voor de deelname en kan de exposant heel eenvoudig de return on investment berekenen. Opmerkelijk is ook dat elke deelnemer dezelfde oppervlakte krijgt toegemeten, zodat het bekende opbod van standen wordt uitgesloten. Dat de formule aanslaat, bewijst de groei bij easyFairs®: gedurende 4 opeenvolgende jaren noteerde men een gemiddelde jaarlijkse groei van bijna 60%. De beursorganisator zal zelfs nieuwe evenementen lanceren in het komende jaar.

sten voorstellen aan Facility Managers, Gebouwbeheerders, Aankoopmanagers en Technische directeurs, die uitgenodigd worden voor een bezoek. In KMO’s is het beheer van de gebouwen en de werking ervan meestal toevertrouwd aan één enkele persoon. In grotere ondernemingen zijn beide bevoegdheden gescheiden. De beslissing om deze scheiding ook in de beurs door te trekken en een volwaardig platform te bieden aan de ‘soft facility services’, is het resultaat van onderzoek bij de bezoekers en zal leiden tot een meer geconcentreerde bezoekersstroom.

Vertrouwd en vernieuwend ‘BUILDINGS OF BELGIUM’ en ‘FACILITY SERVICES’ zijn een kort en krachtig evenement dat de juiste bezoekers aantrekt in slechts twee dagen. Een bezoek van 3 tot 4 uur volstaat voor een perfect overzicht. Nieuw voor 2009 is naast de opdeling in twee parallelle beurzen het toevoegen van een nocturne. Tijdens de eerste dag blijven de deuren geopend tot 20.00u. Deze vernieuwing vergemakkelijkt ook de combinatie van het beursbezoek met deelname aan het randprogramma. Naast de dubbele beurs ‘BUILDINGS OF BELGIUM’ en ‘FACILITY SERVICES’ voorziet easyFairs® immers in een boeiend randprogramma, dat ontstaat vanuit de samenwerking met IFMA, BVA, ORI, Confederatie Bouw en VIB. Een veelbelovend seminarie-programma wordt verzekerd door IFMA. Tour & Taxis blijft behouden als locatie voor de beurs die dit jaar op 27 & 28 mei plaatsvindt. I

PFY021_350_Davidson_nl 02:16-17

16/03/09

17:07

Page 16

Pro-FM [Case study]

Creëer een aangename w Dat zou volgens Billy Davidson, Global Property Director bij Vodafone Europe, de doelstelling moeten zijn voor elke Facility Manager. Hij bereikt dat door het streven naar harmonie tussen hard en soft Facility Management en speelt daarmee een sleutelrol in het behouden van personeel.

B

“Wie zich goed voelt op de werkplek, presteert ook goed”

16


illy Davidson definieert Facility Management als de integratie van processen binnen een onderneming met als doel de afgesproken kwaliteitscriteria voor onderhoud en ontwikkeling van het gebouw te verzekeren in het belang van de primaire activiteiten. ‘Hard FM’ heeft betrekking op de gebouwen zelf, het onderhoud ervan, de veiligheid. ‘Soft FM’ is de dienstverlening aan de gebruikers van het gebouw met o.a. cleaning en catering. Het samenspel tussen beiden is belangrijker dan algemeen wordt aangenomen. “Wanneer de koffiemachine leeg is, dan is er onvrede bij het personeel en dat is vaak erger dan wanneer er iets aan het gebouw zelf hapert…” merkt Billy Davidson op vanuit zijn ervaring. Hij gebruikt het begrip ‘Intelligent Client Function’ (ICF) voor de controle en aansporing van de leveranciers van dienstverlening. “De Facility Manager moet een gebouw in zijn totaliteit bekijken. Het is meer dan een huurprijs en werkingskost; het is een essentiële bijdrage tot de werksfeer”. Door het personeel de best mogelijke

werkomgeving te bieden, versterkt niet alleen de band met de onderneming, maar zal het ook in staat zijn zich beter te concentreren op de eigenlijke activiteiten. Een veilige en efficiënte werkomgeving creëren voor het personeel behoort evenzeer tot de verantwoordelijkheid van het bedrijf, net als de samenstelling van een car policy met minimale milieubelasting. “Wie zich goed voelt op de werkplek, presteert ook goed” concludeert Billy Davidson. Succesvol zijn als Facility Manager uit zich in een minimaal aantal klachten vanuit de gebruikers van het gebouw over zaken die niet naar behoren werken.

Harmonie tussen hard en soft FM Billy Davidson pleit voor partnerships met toeleveranciers van diensten omdat dit efficiënter en kostenbesparend werkt. Wie telkens opnieuw toeleveranciers moet selecteren, briefen en een zekere inwerkperiode gunnen, verliest heel wat geld. Het gaat overigens niet enkel om kostenbesparing. Door een partnershiprelatie met de toeleveranciers stijgt ook hun kennis van het gebouw waarin ze werken, waardoor ze sneller, efficiënter en beter de opgelegde taken kunnen uitvoeren. Het menselijk welzijn van de gebruikers (het personeel) staat voorop en de

PFY021_350_Davidson_nl 02:16-17

16/03/09

17:07

Page 17

e werkplek Door het personeel de best mogelijke werkomgeving te bieden, zal het in staat zijn zich beter te concentreren op de eigenlijke activiteiten.

daaruit voortvloeiende productiviteit en loyauteit aan de firma vertegenwoordigt een grotere waarde dan de haalbare besparing door het onderhandelen met toeleveranciers van diensten. Hij maakt ook de bedenking dat voornamelijk ‘Hard FM’ overwegend in handen ligt van technici, mensen die te weinig oog hebben voor de werkomgeving en geen echte service-ingesteldheid koesteren. Dat wil niet zeggen dat hij niet kritisch zou staan tegenover de toeleveranciers. Zo kan voor Billy Davidson één enkele dienstenleverancier nooit alle benodigde kennis in huis hebben en daarom zijn een partnership en direct contact met de diverse leveranciers van groot belang. Direct contact is noodzakelijk, daar veel efficiënter dan e-mailverkeer. Heeft de leverancier wel begrepen wat we van hem verwachten? Bij een face-toface contact is dat snel duidelijk; via mail heeft men er het raden naar. Er is een belangrijke taak weggelegd voor de helpdesk en deze dient ééngemaakt voor ‘Hard’ en ‘Soft FM’. Slechts wanneer alle klachten via één helpdesk lopen, kan men als Facility Manager zeker zijn van registratie, opvolging en controle. De helpdesk weet ook precies welke toeleverancier voor welk onderdeel verantwoordelijk is en kan zo op de meest efficiënte wijze reageren en een waterdicht monitorsysteem beheren.

Billy Davidson, Global Property Director bij Vodafone Europe Vodafone begon uit het niets, met geen enkele klant. Vandaag is het telecombedrijf actief in 52 landen en telt 252 miljoen klanten. In elk land wordt het beheer van de gebouwen als een lokaal gegeven beheerd. Dat heeft te maken met de sterk uiteenlopende kosten, die bovendien niet in rechtstreekse relatie staan tot de omzet of het klantenpotentieel. Zo is India de grootste markt voor Vodafone, maar lang niet de duurste. Duitsland staat als duurste geboekt; Albanië en Malta zijn de goedkoopste. Bij Vodafone neemt de facility cost een aandeel van 15% in de totale kosten. Dat percentage zou tot ± 20% uitstijgen indien men meer gebouwen zou bezitten, daar waar nu vooral gehuurd wordt. De huur van de betrokken gebouwen vertegenwoordigt 60% van het totaal.

De prestaties van toeleveranciers dienen gecontroleerd en geëvalueerd om ervan te leren en de samenwerking bij te sturen. Een voortdurende verbetering vanuit de praktijk is een belangrijke doelstelling voor een geslaagde harmonie tussen hard en soft FM. Daarnaast pleit Billy Davidson ervoor om de problemen niet uit te besteden aan een dienstverlener, maar ze eerst zelf te kennen, ze grondig te analyseren en oplossingen te zoeken die verder gaan dan enkel kosten besparen.

Rendement en kwaliteitscontrole Heel opmerkelijk is zijn benadering van sommige dienstverleners, zoals bv. de nachtwachter. In een klassieke situatie moet de nachtwacht enkel de afgesproken ronde lopen, met eventueel opgenomen controlepunten. Billy Davidson schakelt de nachtwacht echter in voor bijkomende taken m.b.t. het ‘Soft FM’. Zo laat hij de papiervoorraden in de kopieermachines aanvullen, wat het personeel overdag ontlast van bijkomstigheden en voor de nachtwacht zelf meer variatie brengt in zijn taak. De aangevulde papiervoorraad in de kopieermachines is een uitstekend controlemiddel om na te gaan of de bewakingsronde effectief gelopen werd en bovenden is het een als aangenaam ervaren service naar de kantoorbedienden.

Een andere mogelijkheid is om de nachtwacht bepaalde testen te laten uitvoeren op installaties en zo preventief onderhoud te kunnen uitvoeren, zodat werkonderbrekingen tijdens de kantooruren vermeden worden.

Besluit Harmonie tussen hard en soft Facility Management is een visie uitzetten met een bepaald service level agreement voor ogen, dat dient ingeschreven in het contract met de dienstverleners. Het uitwerken van een duidelijk omschreven dienstverleningsmodel vormt de basis. Men dient grondig te analyseren welk kwaliteitsniveau van dienstverlening er verwacht wordt voor de verschillende werkplekken. Het is belangrijk om daarin iedereen maximaal te betrekken. Het harmoniseren van hard en soft FM is de enige mogelijkheid om tot maximale kostenefficiëntie te komen, omdat het synergie tussen diverse taken in de hand werkt. Bovendien blijft de overhead voor het beheer beperkt, daar ontdubbelen van taken over beide disciplines wordt uitgesloten. Bezoekers en gebruikers van een gebouw ervaren de totaliteit van hard en soft Facility Management of – idealiter – merken daar niets van als alles gesmeerd loopt. Eduard CODDÉ I Profacility Magazine maart 2009

17

PFY021_180_NewsPoeple_nl_02.qxd:18

16/03/09

16:59

Page 18

Pro-FM

[Poeple on the move] Carrières, bewegingen, promoties…

Dirk Vandueren nieuwe FM manager voor Provincie Limburg

Deze nieuwe rubriek geeft u nieuws vanuit het front! Aarzel niet om ons alle informatie omtrent uw professionele actualiteit toe te sturen via [email protected]

Op 5 januari ll. startte Dirk Vandueren in het Provinciehuis in Hasselt als nieuwe Facility Manager. Hij maakt deel uit van het nieuwe managementteam en zal het facility management leiden door alle processen van de organisatie heen. Vandueren heeft al een lange carrière in het facility management achter de rug. Zo bekleedde hij een aantal leidinggevende functies bij o.a. Creyf’s, Sabena en Faceo Belgium en werkte hij als zelfstandig consulent voor de Universitaire Ziekenhuizen Leuven.

D&C Services breidt uit met 2 nieuwe consultants Twee nieuwe medewerkers, Lys Van Laere en Hans Raemdonck, hebben onlangs het team van D&C Services versterkt. Het bedrijf is gespecialiseerd in space-, projecten movemanagement. Lys Van Laere (26) is van opleiding Interieurvormgever en heeft de laatste jaren gewerkt voor Bulo, fabrikant van kantoorinrichting. Hans Raemdonck (29) heeft een opleiding Bachelor Facility Management aan de KaHo Sint-Niklaas achter de rug. Ondanks de crisis ervaart D&C een sterk groeiend klantenpotentieel. Vandaar deze teamuitbreiding. (MB)

Vandueren wil tegen de zomer een plan klaar hebben om de diensten definitief te organiseren.

Jean Morren is de nieuwe Sourcing Manager General Expenses van Axa

Eén van de grote projecten waarin Jean Morren een rol heeft gespeeld in zijn loopbaan, is de afwerking en de operationele start van de nieuwe luchthaven van Zaventem.

Lys Van Laere (26) is Interieurvormgever en Hans Raemdonck (29) heeft een opleiding Bachelor Facility Management achter de rug.

18


Jean Morren oefent zijn nieuwe functie in de afdeling Sourcing Supply & Development uit sinds 1 februari ll. Hij is voortaan belast met de aankopen voor al wat te maken heeft met de activiteit van bankverzekeraar, o.a. de facilities, de fleet, de gebouwen maar ook de marketing, de trainingdiensten en de uitrusting van de exploitatiezetels, met uitzondering van de IT, de consultancy en de verzekerings-, en financiële producten. Jean Morren is het grootste deel van zijn loopbaan actief geweest in de FM-sector, o.a. bij Sabena, KPN Orange, FM-verantwoordelijke bij Proximus en als directeur van de groep Bopro. Jean Morren is gehuwd, vader van een zoon van 24 jaar en geboeid door ballroom dancing, een sport die hij nu al zeven jaar drie keer per week uitoefent samen met zijn vrouw Sonia. Jean is eveneens lid van de raad van beheer van de IFMA. Zes jaar is hij de verantwoordelijke geweest van de financiën en sinds kort heeft hij Yves Van Hooland vervangen als secretaris van de federatie.

PFY021_190_Agenda_nl_02.qxd:19

16/03/09

16:59

Page 19

Events 31/3

easyFairs® Buildings of Belgium 2009 & easyFairs® Facility Services 2009 [ 27 & 28/05 ] easyFairs® Buildings of Belgium is een evenement dat zich specifiek richt naar renovatie, management en maintenance van bestaande residentiële en commerciële gebouwen. easyFairs® Facility Services is een nieuw vakevent dat zich specifiek richt naar facilitaire producten en diensten. In samenwerking met IFMA en de Vereniging voor Inkoop en Bedrijfslogistiek (VIB).

Congres : “Winning the energy efficiency battle” DatacenterToday Conference & Expo Business Faculty, Brussel www.datacentertoday.be

31/3>2/4 Salon de l'environnement de travail (SISEG) Paris Expo, Porte de Versailles www.sisegexpo.com

5>7/5

Realty 2009 Internationaal forum van het vastgoed. Tour & Taxis, Brussel www.realty-brussels.com

Training

www.easyFairs.com Tours & Taxis, Brussel

De tweede editie van Buildings of Belgium wordt in tweeën gesplitst met een onderdeel “Facility Services”.

29/4

17e Facility Night - Informele seminaries én een ontmoetingsforum voor de Facility Managers. Technopolis, Mechelen www.facilitynights.com

DE VOLLEDIGE AGENDA OP

PFY021_200_NewsImmo_nl 02.qxd:20-21

16/03/09

17:01

Page 20

Pro-Real Estate

[Vastgoed] Immobel vestigt zich in Regency Office

MIPIM Awards 2009 gedomineerd door ecologische criteria

Het nieuwe gebouw met klassieke aspecten tegenover het Justitiepaleis op het Poelaertplein, in de Regentschapsstraat 58, wordt vanaf maart de nieuwe zetel van Immobel. Het heeft een oppervlakte van 3.925 m² en werd gebouwd door Vizzion Architects met CFE – Louis De Waele als algemeen aannemer. De nieuwe constructie doet denken aan een monumentale poort en creëert een nieuw perspectief voor de historische ader die door hartje Brussel loopt. « Les écuries de la chasse royale » in Brussel, ASSAR ArchitectsProjectontwikkelaar: Royal Hunt Properties NV. (foto Marc Detiffe)

In de Regentschapsstraat tegenover het Justitiepaleis maakt Regency Office deel uit van een uitgebreid rehabilitatieproject voor de historische inkom van de stad. (foto: Jean-François De Witte).

De jury van de MIPIM Awards, onder leiding van Peter Goodacre, voorzitter van RICS UK, kwam op 23 januari samen in Parijs om de projecten te selecteren die mogen meedingen naar de MIPIM Awards 2009. De Awards bekronen immobiliënprojecten met een buitengewone architectuur die daarbij gebruik maken van innovatieve technieken in vijf categorieën: ‘Business centers’, ‘Gerenoveerde kantoorgebouwen’, ‘Woningen’, ‘Hotels en toeristische centra’ en ‘Ecologische constructies’. Het merendeel van de gekozen projecten blinkt uit door de zichtbare inspanningen van architecten en bouwheren om een efficiënt energiebeheer en een verlaging van de verbruikskosten (water, afval) te bekomen. Onder de 15 genomineerden bevindt zich in de categorie ‘Gerenoveerde kantoorgebouwen’ ook een Belgisch project, « Les écuries de la chasse royale ». De winnaars van de MIPIM Awards worden gekozen door professionals uit de immobiliënwereld tijdens de MIPIM in Cannes op 12 maart. Profacility magazine zal dan al ter perse zijn, maar komt in detail terug op dit project in een volgend nummer.

Passieve constructie voor opleidingscentrum

HAtric opent architecturaal gebouw in Hasselt

DTZ heeft voor zijn klant FBZ-FSE Elektriciens (Fonds voor bestaanszekerheid voor de sector van elektriciens) een wedstrijd georganiseerd voor de constructie van een vormingscentrum. De winnaar was het project voor een passieve constructie van architect Sebastian Moreno Vacca (A2M). De architect maakte al naam door de constructie van het eerste passieve schoolgebouw in Wallonië, IPFC in Nijvel en het eerste passieve kantoorgebouw in Brussel voor CIT Blaton, het CPAS in Vorst, een lage-energie kantorenpatrimonium, een ecowijk in Bergen met 20 passieve en 325 lage-energie woningen,… Hij is ook de eerste architect die van start ging met een passieve constructie in het Brussels gewest. De energiekosten voor het toekomstige gebouw van FBZ-FSE worden geraamd op 2 euro per maand. Dankzij premies van het Brussels gewest is de prijs per m2 slechts 1156 euro, ondanks het feit dat het gaat om een passieve constructie. De bouwaanvraag is al ingediend bij het gewest. Sebastian Moreno Vacca is één van de oprichters van PMP asbl (Passiefhuis platform).

Vorige week werd het nieuwe gebouw van HAtric in de Eurostraat in Hasselt officieel geopend. Holistic Architecture 50 / 5 ontwierp het gebouw dat ‘de plek, de mensen en de natuur met elkaar verbindt’ volgens de holistische filosofie en Bouwgroep Eijssen zorgde voor de realisaHet ontwerp steunt op drie pijlers: tie. Het gebouw veremotie, economie en ecologie. bruikt vier keer minder energie dan een standaard kantoorgebouw. De luchtwisseling/uur bedraagt een tiende van die van bestaande gebouwen en zowel de muren en vloeren als het dak zijn optimaal geïsoleerd en zorgen zo voor een minimaal energieverlies. Zonwerende maatregelen zoals beperkte raampartijen aan de zuidkant en zonwerende folie vermijden oververhitting in de zomer. (SB)

20


PFY021_200_NewsImmo_nl 02.qxd:20-21

16/03/09

17:01

Page 21

PFY021_210-20_DossRE_nl_03.qxd:22-27

16/03/09

17:02

Page 22

Pro-Real Estate [Market]

Brussel geboekstaafd als Als toeristische trekpleister weet Brussel matig te bekoren, daarentegen wel als zakenstad, althans in de beeldvorming. Volgens de jaarlijkse Cities Monitor staan we op de vierde plaats. Nagezien daarvan is het allesbehalve jubelen. Met een dalende afname van kantoren en slinkende huurprijzen sluipt de crisis overal rond. Van Brussel tot Londen. Bij verkoop brengen groene kantoren 16% meer op dan een soortgelijk 'grijs' pand.

I

n zijn European Cities Monitor vraagt het internationale vastgoedkantoor Cushman & Wakefield elk jaar 500 Europese bedrijfsleiders en senior managers naar hun perceptie van Europese vestigingssteden. Na een daling in de afgelopen twee jaar staat Brussel op de vierde plaats in de rangschikking van belangrijkste Europese zakencentra. Voornoemd vastgoedbureau ondervroeg hen naar jaarlijkse gewoonte over de leefbaarheid van de steden, de beschikbare kantoren, de mobiliteit, de beschikbaarheid van personeel, en zo verder. In de ranking die daaruit voortvloeit staan Londen en Parijs al jaren onwrikbaar op nummer één en twee. Maar voor hoe lang nog? Nu de pond een duizelingwekkende vlucht naar beneden heeft genomen zien de zaken voor heel wat Britten er niet rooskleurig uit. Gordon Brown heeft kopzorgen. Brussel raakte de laatste twee jaren wat op de sukkel tot grote ongerustheid van Charles Piqué. Gebrek aan fiscale en administratieve uniformiteit vormen obstakels waar de Brusselse voorman mee zit. Telkens schoven we een plaatsje achter-

e n ”

22


uit maar nu staan we weer op de klassieke vierde plaats na Frankfurt, maar vóór Amsterdam en Barcelona.

Sterk merk De sterke punten van Brussel zijn de talenkennis (derde plaats op 34 steden), huisvesting voor expats (3), toegankelijkheid van markten en klanten (van 5 naar 4), het nationaal en internationaal transportnetwerk (5) en de beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel (van 7 naar 6). Brussel is en blijft een zeer sterk merk. Onze nationale luchtvaartmaatschappij heet niet voor niets Brussels Airlines. Brussel is als merk veel sterker dan België. Spelen we dat wel voldoende uit?

Weinig kantoorpanden gerenoveerd Minder goed scoort Brussel op vlak van loonkosten, mobiliteit en de kwaliteit van de kantorenmarkt. Het aantal beschikbare kantoren dat voldoet aan de internationale standaarden, is te gering. Ook in levenskwaliteit scoort Brussel matig. De hoofdstad scoort zwak voor

PFY021_210-20_DossRE_nl_03.qxd:22-27

16/03/09

17:02

Page 23

ls sterk merk Dalende huurprijzen in heel Europa Volgens een studie van Jones Lang LaSalle’s European Office Clock zal in 2009 de neerwaartse druk op de huurprijzen in de meeste Europese markten verder toenemen.” Huurprijzen In West-Europa zijn in het vierde kwartaal van 2008 dalende huurprijzen gerapporteerd in het Londense West End (-11,6%), Dublin (-5,2%), Barcelona (-3,8%), Brussel (-3,5%) en Madrid (-1,8%). Stockholm (-6,8%) en Milaan (-3,5%) kwamen voor de eerste keer tijdens deze cyclus terecht in het kwadrant ‘Huren dalen’. De omstandigheden zijn in sommige Centraal- en OostEuropese markten drastisch veranderd; zo daalden de tophuren voor kantoorruimte tijdens het vierde kwartaal in Moskou met 26,3% en in Warschau met 15,2% alhoewel de huurprijzen in Boedapest en Praag stabiel bleven. In alle andere Europese markten bleven de tophuren gelijk met uitzondering van Lyon waar de huren stegen met 2% in deze periode. In het algemeen namen huurincentives toe, ook in markten waar de primaire nominale huren laag bleven.

Groen kantoor is lucratiever

Brussel scoort met een vierde plaats goed als het om de toegang tot de verschillende markten gaat

Milieuvriendelijke, energiezuinige kantoorgebouwen zijn niet alleen een ethische belegging, maar ze leveren ook een hoger beleggingsrendement op. Dat blijkt uit een uitgebreid marktonderzoek onder Amerikaanse kantoren dat is uitgevoerd door de Universiteit Maastricht en de Californische universiteit Berkeley. Groene kantoren leveren gemiddeld een 2% hogere huur per vierkante meter op en hebben een hogere en stabielere bezettingsgraad dan vergelijkbare reguliere kantoren. Bij verkoop brengen groene kantoren 16% meer op dan een soortgelijk 'grijs' pand.

(bron: European Cities Monitor 2008 Cushman &Wakefield).

personeelskosten (23), pollutie (18), kwaliteit van de kantoorruimte (17), levenskwaliteit voor de werknemers (van 18 naar 17), prijs/kwaliteit van de kantoren (van 17 naar 15) en de beschikbare kantoorruimte (een zware terugval van 15 naar 10). Brussel kampt weliswaar met een leegstand van kantoren met 10 procent, maar minder dan een derde van de 1,5 miljoen vierkante meter beschikbare kantoorruimte, is van degelijke kwaliteit. Als gevolg van de ongewoon lage huurprijzen worden relatief weinig panden gerenoveerd.

Regionale steden klimmen De snelste klimmers zijn zonder uitzondering regionale steden: Zürich (van de dertiende naar de tiende plaats), Düsseldorf (van de zestiende naar de twaalfde plaats) en Manchester (van de achttiende naar de veertiende plaats). Cushman & Wakefield ging in dit verhaal ook na of bedrijven geïnteresseerd zijn in 'groene' gebouwen. Slechts vijftien procent zit al in een energievriendelijk gebouw, 45 procent wil dat in de toekomst graag. Niet zozeer om ecologische

redenen, maar om kosten te besparen. Om diezelfde reden is er ook een tendens om minder vierkante meters kantoor op te nemen. Thuiswerk en flexibele werkplaatsen. De studie geeft aan dat 21 procent van de bedrijven het voorbije jaar is verhuisd. 42 procent koos voor een nieuwe EU-staat in Oost-Europa, 30 procent voor een ander West-Europees land en 30 trok naar groeimarkt China. De komende twee jaar, zo geeft het rapport te kennen, denkt slechts 19 procent aan verhuizen. Allicht heeft dit te maken met de zwakke wereldeconomie. Wanneer het iets minder goed, neemt men liever geen risico's op onbekende markten. De bedrijven werd ook gevraagd hoe ze de impact van de internationale kredietcrisis willen opvangen. Het invoeren van een flexibelere werkstructuur (42%) staat bovenaan. Die ingreep wordt gevolgd door het concentreren in een gebouw (30%), minder ruimte gebruiken (26%) en verhuizen naar een goedkopere locatie in de buurt (23%). Verhuizen naar een andere stad in hetzelfde land (16%) is uitzonderlijk.

Brussel: geen uitblinker Even werd er gevreesd dat de communautaire strubbelingen negatief zouden afstralen op het imago van de hoofdstad. Het tegendeel lijkt nu waar te zijn. In het debat is Brussel als economische groeipool juist extra in de verf gezet, wat de naamsbekendheid zeker heeft doen stijgen, weten ze bij Cushman & Wakefield. Brussels minister van Economie Benoît Cerexhe (CDH) stelde vast dat Brussel gemiddeld goed scoort, maar dat de stad in geen enkele categorie echt uitblinkt. "In talenkennis staan we op drie, onze beste score, maar wel na Londen en Amsterdam. Hier moeten we nog extra investeren in onderwijs." Ook kan volgens dezelfde minister nog heel wat aan de telecommunicatie worden gedaan, bijvoorbeeld door over de hele stad wifi aan te bieden. Volgens de minister lopen de resultaten van Cushman & Wakefield gelijk met een studie over investeringen in Brussel. Gaan die in België achteruit (-5 procent), dan zaten die in 2007 in Brussel juist in de lift (+27 procent). Philip WILLAERT I Profacility Magazine maart 2009

23

PFY021_210-20_DossRE_nl_03.qxd:22-27

16/03/09

17:02

Page 24

PFY021_210-20_DossRE_nl_03.qxd:22-27

16/03/09

17:02

Page 25

Pro-Real Estate [Market]

Afwachten en uitkijken naar opportuniteiten Verleden jaar steeg de verhuurde oppervlakte met slechts +3% - in 2007 was dat nog +14% - het laagste groeicijfer sinds 2004. Geen enkele markt ontsnapte aan de klappen, maar goede locaties hielden toch langer stand. De Brusselse kantoormarkt gedroeg zich ondanks alles nog vrij stabiel in 2008.

O

locaties. Opvallend is zelfs een tekort aan beschikbare ruimte in een provinciestad als Genk. De ware gevolgen van de crisis zullen zich echter pas dit jaar laten voelen, daar de terugslag van de financiële crisis op de reële economie met enige vertraging toekomt. In Brussel wordt met de nodige voorzichtigheid uitgekeken naar de geplande kantoorontwikkelingen voor 2009 en 2010. Op een totaal van 749.105m² is nagenoeg 579.900 m² speculatief. De huidige ontwikkelingsgolf concentreert zich hoofdzakelijk op de Brusselse binnenwijken. Het gaat dan echter veelal om grote renovatieprojecten van leegstaande panden. Uitstellen is hier geen optie.

p het einde van 2008 bedroeg de take-up voor Brussel zowat 500.000m², een ondanks de economische crisis niet onaardig resultaat. Dat de Brusselse kantoormarkt zich nog vrij stabiel gedroeg in 2008, was vooral het gevolg was van een aanzienlijke take-up door lokale en internationale overheden. Samen met de aanverwante activiteiten is de EU goed voor 20% van de totale kantoorverhuur. In de bedrijfswereld zijn het de banken en ICT-bedrijven die tekenen voor het leeuwenaandeel. De Leopoldwijk moest een terugval met 4% incasseren. Buiten Brussel noteerden sommige steden een groei, omdat huurders op zoek gingen naar goedkopere

Hong Kong Tokyo London Moscow Dubai Mumbai Paris Damascus Singapore New York Milan Zurich Kyiv Madrid Dublin Ho Chi Minh City Luxembourg City Shangai Frankfurt Stockholm Warsaw Athens Amsterdam Rio de Janeiro Oslo Istanbul Prague Seoul Brussels Sydney Vienna Copenhagen Beirut Kuala Lumpur Budapest Vancouver Bucharest Helsinki Lisbon Buenos Aires Tel Aviv Bogota Taipei Bratislava Mexico City Auckland Belgrade Zagreb Sofia Amman Riga Vilnius Manila Tallin Jakarta Bangkok Sandton

HongKong en Tokyo verstoten Londen van zijn leiderspositie als duurste kantoorlocatie ter wereld.

« Als de financiële druk in 2009 vermindert zal dat sommige eigenaars aanzetten hun goederen op de markt te brengen en zo nieuwe verwervingsperspectieven te creëren. » Olivier Bastin (JLL-Luxembourg)

0 EUR

500 EUR

1000 EUR

1500 EUR

2000 EUR


25

PFY021_210-20_DossRE_nl_03.qxd:22-27

16/03/09

17:02

Page 26

[Market]

Paniek in het Groothertogdom? Hoewel de economie ook in Luxemburg een opdoffer krijgt, zal ze in 2009 toch nog altijd boven het gemiddelde van de 15 Europese lidstaten presteren. In de periode 2007 – 2008 zorgden de administraties voor het uitvlakken van de sterke terugval van de take-up door bedrijven. Vooral de banken en financiële instellingen lieten een duidelijke terugval van de takeup noteren. Vandaag is het aandeel in de verhuring van kantoorruimte aan bedrijven/EU- en Luxemburgse administraties in balans. De hoogste huurprijzen halen tot 500 euro/m²/jaar. In het centrum variëren de gemiddelde huurprijzen tussen 240 en 400 euro/m²/jaar. Voor Kirchberg is de bandbreedte smal: 280 tot 330 euro/m²/jaar. De laagste huurprijzen vinden we in de zuidoostelijke periferie (150 – 160 euro/m²/jaar). Er is het voorbije jaar geen schommeling van de huurprijzen vastgesteld. Met dank aan: CB Richard Ellis, Cushman & Wakefield, DTZ en Jones Lang LaSalle

De federale en regionale administraties in Brussel moderniseerden hun complete kantorenarsenaal slechts enkele jaren geleden, zodat uit die hoek weinig mag verwacht worden voor 2009 en 2010. Hetzelfde geldt voor de Europese en internationale instellingen, die op korte termijn slechts beperkt noden hebben. De Brusselse leegstandsgraad bedraagt momenteel net geen 9%. Verwacht wordt dat het hoge aantal speculatieve projecten onvoldoende geabsorbeerd zal worden door de vraag naar kantoren. Op het einde van 2009 lijkt een leegstandsgraad van 10% reëel, met weinig hoop op verbetering in 2010.

Kwaliteit voor een scherpe prijs De ondernemingen lijden onder de economische crisis en zullen vooral uitkijken naar een rationalisatie van hun vastgoedkosten. Vooral bij de financiële instellingen die in de Brusselse binnenstad gevestigd zijn is het de vraag hoeveel van de vandaag gebruikte 750.000m² zij zullen behouden. Huurders beginnen nu al te onderhandelen, nog voor het contract afloopt. Toch wordt vastgesteld dat een lange termijnverbinten is niet uitgesloten is, voor zover de huurprijs een behoorlijke duik maakt. Gebruikers zullen uitkijken naar mogelijkheden om hun gehuurde oppervlakte te herschikken. Dat kan leiden tot het verhuizen naar nieuwe locaties, waarbij in één beweging gezocht wordt naar kwalitatief betere gebouwen die nu zonder prijsverhoging of zelfs tegen lagere prijs beschikbaar komen. Verwacht wordt dat oudere kantoorgebouwen en ongunstige locaties helemaal uit de markt zullen worden geduwd, terwijl de bezetting voor goede panden met aantrekkelijke ligging

26


onverminderd op hoog niveau zal blijven. We krijgen dus een verhuurmarkt op twee snelheden.

Rekenen naar de toekomst Voor standaard huurtermijnen op kantoren stegen de rendementen van 5.5% naar 6,25% in de laatste 6 maanden. Op basis van de gestegen rendementen op vastgoed, zouden de Brusselse kantoren al minstens 20% aan waarde hebben verloren. Voor de langere huurtermijnen, met vaste indexaties over meer dan 9 jaar, stegen de rendementen van 5% naar 5,75% nu. Sales & Lease Back blijft volgens DTZ ook in deze moeilijke tijden een interessante optie, voor zover het bedrijf in goede papieren zit. Het rendement van de onderneming dient hoger te liggen dan dat voor vastgoed. Sales & Lease Back is een uitgesproken middel om vlug liquiditeiten te verwerven voor een verhoogde concentratie op de eigen core business. Bovendien laat het toe de flexibiliteit van de onderneming naar huisvesting te verbeteren.

Iets meer optimisme bij commercieel vastgoed Wereldwijd daalden de investeringen in commercieel vastgoed in 2008 met 59% tot 335,5 miljard euro in vergelijking met het recordtotaal van 809,7 miljard euro in 2007. Sinds de zomer van 2008 werden er nauwelijks nog investeringen in commercieel vastgoed vastgesteld. Kleding is het meest conjunctuurgevoelig onder de verschillende winkelsectoren. In eigen land blijven winkelketens zoals Zara en H&M door hun lagere prijzenpolitiek en naambekendheid voorlopig uit de wind. Eenzelfde verschijnsel tekent zich af bij andere prijsbewuste kledingsketens in België. Ze blijven zelfs uitkijken naar expansiemogelijkheden.

Olivier Bastin (JLL-Luxembourg).

Voor 2009 wordt een verdere vraag naar vastgoed verwacht uit de hoek van de discounters en de sterke modemerken. Sommige retailers hopen erop in de huidige economische malaise een voorsprong te nemen op hun concurrentie en blijven dan ook panden zoeken om hun dekking van de bestaande geografische spreiding te optimaliseren. Bovendien rekenen ze op enkele opportuniteiten in de komende maanden. Een verdere stijging van de Belgische huurprijzen voor winkelpanden is in het huidige economische klimaat onwaarschijnlijk. Voor toplocaties wordt in 2009 een stabilisatie van de huurprijzen verwacht, terwijl dalingen op secundaire locaties als realistisch gelden. De Antwerpse Meir en Brusselse Nieuwstraat bekronen de lijst met duurste Belgische winkelpanden. Hier gelden huurprijzen van 1.600 euro/m²/jaar. Bij de winkelcentra plaatsen het Wijnegem Shopping Center (Antwerpen) en Woluwe Shopping Centrum (Brussel) zich bovenaan. Voor beiden wordt 1.200 euro/m²/jaar huurprijs betaald.

Besluit Bedrijven zullen vooral op zoek gaan naar het minimaliseren van hun vastgoedkosten. Een efficiënter gebruik van de oppervlakte is één streefdoel, maar de hogere leegstand schept eveneens meer ruimte tot onderhandelen voor de huurders. De energiecertificaten die nu verplicht zijn bij huur en verkoop, zullen bijkomend de aandacht vestigen op de energiekosten voor de gebouwen. Veel investeerders nemen een afwachtende houding aan in de hoop om binnenkort aan fors lagere prijzen in te stappen. Eduard CODDÉ I

PFY021_210-20_DossRE_nl_03.qxd:22-27

16/03/09

17:02

Page 27

PFY021_300_DossErgo_nl_1c:28-39

17/03/09

9:10

Page 28


17/03/09

9:11

Page 29


Streven naar een efficiëntere werkplek Zoals de samenleving de voorbije jaren constant in beweging was, wijzigde ook de manier waarop carrières ingekleed worden. Verschillende factoren dragen hiertoe bij. Een andere rolverdeling tussen man en vrouw bijvoorbeeld. Of de enorme mogelijkheden op communicatievlak. De context die zich aftekende, heeft een vergaande weerslag gehad op de benadering van

Inhoud 30

[ Space Management ] Workplace Investigation

32

[ Meubilair ] De taal van ‘open space’

35

[ Ergonomie ] Ergonomie in functie tot de organisatie

38

[ Case studies ] Mobiliteit stuurt ICT

40

[ Showroom ] Kantoordorpen, wissel op de toekomst?

de werkvloer in de meest brede betekenis van het woord. Een fenomeen als landschapskantoren met gedeelde bureaus, om slechts één voorbeeld te geven, is niet enkel een gevolg van duurder wordende kantooroppervlakte. Het is net dankzij verschillende technologische evoluties - laptops, mobiele telefonie - dat de inrichting van dit soort werkplek überhaupt mogelijk is geworden. Nadenken over de ideale inrichting van een kantoorruimte is een onontbeerlijke

oefening geworden. Het is trouwens een teken van gezond management. Tegelijkertijd mag de complexiteit ervan niet onderschat worden. Vele componenten spelen immers een rol: van de meer technische vraagstukken, tot de zuiver esthetische kant, via de psychologie van de communicatie met de werknemers. Met dit dossier willen we tegemoet komen aan verschillende vragen die ter zake bestaan. Graag overlopen we met u enkele essentiële elementen.

on line

www.profacility.be > Bibliotheek

[ Workplace design ] Aanleg en welzijn in de werkruimte Raadpleeg onze online BIBLIOTHEEK voor andere artikels rond dit thema. De artikels zijn chronologisch gerangschikt.

31/05/2007 Dossier ruimteplanning: Bezint eer ge begint 13/04/2007 Modulariteit op de werkplaats 15/12/2006 Werkplaats die lijkt op thuis 19/07/2005 Maars Jansen Concepts: Creatieve oplossingen 10/05/2005 Werkomgeving: Flexibele oplossingen Profacility Magazine maart 2009

29


17/03/09

9:11

Page 30

Do

Workplace Innovation

Integrated approach on process and organisation

Integrated approach on process and organisation

© PROCOS Group - MÖBIUS

© PROCOS Group - MÖBIUS

De manier waarop tegen de inrichting van een werkplek aangekeken wordt veranderde fors in de loop der jaren. Wanneer een nieuw werkconcept geïmplementeerd wordt moeten dan ook belangrijke aandachtspunten in acht genomen worden. We vroegen twee specialisten van respectievelijk PROCOS en MÖBIUS enkele essentiële factoren toe te lichten.

E

en werkplek is niet langer een plaats waar een werknemer louter 'zijn ding' doet. De idee dat het een instrument is dat medewerkers een goed gevoel kan bezorgen, won de voorbije jaren terrein. En dit heeft zo zijn gevolgen op de manier waarop een optimalisering van de werkplek gebeurt. "Heel belangrijk bij de inplanting van een nieuw werkplekconcept is wat wij de holistische benadering noemen," legt Jan Bellaert van MÖBIUS uit. "Er moet met andere woorden zowel rekening worden gehouden met de fysieke omgeving van de medewerker, de mentale omgeving, maar ook met de zogenaamde virtuele omgeving, waarmee zaken als business process, interactie, mobiliteit, maar ook technologie gerelateerde aspecten van de werkplek bedoeld wordt. Visueel kan je dit het best voorstellen als drie omgevingen met één centrale doorsnede waar ze mekaar overlappen. Precies in die doorsnede moet je het office concept situeren."

Autonomie vs. interactie Dit gezegd zijnde, moet nagegaan worden voor welk soort job men een ideale werkplek moet uittekenen. Bij het uitvoeren van zijn werk beschikt iedere medewerker over een vorm van autonomie en heeft hij een bepaalde graad van interactie met de collega's. Deze twee parameters bepalen het type werkplek dat het meest geschikt is voor de activiteiten. "Hiervoor hanteren we het schema dat Francis Duffy meer dan tien jaar geleden ontwikkelde", licht Jos Duchamps van PROCOS toe. "Je ziet vier types werk-

30


Jan Bellaert (Möbius): "Een goede communicatie naar de werknemers toe verhoogt hun betrokkenheid bij ingrijpende veranderingen op de werkvloer."

plekomgeving die elk aan een type beroep kunnen worden gekoppeld." (SCHEMA “PROCESS”)

Welk resultaat levert zo'n oefening op? De manier waarop die relatie tussen autonomie en interactie plaatsvindt, resulteert in een concrete simulatie van hoe de ideale werkplek eruit zou moeten zien. Dat precies deze verhouding een determinerende rol blijkt te spelen in het uittekenen van de structuur van een kantoorruimte staat buiten kijf. (SCHEMA “SIMULATION”)

Proces van inplanting "Je mag nog het best mogelijke plan uitgewerkt hebben, als je bij de inplanting onvoldoende aandacht besteedt aan enkele vuistregels kan het in dit stadium nog helemaal fout gaan", benadrukt Jan Bellaert. Ook hier bestaat een


17/03/09

9:11

Page 31


Integrated approach on process and organisation © PROCOS Group - MÖBIUS

grafiek van. Een geslaagde implementatie berust steeds op een samenspel van zowel een fysieke als mentale component. "Communicatie naar de werknemers toe is fundamenteel," aldus Jan Bellaert. "Hou ze op de hoogte van wat je doet, en vooral ook: waarom. Op die manier voelen ze zich ook betrokken bij de implementatie van een nieuw werkplekconcept en kunnen negatieve gevoelens bij bepaalde maatregelen vermeden, of op zijn minst sterk afgezwakt worden. Als we het even concreet bekijken: het gevaar bestaat - en dat zien we in de praktijk - dat men puike plannen uitwerkt, maar de werknemers pas op het allerlaatste moment meedeelt hoe voortaan de vork aan de steel zal zitten. Dit kan voor een heuse paleisrevolutie zorgen." In het bewerkstelligen van deze betrokkenheid kan een standaard vragenlijst dienstig zijn. Concreet krijgen de werknemers een aantal stellingen voorgeschoteld die ze moeten quoteren. Enkele voorbeelden: 'ik ervaar mijn huidige werkplek als aangenaam', 'ik ontvang voldoende informatie over de doelstellingen van dit project', of nog: 'ik ben ervan overtuigd dat, eens afgerond, dit project een gunstige weerslag zal hebben op de manier waarop ik mijn werk uitvoer'. Aan de hand van de quotering - verschillende gradaties tussen volstrekt oneens tot volstrekt eens - kan men peilen naar wat leeft bij de medewerkers. Dergelijke informatie, voor zover men er daadwerkelijk rekening mee houdt, kan een cruciale rol spelen in het proces. En tot slot nog dit: men moet goed beseffen dat workplace innovation niet in het abstracte verloopt. Vaak is het bedrijf waarin dergelijke plannen opgezet worden zelf in beweging. Het kan nodig zijn om de beschikbare ruimte voor meer mensen geschikt te maken. Soms ook krimpt het personeelsbestand, wordt ruimte van de hand gedaan en moeten de overblijvers op een kleinere oppervlakte worden samengebracht. Hoeft het gezegd dat de sentimenten waarmee dit gepaard gaat ontzettend belangrijk zijn bij de inplanting? (SCHEMA “PEOPLE / PLACE”)

Michaël VANDAMME I Profacility Magazine maart 2009

31


17/03/09

9:11

Page 32

De taal van ‘open space’ Geen enkel kantorenproject wordt tegenwoordig nog gerealiseerd zonder een ‘open space’. Hoewel open space de norm is geworden is het concept nog steeds niet perfect gekend. Meestal wordt alleen het idee van ‘landscape design’ onthouden, maar open space gaat veel verder dan dat. Zonder de aanwezigheid van complementaire ruimtes heeft open space geen zin. Tijd dus om onze woordenschat rond hedendaags workplace design wat bij te schroeven…

Deze inrichting is prima geschikt voor een « bibliotheek » ruimte waar scheidingswanden vervangen worden door zelfdiscipline. (doc. Ahrend)

32

K

antoren bestaan niet meer!” Dat is de provocerende titel die trendsetter Erik Veldhoen (www.veldhoen.nl) al in 1994 gaf aan zijn boek over de inrichting van werkruimtes. “Door wat moeten we die dan vervangen?” is de eerste vraag die we ons dan stellen. Het hedendaagse antwoord, misschien in afwachting van andere antwoorden, is ontegensprekelijk de ‘open space’. Dit concept van bureau-inrichting, dat overgewaaid zou zijn uit de Verenigde Staten in de jaren 60, stamt eigenlijk uit de periode na de oorlog en vindt zijn oorsprong in de hoofden van de Duitse gebroeders Schnelle. De broers hadden echter geen succes en daarom besloten ze hun onderneming Quickborner Team naar de Verenigde Staten te verhuizen. Daar werd het idee meteen op applaus onthaald en zo stak het dus nog eens de Oceaan over om als Amerikaanse trend Europa te veroveren.

«

Waarom nauwkeurig? De open space heeft meerdere doelen, waaronder kosten besparen door het verkleinen van de gebruikte oppervlakte en de communicatie verbeteren tussen de mensen die er werken. Ook persoonlijk contact verbeteren, teamwerk aanmoedigen en motivatie en productiviteit verhogen zijn objectieven van het concept. Kritische geesten beweren dat de open ruimte in realiteit een negatief effect heeft: ‘sociale controle’ bemoeilijkt het leven in de open space. We kunnen die nadelen inderdaad niet negeren: het is niet mogelijk een persoonlijk telefoontje te plegen, personeelsleden houden mekaar in de gaten, iedereen ziet de computerschermen, roddels en praatjes gaan rond als een lopend vuurtje, men moet voortdurend zijn doen en laten en zijn uiterlijk in de gaten houden, lawaai

De bench is hét instrument voor groepswerk. Idealiter moet die tafel ingekort en uitgetrokken kunnen worden naargelang de behoefte.(doc. Ahrend)


werkt storend, mensen hebben geen persoonlijke, eigen plek, … De Franse antropoloog Alain D’Iribarne protesteerde al tegen de “ultieme vormen van open space waar werknemers ‘s morgens niet eens weten aan welk bureau ze bij aankomst zullen zitten.”

Slecht begrepen? Slecht toegepast… Die kritieken houden echter geen rekening met het feit dat de werknemers in die kantoren niet noodzakelijk elke morgen komen. Het hedendaagse openspaceconcept heeft namelijk nog maar weinig gemeen met het oorspronkelijke idee. Het concept is intussen niet meer los te denken van thuiswerken, telewerken, flex work, reizend werken, clean desk policy, … Voor al die manieren van werken bestaat er een aangepaste uitrusting en om de gerechtvaardigde kritiek (lawaai, nood aan isolatie, …) te verbloemen zijn er de inrichtingen en materialen die we hieronder opnoemen. Dankzij die aanpassingen is het openspaceconcept compleet en zien we dat het niet stopt bij een maximum aantal bedienden in een zo klein mogelijke ruimte ‘parkeren’ van 9 tot 5.

Een waaier aan mogelijkheden Een van de geëvolueerde basisideeën van open space bestaat erin de werkplaats te verhuizen naar een gebouw (in de onderneming of thuis), een lokaal (bureau, cockpit, vergaderzaal) of een inrichting (bench, opbergruimte, lounge) die aangepast is aan het soort werk dat er gerealiseerd moet worden. Dat impliceert dat werkdocumenten zo veel mogelijk gedematerialiseerd moeten worden en dat verbindingen (zoals voor telefoon en netwerken) flexibel moeten zijn. Zulke bureau-indeling moet dus voor-

De lounge creëert een huiselijke sfeer, zowel individueel (doc. SV) als collectief.


17/03/09

9:11

Page 33


zien zijn van een receptie waar niet alleen het vaste personeel maar ook de medewerkers van de buitendienst, tijdelijke werknemers, freelancers en zelfs bezoekers over een telefoon met eigen nummer kunnen beschikken, waar er een individueel postvakje is en ruimte voor persoonlijke spullen, bijvoorbeeld in een locker of een verplaatsbare trolley. Dit zijn de verschillende werkplaatsen: • Het bureau of werkstation Dit is de basispost: een tafel met ergonomische stoel en zonder akoestische of visuele afbakeningen. Die werkunits zijn minimum gegroepeerd per 2 maar meestal per 4, 6 of zelfs meer. Ze bevinden zich in een open ruimte om visuele en vocale contacten te bevorderen. Omwille van de overmaat in het begin van open space probeert men tegenwoordig om kleinere groepen te vormen: een maximum van 12 units in een ruimte die groot genoeg is. • De bench of projecttafel of gastentafel Deze lange tafels huisvesten individuele werkposten en laten genoeg ruimte om meerdere en grote documenten uit te stallen. Het is de ideale plaats voor groepswerk van langere duur en voor gezamenlijke projecten. Op voorwaarde dat iedereen probeert lawaai en andere storingselementen te beperken kan men aan zo’n bench toch individueel werken of een reizend medewerker of freelancer ontvangen. • De ‘cubicle’: meer concentratie In tegenstelling tot het vorige concept laat deze inrichting de gebruiker toe zich beter te concentreren. De werkpost wordt visueel en akoestisch geïsoleerd door 3 tussenwanden. Oogcontact blijft wel mogelijk via de rest van de open ruimte. • De cockpit: maximale isolatie Deze inrichting gaat nog een stapje verder bij het isoleren, iets wat soms nodig is om het vertrouwelijke karakter van In een drukke ruimte is een concentratiebel zoals de ‘cubicle’ broodnodig om sommige taken tot een goed einde te brengen.

het werk te respecteren. De cockpit is een glazen ruimte die wel visueel contact toelaat, maar geen verbaal contact. Een gesloten deur betekent ‘niet storen’. Zo’n ruimte is ideaal voor vertrouwelijke conversaties en lange telefoongesprekken, dus voor indivueel werk dat een hoge concentratie vereist. • De bibliotheek: geconcentreerd in groep Geconcentreerd werken maar dan in groep blijft mogelijk. Het volstaat om onder collega’s duidelijke afspraken de maken over stilte en rust. Een ‘bibliotheek’ ruimte bestaat uit werkposten die gerangschikt zijn op één grote tafel, zonder duidelijke scheiding. Een telefoontoestel is uit den boze, net als onderlinge gesprekken. De inrichting kan aangevuld worden met rekken voor boeken en documentatie. • De vergaderzaal: een teleport Aan dit domein heeft het concept van open space weinig toegevoegd. De deur van de vergaderzaal gaat dicht om de rest van het personeel niet te storen en de zaal is standaard uitgerust met een grote tafel en stoelen. De enige nieuwigheid zijn de audiovisuele uitrusting, projectors en installaties voor teleconferenties die ervoor zorgen dat ook telewerkers of collega’s in een andere zaal, waar dan ook ter wereld, deel kunnen nemen aan de vergadering. • De « lounge » post: een huiselijke sfeer Dit is waarschijnlijk de meest innovatieve manier van werken. Deze werkpost volgt de tendens van Faith Popcorn, de trendgoeroe, volgens dewelke personen op kantoor hetzelfde comfort willen ervaren dat ze thuis hebben. De lounge is een bankje dat in verschillende vormen opgesteld en geïnstalleerd kan worden: in een hoek, alleen, in duo, in groep, tegenover elkaar, … De ruimte wordt afgesloten met hoge, halfopen wanden en

De « cockpit » zorgt ervoor dat de gebruiker niet stoort of gestoord wordt door geluiden, vooral van de telefoon (doc. Pan All).

Een tegenvoorbeeld van de huidige tendens die probeert kleinere units (tot 12 personen) te verzamelen.

creëert zo een cocon van comfort die gebruikt kan worden voor individueel werk dat een beperkte concentratie vereist, voor werk in kleinere groepen of voor vergaderingen. De bankjes zijn comfortabel maar daarom niet minder ergonomisch: elke zitplaats moet regelbaar zijn en de hoogte van het tafeltje instelbaar. Informaticaaansluitingen zijn uiteraard ook voorzien. • De coffeecorner: ruimte voor gezelligheid Nog informeler is de coffeecorner, lunchhoek, club of andere naam voor de ruimte die niet langer gewoon de ‘kantine’ is. Het is een plaats waar men eventjes niet aan het werk hoeft te denken, maar die ook gebruikt kan worden om anders te werken: informele gesprekken of meer ontspannen vergaderingen. De mens is een kuddedier en zijn communicatie en efficiëntie gaan gepaard met zijn nood aan gezelligheid. In deze ruimtes hoeft het meubilair niet ergonomisch aanpasbaar te zijn omdat men er nooit meerdere uren achter mekaar doorbrengt. Meer uitrusting, minder vierkante meters. Is zo’n open space indeling duur? Niet noodzakelijk. Volgens een recent onderzoek van AOS Studley, dat werd gepubliceerd in de Cost Occupancy Index, kost een werkplaats in België 12.285 euro. Als je er rekening mee houdt dat zo’n werkplaats 60% van de tijd niet gebruikt wordt, blijkt dat het interessant kan zijn om het aantal werkposten te verminderen. Het is dus gunstig om werknemers aan te moedigen te switchen tussen bedrijf en woonplaats, afhankelijk van hun taken, uurrooster en noden. Voor zo’n type organisatie is open space het perfecte wapen. Patrick BARTHOLOMÉ I De trolley van TDS Acior is een veilige plaats voor persoonlijke documenten.


33


17/03/09

9:11

Page 34


17/03/09

9:11

Page 35


Ergonomie in functie tot de organisatie De tijd van het individuele kantoor met de daarvoor typische meubilering lijkt definitief voorbij. Vandaag is de kantoorinrichting dynamisch in functie tot de organisatie en werkstroom. Dat de aanblik van de kantoren een belangrijke motivatie insluit voor de werknemers, is evenmin onbelangrijk.

De invoering van een overkoepelend FM was aanleiding voor het opstellen van een standaard voor kantoormeubilair (Rudy Liekens, verantwoordelijke facilitaire dienst FOD Econonomie).

E

en kader scheppen waarbinnen de medewerkers zich goed voelen en gemotiveerd aan de slag gaan, was de uitgangsbasis voor de uitbreiding van de bestaande Telenet-site te Mechelen. De ontwikkeling van een nieuwe benadering van het begrip ‘werkplek’ vormde een opgemerkte doelstelling. Via een analyse van de werkwijze, de vereiste mobiliteit en de benodigde faciliteiten, werden de noden van de werknemers in kaart gebracht. De nieuw te creëren werkomgeving moest werknemers stimuleren en hun kwaliteiten laten ontplooien. Het vernieuwende kantoorconcept bundelt flexibiliteit, privacy en voldoende ruimte om geconcentreerd te kunnen werken. Heel veel tijd en middelen werden uitgetrokken voor het bestuderen van een aantal ‘best practices’ bij recente, hoogstaande kantoorrealisaties. Medewerkers, vakbonden, directie en specialisten stuurden het ontwerp van de nieuwe werkplek, dat vervolgens het raster bepaalde voor de kantoorvloer. De traditionele werkplek werd bij Telenet omgebogen tot een flexibel platform met ruimte voor ontspanning. Joris Walraet, Vice President Purchasing, Logistics & Facilities bij Telenet: “Het ganse concept is gestart vanuit de men-

sen. Wij hebben hun noden opgevraagd – zowel naar gebouw als naar facilitaire diensten – opdat ze goed zouden kunnen functioneren. Inspraak geven aan de gebruikers van het gebouw i.p.v. een werksituatie op te leggen, was een gedurfde benadering en genereerde een brede input aan meningen. Zij definieerden hun ideale werkplek, die we uniform uitrolden over het gebouw.”

Niemand heeft nog een eigen vaste werkplek … en het ‘clean desk’-principe is algemeen ingevoerd, wat de wisselwerking en samenwerking stimuleert. Het aantal werkplaatsen is berekend volgens de 80% regel - 8 werkplekken / 10 personeelsleden - waardoor een besparing op meubilair mogelijk werd. Voor geconcentreerd werken zijn er de ‘bubbles’ ingericht. ‘Talkpoints’ zijn voorbestemd voor korte meetings, maar laten zich evenzeer als werkpost gebruiken. Groepswerk krijgt de nodige ruimte aan de ‘benches’. “Werknemers nemen plaats waar dat best schikt t.o.v. de te vervullen taak” verduidelijkt Joris Walraet. “Draadloze netwerktoegang werkt dat in de hand”. De cafetaria werd ingericht als vergaderruimte, zodat minder ruimte werd opgeofferd aan ‘uitsluitend’ vergaderen. Ook hier zijn de nodige data-aanProfacility Magazine maart 2009

35


17/03/09

9:11

Page 36

Dossier Werkomgeving Ergonomie ondersteunt rendement De gemiddelde kostprijs van een werkplek steeg in 2007 met 2% en bedroeg dan 12.285 euro per jaar. Een slechte ergonomische indeling drukt op het rendement van de gebruiker en leidt tot een verhoogd absenteïsme. Omdat werkplekken in de hedendaagse kantoorinrichting gestandaardiseerd worden en ergonomie een heel individueel gegeven is, integreert het Belgische TDS Office Design een geautomatiseerde ergonomische instelling van de werkplek als onderdeel van haar smartOffice® immotica-oplossing. Voor elke medewerker wordt een ideaal ergonomisch profiel geprogrammeerd in het immotica-systeem. Wanneer hij of zij plaatsneemt aan een werkplek en via de PC inlogt, wordt de werkplek perfect ingesteld volgens het profiel. De automatisering kan bovendien rekening houden met invallend licht, temperatuur, enz.

sluitingen en stroomtoevoer geïntegreerd.

Centraal en uniform Vóór de invoering van facility management bij de FOD Economie regelde elke directeur generaal zelf de inrichting van de kantoren en de aankoop van meubilair. Ze plaatsten niet zelf de bestelling maar stelden een volledig ‘gunningsdossier’ op, zodat alleen nog de bestelbon moest getekend worden en de factuur betaald. Iedere algemene directie had zijn gewoonten bij de beslissingname: de ene directeur generaal kocht alles bij een ‘vertrouwde’ leverancier, de andere selecteerde volgens zijn persoonlijke smaak uit de mooiste brochures. Met de invoering van een overkoepelend facility management werden een aantal basisprincipes goedgekeurd door het directiecomité. Deze basisprincipes werden vertaald in een aantal praktische regels en standaarden. Rudy Liekens, verantwoordelijke facilitaire dienst FOD Econonomie: “Zo werd ook een standaard ontwikkeld voor kantoormeubilair, waarin één bureaumodel, één stoelmodel en twee modellen voor de kasten zijn opgenomen. Daarnaast werd een beslissingstabel opgemaakt die toelaat om op basis van drie parameters - aard van het werk, communicatie, mobiliteit - de meest functionele indeling van de ruimte te bepalen”.

36


De FOD Econonomie hanteert een beslissingstabel die toelaat de meest functionele indeling van de ruimte te bepalen.

De nieuwe regels worden geïmplementeerd in het geval van verhuizing, maar worden niet retro-actief toegepast. Het vastleggen van deze specifieke normen voor een werkplek en de inventarisatie van het ruimtegebruik, maakt dat in de toekomst optimaal kan omgesprongen worden met de beschikbare ruimte. Op termijn zal dat een vermindering van het aantal werkposten met 5% opleveren, goed voor een besparing van 1,7 miljoen euro / jaar.

Anders werken als totaalconcept Bij de Vlaamse Overheid staat ‘Anders Werken’ centraal, een totaalconcept, dat zowel invloed heeft op de eigenlijke werkplek als de locatie van de gebouwen t.o.v. openbaar vervoer en waarin ook thuiswerken zijn plaats heeft. Voor alle nieuwe projecten is een ‘open space’-indeling vanzelfsprekend. Er is een mix van werken vergaderplekken met ‘teamcockpits’, individuele cockpits, ‘lounge’-werkplekken en ‘benches’. De combinatie resulteert in een aangenaam kader om in te werken. In de Ellipse Building, waar een maximale concentratie van diensten is gehuisvest, beschikt elke werknemer over 23m² bruto oppervlakte en rekent men met 80% bezetting. “Er is absoluut geen sprake van eenheidsworst” verzekert Gert Potoms, Algemeen directeur van het

Beleidsdomein Bestuurszaken, Agentschap voor Facilitair Management van de Vlaamse Overheid. “Het is ook niet mogelijk om overal hetzelfde te doen voor wat de inrichting betreft. We houden ons wel aan een uniforme aanpak en zoeken naar consistentie binnen een gebouw. Door uit te gaan van een standaard verdeling van de werkplekken, kan 80% van de behoeften worden ingevuld. Voor de resterende invulling zoeken we naar individuele aanpassingen. Een generiek concept vergemakkelijkt tevens een eventuele verhuis”. Met de verschillende leveranciers voor kasten, stoelen en ander kantoormeubilair werden raamcontracten opgesteld. Het is niet de bedoeling om altijd en overal over hetzelfde meubilair te beschikken, maar gezien het hoofdzakelijk om bijbestellen gaat, krijgt men wel stilaan een stroomlijning van de inventaris. Telewerken is al een tijd ingevoerd en krijgt een toenemend belang. Het komt er vooral op aan dat de leiding leert om het personeel aan te sturen. Door een resultaatgericht management blijft de controle ook bij telewerken perfect mogelijk. Het integreren van telewerken bij de leidinggevende functies ligt nog moeilijk, maar zal zich ook daar stelselmatig doorzetten. Eduard CODDÉ I


17/03/09

9:11

Page 37


17/03/09

9:11

Page 38


Mobiliteit stuurt ICT

Draadloze netwerktoegang in het ganse gebouw vergemakkelijkt de toepassing van het ‘clean desk’-principe. (foto Telenet)

Nu werknemers steeds minder over een vaste werkplek beschikken moet ICT inspelen op de mobiliteit van het personeel binnen en/of buiten de onderneming. De apparatuur is al langer licht en verplaatsbaar. Hoog tijd voor ‘intelligente’ netwerken die de gebruikers op de voet volgen en op hun wenken bedienen!

B

ij de FOD Economie zijn op dit ogenblik nog geen specifieke ICT-ingrepen doorgevoerd die de mobiliteit van het personeel tussen de werkplekken verhogen. Oorspronkelijk was voorzien om met een standaardconfiguratie te werken voor de computers, waardoor de medewerkers zich zouden kunnen inloggen op om het even welk toestel, gevolgd door het ophalen van het individueel gebruikersprofiel vanaf de server. Technisch bleek dit echter niet mogelijk voor een aantal softwarepakketten waarmee gewerkt wordt. Het volledige computerpark vervangen door notebooks was budgettair evenmin haalbaar. “Naar de toekomst evalueren we zeker webtoepassingen op het Intranet, zodat uiteindelijk een volledige mobiliteit tussen de werkplekken mogelijk zal worden,” bevestigt Rudy Liekens, verantwoordelijke facilitaire dienst FOD Econonomie. Daarnaast is er de uitbouw van gecentraliseerde ‘service- & printcenters’ per

ICT bestrijdt energieverspilling Energieverspilling vermijden bespaart geld en is goed voor het milieu. ‘Immotica’ levert daarvoor het ideale beheertool. In de privéwoningbouw is ‘domotica’ al een tijdje in opmars. Dat begrip staat voor het automatiseren van elektrische schakelfuncties voor verlichting, zonnewering, verwarming, airco, toegangscontrole, beveiliging, enz. Het Belgische TDS Office Design biedt met smartOffice® een immoticaoplossing voor grote gebouwen waarin dezelfde functionaliteiten vervat zitten. Bovendien voorziet immotica in controle op afstand van alle technieken, wat bijdraagt tot goedkopere interventies en preventief onderhoud.

38


gebouw, waar multifunctionele printers de afdruk- en kopieertaken centraliseren.

Voorspelbare migratie naar draadloze netwerken Gert Potoms, Algemeen directeur van het Beleidsdomein Bestuurszaken, Agentschap voor Facilitair Management van de Vlaamse Overheid: “Er werden geen speciale aanpassingen doorgevoerd op het vlak van ICT. Wel loopt er in één gebouw een proefproject met een netwerk voor draadloze toegang tot de IT-infrastructuur. Op termijn zullen draadloze netwerken zich ongetwijfeld doorzetten, maar elke entiteit binnen de Vlaamse Overheid moet de losten voor omschakeling zelf dragen. Dit garandeert een meer verantwoorde migratie”. Voor wat telefonie betreft verzekert de draadloze DECT-standaard nog altijd uitstekende diensten. De nood om over te schakelen naar VoIP wordt nog niet gevoeld. “Voor zover VoIP alleen gebruikt wordt voor gesproken communicatie, is er geen besparing aan verbonden,” argumenteert onze gesprekspartner. “We beschikken over een goed uitgebouwd telefonienetwerk in Vlaanderen en dat is ook ons werkterrein, zodat er geen concrete besparingen mogelijk zijn. Voor internationaal vertakte bedrijven ligt dat uiteraard helemaal anders”. Eduard CODDÉ I


17/03/09

9:11

Page 39

PFY021_360_A&O_nl_02c:40-43

16/03/09

17:08

Page 40

Kantoordorpen, wissel op Kantoorinrichter Samas combineert met The Village Office in het Nederlandse Houten rust en werkcomfort binnen het eigen hoofdkantoor. In dit frisse concept staat plezier bij het werk bewust centraal. Het is wachten op navolging.

Kleur en licht zetten van bij het binnenkomen een blije toon.

D

oor de ingrijpende opkomst van de ICT is het kantoor allesbehalve out. Ook al voorspelde Alvin Toffler aan het einde van de 20ste eeuw de komst van the electronic cottage waarbij wonen, werken en vrije tijd in één ruimte zou zijn geïntegreerd. Telewerken mag dan wel een wijdverbreid fenomeen zijn geworden, kantoren bestaan nog steeds. Alleen klinkt de vraag: welke eisen stelt de ‘nieuwe economie’ aan kantoorgebouwen? Wat is de

A happy worker is a productive worker.

boodschap die het moderne kantoor moet uitstralen? Het antwoord van Samas is The Village Office.

Menselijke architectuur Naar analogie van de sociale structuren in een dorp bestaat The Village Office uit een groot aantal ontmoetingsplekken zoals marktpleinen, groene ruimtes, res-

40


taurants, verschillende woonkamers of fitnesscenters. Elke plek binnen dit concept is geschikt om te werken. Dit alles volgens het motto a happy worker is a productive worker. In architectonisch opzicht worden kantoren vaak ook vormgegeven als een campus. Kantoorcomplexen hebben in dat geval de allure van een nederzetting en de gebouwen zijn omwille van het belang van de menselijke contacten uitgerust met piazza’s en binnenstraten die samen het sociale hart van de organisatie vormen. Niet zelden worden de gebouwen, zoals dat in Houten ook het geval is, omgeven door waterpartijen en weelderig groen. De Corporate Village in Zaventem, maar ook de complexen van Sanoma Magazines in Evere, beantwoorden volledig aan dit beeld. Veel kantoren hinken achter en zijn bijlange nog niet innovatief georiënteerd. Een grote sprong voorwaarts kan worden bereikt middels een andere organisatie van kantoorwerk, waarin ecologie en economie goed samengaan. Kantoorinrichter Samas neemt met The Village Office alvast het voortouw. Het bedrijf toont aan dat het een stuk

PFY021_360_A&O_nl_02c:40-43

16/03/09

17:08

Page 41


op de toekomst?

Het verschil tussen thuis en kantoor wordt almaar kleiner.

effectiever is georganiseerd dan voorheen. Medewerkers kunnen nu veel flexibeler werken. Daardoor bespaart het bedrijf aanzienlijk wat ruimte.

Besparing van ruimte Voordat 'office facilitator' Samas de meeste van zijn onderdelen verhuisde naar Houten, bevond de holding zich in Baarn, een kantoor, showroom en fabriek in Tilburg, een groot kantoor in Zoetermeer en vier regionale kantoren door het land heen. De grote verandering in de overgang van deze oude situatie naar de nieuwe situatie was de verplaatsing van personeel en afstoting van ruimte. In Houten werden alle 24 medewerkers uit de vestiging in Baarn opgenomen, waarna die locatie (600 m2) kon worden opgezegd. Vanuit Tilburg vertrok het grootste deel van het personeel, 48 medewerkers, naar Houten. In Tilburg werd door deze operatie 300 m2 bespaard. Een groot deel van de ruimte bleef gehandhaafd voor de fabriek van Samas en daaraan gelieerde afdelingen. Ook het grootste deel van het personeel uit Zoetermeer, 37 medewerkers,

kwam naar Houten. De verkoopadressen in Eindhoven, Amsterdam, Groningen en Rotterdam kregen geen eigen telefoniste meer en de showrooms aldaar werden ook opgeheven. Uit deze vestigingen vertrokken 6 mensen naar Houten. De overblijvende vestigingen worden sindsdien bemand door twee personen. In totaal werd zo’n 1520 m2 bespaard.

Smart The Village Office past in een nieuwe manier van werken. De techniek – met name de informatie- en telecommunicatietechnologie – vormt al een tijdje geen belemmering meer om flexibel te werken in tijd en plaats. Medewerkers hebben een smartphone, waarin de telefoonfunctie is gecombineerd met vele desktopfaciliteiten. In The Village Office kan men met een transponderkaart het draadloze web en netwerk op en in het restaurant afrekenen. De transponderkaart wordt ook gebruikt voor de entree, identificatie en aanwezigheidssignalering. Voor gasten zonder netwerkfaciliteiten zijn er WIFI'hotspots' voor internettoegang.

Naar de kappper The Village Office heeft, naast de diverse kantoorfuncties, een receptiewinkel (tevens reisbureau en informatie- en uitgiftepunt) en winkels van bedrijven die onderdelen leveren voor de kantoorinrichtingen van Samas. En verder maken ondersteunende bedrijven integraal onderdeel uit van The Village Office. De 'good mood food shop', oftewel het bedrijfsrestaurant, wordt door SAB Catering gerund. The Village Office heeft ook een bar / grand café op de eerste etage. Naast alle genoemde 'professionele' winkels, podia en integraal opgenomen bedrijven zullen in The Village Office, zoals in een echt dorp, ook 'gewone' winkels (bijv. een kapper) worden opgenomen.

Het gebouw Het pand van The Village Office bestaat uit twee aan elkaar geschakelde gebouwdelen van elk twee lagen hoog. Boven op het zuidoostelijke gebouwdeel is nog een derde bouwlaag. In het gebouw geeft een patio met een warmrode muur licht en lucht aan de binnenruimten. Profacility Magazine maart 2009

41

PFY021_360_A&O_nl_02c:40-43

16/03/09

17:08

Page 42


In steeds meer bedrijven vormt het restaurant een belangrijke spil voor de knowledge exchange.

De Villagers: residenten, hybriden en nomaden Samas verdeelt de bewoners – Villagers – van The Village Office in residenten, hybriden en nomaden. Een resident is een medewerker met een vast werkpatroon, die vooral op kantoor zit en daarbij primair gebruikt maakt van de The Village Office. Een nomade is veel onderweg en doet zijn werk overal: thuis, bij de klant, onderweg en in The Village Office, waarvan hij alleen secundair gebruik maakt. Een hybride hangt tussen de twee eerdergenoemde bewoners in: een bewoner die wisselend gebruik maakt van de kantoorfaciliteiten. Daarnaast zijn er ook gasten vanwege de internationale structuur van de kantoorinrichter.

Een uniek aspect van The Village Office is dat de settings in het gebouw behalve werkplekken ook meteen de showroom vormen voor wat Samas aan kantoorinrichting levert. Aan de patio grenst het hart van The Village Office: de 'marktplaats'. Rondom de marktplaats bevinden zich verschillende werkplekken, vergaderruimten en functies zoals het restaurant en een koffiebar.

Innovatieve kantoren spiegelen zich aan de structuur van een nederzetting. Pleinen vormen de gelegenheid voor cross-overs.

verstoring ongewenst is, zijn op verscheidene plaatsen 'concentratieruimten' gemaakt, kleine glazen cellen, waar één persoon kan werken. Ook zijn in The Village Office grotere algemene ruimten opgenomen, zoals grote vergaderruimten en een auditorium waarin voorstellingen, presentaties en bijeenkomsten worden gehouden.

Pantry Werkplekken De werkplekken zijn allemaal niet-persoonsgebonden flexplekken. Iedereen mag daarom overal zitten, maar de verschillende 'teams' van Samas zijn in het gebouw wel in 'buurten' gegroepeerd. Voor werkzaamheden waarbij

42


Her en der in het gebouw staan 'service units', met een pantry (koffie, thee en gekoeld water), printer/copier en kluisjes. De kluisjes, die vanwege het flexibele werken handig zijn voor het opbergen van spullen die niet mogen achterblijven op de bureaus, zijn

met de transponderkaart elektronisch te bedienen. Het restaurant bevat plekken die zowel voor eten als werken of overleg geschikt zijn. Grenzend aan het restaurant en aan de andere zijde van deze eetwerkplekken is een sfeervolle koffiebar, die eveneens geschikt is voor werken en overleg. Aan de achterkant van de patio zijn business lounges en een bar opgenomen. Beide etages hebben een bibliotheek, waar medewerkers kunnen studeren en werken. De geboorte van het ervaringskantoor is daarmee een feit. Philip WILLAERT I

PFY021_360_A&O_nl_02c:40-43

16/03/09

17:08

Page 43

PFY021_390_NewsEquip_nl_c.qxd:44-45

16/03/09

17:09

Page 44

Pro-Building

[Inrichtin Energiezuiniger infrastructuurbeheer dankzij EnergyWise van Cisco Cisco lanceert EnergyWise, een nieuwe software voor Catalystswitches die bedrijven toelaat hun energieverbruik te rapporteren en te reduceren. In de eerste fase, ‘Network Control’, beheert EnergyWise het verbruik van telefoons, bewakingscamera’s en antennes. Later dit jaar zal de fase ‘IT Control’ van start gaan en kunnen klanten ook het verbruik van pc’s, laptops en printers meten. Begin 2010 zullen bedrijven dankzij de fase ‘Building Control’ zelfs hun gebouwen efficiënter kunnen beheren, want dan controleert EnergyWise ook het verbruik van liften, verlichting, verwarming, airconditioning… (SB)

HDX 2.5 van Polycom verbindt telepresence met video-conferentie Door eenvoudigweg te klikken op de namen in de lijst van contactpersonen, kunnen gebruikers een videoconferentie verzenden.

Met de nieuwe software HDX 2.5 lanceert Polycom de eerste oplossing voor visuele communicatie met aanwezigheidsstatus (online, “niet storen”, …). De software verbindt telepresence met een ultramodern videoconferentiesysteem via een gemeenschappelijk managementplatform. Door eenvoudigweg te klikken op de namen in de lijst van contactpersonen, kunnen gebruikers een videoconferentie verzenden tussen de Polycomsolutions en de CMA Desktop clients. (AD)

Naar de top met Kone De constructeur van liften lanceert in 2009 een nieuw gamma van liften dat toelaat tot 30% energie te besparen. In een volgende ontwikkelingsfase (2010) kan die besparing zelfs oplopen tot 50%. Het gaat hier over een nieuwe generatie van hijsinstallaties die een versterkte energiewinst combineert met een economische waakmodus. (PB)

44


PFY021_390_NewsEquip_nl_c.qxd:44-45

16/03/09

17:09

Page 45

ng] NEC Philips lanceert spraak en data “polshorloge” De M155 Messenger kan tekstberichten overbrengen maar is ook uitgerust met een ingebouwde microfoon en luidspreker en fungeert als persoonlijk alarmsysteem.

Nec Philips Unified Solutions stelt de nieuwe M155 Messenger voor, een draadloos communicatiemiddel dat draagbaar is als polshorloge. Het apparaatje laat gebruikers toe continu bereikbaar te zijn zonder daarvoor hun handen te moeten gebruiken. (SB)

Domo Contract Flooring lanceert duurzame tapijttegels Met ‘minimum70’ lanceert Domo Contract Flooring een nieuw gamma tapijttegels dat ontwikkeld werd i.s.m. Aquafil, Europees marktleider in PA6 tapijtgarens. Uniek aan deze tapijttegels is dat minstens 70% van het garen uit gerecycleerde materialen wordt vervaardigd. (SP)

Deze collectie beantwoordt aan de hoge eisen van hedendaagse kantoorruimtes, nl. duurzaamheid, slijtvastheid en vormvaste snijkanten. Profacility Magazine maart 2009

45

PFY021_400_NewsFourn_nl_c.qxd:46

16/03/09

17:10

Page 46

Pro-Services

[Leveranciers] ISS Catering werkt samen met “de Groentekok”

Nordined-Prequest wordt NPQ Solutions Drie jaar geleden fuseerden Nordined Technische Automatiseringen en Prequest Nederland. In eerste instantie werden beide bedrijfsnamen behouden, maar de firma luidt nu een nieuwe fase in door haar naam te veranderen in NPQ Solutions. NPQ lanceert een aantal nieuwe oplossingen voor facility management en gebouwbeheer, waaronder FM Insight, een Facility Management oplossing voor SAP-gebruikers. (SB)

Hogesnelheidsbaan voor Confortos tussen Brussel en Louvain-la-Neuve Op maandag 2 februari vond de lancering plaats van de hogesnelheidsbaan voor de TEC bussen die elke morgen tussen Brussel en Louvain-la-Neuve rijden. De pechstrook van de E411 mag vanaf nu dus ook gebruikt worden door de Confortos over het hele traject. Reizigers zouden 15 tot 25 minuten besparen. (AD)

De gerenommeerde chef-kok Frank Fol, bijgenaamd « de Groentekok », is sinds 1 februari de exclusieve culinaire partner van ISS Catering Services. Frank Fol is de bedenker van het concept “Denk groenten!”, dat menu’s opstelt op basis van fruit en groenten. (AD) Eén van zijn missies is om zijn knowhow te delen met de koks van ISS Catering.

G4S verzekert in Brussel maaltijden in volledige duisternis Only4Senses organiseert maaltijden in volledige duisternis. Om de veiligheid te waarborgen, doet de organisator een beroep op G4S, dat een bewakingsinstallatie voorstelt met inbegrip van een reeks infrarood camera's en aangepaste infrarood verlichting. Die uitrusting maakt het mogelijk de De beelden zijn verbazend helder. beelden te visualiseren in een deel van het lichtZe kunnen gevolgd worden op een spectrum dat onzichtbaar is voor mensen. (AD) scherm en worden geregistreerd.

PFY021_410_Soft_nl_c.qxd:Mise en page 1

16/03/09

17:11

Page 47

Pro-Services [Soft services]

Eerste contact De Awards van de “Receptionist(e) van het Jaar” hebben onlangs de onmisbare professionele kwaliteiten van de personen die in hun bedrijf zorgen voor het eerste contact met de buitenwereld, in de schijnwerpers gezet. Wij bekijken van onze kant meer de voorwaarden waarin zij hun opdracht uitvoeren en de recente evoluties van de organisatie van het onthaal in de ondernemingen.

Onthaal met de glimlach en veel enthousiasme werden door de promotoren van de wedstrijd het meest aangehaald als essentiële kwaliteiten van het onthaalpersoneel.

W

ie in zijn beroepsloopbaan al geconfronteerd is met als “onthaal” een telefoon op een tafeltje, naast een lijst met namen en nummers van de rechtstreekse lijnen, weet wat het eerste contact met een bedrijf betekent. Iedereen weet dat de eerste inruk de doorslag geeft. Daarom is het vak van receptioniste niet alleen professioneler geworden - gedaan dus met het cliché van het werkje voor beginnelingen of studenten - maar ook meer gediversifieerd. De receptionisten moeten nu ook andere opdrachten kunnen uitvoeren. Dat kunnen administratieve taken en organisatie zijn (reservering van zalen, transportmiddelen, externe diensten, catering enz.) of secretariaatstaken. Maar één zaak is wel zeker: “onthaal” rijmt meer en meer met “veiligheid” en “toegangscontrole”. En voeg er gerust de onmisbare beheersing van meerdere talen en psychologische kwaliteiten bij.

De receptionisten van het jaar 2009 De wedstrijd “Receptionist(e) van het Jaar” omvatte de verkiezing van een laureaat in de twee grote Gemeenschappen van het land. In Vlaanderen haalde Bea Uvin het. Zij werkt sinds vijf jaar bij Baker & McKenzie, een advocatenkantoor met 130 medewerkers in Antwerpen en Brussel. Bij de Walen was de overwinning voor Magdalena Vermeiren uit Vilvoorde. Zij is al sinds 1978 receptioniste bij de bouwgroep Besix in Sint-Lambrechts-Woluwe, één van onze grootste ondernemingen in de bouwsector (400 medewerkers). www.receptionistevanhetjaar.be - www.receptionnistedelannee.be

Charmante cerberussen G4S heeft bijvoorbeeld het concept van “Reception Guards” ontwikkeld, dat “de voordelen van een elegant onthaal combineert met de preventie van een hele reeks risico’s voor de organisatie”. Die volwaardige “bewakingsagenten” zijn belast met de toegangscontrole (met het recht bepaalde personen te weigeren), het gecentraliseerd beheer van de sleutels en de alarmsystemen, de registratie van de bewegingen van de bezoekers, de preventie van de risico’s, de controle van de voerruiten... En vooral alle onthaalopdrachten waarover wij het al hadden. Selectie en opleiding zijn een onontkoombare evolutie. Met als gevolg de tendens van uitbesteding nog te versterken. Exselsia, een filiaal van TempoTeam, heeft er zijn specialiteit van gemaakt, met diensten als outsourcing, contracting, front office, back office en management support. Het bedrijf organiseert ook reeds drie jaar de “Receptionist(e) van het Jaar” awards. Het evenement gaat gepaard met een onderzoek de kwaliteiten van een ideale receptionist(e) en de voorwaarden om het vak te mogen uitoefenen. Daaruit is o.m. gebleken dat het publiek volgens 65% van de ondervraagden van mening is dat de opstoppingen en de tijdsdruk de stress vergroot hebben, wat zij ook voelen aan het onthaal. Patrick BARTHOLOMÉ I Profacility Magazine maart 2009

47

PFY021_420_Secu_nl_02c:48-50

16/03/09

17:12

Page 48

PFY021_420_Secu_nl_02c:48-50

16/03/09

17:12

Page 49

Pro-Services [Vastgoedbescherming]

Wonen in leegstaande kantoren

Een opdrachtgever kan door de bewoonformule tot 90 % besparen op zijn bewakingskosten.

Lancelot Vastgoedbescherming, dochter van het Camelot Europe, beveiligt in ons land verlaten panden, kloosters, maar ook werven in aanbouw en leegstaande kantoren. Er wordt niet gepatrouilleerd, de bewaking wordt gegarandeerd door bewoners in het leegstaand vastgoed te huisvesten. Het fenomeen rukt op.

D

e afgelopen vijftien jaar heeft Camelot Europe zich ontwikkeld van het eerste professionele antikraakbedrijf van Nederland tot een internationale, full-service, ISO gecertificeerde leegstandsbeheerder actief in half Europa. Het bedrijf levert maatwerk en kenmerkt zich door het ontwikkelen van innovatieve oplossingen voor alle uitdagingen die bij het beheren van leegstaand vastgoed kunnen ontstaan. Van kantoor tot kasteel, van bouwplaats tot woonwijk.

Huisvredebreuk In het startjaar 1993 was voornoemde leegstandbeheerder de eerste die aan eigenaren van leegstaand vastgoed een grondige juridische onderbouwing aanbood voor het toen nog relatief onbekende concept ‘antikraak'. Deze structuur biedt zowel bewoners als eigenaren zekerheid over de gebruiksstatus van het pand en de eigendomsrechten. In latere jaren is de rechtsgeldigheid van de constructie meerdere malen in kort geding getoetst. In alle gevallen kwam de rechtbank tot de uitspraak dat er sprake is van een tijdelijke gebruiksstatus en dat kraken van een tijdelijk bewoond pand door Lancelot huisvre-

debreuk is. Dit betekende de definitieve doorbraak voor het beschermen van lege panden door bewoning volgens de Lancelot Aanpak.

Enige aanbieders “Deze aanpak is in Nederland al goed ingeburgerd,” verzekert woordvoerder Bob de Vilder. We zijn in Nederland met zo’n 40 leegstandbeheerders waarvan Camelot – zo heet het bedrijf buiten België - de absolute nummer één is. De concurrentie binnen onze sector is wel bikkelhard.” De Vilder gooit daarom niet graag cijfers en andere bedrijfsgegevens te grabbel. Inmiddels opereert Camelot Europe in vijf landen: Nederland, België, Engeland, Ierland en Frankrijk en staan nieuwe vestigingen in Duitsland en Schotland voor dit jaar op de planning. “In Frankrijk, België en Ierland zijn we de enige aanbieders. Het is een door en door Nederlandse uitvinding waarvoor we in Engeland de NBCC Award for Excellence (2005) ontvingen, een prijs voor het meest innovatieve product.” De Vilder heeft een persoonlijke band met de ontstaansgeschiedenis van het Profacility Magazine maart 2009

49

PFY021_420_Secu_nl_02c:48-50

16/03/09

17:12

Page 50

[Vastgoedbescherming]

Bob de Vilder, marketing Manager Europe en woordvoerder van Camelot.

Wanneer er ’s avonds licht brandt, laten kwaadwillenden een gebouw met rust.

Nederlands ‘Antikraak’ concept nu ook in nieuwe, Franse wet vastgelegd

Strategische bewoning

Na een lobby van ruim een jaar en diverse bezoeken van Franse bestuurders aan Nederlandse en Belgische antikraak projecten heeft het Franse parlement op 12 februari 2009 unaniem een nieuwe wet aangenomen, die het tijdelijk wonen in leegstaand vastgoed mogelijk maakt. Deze ‘Camelot’ wet is gebaseerd op de succesvolle Nederlandse aanpak van het plaatsen van tijdelijke bewoners in leegstaande scholen, kantoren, winkels en andere gebouwen. Joost van Gestel, CEO Camelot Europe: “Het oorspronkelijk oer-Nederlandse concept van ‘antikraak’ bewoning is succesvol vertaald naar een pakket leegstandsbeheerdiensten voor de Franse markt. Daarmee kunnen allerlei soorten vastgoed, van leegstaande kantoren tot voormalige, militaire complexen, eenvoudig, effectief en efficiënt tegen vandalisme, verval en kraak beschermd worden.”

Eind jaren negentig neemt Lancelot een voorsprong op de andere leegstandbeheerders door als eerste te komen met een brandveiligheidspakket voor bewoners. In overleg met diverse brandweerkorpsen krijgen alle bewoners rookmelders, brandblussers, branddekens en een instructie hoe veilig en verantwoord te wonen in leegstaand vastgoed. Veiligheid en gebruiksstatus van het bewoonde pand worden elke maand gerapporteerd. Er wordt steeds geopteerd voor een strategische bewoning. Dat wil zeggen dat samen met de eigenaar wordt gekeken op welke plaatsen in een pand bewoning nodig is om tot een optimale bescherming tegen kraak en vandalisme te komen.

bedrijf. “In 1993 ben ik met Camelot begonnen. De naam refereert aan een niet in te nemen vesting. We zaten in Nederland met de naweeën van de krakersbeweging. Ik zocht naar een passend alternatief voor kraken om wonen in leegstaand vastgoed toch mogelijk te maken. Ik vond het niet kunnen dat mensen een fundamenteel recht als eigendomsrecht door het kraken straffeloos konden schenden.” “Vandaag vinden meer dan tienduizend mensen in Europa op deze wijze goedkoop en legaal onderdak”, zo weet De Vilder.

Goedkoop en effectief Leegstaande kantoorgebouwen, panden en verlaten bouwwerven werken als magneten op krakers, vandalen en dieven. Lancelot wil in de eerste plaats een goedkoop alternatief bieden voor de vaak dure bewakingsfirma's. Een opdrachtgever kan door de bewoonfor-

50


mule tot 90 % besparen op zijn bewakingskosten. Aannemers of projectontwikkelaars kunnen tegen een zeer schappelijke prijs (vanaf 50 euro per maand) een wooncabine - mét bewoners - laten plaatsen op een bouwwerf. De aanpak is niet alleen een pak goedkoper, maar zou volgens de aanbieder ook een stuk efficiënter zijn. Bewoners zijn op onverwachte momenten gedurende de hele dag aanwezig. Dat schrikt ongewenste bezoekers en vandalen af.

Douche- en keukenfaciliteiten Het concept staat of valt wel met de bewoners die worden uitgekozen. Daarom wordt er heel veel aandacht gehecht aan een kennismakingsgesprek. De bewoners worden zorgvuldig geselecteerd, altijd aan de hand van een bezoek op kantoor. Men kijkt daarbij vooral naar het verantwoordelijkheidsgevoel. Alle bewoners zijn verplicht WA (wettelijk aansprakelijkheid) en

inboedel verzekerd. De voorkeur gaat uit naar werkende jongeren in bijvoorbeeld het onderwijs, de zorg en bij de politie. Momenteel beveiligt Lancelot in Vlaanderen een tiental projecten volgens dit concept, van kazerne tot een kasteel in de Ardennen. Daartoe behoren ook vele kantoren. Bob de Vilder: “We zorgen voor douche- en keukenfaciliteiten zodat leegstaande kantoren perfect bewoonbaar worden. In Den Haag hebben we heel recent een kantoorgebouw van de overheid in beheer gekregen. Het gaat maar liefst om 60.000 m². Voor zo’n complex maken we voor elke verdieping een optimaal gebruiksplan. Wanneer er overdag en ’s avonds van alle kanten duidelijk ‘leven’ in een gebouw is laten kwaadwillenden zo’n complex snel links liggen.” Philip WILLAERT I


17/03/09

9:41

Page 51


17/03/09

9:41

Page 52

Anders werken Dossier: werkomgeving

Recommend Documents