DEFINITIEVE CONCEPT RAPPORTAGE PLAN VAN AANPAK OPZET ADEQUAAT HUISVESTINGS-, ARBO-, (BRAND)VEILIGHEIDS- EN MILIEUBEHEER T.B.V. ALOYSIUS STICHTING

DEFINITIEVE CONCEPT RAPPORTAGE PLAN VAN AANPAK OPZET ADEQUAAT HUISVESTINGS-, ARBO-, (BRAND)VEILIGHEIDS- EN MILIEUBEHEER T.B.V. ALOYSIUS STICHTING

DEFINITIEVE CONCEPT RAPPORTAGE PLAN VAN AANPAK OPZET ADEQUAAT HUISVESTINGS-, ARBO-, (BRAND)VEILIGHEIDS- EN MILIEUBEHEER T.B.V. ALOYSIUS STICHTING

Adromi B.V. Reeweg 146 3343 AP HENDRIK-IDO-AMBACHT T 078 - 684 55 55 F 078 - 684 55 59 [email protected] www.adromi.nl KvK 230.825.46 te Rotterdam BTW 8050.63.286.B.01 IBAN NL75RABO0385477481

Projectnummer: Versie: Datum: Status:

A201423 06 12 januari 2015 Concept vastgesteld AMT datum: Besluit CvB datum: Instemming GMR datum: Besluit CvB datum: Omschrijving: Definitieve concept rapportage plan van aanpak Opdrachtgever: Aloysius Stichting Contactpersoon: Thomas Reterink Auteur: M. A. L. J. van Happen

Geaccordeerd:

Ir. A. A. van der Linde

Opzet adequaat huisvesting-, arbo-, (brand)veiligheid- en milieubeheer t.b.v. Aloysius Stichting

DOCUMENTGESCHIEDENIS Datum

Versie nummer

Status

Toelichting

14-01-2015

0.5

Concept

Versie Adromi

15-01-2015

0.6

Concept

Opmerkingen en aanpassingen Aloysius

15-01-2015

0.6

Definitief concept

Versie Adromi

DISTRIBUTIELIJST Versie nummer

Adromi B.V.

Verspreid aan

Datum verspreiding

A201423

Pagina 2 van 14


Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 3 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 4 2. Uitgevoerde werkzaamheden .............................................................................................................. 5 3. Huidige situatie met betrekking tot huisvesting, arbo, milieu en veiligheid ........................................ 6 4. Gewenste situatie ................................................................................................................................ 9 5. Advies ten aanzien van de organisatiestructuur ................................................................................ 10 6. Overzicht jaarplanning AVM .............................................................................................................. 13 Bijlagen .................................................................................................................................................. 14

Adromi B.V.

A201423

Pagina 3 van 14


1. Inleiding Aloysius Stichting (hierna te noemen Aloysius) is een onderwijsinstelling voor speciaal en voortgezet speciaal onderwijs, met een lange traditie. De school bereidt kinderen en jongeren voor op hun toekomstige plaats in de samenleving. Aloysius is er voor leerlingen van 4 tot en met 20 jaar, die ernstige, complexe gedragsproblemen, psychiatrische problemen en/of leerproblemen ervaren. Aloysius is onderverdeeld in drie sectoren, namelijk West, Zuid en Noord (inclusief gesloten onderwijs). In totaal bestaat Aloysius uit 33 scholen met 59 locaties en zijn er zo’n 1059 medewerkers (874 fte) werkzaam (1-1-2014 Bron: website Aloysius). Aloysius ontwikkelt momenteel een kwaliteitszorgsysteem gebaseerd op de NEN-EN- ISO 9001:2008 en is voornemens om het kwaliteitszorgsysteem voor de gehele organisatie in 2015 te laten certificeren. Veiligheidsbeheer in zijn algemeenheid is een belangrijk onderdeel binnen het op te zetten kwaliteitszorgsysteem van Aloysius. Aloysius beschikt momenteel over een meerjaren onderhoudsplan voor haar schoolgebouwen, een algemeen veiligheidsplan en een daarvan afgeleid schoolveiligheidsplan per locatie. Daarbij wordt de uitvoering van deze plannen over de diverse te onderscheiden sectoren verschillend vorm gegeven, waarbij niet zeker is, of de genoemde plannen ieder jaar worden uitgevoerd en waar nodig worden bijgesteld. Op dit moment is het veiligheidsbeheer binnen de organisatie van Aloysius nog niet goed gestructureerd en geïmplementeerd. De cyclus van plan, do, check, act is daarbij nog niet volledig. Parallel speelt een ontwikkeling waarbij Aloysius voornemens is, om het meerjaren onderhoudsplan gebouwen te integreren in het huidige veiligheidsplan. Dit omdat de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de gebouwen en terreinen van alle locaties per 1 januari 2015 is overgaan van de gemeenten naar Aloysius. Adromi heeft opdracht gekregen van Aloysius, om een plan van aanpak op te stellen, om te komen tot de opzet en implementatie van een efficiënte huisvestings- arbo-, (brand)veiligheids- en milieubeheerorganisatie (hierna te noemen HAVM-organisatie) binnen Aloysius. Doel van de onderhavige rapportage is te komen tot een definitief plan van aanpak. In hoofdstuk 2 wordt allereerst kort weergegeven welke werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Adromi B.V.

A201423

Pagina 4 van 14


2. Uitgevoerde werkzaamheden Om te komen tot een plan van aanpak met betrekking tot de opzet en implementatie van een efficiënte HAVM-organisatie binnen Aloysius is allereerst de huidige organisatie van HAVM-beheer binnen Aloysius bestudeerd. Daartoe zijn diverse bestaande documenten op het gebied van HAVM-beheer doorgenomen (bijlage 1), zoals de bestaande arbo- en veiligheidsbeheerplannen, de managementrapportages, bestaande functiebeschrijvingen, diverse wettelijke documenten, zoals RI&E’s en bedrijfsnoodplannen, alsmede het meerjaren onderhoudsplan. Tevens zijn in overleg met de projectleider kwaliteit een aantal gesprekken gevoerd met sleutelfunctionarissen op het gebied van huisvesting, arbo, milieu en veiligheid (tabel 1). Daarnaast is op 10 november 2014 de concept tussenrapportage plan van aanpak opzet arbo-, milieu- en veiligheidsbeheer t.b.v. Aloysius Stichting besproken met de werkgroep HAVM. Datum 02-06-2014 04-06-2014

Geïnterviewde E. Ros S. Molema

04-06-2014

E. Hoopman

11-06-2014

F. Cloudt

Functie Projectleider kwaliteit Huidige coördinator onderhoud gebouwen (extern) Directeur Harreveld (besloten school)

Sector Aloysius breed Aloysius breed

Preventie medewerker/beheer gebouwen

Zuid

16-06-2014 10-11-2014

H. Niggebrugge locatiedirecteur Savioschool Steef Molema Overleg HAVM-werkgroep Frits Cloudt Ronald Peters Wilfried Dusseldorp Rien Maassen Ellen Ros. Tabel 1: geïnterviewde sleutelfunctionarissen

Noord en gesloten onderwijs

West Aloysius breed

Op basis van de gevoerde gesprekken en de bestudeerde documenten is inzicht verkregen in de huidige en door de geïnterviewden als gewenst aangegeven organisatie van HAVM-beheer binnen Aloysius.

Adromi B.V.

A201423

Pagina 5 van 14


3. Huidige situatie met betrekking tot huisvesting, arbo, milieu en veiligheid De verantwoordelijkheid voor wat betreft HAVM-beheer ligt bij de directeur financiën en bedrijfsvoering. De directeur HRM ondersteunt de directeur financiën en bedrijfsvoering, waar nodig, bij eventuele vraagstukken op het gebied van sociale veiligheid. Onderstaand is beschreven hoe HAVM-beheer op dit moment is georganiseerd c.q. zou moeten worden georganiseerd. Daarbij hebben wij ons mede gebaseerd op de door het AMT vastgestelde notitie “veiligheidsplan als onderdeel van het kwaliteitshandboek”, d.d. 4 maart 2014. Tevens hebben wij daarbij kort aangegeven wat in relatie daarmee uit de gesprekken en andere bestudeerde documenten naar voren is gekomen. Beleid en planvorming (“plan”) De afdeling financiën en bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de beleidsvorming via het algemene (model) veiligheidsplan. Het beleid rondom de sociale componenten binnen het veiligheidsplan vallen onder de verantwoordelijkheid van HRM. Het algemene veiligheidsplan vormt de kaders waarbinnen de locatiedirecteuren jaarlijks de integrale schoolveiligheidsplannen per school op- en vaststellen. Omdat het (model) veiligheidsplan ons nog niet ter beschikking is gesteld, is op dit moment niet duidelijk of hierin alle aandachtsgebieden op het gebied van arbo en veiligheid zijn opgenomen, die vanuit de wet- en regelgeving minimaal zijn vereist. Ook is niet duidelijk in hoeverre KPI’s zijn benoemd waarover periodiek moet worden gerapporteerd. In het nog op te stellen plan van aanpak zal hier nader op worden ingegaan. De afdeling financiën en bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het periodiek evalueren en actualiseren van het algemene schoolveiligheidsplan. Adromi is op dit moment nog onduidelijk in hoeverre dat nu plaatsvindt. Binnen Aloysius is het beleid met betrekking tot hoofdzakelijk sociale veiligheid (gedeeltelijk) opgenomen in het jaarplan 2014 – 2016 onderdeel HRM. Ons is nog niet duidelijk wat de relatie is tussen het genoemde jaarplan en het algemeen (model) veiligheidsplan. Het up-to-date houden van het meerjaren onderhoudsplan voor alle scholen is de verantwoordelijkheid van de afdeling financiën en bedrijfsvoering. Op dit moment is er een algemeen veiligheidsplan, zijn er individuele schoolveiligheidsplannen voor die scholen die Adromi heeft bezocht en is er een meerjaren onderhoudsplan voor alle gebouwen, zo blijkt uit de gevoerde gesprekken en de overgelegde documenten. Overeenkomstig de genoemde notitie van 4 maart jl. dient het meerjaren onderhoudsplan een onderdeel te vormen van het algemeen veiligheidsbeleid. Een beoordelingsadvies m.b.t. de inhoud van het meerjaren onderhoudsplan wordt meegenomen bij de rapportage over het nog op te stellen plan van aanpak. Een beleidsverklaring waarin het commitment van de directie is opgenomen m.b.t. het te voeren beleid op het gebeid van HAVM is er nog niet. Beleidsuitvoering (“do”) De locatiedirecteur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het integrale schoolveiligheidsplan en het onderhoudsplan gebouwen. -

Uitvoering materiële veiligheidsaspecten. De nieuw op te zetten werkgroep veiligheid, bestaande uit drie HAVM- medewerkers vanuit de sectoren, heeft de taak, om (onder verantwoordelijkheid van de individuele schooldirecties) het naleven- en uitvoeren van het algemene schoolveiligheidsplan, de integrale veiligheidsplannen en

Adromi B.V.

A201423

Pagina 6 van 14


onderhoudsplannen per school te MONITOREN. Deze aspecten bestaan uit zaken als het (in samenwerking met de individuele scholen) MONITOREN van het (al of niet wettelijk verplichte) 

    



onderhoud aan gebouwen en machines (via onderhoudscontracten), de opstelling/goedkeuring/uitvoering van de Risico-inventarisatie en –evaluatie en het bijbehorende plan van aanpak; de planning van de BHV-scholing; het opstellen van bedrijfsnoodplannen; het uitvoeren van ontruimingsoefeningen; het aanvragen van benodigde (omgevings)vergunningen; het controleren van de locaties op de naleving van de wet- en regelgeving die voortvloeit uit rechtstreeks werkende wettelijke voorschriften of vergunningsvoorschriften, e.d.; etc.

Tevens dient de taakomschrijving van de HAVM-medewerker up to date te worden gehouden door deze jaarlijks te evalueren en zo nodig bij te stellen in afstemming met en in opdracht van de sectordirecteuren en/of locatiedirecteuren. De werkgroep kan zich laten bijstaan door interne specialisten en eventueel op aanvraag door externe specialisten. -

Uitvoering sociale veiligheidsaspecten. De uitvoering van het beleid met betrekking tot sociale veiligheid ligt qua taakuitoefening bij de individuele scholen en het betrokken personeel. De schooldirectie is inhoudelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van sociale aspecten van het veiligheidsplan. Voor de uitvoering van het beleid kan worden beschikt over diverse centraal beschikbaar gestelde protocollen en richtlijnen.

Ten aanzien van de uitvoering van het materiële veiligheidsbeleid constateert Adromi dat dit slechts gedeeltelijk en niet via een vaste structuur en taakverdeling plaatsvindt. Dat wordt mede veroorzaakt door het feit, dat alleen de sector Zuid beschikt over een HAVM- medewerker. Daarbij is uit de gesprekken onder meer naar voren gekomen, dat: -

-

Voor wat betreft de uitvoering van het materiële beleid nog geen duidelijke taakafbakening is tussen de verschillende functies die bij HAVM zijn betrokken (er wordt in de documenten en gevoerde gesprekken gesproken over preventiemedewerkers, (hoofd) BHV-ers, arbocoördinatoren en veiligheidscoördinatoren). Het gevolg is, dat de uitvoering van de taken op het gebied van HAVM op dit moment versnipperd worden uitgevoerd, waarbij onduidelijk is, of de functionarissen die die taken uitvoeren daarvoor ook voldoende bekwaam zijn. Zo worden de RI&E’s en bedrijfsnoodplannen deels door de scholen zelf uitgevoerd, deels door de HAVMmedewerker van de sector Zuid en deels door externen. Er is nog, en er komt geen functieprofiel (met daarin vastgelegd de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden alsmede de benodigde opleidings- en competentie-eisen) voor de HAVMmedewerker, aangezien deze rol vanuit het taakbeleid moet worden ingevuld. Er is momenteel slechts een (enigszins summiere) taakomschrijving preventiemedewerker. In de huidige taakomschrijving ontbreken nu een aantal zaken.

Adromi B.V.

A201423

Pagina 7 van 14


-

Er nog geen uniforme taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en competenties zijn beschreven op het gebied van HAVM met betrekking tot de andere te onderscheiden functies op dit gebied (bijvoorbeeld de BHV-er of medewerker met preventietaken op een individuele school).

Ten aanzien van de uitvoering van het beleid met betrekking tot sociale veiligheid constateert Adromi dat voor de uitvoering protocollen en richtlijnen beschikbaar zijn, die worden toegepast. Ook vinden er registraties plaats m.b.t. de uitvoering van dit beleid. Ons is nog onduidelijk of en zo op welke wijze de registraties doorwerken in de voortgangsrapportages en aanpassing van het beleid. In het nog op te stellen plan van aanpak zal dit nader worden belicht. Ten aanzien van de uitvoering van het meerjaren onderhoudsplan constateert Adromi dat dit al jaren wordt opgesteld door een externe adviseur. Daarbij adviseert de externe adviseur de directeur financiën en bedrijfsvoering, de sectordirecties en schooldirecties over planvorming en uitvoering. Daarnaast draagt de externe adviseur, indien nodig, zorg voor het noodzakelijke overleg met de gemeenten. Omdat vanaf 1-1-2015 het onderhoud van de gebouwen de verantwoordelijkheid is geworden van Aloysius, is er het voornemen om hier een functie voor te creëren. Op dit moment zijn er nog geen afgesproken werkwijzen voor de onderhoudsplanning en afstoten/slopen/nieuwbouw van de gebouwen (gebouwbeheer), met uitzondering van een beslismodel huisvesting i.v.m. nieuwbouw. Er zijn tevens nog geen taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en competenties gedefinieerd voor de functie beleidsmedewerker HAVM (voorheen functie adviseur onderhoud gebouwen). Controle en rapportage (“check”) De werkgroep veiligheid rapporteert aan het beleidsmedewerker HAVM en aan de directeur financiën en bedrijfsvoering over de uitvoering van het gehele schoolveiligheidsplan per resultaat verantwoordelijke eenheid (rve). Uit de gevoerde gesprekken is ons gebleken dat dit nog niet plaatsvindt. Ook is er geen rapportageformat op basis waarvan vooraf duidelijk is waarover (aspecten of KPI’s) gerapporteerd moet worden. Daarnaast blijkt uit de gesprekken, dat er een discrepantie is tussen het taakgebied van de HAVM-medewerker (beleidsuitvoering materiële veiligheid) en de geformuleerde taak om wel over de uitvoering van het gehele model schoolveiligheidsplan (dus incl. sociale veiligheid) te rapporteren. Verder blijkt, dat de individuele schooldirectie verantwoordelijk is voor deze voortgangsrapportage over de uitvoering. Het periodiek uitvoeren van controle(ronde)s of aan de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van HAVM wordt voldaan vindt gedeeltelijk plaats (nu met name op basis van de zogenaamde “Arbomeester”). Periodieke audits ten aanzien van het gehele terrein van de beleidsuitvoering (materieel en sociaal) vinden nog niet plaats. Overigens is ook nog niet beschreven in eerder genoemde notitie of Aloysius dat op dit moment ook al wenselijk vindt. Volgens de ons ter beschikking staande informatie is er op dit moment dan ook geen (integraal) beeld met betrekking tot de stand van zaken op gebied van HAVM. Dat betekent dat de eventueel aanwezige HAVM-risico’s mogelijk onvoldoende in beeld zijn bij het AMT. Directieboordeling (”act”) Ons is gebleken, dat het doorvoeren van gesignaleerde verbeterpunten op het gebied van HAVM in de verbeter- en beheersplancyclus nog niet systematisch plaatsvindt.

Adromi B.V.

A201423

Pagina 8 van 14


4. Gewenste situatie De gewenste situatie is beschreven in de door het AMT vastgestelde notitie “veiligheidsplan als onderdeel van het kwaliteitshandboek”, d.d. 4 maart 2014. Uit de tot nu toe gevoerde gesprekken is gebleken, dat de versnipperde taakverdeling op het gebied van HAVM blijft bestaan. Er is echter wel behoefte aan controle en rapportage zodat de verantwoordelijk locatiedirecteuren worden geholpen met hun werkzaamheden op het gebied van HAVM. Daarom is er nu binnen Aloysius gekozen om per sector een medewerker met HAVM taken aan te wijzen. Deze HAVM taak bestaat uit het monitoren van (wettelijke) verplichtingen uit het HAVM beleid. Er is behoefte aan meer structuur in het gehele PDCA proces en in de vorm van duidelijke rol- en taakomschrijvingen op het gebied van HAVM. Hierin moeten de rollen van de te onderscheiden beleidsmedewerker HAVM, HAVM-medewerkers, locatiedirecteuren, sectordirecteuren en stafdirecteuren duidelijk worden verwoord. In het nog op te stellen plan van aanpak zal hier nader op worden ingegaan.

Adromi B.V.

A201423

Pagina 9 van 14


5. Advies ten aanzien van de organisatiestructuur Met betrekking tot de organisatiestructuur voor wat betreft HAVM is het uitgangspunt om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de bestaande structuren en planning- en controlcyclus. Op hoofdlijnen worden derhalve voorgesteld, om de volgende organisatiestructuur te hanteren ten aanzien van het beheer van HAVM. AMT Binnen het AMT is de directeur financiën en bedrijfsvoering verantwoordelijk voor de formulering van het materiële beleid op het gebied van HAVM. De directeur HRM is verantwoordelijk voor de formulering van het beleid op het gebied van arbo en sociale veiligheid. In het meerjarenbeleidsplan van Aloysius zullen de HAVM doelstellingen specifiek moeten worden opgenomen. Hiermee wordt een integrale aanpak gerealiseerd, waarbij het AMT eindverantwoordelijkheid draagt. Net zoals bij andere beleidsonderwerpen zullen HAVM doelstellingen resultaatgericht geformuleerd worden en vertaald naar KPI’s. De beleidsdoelstellingen en KPI’s op het gebied van HAVM worden vervolgens opgenomen in het algemeen veiligheidsplan (model veiligheidsplan) en jaarlijks ge-update. Dit kader biedt voor de afzonderlijke locaties (inclusief kantoorlocaties) houvast, om te komen tot een specifiek integraal schoolveiligheidsplan. Voor het model veiligheidsplan moeten criteria worden geformuleerd, waarbij in ieder geval de minimale wettelijke eisen worden meegenomen en de ambities van Aloysius zijn doorvertaald (veilige leeromgeving, veilig didactisch klimaat, specifieke RI&E locaties zoals bijvoorbeeld besloten school Harreveld, etc.). Voor het jaarlijks updaten van het algemeen (model) veiligheidsplan laten de beide verantwoordelijke stafdirecteuren zich bijstaan door de werkgroep van HAVM-medewerkers en de beleidsmedewerker HAVM (voorheen adviseur onderhoud gebouwen). De werkgroep van HAVM-medewerkers wordt aangestuurd door de beleidsmedewerker HAVM. Deze stelt daarbij een concept algemeen (model) veiligheidsplan op. Tevens stelt deze beleidsmedewerker HAVM een concept meerjaren onderhoudsplan op. Beleidsmedewerker HAVM (adviseur meerjaren onderhoud) De beleidsmedewerker HAVM geeft functioneel leiding aan de werkgroep van HAVM-medewerkers. De HAVM medewerkers blijven dus hiërarchisch vallen onder hun locatiedirecteur. De beleidsmedewerker HAVM is verantwoordelijk voor de monitoring van de uitvoering op het gebied van HAVM. Tevens stelt de beleidsmedewerker HAVM jaarlijks in het kader van de plannings- en begrotingscyclus een meerjaren onderhoudsplan op voor alle locaties. Daarbij pleegt deze overleg met de individuele schooldirecties en verantwoordelijke sectordirecteuren in verband met de prioritering en onderlinge samenhang per sector. De uitvoering inclusief budgetbewaking van het meerjaren onderhoudsplan blijft de verantwoordelijkheid van de individuele schooldirecties. In het kader van de uitvoering van het meerjaren onderhoudsplan adviseert de beleidsmedewerker HAVM waar nodig de HAVM-medewerker.

Adromi B.V.

A201423

Pagina 10 van 14


HAVM-medewerker Per sector wordt een HAVM-medewerker aangewezen vanuit het taakbeleid door de sectordirecteur. De HAVM-medewerker (per sector) monitort het (al of niet wettelijk verplichte)      



onderhoud aan gebouwen en machines (via onderhoudscontracten), de opstelling/goedkeuring/uitvoering van de Risico-inventarisatie en –evaluatie en het bijbehorende plan van aanpak; de planning van de BHV-scholing; het opstellen van bedrijfsnoodplannen; het uitvoeren van ontruimingsoefeningen; het aanvragen van benodigde (omgeving)vergunningen; het controleren van de locaties op de naleving van de wet- en regelgeving die voortvloeit uit rechtstreeks werkende wettelijke voorschriften of vergunningsvoorschriften, e.d. etc.

De HAVM-medewerkers en beleidsmedewerker HAVM vormen een (nog op te zetten) werkgroep HAVM (een continue werkgroep) en vergaderen periodiek over zaken die gezamenlijk kunnen worden aangepakt en geven gevraagd en ongevraagd advies aan de sectordirecteuren en de directeur financiën en bedrijfsvoering over HAVM-aangelegenheden. Locatiedirecteuren Locatiedirecteuren blijven verantwoordelijk voor de vertaling van het algemene veiligheidsplan naar de individuele integrale schoolveiligheidsplannen. Locatiedirecteuren blijven tevens verantwoordelijk voor de uitvoering van de individuele schoolveiligheidsplannen en de uitvoering van het meerjaren onderhoudsplan en de rapportage (juni en november) aan het AMT over de uitvoering ervan op basis van een door het AMT goedgekeurd format. Dit format wordt opgesteld door de werkgroep HAVM. Preventietaken liggen in eerste instantie bij de locatiedirecteur en zullen per individuele school moeten worden uitgewerkt in de RI&E. Immers op grond van de Arbowet dient in de RI&E onderbouwd te worden dat de combinatie van deskundigen in de vorm van locatiedirecteur, HAVMmedewerker, arbodienst en eventueel medewerker met preventietaken op een school, gezamenlijk beschikt over een zodanige deskundigheid, ervaring en uitrusting en dat zij zodanig in aantal zijn, gedurende zoveel tijd beschikbaar en zodanig georganiseerd, dat zij de bijstand op het gebied van HAVM naar behoren kan verlenen. Mede op basis van de gevoerde gesprekken is ons advies, om de preventietaken binnen de wettelijke kaders, zo minimaal mogelijk te laten zijn en wel om de volgende redenen: 



Veelal heeft de locatiedirecteur en/of medewerker met preventietaken primaire onderwijstaken, waardoor de bijkomende taken op het gebied van HAVM ten koste gaat van de primaire onderwijstaak. Kennis en competenties het meest efficiënt bij de HAVM-medewerker kan worden geconcentreerd.

Ten behoeve van de samenwerking tussen HAVM-medewerker, locatiedirecteur en eventueel de medewerker met preventietaken worden voor wat betreft taakverdeling schriftelijke afspraken gemaakt tussen locatiedirecteur, HAVM-medewerker en de contactpersoon op schoollocaties die

Adromi B.V.

A201423

Pagina 11 van 14


preventietaken uitvoert. De afspraken betreffen in ieder geval een heldere taakverdeling over de uitvoering van het integrale schoolveiligheidsplan. In bijlage 2 is bovenstaande beschrijving schematisch samengevat. De taken van de beleidsmedewerker HAVM en de taken op het gebied van HAVM van de medewerkers HAVM en de locatiedirecteuren zijn bijgevoegd in bijlage 3.

Adromi B.V.

A201423

Pagina 12 van 14


6. Overzicht jaarplanning AVM In bijlage 3 is een voorbeeld van een indicatief overzicht van de jaarplanning AVM beleid Aloysius stichting opgenomen. Opgemerkt wordt, dat geen jaarplanning is opgenomen voor de begeleiding voor huisvesting en van eventuele nieuwbouwprojecten en met wet- en regelgeving samenhangende onvoorziene zaken. Daarnaast is er geen jaarplanning van de betrokken medewerkers binnen Aloysius bij de implementatie en communicatie van diverse zaken meegenomen. Dit wordt verondersteld via reguliere werkoverleggen, themabijeenkomsten en managementbijeenkomsten plaats te vinden.

Adromi B.V.

A201423

Pagina 13 van 14


Bijlagen Bijlage 1: Overzicht van tot nu toe bestudeerde documenten (dd. 17 juni 2014) Bijlage 2: Schema organisatie arbo, milieu, veiligheid en gebouwonderhoud Bijlage 3: Voorbeeld jaarplanning AVM beleid Aloysius stichting (separaat toegevoegd)

Adromi B.V.

A201423

Pagina 14 van 14

Bijlagen

Bijlage 1: Overzicht van tot nu toe bestudeerde documenten (dd. 17 juni 2014) Aloysius breed - Notitie 4 maart 2014 aan AMT: Veiligheidsplan als onderdeel van het kwaliteitshandboek - Arbobeleidsplan - Strafrechtelijke vervolging fysiek ingrijpen (versie 06, 2010) - Jaarverslag 2013 - Organisatieschema 1 januari 2014 - Presentatie DOZ overleg - Hoofdstuk 5 Het Crimogene Domein januari 2009 - Hoofdstuk 6 Het Onderwijskundige Domein januari 2009 - Training preventiemedewerker Arbo Unie 2014 Sector Zuid - Boekje Veiligheid en arbeidsomstandigheden op school - Gebruikershandleiding draagbaar klimmaterieel versie maart 2013 - Integraal veiligheidsplan sector Limburg 12 april 2012 School -

Rapportages RI&E De Hilt, Helmond (januari 2013) Toets Arbounie RI&E de Hilt (april 2013) Preventiemedewerker Ortolaan 2006 Ontruimingsplan Ortolaan versie 2013 Certificaten elektrische arbeidsmiddelen Latasteschool, november 2013 Inspectierapporten Draagbaar Klimmaterieel Ortolaan 22 november 2013 Inspectierapporten Draagbaar Klimmaterieel Latasteschool 28 november 2013 Programma van Eisen Brandmeld- en ontruimingsinstallatie Ortolaan, september 2012 Ontruimingsoefening Ortolaan Heythuysen 31 oktober 2013 Keuringslijst Ortolaan 2013 Meerjaren onderhoudsplan vanaf 2013 Castricum Antoniusschool Meerjaren onderhoudsplan vanaf 2013 Helmond Willibrordschool Meerjaren onderhoudsplan vanaf 2013 Stevensbeek Kerkstraat Meerjaren onderhoudsplan vanaf 2013 Heythuysen Graaf van Loonlaan Integraal veiligheidsplan Savioschool Hillegom maart 2010 Registratieformulier beheer voorzieningen en BHV-materialen 2012 Ontruimingsplan Savioschool Hillegom mei 2013 Incidentenregistratie 2012-2013 Savioschool Hillegom Taken BHV Savioschool Hillegom Schoolgids De Windvang 2013-2014 Ontruimingsplan Het Kwartet Weert 2010 Calamiteitenplan 2011-2012 Harreveld locatie Prisma Schoolveiligheidsplan Harreveld oktober 2007

Adromi B.V.

Bijlagen

Bijlage 2: Schema organisatie Huisvesting Arbo, Veiligheid en Milieu

De HAVM-medewerkers hebben periodiek werkoverleg met elkaar en met de locatiedirecteuren. De beleidsmedewerker HAVM heeft periodiek werkoverleg met de HAVM medewerkers, bilateraal met de sectordirecteuren en verantwoording afleggen aan de directeur financiën en bedrijfsvoering.

Adromi B.V.

Bijlagen

Bijlage 3: Voorbeeld jaarplanning AVM beleid Aloysius stichting (separaat toegevoegd)

Adromi B.V.

DEFINITIEVE CONCEPT RAPPORTAGE PLAN VAN AANPAK OPZET ADEQUAAT HUISVESTINGS-, ARBO-, (BRAND)VEILIGHEIDS- EN MILIEUBEHEER T.B.V. ALOYSIUS STICHTING

Recommend Documents