DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT DISTRIBUTION & LOGISTIC

DIMA GROUP

KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT DISTRIBUTION & LOGISTIC

Tahun pembuatan Jilid Nomor Tanggal dikeluarkan Di setujui oleh Last Updated

: : : : : :

2014 1 ( satu ) 0001/SOP/D&L/2014 24 November 2014 Finance Director dan Head of BU Distribution & Logistic -

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ……………………………………………………………………………………….

i

I. Struktur Organisasi Struktur Organisasi Business Unit (BU) D&L ………………………………………………………………………………..

1

Struktur Organisasi Corporate Controller ………………………………………………………………………………………… II. Tabel Kesetaraan Otoritas ………………………………………………………………………………………………..

2 3

III. Ketentuan dan Prosedur 1 Transaksi In 1.1. Pemesanan Barang Dagangan Lokal 1.1.1. Flow Forecast Pembelian Ke Principal/Pabrik Untuk Produk Lokal ………………………………………………………………………………………………………………..

4

1.1.2. Flow Keputusan Tujuan Kedatangan Barang ………………………………………………………………….

5

1.2. Pemesanan Barang Dagangan Impor 1.2.1. Ketentuan Import Barang …………………………………………………………………………………………….

6

1.2.2. Flow Proses Pemesanan Barang Import 1.2.2.1. Flow Proses Pemesanan Barang Import Untuk Produk Alkohol ……………………………………………………………………………………………….. 1.2.2.2. Flow Proses Pemesanan Barang Import Untuk Produk Non Alkohol ……………………………………………………………………………………….. 1.2.2.3. Flow Proses Pemesanan Barang Import Untuk Produk POSM …………………………………………………………………………………………………

7-8 9 10

1.2.3. Flow Clearance Process 1.2.3.1. Flow Clearance Process Alkohol ……………………………………………………………………….

11-12

1.2.3.2. Flow Clearance Process Brand Julie's ………………………………………………………………..

13-14

1.2.3.3. Flow Clearance Process Brand Pokka ………………………………………………………………..

15-16

1.2.3.4. Flow Clearance Process Import POSM ………………………………………………………………

17-18

1.3. Penerimaan Barang Dagangan Lokal 1.3.1. Flow Proses Administrasi Pengiriman Barang Dari Pabrik ke Gudang Pusat BU ………………………………………………………………………………………….

19

1.3.2. Flow Proses Pengiriman Barang dari Pabrik ke Gudang Pusat BU ……………………………………………………………………………………………………………………..

20

1.4. Penerimaan Barang Dagangan Impor 1.4.1. Flow PO Receipt Import Alkohol ke Gudang Pusat BU ……………………………………………………. 1.4.2. Flow PO Receipt Import Non Alkohol dan POSM ke Gudang Pusat BU ………………………………………………………………………………………………………..

21

1.5. Verifikasi Penerimaan Barang Di Gudang ……………………………………………………………………………..

23

22

1.6. Penarikan Barang Dagangan (Retur) dari Pelanggan ke Gudang Cabang BU 1.6.1. Ketentuan Penarikan Retur dari Pelanggan ke Gudang Cabang BU …………………………………………………………………………………………………………………. 1.6.2. Flow Penerimaan Barang Retur ………………………………………………………………………………….. 1.6.3. Flow Pemeriksaan dan Pencatatan Kondisi Fisik Barang, Pembuatan DO Retur dan Compare Pelunasan ……………………………………………………………………………………………………

24 25 25A

1.7. Penarikan Embalase dari Pelanggan ke Gudang Cabang BU 1.7.1. Ketentuan Penarikan Embalase dari Pelanggan ke Gudang Cabang BU ……………………………………………………………………………………………………..

26

1.7.2. Flow Penarikan Retur Embalase dari Pelanggan ke Gudang Cabang BU ……………………………………………………………………………………………………..

27

1.8. Penerimaan Barang POSM 1.8.1. Flow Penerimaan di Gudang Pusat POSM/ Gudang Cabang POSM dari Supplier ………………………………………………………………………………………….

28

1.8.2. Flow Penerimaan di Gudang Cabang POSM dari Gudang Pusat POSM …………………………………………………………………………………………………………………

29

1.8.3. Flow Penerimaan di Gudang Cabang POSM (Di Mana Secara Fisik Langsung Dikelola Promotor Dan Tidak Ada Admin di Gudang Tsb) Dari Gudang Pusat POSM ……………………..

29A

1.8.4. Flow Penerimaan di Outlet Langsung Dari Supplier di Area …………………………………………….

29B

1.8.5. Flow Retur dari Gudang Salesman/Promotor ke Gudang POSM Area ………………………………

29C

2 Transaksi Out 2.1. Pengiriman Barang Dagangan 2.1.1. Pengiriman Barang dari Gudang Pusat BU ke Gudang Cabang BU 2.1.1.1. Flow Proses Administrasi Pengiriman dari Gudang Pusat BU ke Gudang Cabang BU ……………………………………………………………………..

30

2.1.1.2. Flow Proses Pengiriman Barang dari Gudang Pusat BU ke Gudang Cabang BU ………………………………………………………………………………

31

2.1.2. Pengiriman Barang dari Pabrik ke Gudang Cabang BU/Eksternal Subdist 2.1.2.1. Flow Proses Administrasi dan Approval Pengiriman Barang dari Pabrik ke Gudang Cabang BU/External Subdist ……………………………….

32

2.1.2.2. Flow Proses Pengiriman Barang dari Pabrik ke Gudang Cabang BU/External Subdist …………………………………………………………………………………………

33

2.1.3. Pengiriman Barang Dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan 2.1.3.1. Ketentuan Pengiriman Barang Dagangan dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan ……………………………………………………………………………………………..

34

2.1.3.2. Flow Proses Delivery Order dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan ……………………..

35

2.1.3.3. Flow Proses Penyelesaian Pengiriman Setelah Kembali Dari Pelanggan ……………….

36

2.1.4. Prosedur Penjualan Barang Canvas 2.1.4.1. Ketentuan Penjualan Kanvas …………………………………………………………………………….

37

2.1.4.2. Flow Approval Surat Permintaan Muat Kanvas s/d Transfer Barang dari Gudang Cabang BU ke Gudang Kanvas ……………………………………………………….

38

2.1.4.3. Flow Penjualan Barang Kanvas s/d Penyelesaian Pengembalian Sisa Barang ke Gudang Cabang BU ………………………………………………………………………….

39

2.2. Pengiriman Barang Dagangan Untuk Kepentingan Promosi 2.2.1. Ketentuan Pengeluaran Barang Untuk Free Product dan Sampling …………………………………

40

2.2.2. Flow Pemberian Free Product dan Produk Sample …………………………………………………………

41

2.3. Flow Retur dari Gudang Pusat BU / Gudang Cabang BU ke Pabrik ……………………………………………

42

2.4. Pengembalian Embalase Ke Pabrik Pengembalian Embalase Melalui Transporter dari Gudang Cabang BU ke Pabrik ………………………

43

2.5. Pengeluaran Barang POSM 2.5.1. Flow Pengeluaran POSM dari Gudang Pusat POSM ke Gudang Cabang POSM …………………

44

2.5.2. Flow Pengeluaran dari Gudang Pusat POSM ke Calon Outlet / Publik ………………………………

45

2.5.3. Flow Pengeluaran dari Gudang Cabang POSM ke Gudang Promotor ke Outlet ………………..

46

2.5.4. Settlement Transaksi POSM Dari Gudang Cabang POSM Ke Kantor Pusat ……………………….

47

2.5.5. Flow Proses Penerimaan POSM Dari Supplier Langsung ke Outlet …………………………………..

48

3 Transaksi Lain Lain 3.1. Transfer Stock (Mutasi Stock) 3.1.1. Antar Gudang Pusat BU 3.1.1.1. Ketentuan Mutasi Stock Antar Gudang Pusat BU ………………………………………………

49

3.1.1.2. Flow Approval dan Penerimaan Informasi Mutasi Stock Antar Gudang Pusat BU ……………………………………………………………………………………………

50

3.1.1.3. Flow Mutasi Stock Antar Gudang Pusat BU ……………………………………………………….

51

3.1.2. Ketentuan Transfer Stock Antar Gudang Cabang BU ……………………………………………………..

52

3.2. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan ( Good Menjadi Bad / Bad Menjadi Good) ……………………………………………………………………………….

53

3.3. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock …………………………………………………………………………………………

54

3.4. Ketentuan Penunjukan Transporter ……………………………………………………………………………………….

55

4 Tabel Otorisasi Biaya ………………………………………………………………………………………………………

56-59

5 Form 1. Tanda Terima Barang (TTB) ………………………………………………………………………………………………………

60

2. Permintaan Transfer Stock Antar Cabang ………………………………………………………………………………….

61

3. Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur (BPPR) ……………………………………………………………………….

62

4. Bukti Penarikan Embalase (BPE) ………………………………………………………………………………………………..

63

5. Goods Survey Report (GSR) ……………………………………………………………………………………………………….

64

6. Berita Acara Pemusnahan Bad Stock …………………………………………………………………………………………

65

7. Surat Jalan (Print by system Nav) untuk SPK ……………………………………………………………………………….

66

8. DO (Print by system Nav) …………………………………………………………………………………………………………..

67

9. Berita Acara Penerimaan POSM ………………………………………………………………………………………………..

68

10. Bukti Terima Barang (BTB) ……………………………………………………………………………………………………..

69

11. Laporan Pengeluaran Material Promosi (LPMP) ……………………………………………………………………….

70

12. Surat Permintaan Muat Kanvas (SPM) ……………………………………………………………………………………..

71

13. Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas …………………………………………………………………………………..

72

14. Faktur Penjualan Kanvas ………………………………………………………………………………………………………….

73

15. Tanda Terima Setoran (TTS) …………………………………………………………………………………………………….

74

16. Request For Marketing Fund (RFMF) ………………………………………………………………………………………..

75

17. Proposal Aktivitas (PA) …………………………………………………………………………………………………………….

76

18. Surat Jalan (Print by system Nav) untuk PLNK ……………………………………………………………………………

77

19. Perubahan Status Tipe Persediaan …………………………………………………………………………………………..

78

STRUKTUR ORGANISASI BU DISTRIBUTION & LOGISTIC Head D & L

Advisor

PA

National D & L Manager

Data Center

Admin

People Development Manager

Plan & Logistic Manager

Import Supervisor (Non Alcohol)

In Bound Supervisor

Out Bound Supervisor

Delivery & Logistic Manager

Planner Control Supervisor

Cost Control Supervisor Regional Delivery & Logistic Supervisor

Staff Control

Staff Control

Staff Control

Staff Logistic Ins

Staff Control

Staff Logistic Stock Logistic Leader

Logistic Leader

Ka. Gudang

Ka. Gudang

Ka. Delivery

Admin Gudang

Admin Gudang

Driver

Kerani

Kerani

Helper

Driver Forklift

Driver Forklift

Admin Delivery

Helper

Helper

Page 1

Cost Control Staff

STRUKTUR ORGANISASI CORPORATE CONTROLLER Corporate Controller (CC)

Admin CC

System Support & Compliance Manager

Regional Controller (GAM)

Regional Controller

Controller

Admin Budget Area (AB)

Admin Verifikasi (AV)

Admin Account Receivable (AR)

Admin A&P Claim (AC)

Data Analyst

(MM Pesing, Luar Jkt, Budget)

Controller

Admin Entry (AE)

Kasir (KS)

Admin Verifikasi (AV)

Admin Account Receivable (AR)

Admin A&P Claim (AC)

Page 2

Admin Entry (AE)

Kasir (KS)

Koordinator Kolektor

Operation Support Staff

Compliance Staff

System Support Staff

TABEL KESETARAAN OTORITAS

Kesetaraan Otoritas No

Kelompok Jabatan

1

Direksi

2

3

Sales

Operation

Nama Jabatan Director

BU NAB

BU MM

BU Food

Spirit & Sweet Wine

Head of BU

Head of BU ASR/ Salesman

Head of BU

Head of BU

Head of BU

Sales/MD

Sales

BA

Salesman/Promotor

BA

Supervisor

BE

SPV

SPV / TL/MMS

SPV

Business Spv

Manager Area

ABM

ASM

MMM

Deputy DM

BAM

Manager Regional

RBM

RSM

BDM/DM

BM

BM

Manager Nasional

HOS

NSM

NKAM

-

BUM

Planner Manager

DP Mgr

OM

LM

BM

BM

Manager Nasional

HOO

-

-

-

-

TM

BrA

-

-

BrA

CE, KAE

Br Spv

CS

-

TMS

TMM, KAM

BrM

CM

-

BrM

HOCM

-

-

-

-

Staff Supervisor 4

BU Diageo

Trade Marketing Manager Manager Nasional

Page 3

1.1.1. FLOW FORECAST PEMBELIAN KE PRINCIPAL / PABRIK UNTUK PRODUK LOKAL Narasi

Head of BU

1. Target penjualan tahunan yang sudah dirincikan oleh Head of BU untuk tahun berjalan, akan di kirimkan kepada Planner Manager.

Kirim email ke Planner Mgr

Rincian Forecast Penjualan Tahunan

(PF Draft) For Untuk 3 BulanNext 3 Months PF Untuk 3 Bulan Mendatang

Kirim ke Director

No Approved ?

Yes Kirim email ke Planner Mgr

Menerbitkan Purchase Forecast

Purchase Forecast Purchase Forecast

9. Principal dan Pabrik membuat WIP. 10. WIP yang sudah dibuatkan oleh Principal/ Pabrik, akan dikirimkan kepada Planner Manager 11. Planner Manager akan meneruskan informasi WIP kepada P&L Mgr, D&L Mgr, Principal (khusus produk MBI)

Finance & Accounting Manager

Set up PF by SKU Untuk 3 bulan mendatang

6. Head of BU akan tanda tangani pada Draft Purchase Forecast (DPF) jika disetujui dan diberikan kembali kepada Planner Manager untuk diproses.

8. Purchase Forecast yang sudah dibuat, akan dikirimkan kepada Principal, Pabrik dan Finance & Accounting Manager.

P&L Mgr dan D&L Mgr


5. Draft Purchase Forecast (DPF) untuk 3 (tiga) bulan berikutnya yang sudah dibuat, diberikan kepada Head of BU untuk disetujui.

7. Planner Manager menerima DPF yang sudah disetujui oleh Head of BU, kemudian akan menerbitkan Purchase Forecast.

Principal ( PT. GI ) / Pabrik


4. Planner Manager menerima Target Penjualan untuk tahun berjalan, kemudian mengatur dan membuatkan Draft Purchase Forecast (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan berikutnya.

Jika tidak disetujui, maka akan diberikan kembali kepada Planner Manager untuk di koreksi.

Planner Manager

Kirim ke Principal/ Pabrik dan F&A Mgr

Purchase Forecast

WIP

WIP

Kirim email P&L Mgr, D&L Mgr , Principal

WIP (untuk GI) WIP

Keterangan : PO : Purchase Order WIP : Weekly Issued Plan

Page 4

1.1.2. FLOW KEPUTUSAN TUJUAN KEDATANGAN BARANG Narasi

1. Berdasarkan order sheet yang sudah di tanda tangani oleh Manager Regional, Manager Area, Planner Manager , Planner Control Spv / Spv Outbound berkoordinasi dengan pabrik dan gudang sentral BU untuk pemenuhan permintaan subdist 2. Berdasarkan koordinasi tersebut diputuskan : # Barang dari pabrik / principal akan langsung dikirim ke gudang cabang BU / Eksternal Subdist # Barang dari pabrik / principal dikirim ke gudang pusat BU # Barang dari gudang pusat BU dikirim ke gudang cabang BU / eksternal subdist.

Pabrik/Principal ke Gudang Pusat Planner Control Pabrik/Principal ke Gudang Gudang Cabang BU / BU ke Gudang Cabang Spv/Spv Outbound Pusat BU Eksternal Subdist BU/Eksternal Subdist

Order Sheet ( Subdist,Manager Area, Manager Regional, Planner Mgr signed )

Koordinasi dengan pabrik dan gudang logistik

Pabrik langsung kirim ke Cabang? Ya

Prosedur DO dari Pabrik/Principal ke Gudang Cabang BU/ Eksternal Subdist

Keterangan : Pabrik : MBI, Wico Interna, DIW, Interbis, Adya Boga, Panca Rasa

Page 5

Tdk

Pabrik Kirim ke gudang pusat? Ya

Prosedur DO dari Pabrik/Principal ke Gudang Pusat BU

Prosedur DO dari Gudang Pusat BU ke Gudang Cabang BU / Eksternal Subdist

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses Dokumen

1.2.1. Ketentuan Import Barang Head Office & Area

Purchase Requisition (PR) Planner Manager

Purchase Order

Purchase Requisition (PR)

Purchase Order (PO)

Planner Manager

Unit Proses Monitoring Kedatangan Barang Import Spv Purchase Order (PO)

Purchase Order (PO), Bukti Terima Barang (BTB)

Plan & Logistic Manager / Import Manager PT Aska Indoco

Otoritas Planner Manager memberikan Purchase Requisition (PR) kepada supplier :

Ketentuan

Penerimaan barang dari PPJK Kepala Gudang

Planner Manager berkoordinasi mengenai ketersediaan barang dan kapasitas dan schedule container terhadap supplier

Jika terjadi kurang <= 1 karton per SKU, akan menjadi tanggung jawab perusahaan.

1. Alkohol non wine maksimum tgl 25 setiap bulan. 2. Alkohol wine maksimum tgl 7 Maret setiap tahun. 3. Non alkohol maksimum tgl 25 setiap bulan.

Jika selisih kurangnya > 1 karton per SKU, maka selisih <= 1 karton per SKU menjadi tanggungjawab perusahaan dan sisanya menjadi tanggungjawab transporter.

BPOM ML harus dipastikan masih berlaku dan label barang harus sesuai dengan yang disetujui oleh BPOM

Planner Manager mengecek ke Supplier luar negeri untuk memastikan ketersediaan barang dan expiry date. Narasi Planner Manager mengecek maksimal kapasitas muatan 1 (satu) container.

Planner Manager mengecek jadwal keberangkatan transporter.

Page 6

Purchase Order (PO) diberikan kepada Surveyor (surveyor khusus produk non alkohol) dan Supplier Luar Negeri

1.2.2.1. FLOW PROSES PEMESANAN BARANG IMPORT UNTUK PRODUK ALKOHOL

Narasi

1. 1. Planner Planner Manager Manager membuatkan membuatkan PR PR yang yang berisi berisi pesanan pesanan produk produk impor impor untuk untuk periode periode tertentu tertentu dan dan diberikan diberikan di di tanggal tanggal sesuai sesuai tabel tabel ketentuan. ketentuan. PR PR yang yang sudah sudah dibuat dibuat dan dan ditanda ditanda tangani tangani akan akan diberikan diberikan kepada kepada Import Import Department Department PT PT Aska Aska Indoco. Indoco. 2. 2. Import Import Dept Dept PT PT Aska Aska Indoco Indoco menerima menerima PR PR yang yang sudah sudah ditandatangani ditandatangani oleh oleh Planner Planner Manager, Manager, selanjutnya selanjutnya akan akan dikirimkan dikirimkan kepada kepada Supplier Supplier (eksportir). (eksportir). 3. 3. Setelah Setelah eksportir eksportir menerima menerima PR, PR, maka maka mereka mereka akan akan mulai mulai mengecek mengecek untuk untuk persediaan persediaan barang, barang, kapasitas kapasitas muatan muatan container container dan dan jadwal jadwal keberangkatan keberangkatan transporter. transporter.

Planner Manager

Import Department PT Aska Indoco

Issued Issued Purchase Purchase Requisition Requisition (PR) (PR) dengan dengan tgl tgl sesuai sesuai ketentuan ketentuan

PR (Original)

PR (Original)

Send Send to to Import Import Department Department

Send Send to to Supplier Supplier (Eksportir) (Eksportir)

PR (Original/ Revisi)

Checking Checking ::

4. 4. Jika Jika hasil hasil pengecekannya pengecekannya sudah sudah selesai selesai dan dan berjalan berjalan dengan dengan lancar, lancar, akan akan segera segera memberikan memberikan informasi informasi kepada kepada Import Import Dept. Dept. PT PT Aska Aska Indoco. Indoco. 5. 5. Jika Jika hasil hasil pengecekan pengecekan tidak tidak lancar, lancar, supplier supplier (eksportir) (eksportir) akan akan segera segera memberikan memberikan informasi informasi kepada kepada Import Import Dept. Dept. PT PT Aska Aska Indoco Indoco dan dan Import Import Dept Dept PT PT Aska Aska Indoco Indoco memberikan memberikan informasi informasi kepada kepada Planner Planner Manager Manager untuk untuk revisi revisi PR PR order order dan dan dikoordinasikan dikoordinasikan kembali kembali ke ke supplier supplier (eksportir) (eksportir)

Supplier (Eksportir)

1. 1. Stock Stock Availability Availability && Exp Exp Date Date 2. 2. Loading Loading Capacity Capacity 3. 3. Departure Departure Time Time

Available Tdk Tdk

Send Send Information Information to to BU BU

PR (Revised)

Send Send Information Information to to Import Import Department Department

Ya Ya

Purchase Order

6. 6. Import Import Dept. Dept. PT PT Aska Aska Indoco Indoco setelah setelah menerima menerima informasi informasi PR PR yang yang sudah sudah pasti pasti (berdasarkan (berdasarkan koordinasi koordinasi dengan dengan eksportir eksportir dan dan Planner Planner Manager) Manager) akan akan membuatkan membuatkan PO. PO. Dan Dan PO PO yang yang sudah sudah dibuat, dibuat, akan akan dikirimkan dikirimkan kepada kepada supplier supplier (eksportir) (eksportir) ..

Send Send PO PO via via email email to to Supplier Supplier

7. 7. Supplier Supplier (Eksportir) (Eksportir) menerima menerima PO PO dan dan berdasarkan berdasarkan PO PO tsb, tsb, mereka mereka mulai mulai mengurus mengurus administrasi administrasi untuk untuk keperluan keperluan ekspor. ekspor.

Page 7

Purchase Order

No

Item

1

Non Wine

2

Wine

Batas Tgl Penyerahan Order Periode Pemesanan Sheet Bulanan

Maksimum tgl 25 tiap bulan

Tahunan, breakdown Maksimum tgl 7 Maret tiap per bulan tahun

Page 8

1.2.2.2. FLOW PROSES PEMESANAN BARANG IMPORT UNTUK PRODUK NON ALKOHOL

Narasi

Planner Manager

1. 1. Planner Planner Manager Manager membuatkan membuatkan PR PR yang yang berisi berisi dengan dengan pesanan pesanan produk produk impor impor untuk untuk periode periode 33 (tiga) (tiga) bulan bulan dan dan diberikan diberikan 22 (dua) (dua) bulan bulan sebelum sebelum tgl tgl permintaan permintaan kedatangan kedatangan barang. barang. PR PR yang yang sudah sudah dibuat dibuat dan dan ditandatangani ditandatangani akan akan diberikan diberikan kepada kepada supplier supplier // principal. principal.

Issued Issued Purchase Purchase Requisition Requisition (PR) (PR) paling paling lambat lambat tgl tgl 25 25 tiap tiap bulan bulan

2. 2. Supplier Supplier // principal principal menerima menerima PR PR yang yang sudah sudah ditandatangani ditandatangani oleh oleh Planner Planner Manager. Manager. 3. 3. Setelah Setelah supplier supplier // principal principal menerima menerima PR, PR, maka maka mereka mereka akan akan mulai mulai mengecek mengecek untuk untuk persediaan persediaan barang, barang, kapasitas kapasitas muatan muatan container container dan dan jadwal jadwal keberangkatan keberangkatan transporter. transporter.

Send Send to to Supplier/ Supplier/ Principal Principal

8. 8. Setelah Setelah Surveyor Surveyor (SUCOFINDO) (SUCOFINDO) menerima menerima PO PO dari dari Planner Planner Manager, Manager, mereka mereka akan akan menerbitkan menerbitkan Proforma Proforma Invoice Invoice untuk untuk keperluan keperluan penagihan penagihan biaya biaya surveyor. surveyor.

P&L Mgr

PR

Send Send to to Supplier Supplier (Eksportir) (Eksportir)

Checking Checking :: 1. 1. Stock Stock Availability Availability && Exp Exp Date Date 2. 2. Loading Loading Capacity Capacity 3. 3. Departure Departure Time Time

5. 5. Jika Jika hasil hasil pengecekan pengecekan tidak tidak lancar, lancar, supplier supplier // principal principal akan akan segera segera memberikan memberikan informasi informasi kepada kepada Planner Planner Manager Manager dan dan berkoordinasi berkoordinasi lagi lagi dengan dengan Planner Planner Manager. Manager.

7. 7. Eksportir Eksportir menerima menerima PO PO dan dan berdasarkan berdasarkan PO PO tsb, tsb, mereka mereka mulai mulai mengurus mengurus administrasi administrasi untuk untuk keperluan keperluan ekspor. ekspor.

Surveyor

PR

4. 4. Jika Jika hasil hasil pengecekannya pengecekannya sudah sudah selesai selesai dan dan berjalan berjalan dengan dengan lancar, lancar, akan akan segera segera memberikan memberikan informasi informasi kepada kepada Planner Planner Manager. Manager.

6. 6. Setelah Setelah berkoordinasi berkoordinasi dan dan memperoleh memperoleh perhitungan perhitungan yang yang pasti, pasti, Planner Planner Manager Manager membuat membuat PO PO dan dan meminta meminta approval approval ke ke Nasional Nasional Manager Manager dan dan Director Director kemudian kemudian PO PO dberikan dberikan kepada kepada supplier supplier // principal, principal, surveyor surveyor dan dan P&L P&L Mgr. Mgr.

Supplier / Principal

Available Tdk Tdk Purchase Request (Revised)

Ya Ya

Send Send Information Information to to OM OM

Buat Buat PO PO

Purchase Order

Send Send PO PO via via email email to to Supplier Supplier dan dan P&L P&L Mgr Mgr

Purchase Order Purchase Order

Purchase Order

Send Send PO PO to to Surveyor Surveyor

Page 9

1.2.2.3. FLOW PROSES PEMESANAN BARANG IMPORT UNTUK PRODUK POSM

Narasi

1. 1. Marketing Marketing input input RFP RFP di di sistem sistem Navision Navision kemudian kemudian dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan secara secara sistem sistem kepada kepada Director. Director. 2. 2. Purchasing Purchasing Dept Dept menerima menerima RFP RFP dan dan melakukan melakukan verifikasi verifikasi barang barang lalu lalu meminta meminta HS HS code code dan dan Perijinan Perijinan ke ke Import Import Dept. Dept. 3. 3. Setelah Setelah mendapatkan mendapatkan informasi informasi HS HS Code Code dan dan Perijinan Perijinan dari dari Import Import Dept, Dept, Purchasing Purchasing Spv Spv melakukan melakukan sourcing sourcing minimal minimal 22 (dua) (dua) supplier supplier dan dan menuliskannya menuliskannya di di form form CQS. CQS. 4. 4. Purchasing Purchasing Manager Manager menentukan menentukan CQS CQS terpilih. terpilih. 5. 5. Berdasarkan Berdasarkan CQS CQS terpilih, terpilih, Purchasing Purchasing Spv Spv membuat membuat PO dan mengirimkan PO dan mengirimkan PO PO kepada kepada supplier. supplier.

Marketing

Purchasing Department

Import Dept

Supplier

Legal Department

Input RFP di Nav dan approval sesuai ketentuan

RFP ( Director Approved)

Verifikasi RFP

Meminta informasi HS Code dan Perijinan

Memberikan informasi HS Code dan Perijinan

Sourcing Proses CQS dan pemilihan supplier CQS

6. 6. Supplier Supplier akan akan memberikan memberikan konfirmasi konfirmasi keberangkatan keberangkatan dan dan memberikan memberikan dokumendokumendokumen dokumen sbb sbb kepada kepada Purchasing Purchasing Department: Department: 1. 1. Invoice Invoice 2. 2. Tax Tax Invoice Invoice 3. 3. B/L B/L (Bill (Bill of of Lading) Lading) 4. 4. P/L P/L (Packing (Packing List) List) 5. Insurance Policy 5. Insurance Policy 6. 6. Sci Sci (Sales (Sales Confirmation) Confirmation) 7. 7. SCr SCr (Sales (Sales Contract) Contract) 7. 7. Purchasing Purchasing Department Department akan akan copy copy ke ke 77 (tujuh) (tujuh) dokumen dokumen tersebut tersebut kemudian kemudian dokumen dokumen copy copy diberikan diberikan kepada kepada P&L P&L Dept Dept dan dan dokumen dokumen asli asli diberikan diberikan kepada kepada Legal Legal Department. Department.

PO

PO

PO

Invoice Tax Invoice

Invoice Tax Invoice

BL

BL

PL Insurance Policy

PL Insurance Policy

SCi

SCi

SCr

SCr

Copy dokumen 1x Copy

Asli

Invoice Tax Invoice

Invoice Tax Invoice

BL

BL

PL Insurance Policy

PL Insurance Policy

SCi SCr

Page 10

SCi SCr

1.2.3.1. FLOW CLEARANCE PROCESS PRODUK ALKOHOL Narasi

1. Supplier ( eksportir ) mengirimkan 8 dokumen kepada Import Dept. PT Aska Indoco 2. Import Dept. PT Aska Indoco menerima dokumen dari Supplier ( eksportir ), maka akan memberikan faktur penjualan Supplier kepada Accounting Officer.

3. Import Dept. PT Aska Indoco kemudian menyiapkan Surat Kuasa, Surat Permohonan, Surat Pernyataan, PO, DNP, ML, beserta 8 dokumen untuk dikirimkan kepada PPJK.

Supplier ( Eksportir )

Import Department (PT Aska Indoco)

PPJK

BPOM

( Pengusahan Pengurusan Jasa

( Badan Pengawasan Obat dan

Kepabeanan )

Makanan )

Bea Cukai

Invoice, Tax Invoice, P/L, B/L

Sales Contract, Free Sales

Specific P/L, COA

Send to Import Manager DI

Invoice, Tax Invoice, P/L, Sales Contract, B/L Free Sales Specific P/L, COA

4. PPJK menerima 14 dokumen tsb, kemudian akan menerbitkan PIB.

5. Dokumen PIB yang sudah diterbitkan, akan dikirimkan lagi kepada Import Dept. PT Aska Indoco.

6. Setelah menerbikan PIB, PPJK akan melanjutkan 14 dokumen tsb kepada BPOM untuk diterbitkan SKI 7. SKI yang sudah diterbitkan oleh BPOM, akan dilanjutkan ke Bea Cukai untuk proses Clearance Stock.

Send Invoice Supplier to Accounting Officer Issued Surat Kuasa, Surat Permohonan, Srt Pernyataan, Form ML, PO Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan, Form ML, PO

PO, DNP Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan Invoice, Tax Invoice, P/L, Sales Contract, B/L Free Sales

PO, DNP

Specific P/L, COA

Send to PPJK 8. Setelah Import Dept. PT Aska Indoco menerima PIB, akan dikirimkan kepada Departemen Tax dan Keuangan untuk proses pembayaran.

Issued PIB

9. Setelah pembayaran dilakukan, kita akan mendapatkan dokumen SSPCP yang sudah sah.

10. Kemudian dokumen PIB, SSPCP, BPN dikirimkan kepada PPJK.

11. Setelah PPJK menerima PIB, SSPCP, BPN maka akan dikirimkan kepada Bea Cukai.

12. Setelah Bea cukai sudah lengkap menerima dokumen SKI & SSPCP, PIB, BPN kemudian akan menerbitkan SPPB.

13. SPPB yang sudah diterbitkan oleh Bea Cukai, akan diberikan kepada PPJK untuk mengeluarkan barang dari pelabuhan untuk dikirimkan ke gudang.

Issued SKI

SKI PIB

Send to Bea Cukai for Clearance Process & PPJK

Send to Import Dept

PIB

SKI

Send to Tax & Finance Dept for payment process

Menerima SSPCP & BPN

SSPCP & BPN PIB

SSPCP & BPN, PIB

Send PIB, SSPCP, BPN to PPJK

Send to Bea Cukai for Clearance Process

SSPCP & BPN, PIB

Issued SPPB

SPPB

SPPB

Send to PPJK

Transfer Stock dari Pelabuhan ke Gudang Pusat BU Keterangan : Invoice : DNP : PO : B/L : Specific P/L :

Faktur Penjualan ( Supplier / Eksportir ) SSPCP : Surat Setoran Pabean, Cukai & Pajak Deklarasi Nilai Pabean PIB : Permintaan Impor Barang Purchase Order SPPB : Surat Persetujuan Pengeluaran Barang Bill of Lading ML : Minuman Luar (berlaku 5 tahun) Packing List di mana terdapat rincian production date dan lot card

Page 11

COA BPN P/L SCr

: : : :

Certificate of Analysis Bukti Penerimaan Negara Packing List Sales Contract

Dokumen Import Produk Alkohol : Dokumen dari Supplier (Eksportir) 1. Invoice 2. Tax Invoice 3. P/L (Packing List) 4. B/L (Bill of Lading) 5. SCr (Sales Contract) 6. Free Sales 7. Specific P/L 8. COA (Certificate of Analysis) Dokumen dari Departemen Import 1. Surat Kuasa 2. Surat Permohonan 3. Surat Pernyataan 4. PO Dokumen dari Pemerintah (PPJK, BPOM dan Bea Cukai) 1. DNP 2. ML BPOM 3. SKI 4. SPPB

Page 12

1.2.3.2. FLOW CLEARANCE PROCESS BRAND JULIE’S Narasi


1. Supplier ( eksportir ) mengirimkan 14 dokumen kepada Import Dept.

Invoice, Tax Invoice, Packing List,B/L

2. Import Dept menerima dokumen dari Supplier ( eksportir ), dan akan memberikan faktur penjualan Supplier kepada Accounting Officer.

Form D Certificate

3. Import Dept kemudian menyiapkan Surat Kuasa, Surat Permohonan, Surat Pernyataan, PO, DNP, ML, Laporan Surveyor beserta 14 dokumen untuk dikirimkan kepada PPJK.

Import Dept

Insurance Policy, HC, GMO, COA, CL, HD, Exp Form Laporan Surveyor, Sci, SCr

PPJK

BPOM



Kepabeanan )

Makanan )

Bea Cukai

Invoice, Tax Invoice, Paking Form D B/L List, Certificate Insurance Policy, HC, GMO, COA, CL, HD, Exp Form Laporan Surveyor, Sci, SCr

Send to Import Manager DI 4. PPJK menerima 21 dokumen tsb, kemudian akan menerbitkan PIB.

Send Invoice Supplier to Accounting Officer

5. Dokumen PIB yang sudah diterbitkan, akan dikirimkan lagi kepada Import Dept.

Issued Surat Kuasa, Surat Permohonan, Srt Pernyataan, Form ML, PO

6. Setelah menerbikan PIB, PPJK akan melanjutkan 21 dokumen tsb kepada BPOM untuk diterbitkan SKI

Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan, Form ML, PO

7. SKI yang sudah diterbitkan oleh BPOM, akan dilanjutkan ke Bea Cukai untuk proses Clearance Stock.

PO, DNP Surat Kuasa, Permohonan, Tax Invoice, Pernyataan Paking List, B/L Form D Certificate Insurance

PO, DNP

8. Setelah P&L Dept menerima PIB, akan dikirimkan kepada Departemen Tax dan Keuangan untuk proses pembayaran.

Policy, HC, GMO, COA, CL, HD, Exp Form Laporan Surveyor, Sci, SCr

Send to PPJK

Issued SKI

Issued PIB

9. Setelah pembayaran dilakukan, diperoleh dokumen SSPCP yang sudah sah.

SKI PIB

10. Kemudian dokumen PIB, SSPCP, BPN dikirimkan kepada PPJK. PIB 11. Setelah PPJK menerima PIB, SSPCP, BPN maka akan dikirimkan kepada Bea Cukai.


Send to P&L Dept

SKI




SSPCP & BPN


PIB


SSPCP & BPN, PIB


SSPCP & BPN, PIB

Issued SPPB

SPPB

SPPB

Send to PPJK

Transfer Stock from Port to Warehouse Sentral

Keterangan : Invoice : DNP : PO : B/L : Sci : Exp Form :

Faktur Penjualan ( Supplier / Eksportir ) Deklarasi Nilai Pabean Purchase Order Bill of Lading Sales Confirmation Expiry Form

SSPCP PIB SPPB CL SCr

: : : : :

Surat Setoran Pabean, Cukai & Pajak Permintaan Impor Barang Surat Persetujuan Pengeluaran Barang Consolidated Laboratory Sales Contract

Page 13

COA HC BPN ML HD

: : : : :

Certificate of Analysis Health Certificate Bukti penerimaan Negara Minuman Luar (berlaku 5 tahun) Health Declaration

Dokumen Import Julie’s : Dokumen dari Supplier (Eksportir) 1. Invoice 2. Tax Invoice 3. Packing List 4. B/L (Bill of Lading) 5. Form D Certificate (untuk bea masuk 0%) 6. Insurance Policy 7. HC (Health Certificate) 8. Declaration of GMO (Genetically Modified Organism) 9. COA (Certificate of Analysis) 10. CL (Consolidated Laboratory) 11. HD (Health Declaration) 12. Exp Form (Expiry Form) 13. Sci (Sales Confirmation) 14. SCr (Sales Contract) Dokumen dari Departemen Import 1. Surat Kuasa 2. Surat Permohonan 3. Surat Pernyataan 4. PO Dokumen dari Surveyor 1. Laporan Surveyor Dokumen dari Pemerintah (PPJK, BPOM dan Bea Cukai) 1. DNP 2. ML BPOM 3. SKI 4. SPPB

Page 14

1.2.3.3. FLOW CLEARANCE PROCESS BRAND POKKA Narasi

1. Supplier ( eksportir ) mengirimkan 11 dokumen kepada Import Dept. 2. Import Dept menerima dokumen dari Supplier ( eksportir ), kemudian memberikan faktur penjualan Supplier kepada Accounting Officer.

3. Import Dept kemudian menyiapkan Surat Kuasa, Surat Permohonan, Surat Pernyataan, PO, DNP, ML, Laporan Surveyor beserta 11 dokumen untuk dikirimkan kepada PPJK.



Import Dept

PPJK

BPOM



Kepabeanan )

Makanan )

Bea Cukai

Invoice, Tax Invoice, Packing List,B/L

Form D Certificate

Insurance Policy, AVA,COA, HC, Laporan Surveyor. Sci, SCr

Invoice, Tax Invoice, Paking Form D B/L List, Certificate Insurance Policy, AVA,COA, HC, Laporan Surveyor, SCi, SCr

Send to Import Manager DI

5. Dokumen PIB yang sudah diterbitkan, akan dikirimkan lagi kepada Import Dept .

Send Invoice Supplier to Accounting Officer Issued Surat Kuasa, Surat Permohonan, Srt Pernyataan, Form ML, PO

6. Setelah menerbikan PIB, PPJK akan melanjutkan 18 dokumen tsb kepada BPOM untuk diterbitkan SKI.

Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan, Form ML, PO

7. SKI yang sudah diterbitkan oleh BPOM, akan dilanjutkan ke Bea Cukai untuk proses Clearance Stock.

PO, DNP Surat Kuasa, Permohonan, Tax Invoice, Pernyataan Paking List, B/L Form D Certificate Insurance Policy, AVA,COA, HC, Laporan Surveyor, Sci, SCr

PO, DNP

8. Setelah Import Dept menerima PIB, akan dikirimkan kepada Departemen Tax dan Keuangan untuk proses pembayaran.

Send to PPJK

Issued SKI

Issued PIB

9. Setelah pembayaran dilakukan, diperoleh dokumen SSPCP yang sudah sah.

SKI PIB

10. Kemudian dokumen PIB, SSPCP, BPN dikirimkan kepada PPJK. PIB 11. Setelah PPJK menerima PIB, SSPCP, BPN maka akan dikirimkan kepada Bea Cukai.


Send to P&L Dept

SKI




SSPCP & BPN


PIB

SSPCP & BPN, PIB



SSPCP & BPN, PIB

Issued SPPB

SPPB

SPPB

Send to PPJK


Keterangan : Invoice : DNP : PO : B/L : Sci :

Faktur Penjualan ( Supplier / Eksportir ) Deklarasi Nilai Pabean Purchase Order Bill of Lading Sales Confirmation

SSPCP PIB SPPB AVA SCr

: : : : :

Surat Setoran Pabean, Cukai & Pajak Permintaan Impor Barang Surat Persetujuan Pengeluaran Barang Agri Food & Veterinary Authority of Singapore Sales Contract

Page 15

COA HC BPN ML

: : : :

Certificate of Analysis Health Certificate Bukti penerimaan Negara Minuman Luar (berlaku 5 tahun)

Dokumen Import Pokka : Dokumen dari Supplier (Eksportir) 1. Invoice 2. Tax Invoice 3. Packing List 4. B/L (Bill of Lading) 5. Form D Certificate (untuk bea masuk 0%) 6. Insurance Policy 7. AVA (Agri Food & Veterinary Authority of Singapore) 8. COA (Certificate of Analysis) 9. HC (Health Certificate) 10. Sales Confirmation 11. Sales Contract Dokumen dari Departemen Import 1. Surat Kuasa 2. Surat Permohonan 3. Surat Pernyataan 4. PO Dokumen dari Surveyor 1. Laporan Surveyor Dokumen dari Pemerintah (PPJK, BPOM dan Bea Cukai) 1. DNP 2. ML BPOM 3. SKI 4. SPPB

Page 16

1.2.3.4. FLOW CLEARANCE PROCESS PRODUK POSM Narasi

PPJK

Import Dept


Bea Cukai

Kepabeanan )

1. Supplier ( eksportir ) mengirimkan 7 dokumen kepada Import Dept

2. Import Dept menerima dokumen dari Supplier ( eksportir ), kemudian memberikan faktur penjualan Supplier kepada Accounting Staff

Invoice Tax Invoice BL PL Insurance Policy SCi

3. Import Dept kemudian menyiapkan Surat Kuasa, Surat Permohonan, Surat Pernyataan, DNP, beserta 7 dokumen untuk dikirimkan kepada PPJK.


5. Dokumen PIB yang sudah diterbitkan, akan dikirimkan lagi kepada P&L Dept.

6. Setelah menerbikan PIB, PPJK akan melanjutkan 11 dokumen tsb kepada Bea Cukai untuk proses Clearance Stock

SCr

Send Invoice Supplier to Accounting Officer Issued Surat Kuasa, Surat Permohonan, Srt Pernyataan

Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan, DNP

SCr

Issued PIB

8. Setelah pembayaran dilakukan, diperoleh dokumen SSPCP dan BPN yang sudah sah.

12. Setelah Bea cukai sudah lengkap menerima dokumen SSPCP, PIB, BPN kemudian akan menerbitkan SPPB.


PL Insurance Policy

Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan, DNP

Send to PPJK

11. Setelah PPJK menerima PIB, SSPCP, BPN maka akan dikirimkan kepada Bea Cukai.

BL

SCi

7. Setelah Import Dept menerima PIB, PIB akan dikirimkan kepada Departemen Tax dan Keuangan untuk proses pembayaran.

10. Kemudian dokumen PIB, SSPCP, BPN dikirimkan kepada PPJK.

Invoice Tax Invoice

PIB

PIB

Send to P&L Dept



SSPCP & BPN PIB


SSPCP & BPN, PIB


SSPCP & BPN, PIB

Issued SPPB

SPPB

SPPB

Send to PPJK


Page 17

Dokumen Import POSM : Dokumen dari Supplier (Eksportir) 1. Invoice 2. Tax Invoice 3. Packing List 4. B/L (Bill of Lading) 5. Form D Certificate (untuk bea masuk 0%, supplier ASEAN) Form E Certificate (untuk bea masuk 0%, supplier China) Untuk supplier Eropa, tidak ada form untuk pembebasan bea masuk. 6. Insurance Policy 7. Sci (Sales Confirmation) 8. SCr (Sales Contract) Dokumen dari Departemen Import 1. Surat Kuasa 2. Surat Permohonan 3. Surat Pernyataan Dokumen dari Surveyor 1. Laporan Surveyor Dokumen dari Pemerintah (PPJK dan Bea Cukai) 1. DNP 2. SPPB

Page 18

1.3.1. FLOW PROSES ADMINISTRASI PENGIRIMAN BARANG DARI PABRIK KE GUDANG PUSAT BU Pabrik Narasi

Spv Outbound

1. Berdasarkan order sheet yang sudah di tanda tangani oleh ABM, RBM, dan Planner Manager, Spv Outbound melakukan koordinasi harian dengan pabrik mengenai hasil produksi siap kirim. Untuk produk MBI, konfirmasi dari pabrik berupa informasi CK harian. Untuk produk selain MBI informasi berupa hasil produksi siap kirim. 2. Setelah memperoleh konfirmasi harian dari pabrik, Spv Outbound membuatkan DO (PW) berdasarkan jadwal keberangkatan transporter dengan tujuan ke gudang pusat BU.

Untuk Produk MBI DO (PW) yang sudah ditandatangani oleh Spv Outbound kemudian dirangkum (compile) dan dikirimkan kepada principal (GI) untuk dicocokkan dengan faktur penjualan dari MBI ke GI Principal menerbitkan faktur penjualan dan mengirimkannya kepada Accounting Dept. melalui Plan & Logistic Dept. Untuk Brand SI Pabrik menerbitkan faktur penjualan kepada principal (GI) Principal menerbitkan faktur penjualan dan mengirimkannya kepada Accounting Dept. melalui Plan & Logistic Dept.

Principal ( PT GI )

Accounting Staff

Order Sheet WIP

Koordinasi harian barang siap kirim

Informasi bayar CK / informasi barang siap kirim

Membuat DO berdasarkan jadwal transporter

DO (Ttd Spv Outbound)


Copy DO diberikan kepada Transporter dan Accounting

Tdk Tdk

Pabrik MBI/ Smirnoff? Ya Ya Tdk Tdk MBI? Ya Ya Compile DO (Rangkuman DO)

1

2 2

Compile DO

2

Compile DO Invoice MBI

Invoice SI Membuat invoice

Membuat invoice Invoice (Pabrik)

Invoice (Principal)

Untuk Produk Selain MBI dan SI Pabrik menerbitkan faktur penjualan dan mengirimkannya kepada Accounting Dept. melalui Plan & Logistic Dept.

Keterangan : DO : DO (PW) : DO (DG) : PO :

(Interbis/Adyaboga/ Prendjak, Gilbeys, Mister, Amore, Bellisimo)

Delivery Order DO yang khusus ditujukan dari pabrik ke gudang pusat BU DO yang khusus ditujukan dari pabrik ke gudang cabang BU/eksternal subdist Purchase Order

Page 19

Invoice (Pabrik)

Invoice (Principal)

1.3.2. FLOW PROSES PENGIRIMAN BARANG DARI PABRIK KE GUDANG PUSAT BU Pabrik Narasi

(Interbis/Adyaboga/ Prendjak, Gilbeys, Mister, Amore, Bellisimo)

Transporter

Gudang Pusat BU

1 1. Pabrik mulai menyiapkan barang untuk dikirimkan kepada Gudang pusat BU berdasarkan konfirmasi barang produksi siap kirim (khusus untuk MBI berdasarkan CK yang sudah dibayar)

2. Selanjutnya pabrik akan menerbitkan surat jalan dan diberikan kepada transporter beserta dengan fisik barangnya.

Menyiapkan stock untuk dikirim oleh transporter

Membuat Surat Jalan dan memberikan SJ dan barang ke transporter

3. Transporter kemudian mulai menghitung fisik barang sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam surat jalan pabrik. Jika tidak ada selisih, transporter tanda tangan surat jalan pabrik dan memberikan lembaran asli kepada pabrik. Jika terjadi selisih, akan memberitahukan kepada pabrik untuk menambahkan fisik barang yang kurang atau mengurangi fisik barang yang lebih.

4. Selanjutnya transporter membuatkan surat jalan untuk mulai pengiriman barang ke gudang pusat BU. 5. Gudang pusat BU menerima kiriman barang dari transporter dan kemudian mulai menghitung fisik barang dan dicocokkan dengan Surat jalan Transporter.

COPY DO (Ttd Spv Outbound )

COPY DO (Ttd Spv Outbound )

S J Pabrik ( Ttd Pabrik )

Inventory Inventory

Selisih

Fisik vs DO & SJ?

Tidak Selisih SJ Pabrik (Ttd Pabrik, Transporter )

Tanda Tangan SJ Pabrik Membuat Surat Jalan Transporter

2 SJ Transporter ( Ttd Transporter)

S J Tranporter (Ttd Transporter )

Kirim barang ke gudang pusat BU dengan SJ Transporter Inventory Inventory Fisik vs SJ Transporter?

Jika tidak ada selisih, gudang tanda tangan Surat Jalan Transporter dan kemudian diberikan lembaran asli kepada transporter.

Selisih

Tidak selisih Ttd SJ Transporter

Jika terjadi selisih, gudang pusat BU akan membuatkan breakage sesuai dengan jumlah yang selisih akan ditagihkan menurut aturan sbb : 1. BU Food : Untuk item biskuit retur, item Prendjak potong tagihan

SJ (Ttd Transporter, Gudang Pusat BU)

SJ (Ttd Transporter, Gudang Pusat BU)

Buat BTB dengan jumlah full sesuai SJ

Buat BTB dengan jumlah full sesuai SJ

BTB (Ttd Ka Gudang)

2. Selain BU Food : Claim ke transporter/ bayar di tempat

Ttd SJ Transporter

Kirim SJ dan BTB ke Accounting Verification (AV)

BTB (Ttd Ka Gudang)

Breakage (Selisih jumlah)

Kirim SJ, BTB dan breakage ke Accounting Verification (AV)

Claim breakage ke transporter / potong tagihan/ retur

Keterangan : PO : Purchase Order SJ : Surat Jalan DO : Delivery Order

Page 20

Bayar di tempat

1.4.1. FLOW PO RECEIPT IMPORT ALKOHOL KE GUDANG PUSAT BU Narasi

1. Departemen Import (Import Spv) menerbitkan Packing List dan memberikan kepada bagian Planner Control Spv. Planner Control Spv akan meneruskan informasi ke Spv In Bound. 2. Import Spv memberikan pita cukai kepada Ka Gudang Pusat BU untuk berkoordinasi dengan PPJK dalam hal penempelan pita cukai.

Departemen Import (PT Aska Indoco)

PPJK ( Pengusaha Pengurusan Jasa

Bounded Warehouse

Team Gudang Pusat BU dan PPJK Tempel pita cukai di port

Issued Packing List

Packing List

SPPB

Send to Warehouse

Transfer Stock from Port to Warehouse

3. Team Gudang Pusat BU menempelkan pita cukai ke produk yang baik (tidak pecah) disaksikan oleh perwakilan dari PPJK

Inventory Inventory

4. PPJK akan menerbitkan SPPB dan mengeluarkan barang yang sudah ditempel pita cukai dari pelabuhan untuk dikirimkan ke gudang pusat BU.

Packing List

3. Gudang Pusat BU menerima barang, maka akan dilakukan pencocokkan antara barang fisik dengan dokumen Packing List dari Import Spv.

Physic vs P/L

Issued BTB

BTB

Jika barang fisik jumlahnya selisih dengan jumlah di Packing List dan jumlahnya kurang dari 1 ctn per SKU per B/L maka akan diterbitkan Breakage untuk dijadikan sebagai biaya bagi perusahaan.

Send copy SPPB & BTB (original) to Accounting

> 1 ctn per SKU per B/L?

< 1 ctn per SKU, per B/L Issued BTB

Issued BTB

BTB (Full Qty based on SPPB)


Issued Breakage

Breakage (Variance Qty)

Jika selisihnya lebih dari 1 ctn per SKU, per B/L maka akan dibuatkan Breakage ( untuk selisih kurang dari 1 ctn dan DO untuk jumlah selisih diatas 1 ctn ). DO yang sudah dibuatkan, akan ditagih kepada PPJK. 5. BTB, Packing List, DO yang sudah ditanda tangani, akan dikirimkan kepada Accounting & Logistic Dept. Keterangan : : : : :

Yes

> 1 ctn per SKU, per B/L No

4. Jika barang fisik jumlahnya sesuai dengan jumlah di Packing List, Kepala Gudang akan menerbitkan BTB.

BTB B/L SPPB DO

Gudang Pusat BU

Kepabeanan )

Bukti Terima Barang Bill of Lading Surat Persetujuan Pengeluaran Barang Delivery Order

Page 21

Issued Breakage & DO

Breakage (Variance <= 1 ctn)

DO (Variance > 1 ctn)

Send Packing List & BTB, Breakage (original) to Accounting & Logistic

Send Packing List, BTB, Breakage, DO (original) to Accounting & Logistic

Charged to company as expense

Charged to PPJK as deduction in fee payment

1.4.2. FLOW PO RECEIPT IMPORT NON ALKOHOL DAN POSM KE GUDANG PUSAT BU Narasi

1. Import Spv (P&L Dept)) menerbitkan Packing List dan memberikan kepada bagian Planner Control Spv. Planner Control Spv akan meneruskan informasi ke Spv In Bound 2. PPJK akan mengeluarkan barang dari pelabuhan untuk dikirimkan ke gudang pusat BU.

PPJK

Import Spv (P&L Dept)

( Pengusaha Pengurusan Jasa

Issued Packing List

SPPB

Packing List

Transfer Stock from Port to Warehouse

Gudang Pusat BU

Kepabeanan )

Inventory Inventory Packing List

Send to Warehouse

3. Gudang menerima barang, maka akan dilakukan pencocokan antara barang fisik dengan dokumen Packing List dari Import Spv.

Physic vs P/L

4. Jika barang fisik jumlahnya sesuai dengan jumlah di Packing List, Kepala Gudang akan menerbitkan BTB.

Issued BTB

BTB

Send copy SPPB & BTB (original) to Accounting

5. BTB, Packing List, DO yang sudah ditanda tangani, akan dikirimkan kepada Accounting & Logistic Dept.

Keterangan : : : : :

< 1 ctn per SKU, per B/L Issued BTB

Issued BTB



Issued Breakage

Breakage (Variance Qty)

Jika selisihnya lebih dari 1 ctn per SKU, per B/L maka akan dibuatkan Breakage ( untuk selisih kurang dari 1 ctn dan DO untuk jumlah selisih diatas 1 ctn ). DO yang sudah dibuatkan, akan ditagih kepada PPJK.

BTB B/L SPPB DO

> 1 ctn per SKU per B/L? > 1 ctn per SKU, per B/L

No

Jika barang fisik jumlahnya selisih dengan jumlah di Packing List dan jumlahnya kurang dari 1 ctn per SKU per B/L maka akan diterbitkan Breakage untuk dijadikan sebagai biaya bagi perusahaan.

Yes

Bukti Terima Barang Bill of Lading Surat Persetujuan Pengeluaran Barang Delivery Order

Page 22

Issued Breakage & DO

Breakage (Variance <= 1 ctn)

DO (Variance > 1 ctn)

Send Packing List & BTB, Breakage (original) to Accounting & Logistic

Send Packing List, BTB, Breakage, DO (original) to Accounting & Logistic

Charged to company as expense

Charged to PPJK as deduction in fee payment

FLOW 1.5 – Verifikasi Penerimaan Barang Dagangan Lokal Dari Pabrik Narasi

Kepala Gudang

1. Kepala Gudang menerima pengiriman barang dari Principal/ Pabrik via transporter, kemudian melakukan penghitungan fisik barang dengan jumlah yang tercantum pada DO.

DO

2. Jika jumlah barang di DO dan fisik barang sudah sama, maka Kepala Gudang langsung buatkan PO Receipt, dan dokumen PO Receipt diberikan kepada Admin Verifikasi (AV).

3. Jika terjadi selisih antara fisik barang dan jumlah yang tercantum dalam PO, maka Kepala Gudang tetap buatkan PO Receipt sesuai dengan jumlah yang diterimanya kemudian dibuatkan breakage dengan aturan sbb : . 1. BU Food : Untuk item biskuit retur, item Prendjak potong tagihan 2. Selain BU Food : Claim ke transporter

A

PO Receipt Inventory Inventory (kirim (kirim via via transporter) transporter) File Verifikasi data system vs PO Receipt vs SJ

Periksa fisik barang dengan PO

Selisih? Selisih

Tidak Selisih

Input ke sistem dan Print PO Receipt

Buat PO Receipt sesuai SJ Principal

Buat Breakage PO Receipt

Kemudian dokumen PO Receipt diberikan kepada AV.

4. AV menerima dok PO Receipt dari Kepala Gudang, kemudian verifikasi dokumen tersebut dengan mencocokkan qty di PO vs qty di PO Receipt.

Admin Verifikasi

Breakage

A

File

Page 23

Claim breakage sesuai ketentuan

Nama Proses Working Area

Keterangan Pemilik Proses

1.6.1. Ketentuan Penarikan Retur dari Pelanggan ke Gudang Cabang BU Area

Pengajuan

Persetujuan

Sales

Sales

Unit Proses Penarikan barang retur dari Penyerahan barang retur ke gudang outlet Driver Driver

BPPR

BPPR

BPPR, Nota Retur (Khusus MM)

Dokumen Otoritas

Ketentuan

Manager Area

Pemotongan piutang / tagihan outlet Admin Verifikasi & Admin Admin AR & AR Sales/Collector BPPR, Nota Retur (Khusus MM) & BTB BPPR, Nota Retur (Khusus CN & BPPR MM), BTB, DO Retur & CN Kepala Gudang

Credit Note (CN)

Controller

Khusus Untuk MM untuk channel non lokal, retur langsung dilakukan oleh outlet pada saat pengiriman barang, tanpa BPPR terlebih dahulu , melainkan melalui nota retur, ketika barang sudah diterima oleh gudang dan jumlah fisik sesuai dengan nota retur, gudang membuat BPPR dan menginformasikan kepada Sales/MD untuk meminta tanda tangan ke MMS/MMM sehingga BTB dapat dibuat oleh gudang.

Driver hanya boleh menarik jumlah barang dan jenis barang retur sesuai dengan BPPR yang sudah disetujui (tidak berlaku untuk BU MM)

Jika terjadi selisih barang dari driver Compare pelunasan harus CN & BPPR akan ke kepala gudang, maka akan menjadi dilakukan terhadap faktur disimpan oleh admin AR tanggung jawab Driver dari BU yang sama pada amplop piutang outlet ybs.

Setelah barang retur diterima oleh Driver, BPPR harus di tanda tangani oleh Driver dan Outlet (tidak berlaku untuk BU MM)

Gudang menghitung jumlah fisik barang retur disaksikan oleh driver sesuai dengan BPPR/nota retur yang sudah disetujui dan di tanda tangani oleh Driver & Outlet, lalu membuat BTB dengan lokasi gudang retur dan tipe stock retur (dengan status : draft )

AV melakukan verifikasi terhadap kelengkapan otorisasi dan kebenaran dokumen BPPR & BTB

Sales menghitung jumlah fisik barang yang akan di retur dan mengecek kondisi barangnya, kemudian mengisikan form BPPR untuk persetujuan.

Driver memberikan satu tembusan BPPR yang sudah di tanda tangani kepada outlet untuk keperluan pemotongan tagihan (tidak berlaku untuk BU MM)

Gudang mengklasifikasikan barang sesuai dengan kondisi barang, lalu mengisi BPPR sesuai dengan jumlah dan kondisi barang, khusus untuk BU MM, BPPR diberikan kepada Sales/MD dan dimintakan tanda tangan kepada MMS/MMM

Admin AR melakukan compare pelunasan/update piutang di DFS (di sistem Bosnet) berdasarkan BPPR & BTB yang sudah diverifikasi

Setelah DO Retur dibuat oleh AV, admin gudang mengubah status BTB dari draft menjadi apply lalu membuat Mutasi Stock di sistem Bosnet, print mutasi lalu dimintakan approval sesuai dengan ketentuan perubahan status persediaan (ketentuan 3.2) Page 24

CN & BPPR akan dikeluarkan lagi untuk penagihan piutang oleh Sales/Collector.

1.6.2. FLOW PENERIMAAN BARANG RETUR Narasi

Salesman / Promotor

Manager Area

Admin Entry

Driver, Outlet

Gudang

Untuk Outlet di Luar MM 1. Pada saat salesman / promotor taking order, salesman/promotor juga melakukan pendataan barang yang akan diretur oleh outlet dan mencatatnya dalam BPPR kemudian BPPR ditandatangani oleh outlet dan salesman/ promotor 2. Kemudian BPPR yang sudah ditandatangani salesman/promotor dan outlet dimintakan persetujuan ke Manager Area 3. BPPR yang sudah ditandatangani oleh Manager Area diberikan kepada Admin Entry, kemudian Admin Entry akan melampirkan BPPR bersama dengan DO untuk diberikan kepada driver sesuai dengan rute delivery. 4. Driver melakukan penarikan barang di outlet sesuai jumlah yang tercantum di BPPR (tidak boleh melebihi jumlah yang disetujui ). Kemudian driver dan outlet menandatangani BPPR 5.Barang retur kemudian diberikan kepada Kepala Gudang beserta BPPR 6. Gudang menghitung fisik barang dan menanda tangani BPPR, kemudian jika sudah sesuai, admin gudang membuat BTB dengan lokasi gudang retur dan tipe stock retur dengan status draft di sistem Bosnet.

BPPR

Approved? Ya Tdk

Retur Batal

Ttd BPPR BPPR (Ttd Mgr Area)

BPPR (Ttd Mgr Area)

Susun rute penarikan barang

Buat tanda terima di log book & berikan kpd Driver

Barang retur BPPR (Ttd Mgr Area)

Ttd Outlet & Driver Barang retur BPPR (Ttd Mgr Area, outlet, driver)

BPPR (Ttd Mgr Area, outlet, driver)

Cek Fisik Barang File Outlet

BTB sesuai total qty Fisik (status = draft)

BTB (Ttd Ka Gudang)

Untuk Outlet MM Non Lokal 1. Untuk channel non lokal , retur dilakukan tanpa BPPR terlebih dahulu, dilakukan dengan bukti nota retur dari outlet. 2. Setelah barang diterima oleh gudang dan sesuai antara jumlah fisik dengan jumlah di nota retur, gudang mencatat total jumlah barang di BPPR, meminta tanda tangan MMS/MMM lalu membuat BTB di lokasi gudang retur dengan tipe persediaan retur dengan status draft.

1

Page 25

1.6.3. FLOW PEMERIKSAAN DAN PENCATATAN KONDISI FISIK BARANG , PEMBUATAN DO RETUR & COMPARE PELUNASAN Narasi

Admin Entry

Gudang

Controller

Barang retur BPPR (Ttd Mgr Area, BTB outlet, driver) (Ttd Ka Gudang)

BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) BTB (Ttd Ka Gudang) DO Retur

DO Retur

Periksa fisik kondisi barang

BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver)

BTB (status = apply)

Mutasi Stock

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller)

Mutasi Stock

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller)

Untuk Outlet MM Non Lokal 1. Gudang memeriksa kondisi fisik barang dan menuliskan jumlah per kondisi fisik barang dalam BPPR kemudian BPPR diberikan kepada admin entry untuk dibuat DO Retur. 2. Lakukan langkah no 3 s/d 7 sama seperti outlet di luar MM seperti tersebut di atas.

Admin A/R

1

Untuk Outlet di Luar MM 1. Gudang memeriksa kesesuaian kondisi fisik barang aktual dengan yang tertulis di BPPR. Jika ada ketidaksesuaian, coret BPPR dan tulis qty sesuai dengan kondisi aktual. 2. Dokumen BTB, BPPR (yang sudah dilakukan verifikasi per kondisi barang) diberikan ke admin entry untuk dibuat DO retur di sistem Bosnet. 3. Gudang mengubah status BTB dari status draft menjadi apply (tanggal BTB harus sama dengan tanggal DO retur) 4. Gudang melakukan mutasi stock internal (MTSI) ke gudang good stock/stock mendekati expired, print lalu meminta tandatangan controller 5. DO retur, Mutasi Stock Internal, BTB dan BPPR diberikan kepada AV untuk dilakukan verifikasi. 6. Setelah AV melakukan verifikasi, admin A/R melakukan update piutang di DFS (compare pelunasan) 7. Controller melakukan settlement

Admin Verifikasi

DO Retur BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) File BTB (Ttd Ka Gudang)

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver)

BTB (Ttd Ka Gudang)

DO Retur

Verifikasi

Page 25A

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) BTB (Ttd Ka Gudang) DO Retur

Update Piutang di DFS (Compare Pelunasan)

Settlement


1.7.1. Ketentuan Penarikan Embalase dari Pelanggan ke Gudang Cabang BU Area Unit Proses

Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

Ketentuan

Penarikan embalase dari pelanggan Driver

Penyerahan barang retur ke gudang Driver

BPE

BPE & BTB Kepala Gudang Penarikan embalase harus Jika terjadi selisih barang dari sesuai dengan kriteria embalase driver ke kepala gudang, maka yang ditentukan. akan menjadi tanggungjawab Driver Driver memberikan satu Kepala gudang menghitung tembusan BPE yang sudah di jumlah fisik embalase dan tanda tangani kepada outlet kemudian membubuhkan tanda untuk keperluan pemotongan tangan pada BPE. tagihan

Credit Note (CN) Admin Verifikasi & Admin AR BPE, BTB & CN Controller Compare pelunasan embalase maksimal H+2 sudah dilakukan pelunasan

Pemotongan piutang / tagihan outlet Admin AR & Business Associate/Collector CN, BPE

Untuk embalase lebih dari 3 bulan yang belum dilakukan pelunasan maka diajukan DN ke accounting

Kontrol pemakaian buku form BPE dilakukan oleh kepala gudang BPE harus di tanda tangani oleh Setelah barang diterima oleh Ka Driver dan Outlet Gudang, akan dibuatkan Bukti Terima Barang (BTB) Narasi

AV melakukan verifikasi terhadap CN & BPE akan disimpan oleh admin kelengkapan otorisasi dan AR pada amplop piutang outlet ybs. kebenaran dokumen BPE & BTB Admin AR melakukan compare pelunasan di sistem Bosnet berdasarkan BPE & BTB yang sudah diverifikasi

Page 26

CN & BPE akan dikeluarkan lagi untuk penagihan piutang oleh sale s/promotor / collector.

1.7.2. FLOW PENARIKAN RETUR EMBALASE DARI PELANGGAN KE GUDANG CABANG BU Narasi 1. Driver menghitung fisik embalase dari outlet, kemudian mengisikannya di form Bukti Penarikan Embalase (BPE). Kemudian memberikannya kepada outlet untuk dimintakan tanda tangannya. 2. BPE (outlet signed) beserta fisik embalase, kemudian diserahkan ke Kepala Gudang. 3. Kepala Gudang menghitung fisik embalase berdasarkan BPE dan mengecek kondisinya (afkir / tidak). 4. Selanjutnya Ka. Gudang membubuhkan tanda tangan pada BPE dan buatkan Bukti Terima Barang (BTB). 5. BTB dan BPE kemudian dibuatkan tanda terima dan diserahkan kepada Admin Verifikasi (AV).

Driver

Pelanggan

Kepala Gudang

Menghitung fisik embalase

Admin Verifikasi

A

B

BPE (outlet signed)

BTB

Admin AR

BPE

Membuat BPE

Review & tanda tangan BPE Hitung fisik embalase dan cek kondisinya

BPE

Memberikan kepada Driver BPE (outlet signed)

BPE (outlet signed)

DO Retur BPE (outlet signed)

Verifikasi Update piutang di DFS (Bosnet)

Tanda tangan di BPE dan buat BTB

Buat SO retur dan DO retur

BPE (copy) BTB

Menyerahkan barang ke gudang

BPE (outlet signed)

A

Buat tanda terima dan berikan ke AV

6. AV menerimanya dan melakukan verifikasi. Setelah itu, membuat dokumen Credit Note (CN) dari system DFS.

B

7. Kemudian AV membuat tanda terima dan serahkan CN & BPPE kepada Admin AR. AV mengarsip dokumen BTB, BPE, CN.

Post (laksanakan) transaksi di BOSnet DFS

DO Retur

Buat tanda terima dan berikan kepada Admin AR

Kirim BTB, BPE, DO ke Acct HO

8. Admin AR menerima CN & BPE, selanjutnya melakukan update piutang di DFS (Bosnet) dan menyimpan di amplop piutang berdasarkan outletnya untuk keperluan dasar pemotongan penagihan berikutnya.

File (BTB)

File (CN,BTB,BPPE)

Page 27

Catat dan simpan di amplop piutang

1.8.1. FLOW PENERIMAAN POSM DI GUDANG PUSAT POSM / GUDANG CABANG POSM DARI SUPPLIER Narasi 1. 1. Supplier Supplier mengirimkan mengirimkan barangnya barangnya kepada kepada Kepala Kepala Gudang Gudang sesuai sesuai dengan dengan pesanan. pesanan. 2. 2. Kepala Kepala Gudang Gudang menerima menerima barangnya barangnya dan dan mengecek mengecek jumlah jumlah dan dan spesifikasi spesifikasi barangnya sesuai barangnya sesuai dengan dengan copy copy PO PO dan dan Mockup Mockup 3. 3. Jika Jika jumlah jumlah dan dan spesifikasinya spesifikasinya sudah sudah sama, sama, kepala kepala gudang gudang dan dan sopir sopir akan akan menanda menanda tangani tangani surat surat jalan jalan (jika (jika kepala kepala gudang gudang tidak tidak ada ada di di tempat tempat diwakili diwakili oleh oleh admin admin gudang) gudang) kemudian kemudian admin admin gudang gudang input input ke ke dalam sistem Navision dalam sistem Navision dan dan dibuatkan dibuatkan Purchase Purchase Receipt Receipt (BTB). (BTB). Jika Jika jumlah jumlah tidak tidak sesuai sesuai dengan fisik, dengan fisik, maka maka dibuatkan dibuatkan BAP, BAP, SJ SJ dicoret dicoret sesuai sesuai fisik fisik disaksikan disaksikan dan dan ditandatangani ditandatangani oleh oleh sopir sopir 4. 4. BTB BTB yang yang sudah sudah dibuat, dibuat, akan diberikan kepada akan diberikan kepada Purchasing Purchasing Department Department sebanyak sebanyak 11 (satu) (satu) rangkap rangkap dan dan satu satu rangkap rangkap lagi diarsip di lagi diarsip di gudang. gudang.

Supplier

Gudang POSM

PO

PO

POSM POSM

POSM POSM

Surat Jalan

Surat Jalan

Cek spesifikasi dan jumlah, ttd SJ

Jml Sesuai?

BAP Ya Ya

BAP Surat Jalan (Ttd Ka Gudang/ Adm Gudang)

Invoice File

Surat Jalan (Ttd Ka Gudang/Adm Gudang)

PO Receipt

5. 5. Kemudian Kemudian supplier supplier mengirimkan mengirimkan Faktur Faktur dan dan SJ SJ kepada kepada Purchasing Purchasing untuk untuk penagihan. penagihan. 6. 6. Purchasing Purchasing menerima menerima dokumen berupa dokumen berupa Faktur Faktur dan dan Surat Surat Jalan Jalan dari dari Supplier Supplier dan dan BTB BTB dari dari kepala gudang. kepala gudang.

Tdk Tdk

PO Receipt Kirim ke Purchasing Kirim ke Purchasing

Page 28

File

File

1.8.2. FLOW PENERIMAAN POSM DI GUDANG CABANG POSM DARI GUDANG PUSAT POSM Narasi

1. 1. Transporter Transporter menyerahkan menyerahkan POSM beserta POSM beserta SJ SJ yang yang sudah sudah ditandatangani ditandatangani oleh oleh Ka Ka Gudang Gudang Pusat Pusat dan dan sopir sopir transporter. . transporter. . 2. 2. Ka Ka Gudang Gudang Cabang Cabang POSM POSM menerima menerima POSM POSM dan dan menandatangani menandatangani SJ SJ berdasarkan berdasarkan jumlah jumlah fisik fisik yang diterima. yang diterima. Jika Jika fisik fisik yang yang diterima diterima tidak tidak sama dengan SJ, maka sama dengan SJ, maka dibuatkan dibuatkan BAP BAP dan dan SJ SJ dicoret dicoret sesuai sesuai dengan dengan fisik fisik kemudian ditandatangani kemudian ditandatangani oleh oleh sopir sopir dan dan ka ka gudang gudang cabang POSM. cabang POSM.

Transporter

Gudang Cabang POSM

POSM POSM

POSM POSM

SJ (Ttd Ka. Gudang & Sopir)

Tdk Tdk

Jumlah sesuai? Ya Ya

BAP

SJ (PLNK) Ttd Ka Gdg Pusat, Sopir & Ka Gdg Cabang

3. 3. Admin Admin gudang gudang melakukan melakukan BTB BTB di di sistem sistem Navision Navision dan dan print BTB lalu file dokumen print BTB lalu file dokumen BTB. BTB.

File

BTB SJ (PLNK) Ttd Ka Gdg, Sopir & Gdg Area

BTB

BAP

File

Page 29

File

1.8.3. FLOW PENERIMAAN POSM DI GUDANG CABANG POSM (DI MANA SECARA FISIK LANGSUNG DIKELOLA PROMOTOR DAN TIDAK ADA ADMIN DI GUDANG TSB) DARI GUDANG PUSAT POSM

Narasi

Transporter

Gudang Cabang POSM

Admin Gudang Area

1

1. 1. Transporter Transporter menyerahkan menyerahkan POSM POSM beserta beserta SJ SJ PLNK PLNK dan SJ Packing yang dan SJ Packing yang sudah sudah ditandatangani ditandatangani oleh oleh Ka Ka Gudang Gudang Pusat Pusat dan dan sopir sopir transporter. . transporter. . 2. 2. Promotor Promotor menerima menerima POSM POSM dan dan menandatangani menandatangani SJ SJ PLNK & SJ Packing PLNK & SJ Packing berdasarkan berdasarkan jumlah jumlah fisik fisik yang yang diterima. diterima. Jika Jika fisik fisik yang yang diterima diterima tidak tidak sama sama dengan dengan SJ SJ PLNK PLNK && SJ SJ Packing, Packing, maka maka dibuatkan dibuatkan BAP dan SJ PLNK BAP dan SJ PLNK && SJ SJ Fisik Fisik dicoret dicoret sesuai sesuai dengan dengan fisik fisik kemudian kemudian ditanda ditanda tangani oleh sopir tangani oleh sopir dan dan Promotor Promotor 3. 3. Promotor Promotor mengirimkan mengirimkan SJ SJ PLNK, PLNK, SJ SJ Packing Packing dan dan BAP BAP yang yang sudah sudah ditandatangani ditandatangani oleh oleh Ka Ka Gd Gd Pusat, Pusat, Sopir Sopir dan dan Promotor Promotor ke ke Admin Admin Gudang Gudang Area. Area. Admin Admin Gudang Gudang Area Area melakukan melakukan BTB BTB didi sistem sistem Navision Navision dan dan print print BTB BTB lalu lalu file dokumen BTB. file dokumen BTB.

POSM POSM

POSM POSM

SJ PLNK (Ttd Ka. Gudang & Sopir)

2

Jumlah sesuai?

Tdk Tdk

Ya Ya

SJ Packing (Ttd Ka. Gudang & Sopir)

BAP

SJ (PLNK) File Ttd Ka Gdg Pusat, Sopir SJ Packing & Promotor (Ttd Ka. Gudang Pusat, Sopir & Promotor)

SJ (PLNK) Ttd Ka Gdg Pusat, Sopir & Promotor SJ Packing (Ttd Ka. Gudang BAP Pusat, Sopir & Promotor)

BAP SJ (PLNK) Ttd Ka Gdg Pusat, Sopir & Promotor SJ Packing (Ttd Ka. Gudang Pusat, Sopir & Promotor)

3

BTB

BTB

File File

Page 29A

1.8.4. FLOW PENERIMAAN BARANG DI OUTLET LANGSUNG DARI SUPPLIER DI AREA Narasi

1. 1. Supplier Supplier menyerahkan menyerahkan POSM POSM kepada kepada outlet outlet beserta beserta SJ SJ sebanyak sebanyak 33 (tiga) (tiga) rangkap rangkap yang yang sudah sudah ditandatangani ditandatangani oleh oleh supplier. supplier. 2. 2. Jika Jika fisik fisik barang barang sesuai sesuai dengan dengan SJ SJ outlet outlet menandatangani menandatangani SJ SJ dan dan memberikan memberikan stempel stempel (jika (jika ada) ada) lalu lalu menuliskan menuliskan nama nama dan dan no no HP HP aktif aktif penerima penerima barang. barang. SJ SJ diberikan diberikan 11 (satu) (satu) lembar lembar kepada kepada outlet outlet dan dan 22 (dua) (dua) lembar lembar dikembalikan dikembalikan kepada kepada supplier. supplier. 3. 3. Supplier Supplier file file SJ SJ sebanyak sebanyak 11 (satu) (satu) lembar lembar dan dan memberikan memberikan lembar lembar asli asli kepada kepada purchasing. purchasing. 4. 4. Purchasing Purchasing scan/copy scan/copy SJ SJ lalu lalu memberikan memberikan copy copy SJ SJ kepada kepada admin admin gudang. gudang. Admin Admin gudang gudang copy copy SJ SJ sebanyak 1 (satu) sebanyak 1 (satu) rangkap rangkap untuk untuk didi file file dan dan diberikan diberikan kepada kepada admin admin budget budget area. area.

Outlet

Supplier

Purchasing

Admin Budget Area

1

POSM POSM

POSM POSM 2

SJ (Ttd Supplier)

SJ (Ttd Supplier & Outlet)


File SJ (Ttd Supplier & Outlet)

PO (Copy)

3 4

File

Scan/Copy SJ

SJ Copy (Ttd Supplier & Outlet)

PO Receipt (Ttd Adm gdg & Ka Gudang)

File

PO Receipt (BTB)

5. 5. Admin Admin Gudang Gudang menjalankan menjalankan PO PO Receipt Receipt didi gudang gudang area, area, PLNK PLNK ke ke gudang gudang promotor promotor dan dan BTB BTB ke ke gudang gudang promotor. promotor.

5 SJ Copy (Ttd Supplier & Outlet)

6 PO Receipt (Ttd Adm gdg & Ka Gudang)

6. 6. Admin Admin Gudang Gudang print print PO PO Receipt Receipt sebanyak sebanyak 33 (tiga) (tiga) lembar, lembar, ditandatangani ditandatangani oleh oleh admin admin gudang gudang dan dan ka ka gudang, gudang, didistribusikan didistribusikan kepada kepada :: Lembar Lembar asli asli :: purchasing purchasing Copy :: admin Copy 11 admin budget budget Copy :: admin Copy 22 admin gudang gudang

BTB (Ttd adm gdg &ka gudang)

8

PLNK (Ttd promotor &ka gudang) File PO Receipt (Ttd Adm gdg & Ka Gudang)

5

7. 7. PLNK PLNK ke ke gudang gudang promotor promotor dan dan BTB BTB didi gudang gudang promotor promotor didi print print sebanyak sebanyak 22 (dua) (dua) lembar, lembar, ditanda ditanda tangani tangani oleh oleh admin admin gudang gudang dan dan ka ka gudang, gudang, 11 (satu) (satu) lembar lembar didi file file dan dan 11 (satu) (satu) lembar lembar diberikan diberikan kepada kepada admin admin budget budget area. area. 8. 8. Berdasarkan Berdasarkan PLNK PLNK dan dan BTB BTB didi gudang gudang promotor promotor yang yang diterima, diterima, admin admin budget budget memeriksa memeriksa transaksi transaksi inin secara secara Navision Navision harus harus sama sama dengan dengan yang yang tertera tertera didi dokumen dokumen PLNK PLNK dan dan BTB. BTB. Jika Jika tidak tidak sesuai sesuai harus harus dikoordinasikan dikoordinasikan ke ke admin admin gudang gudang dan dan promotor promotor untuk untuk memperoleh memperoleh jumlah jumlah yang yang benar. benar.

Admin Gudang Area

PLNK & BTB di gudang promotor

SPK

PLNK BTB (Ttd promotor (Ttd adm gdg &ka gudang) PLNK&ka gudang) BTB (Ttd promotor (Ttd adm gdg &ka gudang) &ka gudang) 7 SPK (Ttd Adm Budget)

9 SPK (Ttd Adm Budget)

Kirim ke promotor

9. 9. Berdasarkan Berdasarkan PO PO Receipt Receipt admin admin budget budget area area menjalankan menjalankan SPK SPK sebanyak sebanyak 33 (tiga) (tiga) lembar, lembar, ditanda ditanda tangani tangani oleh oleh admin admin budget budget dan dan promotor, promotor, lalu lalu didistribusikan : didistribusikan : Lembar Lembar asli asli :: Purchasing Purchasing Copy :: Admin Copy 11 Admin Budget Budget Copy :: Promotor Copy 22 Promotor

Page 29B

File

1.8.5. FLOW RETUR DARI GUDANG SALESMAN/PROMOTOR KE GUDANG POSM AREA Narasi

Salesman / Promotor

Proses Salesman/ Promotor Menerima POSM 1. Salesman / Promotor menyerahkan POSM yang akan di-retur ke gudang area POSM dan diperiksa oleh gudang POSM area disaksikan oleh salesman/promotor kemudian meneruskan informasi barang retur ke admin gudang area.

Gudang POSM Area

1

POSM

POSM

1

Memeriksa retur POSM disaksikan oleh salesman/ promotor

4. Kemudian admin gudang area menjalankan BTB di sistem Navision dan BTB di print sebanyak 2 (dua) lembar,ditanda tangani oleh ka gudang POSM area dan admin gudang area kemudian lembar asli diberikan kepada admin budget dan lembar copy disimpan sebagai file.

2

PLNK

PLNK (ttd promotor/ sales & adm budget)

2. Admin gudang area menjalankan PLNK di sistem Navision dan print PLNK sebanyak 3 (tiga) lembar.PLNK ditanda tangani oleh ka gudang dan salesman/promotor. 3. PLNK kemudian didistribusikan kepada : Lembar asli = adm budget Copy 1 = adm gudang Copy 2 = salesman/ promotor

Admin Gudang Area

Tandatangan Promotor dan Ka Gudang PLNK

PLNK

(ttd promotor/sales & ka gudang)

(ttd promotor/ sales & ka gudang)

File File

BTB

PLNK (ttd promotor/sales & ka gudang)

BTB

BTB

(ttd admin gudang & ka gudang

(ttd admin gudang & ka gudang

File File

Page 29C

2.1.1.1. FLOW PROSES ADMINISTRASI PENGIRIMAN DARI GUDANG PUSAT BU KE GUDANG CABANG BU Narasi

1. Spv Outbond menerbitkan DO berdasarkan Order Sheet yang sudah di tanda tangani oleh Manager Area, Manager Regional , dan Planner Manager kemudian Spv Outbound menandatangani DO 2. DO yang sudah Ditandatangani oleh Outbound Spv kemudian diberikan kepada gudang pusat BU dan accounting melalui Staff Control OutBond. 5. Accounting dan gudang Pusat BU menerima DO yang sudah ditandatangani oleh Spv Outbound

Spv Outbound

Accounting

Gudang Pusat BU

Order Sheet

Membuat DO

Delivery Order

Tanda Tangan DO

Delivery Order (Ttd Spv Outbound)


Kirim ke gudang pusat BU dan accounting


Page 30

2.1.1.2. FLOW PROSES PENGIRIMAN BARANG DARI GUDANG PUSAT BU KE GUDANG CABANG BU Narasi 1. Gudang pusat BU menyiapkan barang untuk dikirim berdasarkan DO (copy) yang sudah ditanda tangani oleh Spv Outbound.

2. Setelah barangnya disiapkan, gudang Pusat BU membuatkan BKB dan kemudian ditanda tangani oleh gudang pusat.

3. Selanjutnya barang fisik dan BKB diberikan kepada Tim Pengiriman / Transporter.

Gudang Pusat BU

Transporter / Team Delivery

DO (Ttd Spv Outbound )


Jika terjadi selisih, akan diberitahukan kepada gudang pusat BU untuk dilakukan koreksi.

Membuat dokumen BKB Selisih BKB ( Ttd Ka Gudang )

Fisik = BKB?

Tidak selisih

Tandatangan BKB

BKB ( Ttd Ka Gudang, Transporter )

BKB di-file gudang 1 lembar dan 1 lembar lagi diberikan ke transporter


Kirim barang dengan dokumen DO Inventory

5. Setelah BKB ditanda tangani, Transporter/ Tim Pengiriman akan memberikan BKB sebanyak 1 (satu) rangkap kepada Gudang Pusat

DO = Fisik?

Selisih

Tidak selisih

6. Setelah barang diterima oleh Gudang cabang BU, Gudang cabang BU akan menghitung jumlah fisik barang dengan jumlah barang yang ada di DO. Jika tidak ada selisih, cabang akan menandatangani Surat Jalan Transporter dan diberikan kepada Transporter.

Order Sheet

Menyiapkan barang sesuai DO

4. Tim Pengiriman/ Transporter akan menghitung barang fisik dengan jumlah barang yang tercantum didalam BKB. Jika tidak terjadi selisih, BKB akan di tanda tangani oleh Transporter/Tim Pengiriman.

Gudang Cabang BU

SJ (Transporter,Sub dist signed)

Jika terjadi selisih, jumlah barang yang selisih akan segera ditagih oleh cabang kepada Transporter/ dibayar di tempat oleh transporter.

Keterangan : BKB : Bukti Keluar Barang DO : Delivery Order SJ : Surat Jalan

Page 31

Tanda Tangan SJ Transporter

Tanda Tangan SJ Transporter

SJ (Ttd Transporter, Subdist)

SJ (Ttd Transporter, Subdist)

1 rangkap SJ diberikan ke transporter

Selisih qty diclaim ke transporter

Selisih qty bayar di tempat

2.1.2.1. FLOW PROSES ADMINISTRASI DAN APPROVAL PENGIRIMAN BARANG DARI PABRIK KE GUDANG CABANG BU/EXTERNAL SUBDIST Narasi

1. Berdasarkan order sheet dan WIP dari pabrik, Spv Outbound melakukan koordinasi harian ke pabrik untuk realisasi hasil produksi siap kirim harian. Untuk produk MBI, konfirmasi dari pabrik berupa informasi CK harian. Untuk produk selain MBI informasi berupa hasil produksi siap kirim. 2. Setelah memperoleh konfirmasi harian dari pabrik, membuatkan DO (DG) berdasarkan jadwal keberangkatan transporter dengan tujuan ke gudang cabang BU atau ke external subdist. 3. Untuk tujuan pengiriman ke external subdist, dilakukan pengecekan overlimit.

Spv Outbound

Manager Nasional

Koordinasi harian barang siap kirim

Informasi bayar CK / informasi barang siap kirim

Membuat DO berdasarkan jadwal transporter

Ya Ya External Subdist? Ya Ya

Tdk Tdk Tdk Tdk

Overlimit?

DO dibatalkan

Tdk Tdk

6. Pabrik akan membuat invoice dan memberikan invoice kepada Accounting Dept. melalui Plan & Logistic Dept.

Approved?

Ya Ya Approve DO (Navision)

Print DO

5. Untuk tujuan pengiriman ke gudang cabang BU, DO (DG) yang dibuat di-print dan diberikan kepada Transporter dan Accounting tanpa pemeriksaan over limit.

Accounting Officer (Dima à EDM)

WIP

Jika tidak overlimit, DO (DG) yang sudah dibuat akan dikirimkan kepada Transporter dan Accounting.

Jika Manager Nasional tidak menyetujui overlimitnya, maka DO (DG) yang bersangkutan akan dibatalkan.

(Produk MBI/SI)

Pabrik (Interbis/Adyaboga/Prendjak, Gilbeys, Mister, Amore, Bellisimo)

Order Sheet

Jika terjadi overlimit, DO (DG) akan diberikan kepada Manager Nasional untuk dimintakan otorisasi secara Navision.

4. Jika Manager Nasional setuju untuk overlimitnya, maka akan approve DO (DG) di sistem Navision. Setelah DO (DG) dapprove oleh Manager Nasional, DO (DG) di print dan diberikan kepada Transporter dan Accounting.

Principal



Copy DO diberikan kepada Transporter dan Accounting

Pabrik MBI/ Smirnoff?

Tdk Tdk

Ya Ya Tdk Tdk MBI?

Untuk produk MBI: Spv Outbound mengirimkan compile DO kepada principal (GI) sebagai dasar crosscheck untuk invoice yang diterbitkan MBI kepada GI

Ya Ya Compile DO

2

Compile DO

Compile DO

Untuk produk MBI dan produk Wico brand Smirnoff :

Invoice MBI

invoice dari pabrik diterima oleh principal, kemudian principal membuat invoice dan diberikan kepada Accounting Dept. melalui Plan & Logistic Dept.

2

1 Invoice SI 2

Membuat invoice Membuat invoice Invoice (Principal)

Invoice (Pabrik)

Invoice (Pabrik)

Invoice (Principal)

Keterangan : DO : Delivery Order DO (DG) : DO yang khusus ditujukan dari pabrik ke gudang cabang BU/gudang eksternal subdist PO : Purchase Order

Page 32

2.1.2.2. FLOW PROSES PENGIRIMAN BARANG DARI PABRIK KE GUDANG CABANG BU / EXTERNAL SUBDIST Pabrik Narasi

1. Pabrik mulai menyiapkan barang untuk dikirimkan kepada subdist berdasarkan hasil konfirmasi produksi harian.

2. Selanjutnya pabrik akan menerbitkan surat jalan dan diberikan kepada transporter beserta dengan fisik barangnya.

3. Transporter kemudian mulai menghitung fisik barang sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam surat jalan pabrik dan DO (DG) dari D&L. Jumlah fisik barang harus sama dengan DO (DG).

(Produk MBI/Smirnoff/ Interbis/Adyaboga/Prendjak, Gilbeys, Mister, Amore, Bellisimo)

4. Selanjutnya transporter membuatkan surat jalan untuk mulai pengiriman barang ke Gudang cabang BU / Eksternal subdist.

5. Gudang cabang BU / External Subdist menerima kiriman barang dari transporter dan kemudian mulai menghitung fisik barang dan dicocokkan dengan Surat jalan Transporter.


1

Membuat Surat Jalan dan memberikan SJ dan barang ke transporter

Order Sheet (OS)

S J Pabrik ( Ttd Pabrik )

Inventory Inventory

Selisih

Fisik vs DO (DG) & SJ?

Tidak Selisih SJ Pabrik (Ttd Pabrik, Transporter )

Tanda Tangan SJ Pabrik Membuat Surat Jalan Transporter

2 SJ Transporter ( Ttd Transporter)

Kirim barang ke gudang cabang BU / External Subdist dengan SJ Pabrik dan Transporter

S J Tranporter (Ttd Transporter ) S J Pabrik ( Ttd Pabrik & Transporter )

Inventory Inventory

Jika tidak ada selisih, gudang tanda tangan Surat Jalan Transporter dan kemudian diberikan lembaran copynya kepada transporter.

Fisik vs OS vs SJ?

Jika terjadi selisih, gudang cabang akan membuatkan breakage sesuai dengan jumlah yang selisih untuk ditagihkan dengan ketentuan sbb :

Selisih

Tidak selisih Ttd SJ Transporter

SJ (Ttd Transporter, Cabang/External Subdist)

1. BU Food : Untuk item biskuit perlakuan retur, item Prendjak potong tagihan 2. Selain BU Food : Claim ke transporter / bayar di tempat

Gudang Cabang BU / External Subdist

Menyiapkan stock untuk dikirim oleh transporter

Jika tidak ada selisih, transporter tanda tangan surat jalan pabrik dan memberikan lembaran copy kepada pabrik. Jika terjadi selisih, akan memberitahukan kepada pabrik untuk di revisi surat jalannya atau menambahkan fisik barang yang kurang supaya sama dengan DO (DG).

Transporter


Keterangan : PO : Purchase Order SJ : Surat Jalan DO : Delivery Order

Page 33

Kirim SJ ke Transporter

Ttd SJ Transporter


Selisih claim ke transporter/ potong tagihan/ retur

Bayar di tempat


Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

2.1.3.1. Ketentuan Pengiriman Barang Dagangan Dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan Area

Delivery Order

Permintaan barang ke gudang Admin Entry & Ka Delivery Driver & Ka Gudang Delivery Order Sales

Unit Proses Pengiriman barang ke outlet

STD, PB, BKB Ka Gudang Jika terjadi kekurangan stock dari DO yang sudah di cetak, maka DO harus di cetak ulang.

Driver

Driver

STD, DO, BKB

STD & DO Ka Gudang Jika ada sisa barang yang tidak terkirim, Driver harus mengembalikan kepada Ka Gudang pada hari itu juga

Tidak boleh adanya coretcoretan pada dokumen DO / Proforma Invoice

Pengiriman barang dagangan Barang yang sudah diterima harus menganut sistem FIFO. oleh outlet sesuai pesanan, outlet harus menandatangani & stempel pada DO/Proforma Invoice Ketentuan

Narasi

Ka Delivery menyusun rute kiriman, kemudian admin entry melaksanakan STD di sistem Bosnet dan terbentuk PB dan DO

Jika ada barang retur dari outlet, fisik barangnya harus diserahkan ke gudang pada hari itu juga

Pengiriman barang ke outlet tidak boleh dilakukan pihak lain selain driver

Jika terjadi selisih barang, maka akan menjadi tanggungjawab driver

Pengiriman yang sifatnya kondisional yang tidak dilakukan oleh driver atau team delivery, harus ada persetujuan minimum dari controller dan Manager Area

Untuk pengiriman faktur kredit, maka fisik faktur yang telah ditandatangani oleh pihak outlet (dikolom penerima barang) dikembalikan ke Ka. Delivery dengan memakai tanda terima

Ka Gudang menyiapkan jumlah barang yang akan dikirimkan oleh Driver atas dasar dokumen Surat Tugas Delivery (STD) dan Permintaan Barang (PB)

Driver mengirimkan barang kepada outlet sesuai dengan alamat yang tercantum pada DO / Proforma Invoice

Ka Gudang menyerahkan barang ke Driver dengan menggunakan dokumen PB dan di tanda tangani oleh Driver & Ka Gudang

Sebelum berangkat, Driver mengecek kondisi mobil dan masa umur STNK

Page 34

Penyelesaian kiriman ke gudang

2.1.3.2. FLOW PROSES DELIVERY ORDER DARI GUDANG CABANG BU KE PELANGGAN Narasi 1. Setelah Sales Order (SO), disetujui, AE memberikan SO kepada Ka Delivery. 2. Ka Delivery menyusun rute pengiriman kemudian memberikan SO yang sudah disusun berdasarkan rute kepada admin entry. 3. Admin entry input STD dalam sistem Bosnet, kemudian STD dilaksanakan sehingga terbentuk PB dan DO. 4. Admin entry print STD sebanyak 3 lembar : 1 lembar utk gudang 1 lembar untuk driver 1 lembar untuk admin entry STD ditandatangani oleh admin entry dan driver. 5. STD sebanyak 1 lembar langsung diberikan ke driver dan 2 lembar lainnya akan diserahterimakan ke driver setelah DO sudah tercetak semua. 6. Driver menerima 1 lembar STD dan diberikan kepada admin gudang. 7. Berdasarkan informasi di STD, admin gudang print PB sebanyak 2 (dua) lembar, kemudian memberikan STD dan PB kepada helper gudang. 8. Helper gudang menyiapkan barang, kemudian menandatangani PB 9. Helper menyerahkan barang beserta dokumen STD dan PB kepada krani/ ka gudang, kemudian setelah barang sesuai dengan PB, krani/ka gudang menandatangani PB. 10. Driver dan krani/ka gudang memuat barang , kemudian jika barang sesuai dengan dokumen PB, driver menanda tangani PB. 11. Dokumen PB 1 lembar diserahkan ke driver, 1 lembar lagi beserta 1 lembar STD diberikan kepada admin gudang. 12. Berdasarkan PB, admin gudang membuat BKB di sistem Bosnet dan mencetak BKB sebanyak 2 (dua) lembar, ditandatangani oleh admin gudang, krani dan kepala gudang. 13. Dokumen BKB diserahkan ke AV 1 lembar dan 1 lembar lagi disimpan oleh admin gudang sebagai file 14. Setelah DO selesai di print (4 rangkap), admin entry serah terima DO ke driver dengan dokumen STD (2 rangkap). Jika DO (faktur) sesuai dengan STD, driver menandatangani STD, 1 rangkap STD dibawa driver dan 1 rangkap lagi disimpan oleh admin entry sebagai file. 15. Driver mengirimkan barang dan jika barang sesuai DO, outlet menandatangani DO dan 1 rangkap DO (lembar copy) diserahkan kepada outlet.

Admin Entry ( A/E )

Ka Delivery

SO (Approved)

SO (Approved)

SO (Approved)

Susun Rute Pengiriman

Supir (Driver)

Admin Gudang

Gudang (Helper, Krani, Ka Gudang)

Outlet

Input STD

STD, PB, DO dilaksanakan

Print STD

STD (Ttd AE dan Driver)

Print DO



File

STD (Ttd AE dan Driver) File

DO (Ttd AE )

Print PB

3

PB

PB

DO

Inventory Inventory PB (Ttd helper, krani/ka gudang, driver

PB (Ttd helper, krani/ka gudang, driver

File File BKB

BKB (Ttd adm gudang, krani, ka gudang)

2

File

Inventory

1

DO (Ttd AE)

Tanda Tangan Outlet

DO (Ttd AE dan Outlet)

File 3 rangkap diambil kembali oleh driver 1

Page 35

2.1.3.3. FLOW PROSES PENYELESAIAN PENGIRIMAN SETELAH KEMBALI DARI PELANGGAN Narasi

Supir (Driver)

1. Pada saat pengiriman ke outlet jika ada barang tersisa/ gagal kirim, DO dicoret dan jumlah barang yang tersisa ditulis di STD.

4. Driver menyerahkan uang setoran dan membuat TTS kepada kasir. 5. Driver meyerahkan faktur asli dan STD kepada admin entry (sesuai prosedur settlement pembayaran dan dokumen di BU)

Admin Verifikasi ( AV )

1 2


Pulang dari Pengiriman

2. Pada saat pulang dari pengiriman driver ke gudang untuk menyelesaikan sisa kiriman, STD yang di file di gudang maupun yang dibawa oleh driver di update pada kolom barang kembali dan jika sudah sesuai, driver dan ka gudang menanda tangani STD. 3. Berdasarkan STD, admin gudang membuat BTB dan print sebanyak 2 rangkap, ditandatangani oleh admin gudang, krani dan ka gudang. BTB 1 rangkap disimpan sebagai file dan 1 rangkap diberikan kepada AV

Admin Gudang


3

Barang Terkirim Semua

Faktur Copy / Faktur Asli Kembali

STD Inventory (Ttd AE dan Driver) STD (Ttd AE dan Driver)

Barang Tidak Terkirim Semua

Uang Tunai / BG (jika penjualan tunai)

Uang Tunai / BG (jika penjualan tunai)

Faktur Copy / Faktur Asli Kembali


Cek fisik

Barang Sisa

Ttd ka gudang dan driver Inventory



STD (Ttd AE, Driver, Ka Gudang)

Buatkan TTS dan siapkan uang setoran 1 ke AR 1 ke AV 1 ke Acc

1 ke AR 1 ke AV 1 ke Acc



BTB File

File BTB (Ttd Adm Gdg, Krani, Ka gdg

File

Page 36

BTB (Ttd Adm Gdg, Krani, Ka gdg

File


2.1.4.1. Ketentuan Penjualan Kanvas Area Unit Proses

Keterangan Pemilik Proses

Salesman

Pengeluaran Barang dari Gudang Cabang BU Penjualan Barang ke Outlet/Customer ke Gudang Canvas Krani/helper Salesman

Dokumen

Surat Permintaan Muat Kanvas

Kanvas Berangkat Mutasi Stock

Otoritas

Salesman Supervisor / Manager Area

Kepala Gudang

Ketentuan

Approval Permintaan Barang

Pengembalian Barang Sisa Dagangan

Faktur Penjualan Manual

Salesman membuat faktur penjualan manual sesuai dengan jumlah barang yang dijual sesuai dengan pricelist harga retail lalu faktur ditandatangani oleh salesman pada kolom hormat kami dan oleh outlet pada kolom penerima barang.

Surat Muat Barang Kanvas dicetak dan diberi kode per cabang dan diberikan nomor urut, dibuat 3 rangkap : 1. Lembar putih ke controller 2. Lembar merah ke gudang 3. Lembar kuning ke BA

Outlet (penerima barang) wajib membayar barang yang dibeli secara tunai, jika akan membayar kredit prosedurnya harus mengisi dokumen sesuai prosedur penjualan kredit dan mengisi form jaminan kanvas kredit dan list kanvas kredit yang dibuat oleh Salesman Supervisor dan disetujui oleh Manager Area / Manager Regional

Kanvas Berangkat Mutasi Stock dicetak 3 rangkap 1. Lembar putih ke controller 2. Lembar merah ke gudang 3. Lembar kuning ke BA

Untuk penjualan dengan memakai harga WHS harus diajukan dulu untuk diotorisasi oleh Salesman Supervisor dan Manager Area.

Driver mengembalikan fisik sisa dagangan dengan aturan : 1. Untuk area dalam kota harus dilakukan pada hari yang sama 2. Untuk area luar kota yang tidak bisa dilakukan settlement harian dilakukan pada periode salesman kembali sesuai dengan rute kanvas. Selisih saldo fisik dengan pencatatan menjadi tanggung jawab driver Kanvas Pulang Mutasi Stock ditandatangani oleh : 1. Krani/helper pada kolom diterima oleh 2. Driver pada kolom diserahkan oleh 3. Kepala gudang pada kolom diperiksa oleh Driver wajib mencatat jumlah barang yang keluar untuk penjualan pada form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas dan Kepala Gudang memberikan persetujuan untuk fisik jumlah barang yang dikembalikan

Kontrol faktur kanvas manual oleh controller : 1. Pada saat serah terima buku faktur kepada salesman harus mencatat nomornya 2. Pada saat settlement no faktur juga harus dicatat 3. Faktur penjualan manual yang batal atau rusak wajib diserahkan kepada controller 4. Pencetakan nomor faktur manual diberi kode gudang dan no urut 5. Stock buku faktur pajak dan posisinya dilaporkan dari controller area ke controller pusat

Kepala gudang wajib memeriksa jumlah barang yang tersisa di dalam mobil dan pada akhir pekan harus memastikan sisa barang di mobil kanvas kosong.

Salesman Faktur Penjualan Manual, Bukti Transfer, Tanda Terima Setoran (TTS) Kasir Salesman menyerahkan uang hasil penjualan : 1. Untuk area dalam kota disetor tunai pada hari yang sama ke kasir 2. Untuk area luar kota wajib setor tunai ke rekening perusahaan selambatlambatnya H+1 dari tgl transaksi jual. 3. Untuk area luar kota laporan penjualan harian dan bukti setoran tunai wajib di fax atau difoto dan dikirim via mobile phone kepada controller

Controller memeriksa kesesuaian antara Kanvas Berangkat Mutasi Stock, Kanvas Pulang Mutasi Stock, Faktur Penjualan dan Penerimaan Uang Hasil Penjualan

Settlement Dokumen Admin Entry dan Admin Gudang Delivery Order (DO) dan Bukti Keluar Barang (BKB) Controller dan Kepala Gudang DO ditandatangani oleh : 1. Salesman pada kolom hormat kami 2. Kolom yang menerima tidak usah ditandatangani karena outlet sudah menandatangani pada faktur penjualan manual

DO dibuat dengan tujuan nama outlet/customer dan jumlah barang serta value barang harus sama antara yang tertera di DO dan faktur penjualan manual

BKB ditandatangani oleh : 1. Driver pada kolom diterima oleh 2. Admin gudang pada kolom dibuat oleh 3. Krani/helper pada kolom diperiksa oleh 4. Ka Gudang pada kolom disetujui oleh

Setelah serah terima antara driver dan kepala gudang, jika terjadi selisih barang menjadi tanggung jawab kepala gudang.

BA mengajukan Order Pengeluaran Barang Berdasarkan Order Pengeluaran Barang yang berdasarkan forecast penjualan canvas telah disetujui BE, kepala gudang cek ketersediaan stock dan menyiapkan barang sesuai dengan permintaan dan ketersediaan stock BE memberikan persetujuan atas Order Krani/helper menyiapkan barang sesuai Pengeluaran Barang ketersediaan stock

Narasi

Kanvas Pulang Mutasi Stock Kepala Gudang

Order Pengeluaran Barang harus mendapat Kanvas Berangkat Mutasi Stock persetujuan dari Salesman Supervisor / ditandatangani oleh : Manager Area 1. Driver pada kolom diterima oleh 2. Krani/helper pada kolom diserahkan oleh 3. Kepala gudang pada kolom diperiksa oleh Setelah dokumen kanvas berangkat mutasi stock ditandatangani oleh driver, gembok dan kunci mobil hanya boleh dipegang oleh driver dan stock barang menjadi tanggung jawab driver Nomor Surat Muat Barang Kanvas diisikan pada kolom ID referensi di sistem Bosnet

Driver

Settlement Pembayaran

Admin Gudang membuat Kanvas Berangkat Mutasi Stock dalam sistem Bosnet dari lokasi gudang cabang BU ke lokasi gudang canvas dengan jumlah sesuai dengan fisik barang

Driver mengembalikan sisa barang canvas ke gudang cabang BU sesuai dengan aturan waktu yang telah ditetapkan

Admin Entry membuat SO dan DO dalam sistem Bosnet kemudian menjalankan STD dan PB tanpa perlu di-print lalu print DO

Krani/helper menghitung fisik barang yang dikembalikan dan menuliskan jumlah barang kembalian di dokumen Kanvas Berangkat Mutasi Stock

Berdasarkan DO, admin gudang akan membuat BKB dalam sistem Bosnet kemudian print BKB

Admin Gudang membuat Kanvas Pulang Mutasi Stock dalam sistem Bosnet dari lokasi gudang canvas ke lokasi gudang cabang BU dengan jumlah sesuai dengan fisik barang

Krani/helper menyerahkan barang dan dokumen Kanvas Berangkat Mutasi Stock kepada driver dan driver cek kesesuaian antara dokumen dan fisik Setelah barang sesuai dengan dokumen,driver, krani/helper dan kepala gudang menandatangani Kanvas Berangkat Mutasi Stock Page 37

2.1.4.2. FLOW APPROVAL SURAT PERMINTAAN MUAT KANVAS S/D TRANSFER BARANG DARI GUDANG CABANG BU KE GUDANG KANVAS Narasi

Salesman

1. Salesman membuat Surat Permintaan Muat (SPM) Kanvas sebanyak 3 (tiga) rangkap kemudian meminta persetujuan dari Salesman Supervisor / Manager Area.

Membuat Surat Permintaan Muat Kanvas

2. Jika Salesman Supervisor / Manager Area tidak setuju maka salesman untuk revisi Surat Permintaan Muat Kanvas

Surat Permintaan Muat Kanvas

Jika Salesman Supervisor / Manager Area menyetujui maka Salesman Supervisor / Manager Area menandatangani SPM Kanvas

Salesman Supervisor / Manager Area

Kepala Gudang

Krani / Helper

Ya

Revisi Tanda Tangan SPM Kanvas Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd Salesman Spv/Mgr Area)

4. Kepala Gudang cek ketersediaan stock Jika stock tidak tersedia akan diinformasikan ke Salesman.

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd Salesman Spv/Mgr Area) Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd Salesman Spv/Mgr Area)

Jika stock tersedia kepala gudang akan meminta krani / helper untuk menyiapkan barang.

File

Ya Stock Tersedia?

5. Krani/helper menyiapkan barang Kirim ke controller

6. Admin gudang menjalankan transaksi Kanvas Berangkat Mutasi Stok (Mutasi Stok Internal Depo) berdasarkan fisik barang dari gudang cabang BU ke gudang kanvas dan print sebanyak 3 (tiga) lembar

Menyiapkan Barang

Mutasi Stok Internal Depo

Tdk Mutasi Stok Internal Depo Informasi ke BA


7. Krani/Helper serah terima barang beserta dokumen Mutasi Stock Internal Depo kepada Driver

Tdk Cek Ulang Barang

8. Driver akan cek kesesuaian antara dokumen dan fisik barang.

Dokumen Sesuai Fisik? Ya

Jika tidak sesuai driver akan berkoordinasi dengan krani/ helper dan admin gudang.

Dokumen mutasi stock internal depo didistribusikan kepada: Putih : controller Merah : gudang Kuning : salesman

Admin Gudang

Setuju? Tdk

3. SPM Kanvas di-file oleh Salesman, 1 (satu) lembar diberikan kepada kepala gudang untuk cek ketersediaan stock dan 1 (satu) lembar diberikan ke controller

Jika sesuai maka : Driver ttd pada kolom diterima oleh Krani/helper ttd pada kolom diserahkan oleh Kepala gudang ttd pada kolom diperiksa oleh

Driver

Mutasi Stok Internal Depo (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang)



File

File

Kirim ke Controller

9. Setelah barang diterima oleh driver, gembok dan kunci mobil kanvas wajib dipegang oleh driver dan fisik barang menjadi tanggung jawab driver.

Page 38

2.1.4.3. FLOW PENJUALAN BARANG KANVAS S/D PENYELESAIAN PENGEMBALIAN SISA BARANG KE GUDANG CABANG BU Narasi

1.1. Salesman Salesman menawarkan menawarkan barang barang kepada kepada potential potential outlet outlet // customer customer

Salesman

Outlet / Customer

Menawarkan barang kepada potential outlet / customer

Memberikan konfirmasi pembelian

Driver

Krani / Helper

Kepala Gudang

Admin Gudang

2.2. Outlet/customer Outlet/customer melakukan melakukan pemesanan pemesanan kepada kepada salesman salesman 3.3. Salesman Salesman membuat membuat faktur faktur penjualan penjualan kanvas kanvas sesuai sesuai dengan dengan jumlah jumlah yang yang diminta diminta dengan dengan harga harga sesuai sesuai ketentuan ketentuan sebanyak sebanyak 33 (tiga) (tiga) rangkap rangkap 4.4. Dokumen Dokumen penjualan penjualan kanvas kanvas diberikan diberikan kepada kepada driver driver sebagai sebagai dasar dasar menyiapkan menyiapkan barang barang

Membuat faktur penjualan kanvas

Faktur Penjualan Kanvas

7.7. Dokumen Dokumen faktur faktur penjualan penjualan kanvas kanvas didistribusikan didistribusikan untuk untuk :: Lembar Lembar putih putih == controller controller Lembar Lembar merah merah == outlet/customer outlet/customer Lembar Lembar kuning kuning == accounting accounting Lembar biru Lembar biru == driver driver 8.8. Hasil Hasil penjualan penjualan harian harian direkapitulasi direkapitulasi ke ke dalam dalam laporan laporan penjualan penjualan harian harian 9.9. Sisa Sisa barang barang hasil hasil penjualan penjualan dilakukan dilakukan settlement settlement ::

Menyiapkan barang dan membuat monitoring pengeluaran barang kanvas Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas


5.5. Driver Driver menyiapkan menyiapkan barang barang dan dan memberikan memberikan kepada kepada outlet/ outlet/ customer customer kemudian kemudian mengisi mengisi form form monitoring monitoring pengeluaran pengeluaran barang barang kanvas kanvas 6.6. Setelah Setelah menerima menerima barangnya barangnya dan dan sesuai sesuai jumlah jumlah antara antara faktur faktur dan dan fisik, fisik, outlet/customer outlet/customer melakukan melakukan pembayaran pembayaran kepada kepada salesman, salesman, kemudian kemudian salesman salesman dan dan outlet outlet /customer /customer menanda menanda tangani tangani faktur faktur penjualan penjualan kanvas kanvas


Koordinasi ke driver utk ketersediaan barang atau ubah faktur penjualan

Tdk

Barang Sesuai Faktur? Ya Menandatangani faktur penjualan kanvas dan melakukan pembayaran

Cash Cash Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan salesman)

Cash Cash

Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan salesman)

Untuk Untuk Area Area Dalam Dalam Kota Kota Settlement Settlement fisik fisik dilakukan dilakukan harian harian Untuk Untuk Area Area Dalam Dalam Kota Kota Settlement Settlement fisik fisik dilakukan dilakukan sesuai sesuai dengan periode dengan periode rute rute salesman salesman kembali kembali 10. 10. Cara Cara settlement settlement fisik fisik :: Driver Driver memberikan memberikan sisa sisa fisik fisik barang barang kepada kepada krani krani // helper helper Krani / helper menghitung Krani / helper menghitung fisik fisik barang barang disaksikan disaksikan driver driver dan dan memberitahukan memberitahukan penerimaan penerimaan barang barang kepada kepada kepala kepala gudang gudang dan dan admin admin gudang. gudang. 11. 11. Admin Admin gudang gudang menjalankan menjalankan transaksi transaksi Kanvas Kanvas Pulang Pulang Mutasi Mutasi Stok Stok (Mutasi (Mutasi Stok Stok Internal Internal Depo) Depo) berdasarkan berdasarkan fisik fisik barang barang dari dari gudang gudang kanvas kanvas ke ke gudang gudang cabang cabang BU BU dan dan print print sebanyak sebanyak 33 (tiga) (tiga) lembar lembar

File File Disimpan untuk settlement ke controller

Rekap Hasil Penjualan Harian ke Laporan Penjualan Harian (LPH) Kanvas

File

Kemudian Kemudian pihak-pihak pihak-pihak yang yang terkait terkait akan akan melakukan melakukan tanda tanda tangan pada tangan pada :: Driver Driver ttd ttd pada pada kolom kolom diserahkan diserahkan oleh oleh Krani/helper Krani/helper ttd ttd pada pada kolom kolom diterima diterima oleh oleh Kepala Kepala gudang gudang ttd ttd pada pada kolom kolom diperiksa diperiksa oleh oleh

Sisa Sisa Barang Barang

Sisa Sisa Barang Barang Hitung barang disaksikan driver

12. 12. Mutasi Mutasi Stok Stok Internal Internal Depo Depo didistribusikan didistribusikan kepada kepada :: Putih : controller Putih : controller Merah Merah :: gudang gudang Kuning Kuning :: driver driver

Informasi ke kepala gudang dan admin gudang



Tanda tangan oleh driver, krani/helper dan kepala gudang Mutasi Stok Internal Depo (ttd driver, krani, ka gudang)

Mutasi Stok Internal Depo (ttd driver, krani, ka gudang)

File Kirim ke Controller

Page 39

File


2.2.1. Ketentuan Pengeluaran Barang Untuk Free Product dan Sample Head Office & Area Unit Proses

Keterangan

Pemilik proses

Proses pengajuan

Proses Checking budget dan input Navision

Salesman

Budget Controller Budget Controller

Dokumen

PA/PPB

Otoritas

Manager Area

Ketentuan

RFMF, PA/PPB

Proses Approval

RFMF, PA/PPB

Proses permintaan free Proses Pemberian free product/sample product/sample

Proses Claim

Proses verifikasi claim

Proses penggantian claim

Salesman , Subdist

Subdist

Subdist

Budget Controller DI, Accounting DI di HO

Accounting DI di HO

Delivery Order (DO)

SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, PA/PPB, Rekap Laporan Penjualan (Bosnet)



Budget Controller DI

Budget Controller, Accounting HO

Accounting Manager

RFMF, PA/PPB

Manager Area / Manager Nasional / Director

Dalam setiap aktivitas hanya diperbolehkan untuk mengajukan 1 (satu) proposal (PA) dan berdasarkan proposal tersebut dibuat RFMF sesuai dengan request type nya

Permintaan free product kepada Internal Subdist harus menggunakan RFMF dan PA yang sudah disetujui sesuai dengan ketentuan

Persetujuan RFMF sesuai dengan prosedur otoritas berdasarkan nilai untuk masing-masing BU

Pengalihan free product kepada outlet yang lain dari daftar yang sudah disetujui, harus dimintakan persetujuan dari Manager Regional

Free product harus selesai diberikan paling lambat 1 (satu) minggu dari tanggal penerimaan free product dari Sub Distributor.

Page 40

Penerima free product harus menandatangani DO disertai dengan stempel (jika ada)

Accounting Subdist di HO membuatkan surat konfirmasi piutang kepada semua Sub Distributor setiap bulan Juli dan Januari

Hasil konfirmasi diberikan tembusan kepada Finance Director & Head of BU

Pembayaran dilakukan dengan cara transfer dari kantor pusat kepada rekening Sub Distributor

2.2.2. FLOW PROSES PEMBERIAN FREE PRODUCT DAN SAMPLE Narasi 1. AE menerima PA dan RFMF dari salesman. Untuk free product promo yang membutuhkan setting di DFS (Bosnet), AE menginformasikan kepada System Support Officer 2. AE print SO dan meminta tandatangan controller. 3. Setelah Sales Order (SO), disetujui, AE memberikan SO kepada Ka Delivery. 4. Ka Delivery menyusun rute pengiriman kemudian memberikan SO yang sudah disusun berdasarkan rute kepada admin entry. 5. Admin entry input STD dalam sistem Bosnet, kemudian STD dilaksanakan sehingga terbentuk PB dan DO. 6. Admin entry print STD sebanyak 3 lembar : 1 lembar utk gudang 1 lembar untuk driver 1 lembar untuk admin entry STD ditandatangani oleh admin gudang dan driver. 7. STD sebanyak 1 lembar langsung diberikan ke driver dan 2 lembar lainnya akan diserahterimakan ke driver setelah DO sudah tercetak semua. 8. Driver menerima 1 lembar STD dan diberikan kepada admin gudang. 9. Berdasarkan informasi di STD, admin gudang print PB sebanyak 2 (dua) lembar, kemudian memberikan STD dan PB kepada helper gudang. 10.Helper gudang menyiapkan barang, kemudian menanda tangani PB 11.Helper menyerahkan barang beserta dokumen STD dan PB kepada krani/ ka gudang, kemudian setelah barang sesuai dengan PB, krani/ka gudang menandatangani PB. 12. Driver dan krani/ka gudang memuat barang , kemudian jika barang sesuai dengan dokumen PB, driver menanda tangani PB. 13. Dokumen PB 1 lembar diserahkan ke driver, 1 lembar lagi beserta 1 lembar STD diberikan kepada admin gudang. 14. Berdasarkan PB, admin gudang membuat BKB di sistem Bosnet dan mencetak BKB sebanyak 2 (dua) lembar, ditandatangani oleh admin gudang, krani dan kepala gudang. 15. Dokumen BKB diserahkan ke AV 1 lembar dan 1 lembar lagi disimpan oleh admin gudang sebagai file 16. Setelah DO selesai di print (4 rangkap), admin entry serah terima DO ke driver dengan dokumen STD (2 rangkap). Jika DO (faktur) sesuai dengan STD, driver menandatangani STD, 1 rangkap STD dibawa driver dan 1 rangkap lagi disimpan oleh admin entry sebagai file. 17. Driver mengirimkan barang dan jika barang sesuai DO, outlet menandatangani DO dan memberikan stempel (jika ada) kemudian 1 rangkap DO diserahkan kepada outlet. 18. DO yang sudah ditandatangani penerima diserahkan kepada AE untuk dibuatkan faktur pajak, kemudian DO dan faktur pajak diberikan kepada AV kemudian AV meminta CN ke accounting. 19. Setelah accounting memberikan CN, AV melakukan pelunasan di sistem DFS (Bosnet) 20. AV melakukan rekap pemberian sample setiap bulan (tiap tgl 1) kepada Manager Area dan di-cc kepada Manager Regional, F&A Mgr, Manager Nasional

AE dan AV

Ka Delivery

SO (Approved)

SO (Approved)

SO (Approved)

Susun Rute Pengiriman

Supir (Driver)

Admin Gudang


Outlet / Penerima

Admin Verifikasi ( AV )

Input STD

STD, PB, DO dilaksanakan

Print STD


Print DO



File

STD (Ttd AE dan Driver) File

Print PB

DO (Ttd AE )

PB

PB

DO

Inventory Inventory Inventory Inventory PB (Ttd helper, krani/ka gudang, driver

PB (Ttd helper, krani/ka gudang, driver

File File BKB



File

File Inventory Inventory STD (Ttd AE dan Driver) DO (Ttd AE)

Tanda Tangan Outlet DO (Ttd AE dan Outlet)



1 ke AE 1 ke AR 1 ke Acc File

Print Faktur Pajak

Faktur Pajak

Serahkan ke AV

AV melakukan verifikasi, pelunasan piutang, dan rekap pemberian sample

Page 41

2.3. FLOW RETUR DARI GUDANG PUSAT BU/GUDANG CABANG BU KE PABRIK Narasi

Kepala Gudang

Manager Area, Manager Regional, Manager Nasional

Controller

Outbound Control Spv

Principal / Pabrik

Manager Area Buat Pengajuan Barang Retur

1. Manager Area membuat pengajuan retur barang ke Principal/Pabrik dan menandatangani form pengajuan.

Form Pengajuan (Ttd Manager Area)

2. Kemudian Form pengajuan diberikan kepada Manager Regional dan Manager Nasional untuk dimintakan persetujuan.

Diberikan ke Manager Regional dan Manager Nasional untuk dimintakan persetujuan

3. Setelah Disetujui oleh Manager Area, Manager Regional, Manager Nasional kemudian diberikan kepada controller untuk diverifikasi. Setelah diverifikasi controller tanda tangan di form pengajuan.

Verifikasi SKU yang akan diretur

4. Setelah Ditandangani oleh controller, form pengajuan diberikan kepada Outbound Control Spv. Outbound Control Spv koordinasi dengan Principal/ Pabrik mengenai rencana retur dan membuat Purchase Order Retur (PO Retur).

Tanda tangan pada Form Pengajuan

Form Pengajuan (Ttd Mgr Area, Mgr Regional, Mgr Nasional

5. PO ke-1 diberikan ke Principal, Po Ke 2 ke Kepala Gudang, PO ke-3 u/arsip logistic.

Verifikasi by Controller

Tanda tangan pada Form Pengajuan

6. Kepala Gudang siapkan barang sesuai PO dan buatkan PO Receipt retur serta serahkan barang ke Transporter dengan dimintakan tandatangannya di PO Receipt retur.

Form Pengajuan (Ttd Mgr Area, Mgr Regional, Mgr Nasional, Controller)

7. Dok PO Receipt retur dan PO kemudian diberikan ke AV dengan selanjutnya diberikan kepada Accounting AP.

Form Pengajuan (Ttd Mgr Area, Mgr Regional, Mgr Nasional, Controller)

Koordinasi dengan Principal/Pabrik A Buat PO Retur

PO Retur

PO Retur

PO Retur

Form Pengajuan (approved)

Form Pengajuan (approved)

Siapkan barang yang akan di retur sesuai PO

PO Receipt retur

Barang Barang retur retur File

Buatkan PO Receipt Retur

Hitung fisik barang vs PO

PO Receipt retur PO Retur Form Pengajuan (approved)

Minta ttd Delivery/ Transporter pada PO Receipt retur

PO Retur

PO Receipt retur (signed)

Buat CN Kirim ke Acct HO Kirim barang ke Principal/Pabrik

CN

Kirim ke Acct HO

A

Proses Update Hutang (A/P)

File

Page 42

2.4. PENGEMBALIAN EMBALASE MELALUI TRANSPORTER DARI GUDANG CABANG BU KE PABRIK Narasi

Gudang BU

1. 1. Gudang Gudang BU BU membuatkan membuatkan Surat Surat Jalan Jalan dan dan menyerahkan menyerahkan embalasenya embalasenya kepada kepada pihak pihak Transporter. Transporter.

Create Create Surat Surat Jalan Jalan && Serahkan Serahkan embalase embalase ke ke Transporter Transporter

2. 2. Pihak Pihak Transporter Transporter mengecek mengecek jumlah jumlah coly coly yang yang diterima diterima dengan dengan jumlah jumlah pada pada Surat Surat Jalan. Jalan. Jika Jika terjadi terjadi selisih, selisih, langsung langsung dikoordinasikan dikoordinasikan dengan dengan Kepala Kepala Gudang Gudang BU. BU.

Surat Jalan

Transporter

PT. Gitaswara Indonesia

PT. Dima Indonesia

Mengecek Mengecek jumlah jumlah coly coly embalase embalase dengan dengan Surat Surat Jalan Jalan Kirim Kirim embalase embalase ke ke Pabrik Pabrik

3. 3. Transporter Transporter mengirimkan mengirimkan embalase embalase beserta beserta Surat Surat Jalan Jalan ke ke Pabrik Pabrik PT. PT. Multi Multi Bintang Bintang Indonesia Indonesia (MBI). (MBI).

Mengecek Mengecek fisik fisik embalase embalase dengan dengan Surat Surat Jalan Jalan

Create Create PE PE (Pengembalian (Pengembalian Embalase) Embalase)

4. 4. Pabrik Pabrik PT. PT. MBI MBI mengecek mengecek jumlah jumlah fisik fisik embalase embalase yang yang diterima diterima dengan dengan jumlah jumlah pada pada Surat Surat Jalan Jalan .. Kemudian Kemudian juga juga melakukan melakukan sortir sortir terhadap terhadap kondisi kondisi botol botol sesuai sesuai kriteria kriteria botol. botol.

PE

5. 5. Selanjutnya Selanjutnya Pabrik Pabrik MBI MBI menerbitkan menerbitkan PE PE (Pengembalian (Pengembalian Embalase) Embalase) yang yang berfungsi berfungsi sebagai sebagai credit credit note note (CN). (CN).

Kirim Kirim PE PE kepada kepada PT. PT. Gitaswara Gitaswara Indonesia Indonesia

PE

Verifikasi Verifikasi dan dan mengirimkan mengirimkan kepada kepada PT. PT. Dima Dima Indonesia Indonesia

6. 6. Dokumen Dokumen PE PE dikirimkan dikirimkan kepada kepada PT. PT. Gitaswara Gitaswara Indonesia. Indonesia. 7. 7. PT. PT. Gitaswara Gitaswara Indonesia Indonesia memverifikasi memverifikasi dokumennya dokumennya dan dan kemudian kemudian kirim kirim kepada kepada PT. PT. Dima Dima Indonesia. Indonesia. 8. 8. PT. PT. Dima Dima Indonesia Indonesia memverifikasi memverifikasi juga juga dokumen dokumen PE PE dengan dengan Surat Surat Jalan, Jalan, kemudian kemudian mengupdate mengupdate pelunasan pelunasan piutang piutang Subdist Subdist pada pada System System dan dan selanjutnya selanjutnya mengirimkan mengirimkan PE PE kepada kepada Subdist Subdist untuk untuk keperluan keperluan pemotongan pemotongan tagihan. tagihan.

Pabrik (MBI)

PE

Verifikasi Verifikasi PE PE dgn dgn SJ, SJ, kemudian kemudian mengurangi mengurangi piutang piutang Subdist Subdist

Mengirimkan Mengirimkan PE PE kepada kepada Subdist Subdist

PE

Page 43

2.5.1. FLOW PENGELUARAN POSM DARI GUDANG PUSAT POSM KE GUDANG CABANG POSM

Narasi

1. Berdasarkan alokasi top down dari gudang pusat POSM ke gudang pusat area, D&L Mgr mengatur jadwal keberangkatan. 2. Berdasarkan jadwal keberangkatan, gudang pusat POSM memberikan informasi kepada admin POSM HO kemudian admin POSM HO menjalankan SJ (PLNK) di sistem Navision. 3. Gudang Pusat POSM menyiapkan POSM dan memberikan info jumlah coly beserta isi coly kepada Admin Gudang. 4. Admin Gudang membuat SJ Packing dalam sistem Navision lalu print SJ (PLNK) dan SJ Packing masing-masing sebanyak 3 (tiga) lembar. 5. POSM beserta SJ (PLNK) dan SJ Packing diberikan kepada sopir, kemudian sopir memeriksa jumlah POSM, jika sudah sesuai maka kepala gudang dan sopir tandatangan di SJ (PLNK) dan SJ Packing tersebut. SJ PLNK & SJ Packing disimpan 1 (satu) lembar oleh admin gudang, sisanya dibawa oleh sopir untuk ditandatangani oleh gudang area ketika barang diterima.

D&L Mgr dan Admin Gudang

Gudang Pusat POSM Admin POSM HO (Kapuk)

Transporter

1

Alokasi POSM di Area (Ttd HOCM, Manager Nasional)

Koordinasi Transportasi ke Area

2

2

PLNK 3 4

1. SJ Packing 2. Print SJ (PLNK) dan SJ Packing

Menyiapkan POSM

POSM

SJ (PLNK) SJ Packing 5

Page 44

POSM SJ (PLNK) Ttd Ka Gdg Pusat & Sopir SJ Packing (Ttd Ka Gdg & Sopir)

2.5.2. FLOW PENGELUARAN DARI GUDANG PUSAT POSM KE CALON OUTLET / PUBLIK Narasi

Trade Marketing ( TM ) & Trade Marketing Manager ( TMM )

Admin POSM HO

Gudang Pusat POSM

Calon Outlet / Publik

Proses TM Menerima POSM 1. TM meminta persetujuan POSM yang akan diberikan kepada calon outlet / publik melalui email kepada TMM

Rencana DO (PLNK) Disetujui TMM

2. Setelah mendapatkan persetujuan dari TMM, TM email permintaan POSM kepada Admin POSM HO.

DO (PLNK)

3. Admin POSM HO akan membuat DO (PLNK) di sistem Navision dari gudang pusat POSM ke gudang TM (virtual) lalu menginformasikan ke Gudang Pusat POSM.

SJ (PLNK)

POSM POSM

SJ (PLNK) Ttd ka gudang dan TM

5. TM menerima POSM dan setelah fisik POSM sesuai dengan SJ (PLNK), TM menandatangani SJ (PLNK). 6. SJ (PLNK) 1 lembar difile oleh admin gudang, 1 lembar disimpan TM dan 1 lembar diberikan kepada Admin POSM HO.

SJ (PLNK)

POSM POSM

4. Gudang Pusat POSM menyiapkan POSM. 4. Admin gudang print SJ (PLNK) sebanyak 3 (tiga) lembar, ka gudang tanda tangan SJ (PLNK).

Rencana DO (PLNK)


File File

BTB (Ttd Admin Budget & TM)

BTB


File

BTB (Ttd Admin Budget & TM)

7. Berdasarkan SJ (PLNK) yang diterima, Admin POSM HO melakukan BTB di gudang TM dan print BTB sebanyak 2 lembar, 1 lembar disimpan sebagai file dan 1 lembar diberikan kepada TM.

File

LPMP (Ttd TM) POSM POSM

File

Proses TM Memberikan POSM ke Outlet 1. TM mencatat POSM yang akan diberikan kepada outlet dalam form LPMP dan menandatangani LPMP sebanyak 2 (dua) lembar.

LPMP (Ttd TM, outlet)

POSM POSM

2. Setelah outlet menerima POSM dan sesuai antara LPMP dengan fisik, outlet menandatangani LPMP, menulis nama penerima dan no HP serta memberikan stempel outlet (jika ada). 3. LPMP 1 lembar diberikan kepada outlet dan 1 lembar diberikan kepada Admin POSM HO. 4. Berdasarkan LPMP yang diterima (sudah ditanda tangani TM dan outlet), admin budget melakukan transaksi SPK dan print SPK sebanyak 2 (dua) lembar.

SPK

SPK (Ttd TM, admin POSM HO)

SPK (Ttd TM, admin POSM HO)

File

5. SPK ditandatangani oleh Admin POSM HO dan TM, 1 lembar diberikan kepada TM dan 1 lembar disimpan sebagai file.

Page 45

File

2.5.3. FLOW PENGELUARAN DARI GUDANG CABANG POSM KE GUDANG PROMOTOR KE OUTLET Salesman / Promotor

Narasi Proses Salesman/ Promotor Menerima POSM 1. Salesman / Promotor menyerahkan saldo buku gudang promotor (Nav) dan LPMP yang sudah disetujui oleh Manager Area / Manager Regional dan Controller sebanyak 3 (tiga) rangkap ke admin gudang Dasar approval oleh Manager Area dan Controller adalah promotor ybs sudah melakukan settlement untuk pengambilan minggu sebelumnya.

Gudang Cabang POSM

Admin Budget Area

Outlet

1 LPMP (Approved)

LPMP (Approved)

Buku Saldo Promotor

Buku Saldo Promotor

2 3

PLNK

File

POSM POSM

5

POSM POSM

PLNK (Ttd salesman dan ka gudang

3&4


File

5

2. Admin gudang membuat PLNK dan diwajibkan mengisi no LPMP di sistem Navision kemudian print PLNK sebanyak 3 (tiga) lembar.

5

PLNK PLNK (Ttd salesman (Ttd salesman dan ka gudangdan ka gudang LPMP LPMP (Approved) (Approved)

3. Gudang menyiapkan POSM dan Ka Gudang menandatangani PLNK.

6

LPMP (Approved)

Buku Saldo Promotor

Buku Saldo Promotor File

File

4. POSM diserahkan kepada salesman/promotor dan jika sesuai antara fisik dengan dokumen PLNK, promotor/salesman menandatangani PLNK.


File

File

BTB

BTB 5. PLNK disimpan oleh salesman / promotor sebanyak 1 (satu) lembar, 1 lembar beserta LPMP (asli) diberikan kepada admin budget, 1 lembar beserta LPMP (copy) disimpan di gudang.

BTB 1

1. Salesman / promotor mencatat POSM yang akan diberikan kepada outlet dalam form LPMP dan menandatangani LPMP sebanyak 3 (tiga) lembar. 2. Setelah outlet menerima POSM dan sesuai antara LPMP dengan fisik, outlet menandatangani LPMP, menulis nama penerima dan no HP serta memberikan stempel outlet (jika ada).

File

2

POSM POSM

6. Berdasarkan PLNK yang diterima, admin gudang membuat BTB di sistem Navision dengan lokasi gudang salesman / promotor, kemudian print BTB sebanyak 2 (dua) lembar, 1 lembar di file dan 1 lembar diberikan kepada admin budget.

Proses Salesman / Promotor Memberikan POSM ke Outlet

File

LPMP (Ttd salesman)

POSM POSM

LPMP (Ttd salesman & outlet)

3

3



4

File

SPK 5 SPK (Ttd admin budget area dan salesman)

SPK (Ttd admin budget area dan salesman)

File File

3. LPMP 1 lembar diberikan kepada outlet, 1 lembar diberikan kepada admin budget, 1 lembar disimpan oleh promotor sebagai file. 4. Berdasarkan LPMP yang diterima (sudah ditanda tangani salesman / promotor dan outlet), admin budget melakukan transaksi SPK dan print SPK sebanyak 2 (dua) lembar. 5. SPK ditandatangani oleh admin budget dan salesman / promotor, 1 lembar diberikan kepada salesman / promotor dan 1 lembar disimpan sebagai file.

Page 46

File

2.5.4. Settlement Transaksi POSM Dari Gudang Cabang POSM ke Kantor Pusat

Pemilik Proses

Dalam Kota

Luar Kota

Pengembalian LPMP dari Outlet ( Waktu Settlement Dokumen )

Salesman / promotor, trade marketing

1 minggu 2x

Mingguan

Input SPK

Admin budget area

Harian

Mingguan

Penyelesaian saldo buku gudang salesman/promotor, trade marketing ( Waktu Settlement Saldo Fisik POSM )

Salesman / promotor, trade marketing

Print saldo buku gudang promotor / salesman, trade marketing

Admin budget area

Pengambilan minggu berikutnya bisa dilakukan jika pengambilan minggu sebelumnya sudah di-settlement secara fisik dan pencatatan Mingguan

Dokumen Settlement (Gudang cabang POSM ke admin budget area)

LPMP (asli) PLNK (asli) dari gudang area POSM ke gudang salesman/promotor/trade marketing SPK (asli)

Page 47

2.5.5. FLOW PROSES PENERIMAAN POSM DARI SUPPLIER LANGSUNG KE OUTLET Narasi Proses Pendistribusian PO dan Penerimaan Barang di Outlet 1. Purchasing membuat PO dengan lokasi gudang area di mana salesman/ promotor tsb bertugas dengan tujuan kedatangan outlet yang dituju. PO 1 lembar diberikan kepada admin gudang area dan 1 lembar diberikan ke admin budget area untuk di file. 2. Supplier mengirim barang ke outlet dan setelah barang diterima, outlet menanda tangani surat jalan dengan disertai nama penerima barang, no HP dan stempel outlet (jika ada).

Purchasing PO Approved

2. Purchasing mengirimkan hasil scan SJ kepada admin gudang area. 2. Admin gudang area melakukan PO Receipt (BTB) di sistem Navision di gudang salesman/ promotor / trade marketing dan print BTB sebanyak 3 (tiga) lembar. 3. Admin gudang area memberikan BTB asli kepada Purchasing dan BTB copy serta copy SJ kepada admin budget area .

Admin Budget Area

Supplier

Outlet

PO Approved PO Approved

PO Approved

File

SJ

POSM

Kirim ke accounting



SJ (Ttd Supplier & Outlet) Invoice

BTB

BTB


BTB

BTB

File

SPK

File

SJ (Ttd Promotor/ Salesman dan Admin Area)

SJ (Ttd Promotor/ Salesman dan Admin Area)

File

4. Admin budget area melakukan SPK dari gudang salesman/ promotor/trade marketing dan print SPK sebanyak 2 (dua) lembar.

File

5. Admin budget area memberikan lembar SPK asli kepada purchasing dan lembar copy disimpan admin budget area sebagai file.

Page 48

POSM


File

Invoice

Proses Dokumentasi dan Transaksi di Navision 1. Supplier mengirimkan surat jalan (SJ) yang sudah ditandatangani outlet kepada purchasing.

Admin Gudang Area

File


Keterangan

Pemilik Proses Dokumen

3.1.1.1. Ketentuan Mutasi Stock Antar Gudang Pusat BU Head Office & Area

Delivery Order (DO)

Unit Proses Penyerahan dari Gudang Penerimaan barang oleh (pengirim) ke Delivery Gudang (penerima)

Outbound Spv

Kepala Gudang

Delivery Order (DO)

Delivery Order (DO), Delivery Order (DO), Bukti Bukti Keluar Barang (BKB) Terima Barang (BTB)

Perencanaan Transfer Stock Planner Control Staff / Spv

Catatan stock barang di system

Otoritas

Plan & Logistic Manager Jika terjadi selisih, maka akan menjadi tanggungjawab gudang.

Ketentuan

Narasi

Kepala Gudang

Planner control staff / spv monitoring level stock di gudang pusat BU dan memantau kebutuhan transfer stock antar gudang pusat BU

DO yang sudah di tanda tangani oleh Plan & Logistic Manager, diberikan kepada team Delivery/Transporter dan Warehouse

Page 49

Jika terjadi selisih, maka akan menjadi tanggung jawab delivery. Dokumen BTB & DO, di kirimkan ke Accounting HO.

3.1.1.2. FLOW APPROVAL DAN PENERIMAAN INFORMASI MUTASI STOCK ANTAR GUDANG PUSAT BU Narasi

1. Planner Control Spv memonitor level stock di gudang BU, kemudian jika diperlukan mutasi stock antar gudang BU, Planning Control Spv email permintaan mutasi barang antar gudang pusat BU kepada Outbound Spv 2. Outbound Staff/SPv menerbitkan DO dan kemudian diberikan kepada Plan & Logistic Manager. 3. Plan & Logistic Manager jika menyetujui, akan tanda tangan DO. Jika tidak disetujui, Plan & Logistic Manager untuk mengembalikannya kepada Outbound Spv untuk diperbaiki. 4. DO yang sudah di setujui dan di tanda tangani oleh Plan & Logistic Manager, akan diberikan kepada Outbound Spv untuk selanjutnya diberikan kepada Tim pengiriman/ Transporter dan gudang.

Planning Control Spv

Outbound Spv

Plan & Logistic Manager


Gudang Pusat A

Stock di gudang pusat BU

Monitoring level stock

Permintaan mutasi barang antar gudang pusat BU

Permintaan mutasi barang antar gudang pusat BU

Issued DO

Delivery Order

Send to Planner & Logistic Manager

Delivery Order

Approved?

No

Yes

Sign on DO

Delivery Order (P&L Mgr signed ) Delivery Order ( P&L Mgr signed )

Send to Delivery and Warehouse

Send to Outbound Spv

COPY DO ( P&L Mgr signed )

COPY DO ( P&L Mgr signed )

Page 50

3.1.1.3. FLOW PROSES MUTASI STOCK ANTAR GUDANG PUSAT BU Narasi

1. Kepala Gudang A menyiapkan barang berdasarkan DO yang sudah di tanda tangani oleh Planner & Logistic Manager.

2. Setelah barang di siapkan oleh Kepala Gudang A, maka akan buatkan BKB.

( Gudang Pusat A )

Storekeeper


COPY DO (P&L Mgr Signed )

COPY DO (P&L Mgr Signed )

Storekeeper

Accounting

( Gudang Pusat B )

Officer ( HO )

Prepare stock for delivery

Issued BKB 3. BKB yang sudah dibuat akan diberikan kepada Tim Pengiriman / Transporter beserta dengan fisik barangnya.

4. Tim Pengiriman / Transporter mulai menghitung jumlah fisik barang dan dicocokkan dengan jumlah yang tercantum pada BKB & DO.

5. Jika terjadi selisih, akan diberikan kembali ke gudang untuk di koreksi. Jika tidak ada selisih, Tim Pengiriman / Transporter akan tanda tangani BKB dan memberikan lembaran copy kepada gudang.

Selisih BKB ( SK signed )

Physic vs BKB?

Tidak selisih Sign on BKB BKB ( SK,Transporter signed )

Send BKB to Storekeeper DO ( LM signed ) Delivery goods to subdist with DO Inventory Inventory

Physic vs DO?

6. Sebelum berangkat pengiriman, Transporter akan membuatkan Surat Jalan.

Tidak selisih

Jika barang dikirimkan oleh Tim Pengiriman, tidak perlu membuat Surat Jalan.

7. Setelah barang diterima oleh Kepala Gudang B, maka gudang akan mulai menghitung jumlah fisik barang dengan jumlah yang tercantum dalam DO / Surat Jalan Transporter. Jika tidak ada selisih, Kepala Gudang B akan membuatkan BTB dan dokumen BTB akan dikirimkabn kepada Accounting Officer di kantor pusat.

Issued BTB

Issued BTB & DO

BTB ( SK signed )

BTB & DO ( SK signed )

Send to Accounting Officer ( HO )

Claim Variance Qty to Transporter according to DO Doc

Send to Accounting Officer ( HO )

BTB & DO ( SK signed )

BTB ( SK signed )

Jika terjadi selisih, Kepala gudang akan terbitkan Breakage untuk ditagihkan ke Transporter. Kemudian buatkan BTB oleh Kepala Gudang B, selanjutnya dikirimkan kepada Accounting Officer di kantor pusat untuk dokumen BTB & Breakage. Keterangan : BKB DO BTB

Selisih

: Bukti Keluar Barang : Delivery Order : Bukti Terima Barang

Page 51


Keterangan Pemilik Proses Dokumen

3.1.2. Ketentuan Transfer Stock Antar Gudang Cabang BU Area

Unit Proses Persiapan barang yang akan dikirim Penerimaan barang Kepala Gudang

Kepala Gudang

Mutasi antar cabang, Surat Jalan, Faktur Penjualan, Faktur Pajak

Mutasi antar cabang, BTB

Jika ada terjadi selisih pada saat loading, akan menjadi tanggungjawab gudang

Jika ada terjadi selisih, akan menjadi tanggungjawab driver.

Kepala gudang menyiapkan jumlah barang sesuai dengan jumlah yang telah disetujui

Kepala gudang menghitung fisik barang sesuai dengan surat jalan dari gudang pengirim.

Otoritas

Ketentuan

Narasi

Kepala gudang buatkan Surat Jalan dan Kepala gudang membuatkan BTB dimintakan tanda tangan dari Driver. dan menandatanganinya. Surat Jalan diberikan kepada admin entry untuk buatkan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak dan diverikasi oleh Controller.

Page 52

Dokumen BTB & copy surat jalan dikirimkan ke Accounting HO.

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses Dokumen

3.2. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan (Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) HO dan Area Unit Proses Pengajuan Kepala Gudang Form Perubahan Status Tipe Persediaan

Otoritas Form Perubahan Tipe Status Persediaan dibuat 2 rangkap : 1 lembar untuk controller 1 lembar untuk gudang

Persetujuan Kepala Gudang

Perubahan Status Barang Admin Gudang

Pertanggungjawaban Controller

Form Perubahan Status Tipe Persediaan

Mutasi Stock Internal (MTSI)

Form Perubahan Status Tipe Persediaan, MTSI

Controller, Supervisor/Manager Area Untuk perubahan status : 1. Dari bad stock menjadi good stock 2. Dari bad stock menjadi stock mendekati expired 3. Dari stock mendekati expired menjadi good stock Disetujui Oleh Controller dan Supervisor

Ka Gudang Setelah admin gudang menerima form perubahan status tipe persediaan, admin gudang menjalankan MTSI di sistem Bosnet lalu print sebanyak 2 lembar, 1 lembar diberikan kepada controller dan 1 lembar di file

Untuk perubahan status dari good stock menjadi bad stock/stock mendekati expired : Disetujui Oleh Controller dan Manager Area

Ketentuan

Untuk perubahan status : 1. Dari gudang retur menjadi good stock 2. Dari gudang retur menjadi stock mendekati expired 3. Dari gudang retur menjadi bad stock Disetujui Oleh Controller Khusus untuk mutasi stock internal yang diakibatkan oleh retur, gudang tidak perlu mengisi Form Perubahan Status Tipe Persediaan, melainkan langsung menjalankan MTSI di Bosnet, print dan meminta persetujuan Controller Rekap perubahan status persediaan wajib di-rekap mingguan dan diberikan penjelasan, di ttd Manager Regional kemudian di-email ke Regional Controller dan Manager Nasional

# Definisi mendekati expired : 3 bulan sebelum tanggal expired

Page 53

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

Ketentuan

3.3. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock Area Unit Proses Pengajuan Kepala Gudang

Persetujuan Kepala Gudang

GSR

GSR GSR Manager Area dan Manager Regional Waktu pengajuan GSR untuk GSR tidak perlu mencantumkan Proses pemusnahan disaksikan oleh minggu pertama ( tanggal 1-7 ) nilai, cukup mencantumkan nama AV/Controller & Field Audit paling lambat dibuat pd tgl 8 dan barang, qty, kondisi barang. sudah ada keputusan tgl 10 Waktu pengajuan GSR untuk minggu kedua ( tanggal 8-14 ) paling lambat dibuat pd tgl 15 dan sudah ada keputusan tgl 17

Pengajuan GSR di-review oleh Manager Area dan disetujui Manager Regional

Waktu pengajuan GSR untuk minggu ketiga ( tanggal 15-21 ) paling lambat dibuat pd tgl 22 dan sudah ada keputusan tgl 24

GSR yang sudah disetujui, di email Batas waktu maksimal untuk pemusnahan BS kepada P&L Mgr / D&L Mgr, F&A atas GSR yang sudah disetujui adalah H+2 dari Mgr, Manager Nasional tanggal disetujui.

Waktu pengajuan GSR untuk minggu keempat ( tanggal 22akhir bulan ) paling lambat dibuat pd tgl 1 dan sudah ada keputusan tgl 3

Narasi

Pemusnahan Kepala Gudang

Untuk area yang tidak ada field audit, pemusnahannya disaksikan oleh Kepala Gudang, Controller, Manager Area.

Hasil pemusnahan, harus dibuatkan Berita Acara Pemusnahan dan di otorisasi oleh pihak ke tiga dan diketahui oleh Manager Area.

Ka Gudang dan AV menghitung fisik BS dan kondisinya untuk pengajuan pemusnahan.

Page 54

3.4. KETENTUAN TRANSPORTER Area

Keterangan

: Head Office

Departemen Logistic Syarat dari penunjukkan calon transporter adalah harus berbentuk badan hukum Penunjukkan transporter harus mendapat persetujuan Plan & Logistic Manager dan Head of Distribution & Logistic Bentuk kerjasama dengan transporter harus dibuatkan Kontrak Perjanjian Kerjasama Persetujuan dan setiap adanya perubahan tarif ongkos angkut, harus mendapat persetujuan dari Finance Director

Ketentuan

Pembayaran tagihan ongkos angkut transporter, di lakukan dengan transfer langsung dari HO kepada Transporter Logistic Manager harus mengevaluasi kinerja Transporter minimal 2 (dua) kali dalam setahun setiap bulan Juli dan Januari Hasil evaluasinya harus di laporkan kepada Head of BU dan Head of Distribution & Logistic

Page 55

TABEL OTORISASI BIAYA # KETERANGAN JABATAN Line Manager (Line Mgr) Line Director (Line Dir)

= =

atasan langsung minimal level assistant manager pimpinan level Director di suatu divisi

# APPROVAL PEMBAYARAN / PENGELUARAN BIAYA Head Office ( HO ) Area

= =

Finance & Accounting Manager Controller

# PERSYARATAN UMUM SUPPORTING DOCUMENT / DOKUMEN PENDUKUNG Jika vendor sudah dikukuhkan sebagai PKP, wajib dilampirkan dokumen faktur pajak

Keterangan

Approval (To Be) HO

Area

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

Supporting Documents / Attachment

Ketentuan Khusus

BIAYA OPERASIONAL 1 Petrol, Toll dan Parkir Operasional

-

Bukti Pembayaran (Bon/Kwitansi Asli)

-

-

-

-

2 Night Call Expense ( harian )

Line Mgr

Line Mgr

-

Night call report Kwitansi / Bukti

-

-

3 Entertainment

Line Dir

-

-

Form Entertainment Bukti Pembayaran/Kwitansi

-

-

4 Perbaikan / Perawatan Kendaraan Operasional

GA Mgr

GA Mgr

-

5 Surat Kendaraan Operasional

6 Biaya Operasional Motor

GA Mgr

GA Mgr

RFP Invoice / Kwitansi Dokumen Request Internal (RVM/LKK) Dokumen Request Eksternal (SPK/LKK)

-

RFP Bukti Pembayaran Surat Setoran Pajak Daerah PKB/BBN-KB

-

Fotocopy Surat Kendaraan

Line Mgr

Line Mgr

-

Invoice/Kuitansi Rekap Operasional Motor (ditandatangani atasan langsung)

1 Petrol, Toll dan Parkir Niaga

-

Line Mgr

-

Bukti Pembayaran (Bon/Kwitansi Asli)

2 Perbaikan / Perawatan Kendaraan Niaga

-

D&L Mgr

-

RFP Invoice / Kwitansi Dokumen Request Internal (RVM/LKK) Dokumen Request Eksternal (SPK/LKK)

-

-

Untuk semua karyawan yang memiliki fasilitas kendaraan pengajuan CA melalui HO sesuai payroll Untuk level manager ke atas di area claim dilakukan melalui HO (head office) sesuai payroll Tidak boleh klaim biaya petrol, toll dan parkir untuk hari libur / Minggu / bukan untuk kepentingan pekerjaan. Di belakang struk bensin wajib ditulis km saat isi bensin Claim biaya dilakukan 1 bulan 1x, paling lambat H+14 hari kerja dari akhir bulan untuk bulan sebelumnya sesuai dengan budget yang telah ditentukan Claim Night Call sesuai dengan budget masing-masing yaitu Manager Area Rp. 80.000,- dan Promotor/Supervisor sebesar Rp. 75.000,- per malam Night Call pada saat melakukan perjalanan dinas di klaim hanya drink saja Minimal 3 outlet per Night Call, kecuali ada event cukup 1 outlet. Pihak Eksternal ( Pihak ke-3 ) yang dapat memberikan kontribusi positif kepada perusahaan. Frekuensi : sesuai keperluan. Level : Manajer ke atas. Menggunakan produk sendiri dan bukan kompetitor. Rokok tidak termasuk dalam entertain. Jika claim entertain pada tanggal yang sama maka claim Night Call tidak berlaku. Claim biaya entertain paling lambat H+14 hari kerja dari akhir bulan untuk bulan sebelumnya. Claim entertainment ditujukan ke Head Office (HO) Biaya yang berkenaan dengan kendaraan yang tidak diperkenankan adalah cuci mobil, pengharum mobil. Nilai perbaikan <= Rp 500.000, setelah RFP sudah disetujui, maka user dapat langsung melakukan perbaikan kendaraannya. (Menggunakan dana pettycash)

Sesuai regulasi HRD

BIAYA NIAGA

-

Page 56

-

Di belakang struk bensin wajib ditulis km saat isi bensin

Keterangan

Approval (To Be)


Ketentuan Khusus

HO

Area

-

D&L Mgr

-

RFP Bukti Pembayaran Surat Setoran Pajak Daerah PKB/BBN-KB Fotocopy Surat Kendaraan

4 Ongkos Angkut Pembelian ( Freight In Cost )

P&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi Surat Jalan / DO Transporter, MBI, Dima

5 Ongkos Angkut Penjualan

D&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi Surat Jalan / DO

6 Surveyor Fee ( SUCOFINDO )

P&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi

7 Jasa PPJK

P&L Mgr

-

-

Kwitansi ( DP ) Bukti Pembayaran/Kwitansi Tagihan Pelayaran

8 AP Payment to Collector (Pembelian Embalase)

P&L Mgr

-

-

Invoice/kwitansi PE

9 Upah cuci botol kosong

P&L Mgr

-

-

Rincian Perhitungan Bukti Pembayaran

1 Perjalanan Dinas ( Travelling )

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

Surat Tugas Dinas Bukti Pembayaran/ Kwitansi

-

Sesuai dengan regulasi HRD Untuk hotel bintang 4 ke atas bon wajib dalam bentuk print dari pihak hotel

2 Pemesanan Tiket Pesawat dari Tour & Travel

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

-

Tiket Pesawat, bukti invoice pembelian tiket harus dilampirkan bersamaan.

-

Form Pemesanan Tiket ( approved ) Invoice / Kwitansi

-

Claim ditujukan ke Head Office (HO)

3 Surat Kendaraan Niaga

BIAYA ADMINISTRASI

3 Pengiriman Paket, surat menyurat

GA Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi. Resi yang di validasi Penerima.

4 Permintaan Percetakan Dokumen

Line Mgr

Line Mgr

-

RFP Invoice/Kwitansi SJ ( Tanda Terima )

5 PLN, PAM, Telepon

GA Manager

GA Manager

-

RFP Invoice / Kwitansi

6 Jasa Internet, VPN

IT Infra Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi

7 Pembelian Materai

Line Mgr

Controller

-

Invoice / Kwitansi Buku Pemakaian / Pencatatan

Presdir

-

-


Finance Director

-

-


Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

Invoice / Kwitansi

HR Dir

-

-


HR Manager

HR Manager

-

Invoice / Kwitansi

-

RFP Invoice / Kwitansi Proposal ( Jika ada )

8 Pembayaran Jasa Notaris, Surat Ijin Perusahaan

9 Pembayaran Jasa Auditor

10 Biaya Transportasi - Taxi 11 Rental Kendaraan

12 Sumbangan - Pegawai -

Pihak External

Sumbangan kepada pihak eksternal berupa : a. Karangan Bunga b. Parcel c. Sumbangan Pernikahan (Angpao) d. Hadiah Ulang Tahun e. Biaya Perijinan Kepolisian

13 Biaya Outing / Team Building

Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir

Manager Nasional

Dokumen Penunjang : - Foto

Manager Nasional

-

Tanda terima

Manager Nasional

-

Undangan

Manager Nasional

-

Tanda terima / undangan

HR Dir

HR Dir

-

RFP Invoice / Kwitansi Proposal ( Jika ada )

Manager Nasional

Page 57

Sesuai regulasi HRD

-

Sesuai regulasi HRD

Approval (To Be)

Keterangan

HO GA Mgr

14 Biaya Retribusi / Iuran rutin

Area GA Area / Controller -


Ketentuan Khusus

RFP Invoice/kwitansi

-

Jika ada pembayaran untuk iuran rutin yang belum ada dalam daftar iuran rutin, maka harus dimintakan persetujuan dari Finance Director.

-

Pembelian perlengkapan kantor cukup disetujui oleh Line Manager dan Accounting Manager.

-

Definisi IT Supplies : memiliki umur ekonomis kurang dari satu tahun, bisa habis dikonsumsi, tidak dalam bentuk elektrik.

-

Definisi IT Equipment : memiliki umur ekonomis lebih dari satu tahun, tidak bisa habis dikonsumsi, dalam bentuk elektrik atau sebagai pelengkap alat elektrik

-

Sesuai regulasi HRD Pengajuan baru / perpanjangan (approved HR Dir, FD)

-

Sesuai regulasi HRD

15 Pembelian Perlengkapan Kantor ( ATK ) ( Office Supplies )

GA Mgr

GA Mgr

-

RFP Invoice/kwitansi SJ ( Tanda Terima )

16 Rental Peralatan Kantor ( Office Equipment )

GA Mgr

-

-


Perlengkapan IT ( IT Supplies )

IT Infra Manager

IT Infra Manager

-

RFP PO Invoice/Kwitansi SJ (Tanda Terima)

Peralatan IT ( IT Equipment )

IT Infra Manager Corp IT Mgr Corp IT Mgr

Acct Mgr Acct Mgr Fin. Director

-


18 Perbaikan / Perawatan Peralatan Kantor ( Office Equipment )

GA Mgr

GA Mgr

-


IT Infra Manager Corp IT Mgr Corp IT Mgr

Acct Mgr Acct Mgr Fin. Director

-


Finance Dir

-

-

RFP Invoice/Kwitansi Kontrak

GA Mgr

GA Mgr

-

SPK RFP Invoice/Kwitansi

-

RFP Invoice / kwitansi

17 Pembelian Perlengkapan dan Peralatan IT

19 Perbaikan / Perawatan Peralatan IT ( IT Equipment )

20 Pembelian Software IT & Pembayaran Consultant Fee / Maintenance Fee

21 Perbaikan / Perawatan Bangunan / Gedung

22 Pembayaran Premi Asuransi Jiwa & Penambahan asuransi karena karyawan baru

23 Pembayaran Premi bulanan / Tahunan (Penunjukan/Penggantian/Penambahan) - Asuransi Kendaraan Operasional & Niaga

<= Rp 2,5 juta Rp 2,5 jt - Rp 5 jt > Rp 5 jt

HR Manager

GA Mgr

GA Mgr

-

Invoice/kwitansi Polis asuransi

F&A Mgr

F&A Mgr

-

Invoice/kwitansi Polis asuransi

24 Penunjukkan / Penggantian / Penambahan Polis Asuransi Baru Karyawan

HR Dir

-

-

Invoice/kwitansi

25 Pembayaran Gaji

HR Dir

-

(Permintaan bayar pakai memo)

Line Mgr

Line Mgr

27 Pembayaran Uang Pesangon

HR Dir

-

28 Emergency Loan

HR Mgr

29 Medical Claim

30 Pembelian Seragam Kerja (Uniform)

- Bangunan, Barang dagangan

26 Biaya overtime

-

SPK

Dibayarkan bersama dengan payroll

(Permintaan bayar pakai memo)

-

Sesuai regulasi HRD

HR Mgr

-

Sesuai Regulasi HRD

-

Maksimal pinjaman sebesar 4 bulan gaji tanpa bunga dan dikembalikan dalam jangka waktu 1 tahun

HR Mgr

HR Mgr

-

Sesuai Regulasi HRD

-

Budget sesuai dengan regulasi HRD.

HR Mgr

HR Mgr

-

RFP PO Invoice/kwitansi

-

Sesuai regulasi HRD

Recruitment Mgr

-

-


-

Sesuai regulasi HRD

32 Employee Meal

Line Dir

Line Dir

-

Invoice / Kwitansi

-

Employee meal termasuk kegiatan meeting.

33 Training / Workshop / Seminar

HR Dir

HR Dir

-

Form Pengajuan Training RFP Invoice / Kwitansi

Line Mgr

Line Mgr

-

Breakage (Approved)

31 Biaya Perekrutan Karyawan / Biaya Pasang Iklan di Koran

34 Pemusnahan barang dagangan / Selisih kurang Breakage ) di Gudang

Page 58

Keterangan

Approval (To Be)


HO

Area

P&L Mgr

-

-

PIB SSPCP

Tax Manager

-

-

SSP (Surat Setoran Pajak) Memo

37 AP Payment to Principal

F&A Mgr

-

-

Invoice Principal BTB ( on condition )

38 Langganan Koran

GA Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi

GA Mgr

Controller/ Line Mgr -

-

Invoice / Kwitansi

-

Copy SPPT (Surat Pemberitahuan Pajak Terutang) Copy STTS (Surat Tanda Terima Setoran) RFP

35 Pajak Impor 36 Pembayaran Hutang Pajak ( PPh Psl 21, 22, 23, 25, 26, 29 ) ( PPN & PPnBM )

39 Keperluan Rumah Tangga Kantor 40 Pajak Bumi dan Bangunan

Legal Mgr

-

Page 59

Ketentuan Khusus

DIMA GROUP

FORM

PT. ESHAM DIMA MANDIRI TANDA TERIMA BARANG ( TTB ) Nomor

:

Ref. Surat/Memo :

Nama

:

Ref. Faktur

:

Alamat

:

Nama Pengirim

:

No. Kendaraan

:

No.

Nama Barang

Satuan

Qty

Terbilang

1 2 3 4 5 PENGEMBALIAN EMBALASE ( FREE PRODUCT )

Catatan ( Note )

6 Embalase Krat Pint

Krat

7 Embalase Botol Pint

Botol

8 Embalase Krat Quart

Krat

9 Embalase Botol Quart

Botol

Dibuat oleh

Diketahui oleh

Salesman / Supervisor

Tgl : Asli : Tanda Terima

Manager Area

Tgl :

Kepala Gudang,

( TTD & Nama Jelas ) Tgl :

Merah : Outlet

Dikirim oleh

Diterima oleh

( TTD & Nama Jelas ) Tgl :

Kuning : Controller/Admin

( TTD & Stempel ) Tgl :

Hijau : Gudang

Biru : Admin Sales

Note : Form TTB ini hanya digunakan untuk tanda bukti penerimaan free product / sample untuk outlet tertentu yang belum / tidak dibuat kodenya di sistem Bosnet

Page 60

PT. ESHAM DIMA MANDIRI PERMINTAAN TRANSFER STOCK ANTAR CABANG DARI NOMOR AREA TANGGAL PERMINTAAN : ALASAN PERMINTAAN :

No

Nama Barang

KEPADA CC Accounting Manager AREA TANGGAL DIBUTUHKAN :

Krat / Karton

Dalam Huruf

1 2 3 4 5 6 7 8 Tanggal : ________________ Dibuat oleh,

Tanggal : _________________ Disetujui oleh,

Mgr Area

Mgr Regional

Page 61

Mgr Nasional

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang :

Kode Form

: ACC.01-BPPR

Revisi

: Rv.00

BUKTI PERSETUJUAN & PENERIMAAN RETUR (BPPR) Tanggal Persetujuan

No. BPPR

Ref. Faktur

Nama&Kode Outlet

No. Mobil

Alamat

Nama Supir

Tgl. Tarik Barang

Kode Barang

Nama Barang

Ukuran

Quantity Retur Ctn/Krt Pcs

% Isi

Kode Retur

Tgl. Expired

Harga/Ctn (Excl.PPn)

Nilai Retur (Excl.PPn)

Kode Retur : A B C D E F G

1 2 3 4 5 6 7

X

Alasan Retur :

Persetujuan Barang akan diretur TTD & Stempel Outlet Salesman SPV

…………………….

Barang Bagus

/ Manager Area

……………………. ………………… Asli: Outlet Kuning 1: AV (Depo)

Jumlah harga retur sebelum PPn Potongan

-

DPP Retur PPn 10% Total Nilai Retur yang dapat dikompensasikan dengan Piutang

-

TTD & Stempel Outlet

Penerimaan Barang Retur Supir

Ka. Gudang

……………………………………….. …………………………. ……………………. Kuning 2: Gudang Kuning 3: Sales Hijau: Acct/HO

HARAP DITULISKAN NAMA JELAS DI BAWAH TANDA TANGAN ANDA & DISTEMPEL OLEH OUTLET

Page 62

PT. ESHAM DIMA MANDIRI BUKTI PENARIKAN EMBALASE ( BPE ) Nomor : Nama Langganan

:

Alamat Langganan

:

Tanggal Penarikan

:

Reff No. Faktur

:

NO 1 2 3 4 5 6 7 8

Kode Barang

BE01GU - 07 BE01GU - 08 BE01GU - 09 BE01GU - 10 100101000001 100101000006 100101000002 100101000005

Nama Barang

Quantity

SM / SMD

Harga Satuan

Nilai Pengembalian Embalase

Krat Pint 24 Botol Pint Krat Quart 16 Botol Quart Tabung Gas Exclusive Tabung Gas Exclusive 11 Litter Embalase KEG Kilkenny 30L Embalase KEG Guinness Draugth 30L

Dibuat oleh, (Driver)

Diketahui, ( Langganan )

Diterima Oleh ( Kepala Gudang )

Nama Jelas

Stempel & Nama Jelas

Nama Jelas

Page 63

Putih Merah Kuning Hijau

: : : :

Langganan Accounting Gudang Salesman / Driver

GOODS SURVEY REPORT ( G.S.R )

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang : Nama Principle : Brand / G.Merk : NO. KODE Urt. Brg 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Ket. Letak Fisik Barang :

Omset Penjualan Akk Budget Retur Nilai GSR disetujui Selisih / Budget

NAMA / JENIS Barang

: : : :

PACKING Ukuran

-

QUANTITY CTN PCS

Di Buat Oleh, Ka. Gudang

EXPIRED DATE

HARGA Satuan (Rp)

Nomor Urut GSR Tanggal buat GSR Periode GSR Masa GSR JUMLAH (Rp)

KETERANGAN Rusak/Peyot/Fault/Exp.date/dll

TOTAL DPP PPN 10 %

-

TOTAL

-

Di Review Oleh,

: : : :

Disetujui,

(Manager Area)

Controller

Diketahui, P&L Mgr/D&L Mgr

Manager Regional

F&A Mgr

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Mohon di Lampirkan Copy BPPR dan Bukti Program yg telah di lakukan Dibuat Rangkap : 1.Putih asli utk lamp.BAP&NR, 2.Merah File Gudang, 3.Hijau file Accounting 4. Kuning file Admin

Total Klaim Perusahaan Total Klaim Karyawan

Nama Jelas Tgl. Terima GSR. Tgl. Kirim GSR.

: :

Page 64

BIAYA Dibebankan

Nomor : ………………………….

PT. ESHAM DIMA MANDIRI

BERITA ACARA PEMUSNAHAN BAD STOCK Tanggal

:

Tempat

:

Refrensi GSR

:

Pada hari __________ tanggal _________telah diadakan pemeriksaan fisik barang dan ditemukan barang pecah kering sebagai berikut :

No

Jumlah

Nama Barang

Krat

Expired

Nilai Klg

Keterangan

Date

1 2 3 4 5 6 D.P.P

-

P.P.N

-

EMBALASE TOTAL

-

Terbilang : …………………………………………………………

Demikian Berita Acara Pemusnahan Barang ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya

Di buat oleh :

Adm Gudang

Diketahui oleh :

Disaksikan oleh :

Ka.Gudang

Auditor

Mgr Area

F&A Mgr

Disetujui oleh

Mgr Nasional

PRINCIPLE / SUPPLIER

PIHAK KETIGA

Nama Jelas

Nama Jelas / Cap Stempel

Lampiran : Foto / Gambar Saat Pemusnahan.

Page 65

( Print by system NAV )

PT. DIMA INDONESIA

SURAT JALAN No :

Ekspedisi

:

Tgl Dok

:

Tujuan

:

Service

:

Supir

:

Address

:

No Mobil

:

No SPK

:

Kode Gudang

:

Event

:

Contact

:

Qolly

:

No

Kode Brg

Dibuat oleh

Nama Barang

Diketahui oleh

Supir

Unit

Penerima

Jumlah

Asli : Gudang Merah : Bag. Hutang Kuning : Adm. Gudang Hijau : Ka Gudang Biru : Adm. Logistic Putih : Expedisi

Page 66

( Print by system NAV )

PT. DIMA INDONESIA DO No.

:

Area

:

Transporter

:

PIC

:

Service

:

Event

:

Tgl. Rencana Kirim

:

No

Kode Barang

Nama Barang

Kode

Berat

Qolly

Unit

Jumlah

Packing

Keterangan / Note : Putih

: Kpl. Gudang

Merah

: Adm. Gudang

Kuning

: Arsip HO

Hijau

: Logistik

Biru

: Transporter

Hormat kami ,

Page 67

Mengetahui ,

Menyetujui ,

Manual

BERITA ACARA PENERIMAAN POSM No. Berita Acara

:

Area

:

Nama Admin Area

:

Nama Transporter

:

Nama Supir

:

Nama Petugas Gudang

:

Checklist Surat Jalan Status

Jumlah Packing

No. Surat Jalan

Surat Jalan

Terima

Kondisi

Keterangan

Packing

Jakarta, ………………………………………… Dibuat oleh ,

Mengetahui ,

Lampiran

BERITA ACARA PENERIMAAN POSM Lembar Lampiran

:

Area

:

No

No Surat Jalan

Kode Barang

Nama Barang POSM

Qty

Qty

Selisih

Tgl

Keterangan

Srt Jalan

Terima

Penerimaan

Terima

(Kondisi Packing)

1 2 3 4 5 Jakarta , ……………………………………………… Dibuat Oleh ,

Mengetahui ,

Page 68

PT. DIMA INDONESIA BUKTI TERIMA BARANG No. …………………………….. Tanggal

:

Surat Pengantar No.

:

Diterima dari

:

Supir

:

Pre-Assigned No.

:

Nomor Mobil

:

Kode Gudang

:

No

Kode Barang

Nama Barang

Quantity

UOM

Note : Diperiksa oleh ,

Lembar ke-1

:

Accounting

Lembar ke-2

:

Pembayaran/Marketing

Lembar ke-3

:

Gudang

Page 69

Diketahui Oleh ,

PT. DIMA INDONESIA Sole Distributor of Guinness Product

LAPORAN PENGELUARAN MATERIAL PROMOSI PROMOTION MATERIAL RELEASING REPORT

Tgl. / Date Kode Gudang / Promotor

:

Nama Gudang / Promotor

:

Kode Outlet

:

Nama Outlet Alamat

: :

Kode Stock / Stock Code

NO:

00001

Nama Aktifitas

Jml Qty

Nama Barang / Complete Item Description

Satuan Unit

Kolom ini diisi untuk:

Dibuat oleh / Proposed by

Disetujui oleh / Approved by

Diserahkan oleh / Sent by

Nama / Name

Nama / Name

Nama / Name Nama / Name

Tgl / Date

Tgl / Date

Tgl / Date

Diterima oleh / Received by

Tgl / Date

Area / LPMP Global

Page 70

Di-Key-In Oleh Keyed-In By

Diperiksa oleh Checked By

Nama / Name Nama / Name

PT. ESHAM DIMA MANDIRI SEMARANG

SURAT PERMINTAAN MUAT KANVAS Tgl

:

Nomor Permintaan

:

Kode BA

:

Nomor Mobil

:

Nama BA

:

Nama Sopir

:

Nama Helper

:

No

Kode Barang

Nama Barang

Jumlah Barang Karton Pcs

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Catatan :

Lembar Putih

: Controller

Lembar Merah

: Gudang

Lembar Kuning

: Salesman

Salesman Page 71

Supervisor / Mgr Area

Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas Nama Sopir No. Kendaraan Tujuan Tgl Muat :

: : :

Nama BA Nama Helper

: :

Total Muat

Jenis Barang Guinness No

Tanggal

Nama Outlet/Toko/Customer

Pint

Pint

Can

Can

Quart

Krat

Dus

Dus

Slim

Dus/12

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Total Penjualan Sisa Penjualan

Dibuat Oleh

Persetujuan Fisik Sisa Penjualan

Sopir

Kepala Gudang

Page 72

Chezs

Pokka GT

30x240 mL 24x300 mL

PT ESHAM DIMA MANDIRI

No Faktur Tanggal Kepada

SEMARANG

: : :

FAKTUR PENJUALAN KANVAS KATEGORI GFES HARGA ISI (Barang Kena Pajak) Quantity Krat / Dus Btl / Can

Nama Barang

Harga Satuan

Jumlah Harga

Guinness Pint Krat / 24 Guinness Pint Dus / 24 Guinness Can Dus / 24 Guinness Quart Krat / 16 Guinness Quart Dus / 12 Jumlah Harga Isi + PPN Potongan Jumlah Harga Isi+PPN-Potongan (1) JAMINAN EMBALASE ( Barang Tidak Kena Pajak ) Krat Pint Botol Pint Krat Quart Botol Quart Jumlah Jaminan Embalase (2) PENGEMBALIAN EMBALASE Krat Pint Botol Pint Krat Quart Botol Quart Jumlah Pengembalian Embalase (3) Jumlah Yang Harus Dibayar ( 1 + 2 - 3 ) (4) KATEGORI DI LUAR GFES No

Kode

Jenis Barang

Banyaknya

Syarat Pembayaran : Cash / Kredit ………… Hari 1. Putih 2. Merah 3. Kuning 4. Biru

: Controller : Outlet : Accounting : Driver

Harga Satuan

Total

Penerima Barang

) Page 73

(5)

Grand Total (4+5)

Hormat kami,

(

Jumlah (Rp)

(

)

PT ESHAM DIMA MANDIRI

TANDA TERIMA SETORAN Tanggal : __________________ Telah Diterima Dari : _______________________

NO. 007401

A. Tunai No. FC Penjualan/Lain-Lain 1 2 3

Keterangan

Nilai

Total Tunai Penjualan/Lain-lain

B. Bilyet Giro/Cek No. FC Penjualan/Lain-Lain 1 2 3 4 5

Keterangan

Bank/No. BG/Cek

Tgl J/T

Nilai

Total Bilyet Giro/Cek Penjualan/Lain-Lain Disetor Oleh,

(

- Asli - Hijau - Kuning - Merah

Diterima Oleh,

: Kasir : Accounting : Penyetor : AV / Ctrler

)

(

Page 74

)

Page 75

PROPOSAL AKTIVITAS

BU :

REFERENSI No RFMF

Tanggal Pengajuan Nama Program

Q:

H:

F:

(diisi oleh admin budget) AREA / REGION

Pelaksana

Chanel

PERIODE

:

MM / Retail / WHS / FP / ON

1 Background / 1 Informasi

2

1 2 Tujuan Program

2 3

1 2 3

Mekanisme Program (Detail)

3 4 5

Nama Variant

Nama Outlet

AMS 6 bulan terakhir

Target sales selama program (ctn) Target/bln program (ctn)

Jumlah Bulan

4 Target Program

-

TOTAL

Rp per ctn

Total (ctn)

TARGET SALES VALUE

0

-

0

-

0

-

0

Rp

0

-

Mekanisme

Jenis Aktivitas

Nama Variant

Nama Outlet

Jumlah

Satuan

Fund/ Free Product (FP)/ Fund+FP

Total (Rp)

Harga / unit

Akumulasi On invoice

Off invoice

1x transaction (on invoice)

-

ctn

5 Cost analysis

TOTAL

-

Rp

* tick mark (" v ")

fill

Keterangan Pajak : PPN / PPh CR

#DIV/0!

Beban :

DIMA

Gross Up / Beban Outlet

EDM Lain2

Rp :

COA Dok utk klaim

6 Catatan khusus

Prepared by :

Approval :

Date:

Date :

Salesman

Date :

Manager Area

Date :

Trade Marketing Page 76

Date :

Manager Regional

Manager Nasional

Page 77

PERUBAHAN STATUS TIPE PERSEDIAAN No

:

Tanggal : Area

:

Perubahan Status :

Bad Stock Menjadi Good Stock Good Stock Menjadi Bad Stock Good Stock Menjadi Stock Mendekati Expired

No

Kode

Nama Barang

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Dibuat Oleh

Disetujui Oleh

Nama Tgl Ka Gudang

Controller

BE / ABM

Page 78

Ctn

Pcs

DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT DISTRIBUTION & LOGISTIC

Recommend Documents