Plan van aanpak Project HUB

Plan van aanpak Project HUB

HUB • •

The centre of a wheel Naaf A centre of activity or business Brand-, middel- of kernpunt

Het Engelse woord 'HUB' betekent 'naaf'. Bijvoorbeeld de naaf in een fietswiel, het middelpunt van de spaken. Maar ook het middelpunt van aangesloten computers in een netwerk.

Project HUB Project HUB belooft hulpmiddelen voor betrouwbare persoonsgegevens en staat voor • •

de landelijke implementatie van hulpmiddelen voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten samenwerken, elkaar helpen, kennis delen en samen zaken beter maken

Project HUB is daarbij het middelpunt, faciliteert en stimuleert de betrokkenen partijen om initiatief te nemen en samen te werken aan betrouwbare persoonsgegevens.

Titel

:

Plan van aanpak project HUB

Project

:

Naar Betrouwbare Persoonsgegevens (NBP)

Datum

:

7-11-2014

Status

:

Definitief vastgesteld in de regiegroep d.d. 7 november 2014

Opdrachtgever

:

ICTU, namens het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)

Auteur/onderzoeker

:

drs. Dan Korving, Conclusion

Reviewer

:

Cor Bos, Conclusion

iden·ti·teit (de; v) 1. gelijkheid: je identiteit bewijzen bewijzen dat je de persoon bent voor wie je je uitgeeft 2. eigen karakter frau·de (de; v(m); meervoud: fraudes) 1. bedrog, gepleegd door vervalsing van administratie Van Dale, 2014

Strijd tegen identiteitsfraude in Oost-Nederland Tubantia, 26 september 2014 ENSCHEDE - Drie jaar geleden bundelden Harrie Balke (werkzaam bij de gemeente Enschede) en Dick van Veen (gemeente Zwolle) de krachten in een poging een kostbare vorm van fraude in te dammen, namelijk die van de identiteitsfraude. Deze week was het duo daarom in het hoofdkantoor van de politie-eenheid Oost in Apeldoorn een beetje het middelpunt van een bescheiden feestelijke bijeenkomst: de ondertekening van een convenant met betrekking tot de bestrijding van identiteitsfraude. De 81 gemeenten in Overijssel en Gelderland, de politie, de Koninklijke Marechaussee, de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) zetten er hun handtekening onder. De gemeenten in Overijssel en Gelderland, de politie, de Koninklijke Marechaussee, de IND en de RDW gaan nu de informatie en expertise waarover zij beschikken uitwisselen, met inachtneming van privacyreglementen. De baliemedewerkers worden beter geschoold in het herkennen van fraude en het op een juiste wijze melden daarvan. Ook krijgen ze meer technische mogelijkheden om ID-bewijzen te toetsen op echtheid. De politie en het OM gaan vervolgens meteen werk maken van een verdachte zaak en waar mogelijk verdachten meteen aanhouden, voorgeleiden en eventueel bestraffen.

Voorwoord ‘Identiteitsfraude is een groot probleem’, koppen media regelmatig. Wie aan identiteitsfraude denkt, denkt al gauw aan iets ongrijpbaars. Want wat is nu precies identiteitsfraude? Wat is de aard en omvang van dit probleem? En hoeveel schade berokkent het de maatschappij eigenlijk? En wat voor schade is dat dan? Het Centraal Meld- en Informatiepunt Identiteitsfraude van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties definieert identiteitsfraude als: ‘[…]… het opzettelijk (en) (wederrechtelijk of zonder toestemming) verkrijgen, toe-eigenen, bezitten of creëren van valse identificatiemiddelen en het daarmee begaan van een wederrechtelijke gedraging of: met de intentie om daarmee een wederrechtelijke gedraging te begaan.’ Identiteitsfraude is lastig te kwantificeren in aard en omvang. Exacte cijfers van het probleem ontbreken, zijn onvolledig of roepen veel discussie op. Maar stel je eens voor dat iemand anders zich als jou voordoet en je niet meer kunt bewijzen wie je bent? Een persoon die valselijk een andere identiteit aanneemt kan bijvoorbeeld onterecht via het internet dure, luxe artikelen bestellen en niet betalen. Of met een vals brondocument zijn of haar partner uit het buitenland halen, laten naturaliseren tot Nederlander, zo onterecht het huwelijk legaliseren en aanspraak maken op verschillende regelingen, toeslagen of sociale voorzieningen. Daarmee berokkent identiteitsfraude schade, raakt het de kern van de rechtstaat en zowel de publieke als private sector. Met de oprichting van de ministeriele commissie voor fraudebestrijding laat de regering zien dat zij dit probleem uiterst serieus neemt. Maar dichter bij huis spelen onze Nederlandse gemeenten ook een belangrijke rol in de bestrijding van identiteitsfraude. Zij verrichten immers de eerste inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP), waarna ingeschrevenen een paspoort of identiteitskaart kunnen aanvragen. Vaak beoordeeld de gemeente voor deze of andere verzoeken ook buitenlandse brondocumenten. Daarmee zijn zij niet alleen poortwachter van de BRP, maar van de gehele identiteitsketen. Het is niet alleen belangrijk dat gemeenten deze taken goed en zorgvuldig uitvoeren, maar daarvoor ook beschikken over voldoende kennis, kunde en hulpmiddelen. Project HUB belooft deze hulpmiddelen en draagt daarmee bij aan betrouwbare persoonsgegevens. Het project staat voor de landelijke implementatie van hulpmiddelen voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten. Maar ook voor samenwerken, elkaar helpen, kennis delen en samen zaken beter maken. Project HUB is daarbij het middelpunt, faciliteert en stimuleert de betrokkenen partijen om initiatief te nemen en samen te werken aan betrouwbare persoonsgegevens.

Afkortingenlijst AVIM BPR BuZa BZK DISCS DT&V EVIM FIOD Hbo HUB ICT ICTU IND KMar LMS Mbo NBP NP NVVN OM PRINCE2® RDW SIOD SMART VenJ VP ZSM

Afdeling Vreemdelingenpolitie Identificatie en Mensenhandel Agentschap Basisregistratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten Ministerie van Buitenlandse Zaken Ministerie van Buitenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Document Information Service Civil Status Dienst terugkeer en vertrek (VenJ) Expertisecentrum Vreemdelingen Identificatie en Mensenhandel Fiscale Inlichtingen- en Opsporingsdienst Hoger beroepsonderwijs Landelijke implementatie hulpmiddelen voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten Informatie- en communicatietechnologie ICT Uitvoeringsorganisatie Immigratie en Naturalisatiedienst Koninklijke Marechaussee Leerling managementsysteem Middelbaar beroepsonderwijs Naar Betrouwbare Persoonsgegevens Nationale Politie Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken Openbaar Ministerie Projects in controlled environment Rijksdienst voor het Wegverkeer Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden Ministerie van Veiligheid en Justitie Vreemdelingenpolitie Zo Snel Mogelijk (afdoeningswijze politie, OM en overige stakeholders)

Inhoudsopgave VOORWOORD __________________________________________________________________ 8 AFKORTINGENLIJST ____________________________________________________________ 10 INHOUDSOPGAVE _____________________________________________________________ 11 1. WAAROM PROJECT HUB? ____________________________________________________ 13 2. HOE IS PROJECT HUB TOT STAND GEKOMEN? ____________________________________ 15 2.1 2.2 2.3 2.4

Resultaat ________________________________________________________ 15 Methodiek _______________________________________________________ 15 Overzicht geleerde lessen en aanbevelingen _____________________________ 16 Inventarisatie beschikbare hulpmiddelen _______________________________ 17

3. VOORGESTELDE AANPAK PROJECT HUB ________________________________________ 18 3.1 Scope (bereik) project HUB __________________________________________ 18 3.2 Op te leveren resultaten, producten en diensten _________________________ 18 3.3 Stakeholders _____________________________________________________ 19 3.4 Uitgangspunten implementatiescenario’s _______________________________ 20 3.5 Implementatiescenario’s ____________________________________________ 23 3.6 Voorkeursscenario _________________________________________________ 26 3.7 Strategie ________________________________________________________ 27 3.5 Randvoorwaarden _________________________________________________ 27

4. KWALITEITSEISEN, OPLEIDINGEN EN WORKSHOPS ________________________________ 28 4.1 4.2 4.3 4.4

Kwaliteitseisen ___________________________________________________ 28 Opleidingen _____________________________________________________ 29 Workshops ______________________________________________________ 29 Digitaal leer- en kennisplein ID-protocol _______________________________ 30

5. PROJECTKOSTEN PROJECT HUB _______________________________________________ 31 5.1 5.2. 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9

Kosten projectcoördinatie __________________________________________ 31 Kosten in te stellen werkgroepen (geschat) ____________________________ 32 Kosten voor opleidingen (geschat) ___________________________________ 32 Kosten ICT-benodigdheden (geschat) _________________________________ 33 Kosten in te zetten communicatie- en communicatiemiddelen ______________ 33 Kosten monitoring en toezicht ______________________________________ 34 Projectbegroting scenario 1 _________________________________________ 34 Projectbegroting scenario 2 _________________________________________ 35 Projectbegroting scenario 3 _________________________________________ 35

6. VOORGESTELDE PROJECTORGANISATIE _________________________________________ 36 6.1 6.2 6.3

Projectmanagementstructuur ________________________________________ 36 Rolbeschrijvingen _________________________________________________ 37 Projectrapportage _________________________________________________ 38 Datum:

7-11-14


Pagina 11

7. PLANNING PROJECT HUB ____________________________________________________ 39 7.1 7.2 7.3

Startfase _______________________________________________________ 39 Implementatiefase _______________________________________________ 40 Tijdlijn en mijlpalen _______________________________________________ 41

8. HOE COMMUNICEERT PROJECT HUB? __________________________________________ 42 8.1 8.2 8.3 8.3 8.4 8.5 8.6

Communicatiedoelstellingen _________________________________________ 42 Communicatiedoelgroepen __________________________________________ 43 Communicatievisie ________________________________________________ 44 Kritische succesfactoren communicatie ________________________________ 44 Communicatiemiddelen ____________________________________________ 45 Middeleninzet per doelgroep ________________________________________ 46 Communicatieplanning en -activiteiten ________________________________ 46

9. RISICO’S EN BEHEERSMAATREGELEN ___________________________________________ 47 10. BIJLAGEN _________________________________________________________________ 49 Methodiek plan van aanpak ______________________________________________ 49

Datum:

7-11-14


Pagina 12

1. Waarom project HUB? Nederlandse gemeenten hebben een belangrijke taak als het aankomt op het vastleggen van persoons- en identiteitsgegevens in de Basisregistratie personen (BRP). De Tweede Kamer heeft gevraagd de registratie en verificatie van deze gegevens goed te borgen. Burgers ontlenen immers allerlei rechten en plichten aan de gegevens die de overheid onderhoudt. Het project 'Naar Betrouwbare Persoonsgegevens’ (NBP) komt tegemoet aan die vraag. Dit project vindt zijn oorsprong in twee onderzoeken van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB). Uit die onderzoeken komt naar voren dat de twee kernactiviteiten van afdelingen Burgerzaken bij gemeenten beter ondersteund kunnen worden. Het project NBP staat voor een verbetering in het proces van inleveren en beoordelen van buitenlandse brondocumenten. Voor medewerkers van gemeenten, is hiervoor een opleidingsen examenstructuur ontwikkeld. Het doel is (toekomstige) medewerkers goed toe te rusten op het registreren en verifiëren van identiteitsgegevens. Ook is onderzocht of, en hoe, deze structuur helpt bij cyclische kwaliteitsborging bij medewerkers burgerzaken. Voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten zijn hulpmiddelen ontwikkeld en getest door experts van gemeenten en belangrijke ketenpartners (onder andere het Bureau Documenten IND, het Agentschap BPR en het Ministerie van Buitenlandse Zaken, BuZa). Deze hulpmiddelen zijn in de periode juli 2013 tot juni 2014 getest door 15 gemeenten. Deze pilotgemeenten gebruiken de ontwikkelde hulpmiddelen nu structureel in hun processen. Het project NBP ambieert het opnemen van de ontwikkelde en geteste hulpmiddelen opgenomen in het ID-protocol Burgerzaken van de NVVB. Het advies van is om met de NVVB afspraken te maken over integratie, onderhoud, naleving en borging van de hulpmiddelen en het protocol. Bijvoorbeeld door het aanpassen van de regelgeving van de BRP of in een circulaire. Maar voor dat zover is, wil het project NBP met behulp van LEAN-experts de beschikbare stappenplannen en checklist vereenvoudigen. In de landelijke uitrol is het ook van belang dit te doen met ondersteuning door instructiebijeenkomsten en workshops. Het is belangrijk dat de hieruit opgedane kennis en ervaring door middel van toetsing aantoonbaar wordt. ICTU wil dit doen door inzet van de in het project NBP ontwikkelde kwalificatiestructuur. Een, tijdelijke, landelijke denktank maakt deel uit van de hulpmiddelen. Deze denktank moet snel een permanent karakter krijgen. Op termijn kan de denktank landelijke aanbevelingen doen en een bijdrage leveren aan het onderkennen van trends over gebruik en misbruik van brondocumenten en ID- documenten bij burgerzaken. Het advies is om ook over de structurele coördinatie van de denktank snel afspraken te maken met de NVVB. In het project zijn in de afgelopen periode succesvolle workshops gehouden onder de titel ‘Samen beter beoordelen’. Deze workshops krijgen in het najaar van 2014 een vervolg in de vorm van regionale workshops op plekken waar men hiervoor in de startblokken staat.

Datum:

7-11-14


Pagina 13

De workshops creëren een steviger regionaal kennisnetwerk en vergroten de kans op goede en succesvolle regionale samenwerking. Tot slot wil het Ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) een vooronderzoek laten uitvoeren voor (een gefaseerde) landelijke uitrol van de geteste en ontwikkelde hulpmiddelen over alle Nederlandse gemeenten. Van belang hierbij zijn de volgende aandachtspunten. • • • • • • •

•

Een realistische fasering voor een landelijke uitrol (naar het model uitrol werkwijze vermissing en ontvreemding identiteitsdocumenten bij gemeenten) Het inrichten van de werkgroep integreren hulpmiddelen in ID-protocol Burgerzaken en de werkgroep onderhoud tactische landeninformatie DISCS Inventariseren van de noodzakelijke ketenpartners en deelname van die ketenpartners bij de landelijke uitrol De ontwikkeling en inrichting van een digitaal leer- en kennisplein ID-protocol Burgerzaken, waarbij de NVVB een aanjagende rol zou kunnen vervullen Opleidingen en examens ID-management in 2015 en verder Opleidingen en examens voor ID- en ID-management in 2015 De organisatie van workshops voor de volgende thema’s: o ‘Samen beter beoordelen’ o Hoe gebruik ik de Verklaring van Onderzoek van de IND in mijn besluitvorming voor brondocumenten? o Workshop introductie ID-protocol Burgerzaken o Workshop herkennen eerstelijns-echtheidskenmerken en look-a-like-herkenning voor loketmedewerkers Communicatieplan waarin – in ieder geval - de volgende media worden meegenomen: o De NVVB regiovergaderingen o De BPR klantendagen o Nieuwsbrieven BPR en NVVB o Nieuwsbrieven en vakbladen ketenpartners o Thema items in vakblad Burgerzaken & Recht

Dit plan van aanpak is het resultaat van dat vooronderzoek. De belangrijkste aanbeveling is het advies te kiezen voor het voorkeusscenario van implementatie van de hulpmiddelen binnen een door een aantal initiatief nemende gemeenten en stakeholders op te richten regionaal samenwerkingsverband tussen gemeenten en stakeholders als het OM, Bureau Documenten IND en de Vreemdelingenpolitie. Eén of meerdere gemeenten vervullen binnen dit regionaal samenwerkingsverband de rol van centrumgemeente. Het doel is om kennis en expertise voor de tweedelijns beoordeling van buitenlandse brondocumenten te borgen en verder te ontwikkelen binnen deze centrumgemeente(n), waardoor niet voor alle gemeenten binnen een regio specialistische kennis en opleidingen noodzakelijk zijn. De regio-indeling van de regionale samenwerkingsverbanden volgen die van de 10 Regionale Eenheden van de Nationale Politie. Opsporing- en vervolgcapaciteit van politie, OM en rechtbank is dan binnen één regio georganiseerd en aanwezig. Dit biedt ook voordelen bij het maken van afspraken met andere stakeholders, zoals het Bureau Documenten IND. Uit het vooronderzoek blijkt dat door dit scenario een groeimodel ontstaat, waarin kennis, expertise en competenties toenemen. In hoofdstuk 3 is dit voorkeursscenario uitgewerkt.

Datum:

7-11-14


Pagina 14

2. Hoe is project HUB tot stand gekomen? Project HUB belooft hulpmiddelen voor betrouwbare persoonsgegevens. Het doel van dit plan van aanpak, is de belofte van project HUB waar te maken en te implementeren. Om dit te realiseren, dient er een antwoord te komen op de volgende onderzoeksvragen. • • • • • • • • • •

• • • • •

Hoe kunnen de hulpmiddelen vanaf 2015 projectmatig bij alle Nederlandse gemeenten worden uitgerold? Wat zijn de meest effectieve en/of passende doelstellingen van de landelijke uitrol? Wat is het resultaat van de landelijke uitrol van project HUB? Welke projectaanpak draagt bij aan een succesvolle implementatie? Wat is de scope van project HUB? Wat zijn de op te leveren resultaten, producten en diensten? Wat zijn de randvoorwaarden voor succesvolle implementatie van de hulpmiddelen en succesvolle implementatie van het ID-protocol? Wat is voor project HUB de te volgen strategie voor (gefaseerde) landelijke uitrol? Wie zijn voor Project HUB de stakeholders bij de te volgen strategie? Wat zijn de projecten uitrolkosten van project HUB, daarbij rekening houdend met: o Projectcoördinatie; o Kosten van in te stellen werkgroepen; o ICT-benodigdheden; o In te zetten communicatie en communicatiemiddelen; o Monitoring en toezicht (in relatie tot evaluatie-instrument CBP) Hoe ziet de projectorganisatie van project HUB eruit? Wat is de projectplanning? Op welke wijze vindt de periodieke projectrapportage van project HUB plaats? Wat is de communicatiestrategie? Wat zijn de projectrisico’s?

2.1 •

Resultaat Plan van aanpak project HUB, waarbij de onderzoeksvragen zijn beantwoord en rekening is gehouden met de door opdrachtgever geformuleerde aandachtspunten

2.2

Methodiek

Het plan van aanpak voor project HUB is in een relatief korte doorlooptijd van 12 weken tot stand gekomen. Om goed en snel antwoord te geven op onderzoeksvragen, is gekozen voor een gefaseerde aanpak die uit vier fases bestaat. 0. 1. 2. 3.

Fase Fase Fase Fase

0: 1: 2: 3:

start (1 dag) onderzoek (±4 weken) opstellen (concept) plan van aanpak (±4 weken) toetsing en definitieve vaststelling plan van aanpak (±4 weken)

Zie bijlage 1 voor een gedetailleerde uitwerking van de fase-aanpak.

Datum:

7-11-14


Pagina 15

2.3

Overzicht geleerde lessen en aanbevelingen

Hieronder volgt een overzicht van de geleerde lessen en aanbevelingen uit het gehouden onderzoek naar de ervaringen van de pilotgemeenten en overige stakeholders die werken met buitenlandse brondocumenten. Tussen haakjes is aangegeven hoe vaak de geleerde lessen en aanbevelingen in de interviews van fase 1 genoemd zijn. Geleerde lessen van de pilotgemeenten • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Beoordelen van brondocumenten als één integraal proces (2x) Beoordelen/controle moet niet iets van individuele personen maar de gehele organisatie zijn (2x) Betrokkenheid (1x) Bewustwording bij pilotgemeenten (1x) Communiceer over gemaakte fouten voor openheid en goede managementinformatie (1x) Draagvlak (1x) Ervaringen uitwisselen (1x) Geleerd om beter naar (buitenlands) brondocument te kijken (1x) Hulpmiddelen zijn goed/prettig mee te werken (2x) IND geeft gradaties aan brondocumenten, maar wat doet het OM daarmee? (1x) Inzien van problemen (1x) Kennisdeling (4x) Kwalificering als voorwaarde voor het beoordelingsproces (2x) Kwaliteitseisen aan PV’s in samenwerking met het OM opstellen (1x) Openstaan voor elkaars ideeën en opmerkingen (1x) Samenwerking (4x) Tijd nemen voor beoordeling/controle (1x) Vertrouw niet alleen op een stempel van BuZa (1x)

Aanbevelingen van de pilotgemeenten • • • • • • • • • •

1

De gehele pilot zoals uitgevoerd door de pilotgemeenten (2x) Denktank (1x) Een nog te organiseren themazitting bij het OM (1x) Een officier van justitie die meepraat en meedenkt (1x) Innemen en niet aan de balie controleren van brondocument (2x) Kunnen leren van elkaar (1x) Medewerking vanuit de IND (1x) OM-zaken afhandelen op de ZSM1-locaties van het OM (1x) Pragmatische insteek leidinggevenden als vergroter van draagvlak (2x) Ruimte en vertrouwen van het management (2x)

Zo Snel Mogelijk, afhandelwijze van veelvoorkomende criminaliteit door OM, politie en overige

stakeholders die plaatsvindt in één servicecentrum van een regionale eenheid van de Nationale Politie.

Datum:

7-11-14


Pagina 16

2.4

Inventarisatie beschikbare hulpmiddelen

Hieronder, op alfabetische volgorde, de geïnventariseerde en beschikbare hulpmiddelen voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten. • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Aangifte bij Politie (Formulier) Aanvraagformulier documentenonderzoek (opname in DISCS) Afspraken Klankbordgroep Buitenlandse Brondocumenten t.a.v. de beproeving Ambtsberichten Beleidsafspraken (regionaal/lokaal) Beslisboom Brochure uw buitenlandse brondocumenten gecontroleerd (voor burger) Brochure uw buitenlandse brondocumenten gecontroleerd (voor burger, in het Engels) Checklist Backoffice Buitenlandse Brondocumenten (PDF) Checklist Backoffice Buitenlandse Brondocumenten (DOC) Checklist Backoffice Internationale Uittreksels (PDF) Checklist Backoffice Internationale Uittreksels (DOC) Checklist Backoffice Buitenlandse Brondocumenten Hengelo (PDF) Checklist Frontoffice Verifiëren Identiteit (PDF) Checklist Frontoffice Verifiëren Identiteit (DOC) Checklist Frontoffice Verifiëren Identiteit Hengelo (PDF) Checklist look-a-like Congressen, kwaliteitsoverleggen, sparren met collega’s, bijhouden vakliteratuur Denktank DISCS (met daarin geïntegreerd Edison/TD) DISCS Handleiding Documentenbrief Fraudeonderzoeken Overzicht (XLS) Gradaties rapportage IND en opvolging Hulpmiddelen bij het beoordelen van buitenlandse brondocumenten IND, Bureau Documenten Info NVVB, nieuwsbrieven, nieuwsflitsen Inhoudelijke verificatie van het brondocument Instructie en uitleg bij het beoordelen van buitenlandse brondocumenten Kennisbanken Landeninformatie (ministerie van Buitenlandse Zaken, via Rijksoverheid.nl) Legalisatiecirculaire Legalisatiecodelijst en vragenlijst Managementrapportage Ministerie van Buitenlandse Zaken en Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland Overleg gemeenten met BuZa Reacties op Kengetallen Beproeving Actielijn1 NBP Retroviewer, paspoortreader en loep Sjabloon managementrapportage (XLS) Stappenplan Back Office Stappenplan bij twijfel (verkorte versie)

Datum:

7-11-14


Pagina 17

3. Voorgestelde aanpak project HUB De voorgestelde aanpak voor project HUB bestaat uit 3 implementatiescenario’s, waarbinnen succesvolle implementatie van de hulpmiddelen plaatsvindt. • • •

Scenario 1: gemeenten doen het zelf Scenario 2: gemeenten richten hiervoor een regionaal samenwerkingsverband op Scenario 3: bij de RNI gemeenten

In paragraaf 3.5 zijn deze scenario’s uitgewerkt.

3.1

Scope (bereik) project HUB

Binnen scope • De beoordeling van buitenlandse brondocumenten als geboorteaktes, huwelijksaktes, overlijdensaktes door of namens Nederlandse gemeenten • Implementatie van de ontwikkelde en geteste hulpmiddelen voor het beoordelen van deze buitenlandse brondocumenten • Reis-, verblijf- en identiteitsdocumenten Buiten scope • Alle overige, Nederlandse brondocumenten

3.2 • • • •

Op te leveren resultaten, producten en diensten Project HUB als beoogde, nieuwe werkwijze voor het gebruiken van hulpmiddelen bij beoordelen van buitenlandse brondocumenten Inzicht in de voor- en nadelen van de veranderopgave van project HUB Plan van aanpak met scenario’s voor implementatie van project HUB Communicatieplan (in plan van aanpak)

Datum:

7-11-14


Pagina 18

3.3

Stakeholders

De volgende stakeholders zijn na een eerste stakeholderanalyse geïdentificeerd. Tussen haakjes is aangegeven hoe vaak de stakeholder in de interviews van fase 1 genoemd is. • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

(Vreemdelingen)politie (9x) Advocaten (1x) Ambassades (2x) Belastingdienst toeslagen (1x) Bureau bijzondere onderzoeken IND (1x) Bureau documenten IND (10x) Bureau Land & taal IND (1x) Civiele/privaatrechtelijke ondernemingen en bedrijfsleven (2x) De Nederlandse overheid (4x) De burger zelf (2x) Dienst terugkeer en vertrek (DT&V), Min. van VenJ (1x) Douane (1x) Expertisecentrum Vreemdelingen Identificatie en Mensenhandel (EVIM) (1x) Fraudehelpdesk (1x) G4 gemeenten (2x) Gemeenten (4x) IND algemeen (2x) Juridisch loket (1x) Justitiële Informatiedienst (Justid), VenJ (1x) Justitie (OM)(2x) KMar (6x) Min. van BuZa (5x) Min. van VenJ (1x) Notarissen (1x) NVVB (2x) Overige opsporingsinstanties (1x) RDW (3x) Team identiteitsfraude (TIF) Amsterdam (1x) Uitvoeringsorganisaties (1x) VNG (1x)

Opmerking: niet alle, hierboven geïdentificeerde stakeholders zijn bij de totstandkoming van dit plan van aanpak betrokken geweest dan wel benaderd. Het verdient de aanbeveling om bij aanvang van project HUB, in de startfase, een uitgebreide stakeholderanalyse als onderdeel uit te voeren (zie ook hoofdstuk 8).

Datum:

7-11-14


Pagina 19

3.4

Uitgangspunten implementatiescenario’s

Hieronder zijn de drie implementatiescenario’s van project HUB grafisch weergegeven.

In paragraaf 3.5 zijn de drie implementatiescenario’s uitgewerkt. Dit plan van aanpak is scenarioneutraal geschreven, tenzij expliciet anders vermeld. Nederland is in alle scenario’s opgedeeld in 2 gebieden (noord en zuid) en 5 regio’s (zie ook hoofdstuk 6). De redenen hiervoor zijn als volgt. •

• •

• •

2

De regio-indeling is gespiegeld aan die van de 10 Regionale Eenheden van de Nationale Politie, waardoor de opsporing- (politie en vreemdelingenpolitie2) en vervolgcapaciteit (OM, rechtbank) binnen 1 regio is georganiseerd Afspraken met (vreemdelingen)politie en OM zijn belangrijke vereisten voor prioritering (bijvoorbeeld bij onderzoeken naar ID-fraude) en inzetten opsporing- en vervolgcapaciteit In de 10 Regionale Eenheden van de Nationale Politie zijn/worden ID-loketten georganiseerd, waarin de vreemdelingenpolitie samenwerkt met de vier regionale IDdesks van de Koninklijke Marechaussee (KMar) Focus binnen de ID-loketten NP en ID-desks KMar ligt primair op identiteitsfraude en reis-, verblijf- en identiteitsdocumenten Dieptespecialisme brondocumenten is primair aanwezig bij Bureau Documenten IND

De Vreemdelingenpolitie heet in de nieuwe inrichting van de Nationale Politie, Afdeling Vreemdelingen

Identificatie en Mensenhandel (AVIM). Omwille van de herkenbaarheid van de oude benaming, wordt in dit plan van aanpak vooralsnog gesproken over Vreemdelingenpolitie.

Datum:

7-11-14


Pagina 20

Beoordeling van buitenlandse brondocumenten vindt plaats door of namens gemeenten en met gebruikmaking van de ontwikkelde en geteste hulpmiddelen. In dit proces zijn 4 stappen te onderscheiden. • • • •

Intake 1e lijn 2e lijn 3e lijn

Intake De intake van buitenlandse brondocumenten is in alle scenario’s een eigen verantwoordelijkheid van de gemeenten. Deze taak vindt dan ook bij de gemeente plaats. Onder intake wordt verstaan: de ontvangst van een klant (burger), het klantgesprek, de ontvangst van het brondocument en eventuele reis- verblijf- of identiteitsdocumenten, het verrichten van noodzakelijke administratieve handelingen en het compleet maken van een dossier ten behoeve van de 1e lijn. 1e lijn Ook de 1e lijns beoordeling van buitenlandse brondocumenten is in alle scenario’s een eigen verantwoordelijkheid van de gemeenten. 1e lijns beoordeling vindt plaats na de intake bij de gemeente die de intake verzorgt. Onder 1e lijn wordt verstaan: eerste, eenvoudige technische en tactische controle met behulp van eenvoudige hulpmiddelen zoals bijvoorbeeld een eenvoudige loep. 2e lijn In de 2e lijn vindt, niet zondermeer maar met redenen omkleed, noodzakelijk nader onderzoek plaats aan het te boordelen brondocumenten. Dit betekent dat gemeenten die een in de 1e lijn beoordeeld brondocument nader onderzocht willen hebben, duidelijk de redenen aangeven die dit nadere onderzoek rechtvaardigen of noodzakelijk maken. Dit is ter voorkoming van het onevenredig zwaar belasten van de 2e lijn door, bijvoorbeeld, het lukraak doorsturen van buitenlandse brondocumenten. In scenario 1 is de 2e lijn een verantwoordelijkheid van de gemeente die de intake en 1e lijn verzorgd. In scenario 2 is de 2e lijn belegd in een regionaal samenwerkingsverband. In scenario 3 is de 2e lijn belegd binnen de 18 RNI gemeenten die Nederland kent. Onder 2e lijn wordt verstaan: uitgebreide technische en tactische beoordeling met behulp van de geteste en ontwikkelde hulpmiddelen, paspoortscanners, geavanceerde loepjes en inspectieapparatuur. 3e lijn In de 3e lijn komen alleen die buitenlandse brondocumenten terecht waarover gerede twijfels bestaan. Dit betekent dat er in de 1e en/of 2e lijn ernstige bedenken zijn ten aanzien van de echtheid en/of afkomst van het document en/of de verklaring van de houder ervan. Onder 3e lijn wordt verstaan: uitgebreid technisch onderzoek door Bureau Documenten IND. Het eventuele tactische vervolgonderzoek vindt na beoordeling door de 3e lijn, plaats in de 2e of 1e lijn. Kwaliteitseisen Voor de 1e en 2e lijn gelden door Project HUB gestelde kwaliteitseisen ten aanzien van opleidingen (kennis) en competenties (vaardigheden). In hoofdstuk 5 zijn de voorgestelde kwaliteitseisen uitgewerkt.

Datum:

7-11-14


Pagina 21

In onderstaande figuur zijn de 4 processtappen grafisch weergegeven.

Datum:

7-11-14


Pagina 22

3.5

Implementatiescenario’s

Scenario 1: gemeenten doen het zelf

Kenmerken: Intake, 1e en 2e lijn vinden plaats bij alle 403 Nederlandse gemeenten. Gevolg: Implementatie van project HUB bij alle 403 Nederlandse gemeenten. Voordelen: • Gemeente behoudt autonomie • Service en niveau van dienstverlening van gemeente aan burger blijft onveranderd • Specialisten blijven zitten (geen verlies van banen) Nadelen: • Opleiding en borging van kennis- en kwaliteitsniveau bij kleine(re) gemeenten • Pluriformiteit gemeenten bemoeilijkt uniforme benadering en draagvlak voor implementatie van werkwijzen • Gemeenten dienen zelf (dure) apparatuur aan te schaffen • Individuele afspraken met veel stakeholders noodzakelijk • Bureau Documenten IND krijgt 403 Nederlandse gemeenten als afnemer/klant

Datum:

7-11-14


Pagina 23

Scenario 2: gemeenten richten hiervoor een regionaal samenwerkingsverband op

Kenmerken: Intake en 1e lijn blijven bij de gemeenten. De 2e lijn vindt, met redenen voor dat verzoek omkleed, plaats bij een door een aantal initiatie nemende gemeenten en stakeholders op te richten regionaal samenwerkingsverband. Dit regionaal samenwerkingsverband bestaat uit een of meerdere centrumgemeente(n) en stakeholders, binnen een gebied wat gespiegeld is aan een Regionale Eenheid van de Nationale Politie. Het verdient de aanbeveling het regionaal samenwerkingsverband te laten fungeren als een spil- en loketfunctie voor de (op te richten) ID-loketketen van Regionale Eenheid van de Nationale Politie. Gevolg: Implementatie project HUB in het regionaal samenwerkingsverband. Voordelen: • Ontzorging en ontlasting gemeenten (maatwerk is mogelijk) • Specialistische opleiding(en) bij alle gemeenten is niet noodzakelijk • Opbouw en verhoging van kwaliteit, kennis- en expertise door bundeling in het regionaal samenwerkingsverband • Spil- en loketfunctie voor het ID-loket van de Regionale Eenheid van de Nationale Politie en daardoor aansluiting bij landelijke trends en ontwikkelingen • Spiegeling aan een Regionale Eenheid van de Nationale Politie, betekent dat de opsporing- en vervolgcapaciteit binnen hetzelfde gebied aanwezig en georganiseerd is Nadelen: • Convenant aan het einde van het implementatietraject als sluitstuk en bevestiging van gemaakte afspraken is vereist voor succesvolle borging en continuering samenwerking • Het afsluiten van een convenant kan een tijdrovend en intensief proces3 zijn • Draagvlak van overige gemeenten en stakeholders ten aanzien van het oprichten van een regionaal samenwerkingsverband 3

In de regio Oost-Nederland duurde het afsluiten van het convenant aan het einde van het ingezette

traject 3 jaar. Positief is dat de geleerde lessen uit dit proces kunnen dienen als best practice.

Datum:

7-11-14


Pagina 24

Scenario 3: bij de RNI gemeenten

Kenmerken: Intake en 1e lijn blijft bij gemeenten. De 2e lijn vindt plaats bij de 18 RNI gemeenten. • • • • • • •

Alkmaar Almelo Amsterdam Breda Den Haag Doetinchem Eindhoven

• • • • • •

Goes Groningen/ Eemshaven Heerlen Leeuwarden Leiden Nijmegen

• • • • •

Rotterdam Terneuzen Utrecht Venlo Zwolle

Gevolg: Implementatie hulpmiddelen bij de RNI gemeenten. Voordelen: • Ontzorging en ontlasting gemeenten • Spil- en loketfunctie voor het ID-loket van de Regionale Eenheid van de Nationale Politie en daardoor aansluiting bij landelijke trends en ontwikkelingen • Kennis- en expertisebundeling in de RNI gemeente Nadelen: • Convenant aan het einde van het implementatietraject als sluitstuk en bevestiging van gemaakte afspraken is vereist voor succesvolle borging en continuering samenwerking • Het afsluiten van een convenant kan een tijdrovend en intensief proces4 zijn • Draagvlak en discussie van overige gemeenten en stakeholders ten aanzien van het beoordelen door de RNI gemeenten

4

In de regio Oost-Nederland duurde het afsluiten van het convenant aan het einde van het ingezette

traject 3 jaar. Positief is dat de geleerde lessen uit dit proces kunnen dienen als best practice.

Datum:

7-11-14


Pagina 25

3.6

Voorkeursscenario

Op maandag 13 oktober zijn de implementatiescenario’s van project HUB gepresenteerd. Het doel van deze bijeenkomst was ook toetsing van het plan van aanpak aan de praktijk en het meten van draagvlak onder de aanwezige stakeholders5. Zij kozen unaniem voor scenario 2 als voorkeursscenario. Hieronder zijn de voor- en nadelen van de 3 implementatiescenario’s nogmaals kort samengevat. Voor-‐ en nadelen implementatiescenario's Scenario 1 Zelf

2 Regionaal samenwerk-‐ ingsverband

3 RNI gemeente

Voordelen

Nadelen

Autonomie

Uitrol opleidingen in alle NL gemeenten

Service/dienstverlening onveranderd

Borging kennis/kwaliteit in elke NL gemeente

Geen baanverlies

Aanschaf dure apparatuur in elke NL gemeente Individuele afspraken tussen alle gemeenten en stakeholders noodzakelijk

Bur. Doc. IND krijgt 403 afnemers

Ontzorging en ontlasting gemeenten

Convenant vereist

Maatwerk is mogelijk

Afsluiten convenant kan tijdrovend zijn

Geen specialistische opleidingen bij alle gemeenten

Draagvlak overige gemeenten

Opbouw en verhoging kwaliteit

Spil-‐ en loketfunctie ID-‐loket

Kennis-‐ en expertisebundeling

Spiegeling aan Regionale Eenheid NP

Opsporing-‐ en vervolgcapaciteit in één gebied

Ontzorging en ontlasting gemeenten

Convenant vereist

Spil-‐ en loketfunctie ID-‐loket

Afsluiten convenant kan tijdrovend zijn

Kennis-‐ en expertisebundeling

Draagvlak en discussie overige gemeenten

Spiegeling aan Regionale Eenheid NP

Opsporing-‐ en vervolgcapaciteit in één gebied

Interessant is de huidige ontwikkeling van een op dit moment (november 2014) in opdracht van de staatssecretaris van Veiligheid en Justitie plaatsvindend onderzoek. Dit onderzoek heeft als doel te bezien of verzoeken voor het verkrijgen van het Nederlanderschap door middel van optie- of naturalisatie wel of niet bij gemeenten moeten blijven. De andere optie is deze taak in zijn geheel te beleggen bij de IND. Bij optie- en naturalisatieverzoeken moet de aanvrager brondocumenten overleggen. In het geval dat de staatssecretaris besluit deze taken bij de gemeenten blijven, dan is de voorzichtige verwachting dat dit wordt gecentraliseerd en ondergebracht bij centrumgemeenten. Deze centrumgemeente dienen dan wellicht te voldoen aan een aantal, nog te bepalen criteria. 5

Niet alle, onder 3.3 genoemde stakeholders waren aanwezig op de ronde tafel bijeenkomst.

Datum:

7-11-14


Pagina 26

Deze ontwikkeling kan aansluiten bij de voorgestelde regio-indeling van de implementatiescenario’s in het algemeen en het voorkeursscenario van een regionaal samenwerkingsverband tussen een of meerdere centrumgemeenten in het bijzonder.

3.7

Strategie

De gebieden noord en zuid bestaan beide uit 5 regio’s die gespiegeld zijn aan de Regionale Eenheden van de Nationale Politie. Ieder gebied beschikt voor aansturing over een eigen, landelijk projectleider. De regio’s over een regionaal projectleider. In iedere regio zijn een implementatiegroep ingericht, met daarin medewerkers afkomstig uit verschillende gemeenten uit de betreffende regio’s en regionale vertegenwoordigers van de bij project HUB betrokken stakeholders. De voorgestelde projectorganisatie van Project HUB is uitgewerkt in hoofdstuk 6.

3.5

Randvoorwaarden

Wil project HUB haar belofte waarmaken, dan zijn er enkele belangrijke randvoorwaarden. Deze randvoorwaarden geven handvatten om gemeenten en stakeholders te stimuleren tot initiatief en vergroten draagvlak. De input voor de hieronder genoemde randvoorwaarden is verkregen uit de gehouden interviews in fase 1. Tussen haakjes is aangegeven hoe vaak een randvoorwaarde in de interviews genoemd is. • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Bekendheid gradaties van IND voor buitenlandse brondocumenten (1x) Beoordelen moet expertise worden (2x) Bestuurlijke bewustwording dat opbrengsten niet direct terugvloeien in gemeentebegroting (2x) Borging (2x) Continuïteit (3x) Draagvlak (9x) Consequent gedrag leidinggevenden (1x) Expertise en snelheid (1x) Geen vrijblijvendheid (1x) ICT-ondersteuning (1x) Up to date apparatuur (1x) Voldoende kennis en competentie medewerkers (1x) Integratie in bestaande ICT-systemen (1x) Kwalitatief goede hulpmiddelen (2x) (Goede) opleiding(en) (1x) Professionele ruimte en vertrouwen (2x) Tijd (1x) Uitrekenen hoeveel vloeroppervlak hulpmiddelen gaan innemen (1x) Voorkomen dat medewerkers niet meer nadenken en (blind) vertrouwen op automatisering of apparatuur (1x)

Datum:

7-11-14


Pagina 27

4. Kwaliteitseisen, opleidingen en workshops Project HUB belooft hulpmiddelen voor betrouwbare persoonsgegevens en staat voor • •

de landelijke implementatie van hulpmiddelen voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten samenwerken, elkaar helpen, kennis delen en samen zaken beter maken

Vanzelfsprekend horen hier kwaliteitseisen, opleidingen en workshops bij.

4.1

Kwaliteitseisen

Project HUB is, zoals gezegd, het middelpunt, faciliteert en stimuleert de betrokkenen partijen om initiatief te nemen en samen te werken aan betrouwbare persoonsgegevens. Om deze belofte waar te kunnen maken, stelt project HUB in scenario 1 voor de intake, 1e en 2e lijn kwaliteitseisen ten aanzien van opleidingsniveau (kennis) en competenties (vaardigheden) voor. Gemeenten die deze taken (zelf) willen uitvoeren, moeten minimaal aan deze eisen voldoen. Dit is in onderstaande figuur grafisch weergegeven.

De kwaliteitseisen zijn zowel kwantitatief6 (een minimaal aantal te controleren brondocumenten per maand) als kwalitatief (minimaal vereist opleidingsniveau). Dit is in onderstaande tabel uitgewerkt. Door Project HUB veronderstelde kwaliteitseisen Lijn Kwantitatief Intake Minimaal 150 buitenlandse brondocumenten per maand 1e Minimaal 150 buitenlandse brondocumenten per maand 2e Minimaal 100 buitenlandse brondocumenten per maand 6

Kwalitatief Mbo 4 Mbo 4 Hbo

Gemiddeld beoordeelden de 15 gemeenten uit de van 2 maanden 197 buitenlandse bronddocumenten

per maand. De drie 100.000 plus gemeenten hebben per maand gemiddeld 168 buitenlandse brondocumenten gecontroleerd. Er is aangenomen dat de beoordelingspiek in de intake en 1e lijn zit.

Datum:

7-11-14


Pagina 28

4.2

Opleidingen

De volgende opleidingen zijn noodzakelijk om aan de voorgestelde kwaliteitseisen te voldoen. • •

Mbo 4 Identiteit en Identiteitsdocumenten Hbo Identiteit en Identiteitsdocumenten (3 examenmodules)

Dit zijn bestaande opleidingen. Er zijn geen ontwikkelkosten. Het is belangrijk dat project HUB onderscheid maakt tussen opleidingskosten die wel en niet binnen het project vallen. Een project behelst immers een tijdelijke organisatie, met als doel een of meerdere producten opleveren of een veranderopgave uitvoeren. Opleidingskosten die binnen het project vallen, zijn kosten die nodig zijn om een of meerdere producten op te leveren of de veranderopgave van het project mogelijk te maken. Bijvoorbeeld opleidingskosten voor het (aanvullend) opleiden van personeel wat in het regionaal samenwerkingsverband of RNI gemeente de 2e lijns werkzaamheden uitvoert. Indien er in die taak voor een gemeente de facto niets verandert, de gemeente blijft bijvoorbeeld de 1e en 2e lijns werkzaamheden, zelf doen zijn de opleidingskosten geen onderdeel van het project maar voor de gemeente. Bij veranderende wet- en regelgeving of nieuw beleid, zijn de opleidingskosten een verantwoordelijkheid van het rijk. Dit betekent niet dat er bij implementatiescenario 1 geen opleidingskosten zijn en bij implementatiescenario’s 2 en 3 wel. Er zijn minimale kennis- en kwalificatie-eisen bij alle implementatiescenario’s. Het project HUB moet in het definitief gekozen implementatiescenario eerst onderzoeken wat de huidige en gewensite situatie van de gemeente is. Als uit onderzoekt blijkt dat er sprake is van een aan het project te wijten veranderopgave, dan is sprake van een veranderopgave en moet project HUB daarvan de kosten dragen. In hoofdstuk 5 is een schatting gegeven van de opleidingskosten die onder project HUB vallen.

4.3

Workshops

ICTU heeft gevraagd om in het plan van aanpak aandacht te besteden aan de organisatie van workshops voor de volgende thema’s: • • • •

‘Samen beter beoordelen’ Hoe gebruik ik de Verklaring van Onderzoek van de IND in mijn besluitvorming voor brondocumenten? Workshop introductie ID-protocol Burgerzaken Workshop herkennen eerstelijns-echtheidskenmerken en lookalike-herkenning voor loketmedewerkers

Datum:

7-11-14


Pagina 29

Het verdient de aanbeveling deze workshops te integreren in de opleidingen en volgens het ‘train de trainer principe’ aan te bieden. Hiermee creëert Project HUB een ‘olievlekwerking’, die onderlinge kennisdeling en samenwerking tussen gemeenten en stakeholders bevordert. Het is daarmee te vroeg om in dit hoofdstuk al iets te zeggen over de kosten voor het inrichten van genoemde workshops. Eerst moet toetsing op actualiteit plaatsvinden. De ontwikkelde en geteste hulpmiddelen kunnen mee in deze toetsing. Het is daarom ook moeilijk om in deze fase aan te geven hoe de inrichting en uitvoering er exact uit komt te zien. Daarvoor is antwoord nodig op vragen als: • • • • • •

Hoe groot is de doelgroep? Hoe groot is de groep per workshop? Hoelang duurt een workshop? (dagdeel of hele dag) Wei geven de workshops en onder welke condities? Welke locaties worden beoogd? Welke voorbereiding is nodig?

In hoofdstuk 5 is op basis van enkele aannames geprobeerd een schatting te geven van de kosten voor het inrichten en uitvoeren van workshops.

4.4

Digitaal leer- en kennisplein ID-protocol

Project HUB heeft de wens een digitaal leer- en kennisplein (ook wel Leerling managementsysteem, LMS) te ontwikkelen en in te richten. De betrokken partij die dit voor Project HUB inricht, moet rekening houden met het integreren van het ID-protocol in het LMS. In hoofdstuk 5 is een schatting gegeven van de kosten van de ICT-benodigdheden.

Datum:

7-11-14


Pagina 30

5. Projectkosten Project HUB Hier zijn per implementatiescenario de (geschatte) projectkosten van Project HUB uitgewerkt. Deze kosten zijn voor de volgende zaken. • • • • • •

Kosten Kosten Kosten Kosten Kosten Kosten

projectcoördinatie in te stellen werkgroepen voor opleidingen ICT-benodigdheden in te zetten communicatie- en communicatiemiddelen monitoring en toezicht

In de berekeningen is uitgegaan van een start in januari 2015 en afronding in december 2016 (zie hoofdstuk 7 voor de voorgestelde planning). Niet alle kosten zijn te specificeren, dit komt omdat in deze fase niet alle werkzaamheden bekend of voorzien zijn of dat er nader onderzoek nodig is. Daar waar projectkosten geschat zijn, is dit aangegeven en op basis van benadering of ervaringen van Conclusion uit eerdere of vergelijkbare opdrachten. Hieronder volgt per kostenpost eerst een toelichting met in sommige gevallen een berekening. Daarna de projectbegroting per implementatiescenario. Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw.

5.1

Kosten projectcoördinatie

Dit zijn de kosten voor de 2 projectleiders die het project HUB aansturen. Er is uitgegaan van een inzet van 32 uur per week in de startfase van 6 maanden en 20 uur per week in de implementatiefase van 18 maanden. Het uurtarief is € 125 per uur. De berekening is dan als volgt. Startfase 32 uren per week x 4 weken x 6 maanden = 768 uren, x 2 projectleiders = 1536 uren. Implementatiefase 20 uren per week x 4 weken x 18 maanden = 1440 uren, x 2 projectleiders = 2880 uren. Het aantal inzeturen voor projectcoördinatie blijft in alle implementatiescenario’s hetzelfde.

Datum:

7-11-14


Pagina 31

5.2.

Kosten in te stellen werkgroepen (geschat)

Dit zijn de kosten voor het inrichten en organiseren van de in hoofdstuk 4 genoemde workshops van project HUB, met de kanttekening dat hierover nog nadere afstemming plaatsvindt met de betrokken partij die dit in 2015 en verder uitvoert. De schatting is gebaseerd op enkele aannames. Voor het invoegen van de hulpmiddelen in het ID-protocol is uitgegaan van 100 in te zetten uren tegen een uurtarief van €100 per uur. De workshop is op basis van een veronderstelde opkomst van 1000 personen. Bij een workshop met 40 deelnemers, zijn dan 25 workshops nodig. De (organisatie)kosten van iedere workshop van 1 dagdeel, zonder lunch, inclusief voorbereiding zijn begroot op € 1000. De berekening is dan als volgt. 100 uren x € 100 = € 10.000 Organisatiekosten van 25 workshops: 25 x € 1000 = € 25.000

5.3

Kosten voor opleidingen (geschat)

Dit is een schatting van de kosten van de uitrol van de hoofdstuk 4 genoemde opleidingen. De kosten van deze opleidingen zijn als volgt te specificeren. • •

MBO04 Identiteit en Identiteitsdocumenten € 962 HBO Identiteit en Identiteitsdocumenten € 1805

De examenkosten zijn: • •

MBO04 Identiteit en Identiteitsdocumenten € 90 HBO Identiteit en Identiteitsdocumenten (3 examenmodules) x € 90)

Genoemde prijzen zijn een opgave van ICTU en inclusief lesmateriaal. De kosten van de genoemde opleidingen worden voor deelnemers vergoed door het bij ITCU verzilveren van een voucher. Tot nu toe zijn bij ICTU 7117 vouchers verzilverd. Voor de projectbegroting is uitgegaan van de gemiddelde opleidingsprijs. Deze prijs is verkregen door het bij elkaar op tellen van de totale opleidingsen examenkosten, gedeeld door twee. Er is aangenomen dat in 2015, 500 keer een van de 2 genoemde opleidingen is vergoed.

7

Peildatum 21 oktober 2014

Datum:

7-11-14


Pagina 32

De berekening is dan als volgt. Totale kosten opleidingen en examens: € 3127 / 2 = gemiddelde opleidingsprijs € 1563, 50. Het aantal verondersteld te vergoeden opleidingen in 2015, is 500. 500 x € 1563, 50 = € 781.750.

5.4

Kosten ICT-benodigdheden (geschat)

Dit zijn de kosten voor de aanschaf, uitrol en het beheer van ICT-benodigdheden, waaronder het inrichten van een digitaal leer- en kennisplein ID protocol. Kosten zijn volgens opgave ICTU.

5.5

Kosten in te zetten communicatie- en communicatiemiddelen

Dit zijn de kosten voor het inrichten van een projectcommunicatie organisatie met communicatieadviseurs alsmede de kosten voor de in te zetten communicatie- en communicatiemiddelen, exclusief productiekosten. Het uurtarief is € 100 per uur. Startfase Er is voor de startfase van 6 maanden uitgegaan van een inzet van 24 uur per week in de eerste 4 maanden en 32 uur per week in de laatste 2 maanden. De berekening is dan als volgt. 24 uren x 4 weken x 4 maanden = 384 uren. 32 uren x 4 weken x 2 maanden = 256 uren. Het aantal inzeturen blijft in de startfase per scenario hetzelfde. Implementatiefase Er is voor de implementatiefase van 18 maanden uitgegaan van een inzet van 20 uur per week in de eerste twee maanden en 28 uur per week in de laatste 16 maanden. In scenario 1 is het aantal inzeturen in de eerste twee maanden verviervoudigd, gezien het feit dat de piek van communicatie ligt bij de overgang van de start- naar implementatiefase. Dit wordt veroorzaakt door het grote aantal bij de implementatie betrokken gemeenten. Dit betekent dat er een viertal communicatieadviseurs ingezet dienen te worden. In scenario 2 en 3 blijft het aantal inzeturen hetzelfde. De berekening is dan als volgt.

Datum:

7-11-14


Pagina 33

Scenario 1 (4 communicatieadviseurs x) 20 uren x 4 weken x 2 maanden = 640 uren. (1 communicatieadviseur x) 28 uren x 4 weken x 16 maanden = 1792 uren. Scenario 2 en 3 20 uren x 4 weken x 2 maanden = 160 uren. 28 uren x 4 weken x 16 maanden = 1792 uren.

5.6

Kosten monitoring en toezicht

Monitoring van project HUB vindt plaats door de twee landelijke projectleiders. Dit ziet Conclusion als een onderdeel van hun taak en verantwoordelijkheid. De kosten hiervoor zijn daarom verdisconteerd in het uurtarief. Toezicht zal plaatsvinden door een op te richten regiegroep, die maandelijkse basis bijeen komt. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

5.7

Projectbegroting scenario 1

Werkzaamheden

Uren

Kosten

Projectcoördinatie

1536 x € 125

€ 192.000

2880 x € 125

€ 360.000

100 x € 100

€ 10.000

25 x € 1000

€ 25.000

In te stellen werkgroepen Kosten voor opleidingen

€ 781.750

ICT benodigdheden

€ 70.000

In te zetten

384 x €100

€ 38.400

communicatieadviseur

256 x €100

€ 25.600

640 x €100

€ 64.000

1792 x €100

€ 179.200

In te zetten

€ 50.000

communicatiemiddelen Monitoring en toezicht

€0

Totale (verwachte) kosten

€ 1.795.950

Verschil ten opzichte van scenario 1 en 2

+ € 48.000

Datum:

7-11-14


Pagina 34

5.8


Werkzaamheden

Uren

Kosten

Projectcoördinatie

1536 x € 125

€ 192.000

2880 x € 125

€ 360.000

100 x € 100

€ 10.000

25 x € 1000

€ 25.000


€ 781.750

ICT benodigdheden

€ 70.000

In te zetten

384 x € 100

€ 38.400


256 x € 100

€ 25.600

160 x € 100

€ 16.000

1792 x € 100

€ 179.200

In te zetten

€ 50.000


€0


€ 1.747.950

Verschil ten opzichte van scenario 1

- € 48.000

5.9


Werkzaamheden

Uren

Kosten

Projectcoördinatie

1536 x € 125

€ 192.000

2880 x € 125

€ 360.000

100 x € 100

€ 10.000

25 x € 1000

€ 25.000


€ 781.750

ICT benodigdheden

€ 70.000

In te zetten

384 x € 100

€ 38.400


256 x € 100

€ 25.600

160 x € 100

€ 16.000

1792 x € 100

€ 179.200

In te zetten

€ 50.000


€0


€ 1.747.950

Verschil ten opzichte van scenario 1

- € 48.000

Datum:

7-11-14


Pagina 35

6. Voorgestelde projectorganisatie Project HUB is het middelpunt, faciliteert en stimuleert de betrokkenen partijen om initiatief te nemen en samen te werken aan betrouwbare persoonsgegevens. Om dit doel waar te maken is een stevige en goed ingerichte projectorganisatie nodig.

6.1

Projectmanagementstructuur

Hieronder is de voorgestelde projectmanagementstructuur weergegeven. Zoals in hoofdstuk 3 beschreven, is Nederland verdeeld in 2 gebieden met elk 5 regio’s die gelijk zijn aan de Regionale Eenheden van de Nationale Politie.

Noord 1. Noord-Nederland (59 gemeenten) 2. Oost-Nederland (81 gemeenten) 3. Midden-Nederland (41 gemeenten) 4. Noord-Holland (38 gemeenten) 5. Amsterdam (6 gemeenten)

Zuid 6. Den Haag (32 gemeenten) 7. Rotterdam (33 gemeenten) 8. Zeeland - West-Brabant (49 gemeenten) 9. Oost-Brabant (41 gemeenten) 10. Limburg (33 gemeenten)

Datum:

7-11-14


Pagina 36

Schematisch weergegeven ziet de voorgestelde projectmanagementstructuur er als volgt uit.

6.2

Rolbeschrijvingen

Opdrachtgever: de opdrachtgever van project HUB is verantwoordelijk voor het omschrijven en uitzetten van de opdracht en stuurt in de projecthiërarchie de landelijk projectleiders aan. Regiegroep: stuurgroep met opdrachtgever en afgevaardigden van de belangrijkste, landelijke vertegenwoordigers van betrokken stakeholders. Is onderdeel van de projectorganisatie en houdt op landelijk niveau toezicht op project HUB, de opdracht en werkzaamheden van de landelijk projectleiders. Neemt indien nodig beslissingen over de invulling en voortgang van het project op aangeven van de projectleiders. Landelijk projectleider: is opdrachtnemer van opdrachtgever, verantwoordelijk voor het uitvoeren van de opdracht en de dagelijkse aansturing van project HUB. Stuurt binnen de projecthiërarchie het gebied waar hij/zij verantwoordelijk voor is, de regionale projectorganisatie aan. Indien nodig kunnen de landelijke projectleiders elkaar vervangen dan wel waarnemen. Regionale projectleider: stuurt binnen de projecthiërarchie binnen een regio een implementatiegroep aan. Verantwoordelijk voor het binnen een regio uitvoeren van de opdracht van de landelijk projectleider van project HUB. Implementatiegroep: groep binnen een regio, die bestaat uit afgevaardigden uit gemeenten en lokale stakeholders uit die regio. Valt binnen de projecthiërarchie onder de regionale projectleider en is verantwoordelijk voor het daadwerkelijk implementeren van de geteste en ontwikkelde hulpmiddelen van project HUB.

Datum:

7-11-14


Pagina 37

6.3

Projectrapportage

Landelijk projectleider De landelijk projectleider rapporteert ieder kwartaal schriftelijk over de voortgang van project HUB aan de opdrachtgever. Deze rapportages zijn onderdeel van de agenda in het overleg met de regiegroep. Indien nodig, in bijzondere dan wel afwijkende situaties maakt de landelijke projectleider een afwijkingsrapportage op voor de regiegroep. Indien de situatie dat rechtvaardigt, vereist of als de landelijk projectleider hierom verzoekt kan de regiegroep op basis van het afwijkingsrapport besluiten een extra (voortgangs)overleg in te lassen. Regionale projectleider De regionale projectleider rapporteert ieder kwartaal schriftelijk over de voortgang van de implementatie aan de landelijk projectleider. Deze rapportages zijn onderdeel van de agenda in het overleg tussen de landelijk en regionale projectleider. In bijzondere dan wel afwijkende situaties maakt de regionale projectleider een afwijkingsrapportage op voor de landelijke projectleider. Indien de situatie dat rechtvaardigt, vereist of als de regionale projectleider hierom verzoekt kan de landelijke projectleider op basis van het afwijkingsrapport besluiten een extra (voortgangs)overleg in te lassen. De voortgangsrapportage van de regionale projectleider is een onderdeel van de voortgangsrapportage van de landelijk projectleider.

Datum:

7-11-14


Pagina 38

7. Planning project HUB Realisatie begint bij ambitie. De voorgestelde planning voor project HUB is ambitieus, maar realistisch. Er zijn twee fases. • •

Startfase Implementatiefase

De voorgestelde planning is bij benadering. Er is uitgegaan van een start in januari 2015 en afronding in december 2016. Vooral de 6 maanden voorbereiding in de startfase zijn sterk afhankelijk van voldoende commitment en stevige besluitvorming. Fases kunnen daarmee korter duren, maar ook langer. De startfase kan eventueel ook in de vorm van een pilot. Het voordeel hiervan is dat een pilot helpt bij vergroting van draagvlak en als best practice voor de overige regio’s. Nadeel is dat dit misschien een langere planning betekent. Ervan uitgaande dat er 2 landelijke projectleiders zijn die 2 keer 5 regio’s implementeren, is de planning gefaseerd. De geleerde lessen en ervaringen in de eerste implementatiefase, kunnen in de tweede implementatiefase zorgen voor meer snelheid in het implementatieproces.

7.1

Startfase

Duur: 6 maanden (volgens planning). Dit is de start van project HUB. In deze fase is het noodzakelijk dat de volgende zaken zijn afgerond, voordat de implementatiefase begint. • • • • •

Inrichten van de landelijke en regionale projectorganisaties (1 maand) Inrichten van de implementatiegroepen (1 maand) Vaststellen en afstemmen (logistieke) procedures tussen stakeholders (2 maanden) Opstarten interne en externe communicatie (1 maand) Stakeholderanalyse (1 maand)

Inrichten van de landelijke en regionale projectorganisaties ( 1maand) Het conform hoofdstuk 6 inrichten van de voorgestelde projectorganisatie. Inrichten van de implementatiegroepen (1 maand) Het conform hoofdstuk 6 inrichten van de voorgestelde implementatiegroepen. Vaststellen en afstemmen (logistieke) procedures tussen stakeholders (2 maanden) Het inventariseren, vaststellen van bestaande en afstemmen van nieuwe (logistieke) procedures en(werk)processen bij de verschillende betrokken stakeholders. Opstarten intern communicatietraject (1 maand) Het conform hoofdstuk 8 opstarten van een intern communicatietraject. Stakeholderanalyse (1 maand) Het conform hoofdstuk 8 uitvoeren van een uitgebreide stakeholderanalyse.

Datum:

7-11-14


Pagina 39

7.2

Implementatiefase

Duur: 18 maanden (volgens planning) Deze fase kan alleen beginnen als de startfase met succes is afgerond. In deze fase vindt het volgende plaats. • • • •

Instructie (workshops) (2 maanden) Interne en externe communicatie (continu) Implementatie (gedurende de fase) Bevestigen afspraken/afsluiten convenanten per regio (aan einde implementatiefase)

Instructie (workshops) (2 maanden) De inrichting en organisatie van de in hoofdstuk 4 genoemde workshops. Interne en externe communicatie (continu) Gedurende het hele project zal uitvoering worden gegeven aan het interne en externe communicatietraject, conform het communicatieplan in hoofdstuk 8. Implementatie (gedurende de fase) Uitvoering geven aan het daadwerkelijk implementeren door de in hoofdstuk 6 beschreven projectorganisatie. Bevestigen afspraken/afsluiten convenanten per regio (aan einde implementatiefase) Aan het einde van de implementatie van een regio dienen geleerde lessen, ervaringen en afspraken te worden bevestigd in een convenant. Hierbij is, per regio, maatwerk mogelijk. Het tekenen van het convenant impliceert het opheffen van de (regionale) projectorganisatie en overdracht en borging van project HUB in de staande organisatie.

Datum:

7-11-14


Pagina 40

7.3

Tijdlijn en mijlpalen

Hieronder is de planning van project HUB uitgewerkt in een tijdlijn met mijlpalen.

Datum:

7-11-14


Pagina 41

8. Hoe communiceert project HUB? Project HUB bevindt zich in een complexe en dynamische omgeving met veel (sleutel)partijen die invloed (kunnen) uitoefenen. Dit gaat gepaard met (vaak onnodige) emoties. Communicatie kan helpen deze weg te nemen en de beeldvorming over het project positief te beïnvloeden en zo een solide basis te bieden voor begrip, vertrouwen en participatie. Communicatie is daarmee een belangrijke factor voor het welslagen van het project HUB. Dit communicatieplan gaat in op de communicatiedoelstellingen en -doelgroepen, de communicatievisie en de in te zetten communicatiemiddelen per doelgroep voor het project. Samen vormt dit de eerste versie van het communicatieplan. De communicatieaanpak borduurt voort op de communicatieaanpak van het project NBP, waar onder meer transparantie en samenwerking hoog in het vandaal staan. Vanzelfsprekend sluit de aanpak aan bij de projectdoelstellingen van HUB. Niet alle genoemde stakeholders in dit communicatieplan zijn in deze fase betrokken of benaderd. Het verdient daarom de aanbeveling om bij aanvang van project HUB, in de startfase, een uitgebreide stakeholderanalyse uit te voeren. In die fase is het definitieve implementatiescenario bekend. De uitkomst van de stakeholder- (en nog te houden uitgebreide) risicoanalyse zijn beide input voor de definitieve communicatiestrategie en de impact en implicaties voor specifieke doelgroepen. Bijvoorbeeld voor medewerkers van gemeenten. Hiermee kan het communicatieplan verder worden aangescherpt.

8.1 •

•

•

•

•

• •

Communicatiedoelstellingen Draagvlak creëren bij sleutelpartijen zoals de NVVB, IND, BZK, het Agentschap BPR, VenJ en ICTU met als doel dat zij het belang van het project uitdragen en energie stoppen in het beschikbaarheid stellen van de juiste medewerkers en (financiële) middelen. Bewustzijn creëren bij medewerkers van gemeenten en betrokken stakeholders. Het zorgvuldig, eenduidig en uniform beoordelen van brondocumenten is iets van de hele organisatie en niet van individuen. Het stimuleren en faciliteren van (regionale) samenwerking(svormen) tussen gemeenten en stakeholders. Het wegnemen van drempels, zodat initiatief nemen en elkaar helpen de norm is in het proces van het zorgvuldig beoordelen van brondocumenten. (Regionale) samenwerking als aanjager die kennis en kunde op peil houdt. Hierdoor ontstaat een stevig, regionaal kennis- en samenwerkingsnetwerk. Idealiter ontstaat door dit netwerk nieuwe, indirecte en intensievere samenwerkingen tussen partijen als de afdeling handhaving, de belastingdienst en woningbouwverenigingen. Samen staan deze organisatie sterk(er) in het bestrijden van onder meer adres- en identiteitsfraude. Medewerkers van gemeenten en stakeholders stimuleren en faciliteren het beoordelingsproces continu te optimaliseren. Tegelijkertijd zowel structureel als met behulp van project HUB helpen in de cyclische kwaliteitsborging bij gemeenten. Dit draagt bij aan het verkrijgen van nieuwe en betere inzichten in het proces en het signaleren van trends die uiteindelijk bijdragen aan een uniforme, landelijke werkwijze. De Nederlandse overheid, en gemeenten in het bijzonder, burgers en pers positief beïnvloeden over project HUB. De secundaire doelgroep partners en geïnteresseerden infomeren over project HUB.

Datum:

7-11-14


Pagina 42

8.2

Communicatiedoelgroepen

Communicatiedoelgroepen Primair 1. (sleutelpartijen) 2. 3. 4. 5.

Primair (gebruikerspartijen)

Primair (partners en geïnteresseerden)

Secundair (partners en geïnteresseerden)

ICTU, BZK NVVB en project NBP Bureau Documenten IND, VenJ Agentschap BPR BuZa en Nederlandse vertegenwoordigingen (ambassades en consulaten) in het buitenland 6. Koninklijke Marechaussee (KMar), VenJ 7. Nationale Politie (vreemdelingenpolitie) 8. Openbaar Ministerie (OM) 1. Nederlandse gemeenten (in bijzonder de afdelingen en onderdelen waar gewerkt wordt met brondocumenten) 2. Stakeholders (OM, Bureau Documenten IND, Juridische Zaken gemeenten, Nationale Politie) 3. Vereniging van Nederlandse gemeenten (VNG) 4. Kring 100.000+ gemeenten 1. Overige ministeries 2. Dienst terugkeer en vertrek (DT&V), VenJ 3. Justitiële Informatiedienst, VenJ 4. Bureau Bijzondere Onderzoeken IND 5. Bureau Land & Taal IND 6. Pers 7. Burgers / maatschappij 1. Expertisecentrum Vreemdelingen Identificatie en Mensenhandel (EVIM) 2. Belastingdienst Douane 3. Belastingdienst Toeslagen 4. RDW 5. Overige opsporingsinstanties zoals FIOD en SIOD 6. Fraudehelpdesk 7. Advocatuur 8. Notarissen 9. Civiele/privaatrechtelijke ondernemingen en bedrijfsleven 10. Uitvoeringsorganisaties zoals de SVB en UWV

Belang: hoog Invloed: hoog Doel: betrekken

Belang: hoog Invloed: laag Doel: informeren en verbeteren

Belang: laag Invloed: hoog Doel: positief beïnvloeden

Belang: laag Invloed: laag Doel: informeren

Datum:

7-11-14


Pagina 43

8.3

Communicatievisie •

• • • • • • • • •

Verbinden en versterken: werk in de communicatie samen met de partners en betrokkenen voor het versterken van de boodschap en vergroten van het luistervermogen van het project. Laat partners bijvoorbeeld een aandeel krijgen in het onder de aandacht brengen van het project op gemeentepagina’s, in huis-aanhuisbladen, een tekstregel over het project in persuitingen van de gemeenten en een uitleg over project HUB op hun website. Betrek (de) doelgroep(en) meer om draagvlak te creëren in plaats van zendergerichte communicatie. Communicatie draagt bij aan zaken als initiatief nemen, samenwerken, elkaar helpen, kennis delen, samen zaken beter maken. Communiceer ‘open’ over geleerde lessen en communiceer goede managementinformatie. Vier successen; laat bijvoorbeeld foto’s zien van mensen die gecertificeerd zijn. De tone of voice is laagdrempelig, toegankelijk en onvermijdelijk. Een website wordt het centrale platform in de communicatie. De doelen van het project en de voortgang en resultaten van het project komen meer tot leven door zaken te visualiseren. Leg accenten in de communicatie per projectfase en per relevante doelgroep. Bouw een goed netwerk op van pers en partnerorganisaties, zodat persberichten en nieuwsfeiten ook door andere partijen positief in het nieuws komen.

8.3

Kritische succesfactoren communicatie • • •

•

• • •

Draagvlak bij belangrijkste partners; zij moeten het belang van project HUB uitdragen. Inhoudelijke ondersteuning vanuit NBP, NVVB, BZK en de mogelijkheid tot het inzetten van de communicatiemiddelen van partners. Door een zorgvuldige, tijdige en frequente communicatie houd je de regie op de communicatie en ontneem je ruimte voor geruchtenstromen. Eén duidelijke afzender is daarbij essentieel. Toegankelijkheid van de regionale projectorganisatie voor belanghebbenden: zij zijn de belangrijkste communicator met medewerkers van gemeenten en vervullen een trekkersrol, voorbeeldfunctie en signaalfunctie. Betrek betrokkenen zorgvuldig in de procescommunicatie. Dit schept duidelijkheid en draagvlak. Blijf bij de kracht van de landelijke implementatie: inzetten op de win-winsituatie. Dus een concrete opbrengst en (investerings-)kansen voor de gehele keten. Monitoring van de tussentijdse resultaten door (social) mediascans en evaluaties met de opdrachtgever om zo, indien nodig, tijdig en effectief te kunnen bijsturen.

Datum:

7-11-14


Pagina 44

8.4

Communicatiemiddelen

Project HUB zet zowel on- als offline middelen in. De inzet van de gekozen middelen draagt bij aan onder meer een transparant project, het bereiken van draagvlak en het stimuleren van interactie met de doelgroepen. Online ! Een centraal, digitaal communicatieplatform: toegankelijk en actueel met interactiemogelijkheden en gerichte doelgroep ingangen. Met onder nieuwsberichten, informatiebank (documenten, tips en tricks, relevante artikelen, instructiefilmpjes, brochures) en overzicht opleidingen. Op dit platform is ook een ideeënbus te vinden. ! Inzet social media (Twitter, LinkedIn dragen bij aan interactie, actief beheer essentieel). ! Digitale nieuwsbrief vanuit het project (zoals de Betrouwbare Courant, in co-creatie met project NBP). ! Inzet van de web- en intranetsites van partners voor nieuwsberichten, artikelen, et cetera) zoals www.nvvb.nl, www.bprbzk.nlwww.e-overheid.nl, www.rijksoverheid.nl (met de drie betrokken ministeries), www.ictu.nl, www.binnenlandsbestuur.nl, www.politie.nl,www.politievakblad-blauw.nl, www.ind.nlwww.identiteitsdocumenten.nl, www.om.nl,www.slachtofferhulp.nl, www.vng.nlen www.vngmagazine.nl. ! Inzet van OM TV. ! Inzet van digitale nieuwsbrieven van bijvoorbeeld NVVB, BPR, E-overheid, Rijksoverheid, Politie, Circulaire voor het gebruik van het ID protocol en Binnenlands Bestuur. ! Inzet van (nieuws)websites zoals www.nu.nl en www.nos.nl. Offline ! Diverse overleggen inrichten zoals rapportage- en projectgroep overleg (maandelijks), (regionaal) communicatieoverleg met partners (begin intensiever naar de implementatie toe), regiegroep overleg en diverse werkgroepen zoals werkgroep tactische landeninformatie. ! Organiseren van (regionale) instructiebijeenkomsten voor medewerkers van gemeenten. ! Organiseren van (regionale) workshops voor de volgende thema’s voor medewerkers van gemeenten zoals ‘Samen beter beoordelen’, Hoe gebruik ik de Verklaring van Onderzoek van de IND in mijn besluitvorming voor brondocumenten?, Introductie IDprotocol Burgerzaken en Herkennen eerstelijns-echtheidskenmerken en lookalikeherkenning. ! Aansluiten bij interessante themabijeenkomsten, –vergaderingen en -zittingen bij het ICTU (Grand Café), de NVVB (regiovergaderingen en -congressen en commissies zoals Identiteiten & Producten, Persoonsregistratie en Persoonsinformatievoorziening), het BPR (Klantendagen) en het OM (themazittingen). ! Opstellen van persberichten en inzet van (landelijke) dagbladen zoals de Telegraaf, het Parool en het AD. ! Inzet van thema-items en reportages in vakbladen op het gebied van onder meer IDfraude en fraude met toeslagen in bijvoorbeeld Vakblad Burgerzaken & Recht (NVVB), Blauw, 24/7, Kennis m@gazine Politieacademie en Tijdschrift voor de politie (politie), Binnenlands Bestuur (overheid) en Opportuun (OM). ! De betrokken partij die mediabegeleiding voor Project HUB verzorgt staat de doelgroepen op de juiste wijze te woord en ondersteunt het project met speeches, interviews, presentaties, filmpjes, artikelen en persberichten.

Datum:

7-11-14


Pagina 45

8.5

Middeleninzet per doelgroep

In onderstaande tabel staat beschreven welk middel per doelgroep en per projectfase wordt ingezet.

8.6

Communicatieplanning en -activiteiten

Jaar

Projectfase en activiteiten

Fase 1 Startfase project: januari 2015 – juni 2015 Fase 2 Implementatiefase project: juni 2015 – medio 2016

• • • • •

Opstarten interne en externe communicatie (1 maand) Uitgebreide stakeholderanalyse opstellen (1 maand) Aanscherpen communicatiestrategie o.b.v. uitkomsten stakeholderanalyse Interne en externe communicatie (continu tijdens implementatiefase) Bevestigen afspraken/afsluiten convenanten per regio

Datum:

7-11-14


Pagina 46

9. Risico’s en beheersmaatregelen Wie onderneemt, loopt risico. Dit geldt ook voor project HUB. Hieronder zijn schuin gearceerd en op alfabetische volgorde, de risico’s genoemd, waarmee rekening gehouden moet worden bij uitvoering van project HUB. Tegenover ieder risico staat, uiteraard, een beheersmaatregel. Het verdient de aanbeveling om bij aanvang van project HUB, in de startfase, een uitgebreide risicoanalyse uit te voeren. In die fase is het definitieve implementatiescenario bekend. De uitkomst van de risico- (en nog te houden uitgebreide) stakeholderanalyse is belangrijk voor de definitieve communicatiestrategie en de impact en implicaties voor specifieke doelgroepen, bijvoorbeeld medewerkers van gemeenten. Onvoldoende kennis en kwalificaties •

• • •

Voor aanvang van de startfase van project HUB met relevante stakeholders bepalen en vaststellen in welke mate de (centrum)gemeente(n) voldoet aan de kennis- en kwalificatie-eisen en of dit valt binnen scope van het project Volgen van relevante opleidingen en workshops door personeel Inrichting en beschikbaarheid digitaal kennis- en leerplein Inrichting werkgroep tactische landen informatie (met name het blijven aanleveren van informatie voor het hulpmiddel DISCS)

Onvoldoende dekking controlelocaties voor beoordelen brondocumenten •

Bij het kiezen van locaties (centrum- dan wel RNI-gemeenten) in scenario 2 en 3 rekeninghouden met geografische ligging in relatie tot het te bedienen gebied

Onvoldoende draagvlak voor implementatie hulpmiddelen bij gemeenten • •

•

Commitment, betrokkenheid en duidelijke opdracht vanuit opdrachtgever BZK, commitment en betrokkenheid vanuit VenJ In startfase dan wel pilot inzetten op tijdige en goede uitvoering communicatieplan door communiceren van baten (what’s in it for me?) geleerde lessen en aanbevelingen Het beïnvloeden en stimuleren van medewerkers, leidinggevenden, lokaal bestuur en stakeholders (what’s in it for hem?) met voorbeelden uit andere regio’s of de pilot

Onvoldoende informatie- en kennisdeling tussen stakeholders •

Informatie- en kennisdeling tussen stakeholders stimuleren en op peil houden, door goede ICT-ondersteuning (dossier- en documentvolgsysteem, digitaal leer- en kennisplein, aantekeningenveld in BRP), (informele) overlegstructuren en werkbare, duidelijk beschreven werkprocessen

Datum:

7-11-14


Pagina 47

Onvoldoende juridische kennis • • •

Tijdig verkrijgen van commitment en betrokkenheid afdelingen Juridische Zaken van gemeenten Borging van juridische kennis en betrekken Juridische Zaken bij denktank Juridische FAQ: hoe te handelen bij …?

Onvoldoende middelen (budget, tijd, capaciteit) projectorganisatie • •

Tijdige duidelijkheid over wijze van financieren, financieringsstromen en beschikbaarheid van budget vanuit opdrachtgever Tijdig reserveren van budget, tijd en capaciteit welke noodzakelijk zijn voor inrichting landelijke en regionale projectorganisatie en uitvoering project

Onvoldoende samenwerking tussen stakeholders •

Zie onvoldoende informatie- en kennisdeling tussen stakeholders

Waterbedeffect dan wel shopgedrag van potentiële fraudeurs •

Zoveel mogelijk uniformiteit in werkprocessen bij (centrum)gemeente(n) ten aanzien van het beoordelen van buitenlandse brondocumenten

Datum:

7-11-14


Pagina 48

10.

Bijlagen

Methodiek plan van aanpak Het plan van aanpak voor project HUB is in een relatief korte doorlooptijd van 12 weken tot stand gekomen. Om de onderzoeksvragen goed en snel te kunnen beantwoorden, is gekozen voor een aanpak die uit vier fases bestaat. 0. 1. 2. 3.

Fase Fase Fase Fase

0: 1: 2: 3:

start (1 dag) onderzoek (±4 weken) opstellen (concept) plan van aanpak (±4 weken) toetsing en definitieve vaststelling plan van aanpak (±4 weken)

Hieronder is de werkwijze per fase toegelicht. 0.

Fase 0 - start

In deze fase zijn de scope, eindresultaat en de projectorganisatie en -communicatie van project HUB afgestemd en vastgesteld. Resultaat:

1.

Nr.

Resultaten fase 0

1

Scope van project HUB

2

Vastgesteld eindresultaat

3

Afgestemde projectorganisatie en -communicatie

Fase 1 -onderzoek

Deze fase kenmerkt zich door een documentenanalyse van alle relevante en beschikbare documenten. Met behulp van een omgevingsanalyse is op hoofdlijnen, inzicht gekregen in (de samenhang met) andere projecten en werkwijzen rondom identiteitsvaststelling bij één of meerdere stakeholders. Daarnaast is een kleine, maar slagvaardige regiegroep ingericht. Zo zijn korte lijnen gecreëerd die zorgen voor goede en snelle informatieoverdracht goed gewaarborgd. In de eerste, startbijeenkomst van de regiegroep, zijn de kaders en uitgangspunten ten aanzien van project HUB besproken. Tijdens dit overleg is de concept inhoudsopgave en het raamwerk van het plan van aanpak voor project HUB tot stand gekomen. Ook zijn met behulp van de regiegroep de eerste, belangrijkste stakeholders geïdentificeerd. Deze zijn met behulp van een kwalitatieve, halfopen vragenlijst geïnterviewd.

Datum:

7-11-14


Pagina 49

De verzamelde informatie uit de documenten-, omgevingsanalyse en de interviews zijn de basis voor het overzicht van geleerde lessen en aanbevelingen. Ook heeft dit in belangrijke mate bijgedragen aan het raamwerk voor het plan van aanpak. In de daaropvolgende bijeenkomsten is continue afstemming geweest tussen opdrachtgever en opdrachtnemer . Hierdoor is beschikbare informatie relatief eenvoudig en snel verwerkt. Daarmee is de totstandkoming van dit plan van aanpak een continue dynamisch proces. In fase 0 en fase 1 is een helder beeld gekregen van de veranderopgave van project HUB in relatie tot de huidige en gewenste situatie voor gemeenten en andere stakeholders. Uitganspunt is steeds een helder gedefinieerde scope, zowel met betrekking tot de bij project HUB betrokken partijen als de hulpmiddelen en brondocumenten. Resultaat: Nr.

Resultaten fase 1

4

Ingerichte regiegroep ten behoeve van informatieoverdracht

5

Eerste stakeholdersanalyse voor identificatie belangrijkste stakeholders

6

Omgevingsanalyse (op hoofdlijnen) voor het vaststellen van de samenhang met eventuele overige projecten en werkwijzen

2.

7

Overzicht van geleerde lessen en aanbevelingen uit evaluatie en interviews

8

Inventarisatie van de beschikbare hulpmiddelen

9

Raamwerk en vastgestelde inhoudsopgave voor het plan van aanpak

Fase 2 - opstellen (concept) plan van aanpak

Deze fase vindt plaats na het verzamelen en analyseren van de benodigde informatie. Het plan van aanpak is dan uitgewerkt tot een eerste concept en regelmatig getoetst in de regiegroep. Bij de projectopbouw is gebruik gemaakt van onderdelen uit de PRINCE2® methodiek. De huidige en de gewenste situatie, de veranderopgave en de doelstellingen zijn SMART beschreven. Dit betreft kortweg een vertaling van de gewenste situatie naar concreet te behalen resultaten. Deze resultaten vormen samen het eindbeeld van project HUB. Mede met behulp van de ‘Eindevaluatie gebruik hulpmiddelen brondocumenten’ zijn de concreet te behalen resultaten en de werkwijzen van project HUB in kaart gebracht en in de planning van hoofdstuk 7 geplaatst. In hoofdstuk 9 zijn de geanalyseerde risico’s benoemd, inclusief voorstellen voor beheersmaatregelen. In hoofdstuk 5 zijn de totale projecten uitrolkosten opgenomen.

Datum:

7-11-14


Pagina 50

Resultaat:

3.

Nr.

Resultaten fase 2

10

Concreet te behalen resultaten (SMART) in 2015 (en verder)

11

Uitwerking van de verschillen werkwijzen/ activiteiten om deze resultaten te behalen

12

Integrale planning werkwijzen en resultaten

13

Overzicht geïdentificeerde risico’s en beheersmaatregelen

Fase 3 - toetsing en definitieve vaststelling plan van aanpak

Op maandag 13 oktober 2014 is een ronde tafel bijeenkomst met de vastgestelde stakeholders georganiseerd. Daar is een gedeelte van het concept plan van aanpak gepresenteerd en toegelicht. Deze bijeenkomst heeft uiteindelijk geleid tot een voorkeurscenario (zie hoofdstuk 3). Er is bewust voor een ronde tafel bijeenkomst gekozen, omdat op deze manier snel en efficiënt feedback en input kan worden verkregen. De ervaring van Conclusion is, dat een vaste periode voor het indienen van feedback vaak leidt tot tijdverlies en een grote diversiteit aan feedback. Zowel op inhoud als abstractieniveau. Dit geeft een extra druk op de verwerking van de open aanmerkingen in het definitieve plan van aanpak. Gezien de korte doorlooptijd van het vooronderzoek is niet voor deze werkwijze gekozen. De deelnemers aan de bijeenkomst zijn mede in overleg met de regiegroep geselecteerd. Tijdens de bijeenkomst is input en feedback gegeven op het plan. Op interactieve wijze zijn verschillende onderdelen uit het plan van aanpak behandeld en bediscussieerd. Deze reacties zijn verwerkt in het plan van aanpak. Resultaat: Nr.

Resultaten fase 3

15

Concept plan van aanpak

16

Organiseren ronde tafel bijeenkomst ter bespreking van plan van aanpak

17

Verwerking feedback stakeholders

18

Opleveren definitief plan van aanpak

Datum:

7-11-14


Pagina 51

Plan van aanpak Project HUB

Recommend Documents