DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT MODERN MARKET (MM)

DIMA GROUP

KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT MODERN MARKET (MM)

Tahun pembuatan Jilid Nomor Tanggal dikeluarkan Di setujui oleh Last Updated

: : : : : :

2014 1 ( satu ) 0001/SOP/MMC/2014 24 November 2014 Finance Director dan Head of BU MM -

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

i

I. Struktur Organisasi Struktur Organisasi Business Unit (BU) MM …………………………………………….. Struktur Organisasi Corporate Controller …………………………………………………

1 2

II. Tabel Kesetaraan Otoritas ………………………………………………………………………..

3

III. Ketentuan dan Prosedur A KEGIATAN DAGANG 1 Pemesanan Barang Dagangan 1.1. Flow Pengajuan Order Sheet Bulan Berikutnya dan Forecast 2 (Dua) Bulan Berikutnya ………………………………………………… 1.2. Flow Revisi Order Sheet Bulan Berjalan ………………………………………. 1.3. Flow Pemesanan Barang Dagangan ke Planner BU ……………………...

4 5 6

2 Kerja Sama Dengan Pelanggan 2.1. Outlet ( Di Luar Subdist dan Dealer) 2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open Outlet) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan B2B) ……………………………………………………….. 2.1.2. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe Penjualan Kredit Untuk Tipe Dagang Taking Order dan B2B ……………………………………………………………………. 2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open Outlet) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan B2B) ………………………………………………………. 2.1.4. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe Penjualan Cash Untuk Tipe Dagang Taking Order dan B2B……………………………………………………………………..

7

8

9

10

2.2. Ketentuan TOP dan Harga 2.2.1. Tabel Ketentuan Term of Payment (TOP) ………………………….

11

2.2.2. Tabel Approval Kategori Group Price List ………………………….

12

2.2.3. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ………

13

2.2.4. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ………………………………………………………………………………..

14

3 Penjualan 3.1. Ketentuan Penjualan Kredit dan Overlimit …………………………………

15

3.2. Flow Approval Sales Order Kredit ………………………………………………..

16

3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) di Luar Kanvas ………. 3.4. Flow Approval Sales Order Tunai ………………………………………………….

17 18

4 Retur Penjualan 4.1. Retur Penjualan Barang Dagang 4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan ……………………………….

19

4.1.2. Flow Pengajuan dan Penerimaan Barang Retur ……………………………………………………………………………………

20

4.1.3. Flow Pemeriksaan dan Pencatatan Kondisi Fisik Barang, Pembuatan DO Retur & Compare Pelunasan ……………………..

20A

5 Piutang Dagang 5.1. Flow Timbulnya Piutang Dagang dan Update Pencatatan Piutang Dagang …………………………………………………………..

21

5.2. Ketentuan Penagihan ……………………………………………………………………

22

5.3. Flow Penagihan dan Penyetoran Hasil Penagihan ………………………. 5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept. Legal …………………………..

23 24

5.5. Flow Penanganan Piutang ke Dept. Legal ……………………………………. 5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui Departemen Internal Audit ………………………………………………………….. 5.7. Flow Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui Departemen Internal Audit …………………………………………………………..

25 26 27

6 Free Product dan Sample 6.1. Ketentuan Permintaan Free Product 6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product HO …………………………….

28

6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product Area ………………………….

29

6.2. Flow Approval Permintaan Free Product 6.2.1. Flow Proses Approval Free Product HO ………………………………

30

6.2.2. Flow Proses Approval Free Product Area ……………………………

31

6.3. Ketentuan Permintaan Sample HO dan Area ……………………………….

32

6.4. Flow Approval Permintaan Sample HO dan Area …………………………

33

6.5. Flow Pemberian Free Product dan Sample ………………………………….

34

6.6. Flow Claim Free Product ……………………………………………………………….

35

7 Stock 7.1. Ketentuan Approval Transfer Stock Antar Cabang, Pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak ……………………………………………….. 7.2. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock ………………………………………………. 7.3. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan ( Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) ………………………………

36 37 38

B KEGIATAN PROMOSI 8 Permintaan Dana 8.1. Flow Permintaan Dana (RFMF) HO ……………………………………………….

39

8.2. Flow Permintaan Dana (RFMF) Area …………………………………………….

40

9 Kegiatan Sponsorship 9.1. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship HO ……………………. 9.2. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship Area ………………….

41 42

10 POSM 10.1. Ketentuan POSM HO 10.1.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM HO …………………..

43

10.1.2. Ketentuan Penggunaan POSM HO …………………………………….

44

10.1.3. Persetujuan Mock Up dan Rencana Alokasi 10.1.3.1. Flow Pengajuan dan Approval Design Mock Up …………………………………………………………………………. 10.1.3.2. Flow Pemesanan dan Approval Mock Up HO ………………………………………………………….. 10.1.3.3. Flow Alokasi POSM Top Down (HO) ……………………..

45 46 47

10.1.3.4. Flow Alokasi POSM Bottom Up (Area) …………………. 10.1.4. Pembelian POSM HO

48

Flow Persetujuan Pemesanan POSM HO …………………………..

49

10.2. Ketentuan POSM Area 10.2.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM di Area ……………. 10.2.2. Penerimaan dan Pengeluaran POSM di Area Flow Proses Approval dan Penawaran Untuk Pembelian POSM di Area ………………………………………………….. 10.2.3. Ketentuan Penggunaan POSM di Area ……………………………… 10.3. Ketentuan Pemusnahan POSM Head Office dan Area ……………….

50

51 52 53

C TABEL OTORISASI BIAYA ………………………………………………………………..

54-57

D FORM 1. Form Credit Approval Card (CAC) ………………………………………………. 2. Spesimen CAC …………………………………………………………………………. 3. Form Cash Transaction Card (CTC) ………………………………………………

58 59

4. Form Pricelist dari Cabang ke Outlet ………………………………………….

61

60

5. Berita Acara Legal (BAL) …………………………………………………………….

62

6. Proposal Aktivitas (PA) ……………………………………………………………..

63

7. Form Perubahan Status Tipe Persediaan …………………………………….

64

8. Form Goods Survey Report (GSR) ……………………………………………… 9. Form Pengajuan Retur ke Pabrik ………………………………………………..

65

10. Form Berita Acara Selisih Setoran …………………………………………….

67

66

STRUKTUR ORGANISASI BU MM Head of BU

National Key Account Manager

Key Account Manager (KAM)

Business Development Manager (BDM)

Key Account Supervisor (KAS)

MMM

Category Manager

Logistic Manager

Distribution Manager (DM)

GAM

HRD

Controller Budget

Controller

AV

Admin Budget

AR Admin Cost

Category Supervisor (CS)

MMS

AE

Collector

SPV / TL

SPV / TL

Sales / MD

Sales / MD

Design MM

Page 1

Data Analyst

STRUKTUR ORGANISASI CORPORATE CONTROLLER Corporate Controller (CC)

Admin CC

System Support & Compliance Manager

Regional Controller (GAM)

Regional Controller

Controller

Admin Budget Area (AB)

Admin Verifikasi (AV)

Admin Account Receivable (AR)

Admin A&P Claim (AC)

Data Analyst

(MM Pesing, Luar Jkt, Budget)

Controller

Admin Entry (AE)

Kasir (KS)

Admin Verifikasi (AV)

Admin Account Receivable (AR)

Admin A&P Claim (AC)

Page 2

Admin Entry (AE)

Kasir (KS)

Koordinator Kolektor

Operation Support Staff

Compliance Staff

System Support Staff

TABEL KESETARAAN OTORITAS

Kesetaraan Otoritas No

Kelompok Jabatan

1

Direksi

2

3

Sales

Operation

Nama Jabatan Director

BU NAB

BU MM

BU Food

Spirit & Sweet Wine

Head of BU

Head of BU ASR/ Salesman

Head of BU

Head of BU

Head of BU

Sales/MD

Sales

BA

Salesman/Promotor

BA

Supervisor

BE

SPV

SPV / TL/MMS

SPV

Business Spv

Manager Area

ABM

ASM

MMM

Deputy DM

BAM

Manager Regional

RBM

RSM

BDM/DM

BM

BM

Manager Nasional

HOS

NSM

NKAM

-

BUM

Planner Manager

DP Mgr

OM

LM

BM

BM

Manager Nasional

HOO

-

-

-

-

TM

BrA

-

-

BrA

CE, KAE

Br Spv

CS

-

TMS

TMM, KAM

BrM

CM

-

BrM

HOCM

-

-

-

-

Staff Supervisor 4

BU Diageo

Trade Marketing Manager Manager Nasional

Page 3

1.1. FLOW PENGAJUAN ORDER SHEET BULAN BERIKUTNYA DAN FORECAST 2 (DUA) BULAN BERIKUTNYA Narasi 1. Logistic Manager memberikan form Order Sheet di mana di dalam order sheet diberikan data selling out 3 bulan sebelumnya dan angka total target order sheet bulanan kepada DM / BDM paling lambat tanggal 18 setiap bulan.

Logistic Manager ( LM )

Max tgl 18

2. DM/ BDM memberikan feed back berupa data BE, rolling forecast dan breakdown forecast order sheet mingguan dan forecast total order sheet 2 bulan mendatang paling lambat tgl 22 tiap bulan.

Target Order Sheet + Data Selling Out 3 Bln Sebelumnya

BE, Rolling Forecast, Breakdown forecast order sheet mingguan Dan total forecast Order sheet 2 bulan berikutnya

Order Sheet

Order Sheet

Ya Tdk Ya

Order Sheet

Order Sheet

Order Sheet Order Sheet

Order Sheet

Order Sheet

Tandatangan External Subdist dan RBM

Max tgl 24

Order Sheet (Ttd Ext Subdist, RBM)

6. Jika KAM menyetujui, lakukan langkah 3.A. dan 3.B.

Jika External Subdist tidak menyetujui, DM/BDM berkoordinasi dengan LM dan kemudian setelah kesepakatan dicapai order sheet ditanda tangani oleh External Subdist dan DM / BDM paling lambat tgl 24 setiap bulan.

Tdk

Internal Subdist?

5. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet tidak sesuai allowance (range) di BU, LM meminta persetujuan KAM.

Jika External Subdist menyetujui, order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan DM / BDM paling lambat tgl 24 setiap bulan.

Setuju?

Ya

4.B. Untuk External Subdist LM mengirimkan order sheet kepada DM / BDM untuk ditanda tangani oleh External Subdist dan DM/BDM paling lambat tgl 24 setiap bulan. Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan DM/BDM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan

7.B. Untuk External Subdist LM mengirimkan order sheet dikirimkan kepada DM / BDM untuk didiskusikan ke eksternal Subdist.

Max tgl 22

Tdk

4.A. Untuk Internal Subdist LM mengirimkan order sheet kepada Planner Control SPv dan DM / BDM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

7. Jika KAM tidak menyetujui, maka LM merevisi order sheet lalu : 7.A. Untuk Internal Subdist LM mengirimkan revisi order sheet kepada Planner Control SPv dan KAM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

NKAM

Sesuai allowance?

3. LM membandingkan angka total target order sheet dan forecast order sheet. 4. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet sesuai allowance (range) di BU :

Planner Control Supervisor

DM / BDM

Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RBM)

Max tgl 25



Order Sheet

Revisi Order Sheet

Order Sheet

Order Sheet

Koordinasi dengan External Subdist

Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan DM / BDM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan

Page 4

1.2. FLOW REVISI ORDER SHEET BULAN BERJALAN Narasi

1. Logistic Manager memberikan template order sheet dengan data beginning stock bulan berjalan paling lambat tgl 7 setiap bulan kepada DM / BDM . 2. Jika tidak ada revisi, DM / BDM memberikan informasi kepada LM paling lambat tgl 8 setiap bulan . 3. Jika ada revisi, DM / BDM mengirimkan Revisi BE dan Rolling Forecast paling lambat tgl 8 setiap bulan. Khusus untuk revisi dari eksternal subdist dokumen ditandatangani oleh DM/BDM dan PIC external subdist.

DM / BDM

Logistic Manager ( LM )

Planner Control Spv

NKAM

Max tgl 7 Revisi BE dan Rolling Forecast?

Format Order Sheet

Ya Tdk

Informasi ke LM

Revisi BE dan Rolling Forecast

Tdk Sesuai allowance ?

Setuju? Ya

Max tgl 8

Tdk

Ya

Revisi Order Sheet

4. LM memeriksa revisi BE dan Rolling Forecast kemudian menghitung order sheet.

Revisi Order Sheet

5. Jika order sheet sesuai dengan allowance, data revisi order sheet dikirimkan ke LM paling lambat tgl 10 setiap bulan.

Informasi ke DM / BDM

6. Jika tidak sesuai dengan allowance, dimintakan persetujuan ke NKAM. Jika NKAM setuju, data revisi order sheet dikirimkan kepada Planner Control SPv paling lambat tgl 10 setiap bulan. 7. Jika NKAM tidak setuju, LM berkoordinasi kembali dengan DM/ BDM.

Page 5

Max tgl 10

1.3. FLOW PEMESANAN BARANG DAGANGAN KE PLANNER BU Narasi

Head of BU

1. Target penjualan tahunan yang sudah dirincikan oleh Head of BU untuk tahun berjalan, akan di kirimkan kepada LM.

Planner Control Supervisor

Finance & Accounting Manager

Rincian Forecast Penjualan Tahunan

Kirim email ke LM

3. Draft Purchase Forecast (DPF) untuk 3 (tiga) bulan berikutnya yang sudah dibuat, diberikan kepada Head of BU untuk disetujui.


Set up PF by SKU Untuk 3 bulan mendatang

4. Head of BU akan tanda tangan pada Draft Purchase Forecast (DPF) jika disetujui dan diberikan kembali kepada LM untuk diproses.

(PF Draft) For Untuk 3 Bulan Next 3 Months

Jika tidak disetujui, maka akan diberikan kembali kepada LM untuk di koreksi. DPF Untuk 3 Bulan Mendatang

5. LM menerima DPF yang sudah disetujui oleh Head of BU, kemudian akan menerbitkan Purchase Order ke Planner Mgr BU

7. Planner Mgr BU akan dikirimkan WIP kepada LM kemudian LM memberikan WIP kepada Planner Control Spv.

Planner Manager BU


2. LM menerima Target Penjualan untuk tahun berjalan, kemudian mengatur dan membuatkan Draft Purchase Forecast (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan berikutnya.

6. Planner Mgr BU compile PO dari MM dengan PO BU dan memberikannya ke pabrik. Pabrik akan memberikan WIP ke Planner Manager BU.

Logistic Manager (LM)

No

Kirim ke Head of BU

Approved ?

Yes Kirim email ke LM

Menerbitkan Purchase Order (PO)

PO

PO

Kirim ke Planner Mgr BU

PO

WIP

WIP

Kirim email Ke Planner Control Spv

Keterangan : DPF : PF : PO : WIP :

Draft Purchase Forecast Purchase Forecast Purchase Order Weekly Issued Plan

Page 6

WIP

Nama Proses 2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order DAN B2B) Working Area Area

Routing!A1

Unit Proses Keterangan

Pengajuan

Survey

Persetujuan

Pengecekan kelengkapan dokumen & otorisasi

Pemilik Proses

Sales/MD

SPV/TL

SPV/TL

Controller

Dokumen

Credit Approval Card (CAC) & Spesimen




Otoritas

SPV/TL Dokumen pendukung yang di Waktu survey calon outlet baru perlukan adalah copy KTP harus diselesaikan paling lambat 3 Pemilik, copy KTP penerima (tiga) hari kerja. kuasa, copy NPWP (jika ada), copy SPPKP (jika PKP), copy SIUP

MMS/MMM,DM/BDM,NKAM,Head of Controller BU Nilai kredit 0 - Rp. 10.000.000,- disetujui Selama pengajuan outlet baru oleh MMS/MMM masih belum memenuhi kelengkapan dan otorisasi sesuai ketentuan, maka tidak bisa bertransaksi secara kredit.

Calon outlet harus SPV/TL membuat dokumentasi dan Nilai kredit Rp. 10.000.001,- s/d menandatangani pada CAC sesuai laporan hasil survey serta Rp. 20.000.000,-, disetujui oleh dengan tanda tangan pada KTP menandatangani CAC. DM/BDM

Bagi penerima kuasa dari pemilik, Selama proses survey berjalan, juga harus menandatangani pada calon outlet baru tersebut dapat CAC sesuai dengan KTP bertransaksi dengan pembayaran harus tunai. Ketentuan

Nilai kredit Rp. 20.000.001,- s/d Rp. 50.000.000,-, disetujui oleh NKAM

Nilai Kredit > Rp. 50.000.000,- disetujui oleh Head of BU

Pembukaan outlet baru yang merupakan teman/keluarga dari karyawan, harus dimintakan persetujuan dari NKAM dengan kredit limit berapapun

Untuk outlet baru diijinkan langsung melakukan transaksi kredit dengan syarat Credit Approval Card (CAC) sudah lengkap dan disetujui

Page 7

Hasil pengecekan oleh controller, harus dibubuhkan tanda tangannya pada dokumen Credit Approval Card (CAC)

Input data & amplop piutang System Support Officer & Admin AR Credit Approval Card (CAC) & Spesimen

Master data customer untuk NOO disentralisasikan penginputannya oleh pusat di Bosnet

Admin A/R melakukan konfirmasi via telpon untuk kebenaran data CAC sebelum menyimpan CAC ke amplop piutang

2.1.2. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN KREDIT UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN B2B Narasi

1. Sales/MD mengisi form Credit Approval Card (CAC) dan melengkapi semua syarat dokumen yang diperlukan untuk pembukaan pelanggan baru (kredit). 2. SPV/TL (Team Leader) melakukan survey ke lapangan. 3. Setelah selesai survey oleh SPV/TL dan sudah sesuai dengan ketentuan serta kondisi outlet dilapangan, SPV/TL membubuhkan tandatangan di CAC dan kemudian diberikan kepada MMS/MMM/DM/ BDM/NKAM/Head of BU untuk diberikan/ di-approved limit kreditnya. * Level approval limit kredit sbb : Nilai kredit 0 s/d Rp 10.000.000 = MMS/MMM Nilai kredit Rp. 10.000.001 s/d Rp. 20.000.000 = DM/BDM Nilai kredit Rp. 20.000.001 s/d Rp. 50.000.000 = NKAM Nilai kredit > Rp 50.000.000 = Head of BU 4. Setelah disetujui oleh MMS/ MMM/DM/BDM/NKAM/Head of BU, kemudian CAC diberikan kepada Controller.

Sales/MD

MMS/MMM/DM/BDM/ NKAM/Head of BU

SPV/TL

CAC (outlet signed) Copy NPWP Copy KTP (jika ada) pemilik/ penerima kuasa

(jika ada) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa

Tanda tangan pada CAC

Mintakan persetujuan

Copy KTP NPWP pemilik/ (jika ada) penerima kuasa

Copy KTP pemilik/ penerima kuasa

Approved?

CAC (Outlet, SPV/TL,MMS/ MMM/DM/BDM/NKAM/ Head of BU, Controller signed)

Yes Scan dan email CAC, Copy KTP, copy NPWP

No

Batal / Revisi kredit limit

5. Controller menerima CAC dan lampirannya, kemudian verifikasi untuk kelengkapan syarat dokumen dan otorisasi sesuai dengan ketentuan kemudian menandatangani CAC. 6. Selanjutnya, Controller Scan dan kirim email CAC serta spesimen kepada System Support Officer, dan memberikan CAC asli, spesimen asli, copy KTP dan copy NPWP (jika ada) kepada admin A/R 7. System Support Officer input Master Customer di DFS (Bosnet) berdasarkan hasil scan CAC dan spesimen 8. Admin A/R menerima CAC asli dan spesimen asli, copy KTP dan copy NPWP (jika ada) kemudian cek kode master customer di DFS (Bosnet). Jika master customer sudah dibuat, admin A/R mencatat dan simpan dokumen di amplop piutang

Page 8

Catat & simpan di amplop piutang

Tanda tangan pada CAC

CAC Copy NPWP (outlet, SPV/ (jika ada) TL signed)

Admin AR

CAC + spesimen (Outlet,MMS/ MMM/DM/BDM/ NKAM/Head of BU signed) Copy

Cek kelengkapan syarat & otorisasi

Survey kondisi outlet di lapangan

Cek kelengkapan syarat

System Support Officer

CAC (Outlet, SPV/TL, MMS/MMM/ DM/BDM/NKAM/ Head of BU signed) Copy NPWP Copy KTP (jika ada) pemilik/ penerima kuasa

CAC (Outlet signed)Copy NPWP

Isi CAC dan lengkapi syarat dokumennya

Controller

Input ke Master Customer di DFS

Nama Proses 2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan B2B) Working Area Area

Keterangan

Pengajuan

Persetujuan

Pemilik Proses

Sales/MD

Sales/MD

Dokumen Otoritas

Cash Transaction Card (CTC)

Cash Transaction Card (CTC) SPV/TL,MMS/MMM Dokumen pendukung yang di perlukan CTC ditandatangani oleh adalah copy KTP Pemilik (optional), SPV/TL/MMS/MMM copy KTP penerima kuasa (optional), copy NPWP (jika ada)

Unit Proses Pengecekan kelengkapan dokumen & otorisasi Controller Cash Transaction Card (CTC) Controller Hasil pengecekan oleh controller, harus dibubuhkan tanda tangannya pada dokumen CTC

Calon outlet baik pemilik / penerima kuasa harus menandatangani spesimen

Input data & amplop piutang System Support Officer & AV Cash Transaction Card (CTC) Master data customer untuk NOO disentralisasikan penginputannya oleh pusat di Bosnet

CTC didokumentasikan oleh AV

Ketentuan Khusus untuk tipe dagang kanvas, apabila CTC tidak diisi dengan lengkap dan faktur manual sudah dibuka, dibuatkan CTC atas nama kode sales/MD sehingga tidak menambah RO

Page 9

2.1.4. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN CASH UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN B2B Narasi 1. Sales/MD mengisi form Cash Transaction Card (CTC) dan Melampirkan copy KTP (jika ada) 2. CTC yang sudah dibuatkan dan lampirannya diberikan kepada SPV/ TL untuk persetujuan. 3. Setelah disetujui oleh SPV/TL, kemudian CTC diberikan kepada Controller. 4. Controller menerima CTC dan lampirannya kemudian verifikasi kelengkapan pengisian CTC lalu menandatangani CTC 5. Selanjutnya, Controller Scan dan email CTC beserta copy KTP (jika ada) kepada System Support Officer dan memberikan CTC beserta copy KTP (jika ada) kepada AV 8. System Support Officer input Master Customer CTC di DFS (Bosnet)

Sales/MD

SPV/TL

Controller

CTC (SPV/TL signed)

Isi CTC dan lengkapi syarat dokumennya

Dokumen pendukung CTC (outlet signed) Dokumen pendukung

Berikan ke SPV/ TL utk persetujuan

Cek kelengkapan pengisian CTC

CTC (outlet signed) Dokumen pendukung

Tandatangan CTC

Tanda tangan pada CTC

Serahkan ke AV

9. AV memastikan kode customer sudah dibuat di sistem DFS (Bosnet) kemudian File CTC

Scan dan email CTC, Copy KTP (jika ada)

Page 10

AV

System Support Officer

CTC (SPV/TL, Ctrl signed) Dokumen pendukung

Memastikan kode sudah dibuat di Bosnet

Catat & simpan CTC

Copy CTC, Copy KTP (jika ada)

System Support Officer Input ke Master Customer di DFS (Bosnet)

2.2.1. TABEL KETENTUAN TERM OF PAYMENT (TOP)

GROUP PRODUCT GUINNESS KILKENNY SMIRNOFF ICE JULIES LOCAL BISCUIT PRENDJAK SOFT DRINK POKKA GUINNESS ZERO SPIRIT-GILBEYS SPIRIT-MISTER WINE-AMORE WINE-BELLISIMO WINE-CAPE DISCOVERY WINE-IMPORT

Kelompok Alkohol Alkohol Alkohol Food Food Food Non alkohol Non alkohol Alkohol Alkohol Alkohol Alkohol Alkohol Alkohol

*) TOP tersebut di atas sudah termasuk waktu tukar faktur

Page 11

GROUP OUTLET LOKAL 45 45 45 45 45 45 45 -

NATIONAL CHAIN 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45

2.2.2. TABEL APPROVAL KATEGORI GROUP PRICE LIST

KATEGORI PRODUCT BEVERAGE BEER RTD SPIRIT WINE FOOD & CANDY

MMM TT

GROUP OUTLET MODERN LOKAL MMM MMM MMM MMM MMM MMM

= Modern Market Manager = Trading Term

Page 12

NASIONAL CHAIN Sesuai TT Sesuai TT Sesuai TT Sesuai TT Sesuai TT Sesuai TT

Nama Proses Working Area

2.2.3. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Cabang ke Outlet MM Head Office Unit Proses

Keterangan

Penerimaan Informasi Perubahan Harga

Distribusi Price List dari Cabang ke Outlet MM

Pemilik proses

NKAM

KAM

Dokumen

Pricelist (ditandatangani Head of BU, Finance & Accounting Manager Internal Subdist)

Pricelist (ditandatangani NKAM dan Head of BU MM)

Otoritas

NKAM, Head of BU MM NKAM menerima pricelist harga M yang sudah ditandatangani oleh Head of BU, Finance & Accounting Manager Internal Subdist lalu meneruskan informasi tersebut kepada KAM

Ketentuan

Page 13

KAM menerima pricelist harga M kemudian membuat pricelist per channel berdasarkan area dan ditandatangani oleh NKAM dan Head of BU MM kemudian didistribusikan ke outlet

2.2.4. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI CABANG KE OUTLET Narasi

1. 1. NKAM NKAM menerima menerima pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // pricelist pricelist harga harga M M (ttd (ttd F&A F&A Mgr, Mgr, Head Head of of BU BU all all BU) BU) kemudian kemudian meneruskan meneruskan informasi informasi ke ke KAM KAM ..

NKAM

KAM

Outlet

Pemberitahuan Harga Jual / Price List Harga M (Ttd F&A Mgr, Head of BU) Pemberitahuan Harga Jual / Price List Harga M (Ttd F&A Mgr, Head of BU)

Email ke KAM

2. 2. KAM KAM membuat membuat price price list list per per channel channel dan dan per per region region dan dan dimintakan dimintakan tandatangan tandatangan ke ke NKAM NKAM dan dan Head Head of of BU BU MM MM kemudian kemudian mendistribusi mendistribusi kan kan pricelist pricelist ke ke outlet outlet MM. MM.

Membuat Price List Per Channel, Per Region

Price List Per Channel Per Region

Tanda Tangan NKAM dan Head of BU MM

Price List Per Channel Per Region (Ttd NKAM dan Head of BU MM)

Page 14

Price List Per Channel Per Region (Ttd NKAM dan Head of BU MM)

Nama Proses 3.1. Ketentuan Approval Penjualan Kredit dan Overlimit Working Area Area Keterangan

Unit Proses Proses Pengajuan Sales Order

Persetujuan Sales Order

Pemilik Proses

Sales/MD & Admin Entry


Dokumen

Sales Order

Sales Order

Otoritas

Controller/Regional Controller, MMS/MMM / DM/BDM / NKAM/KADD Outlet yang sudah ter-register dan belum mempunyai limit kredit (tunai), apabila akan mengadakan transaksi kredit, wajib mengisi CAC dan spesimen

Sales Order harus ditandatangani oleh Controller untuk dapat diproses Jika terjadi overlimit 0 s/d Rp. 5.000.000,- disetujui oleh MMS dan Controller Jika terjadi overlimit Rp. 5.000.001,- s/d Rp. 10.000.000,disetujui oleh MMM dan Controller Jika terjadi overlimit Rp. 10.000.001 s/d Rp. 20.000.000,harus disetujui oleh DM/BDM dan Controller

Ketentuan

Jika terjadi overlimit Rp. 20.000.001,- s/d Rp. 50.000.000,harus disetujui oleh NKAM dan Regional Controller Jika terjadi overlimit > Rp. 50.000.000,- harus disetujui oleh Head of BU dan Corporate Controller Controller berhak untuk mengajukan keberatan ke Corporate Controller atas SO yang sudah disetujui. Limit kredit suatu outlet bisa berubah setelah review LTT disetujui sesuai dengan level approval nilai limit kredit pada ketentuan NOO

Narasi

Page 15

3.2. FLOW APPROVAL SALES ORDER KREDIT Narasi

1.1. Sales/MD Sales/MDInput Inputorder orderkeke Mobile Mobile Distribution Distribution(MoDis). (MoDis). Kemudian KemudianAdmin AdminEntry Entryupload uploaddata datadari dari Modis ModisSales/MD Sales/MDkekedalam dalamsistem sistemBosnet Bosnet Untuk Untukorder orderyang yangtidak tidakberdasarkan berdasarkanModist Modist (by (byphone/fax), phone/fax),Sales/MD Sales/MDmembuat membuatSO SO manual manualdan danadmin adminentry entryinput inputSO SOmanual manual didiBosnet Bosnet

Sales/MD

Input data fr MoDis to DFS

Admin Entry (AE)

Admin A/R

MMS, MMM, DM / BDM, NKAM, Head of BU

Controller/Regional Controller (GAM)/ Corporate Controller

Upload Modis, Membuat SO di BOSNET atas order yang diterima manual

2.2.Admin AdminEntry Entryprint printSO SOkemudian kemudianmemberikan memberikan kepada kepadaadmin adminA/R A/R 3.3.Admin AdminA/R A/Rmelakukan melakukananalisa analisaA/R A/Rdan dan history historytransaksi transaksidan danmemberikan memberikanSO SOkeke Sales/MD untuk ditandatangani Sales/MD untuk ditandatangani

Print SO

SO SO

4.4. Sales/MD Sales/MDmemberikan memberikanSO SOkepada kepadaMMS MMS dan danapabila apabilaterjadi terjadiover overlimit limitakan akan dimintakan dimintakanapproval approvalsesuai sesuaidengan dengan ketentuan ketentuansbb sbb::

SO SO

SO SO Tdk

Analisa

Overlimit Overlimit00––Rp. Rp.5.000.000,5.000.000,-cukup cukupdisetujui disetujui oleh olehMMS MMSdan danController. Controller.

Overlimit? Ya

Overlimit OverlimitRp. Rp.5.000.001,5.000.001,-s/d s/d Rp. Rp.10.000.000,10.000.000,-disetujui disetujuioleh olehMMM MMMdan dan Controller. Controller.

Ttd SO SO (Ttd Sales/ MD & MMS)

Revisi/Cancel

Overlimit OverlimitRp. Rp.10.000.001,10.000.001,-s/d s/d Rp. Rp.20.000.000,20.000.000,-disetujui disetujuioleh olehDM/BDM DM/BDM dan Controller dan Controller Overlimit OverlimitRp. Rp.20.000.001,20.000.001,-s/d s/d Rp. Rp.50.000.000,50.000.000,-disetujui disetujuioleh olehNKAM NKAMdan dan Regional RegionalController Controller(GAM) (GAM) Overlimit Overlimit>>Rp. Rp.50.000.000,50.000.000,- disetujui disetujuioleh oleh Head HeadofofBU BUdan danCorporate CorporateController. Controller. Untuk UntukSO SOyang yangtidak tidakoverlimit overlimitcukup cukup ditandatangani ditandatanganiSales/MD Sales/MDdan danMMS. MMS.

Tdk

Ya Setuju?

5.5. SO SOdiberikan diberikankepada kepadacontroller controller Controller Controllerberhak berhakmengajukan mengajukankeberatan keberatan kekeHO HOatas atasSO SOyang yangsudah sudahdisetujui disetujuijika jika menurutnya menurutnyaberesiko beresikountuk untukdiproses. diproses. Jika Jikacontroller controllersetuju, setuju,controller controllerakan akan menandatangani menandatanganiSO SO

Sales/MD dan MMS/MMM/ DM/BDM/ NKAM/Head of BU ttd

6.6. Setelah SetelahController Controllermenandatangani menandatanganiSO, SO, Admin AdminEntry Entryprint printProforma ProformaInvoice Invoice Rekomendasi untuk alternatif solusi atau stop transaksi

SO (Ttd Sales/MD dan MMS/ MMM/DM/ BDM/NKAM/ Head of BU

Tdk Setuju? Ya Tanda tangan di Sales Order

SO (approved)

Cetak Pro Invoice

Pro Invoice

2

2

Berlanjut ke 2.1.3.2. Flow Proses Delivery Order dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan

Page 16

Nama Proses 3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) Di Luar Canvas Working Area Area

Keterangan

Unit Proses Sales Order

Persetujuan

Pemilik Proses



Dokumen

Cash Transaction Card (CTC), Sales Order (manual standart)

Sales Order

Otoritas

Controller, SPV/TL/MMS/MMM Setiap outlet tunai / cash untuk outlet regular (di luar outlet canvas) wajib dibuatkan CTC dilengkapi dengan fotocopy KTP (optional/tidak wajib) dan wajib dilengkapi otorisasi oleh Sales/MD, SPV/TL/MMS/MMM dan outlet Pada saat outlet akan beralih transaksi dari penjualan tunai menjadi kredit, wajib dibuatkan CAC Sales Order harus di ketahui oleh Controller dan di tanda tangani untuk di proses pesanannya

Ketentuan

Penjualan cash / tunai digunakan untuk keperluan outlet-outlet khusus (bukan outlet reguler) dalam arti outlet tsb tidak rutin melakukan transaksi pembelian (periode pengulangan pembelian tiap seminggu sekali atau lebih) Setiap penjualan cash sales menggunakan customer atas nama Sales/MD yang bersangkutan dan pada saat input di system maupun pada saat cetak SO dan DO wajib diberikan keterangan untuk kepentingan transaksi apa. Limit kredit untuk outlet penjualan tunai adalah Rp. 1,- per brand. TOP by brand dan TOP global brand per BU per customer adalah 0 hari.

Page 17

3.4. FLOW APPROVAL SALES ORDER TUNAI Narasi

1.1. Sales/MD Sales/MDInput InputOrder OrderkekeMobile Mobile Distribution Distribution(MoDis) (MoDis).. Kemudian KemudianAdmin AdminEntry Entryupload uploaddata datadari dari Modis ModisSales/MD Sales/MDkekedalam dalamsistem sistemBosnet Bosnet Untuk Untukorder orderyang yangtidak tidakberdasarkan berdasarkanModist Modist (by (byphone/fax), phone/fax),Sales/MD Sales/MDmembuat membuatSO SOmanual manual dan admin entry input SO manual di Bosnet dan admin entry input SO manual di Bosnet

Sales/MD

Admin Entry (AE)

Input Modis / Membuat SO manual

Upload Modis, Membuat SO di BOSNET atas order yang diterima manual

Sales/MD,SPV/TL/MMS/ MMM,Controller

2.2.Kemudian KemudianAdmin AdminEntry Entryprint printSO. SO. 3.3. SO SOdiberikan diberikankepada kepadaSales/MD, Sales/MD,SPV/TL/MMS/ SPV/TL/MMS/ MMM MMMdan danController Controlleruntuk untuk ditandatangani. ditandatangani.

Print SO

4.4.Setelah Setelahcontroller controllermenandatangani, menandatangani,admin adminentry entry print printProforma ProformaInvoice Invoice SO SO

SO SO

Ttd SO

Cetak Pro Invoice

Pro Invoice

2

2

Berlanjut ke 2.1.3.2. Flow Proses Delivery Order dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan

Page 18

SO SO (Ttd (TtdSales/MD, Sales/MD,SPV/ SPV/ TL/MMS/MMM, TL/MMS/MMM, Controller) Controller)

Nama Proses 4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan Working Area Area Unit Proses Keterangan

Pengajuan

Persetujuan

Penarikan Barang retur dari outlet

Penyerahan Barang retur ke gudang

Pemilik Proses

Sales/MD

Sales/MD

Driver

Driver

Dokumen Otoritas

BPPR

BPPR MMS/MMM

BPPR, Nota Retur

BPPR, Nota Retur & BTB Kepala Gudang

Untuk channel non lokal di mana retur dilakukan oleh channel pada saat pengiriman barang, tanpa BPPR terlebih dahulu, melainkan melalui nota retur, ketika barang sudah diterima oleh gudang dan jumlah fisik sesuai dengan nota retur, gudang membuat BPPR dan menginformasikan kepada Sales/MD untuk meminta tanda tangan ke MMS/MMM

Pemotongan piutang / tagihan outlet Admin AR & Admin Verifikasi & Admin AR Sales/MD/Kolektor BPPR, BTB, DO Retur & CN CN & BPPR Controller Credit Note (CN)

Setelah barang retur diterima oleh Driver, Nota Jika terjadi selisih barang dari driver Compare pelunasan harus Retur harus di tanda ke kepala gudang, maka akan menjadi dilakukan terhadap faktur tangani oleh Driver dan tanggung jawab Driver dari BU yang sama Outlet

CN & BPPR akan disimpan oleh admin AR pada amplop piutang outlet ybs.

Gudang menghitung jumlah fisik barang retur disaksikan oleh driver sesuai dengan nota retur yang sudah disetujui dan di tanda tangani oleh Driver & Outlet, membuat BPPR dengan qty global, menyerahkan BPPR ke Sales/MD untuk dimintakan persetujuan ke MMS/MMM lalu membuat BTB dengan lokasi gudang retur dan tipe stock retur (dengan status : draft )

CN & BPPR akan dikeluarkan lagi untuk penagihan piutang oleh Sales/MD/Collector.

Ketentuan

Setelah DO Retur dibuat oleh AV, admin gudang mengubah status BTB dari draft menjadi apply lalu membuat Mutasi Stock di sistem Bosnet, print mutasi lalu dimintakan approval sesuai dengan ketentuan perubahan status persediaan (ketentuan 7.3)

Page 19

AV melakukan verifikasi terhadap kelengkapan otorisasi dan kebenaran dokumen BPPR & BTB

Admin AR melakukan compare pelunasan/update piutang di DFS (di sistem Bosnet) berdasarkan BPPR & BTB yang sudah diverifikasi

4.1.2. FLOW PENGAJUAN DAN PENERIMAAN BARANG RETUR Narasi

Khusus Untuk Retur DC 1. Driver menerima retur dari DC dengan bukti dokumen nota retur. 2. Driver cek kesesuaian antara nota retur dan fisik barang, jika sesuai driver dan DC menandatangani nota retur 3. Gudang menerima nota retur dan cek kesesuaian antara fisik barang dan nota retur. 4. Admin Gudang membuat BPPR dengan jumlah global per item barang sesuai dengan item dan jumlah yang tertera pada nota retur 5. Admin Gudang menjalankan BTB sesuai jumlah fisik barang di lokasi gudang retur tipe stock retur dengan status draft di sistem Bosnet, kemudian print BTB dan BTB ditandatangani Kepala Gudang

DC Channel

Driver

Barang retur

Barang retur

Nota Retur

Revisi

Gudang

MMS/MMM

Nota Retur

Fisik Barang = Nota Retur ? Ya Ttd Outlet & Driver Barang retur Nota Retur (Ttd outlet & driver)

Nota Retur (Ttd outlet & driver)

Cek Fisik Barang

BPPR

BTB sesuai Total Qty Fisik (status : draft)

BTB (Ttd Ka Gudang)

1

Page 20

BPPR (Ttd MMS/ MMM)

File

4.1.3. FLOW PEMERIKSAAN DAN PENCATATAN KONDISI FISIK BARANG , PEMBUATAN DO RETUR & COMPARE PELUNASAN Narasi

Admin Entry

Gudang

Admin Verifikasi

Admin A/R

Controller

1 1. Gudang memeriksa kesesuaian kondisi fisik barang aktual dengan yang tertulis di BPPR. Jika ada ketidaksesuaian, coret BPPR dan tulis qty sesuai dengan kondisi aktual. 2. Dokumen BTB, BPPR (yang sudah dilakukan verifikasi per kondisi barang) diberikan ke admin entry untuk dibuat DO retur di sistem Bosnet. 3. Gudang mengubah status BTB dari status draft menjadi apply (tanggal BTB harus sama dengan tanggal DO retur) 4. Gudang melakukan mutasi stock internal (MTSI) ke gudang good stock/stock mendekati expired, print lalu meminta tandatangan controller 5. DO retur, Mutasi Stock Internal, BTB dan BPPR diberikan kepada AV untuk dilakukan verifikasi. 6. Setelah AV melakukan verifikasi, admin A/R melakukan update piutang di DFS (compare pelunasan) 7. Controller melakukan settlement

Barang retur BPPR (Ttd Mgr Area, BTB outlet, driver) (Ttd Ka Gudang)

BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) BTB (Ttd Ka Gudang) DO Retur

DO Retur

Periksa fisik kondisi barang

BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver)

BTB (status = apply)

Mutasi Stock

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller)

Mutasi Stock

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) DO Retur BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) File BTB (Ttd Ka Gudang)

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver)

BTB (Ttd Ka Gudang)

DO Retur

Verifikasi

Page 20A

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) BTB (Ttd Ka Gudang) DO Retur

Update Piutang di DFS (Compare Pelunasan)

Settlement

5.1. FLOW TIMBULNYA PIUTANG DAGANG DAN UPDATE PENCATATAN PIUTANG DAGANG Narasi

1. Admin verifikasi menerima dokumen BKB dan STD, kemudian melakukan verifikasi dan update DO di system DFS sesuai BKB vs BTB.

Admin Verifikasi

Admin AR

Controller

BKB STD

Proforma Invoice

DO

2. Setelah selesai verifikasi, semua DO diberikan kepada Admin AR 3. Admin AR melakukan verifikasi spesimen ttd outlet di Pro Invoice vs CAC kemudian update Pro Invoice di DFS (Bosnet)

Verifikasi BKB vs Proforma Invoice

4. Setelah selesai update di DFS, admin AR kemudian mencatat dan menyimpan Pro Invoice asli di amplop piutang berdasarkan masing-masing outlet.

Update DO on DFS sesuai BKB vs BTB

5. Dokumen BKB,BTB dan DO (copy) langsung diarsip dengan rapi.

A

Verifikasi spesimen ttd outlet di Pro Invoice vs CAC

Update Proforma Invoice on DFS

Simpan Pro Invoice (asli) ke amplop piutang

File

Page 21

A

Post / laksanakan DO on DFS (Settlement)

Nama Proses : 5.2 Ketentuan Penagihan Working Area : Area Unit Proses Keterangan Persiapan Surat Tugas Penagihan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

Penagihan

Penyetoran Hasil Penagihan

Penyelesaian Aktivitas Penagihan

Admin AR

Admin AR dan Sales/MD/Collector Sales/MD/Collector

Sales/MD/Collector

Sales/MD/Collector

Surat Tugas Collector (STK)





Sales/MD/Collector wajib mencocokkan fisik faktur tagihan dengan dokumen STK, dan membubuhkan tanda tangannya

Pembayaran cicilan dari outlet, harus dituliskan nominal cicilannya dan tanggal pada belakang faktur kemudian dimintakan tanda tangan dari outlet

Hasil penagihan harus langsung disetorkan kepada kasir pada hari penagihan itu juga

Fisik faktur asli yang tidak tertagih, harus dikembalikan kepada admin AR pada hari penagihan itu juga

SPV / TL / MMS / MMM

Admin AR mengeluarkan tagihan harus sesuai dengan journey plan Sales/MD

SPV/TL/MMM/MMS wajib melakukan review dan paraf di STK yang akan ditagih oleh BA (sebelum pergi menagih)

Ketentuan

Penyerahan Faktur Tagihan

Pembayaran outlet yang menggunakan bilyet giro / cek kontan, harus langsung menuliskan nama perusahaan

Apabila Sales/MD tidak bisa melakukan penagihan dalam kondisi tertentu (misal : resign belum dapat pengganti, cuti/sakit), maka penagihan bisa dilakukan oleh SPV/TL/MMS/MMM dan wajib mendapat approval dari atasan langsung di STK nya

Piutang yang masih belum lunas, fisik faktur asli tetap harus dikembalikan kepada admin AR

Nama penagih yang tercantum di dalam form STK harus sama dengan nama penagih yang menerima faktur (tidak boleh atas nama)

Penagihan regular hanya bisa dilakukan oleh Sales/MD dan Collector

Selisih kurang antara hasil penagihan secara pencatatan dan fisik harus langsung diselesaikan pada hari yang sama Apabila selisih tersebut tidak bisa diselesaikan pada hari yang sama, maka selisih kurang tersebut harus dibuatkan Berita Acara Selisih Setoran (BASS) dan disetujui oleh Controller dan MMM (untuk Jakarta oleh DM)

Apabila H+1 selisih tidak bisa diselesaikan, maka Controller dan MMM/DM wajib melaporkan hal ini kepada atasan langsung untuk proses penyelesaian Jika terjadi mutasi/rotasi Pengajuan pembebanan karyawan harus Sales/MD, harus ada proses langsung disetujui Controller dan serah terima antar Sales/MD yang MMM/DM serta ditandatangani karyawan lama dan yang baru dan dibuatkan ybs, kemudian diberikan kepada HRD dokumen yang disetujui oleh MMS/MMM, di mana penagihan tetap ditangani oleh Sales/MD baru.

Page 22

SPV/TL/MMS/MMM wajib melakukan review hasil penagihan STK yang dilakukan oleh Sales/MD

Jika ada penagihan pada malam hari oleh Sales/MD maka harus dimintakan persetujuan dari MMS/MMM dan hasil penagihannya wajib disetorkan paling lambat besok paginya

5.3. FLOW PENAGIHAN DAN PENYETORAN HASIL PENAGIHAN Narasi

Admin AR

1. Admin AR mencetak surat tugas kolektor (STK) sesuai dengan JP Sales/MD/ Kolektor dan memberikan STK sebanyak 4 (empat) lembar serta faktur tagih kepada Sales/MD/Kolektor

Sales/MD/Kolektor

3. Jika rute JP, STK serta dokumen faktur tagih sudah sesuai, Sales/MD/Kolektor menandatangani STK dan memberikan 1 (satu) rangkap kepada admin A/R Kemudian Sales/MD/ Kolektor melakukan proses penagihan.

STK

File Cek ulang rute dan faktur tagih

Memberikan STK dan Faktur Tagih (asli) kpd Sales/ MD/Kolektor Tdk

Sesuai? Ya Ttd STK & Proses penagihan

4. Untuk faktur tertagih, Sales/MD/Kolektor menyerahkan uang fisik beserta STK kepada kasir pada hari yang sama 5. Kasir akan cek fisik uang dan STK kemudian jika sudah sesuai akan menanda tangani STK dan filing 1 (satu) lembar

Controller

Cetak Surat Tugas Kolektor (STK)

STK 2. Sales/MD/Kolektor cek ulang rute JP dan STK, jika tidak sesuai diinformasikan kepada admin AR untuk revisi STK dan menukar faktur tagih

Kasir

Tdk Faktur tertagih?

Ya STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor)

STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor)

Hitung uang fisik vs STK STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor)

File

Kemudian kasir input setoran ke DFS (Bosnet) dan print dokumen BKMK

Penagihan

Tdk Sesuai?

Penanganan nilai selisih uang fisik dengan faktur tertagih sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Pertanggung jawaban sesuai tabel ketentuan

Ya

Ttd STK 6. Kemudian kasir memberikan dokumen STK kepada admin AR dan BKMK kepada accounting HO Admin A/R melakukan cek validasi ttd kasir di STK serta kesesuaian antara fisik faktur STK dan fisik faktur kembali 7. Admin AR input pelunasan AR di DFS (Bosnet) dan update pelunasan A/R di amplop piutang

Faktur (asli)

10. Admin A/R akan menyimpan kembali faktur yang tidak tertagih ke dalam amplop piutang.

Input setoran ke DFS & Print Doc BKMK

Verifikasi validitas STK dan kesesuaian STK dengan faktur kembali

8. Controller post A/R Payment di DFS (settlement) berdasarkan dokumen faktur, STK, BKMK 9. Untuk faktur tidak tertagih, Sales/MD/Kolektor mengembalikan faktur tidak tertagih kepada Admin A/R bersamaan dengan STK yang sudah ditandatangani kasir

STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor, Kasir)

STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor, Kasir)

Faktur Asli

File

Tdk Koordinasi sisa faktur

Sesuai? Ya

Faktur (asli)

Ttd STK BKMK

Simpan kembali ke amplop piutang

STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor, Kasir, Adm A/R)

STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor, Kasir, Adm A/R)

Kirim BKMK ke Acct HO File File

Post AR Payment on DFS (Settlement)

Input Pelunasan AR on DFS

Update Pelunasan AR di amplop piutang

Page 23

Nama Proses 5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept Legal Working Area Area Unit Proses Keterangan

Pengajuan

Persetujuan

Serah terima

Legal Opinion

Pemilik Proses

Controller

Controller

Controller

Legal Staff

Dokumen

Internal Memo

Internal Memo, SKP, CAC, copy KTP, Fisik Faktur, Somasi (ke 1,2,3), SKP,SO

Form Checklist Piutang yang di alihkan ke Legal

Form Checklist Piutang yang di alihkan ke Legal, Berita Acara Legal

Otoritas

MMS/MMM

DM/BDM

Legal

Legal Manager

1. Berdasarkan dokumen yang diterima dari Controller, Legal berhak memutuskan untuk penyelesaian masalah dengan Legal wajib mengecek kelengkapan cara datang langsung ke lokasi dokumen sesuai ketentuan outlet bermasalah atau bisa diwakilkan oleh pihak cabang, dan jalan penyelesaian yang dipilih harus ditulis di Berita Acara Legal 2. Berdasarkan penilaian melalui kunjungan langsung/tidak langsung ke lokasi outlet bermasalah, Legal dapat Form serah terima fisik dokumen, membuat rekomendasi untuk asli disimpan oleh Accounting, copy melanjutkan kasus sampai ke disimpan oleh Legal, Controller. pengadilan ataupun merekomendasikan write off dan rekomendasi tsb ditulis di berita Acara Legal

Syarat dokumen pendukung yang dibutuhkan : CAC, Copy KTP, Fisik Faktur (asli), Somasi ke1,2,3, Surat Kronologis Penagihan (SKP), Sales Order (SO)

Ketentuan

Surat Kronologis Penagihan dibuatkan oleh Sales/MD dan diketahui oleh MMS/MMM & Controller Pada saat pengajuan somasi ke outlet, area berkoordinasi dengan Legal tentang perlu atau tidaknya Legal mendampingi pada saat somasi

3. Rekomendasi write off dari Legal bisa dilakukan tanpa melalui Divisi Internal Audit terlebih dahulu.

Nilai piutang bermasalah yang di tangani oleh Dept Legal adalah minimal diatas Rp 3.000.000

Controller membuatkan Form Setelah Legal menerimanya, harus Checklist Serah Terima Piutang yang menandatangani Form Checklist di alihkan ke Divisi Legal sebagai penerima Narasi Form Checklist di tanda tangani oleh Controller, MMS/MMM, DM/BDM, Legal

Page 24

5.5. FLOW PENANGANAN PIUTANG KE DEPARTEMEN LEGAL Narasi

1. Sales/MD/Kolektor melakukan penagihan dan jika outlet tidak mempunyai itikad pembayaran, MMS/MMM membantu menagih 2. Apabila outlet tetap tidak mempunyai itikad pembayaran, padahal dinilai mempunyai kemampuan bayar, MMS/MMM meminta Sales/MD membuat Surat Kronologis Penagihan (SKP) 3. SKP dimintakan tanda tangan ke controller dan controller mengumpulkan copy dokumen CAC, copy KTP, copy faktur asli dan copy SO 4. Dokumen SKP, copy CAC, copy KTP, copy faktur asli, copy SO diberikan kepada legal dan dimintakan untuk dibuatkan somasi 1 5. Somasi 1 diberikan kepada outlet, apabila tidak ada tanggapan dilanjutkan ke somasi 2 dan 3

Sales/MD/Kolektor

MMS/MMM

Legal Dept.

Outlet

Controller

Penagihan

Tdk Outlet membayar

Penagihan

Ya Prosedur penagihan dan penyetoran hasil tagihan

Outlet membayar Tdk Ya

Buat SKP

SKP

Ttd SKP SKP (Ttd Controller)

Ttd SKP SKP (Ttd Controller, MMS/MMM)

SKP (Ttd Controller, MMS/MMM)

6. Apabila sampai somasi 3 outlet tetap tidak menanggapi, controller akan membuat internal memo dan checklist yang ditandatangani oleh controller, MMS/MMM, Legal untuk kemudian kasus diambil alih oleh Legal

Copy CAC SKP (Ttd Controller, MMS/MMM)

Copy KTP Copy Faktur Asli CopySales Order (SO)

Copy CAC Copy KTP Copy Faktur Asli Copy Sales Order (SO)

7. Legal akan melakukan peninjauan dari segi hukum baik dengan cara datang ke outlet langsung ataupun tidak

Somasi 1

8. Hasil peninjauan dari segi hukum akan dituangkan Legal dalam dokumen Berita Acara Legal yang memutuskan untuk dilanjutkan ke persidangan atau internal action (write off, tetap ditagih, dll)

Somasi 1

Ada Tanggapan? Tdk

Ya

Tindak lanjut hasil kesepakatan dgn outlet Somasi 2

Somasi 2

Ya Ada Tanggapan?

Tdk

Somasi 3

Tdk Ya

SKP (Ttd Controller, MMS/MMM) Copy CAC Copy KTP Copy Faktur Asli Copy Sales Order (SO) Internal Memo Checklist Somasi 1,2,3

Peninjauan dari sisi legal

Berita Acara Legal

Legal Action to Court

Page 25

Internal Action

Ada Tanggapan?

Membuat internal memo dan checklist (ttd Controller, MMS/MMM, Legal Internal Memo Checklist

Nama Proses 5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui Departemen Internal Audit Working Area Area Unit Proses

Keterangan

Pengajuan MMS/MMM , Controller, Legal Pemilik Proses Dept. Internal memo dan SKP Dokumen Otoritas

DM/BDM Internal memo pengajuan penghapusan piutang harus disetujui terlebih dahulu oleh DM/BDM Controller melengkapi semua dokumen pendukung yang di perlukan.

Ketentuan

Dokumen pendukung : CAC, SO, Faktur Asli, Copy KTP, SKP

Pemeriksaan lapangan

Persetujuan

Pencatatan

Field Audit

MMS/MMM, Controller

Accounting

Berita Acara Pemeriksaan Outlet Bad Debt Internal Audit Manager Hasil pemeriksaan lapangan oleh field audit akan melampirkan dokumentasi foto atas outlet bad debt.

Internal Memo, Berita Acara Legal, Internal Memo, BAP, Dokumentasi (Supp BAP Doc) Finance & Accounting Manager FD dan Head of BU Accounting mengecek kelengkapan Bad debt yang terjadi karena tidak otorisasi dan dokumen, kemudian buatkan mematuhi ketentuan SOP, akan jurnal umum untuk penghapusan piutang. menjadi tanggungjawab team Sales.

Internal Audit Manager memberikan rekomendasi untuk pembebanan sesuai dengan SOP

Komposisi pembebanan bad debt pada team Sales adalah MMS/MMM 25%, Supervisor/Team Leader MD 30%, Sales/MD 45% Bad debt yang terjadi karena sudah mematuhi ketentuan SOP, akan menjadi tanggungjawab perusahaan. Dokumen yang sudah disetujui beserta dokumen pendukung, akan dikirimkan ke Accounting HO untuk membuatkan jurnal. Jika tidak disetujui oleh Head of BU & FD, dokumen akan dikembalikan ke cabang untuk didiskusikan alternatif solusi

Page 26

Jurnal umum yang sudah di tanda tangani oleh Finance & Accounting Manager, dikirimkan ke area untuk penghapusan piutang di sistem.

5.7. FLOW PENGHAPUSAN PIUTANG TIDAK TERTAGIH MELALUI DEPARTEMEN INTERNAL AUDIT Narasi

1. MMS/MMM membuat Internal Memo pengajuan penghapusan piutang yang sudah memenuhi kriteria. 2. Internal Memo dikirimkan untuk persetujuan DM/BDM 3. Setelah di setujui oleh DM/BDM, akan diberikan kepada Controller untuk melengkapi semua dokumen pendukung yang di perlukan (CAC, SO, Faktur, Copy KTP) 4. Setelah melengkapinya dokumen pendukung, akan diberikan kepada Field Audit untuk melakukan survey ke lapangan dan mendokumentasikan posisi terakhir dari outlet tsb.

MMS/MMM & Controller

Internal Audit Department

DM/BDM

MMS/MMM mengisi Form Pengajuan

Approved?

Yes Controller lengkapi semua dokumen pendukung

Survey lapangan by field audit

SO

SO

Copy CAC Copy Faktur asli

Copy CAC Copy Faktur asli

Copy KTP

Copy KTP

Buat BAP disertai foto

BAP + foto

6. IAM menerima BAP untuk direview hasil survey dan memberikan rekomendasi pembebanan yang mengacu kepada ketentuan yang berlaku.

Dok Pendukung

Tanda tangan pada BAP & rekomendasi

BAP + foto Dok Pendukung

Tanda tangan pada BAP


Untuk write off yang diajukan oleh Dept. Legal, Dept. Legal memberikan Berita Acara Legal (BAL) dan dokumen pendukung kepada Head of BU dan FD. 8. BAP yang sudah disetujui oleh FD dan Head of BU kemudian diberikan kepada accounting untuk membuatkan jurnal (pencatatan) dan diberikan kepada Controller untuk melunasi di sistem.

Accounting

No

5. Setelah selesainya survey lapangan, Field Audit akan membuatkan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) dan melampirkan copy dokumen pendukung beserta foto untuk diajukan persetujuan dari IAM.

7. BAP yang sudah ditanda tangani oleh IAM, kemudian di berikan kepada Controller untuk kemudian diajukan kepada Finance Director (FD), dan Head of BU untuk persetujuan penghapusan piutang.

FD, Head of BU

Diskusi utk alternatif solusi

No

Approved?

Yes Tanda tangan pada BAP


Jika Head of BU dan atau FD tidak menyetujui write off maka berita acara dan dokumen dikembalikan ke cabang untuk diskusi alternatif solusi.

Buat Jurnal & kirim ke Controller

Jurnal

Input pelunasan di sistem File (BAP)

Page 27


6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product Head Office Unit Proses

Keterangan

Pemilik proses

Dokumen

Proses pengajuan

Proses Checking budget dan input Navision

Proses Approval

Proses permintaan free product/sample

Proses Pemberian free product/sample

CS

Admin Budget MM

Admin Budget MM

CS, Subdist

Subdist

PA

RFMF, PA

RFMF, PA

RFMF, PA

Delivery Order (DO)

CM

Proses penggantian claim / Pembiayaan

Admin Budget MM, Accounting DI di HO

Accounting DI di HO

SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, PA, Rekap Laporan Penjualan PA, Rekap Laporan Penjualan (Bosnet) (Bosnet)

CM / NKAM / Head of BU

Otoritas

Dalam PA wajib dituliskan pengeluaran biaya atas nama PT Dima Indonesia atau PT EDM

Proses verifikasi claim / Pembiayaan

Dalam setiap aktivitas hanya diperbolehkan untuk mengajukan 1 (satu) proposal (PA) dan berdasarkan proposal tersebut dibuat RFMF sesuai dengan request type nya

Permintaan free product Penerima free product harus dan sample kepada Internal menandatangani DO disertai Subdist harus menggunakan dengan stempel (jika ada) RFMF dan PA yang sudah disetujui sesuai dengan ketentuan

Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 20.000.000 disetujui oleh CM

Pengalihan free product kepada outlet yang lain dari daftar yang sudah disetujui, harus dimintakan persetujuan dari CM

Nilai pengajuan RFMF Rp 20.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh NKAM

Free product harus selesai diberikan paling lambat 1 (satu) minggu dari tanggal penerimaan free product dari Sub Distributor.

Ketentuan

Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Page 28

Budget Controller, Accounting HO


SPC dibuat jika ada proses claim dari PT EDM ke PT Dima, sementara untuk pembiayaan ke EDM tidak perlu dibuat SPC

Pembayaran dilakukan dengan cara transfer dari kantor pusat kepada rekening Sub Distributor

Accounting Subdist di HO membuatkan surat konfirmasi piutang kepada semua Sub Distributor setiap bulan Juli dan Januari

Hasil konfirmasi diberikan tembusan kepada Finance Director & Head of BU


6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product Area Unit Proses

Keterangan

Pemilik proses

Dokumen

Proses pengajuan

Proses Checking budget dan input Navision

Proses Approval

Proses permintaan free product/sample

Proses Pemberian free product/sample

MMS / MMM

Admin Budget MM

Admin Budget MM

MMS/MMM, Subdist

Subdist

PA

RFMF, PA

RFMF, PA

RFMF, PA

Delivery Order (DO)

DM / BDM

DM / BDM / CM / NKAM / Head of BU

Otoritas

Dalam PA wajib dituliskan pengeluaran biaya atas nama PT Dima Indonesia atau PT EDM

Dalam setiap aktivitas hanya diperbolehkan untuk mengajukan 1 (satu) proposal (PA) dan berdasarkan proposal tersebut dibuat RFMF sesuai dengan request type nya

Permintaan free product dan Penerima free product harus sample kepada Internal Subdist menandatangani DO disertai harus menggunakan RFMF dan dengan stempel (jika ada) PA yang sudah disetujui sesuai dengan ketentuan

Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 5.000.000 disetujui oleh DM/BDM

Pengalihan free product kepada outlet yang lain dari daftar yang sudah disetujui, harus dimintakan persetujuan dari DM/BDM

Ketentuan Nilai pengajuan RFMF Rp Free product harus selesai 5.000.001 s/d Rp diberikan paling lambat 1 20.000.000 disetujui oleh CM (satu) minggu dari tanggal penerimaan free product dari Sub Distributor. Nilai pengajuan RFMF Rp 20.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh NKAM Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU Page 29

Proses verifikasi claim / Pembiayaan

Proses penggantian claim / Pembiayaan

Admin Budget MM, Accounting DI di HO

Accounting DI di HO

SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, PA, Rekap Laporan Penjualan PA, Rekap Laporan Penjualan (Bosnet) (Bosnet)

Budget Controller, Accounting HO


SPC dibuat jika ada proses claim dari PT EDM ke PT Dima, sementara untuk pembiayaan ke EDM tidak perlu dibuat SPC

Pembayaran dilakukan dengan cara transfer dari kantor pusat kepada rekening Sub Distributor

Accounting Subdist di HO membuatkan surat konfirmasi piutang kepada semua Sub Distributor setiap bulan Juli dan Januari

Hasil konfirmasi diberikan tembusan kepada Finance Director & Head of BU

6.2.1. FLOW PROSES APPROVAL FREE PRODUCT HO Narasi

CS

CM/NKAM/Head of BU

1. CS membuat Proposal Activity (PA) dan meminta approval CM

PA

Approved by CM

2. Jika CM tidak menyetujui, CS akan revisi PA 3. Setelah CM menyetujui PA, CS Memberikan PA kepada Admin Budget

Admin Budget

Ya

Tdk Revisi

4. Admin Budget input RFMF dan cek budget dalam sistem Navision. 5. Kemudian RFMF Navision diapproved oleh CM/NKAM/ Head of BU menurut ketentuan sbb :

PA (Ttd CM)

# s/d Rp.20.000.000,- otorisasi CM # Rp. 20.000.001 s/d Rp. 50.000.000,otorisasi NKAM # > Rp. 50.000.000,- otorisasi Head of BU

PA (Ttd CM)

RFMF Nav Tdk Approved by CM/ NKAM/Head of BU?

Ya

Cek Budget

RFMF Nav (Approved by CM/ NKAM/Head of BU)

Print RFMF Nav

RFMF Nav

RFMF Nav

Copy RFMF Nav & PA

RFMF Nav PA (Ttd CM)

Page 30

6.2.2. FLOW PROSES APPROVAL FREE PRODUCT AREA Narasi

1. MMS/MMM membuat Proposal Activity (PA) approval DM/BDM

MMS/MMM

DM/BDM/CM/ NKAM/Head of BU

PA

Approved by DM/BDM

2. Jika DM/BDM tidak menyetujui, MMS/MMM akan revisi PA 3. Setelah DM/BDM menyetujui PA, MMS/MMM memberikan PA kepada Admin Budget 4. Budget controller input RFMF dan cek budget dalam sistem Navision 5. Kemudian RFMF Navision diapproved oleh DM/BDM/CM/ NKAM/Head of BU menurut ketentuan sbb :

Tdk

Admin Budget

Ya

Revisi

PA (Ttd DM/ BDM) PA (Ttd DM/BDM)

# s/d Rp.5.000.000,- otorisasi DM/ BDM # Rp. 5.000.001 s/d Rp. 20.000.000,otorisasi CM # Rp. 20.000.001 s/d Rp. 50.000.000,otorisasi NKAM # > Rp. 50.000.000,- otorisasi Head of BU

RFMF Nav Tdk Approved DM/ BDM/CM/NKAM/ Head of BU?

Ya

Cek Budget

RFMF Nav (Approved DM/BDM/ CM/NKAM/Head of BU)

Print RFMF Nav

RFMF Nav

RFMF Nav

Copy RFMF Nav & PA

RFMF Nav PA (Ttd DM/BDM)

Page 31


6.3. Ketentuan Permintaan Sample Head Office & Area Unit Proses

Keterangan

Pemilik proses Dokumen

Proses pengajuan

Persetujuan (1)

Invoicing

Pengeluaran Sample

Pemberian Sample

Pencatatan

Sales/MD/SPV/TL

Sales/MD/SPV/TL

Admin Entry (AE)

Ka Gudang

Sales/MD

AV/Controller

Persetujuan Pengeluaran Barang Persetujuan Pengeluaran Barang PPB, Faktur Penjualan (DO) (PPB) (PPB) Faktur Pajak

Otoritas

MMS/MMM

Controller

&

Persetujuan Pengeluaran Barang Faktur Penjualan (DO) (PPB), Faktur Penjualan (DO), Faktur Pajak, BKB

SPC, PPB, Faktur Penjualan (DO), Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan

Ka Gudang AV/Controller wajib merekap DO wajib ditandatangani oleh pengeluaran sample dan di penerima barang/outlet serta email setiap tgl 1 kepada stempel (jika ada) DM/BDM dan CC ke NKAM, OM, F&A Mgr, IAM

Nilai Rp 0,- s/d Rp 100.000 per activity, disetujui oleh MMS/MMM dan AV/Controller

Nilai > Rp 100.000,- s/d Rp. 500.000,- per activity disetujui oleh BDM/DM dan AV/Controller

Ketentuan

Nilai > Rp 500.000,- per activity disetujui oleh NKAM dan AV/Controller Produk Sample menggunakan harga Retail di PPB

Narasi

Membuat PPB Sejumlah total barang sample yang akan diberikan kepada Outlet/Publik

PBB yang sudah disetujui, diberikan kepada Ka Gudang untuk mengeluarkan barangnya

Ka Gudang memberikan barang AE buatkan faktur penjualan dan kepada Delivery dengan jumlah faktur pajak a/n PT Esham Dima dan jenis sesuai dengan PPB & DO Mandiri untuk diberikan kepada yang sudah disetujui serta BKB Delivery sebagai bukti serah terima barang

Page 32

AV/Controller mengajukan CN ke Accounting dengan melengkapi semua dokumen setelah mendapatkan CN dari Accounting kemudian melunasi piutang di sistem

6.4. FLOW PROSES APPROVAL SAMPLE Narasi

Sales/MD/SPV/TL

MMS / MMM

PPB

Approved

1. Sales/MD/SPV/TL membuat PPB dan dimintakan approval ke BM, Head of BU sesuai dengan ketentuan sbb :

Tdk

# 0 s/d Rp.100.000,- otorisasi MMS/MMM dan AV/Controller # Rp. 100.000,- s/d Rp.500.000,otorisasi BDM/DM dan AV/Controller # > Rp. 500.000,- otorisasi NKAM dan AV/Controller

Revisi

2. Jika MMS/MMM/BDM/DM/ NKAM tidak menyetujui, Sales/ MD/SPV/TL akan revisi PPB

PPB (Ttd BM. Head of BU)

3. Setelah MMS/MMM/BDM/DM/ NKAM menyetujui, PPB diberikan kepada admin entry

Page 33

Ya

6.5. FLOW PROSES PEMBERIAN FREE PRODUCT DAN SAMPLE Narasi 1. AE menerima PA dan RFMF dari MMS/MMM serta PPB dari Sales/MD/ SPV/TL Untuk free product promo yang membutuhkan setting di DFS (Bosnet), AE menginformasikan kepada System Support Officer 2. AE print SO dan meminta tandatangan controller. 3. Setelah Sales Order (SO), disetujui, AE memberikan SO kepada Ka Delivery. 4. Ka Delivery menyusun rute pengiriman kemudian memberikan SO yang sudah disusun berdasarkan rute kepada admin entry. 5. Admin entry input STD dalam sistem Bosnet, kemudian STD dilaksanakan sehingga terbentuk PB dan DO. 6. Admin entry print STD sebanyak 3 lembar : 1 lembar utk gudang 1 lembar untuk driver 1 lembar untuk admin entry STD ditandatangani oleh admin gudang dan driver. 7. STD sebanyak 1 lembar langsung diberikan ke driver dan 2 lembar lainnya akan diserahterimakan ke driver setelah DO sudah tercetak semua. 8. Driver menerima 1 lembar STD dan diberikan kepada admin gudang. 9. Berdasarkan informasi di STD, admin gudang print PB sebanyak 2 (dua) lembar, kemudian memberikan STD dan PB kepada helper gudang. 10.Helper gudang menyiapkan barang, kemudian menanda tangani PB 11.Helper menyerahkan barang beserta dokumen STD dan PB kepada krani/ ka gudang, kemudian setelah barang sesuai dengan PB, krani/ka gudang menandatangani PB. 12. Driver dan krani/ka gudang memuat barang , kemudian jika barang sesuai dengan dokumen PB, driver menanda tangani PB. 13. Dokumen PB 1 lembar diserahkan ke driver, 1 lembar lagi beserta 1 lembar STD diberikan kepada admin gudang. 14. Berdasarkan PB, admin gudang membuat BKB di sistem Bosnet dan mencetak BKB sebanyak 2 (dua) lembar, ditandatangani oleh admin gudang, krani dan kepala gudang. 15. Dokumen BKB diserahkan ke AV 1 lembar dan 1 lembar lagi disimpan oleh admin gudang sebagai file 16. Setelah DO selesai di print (4 rangkap), admin entry serah terima DO ke driver dengan dokumen STD (2 rangkap). Jika DO (faktur) sesuai dengan STD, driver menandatangani STD, 1 rangkap STD dibawa driver dan 1 rangkap lagi disimpan oleh admin entry sebagai file. 17. Driver mengirimkan barang dan jika barang sesuai DO, outlet menandatangani DO dan memberikan stempel (jika ada) kemudian 1 rangkap DO diserahkan kepada outlet. 18. DO yang sudah ditandatangani penerima diserahkan kepada AE untuk dibuatkan faktur pajak, kemudian DO dan faktur pajak diberikan kepada AV kemudian AV meminta CN ke accounting. 19. Setelah accounting memberikan CN, AV melakukan pelunasan di sistem DFS (Bosnet) 20. AV melakukan rekap pemberian sample setiap bulan (tiap tgl 1) kepada Manager Area dan di-cc kepada Manager Regional, F&A Mgr, Manager Nasional

AE dan AV

Ka Delivery

SO (Approved)

SO (Approved)

SO (Approved)

Susun Rute Pengiriman

Supir (Driver)

Admin Gudang

Gudang (Helper, Krani, Ka Gudang)

Outlet / Penerima

Admin Verifikasi ( AV )

Input STD

STD, PB, DO dilaksanakan

Print STD

STD (Ttd AE dan Driver)

Print DO



File

STD (Ttd AE dan Driver) File

Print PB

DO (Ttd AE )

PB

PB

DO

Inventory Inventory Inventory Inventory PB (Ttd helper, krani/ka gudang, driver

PB (Ttd helper, krani/ka gudang, driver

File File BKB

BKB (Ttd adm gudang, krani, ka gudang)

BKB (Ttd adm gudang, krani, ka gudang)

File

File Inventory Inventory STD (Ttd AE dan Driver) DO (Ttd AE)

Tanda Tangan Outlet DO (Ttd AE dan Outlet)

DO (Ttd AE dan Outlet)

DO (Ttd AE dan Outlet)

1 ke AE 1 ke AR 1 ke Acc File

Print Faktur Pajak

Faktur Pajak

Serahkan ke AV

AV melakukan verifikasi, pelunasan piutang, dan rekap pemberian sample

Page 34

6.6. FLOW CLAIM FREE PRODUCT Narasi 1. 1. Subdist Subdist menerima menerima RFMF RFMF yang yang disetujui disetujui oleh oleh DM/BDM, DM/BDM, kemudian kemudian melaksanakan melaksanakan program program atau atau pemberian pemberian free free product product kepada kepada Customer Customer sesuai sesuai dengan dengan daftar daftar yang yang disetujui. disetujui. 2. 2. Setelah Setelah selesainya selesainya pemberian pemberian free free product product atau atau berakhirnya berakhirnya program, program, maka maka Subdist Subdist membuatkan membuatkan Surat Surat Pengantar Pengantar Claim Claim dan dan melampirkan melampirkan Faktur Faktur Penjualan, Penjualan, Faktur Faktur Pajak, Pajak, Tanda Tanda Terima. Terima. 3. 3. Dokumen Dokumen Surat Surat Pengantar Pengantar beserta beserta lampiran lampiran dokumen dokumen pendukungnya pendukungnya diberikan diberikan dari dari Subdist Subdist kepada kepada Accounting Accounting Subdist Subdist di di HO HO 4. 4. Accounting Accounting Subdist Subdist di di HO HO menerima menerima dokumen dokumen claim claim dari dari Subdist, Subdist, kemudian kemudian melakukan melakukan verifikasi verifikasi kelengkapan kelengkapan dokumen dokumen 5. 5. Selanjutnya Selanjutnya dokumen dokumen claim claim tersebut tersebut dilanjutkan dilanjutkan ke ke Admin Admin Budget Budget untuk untuk update update budget budget di di system. system.

Subdist

RFMF (DM/BDM/ NKAM/KADD Approved)

Melaksanakan Melaksanakan sesuai sesuai RFMF RFMF dengan dengan buatkan buatkan Tanda Tanda Terima Terima

Membuatkan Membuatkan Surat Surat Claim Claim && Dokumen Dokumen Pendukung Pendukung

RFMF/PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan Surat Claim (running no) Ttd controller dan admin

A

Accounting Subdist di HO

A

RFMF/PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan Surat Claim (running no)

Admin Budget

Accounting DI di H.O

B

C

RFMF/PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan Surat Claim (Ttd controller dan admin

Melakukan Melakukan verifikasi verifikasi kelengkapan kelengkapan dokumen dokumen claim claim dan dan evaluasi evaluasi hasilnya hasilnya

Tanda Tanda tangan tangan pada pada dokumen dokumen Surat Surat Claim Claim dan dan mengirimkan mengirimkan kepada kepada budget budget Controller Controller DI DI RFMF/PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan Surat Claim (running no) Ttd controller dan admin

Verifikasi Verifikasi kelengkapan kelengkapan dokumen dokumen dan dan update update budget budget

Buatkan Buatkan RFP RFP && CA CA

RFP & CA SPC, RFMF/ PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan

Mengirimkan Mengirimkan kepada kepada Accounting Accounting Dept Dept B

6. 6. Setelah Setelah selesai selesai update update budget, budget, dokumen dokumen claim claim akan akan diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting Dept Dept DI. DI.

RFP & CA SPC, RFMF/PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan

Verifikasi Verifikasi kelengkapan kelengkapan dan dan otorisasi otorisasi dokumen dokumen

Minta Minta approval approval Accounting Accounting Manager Manager

Melakukan Melakukan pembayaran pembayaran kepada kepada Subdist Subdist

Payment Voucher RFP & CA SPC, RFMF/ PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan

C File

7. 7. Accounting Accounting Dept Dept akan akan mengecek mengecek kelengkapan kelengkapan dokumen dokumen dan dan otorisasinya, otorisasinya, kemudian kemudian dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan dari dari Finance Finance && Accounting Accounting Manager Manager DI. DI.

Update Update GL GL

8. 8. Selanjutnya Selanjutnya diberikan diberikan kepada kepada Finance Finance untuk untuk melakukan melakukan pembayaran pembayaran langsung langsung ke ke rekening rekening perusahaan perusahaan Sub Sub Dist. Dist.

Page 35

Nama Proses 7.1. Ketentuan Approval Transfer Stock Antar Cabang, Pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Working Area Area Unit Proses Keterangan

Pengajuan

Persetujuan

Pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak

Pemilik Proses

MMS/MMM

MMS/MMM

Admin Entry

Dokumen

Mutasi antar cabang

Mutasi antar cabang

Otoritas

DM/BDM, NKAM

Mutasi Antar Cabang, Surat Jalan, Faktur Penjualan Controller

Ketentuan

1. Surat jalan yang sudah ditandatangani driver diberikan oleh kepala gudang kepada admin entry. 2. Admin entry membuat Faktur Penjualan dan Faktur Pajak.

Narasi

3. Faktur Penjualan dan Faktur Pajak diverifikasi oleh Controller.

Page 36

Nama Proses 7.2. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock Working Area Area Keterangan

Unit Proses Pengajuan

Persetujuan

Pemusnahan

Pertanggungjawaban

Pemilik Proses

Kepala Gudang

Kepala Gudang

Kepala Gudang

Controller

Dokumen Otoritas

GSR

GSR MMS/MMM & DM/BDM

GSR

GSR & BAP

Waktu pengajuan GSR untuk minggu GSR tidak perlu mencantumkan pertama ( tanggal 1-7 ) paling lambat nilai, cukup mencantumkan nama dibuat pd tgl 8 dan sudah ada barang, qty, kondisi barang. keputusan tgl 10

Ketentuan

Waktu pengajuan GSR untuk minggu kedua ( tanggal 8-14 ) paling lambat Pengajuan GSR disetujui oleh dibuat pd tgl 15 dan sudah ada MMS/MMM dan DM/BDM. keputusan tgl 17 Waktu pengajuan GSR untuk minggu ketiga ( tanggal 15-21 ) paling lambat dibuat pd tgl 22 dan sudah ada keputusan tgl 24

Dokumentasi foto dilakukan pada Untuk area yang tidak ada field saat sebelum, sedang dan sesudah audit, pemusnahannya disaksikan pemusnahan barang dilakukan. oleh Kepala Gudang, Controller, MMS/MMM. Batas waktu maksimal untuk pemusnahan BS atas GSR yang sudah disetujui adalah H+2 dari tanggal disetujui. Hasil pemusnahan, harus dibuatkan Berita Acara Pemusnahan dan di otorisasi oleh pihak ke tiga dan diketahui oleh MMS/MMM.

Waktu pengajuan GSR untuk minggu keempat ( tanggal 22-akhir bulan ) paling lambat dibuat pd tgl 1 dan sudah ada keputusan tgl 3

Narasi

Dokumen GSR & BAP dengan Proses pemusnahan disaksikan dokumentasi fotonya, wajib oleh Ka Gudang, AV/Controller & dikirimkan ke Accounting HO untuk dibiayakan. Field Audit

Ka Gudang dan Controller/AV menghitung fisik BS dan kondisinya untuk pengajuan pemusnahan.

Page 37

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses Dokumen

7.3. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan ( Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) Area Unit Proses Pengajuan Kepala Gudang Form Perubahan Status Tipe Persediaan

Otoritas Form Perubahan Tipe Status Persediaan dibuat 2 rangkap : 1 lembar untuk controller 1 lembar untuk gudang

Persetujuan Kepala Gudang

Perubahan Status Barang Admin Gudang

Form Perubahan Status Tipe Persediaan

Mutasi Stock Internal (MTSI)

Controller, SPV/TL/MMS/MMM Untuk perubahan status : 1. Dari bad stock menjadi good stock 2. Dari bad stock menjadi stock mendekati expired 3. Dari stock mendekati expired menjadi good stock Disetujui Oleh Controller dan SPV/TL Untuk perubahan status dari good stock menjadi bad stock/stock mendekati expired : Disetujui Oleh Controller dan MMS/MMM

Ketentuan

Untuk perubahan status : 1. Dari gudang retur menjadi good stock 2. Dari gudang retur menjadi stock mendekati expired 3. Dari sgudang retur menjadi bad stock Disetujui Oleh Controller Khusus untuk mutasi stock internal yang diakibatkan oleh retur, gudang tidak perlu mengisi Form Perubahan Status tipe persediaan, melainkan langsung menjalankan MTSI di Bosnet, print dan meminta persetujuan Controller Rekap perubahan status persediaan wajib di-rekap mingguan dan diberikan penjelasan, di ttd DM/BDM kemudian di-email ke Regional Controller dan Head of BU

# Definisi mendekati expired : 3 bulan sebelum tanggal expired

Page 38

Setelah admin gudang menerima form perubahan status tipe persediaan, admin gudang menjalankan MTSI di sistem Bosnet lalu print sebanyak 2 lembar, 1 lembar diberikan kepada controller dan 1 lembar di file

Pertanggungjawaban Controller Form Perubahan Status Tipe Persediaan, MTSI

8.1. FLOW PERMINTAAN DANA/REQUEST FOR MARKETING FUND (RFMF) HO Narasi

CM/NKAM/ Head of BU

CS

1. 1. CS CS mengajukan mengajukan // menerima menerima Proposal Proposal Activity Activity (PA) (PA) dan dan melakukan melakukan review. review. Jika Jika setuju, setuju, CS CS membubuhkan membubuhkan tanda tanda tangannya tangannya pada pada PA. PA.

PA

Ya

2. 2. PA PA yang yang sudah sudah mendapat mendapat persetujuan persetujuan kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Admin Admin Budget Budget untuk untuk di-input di-input ke ke dalam dalam proses proses Navision Navision menjadi menjadi RFMF RFMF dan dan dilakukan dilakukan cek cek sisa sisa budget budget

Admin Budget MM

PA (MMS/MMM signed)

Approved? Tdk

Ya

Cancelled / Revised

3. 3. RFMF RFMF Navision Navision harus harus disetujui disetujui secara secara sistem sistem oleh oleh CM/NKAM/Head CM/NKAM/Head of of BU BU sesuai sesuai dengan dengan ketentuan ketentuan ::

Approved?

Nilai Nilai s/d s/d Rp. Rp. 20.000.000 20.000.000 approval approval CM CM

Cancelled / Revised

RFMF Navision

Tdk

Nilai Nilai Rp. Rp. 20.000.001 20.000.001 s/d s/d Rp. Rp. 50.000.000 50.000.000 == approval approval NKAM NKAM

Checking budget

Tdk Approved?

Nilai Nilai >> Rp. Rp. 50.000.000 50.000.000 == approval approval Head Head of of BU BU

Ya

4.Setelah 4.Setelah RFMF RFMF Navision Navision disetujui disetujui secara secara sistem, sistem, Admin Admin Budget Budget print print RFMF, RFMF, membuat membuat CA CA dan dan print print CA CA dengan dengan mereferensikan mereferensikan nomor nomor RFMF RFMF yang yang telah telah disetujui. disetujui. Kemudian Kemudian dokumen dokumen CA CA && RFMF RFMF diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting untuk untuk proses proses pemindahan pemindahan // transfer transfer dana. dana.

RFMF (Approved by Navision)

Create CA

RFMF (approved by Navision) CA

Send to Accounting

Berlanjut ke Proses Pemindahan Dana

Page 39

8.2. FLOW PERMINTAAN DANA/REQUEST FOR MARKETING FUND (RFMF) AREA Narasi

MMS/MMM

1. 1. MMS/MMM MMS/MMM mengajukan mengajukan // menerima menerima Proposal Proposal Activity Activity (PA) (PA) dan dan melakukan melakukan review. review. Jika Jika setuju, setuju, MMS/MMM MMS/MMM membubuhkan membubuhkan tanda tanda tangannya tangannya pada pada PA. PA. 2. 2. PA PA yang yang sudah sudah mendapat mendapat persetujuan persetujuan kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Admin Admin Budget Budget untuk untuk di-input di-input ke ke dalam dalam proses proses Navision Navision menjadi menjadi RFMF RFMF dan dan dilakukan dilakukan cek cek sisa sisa budget budget

DM/BDM/CM/NKAM/ Head of BU

Admin Budget

PA

Ya

PA (MMS/MMM signed)

Approved? Tdk

Ya

Cancelled / Revised

RFMF Navision

Approved?

3. 3. RFMF RFMF Navision Navision harus harus disetujui disetujui secara secara sistem sistem oleh oleh DM/BDM/CM/NKAM/Head DM/BDM/CM/NKAM/Head of of BU BU sesuai sesuai dengan dengan ketentuan ketentuan ::

Tdk Checking budget

Cancelled / Revised

Nilai Nilai s/d s/d Rp. Rp. 5.000.000,5.000.000,approval approval DM/BDM DM/BDM

Tdk

Nilai Nilai Rp. Rp. 5.000.001,5.000.001,- s/d s/d Rp. Rp. 20.000.000,20.000.000,- == approval approval CM CM

Approved?

Nilai Nilai Rp. Rp. 20.000.001,20.000.001,- s/d s/d Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,- == approval approval NKAM NKAM

Ya

Nilai Nilai >> Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,- == approval approval Head Head of of BU BU

RFMF (Approved by Navision)

4.Setelah 4.Setelah RFMF RFMF Navision Navision disetujui disetujui secara secara sistem, sistem, Admin Admin Budget Budget print print RFMF, RFMF, membuat membuat CA CA dan dan print print CA CA dengan dengan mereferensikan mereferensikan nomor nomor RFMF RFMF yang yang telah telah disetujui. disetujui. Kemudian Kemudian dokumen dokumen CA CA && RFMF RFMF diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting untuk untuk proses proses pemindahan pemindahan // transfer transfer dana. dana.

Create CA

RFMF (approved by Navision) CA

Send to Accounting

Berlanjut ke Proses Pemindahan Dana Dari HO ke Area

Page 40

Nama Proses 9.1. Ketentuan Proses Approval, Pemberian Dana dan Pertanggungjawaban Cash Fund/Sponsorship Working Area Head Office Unit Proses Keterangan

Proses pengajuan

Proses checking budget

Proses Persetujuan

Proses pemindahan dana

Proses pemberian dana

Proses pertanggungjawaban

Pemilik Proses

CS

Admin Budget MM

Admin Budget MM

Finance HO

CS

CS

Dokumen

Proposal Activity, Perjanjian Kerjasama


RFMF, Proposal, Perjanjian Kerjasama

CA (Cash Advance) & PV (Payment Voucher)

Advance Request & Kwitansi

RFMF, Kwitansi/Faktur Asli, Proposal, Perjanjian Kerjasama

CM, NKAM, Head of BU

Finance & Acct Mgr, Finance Director

Otoritas

Ketentuan

Termasuk dalam sponsorship adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak di luar Dima Group di mana Dima Group merupakan salah satu pendukung kegiatan dengan support sejumlah dana tertentu dengan memperoleh kesepakatan tertentu dari penyelenggara kegiatan untuk melakukan branding

Nilai pengajuan RFMF <= Rp 20.000.000,disetujui oleh CM

Dana yang sudah ditransfer harus Permintaan dana untuk diberikan kepada Pemberian dana harus dibuatkan direalisasikan paling lambat 1 (satu) bulan customer/business partner, harus kwitansi dan dimintakan tanda tangan terhitung dari tanggal masuknya dana di dibuatkan Advance Request dan disetujui dan nama jelas dari penerima uang Bank Area oleh CM serta mencantumkan nomor telp.

Pemberian dana kepada customer/business partner harus diselesaikan pada hari yang sama saat penerimaan dana oleh eksekutor

Nilai pengajuan Rp 20.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh NKAM

Nilai pengajuan > Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Page 41

Untuk customer/business partner yang berbentuk badan hukum, HO akan transfer langsung ke rekening perusahaannya.

Nama Proses 9.2. Ketentuan Proses Approval, Pemberian Dana dan Pertanggungjawaban Cash Fund/Sponsorship Working Area Area Unit Proses Keterangan

Proses pengajuan

Proses checking budget

Proses Persetujuan

Proses pemindahan dana

Proses pemberian dana

Proses pertanggungjawaban

Pemilik Proses

MMS/MMM

Budget Controller HO

Budget Controller HO

Finance HO

MMS/MMM

MMS/MMM

Dokumen



RFMF, Proposal, Perjanjian Kerjasama

CA (Cash Advance) & PV (Payment Voucher)

Advance Request & Kwitansi

RFMF, Kwitansi/Faktur Asli, Proposal, Perjanjian Kerjasama

DM/BDM , CM, NKAM, Head of BU

Finance & Acct Mgr, Finance Director

Otoritas

Ketentuan

Termasuk dalam sponsorship adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak di luar Dima Group di mana Dima Group merupakan salah satu pendukung kegiatan dengan support sejumlah dana tertentu dengan memperoleh kesepakatan tertentu dari penyelenggara kegiatan untuk melakukan branding

Nilai pengajuan RFMF <= Rp 5.000.000 disetujui oleh DM/BDM

Dana yang sudah ditransfer harus Permintaan dana untuk diberikan kepada Pemberian dana harus dibuatkan direalisasikan paling lambat 1 (satu) bulan customer/business partner, harus kwitansi dan dimintakan tanda tangan terhitung dari tanggal masuknya dana di dibuatkan Advance Request dan disetujui dan nama jelas dari penerima uang Bank Area oleh MMS/MMM serta mencantumkan nomor telp.

Pemberian dana kepada customer/business partner harus diselesaikan pada hari yang sama saat penerimaan dana oleh eksekutor

Nilai pengajuan Rp 5.000.001 s/d Rp 20.000.000 disetujui oleh CM

Nilai pengajuan Rp 20.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh NKAM Nilai pengajuan > Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Page 42

Untuk customer/business partner yang berbentuk badan hukum, HO akan transfer langsung ke rekening perusahaannya.


10.1.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM Head Office Unit Proses

Keterangan

Proses pengajuan

Create RFP & Proses Approval

Proses Penawaran

Proses PO

Proses PO Receipt

Proses Penagihan

Proses verifikasi

Pemilik proses

Category Supervisor

Admin Budget MM

Purchasing staff

Purchasing staff

Purchasing staff & Ka Gudang

Supplier & Purchasing

Accounting HO

Dokumen

Proposal Activity (PA)

RFP

CQS ( minimal 2 penawaran )

PO

BTB (PO Receipt)

Faktur, Faktur Pajak (ext) Invoice Checklist (Int)

Invoice Checklist (Int) Faktur, Faktur Pajak (ext) BTB (PO Receipt) PO, CQS, RFP, Quotation

Otoritas

Category Manager

Purchasing Mgr

Purchasing Manager

Kepala Gudang

Purchasing Mgr


Design POSM di tentukan oleh Category Manager

Untuk nilai RFP s/d Rp. 20.000.000,- disetujui oleh CM

Purchasing mengecek kualitas barang yang diterima sesuai dengan pesanan (admin POSM/Ka Gudang)

Dokumen tidak boleh dibuat back dated artinya RFP dibuat setelah realisasi

Untuk nilai RFP Rp. 20.000.001,- sd Rp. 50.000.000,- disetujui oleh NKAM

Ka Gudang mengecek jumlah barang sesuai dengan PO

Ketentuan Untuk nilai RFP > Rp. 50.000.000,- disetujui oleh Head of BU

Page 43

Nama Proses 10.1.2. Ketentuan Penggunaan POSM Working Area Head Office

Keterangan

Pemilik proses

Dokumen

Otoritas

Proses pengajuan

Proses Approval



Email Rencana Pindah Lokasi Non Komersil (PLNK)

Unit Proses Proses permintaan POSM ke gudang dan administrasi di Proses pemberian POSM Navision Category Supervisor (CS) dan Admin Gudang

Email Rencana Pindah Lokasi Non Komersil (PLNK)

PLNK

Category Manager (CM)

Kepala Gudang

CS memberikan email yang berisi rencana PLNK yang akan Brand Manager dan Controller didistribusikan ke calon memberikan approval via email outlet/publik.


Proses Settlement Category Supervisor(CS) dan Admin Budget Area

Laporan Pengeluaran Material SPK Promosi (LPMP)

Jika terjadi selisih kurang saat melakukan opname fisik, maka akan menjadi tanggungjawab kepala gudang.

Ketentuan

Page 44

Proses pertanggungjawaban Fisik Ka Gudang Data stock POSM

Pemberian material promosi harus dimintakan tanda tangan penerima pada form LPMP atau Surat Jalan (DO)

Ka Gudang Area dan CS wajib melakukan stock opname minimal sekali setiap bulannya disaksikan controller (Ka Gudang = gudang area, CS = gudang virtual).

Batas maksimal waktu untuk pemberian POSM dalam kota adalah pada hari yang sama dari waktu permintaan POSM.

Jika terjadi selisih kurang saat melakukan opname fisik, maka akan menjadi tanggungjawab kepala gudang dan CS

Batas maksimal waktu untuk pemberian POSM di luar kota adalah 1 (satu) minggu.

Dasar pengenaan nilai selisih opname adalah nilai pembelian terakhir

10.1.3.1. FLOW PENGAJUAN DAN APPROVAL DESIGN MOCK UP (HO) Narasi

1. Category SPv meminta bagian designer untuk membuat model merchandise yang akan dibuatkan dan dimintakan persetujuan dari Category Manager 2. Setelah selesai membuat contoh design merchandise, maka admin sales membuatkan RFMF (RFP) di sistem Navision

Category Manager

Admin Budget


Request for model/design merchandise

Cancelled/ Revised

RFP

Tanda tangan

RFMF (RFP)

3. Kemudian admin sales melakukan pengecekan budget.

Checking Budget

4. Setelah selesai pengecekan budget, RFP akan dilakukan approval oleh CM, NKAM, Head of BU dengan aturan sbb :

Approval RFP (Navision)

RFP (Approved by Navision)

Nilai RFP s/d Rp. 20.000.000,- disetujui oleh CM Nilai RFP Rp. 20.000.001,sd Rp. 50.000.000,- disetujui oleh NKAM

1

Nilai RFP > Rp. 50.000.000,disetujui oleh Head of BU

Page 45

Tdk

Approved? Ya

10.1.3.2. FLOW PEMESANAN & APPROVAL MOCK UP (HO) Narasi

Purchasing

1. 1. Purchasing Purchasing menerima menerima RFP RFP yang yang sudah sudah disetujui disetujui CM CM // NKAM NKAM // Head Head of of BU BU di di sistem sistem (Navision). (Navision).

1

2. 2. Purchasing Purchasing staff staff membuat membuat CQS CQS minimal minimal 22 (dua) (dua) supplier. supplier.

RFP (Approved by Navision)

3. 3. Purchasing Purchasing Manager Manager menentukan menentukan CQS CQS yang yang terpilih terpilih dan dan menanda menanda tangani tangani CQS CQS terpilih. terpilih. 4. 4. Purchasing Purchasing staff staff membuat membuat PO PO berdasarkan berdasarkan CQS CQS terpilih terpilih dan dan ditandatangani ditandatangani oleh oleh Purchasing Purchasing Spv Spv dan dan Purchasing Purchasing Mgr. Mgr. PO PO dibuat dibuat 55 (lima) (lima) rangkap rangkap dan dan didistribusikan didistribusikan :: 11 rangkap rangkap ke ke supplier supplier 11 rangkap rangkap ke ke CM CM 11 rangkap rangkap ke ke accounting accounting 11 rangkap rangkap di di file file purchasing, purchasing, 11 rangkap rangkap diberikan diberikan ke ke budget budget controller controller bersama bersama dengan dengan surat surat jalan jalan dan dan invoice invoice

5. 5. Supplier Supplier membuat membuat mock mock up up 6. 6. Supplier Supplier mengirimkan mengirimkan mock mock up up beserta beserta surat surat jalan jalan dan dan invoice invoice ke ke purchasing. purchasing.

Supplier

Category Manager

NKAM

Gudang Pusat POSM

CQS

A

Pemilihan CQS Oleh Purchasing Manager

Revisi Mock Up

CQS Terpilih

PO (Navision)

PO PO

PO

7. 7. Purchasing Purchasing akan akan meminta meminta approval approval mock mock up up ke ke Category Category Manager. Manager. 8. 8. Jika Jika Category Category Manager Manager tidak tidak menyetujui, menyetujui, maka maka purchasing purchasing akan akan meminta meminta supplier supplier untuk untuk revisi revisi mock mock up. up. 9. 9. Jika Jika Category Category Manager Manager menyetujui, menyetujui, maka maka diteruskan diteruskan untuk untuk dimintakan dimintakan approval approval ke ke NKAM NKAM

File

SJ, Invoice Mock Mock Up Up

Mock Mock Up Up

SJ, Invoice

10. 10. Jika Jika NKAM NKAM tidak tidak menyetujui, menyetujui, maka maka purchasing purchasing akan akan meminta meminta supplier supplier untuk untuk revisi revisi mock mock up. up. 11. 11. Jika Jika NKAM NKAM menyetujui menyetujui maka maka Category Category Manager Manager akan akan menandatangani menandatangani mock mock up up dan dan mengirimkan mengirimkan 11 (satu) (satu) pcs pcs mock mock up up ke ke gudang gudang sentral sentral POSM POSM .. BU BU sebagai sebagai standar standar pemeriksaan pemeriksaan kedatangan kedatangan POSM POSM

File

Kirim ke Akunting

Kirim ke Budget Controller

Revisi Mock Up

Mock Mock Up Up

Mock Mock Up Up

Ya Ya

Tdk Tdk

OK?

OK? Tdk Tdk

A

Konfirmasi OK

Konfirmasi OK

Page 46

Mock Mock Up Up

10.1.3.3. FLOW ALOKASI TOP DOWN (HO) Narasi

Category Manager (CM)

1. Category Manager (CM) menyusun alokasi POSM ke area dan meminta approval ke DM/BDM/CM/ NKAM/Head of BU

Alokasi POSM di Area

2. Jika DM/BDM/CM/ NKAM/Head of BU tidak menyetujui, CM melakukan revisi alokasi POSM. 3. Jika DM/BDM/CM/ NKAM/Head of BU menyetujui alokasi tersebut, CM memberikan dokumen alokasi POSM kepada admin sales.

DM/BDM, CM, NKAM, Head of BU

Approved? Ya Ya

Validasi Dokumen

Alokasi POSM di Area (Ttd NKAM & KADD)

Tdk Tdk



4. Admin sales akan mengkoordinasikan pengiriman POSM dari gudang pusat (Kapuk) berdasarkan dokumen alokasi dengan mengikuti prosedur P1

P1

Admin Sales

P1

Prosedur Pengeluaran Atas Dasar Alokasi Top Down ke Area

Page 47

10.1.3.4. ALOKASI BOTTOM UP (AREA) Narasi

Category SPV (CS)/ Category Manager (CM)

MMS/MMM dan DM/BDM

1. 1. CS/CM CS/CM mengirimkan mengirimkan template template POSM POSM dengan dengan jumlah jumlah dikosongkan dikosongkan kepada kepada MMS/MMM MMS/MMM dan dan DM/BDM. DM/BDM.

Template POSM dengan qty blank

Analisa dan perhitungan kebutuhan

Compile kebutuhan all area

Template POSM dengan qty diisi

2. 2. MMS/MMM MMS/MMM dan dan DM/BDM DM/BDM menganalisa menganalisa kebutuhan kebutuhan POSM POSM dan dan email email kembali kembali template POSM template POSM yang yang sudah sudah diisi diisi kepada kepada CS/CM CS/CM 3. 3. CS/CM CS/CM compile compile semua semua email email dari dari area area dan dan meminta meminta approval approval ke ke NKAM NKAM dan dan Head Head of of BU. BU. Jika Jika Head Head of of BU BU tidak tidak menyetujui menyetujui maka maka CS/CM CS/CM akan akan mengajukan mengajukan revisi revisi kepada kepada MMS/MMM MMS/MMM dan DM/BDM. dan DM/BDM. Jika Jika NKAM NKAM dan dan Head Head of of BU BU menyetujui maka CS/CM menyetujui maka CS/CM akan akan email email persetujuan persetujuan kepada kepada MMS/MMM MMS/MMM dan dan DM/BDM. DM/BDM. 4. 4. MMS/MMM MMS/MMM dan dan DM/BDM DM/BDM akan akan berkoordinasi berkoordinasi dengan dengan SPV/TL SPV/TL dan dan Sales/MD Sales/MD untuk untuk cek cek ketersediaan ketersediaan stock stock POSM POSM ke ke admin admin gudang gudang area. area. Jika Jika stock stock tersedia, tersedia, berlanjut berlanjut ke ke prosedur prosedur P2 P2 Proses Pengeluaran POSM Proses Pengeluaran POSM dari dari Area Area ke ke Outlet. Outlet.

Alokasi POSM di Area

NKAM dan Head of BU

Approved?

Ya Ya Tdk Tdk

Permintaan Revisi Analisa ulang perhitungan kebutuhan

Template POSM qty revisi Alokasi POSM di Area (Disetujui NKAM dan Head of BU)

Alokasi POSM di Area (Disetujui NKAM dan Head of BU) Alokasi POSM di Area (Disetujui NKAM dan Head of BU)

Jika Jika stock stock tidak tidak tersedia, tersedia, maka berlanjut maka berlanjut ke ke prosedur prosedur P3 P3 Prosedur Prosedur Pembelian Pembelian Barang Barang di di Area Area // permintaan permintaan pengiriman pengiriman POSM POSM dari dari gudang gudang pusat pusat POSM. POSM.

Stock Area Ada? Ya Ya

P2

P2

Prosedur Pengeluaran POSM dari Area Ke Outlet

P3

Prosedur Pembelian Barang di Area

Page 48

Tdk Tdk

P3

10.1.4. FLOW PERSETUJUAN PEMESANAN POSM HO Narasi 1. 1. CS CS membuat membuat PA PA dan dan dimintakan dimintakan approval approval ke ke Category Category Manager Manager (CM) (CM)

Category SPV (CS)

PA (Ttd CM)

Admin Budget MM

RFP di Nav

2. 2. PA PA yang yang sudah sudah ditanda ditanda tangani tangani oleh oleh CM CM diberikan diberikan ke ke admin admin budget budget untuk untuk didiinput input dalam dalam sistem sistem Navision. Navision.

Tdk Tdk

Sesuai Budget?

Approved? Ya

Ya

3. 3. Admin Admin Budget Budget akan akan memeriksa memeriksa apakah apakah RFMF RFMF (RFP) (RFP) sesuai sesuai budget. budget.

Tdk

4. 4. Jika Jika sesuai sesuai budget, budget, maka maka admin admin budget budget akan akan meminta meminta persetujuan persetujuan ke ke CM/NKAM/Head CM/NKAM/Head of of BU BU dengan dengan ketentuan ketentuan sbb sbb ::

Approved? Ya

Potong Budget di Nav

Nilai Nilai RFP RFP s/d s/d Rp. Rp. 20.000.000,20.000.000,- disetujui disetujui oleh oleh CM CM RFP

RFP

Nilai Nilai RFP RFP Rp. Rp. 20.000.001,20.000.001,sd sd Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,disetujui disetujui oleh oleh NKAM NKAM Nilai Nilai RFP RFP >> Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,- disetujui disetujui oleh oleh Head Head of of BU BU

NKAM & Head of BU

File

Kirim ke Purchasing

File

Jika Jika tidak tidak disetujui, disetujui, admin admin budget budget meneruskan meneruskan informasi informasi secara secara Nav Nav kepada kepada CS CS untuk untuk revisi revisi RFP. RFP. Jika Jika disetujui disetujui maka maka admin admin budget budget akan akan memotong memotong budget budget di di sistem sistem Nav. Nav. 4. 4. Jika Jika tidak tidak sesuai sesuai budget, budget, admin admin budget budget akan akan meminta meminta approval approval ke ke Head Head of of BU BU Jika Jika Head Head of of BU BU menyetujui, menyetujui, maka maka admin admin budget budget akan akan memotong memotong budget budget di di sistem sistem Nav. Nav. 5. 5. Admin Admin Budget Budget akan akan print print RFP RFP sebanyak sebanyak 33 lembar lembar :: 11 lembar lembar untuk untuk purchasing purchasing 11 lembar lembar untuk untuk CM CM 11 lembar lembar untuk untuk di-file. di-file.

Page 49


10.2.1. Ketentuan Permintaan POSM Area Unit Proses

Keterangan Pemilik proses

MMS/MMM

Proses input checking budget Admin Budget Area

Dokumen

PA (Proposal Activity)

RFP

Proses pengajuan

Proses Approval

Proses Penawaran

Proses PO

Proses PO Receipt

Proses Penagihan

Proses verifikasi

Proses Pembayaran

Admin Budget Area

MMS/MMM

Purchasing

Admin gudang

Supplier & admin area

Admin Area

Kasir

RFP

CQS

PO

BTB (PO Receipt)

( minimal 2 penawaran )

Otoritas

DM/BDM/CM/NKAM/ Head of BU

Purchasing Mgr

Purchasing Mgr

Ka Gudang

Page 8

Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 5.000.000 ,-disetujui oleh DM/BDM

Ka Gudang mengecek kualitas barang yang diterima sesuai dengan pesanan

Nilai pengajuan RFMF Rp 5.000.001,- s/d Rp 20.000.000,- disetujui oleh CM

Ka Gudang mengecek jumlah barang sesuai dengan PO

Ketentuan Nilai pengajuan RFMF Rp 20.000.001,- s/d Rp 50.000.000,- disetujui oleh NKAM

Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000,- disetujui oleh Head of BU

Page 50

Faktur

Invoice Checklist (Int)

Payment

Faktur Pajak (ext)

Faktur, Faktur Pajak (ext)

Voucher

Invoice Checklist (Int)

BTB (PO Receipt) PO, CQS, RFP

Purchasing Mgr

MMS/MMM/DM/BDM

Pembayaran dilakukan setelah dokumen pendukung lengkap

10.2.2. FLOW PROSES APPROVAL DAN PENAWARAN UNTUK PEMBELIAN POSM DI AREA Narasi

1. 1. Berdasarkan Berdasarkan alokasi alokasi bottom bottom up, up, Sales/MD Sales/MD membuat membuat PA PA dan dan dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan ke ke MMS/MMM MMS/MMM

MMS/MMM

Admin Budget Area

DM/BDM/CM/ NKAM/Head of BU

Purchasing

Revisi PA Tdk Tdk

2. 2. PA PA yang yang sudah sudah disetujui disetujui oleh oleh MMS/ MMS/ MMM MMM dikirimkan dikirimkan kepada kepada Admin Admin Budget Budget Area. Area. 3. 3. Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan input input RFP RFP ke ke dalam dalam sistem sistem Nav Nav dan dan cek cek budget. budget.

PA (Ttd MMS/ MMM)

4. 4. Jika Jika sesuai sesuai budget, budget, akan akan dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan ke ke DM/BDM/ DM/BDM/ CM/NKAM/Head CM/NKAM/Head of of BU BU sesuai sesuai dengan dengan ketentuan ketentuan sbb sbb ::

RFP

Tdk Tdk

Sesuai Budget?

Setuju? Ya Ya

Nilai Nilai RFP RFP s/d s/d Rp. Rp. 5.000.000,5.000.000,disetujui disetujui oleh oleh DM/BDM DM/BDM

Ya Ya

Tdk Tdk

Setuju?

Nilai Nilai RFP RFP Rp. Rp. 5.000.001,5.000.001,sd sd Rp. Rp. 20.000.000,20.000.000,- disetujui disetujui oleh oleh CM CM

Potong Budget di Nav

Nilai Nilai RFP RFP Rp. Rp. 20.000.001,20.000.001,sd sd Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,- disetujui disetujui oleh oleh NKAM NKAM

RFP

Ya Ya

RFP

Nilai Nilai RFP RFP >> Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,disetujui disetujui oleh oleh Head Head of of BU BU Jika Jika DM/BDM/CM/NKAM/Head DM/BDM/CM/NKAM/Head of of BU BU tidak tidak menyetujui, menyetujui, Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan menginformasikan menginformasikan kepada kepada MMS/MMM MMS/MMM untuk untuk revisi revisi PA. PA. 5. 5. Jika Jika tidak tidak sesuai sesuai budget, budget, Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan meminta meminta persetujuan persetujuan kepada kepada NKAM/Head NKAM/Head of of BU BU

File File

RFP

CQS

CQS

Jika Jika NKAM/Head NKAM/Head of of BU BU menyetujui menyetujui kelebihan kelebihan budget, budget, Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan memotong memotong budget budget di di sistem sistem Nav. Nav. Jika Jika NKAM/Head NKAM/Head of of BU BU tidak tidak menyetujui menyetujui kelebihan kelebihan budget, budget, Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan menginformasikan menginformasikan kepada kepada MMS/MMM MMS/MMM untuk untuk revisi revisi PA. PA. 6. 6. Budget Budget Controller Controller akan akan print print RFP RFP sebanyak sebanyak 33 (tiga (tiga rangkap). rangkap). 11 lembar lembar diberikan diberikan kepada kepada Purchasing Purchasing 11 lembar lembar diberikan diberikan kepada kepada MMS/ MMS/ MMM MMM 11 lembar lembar di-file di-file

CQS Terpilih

PO

PO

PO File

7. 7. Setelah Setelah MMS/MMM MMS/MMM menerima menerima RFP, RFP, MMS/MMM MMS/MMM mencari mencari penawaran penawaran dari dari minimal minimal 22 (dua) (dua) supplier. supplier. 8. 8. CQS CQS dari dari 22 (dua) (dua) supplier supplier dikirimkan dikirimkan kepada kepada purchasing. purchasing. 9. 9. Purchasing Purchasing Manager Manager akan akan memilih memilih 11 (satu) (satu) CQS CQS dan dan menandatangani menandatangani CQS CQS lalu lalu membuat membuat PO PO berdasarkan berdasarkan CQS CQS terpilih. terpilih. 10. 10. PO PO dibuat dibuat 33 (tiga) (tiga) rangkap. rangkap. 11 lembar lembar dikirimkan dikirimkan ke ke MMS/MMM MMS/MMM 11 lembar lembar diberikan diberikan kepada kepada Budget Budget Controller Controller HO HO 11 lembar lembar di-file di-file

Page 51

Nama Proses 10.2.3. Ketentuan Penggunaan POSM Working Area Area Unit Proses Keterangan

Pemilik proses Dokumen

Otoritas

Proses pengajuan

Proses Approval

Proses permintaan POSM di gudang

Sales/MD/SPV/TL

Sales/MD/SPV/TL

Sales/MD/SPV/TL

Laporan Pengeluaran Material Laporan Pengeluaran Material Laporan Pengeluaran Promosi (LPMP), Saldo Buku Promosi (LPMP), Saldo Buku Material Promosi (LPMP), Gudang Promotor Gudang Promotor Saldo Buku Gudang Promotor MMS/MMM/ DM/BDM dan Kepala Gudang Controller

Proses pemberian POSM dan Proses pertanggungjawaban fisik administrasi settlement Sales/MD/SPV/TL, admin Ka Gudang dan budget area Sales/MD/SPV/TL Laporan Pengeluaran Material LPMP, Saldo Buku Promotor, Promosi (LPMP), SPK PLNK, SPK Controller

Pemberian material promosi harus dimintakan tanda tangan penerima pada form LPMP.

Ka Gudang Area dan Sales/MD/SPV/TL wajib melakukan stock opname minimal sekali setiap bulannya disaksikan controller (Ka Gudang = gudang area, Sales/MD/SPV/TL = gudang virtual).

Jika terjadi selisih kurang saat Batas maksimal waktu untuk melakukan opname fisik, maka pemberian POSM dalam kota akan menjadi tanggungjawab adalah pada hari yang sama kepala gudang dan dari waktu permintaan POSM. Sales/MD/SPV/TL.

Ketentuan

Batas maksimal waktu untuk pemberian POSM di luar kota adalah 1 (satu) minggu.

Page 52

Dasar pengenaan nilai selisih opname adalah nilai pembelian terakhir

Nama Proses 10.3. Ketentuan Pemusnahan POSM Working Area Head Office & Area Keterangan Pemilik proses Dokumen

Otoritas

Proses pengajuan MMS/MMM

Proses Persetujuan MMS/MMM

Form Pengajuan Pemusnahan

Unit Proses Proses Pemusnahan Ka Gudang & Internal Audit Berita Acara Pemusnahan POSM

Head of BU & Finance Director

Harus dibuatkan dokumentasi pemusnahan POSM dan dilampirkan pada Berita Acara.

Ketentuan

Proses pertanggungjawaban Admin POSM

Harus melampirkan foto waktu sebelum, sedang, sesudah pemusnahan. (Jika dilakukan dengan cara pemusnahan)

Harus melampirkan CQS (min. 2 Penawaran) Berita Acara Pemusnahan POSM di arsip yang disetujui oleh Head of BU & Fin. oleh admin POSM dan accounting Director, jika dimusnahkan dengan cara di daur ulang/di jualkan kepada pihak ke tiga.

Uang hasil penjualan, harus disetorkan ke rekening Bank HO dan di buatkan kwitansi yang di tanda tangani oleh penerima.

Page 53

TABEL OTORISASI BIAYA # KETERANGAN JABATAN Line Manager (Line Mgr) Line Director (Line Dir)

= =

atasan langsung minimal level assistant manager pimpinan level Director di suatu divisi

# APPROVAL PEMBAYARAN / PENGELUARAN BIAYA Head Office ( HO ) Area

= =

Finance & Accounting Manager Controller

# PERSYARATAN UMUM SUPPORTING DOCUMENT / DOKUMEN PENDUKUNG Jika vendor sudah dikukuhkan sebagai PKP, wajib dilampirkan dokumen faktur pajak

Keterangan

Approval (To Be) HO

Area

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

Supporting Documents / Attachment

Ketentuan Khusus

BIAYA OPERASIONAL 1 Petrol, Toll dan Parkir Operasional

-

Bukti Pembayaran (Bon/Kwitansi Asli)

-

-

-

-

2 Night Call Expense ( harian )

Line Mgr

Line Mgr

-

Night call report Kwitansi / Bukti

-

-

3 Entertainment

Line Dir

-

-

Form Entertainment Bukti Pembayaran/Kwitansi

-

-

4 Perbaikan / Perawatan Kendaraan Operasional

GA Mgr

GA Mgr

-

5 Surat Kendaraan Operasional

6 Biaya Operasional Motor

GA Mgr

GA Mgr

RFP Invoice / Kwitansi Dokumen Request Internal (RVM/LKK) Dokumen Request Eksternal (SPK/LKK)

-

RFP Bukti Pembayaran Surat Setoran Pajak Daerah PKB/BBN-KB

-

Fotocopy Surat Kendaraan

Line Mgr

Line Mgr

-

Invoice/Kuitansi Rekap Operasional Motor (ditandatangani atasan langsung)

1 Petrol, Toll dan Parkir Niaga

-

Line Mgr

-

Bukti Pembayaran (Bon/Kwitansi Asli)

2 Perbaikan / Perawatan Kendaraan Niaga

-

D&L Mgr

-

RFP Invoice / Kwitansi Dokumen Request Internal (RVM/LKK) Dokumen Request Eksternal (SPK/LKK)

-

-

Untuk semua karyawan yang memiliki fasilitas kendaraan pengajuan CA melalui HO sesuai payroll Untuk level manager ke atas di area claim dilakukan melalui HO (head office) sesuai payroll Tidak boleh klaim biaya petrol, toll dan parkir untuk hari libur / Minggu / bukan untuk kepentingan pekerjaan. Di belakang struk bensin wajib ditulis km saat isi bensin Claim biaya dilakukan 1 bulan 1x, paling lambat H+14 hari kerja dari akhir bulan untuk bulan sebelumnya sesuai dengan budget yang telah ditentukan Claim Night Call sesuai dengan budget masing-masing yaitu Manager Area Rp. 80.000,- dan Promotor/Supervisor sebesar Rp. 75.000,- per malam Night Call pada saat melakukan perjalanan dinas di klaim hanya drink saja Minimal 3 outlet per Night Call, kecuali ada event cukup 1 outlet. Pihak Eksternal ( Pihak ke-3 ) yang dapat memberikan kontribusi positif kepada perusahaan. Frekuensi : sesuai keperluan. Level : Manajer ke atas. Menggunakan produk sendiri dan bukan kompetitor. Rokok tidak termasuk dalam entertain. Jika claim entertain pada tanggal yang sama maka claim Night Call tidak berlaku. Claim biaya entertain paling lambat H+14 hari kerja dari akhir bulan untuk bulan sebelumnya. Claim entertainment ditujukan ke Head Office (HO) Biaya yang berkenaan dengan kendaraan yang tidak diperkenankan adalah cuci mobil, pengharum mobil. Nilai perbaikan <= Rp 500.000, setelah RFP sudah disetujui, maka user dapat langsung melakukan perbaikan kendaraannya. (Menggunakan dana pettycash)

Sesuai regulasi HRD

BIAYA NIAGA

-

Page 54

-

Di belakang struk bensin wajib ditulis km saat isi bensin

Keterangan

Approval (To Be)


Ketentuan Khusus

HO

Area

-

D&L Mgr

-

RFP Bukti Pembayaran Surat Setoran Pajak Daerah PKB/BBN-KB Fotocopy Surat Kendaraan

4 Ongkos Angkut Pembelian ( Freight In Cost )

P&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi Surat Jalan / DO Transporter, MBI, Dima

5 Ongkos Angkut Penjualan

D&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi Surat Jalan / DO

6 Surveyor Fee ( SUCOFINDO )

P&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi

7 Jasa PPJK

P&L Mgr

-

-

Kwitansi ( DP ) Bukti Pembayaran/Kwitansi Tagihan Pelayaran

8 AP Payment to Collector (Pembelian Embalase)

P&L Mgr

-

-

Invoice/kwitansi PE

9 Upah cuci botol kosong

P&L Mgr

-

-

Rincian Perhitungan Bukti Pembayaran

1 Perjalanan Dinas ( Travelling )

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

Surat Tugas Dinas Bukti Pembayaran/ Kwitansi

-

Sesuai dengan regulasi HRD Untuk hotel bintang 4 ke atas bon wajib dalam bentuk print dari pihak hotel

2 Pemesanan Tiket Pesawat dari Tour & Travel

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

-

Tiket Pesawat, bukti invoice pembelian tiket harus dilampirkan bersamaan.

-

Form Pemesanan Tiket ( approved ) Invoice / Kwitansi

-

Claim ditujukan ke Head Office (HO)

3 Surat Kendaraan Niaga

BIAYA ADMINISTRASI

3 Pengiriman Paket, surat menyurat

GA Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi. Resi yang di validasi Penerima.

4 Permintaan Percetakan Dokumen

Line Mgr

Line Mgr

-

RFP Invoice/Kwitansi SJ ( Tanda Terima )

5 PLN, PAM, Telepon

GA Manager

GA Manager

-

RFP Invoice / Kwitansi

6 Jasa Internet, VPN

IT Infra Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi

7 Pembelian Materai

Line Mgr

Controller

-

Invoice / Kwitansi Buku Pemakaian / Pencatatan

Presdir

-

-


Finance Director

-

-


Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

Invoice / Kwitansi

HR Dir

-

-


HR Manager

HR Manager

-

Invoice / Kwitansi

-

RFP Invoice / Kwitansi Proposal ( Jika ada )

8 Pembayaran Jasa Notaris, Surat Ijin Perusahaan

9 Pembayaran Jasa Auditor

10 Biaya Transportasi - Taxi 11 Rental Kendaraan

12 Sumbangan - Pegawai -

Pihak External

Sumbangan kepada pihak eksternal berupa : a. Karangan Bunga b. Parcel c. Sumbangan Pernikahan (Angpao) d. Hadiah Ulang Tahun e. Biaya Perijinan Kepolisian

13 Biaya Outing / Team Building

Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir

Manager Nasional

Dokumen Penunjang : - Foto

Manager Nasional

-

Tanda terima

Manager Nasional

-

Undangan

Manager Nasional

-

Tanda terima / undangan

HR Dir

HR Dir

-

RFP Invoice / Kwitansi Proposal ( Jika ada )

Manager Nasional

Page 55

Sesuai regulasi HRD

-

Sesuai regulasi HRD

Approval (To Be)

Keterangan

HO GA Mgr

14 Biaya Retribusi / Iuran rutin

Area GA Area / Controller -


Ketentuan Khusus

RFP Invoice/kwitansi

-

Jika ada pembayaran untuk iuran rutin yang belum ada dalam daftar iuran rutin, maka harus dimintakan persetujuan dari Finance Director.

-

Pembelian perlengkapan kantor cukup disetujui oleh Line Manager dan Accounting Manager.

-

Definisi IT Supplies : memiliki umur ekonomis kurang dari satu tahun, bisa habis dikonsumsi, tidak dalam bentuk elektrik.

-

Definisi IT Equipment : memiliki umur ekonomis lebih dari satu tahun, tidak bisa habis dikonsumsi, dalam bentuk elektrik atau sebagai pelengkap alat elektrik

-

Sesuai regulasi HRD Pengajuan baru / perpanjangan (approved HR Dir, FD)

-

Sesuai regulasi HRD

15 Pembelian Perlengkapan Kantor ( ATK ) ( Office Supplies )

GA Mgr

GA Mgr

-

RFP Invoice/kwitansi SJ ( Tanda Terima )

16 Rental Peralatan Kantor ( Office Equipment )

GA Mgr

-

-


Perlengkapan IT ( IT Supplies )

IT Infra Manager

IT Infra Manager

-

RFP PO Invoice/Kwitansi SJ (Tanda Terima)

Peralatan IT ( IT Equipment )

IT Infra Manager Corp IT Mgr Corp IT Mgr

Acct Mgr Acct Mgr Fin. Director

-


18 Perbaikan / Perawatan Peralatan Kantor ( Office Equipment )

GA Mgr

GA Mgr

-


IT Infra Manager Corp IT Mgr Corp IT Mgr

Acct Mgr Acct Mgr Fin. Director

-


Finance Dir

-

-

RFP Invoice/Kwitansi Kontrak

GA Mgr

GA Mgr

-

SPK RFP Invoice/Kwitansi

-

RFP Invoice / kwitansi

17 Pembelian Perlengkapan dan Peralatan IT

19 Perbaikan / Perawatan Peralatan IT ( IT Equipment )

20 Pembelian Software IT & Pembayaran Consultant Fee / Maintenance Fee

21 Perbaikan / Perawatan Bangunan / Gedung

22 Pembayaran Premi Asuransi Jiwa & Penambahan asuransi karena karyawan baru

23 Pembayaran Premi bulanan / Tahunan (Penunjukan/Penggantian/Penambahan) - Asuransi Kendaraan Operasional & Niaga

<= Rp 2,5 juta Rp 2,5 jt - Rp 5 jt > Rp 5 jt

HR Manager

GA Mgr

GA Mgr

-

Invoice/kwitansi Polis asuransi

F&A Mgr

F&A Mgr

-

Invoice/kwitansi Polis asuransi

24 Penunjukkan / Penggantian / Penambahan Polis Asuransi Baru Karyawan

HR Dir

-

-

Invoice/kwitansi

25 Pembayaran Gaji

HR Dir

-

(Permintaan bayar pakai memo)

Line Mgr

Line Mgr

27 Pembayaran Uang Pesangon

HR Dir

-

28 Emergency Loan

HR Mgr

29 Medical Claim

30 Pembelian Seragam Kerja (Uniform)

- Bangunan, Barang dagangan

26 Biaya overtime

-

SPK

Dibayarkan bersama dengan payroll

(Permintaan bayar pakai memo)

-

Sesuai regulasi HRD

HR Mgr

-

Sesuai Regulasi HRD

-

Maksimal pinjaman sebesar 4 bulan gaji tanpa bunga dan dikembalikan dalam jangka waktu 1 tahun

HR Mgr

HR Mgr

-

Sesuai Regulasi HRD

-

Budget sesuai dengan regulasi HRD.

HR Mgr

HR Mgr

-

RFP PO Invoice/kwitansi

-

Sesuai regulasi HRD

Recruitment Mgr

-

-


-

Sesuai regulasi HRD

32 Employee Meal

Line Dir

Line Dir

-

Invoice / Kwitansi

-

Employee meal termasuk kegiatan meeting.

33 Training / Workshop / Seminar

HR Dir

HR Dir

-

Form Pengajuan Training RFP Invoice / Kwitansi

Line Mgr

Line Mgr

-

Breakage (Approved)

31 Biaya Perekrutan Karyawan / Biaya Pasang Iklan di Koran

34 Pemusnahan barang dagangan / Selisih kurang Breakage ) di Gudang

Page 56

Keterangan

Approval (To Be)


HO

Area

P&L Mgr

-

-

PIB SSPCP

Tax Manager

-

-

SSP (Surat Setoran Pajak) Memo

37 AP Payment to Principal

F&A Mgr

-

-

Invoice Principal BTB ( on condition )

38 Langganan Koran

GA Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi

GA Mgr

Controller/ Line Mgr -

-

Invoice / Kwitansi

-

Copy SPPT (Surat Pemberitahuan Pajak Terutang) Copy STTS (Surat Tanda Terima Setoran) RFP

35 Pajak Impor 36 Pembayaran Hutang Pajak ( PPh Psl 21, 22, 23, 25, 26, 29 ) ( PPN & PPnBM )

39 Keperluan Rumah Tangga Kantor 40 Pajak Bumi dan Bangunan

Legal Mgr

-

Page 57

Ketentuan Khusus

DIMA GROUP

FORM

PT. ESHAM DIMA MANDIRI

Cabang

:

(Halaman 1/2)

CREDIT APPROVAL CARD

Pre - Numbered

( NOO / OLD ) 1.

Nama Pelanggan / Outlet :

Kode Outlet :

2.

Kontak (PIC) :

HP:

3.

Alamat 1 :

4.

Alamat 2 :

RT/RW : Kelurahan :

Kec./Wilayah :

Kota :

Propinsi :

Kode Pos :

Negara :

5.

Telepon :

6.

Fax :

7.

Email :

8.

Website :

9.

Mata Uang Transaksi :

10. Status Perpajakan

No. PKP :

Tgl. PKP :

11. SRdan Hukum Usaha : 12. No. NPWP :

(dilampirkan fotokopinya)

13. Status Tempat Usaha :

Milik Sendiri / Kontrak Tahunan / Kontrak KADDanan / Lainnya ……………………………………………*) Jika bukan milik sendiri, selesai masa kontrak / sewa tgl : ………….-………………………………..-…………

14. Lama SPVrdagang / Usaha 15. Mulai SPVrlangganan 16. Saluran Distribusi 17. Kategori Level 1 (Pricing) : 18. Kategori Level 2 (Group) : 19. Kategori Level 3 (Channel) : 20. Kategori Level 4 (CDOS) : 21. Kategori Level 5 (FC PAJAK) : 22. Kategori Level 6 (PDR PAYMENT) : 23. Kategori Level 7 (SR) : 24. Kategori Level 8 (Journal) : 25. Kategori Level 9 (Titel) : 26. Kategori Level 10 : 27. Produk yang akan dijual, Harga, TOP & Limit Kredit Tunai/Kredit

Brand

TOP GLOSRL

TOP BRAND

Limit per Brand

Amore SPVverage Food Guinnes Kilkenny Smice Spicy Spirit Wine Wine Import 28. Tata Cara Penagihan Aktifitas Penagihan Apakah ada sistem Tukar Faktur (TF) ? Apakah TF dengan Kwitansi / cukup Faktur Asli saja? Apakah ada Hari / Tanggal khusus penagihan? Dokumen apa aja untuk mendukung Tukar Faktur?

Ya / Tidak

Keterangan

Cara pemrosesan invoice 29. Jenis PemSRyaran 30. Jaminan 31. 32. 33. 34.

Produk kompetitor Coverage area Jumlah armada Informasi Lain

Jakarta , …………………………………… Dibuat oleh ,

Sales / MD

Disurvey oleh ,

SPV/TL

Diketahui Oleh,

Controller

Page 58

Disetujui Oleh,

Limit GloSRl


Cabang

:

(Halaman 2/2)

SPESIMEN TANDA TANGAN ( NOO / OLD ) 1.


Kode Outlet :

2.

Kontak (PIC) :

HP:

3.

Alamat 1 :

4.

Alamat 2 :

RT/RW : Kelurahan :

Kec./Wilayah :

Kota :

Propinsi :

Kode Pos :

Negara :

5.

Telepon :

6.

Fax :

7.

Pemilik / Penanggung Jawab :

8.

Alamat Rumah Pemilik :

9.

Alamat Gudang :

10. No. Telp Pemilik :

HP :

11. No. KTP / SIM / Pasport

(dilampirkan fotokopinya)

Spesimen STEMPEL

Pemilik / Penanggung Jawab

Nama Jelas & Tanda Tangan

Penerima Barang 1

Penerima Barang 2

Penerima Barang 3

Penerima Barang 4

Nama Jelas & TTD

Nama Jelas & TTD

Nama Jelas & TTD

Nama Jelas & TTD

DENAH LOKASI

Page 59


Cabang

:

CASH TRANSACTION CARD

1.


Kode Outlet :

2.

Kontak (PIC) :

HP:

4.

Alamat 2 :

RT/RW : Kelurahan :

Kec./Wilayah :

Kota :

Propinsi :

Kode Pos :

Negara :

5.

Telepon :

9.

Mata Uang Transaksi :

16. Saluran Distribusi 17. Kategori Level 1 (Pricing) : 18. Kategori Level 2 (Group) : 19. Kategori Level 3 (Channel) : 20. Kategori Level 4 (CDOS) : 21. Kategori Level 5 (FC PAJAK) : 22. Kategori Level 6 (PDR PAYMENT) : 23. Kategori Level 7 (SR) : 24. Kategori Level 8 (Journal) : 25. Kategori Level 9 (Titel) : 26. Kategori Level 10 : 27. Produk yang akan dijual Brand Amore SPVverage Food Guinnes Kilkenny Smice Spicy Spirit Wine Wine Import

Jakarta , …………………………………… Dibuat oleh ,

Sales / MD

Pemilik / Penanggung Jawab

Spesimen STEMPEL

Nama Jelas & Tanda Tangan

Diketahui Oleh,

Controller

Page 60

Disetujui Oleh,

SPV / TL

HARGA JUAL / PRICE LIST Nomor

:

Area

:

Efektif Per

:

P04

Incl. PPN No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

Pcs/

Carton

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Harga jual tersebut di atas merupakan harga jual isi termasuk PPN 10 %

Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

Tanggal Nama

ASR

SPV Page 61

ASM

BERITA ACARA LEGAL Nomor : Berdasarkan form checklist piutang yang dialihkan ke legal no : tanggal Direkomendasikan untuk :

Penyelesaian dengan kunjungan ke outlet Penyelesaian tanpa kunjungan ke outlet Dengan alasan :

Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

**

diisi khusus untuk kunjungan ke outlet

Dengan meminta keterangan dari :

Hari/Tgl Kunjungan

:

Nama

:

Alamat

:

Alamat

:

Nama pemilik

:

Selaku

:

Keterangan yang diperoleh adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Berdasarkan dokumen, fakta di lapangan dan keterangan yang diperoleh direkomendasikan untuk : Proses penagihan diteruskan

Dilanjutkan ke pengadilan

Write off

Lain-lain

Adapun rekomendasi di atas diajukan dengan pertimbangan : 1. 2. 3. 4. Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya, kemudian ditutup dan ditandatangani pada hari dan tanggal serta tempat seperti tersebut di atas. Khusus untuk rekomendasi ke pengadilan / write off

Dibuat Oleh,

Diketahui Oleh,

Legal Staff

Legal Manager

Disetujui Oleh,

Head of BU

Page 62

Finance & Accounting Director

PROPOSAL AKTIVITAS

BU :

REFERENSI

Tanggal Pengajuan

Q:

H:

F:

No RFMF (diisi oleh admin budget) AREA / REGION

Nama Program

Pelaksana 1 Background / Informasi

2 Tujuan Program

3

Mekanisme Program (Detail)

Chanel

PERIODE

:

MM / Retail / WHS / FP / ON

1 2 1 2 3 1 2 3 4 5

Nama Variant

Nama Outlet

AMS 6 bulan terakhir

Target sales selama program (ctn) Target/bln program Jumlah Total (ctn) (ctn) Bulan 0 0 0 0 0

4 Target Program

-

TOTAL

Rp per ctn

TARGET SALES VALUE

Rp

Mekanisme

Jenis Aktivitas Nama Variant

Nama Outlet

Jumlah

Satuan

Fund/ Free Product (FP)/ Fund+FP

Total (Rp)

Harga / unit

TOTAL

-

Rp #DIV/0!

Beban :

Akumulasi On Off invoice invoice

1x transaction (on invoice)

-

ctn 5 Cost analysis

CR

-

DIMA EDM Lain2

* tick mark (" v ")

fill

Keterangan Pajak : PPN / PPh Gross Up / Beban Outlet Rp COA

:

Dok utk klaim 6 Catatan khusus

Prepared by :

Approval :

Date:

Date :

Salesman

Date :

Manager Area

Date :

Trade Marketing

Page 63

Date :

Manager Regional

Manager Nasional

PERUBAHAN STATUS TIPE PERSEDIAAN No

:

Tanggal : Area

:

Perubahan Status :

Bad Stock Menjadi Good Stock Good Stock Menjadi Bad Stock Good Stock Menjadi Stock Mendekati Expired

No

Kode

Nama Barang

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Dibuat Oleh

Disetujui Oleh

Nama Tgl Ka Gudang

Controller

(SPV/TL/MMS) / MMM

Page 64

Ctn

Pcs

GOODS SURVEY REPORT ( G.S.R )

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang : Nama Principle : Brand / G.Merk : NO. KODE Urt. Brg 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Ket. Letak Fisik Barang :

Omset Penjualan Akk Budget Retur Nilai GSR disetujui Selisih / Budget

NAMA / JENIS Barang

: : : :

PACKING Ukuran

-

QUANTITY CTN PCS

Di Buat Oleh, Ka. Gudang

EXPIRED DATE

HARGA Satuan (Rp)

Nomor Urut GSR Tanggal buat GSR Periode GSR Masa GSR JUMLAH (Rp)

KETERANGAN Rusak/Peyot/Fault/Exp.date/dll

TOTAL DPP PPN 10 %

-

TOTAL

-

Di Review Oleh,

: : : :

Disetujui,

(Manager Area)

Controller

Diketahui, P&L Mgr/D&L Mgr

Manager Regional

F&A Mgr

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Mohon di Lampirkan Copy BPPR dan Bukti Program yg telah di lakukan Dibuat Rangkap : 1.Putih asli utk lamp.BAP&NR, 2.Merah File Gudang, 3.Hijau file Accounting 4. Kuning file Admin

Total Klaim Perusahaan Total Klaim Karyawan

Nama Jelas Tgl. Terima GSR. Tgl. Kirim GSR.

: :

Page 65

BIAYA Dibebankan

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang : Nama Principle : Brand / G.Merk :

PERSETUJUAN RETUR KE PABRIK

NO. KODE Urt. Brg 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Ket. Letak Fisik Barang :

PACKING Ukuran

NAMA / JENIS Barang

Nomor Urut

:

Tanggal Pengajuan :

QUANTITY CTN PCS

EXPIRED DATE

Nama Jelas

Nama Jelas

KETERANGAN

JUMLAH (Rp)

TOTAL DPP PPN 10 %

-

TOTAL

-

Diketahui Oleh, Controller P&L Mgr/D&L Mgr

Di Buat Oleh, Manager Area

Dibuat Rangkap :

HARGA Satuan (Rp)

Manager Regional

Disetujui, F&A Mgr

Manager Nasional

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

1.Putih asli utk lamp.BAP&NR, 2.Merah File Gudang, 3.Hijau file Accounting 4. Kuning file Admin

Tgl:

Tgl:

Tgl:

Page 66

Tgl:

Tgl:

Tgl:

Berita Acara Selisih Setoran (BASS) Tgl Tagih

:

Kode Kolektor

:

Nomor

:

Nama Kolektor

:

BU

:

Area

:

1. Tgl Penemuan Selisih

:

Selisih Pembayaran

Keterangan

1. No Invoice : Tunai / Cek / BG : Rp. 2. No Invoice : Tunai / Cek / BG : Rp. 3. No Invoice : Tunai / Cek / BG : Rp. Selisih Fisik Faktur

Keterangan

1. No Invoice : Senilai : Rp. 2. No Invoice : Senilai : Rp. 3. No Invoice : Senilai : Rp. Tgl Penyelesaian Selisih

:

Cara Penyelesaian Selisih

Dibuat Oleh,

( Kasir )

Diterima Oleh,

( Admin A/R)

(Salesman / Kolektor)

Disetujui Oleh,

Controller

Manager Area

Page 67

DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT MODERN MARKET (MM)

Recommend Documents