PLAN VAN AANPAK project HANDREIKING REGIONAAL RISICOPROFIEL
Definitieve versie
INHOUDSOPGAVE
1. INLEIDING .............................................................................................................................................2 1.1 Aanleiding ............................................................................................................................................2 1.2 Totstandkoming van het plan van aanpak.........................................................................................2 1.3 Besluitvorming over het plan van aanpak .........................................................................................3
2. PROJECTDEFINITIE .............................................................................................................................. 4 2.1 Doelstelling ......................................................................................................................................... 4 2.2 Resultaten........................................................................................................................................... 4 2.3 Afbakening......................................................................................................................................... 4 2.4 Kritische succesfactoren......................................................................................................................5 2.5 Relaties met andere ontwikkelingen ................................................................................................ 6
3. PROJECTUITVOERING ..........................................................................................................................7 3.1 Projectstructuur ...................................................................................................................................7 3.2 Aanpak & activiteiten ........................................................................................................................ 8 3.3 Planning.............................................................................................................................................. 9 3.4 Communicatie .................................................................................................................................... 9 3.5 Besluitvormingstraject ....................................................................................................................... 9 3.6 Beheer van de resultaten.................................................................................................................. 10
4. CAPACITEITSPLANNING EN BEGROTING...........................................................................................11 4.1 Capaciteitsplanning............................................................................................................................11 4.2 Gevraagde subsidie ........................................................................................................................... 12 4.3 Cofinanciering ................................................................................................................................... 12
1
1. INLEIDING 1.1 Aanleiding Om als veiligheidsregio een adequaat beleid te kunnen voeren, moet er inzicht zijn in de aanwezige risico’s, zowel in de eigen regio als in de omliggende gebieden (nationaal en internationaal). Zoals vastgelegd in het wetsvoorstel veiligheidsregio's zal elke regio derhalve als basis voor het 'beleidsplan veiligheidsregio' (artikel 12 wetsvoorstel) moeten beschikken over een 'regionaal risicoprofiel' (artikel 13 wetsvoorstel). Dit risicoprofiel bestaat uit een risico-inventarisatie en een risicoanalyse. De risicoinventarisatie omvat het overzicht van specifieke risicovolle situaties en van de soorten branden, rampen en crises die zich in de regio kunnen voordoen. In de risicoanalyse worden de geïnventariseerde risico's nader beschouwd, vergeleken en geïnterpreteerd. Dit stelt het bestuur van de veiligheidsregio in staat om afgewogen keuzes te maken over het gewenste beleid. Enerzijds kunnen besluiten worden genomen over het voorkomen en beperken van de risico's (risicobeheersing). Anderzijds kunnen de operationele prestaties van de crisisbeheersingsorganisatie worden afgestemd op de aanwezige risico's. Bovendien levert het risicoprofiel waardevolle informatie op die de hulpdiensten kunnen gebruiken bij de bestrijding van incidenten. Voorts zal het risicoprofiel de basis vormen voor de communicatie naar de burger middels de provinciale risicokaart (artikel 39 van het wetsvoorstel veiligheidsregio’s). De NVBR, Raad van Hoofdcommissarissen, GHOR Nederland en het Landelijk Overleg van Coördinerend Gemeentesecretarissen werken samen in het zogenaamde Portefeuillehouders Overleg Crisisbeheersing (POC). Doel van dit overleg is afstemming van en nauwe samenwerking bij de activiteiten van de koepels van de vier kolommen op het vakgebied crisisbeheersing. De portefeuillehouders hebben daartoe een multidisciplinair werkprogramma crisisbeheersing opgesteld. Hierin zijn in eerste aanleg als gezamenlijke prioriteiten aangewezen: 1. 2. 3. 4.
begeleiding van de regionale implementatie van de wet en het besluit veiligheidsregio's; ondersteuning van de professionalisering van de crisisbeheersing; het realiseren van een adequate verbinding tussen de nationale, regionale en lokale crisisbeheersing; het vergroten van de rol van burgerparticipatie en zelfredzaamheid binnen de crisisbeheersing.
Als eerste gezamenlijke project heeft het POC het initiatief genomen tot de ontwikkeling van een landelijke Handreiking Regionaal Risicoprofiel. Met deze handreiking zullen de veiligheidsregio's optimaal worden ondersteund bij de realisatie van een regionaal risicoprofiel op basis van een landelijke unité de doctrine. Hiermee kunnen ze op onderling vergelijkbare wijze invulling geven aan de wet veiligheidsregio's. De handreiking moet de Leidraad Maatramp en Leidraad Operationele Prestaties, die tot op heden door de regio's zijn gebruikt, vervangen. De waardevolle elementen uit deze leidraden moeten wel behouden blijven, zodat de regio's wat dat betreft kunnen voortbouwen op de reeds opgedane ervaring. Tegelijkertijd moet een doorontwikkeling van de methodiek plaatsvinden, want de regio's blijken daaraan behoefte te hebben. Dit betreft niet alleen een herbezinning op nut en noodzaak van de cijfermatige exercities ten aanzien van de maatrampniveaus, maar bijvoorbeeld ook de verbreding van de inventarisatiemethodiek van de traditionele rampenbestrijding naar de bredere kijk op crises. Ook moet de nieuwe handreiking een nadrukkelijk verband realiseren tussen de regionale risicoprofielen en de Strategie Nationale Veiligheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
1.2 Totstandkoming van het plan van aanpak De beleidsadviseurs van het POC hebben samen met vertegenwoordigers van de Politieacademie en de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond een eerste projectomschrijving opgesteld. Deze projectomschrijving is op 24 juni 2008 vastgesteld door het POC. Op basis hiervan is het POC in juli 2008 in overleg getreden met BZK over subsidiëring van de handreiking. Naar aanleiding hiervan heeft BZK via de NVBR een startsubsidie verstrekt om een nader plan van aanpak te ontwikkelen met een concreet stappenplan en uitgewerkte begroting. Ruud Houdijk is daartoe aangewezen als multidisciplinair projectleider.
2
Een vroegtijdige, nauwe betrokkenheid van de veiligheidsregio’s is onderkend als een kritische succesfactor voor het project. De handreiking zal namelijk moeten aansluiten bij de wensen en behoeften van de regio's. Ook zal bij de ontwikkeling optimaal gebruik moeten worden gemaakt van de in het land aanwezige kennis en expertise. Voorts moet een vroegtijdige betrokkenheid bij het project voorkomen dat regio's voor zichzelf 'het wiel gaan uitvinden'. Alle regio's die dat wensen, is daarom de gelegenheid geboden om nauw bij de ontwikkeling van de landelijke handreiking betrokken te zijn, ook reeds in de voorbereidende fase van het plan van aanpak. Van de 25 veiligheidsregio’s hebben er 22 aangegeven geïnteresseerd te zijn in deelname aan het project. Met 21 van deze regio’s en een aantal vertegenwoordigers van landelijke organisaties is op 9 september 2008 een brainstorm georganiseerd over het plan van aanpak. De uitkomsten hiervan zijn in het voorliggende plan verwerkt. Algemene conclusie was dat er nog grote interpretatieverschillen zijn van wat het risicoprofiel precies moet zijn. De ene regio heeft een systeem waarmee tot op objectniveau risico's inzichtelijk zijn, terwijl de andere regio op zoek is naar een profiel dat leidt tot meer algemene bestuurlijke beleidskeuzes. De opgave is om beide uitersten met elkaar te verbinden. Het belang van een handreiking met een landelijk uniforme aanpak wordt daarom door alle regio´s onderkend. De regio’s hebben behoefte om met hun regionale projecten zoveel mogelijk aansluiting te zoeken bij de landelijke ontwikkelingen. De bereidheid om actief mee te werken aan de ontwikkeling van de handreiking is dan ook groot. Snelheid is daarbij van cruciaal belang. Regio’s die een convenant hebben gesloten met Minister Ter Horst hebben zich immers in principe verbonden aan de realisatie van een risicoprofiel uiterlijk per 31 december 2009.
1.3 Besluitvorming over het plan van aanpak Het project Handreiking Regionaal Risicoprofiel maakt onderdeel uit van een breder samenwerkingsprogramma waarover de NVBR, Raad van Hoofdcommissarissen, GHOR Nederland en het Landelijk Overleg van Coördinerend Gemeentesecretarissen afspraken willen maken met het Veiligheidsberaad en BZK. Binnen dit programma heeft dit project de hoogste prioriteit, hetgeen wordt onderstreept door de grote animo vanuit de regio´s. De urgentie is hoog, omdat het project een instrument zal moeten opleveren waarmee de regio´s dit belangrijke deel van de Wet veiligheidsregio´s tijdig moeten kunnen implementeren. Om te voorkomen dat het project wordt vertraagd door de discussie over het samenwerkingsprogramma van de koepels en de financiering daarvan, heeft het POC het plan van aanpak separaat ter vaststelling aan het Veiligheidsberaad aangeboden.
3
2. PROJECTDEFINITIE 2.1 Doelstelling De concrete doelstelling van het project is het realiseren van een gedragen landelijk uniforme handreiking voor de regionale risicoprofielen. Dit vormt een hulpmiddel voor de veiligheidsregio’s om het regionale beleid en de operatiën te enten op de daadwerkelijk aanwezige risico’s en daarmee invulling te geven aan de wettelijke verplichtingen. Het hogere doel dat met deze handreiking wordt gediend is een efficiencyslag bij de veiligheidsregio’s (men hoeft niet 25 keer zelf het wiel uit te vinden) en landelijke uniformiteit en vergelijkbaarheid van het risicoprofiel. Dit laatste is een belangrijke randvoorwaarde voor BZK om regie te kunnen voeren op de Nationale Veiligheid.
2.2 Resultaten Het project moet een Handreiking Regionaal Risicoprofiel opleveren, die bestaat uit een aantal deelproducten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
een uniform begrippenkader voor risico´s en risicobeheersing een uniform overzicht van crisistypen (voortbouwend op de Leidraad Maatramp en de Strategie Nationale Veiligheid) een inventarisatiemethodiek voor de risico’s per crisistype (plaatsgebonden en anderszins) een analysemethodiek voor de risicovolle situaties met criteria op basis waarvan het bestuur afgewogen keuzes kan maken over risico- en crisisbeheersingsmaatregelen een hulpmiddel voor risicobeheersingsmaatregelen een hulpmiddel voor crisisbeheersingsmaatregelen / capaciteitenanalyse (voortbouwend op de Leidraad Operationele Prestaties en de Strategie Nationale Veiligheid) een stappenplan voor het proces van totstandkoming van een regionaal risicoprofiel (procesmanagement risicobeheersing), inclusief een TBV-matrix risicobeheersing (taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden).
Voorts zal het project, op basis van een behoeftepeiling onder de regio´s, een plan van aanpak moeten opleveren voor eventuele landelijke implementatiebegeleiding van de handreiking.
2.3 Afbakening Het project heeft primair betrekking op artikel 13 van het wetsvoorstel veiligheidsregio’s. Het project heeft verder belangrijke raakvlakken met het beleidsplan (artikel 12) en de provinciale risicokaart (artikel 39). Het project gaat uit van een brede risico-inventarisatiemethodiek geënt op de vijf vitale belangen zoals ook in de Strategie Nationale Veiligheid worden gehanteerd: economische veiligheid, fysieke veiligheid, ecologische veiligheid, territoriale veiligheid en sociale & politieke stabiliteit. Bij de risicoanalyse en de risicobeheersingsmaatregelen moet evenwel een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen de wettelijke verantwoordelijkheden van de veiligheidsregio (fysieke veiligheid) en de verantwoordelijkheden van de andere risicobeheersingspartners. Het in de wet bedoelde risicoprofiel is bovenal een profiel van de veiligheidsregio. De methode voor risicobeoordeling, die door BZK binnen de Strategie Nationale Veiligheid is ontwikkeld, biedt een goede basis voor de handreiking. Met een aantal aanpassingen kan deze waarschijnlijk goed worden gebruikt voor het regionale risicoprofiel. Door op een pragmatische manier gebruik te maken van de kennis en ervaringen van BZK kan veel tijd worden gewonnen en bovendien ontstaat een natuurlijk verband tussen het nationale risicoprofiel en de regionale profielen. Het project kan niet voor alle crisistypen een uniforme analysemethodiek ontwikkelen. De verantwoordelijkheid voor de analyses ligt namelijk bij bepaalde crisistypen bij andere (regionale of nationale) overheden en private partners. Het project zal wel alle leemtes in de analyses methodieken moeten signaleren. De methodiek voor risico-inventarisatie en -analyse moet tevens toepasbaar zijn op risico’s die bovenregionale effecten kunnen hebben. De methodiek moet zich dus lenen voor de inventarisatie van nationale risico’s, risico’s in de grensgebieden en de samenhang tussen risico’s in naastliggende regio’s.
4
-
-
-
-
-
De risico-inventarisatie moet ook brandrisico’s inzichtelijk maken. Het risicoprofiel vormt daarmee niet alleen een basis voor de crisisbeheersing maar ook voor het dekkingsplan van de dagelijkse basisbrandweerzorg op basis van de opkomsttijden uit het (ontwerp)Besluit Veiligheidsregio’s. Dit dekkingsplan wordt onderdeel van het beleidsplan veiligheidsregio. Gaande het project kan mogelijk blijken dat bepaalde onderdelen van het risicoprofiel een nadere wettelijke verankering vragen, dan wel kwaliteitseisen in een AMvB. Het project heeft hiervoor uitsluitend een signalerende functie. De handreiking zal ook de ‘compensatiemogelijkheden’ voor de aanwezige risico´s inzichtelijk moeten maken: welke proactieve/preventieve en preparatieve/repressieve maatregelen kunnen door de veiligheidsregio (in samenwerking met haar partners) worden getroffen? Naast de methodieken voor risico-inventarisatie en -analyse (het feitelijke risicoprofiel) zal de handreiking dus ook de voorgestelde hulpmiddelen moeten omvatten voor bestuurlijke keuzes over het risico- en crisisbeheersingsbeleid. Uiteindelijk zou de behoefte kunnen ontstaan aan een tool of systeem om het risicoprofiel voor bestuurders (en burgers) concreet te visualiseren. Dit is echter pas van later belang. Het gaat nu om de eerste kwaliteitsslag: een landelijk uniforme methodiek voor het risicoprofiel. Het gebruik van concrete systemen kan door regio’s waar gewenst zelfstandig worden opgepakt, zoals tot op heden ook is gedaan. De handreiking hoeft de specifieke regionale systemen niet in de weg te zitten. Wel kan wellicht de komende jaren een landelijke professionaliseringsslag worden gemaakt en worden toegewerkt naar integratie van systemen. In de nota van toelichting bij het wetsvoorstel veiligheidsregio´s wordt nadrukkelijk het streven genoemd om de rijksbijdrage aan de regio’s (BDUR) in de toekomst te enten op de aanwezige risico’s. In de begroting van BZK voor 2009 is dan ook expliciet als beleidsvoornemen benoemd: het realiseren van “een zoveel mogelijk op risico’s gebaseerde verdelingssystematiek van de rijksmiddelen ter gedeeltelijke financiering van de kosten”. Het project Handreiking Regionaal Risicoprofiel gaat uitsluitend over de inhoudelijke kant van de risicoprofielen. Een herziening van de verdeling van de rijksbijdrage op basis van verschillen tussen de regionale risicoprofielen behoort nadrukkelijk niet tot de scope van dit project. Dit is een zaak tussen de Minister en het Veiligheidsberaad.
2.4 Kritische succesfactoren Voor de handreiking is maximaal draagvlak bij de bestuurders en professionals (van alle betrokken disciplines) onontbeerlijk. De handreiking moet voor beide doelgroepen hanteerbaar zijn. Ook moet men het eens worden over de gewenste status van de eindproducten. In het project moet pragmatisch gebruik worden gemaakt van hetgeen de laatste jaren reeds ontwikkeld is. Extra belangrijke succesfactor in deze is de ontsluiting van de bij BZK aanwezige expertise in het kader van de Strategie Nationale Veiligheid. De handreiking moet concreet toepasbaar zijn en leiden tot duidelijke regionale bestuurlijke beleidskeuzes (geen ‘papieren tijger’), zowel voor risicobeheersingsmaatregelen als voor de preparatie op de crisisbeheersing. Het project moet de regionale ontwikkelingen niet in de weg zitten: het moet niet verder gaan de een uniform ‘minimumniveau’ voor heel het land waarnaast de regio’s ruimte hebben voor specifieke nadere invulling of regionale systemen. De handreiking moet eenheid brengen in de terminologie die nu in de veelheid aan (landelijke) documenten wordt gebruikt. De handreiking moet een kader bieden voor de advisering op basis van het Besluit Externe Veiligheid Inrichtingen (BEVI). Het project zal alle aanwezige kennis bij de verschillende disciplines (brancheorganisaties, kennisinstituten), de regio’s en de rijksoverheid maximaal moeten ontsluiten. Het project moet leren van wat er al ligt aan leidraden en adviezen, maar wel alles fundamenteel opnieuw doordenken en onderzoeken. Van de breed ervaren beperkingen van de Leidraad Maatramp en Leidraad Operationele Prestaties moet worden geleerd. Het project moet aansluiting zoeken bij de ontwikkeling naar scenariodenken ter vervanging van de veelheid aan papieren planvorming. Transparante communicatie naar de veiligheidsregio’s (bestuur en professie) is van groot belang om te voorkomen dat regio’s zelfstandig onnodige of verkeerde stappen ondernemen ten aanzien van het regionale risicoprofiel. Het project kan consequenties hebben voor de provinciale risicokaart en de risico-inventarisatie door de gemeenten. Het project zal de betrokken partners (BZK, VROM, VNG en IPO) in staat moeten stellen
5
-
-
-
om duidelijke keuzes te maken over de breedte en diepgang van beide. Hierbij is een goede afweging noodzakelijk tussen de bedrijfsvoeringsconsequenties voor de gemeenten en provincies en de gewenste openheid over risico´s richting burgers. De risicobeheersing kent verschillende wettelijke kaders van zowel BZK als VROM. Veel bevoegdheden zijn primair belegd bij de gemeenten en provincies en niet bij de veiligheidsregio. Draagvlak bij alle partijen voor de uitkomsten van het project is noodzakelijk. De wettelijke verantwoordelijkheden voor de analyse van risico’s moeten duidelijk worden afgebakend. Het project moet bijdragen aan de acceptatie van de veiligheidsregio als procesmanager en adviseur voor de risicobeheersing. Daartoe zullen gemeenten de veiligheidsregio’s een aantal (niet-wettelijke) adviestaken moeten toekennen (in de gemeenschappelijke regeling en/of in het beleidsplan veiligheidsregio). Het projectteam zal over de juiste kennis en competenties moeten kunnen beschikken voor zowel de inhoudelijke vraagstukken als het draagvlak. Het projectteam zal een duidelijk besluitvormingsproces moeten opzetten over de resultaten.
2.5 Relaties met andere ontwikkelingen Het risicoprofiel is een belangrijke basis voor het beleidsplan veiligheidsregio´s (artikel 12). In het beleidsplan worden de geconstateerde risico’s omgezet in concrete beleidskeuzes ten aanzien van de risico- en de crisisbeheersing. Voor het beleidsplan is door de koepels een eerste format ontwikkeld, dat evenwel te zijner tijd nog zal moeten worden doorontwikkeld op basis van de Handreiking Regionaal Risicoprofiel. Met subsidie van BZK heeft de Politieacademie gewerkt aan een nieuwe systematiek voor risicoinventarisatie, die aansluit bij de Strategie Nationale Veiligheid (project Risicomonitor). De resultaten van dit project zijn een belangrijke basis voor de handreiking. De binnen dit project reeds verrichte arbeid is geen weggegooid werk. Het project heeft grote raakvlakken met de Strategie Nationale Veiligheid en met Vitale Infrastructuur, voor wat betreft zowel de indeling van crisistypen als de wijze van analyse. Het project heeft een raakvlak met de convenanten tussen de veiligheidsregio’s en politie voor wat betreft het aanleveren van informatie voor de risicoanalyse. Het project kan leiden tot nieuwe eisen aan de provinciale risicokaart en de gemeentelijke risicoinventarisaties. Het te ontwikkelen hulpmiddel voor risicobeheersingsmaatregelen heeft een nadrukkelijk verband met de voorziene landelijke projecten ´risicocommunicatie´ en ´effectbeheersingsmaatregelen groepsrisico´. Het project heeft raakvlakken met de capaciteitenanalyses die BZK uitvoert voor de fysieke veiligheid. Gezien de raakvlakken met het Besluit Externe Veiligheid Inrichtingen (BEVI) en het Besluit risico’s zware ongevallen (BRZO) houdt dit onderdeel van de handreiking nauw verband met het beleidsveld van VROM. Het project zal voortbouwen op de evaluatie van de Leidraad Maatramp en Leidraad Operationele Prestaties en op andere landelijke leidraden en visies. Het project zal voortbouwen op de ervaringen uit de regio’s, zoals de projecten van Drenthe, Utrecht en Rotterdam-Rijnmond. Het project houdt verband met het recente rapport van de Adviesraad Gevaarlijke Stoffen. Binnen het project Referentiekader Regionaal Crisisplan is (in concept) een nieuw model voor de operationele crisisbeheersingsorganisatie beschreven. Dit model is generiek en is toepasbaar op alle incidentscenario´s uit het risicoprofiel. Het binnen het project Handreiking Regionaal Risicoprofiel te ontwikkelen hulpmiddel voor crisisbeheersingsmaatregelen (capaciteitenanalyse) moet inzicht geven in welke operationele prestaties nodig zijn binnen deze generieke crisisbeheersingsorganisatie. Hierbij zijn grote raakvlakken met het project Leidraad Grootschalig Brandweeroptreden, dat een nieuwe indeling oplevert van de operationele capaciteiten van de brandweer. Het project moet voortbouwen op het project Waterrand voor wat betreft de risico’s op het water. De Inspectie OOV heeft voor eind 2008 een nulmeting gepland staan van de regionale risicoprofielen. Medio 2009 moet de eindrapportage worden opgeleverd. Met IOOV is overeengekomen dat hierover nauw overleg zal worden gevoerd met het project Handreiking Regionaal Risicoprofiel.
6
3. PROJECTUITVOERING 3.1 Projectstructuur Stuurgroep Het Portefeuillehouders Overleg Crisisbeheersing (POC) zal optreden als multidisciplinaire stuurgroep voor het project. Ter aanvulling hierop wordt het Veiligheidsberaad de gelegenheid geboden om uit haar midden een voorzitter voor de stuurgroep aan te wijzen, om de bestuurlijke betrokkenheid te borgen. Indien gewenst kan voorts tussentijds worden voorzien in een nadere bestuurlijke consultatie van de deelresultaten van het project, in aanvulling op het uiteindelijke formele besluitvormingstraject (zie 3.5). Zo kan worden verzekerd dat de handreiking optimaal aansluit bij de verwachtingen en wensen van de bestuurders. Vanwege het belang van aansluiting bij landelijk beleid worden de directeur Nationale Veiligheid en directeur Politie en Veiligheidsregio’s van BZK gevraagd om als adviseur zitting te nemen in de stuurgroep, dan wel zich daar te laten vertegenwoordigen. Projectgroep De NVBR zal – met instemming van het Veiligheidsberaad, de Raad van Hoofdcommissarissen, GHOR Nederland en het Landelijk Overleg van Coördinerend Gemeentesecretarissen – optreden als uitvoerder van en beheersorganisatie voor het project. De NVBR heeft met de startsubsidie van BZK een multidisciplinaire projectleider aangesteld. Voor vier van de vijf deeltrajecten van het project (zie volgende paragraaf) zullen projectmedewerkers worden aangezocht (van elke kolom één). Deze projectmedewerkers moeten beschikken over de juiste kennis van het vakgebied en over de juiste competenties om met divergerende meningen van de regio´s te werken. De projectmedewerkers zullen worden betrokken vanuit ofwel een brancheorganisatie of kennisinstituut ofwel een veiligheidsregio (via detachering of een dienstverleningsovereenkomst). Taken projectleider: aansturing projectgroep verantwoording aan stuurgroep resultaten voorleggen aan bestuurlijke klankbordgroep opdrachtgeverschap naar extern ingehuurden begeleiding besluitvormingscyclus externe vertegenwoordiging project planning en realisatie communicatiestrategie meeschrijven aan deelproducten handreiking begeleiden pilotregio’s beoordeling resultaten deeltrajecten Taken projectmedewerkers: voorzitterschap ontwikkelgroep deeltraject verantwoording aan projectleider inhoudelijke aansturing extern ingehuurden (laten) schrijven van deelproducten handreiking (laten) schrijven van heldere communicatieboodschappen naar de omgeving begeleiden pilotregio’s Ontwikkelgroepen Om de kennis van de regio’s te ontsluiten en maximaal aan te sluiten bij hun wensen en verwachtingen zal voor de deeltrajecten 2, 3 en 5 (zie paragraaf 3.2) een multidisciplinaire ontwikkelgroep worden ingesteld van regionale experts, die de projectmedewerkers met raad en daad ondersteunen bij de ontwikkeling van de deelproducten. De ontwikkelgroepen zullen naar verwachting bestaan uit gemiddeld acht regiovertegenwoordigers, waarbij elke discipline vertegenwoordigd moet zijn: brandweer, politie, GHOR en gemeentelijke kolom. Een eerste inventarisatie heeft laten zien dat het animo onder de regio´s om deel te nemen aan de ontwikkelgroepen groot is.
7
Omdat optimaal aansluiting wordt gezocht bij de reeds opgedane kennis in het kader van de Strategie Nationale Veiligheid, zal BZK verzocht moeten worden de desbetreffende deskundigheid te ontsluiten. Hierbij kan worden gedacht aan deelname van medewerkers van BZK aan de ontwikkelgroepen, maar ook aan het voorleggen van specifieke vraagstukken aan de interdepartementale werkgroep nationale risicobeoordeling. Parallelle ontwikkelingen regio´s Gegeven de tijdsdruk van het wetsvoorstel veiligheidsregio´s en de convenanten met Minister Ter Horst is de behoefte bij de regio´s groot om zo spoedig mogelijk met het eigen risicoprofiel aan de slag te gaan. Inmiddels heeft een aantal regio´s daarom aangegeven als pilot te willen optreden voor het project ofwel parallel te willen optrekken. Dit heeft consequenties voor de fasering van het project. Overige partijen Overige te betrekken partijen zijn in eerste instantie VROM, de VNG, het IPO, de Adviesraad Gevaarlijke Stoffen, het NIFV en de Inspectie OOV.
3.2 Aanpak & activiteiten Om de regio´s zo snel mogelijk te kunnen ondersteunen bij de realisatie van een regionaal risicoprofiel, zullen de onderdelen van de handreiking parallel aan elkaar moeten worden ontwikkeld. De methode voor risico-inventarisatie en -analyse (het eigenlijke risicoprofiel) heeft daarbij de hoogste prioriteit, boven de hulpmiddelen voor beleidskeuzes. De beschreven zeven onderdelen van de handreiking worden binnen vijf deeltrajecten ontwikkeld. Over deeltraject 4 is nader overleg met VROM nodig, alvorens dit kan starten. Dit deeltraject is derhalve vooralsnog niet meegenomen in de verdere planning en begroting. 1.
Begrippenkader & stappenplan risicoprofiel Kernopgave: o algemene toelichting/inleiding handreiking o eenduidige definiëring begrippen risico, risico-inventarisatie, risicoanalyse, risicoprofiel etc. o eenduidige beschrijving (wettelijke) verantwoordelijkheden en organisatie van de risicobeheersing o.b.v. alle geldende documenten o opzet stappenplan voor regionale totstandkoming risicoprofiel (betrokkenheid partners, bestuurlijke besluitvorming etc.)
2.
Risico-inventarisatie (crisistypen en inventarisatiemethodiek) Kernopgave: o validatie reeds ontwikkelde brede inventarisatiemethodiek van het "risicocontextmodel" in relatie tot Leidraad Maatramp en Strategie Nationale Veiligheid o onderscheiden verantwoordelijkheden voor risico-inventarisatie per crisistype (regionaal/nationaal/crisispartners) o beschrijven wijze van gegevensverzameling per crisistype (dynamisch/statisch) en gevolgen voor gemeentelijke risico-inventarisatie en provinciale risicokaart o minimale eisen aan presentatie inventarisatiegegevens
3.
Risicoanalyse Kernopgave: o omwerken methode risicobeoordeling van Strategie Nationale Veiligheid naar regionaal toepasbaar model o beschrijven mogelijke bestuurlijke beoordelingscriteria (naast 'impact' en 'waarschijnlijkheid')
4.
Risicobeheersingsmaatregelen Kernopgave: o inventariseren mogelijke risicobeheersingsmaatregelen (onderscheid verantwoordelijkheid veiligheidsregio en partners) o uitwerken verband tussen risicoprofiel en BEVI-advisering
8
o 5.
ontwikkelen kaders voor risicocommunicatie (restrisico)
Crisisbeheersingsmaatregelen Kernopgave: o validatie Leidraad Operationele Prestaties (welke scenario's kan ik met huidige operationele prestaties aan?) o uitwerken mogelijke keuzes over specifieke preparatie (planvorming, oefenbeleid etc.) o beschrijven verband met regionaal crisisplan (generieke voorbereiding)
Onder verantwoordelijkheid van de projectleider zullen de projectmedewerkers werken aan de realisatie van de kernopgaven. Hierbij zullen ze met raad en daad worden bijgestaan door de expertgroepen, die elke maand (tegelijkertijd) een hele dag bijeen zullen komen om onder leiding van de projectmedewerkers met een concrete deelopdracht aan de slag te gaan. Bij de voorbereiding van deze maandelijkse werksessies en tussentijdse uitwerking van documenten is het noodzakelijk gerichte externe ondersteuning voor de projectmedewerkers in te huren. Enerzijds omdat de grote workload niet te realiseren is binnen de tijd die de projectmedewerkers naar verwachting voor het project betrokken kunnen worden. Anderzijds omdat externe partijen over bepaalde expertise beschikken die niet binnen de projectgroep kan worden gerealiseerd (bijvoorbeeld over specifieke inhoudelijke kennisvelden en over de procesregie binnen de risicobeheersing). Onder begeleiding van de projectleider en projectmedewerkers zal voorts een aantal regio’s de (tussentijdse) resultaten van het project als pilot valideren.
3.3 Planning De planning is dat de handreiking binnen 7 maanden moeten kunnen worden opgeleverd voor bestuurlijke besluitvorming. Uitgaande van start per 1 januari 2008 betekent dit afronding per 1 augustus 2009. Om tegemoet te komen aan de door de regio´s gewenste snelheid, is het richtpunt dat begin februari de eerste handreikingen voor het proces van regionale totstandkoming van de profielen kunnen worden gegeven. De hoofdlijnen van deeltraject 1 (begrippenkader en stappenplan) worden daartoe reeds in januari 2009 ontwikkeld. Uitzondering op deze planning is deeltraject 4: risicobeheersingsmaatregelen. Binnen dit deeltraject heeft de NVBR, in haar (aan het Veiligheidsberaad aangeboden) werkprogramma, de projecten ´risicocommunicatie´ en ´effectbeheersingsmaatregelen groepsrisico´ gepland. Hierover is nader overleg met het Veiligheidsberaad, BZK en VROM nodig alvorens deze projecten kunnen starten.
3.4 Communicatie Tijdige en transparante communicatie naar de veiligheidsregio’s en alle andere betrokken organisaties is een kritische succesfactor voor het project. De communicatie verloopt primair via de reguliere kanalen van de opdrachtgever, opdrachtnemer en BZK, zoals websites en nieuwsbrieven. Bijvoorbeeld op BrandweerKennisnet wordt een dossier bijgehouden waarin alle informatie over het project is te vinden (www.brandweerkennisnet.nl/risicoprofiel). Het project zal aan de partijen maandelijks voortgangsinformatie aanleveren voor uniforme communicatie naar hun achterban. Verder wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van ‘free publicity’ in vakbladen van de betrokken disciplines. Voorts wordt rekening gehouden met een informatiebehoefte van andere partijen, zoals provincies, waterschappen, milieudiensten et cetera. Afhankelijk van deze behoefte zal lopende het project worden besloten om een eigen nieuwsbrief en/of flyermateriaal samen te stellen.
3.5 Besluitvormingstraject De resultaten worden tussentijds voorgelegd aan de Stuurgroep en bestuurlijke klankbordgroep. De stuurgroepleden zijn verantwoordelijk voor last en ruggespraak met de gremia binnen de eigen kolom (programmaraden, netwerken, boards, strategische beleidsgroepen et cetera). De eindresultaten worden na goedkeuring door de Stuurgroep eerst aangeboden aan de vier professionele koepels, die deze via de reguliere besluitvormingslijnen behandelen.
9
-
De vier managementberaden leggen de eindresultaten gezamenlijk ter finale besluitvorming en statustoekenning voor aan het Veiligheidsberaad. Over bepaalde resultaten van het project, zoals de eisen aan de provinciale risicokaart en de gemeentelijke risico-inventarisatie, moet ook door andere partijen worden besloten (BZK, VROM, VNG, IPO). De projectleider zal de Stuurgroep lopende het project adviseren over de hiervoor te volgen besluitvormingslijnen.
3.6 Beheer van de resultaten De NVBR wordt vooralsnog eigenaar van de resultaten. Voor het beheer van de resultaten gelden de reguliere afspraken over documentenbeheer (welke mogelijk nog worden herzien).
10
4. CAPACITEITSPLANNING EN BEGROTING 4.1 Capaciteitsplanning Projectleider Aantal uren
Activiteit Verantwoording aan Stuurgroep Klankborden met bestuurders
Berekening 4 vergaderingen x (2 uren + 8 uren voorbereiding) 2 vergaderingen x (2 uren + 8 uren voorbereiding)
20
Tweewekelijks overleg projectgroep Maandelijkse werksessies
14 vergaderingen x 4 uren
56
7 vergaderingen x 8 uren
56
Meeschrijven aan handreiking
4 deelproducten x 10 uren
40
Begeleiden pilotregio’s
5 regio’s x 4 vergaderingen x (2 uren + 2 uren voorbereiding) 10 overleggen x 2 uren
80
PM
60
PM
28
Overleg externe partijen Planning en realisatie communicatiestrategie Overig
40
20
Totaal
400
Projectmedewerkers (4x) Aantal uren
Activiteit Tweewekelijks overleg projectgroep Maandelijkse werksessies
Berekening 14 vergaderingen x 4 uren 7 vergaderingen x (8 uren + 8 uren voorbereiding)
112
Schrijven aan handreiking
PM
100
Aansturing extern ingehuurden Begeleiden pilotregio’s
7 overleggen x 4 uren
28
5 regio’s x 4 vergaderingen x (2 uren + 2 uren voorbereiding) PM
80
Overig
56
24 Totaal
400
Regiovertegenwoordigers (ca. 32x) Activiteit Maandelijkse werksessies
Berekening 7 vergaderingen x (8 uren + 4 uren voorbereiding) Totaal
Aantal uren 84 84
11
4.2 Gevraagde subsidie Met instemming van het Veiligheidsberaad, de Raad van Hoofdcommissarissen, GHOR Nederland en het Landelijk Overleg van Coördinerend Gemeentesecretarissen zal de NVBR bij BZK subsidie aanvragen voor de onderstaand begrote directe projectkosten. Bedrag
Kostenpost Projectleider
Berekening XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Projectmedewerkers
XXXXXXXXXXXXXXXX*
XXXXX
Externe inhuur ontwikkelcapaciteit Vergaderkosten**
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXX XXXXX
Communicatie
XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXX
Onvoorzien
XXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Totaal
XXXXX
4.3 Cofinanciering De samenwerkende veiligheidsregio’s dragen middels substantiële capaciteitsinzet bij aan de realisatie van het project. Het Veiligheidsberaad, de Raad van Hoofdcommissarissen, de NVBR, GHOR Nederland en het Landelijk Overleg van Coördinerend Gemeentesecretarissen beschouwen deze regionale capaciteitsinzet als een vorm van cofinanciering voor het project. Kostenpost Inzet regio´s
* **
Bedrag Berekening XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Totaal
XXXXX XXXXX
Schaal 12 Handleiding Overheidstarieven 2008. Zaalhuur en catering naar rato van aantal deelnemers en aard vergadering.
12
