Plan van Aanpak Business Project

Plan van Aanpak Business Project DEPARTEMENT HANDELSWETENSCHAPPEN EN BEDRIJFSKUNDE GEEL

Naam project: / Projectgroep: / Datum plan: 12 oktober 2010 Versie: Eerste ontwerp Status: Ontwerp, Ter goedkeuring, X Geautoriseerd

1. Aanleiding en achtergrond van het project Soulco is een Belgische KMO die zijn activiteiten uitoefent in Afrika en het MiddenOosten. Ze willen graag een nieuwe website omdat hun huidige website volledig statisch is. Ook zouden ze graag een herconfiguratie van hun serverpark zien. Door gebrek aan tijd en mankracht is de website van Soulco niet up-to-date. Ze willen dit graag veranderen door de website te vernieuwen met behulp van een uitgebreid Content Management System (CMS) en ondersteunende databanken. Tevens is een extra werkkracht een vereiste om de website te kunnen implementeren en onderhouden. Soulco wil dat hun website het primaire communicatiemiddel wordt voor zowel bestaande klanten (distributeurs) als potentiële klanten met behulp van een webshop. Daarnaast willen ze dat de distributeurs via een live-feed de transportstatus van hun bestelling kunnen volgen. Dit alles moet geïntegreerd worden met het ERP-pakket Navision. Op die manier kunnen ze hun bedrijfsprocessen efficiënter uitvoeren en beheren. Als tweede, optionele opdracht willen ze graag een herconfiguratie van hun serverpark. In de eerste plaats houdt dit in dat hun fileserver geöptimaliseerd moet worden. Daarnaast moet de nieuwe configuratie zo opgesteld zijn dat een maximale uptime van hun services verzekerd is.

2. Verwacht resultaat (shared vision) Het doel is een Engelstalig analyserapport op te stellen voor Soulco om hun website volledig te herontwerpen in het Engels en Frans en te voorzien van een portaalsite, web shop en opvolgdienst, gekoppeld aan een uniforme huisstijl met duidelijke documentatie. Bij voldoende tijdsoverschot kan ook hun serverinfrastructuur gereorganiseerd worden. Dit alles moet binnen de vooropgestelde termijn gerealiseerd worden en binnen de beschikbare middelen. Tevens voorzien wij ook een implementatie planning voor het correct instellen van het project.

1



3. Business Case De nieuwe website zal een applicatie zijn waarmee Soulco beter kan communiceren met hun klanten. Dit zal de relatie met bestaande klanten verbeteren en Soulco zal gemakkelijker nieuwe klanten kunnen aantrekken. De webshop zal ook aan kleine klanten toelaten om producten te kopen. Op deze manier zal Soulco een nieuwe groep klanten bereiken. De distributeurs zullen een betere service krijgen omdat ze hun bestellingen op de voet kunnen volgen. De website zal geïntegreerd worden met het bestaande ERP-pakket zodat bestellingen verder verwerkt kunnen worden. Dit en een beter filesharing systeem zullen ervoor zorgen dat werknemers efficiënter hun job kunnen uitoefenen. Een herconfiguratie van het serverpark zal ervoor zorgen dat Soulco gebruik maakt van een stabiel en betrouwbaar netwerk. Kosten serverpark + onderhoud (werknemers) Aanmaken/aankopen webshop Aankoop van ERP modulen

Opbrengsten Meer klanten door webshop (vooral KMO’s) Meer klanten door betere service (24/7 service en track & trace) Door de efficiëntie van de medewerkers te verhogen met het gecentraliseerd file server systeem met versiebeheer zullen er ook meer kosten en tijd worden bespaard op het vlak van medewerkers.

Contracten met VISA/Mastercard/Belgacom …

2



4. Fasering Fase 1: Tot en met 17 November 2010. In de eerste fase zal een persoon onderzoek doen naar de functionaliteiten en werking van de webshop. Deze persoon onderzoekt de betaalmogelijkheden voor de webshop en de integratie er van. Een ander persoon zal al onderzoek doen naar mogelijke track en trace mogelijkheden en hoe deze te integreren. De overige personen zullen onderzoek doen naar een mogelijk Content Management Systeem. Deze personen onderzoeken de infrastructuur, gebruikerspermissies voor het Content Management Systeem. Fase 2: Tot en met 1 December 2010. In deze fase zal een persoon de track en trace integratie met navision en het CMS onderzoeken. Een ander persoon onderzoekt of er webservices moeten aangekocht worden voor de webshop. De overige personen onderzoeken of het CMS best gehost word of dat Soulco dit beter zelf doet. Ook kijken ze na hoe je best een informatieve site weergeeft met een CMS. Fase 3: Tot en met 15 December 2010. In deze laatste fase zal een persoon onderzoeken hoe de webshop te integreren met Navision. De overige personen onderzoeken hoe je documenten kan delen en beheren met behulp van een CMS. Ook hoe je dit in verschillende talen kan weergeven. Ten slotte wordt er eventueel een planning.

5. Projectafbakening We moeten een analyserapport opstellen voor kerstmis 2010, dat volledig voldoet aan de shared vision en rekening houd met de Business Case. Het effectief implementeren van de uitgewerkte oplossing(en) valt buiten de grenzen van dit project. De planning hiervan wordt wel opgenomen in het project.

3



6. Omschrijving van de primaire doelgroep De primaire doelgroepen zijn: • de medewerkers van Soulco; • de klanten, zowel klein als groot, van Soulco; • klanten met openstaande bestellingen/leveringen e.d. ; • bezoekers van de website.

7. Derden: andere stakeholders De derden, stakeholders zijn de volgende gebruikersgroepen; - de administratoren van de webapplicatie; - de investeerders van het bedrijf.

8. Partners -

De Track-functie van de website van DHL zal geïntegreerd worden in de webapplicatie zodat grote klanten hun bestelling kunnen volgen als deze onderweg zijn. Als klanten hun bestellingen via de webapplicatie plaatsen, moeten ze via een beveiligde verbinding hun bestelling kunnen betalen. Deze beveiligde verbinding moet tot stand gezet worden door de kredietproviders of banken (Mastercard, VISA-card, …).

9. Informatie en rapportering -

Plan Van Aanpak, 1ste versie: dinsdag 19/10/2010 Gemeenschappelijk Plan Van Aanpak: 09/11/2010 1e rapportering doormailen: milestone 1: 17/11/2010 2e rapportering doormailen: milestone 2: 1/12/2010 3e rapportering doormailen: milestone 3: 15/12/2010 Definitief analyserapport: half december 2010

De rapportering gebeurt volgens de 3 fases die in het PFD beschreven staan.

4



10. Product Breakdown Structure (PBS) van het project

5



11. Product flow diagram (PFD) van het project

6



12. Projectorganisatie

13. Risicoanalyse Risico’s zijn er altijd en zijn niet altijd even gemakkelijk te voorzien. We hebben er een aantal opgeschreven die vaker voorkomen en welke maatregelen je hiervoor kan treffen. Een eerste risico is een crash van het server-park. Dit is vreselijk voor een bedrijf dat rekent op een goede 24/7 online service voor hun klanten. Om dit te voorkomen kan je het best zorgen dat je een back-up server park hebt. M.a.w. je zou ervoor moeten zorgen dat wanneer het eerste server-park crasht, er een failsafe trigger afgaat die het tweede server-park opstart. Hierdoor minimaliseer je de downtime van de online diensten dat het bedrijf aanbiedt aan hun klanten.

7


Naam project: / Projectgroep: / Datum plan: 12 oktober 2010 Versie: Eerste ontwerp Status: Ontwerp, Ter goedkeuring, X Geautoriseerd Er zijn ook financiële risico’s. Het is belangrijk om een goede budgetplanning en –beheer op te stellen. Je moet inschatten hoeveel financiële middelen je kan investeren om een bepaald doel te bereiken. Ook moet je nagaan of je met het vooropgestelde budget de middelen kan verzamelen die nodig zijn om het doel te bereiken. Het is dus belangrijk om m goede keuzes te maken wanneer je je budget verdeelt over de verschillende middelen. Als je de kosten wil beperken bij de bouw van een website, dan kan je op zoek gaan naar Open Source oplossingen. Er zijn veel goede Open Source producten beschikbaar die ondersteund worden door een community en waarvoor veel informatie te vinden is.

Projectrisico ‘s Navision integratie

Maatregel(en)

Backbone server

Informatie inwinnen bij Microsoft, zoeken naar een ander alternatief (desnoods ook opensource) Hosting in een datacenter.

Multiple backups

Hosting in een datacenter.

Meertalig

Vertaalkantoor, laten nakijken door personen die vlot meertalig zijn. Kijken naar goedkope(re) maar toch degelijke oplossingen.

Budget

8

Plan van Aanpak Business Project

Recommend Documents