DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT SPIRIT & SWEET WINE

DIMA GROUP

KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT SPIRIT & SWEET WINE

Tahun pembuatan Jilid Nomor Tanggal dikeluarkan Di setujui oleh Last Updated

: : : : : :

2014 1 ( satu ) 0001/SOP/SPI/2014 24 November 2014 Finance Director dan Head of BU Spirit & Sweet Wine -

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

i

I. Struktur Organisasi Struktur Organisasi Business Unit (BU) Spirit & Sweet Wine ……………………… Struktur Organisasi Corporate Controller ………………………………………………….

1 2

II. Tabel Kesetaraan Otoritas …………………………………………………………………………

3

III. Ketentuan dan Prosedur A KEGIATAN DAGANG 1 Pemesanan Barang Dagangan 1.1. Flow Pengajuan Order Sheet Bulan Berikutnya dan Forecast 2 (Dua) Bulan Berikutnya …………………………………………………

4

1.2. Flow Revisi Order Sheet Bulan Berjalan ……………………………………….

5

1.3. Flow Pemesanan Barang Dagangan Lokal ke Pabrik ……………………..

6

1.4. Flow Proses Retur Pembelian Barang Dagangan Dari Gudang Pusat BU / Cabang BU Ke Pabrik …………………………………………………….

7

2 Kerja Sama Dengan Pelanggan 2.1. Outlet ( Di Luar Subdist dan Dealer) 2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open Outlet) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas) ………………………………………………….. 2.1.2. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe Penjualan Kredit Untuk Tipe Dagang Taking Order/Kanvas …………………………………………………………………….. 2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open Outlet) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas) ………………………………………………….. 2.1.4. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe Penjualan Cash Untuk Tipe Dagang Taking Order/Kanvas ……………………………………………………………………..

8

9

10

11

2.2. Dealer 2.2.1. Flow Penunjukan Dealer Baru ……………………………………………

12-13

2.2.2. Standar Form Untuk Penunjukan Dealer ……………………………

14

2.2.3. Flow Perpanjangan Dealer ………………………………………………… 2.2.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Dealer ……………………………………………………………………

15-16 17

2.2.5. Standar Form Business Review Dealer …………………………….. 2.2.6. Standar Data / Perijinan Untuk Penunjukan / Perpanjangan Dealer …………………………………

18 19

2.3. Sub Distributor 2.3.1. Flow Penunjukan Sub Distributor Baru …………………………….. 2.3.2. Standar Form Untuk Penunjukan Sub Distributor Baru …………………………………………………………………. 2.3.3. Flow Perpanjangan Kontrak Perjanjian Sub Distributor …………………………………………………………………. 2.3.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Sub Distributor …………………………………………………….. 2.3.5. Standar Data / Perijinan Untuk Penunjukan / Perpanjangan Subdist …………………………………

20-21 22 23-24 25 26

2.4. Ketentuan TOP dan Harga 2.4.1. Tabel Ketentuan Term of Payment (TOP) ………………………….

27

2.4.2. Tabel Approval Kategori Group Price List ………………………….

28

2.4.3. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Distributor ke Internal / Eksternal Subdist ………………………………………………. 2.4.4. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Distributor ke Internal / Eksternal Subdist, Admin Budget dan Marketing …………………………………………………………………………..

29

30

2.4.5. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist ke Cabang ………………………………………………………………………….

31

2.4.6. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist ke Cabang …………………………………………………………………………..

32

2.4.7. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ………

33

2.4.8. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ………………………………………………………………………………..

34

3 Penjualan 3.1. Ketentuan Penjualan Kredit dan Overlimit …………………………………

35

3.2. Flow Approval Sales Order Kredit ………………………………………………..

36

3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) di Luar Kanvas ………. 3.4. Flow Approval Sales Order Tunai …………………………………………………. 3.5. Ketentuan Penjualan Kanvas (Tunai dan Kredit) ………………………….

37

3.6. Flow Approval Surat Permintaan Muat Kanvas s/d Transfer Barang Dari Gudang Cabang BU ke Gudang Kanvas …………………………………………………………………………………………..

38 39

40

3.7. Flow Penjualan Barang Kanvas s/d Penyelesaian Pengembalian Sisa Barang ke Gudang Cabang BU ……………………….. 3.8. Flow Settlement Pembayaran dan Settlement Dokumen ……………………………………………………………………………………….

41 42

4 Retur Penjualan 4.1. Retur Penjualan Barang Dagang 4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan ……………………………….

43

4.1.2. Flow Pengajuan dan Penerimaan Barang Retur ……………………………………………………………………………………

44

4.1.3. Flow Pemeriksaan dan Pencatatan Kondisi Fisik Barang, Pembuatan DO Retur & Compare Pelunasan ……………………..

44A

5 Piutang Dagang 5.1. Flow Timbulnya Piutang Dagang dan Update Pencatatan Piutang Dagang …………………………………………………………..

45

5.2. Ketentuan Penagihan ……………………………………………………………………

46

5.3. Flow Penagihan dan Penyetoran Hasil Penagihan ………………………. 5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept. Legal …………………………..

47 48

5.5. Flow Penanganan Piutang ke Dept. Legal ……………………………………. 5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui Departemen Internal Audit ………………………………………………………….. 5.7. Flow Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui Departemen Internal Audit …………………………………………………………..

49 50 51

6 Free Product dan Sample 6.1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample 6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample HO ……….. 6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample Area ……………………………………………………………………………………..

52 53

6.2. Flow Approval Permintaan Free Product dan Sample 6.2.1. Flow Proses Approval Free Product dan Sample HO ………….

54

6.2.2. Flow Proses Approval Free Product dan Sample Area ……….

55

6.3. Flow Pemberian Free Product dan Sample ………………………………….

56

7 Stock 7.1. Ketentuan Approval Transfer Stock Antar Cabang, Pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak ……………………………………………….. 7.2. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock ………………………………………………. 7.3. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan ( Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) ………………………………

57 58 59

B KEGIATAN PROMOSI 8 Permintaan Dana 8.1. Flow Permintaan Dana (RFMF) HO ……………………………………………….

60

8.2. Flow Permintaan Dana (RFMF) Area …………………………………………….

61

9 Kegiatan Sponsorship 9.1. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship HO ……………………. 9.2. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship Area ………………….

62 63

10 POSM 10.1. Ketentuan POSM HO 10.1.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM HO …………………..

64

10.1.2. Ketentuan Penggunaan POSM HO …………………………………….

65

10.1.3. Persetujuan Mock Up dan Rencana Alokasi 10.1.3.1. Flow Pengajuan dan Approval Design Mock Up …………………………………………………………………………. 10.1.3.2. Flow Pemesanan dan Approval Mock Up HO ………………………………………………………….. 10.1.3.3. Flow Alokasi POSM Top Down (HO) ……………………..

66 67 68

10.1.3.4. Flow Alokasi POSM Bottom Up (Area) …………………. 10.1.4. Pembelian POSM HO

69

Flow Persetujuan Pemesanan POSM HO …………………………..

70

10.2. Ketentuan POSM Area 10.2.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM di Area ……………. 10.2.2. Penerimaan dan Pengeluaran POSM di Area Flow Proses Approval dan Penawaran Untuk Pembelian POSM di Area ………………………………………………….. 10.2.3. Ketentuan Penggunaan POSM di Area ……………………………… 10.3. Ketentuan Pemusnahan POSM Head Office dan Area ……………….

71

72 73 74

11 SOLUS 11.1. Ketentuan SOLUS ……………………………………………………………………….. 11.2. Flow Approval s/d Verifikasi Dokumen SOLUS …………………………..

75

11.3. Flow Pembuatan Kontrak s/d Input RFMF ………………………………….. 11.4. Standar Dokumen Perijinan SOLUS ……………………………………………..

77

11.5. Standar Waktu Proses Kegiatan SOLUS……………………………………….. 11.6. Form SOLUS ………………………………………………………………………………….

79

76 78 80

12 Pembayaran SPG Flow Claim Pembayaran SPG ………………………………………………………………. C TABEL OTORISASI BIAYA ………………………………………………………………..

81 82-85

D FORM 1. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer ………………………………………………………………………………………

86

2. Form Persetujuan Bank Garansi ………………………………………………… 3. Dealer Company Profile …………………………………………………………….

87 88-93

4. Dealer Performance Scoring ……………………………………………………… 5. Form MoU ……………………………………………………………………………….. 6. Surat Penunjukan Dealer …………………………………………………………..

94 95 96

7. Checklist Kelengkapan Claim KPI Dealer ……………………………………. 8. Sales Productivity Report ………………………………………………………….

97-98 99

9. Lampiran Perjanjian Kerja Sama Dealer ……………………………………… 10. Target Dealer …………………………………………………………………………. 11. KPI Dealer ……………………………………………………………………………… 12. Report Payment Dealer …………………………………………………………… 13. Report Achievement Dealer …………………………………………………….

100 101-102 103 104 105

14. Sales Productivity Report ………………………………………………………… 15. Data RTM Dealer …………………………………………………………………….. 16. Proposal Kerja Sama SOLUS …………………………………………………….. 17. Laporan Analisa Kelayakan ……………………………………………………… 18.Monitoring Claim Solus …………………………………………………………… 19. Form Credit Approval Card (CAC) …………………………………………….. 20. Spesimen CAC ………………………………………………………………………… 21. Form Cash Transaction Card (CTC) ……………………………………………. 22. Form Surat Permintaan Muat Kanvas (SPM) ……………………………… 23. Faktur Penjualan Kanvas …………………………………………………………. 24. Form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas ………………………….. 25. Surat Persetujuan Transaksi Kanvas Kredit ………………………………..

106 107 108

26. List Outlet Kanvas Kredit ………………………………………………………….

118

27. Form Laporan Penjualan Harian ………………………………………………..

119

28. Form Pricelist dari Distributor ke Subdist ………………………………….

120

29. Form Pricelist dari Subdist ke Cabang ……………………………………….

121

30. Form Pricelist dari Cabang ke Outlet ………………………………………… 31. Berita Acara Legal (BAL) ………………………………………………………….. 32. Proposal Aktivitas (PA) ……………………………………………………………

122 124 125

33. Form Perubahan Status Tipe Persediaan ………………………………….. 34. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Subdist ……………………………………………………………………………….. 35. Cover Subdist Company Profile ……………………………………………… 36. Subdist Performance Scoring …………………………………………………. 37. Form Goods Survey Report (GSR) ……………………………………………

126

109 110 111 112 113 114 115 116 117

127 128 129 130

38. Form Pengajuan Retur ke Pabrik ……………………………………………..

131

39. Form Berita Acara Selisih Setoran (BASS) …………………………………

132

STRUKTUR ORGANISASI BU SPIRIT DAN SWEET WINE Head of BU

PA

Business Unit Manager (BUM)

Brand Manager Local Wine

Business Manager Promotion Admin

Brand Asst Manager Spirit & Liquor

Operational Àssistant Manager

Business Assistant Manager

Business Supervisor Brand Supervisor

Operation Controller

Business Associate

Collector

Brand Associate

Creative Designer

Brand Associate Sales Admin

Page 1

STRUKTUR ORGANISASI CORPORATE CONTROLLER Corporate Controller (CC)

Admin CC

System Support & Compliance Manager

Regional Controller (GAM)

Regional Controller

Controller

Admin Budget Area (AB)

Admin Verifikasi (AV)

Admin Account Receivable (AR)

Admin A&P Claim (AC)

Data Analyst

(MM Pesing, Luar Jkt, Budget)

Controller

Admin Entry (AE)

Kasir (KS)

Admin Verifikasi (AV)

Admin Account Receivable (AR)

Admin A&P Claim (AC)

Page 2

Admin Entry (AE)

Kasir (KS)

Koordinator Kolektor

Operation Support Staff

Compliance Staff

System Support Staff

TABEL KESETARAAN OTORITAS

Kesetaraan Otoritas No

Kelompok Jabatan

1

Direksi

2

3

Sales

Operation

Nama Jabatan Director

BU NAB

BU MM

BU Food

Spirit & Sweet Wine

Head of BU

Head of BU ASR/ Salesman

Head of BU

Head of BU

Head of BU

Sales/MD

Sales

BA

Salesman/Promotor

BA

Supervisor

BE

SPV

SPV / TL/MMS

SPV

Business Spv

Manager Area

ABM

ASM

MMM

Deputy DM

BAM

Manager Regional

RBM

RSM

BDM/DM

BM

BM

Manager Nasional

HOS

NSM

NKAM

-

BUM

Planner Manager

DP Mgr

OM

LM

BM

BM

Manager Nasional

HOO

-

-

-

-

TM

BrA

-

-

BrA

CE, KAE

Br Spv

CS

-

TMS

TMM, KAM

BrM

CM

-

BrM

HOCM

-

-

-

-

Staff Supervisor 4

BU Diageo

Trade Marketing Manager Manager Nasional

Page 3

1.1. FLOW PENGAJUAN ORDER SHEET BULAN BERIKUTNYA DAN FORECAST 2 (DUA) BULAN BERIKUTNYA Narasi 1. Operation Assistant Manager memberikan form Order Sheet di mana di dalam order sheet diberikan data selling out 3 bulan sebelumnya dan angka total target order sheet bulanan kepada BAM paling lambat tanggal 18 setiap bulan.

Operation Assistant Manager (OAM)

Max tgl 18

2. BAM memberikan feed back berupa data BE, rolling forecast dan breakdown forecast order sheet mingguan dan forecast total order sheet 2 bulan mendatang paling lambat tgl 22 tiap bulan.

Target Order Sheet + Data Selling Out 3 Bln Sebelumnya

BE, Rolling Forecast, Breakdown forecast order sheet mingguan Dan total forecast Order sheet 2 bulan berikutnya

Order Sheet

Order Sheet

Tdk Ya

Tdk Ya

Order Sheet

Order Sheet

Order Sheet Order Sheet

Order Sheet

Order Sheet

Tandatangan External Subdist dan BAM

Max tgl 24

Order Sheet (Ttd Ext Subdist, BAM)

6. Jika BM menyetujui, lakukan langkah 3.A. dan 3.B.

Jika External Subdist tidak menyetujui, BAM berkoordinasi dengan OAM dan kemudian setelah kesepakatan dicapai order sheet ditanda tangani oleh External Subdist dan BAM paling lambat tgl 24 setiap bulan.

Setuju?

Internal Subdist?

5. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet tidak sesuai allowance (range) di BU, OAM meminta persetujuan BM.

Jika External Subdist menyetujui, order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan BAM paling lambat tgl 24 setiap bulan.

Max tgl 22

Ya

4.B. Untuk External Subdist OAM mengirimkan order sheet kepada BAM untuk ditanda tangani oleh External Subdist dan BAM paling lambat tgl 24 setiap bulan. Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan BAM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan

7.B. Untuk External Subdist OAM mengirimkan order sheet dikirimkan kepada BAM untuk didiskusikan ke eksternal Subdist.

BM

Tdk

4.A. Untuk Internal Subdist OAM mengirimkan order sheet kepada Planner Control SPv dan BM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

7. Jika BM tidak menyetujui, maka OAM merevisi order sheet lalu : 7.A. Untuk Internal Subdist OAM mengirimkan revisi order sheet kepada Planner Control SPv dan BAM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

Planner Control Supervisor

Sesuai allowance?

3. OAM membandingkan angka total target order sheet dan forecast order sheet. 4. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet sesuai allowance (range) di BU :

Business Assistant Manager (BAM)

Order Sheet (Ttd Ext Subdist & BAM)

Max tgl 25



Order Sheet

Revisi Order Sheet

Order Sheet

Order Sheet

Koordinasi dengan External Subdist

Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan BAM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan

Page 4

1.2. FLOW REVISI ORDER SHEET BULAN BERJALAN Narasi

1. OAM memberikan template order sheet dengan data beginning stock bulan berjalan paling lambat tgl 7 setiap bulan kepada BAM . 2. Jika tidak ada revisi, BAM memberikan informasi kepada OAM paling lambat tgl 8 setiap bulan . 3. Jika ada revisi, BAM mengirimkan Revisi BE dan Rolling Forecast paling lambat tgl 8 setiap bulan. Khusus untuk revisi dari eksternal subdist dokumen ditandatangani oleh BAM dan PIC external subdist. 4. OAM memeriksa revisi BE dan Rolling Forecast kemudian menghitung order sheet.

Business Assistant Manager (BAM)

Operation Assistant Manager (OAM)

Planner Control Spv

BM

Max tgl 7 Revisi BE dan Rolling Forecast?

Format Order Sheet

Ya Tdk

Informasi ke OAM

Revisi BE dan Rolling Forecast

Tdk Sesuai allowance ?

Setuju? Ya

Max tgl 8

Tdk

Ya

Revisi Order Sheet

5. Jika order sheet sesuai dengan allowance, data revisi order sheet dikirimkan ke Planner Control Spv paling lambat tgl 10 setiap bulan.

Revisi Order Sheet

6. Jika tidak sesuai dengan allowance, dimintakan persetujuan ke BM. Jika BM setuju, data revisi order sheet dikirimkan kepada Planner Control SPv paling lambat tgl 10 setiap bulan.

Informasi ke BAM

7. Jika BM tidak setuju, OAM berkoordinasi kembali dengan BAM.

Page 5

Max tgl 10

1.3. FLOW PEMESANAN BARANG DAGANGAN KE PABRIK Narasi

Head of BU

1. Target penjualan tahunan yang sudah dirincikan oleh Head of BU untuk tahun berjalan, akan di kirimkan kepada BM.

Kirim email ke BM

Finance & Accounting Manager

Rincian Forecast Penjualan Tahunan

Set up PF by SKU Untuk 3 bulan mendatang

6. Head of BU akan tanda tangani pada Draft Purchase Forecast (DPF) jika disetujui dan diberikan kembali kepada BM untuk diproses.

(PF Draft) For Untuk 3 Bulan Next 3 Months DPF Untuk 3 Bulan Mendatang

Jika tidak disetujui, maka akan diberikan kembali kepada BM untuk di koreksi.

9. WIP yang sudah dibuatkan oleh Pabrik, akan dikirimkan kepada BM kemudian BM memberikan WIP kepada Planner Control Spv

Planner Control Supervisor


5. Draft Purchase Forecast (DPF) untuk 3 (tiga) bulan berikutnya yang sudah dibuat, diberikan kepada Head of BU untuk disetujui.

8. Pabrik membuat WIP.

Pabrik


4. BM menerima Target Penjualan untuk tahun berjalan, kemudian mengatur dan membuatkan Draft Purchase Forecast (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan berikutnya.

7. BM menerima DPF yang sudah disetujui oleh Head of BU, kemudian membuat PO dan mengirimkan kepada pabrik, F&A Mgr dan Planner Control Spv

BM

Kirim ke Head of BU

No Approved ?

Yes Kirim email ke BM

DPF

Menerbitkan Purchase Order (PO)

PO

Kirim ke Pabrik, F&A Mgr, Planner Control Spv

PO

PO PO

WIP

Kirim email Ke Planner Control Spv

Keterangan : DPF : PF : PO : WIP :

Draft Purchase Forecast Purchase Forecast Purchase Order Weekly Issued Plan

Page 6

WIP

1.4. FLOW PROSES RETUR PEMBELIAN BARANG DAGANGAN DARI GUDANG PUSAT BU/CABANG BU KE PABRIK Narasi

Kepala Gudang

BAM, BM, BUM

Controller

Outbound Control Spv

Principal / Pabrik

BAM Buat Pengajuan Barang Retur

1. BAM membuat pengajuan retur barang ke Principal/ Pabrik dan menandatangani form pengajuan. 2. Kemudian Form pengajuan diberikan kepada BM dan BUM untuk dimintakan persetujuan.

Form Pengajuan (Ttd BAM)

3. Setelah Disetujui oleh BAM, BM, BUM kemudian diberikan kepada controller untuk diverifikasi. Setelah diverifikasi controller tanda tangan di form pengajuan.

Diberikan ke BM dan BUM untuk dimintakan persetujuan

4. Setelah Ditandangani oleh controller, form pengajuan diberikan kepada Outbound Control Spv. Outbound Control Spv koordinasi dengan Principal/ Pabrik mengenai rencana retur dan membuat Purchase Order Retur (PO Retur).

Verifikasi SKU yang akan diretur

Tanda tangan pada Form Pengajuan

5. PO ke-1 diberikan ke Principal, Po Ke 2 ke Kepala Gudang, PO ke-3 u/arsip logistic.

Form Pengajuan (Ttd BAM, BM, BUM)

6. Kepala Gudang siapkan barang sesuai PO dan buatkan PO Receipt retur serta serahkan barang ke Transporter dengan dimintakan tandatangannya di PO Receipt retur.

Verifikasi by Controller

Tanda tangan pada Form Pengajuan

Form Pengajuan (Ttd BAM, BM, BUM, Controller)

7. Dok PO Receipt retur dan PO kemudian diberikan ke AV dengan selanjutnya diberikan kepada Accounting AP.

Form Pengajuan (Ttd BAM, BM, BUM, Controller)

Koordinasi dengan Principal/Pabrik A Buat PO Retur

PO Retur

PO Retur

PO Retur

Form Pengajuan (approved)

Form Pengajuan (approved)

Siapkan barang yang akan di retur sesuai PO

PO Receipt retur

Barang Barang retur retur File

Buatkan PO Receipt Retur

Hitung fisik barang vs PO

PO Receipt retur PO Retur Form Pengajuan (approved)

Minta ttd Delivery/ Transporter pada PO Receipt retur

PO Retur

PO Receipt retur (signed)

Buat CN Kirim ke Acct HO Kirim barang ke Principal/Pabrik

CN

Kirim ke Acct HO

A

Proses Update Hutang (A/P)

File

Page 7

Nama Proses Working Area

2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas) Area Unit Proses

Keterangan Pemilik Proses Dokumen

Pengajuan

Survey

Persetujuan

Business Associate (BA)

BSv


Credit Approval Card (CAC) & Spesimen

Credit Approval Card (CAC) & Spesimen BSv Waktu survey calon outlet baru harus diselesaikan paling lambat 3 (tiga) hari kerja.

Credit Approval Card (CAC) & Spesimen BSv/ABM/BM/BUM Nilai kredit s/d Rp 10.000.000,disetujui oleh BSv

Otoritas Dokumen pendukung yang di perlukan adalah copy KTP Pemilik, copy KTP penerima kuasa, copy NPWP (jika ada), copy SPPKP (jika PKP), copy SIUP

Calon outlet harus BSv membuat dokumentasi menandatangani pada CAC dan laporan hasil survey serta sesuai dengan tanda tangan pada menandatangani CAC. KTP

Pengecekan kelengkapan dokumen Input data & amplop piutang & otorisasi Controller System Support Officer & Admin AR Credit Approval Card (CAC) & Credit Approval Card (CAC) & Spesimen Spesimen Controller Selama pengajuan outlet baru Master data customer untuk masih belum memenuhi NOO disentralisasikan kelengkapan dan otorisasi sesuai penginputannya oleh pusat di ketentuan, maka tidak bisa Bosnet bertransaksi secara kredit.

Nilai kredit Rp 10.000.000,- s/d Hasil pengecekan oleh controller, Rp 20.000.000,- disetujui oleh BAM harus dibubuhkan tanda tangannya pada dokumen Credit Approval Card (CAC)

Bagi penerima kuasa dari pemilik, Selama proses survey berjalan, Nilai Kredit Rp 20.000.000,- s/d juga harus menandatangani pada calon outlet baru tersebut Rp 50.000.000,- disetujui oleh BM CAC sesuai dengan KTP dapat bertransaksi dengan pembayaran harus tunai. Ketentuan Nilai Kredit > Rp 50.000.000,disetujui oleh BUM

Pembukaan outlet baru yang merupakan teman/keluarga dari karyawan, harus dimintakan persetujuan dari Head of BU dengan kredit limit berapapun Untuk outlet baru diijinkan langsung melakukan transaksi kredit dengan syarat Credit Approval Card (CAC) sudah lengkap dan disetujui

Page 8

Admin A/R melakukan konfirmasi via telpon untuk kebenaran data CAC sebelum menyimpan CAC ke amplop piutang

2.1.2. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN KREDIT UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN KANVAS Narasi

1. BA mengisi form Credit Approval Card (CAC) dan melengkapi semua syarat dokumen yang diperlukan untuk pembukaan pelanggan baru (kredit). 2. BSv melakukan survey Setelah selesainya survey oleh BSv dan sudah sesuai dengan ketentuan dan kondisi outlet di lapangan, BSv membubuhkan tanda tangannya di CAC 3. CAC yang sudah dibuatkan dan lampirannya diberikan kepada BSv/BAM/BM/BUM sesuai dengan level approval limit kredit sbb :


Isi CAC dan lengkapi syarat dokumennya CAC (outlet signed) Copy NPWP Copy KTP (jika ada) pemilik/ penerima kuasa

Berikan ke BSv utk survey

Business Supervisor (BSv)

BSv/BAM/BM/BUM

CAC (Outlet Signed) Copy NPWP

CAC (outlet signed) Copy NPWP Copy KTP (jika ada) pemilik/ penerima kuasa

Yes

Cek kelengkapan syarat

System Support Officer

Cek kelengkapan syarat & otorisasi

Catat & simpan di amplop piutang

Tanda tangan pada CAC

Nilai kredit s/d Rp 10 juta = BSv Nilai kredit > Rp 10 juta s/d Rp 20 juta = BAM Nilai kredit > Rp 20 juta s/d Rp 50 juta = BM Nilai kredit > Rp 50 juta = BUM 4. Controller menerima CAC dan lampirannya dari BSv, kemudian verifikasi untuk kelengkapan syarat dokumen dan otorisasi sesuai dengan ketentuan kemudian menandatangani CAC.

Tanda tangan pada CAC Approved? CAC (Outlet, BSv Signed)

CAC (Outlet, BSv/ BAM/BM/BUM, Controller signed)

No Batal / Revisi kredit limit

Approval sesuai nilai limit kredit

7. Selanjutnya, Controller Scan dan kirim email CAC serta spesimen kepada System Support Officer, dan memberikan CAC asli, spesimen asli, copy KTP dan copy NPWP (jika ada) kepada admin A/R 8. System Support Officer input Master Customer di DFS (Bosnet) berdasarkan hasil scan CAC dan spesimen 9. Admin A/R menerima CAC asli dan spesimen asli, copy KTP dan copy NPWP (jika ada) kemudian cek kode master customer di DFS (Bosnet). Jika master customer sudah dibuat, admin A/R mencatat dan simpan dokumen di amplop piutang

Page 9

Scan dan email CAC, Copy KTP, copy NPWP

Admin AR

CAC + spesimen (Outlet, BM/ BUM/Head of BU,BSv signed)Copy Copy KTP NPWP pemilik/ (jika ada) penerima kuasa

CAC (Outlet, BSv/BAM/ BM/BUM signed) Copy NPWP Copy KTP (jika ada) pemilik/ penerima kuasa

Copy KTP (jika ada) pemilik/ penerima kuasa

Survey kondisi outlet di lapangan

Controller

Input ke Master Customer di DFS


Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Penjualan Taking Order dan Kanvas) Area

Pengajuan

Persetujuan



Cash Transaction Card (CTC)

Cash Transaction Card (CTC) Business Supervisor (BSv) CTC ditandatangani oleh BSv

Dokumen pendukung yang di perlukan adalah copy KTP Pemilik (optional), copy KTP penerima kuasa (optional), copy NPWP (jika ada)

Unit Proses Pengecekan kelengkapan dokumen & otorisasi Controller Cash Transaction Card (CTC) Controller Hasil pengecekan oleh controller, harus dibubuhkan tanda tangannya pada dokumen CTC

Calon outlet baik pemilik / penerima kuasa harus menandatangani spesimen

Input data & amplop piutang System Support Officer & Admin AV Cash Transaction Card (CTC) Master data customer untuk NOO disentralisasikan penginputannya oleh pusat di Bosnet

CTC didokumentasikan oleh AV

Ketentuan Khusus untuk tipe dagang kanvas, apabila CTC tidak diisi dengan lengkap dan faktur manual sudah dibuka, dibuatkan CTC atas nama kode BA sehingga tidak menambah RO

Page 10

2.1.4. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN CASH UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN KANVAS Narasi

1. BA mengisi form Cash Transaction Card (CTC) dan Melampirkan copy KTP (jika ada) 2. CTC yang sudah dibuatkan dan lampirannya diberikan kepada BSv untuk persetujuan. 3. Setelah disetujui oleh BSv , kemudian CTC diberikan kepada Controller. 4. Controller menerima CTC dan lampirannya kemudian verifikasi untuk kelengkapan pengisian CTC lalu menandatangani CTC. 5. Selanjutnya, Controller Scan dan email CTC beserta copy KTP (jika ada) kepada System Support Officer dan memberikan CTC beserta copy KTP (jika ada) kepada AV. 8. System Support Officer input Master Customer CTC di DFS (Bosnet).


Business Supervisor (BSv)

Controller

CTC (BSv signed)

Isi CTC dan lengkapi syarat dokumennya

Dokumen pendukung CTC (outlet signed) Dokumen pendukung

Berikan ke BSv utk persetujuan

Cek kelengkapan pengisian CTC

CTC (outlet signed) Dokumen pendukung

Tandatangan CTC

Tanda tangan pada CTC

Serahkan ke AV

9. AV memastikan kode customer sudah dibuat di sistem DFS (Bosnet) kemudian File CTC.

Scan dan email CTC, Copy KTP (jika ada)

Page 11

AV


CTC (BSv, Ctrl signed) Dokumen pendukung

Memastikan kode sudah dibuat di Bosnet

Catat & simpan CTC

Copy CTC, Copy KTP (jika ada)

System Support Officer Input ke Master Customer di DFS (Bosnet)

2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 1) Narasi

BAM dan BM

Promotion Admin

Legal

BUM

F& A Mgr, FD

Dealer

1. 1. BAM BAM mengusulkan mengusulkan Calon Calon Dealer Dealer baru baru ke ke BM BM dengan dengan melampirkan : melampirkan :

1.1. Company Profile 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan 1.4. MoU

1.1. 1.1. Company Company Profile Profile (Optional) (Optional) 1.2. 1.2. Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif :: Kelengkapan Kelengkapan administratif administratif sesuai sesuai dengan dengan tabel tabel Standard Data Standard Data // Perijinan Perijinan merujuk merujuk ke ke bentuk bentuk badan badan hukum hukum Dealer Dealer

1.5. Form Persetujuan Bank Garansi

Dealer Tandatangan MoU

BM Setuju?

1.3. 1.3. Form Form Persetujuan Persetujuan Pengangkatan Pengangkatan dan dan Perpanjangan Perpanjangan Kerjasama Kerjasama Dealer Dealer 1.4. 1.4. MoU MoU 1.5. 1.5. Form Form Persetujuan Persetujuan Bank Bank Garansi Garansi

1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer)

1.4. MoU (Ttd ABM, RBM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)

2.2. BM BM memeriksa memeriksa dan dan evaluasi evaluasi :: 1.1. Company Company Profile Profile dan dan MoU MoU 2.2. Target Target Sales Sales Volume Volume && Kesanggupan Kesanggupan Bank Bank Garansi. Garansi. 3.3. Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif

1.1. Company Profile (Ttd BAM,1.2. BM) Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan 1.4. MoU (Ttd BM) (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM)

Jika Jika BM BM menyetujui menyetujui maka maka BM BM menandatangani menandatangani dokumen1.1 dokumen1.1 ,1.3, ,1.3, 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 tersebut tersebut di di atas atas 3.3. BAM BAM memintakan memintakan tanda tanda tangan tangan dokumen dokumen 1.4 1.4 (MoU) (MoU) ke ke dealer. dealer. Jika Jika dealer dealer tidak tidak setuju, setuju, BAM melakukan BAM melakukan revisi revisi dan dan koordinasi koordinasi dengan dengan BM BM kemudian kemudian MoU MoU baru baru dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan ke ke dealer. dealer.

Ya

Tdk

1.1. Company Profile (Ttd BAM,1.2. BM) Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan 1.4. MoU (Ttd BM) (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM)

1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM)

1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer)

Tdk F&A Mgr, FD Setuju? Ya

Dealer Tidak Disetujui

F&A Mgr ttd 1.3 dan 1.5, FD ttd 1.5 Tdk Dokumen 1.2 Valid? Ya

4.4. BAM BAM mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 ke ke Promotion Promotion Admin. Admin.

1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM)

5.5. Promotion Promotion Admin Admin mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.5 1.5 ke ke F&A F&A Mgr Mgr dan dan mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1, 1.1, 1.2 1.2 dan dan 1.4 1.4 ke ke Legal Legal

1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer)

6.6. F&A F&A Mgr Mgr melakukan melakukan analisa analisa dan dan validasi validasi kemudian kemudian jika jika semuanya semuanya sesuai sesuai menandatangani menandatangani dokumen 1.3 dan dokumen 1.3 dan 1.5. 1.5.

1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD)

7.7. F&A F&A Mgr Mgr memintakan memintakan persetujuan persetujuan dokumen dokumen 1.5 1.5 kepada kepada FD. FD. Setelah FD menyetujui Setelah FD menyetujui dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.5 1.5 diteruskan diteruskan kepada kepada Legal Legal

1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer)

1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD)

1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif

1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD)

8.8. Legal Legal memeriksa memeriksa dokumen dokumen validitas validitas dokumen dokumen 1.2 1.2 dan dan jika jika tidak tidak sesuai sesuai meminta meminta BAM BAM melengkapi melengkapi dokumen dokumen sesuai sesuai persyaratan. persyaratan.

1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD)

Tdk

Jika Jika dokumen dokumen 1.2 1.2 sudah sudah sesuai sesuai dan dan dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.5 1.5 sudah sudah diterima diterima dari dari F&A F&A Mgr Mgr dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 diberikan diberikan kepada kepada Sales Sales Promotion Promotion Admin Admin meminta meminta persetujuan persetujuan BUM. BUM.

Setuju? Ya Tanda tangan dokumen 1.3

2

1

9.9. Jika Jika BUM BUM menyetujui, menyetujui, BUM BUM menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3. 1.3. Kemudian Kemudian dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 diberikan diberikan kepada kepada Head Head of of BU. BU.

Page 12

2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 2) Narasi

BAM dan BM

Legal

Promotion Admin

F& A Mgr, FD

2

BUM

Head of BU dan Pemegang Kuasa Atas Nama Direksi

Dealer

1

10.Jika 10.Jika Head Head ofof BU BU menyetujui, menyetujui, Head Head ofof BU BU menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3, 1.3, 1.4 1.4 dan dan 1.5. 1.5. 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM)

11.Jika 11.Jika Head Head ofof BU BU sudah sudah menyetujui menyetujui dan dan dokumen dokumen 1.2 1.2 sudah sudah valid, valid, Legal Legal membuat membuat Surat Surat Penunjukan Penunjukan Dealer. Dealer.

1.2. Kelengkapan Administratif



12. 12. Kemudian Kemudian Surat Surat Penunjukan Penunjukan Dealer Dealer diberikan diberikan kepada kepada Promotion Admin Promotion Admin untuk untuk dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan ke ke pemegang pemegang kuasa kuasa atas atas nama nama direksi direksi dan dan dikirimkan dikirimkan ke ke area area untuk untuk dimintakan dimintakan tandatangan tandatangan Dealer. Dealer.

1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM)

13. 13. Dealer Dealer mengurus mengurus bank bank garansi garansi dan dan memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada kepada area. area. 14. 14. Area Area mengirimkan mengirimkan bank bank garansi garansi kepada kepada Promotion Promotion Admin kemudian Promotion Admin kemudian Promotion Admin Admin memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada kepada F&A F&A Mgr. Mgr. 15. 15. F&A F&A Manager Manager memberikan memberikan copy copy bank bank garansi garansi kepada kepada Legal, Legal, kemudian kemudian Legal Legal memeriksa memeriksa apakah apakah dealer dealer mempunyai mempunyai ijin ijin SIUP SIUP dan dan NPPBKC, NPPBKC, jika jika ada ada SIUP SIUP dan dan NPPBKC, NPPBKC, Legal Legal akan akan membuat membuat Perjanjian Perjanjian Penunjukan Penunjukan Dealer. Dealer.


1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM)

Tdk Setuju? Ya 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM)


1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM, Head BU) 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU)

Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4, 1.5


1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr,BUM, Head BU) 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU)

Surat Penunjukan Dealer

Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi)


Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer)

Mengurus Bank Garansi

Bank Garansi

Bank Garansi Bank Garansi

Copy Bank Garansi

Ada SIUP dan NPPBKC? Tdk

Ya Perjanjian Penunjukan Dealer

Cukup Cukup s/d s/d Surat Surat Penunjukan Penunjukan Dealer Dealer

Page 13

2.2.2 Standar Form Untuk Penunjukan Dealer

No 1 2 3

4

Nama Form Form MoU Form Persetujuan Company Profile CP-a CP-b CP-c CP-d CP-e Surat Penunjukan Dealer

Halaman 95 86 88 89 90 91 92 93 96

KETENTUAN PENGANGKATAN DEALER BARU -

Pengajuan pengangkatan Dealer baru dilakukan dengan mengisikan form standard yang tersedia. Pengajuan tersebut wajib di lampirkan dengan dokumen legal yang dibutuhkan ( dokumen terlampir ). Dealer baru harus memberikan jaminan kepada perusahaan dalam bentuk Bank Garansi atau sertifikat tanah dan bangunan yang sudah dibebankan hak tanggungan (APHT) Nilai jaminan yang diberikan harus sesuai dengan kredit limit yang telah disetujui. Jika kredit limit yang disetujui lebih besar dari pada nilai jaminan yang telah diberikan, maka harus dimintakan persetujuan dari BUM dan Finance & Accounting Manager Biaya Provisi Bank yang terjadi akan menjadi tanggungjawab penuh pada Dealer. (kecuali ada permohonan tertentu yang disampaikan secara tertulis dan dengan alasan yang jelas) Jika ada pengajuan sebagian atau sepenuhnya biaya provisi bank menjadi beban perusahaan, maka harus dimintakan persetujuan dari BUM dan Finance & Accounting Manager Masa kontrak perjanjian kerjasama baru dengan Dealer adalah 1 (satu) tahun.

Page 14

2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 1) Narasi

Dua Dua bulan bulan sebelum sebelum kontrak kontrak berakhir,Legal berakhir,Legal Dept Dept memberikan memberikan informasi kepada Promotion informasi kepada Promotion Admin Admin mengenai mengenai kerja kerja sama sama dengan dengan dealer dealer yang yang akan akan berakhir berakhir kontraknya. kontraknya.

Legal

Promotion Admin

Informasi Kontrak Yang Akan Berakhir ( 2 Bulan Sebelum Berakhir )

BAM, BM

F&A Mgr, FD

BUM

1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional) 1.3. Kelangkapan 1.4. Form Administratif Persetujuan

Informasi ke Area

Promotion Promotion Admin Admin menginformasikan menginformasikan ke ke area area untuk untuk melakukan melakukan penilaian penilaian dan dan menginformasikan menginformasikan jika jika ada ada kelengkapan kelengkapan administratif administratif yang yang akan akan habis habis masa masa berlakunya. berlakunya.


Langkah Langkah selanjutnya selanjutnya :: 1. 1. BAM BAM mengusulkan mengusulkan perpanjangan perpanjangan kerjasama kerjasama Dealer Dealer ke ke BM BM dengan dengan melampirkan : melampirkan :

BM Setuju? Tdk Tdk Ya Ya

1.1. 1.1. Performance Performance Scoring Scoring 1.2. 1.2. Company Company Profile Profile (Optional) (Optional) 1.3. 1.3. Perubahan Perubahan Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif (jika (jika ada): ada): Jika Jika ada ada perubahan perubahan dokumen dokumen kelengkapan kelengkapan administratif administratif // jika jika ada ada dokumen dokumen yang yang habis habis masa masa berlakunya. berlakunya. 1.4. 1.4. Form Form Persetujuan Persetujuan Pengangkatan Pengangkatan dan dan Perpanjangan Perpanjangan Kerjasama Kerjasama Dealer Dealer 1.5. 1.5. Form Form Persetujuan Persetujuan Bank Bank Garansi Garansi 2. 2. BM BM memeriksa memeriksa dan dan evaluasi evaluasi :: 1. 1. Performance Performance Scoring Scoring 2. 2. Target Target Sales Sales Volume Volume & & Kesanggupan Kesanggupan Bank Bank Garansi. Garansi. 3. 3. Perubahan Perubahan Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif (jika (jika ada) ada)

Tandatangan 1.1, 1.2, 1.4, 1.5

1.2. Company Profile (Optional) Ttd BAM, BM 1.3. Kelengkapan Administratif

Tdk Tdk Dokumen Valid?

1.1. Performance Scoring 1.2. Company (Ttd BAM, BM) Profile (Optional) 1.3. Ttd BAM, BM Kelangkapan 1.4. Form Administratif Persetujuan (Ttd BAM, BM) 1.5. Form


Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM)


1.1. Performance Scoring (Ttd BAM, BM) 1.4. Form Persetujuan (Ttd BAM, BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM)

Ya Ya

Jika Jika BM BM menyetujui menyetujui maka maka BM BM menandatangani menandatangani dokumen1.1 dokumen1.1 ,1.2, ,1.2, 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 tersebut tersebut di di atas atas Perpanjangan Dealer Tidak Disetujui

3. 3. BAM BAM mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 kepada kepada Promotion Promotion Admin. Admin. 4. 4. Promotion Promotion Admin Admin mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.2, 1.2, 1.3 1.3 ke ke Legal Legal dan dan dokumen dokumen 1.1, 1.1, 1.4, 1.4, 1.5 1.5 F&A F&A Mgr. Mgr. 4. 4. F&A F&A Mgr Mgr melakukan melakukan analisa analisa dan dan kemudian kemudian jika jika semuanya semuanya sesuai sesuai akan akan menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 5. 5. F&A F&A Mgr Mgr memintakan memintakan persetujuan persetujuan FD FD dokumen dokumen 1.5. 1.5. Kemudian Kemudian jika jika FD FD menyetujui menyetujui dokumen 1.1, 1.4, 1.5 dokumen 1.1, 1.4, 1.5 diteruskan diteruskan kepada kepada Legal Legal 6. 6. Legal Legal memeriksa memeriksa validitas validitas dokumen dokumen 1.3 1.3 (jika (jika ada) ada) dan dan jika tidak sesuai akan jika tidak sesuai akan meminta meminta BAM BAM untuk untuk melengkapi melengkapi dokumen dokumen sesuai sesuai persyaratan. persyaratan. Jika Jika perubahan perubahan dokumen dokumen 1.3 1.3 sudah sudah sesuai sesuai dan dan dokumen dokumen 1.1, 1.1, 1.4, 1.4, 1.5,dah 1.5,dah diterima diterima dari dari F&A F&A Mgr, Mgr, Legal Legal menyerahkan menyerahkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 kepada kepada Promotion Admin Promotion Admin untuk untuk dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan ke ke BUM. BUM. Jika Jika BUM BUM menyetujui, menyetujui, BUM BUM menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.4 1.4 dan dan kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Head Head of of BU BU untuk untuk dimintakan persetujuan. dimintakan persetujuan.

Tdk Tdk F&A Mgr, FD Setuju? Ya Ya F&A Mgr ttd 1.4 dan 1.5, FD ttd 1.5

1.1. Performance Scoring 1.2. Company (Ttd BAM, BM) Profile (Optional) Ttd BAM, BM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd BAM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD )

1.1. Performance Scoring 1.4. Form (Ttd BAM, BM) Persetujuan (Ttd BAM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD )

1.1. Performance Scoring 1.2. Company (Ttd BAM, BM) Profile (Optional) Ttd BAM, BM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd BAM, BM, F&A Mgr)


1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD )


Setuju? Tdk Tdk 2

Ya Ya

Tanda tangan dokumen 1.4

1

Page 15

2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 2) Narasi

BAM dan BM

Legal

Promotion Admin

F&A Mgr, FD

2

BUM


Dealer

1

7.Jika 7.Jika Head Head ofof BU BU menyetujui, menyetujui, Head Head ofof BU BU menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3, 1.3, 1.4 1.4 dan dan 1.5. 1.5. 1.1. Company Profile (Ttd BAM, RBM)

8.Jika 8.Jika Head Head ofof BU BU sudah sudah menyetujui menyetujui dan dan dokumen dokumen 1.2 1.2 sudah sudah valid, valid, Legal Legal membuat membuat Surat Surat Penunjukan Penunjukan Dealer. Dealer.




9.9. Kemudian Kemudian Surat Surat Penunjukan Penunjukan Dealer Dealer diberikan diberikan kepada kepada Promotion Promotion Admin Admin untuk untuk dimintakan tanda dimintakan tanda tangan tangan ke ke pemegang kuasa atas pemegang kuasa atas nama nama direksi direksi dan dan dikirimkan dikirimkan ke ke area area untuk untuk dimintakan dimintakan tandatangan tandatangan Dealer. Dealer.


10. 10. Dealer Dealer mengurus mengurus bank bank garansi garansi dan dan memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada kepada area. area. 11. 11. Area Area mengirimkan mengirimkan bank bank garansi garansi kepada kepada Promotion Promotion Admin Admin kemudian kemudian Promotion Promotion Admin Admin memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada kepada F&A F&A Mgr. Mgr. 12. 12. F&A F&A Manager Manager memberikan memberikan copy copy bank bank garansi garansi kepada kepada Legal, kemudian Legal, kemudian Legal Legal memeriksa apakah memeriksa apakah dealer dealer mempunyai mempunyai ijin ijin SIUP SIUP dan dan NPPBKC, NPPBKC, jika jika ada ada SIUP SIUP dan dan NPPBKC, NPPBKC, Legal Legal akan akan membuat membuat Perjanjian Perjanjian Penunjukan Penunjukan Dealer. Dealer.








1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM, Head BU) 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU)


Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi)


Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer)


Bank Garansi


Copy Bank Garansi


Ya Perjanjian Penunjukan Dealer

Cukup Cukup s/d s/d Surat Surat Penunjukan Penunjukan Dealer Dealer

Page 16

2.2.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Dealer

No 1 2 3

Nama Form Form Performance Scoring Form Persetujuan Surat Penunjukan Dealer

Halaman 94 86 96

KETENTUAN PERPANJANGAN KONTRAK DEALER -

Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer dilakukan dengan mengisikan form Performance Scoring yang tersedia. Performance Scoring di nilai oleh BAM dan BM dengan diperoleh kesepakatan bersama Dealer. Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama Dealer harus melampirkan dokumen legal (terbaru) yang dibutuhkan ( dokumen terlampir ). Perbaharuan nilai Bank Garansi sesuai dengan target penjualan dan perkembangan usaha Dealer. Maksimal masa perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer adalah 1 (satu) tahun dan minimal adalah 6 (enam) bulan. Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer harus dilakukan paling lambat 1 (satu) bulan sebelum tanggal kadaluarsa kontrak perjanjian.

Page 17

2.2.5. Standar Form Business Review Dealer No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Nama Form Checklist Dealer Perform Evaluation Sales Productivity Report Lampiran Perjanjian Kerja Sama Dealer Lampiran Target Dealer Lampiran Harga KPI Dealer Report Payment Dealer Report Achievement Dealer Sales Productivity Report Data RTM Dealer

Halaman 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107

DESCRIPTION DEALER PERFORMANCE EVALUATION

KATEGORI

POINT YANG DIDAPAT

FACTOR Max : 10

Bonafiditas

Ji ka Ni l ai BG di penuhi di bawah 75% sesuai surat yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 1 hari

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 7 hari (Overdue di atas 7 hari)

Contoh : - Untuk yang Cash, pembayaran dilakuakan tidak pada saat barang atau Invoice diterima, namun dilakukan 1 hari setelah barang atau Invoice diterima

Contoh:

- Untuk yang BG, Pembayaran sebelum atau tepat waktu Jatuh Tempo pembayaran, biasanya TOP 14 hari

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat dari 1 hari dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi Overdue

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat 1 minggu dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi overdue >7 hari

Sales Achievment

Jika Achievment capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target KPI

Jika Achievment capai dibawah 100% s/d 95% (<100%-95%) dari target KPI

Jika Achievment capai dibawah 95% (<95%) dari target KPI

Sistem Purchase

Jika sistem purchase/order Dealer ke EDM sesuai dengan Phasing Target dalam 1 bulan dibagi rata perminggunya (kecuali dalam kondisi tidak ada barang)

Bank Garansi

Jika pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan perjanjian atau TOP yang berlaku Contoh : - Untuk yang Cash, pembayaran dilakukan pada saat barang dan Invoice diterima oleh Dealer

Jika Achievment EO capai dibawah 100% s/d 80% (<100%-80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian Jika Dealer memiliki NOO <= 4 - 2 Outlet Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 80% dari 1 x 24 jam

Luas Gudang

Luas

Cukup Luas

Kapasitas Gudang

Sangat Cukup

Cukup

Distribusi

NOO

Service Level

Supporting

Armada

Number of Sales

Jumlah dan Kondisi Armada masih sangat baik untuk digunakan sebagai penunjang penjualan Jika di dealer terdapat Team atau Sales Exclusif

- Untuk yang Cash, pembayaran dilakaukan setelah 1 minggu barang atau Invoice diterima

Sesuai dengan Surat Perjanjian Penunjukan Dealer, dihitung dengan BG/Limit Kredit

Disesuaikan dengan data Finance

Sesuai data Penjualan di Bos.Net

Jika sistem purchase/order barang tidak sesuai dengan Sesuaikan dengan realisasi phasing target yang sudah Faktur atau PO di data ditentukan

Jika jumlah RTM nya sama dengan atau di atas outlet yang tercantum lampiran perjanjian dealer Jika Achievment EO capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian Jika Dealer memiliki NOO >= 5 Outlet Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 90% dari 1 x 24 jam

Outlet Cover

Warehouse

Min : 3

Ji ka Ni l ai BG dapat di penuhi minimal 75% dari Ni l ai yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri

Payment

Commitment

KETERANGAN

Mid : 7

Ji ka BG bai k ni l ai & waktunya dapat dipenuhi sesuai dead l i ne dari surat yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri

Jumlah dan Kondisi Armada cukup baik

Jika jumlah RTM nya di bawah outlet yang tertera di lampiran perjanjian

Sesuai sales Productivity Report

Jika Achievment EO capai dibawah 80% (<80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian


Jika Dealer tidak ada NOO


Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai Adjustment dari RDM service level dibawah 80% dari 1 x 24 jam Adjustment dari RDM Kurang Luas Cantumkan luas (m²) dan luas yang seharusnya Adjustment dari RDM Kurang Kemampuan penyimpanan jumlah stock Jumlah dan Kondisi Armada kurang layak untuk Adjustment dari RDM digunakan Jika di dealer hanya ada Sales Reguler saja

Adjustment dari RDM

KETENTUAN HARGA (PRICE LIST) DAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) DEALER -

Penetapan harga Jual (price list Dealer) ditetapkan Potongan 3,5% dari harga Retail Budget KPI adalah sebesar 1% dari omset pembelian sebelum PPN dan Embalasi Pengajuan dan penentuan KPI = 1% disampaikan oleh BM dan harus mendapat persetujuan dari BUM Target penjualan sebagai dasar perhitungan KPI harus mendapat persetujuan dari BUM Pemberian KPI di hitung setiap bulan dan pembayarannya harus mendapat persetujuan dari Finance & Accounting Manager KPI di hitung setiap bulan di buat oleh Controller dan di ketahui oleh BM lalu diperiksa dan disetujui oleh Finance & Accounting Manager

-

KPI di bayarkan melalui pemberian potongan penjualan di invoice pada saat pengambilan berikutnya.

Page 18

2.2.6. Standard Data / Perijinan Untuk Penunjukan/Perpanjangan Dealer No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

List Data / Perijinan Fotocopy Akta Pendirian Fotocopy Pengesahan Pengadilan Negeri Fotocopy SK Menkeh Pendirian Fotocopy Akta Perubahan Fotocopy SK Menkeh Perubahan Fotocopy KTP Direksi /pemilik Fotocopy Surat Keterangan Domisili Fotocopy NPWP Fotocopy TDP Fotocopy SIUP MB Gol B/C atau Gol B&C Fotocopy SKPA Fotocopy Ijin Gangguan Fotocopy NPPBKC

Badan Hukum TOKO

P P P P P P P P

UD

P P P P P P P P

FA

CV

PT

P P

P P

P

P P P P P P P P P P

P P P P P P P P P P

NOTE : Jika yang mengadakan Perjanjian bukan Pihak yang mempunyai kewenangan untuk melakukan perbuatan hukum, maka harus ada SURAT KUASA dari pihak yang mempunyai kewenangan melakukan perbuatan hukum tersebut, SURAT KUASA harus asli. 1

Surat Keterangan Domisili

: dikeluarkan oleh Kelurahan dan Kecamatan Setempat

2

NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

: dikeluarkan oleh Kantor Pelayanan Pajak Setempat

3

TDP (Tanda Daftar Perusahaan)

: dikeluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan setempat

4

SIUP (Surat Ijin Usaha Perindustrian)


5

SKPA

: dikeluarkan oleh Departemen Perdagangan

6

SIUP MB (Surat Ijin Usaha Perindustrian-Minuman Beralkohol)

: dikeluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan setempat --> wajib dimiliki untuk golongan B dan C

7

8

===> Untuk Subdist / Outlet Yang Menjual Minuman Beralkohol Golongan A, B dan C wajib memiliki SKPLA / SKPA dan SIUP MB HO : dikeluarkan oleh pemda setempat (Ijin Gangguan) NPPBKC (Nomor Pokok Pengusaha Bea Kena Cukai)

: dikeluarkan oleh Bea dan Cukai setempat

Page 19

P P P P P P P P P P P

2.3.1. FLOW PENUNJUKAN SUBDIST BARU (HALAMAN 1) Narasi

BAM dan BM

Promotion Admin

Legal

BUM

F& A Mgr, FD

1. 1. BAM BAM mengusulkan mengusulkan Calon Calon Subdist Subdist baru baru ke ke BM BM dengan dengan melampirkan melampirkan ::

1.1. Company Profile 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan

1.1. 1.1. Company Company Profile Profile (Optional) (Optional) 1.2. 1.2. Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif :: Kelengkapan Kelengkapan administratif administratif sesuai sesuai dengan dengan tabel tabel Standard Standard Data Data // Perijinan Perijinan merujuk merujuk ke ke bentuk bentuk badan badan hukum hukum Subdist Subdist


Tdk

Ya BM Setuju?

1.3. 1.3. Form Form Persetujuan Persetujuan Pengangkatan Pengangkatan dan dan Perpanjangan Perpanjangan Kerjasama Kerjasama Subdist Subdist 1.4. 1.4. Form Form Persetujuan Persetujuan Bank Bank Garansi Garansi


1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)

2. 2. BM BM memeriksa memeriksa dan dan evaluasi evaluasi :: 1. 1. Company Company Profile. Profile. 2. 2. Target Target Sales Sales Volume Volume && Kesanggupan Kesanggupan Bank Bank Garansi. Garansi. 3. 3. Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif

1.1. Company Profile (Ttd BAM,1.2. BM) Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)

Jika Jika BM BM menyetujui menyetujui maka maka BM BM menandatangani menandatangani dokumen1.1 ,1.3, dan dokumen1.1 ,1.3, dan 1.4 1.4 tersebut tersebut di di atas atas


1.1. Company Profile (Ttd BAM,1.2. BM) Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)




Tdk F&A Mgr, FD Setuju?

3. 3. BAM BAM mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.4 1.4 ke ke Promotion Promotion Admin. Admin. 4. 4. Promotion Promotion Admin Admin mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.3 1.3 dan 1.4 ke F&A dan 1.4 ke F&A Mgr Mgr dan dan mengirimkan dokumen 1.1 mengirimkan dokumen 1.1 dan dan 1.2 1.2 ke ke Legal Legal

Ya Dealer Tidak Disetujui

F&A Mgr ttd 1.3 dan 1.4, FD ttd 1.4 Tdk Dokumen 1.2 Valid?

6. 6. F&A F&A Mgr Mgr melakukan melakukan analisa analisa dan dan validasi validasi kemudian kemudian jika jika semuanya semuanya sesuai sesuai menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.4. 1.4.

Ya


7. 7. F&A F&A Mgr Mgr memintakan memintakan persetujuan persetujuan dokumen dokumen 1.4 1.4 kepada kepada FD. FD. Setelah Setelah FD FD menyetujui menyetujui dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.4 1.4 diteruskan diteruskan kepada kepada Legal Legal

1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD)

8. 8. Legal Legal memeriksa memeriksa dokumen dokumen validitas validitas dokumen dokumen 1.2 1.2 dan dan jika jika tidak tidak sesuai sesuai meminta meminta BAM BAM melengkapi melengkapi dokumen dokumen sesuai sesuai persyaratan. persyaratan.

1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)

1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD)


1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD)

1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr)Form 1.4. Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD)

Jika Jika dokumen dokumen 1.2 1.2 sudah sudah sesuai sesuai dan dan dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.4 1.4 sudah sudah diterima diterima dari dari F&A F&A Mgr Mgr dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.4 1.4 diberikan diberikan kepada kepada Promotion Promotion Admin. Admin. Promotion Promotion Admin Admin meminta meminta persetujuan persetujuan BUM. BUM.

Tdk Setuju?

9. 9. Jika Jika BUM BUM menyetujui, menyetujui, BUM BUM menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3. 1.3. Kemudian Kemudian dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 diberikan diberikan kepada kepada Head Head of of BU. BU.

Ya Tanda tangan dokumen 1.3

2 1

Page 20

2.3.1. FLOW PENUNJUKAN SUBDIST BARU (HALAMAN 2) Narasi

BAM dan BM

Legal

Promotion Admin

F&A Mgr, FD

2

BUM


Subdist

1

10.Jika 10.Jika Head Head ofof BU BU menyetujui, menyetujui, Head Head ofof BU BU menandatangani menandatangani dokumen 1.3 dan dokumen 1.3 dan 1.4. 1.4. 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM)

11.Jika 11.Jika Head Head ofof BU BU sudah sudah menyetujui menyetujui dan dan dokumen dokumen 1.2 sudah valid, Legal 1.2 sudah valid, Legal membuat membuat Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist. Subdist.


12. 12. Kemudian Kemudian Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist Subdist diberikan diberikan kepada kepada Promotion Promotion Admin Admin untuk untuk dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan ke ke pemegang pemegang kuasa kuasa atas atas nama nama direksi direksi dan dan dikirimkan dikirimkan ke ke area area untuk untuk dimintakan dimintakan tandatangan tandatangan Subdist. Subdist.

1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD)

1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD)

13. 13. Subdist Subdist mengurus mengurus bank bank garansi garansi dan dan memberikan memberikan bank garansi kepada bank garansi kepada area. area. 14. 14. Area Area mengirimkan mengirimkan bank bank garansi garansi kepada kepada Promotion Promotion Admin Admin kemudian kemudian Promotion Promotion Admin Admin memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada kepada F&A F&A Mgr. Mgr. 15. 15. F&A F&A Manager Manager memberikan memberikan copy copy bank bank garansi garansi kepada kepada Legal, Legal, kemudian kemudian Legal Legal memeriksa memeriksa apakah apakah dealer dealer mempunyai mempunyai ijin ijin SIUP SIUP dan dan NPPBKC, jika ada SIUP NPPBKC, jika ada SIUP dan dan NPPBKC, Legal akan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian membuat Perjanjian Penunjukan Penunjukan Subdist. Subdist.


Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4




1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM, 1.4.BU) Form Head Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU)


1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM, Head 1.4.BU) Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU)

1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM, Head1.4.BU)Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU)

Surat Penunjukan Subdist

Surat Penunjukan Subdist (Ttd Pemegang Kuasa Direksi)


Surat Penunjukan Subdist (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer)


Bank Garansi


Copy Bank Garansi


Ya Perjanjian Penunjukan Subdist

Cukup Cukup s/d s/d Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist Subdist

Page 21

2.3.2. Standar Form Untuk Penunjukan Subdist Baru

No 1 2 3

Nama Form Form Persetujuan Form Persetujuan Bank Garansi Sub Distributor Company Profile Cover CP-a CP-b CP-c CP-d CP-e

Page 22

Halaman 127 87 128 89 90 91 92 93

2.3.3. FLOW PERPANJANGAN KONTRAK SUBDIST (HALAMAN 1) Narasi

Dua Dua bulan bulan sebelum sebelum kontrak kontrak berakhir,Legal berakhir,Legal Dept Dept memberikan memberikan informasi informasi kepada kepada Promotion Promotion Admin Admin mengenai mengenai kerja kerja sama sama dengan dengan Subdist Subdist yang yang akan akan berakhir berakhir kontraknya. kontraknya.

Legal

Promotion Admin

Informasi Kontrak Yang Akan Berakhir ( 2 Bulan Sebelum Berakhir )

BAM, BM

F&A Mgr, FD

BUM

1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional) 1.3. Kelangkapan 1.4. Form Administratif Persetujuan

Informasi ke Area

Promotion Promotion Admin Admin menginformasikan menginformasikan ke ke area area untuk untuk melakukan melakukan penilaian penilaian dan dan menginformasikan menginformasikan jika jika ada ada kelengkapan kelengkapan administratif administratif yang yang akan akan habis habis masa masa berlakunya. berlakunya.


Langkah Langkah selanjutnya selanjutnya :: 1. 1. BAM BAM mengusulkan mengusulkan perpanjangan perpanjangan kerjasama kerjasama Subdist Subdist ke ke BM BM dengan dengan melampirkan melampirkan ::

BM Setuju? Tdk Tdk Ya Ya

1.1. 1.1. Performance Performance Scoring Scoring 1.2. 1.2. Company Company Profile Profile (Optional) (Optional) 1.3. 1.3. Perubahan Perubahan Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif (jika (jika ada): ada): Jika Jika ada ada perubahan perubahan dokumen dokumen kelengkapan kelengkapan administratif administratif // jika jika ada ada dokumen dokumen yang yang habis habis masa masa berlakunya. berlakunya. 1.4. 1.4. Form Form Persetujuan Persetujuan Pengangkatan Pengangkatan dan dan Perpanjangan Perpanjangan Kerjasama Kerjasama Subdist Subdist 1.5. 1.5. Form Form Persetujuan Persetujuan Bank Bank Garansi Garansi 2. 2. BM BM memeriksa memeriksa dan dan evaluasi evaluasi :: 1. 1. Performance Performance Scoring Scoring 2. 2. Target Target Sales Sales Volume Volume & & Kesanggupan Kesanggupan Bank Bank Garansi. Garansi. 3. 3. Perubahan Perubahan Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif (jika (jika ada) ada)

Tandatangan 1.1, 1.2, 1.4, 1.5

1.2. Company Profile (Optional) Ttd BAM, BM 1.3. Kelengkapan Administratif

Tdk Tdk Dokumen Valid?



1.1. Performance Scoring (Ttd ABM, 1.4. Form RBM) Persetujuan (Ttd1.5. ABM, Form RBM) Persetujuan



Bank Garansi (Ttd ABM, RBM)

Ya Ya

Jika Jika BM BM menyetujui menyetujui maka maka BM BM menandatangani menandatangani dokumen1.1 dokumen1.1 ,1.2, ,1.2, 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 tersebut tersebut di di atas atas Perpanjangan Dealer Tidak Disetujui

3. 3. BAM BAM mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 kepada kepada Promotion Promotion Admin. Admin. 4. 4. Promotion Promotion Admin Admin mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.2, 1.2, 1.3 1.3 ke ke Legal Legal dan dan dokumen dokumen 1.1, 1.1, 1.4, 1.4, 1.5 1.5 F&A F&A Mgr. Mgr. 4. 4. F&A F&A Mgr Mgr melakukan melakukan analisa analisa dan dan kemudian kemudian jika jika semuanya semuanya sesuai sesuai akan akan menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 5. 5. F&A F&A Mgr Mgr memintakan memintakan persetujuan persetujuan FD FD dokumen dokumen 1.5. 1.5. Kemudian Kemudian jika jika FD FD menyetujui menyetujui dokumen 1.1, 1.4, 1.5 dokumen 1.1, 1.4, 1.5 diteruskan diteruskan kepada kepada Legal Legal 6. 6. Legal Legal memeriksa memeriksa validitas validitas dokumen dokumen 1.3 1.3 (jika (jika ada) ada) dan dan jika jika tidak tidak sesuai sesuai akan akan meminta meminta BAM BAM untuk untuk melengkapi melengkapi dokumen dokumen sesuai sesuai persyaratan. persyaratan. Jika Jika perubahan perubahan dokumen dokumen 1.3 1.3 sudah sudah sesuai sesuai dan dan dokumen dokumen 1.1, 1.1, 1.4, 1.4, 1.5,dah 1.5,dah diterima diterima dari dari F&A F&A Mgr, Mgr, Legal Legal menyerahkan menyerahkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 kepada kepada Promotion Promotion Admin Admin untuk untuk dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan ke ke BUM. BUM. 7. 7. Jika Jika BUM BUM menyetujui, menyetujui, BUM BUM akan akan menandatangani menandatangani dokumen 1.4 dokumen 1.4 dan dan kemudian kemudian dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 diteruskan diteruskan kepada kepada Head Head of of BU. BU.

Tdk Tdk F&A Mgr, FD Setuju? Ya Ya F&A Mgr ttd 1.4 dan 1.5, FD ttd 1.5

1.1. Performance Scoring 1.2. Company (Ttd BAM, BM) Profile (Optional) Ttd BAM, BM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd BAM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD )

1.1. Performance Scoring 1.4. Form (Ttd BAM, BM) Persetujuan (Ttd BAM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD )





Setuju? Tdk Tdk 2

Ya Ya

Tanda tangan dokumen 1.4

1

Page 23

2.3.3. FLOW PERPANJANGAN KONTRAK SUBDIST (HALAMAN 2) Narasi

BAM dan BM

Legal

Promotion Admin

F&A Mgr, FD

2

BUM


Subdist

1

8.Jika 8.Jika Head Head ofof BU BU menyetujui, menyetujui, Head Head ofof BU BU menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3, 1.3, 1.4 1.4 dan dan 1.5. 1.5. 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM)

9.Jika 9.Jika Head Head ofof BU BU sudah sudah menyetujui menyetujui dan dan dokumen dokumen 1.2 1.2 sudah sudah valid, valid, Legal Legal membuat membuat Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist. Subdist.



11. 11. Subdist Subdist mengurus mengurus bank bank garansi garansi dan dan memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada kepada area. area.

13. 13. F&A F&A Manager Manager memberikan memberikan copy copy bank bank garansi garansi kepada kepada Legal, Legal, kemudian kemudian Legal Legal memeriksa memeriksa apakah apakah Subdist Subdist mempunyai mempunyai ijin ijin SIUP SIUP dan dan NPPBKC, jika ada SIUP NPPBKC, jika ada SIUP dan dan NPPBKC, Legal akan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian membuat Perjanjian Penunjukan Penunjukan Subdist. Subdist.



10. 10. Kemudian Kemudian Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist Subdist diberikan diberikan kepada kepada Promotion Admin Promotion Admin untuk untuk dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan ke ke pemegang pemegang kuasa kuasa atas atas nama nama direksi direksi dan dan dikirimkan dikirimkan ke ke area area untuk untuk dimintakan dimintakan tandatangan tandatangan Subdist. Subdist.

12. 12. Area Area mengirimkan mengirimkan bank bank garansi garansi kepada kepada Promotion Promotion Admin Admin kemudian kemudian Promotion Promotion Admin Admin memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada F&A kepada F&A Mgr. Mgr.







1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BAM, F&A Mgr, BUM, Head BU) 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU)

1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM, Head BU) 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU)


Surat Penunjukan Subdistr (Ttd Pemegang Kuasa Direksi)


Surat Penunjukan Subdist (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Subdist)


Bank Garansi


Copy Bank Garansi


Ya Perjanjian Penunjukan Subdist

Cukup Cukup s/d s/d Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist Subdist

Page 24

2.3.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Subdist

No 1 2 3

4 5 6

Nama Form Form Persetujuan Form Persetujuan Bank Garansi Sub Distributor Company Profile CP-a CP-b CP-c CP-d CP-e Sub Distributor Performance Scoring Surat Perpanjangan Bank Garansi Surat Penunjukan Sub Distributor

Page 25

Halaman 127 87 128 89 90 91 92 93 129

2.3.5. Standard Data / Perijinan Untuk Penunjukan/Perpanjangan Subdist No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

List Data / Perijinan Fotocopy Akta Pendirian Fotocopy Pengesahan Pengadilan Negeri Fotocopy SK Menkeh Pendirian Fotocopy Akta Perubahan Fotocopy SK Menkeh Perubahan Fotocopy KTP Direksi /pemilik Fotocopy Surat Keterangan Domisili Fotocopy NPWP Fotocopy TDP Fotocopy SIUP MB Gol B/C atau Gol B&C Fotocopy Ijin Gangguan Fotocopy NPPBKC

Badan Hukum TOKO

P P P P P P P

UD

FA

CV

PT

P P

P P

P

P P P P P P P P P

P P P P P P P P P

P P P P P P P P

P P P P P P P P P P

NOTE : Jika yang mengadakan Perjanjian bukan Pihak yang mempunyai kewenangan untuk melakukan perbuatan hukum, maka harus ada SURAT KUASA dari pihak yang mempunyai kewenangan melakukan perbuatan hukum tersebut, SURAT KUASA harus asli. 1

Surat Keterangan Domisili

: dikeluarkan oleh Kelurahan dan Kecamatan Setempat

2



3

TDP (Tanda Daftar Perusahaan)


4

SIUP MB (Surat Ijin Usaha Perindustrian-Minuman Beralkohol)

: dikeluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan setempat --> wajib dimiliki untuk golongan B dan C

5

6

===> Untuk Subdist / Outlet Yang Menjual Minuman Beralkohol Golongan A, B dan C wajib memiliki SKPLA / SKPA dan SIUP MB HO : dikeluarkan oleh pemda setempat (Ijin Gangguan) NPPBKC (Nomor Pokok Pengusaha Bea Kena Cukai)

: dikeluarkan oleh Bea dan Cukai setempat

Page 26

2.4.1. TABEL KETENTUAN TERM OF PAYMENT (TOP)

GROUP PRODUCT

Kelompok

GROUP OUTLET

SPIRIT - GILBEYS

Alkohol

DEALER 30 hari

WHS 30 hari

RETAIL 14 hari

HOREKA 45 hari

SPIRIT - MISTER

Alkohol

30 hari

30 hari

14 hari

45 hari

WINE - AMORE

Alkohol

30 hari

30 hari

14 hari

45 hari

WINE - BELLISIMO

Alkohol

30 hari

30 hari

14 hari

45 hari

Khusus untuk Dealer yang ada perjanjian TOP sesuai dengan yang tercantum dalam Perjanjian Kerjasama Untuk TOP Retail dan Horeka di luar ketentuan wajib mendapat persetujuan dari BM Untuk TOP WHS dan Dealer di luar ketentuan wajib mendapat persetujuan dari BUM

Page 27

2.4.2. TABEL APPROVAL KATEGORI GROUP PRICE LIST

KATEGORI PRODUCT SPIRIT BUM BM BAM

GROUP OUTLET TRADISIONAL DEALER BUM

WHS BM

= Business Unit Manager = Business Manager = Business Assistant Manager

Page 28

RETAIL BAM

HOREKA BAM


2.4.3. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Distributor ke Internal / Eksternal Subdist Head Office

Keterangan

Informasi Perubahan Harga

Unit Proses Set Up Harga di BU dan Upload Harga di Sistem Navision

Distribusi Price List ke Internal/ Eksternal Subdist Accounting Staff

Pemilik proses

Principal

F&A Mgr Distributor

Dokumen

Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk Baru dari Principal

Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk Baru Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk dari Accounting Manager, Memo Pemberitahuan Harga Baru dari Principal Jual / Price List

Otoritas

F&A Mgr Distributor dan Head of BU

F&A Mgr Distributor

F&A Mgr Distributor melakukan perhitungan dan Informasi perubahan harga / informasi harga set up harga menurut kategori Distribution Buying Memo pemberitahuan harga jual / price list produk baru diberikan oleh principal Price (DBP), Wholesaler Buying Price (WBP) dan ditandatangani oleh Head of BU dan F&A Mgr Distributor ditujukan kepada F&A Mgr Distributor Retail Buying Price (RBP)

F&A Mgr Distributor menginformasikan perubahan harga / informasi harga produk baru kategori DBP, WBP, RBP kepada accounting staff via email Ketentuan

Memo pemberitahuan harga jual / price list yang sudah ditandatangani oleh Head of BU / F&A Mgr Distributor didistribusikan melalui email kepada : 1. Untuk External Subdist : BM/Head of BU 2. Untuk Internal Subdist : Finance & Accounting Manager Internal Subdist 3. Untuk Budget Controller 4. Untuk Marketing Dept

Page 29

2.4.4. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI DISTRIBUTOR KE INTERNAL / EKSTERNAL SUBDIST, ADMIN BUDGET DAN MARKETING DEPARTMENT

Narasi

1. Principal mengirimkan perubahan harga / informasi harga produk baru kepada F&A Mgr Distributor 2. F&A Mgr Distributor melakukan perhitungan dan set up harga menurut kategori DBP, WBP dan RBP

Principal

F&A Mgr Distributor

Perubahan Harga/ Harga Produk Baru

Perhitungan Set Up Harga

Email Perubahan Harga/ Harga Produk Baru

Accounting Staff

BM/Head of BU

Budget Controller & Marketing Dept

Perubahan harga / harga produk baru

3. Kemudian F&A Mgr Dist menginformasikan perubahan harga / informasi harga produk baru kepada accounting staff

Pemberitahuan Harga Jual / Price List

4. Accounting Staff membuat memo Pemberitahuan Harga Jual dengan approval F&A Mgr Distributor dan Head of BU

Tanda Tangan Head of BU dan F&A Mgr Dist

5. Memo Pemberitahuan Harga Jual yang sudah dibuat dan ditandatangani Head of BU / F&A Mgr Dist didistribusikan via email kepada :

Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd Head of BU dsn F&A Mgr Dist)

# Internal Subdist : F&A Mgr Internal Subdist # Eksternal Subdist : BM/Head of BU # Budget Controller # Marketing Dept :

F&A Mgr Internal Subdist


Pemberitahuan Harga Jual / Price List Pemberitahuan Harga Jual / Price List

dan di cc-kan ke F&A Mgr Distributor


Page 30


2.4.5. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Internal Subdist ke Cabang Head Office Unit Proses

Keterangan Pemilik proses Dokumen Otoritas

Upload Harga di Sistem Bosnet dan Distribusi Price List ke Cabang F&A Mgr Distributor F&A Mgr Subdist System Support Officer Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk Email Perubahan Harga / Informasi Harga Email Perubahan Harga / Informasi Harga Baru dari Accounting Manager, Memo Produk Baru dari Principal Produk Baru dari Principal Pemberitahuan Harga Jual / Price List F&A Mgr Subdist dan Head of BU F&A Mgr Subdist dan Head of BU System Support Officer membuat kode produk Informasi perubahan harga / informasi harga F&A Mgr Subdist melakukan perhitungan dan baru di sistem Bosnet produk baru diberikan oleh F&A Mgr set up harga menurut kategori harga Distributor ditujukan kepada F&A Mgr wholesaler (W), retail (R) , horeka (H) dan Subdist modern market (M) Informasi Perubahan Harga

Set Up Harga di BU

F&A Mgr Subdist menginformasikan perubahan harga / informasi harga produk baru kategori W, H, R,M kepada system support officer via email Ketentuan

System Support Officer membuat memo pemberitahuan harga jual / price list kepada cabang dan ditandatangani oleh F&A Mgr Subdist dan Head of BU Memo pemberitahuan harga jual / price list yang sudah ditandatangani oleh F&A Mgr Subdist dan Head of BU didistribusikan melalui email kepada BSv, BM, Controller, di cc-kan ke BUM, NKAM dan F&A Mgr Subdist System Support Officer upload harga jual / price list ke dalam sistem Bosnet berdasarkan memo pemberitahuan harga jual / price list yang sudah ditandatangani oleh F&A Mgr Subdist dan Head of BU

Narasi

Page 31

2.4.6. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI INTERNAL SUBDIST KE CABANG Narasi

1.1. F&A F&A Mgr Mgr Distributor Distributor mengirimkan mengirimkan perubahan perubahan harga harga // informasi informasi harga harga produk produk baru baru kepada kepada F&A F&A Mgr Subdist Mgr Subdist 2.2. F&A F&A Mgr Mgr Internal Internal Subdist Subdist melakukan melakukan perhitungan perhitungan dan dan set set up up harga harga menurut menurut kategori kategori W, W, R, R, H, H, MM

F&A Mgr Distributor

F&A Mgr Subdist


Perhitungan Perhitungan Set Set Up Up Harga Harga W, W, R, R, H, H, MM

Email Perubahan Harga/ Harga Produk Baru

3.3. Kemudian Kemudian F&A F&A Mgr Mgr Subdist menginformasikan Subdist menginformasikan perubahan perubahan harga harga // informasi harga informasi harga produk produk baru baru kepada kepada System System Support Support Officer Officer


Cabang ( BSv, BM, Controller), BUM, NKAM

Perubahan harga / harga produk baru

Kode baru (jika ada) dan upload harga W, R, H, M

4.4. Jika Jika terdapat terdapat produk produk baru, baru, System System Support Support Officer membuat Officer membuat kode kode baru baru didi sistem sistem Bosnet Bosnet


5.5. System System Support Support Officer Officer melakukan melakukan upload upload harga harga W, W, R, R, HH dan dan MM didi sistem sistem Bosnet Bosnet

Tanda Tangan F&A Mgr, Head of BU

6.6. System System Support Support Officer Officer membuat memo membuat memo pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // price price list list dan dan dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan ke ke F&A F&A Mgr Mgr Subdist Subdist dan dan Head Head of of BU BU

Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU)

7.7. Memo Memo Pemberitahuan Pemberitahuan Harga Jual Harga Jual // Price Price List List yang sudah ditanda yang sudah ditanda tangani tangani F&A F&A Mgr Mgr Subdist Subdist dan dan Head Head of of BU BU didistribusikan didistribusikan via via email email ke ke cabang cabang ditujukan ditujukan ke ke BSv, BSv, BM, BM, controller, controller, dan dan di-cc di-cc kan kan ke ke BUM, BUM, NKAM dan F&A Mgr NKAM dan F&A Mgr Subdist Subdist


Page 32



Keterangan Pemilik proses Dokumen Otoritas

Ketentuan

2.4.7. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Cabang ke Outlet Area

Unit Proses Informasi Perubahan Harga System Support Officer

Distribusi Price List ke Outlet BA

Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk Baru dari System Support Officer

Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk Baru dari System Support Officer, Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List

BSv dan BM BA membuat Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List ke Outlet Informasi perubahan harga / informasi System Support Officer ditujukan berdasarkan harga sesuai distribution channel kepada BSv, BM dan Controller ( wholesaler, retail, horeka, modern market) dan ditandatangani oleh BSv dan BM Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List yang sudah ditandatangani oleh BSv dan BM didistribusikan ke outlet

Narasi

Page 33

2.4.8. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI CABANG KE OUTLET Narasi

1. 1. BSv BSv menerima menerima pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // price price list list 2. 2. BSv BSv mendistribusikan mendistribusikan memo memo pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // price price list list kepada kepada BA. BA. 3. 3. BA BA membuat membuat memo memo pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // price price list list per per outlet outlet dan dan dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan ke ke BSv BSv dan dan BM BM 4. 4. Memo Memo pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // price price list list per per outlet outlet yang yang sudah sudah ditanda ditanda tangani tangani BSv BSv dan dan BM BM didistribusikan didistribusikan oleh oleh BA BA ke ke outlet outlet yang yang dituju dituju

BM

BA

BSv


Print Print Pemberitahuan Pemberitahuan Harga Harga Jual Jual // Price Price List List

Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU) Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU)


File

File

Tanda Tangan BSv

Memo Memo Pemberitahuan Pemberitahuan Harga Harga Jual Jual // Price Price List List Per Per Outlet Outlet

Pemberitahuan Harga Jual / Price List Per Outlet

Pemberitahuan Harga Jual / Price List Per Outlet (Ttd BSv)

Tanda Tangan BM

Pemberitahuan Harga Jual / Price List Per Outlet (Ttd BSv, BM)

Pemberitahuan Harga Jual / Price List Per Outlet (Ttd BSv, BM)

Distribusi ke Outlet

Page 34

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses Dokumen

3.1. Ketentuan Approval Penjualan Kredit dan Overlimit Area

Proses Pengajuan Sales Order Business Associate & Admin Entry

Unit Proses Persetujuan Sales Order Business Associate & Admin Entry

Sales Order

Sales Order

Otoritas

Controller, BSv / BAM / BM / BUM / Head of BU Outlet yang sudah ter-register dan belum mempunyai limit kredit (tunai), apabila akan mengadakan transaksi kredit, wajib mengisi CAC dan spesimen

Sales Order harus ditandatangani oleh Controller untuk dapat diproses

Jika terjadi overlimit s/d Rp 5.000.000,- disetujui oleh Business Supervisor dan Controller Jika terjadi overlimit Rp 5.000.001,- s/d Rp. 10.000.000,- disetujui oleh BAM dan Controller Jika terjadi overlimit Rp 10.000.001,- s/d Rp. 20.000.000,- , harus disetujui oleh BM dan Regional Controller Jika terjadi overlimit Rp 20.000.001,- s/d Rp. 50.000.000,- , harus disetujui oleh BUM dan Corporate Controller Jika terjadi overlimit > Rp 50.000.000,- harus disetujui oleh Head of BU dan Corporate Controller

Ketentuan

Controller berhak untuk mengajukan keberatan ke Corporate Controller atas SO yang sudah disetujui. Limit kredit suatu outlet bisa berubah setelah review LTT disetujui sesuai dengan level approval nilai limit kredit pada ketentuan NOO

Narasi

Page 35

3.2. FLOW APPROVAL SALES ORDER KREDIT Narasi

1.1. Business BusinessAssociate AssociateInput Input Order OrderkekeMobile Mobile Distribution Distribution(MoDis) (MoDis).. Kemudian KemudianAdmin AdminEntry Entryupload uploaddata datadari dari Modis ModisBA BAkekedalam dalamsistem sistemBosnet Bosnet Untuk Untukorder orderyang yangtidak tidakberdasarkan berdasarkanModist Modist (by (byphone/fax), phone/fax),BA BAmembuat membuatSO SOmanual manual dan admin entry input SO manual di Bosnet dan admin entry input SO manual di Bosnet


Input data fr MoDis to DFS

Admin Entry (AE)

Admin A/R

BSv, BAM, BM, BUM, Head of BU

Controller, Regional Controller, Corporate Controller

Upload Modis, Membuat SO di BOSNET atas order yang diterima manual

2.2.Admin AdminEntry Entryprint printSO SOkemudian kemudianmemberikan memberikan kepada kepadaadmin adminA/R A/R 3.3.Admin AdminA/R A/Rmelakukan melakukananalisa analisaA/R A/Rdan dan history historytransaksi transaksidan danmemberikan memberikanSO SOkekeBA BA untuk untukditandatangani ditandatangani

Print SO

4.4. BA BAmemberikan memberikanSO SOkepada kepadaBSv BSvdan danapabila apabila terjadi terjadiover overlimit limitakan akandimintakan dimintakanapproval approval sesuai sesuaidengan denganketentuan ketentuansbb sbb::

SO SO

SO SO

SO SO Tdk

Overlimit Overlimits/d s/dRp. Rp.5.000.000,5.000.000,-cukup cukupdisetujui disetujui oleh olehBusiness BusinessSupervisor Supervisordan danController. Controller.

Analisa

Overlimit OverlimitRp. Rp.5.000.001,5.000.001,-s/d s/d Rp. Rp.10.000.000,10.000.000,-disetujui disetujuioleh olehBAM BAMdan dan Controller. Controller.

Overlimit? Ya Ttd SO SO (Ttd BA & BSv)

Revisi/Cancel

Overlimit OverlimitRp. Rp.10.000.001,10.000.001,-s/d s/d Rp. Rp.20.000.000,20.000.000,-disetujui disetujuioleh olehBM BMdan dan Regional RegionalController Controller Overlimit OverlimitRp. Rp.20.000.001,20.000.001,-s/d s/d Rp. Rp.50.000.000,50.000.000,-disetujui disetujuioleh olehBUM BUMdan dan Corporate CorporateController Controller Overlimit Overlimit>>Rp. Rp.50.000.000,50.000.000,- disetujui disetujuioleh oleh Head HeadofofBU BUdan danCorporate CorporateController Controller Untuk UntukSO SOyang yangtidak tidakoverlimit overlimitcukup cukup ditandatangani ditandatanganiBA BAdan danBSv. BSv.

Tdk

5.5. SO SOdiberikan diberikankepada kepadacontroller controller Controller Controllerberhak berhakmengajukan mengajukankeberatan keberatan kekeHO HOatas atasSO SOyang yangsudah sudahdisetujui disetujuijika jika menurutnya menurutnyaberesiko beresikountuk untukdiproses. diproses. Jika Jikacontroller controllersetuju, setuju,controller controllerakan akan menandatangani menandatanganiSO SO

Ya Setuju?

BA dan BSv/ BAM/BM/ BUM/Head of BU ttd

6.6. Setelah SetelahController Controllermenandatangani menandatanganiSO, SO, Admin AdminEntry Entryprint printProforma ProformaInvoice Invoice Rekomendasi untuk alternatif solusi atau stop transaksi

SO (Ttd BA dan BSv/ BAM/BM/BUM/ Head of BU

Tdk Setuju? Ya Tanda tangan di Sales Order

SO (approved)

Cetak Pro Invoice

Pro Invoice

2

2

Berlanjut ke 2.1.3.2. Flow Proses Delivery Order dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan

Page 36


3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) Di Luar Canvas Area

Sales Order Business Associate & Admin Entry

Unit Proses Persetujuan Business Associate & Admin Entry

Cash Transaction Card (CTC), Sales Order (manual standart)

Controller, BSv

Otoritas Setiap outlet tunai / cash untuk outlet regular (di luar outlet canvas) wajib dibuatkan CTC dilengkapi dengan fotocopy KTP (optional/tidak wajib) dan wajib dilengkapi otorisasi oleh BA, BSv, BAM dan outlet Pada saat outlet akan beralih transaksi dari penjualan tunai menjadi kredit, wajib dibuatkan CAC Sales Order harus di ketahui oleh Controller dan di tanda tangani untuk di proses pesanannya

Ketentuan

Sales Order

Penjualan cash / tunai digunakan untuk keperluan outlet-outlet khusus (bukan outlet reguler) dalam arti outlet tsb tidak rutin melakukan transaksi pembelian (periode pengulangan pembelian tiap 4 bulan sekali atau lebih) Limit kredit untuk penjualan tunai adalah Rp. 1,per brand TOP by brand dan TOP global brand per BU per customer adalah 0 hari. Setiap penjualan cash sales menggunakan customer atas nama BA yang bersangkutan dan pada saat input di system maupun pada saat cetak SO dan DO wajib diberikan keterangan untuk kepentingan transaksi apa.

Narasi

Page 37

3.4. FLOW APPROVAL SALES ORDER TUNAI Narasi

1.1. Business Business Associate Associate Input Input Order Order ke ke Mobile Mobile Distribution (MoDis). Distribution (MoDis). Kemudian Kemudian Admin Admin Entry Entry upload upload data data dari dari Modis Modis BA BA ke ke dalam dalam sistem sistem Bosnet Bosnet Untuk Untuk order order yang yang tidak tidak berdasarkan berdasarkan Modist Modist (by (by phone/fax), phone/fax), BA BA membuat membuat SO SO manual manual dan dan admin admin entry entry input input SO SO manual manual didi Bosnet Bosnet


Input Modis / Membuat SO manual

Admin Entry (AE)

BA, BSv, Controller

Upload Modis, Membuat SO di BOSNET atas order yang diterima manual

2.2. Kemudian Kemudian Admin Admin Entry Entry print print SO. SO. 3.3. SO SO diberikan diberikan kepada kepada BA, BA, BSv BSv dan dan controller controller untuk untuk ditandatangani ditandatangani

Print SO

4.4. Setelah Setelah controller controller menandatangani, menandatangani, admin admin entry entry print print Proforma Proforma Invoice Invoice SO SO

SO SO

Ttd SO

Cetak Pro Invoice

Pro Invoice

2

2

Berlanjut ke 2.1.3.2. Flow Proses Delivery Order dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan

Page 38

SO SO (Ttd (Ttd BA, BA, BSv, BSv, Controller) Controller)


3.5. Ketentuan Penjualan Canvas (Tunai dan Kredit) Area Unit Proses

Keterangan Pemilik Proses

BA

Pengeluaran Barang dari Gudang Cabang BU ke Gudang Canvas Krani/helper BA

Dokumen

Surat Permintaan Muat Kanvas

Kanvas Berangkat Mutasi Stock (MTSi)

Otoritas

BSv/BAM

Kepala Gudang

Ketentuan

Approval Permintaan Barang

Pengembalian Barang Sisa Dagangan Driver

Faktur Penjualan Manual

Kanvas Pulang Mutasi Stock (MTSi) Kepala Gudang

Order Pengeluaran Barang harus mendapat Kanvas Berangkat Mutasi Stock persetujuan dari BSv/BAM ditandatangani oleh : 1. Driver pada kolom diterima oleh 2. Krani/helper pada kolom diserahkan oleh 3. Kepala gudang pada kolom diperiksa oleh Setelah dokumen kanvas berangkat mutasi stock ditandatangani oleh driver, gembok dan kunci mobil hanya boleh dipegang oleh driver dan stock barang menjadi tanggung jawab driver

BA membuat faktur penjualan manual sesuai dengan jumlah barang yang dijual sesuai dengan pricelist harga retail lalu faktur ditandatangani oleh BA pada kolom hormat kami dan oleh outlet pada kolom penerima barang.

Surat Muat Barang Kanvas dicetak dan diberi kode per cabang dan diberikan nomor urut, dibuat 3 rangkap : 1. Lembar putih ke controller 2. Lembar merah ke gudang 3. Lembar kuning ke BA

Outlet (penerima barang) wajib membayar barang yang dibeli secara tunai, jika akan membayar kredit prosedurnya harus mengisi dokumen sesuai prosedur penjualan kredit dan mengisi form jaminan kanvas kredit dan list kanvas kredit yang dibuat oleh BSv dan disetujui oleh BAM/BM

Nomor Surat Muat Barang Kanvas diisikan pada kolom ID referensi di sistem Bosnet

Kanvas Berangkat Mutasi Stock dicetak 3 rangkap 1. Lembar putih ke controller 2. Lembar merah ke gudang 3. Lembar kuning ke BA

Narasi

Penjualan Barang ke Outlet/Customer

Untuk penjualan dengan memakai harga WHS harus diajukan dulu untuk diotorisasi oleh BAM dan BM.

Driver mengembalikan fisik sisa dagangan dengan aturan : 1. Untuk area dalam kota harus dilakukan pada hari yang sama 2. Untuk area luar kota yang tidak bisa dilakukan settlement harian dilakukan pada periode BA kembali sesuai dengan rute kanvas. Selisih saldo fisik dengan pencatatan menjadi tanggung jawab driver

Kontrol faktur kanvas manual oleh controller : 1. Pada saat serah terima buku faktur kepada BA harus mencatat nomornya 2. Pada saat settlement no faktur juga harus dicatat 3. Faktur penjualan manual yang batal atau rusak wajib diserahkan kepada controller 4. Pencetakan nomor faktur manual diberi kode gudang dan no urut 5. Stock buku faktur pajak dan posisinya dilaporkan dari controller area ke controller pusat

Kanvas Pulang Mutasi Stock ditandatangani oleh : 1. Krani/helper pada kolom diterima oleh 2. Driver pada kolom diserahkan oleh 3. Kepala gudang pada kolom diperiksa oleh Driver wajib mencatat jumlah barang yang keluar untuk penjualan pada form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas dan Kepala Gudang memberikan persetujuan untuk fisik jumlah barang yang dikembalikan Kepala gudang wajib memeriksa jumlah barang yang tersisa di dalam mobil dan pada akhir pekan harus memastikan sisa barang di mobil kanvas kosong.

Settlement Pembayaran

Settlement Dokumen

BA Faktur Penjualan Manual, Bukti Transfer, Tanda Terima Setoran (TTS) Kasir

Admin Entry dan Admin Gudang Delivery Order (DO) dan Bukti Keluar Barang (BKB)

BA menyerahkan uang hasil penjualan : 1. Untuk area dalam kota disetor tunai pada hari yang sama ke kasir 2. Untuk area luar kota wajib setor tunai ke rekening perusahaan selambatlambatnya H+1 dari tgl transaksi jual. 3. Untuk area luar kota laporan penjualan harian dan bukti setoran tunai wajib di fax atau difoto dan dikirim via mobile phone kepada controller

DO ditandatangani oleh : 1. BA pada kolom hormat kami 2. Kolom yang menerima tidak usah ditandatangani karena outlet sudah menandatangani pada faktur penjualan manual

Controller memeriksa kesesuaian antara Kanvas Berangkat Mutasi Stock, Kanvas Pulang Mutasi Stock, Faktur Penjualan dan Penerimaan Uang Hasil Penjualan

DO dibuat dengan tujuan nama outlet/customer dan jumlah barang serta value barang harus sama antara yang tertera di DO dan faktur penjualan manual

Controller dan Kepala Gudang

BKB ditandatangani oleh : 1. Driver pada kolom diterima oleh 2. Admin gudang pada kolom dibuat oleh 3. Krani/helper pada kolom diperiksa oleh 4. Ka Gudang pada kolom disetujui oleh

Setelah serah terima antara driver dan kepala gudang, jika terjadi selisih barang menjadi tanggung jawab kepala gudang.

BA mengajukan Order Pengeluaran Barang Berdasarkan Order Pengeluaran Barang yang berdasarkan forecast penjualan canvas telah disetujui BSv, kepala gudang cek ketersediaan stock dan menyiapkan barang sesuai dengan permintaan dan ketersediaan stock

Driver mengembalikan sisa barang canvas ke gudang cabang BU sesuai dengan aturan waktu yang telah ditetapkan

Admin Entry membuat SO dan DO dalam sistem Bosnet kemudian menjalankan STD dan PB tanpa perlu di-print lalu print DO

BSv/BAM memberikan persetujuan atas Order Pengeluaran Barang

Krani/helper menyiapkan barang sesuai ketersediaan stock

Krani/helper menghitung fisik barang yang dikembalikan dan menuliskan jumlah barang kembalian di dokumen Kanvas Berangkat Mutasi Stock

Berdasarkan DO, admin gudang akan membuat BKB dalam sistem Bosnet kemudian print BKB

Admin Gudang membuat Kanvas Berangkat Mutasi Stock dalam sistem Bosnet dari lokasi gudang cabang BU ke lokasi gudang canvas dengan jumlah sesuai dengan fisik barang

Admin Gudang membuat Kanvas Pulang Mutasi Stock dalam sistem Bosnet dari lokasi gudang canvas ke lokasi gudang cabang BU dengan jumlah sesuai dengan fisik barang

Krani/helper menyerahkan barang dan dokumen Kanvas Berangkat Mutasi Stock kepada driver dan driver cek kesesuaian antara dokumen dan fisik Setelah barang sesuai dengan dokumen,driver, krani/helper dan kepala gudang menandatangani Kanvas Berangkat Mutasi Stock Page 39

3.6. FLOW APPROVAL SURAT PERMINTAAN MUAT KANVAS S/D TRANSFER BARANG DARI GUDANG CABANG BU KE GUDANG KANVAS Narasi 1.1.Business BusinessAssociate AssociateMembuat Membuat Surat SuratPermintaan PermintaanMuat Muat(SPM) (SPM) Kanvas Kanvassebanyak sebanyak33(tiga) (tiga) rangkap rangkapkemudian kemudianmeminta meminta persetujuan persetujuandari dariBSv/BAM BSv/BAM 2.2.Jika JikaBSv/BAM BSv/BAMtidak tidaksetuju setujumaka maka BSv/BAM BSv/BAMakan akandiskusi diskusikekeBA BA untuk untukrevisi revisiSurat SuratPermintaan Permintaan Muat MuatKanvas Kanvas


Business Supervisor (BSv)/ Business Asst Mgr (BAM)

Kepala Gudang

Surat Permintaan Muat Kanvas

Admin Gudang

Setuju? Tdk

3.3. SPM SPMKanvas Kanvasdi-file di-fileoleh olehBA, BA, 11(satu) (satu)lembar lembardiberikan diberikan kepada kepadakepala kepalagudang gudanguntuk untukcek cek ketersediaan ketersediaanstock stockdan dan11(satu) (satu) lembar lembardiberikan diberikankekecontroller controller

Revisi

4.4.Kepala KepalaGudang Gudangcek cekketersediaan ketersediaan stock stock Jika Jikastock stocktidak tidaktersedia tersediaakan akan diinformasikan diinformasikankekeBA. BA.

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd BSv/BAM)

Ya

Tanda Tangan SPM Kanvas

Jika Jikastock stocktersedia tersediakepala kepalagudang gudang akan akanmeminta memintakrani krani//helper helper untuk untukmenyiapkan menyiapkanbarang. barang.

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd BSv/BAM) Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd BSv/BAM)

5.5.Krani/helper Krani/helpermenyiapkan menyiapkan barang barang

File

Ya Stock Tersedia?

6.6.Admin Admingudang gudangmenjalankan menjalankan transaksi transaksiKanvas KanvasBerangkat Berangkat Mutasi MutasiStok Stok(Mutasi (MutasiStok Stok Internal InternalDepo) Depo)berdasarkan berdasarkanfisik fisik barang barangdari darigudang gudangcabang cabangBU BU kekegudang gudangkanvas kanvasdan danprint print sebanyak sebanyak33(tiga) (tiga)lembar lembar

Kirim ke controller

Menyiapkan Barang

Mutasi Stok Internal Depo

Tdk Mutasi Stok Internal Depo Informasi ke BA

7.7.Krani/Helper Krani/Helperserah serahterima terima barang barangbeserta besertadokumen dokumenMutasi Mutasi Stock StockInternal InternalDepo Depokepada kepada Driver Driver 8.8.Driver Driverakan akancek cekkesesuaian kesesuaian antara antaradokumen dokumendan danfisik fisik barang. barang.


Tdk Cek Ulang Barang

Jika Jikatidak tidaksesuai sesuaidriver driverakan akan berkoordinasi berkoordinasidengan dengankrani/ krani/ helper helperdan danadmin admingudang. gudang.

Dokumen Sesuai Fisik? Ya

Mutasi Stok Internal Depo (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang)

Jika Jikasesuai sesuaimaka maka:: Driver Driverttd ttd pada padakolom kolomditerima diterima oleh oleh Krani/helper Krani/helperttd ttdpada padakolom kolom diserahkan diserahkanoleh oleh Kepala Kepalagudang gudangttd ttdpada padakolom kolom diperiksa diperiksaoleh oleh

9.9.Setelah Setelahbarang barangditerima diterimaoleh oleh driver, driver,gembok gembokdan dan kunci kuncimobil mobil kanvas kanvaswajib wajibdipegang dipegangoleh oleh driver driverdan danfisik fisikbarang barangmenjadi menjadi tanggung tanggungjawab jawabdriver. driver.

Driver

Membuat Surat Permintaan Muat Kanvas

Jika JikaBSv/BAM BSv/BAMmenyetujui menyetujuimaka maka BSv/BM BSv/BMmenandatangani menandatanganiSPM SPM Kanvas Kanvas

Dokumen Dokumenmutasi mutasistock stockinternal internal depo depodidistribusikan didistribusikankepada: kepada: Putih Putih ::controller controller Merah Merah::gudang gudang Kuning Kuning::BA BA

Krani / Helper



File

File

Kirim ke Controller

Page 40

3.7. FLOW PENJUALAN BARANG KANVAS S/D PENYELESAIAN PENGEMBALIAN SISA BARANG KE GUDANG CABANG BU Narasi

1. 1. BA BA menawarkan menawarkan barang barang kepada kepada potential potential outlet outlet // customer customer 2. 2. Outlet/customer Outlet/customer melakukan melakukan pemesanan pemesanan kepada kepada BA BA 3. 3. BA BA membuat membuat faktur faktur penjualan penjualan kanvas kanvas sesuai sesuai dengan dengan jumlah jumlah yang yang diminta diminta dengan dengan harga harga sesuai sesuai ketentuan ketentuan sebanyak sebanyak 33 (tiga) (tiga) rangkap rangkap 4. 4. Dokumen Dokumen penjualan penjualan kanvas kanvas diberikan diberikan kepada kepada driver driver sebagai sebagai dasar menyiapkan dasar menyiapkan barang barang


Menawarkan barang kepada potential outlet / customer

7. 7. Dokumen Dokumen faktur faktur penjualan penjualan kanvas kanvas didistribusikan didistribusikan untuk untuk :: Lembar Lembar putih putih == controller controller Lembar Lembar merah merah == outlet/customer outlet/customer Lembar Lembar kuning kuning == accounting accounting Lembar biru Lembar biru == driver driver 8. 8. Hasil Hasil penjualan penjualan harian harian direkapitulasi direkapitulasi ke ke dalam dalam laporan laporan penjualan penjualan harian harian 9. 9. Sisa Sisa barang barang hasil hasil penjualan penjualan dilakukan dilakukan settlement settlement ::

Driver

Krani / Helper

Kepala Gudang

Admin Gudang

Memberikan konfirmasi pembelian

Membuat faktur penjualan kanvas

Faktur Penjualan Kanvas


5. 5. Driver Driver menyiapkan menyiapkan barang barang dan dan memberikan memberikan kepada kepada outlet/ outlet/ customer customer disaksikan disaksikan oleh oleh BA BA kemudian kemudian mengisi mengisi form form monitoring monitoring pengeluaran pengeluaran barang barang kanvas kanvas 6. 6. Setelah Setelah menerima menerima barangnya barangnya dan dan sesuai sesuai jumlah jumlah antara antara faktur faktur dan fisik, dan fisik, outlet/customer outlet/customer melakukan melakukan pembayaran pembayaran kepada kepada BA, BA, kemudian kemudian BA BA dan dan outlet/ outlet/ customer customer menandatangani menandatangani faktur faktur penjualan penjualan kanvas kanvas

Outlet / Customer

Menyiapkan barang dan membuat monitoring pengeluaran barang kanvas Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas


Koordinasi ke driver utk ketersediaan barang atau ubah faktur penjualan

Tdk

Barang Sesuai Faktur? Ya Menandatangani faktur penjualan kanvas dan melakukan pembayaran

Cash Cash Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan BA)

Cash Cash

Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan BA)

Untuk Untuk Area Area Dalam Dalam Kota Kota Settlement Settlement fisik fisik dilakukan dilakukan harian harian Untuk Untuk Area Area Dalam Dalam Kota Kota Settlement Settlement fisik fisik dilakukan dilakukan sesuai sesuai dengan dengan periode periode rute rute BA BA kembali kembali 10. 10. Cara Cara settlement settlement fisik fisik :: Driver Driver memberikan memberikan sisa sisa fisik fisik barang kepada krani barang kepada krani // helper helper Krani Krani // helper helper menghitung menghitung fisik fisik barang barang disaksikan disaksikan driver driver dan dan memberitahukan memberitahukan penerimaan penerimaan barang barang kepada kepada kepala kepala gudang gudang dan dan admin admin gudang. gudang. 11. 11. Admin Admin gudang gudang menjalankan menjalankan transaksi transaksi Kanvas Kanvas Pulang Pulang Mutasi Mutasi Stok Stok (Mutasi (Mutasi Stok Stok Internal Internal Depo) Depo) berdasarkan berdasarkan fisik fisik barang dari gudang kanvas barang dari gudang kanvas ke ke gudang gudang cabang cabang BU BU dan dan print print sebanyak sebanyak 33 (tiga) (tiga) lembar lembar Kemudian Kemudian pihak-pihak pihak-pihak yang yang terkait terkait akan akan melakukan melakukan tanda tanda tangan tangan pada pada :: Driver Driver ttd ttd pada pada kolom kolom diserahkan diserahkan oleh oleh Krani/helper Krani/helper ttd ttd pada pada kolom kolom diterima diterima oleh oleh Kepala gudang ttd Kepala gudang ttd pada pada kolom kolom diperiksa diperiksa oleh oleh

File File Disimpan untuk settlement ke controller

Rekap Hasil Penjualan Harian ke Laporan Penjualan Harian (LPH) Kanvas

File

Sisa Sisa Barang Barang

Sisa Sisa Barang Barang Hitung barang disaksikan driver

12. 12. Mutasi Mutasi Stok Stok Internal Internal Depo Depo didistribusikan didistribusikan kepada kepada :: Putih Putih :: controller controller Merah Merah :: gudang gudang Kuning Kuning :: driver driver

Informasi ke kepala gudang dan admin gudang



Tanda tangan oleh driver, krani/helper dan kepala gudang Mutasi Stok Internal Depo (ttd driver, krani, ka gudang)

Mutasi Stok Internal Depo (ttd driver, krani, ka gudang)

File Kirim ke Controller

Page 41

File

3.8. FLOW SETTLEMENT PEMBAYARAN DAN SETTLEMENT DOKUMEN Narasi


1. BA melakukan settlement pembayaran ke kasir : Untuk Area Dalam Kota Settlement pembayaran dilakukan harian ke kasir dan kasir akan membuatkan Tanda Terima Setoran (TTS) Untuk Area Luar Kota Diwajibkan setor tunai ke rekening perusahaan dan mengirimkan dokumen LPH dan bukti transfer via fax/foto dengan mobile phone ke controller selambat-lambatnya H+1 dari tgl transaksi jual Kasir membuatkan TTS berdasarkan bukti setor tunai. 2. BA memberikan dokumendokumen di bawah ini kepada controller : 1. TTS 2. Surat Permintaan Muat Kanvas 3. Faktur Penjualan Kanvas 4. LPH 5. Mutasi stock internal depo (kanvas berangkat) 6. Mutasi stock internal (kanvas berangkat) 7. Mutasi stock internal (kanvas pulang) 8. Form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas

Kasir

Controller

Driver

Cash

TTS

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd BE/ABM) Mutasi Stok Internal Depo : Kanvas Berangkat (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang) Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan BA) & Bukti Trf Laporan Penjualan Harian (LPH) Mutasi Stok Internal Depo : Kanvas Pulang (ttd driver, krani/ Monitoring helper, kepala Pengeluarangudang) Barang Kanvas (ttd sopir dan kepala gudang)

TTS

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd BE/ABM) Mutasi Stok Internal Depo : Kanvas Berangkat (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang) Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan BA) & Bukti Trf Laporan Penjualan Harian (LPH) Mutasi Stok Internal Depo : Kanvas Pulang (ttd driver, krani/ Monitoring helper, kepala Pengeluarangudang) Barang Kanvas (ttd sopir dan kepala gudang)

Ya Transaksi sesuai?

5. Berdasarkan DO, admin gudang akan menjalankan BKB di sistem Bosnet kemudian print BKB.

Admin Gudang

Membuat TTS

3. Controller melakukan verifikasi dan validasi transaksi dan jika transaksi benar, controller memberikan informasi kepada admin entry. 4. Admin entry akan menjalankan SO, DO, STD dan PB di sistem Bosnet kemudian print DO.

Admin Entry

SO, DO, STD, PB

Tdk Koordinasi ke BA untuk cross check

6. BKB ditandatangani oleh : Driver pada kolom diterima oleh Admin gudang pada kolom dibuat oleh Krani/helper pada kolom diperiksa oleh Kepala Gudang pada kolom disetujui oleh

DO

BKB

BKB

Tanda tangan BKB

BKB (Ttd driver)

Page 42

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan Area Persetujuan

Business Associate

Business Associate

BPPR

BPPR BPPR BAM BPPR yang sudah diisi oleh BA Driver hanya boleh menarik dimintakan persetujuan BAM jumlah barang dan jenis barang retur sesuai dengan BPPR yang sudah disetujui.

Business Associate (BA) menghitung jumlah fisik barang yang akan di retur dan mengecek kondisi barangnya, kemudian mengisikan form BPPR untuk persetujuan. Ketentuan

Penarikan barang retur dari outlet Driver

Unit Proses Penyerahan barang retur ke gudang

Pengajuan

Driver

Pemotongan piutang / tagihan outlet Admin Verifikasi & Admin AR Admin AR & BA/Collector

BPPR & BTB Kepala Gudang Jika terjadi selisih barang dari driver ke kepala gudang, maka akan menjadi tanggung jawab Driver

BPPR, BTB & CN Controller Compare pelunasan harus dilakukan terhadap faktur dari BU yang sama

CN & BPPR

Setelah barang retur diterima Gudang menghitung jumlah fisik oleh Driver, BPPR harus di tanda barang retur disaksikan oleh driver tangani oleh Driver dan Outlet sesuai dengan BPPR yang sudah disetujui dan di tanda tangani oleh Driver & Outlet, lalu membuat BTB dengan lokasi gudang retur dan tipe stock retur (dengan status : draft )

AV melakukan verifikasi terhadap kelengkapan otorisasi dan kebenaran dokumen BPPR & BTB

CN & BPPR akan dikeluarkan lagi untuk penagihan piutang oleh BA / collector.

Driver memberikan satu tembusan BPPR yang sudah di tanda tangani kepada outlet untuk keperluan pemotongan tagihan

Admin AR melakukan compare pelunasan/update piutang di DFS (di sistem Bosnet) berdasarkan BPPR & BTB yang sudah diverifikasi

Gudang mengklasifikasikan barang sesuai dengan kondisi barang, lalu mengisi BPPR sesuai dengan jumlah dan kondisi barang

Setelah DO Retur dibuat oleh AV, admin gudang mengubah status BTB dari draft menjadi apply lalu membuat Mutasi Stock di sistem Bosnet, print mutasi lalu dimintakan approval sesuai dengan ketentuan perubahan status persediaan (ketentuan 7.3)

Narasi

Page 43

Credit Note (CN)

CN & BPPR akan disimpan oleh admin AR pada amplop piutang outlet ybs.

4.1.2. FLOW PENGAJUAN DAN PENARIKAN RETUR PENJUALAN Narasi 1. Pada saat BA taking order, BA juga melakukan pendataan barang yang akan diretur oleh outlet dan mencatatnya dalam BPPR kemudian BPPR ditandatangani oleh outlet dan BA 2. Kemudian BPPR yang sudah ditandatangani BA dan outlet dimintakan persetujuan ke BAM. 3. BPPR yang sudah ditandatangani oleh BAM diberikan kepada Admin Entry, kemudian Admin Entry akan melampirkan BPPR bersama dengan DO untuk diberikan kepada driver sesuai dengan rute delivery 4. Driver melakukan penarikan barang di outlet sesuai jumlah yang tercantum BPPR (tidak boleh melebihi jumlah yang disetujui ). Kemudian driver dan outlet menandatangani BPPR 5.Barang retur kemudian diberikan kepada Kepala Gudang beserta BPPR 6. Kepala Gudang menghitung fisik barang dan menandatangani BPPR, kemudian jika sudah sesuai admin gudang membuat BTB dengan lokasi gudang retur dan tipe stock retur dengan status draft di sistem Bosnet


BPPR

BAM

Ko Delivery

Driver, Outlet

Gudang

Approved? Tdk

Ya

Retur Batal

Ttd BPPR

BPPR (Ttd BAM)

BPPR (Ttd BAM)

Susun rute penarikan barang Barang Barangretur retur Buat tanda terima di log book & berikan kpd Driver

BPPR (Ttd BAM)

Ttd Outlet & Driver Barang Barangretur retur BPPR (Ttd BAM, outlet, driver)

BPPR (Ttd BAM, outlet ,driver)

Cek Fisik Barang

File Outlet

BTB sesuai total qty Fisik (status : draft) BTB (Ttd Ka Gudang) 1

Page 44

4.1.3. FLOW PEMERIKSAAN DAN PENCATATAN KONDISI FISIK BARANG , PEMBUATAN DO RETUR & COMPARE PELUNASAN Narasi

Admin Entry

Gudang

Admin Verifikasi

Admin A/R

Controller

1 1. Gudang memeriksa kesesuaian kondisi fisik barang aktual dengan yang tertulis di BPPR. Jika ada ketidaksesuaian, coret BPPR dan tulis qty sesuai dengan kondisi aktual. 2. Dokumen BTB, BPPR (yang sudah dilakukan verifikasi per kondisi barang) diberikan ke admin entry untuk dibuat DO retur di sistem Bosnet. 3. Gudang mengubah status BTB dari status draft menjadi apply (tanggal BTB harus sama dengan tanggal DO retur) 4. Gudang melakukan mutasi stock internal (MTSI) ke gudang good stock/stock mendekati expired, print lalu meminta tandatangan controller 5. DO retur, Mutasi Stock Internal, BTB dan BPPR diberikan kepada AV untuk dilakukan verifikasi. 6. Setelah AV melakukan verifikasi, admin A/R melakukan update piutang di DFS (compare pelunasan) 7. Controller melakukan settlement

Barang retur BPPR (Ttd Mgr Area, BTB outlet, driver) (Ttd Ka Gudang)

BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) BTB (Ttd Ka Gudang) DO Retur

DO Retur

Periksa fisik kondisi barang

BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver)

BTB (status = apply)

Mutasi Stock

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller)

Mutasi Stock

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) DO Retur BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) File BTB (Ttd Ka Gudang)

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver)

BTB (Ttd Ka Gudang)

DO Retur

Verifikasi

Page 44A

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) BTB (Ttd Ka Gudang) DO Retur

Update Piutang di DFS (Compare Pelunasan)

Settlement

5.1. FLOW TIMBULNYA PIUTANG DAGANG DAN UPDATE PENCATATAN PIUTANG DAGANG Narasi

1. Admin verifikasi menerima dokumen BKB dan STD, kemudian melakukan verifikasi dan update DO di system DFS sesuai BKB vs BTB.

Admin Verifikasi

Admin AR

Controller

BKB STD

Proforma Invoice

DO

2. Setelah selesai verifikasi, semua DO diberikan kepada Admin AR 3. Admin AR melakukan verifikasi spesimen ttd outlet di Pro Invoice vs CAC kemudian update Pro Invoice di DFS (Bosnet)

Verifikasi BKB vs Proforma Invoice

4. Setelah selesai update di DFS, admin AR kemudian mencatat dan menyimpan Pro Invoice asli di amplop piutang berdasarkan masing-masing outlet.

Update DO on DFS sesuai BKB vs BTB

5. Dokumen BKB,BTB dan DO (copy) langsung diarsip dengan rapi.

A

Verifikasi spesimen ttd outlet di Pro Invoice vs CAC

Update Proforma Invoice on DFS

Simpan Pro Invoice (asli) ke amplop piutang

File

Page 45

A

Post / laksanakan DO on DFS (Settlement)


: 5.2 Ketentuan Penagihan : Area Unit Proses

Keterangan Persiapan Surat Tugas Penagihan

Penyerahan Faktur Tagihan

Penagihan

Penyetoran Hasil Penagihan

Penyelesaian Aktivitas Penagihan

Pemilik Proses

Admin AR

Admin AR dan BA / Collector

Collector / BA

Collector / BA

Collector / BA

Dokumen

Surat Tugas Kolektor (STK)





Otoritas

BSv / BAM BA wajib mencocokkan fisik faktur tagihan dengan dokumen STK, dan membubuhkan tanda tangannya

Pembayaran cicilan dari outlet, harus dituliskan nominal cicilannya dan tanggal pada belakang faktur kemudian dimintakan tanda tangan dari outlet

Hasil penagihan harus langsung disetorkan kepada kasir pada hari penagihan itu juga

Fisik faktur asli yang tidak tertagih, harus dikembalikan kepada admin AR pada hari penagihan itu juga

Selisih kurang antara hasil penagihan secara pencatatan dan fisik harus langsung diselesaikan pada hari yang sama

BSv/BAM wajib melakukan review hasil penagihan STK yang dilakukan oleh BA

Apabila selisih tersebut tidak bisa diselesaikan pada hari yang sama, maka selisih kurang tersebut harus dibuatkan Berita Acara Selisih Setoran (BASS) dan disetujui oleh Controller dan BAM paling lambat H+1

Jika ada penagihan pada malam hari oleh BA maka harus dimintakan persetujuan dari BAM dan hasil penagihannya wajib disetorkan paling lambat besok paginya

Admin AR mengeluarkan tagihan harus sesuai dengan journey plan BA

BSv/BAM wajib melakukan review dan paraf di STK yang akan ditagih oleh BA (sebelum pergi menagih)

Ketentuan

Apabila BA tidak bisa melakukan penagihan dalam kondisi tertentu (misal : resign belum dapat pengganti, cuti/sakit), maka penagihan bisa dilakukan oleh BSv/BAM dan wajib mendapat approval dari atasan langsung di STK nya

Nama penagih yang tercantum di dalam form STK harus sama dengan nama penagih yang menerima faktur (tidak boleh atas nama)

Pembayaran outlet yang menggunakan bilyet giro / cek kontan, harus langsung menuliskan nama perusahaan

Piutang yang masih belum lunas, fisik faktur asli tetap harus dikembalikan kepada admin AR

Penagihan regular hanya bisa dilakukan oleh BA dan collector

Jika terjadi mutasi/rotasi BA, harus ada proses serah terima antar BA yang lama dan yang baru dan dibuatkan dokumen yang disetujui oleh BAM, di mana penagihan tetap ditangani oleh BA baru.

Page 46

Apabila H+1 selisih tidak bisa diselesaikan, maka Controller dan BAM wajib melaporkan hal ini kepada atasan langsung untuk proses penyelesaian

Pengajuan pembebanan karyawan harus langsung disetujui Controller dan BAM serta ditandatangani karyawan ybs, kemudian diberikan kepada HRD

5.3. FLOW PENAGIHAN DAN PENYETORAN HASIL PENAGIHAN Narasi

Admin AR

1. Admin AR mencetak surat tugas kolektor (STK) sesuai dengan JP BA dan memberikan STK sebanyak 4 (empat) lembar serta faktur tagih kepada BA 2. BA cek ulang rute JP dan STK, jika tidak sesuai diinformasikan kepada admin AR untuk revisi STK dan menukar faktur tagih 3. Jika rute JP, STK serta dokumen faktur tagih sudah sesuai, BA menandatangani STK dan memberikan 1 (satu) rangkap kepada admin A/R Kemudian BA melakukan proses penagihan.

Business Associate

Kasir

Controller

Cetak Surat Tugas Kolektor (STK) STK

STK

File Cek ulang rute dan faktur tagih

Memberikan STK dan Faktur Tagih (asli) kpd BA Tdk

Sesuai?

4. Untuk faktur tertagih, BA menyerahkan uang fisik beserta STK kepada kasir pada hari yang sama

Ya Ttd STK & Proses penagihan

5. Kasir akan cek fisik uang dan STK kemudian jika sudah sesuai akan menanda tangani STK dan filing 1 (satu) lembar

Tdk Faktur tertagih?

Ya STK (Ttd BA)

Kemudian kasir input setoran ke DFS (Bosnet) dan print dokumen BKMK

STK (Ttd BA)

Hitung uang fisik vs STK STK (Ttd BA)

Penanganan nilai selisih uang fisik dengan faktur tertagih sesuai dengan ketentuan yang berlaku

File Penagihan

Tdk Sesuai?

6. Kemudian kasir memberikan dokumen STK kepada admin AR dan BKMK kepada accounting HO Admin A/R melakukan cek validasi ttd kasir di STK serta kesesuaian antara fisik faktur STK dan fisik faktur kembali 7. Admin AR input pelunasan AR di DFS (Bosnet) dan update pelunasan A/R di amplop piutang 8. Controller post A/R Payment di DFS (settlement) berdasarkan dokumen faktur, STK, BKMK

Pertanggung jawaban sesuai tabel ketentuan

Ttd STK

STK (Ttd BA, Kasir)

STK (Ttd BA, Faktur Kasir) (asli)

Input setoran ke DFS & Print Doc BKMK

Verifikasi validitas STK dan kesesuaian STK dengan faktur kembali

9. Untuk faktur tidak tertagih, BA mengembalikan faktur tidak tertagih kepada Admin A/R bersamaan dengan STK yang sudah ditandatangani kasir 10. Admin A/R akan menyimpan kembali faktur yang tidak tertagih ke dalam amplop piutang.

Ya

Faktur Asli

File

Tdk Koordinasi sisa faktur

Sesuai? Ya

Faktur (asli)

Ttd STK BKMK

Simpan kembali ke amplop piutang

STK (Ttd BA, Kasir, Adm A/R)

STK (Ttd BA, Kasir, Adm A/R) Kirim BKMK ke Acct HO

File

File

Post AR Payment on DFS (Settlement)

Input Pelunasan AR on DFS

Update Pelunasan AR di amplop piutang

Page 47


5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept Legal Area Unit Proses

Keterangan Pemilik Proses

Pengajuan

Ketentuan

Serah terima Controller

Legal Opinion

Controller

Controller

Internal Memo

Internal Memo, BAP, CAC, copy KTP, Form Checklist Piutang yang di Fisik Faktur, Somasi (ke 1,2,3), alihkan ke Legal SKP,SO

Form Checklist Piutang yang di alihkan ke Legal, Berita Acara Legal

BAM

BM

Legal Manager

Dokumen Otoritas

Persetujuan

Legal

Legal Staff

Syarat dokumen pendukung yang dibutuhkan : CAC, Copy KTP, Fisik Faktur (asli), Somasi ke1,2,3, Surat Kronologis Penagihan (SKP), Sales Order (SO)

Legal wajib mengecek kelengkapan 1. Berdasarkan dokumen yang diterima dokumen sesuai ketentuan dari Controller, Legal berhak memutuskan untuk penyelesaian masalah dengan cara datang langsung ke lokasi outlet bermasalah atau bisa diwakilkan oleh pihak cabang, dan jalan penyelesaian yang dipilih harus ditulis di Berita Acara Legal

Surat Kronologis Penagihan dibuatkan oleh Business Associate/Collector dan diketahui oleh BAM & Controller

Form serah terima fisik dokumen, 2. Berdasarkan penilaian melalui asli disimpan oleh Accounting, copy kunjungan langsung/tidak langsung ke disimpan oleh Legal, Controller. lokasi outlet bermasalah, Legal dapat membuat rekomendasi untuk melanjutkan kasus sampai ke pengadilan ataupun merekomendasikan write off dan rekomendasi tsb ditulis di Berita Acara Legal

Pada saat pengajuan somasi ke outlet, area berkoordinasi dengan Legal tentang perlu atau tidaknya Legal mendampingi pada saat somasi

Nilai piutang bermasalah yang di tangani oleh Dept Legal adalah minimal diatas Rp 3.000.000

3. Rekomendasi write off dari Legal bisa dilakukan tanpa melalui Divisi Internal Audit terlebih dahulu. Controller membuatkan Form Setelah Legal menerimanya, harus Checklist Serah Terima Piutang yang menandatangani Form Checklist di alihkan ke Divisi Legal sebagai penerima

Narasi Form Checklist di tanda tangani oleh Controller, BSv, BM, OM, Legal

Page 48

5.5. FLOW PENANGANAN PIUTANG KE DEPARTEMEN LEGAL Narasi

1. BA/collector melalukan penagihan dan jika outlet tidak mempunyai itikad pembayaran, BAM membantu menagih 2. Apabila outlet tetap tidak mempunyai itikad pembayaran, padahal dinilai mempunyai kemampuan bayar, BAM meminta BA membuat Surat Kronologis Penagihan (SKP) 3. SKP dimintakan tanda tangan ke controller dan controller mengumpulkan copy dokumen CAC, copy KTP, copy faktur asli dan copy SO 4. Dokumen SKP, copy CAC, copy KTP, copy faktur asli, copy SO diberikan kepada legal dan dimintakan untuk dibuatkan somasi 1

BA/Collector

BAM

Legal Dept.

Outlet

Controller

Penagihan

Tdk Outlet membayar

Penagihan

Ya Prosedur penagihan dan penyetoran hasil tagihan

Outlet membayar Tdk Ya

Buat SKP

SKP

5. Somasi 1 diberikan kepada outlet, apabila tidak ada tanggapan dilanjutkan ke somasi 2 dan 3 6. Apabila sampai somasi 3 outlet tetap tidak menanggapi, controller akan membuat internal memo dan checklist yang ditandatangani oleh controller, BAM , BM, Legal untuk kemudian kasus diambil alih oleh Legal

Ttd SKP SKP (Ttd Controller)

Ttd SKP SKP (Ttd Controller, BAM)

SKP (Ttd Controller, BAM) Copy CAC SKP (Ttd Controller, BAM)

Copy KTP Copy Faktur Asli CopySales Order (SO)

Copy CAC Copy KTP Copy Faktur Asli Copy Sales Order (SO)

7. Legal akan melakukan peninjauan dari segi hukum baik dengan cara datang ke outlet langsung ataupun tidak 8. Hasil peninjauan dari segi hukum akan dituangkan Legal dalam dokumen Berita Acara Legal yang memutuskan untuk dilanjutkan ke persidangan atau internal action (write off, tetap ditagih, dll)

Somasi 1

Somasi 1

Ada Tanggapan? Tdk

Ya

Tindak lanjut hasil kesepakatan dgn outlet Somasi 2

Somasi 2

Tdk

Ya Ada Tanggapan? Somasi 3

Ya

SKP (Ttd Controller, BAM) Copy CAC Copy KTP Copy Faktur Asli Copy Sales Order (SO) Internal Memo Checklist Somasi 1,2,3

Peninjauan dari sisi legal

Berita Acara Legal

Legal Action to Court

Page 49

Internal Action

Ada Tanggapan?

Tdk

Membuat internal memo dan checklist (ttd Controller, BAM, RBM, Legal Internal Memo Checklist


Ketentuan

5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui Departemen Internal Audit Area

Pengajuan BAM , Controller, Legal Dept.

Pemeriksaan lapangan Field Audit

Unit Proses Persetujuan BAM, Controller

Internal memo dan SKP BM Internal memo pengajuan penghapusan piutang harus disetujui terlebih dahulu oleh BM

Berita Acara Pemeriksaan Outlet Bad Debt Internal Audit Manager Hasil pemeriksaan lapangan oleh field audit akan melampirkan dokumentasi foto atas outlet bad debt.

Internal Memo, BAP, CAC, SO, Faktur Asli, Copy KTP, SKP FD dan Head of BU Bad debt yang terjadi karena tidak mematuhi ketentuan SOP, akan menjadi tanggungjawab team Sales.

Internal Memo, BAP, Dokumentasi (Supp Doc) Finance & Accounting Manager Accounting mengecek kelengkapan otorisasi dan dokumen, kemudian buatkan jurnal umum untuk penghapusan piutang.

Controller melengkapi semua dokumen pendukung yang di perlukan.

Internal Audit Manager memberikan rekomendasi untuk pembebanan sesuai dengan SOP

Komposisi pembebanan bad debt pada team Sales adalah BAM 25%, Business Supervisor 30%, Business Associate 45%

Jurnal umum yang sudah di tanda tangani oleh Finance & Accounting Manager, dikirimkan ke area untuk penghapusan piutang di sistem.

Dokumen pendukung : CAC, SO, Faktur Asli, Copy KTP, SKP

Bad debt yang terjadi karena sudah mematuhi ketentuan SOP, akan menjadi tanggungjawab perusahaan. Dokumen yang sudah disetujui beserta dokumen pendukung, akan dikirimkan ke Accounting HO untuk membuatkan jurnal. Jika tidak disetujui oleh Head of BU & FD, dokumen akan dikembalikan ke cabang untuk didiskusikan alternatif solusi

Page 50

Pencatatan Accounting

5.7. FLOW PENGHAPUSAN PIUTANG TIDAK TERTAGIH MELALUI DEPARTEMEN INTERNAL AUDIT Narasi

1. BAM membuat Internal Memo pengajuan penghapusan piutang yang sudah memenuhi kriteria. 2. Internal Memo dikirimkan untuk persetujuan BM 3. Setelah di setujui oleh BM, Internal Memo akan diberikan kepada Controller untuk melengkapi semua dokumen pendukung yang di perlukan (CAC, SO, Faktur, Copy KTP) 4. Setelah melengkapinya dokumen pendukung, akan diberikan kepada Field Audit untuk melakukan survey ke lapangan dan mendokumentasikan posisi terakhir dari outlet tsb.

BAM & Controller

Internal Audit Department

BM

BSv mengisi Form Pengajuan

Approved?

Yes Controller lengkapi semua dokumen pendukung

Survey lapangan by field audit

SO

SO

Copy CAC Copy Faktur asli

Copy CAC Copy Faktur asli

Copy KTP

Copy KTP

Buat BAP disertai foto

BAP + foto

6. IAM menerima BAP untuk direview hasil survey dan memberikan rekomendasi pembebanan yang mengacu kepada ketentuan yang berlaku.

Dok Pendukung

Tanda tangan pada BAP & rekomendasi

BAP + foto Dok Pendukung

Tanda tangan pada BAP


Untuk write off yang diajukan oleh Dept. Legal, Dept. Legal memberikan Berita Acara Legal (BAL) dan dokumen pendukung kepada Head of BU dan FD. 8. BAP yang sudah disetujui oleh FD dan Head of BU kemudian diberikan kepada accounting untuk membuatkan jurnal (pencatatan) dan diberikan kepada Controller untuk melunasi di sistem.

Accounting

No

5. Setelah selesainya survey lapangan, Field Audit akan membuatkan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) dan melampirkan copy dokumen pendukung beserta foto untuk diajukan persetujuan dari IAM.

7. BAP yang sudah ditanda tangani oleh IAM, kemudian di berikan kepada Controller untuk kemudian diajukan kepada Finance Director (FD), dan Head of BU untuk persetujuan penghapusan piutang.

FD, Head of BU

Diskusi utk alternatif solusi

No

Approved?

Yes Tanda tangan pada BAP


Jika Head of BU dan atau FD tidak menyetujui write off maka berita acara dan dokumen dikembalikan ke cabang untuk diskusi alternatif solusi.

Buat Jurnal & kirim ke Controller

Jurnal

Input pelunasan di sistem File (BAP)

Page 51


6.1. 1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample Head Office Unit Proses

Keterangan

Pemilik proses

Dokumen

Otoritas

Proses pengajuan

Proses Checking budget dan input Navision

Proses Approval

Proses permintaan free product/sample

Proses Pemberian free product/sample

Proses verifikasi claim / Pembiayaan

Brand Associate (BrA)

Promotion Admin

Promotion Admin

BrA , Subdist

Subdist

Promotion Admin, Accounting Accounting Staff Staff

PA

Brand Manager (BrM)

RFMF, PA

RFMF, PA

RFMF, PA

Delivery Order (DO)

SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, PA, Rekap Laporan Penjualan (Bosnet)



BrM / BUM / Head of BU

Dalam setiap aktivitas hanya diperbolehkan untuk mengajukan 1 (satu) proposal (PA) dan berdasarkan proposal tersebut dibuat RFMF sesuai dengan request type nya

Permintaan free product dan sample kepada Internal Subdist harus menggunakan RFMF dan PA yang sudah disetujui sesuai dengan ketentuan

Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 10.000.000 disetujui oleh BrM

Pengalihan free product kepada outlet yang lain dari daftar yang sudah disetujui, harus dimintakan persetujuan dari BrM

Accounting Subdist di HO membuatkan surat konfirmasi piutang kepada semua Sub Distributor setiap bulan Juli dan Januari

Nilai pengajuan RFMF Rp 10.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh BUM

Free product harus selesai diberikan paling lambat 1 (satu) minggu dari tanggal penerimaan free product dari Sub Distributor.

Hasil konfirmasi diberikan tembusan kepada Finance Director & Head of BU

Ketentuan

Proses penggantian claim / Pembiayaan

Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Page 52

Penerima free product dan sample harus menandatangani DO disertai dengan stempel (jika ada)

SPC dibuat jika ada proses claim dari PT EDM ke PT DIMA, sementara untuk pembiayaan ke EDM tidak perlu dibuat SPC

Pembayaran dilakukan dengan cara transfer dari kantor pusat kepada rekening Sub Distributor


6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample Area Unit Proses

Keterangan

Pemilik proses

Proses pengajuan

Proses Checking budget dan input Navision

Proses Approval

Proses permintaan free product/sample

Proses Pemberian free product/sample

Proses verifikasi claim / Pembiayaan

Proses penggantian claim / Pembiayaan

Business Associate

Admin Budget Area

Admin Budget Area

BA , Subdist

Subdist

Admin Budget Area, Accounting Staff

Accounting Staff



Admin Budget Area, Accounting HO


SPC dibuat jika ada proses claim dari PT EDM ke PT DIMA, sementara untuk pembiayaan ke EDM tidak perlu dibuat SPC

Pembayaran dilakukan dengan cara transfer dari kantor pusat kepada rekening Sub Distributor

Dokumen

Otoritas

Ketentuan

PA

BAM

RFMF, PA

RFMF, PA

RFMF, PA

Delivery Order (DO)

BM / BUM / Head of BU

Dalam setiap aktivitas hanya diperbolehkan untuk mengajukan 1 (satu) proposal (PA) dan berdasarkan proposal tersebut dibuat RFMF sesuai dengan request type nya

Permintaan free product dan sample kepada Internal Subdist harus menggunakan RFMF dan PA yang sudah disetujui sesuai dengan ketentuan

Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 10.000.000 disetujui oleh Business Manager (BM)

Pengalihan free product kepada outlet yang lain dari daftar yang sudah disetujui, harus dimintakan persetujuan dari BM

Accounting Subdist di HO membuatkan surat konfirmasi piutang kepada semua Sub Distributor setiap bulan Juli dan Januari

Nilai pengajuan RFMF Rp 10.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh Business Unit Manager (BUM)

Free product harus selesai diberikan paling lambat 1 (satu) minggu dari tanggal penerimaan free product dari Sub Distributor.

Hasil konfirmasi diberikan tembusan kepada Finance Director & Head of BU


Page 53

Penerima free product dan sample harus menandatangani DO disertai dengan stempel (jika ada)

6.2.1. FLOW PROSES APPROVAL FREE PRODUCT & SAMPLE HO Narasi

1. BrA membuat Proposal Activity (PA) dan meminta approval Brand Manager (BrM).


BrM/BUM/Head of BU

PA

Approved BrM ? Tdk

2. Jika BrM tidak menyetujui, BrA akan revisi PA

Promotion Admin

Ya

Revisi 3. Setelah BrM menyetujui PA, BrA memberikan PA kepada Promotion Admin 4. Promotion Admin input RFMF dan cek budget dalam sistem Navision

PA (Ttd BrM)

5. Kemudian RFMF Navision diapproved oleh BrM/BUM/ Head of BU menurut ketentuan sbb : # s/d Rp.10.000.000,otorisasi BrM # Rp. 10.000.001,- s/d Rp. 50.000.000,- otorisasi BUM # Di atas Rp. 50.000.000,otorisasi Head of BU

PA (Ttd BrM)

RFMF Nav Tdk Approved BrM/ BUM/Head of BU? Ya

Cek Budget

RFMF Nav (Approved BrM/ BUM/Head of BU)

Print RFMF Nav

RFMF Nav

RFMF Nav

Copy RFMF Nav & PA

RFMF Nav PA (Ttd BrM)

Page 54

6.2.2. FLOW PROSES APPROVAL FREE PRODUCT & SAMPLE AREA Narasi

1. BA membuat Proposal Activity (PA) dan meminta approval BAM

Business Associate BAM/BM/BUM/Head (BA) of BU

Approved BSv ?

PA

2. Jika BAM tidak menyetujui, BA akan revisi PA 3. Setelah BAM menyetujui PA, BA memberikan PA kepada Admin Budget

Admin Budget

Tdk

Ya

Revisi

4. Admin budget input RFMF dan cek budget dalam sistem Navision 5. Kemudian RFMF Navision diapproved oleh BM/BUM/ Head of BU menurut ketentuan sbb : # s/d Rp.10.000.000,otorisasi BM # Rp. 10.000.001,- s/d Rp. 50.000.000,- otorisasi BUM # Di atas Rp. 50.000.000,otorisasi Head of BU

PA (Ttd BSv) PA (Ttd BSv)

RFMF Nav Tdk Approved BM/ BUM/Head of BU? Ya

Cek Budget

RFMF Nav (Approved BM/ BUM/Head of BU)

Print RFMF Nav

RFMF Nav

RFMF Nav

Copy RFMF Nav & PA

RFMF Nav PA (Ttd BSv)

Page 55

6.3. FLOW PROSES PEMBERIAN FREE PRODUCT DAN SAMPLE (HO DAN AREA) Narasi 1. AE menerima PA dan RFMF dari BA dan BrA. Untuk free product promo yang membutuhkan setting di DFS (Bosnet), AE menginformasikan kepada System Support Officer 2. AE print SO dan meminta tandatangan controller. 3. Setelah Sales Order (SO), disetujui, AE memberikan SO kepada Ka Delivery. 4. Ka Delivery menyusun rute pengiriman kemudian memberikan SO yang sudah disusun berdasarkan rute kepada admin entry. 5. Admin entry input STD dalam sistem Bosnet, kemudian STD dilaksanakan sehingga terbentuk PB dan DO. 6. Admin entry print STD sebanyak 3 lembar : 1 lembar utk gudang 1 lembar untuk driver 1 lembar untuk admin entry STD ditandatangani oleh admin gudang dan driver. 7. STD sebanyak 1 lembar langsung diberikan ke driver dan 2 lembar lainnya akan diserahterimakan ke driver setelah DO sudah tercetak semua. 8. Driver menerima 1 lembar STD dan diberikan kepada admin gudang. 9. Berdasarkan informasi di STD, admin gudang print PB sebanyak 2 (dua) lembar, kemudian memberikan STD dan PB kepada helper gudang. 10.Helper gudang menyiapkan barang, kemudian menanda tangani PB 11.Helper menyerahkan barang beserta dokumen STD dan PB kepada krani/ ka gudang, kemudian setelah barang sesuai dengan PB, krani/ka gudang menandatangani PB. 12. Driver dan krani/ka gudang memuat barang , kemudian jika barang sesuai dengan dokumen PB, driver menanda tangani PB. 13. Dokumen PB 1 lembar diserahkan ke driver, 1 lembar lagi beserta 1 lembar STD diberikan kepada admin gudang. 14. Berdasarkan PB, admin gudang membuat BKB di sistem Bosnet dan mencetak BKB sebanyak 2 (dua) lembar, ditandatangani oleh admin gudang, krani dan kepala gudang. 15. Dokumen BKB diserahkan ke AV 1 lembar dan 1 lembar lagi disimpan oleh admin gudang sebagai file 16. Setelah DO selesai di print (4 rangkap), admin entry serah terima DO ke driver dengan dokumen STD (2 rangkap). Jika DO (faktur) sesuai dengan STD, driver menandatangani STD, 1 rangkap STD dibawa driver dan 1 rangkap lagi disimpan oleh admin entry sebagai file. 17. Driver mengirimkan barang dan jika barang sesuai DO, outlet menandatangani DO dan memberikan stempel (jika ada) kemudian 1 rangkap DO diserahkan kepada outlet. 18. DO yang sudah ditandatangani penerima diserahkan kepada AE untuk dibuatkan faktur pajak, kemudian DO dan faktur pajak diberikan kepada AV kemudian AV meminta CN ke accounting. 19. Setelah accounting memberikan CN, AV melakukan pelunasan di sistem DFS (Bosnet) 20. AV melakukan rekap pemberian sample setiap bulan (tiap tgl 1) kepada Manager Area dan di-cc kepada Manager Regional, F&A Mgr, Manager Nasional

AE dan AV

Ka Delivery

SO (Approved)

SO (Approved)

SO (Approved)

Susun Rute Pengiriman

Supir (Driver)

Admin Gudang

Gudang (Helper, Krani, Ka Gudang)

Outlet / Penerima

Admin Verifikasi ( AV )

Input STD

STD, PB, DO dilaksanakan

Print STD

STD (Ttd AE dan Driver)

Print DO



File

STD (Ttd AE dan Driver) File

Print PB

DO (Ttd AE )

PB

PB

DO

Inventory Inventory Inventory Inventory PB (Ttd helper, krani/ka gudang, driver

PB (Ttd helper, krani/ka gudang, driver

File File BKB

BKB (Ttd adm gudang, krani, ka gudang)

BKB (Ttd adm gudang, krani, ka gudang)

File

File Inventory Inventory STD (Ttd AE dan Driver) DO (Ttd AE)

Tanda Tangan Outlet DO (Ttd AE dan Outlet)

DO (Ttd AE dan Outlet)

DO (Ttd AE dan Outlet)

1 ke AE 1 ke AR 1 ke Acc File

Print Faktur Pajak

Faktur Pajak

Serahkan ke AV

AV melakukan verifikasi, pelunasan piutang, dan rekap pemberian sample

Page 56


7.1. Ketentuan Approval Transfer Stock Antar Cabang, Pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Area Unit Proses

Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

Ketentuan

Pengajuan

Persetujuan

BSv

Bsv

Mutasi antar cabang

Mutasi antar cabang

Pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Admin Entry Mutasi Antar Cabang, Surat Jalan, Faktur Penjualan

BAM, BM, BUM Controller Untuk transfer stock antar cabang dalam region yang sama cukup approval BAM dan BM

Untuk transfer stock antar cabang beda region harus di-approved oleh BUM

1. Surat jalan yang sudah ditandatangani driver diberikan oleh kepala gudang kepada admin entry. 2. Admin entry membuat Faktur Penjualan dan Faktur Pajak.

Narasi

3. Faktur Penjualan dan Faktur Pajak diverifikasi oleh Controller.

Page 57


Ketentuan

Narasi

7.2. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock Area

Pengajuan Kepala Gudang

Persetujuan Kepala Gudang

GSR

GSR

Unit Proses Pemusnahan Kepala Gudang GSR

BAM & BM Waktu pengajuan GSR untuk minggu GSR tidak perlu mencantumkan nilai, Proses pemusnahan disaksikan pertama ( tanggal 1-7 ) paling lambat cukup mencantumkan nama barang, oleh Ka Gudang, AV/Controller & dibuat pd tgl 8 dan sudah ada qty, kondisi barang. Field Audit keputusan tgl 10

Pertanggungjawaban Controller GSR & BAP

Dokumen GSR & BAP dengan dokumentasi fotonya, wajib dikirimkan ke Accounting HO untuk dibiayakan.

Waktu pengajuan GSR untuk minggu Pengajuan GSR disetujui oleh BAM kedua ( tanggal 8-14 ) paling lambat dan BM. dibuat pd tgl 15 dan sudah ada keputusan tgl 17

Untuk area yang tidak ada field Dokumentasi foto dilakukan pada audit, pemusnahannya disaksikan saat sebelum, sedang dan sesudah oleh Kepala Gudang, Controller, pemusnahan barang dilakukan. BAM.

Waktu pengajuan GSR untuk minggu ketiga ( tanggal 15-21 ) paling lambat dibuat pd tgl 22 dan sudah ada keputusan tgl 24 Waktu pengajuan GSR untuk minggu keempat ( tanggal 22-akhir Head of BUan ) paling lambat dibuat pd tgl 1 dan sudah ada keputusan tgl 3

Batas waktu maksimal untuk pemusnahan BS atas GSR yang sudah disetujui adalah H+2 dari tanggal disetujui. Hasil pemusnahan, harus dibuatkan Berita Acara Pemusnahan dan di otorisasi oleh pihak ke tiga dan diketahui oleh BAM.

Ka Gudang dan Controller/AV menghitung fisik BS dan kondisinya untuk pengajuan pemusnahan.

Page 58


7.3. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan ( Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) Area Unit Proses Pengajuan Kepala Gudang Form Perubahan Status Tipe Persediaan

Otoritas Form Perubahan Tipe Status Persediaan dibuat 2 rangkap : 1 lembar untuk controller 1 lembar untuk gudang

Persetujuan Kepala Gudang Form Perubahan Status Tipe Persediaan Controller, BSv/BAM Untuk perubahan status : 1. Dari bad stock menjadi good stock 2. Dari bad stock menjadi stock mendekati expired 3. Dari stock mendekati expired menjadi good stock Disetujui Oleh Controller dan BSv Untuk perubahan status dari good stock menjadi bad stock/stock mendekati expired : Disetujui Oleh Controller dan BAM

Ketentuan

Untuk perubahan status : 1. Dari gudang retur menjadi good stock 2. Dari gudang retur menjadi stock mendekati expired 3. Dari gudang retur menjadi bad stock Disetujui Oleh Controller Khusus untuk mutasi stock internal yang diakibatkan oleh retur, gudang tidak perlu mengisi Form Perubahan Status tipe persediaan, melainkan langsung menjalankan MTSI di Bosnet, print dan meminta persetujuan Controller Rekap perubahan status persediaan wajib di-rekap mingguan dan diberikan penjelasan, di ttd BM kemudian di-email ke Regional Controller dan Head of BU

# Definisi mendekati expired : 3 bulan sebelum tanggal expired

Page 59

Perubahan Status Barang Admin Gudang Mutasi Stock Internal (MTSI)

Setelah admin gudang menerima form perubahan status tipe persediaan, admin gudang menjalankan MTSI di sistem Bosnet lalu print sebanyak 2 lembar, 1 lembar diberikan kepada controller dan 1 lembar di file

Pertanggungjawaban Controller Form Perubahan Status Tipe Persediaan, MTSI

8.1. FLOW REQUEST FOR MARKETING FUND HO Narasi 1. 1. BrA BrA mengajukan mengajukan Proposal Proposal Activity Activity (PA) (PA) dan dan BrM BrM melakukan melakukan review. review. Jika Jika setuju, setuju, BrM BrM membubuhkan membubuhkan tanda tanda tangannya tangannya pada pada PA. PA. 2. 2. PA PA yang yang sudah sudah mendapat mendapat persetujuan persetujuan kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Promotion Promotion Admin Admin untuk untuk didiInput Input ke ke dalam dalam proses proses Navision Navision menjadi menjadi RFMF RFMF dan dan dilakukan dilakukan cek cek sisa sisa budget budget

BrM/BUM/ Head of BU

BrA

Promotion Admin

PA

Ya Ya Approved?

PA (BrM signed)

Tdk Tdk

Cancelled Cancelled // Revised Revised

Ya Ya RFMF Navision

Approved?

3. 3. RFMF RFMF Navision Navision harus harus disetujui disetujui secara secara sistem sistem oleh oleh BrM/BUM/Head BrM/BUM/Head of of BU BU sesuai sesuai dengan dengan ketentuan ketentuan ::

Tdk Tdk

Nilai Nilai s/d s/d Rp.10.000.000 Rp.10.000.000 approval approval BrM BrM

Checking Checking budget budget


Nilai Nilai Rp. Rp. 10.000.001 10.000.001 s/d s/d Rp.50.000.000 Rp.50.000.000 == approval approval BUM BUM

Tdk Tdk Approved?

Nilai Nilai >> Rp. Rp. 50.000.000 50.000.000 == approval approval Head Head of of BU BU

Ya Ya

4.Setelah 4.Setelah RFMF RFMF Navision Navision disetujui disetujui secara secara sistem, sistem, Promotion Promotion Admin Admin print print RFMF, RFMF, membuat membuat CA CA dan dan print print CA CA dengan dengan mereferensikan mereferensikan nomor nomor RFMF RFMF yang yang telah telah disetujui. disetujui. Kemudian Kemudian dokumen dokumen CA CA & & RFMF RFMF diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting untuk untuk proses proses pemindahan pemindahan // transfer transfer dana. dana.

RFMF (Approved by Navision)

Create Create CA CA

RFMF (approved by Navision) CA

Send Send to to Accounting Accounting

Berlanjut Berlanjut ke ke Proses Proses Pemindahan Pemindahan Dana Dana

Page 60

8.2. FLOW REQUEST FOR MARKETING FUND AREA Narasi 1. 1. BA BA mengajukan mengajukan Proposal Proposal Activity Activity (PA) (PA) dan dan BAM BAM melakukan melakukan review. review. Jika Jika setuju, setuju, BAM BAM membubuhkan membubuhkan tanda tanda tangannya tangannya pada pada PA. PA. 2. 2. PA PA yang yang sudah sudah mendapat mendapat persetujuan persetujuan kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Admin Admin Budget Budget untuk untuk di-input di-input ke ke dalam dalam proses proses Navision Navision menjadi menjadi RFMF RFMF dan dan dilakukan dilakukan cek cek sisa sisa budget budget

BM/BUM/ Head of BU

BAM

Admin Budget

PA

Ya Ya Approved?

PA (BSv signed)

Tdk Tdk


Ya Ya RFMF Navision

Approved?

3. 3. RFMF RFMF Navision Navision harus harus disetujui disetujui secara secara sistem sistem oleh oleh BM/BUM/Head BM/BUM/Head of of BU BU sesuai sesuai dengan dengan ketentuan ketentuan ::

Tdk Tdk

Nilai Nilai s/d s/d Rp.10.000.000,Rp.10.000.000,approval approval BM BM

Checking Checking budget budget


Nilai Nilai Rp. Rp. 10.000.001,10.000.001,- s/d s/d Rp.50.000.000,Rp.50.000.000,- == approval approval BUM BUM

Tdk Tdk

Nilai Nilai >> Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,- == approval approval Head Head of of BU BU

Approved? Ya Ya

4.Setelah 4.Setelah RFMF RFMF Navision Navision disetujui disetujui secara secara sistem, sistem, Admin Admin Budget Budget print print RFMF, RFMF, membuat membuat CA CA dan dan print print CA CA dengan dengan mereferensikan mereferensikan nomor nomor RFMF RFMF yang yang telah telah disetujui. disetujui. Kemudian Kemudian dokumen dokumen CA CA & & RFMF RFMF diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting untuk untuk proses proses pemindahan pemindahan // transfer transfer dana. dana.

RFMF (Approved by Navision)

Create Create CA CA

RFMF (approved by Navision) CA

Send Send to to Accounting Accounting

Berlanjut Berlanjut ke ke Proses Proses Pemindahan Pemindahan Dana Dana

Page 61


Keterangan

Pemilik Proses

Dokumen

9.1. Ketentuan Proses Approval, Pemberian Dana dan Pertanggungjawaban Cash Fund/Sponsorship Head Office

Proses pengajuan

Proses checking budget Proses Persetujuan

Unit Proses Proses pemindahan dana

Proses pemberian dana

Proses pertanggungjawaban

BrA

Promotion Admin

Promotion Admin

Finance HO

BrA

BrA

Proposal Activity, Perjanjian Kerjasama


RFMF, Proposal, Perjanjian Kerjasama

CA (Cash Advance) & PV (Payment Voucher)

Advance Request & Kwitansi

RFMF, Kwitansi/Faktur Asli, Proposal, Perjanjian Kerjasama

BrM

BrM , BUM, Head of BU

Finance & Acct Mgr, Finance Director

BrM

Termasuk dalam sponsorship adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak di luar Dima Group di mana Dima Group merupakan salah satu pendukung kegiatan dengan support sejumlah dana tertentu dengan memperoleh kesepakatan tertentu dari penyelenggara kegiatan untuk melakukan branding

Nilai pengajuan RFMF <= Rp 10.000.000 disetujui Dana yang sudah ditransfer harus oleh BrM direalisasikan paling lambat 1 (satu) bulan terhitung dari tanggal masuknya dana di Bank Area

Permintaan dana untuk diberikan kepada customer/business partner, harus dibuatkan Advance Request dan disetujui oleh BrM

Pemberian dana harus dibuatkan kwitansi dan dimintakan tanda tangan dan nama jelas dari penerima uang serta mencantumkan nomor telp.

Nilai pengajuan Rp 10.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh BUM

Pemberian dana kepada customer/business partner harus diselesaikan pada hari yang sama saat penerimaan dana oleh eksekutor

Untuk customer/business partner yang berbentuk badan hukum, HO akan transfer langsung ke rekening perusahaannya.

Otoritas

Ketentuan

Nilai pengajuan > Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Page 62


Keterangan

Pemilik Proses

Dokumen

9.2. Ketentuan Proses Approval, Pemberian Dana dan Pertanggungjawaban Cash Fund/Sponsorship Area

Proses pengajuan

Proses checking budget Proses Persetujuan

Unit Proses Proses pemindahan dana

Proses pemberian dana


BA

Admin Budget

Admin Budget

Finance HO

BA

BA



RFMF, Proposal, Perjanjian Kerjasama

CA (Cash Advance) & PV (Payment Voucher)

Advance Request & Kwitansi

RFMF, Kwitansi/Faktur Asli, Proposal, Perjanjian Kerjasama

BAM

BM , BUM, Head of BU

Finance & Acct Mgr, Finance Director

BAM

Termasuk dalam sponsorship adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak di luar Dima Group di mana Dima Group merupakan salah satu pendukung kegiatan dengan support sejumlah dana tertentu dengan memperoleh kesepakatan tertentu dari penyelenggara kegiatan untuk melakukan branding

Nilai pengajuan RFMF <= Rp 10.000.000 disetujui Dana yang sudah ditransfer harus oleh BM direalisasikan paling lambat 1 (satu) bulan terhitung dari tanggal masuknya dana di Bank Area

Permintaan dana untuk diberikan kepada customer/business partner, harus dibuatkan Advance Request dan disetujui oleh BAM

Pemberian dana harus dibuatkan kwitansi dan dimintakan tanda tangan dan nama jelas dari penerima uang serta mencantumkan nomor telp.

Nilai pengajuan Rp 10.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh BUM

Pemberian dana kepada customer/business partner harus diselesaikan pada hari yang sama saat penerimaan dana oleh eksekutor

Untuk customer/business partner yang berbentuk badan hukum, HO akan transfer langsung ke rekening perusahaannya.

Otoritas

Ketentuan

Nilai pengajuan > Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Page 63


10.1.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM Head Office Unit Proses

Keterangan

Proses pengajuan

Proses checking budget

Create RFP & Proses Approval Proses Penawaran

Proses PO

Proses PO Receipt

Proses Penagihan

Proses verifikasi

Pemilik proses


Promotion Admin

Promotion Admin

Purchasing staff

Purchasing staff

Purchasing staff & Ka Gudang

Supplier & Purchasing

Accounting HO

Dokumen

Proposal Activity (PA)

Proposal Activity (PA)

RFP

CQS ( minimal 2 penawaran )

PO

BTB (PO Receipt)

Faktur, Faktur Pajak (ext) Invoice Checklist (Int)

Invoice Checklist (Int) Faktur, Faktur Pajak (ext) BTB (PO Receipt) PO, CQS, RFP, Quotation

Otoritas

Brand Manager (BrM)


Purchasing Mgr

Purchasing Manager

Kepala Gudang

Purchasing Mgr

Design POSM di tentukan oleh Brand Manager / Brand Assistant Manager

Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 10.000.000 disetujui oleh BrM

Purchasing mengecek kualitas barang yang diterima sesuai dengan pesanan

Dokumen tidak boleh dibuat back dated artinya RFP dibuat setelah realisasi

Nilai pengajuan RFMF Rp 10.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh BUM

Ka Gudang mengecek jumlah barang sesuai dengan PO

Ketentuan


Page 64


10.1.2. Ketentuan Penggunaan POSM Head Office Unit Proses

Keterangan

Proses pengajuan

Proses Approval



Pemilik proses

Dokumen

Email Rencana Pindah Lokasi Non Email Rencana Pindah Lokasi Non Komersil (PLNK) Komersil (PLNK)

Otoritas BrA memberikan email yang berisi rencana PLNK yang akan didistribusikan ke calon outlet/publik.

Proses permintaan POSM di gudang Proses pemberian POSM dan administrasi di Navision

Proses Settlement


Brand Associate (BrA) dan Admin Gudang


Brand Associate (BrA) dan Admin Budget

Ka Gudang

PLNK

Laporan Pengeluaran Material Promosi (LPMP)

SPK

Data stock POSM

Brand Manager / Brand Assistant Manager

Kepala Gudang

Brand Manager / Brand Assistant Manager dan Controller memberikan approval via email

Jika terjadi selisih kurang saat melakukan opname fisik, maka akan menjadi tanggungjawab kepala gudang.

Ketentuan

Pemberian material promosi harus dimintakan tanda tangan penerima pada form LPMP atau Surat Jalan (DO)

Ka Gudang Area dan BrA wajib melakukan stock opname minimal sekali setiap bulannya disaksikan controller (Ka Gudang = gudang area, BrA = gudang virtual).

Batas maksimal waktu untuk pemberian POSM dalam kota adalah pada hari yang sama dari waktu permintaan POSM.

Jika terjadi selisih kurang saat melakukan opname fisik, maka akan menjadi tanggungjawab kepala gudang dan BrA

Batas maksimal waktu untuk pemberian POSM di luar kota adalah 1 (satu) minggu.

Page 65

Dasar pengenaan nilai selisih opname adalah nilai pembelian terakhir

10.1.3.1. FLOW PENGAJUAN DAN APPROVAL DESIGN MOCK UP Narasi

1. Brand Supervisor (Br Spv) / Brand Associate (BA) meminta bagian designer untuk membuat model merchandise yang akan dibuatkan dan dimintakan persetujuan dari BrM 2. Setelah selesai membuat contoh design merchandise, maka promotion admin membuatkan RFMF (RFP) di sistem Navision

Brand Manager (BrM)

Promotion Admin

BrM/BUM/Head of BU

Request for model/design merchandise Cancelled/ Revised

PA

Tanda tangan

RFMF (RFP)

Checking Budget

3. Kemudian promotion admin melakukan pengecekan budget.

Tdk

Approved? Ya

Approval RFP (Navision)

4. Setelah selesai pengecekan budget, RFP akan dilakukan approval oleh BrM/BUM/Head of BU dengan ketentuan sbb :

RFP (Approved by Navision)

Nilai s/d Rp.10.000.000 approval BrM Nilai Rp. 10.000.001 s/d Rp.50.000.000 = approval BUM

1

Nilai > Rp. 50.000.000 = approval Head of BU

Page 66

10.1.3.2. FLOW PEMESANAN & APPROVAL MOCK UP (HO) Narasi

Purchasing

1. 1. Purchasing Purchasing menerima menerima RFP RFP yang yang sudah sudah disetujui disetujui Head Head of of BU BU secara secara sistem sistem (Navision) (Navision)

1

2. 2. Purchasing Purchasing staff staff membuat membuat CQS CQS minimal minimal 22 (dua) (dua) supplier. supplier. 3. 3. Purchasing Purchasing Manager Manager menentukan menentukan CQS CQS yang yang terpilih terpilih dan dan menanda menanda tangani tangani CQS CQS terpilih. terpilih. 4. 4. Purchasing Purchasing staff staff membuat membuat PO PO berdasarkan berdasarkan CQS CQS terpilih terpilih dan dan ditandatangani ditandatangani oleh oleh Purchasing Purchasing Spv Spv dan dan Purchasing Purchasing Mgr. Mgr. PO PO dibuat dibuat 55 (lima) (lima) rangkap rangkap dan dan didistribusikan didistribusikan :: 11 rangkap rangkap ke ke supplier supplier 11 rangkap rangkap ke ke Br Br Spv Spv // BrM BrM 11 rangkap rangkap ke ke accounting accounting 11 rangkap rangkap di di file file purchasing, purchasing, 11 rangkap rangkap diberikan diberikan ke ke budget budget controller controller bersama bersama dengan dengan surat surat jalan jalan dan dan invoice invoice

5. 5. Supplier Supplier membuat membuat mock mock up up 6. 6. Supplier Supplier mengirimkan mengirimkan mock mock up up beserta beserta surat surat jalan jalan dan dan invoice invoice ke ke purchasing. purchasing.

Supplier

Br Spv dan BrM

BUM / Head of BU

Gudang Pusat POSM

RFP (Approved by Navision)

CQS

A

Pemilihan CQS Oleh Purhasing Manager

Revisi Mock Up

CQS Terpilih

PO (Navision)

PO PO

PO

7. 7. Purchasing Purchasing akan akan meminta meminta approval approval mock mock up up ke ke BrM BrM 8. 8. Jika Jika BrM BrM tidak tidak menyetujui, menyetujui, maka maka purchasing purchasing akan akan meminta meminta supplier supplier untuk untuk revisi revisi mock mock up. up.

File

SJ, Invoice Mock Mock Up Up

9. 9. Jika Jika BrM BrM menyetujui, menyetujui, maka maka diteruskan diteruskan untuk untuk dimintakan dimintakan approval approval ke ke BUM BUM // Head Head of of BU BU 10. 10. Jika Jika BUM/Head BUM/Head of of BU BU tidak tidak menyetujui, menyetujui, maka maka purchasing purchasing akan akan meminta meminta supplier supplier untuk untuk revisi revisi mock mock up. up. 11. 11. Jika Jika BUM BUM // Head Head of of HO HO menyetujui menyetujui maka maka BrM BrM akan akan menandatangani menandatangani mock mock up up dan dan mengirimkan mengirimkan 11 (satu) (satu) pcs pcs mock mock up up ke ke gudang gudang pusat pusat POSM POSM sebagai sebagai standar standar pemeriksaan pemeriksaan kedatangan kedatangan POSM POSM

File

Kirim ke Akunting

Mock Mock Up Up

SJ, Invoice

Kirim ke Budget Controller

Revisi Mock Up

Mock Mock Up Up

Mock Mock Up Up

Ya Ya

Tdk Tdk

OK?

OK? Tdk Tdk

A

Konfirmasi OK

Konfirmasi OK

Page 67

Mock Mock Up Up

10.1.3.3. FLOW ALOKASI TOP DOWN (HO) Narasi

Brand Manager (BrM)

1. BrM menyusun alokasi POSM ke area dan meminta approval ke BUM dan Head of BU

Alokasi POSM di Area

2. Jika BUM dan Head of BU tidak menyetujui, BrM melakukan revisi alokasi POSM. 3. Jika BUM dan Head of BU menyetujui alokasi tersebut,BrM memberikan dokumen alokasi POSM kepada admin gudang

BUM dan Head of BU

Admin Gudang

Approved? Ya Ya

Validasi Dokumen

Alokasi POSM di Area (Ttd BUM & Head of BU)

Tdk Tdk



4. Ka Gudang Pusat POSM akan mengkoordinasikan pengiriman POSM dari gudang pusat (Kapuk) berdasarkan dokumen alokasi dengan mengikuti prosedur P1

P1

P1

Prosedur Pengeluaran Atas Dasar Alokasi Top Down ke Area

Page 68

10.1.3.4. ALOKASI BOTTOM UP (AREA) Narasi

1. 1. BrM BrM mengirimkan mengirimkan template template POSM POSM dengan dengan jumlah dikosongkan jumlah dikosongkan kepada kepada BAM BAM dan dan BM. BM. 2. 2. BAM BAM dan dan BM BM menganalisa menganalisa kebutuhan kebutuhan POSM POSM dan dan email email kembali kembali template template POSM POSM yang yang sudah sudah diisi diisi kepada kepada BrM. BrM. 3. 3. BrM BrM compile compile semua semua email email dari dari area area dan dan meminta meminta approval approval ke ke BUM BUM dan dan Head Head of of BU BU Jika Jika BUM BUM dan dan Head Head of of BU BU tidak menyetujui maka tidak menyetujui maka BrM BrM akan akan mengajukan mengajukan revisi revisi kepada kepada BUM BUM dan dan Head Head of of BU. BU. Jika Jika BUM BUM dan dan Head Head of of BU BU menyetujui menyetujui maka maka BrM BrM akan akan email email persetujuan persetujuan kepada kepada BUM BUM dan dan Head Head of of BU BU cc cc BM BM dan dan BAM BAM 4. 4. BAM BAM akan akan berkoordinasi berkoordinasi dengan BSv dengan BSv dan dan BA BA untuk untuk cek ketersediaan cek ketersediaan stock stock POSM POSM ke ke admin admin POSM POSM area. Jika stock area. Jika stock tersedia, tersedia, berlanjut berlanjut ke ke prosedur prosedur P2 P2 Proses Proses Pengeluaran Pengeluaran POSM POSM dari dari Area Area ke ke Outlet. Outlet.

BrM

BAM / BM

Template POSM dengan qty blank

Analisa dan perhitungan kebutuhan

Compile kebutuhan all area

Template POSM dengan qty diisi

Alokasi POSM di Area

BUM dan Head of BU

Approved?

Ya Ya Tdk Tdk

Permintaan Revisi Analisa ulang perhitungan kebutuhan

Template POSM qty revisi Alokasi POSM di Area (Disetujui BUM dan Head of BU)

Alokasi POSM di Area (Disetujui BUM dan Head of BU) Alokasi POSM di Area (Disetujui BUM dan Head of BU)

Jika Jika stock stock tidak tidak tersedia, tersedia, maka maka berlanjut berlanjut ke ke prosedur prosedur P3 P3 Prosedur Prosedur Pembelian Pembelian Barang Barang di di Area Area // permintaan permintaan pengiriman pengiriman POSM POSM dari dari gudang pusat POSM. gudang pusat POSM.

Stock Area Ada? Ya Ya

P2

P2

Prosedur Pengeluaran POSM dari Area Ke Outlet

P3

Prosedur Pembelian Barang di Area

Page 69

Tdk Tdk

P3

10.1.4. FLOW PERSETUJUAN PEMESANAN POSM HO Narasi

1. 1. BrA BrA // Br Br Spv Spv membuat membuat PA PA dan dan meminta meminta persetujuan persetujuan BrM. BrM. PA PA yang yang sudah sudah disetujui disetujui oleh oleh BrM BrM diberikan diberikan kepada kepada promotion promotion admin admin untuk untuk didiinput input dalam dalam sistem sistem Navision. Navision.

BrA / Br Spv

PA (Ttd BrM)

Promotion Admin


RFP di Nav

Tdk Tdk

Sesuai Budget?

2. 2. Promotion Promotion admin admin akan akan memeriksa memeriksa apakah apakah RFP RFP sesuai sesuai budget. budget.

Approved? Ya

Ya

Tdk

3. 3. Jika Jika sesuai sesuai budget, budget, maka maka promotion promotion admin admin akan akan meminta meminta persetujuan persetujuan ke ke BrM BrM // BUM BUM // Head Head of of BU BU dengan dengan ketentuan ketentuan sbb sbb ::

Approved? Ya

Potong Budget di Nav

Nilai Nilai s/d s/d Rp.10.000.000,Rp.10.000.000,approval approval BrM BrM Nilai Nilai Rp. Rp. 10.000.001,10.000.001,- s/d s/d Rp.50.000.000,Rp.50.000.000,- == approval approval BUM BUM Nilai Nilai >> Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,- == approval approval Head Head of of BU BU

RFP

RFP

File

Kirim ke Purchasing

Jika Jika BrM/ BrM/ BUM BUM // Head Head of of BU BU tidak tidak menyetujui, menyetujui, promotion promotion admin admin akan akan meneruskan meneruskan informasi informasi secara secara Nav Nav kepada kepada BrA/ BrA/ Br Br Spv Spv untuk untuk revisi revisi RFP. RFP.

File

Jika Jika BrM BrM // BUM BUM // Head Head of of BU BU menyetujui menyetujui maka maka Promotion Promotion Admin Admin akan akan memotong memotong budget budget di di sistem sistem Nav. Nav. 4. 4. Promotion Promotion admin admin akan akan print print RFP RFP sebanyak sebanyak 33 lembar lembar :: 11 lembar lembar untuk untuk purchasing purchasing 11 lembar lembar untuk untuk BrM BrM 11 lembar lembar untuk untuk di-file. di-file.

Page 70


10.2.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM di Area Area Unit Proses Proses pengajuan

Proses input checking budget

Proses Approval

Proses Penawaran

Proses PO

Proses PO Receipt

Proses Penagihan

Proses verifikasi

Proses Pembayaran

Pemilik proses

BA

Admin Budget

Admin Budget

BAM

Purchasing

Admin gudang

Supplier & AV

AV

Kasir

Dokumen

PA (Proposal Activity)

RFP

RFP

CQS PO ( minimal 2 penawaran )

BTB (PO Receipt)

Faktur Faktur, Faktur Pajak (ext)

Invoice Checklist (Int) Faktur, Faktur Pajak (ext)

Payment Voucher

Invoice Checklist (Int)

BTB (PO Receipt) PO, CQS, RFP

Keterangan

Otoritas

BAM

BM/BUM/ Head of BU

Purchasing Mgr

Purchasing Mgr

Page 8

Nilai pengajuan RFMF <= Rp 10.000.000,disetujui oleh BM

Ka Gudang mengecek kualitas barang yang diterima sesuai dengan pesanan Ka Gudang mengecek jumlah barang sesuai dengan PO

Nilai pengajuan RFMF Rp. 10.000.001,- s/d Rp. 50.000.000 ,disetujui oleh BUM

Ketentuan

Admin gudang

Nilai pengajuan RFMF > Rp. 50.000.000,disetujui oleh Head of BU

Page 71

Purchasing Mgr

BAM

Pembayaran dilakukan setelah dokumen pendukung lengkap

10.2.2. FLOW PROSES APPROVAL DAN PENAWARAN UNTUK PEMBELIAN POSM DI AREA Narasi

1. 1. Berdasarkan Berdasarkan alokasi alokasi bottom bottom up, up, BA BA membuat membuat PA PA dan dan dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan ke ke BAM. BAM.

BAM

Admin Budget Area

BM/BUM/Head of BU

Purchasing

Revisi PA Tdk Tdk

2. 2. PA PA yang yang sudah sudah disetujui disetujui oleh oleh BAM BAM dikirimkan dikirimkan kepada kepada Admin Admin Budget Budget Area Area 3. 3. Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan input input RFP RFP ke ke dalam dalam sistem sistem Nav Nav dan dan cek cek budget. budget.

PA (Ttd BAM)

4. 4. Jika Jika sesuai sesuai budget, budget, akan akan dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan ke ke BM/ BM/ BUM/Head BUM/Head of of BU. BU. Jika Jika BM/BUM/Head BM/BUM/Head of of BU BU tidak tidak menyetujui,Admin menyetujui,Admin Budget Budget Area Area akan akan menginformasikan menginformasikan kepada kepada BAM BAM untuk untuk revisi revisi PA. PA.

Tdk Tdk

Sesuai Budget?

Setuju? Ya Ya

Ya Ya

5. 5. Jika Jika tidak tidak sesuai sesuai budget, budget, Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan meminta meminta persetujuan persetujuan kepada kepada BUM/Head BUM/Head of of BU BU

Tdk Tdk

Setuju?

Jika Jika BUM/Head BUM/Head of of BU BU menyetujui menyetujui kelebihan kelebihan budget, budget, Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan memotong memotong budget budget di di sistem sistem Nav. Nav. Jika Jika BUM/Head BUM/Head of of BU BU tidak tidak menyetujui menyetujui kelebihan kelebihan budget, budget, Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan menginformasikan menginformasikan kepada kepada BAM BAM untuk untuk revisi revisi PA. PA.

RFP

Potong Budget di Nav

RFP

Ya Ya

RFP

File

6. 6. Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan print print RFP RFP sebanyak sebanyak 33 (tiga (tiga rangkap). rangkap). 11 lembar lembar diberikan diberikan kepada kepada Purchasing Purchasing 11 lembar lembar diberikan diberikan kepada kepada BAM BAM 11 lembar lembar di-file di-file

File

RFP

CQS

CQS

7. 7. Setelah Setelah BAM BAM menerima menerima RFP, RFP, BAM BAM mencari mencari penawaran penawaran dari dari minimal minimal 22 (dua) (dua) supplier. supplier. CQS Terpilih

8. 8. CQS CQS dari dari 22 (dua) (dua) supplier supplier dikirimkan dikirimkan kepada kepada purchasing. purchasing. 9. 9. Purchasing Purchasing Manager Manager akan akan memilih memilih 11 (satu) (satu) CQS CQS dan dan menandatangani menandatangani CQS CQS lalu lalu membuat membuat PO PO berdasarkan berdasarkan CQS CQS terpilih. terpilih. 10. 10. PO PO dibuat dibuat 33 (tiga) (tiga) rangkap. rangkap. 11 lembar lembar dikirimkan dikirimkan ke ke BSv BSv 11 lembar lembar diberikan diberikan kepada kepada Admin Admin Budget Budget Area Area 11 lembar lembar di-file di-file

PO

PO

PO File

Page 72


Keterangan Pemilik proses

Dokumen

Otoritas

10.2.3. Ketentuan Penggunaan POSM Area

Proses pengajuan

Proses Approval

BA / BSv

BA / BSv

Unit Proses Proses permintaan POSM di Proses pemberian POSM dan gudang administrasi settlement BA / BSv, admin gudang BA / BSv, admin budget area

Laporan Pengeluaran Material Laporan Pengeluaran Material Laporan Pengeluaran Promosi (LPMP), Saldo Buku Promosi (LPMP), Saldo Buku Material Promosi (LPMP), Gudang Promotor Gudang Promotor Saldo Buku Gudang Promotor BAM dan Controller

Laporan Pengeluaran Material Promosi (LPMP), SPK

Proses pertanggungjawaban fisik Ka Gudang Area dan BA/BSv

LPMP, Saldo Buku Promotor, PLNK, SPK

Kepala Gudang Pemberian material promosi harus Ka Gudang Area dan BA/BSv wajib dimintakan tanda tangan penerima melakukan stock opname minimal pada form LPMP. sekali setiap bulannya disaksikan controller (Ka Gudang = gudang area, BA/BSv = gudang virtual).

Ketentuan

Page 73

Batas maksimal waktu untuk pemberian POSM dalam kota adalah pada hari yang sama dari waktu permintaan POSM.

Jika terjadi selisih kurang saat melakukan opname fisik, maka akan menjadi tanggungjawab kepala gudang dan BA/BSv

Batas maksimal waktu untuk pemberian POSM di luar kota adalah 1 (satu) minggu.

Dasar pengenaan nilai selisih opname adalah nilai pembelian terakhir

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik proses Dokumen

Otoritas

Ketentuan

10.3. Ketentuan Pemusnahan POSM Head Office & Area

Proses pengajuan BrM / BM

Proses Persetujuan BrM / BM

Unit Proses Proses Pemusnahan Ka Gudang & Internal Audit

Form Pengajuan Pemusnahan

Form Pengajuan Pemusnahan

Berita Acara Pemusnahan POSM

BKB

Harus dibuatkan dokumentasi pemusnahan POSM dan dilampirkan pada berita acara.

Harus melampirkan foto waktu sebelum, sedang, sesudah pemusnahan. (Jika dilakukan dengan cara pemusnahan)

Proses pertanggungjawaban fisik Ka Gudang dan admin gudang

Head of BU & Finance Director

Berita Acara Pemusnahan POSM di arsip Harus melampirkan CQS (min. 2 Penawaran) oleh admin POSM dan accounting yang disetujui oleh Head of BU & Fin. Director, jika dimusnahkan dengan cara di daur ulang/di jualkan kepada pihak ke tiga.

Uang hasil penjualan, harus disetorkan ke rekening Bank HO dan di buatkan kwitansi yang di tanda tangani oleh penerima.

Page 74


11.1. Ketentuan SOLUS Area Unit Proses

Keterangan

Pemilik proses

Dokumen

Otoritas

Proses pengajuan

Proses Pengajuan dan Persetujuan

Proses Validasi Dokumen dan Pembuatan Kontrak

Penandatanganan kontrak perjanjian kerjasama

ABM

Promotion Admin

Legal Staff

Budget Controller HO

Proposal, MoU, Dokumen2 Perijinan (Sesuai Standar Data Perijinan)

Proposal, MoU, Dokumen2 Perijinan Kontrak Perjanjian Kerja Sama (Sesuai Standar Data Perijinan), Laporan Analisa Kelayakan

Business Manager (BM)

BUM dan Head of BU

Legal Manager

Nilai embalase, event, POSM dan support lainnya harus di perhitungkan dalam total C&B

Penetapan target untuk existing outlet adalah max + 30% dari rata2 pengambilan 6 bulan terakhir

Legal Staff menerima email dari Promotion Admin mengenai Laporan Analisa Kelayakan di mana HOS dan atau Head of BU menyetujui proses dijalankan terlebih dahulu

Pembayaran dilakukan dari kantor pusat langsung ke rekening Bank outlet tersebut.

Legal Staff re-follow up kekurangan dokumen kepada ABM/RBM

Pemberian free product kepada outlet harus menggunakan tanda terima dan ditanda tangani serta di stempel oleh outlet tsb.

Setiap outlet solus wajib di cover Promotion Admin memeriksa langsung dari Subdist atau Whs yang kelengkapan dokumen-dokumen di tunjuk. perijinan dan follow up kekurangan dokumen ke area Setiap perpanjangan kontrak, team area harus melakukan review dulu dan lampirkan hasil kinerja outlet pada periode kontrak sebelumnya Perpanjangan otomatis dari kontrak tidak berlaku Ketentuan

Promotion Admin membuat Laporan Legal Staff melakukan validasi Analisa Kelayakan terhadap dokumen-dokumen perijinan, jika tidak valid dari segi content maupun kelengkapan, Legal Staff akan Laporan Analisa Kelayakan dan menginformasikan via email checklist akhir dokumen-dokumen ulang hasil scan Laporan Analisa perijinan dilaporkan dan dimintakan Kelayakan kepada ABM/RBM persetujuan ke BUM dan Head of BU bahwa kontrak belum bisa dibuat cc Promotion Admin Jika terdapat dokumen perijinan Kontrak perjanjian kerjasama di yang tidak lengkap, tetapi disetujui buatkan oleh Legal Staff & dioleh BUM dan atau Head of BU approved oleh Legal Manager untuk diteruskan diproses ke tahap selanjutnya, Laporan Hasil Analisa di scan dan di-email ke area dan di-cc ke Legal Dept sebagai follow up kekurangan dokumen perijinan. Area wajib melengkapi kekurangan dokumen paling lambat 3 hari kerja dari tgl persetujuan Head of BU Pengajuan kontrak baru / perpanjangan kontrak harus disetujui oleh BUM & Head of BU

Page 75

Verifikasi Pembayaran Support Fund

Pembayaran support fund Finance Staff

Kontrak Perjanjian Kerja Sama

Budget Controller HO dan Accounting Staff Cash Advance, Invoice Checklist

PIC Outlet dan Pemegang Kuasa Atas Nama Direksi

Budget Controller Assistant Manager dan Finance & Accounting Manager

Finance & Accounting Manager dan Finance Director

Payment Voucher

11.2. FLOW APPROVAL S/D VERIFIKASI DOKUMEN SOLUS

Narasi

ABM, BM

1 s/d 3B. ABM mengajukan Solus dengan membuat proposal, MoU dan melampirkan dokumen dokumen perijinan (sesuai standar). Dokumen proposal dan MoU tersebut dimintakan persetujuan ke BM.

Pengajuan SOLUS dengan buatkan proposal & MoU 1 1

4 s/d 8. Jika sudah disetujui oleh BM, maka kedua dokumen tersebut beserta lampiran dokumen dokumen perijinan (sesuai standar) dikirimkan ke Promotion Admin. Promotion Admin melakukan verifikasi kelengkapan dokumen perijinan. Dokumen perijinan yang tidak lengkap akan difollow up by email dan by telepon.

Promotion Admin

Proposal MoU Dokumen Perijinan (Sesuai Standar) 2 2

Tdk Tdk

BM Approved?

3B 3B

Selain melakukan verifikasi kelengkapan dokumen perijinan, Promotion Admin melakukan analisa kelayakan . Apabila hasil analisa kelayakan sudah selesai dilakukan, dan kekurangan dokumen perijinan belum diperoleh, maka Promotion Admin akan membuat Laporan Analisa Kelayakan di mana dalam laporan tsb juga dituliskan jenis dokumen yang belum lengkap dan tingkat urgensi dokumen 9 s/d 11D. Laporan Analisa Kelayakan dimintakan persetujuan ke BUM dan Head of BU.

3A 3A

Ya Ya

Proposal

4 4

Proposal

MoU

MoU

Dokumen Perijinan (Sesuai Standar)

Dokumen Perijinan (Sesuai Standar) 5 5

Informasi dan diminta ke area

Tdk Tdk

6B 6B

Jika BUM dan atau Head of BU menyetujui Laporan Analisa Kelayakan, laporan tsb diinformasikan ke area berupa scan dokumen via email dengan di-cc kan ke Legal Dept dengan ketentuan : area harus mengirimkan kekurangan dokumen kepada Dept Legal paling lambat 3 hari kerja setelah tgl persetujuan Head of BU.

6A 6A

Ya Ya 7 7

Laporan Analisa Kelayakan

Untuk Laporan Analisa Kelayakan dengan Dokumen Lengkap Jika BUM dan atau Head of BU tidak menyetujui Laporan Hasil Analisa, laporan tsb diinformasikan ke area berupa scan dokumen via email. Untuk Laporan Analisa Kelayakan dengan Dokumen Tidak Lengkap

Dokumen Lengkap?

8 8

Laporan Analisa Kelayakan 9 9

Laporan Analisa Kelayakan (Penolakan)

Tdk Tdk 10B 10B

BUM OK? Ya Ya

Tdk Tdk

11B 11B

10A 10A

Head of BU OK? 11A 11A

Laporan Analisa Kelayakan (OK dengan catatan)

Jika BUM dan atau Head of BU tidak menyetujui Laporan Analisa Kelayakan, laporan tsb diinformasikan ke area berupa scan dokumen via email.

11C 11C

Laporan Analisa Kelayakan (OK dengan catatan)

Laporan Analisa Kelayakan (OK)

11D 11D

1

Setelah Laporan Analisa Kelayakan disetujui oleh BUM dan Head of BU, Laporan Hasil Analisa beserta Proposal. MoU dan dokumen2 perijinan diserahkan ke budget controller.

Page 76

11.3. FLOW PEMBUATAN KONTRAK S/D INPUT RFMF

Narasi

12 s/d 17. Legal Staff melakukan validasi terhadap dokumendokumen perijinan dan refollow up kekurangan dokumen perijinan ke ABM/BM berdasarkan catatan pada Laporan Analisa Kelayakan. Jika Validasi OK, Legal Staff akan membuat kontrak solus dan isi dari kontrak disetujui oleh Legal Manager.

Budget Controller HO

Legal

Outlet, ABM

1

Laporan Analisa Kelayakan (OK dengan catatan) 12 12

Re-follow up kekurangan dokumen ke ABM/RBM

13 13

Proposal Jika Tidak OK, dari segi kelengkapan dokumen perijinan, maka Legal Dept akan email ulang hasil scan Laporan Analisa Kelayakan kepada ABM/BM cc Promotion Admin dan kontrak belum bisa dibuat sebelum kelengkapan dokumen dipenuhi. Kontrak yang sudah disetujui oleh Legal manager diberikan kepada Budget Controller.

MoU Dokumen Perijinan (Sesuai Standar) 14 14

Tdk Tdk

Dokumen Valid?

15B 15B

18 s/d 22. Budget Controller akan mengirimkan kontrak solus ke area, di mana ABM akan meminta tanda tangan PIC outlet dan mengirimkan kembali ke Budget Controller. Budget Controller akan meminta tanda tangan kontrak solus kepada Pemegang Kuasa Atas Nama Direksi.

Ya Ya

15A 15A

Membuat kontrak solus

17 17

Kontrak Solus

16 16 19 19

Kontrak Solus

Proposal MoU

Email area : dokumen tdk lengkap/isi dokumen

Dokumen Perijinan (Sesuai Standar)

2

Kontrak Solus

23 s/d 24. Setelah memperoleh persetujuan kontrak solus dari Pemegang Kuasa Atas Nama Direksi, Budget Controller akan input RFMF di system Nav dan akan print RFMF.

21 21

22 22

Tandatangan Pemegang Kuasa Atas Nama Direksi 23 23

RFMF 24 24

RFMF

2

2

18 18

Kontrak Solus

Proses Pemindahan Dana

Page 77

Tandatangan Outlet

20 20

Kontrak Solus

11.4. Standard Dokumen Perijinan Untuk Perjanjian Kerjasama SOLUS Produk Alkohol

No.

Badan Hukum

List Data / Perijinan

TOKO

UD

FA

CV

PT

1

SKPL-A / SIUP MB

P

P

P

P

P

2

Fotocopy KTP Direksi /pemilik

P

P

P

P

P

3

Fotocopy NPWP

P

P

P

P

P

NOTE : Jika yang mengadakan Perjanjian bukan Pihak yang mempunyai kewenangan untuk melakukan perbuatan hukum, maka harus ada SURAT KUASA dari pihak yang mempunyai kewenangan melakukan perbuatan hukum tersebut, SURAT KUASA harus asli. Jika nama penerima dana bukan nama Pihak yang mempunyai kewenangan untuk melakukan perbuatan hukum, maka harus melampirkan SURAT KUASA PENERIMA DANA dari pihak yang mempunyai kewenangan melakukan perbuatan Hukum tersebut dan SURAT KUASA PENERIMA DANA tersebut harus asli. Jika penerima dana memiliki ijin SIUP MB yang dikeluarkan oleh Pemda setempat, maka SKPLA harus tetap dibuat, kecuali jika ijin SIUP MB dikeluarkan oleh Departemen Perdagangan Dalam Negeri. 1

SKPLA

: dikeluarkan oleh Kementrian Perdagangan di Jakarta

2



3

SIUP MB

: dikeluarkan oleh Kementrian Perdagangan di Jakarta

Page 78

11.5. Standar Waktu Proses Kegiatan Solus ( Di Luar Approval BUM dan Head of BU )

Note :

Satuan hari/bulan adalah hari kerja Standar waktu dihitung dari tanggal penerimaan dokumen

No

Nama Kegiatan

1

Verifikasi awal kelengkapan dokumen dan pembuatan Laporan Analisa Kelayakan

Sales Information Staff

2

hari

2

Verifikasi ulang kelengkapan dokumen dan input RFMF dalam sistem Navision

Budget Controller

1

hari

3

Pembuatan draft kontrak

Legal Staff

4

hari

4

Pengiriman persetujuan kontrak kerja dari area ke Budget Controller Area Jabodetabek Area luar Jabodetabek

Admin area / ABM 7 14

hari hari

Reminder renewal kontrak solus sebelum kontrak berakhir.

Sales Information Staff

2

bulan

5

Pelaku

Page 79

Standar Waktu

11.6. Form Solus

No 1 2 3 4

Nama Form

Halaman 108

Proposal MOU Laporan Analisa Kelayakan Template Monitoring Claim

109 110

Page 80

12. FLOW PEMBAYARAN GAJI SPG & CLAIM KE PT DI Narasi

1. 1. Agency Agency mengirimkan mengirimkan Daftar Daftar Absensi Absensi SPG SPG dan dan perhitungan perhitungan gajinya gajinya kepada kepada ABM. ABM. 2. 2. Daftar Daftar Perhitungan Perhitungan Gaji Gaji dan dan Absensi Absensi SPG SPG diverifikasi diverifikasi oleh oleh Admin, Admin, kemudian kemudian dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan oleh oleh ABM/ ABM/ RBM. RBM. 3. 3. Perhitungan Perhitungan yang yang disetujui disetujui ABM/RBM, ABM/RBM, kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Agency Agency untuk untuk melakukan melakukan pembayaran pembayaran gaji gaji kepada kepada SPG. SPG. 4. 4. Slip Slip pembayaran pembayaran (berupa (berupa bukti bukti transfer) transfer) dan dan lampiran lampiran dokumen dokumen pendukungnya, pendukungnya, kemudian kemudian dikirimkan dikirimkan lagi lagi kepada kepada Admin Admin DIMA DIMA didi area area setempat. setempat. 5. 5. Admin Admin DIMA DIMA didi area area melakukan melakukan verifikasi verifikasi dan dan kemudian kemudian mengirimkannya mengirimkannya kepada kepada Budget Budget Controller Controller HO. HO. 6. 6. Budget Budget Controller Controller HO HO menerima menerima dokumennya dokumennya dan dan kemudian kemudian melakukan melakukan verifikasi verifikasi serta serta update update budget. budget. Kemudian Kemudian membuatkan membuatkan dokumen dokumen RFP RFP && CA CA 7. 7. Dokumen Dokumen RFP RFP && CA CA dengan melampirkan dengan melampirkan dokumen dokumen transfer transfer pembayaran pembayaran gaji, gaji, perhitungan perhitungan gaji gaji dan dan absensi, absensi, kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting Officer. Officer. 8. 8. Setelah Setelah diverifikasi diverifikasi oleh oleh Accounting, Accounting, selanjutnya selanjutnya dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan Finance Finance && Accounting Accounting Manager Manager dan dan FD FD untuk untuk kemudian kemudian dilaksanakan dilaksanakan transaksi transaksi pembayaran pembayaran

Agency

Kirimkan Kirimkan Absensi Absensi dan dan Perhitungan Perhitungan Gaji Gaji SPG SPG

Admin DIMA Area

ABM & RBM

Budget Controller PT DI

Accounting Officer

A

B

Tdk Tdk

Perhitungan Gaji SPG

Bukti Transfer Pembayaran

Absensi

Perhitungan Gaji SPG (ABM, RBM signed) Verifikasi Verifikasi perhitungan perhitungan dan dan dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan

Verifikasi Verifikasi dokumen dokumen dan dan update update Budget Budget

Buatkan Buatkan RFP RFP && CA CA Pembayaran Pembayaran Gaji Gaji kepada kepada SPG SPG Perhitungan Gaji SPG (ASPM, RM Buktisigned) Transfer Pembayaran


Perhitungan Gaji SPG (ABM, RBM signed)

RFP & CA

Kirimkan Kirimkan kepada kepada Accounting Accounting HO HO


Kirimkan Kirimkan kepada kepada kantor kantor perwakilan perwakilan DIMA DIMA Area Area


Verifikasi Verifikasi dan dan mengirimkan mengirimkan kepada kepada Budget Budget Controller Controller HO HO

A

Page 81

Pembayaran

RFP & CA

Approved?

Ya Ya


Perhitungan Gaji SPG (ASPM, RM Buktisigned) Transfer

B

Verifikasi Verifikasi kelengkapan, kelengkapan, perhitungan perhitungan dan dan otorisasi otorisasi dokumen dokumen

Minta Minta persetujuan persetujuan Finance Finance && Accounting Accounting Manager Manager dan dan Finance Finance Director Director

TABEL OTORISASI BIAYA # KETERANGAN JABATAN Line Manager (Line Mgr) Line Director (Line Dir)

= =

atasan langsung minimal level assistant manager pimpinan level Director di suatu divisi

# APPROVAL PEMBAYARAN / PENGELUARAN BIAYA Head Office ( HO ) Area

= =

Finance & Accounting Manager Controller

# PERSYARATAN UMUM SUPPORTING DOCUMENT / DOKUMEN PENDUKUNG Jika vendor sudah dikukuhkan sebagai PKP, wajib dilampirkan dokumen faktur pajak

Keterangan

Approval (To Be) HO

Area

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

Supporting Documents / Attachment

Ketentuan Khusus

BIAYA OPERASIONAL 1 Petrol, Toll dan Parkir Operasional

-

Bukti Pembayaran (Bon/Kwitansi Asli)

-

-

-

-

2 Night Call Expense ( harian )

Line Mgr

Line Mgr

-

Night call report Kwitansi / Bukti

-

-

3 Entertainment

Line Dir

-

-

Form Entertainment Bukti Pembayaran/Kwitansi

-

-

4 Perbaikan / Perawatan Kendaraan Operasional

GA Mgr

GA Mgr

-

5 Surat Kendaraan Operasional

6 Biaya Operasional Motor

GA Mgr

GA Mgr

RFP Invoice / Kwitansi Dokumen Request Internal (RVM/LKK) Dokumen Request Eksternal (SPK/LKK)

-

RFP Bukti Pembayaran Surat Setoran Pajak Daerah PKB/BBN-KB

-

Fotocopy Surat Kendaraan

Line Mgr

Line Mgr

-

Invoice/Kuitansi Rekap Operasional Motor (ditandatangani atasan langsung)

1 Petrol, Toll dan Parkir Niaga

-

Line Mgr

-

Bukti Pembayaran (Bon/Kwitansi Asli)

2 Perbaikan / Perawatan Kendaraan Niaga

-

D&L Mgr

-

RFP Invoice / Kwitansi Dokumen Request Internal (RVM/LKK) Dokumen Request Eksternal (SPK/LKK)

-

-

Untuk semua karyawan yang memiliki fasilitas kendaraan pengajuan CA melalui HO sesuai payroll Untuk level manager ke atas di area claim dilakukan melalui HO (head office) sesuai payroll Tidak boleh klaim biaya petrol, toll dan parkir untuk hari libur / Minggu / bukan untuk kepentingan pekerjaan. Di belakang struk bensin wajib ditulis km saat isi bensin Claim biaya dilakukan 1 bulan 1x, paling lambat H+14 hari kerja dari akhir bulan untuk bulan sebelumnya sesuai dengan budget yang telah ditentukan Claim Night Call sesuai dengan budget masing-masing yaitu Manager Area Rp. 80.000,- dan Promotor/Supervisor sebesar Rp. 75.000,- per malam Night Call pada saat melakukan perjalanan dinas di klaim hanya drink saja Minimal 3 outlet per Night Call, kecuali ada event cukup 1 outlet. Pihak Eksternal ( Pihak ke-3 ) yang dapat memberikan kontribusi positif kepada perusahaan. Frekuensi : sesuai keperluan. Level : Manajer ke atas. Menggunakan produk sendiri dan bukan kompetitor. Rokok tidak termasuk dalam entertain. Jika claim entertain pada tanggal yang sama maka claim Night Call tidak berlaku. Claim biaya entertain paling lambat H+14 hari kerja dari akhir bulan untuk bulan sebelumnya. Claim entertainment ditujukan ke Head Office (HO) Biaya yang berkenaan dengan kendaraan yang tidak diperkenankan adalah cuci mobil, pengharum mobil. Nilai perbaikan <= Rp 500.000, setelah RFP sudah disetujui, maka user dapat langsung melakukan perbaikan kendaraannya. (Menggunakan dana pettycash)

Sesuai regulasi HRD

BIAYA NIAGA

-

Page 82

-

Di belakang struk bensin wajib ditulis km saat isi bensin

Keterangan

Approval (To Be)


Ketentuan Khusus

HO

Area

-

D&L Mgr

-

RFP Bukti Pembayaran Surat Setoran Pajak Daerah PKB/BBN-KB Fotocopy Surat Kendaraan

4 Ongkos Angkut Pembelian ( Freight In Cost )

P&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi Surat Jalan / DO Transporter, MBI, Dima

5 Ongkos Angkut Penjualan

D&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi Surat Jalan / DO

6 Surveyor Fee ( SUCOFINDO )

P&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi

7 Jasa PPJK

P&L Mgr

-

-

Kwitansi ( DP ) Bukti Pembayaran/Kwitansi Tagihan Pelayaran

8 AP Payment to Collector (Pembelian Embalase)

P&L Mgr

-

-

Invoice/kwitansi PE

9 Upah cuci botol kosong

P&L Mgr

-

-

Rincian Perhitungan Bukti Pembayaran

1 Perjalanan Dinas ( Travelling )

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

Surat Tugas Dinas Bukti Pembayaran/ Kwitansi

-

Sesuai dengan regulasi HRD Untuk hotel bintang 4 ke atas bon wajib dalam bentuk print dari pihak hotel

2 Pemesanan Tiket Pesawat dari Tour & Travel

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

-

Tiket Pesawat, bukti invoice pembelian tiket harus dilampirkan bersamaan.

-

Form Pemesanan Tiket ( approved ) Invoice / Kwitansi

-

Claim ditujukan ke Head Office (HO)

3 Surat Kendaraan Niaga

BIAYA ADMINISTRASI

3 Pengiriman Paket, surat menyurat

GA Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi. Resi yang di validasi Penerima.

4 Permintaan Percetakan Dokumen

Line Mgr

Line Mgr

-

RFP Invoice/Kwitansi SJ ( Tanda Terima )

5 PLN, PAM, Telepon

GA Manager

GA Manager

-

RFP Invoice / Kwitansi

6 Jasa Internet, VPN

IT Infra Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi

7 Pembelian Materai

Line Mgr

Controller

-

Invoice / Kwitansi Buku Pemakaian / Pencatatan

Presdir

-

-


Finance Director

-

-


Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

Invoice / Kwitansi

HR Dir

-

-


HR Manager

HR Manager

-

Invoice / Kwitansi

-

RFP Invoice / Kwitansi Proposal ( Jika ada )

8 Pembayaran Jasa Notaris, Surat Ijin Perusahaan

9 Pembayaran Jasa Auditor

10 Biaya Transportasi - Taxi 11 Rental Kendaraan

12 Sumbangan - Pegawai -

Pihak External

Sumbangan kepada pihak eksternal berupa : a. Karangan Bunga b. Parcel c. Sumbangan Pernikahan (Angpao) d. Hadiah Ulang Tahun e. Biaya Perijinan Kepolisian

13 Biaya Outing / Team Building

Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir

Manager Nasional

Dokumen Penunjang : - Foto

Manager Nasional

-

Tanda terima

Manager Nasional

-

Undangan

Manager Nasional

-

Tanda terima / undangan

HR Dir

HR Dir

-

RFP Invoice / Kwitansi Proposal ( Jika ada )

Manager Nasional

Page 83

Sesuai regulasi HRD

-

Sesuai regulasi HRD

Approval (To Be)

Keterangan

HO GA Mgr

14 Biaya Retribusi / Iuran rutin

Area GA Area / Controller -


Ketentuan Khusus

RFP Invoice/kwitansi

-

Jika ada pembayaran untuk iuran rutin yang belum ada dalam daftar iuran rutin, maka harus dimintakan persetujuan dari Finance Director.

-

Pembelian perlengkapan kantor cukup disetujui oleh Line Manager dan Accounting Manager.

-

Definisi IT Supplies : memiliki umur ekonomis kurang dari satu tahun, bisa habis dikonsumsi, tidak dalam bentuk elektrik.

-

Definisi IT Equipment : memiliki umur ekonomis lebih dari satu tahun, tidak bisa habis dikonsumsi, dalam bentuk elektrik atau sebagai pelengkap alat elektrik

-

Sesuai regulasi HRD Pengajuan baru / perpanjangan (approved HR Dir, FD)

-

Sesuai regulasi HRD

15 Pembelian Perlengkapan Kantor ( ATK ) ( Office Supplies )

GA Mgr

GA Mgr

-

RFP Invoice/kwitansi SJ ( Tanda Terima )

16 Rental Peralatan Kantor ( Office Equipment )

GA Mgr

-

-


Perlengkapan IT ( IT Supplies )

IT Infra Manager

IT Infra Manager

-

RFP PO Invoice/Kwitansi SJ (Tanda Terima)

Peralatan IT ( IT Equipment )

IT Infra Manager Corp IT Mgr Corp IT Mgr

Acct Mgr Acct Mgr Fin. Director

-


18 Perbaikan / Perawatan Peralatan Kantor ( Office Equipment )

GA Mgr

GA Mgr

-


IT Infra Manager Corp IT Mgr Corp IT Mgr

Acct Mgr Acct Mgr Fin. Director

-


Finance Dir

-

-

RFP Invoice/Kwitansi Kontrak

GA Mgr

GA Mgr

-

SPK RFP Invoice/Kwitansi

-

RFP Invoice / kwitansi

17 Pembelian Perlengkapan dan Peralatan IT

19 Perbaikan / Perawatan Peralatan IT ( IT Equipment )

20 Pembelian Software IT & Pembayaran Consultant Fee / Maintenance Fee

21 Perbaikan / Perawatan Bangunan / Gedung

22 Pembayaran Premi Asuransi Jiwa & Penambahan asuransi karena karyawan baru

23 Pembayaran Premi bulanan / Tahunan (Penunjukan/Penggantian/Penambahan) - Asuransi Kendaraan Operasional & Niaga

<= Rp 2,5 juta Rp 2,5 jt - Rp 5 jt > Rp 5 jt

HR Manager

GA Mgr

GA Mgr

-

Invoice/kwitansi Polis asuransi

F&A Mgr

F&A Mgr

-

Invoice/kwitansi Polis asuransi

24 Penunjukkan / Penggantian / Penambahan Polis Asuransi Baru Karyawan

HR Dir

-

-

Invoice/kwitansi

25 Pembayaran Gaji

HR Dir

-

(Permintaan bayar pakai memo)

Line Mgr

Line Mgr

27 Pembayaran Uang Pesangon

HR Dir

-

28 Emergency Loan

HR Mgr

29 Medical Claim

30 Pembelian Seragam Kerja (Uniform)

- Bangunan, Barang dagangan

26 Biaya overtime

-

SPK

Dibayarkan bersama dengan payroll

(Permintaan bayar pakai memo)

-

Sesuai regulasi HRD

HR Mgr

-

Sesuai Regulasi HRD

-

Maksimal pinjaman sebesar 4 bulan gaji tanpa bunga dan dikembalikan dalam jangka waktu 1 tahun

HR Mgr

HR Mgr

-

Sesuai Regulasi HRD

-

Budget sesuai dengan regulasi HRD.

HR Mgr

HR Mgr

-

RFP PO Invoice/kwitansi

-

Sesuai regulasi HRD

Recruitment Mgr

-

-


-

Sesuai regulasi HRD

32 Employee Meal

Line Dir

Line Dir

-

Invoice / Kwitansi

-

Employee meal termasuk kegiatan meeting.

33 Training / Workshop / Seminar

HR Dir

HR Dir

-

Form Pengajuan Training RFP Invoice / Kwitansi

Line Mgr

Line Mgr

-

Breakage (Approved)

31 Biaya Perekrutan Karyawan / Biaya Pasang Iklan di Koran

34 Pemusnahan barang dagangan / Selisih kurang Breakage ) di Gudang

Page 84

Keterangan

Approval (To Be)


HO

Area

P&L Mgr

-

-

PIB SSPCP

Tax Manager

-

-

SSP (Surat Setoran Pajak) Memo

37 AP Payment to Principal

F&A Mgr

-

-

Invoice Principal BTB ( on condition )

38 Langganan Koran

GA Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi

39 Keperluan Rumah Tangga Kantor

GA Mgr

Controller/ Line Mgr -

-

Invoice / Kwitansi

-

Copy SPPT (Surat Pemberitahuan Pajak Terutang) Copy STTS (Surat Tanda Terima Setoran) RFP

35 Pajak Impor 36 Pembayaran Hutang Pajak ( PPh Psl 21, 22, 23, 25, 26, 29 ) ( PPN & PPnBM )

40 Pajak Bumi dan Bangunan

Legal Mgr

-

Page 85

Ketentuan Khusus

DIMA GROUP

FORM

FORM PERSETUJUAN Pengangkatan & Perpanjangan Kerjasama DEALER Jakarta……………… Kepada, Yth. Head of BU Cc : Finance Director Finance & Accounting Manager Legal Asst Manager Business Unit Manager

Bersama ini diajukan Nama calon / Dealer untuk mendapatkan persetujuan:

P

A. Pengangkatan baru

:

B. Perpanjangan Kerjasama

:

Nama Perusahaan

: PT. .......

Alamat Perusahaan

: Jl.

Wilayah kerja Distribusi / Area / Reg.

:

Terlampir data / infomasi hasil evaluasi yang bisa dipergunakan untuk pertimbangan keputusan: 1. Kelengkapan data 'Company Profile'

:

P

Yes

No

2. Kelengkapan Persyaratan aspek Legal (Foto copy) : a. Akta Pendirian

: Yes

No

g. NPWP

:

Yes

No

b. SK Menkeh Pendirian

: Yes

No

h. TDP

:

Yes

No

c. Akta Perubahan

: Yes

No

i. SIUP

:

Yes

No

d. SK Menkeh Perubahan

: Yes

No

j. SIUP MB

:

Yes

No

e. KTP Direksi/ Pemilik

: Yes

No

k. Ijin Gangguan (HO)

:

Yes

No

f. Keterangan domisili

: Yes

No

l. NPPBKC

:

Yes

No

3. Financial aspects, Kesanggupan untuk Memberikan Jaminan : a. Bank Guarantee Yes No b. Deposito 4. Kelengkapan lainnya : a. KPI Dealer

Yes

No

Yes

No

c. Sertifikat tanah

Yes

No

d. BPKB Kendaraan

Yes

No

Diketahui Oleh Tgl:

Disetujui Oleh Tgl:

Catatan / Komentar: . . . Diajukan Oleh: Tgl:

BM

Diperiksa Oleh Tgl:

Legal Asst Manager

Diperiksa Oleh Tgl:

F&A Manager

BUM

Page 86

Head of BU

FORM PERSETUJUAN BANK GARANSI Nomor

:

Nama

:

Tanggal Pengajuan

:

Alamat

:

TOP

:

hari

Freq Delivery/ Month

:

kali

Owner

:

Nama Produk A.

B.

Target Penjualan (Monthly)

Harga

Nilai

Perhitungan

Pengajuan

Satuan *

Penjualan

BG / Deposito

BG / Deposito

GUINNESS -

Guinness Pint Krat

-

-

-

Guinness Pint Dus

-

-

-

Guinness Can Dus

-

-

-

Guinness Can Slim Guinness Quart Dus Guinness Quart Krat

-

-

-

-

-

-

SMIRNOFF -

Smirnoff

TOTAL * Harga satuan sudah termasuk PPN dan Jaminan embalase

NOTE / Comment :

Prepared by

Review by

BAM Date :

BM Date :

Validated by

Finance & Accounting Manager Date :

Page 87

Approved by

Head of BU Date :

Finance Director Date :

Company Name

:

Territory Coverage : Channel Coverage : Area : Regional :

Date of submit :

Page 88

COMPANY PROFILE Isi kolom yang berwarna Company Name

:

Company Status

:

Company Address (Full address)

:

Phone No. Fax No. E-mail Address

: : :

Legal Licenses

:

-

Jenis Akta Pendirian SK Menkeh Pendirian Akta Perubahan SK Menkeh Perubahan KTP Direksi /pemilik Surat Keterangan Domisili NPWP TDP SIUP SIUP MB (khusus Gol > A) Ijin Gangguan NPPBKC

Warehouse Address

:

Phone No.

:

Fax No.

:

Person In Charge : - Owner - Director - Sales Manager

: : :

Established Since

:

Distributor Of Guinness product since

:

Page 89

Nomor

Tanggal

FACILITIES -

Company Name : ►

Warehousing (Jumlah Gudang, Lokasi & Ukuran luas) : Location (Address)

No 1 2 3

►

Total Capacity

Guinness Capacity

Remarks

Fleet : (Armada untuk menunjang Penjualan) No 1 2 3 4 5 6

►

Type of Vehicle

Capacity

#BA

Coverage System

Product

OFF TRADE

ON TRADE

Geographical Coverage : (Wilayah Coverage) WHS No

Area

Sub Area

# O/L Univ.

Target # Cover

# O/L Univ.

1 2 3

►

Channel Strengths : (Kekuatan/ Kelebihan Coverage di channel apa?)

►

Channel Weaknesses : ( Channel Coverage yang masih perlu dikembangkan)

►

Computer System & Facilities : (Fasilitas system & peralatan komputer) Soft Ware (Nama & Fungsi) : Hardware (Jumlah & Spesifikasi) :

►

Length of Service / Contract : (Masa kerja sebagai Sub./ Distributor) As a Distributor Since : As a Guinness Distributor Since :

►

Date of Appointment : (Ditunjuk sebagai Sub/Distributor Oleh & Tanggal berapa? ) Date/Year a. Appointed by : Date/Year b. Appointed by : Date/Year c. Appointed by : Date/Year d. Appointed by : Date/Year e. Appointed by :

►

Remarks

Size (m2) 360

Stocking Capacity : (Kapasitas/ kemampuan penyimpanan Jumlah Stock) No 1 2 3

►

Isi kolom yang berwarna

Note :

Page 90

: : : : :

Target # Cover

# O/L Univ.

Target # Cover

BUSINESS PROFILE -

Company Name : PRODUCT LICENSED : Product Category

►

Alcohol Content Beverage

Brand Name

● ● ● ● ●

VALUE in BUSINESS Since Year

● ● ● ● ●

Non Alcohol Content Beverage

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

●

Rp.

● ● ● ● ●

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

●

Rp.

● ● ● ● ●

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

S u b Total

●

Rp.

-

0%

TOTAL

●

Rp.

-

0%

● ● ● ● ●

● ● ● ● ● S u b Total

►

Non Beverage

% Contr.

● ● ● ● ●

S u b Total ►

Annual Value (Estimated) (Rps.000)


● ● ● ● ●

● ● ● ● ●

Page 91

0% 0% 0% 0% 0% -

0% 0% 0% 0% 0% 0%

-

0% 0% 0% 0% 0% 0%

Remarks

SUPPLY CHAIN ANALYSIS Isi kolom yang berwarna -

Company Name : Brand / SKU

Trader

Super WHS (++) WHS ON OFF

Sub Dist. Super WHS (++) WHS Retailer

ON OFF

Brand / SKU

Trader Sub Dist. Super WHS (+++) WHS Retailer

GFES - Quart / 12 (16)

Brand / SKU

Trader

ON OFF

GFES - Can / 24

Retailer

GFES - P/24

Sub Dist.

Buying Price per Ctn.

Profit Margin Rp %

Selling Price per Ctn.

Term of Payment

Volume Setting

% Vol. Contr.

Remarks

Term of Payment

Volume Setting

% Vol. Contr.

Remarks

Term of Payment

Volume Setting

% Vol. Contr.

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

-

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

-

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%


Profit Margin Rp %


Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%


Profit Margin Rp %


Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

-

Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

-

Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

Page 92

KEY ACCOUNT PROFILE ►

Company Name

:

-


Personnel (Key Personnel Contact in Buying, Marketing, Finance, Distribution, Promotion, IT, etc.)

No.

Name

Position

Phone

1 2 3 4 5 6 7

► Buying Process :

► Distribution Details :

Page 93

Notes

DEALER - PERFORMANCE SCORING Dealer Name : Area coverage :

From:

Cara pengisian scoring :

Perhatian:

Bila ingin memberi scoring "1", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1. Bila ingin memberi scoring "2", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1, 2. Bila ingin membri scoring "3", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1, 2 & 3.

No.

To:

Appraissal period :

Isi hanya kolom yang berwarna

Bobot Scoring (%)

KPI - Description

Scoring 1

2

3

4

5

1

1

1 1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

7

6

4

1

Distribution coverage performance

2

Financial capacity

3

Network & relationship to Government

4

Network to traders

5

Experience to handle alcoholic beverages

6

Sales force availability

7

Man hours to handle Dima Portfolios

8

Resources available to handle PT. Dima Portfolio

9

Willingness to be driven by PT. Esham Dima Mandiri

10

Warehouse & office facilities

11

Delivery & Transportation availability

5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5%

12

Willingness to enter partnership with Guinness & Dima Portfolio lainnya.

5%

1

13

Organization structure IT management

15

'Image' Position in the Market

5% 5% 5%

1

14

75%

15

TOTAL WEIGHTED AVERAGE SCORE

Total

Score

1 1 1 1 1

1 1 3

Rekomendasi hasil penilaian (Performance Scoring) : A. Good - Excellent B. Standard C. Bellow Standard

: : :

Perpanjangan masa kerjasama otomatis akan dilakukan sesuai standard 1(satu) tahun. Perpanjangan masa kerjasama akan dilakukan sesuai standard yaitu 1 (satu) tahun, Akan dikeluarkan surat teguran/ peringatan. Perpanjangan masa kerjasama maksimal 6

Date : Disepakati oleh:

Date : Dinilai ulang Oleh :

Date :

Dealer

BM

BAM

Page 94

Dinilai Oleh :

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang : …………………………………….

Form Memorandum of Understanding (MoU) / Kesepakatan Awal NO I.

KETERANGAN

KETERANGAN

STATUS DEALER

II.

IDENTITAS DEALER

1

Nama

2

Badan Hukum

3

Alamat Tempat Usaha

4

Alamat Tempat Tinggal

5

No Telp. / Fax.

6

Nama Pemilik

7

N.P.W.P

8

N.P.P.K.P

9

N.P.P.B.K.C

III.

PRASYARAT TRANSAKSI

1

Jaminan a. Jenis b. Taksiran Nilai (Rp) c. Ikatan Notaris / No. / Tgl.

2

A. Target Penjualan / Head of BUan a. Guinness : Pint/Pls/24 b. Guinness : Qrt/Pls/16 c. Guinness : Can/Cn/24

IV. 1

FASILITAS TRANSAKSI Fasilitas Kredit & Pembayaran a. TOP (Masa Pembayaran) b. Kredit Limit (Sesuai Bank Garansi) c. Cara Pembayaran (BG/Transfer Bank/Tunai)

2

Fasilitas Harga A. Fixed Margin on Invoice B. Incentive Base On KPI C. Total :

V.

PERSEDIAAN BARANG

1

Persediaan Barang

VI.

LAIN - LAIN

1

Wilayah Coverage

2

Jumlah / Target Outlet > On Outlet > Off Outlet

Kota …………………., Tanggal …………………………………………… Disiapkan Oleh,

Di-review Oleh,

ABM

BM

Disetujui,

Pemilik outlet

Page 95

Head of BU

SURAT PENUNJUKAN DEALER No. : .......... (lokasi), (tanggal) Kepada Yth. (Nama Dealer/Agen) (alamat Dealer/ Agen) (daerah Dealer/Agen) u.p.(Nama pemilik Dealer/Agen) Perihal : Penunjukan Dealer Dengan hormat, Sehubungan dengan permohonan Saudara untuk menjadi Dealer kami, maka melalui surat ini, kami selaku Distributor GUINNESS, POKKA, dan CHEZ ORANGE, yang berkedudukan di Jakarta, dengan kantor pusat di Komplek Pluit Mas Blok A No.1A, Jembatan Tiga – Pluit, Jakarta Utara 14450, dengan ini menunjuk : .................. Selaku Dealer untuk wilayah ............ Adapun penunjukan ini dengan kondisi dan syarat-syarat sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.

Jangka Waktu Penunjukkan Harga Term Of Payment Target Penjualan

: : : :

Demikian surat dari kami. Agar surat ini dapat digunakan dengan sebagaimana mestinya. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami, PT. ESHAM MANDIRI

Menyetujui, (Nama Dealer/Agen)

ISKANDAR BUDIANTO Pimpinan PT.ESHAM MANDIRI Cabang ......

(Nama Pemilik Dealer/Agen) Pemilik

Page 96

Check List Kelengkapan Klaim KPI Dealer Dealer Area Periode NO.

: : : DOKUMEN

1

Dealer Performance Evaluation

2

Lampiran Surat Penunjukan Dealer (sudah ditandatangani kedua pihak)

3

Lampiran Commitment Target (sudah ditandatangani kedua pihak)

4

Lampiran Commitment Harga (sudah ditandatangani kedua pihak)

5

Report Payment

6

Report Sales Achievment

7

Productivity Report

8

Warehaouse & Supporting report

1 2 3

Sebelum mengclaim KPI untuk Dealer, harap untuk melengkapi seluruh Dokumen di atas Isi dengan benar dan jelas setiap form-form yang akan dilampirkan KPI Dealer dapat di Klaim apabila hasil dari Performance Evaluasi Dealer itu "Very Good" atau "Good", bagi yang "Unsatisfactory" tidak dapat mengklaim KPI

4

Semua dokumen untuk Klaim KPI harus ditandatangani oleh BM & Controller

5

KPI dikirim ke HO setiap tiga Head of BUan sekali, paling lambat klaim di bulan ke dua

Mekanisme Klaim KPI Dealer

Contoh : KPI Head of Bulan Jan-Mar 2012, diklaim Bulan April s/d Mei 2012 Jika lewat dari Bulan tersebut yang sudah ditentukan maka KPI "Gugur" atau tidak dapat diklaim 6

KPI dikirim ke Admin Budget HO untuk ditandatangani Head of BU

7

Kemudian KPI akan dilanjutkan ke Accounting

8

Setelah di Approve oleh Accounting Manager, hasil nilai KPI baru dapat diberikan pada pemotongan pengambilan Faktur berikutnya dalam bentuk discount Dealer tidak diperkenankan melakukan pemotongan nilai KPI secara sepihak pada Faktur, sebelum KPI dan syarat-syarat klaim KPI ditandatangani oleh HOD & Accounting Manager

9

Tertanggal : Dibuat oleh,

Controller

Disetujui,

Diketahui,

AAA BM

BBB Head of BU

Page 97

CCC Senior Spv Acc

DDD Acc Manager

DESCRIPTION DEALER PERFORMANCE EVALUATION

KATEGORI

POINT YANG DIDAPAT

FACTOR Max : 10

Bonafiditas

Bank Garansi

Payment

KETERANGAN

Mid : 7

Min : 3

Jika BG baik nilai & waktunya dapat dipenuhi sesuai dead line dari Jika Nilai BG dapat dipenuhi minimal 75% dari Nilai yang surat yang diterbitkan/ditetapkan oleh PT Esham Dima Mandiri diterbitkan/ditetapkan oleh PT Esham Dima Mandiri

Jika Nilai BG dipenuhi dibawah 75% sesuai surat yang diterbitkan/ditetapkan oleh PT Esham Dima Mandiri

Jika pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan perjanjian atau TOP yang berlaku

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 1 hari

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 7 hari (Overdue di atas 7 hari)

Contoh :

Contoh :

Contoh:

- Untuk yang Cash, pembayaran dilakuakan tidak pada - Untuk yang Cash, pembayaran dilakukan pada saat barang - Untuk yang Cash, pembayaran dilakaukan setelah 1 saat barang atau Invoice diterima, namun dilakukan 1 dan Invoice diterima oleh Dealer minggu barang atau Invoice diterima hari setelah barang atau Invoice diterima - Untuk yang BG, Pembayaran sebelum atau tepat waktu Jatuh Tempo pembayaran, biasanya TOP 14 hari Commitment

Warehouse

Supporting

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat dari 1 hari dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi Overdue Jika Achievment capai dibawah 100% s/d 95% (<100%95%) dari target KPI

Disesuaikan dengan data Finance

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat 1 minggu dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi overdue >7 hari Jika Achievment capai dibawah 95% (<95%) dari target Sesuai data Penjualan di Bos.Net KPI

Sales Achievment

Jika Achievment capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target KPI

Sistem Purchase

Jika sistem purchase/order Dealer ke EDM sesuai dengan Phasing Target dalam 1 Head of BUan dibagi rata perminggunya (kecuali dalam kondisi tidak ada barang)

Jika sistem purchase/order barang tidak sesuai dengan Sesuaikan dengan realisasi Faktur atau PO di data phasing target yang sudah ditentukan

Outlet Cover

Jika jumlah RTM nya sama dengan atau di atas outlet yang tercantum lampiran perjanjian dealer

Jika jumlah RTM nya di bawah outlet yang tertera di lampiran perjanjian


Distribusi

Jika Achievment EO capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian

Jika Achievment EO capai dibawah 100% s/d 80% (<100%-80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian

Jika Achievment EO capai dibawah 80% (<80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian


NOO

Jika Dealer memiliki NOO >= 5 Outlet

Jika Dealer memiliki NOO <= 4 - 2 Outlet

Jika Dealer tidak ada NOO


Service Level

Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai level min 90% dari 1 x 24 jam service level min 80% dari 1 x 24 jam

Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level dibawah 80% dari 1 x 24 jam

Adjustment dari RDM

Luas Gudang

Luas

Cukup Luas

Kurang Luas

Kapasitas Gudang

Sangat Cukup

Cukup

Kurang

Armada

Jumlah dan Kondisi Armada masih sangat baik untuk digunakan sebagai penunjang penjualan

Jumlah dan Kondisi Armada cukup baik

Jumlah dan Kondisi Armada kurang layak untuk digunakan

Adjustment dari RDM

Number of Sales

Jika di dealer terdapat Team atau Sales Exclusif

Jika di dealer hanya ada Sales Reguler saja

Adjustment dari RDM

Disetujui,

XXX BUM

Sesuai dengan Surat Perjanjian Penunjukan Dealer, dihitung dengan BG/Limit Kredit

YYY Accounting Manager

Note :

Page 98

Adjustment dari RDM Cantumkan luas (m²) dan luas yang seharusnya Adjustment dari RDM Kemampuan penyimpanan jumlah stock

SALES PRODUCTIVITY REPORT Dealer Area Periode

: : :

FINAL POINT Point Luas Gudang Criteria POINT Luas 10 Cukup 7 Kurang 3

Kapasitas Gudang Criteria POINT Sangat Cukup 10 Cukup 7 Kurang 3

Point Armada Criteria POINT Sangat Layak 10 Cukup Layak 7 Kurang Layak 3

Point Number of Sales Criteria POINT Sale Exclusif 10 Sales Reguler

3

Get Point

Get Point

Get Point

Get Point

0

0

0

0

► Warehousing (Jumlah Gudang, Lokasi & Ukuran luas) : Location (Address)

No

Keterangan

Size (m2)

1 2 3

► Stocking Capacity : (Kapasitas/ kemampuan penyimpanan Jumlah Stock) Total Capacity

No

Guinness Capacity

Keterangan

1 2 3

► Armada untuk menunjang Penjualan Type of Vehicle

No

Capacity

#BA

Coverage System

Product

1 2 3 4 5 6


BAM

Disetujui,

Diketahui,

( NAMA DEALER ) Dealer :

BM

Page 99

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Lampiran Perjanjian Kerja sama Dealer AREA : ……………………………………. NO

KETERANGAN

I.

STATUS OUTLET

1

Saat ini

II.

IDENTITAS OUTLET

1

Nama Outlet

2

Badan Hukum

3

Alamat Tempat Usah Outlet

4

Alamat Tempat Tinggal Outlet

5

No Telp. / Fax.

6

Nama Pemilik

7

N.P.W.P

8

SIUP / TDP

9

SITU / HO

III.

PRASYARAT TRANSAKSI

1

Agunan / Kolateral

KETERANGAN

a. Jenis b. Taksiran Nilai (Rp) c. Ikatan Notaris / No. / Tgl. 2

A. Target Penjualan / Head of BUan a. Guinness : Pint/Pls/24 b. Guinness : Qrt/Pls/16 c. Guinness : Can/Cn/24 B. Pengiriman Stock / Head of BUan C. Pengiriman Stock / Penjualan dari

IV.

FASILITAS TRANSAKSI

1

Fasilitas Kredit & Pembayaran a. TOP (Masa Pembayaran) b. Kredit Limit (Est. Total Nilai) c. Cara Pembayaran (BG/Transfer Bank) d. Bank

2

Fasilitas Harga A. Fixed Margin on Invoice

%

Nett. Price (ctns)

a. Pint/Pls/24 b. Quart/Pls/16 c. Can/Ctn/24 B. Incentive Base On KPI C. Total : V.

LAIN - LAIN

1

Wilayah Coverage

2

Jumlah / Target Outlet > On Outlet > Off Outlet

Kota …………………., Tanggal …………………………………………… Disiapkan Oleh,

Mengetahui,

BAM

BM

Menyetujui,

Head of BU & FD

Page 100

Pemilik outlet

Page 101

Page 102

KPI DEALER Dealer : Area : Periode : A. Syarat Claim KPI 1. Hasil dari Performance Evaluation minimal "Good!!" 2. Tidak ada return 3. Pricing sesuai comimitment 4. Tidak melakukan Infiltrasi 5. Report data sesuai realisasi dan ketentuan B. Perhitungan KPI Dealer NO

Parameter HLS

Januari VALUE

Periode February HLS VALUE

HLS

Maret VALUE

Sales Achievment Target Actual % Ach Nilai Yang dihitung 2 Payment Payment Sesuai TOP Total Nilai = (Sales Ach + Payment)

Total Nilai HLS

VALUE

1

Rp.

Bonus KPI

0.50%

Total KPI (Jumlah x 0.5%)

Rp.

Penalty payment tidak sesuai TOP Rp.

KPI yang diperoleh = Total KPI - Penalty Payment Angka tersebut akan dipotongkan langsung pada Invoice No._______________bulan ______________2012 Tertanggal : Dibuat oleh,

XXXX Controller

XXXX BAM

Menyetujui

XXXX BM

Page 103


REPORT PAYMENT DEALER Dealer Area Periode

: : :

FINAL POINT Criteria On Time Over Due 1 hari Over Due >7 Hari

POINT

Get Point

10

Pembayaran Sesuai TOP : NO.

NO. FAKTUR TGL FAKTUR

TOP

TGL JATUH TEMPO

NILAI FAKTUR

JENIS PEMBAYARAN

NAMA BANK

NO. GIRO

TGL TERIMA GIRO

TGL FISIK GIRO

TGL CAIR

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Total Pembayaran

Rp Rp

KPI yang diperoleh (Jumlah X 0.50%)

-

x

DOKUMEN PELUNASAN

JUMLAH

Rp

0.50%

-

Pembayaran Tidak Sesuai TOP : NO.

NO. FAKTUR TGL FAKTUR

TOP

TGL JATUH TEMPO

NILAI FAKTUR

JENIS PEMBAYARAN

NAMA BANK

NO. GIRO

TGL TERIMA GIRO

TGL FISIK GIRO

TGL CAIR

JUMLAH

OVERDUE

FINALTY

1 2 3 4 5 TOTAL

Rp

-

Total KPI


Controller

Disetujui,

Diketahui,


BM

Keterangan Pengisian : 1. Lengkapi Nama Dealer, Area dan Periode perhitungan 2. Untuk Final Point tidak perlu diisi karena sudah rumus Jika Pembayaran dilakukan sesuai ketentuan dalam perjanjian dealer maka, isi di Form "Pembayaran sesuai TOP" Jika Pembayaran dilakakan tidak sesuai dengan ketentuan dalam perjanjian maka, isi di Form "Pembayaran tidak sesuai TOP" Info Pengisian : - No. Faktur : Diisi sesuai No. Faktur yang dibayarkan - Tanggal Faktur : Diisi dengan tanggal yang tertera di faktur tersebut atau tanggal Faktur dicetak/diterima dealer - Nilai Faktur : Diisi dengan jumlah nilai Faktur yang tertera di faktur tersebut atau yang dibayarkan dengan rupiah - Jenis Pembayaran : Diisi dengan jenis pembayaran yang dilakukan Dealer (Contoh : Transfer, Biylet Giro, dll) - Nama Bank : Diisi dengan nama bank yang digunakan Dealer untuk transaksi tersebut (Contoh : BCA, OCBC NISP,dll) - No. Giro : Diisi dengan Nomor Giro yang tertera di Giro yang diberikan oleh Dealer (jika pembayaran dilakukan dengan menggunakan BG) - Tgl.Giro : Diisi dengan Tanggal terimanya Giro tersebut - Tgl. Cair : Diisi dengan Tanggal dicairkannya Giro tersebut - Jumlah : Diisi dengan jumlah yang dibayarkan oleh Dealer tersebut 3. harap isi Overdue Pembayaran, jika terjadi keterlambatan dalam melakukan pembayaran (Contoh: 5 hari)

Page 104

Rp

-

Rp

-

REPORT ACHIEVMENT DEALER Dealer Area

: :

Periode

:

0.8 0.8

FINAL POINT Point Sales Achievment Criteria POINT

Point Sistem Purchase Criteria POINT Sesuai Phasing Target per Week

Ach => 100% Ach => 95-99% Ach > 95%

Tidak Sesuai

Get Point

PERIODE

DESCRIP TIONS

WEEK

I II Target III IV V TOTAL TARGET I II Actual III JULI IV V TOTAL ACTUAL I II % ACH III IV V % ACH I II Target III IV V TOTAL TARGET I II TOTAL Actual III QUARTERLY IV V TOTAL ACTUAL I II % ACH III IV V % ACH

Pint Krat Pint Ctn 250 250 250 250 1,000 250 250 250 250

-

1,000 100% 100% 100% 100% 0% 100% 250 250 250 250 1,000 250 250 250 250 1,000 100% 100% 100% 100% 0% 100%

-

GUINNESS Quart Quart Krat Ctn 300 500 500 500

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

1,800 300 500 500 500

-

1,800 100% 100% 100% 100% 0% 100% 300 500 500 500 1,800 300 500 500 500 1,800 100% 100% 100% 100% 0% 100%

-

Can 320 ml 250 250 250 250 1,000 250 250 250 250

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

1,000 100% 100% 100% 100% 0% 100% 250 250 250 250 1,000 250 250 250 250 1,000 100% 100% 100% 100% 0% 100%

10

Slim 250 Total Ctn ml 800 1,000 1,000 1,000 3,800 800 1,000 1,000 1,000 -

3,800 100% 100% 100% 100% 0% 100% 800 1,000 1,000 1,000 3,800 800 1,000 1,000 1,000 3,800 100% 100% 100% 100% 0% 100%

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Get Point

HLS 69 89 89 89 335 69 89 89 89 335 100% 100% 100% 100% 0% 100% 69 89 89 89 335 69 89 89 89 335 100% 100% 100% 100% 0% 100%

10

SMICE

KKB

WINE


BAM

Diketahui,

BM

Rp.

x

15,000,000 15,000,000 15,000,000 15,000,000

1,242,424 1,242,424 1,242,424 1,242,424

25 25 25 25

15 15 15 15

15,000,000 15,000,000 15,000,000 15,000,000

1,242,424 1,242,424 1,242,424 1,242,424

100% 100% 100% 100% 0% 0% 25 25 25 25 -

100% 100% 100% 100% 0% 0% 15 15 15 15 -

100% 100% 100% 100% 0% 0% 15,000,000 15,000,000 15,000,000 15,000,000 -

100% 100% 100% 100% 0% 0% 1,242,424 1,242,424 1,242,424 1,242,424 -

25 25 25 25 -

15 15 15 15 -

15,000,000 15,000,000 15,000,000 15,000,000 -

1,242,424 1,242,424 1,242,424 1,242,424 -

100% 100% 100% 100% 0% 0%

100% 100% 100% 100% 0% 0%

100% 100% 100% 100% 0% 0%

Disetujui,


Note: - KPI Achievment akan diperhitungkan apabila dari Total Act HLS VS Target HLS capai 100%, jika capai di bawah 100% maka tidak dapat KPI. (Khusus Guinness) Hal tersebut diatas dikarena kemungkinan ada pemotongan Bonus KPI ke dealer sehingga Value mungkin tidak tercapai karena ada Tambahan Nilai Dicount karena KPI - Reporting dan Phasing ini WAJIB dibuat krn sudah merumus ke Angka Rekap BONUS KPI per Dealer - Untuk Get Point perhitungan Sistem Purchase dapat dilihat dari kesamaan Phasing target dengan Durasi Actual per Weeknya. - Jelaskan di kolom Keterangan, jika ada hal yang menyebabkan Phasing target tidak sesuai

Page 105

404,455,824 502,775,024 502,775,024 502,775,024 1,912,780,896 404,455,824 502,775,024 502,775,024 502,775,024 1,912,780,896 100% 100% 100% 100% 0% 100% 404,455,824 502,775,024 502,775,024 502,775,024 1,912,780,896 404,455,824 502,775,024 502,775,024 502,775,024 1,912,780,896 100% 100% 100% 100% 0% 100%

15 15 15 15

Rp.

0.50%

Value

25 25 25 25

Yang dihitung adalah bulan yang pencapaian Hls nya 100%

KPI yang diperoleh (Jumlah X 0.50%)

POKKA

100% 100% 100% 100% 0% 0%

SALES PRODUCTIVITY REPORT Dealer : Area : Periode :

FINAL POINT Point Outlet Cover (RO vs EO) Criteria POINT >= 100% ∑ RTM

Point Distribusi (EC) Criteria POINT >= 100% >= 80% - 99% < 80%

< 100% ∑ RTM

Get Point

10

Get Point

Note : yg dihitung Total RTM

Point NOO Criteria POINT >= 100% >= 80% - 99% < 80%

7

Get Point

Note: yang dihitung % Ach EO

3

Note : yg dihitung Total NOO

Rekap Productivity Sales Dealer No

BA

Channel

System

2

3

4

5

TOTAL

BAM

Target (Commit)

∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO

1


Factor

Periode JUL

AUG

Total

SEPT

100 240 50

100 220 20

100 210 36

100 270 15

100 240 50

100 220 20

100 210 36

100 270 15

Disetujui,

Diketahui,


BM

Note: - Untuk BA diisi dengan nama sales-sales Dealer begitu pula Office Selling jika ada - Target Commit adalah target yang sudah di tetapkan sesuai dengan commitment kedua belah pihak (tercantum di Lampiran Syarat Penunjukan Dealer) Keterangan : 1. ∑ RTM = Jumlah Outlet Cover Dealer tersebut Total Target ∑ RTM : Disesuaikan dengan jumlah yang tertera di lampiran surat penunjukan Dealer, atau lebih Untuk target per sales nya sesuaikan dengan Dealer punya team 2. EO = Jumlah Outlet transaksi gfes di Dealer tersebut 3. EC = Jumlah berapa kali outlet itu transaksi 4. NOO = New Opening Outlet, outlet yang baru transaksi product gfes di Dealer tersebut, Outlet harus diluar outlet RTM Dealer

Page 106

300 700 71 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 300 700 71

% Ach 100% 97% 47% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% 97% 47%

Data RTM Dealer Transaksi NO.

Kode Outlet

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 Jumlah Outlet Transaksi

Nama Outlet

JULI Alamat

Channel QUART PINT 24 16

Guinness QUART 12

SMICE CAN

HLS

RED

GAB

KKB

WINE

POKKA

RASH

Guinness QUART QUART PINT 24 16 12

Available Product Kompetitor BB AB PS AS

AGUSTUS SMICE CAN

RED

GAB

KKB

WINE

POKKA

RASH

-

-

0 Page 107

0

0

Proposal Kerja Sama …………….

Tanggal :

No.

1

Background :

2

Objective :

1 2 3

3

Mekanisme :

1 2 3

4

Target & Budget :

Event

Area

-

Nama Outlet

=> => =>

Chnl

Pack

Volume Average AMS AS Target

-

Key Learning :

1 2

Note

1 2 3

-

Budget Rp.

%

0% 0% 0% 0% 0% 0%

Approved by :

Prepared by :

AAA

BBB

CCC

DDD

BAM

BM

BUM

Head of BU

Page 108

LAPORAN ANALISA KELAYAKAN No Doc No RFMF

: :

No C&B No Proposal

: :

Badan Hukum :

Dibuat Oleh

Disetujui / Tidak Disetujui

*

Diperiksa Oleh

No

Dokumen Perijinan

1 SKPL-A / SIUP MB 2 Fotocopy KTP Direksi /pemilik 3 Fotocopy NPWP

Disetujui / Tidak Disetujui

BUM

TMS

Checklist Dokumen Perijinan (Harus Ada)

*

Tgl :

Tgl :

/ Pengecualian

Head of BU Tgl :

/ Pengecualian

TMS

Syarat Aktual Keterangan : * Coret yang tidak perlu

Page 109

Pembuatan Kontrak

Kontrak Diterima & Dikirim

Kontrak Kembali

Head of BU Ttd Kontrak

Legal Staff

Budget Controller Staff



Tgl :

Tgl :

Tgl :

Tgl :

SOLUS CLAIM MONITOR F15 Periode Contract Region

Area

City Name of Outlet

Central Jakarta Jakarta

Madona

Start

End

Jan-14 Dec-14

Solus Contract Claim Term 1 Claim √

Nominal 25,000,000

Term 2

Anniversary

Claim Nominal Claim √

Nominal

Ketentuan Solus Contract Event 2

Event 3

Total Claim % of claim

Claim Nominal Claim Nominal

5,000,000

30,000,000

Page 110

46% for example

Term 1

Term 2

Anniversary

Event 2

Event 3 Total Claim

Nominal

Nominal

Nominal

Nominal

Nominal

25,000,000

25,000,000

5,000,000 5,000,000 5,000,000 65,000,000

PT. ESHAM DIMA MANDIRI

Cabang

:

(Halaman 1/2)

CREDIT APPROVAL CARD

Pre - Numbered

( NOO / OLD ) 1.

Nama Pelanggan / Outlet :

Kode Outlet :

2.

Kontak (PIC) :

HP:

3.

Alamat 1 :

4.

Alamat 2 :

RT/RW : Kelurahan :

Kec./Wilayah :

Kota :

Propinsi :

Kode Pos :

Negara :

5.

Telepon :

6.

Fax :

7.

Email :

8.

Website :

9.

Mata Uang Transaksi :

10. Status Perpajakan

No. PKP :

Tgl. PKP :

11. Badan Hukum Usaha : 12. No. NPWP :

(dilampirkan fotokopinya)

13. Status Tempat Usaha :

Milik Sendiri / Kontrak Tahunan / Kontrak Head of BUanan / Lainnya ……………………………………………*) Jika bukan milik sendiri, selesai masa kontrak / sewa tgl : ………….-………………………………..-…………

14. Lama Berdagang / Usaha 15. Mulai Berlangganan 16. Saluran Distribusi 17. Kategori Level 1 (Pricing) : 18. Kategori Level 2 (Group) : 19. Kategori Level 3 (Channel) : 20. Kategori Level 4 (CDOS) : 21. Kategori Level 5 (FC PAJAK) : 22. Kategori Level 6 (PDR PAYMENT) : 23. Kategori Level 7 (BA) : 24. Kategori Level 8 (Journal) : 25. Kategori Level 9 (Titel) : 26. Kategori Level 10 : 27. Produk yang akan dijual, Harga, TOP & Limit Kredit Tunai/Kredit

Brand

TOP GLOBAL

TOP BRAND

Limit per Brand

Amore Beverage Food Guinnes Kilkenny Smice Spicy Spirit Wine Wine Import 28. Tata Cara Penagihan Aktifitas Penagihan Apakah ada sistem Tukar Faktur (TF) ? Apakah TF dengan Kwitansi / cukup Faktur Asli saja? Apakah ada Hari / Tanggal khusus penagihan? Dokumen apa aja untuk mendukung Tukar Faktur?

Ya / Tidak

Keterangan

Cara pemrosesan invoice 29. Jenis Pembayaran 30. Jaminan 31. 32. 33. 34.

Produk kompetitor Coverage area Jumlah armada Informasi Lain

Jakarta , …………………………………… Dibuat oleh ,

BA

Disurvey oleh ,

BSv

Diketahui Oleh,

Controller

Page 111

Disetujui Oleh,

Limit Global


Cabang

:

(Halaman 2/2)

SPESIMEN TANDA TANGAN ( NOO / OLD ) 1.


Kode Outlet :

2.

Kontak (PIC) :

HP:

3.

Alamat 1 :

4.

Alamat 2 :

RT/RW : Kelurahan :

Kec./Wilayah :

Kota :

Propinsi :

Kode Pos :

Negara :

5.

Telepon :

6.

Fax :

7.

Pemilik / Penanggung Jawab :

8.

Alamat Rumah Pemilik :

9.

Alamat Gudang :

10. No. Telp Pemilik :

HP :

11. No. KTP / SIM / Pasport

(dilampirkan fotokopinya)

Spesimen STEMPEL

Pemilik / Penanggung Jawab

Nama Jelas & Tanda Tangan

Penerima Barang 1

Penerima Barang 2

Penerima Barang 3

Penerima Barang 4

Nama Jelas & TTD

Nama Jelas & TTD

Nama Jelas & TTD

Nama Jelas & TTD

DENAH LOKASI

Page 112


Cabang

:

CASH TRANSACTION CARD

1.


Kode Outlet :

2.

Kontak (PIC) :

HP:

4.

Alamat 2 :

RT/RW : Kelurahan :

Kec./Wilayah :

Kota :

Propinsi :

Kode Pos :

Negara :

5.

Telepon :

9.

Mata Uang Transaksi :

16. Saluran Distribusi 17. Kategori Level 1 (Pricing) : 18. Kategori Level 2 (Group) : 19. Kategori Level 3 (Channel) : 20. Kategori Level 4 (CDOS) : 21. Kategori Level 5 (FC PAJAK) : 22. Kategori Level 6 (PDR PAYMENT) : 23. Kategori Level 7 (BA) : 24. Kategori Level 8 (Journal) : 25. Kategori Level 9 (Titel) : 26. Kategori Level 10 : 27. Produk yang akan dijual Brand Amore Beverage Food Guinnes Kilkenny Smice Spicy Spirit Wine Wine Import

Jakarta , …………………………………… Dibuat oleh ,

BA

Pemilik / Penanggung Jawab

Spesimen STEMPEL

Nama Jelas & Tanda Tangan

Diketahui Oleh,

Controller

Page 113

Disetujui Oleh,

BSv

PT. ESHAM DIMA MANDIRI AREA : Contoh SEMARANG

SURAT PERMINTAAN MUAT KANVAS Tgl

:

Nomor Permintaan

:

Kode BA

:

Nomor Mobil

:

Nama BA

:

Nama Sopir

:

Nama Helper

:

No

Kode Barang

Nama Barang

RUNNING NUMBER

Jumlah Barang Karton Pcs

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Catatan :

Lembar Putih

: Controller

Lembar Merah

: Gudang

Lembar Kuning

: BA

BA Page 114

BSv / BAM

PT ESHAM DIMA MANDIRI

No Faktur Tanggal Kepada

AREA : Contoh SEMARANG

: RUNNING NUMBER : :

FAKTUR PENJUALAN KANVAS KATEGORI GFES HARGA ISI (Barang Kena Pajak) Quantity Krat / Dus Btl / Can

Nama Barang

Harga Satuan

Jumlah Harga

Guinness Pint Krat / 24 Guinness Pint Dus / 24 Guinness Can Dus / 24 Guinness Quart Krat / 16 Guinness Quart Dus / 12 Jumlah Harga Isi + PPN Potongan Jumlah Harga Isi+PPN-Potongan (1) JAMINAN EMBALASE ( Barang Tidak Kena Pajak ) Krat Pint Botol Pint Krat Quart Botol Quart Jumlah Jaminan Embalase (2) PENGEMBALIAN EMBALASE Krat Pint Botol Pint Krat Quart Botol Quart Jumlah Pengembalian Embalase (3) Jumlah Yang Harus Dibayar ( 1 + 2 - 3 ) (4) KATEGORI DI LUAR GFES No

Kode

Jenis Barang

Banyaknya

Syarat Pembayaran : Cash / Kredit ………… Hari 1. Putih 2. Merah 3. Kuning 4. Biru

: Controller : Outlet : Accounting : Driver

Harga Satuan

Total

Jumlah (Rp)

(5)

Grand Total (4+5)

Hormat kami,

(

Penerima Barang

) Page 115

(

)

Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas Nama Sopir No. Kendaraan Tujuan Tgl Muat :

: : :

Nama BA Nama Helper

: :

Total Muat

Jenis Barang Guinness No

Tanggal

Nama Outlet/Toko/Customer

Pint

Pint

Can

Can

Quart

Krat

Dus

Dus

Slim

Dus/12

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Total Penjualan Sisa Penjualan

Dibuat Oleh

Persetujuan Fisik Sisa Penjualan

Sopir

Kepala Gudang

Page 116

Chezs

Pokka GT

30x240 mL 24x300 mL

SURAT PERSETUJUAN TRANSAKSI KANVAS KREDIT

Dengan hormat, Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Jabatan : Area : Menyatakan bahwa outlet / customer di bawah ini benar adanya diijinkan untuk melakukan transaksi kanvas secara kredit : No

Nama Outlet / Customer

Alasan

1

2

3

4

5

6

7

8

……………………..., ……………………………. Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

BSv

BAM

Nama Tanggal

Page 117

LIST OUTLET KANVAS KREDIT Area Update Per

: : Nama Outlet

No

Kode Outlet

Nama Pelaku Survey/Konfirmasi

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

Dibuat Oleh

Disetujui Oleh

BSv

Business Assistant Manager Page 118

Nama Tgl

Jabatan

Tujuan

:

No. Kendaraan


:

LAPORAN PENJUALAN HARIAN JENIS BARANG GUINNESS

No

Nama Toko

No :

No. Faktur

Alamat

XXXX

JENIS BARANG ALL

Tanggal

:

Nama BA

:

Penjualan

Retur

Lain-lain/

Pint

Pint

Can

Can

Quart

Chezs

Pokka GT

Kotor

Penjualan

Disc.Penj

Krat

Dus

Dus

Slim

Dus/12

30x240mL

24x300mL

Rp.

Rp.

Rp.

Penjualan Bersih Tunai

Bank

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

BSv

ADM SALES

Total Penjualan

:

Sisa Penjualan

:

Jumlah Penjualan Bersih

:

Total Muat

:

Jumlah Penjualan Tunai

:

Jumlah Tagihan

:

Jumlah Penjualan Tunai+Tagihan

:

KASIR

BA

TARGET SALES

TARGET CALL

ACT. SALES KUMULATIF

TOTAL CALL

RETUR VS ACT. SALES KUM

EFF. CALL

Page 119

Giro ……………………..

Lembar

Giro

PEMBERITAHUAN HARGA JUAL / PRICE LIST Jakarta, Nomor

:

Perihal

:

Ditujukan Untuk

:

Nama Subdist

:

Area

:

Subdist

Budget Controller

Marketing

Berikut kami beritahukan up date harga jual untuk produk produk di bawah ini dengan rincian sebagai berikut :

SUPPLIER

:

MERK : No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

DBP

WBP

RBP

Incl. PPN

Incl. PPN

Incl. PPN

Dimensi Luar Pcs/

Carton Pcs/

Carton Pcs/

Harga jual tersebut di atas merupakan harga jual isi termasuk PPN 10 % Harga jual tersebut berlaku untuk area

efektif per

Demikian kami sampaikan informasi mengenai update harga jual untuk dapat dijalankan sebagaimana mestinya.

Hormat Kami,

Tanggal Nama Head of BU / Accounting Manager

Page 120

Carton

PEMBERITAHUAN HARGA JUAL / PRICE LIST Jakarta, Nomor

:

Perihal

:

Nama Cabang

:

Area

:

Berikut kami beritahukan up date harga jual untuk produk produk di bawah ini dengan rincian sebagai berikut :

SUPPLIER

:

MERK : No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

HARGA C

HARGA D

HARGA E

HARGA F

Wholesaler Incl. PPN

Retailer Incl. PPN

Horeka Incl. PPN

Supermarket Incl. PPN

Pcs/

Carton Pcs/

Carton Pcs/

Carton Pcs/

Harga jual tersebut di atas merupakan harga jual isi termasuk PPN 10 % Harga jual tersebut berlaku untuk area

efektif per

Demikian kami sampaikan informasi mengenai update harga jual untuk dapat dijalankan sebagaimana mestinya.

Hormat Kami,

Disetujui Oleh,


Head of BU

Tanggal Nama

Page 121

Carton

HARGA JUAL / PRICE LIST Nomor

:

Area

:

Efektif Per

:

P01

Incl. PPN No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

Pcs/

Carton

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Harga jual tersebut di atas merupakan harga jual isi termasuk PPN 10 %

Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

Tanggal Nama

ASR

SPV Page 122

ASM

BERITA ACARA LEGAL Nomor : Berdasarkan form checklist piutang yang dialihkan ke legal no : tanggal Direkomendasikan untuk :

Penyelesaian dengan kunjungan ke outlet Penyelesaian tanpa kunjungan ke outlet Dengan alasan :

Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

**

diisi khusus untuk kunjungan ke outlet

Dengan meminta keterangan dari :

Hari/Tgl Kunjungan

:

Nama

:

Alamat

:

Alamat

:

Nama pemilik

:

Selaku

:

Keterangan yang diperoleh adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Berdasarkan dokumen, fakta di lapangan dan keterangan yang diperoleh direkomendasikan untuk : Proses penagihan diteruskan

Dilanjutkan ke pengadilan

Write off

Lain-lain

Adapun rekomendasi di atas diajukan dengan pertimbangan : 1. 2. 3. 4. Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya, kemudian ditutup dan ditandatangani pada hari dan tanggal serta tempat seperti tersebut di atas. Khusus untuk rekomendasi ke pengadilan / write off

Dibuat Oleh,

Diketahui Oleh,

Legal Staff

Legal Manager

Disetujui Oleh,

Head of BU

Page 124

Finance & Accounting Director

PROPOSAL AKTIVITAS

BU :

REFERENSI

Tanggal Pengajuan

Q:

H:

F:

No RFMF (diisi oleh admin budget) AREA / REGION

Nama Program

Pelaksana 1 Background / Informasi

2 Tujuan Program

3

Mekanisme Program (Detail)

Chanel

PERIODE

:

MM / Retail / WHS / FP / ON

1 2 1 2 3 1 2 3 4 5

Nama Variant

Nama Outlet

AMS 6 bulan terakhir

Target sales selama program (ctn) Target/bln program Jumlah Total (ctn) (ctn) Bulan 0 0 0 0 0

4 Target Program

-

TOTAL

Rp per ctn

TARGET SALES VALUE

Rp

Mekanisme

Jenis Aktivitas Nama Variant

Nama Outlet

Jumlah

Satuan

Fund/ Free Product (FP)/ Fund+FP

Total (Rp)

Harga / unit

TOTAL CR

-

Rp #DIV/0!

Beban :

Akumulasi On Off invoice invoice

1x transaction (on invoice)

-

ctn

5 Cost analysis

-

DIMA EDM Lain2

* tick mark (" v ")

fill

Keterangan Pajak : PPN / PPh Gross Up / Beban Outlet Rp COA

:

Dok utk klaim 6 Catatan khusus

Prepared by :

Approval :

Date:

Date :

Salesman

Date :

Manager Area

Date :

Trade Marketing

Page 125

Date :

Manager Regional

Manager Nasional

PERUBAHAN STATUS TIPE PERSEDIAAN No

:

Tanggal : Area

:

Perubahan Status :

Bad Stock Menjadi Good Stock Good Stock Menjadi Bad Stock Good Stock Menjadi Stock Mendekati Expired

No

Kode

Nama Barang

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Dibuat Oleh

Disetujui Oleh

Nama Tgl Ka Gudang

Controller

BSv / BAM

Page 126

Ctn

Pcs

FORM PERSETUJUAN Pengangkatan & Perpanjangan Kerjasama Sub. Distributor Jakarta……………… Kepada, Yth. Head of Business Unit Cc : Finance Director Finance & Accounting Mgr. Legal Asst. Manager Head of Operation Head of Sales

Bersama ini diajukan Nama calon / Sub Distributor untuk mendapatkan persetujuan: A. Pengangkatan baru

:

B. Perpanjangan Kerjasama

:

Nama Perusahaan

:

Alamat Perusahaan

:

Wilayah kerja Distribusi / Area / Reg.

:

Terlampir data / infomasi hasil evaluasi yang bisa dipergunakan untuk pertimbangan keputusan: 1. Kelengkapan data 'Company Profile'

:

Yes

P

No

2. Kelengkapan Persyaratan aspek Legal (Foto copy) : a. Akta Pendirian

: Yes

No

h. NPWP

:

Yes

No

b. SK Menkeh Pendirian

: Yes

No

i. TDP

:

Yes

No

c. Akta Perubahan

: Yes

No

j. SIUP

:

Yes

No

d. SK Menkeh Perubahan

: Yes

No

k. SIUP MB

:

Yes

No

f. KTP Direksi/ Pemilik

: Yes

No

l. Ijin Gangguan (HO)

:

Yes

No

g. Keterangan domisili

: Yes

No

m. NPPBKC

:

Yes

No

No

Nilai BG

3. Financial aspects, Kesanggupan untuk : a. Bank Guarantee Yes b. Deposito 4. Kelengkapan lainnya : a. Performance Scoring

Yes

No

Yes

No

Rp.

JT. BG

Catatan / Komentar: . . . Diajukan Oleh: Tgl:

Diperiksa Oleh: Tgl:

Diperiksa Oleh: Tgl:

Diketahui Oleh: Tgl:

Disetujui Oleh : Tgl:

BM

Legal Asst Mgr

F&A Mgr

BUM

Head of BU

Page 127

Company Name

:

Territory Coverage : Channel Coverage : Area : Regional :

Date of submit :

Page 128

SUB DISTRIBUTOR - PERFORMANCE SCORING Sub. Dist. Name : Area coverage :

From:

To:

Appraissal period :

Cara pengisian scoring :

Perhatian:

Bila ingin memberi scoring "1", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1.

Isi hanya kolom yang berwarna

Bila ingin memberi scoring "2", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1, 2. Bila ingin membri scoring "3", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1, 2 & 3. Dst.

No.

Bobot Scoring in (%)

KPI - Description

Scoring 1

2

3

4

5

Score

Total

1

Distribution coverage performance

5%

0

0.00

2

Financial capacity

10%

0

0.00

3

Network & relationship to Government

5%

0

0.00

4

Network to traders

5%

0

0.00

5

Experience to handle alcoholic beverages

5%

0

0.00

6

Sales force availability

10%

0

0.00

7

Man hours to handle Dima Portfolios

10%

0

0.00

8

Resources available to handle PT. Dima Portfolio

5%

0

0.00

9

Willingness to be driven by PT. Dima Indonesia

5%

0

0.00

10

Warehouse & office facilities

10%

0

0.00

11

Delivery & Transportation availability

10%

0

0.00

12

Willingness to enter partnership with Guinness & Dima Portfolio lainnya.

5%

0

0.00

13

Organization structure

5%

0

0.00

14

IT management

5%

0

0.00

15

'Image' Position in the Market

5%

0

0.00

TOTAL WEIGHTED AVERAGE SCORE

100%

0

0

0

0

0.00

0

POOR

Rekomendasi hasil penilaian (Performance Scoring) : Perpanjangan masa kerjasama otomatis akan dilakukan minimal 12 (dua belas) bulan maksimal 18 (delapan belas) bulan.

A. Good - Excellent

:

B. Standard

:

Perpanjangan masa kerjasama akan dilakukan maksimal 12 (dua belas) bulan, dengan rekomendasi perbaikan di sejumlah KPI.

C. Bellow Standard

:

Akan dikeluarkan surat teguran/ peringatan. Perpanjangan masa kerjasama maksimal 6 (enam) bulan, bertujuan untuk memberikan kesempatan Sub Dist. melakukan perbaikan kinerja.

USULAN KEPUTUSAN : Perpanjangan kerjasama

Masa perpanjangan

Penghentian kerjasama

Date :

Date :

Date :

Date :

Date :

Disepakati oleh:

Dinilai Oleh :

Dinilai Ulang Oleh :

Diketahui Oleh :

Disetujui oleh :

Sub Distributor

BAM

BM

BUM Page 129

Head of BU

bulan

GOODS SURVEY REPORT ( G.S.R )

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang : Nama Principle : Brand / G.Merk : NO. KODE Urt. Brg 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Ket. Letak Fisik Barang :

Omset Penjualan Akk Budget Retur Nilai GSR disetujui Selisih / Budget

NAMA / JENIS Barang

: : : :

PACKING Ukuran

-

QUANTITY CTN PCS

Di Buat Oleh, Ka. Gudang

EXPIRED DATE

HARGA Satuan (Rp)

NSMor Urut GSR Tanggal buat GSR Periode GSR Masa GSR JUMLAH (Rp)

KETERANGAN Rusak/Peyot/Fault/Exp.date/dll

TOTAL DPP PPN 10 %

-

TOTAL

-

Di Review Oleh,

: : : :

Disetujui,

(Manager Area)

Controller

Diketahui, P&L Mgr/D&L Mgr

Manager Regional

F&A Mgr

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Mohon di Lampirkan Copy BPPR dan Bukti Program yg telah di lakukan Dibuat Rangkap : 1.Putih asli utk lamp.BAP&NR, 2.Merah File Gudang, 3.Hijau file Accounting 4. Kuning file Admin

Total Klaim Perusahaan Total Klaim Karyawan

Nama Jelas Tgl. Terima GSR. Tgl. Kirim GSR.

: :

Page 130

BIAYA Dibebankan

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang : Nama Principle : Brand / G.Merk :

PERSETUJUAN RETUR KE PABRIK

NO. KODE Urt. Brg 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Ket. Letak Fisik Barang :

PACKING Ukuran

NAMA / JENIS Barang

Nomor Urut

:

Tanggal Pengajuan :

QUANTITY CTN PCS

EXPIRED DATE

Nama Jelas

Nama Jelas

KETERANGAN

JUMLAH (Rp)

TOTAL DPP PPN 10 %

-

TOTAL

-

Diketahui Oleh, Controller P&L Mgr/D&L Mgr

Di Buat Oleh, Manager Area

Dibuat Rangkap :

HARGA Satuan (Rp)

Manager Regional

Disetujui, F&A Mgr

Manager Nasional

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

1.Putih asli utk lamp.BAP&NR, 2.Merah File Gudang, 3.Hijau file Accounting 4. Kuning file Admin

Tgl:

Tgl:

Tgl:

Page 131

Tgl:

Tgl:

Tgl:

Berita Acara Selisih Setoran (BASS) Tgl Tagih

:

Kode Kolektor

:

Nomor

:

Nama Kolektor

:

BU

:

Area

:

1. Tgl Penemuan Selisih

:

Selisih Pembayaran

Keterangan

1. No Invoice : Tunai / Cek / BG : Rp. 2. No Invoice : Tunai / Cek / BG : Rp. 3. No Invoice : Tunai / Cek / BG : Rp. Selisih Fisik Faktur

Keterangan

1. No Invoice : Senilai : Rp. 2. No Invoice : Senilai : Rp. 3. No Invoice : Senilai : Rp. Tgl Penyelesaian Selisih

:

Cara Penyelesaian Selisih

Dibuat Oleh,

( Kasir )

Diterima Oleh,

( Admin A/R)

(Salesman / Kolektor)

Disetujui Oleh,

Controller

Manager Area

Page 132

DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT SPIRIT & SWEET WINE

Recommend Documents