MEMPROSES SURAT/DOKUMEN KANTOR
RANCANGAN PELAKSANAAN PEMBELAJARAN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH Media Pengajaran ADP Berbasis TIK Yang dibina oleh Bapak Drs. Moh. Arief M.Si.
Oleh Purwati
NIM 120412402994
UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN April 2014
1
2
KATA PENGANTAR
Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahanNya, sehingga kami dapat menyelesaikan rancangan perangkat pembelajaran ini. Rancangan perangkat ini dibuat dengan maksud untuk digunakan sebagai bahan untuk
merencanakan pembelajaran mata pelajaran menangani
surat/dokumen kantor. Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter. Perangkat ini terdiri dari: silabus, RPP, LK dan Kunci LK , LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4:
Pengamatan
Perilaku
Berkarakter,
dan
LP-5:
Pengamatan
Keterampilan Sosial. Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi kami dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi
peserta
didik
untuk
mengembangkan
keterampilan
berpikir,
keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.
Malang, 30 April 2014
Penulis
3
Daftar Isi
Halaman Halaman Depan .................................................................................................1 Halaman Sampul ................................................................................................2 Kata Pengantar ...................................................................................................3 Daftar Isi
...................................................................................................4
Silabus
...................................................................................................5
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran ...................................................................10 LK-1: Deskripsi Surat Masuk, Sistem Buku Agenda dan Kartu Kendali ............17 LK-2: Penanganan Surat Masuk Dengan Menggunakan Sistem Buku Agenda ...22 LK-3: Penanganan Surat Masuk Dengan Menggunakan Sistem Kartu Kendali ...30 P-1: Penilaian Produk ........................................................................................36 LP-2: Asesmen Kinerja Proses ...........................................................................40 LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor ...................................................................42 LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter .............................................................44 LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial .............................................................45 Modul Siswa
4
SILABUS
Nama Sekolah
: SMK Ulil Albab
Mata Pelajaran
: Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kelas/Semester
: XI / I (Satu)
Kompetensi Keahlian
: Administrasi Perkantoran
Standar Kompetensi
: Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kode kompetensi
: 118
Alokasi Waktu
: 1 x Pertemuan (2 x 45 menit)
5
MATERI PEMBELAJA RAN -
KEGIATAN PEMBELAJARAN
PENILAIAN
INDIKATOR PENCAPAIAN
Teknik
KOMPETENSI
Bentuk
Contoh
Instrumen
Instrumen
ALOKASI
SUMBER
WAKTU
BELAJAR
Penanganan
1. Mempraktikkan
surat masuk:
cara menangani
sistem buku
Surat Masuk
agenda dan
dengan Sistem
pemahaman
kartu kendali
Buku Agenda dan
pengertian surat
dan Kartu
Karu Kendali
masuk, Buku
Kendali.
2. Mempraktikkan
Agenda, dan
Cara menangani Surat Keluar
1. LK 1 :
Produk
Pengertian 1. Pengenalan dan
Kartu Kendali 2. Prosedur
Tes
Tes Tulis
LP-1:
Surat Masuk,
Produk
buku Agenda
2. LK 2 : Prosedur penanganan
dengaan Sistem
Penaganan Surat
surat masuk
Buku Agenda dan
Masuk
menggunakan
Kartu Kendali
menggunkaan
buku agenda
Sistem Buku
3. LK-3 : Proedur
Agenda dan
menangani
Kartu Kendali
surat masuk menggunakan
6
sistem Kartu
Proses
Kendali 1. Melaksanakan
4. LP-1: Produk Tes
Assesmen
LP-2:
5. LP-2: Proses
penanganan
Kinerja
Proses
6. LP-3:
surat masuk
Proses
praktik
Psikomotor
dengan
7. LP-4:
menggunakan
Pengamatan
sistem buku
perilaku
agenda dan kartu
berkarakter
kendali
8. LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial
Psikomotor Assesmen Menangani surat masuk
Tes
Kinerja Psikomotor
LP-3: Psikomotor
9. Silabus 10. Modul
menggunakan sistem buku
7
Agenda dan Kartu Kendali
Afektif: Karakter
1. Jujur
Pengam Pengamatan
LP-4:
2. Kompak
atan
Perilaku
Pengamatan
Berkarakter
perilaku
3. Tanggung jawab
berkarakter Keterampilan Sosial
Bertanya, menyumbangkan ide atau berpendapat,
Pengam atan
Pengamatan Keterampila n Sosial
LP-5: Pengamatan Keterampila n Sosial
menjadi pendengar yang baik, berkomunikasi
8
dalam pembelajaran penanganan Surat Masuk menggunakan sistem Buku Agenda dan Kartu kendali
Mengetahui,
Depok, 30 April 2014
Kepala SMK ULIL ALBAB
Guru Mata Pelajaran
Hj. SRI RAHAYU, M.Pd
PURWATI
9
RANCANGAN PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Satuan Pendidikan
: SMK Ulil Albab
Mata Pelajaran
: Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kelas/Semester
: Kels XI /Semester I (Satu)
Kompetensi Keahlian
: Administrasi Perkantoran
Standar Kompetensi
: Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kode kompetensi
: 118
Alokasi Waktu
: 1 x pertemuan (2 x 45 menit)
I.
Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor
II.
Kompetensi Dasar
: Memproses surat/dokumen kantor
III. Indikator 1. Kognitif a. Produk: a) Pengenalan dan pemahaman pengertian surat masuk, Agenda, dan Kartu Kendali b) Prosedur Penaganan Surat Masuk menggunkaan Sistem Agenda dan Kartu Kendali b. Proses: a) Siswa memperhatikan secara seksama materi yang disampaikan guru, yang meliputi: -
Pengertian surat masuk, buku agenda dan kartu kendali
-
Prosedur penanganan surat masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali
2. Psikomotor: a) mempraktikkan penanganan surat masuk dan surat keluar dengan sistem buku agenda dan kartu kendali 3. Afektif a. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi: a) Jujur b) Kompak
8
c) Tanggung jawab b. Mengembangkan keterampilan sosial, meliputi: a) berkomunikasi b) bertanya, c) menyumbang ide atau berpendapat, d) menjadi pendengar yang baik, IV. Tujuan Pembelajaran: A. Kognitif 1. Produk: a) Secara mandiri dan tanpa membuka buku bahan ajar, siswa mampu mendeskripsikan surat masuk, buku agenda, dan kartu kendali dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. b) Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa mampu menangani surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. c) Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa mampu menangani suratmasuk menggunakan sistem kartu kendali dengan mengerjakan soal terkait LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. 2. Proses: Disediakan seperangkat alat tulis, 30 lembar format buku agenda dan kartu kendali, siswa dapat melakukan prosedur penanganan surat masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali, sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2: Proses, meliputi : identifikasi surat, mengisi dengan baik lembar format buku agenda, lembar disposisi, routing slip, dan lembar ekspedisi, Mengetahui langkah-langkah penanganan surat, dan kemampuan memahami isi surat
B. Psikomotor: 1. disediakan alat tulis, beberapa lembar surat masuk, buku agenda, dan kartu kendali, siswa dapat mempraktikkan penanganan surat masuk
11
dengan menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan di LP 3 : Psikomotorik.
C. Afektif 1. Karakter Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai pengamat Membuat kemajuan
dalam menunjukkan
perilaku berkarakter meliputi: kejujuran, kompak dan tanggung jawab sesuai dengan LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 2. Keterampilan sosial: Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai pengamat Membuat kemajuan
dalam menunjukkan
keterampilan sosial, bertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi, sesuai denagna LP 5 : Keterampilan Sosial.
IV.
Model dan Metode Pembelajaran
:
Model Pembelajaran
: Model Pembelajaran Kooperatif
Metode Pembelajaran
: Tugas Proyek berupa simulasi penanganan
surat masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali dan pemberian tugas
V.
VI.
Bahan : -
Lembar Kerja 1, 2, dan 3
-
Lembaran-lembaran surat
-
Lembar format buku agenda
-
Lembar format kartu kendali
Alat : Laptop dan LCD untuk menampilkan materi, disiapkan 30 lembar surat, 30 lembar format buku agenda, dan 30 lembar format kendali. Lembar surat dan format ini dibagikan kepada setiap siswa dan sehingga siwa
12
dapat mengisi kolom yang telah ada di lembar format sesuai denagan prosedur.
VII.
Kegiatan pembelajaran 1. Pendahuluan Penilaian oleh Kegiatan
Pengamat
Catatan Pengamat
1 2 3 4 1. Memotivasi siswa dengan menonton cuplikan
video
mengenai
sistem
penanganan surat di kantor. (Fase 1 MPK) 2. Mengkomunikasikan pembelajaran, psikomotor, perilaku
tujuan produk,
proses,
ketrampilan sosial, dan berkarater.
Siswa
dapat
mengemukan pengertian surat masuk, buku agenda, dan kartu kendali. Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya,
bagaimana
prosedur
penanganan surat masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali. (Fase 1 MPK) 3. Guru memberi penjelasan bahwa prosedur
13
B. Inti Penilaian oleh Kegiatan
Pengamat
Catatan Pengamat
1 2 3 4 Penggalan 1 a. Siswa mendiskusikan pengertian surat masuk, buku agenda dan kartu kendali. (Fasse 2 MPK) b. Guru memberikan informasi tentang prosedur penanganan surat masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali. Guru membagikan LK, satu LK untuk tiap kelompok. (Fase 3 MPK) c. Siswa mendiskusikan kelebihan dan kekurangan buku agenda dan kartu kendali. Siswa mengisi LK, melakukan pengamatan terhadap lembar format buku agenda dan kartu kendali. (Fase 4 MPK). d. Guru mendemonstrasikan cara mengisi format buku agenda dan kartu kendali. Penggalan 2 a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif. Setiap kelompok teridi dari 3-4 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang pengertian surat masuk, buku agenda, dan kartu kendali serta penanganan surat
14
masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali. Catatlah keterangan yang Anda peroleh. b. Membimbing siswa membuat laporan tertulis tertulis tentang kelemahan dan kelebihan sistem buku agenda dan kartu kendali. (Fase 2 MPK) c. Guru memberikan kesempatan kepada siswa untuk bertanya mengenai materi yang belum dimengerti. (Fase 3 MPK) d. Kelompok yang kurang mengerti mengenai materi atau penugasan dapat mengomunikasikan masalahnya kepada guru untuk dimintai bimbingan. (Fase 4 MPK) e. Guru meminta kelompok untuk mempresentasikan kelemahan dan kelebihan dari sistem penanganan surat, yaitu buku agenda dan kartu kendali (Fase 5 MPK)
C. Penutup Penilaian oleh Kegiatan
Pengamat 1 2 3
Catatan Pengamat
4
1. Dengan melibatkan siswa menutup pelajaran dengan menyimpulkan ideide penting pelajaran memberi
PR
hari ini dan
mengerjakan
tugas
15
mengenai sistem penanganan surat pada LKS. 2. Menunjuk
seorang
siswa
untuk
memimpin doa dan mengucapkan salam
VIII. Sumber Pembelajaran 1. LK 1 : deskripsi surat masuk, buku agenda dan kartu kendali 2. LK 2 : Menangani Surat Masuk dengan Menggunakan Sistem Buku Agenda 3. LK 3 : Menangani Surat Masuk dengan Menggunakan Sistem Kartu Kendali 4. Kunci LK 1,2 dan 3 5. LP 1: Produk 6. LP 2: Proses 7. LP 3: Psikomotorik 8. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 9. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial 10. Tabel Spesifikasi Penilaian 11. Silabus 12. Modul
Daftar Pustaka Bhavati,A. 2014. Penanganan Surat Sistem Buku Agenda. (Online) http://anugerahdino.blogspot.com diakses 20 Maret 2014. Bhavati,A. 2014. Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali (Online) http://anugerahdino.blogspot.com diakses 20 Maret 2014 Pengurus Surat. 2011. (Online) http://mybluebanana.blogspot.com diakses 22 Maret 2014 Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda. 2012. (Online) http://administrasiperkantor4n.blogspot.com diakses 22 Maret 2014 Perlengkapan dalam Penanganan Surat/Alat-Alat Penanganan Surat. 2012. (Online) ginafeb.blogspot.com diakses 20 Maret 2014
16
Nama/Kelompok ___________________ Kelas: ______Tgl: ____________
Lembar Kerja 1 : Mendeskripsikan Surat Masuk, Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu Kendali
Tujuan : 2. Dapat mengetahui pengertian dari surat masuk, sistem buku agenda dan sistem kartu kendali ; 3. Dapat mengetahui format buku agenda dan kartu kendali;
Alat : 1. Alat tulis 2. Laptop 3. LCD 4. Buku catatan kecil
Rumusan Masalah :
Apakah arti definisi dari surat masuk, sistem buku agenda
dan sistem kartu kendali? Langkah – langkah : 1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti surat masuk 2. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti buku agenda dan sistem kartu kendali. 3. Dari segi format lembar 2 sistem tersebut, siswa mencatat beberapa perbedaan dari kedua sistem penanganan surat masuk tersebut.
17
Pengamatan
Tanggal No.
1.
Terima
Tanggal
Terima Dari
dan
Diteruskan Perihal
Lampiran
Kepada
Ket.
No. Surat
5
PT.
2
Januari Pesanan
Januari
Sejahtera
2012
2012
Jl.
1 Lembar Direktur
-
Pemasaran
Raya 002/A/1/12
Bogor, KM.
29
Jakarta 2.
10
Bank
9
Januari Penawaran 1 Berkas
Januari
BCA
2012
2012
Jl.
12/U/I/12
Layanan
Kepala
-
Bagian Keuangan
Margonda Raya, Depok
Gambar 1: lembar format buku agenda
18
Gambar 2: lembar format kartu kendali
Perhatikan gambar 1 dan 2, menurut Anda apa perbedaan dari Sistem buku agenda dan sistem kartu kendali? Perbedaannya adalah pada lembar format buku agenda tidak tertera kode dan indeks, artinya lembar buku agenda digunakan untuk mencatat surat yang disimpan dengan menggunakan sistem abjad, sedangkan format kartu kendali digunakan untuk mencatat surat masuk yang disimpan dengan sistem penyimpanan surat selain sistem abjad, yaitu: sistem kronologis, sistem geografis, sistem nomor dan sistem subjek
Analisis : 1. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan surat masuk, sistem buku agenda dan sistem kartu kendali? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. 2. Sebutkan ciri-ciri surat penting, biasa dan rahasia? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. 19
Nama/Kelompok _________________Kelas: ______ Tgl: _______________
Kunci Lembar Kerja 1 : Mendeskripsikan Surat Masuk, Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu Kendali 1. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan surat masuk? a. Surat masuk adalah surat yang diterima suatu organisasi dari organisasi lain b. Buku agenda adalah lembar isian yang digunakan untuk menangani surat secara sederhana untuk dapat menemukan surat ditemukan dengan cepat. c. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Pada sistem kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah. 2. Apa yang dimaksud dengan surat penting, biasa dan rahasia? Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
20
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
21
Nama/Kelompok __________________Kelas: _______Tgl: _______________
Lembar Kerja 2 : Menangani Surat Masuk dengan Menggunakan Sistem Buku Agenda Tujuan 1. Memahami prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sisten buku agenda dengan baik; 2. Mengetahui kelemahan dan kelebihan dari sistem buku agenda.
Alat : 1. Alat tulis 2. Lembaran surat 3. Lembar format buku agenda 4. Buku catatan kecil
Rumusan Masalah :
Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dengan
menggunakan sistem buku agenda.?
Langkah Kerja 1. Mengidentifikasi fungsi sitem buku agenda 2. Memahami prosedur penanganan surta masuk dengan menggunakan sistem buku agenda
Analisis 1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda?
22
Kunci Lembar Kerja 2 : Penanganan surat menggunakan sistem buku agenda
1. Prosedur penanganan surat masuk dengan sistem buku agenda: a) Penerimaan surat Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
b) Pencatatan surat Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut.
23
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
Mencatat surat penting menggunakan buku agenda, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada buku agenda
Contoh buku agenda untuk surta masuk adalah sebagai berikut: Tanggal No.
1.
Terima
Tanggal
Terima Dari
dan
Diteruskan Perihal
Lampiran
Kepada
Ket.
No. Surat
5
PT.
2
Januari Pesanan
Januari
Sejahtera
2012
2012
Jl.
1 Lembar Direktur
-
Pmasaran
Raya 002/A/1/12
Bogor, KM.
29
Jakarta 2.
10
Bank
9
Januari Penawaran 1 Berkas
Januari
BCA
2012
2012
Jl.
12/U/I/12
Layanan
Kepala
-
Bagian Keuangan
Margonda Raya, Depok
Buku agenda berpasangan, buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain
24
No. 1.
Tangagal
Tanggal dan
Terima/Kirim
No. Surat
5 Januari 2012
2 Januari 2012
M/K M
002/A/1/12
Dari/Kepada PT Sejahtera Jl. Raya Bogor
Perihal
Lampiran
Ket
Pesana
1 Lembar
-
-
-
n
KM 29, Jakarta 2.
6 Januari 2012
6 Januari 2012
K
001/B/I/12
Kantor Pajak, Jl.
NPWP
TMP
Kalibata, Jakarta
Gambar 3 : buku agenda berpasangan
c) Pengarahan surat Proses menentukan siapa yang selanjutnya akan memperoses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat biasanya menggunakan lembar disposisi. Contoh Lembar Disposisi
Rahasia
Penting
No. Agenda : ….………….
Tanggal Penyerahan
Tanggal
: ……………..
…………………...
Perihal
: .……………
Tanggal
: …………….
Asal
: ……………..
Instansi/Informasi 1.
…………………………..
2.
…………………………..
3.
…………………………..
Rutin
Diteruskan :
25
Catatan: …………………………………………………………………………………
Gambar 4: lembar disposisi
Jika pimpinan menganggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui beberapa pejabat, maka sekretasris dapat meyertakan suatu lembaran/formulir yang disebut lembaran beredar (Routing Slip)
ROUTING SLIP
Harap dibaca bahan-bahan yang terlampir dan meneruskan kepada pejabat-pejabat tersebut dalam daftar ini: Surat Nomor
: 152/OM-P/x/12 Tanggal 11 Jnauari 2012
Dari/bagian
: Personalia
Dikirim Kepada Nama
Bagian
Hal Tindakan
Tgl.
Mengetahui Jawaban/ Usulan/ Terima Selesai Laporan
Diana
Tgl.
diteruskan
saran
Kuangan
Anung Logistic
Paraf
6-01-
09-01-12
12
11-01-12
9-0112
Dikembalikan lagi kebagian personalia 24 Januari 2012 Jakarta, 11 Janauri 2012 Kepala …………………….
Gambar 5: lembar routing slip
26
d) Penyampain surat Penyampaian dilakukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern.
Format buku ekspedisi
No Tanggal Terima 1
6 2012
Tanggal dan
Perihal
No. Surat
Januari 2
Januari Pesanan
Ditunjukan Nama
Tanda
Kepada
Tangan
Penerima
Ardien, SE Mety
2012 002/B/I/2012
Gambar 6: lembar ekspedisi e) Penyimpanan surat
27
Nama/Kelompok ___________________ Kelas: _________ Tgl: ____________
LK 3 : Menangani Surat Masuk Dengan Menggunakan Sistem Kartu Kendali
Tujuan
:
1. memahami prosedur menangani surat menggunakan sistem kartu kendali 2. memahami kelemahan dan kelebihan dari sistem kartu kendali Alat
Alat tulis (pulpen, kertas)
Beberapa surat
Lembar format kartu kendali
Buku catatan kecil
Langkah Kerja 1. mengidentifikasi surat masuk 2. Memahami prosedur penanganan surta masuk dengan menggunakan sistem kartu kendali 3. Mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan dari sistem kartu kendali
Analisis 1. Apa fungsi dari kartu kendali? .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. ......................................................... 2. Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu kendali? ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ .....................................
28
3. Apa saja kelebihan dari sistem kartu kendali? ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ..........................................................
29
Kunci LK 3 : Menangani surat masuk dengan menggunakan sistem kartu kendali
1. Apa fungsi kartu kendali? Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut. - Alat pengendali surat masuk dan keluar - Alat pelacak surat - Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses - Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi 2. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu kendali? Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut. Prosedur surat masuk penting Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali. a) Penerimaan surat Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan. Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
30
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
b) Pencatatan surat Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih. Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.
Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.
Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.
Berikut contoh kartu kendali
31
Gambar 7: format lembar kartu kendali
3. Pengarahan atau pengendalian surat Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.
Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.
Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.
Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III
Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.
Penyampaian surat ke unit pengolah Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut. 1) Tata usaha unit pengolah Tugasnya adalah sebagai berikut.
32
Menerima surat dan kartu kendali III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.
Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.
Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.
2) Pimpinan unit pengolah Tugasnya adalah sebagai berikut.
Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah
Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.
3) Pelaksana Tugasnya adalah sebagai berikut.
Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
33
4) Penyimpanan atau penataan arsip Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.
Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
Prosedur pengurusan surat masuk biasa Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah. Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
Prosedur pengurusan surat masuk rahasia Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada
34
orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul. Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.
Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar
3. Apa saja kelebihan dari kartu kendali?: Kelebihan kartu kendali: - Lebih efisien dibanding buku agenda - Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) - Menghilangkan pencatatan berulang - Mudah melacak lokasi surat yang diproses - Memudahkan penyusunan arsip - Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
35
Nama :
NIM :
Tanggal :
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK
1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda?
2. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan surat masuk, sistem buku agenda dan sistem kartu kendali?
3. Sebutkan ciri-ciri surat penting, biasa dan rahasia?
4. Apa fungsi dari kartu kendali?
5. Bagaimanakah
prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan
sistem kartu kendali?
6. Apa saja kelebihan dari sistem kartu kendali?
36
Kunci LP 1 : Produk
1. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan surat masuk, sistem buku agenda dan sistem kartu kendali? a. Surat masuk adalah surat yang diterima suatu organisasi dari organisasi lain b. Buku agenda adalah lembar isian yang digunakan untuk menangani surat secara sederhana untuk dapat menemukan surat ditemukan dengan cepat. c. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
2. Sebutkan ciri-ciri surat penting, biasa dan rahasia? Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
37
3. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda? a. Penerimaan surat b. Pencatatan surat c. Pengarahan surat d. Penyampain surat e. Penyimpanan surat
3. Apa fungsi dari kartu kendali? - Alat pengendali surat masuk dan keluar - Alat pelacak surat - Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses - Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
4. Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu kendali? a. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat. b. Pencatat mencatat surat ke dalam kartu kendali c. Pengarah surat meneruskan kepada pimpinan unit pengolah. d. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2. e. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar
5. Apa saja kelebihan dari sistem kartu kendali? Kelebihan kartu kendali: - Lebih efisien dibanding buku agenda - Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) - Menghilangkan pencatatan berulang - Mudah melacak lokasi surat yang diproses - Memudahkan penyusunan arsip - Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
38
Daftar Pustaka Bhavati,A. 2014. Penanganan Surat Sistem Buku Agenda. (Online) http://anugerahdino.blogspot.com diakses 20 Maret 2014. Bhavati,A. 2014. Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali (Online) http://anugerahdino.blogspot.com diakses 20 Maret 2014 Pengurus Surat. 2011. (Online) http://mybluebanana.blogspot.com diakses 22 Maret 2014 Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda. 2012. (Online) http://administrasiperkantor4n.blogspot.com diakses 22 Maret 2014 Perlengkapan dalam Penanganan Surat/Alat-Alat Penanganan Surat. 2012. (Online) ginafeb.blogspot.com diakses 20 Maret 2014
39
LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES
Prosedur :
1. Siapkan seperangkat alat tulis, 30 lembar surat dan 30 lembar format buku agenda. 2. Tugasi siswa untuk menangani surat dengan salah satu sistem penanganan surat. 3. Siswa melakukan penanganan surat dengan salah satu sistem penanganan surat dengan baik sesuai dengan rincian tugas kinerja. 4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini 5. erikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Proses
No
1.
Rincian Tugas Kinerja
Skor Asesmen Oleh siswa sendiri
Oleh guru
Persiapan: - identifikasi surat
2
Skor Maksi mum
Dapat mengisi dengan baik lembar format: -
Buku agenda Lembar disposisi Routing slip Lembar ekspedisi
10 10 8 5 7
40
3.
Mengetahui langkah-langkah penanganan surat: -
Penerimaan surat Pencatatan Pengarahan Penyampaian penyimpanan
5 10 10 10
4
Kemampuan memahami isi surat Jumlah
15 100
Depok, 30 April 2014
Siswa
(…………………………)
Guru
Purwati 120412402994
41
LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR
Prosedur :
1. Disediakan peralatn tulis, 30 lembar surat dan 30 lembar format buku agenda 2. Tugasi siswa melakukan penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor
No
Rincian Tugas Kinerja
Skor Maksimum
Skor Asesmen Oleh siswa
Oleh guru
sendiri 1
Menyiapkan alat tulis, surat dan lembar format buku agenda Mengidentifikasi isi surat masuk.
10
3
Mengidentifikasi jenis surat
10
4
Menangani surat masuk dengan mengisi:
2
-
5
lembar format buku agenda - lembar disposisi - lembar routig slip - lembar ekspedisi Menangani surat dengan cepat
10
10 10 10 10 30
42
100 Jumlah
Depok, 30 April 2014
Siswa
(.................................)
Guru,
Purwati 120412402994
43
LP 4: Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
Siswa:
Kelas:
Tanggal:
Petunjuk: Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan perbaikan
C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan
A = Sangat baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter No
1
Rincian Tugas Kinerja (RTK) Jujur
2
kompak
3
Tanggung jawab
Memerlukan Menunjukkan Memuaskan Sangat perbaikan kemajuan (C) (B) baik (A) (D)
Depok, 30 April 2014
Pengamat
Purwati 120412402994
44
LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial
Siswa:
Kelas:
Tanggal:
Petunjuk: Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan perbaikan
C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan
A = Sangat baik Format Pengamatan Keterampilan Sosial
No
Rincian Tugas Kinerja (RTK)
1
Bertanya
2
Menyumbang ide atau pendapat Menjadi pendengar yang baik Komunikasi
3
4
Memerlukan Menunjukkan Memuaskan kemajuan (C) (B) perbaikan (D)
Sangat baik (A)
Depok, 30 April 2014
Pengamat
Purwati 120412402994
45
