Plan van aanpak Stichting Maatschappelijke Ondersteuning ‘van visie naar uitvoering’
Nieuwegein, augustus 2012 Elja Schwarz, procesmanager
1
1. Inleiding Gemeenten worden steeds meer verantwoordelijk voor taken in het sociale domein. De komst van de WMO in 2007 was hierin een belangrijke stap. De komende decentralisatietrajecten, zoals de overkomst van de jeugdzorg, de begeleiding uit de AWBZ en maatregelen die voortkomen uit de toekomstige Wet Werken naar Vermogen, vormen het vervolg. Verwacht mag worden dat steeds meer taken uit het sociale domein onder verantwoordelijkheid van de gemeenten zullen worden gebracht. In de toekomst staat een andere invulling van taken centraal. Een omslag is noodzakelijk waarbij datgene dat inwoners nog zelf kunnen, al of niet met hulp van het sociale netwerk, voorop staat. Dat vraagt een andere, integrale manier van werken voor m.n. de professionals in welzijn en zorg. Deze aanpak staat bekend als De Kanteling. Zowel de omslag als de integrale aanpak vragen een herijking van de uitgangspunten van het WMO-beleid en een nieuwe organisatievorm. Met de integrale benadering heeft De Bilt met het project MENS al ambitieus ingezet op deze ontwikkeling. Wijkgericht en integraal zijn hierbij de sleutelwoorden. Wijkgericht om direct aan te kunnen sluiten bij de woon- en leefwereld van de inwoners en integraal om steun te bieden vanuit verschillende disciplines. Het gaat om Maatschappelijke Ondersteuning. De fusie van de welzijnorganisaties Animo en SWO tot Stichting Maatschappelijke Ondersteuning is de volgende stap. SMO wordt vanaf 2013 de spil van de maatschappelijke ondersteuning in De Bilt. Het project MENS wordt hierin opgenomen. De visie waarop e.e.a. wordt gebaseerd, is reeds eerder beschreven en wordt bijlage bij het fusiedocument. 2. Attitudeverandering Van alle betrokkenen bij de uitvoering van de toekomstige WMO wordt een attitudeverandering gevraagd. Dit geldt zowel voor professionals en management van de toekomstige SMO als voor alle betrokkenen binnen de gemeente. o In de toekomst wordt De Kanteling* (zie begrippen) bepalend en wordt de uitkomst van de ‘keukentafelgesprekken*’ leidend voor de activiteiten van de SMO en de MENS-partners. o Als uitvloeisel hiervan zal de gemeente moeten gaan loslaten in ‘vertrouwen’. Vertrouwen op de goede wil van de burger, op de kracht en expertise van SMO en van de partners. Dit vertrouwen leidt binnen het budgettaire kader tot een minimum aan controle en een maximum aan beslissingsvrijheid voor partijen, voor de omvang van hun activiteiten. De relatie tussen gemeente en SMO wordt via de subsidiebeschikking geregeld, die bepaalt het kader van beslissingvrijheid. (is vrijheid van uitvoering) o Op korte termijn wordt bepaald welke taken in de SMO worden ondergebracht, met bijbehorend budgettair kader. Door de keuze voor een groeimodel wordt in 2013 gekeken wat er één op één over kan. o Van het allergrootst belang is het borgen van de verworvenheden van het project MENS en het behoud van de innovatiekracht van het netwerk. De relatie met de huidige MENSzorgaanbieders die werkzaam zijn in de uitvoering wordt daartoe versterkt via een meerjarige samenwerkingsovereenkomst met de SMO. (werken in onderaannemerschap; evt. BTW-problematiek wordt nader onderzocht) Nieuwe aanbieders komen alleen voor zo’n overeenkomst in aanmerking wanneer zij een aanvullend aanbod leveren. (een omissie in het huidige aanbod opvullen) o De taken die op de gemeente afkomen (de jeugdzorg, de begeleiding AWBZ, voornemens uit de wet Werken naar Vermogen) betreffen in De Bilt ca. 1000 personen. 2
o Gedurende 2013 gaan gemeente, SMO en MENS-partners nadenken over het inpassen van deze doelgroepen in het nieuwe WMO-denken en doen. WVT wordt vooralsnog MENSpartner. Er wordt toegewerkt naar een aparte samenwerkingsovereenkomst met de SMO. 3. Stichting Maatschappelijke Ondersteuning De SMO wordt de uitvoeringsorganisatie van de gemeente voor de WMO en gaat zich daarnaast profileren als maatschappelijk ondernemer, waarvan alle activiteiten bijdragen aan het algemeen welzijn van de inwoners van De Bilt. Het wordt de spil in de maatschappelijke ontwikkeling, daarin moet de relatie met het maatschappelijk betrokken bedrijfsleven ook een plaats krijgen. De gemeente bepaalt welke taken in de SMO worden ondergebracht en het bijbehorende budget. De omvang van taken wordt bepalend voor de horizon van de SMO. 3.1 Transitie Er is sprake van een groeimodel: o 2013: Animo en SWO met hun huidige activiteiten, project MENS (incl. MENS+), overname VIA van MeanderOmnium incl. meldpunt vrijwilligers. Jeugd- en jongerenwerk blijft onderdeel in afwachting van de overgang van de jeugdzorg naar de gemeente. De ontwikkeling van de jeugdketen zal pas in 2015 gaan plaatsvinden. o 2013: Er wordt nagedacht over de uitvoering in 2014, o.a. over de integratie (samenwerking) van het WMO-loket met de indicatiestelling waarvoor nu de pilot ‘afstemming intake WMO-voorzieningen’ plaatsvindt en over andere taken die over kunnen naar de SMO; o 2014: Nieuwe externe taken worden in 2014 overgedragen. . m.i.v. 01-01-2014 worden de subsidievoorwaarden zo gewijzigd dat het merendeel van de nog extern belegde taken naar de SMO overgaat. Dat betekent dat er geld in de exploitatie bijkomt. (nieuw budgettair kader) . de regie over de ‘begeleiding’: over het model/fasering wordt nagedacht. . ook de resterende taken van het loket kunnen dan overkomen. 3.2 Organisatievorm Gezien alle huidige- en nog te verwachten (politieke) veranderingen wordt de SMO een maatschappelijk speler in een complex krachtenveld, die midden in de samenleving staat met een grote betrokkenheid van zowel bestuur, medewerkers als vrijwilligers. Afgezien van de eerder genoemde transitie streeft de gemeente naar beperking van het aantal spelers waardoor meer overzicht ontstaat. De gemeente wil dat de SMO een slanke organisatie wordt met een beperkte overhead. Gezien deze positionering komt de keuze voor een bestuursmodel uit op een toezichthoudend bestuur met een directeur en een klein/slank managementteam. Deze vorm kan afhankelijk van de ontwikkelingen in de toekomst opnieuw worden overwogen. Voor het bestuur wordt de governance code leidend. Het nieuw te vormen bestuur bestaat voorlopig uit 5 leden (minimaal 3): o 3 nieuw te werven leden w.o. de voorzitter; o 2 voormalige bestuursleden van Animo en SWO (voor het historisch besef + draagvlak)
3
De SMO-organisatie wordt aangestuurd door de directeur, ondersteund door coördinatoren. (aantal is afhankelijk van de fasering) Samen vormen zij het managementteam, met als belangrijk cultuurelement dat de SMO een dynamische, organische organisatie moet worden. De organisatie werkt met het principe van integraal management. Dit betekent: ‘het leidinggeven aan een afdeling met alle verantwoordelijkheden, zoals personeelsbeleid, budgetbeheer en inkoopactiviteiten, in één hand’. Toekomstig organogram:
De adviesfunctie van de vrijwilligers wordt nader uitgewerkt.
3.3 Werkwijze De SMO werkt volgens het MENS-concept: een vraaggerichte aanpak met het dagelijks leven van de burger als uitgangspunt, met aandacht voor kwetsbare groepen en een wijkgerichte, ontkokerde aanpak. (zie ook visie) Stimuleren van actief burgerschap (preventie) is onderdeel van de aanpak. De SMO beoogt een organiserende, faciliterende rol waarmee men de Eigen Kracht van de burgers stimuleert: o Activiteiten gaan steeds meer naar de voorkant: signaleren (frontoffice), uitvoeren van De Kanteling (Het (keukentafel)Gesprek) en preventieactiviteiten. o Een deel van het SMO-pakket is nu nog standaard. In de toekomst worden activiteiten ontwikkeld op basis van trends uit Het Gesprek en factfinding door o.a. huisarts en wijkcoach. Het nieuwe pakket wordt flexibel, afhankelijk van de vraag, waarbij SMO afweegt wat men zelf kan of beter elders bij MENS-partners kan beleggen. (ook afh. keuze klant) o Men levert een totaal pakket waarvan een deel wel en een deel niet-gesubsidieerd kan zijn. In het laatste geval moet het product via de eigen bijdrage minimaal kostendekkend zijn. Het Gesprek wordt meetlat voor het wel/niet leveren van gesubsidieerde ondersteuning. o Als maatschappelijk ondernemer werkt men continu aan innovatie. Het is mogelijk zelf commerciële producten te gaan aanbieden mits die niet strijdig zijn met de belangen van de MENS-partners, die al een deel van de innovatie leveren.
4
Het primair proces:
De splitsing collectief/individueel komt vooraan het proces, dat is een manier om meer grip op de besteding te krijgen.
5
3.4 Wijkservicecentrum Momenteel is de gemeente voor de uitvoering van de huishoudelijke hulp in 4 percelen verdeeld. De SMO gaat hier in principe met de WSC’s op aansluiten. Onderzocht moet worden of de exploitatie van 4 WSC’s binnen het budgettair kader haalbaar is, zo niet dan met 3 beginnen. De wijkservicecentra worden het bruisende hart van hun wijk met als uitgangspunten: o Een laagdrempelige uitstraling en het geleidelijk toewerken naar een ruime publieksvriendelijke openstelling. Het maken van wijkanalyses wordt belangrijk; o Activiteiten worden in principe door vrijwilligers uitgevoerd, daarvoor gefaciliteerd door medewerkers van de SMO. Bij alle activiteiten redeneert men vanuit de burger; o WSC’s beschikken in principe over dezelfde functies, maar zijn dynamisch. De couleur locale kan verschillen en mogelijk dat spaarzame functies worden gecentraliseerd; o De 1ste lijn wordt integraal onderdeel van het WSC. De pilot die nu door MENS+ wordt opgestart is een aanloop daartoe; o Men komt er ‘halen en brengen’; o Geschikte huisvesting is een belangrijk aandachtspunt; o Elk centrum krijgt een eigen vrijwilligersraad. 3.5 Personeel Animo en SWO hebben momenteel samen 32 medewerkers. Bijna iedereen werkt in deeltijd en van een aantal lopen de contracten per 31-12-2012 af: o Door het gelijkblijvende budget kan de SMO met een gelijkblijvende personeelformatie van start. Er zullen geen ontslagen hoeven vallen. Medewerkers met een aflopend contract worden vroegtijdig over hun perspectief binnen de SMO geïnformeerd; o De komende periode wordt beslist met welke activiteiten de SMO in 2013 van start gaat. Dan zal blijken of de huidige medewerkers de competenties hebben om aan de nieuwe uitvoering invulling te geven of dat hiervoor gerichte bijscholing nodig is; o Animo en SWO hebben geen personeelsvertegenwoordiging in de vorm van een OR of een PVT. De SMO krijgt een PVT; o In overleg met de vakbonden zal een sociaal plan worden overeengekomen. 3.6 Vrijwilligers De vrijwilligers vormen de kurk van het gemeentelijke welzijnswerk. De SMO heeft een vnl. faciliterende rol. Het is van groot belang dat vrijwilligers ook bij de SMO een goede plaats vinden, zodanig dat de huidige vrijwilligers verbonden blijven en nieuwe vrijwilligers bereid zijn zich in te zetten voor nieuwe activiteiten. Vrijwilligers krijgen in adviserende zin invloed op de uitvoering van het operationele proces. De vorm wordt nader uitgewerkt. 3.7 Financiële onderbouwing In 2013 wordt er door de gemeente niet gekort op het budget voor welzijnactiviteiten. Het budget voor de SMO is afhankelijk van het aantal taken dat wordt ondergebracht. In lijn met het groeiscenario wordt het aantal taken in 2014 groter en daarmee ook het budget. o SMO levert een totaal pakket aan diensten dat deels wel en deels niet-gesubsidieerd kan zijn. In het laatste geval moeten deze activiteiten diensten via de eigen bijdragen van deelnemers minimaal kostendekkend zijn. o Door de subsidiesystematiek die op Animo en SWO van toepassing is, gaat de SMO met een beperkt Eigen Vermogen van start. De Due Dilligence zal hier inzicht in verschaffen; 6
o Dit heeft als nu reeds voorzienbare consequenties: . dat voor frictiekosten van de fusie mogelijk een beroep op de gemeente wordt gedaan. . dat de gemeente bij personele aanspraken t.g.v. de fusie verzocht wordt om mee te financieren. Dit moet dan in de toekomstige subsidiebeschikking worden opgenomen. 3.8 MENS Het oorspronkelijke convenant eindigde in 2011 en werd nog niet vernieuwd. Als vervolg krijgt MENS een plaats binnen de SMO. Dit kan op twee manieren worden bezien: o MENS wordt de bedrijfsfilosofie voor de SMO. Alle betrokken partijen committeren zich aan het gedachtegoed van MENS. De innovatiekracht van het MENS-netwerk wordt een belangrijke peiler onder de SMO, waardoor de SMO dynamisch en organisch blijft. o MENS-zorgaanbieders werken mee aan de uitvoering van de WMO. Zij krijgen daar een individuele meerjarige samenwerkingsovereenkomst met de SMO en zullen daarbij in onderaannemerschap WMO-taken (blijven) uitvoeren. (houden ook hun AWBZ-taken) De toekomstige structuur hiervoor wordt in nader overleg uitgewerkt met als speerpunt dat ieders innovatiekracht ten volle wordt benut. Ook evt. BTW-problematiek wordt onderzocht. 3.9 Resultaten In het jaarverslag van de SMO worden de resultaten van het betreffende jaar beschreven. Het gaat vooral om een kwalitatieve analyse waarvoor een tevredenheidonderzoek of een wijkanalyse kan worden uitgevoerd. (mogelijk een 0-meting bij de start) Daarnaast zijn er de verplichtingen t.o.v. de subsidiebeschikking. 4. Communicatie Gezien het grote aantal belanghebbenden is een goede informatie over het fusietraject van het grootste belang. Intern gaat het om de personeelsleden en de vrijwilligers; extern om vertegenwoordigers van belangengroepen, om de politiek en het bedrijfsleven. De gemeente ontwikkelt hiervoor een communicatieplan. o Het personeel wordt vooralsnog vnl. via de verschillende overlegmomenten geïnformeerd. Mogelijk wordt later ook met nieuwsbrieven en/of eigen websites gewerkt. Het toekomstig sociaal plan zal in een personeelsbijeenkomst worden toegelicht. o Waar mogelijk worden de vrijwilligers geïnformeerd over de ontwikkelingen. Dit gebeurt o.a. door direct contact met de vrijwilligersraad (Animo), informatiebijeenkomsten, het betrekken van o.a. de WMO-raad in de klankbordgroep en door gerichte communicatie vanuit de gemeente. 5. Behoud van historie Een gevaar van de komende transitie is dat kennis en ervaring verloren gaat doordat een aantal mensen de organisatie gelijktijdig verlaat. (bestuursleden, interim-directeuren) en de projectleider MENS) o Mogelijk kunnen oud bestuursleden tijdelijk een (informele) referentiegroep vormen ter ondersteuning van de directeur; o bij de overdracht van VIA aan de SMO is het denkbaar dat MeanderOmnium nog enige tijd voor begeleiding/coaching zorgt; o Speciale aandacht voor behoud van de MENS-kennis
7
6. Fusieproces Volgens plan wordt de bestuurlijke fusie van Animo en SWO op 01-01-2013 afgerond en kan de nieuwe organisatie onder leiding van een nieuwe directeur van start. De periode tot juni 2013 wordt daarna gebruikt voor het totaal juridisch ineenschuiven. (taak nieuwe directeur) Bij gunstig verloop van het voorproces (snelle uitkomst due dilligence) wordt de juridische fusie alsnog op 01-01-2013 afgerond. In dit plan van aanpak staan de activiteiten vermeld die de komende tijd gaan plaatsvinden, de planning gaat t/m de afronding medio 2013. Activiteiten vinden plaats langs twee sporen: o De juridisch/bestuurlijke top-down ontwikkeling o Het inhoudelijke bottum-up proces waarin de toekomstige werkwijze wordt bepaald. Een klankbordgroep begeleidt het fusieproces. De klankbordgroep ontvangt twee maandelijks een voortgangsrapportage gebaseerd op de PDCA-cyclus. 6.1. Juridisch-bestuurlijk proces o Op 01-01-2013 starten we voor een periode als SMO/Animo en SMO/SWO met een gezamenlijk bestuur en een nieuwe directeur. In het statutair perspectief van de juridische fusie gaat SWO (verdwijnend) op in Animo (verkrijgend) en wordt de naam van Animo gewijzigd in Stichting Maatschappelijke Ondersteuning. In de nieuwe statuten wordt de relatie met de gemeente vermeld. o De SMO krijgt een toezichthoudend bestuur van 5 leden. De governancecode is hierin leidend. Het bestuur wordt samengesteld uit 3 nieuwe leden w.o. de voorzitter, met 2 voormalige bestuursleden van Animo en SWO. Alle bestuursfuncties krijgen een profiel. Gestreefd wordt naar bestuursleden uit, en betrokken met, de Biltse samenleving. Het nieuwe bestuur benoemt de nieuwe directeur. o Onder toezicht van het toezichthoudende bestuur zal de nieuwe directeur uitvoering gaan geven aan de uitrol en vormgeving (verdere integratie) van de nieuwe organisatie. De complexe omgeving van de SMO wordt bepalend voor de zwaarte van de functie. o De vakbonden worden op zeer korte termijn uitgenodigd om mee te denken in het proces. Mogelijk kan ook een personeelsvertegenwoordiging meepraten. (er is geen OR of PVT) 6.2 Financiën De due dilligence door een onafhankelijke accountant geeft inzicht in de vermogensposities van beide organisaties en in mogelijke financiële risico’s. Op het moment dat het inhoudelijk plan gereed is kan de totale fusiebegroting worden gemaakt incl. scholingskosten en frictiekosten. Als volgende stap worden de uitgangspunten voor de begroting 2013 gemaakt. 6.3 Inhoudelijke ontwikkeling (is uitwerken schema blz. 5) o In het activiteitenplan 2013 wordt De Kanteling vorm gegeven en wordt een voorlopige keuze gemaakt van collectieve arrangementen. Tevens wordt de positionering van de MENS-partners uitgewerkt. Tenslotte kan de bijpassende begroting worden gemaakt. o Een aparte activiteit is het ontwerp van de wijkservicecentra. Tijdens het project MENS is hier al een aanzet voor gemaakt. Tevens wordt een mogelijk groeiscenario uitgewerkt. De huisvestingsvraag (beschikbare locaties) is hierin mede bepalend o Aanvullend kan het formatieplan worden gemaakt en de behoefte aan benodigde scholing worden vastgesteld. 8
6.4 Communicatieplan Het betreft een structuur om interne- en externe stakeholders regelmatig te informeren over de voortgang van het fusietraject. Al deze activiteiten zijn in detail uitgewerkt in de bijgevoegde planning. 7. Begrippenlijst o Welzijn Nieuwe Stijl: Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport heeft samen met de VNG en de MOgroep (W&MD) het landelijke stimuleringsprogramma Welzijn Nieuwe Stijl gelanceerd. Het programma is erop gericht om de werkelijke potentie van de Wmo te benutten door te stimuleren, inspireren en concrete handreikingen te bieden. o De Kanteling: VNG-project De Kanteling gaat over het anders vormgeven van de compensatieplicht in de Wmo. Welke ondersteuning heeft de burger echt nodig om te kunnen participeren? In 2009 zijn twaalf pilotgemeenten gestart met het ontwikkelen van een nieuwe werkwijze. o Het (keukentafel)Gesprek: Een gesprek waarbij de Wmo-consulent samen met de burger onderzoekt welke behoeftes er zijn op de verschillende levensterreinen (wonen, zorg, vervoer, etc.), welke beperkingen worden ervaren en hoe deze het best opgelost kunnen worden. Meer dan tot nu toe wordt daarbij een beroep gedaan op de eigen mogelijkheden van het individu. Een ander verschil met het verleden is dat in het keukentafelgesprek ook de maatschappelijke participatie (het "meedoen") aan de orde komt.
9
