Plan van Aanpak project basisregistratie Personen Middelsee gemeenten

Plan van Aanpak project basisregistratie Personen Middelsee gemeenten

Status: Versie: Datum: Auteur:

definitief 1.0 11 december 2009 René IJpelaar

IJpelaar Projectmanagement & Auditing

Plan aanpak invoering BasisRegistratie Personen

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding ........................................................................................................ 4 1.1 Opdrachtverstrekking ......................................................................................... 4 1.2 Management samenvatting ............................................................................... 4 Hoofdstuk 2 Achtergrond .................................................................................................. 5 2.1 Middelsee gemeenten ......................................................................................... 5 2.2 Programma BETER! ............................................................................................. 5 2.3 Basisregistratie Personen ................................................................................... 5 2.4 Authentieke gegevens ........................................................................................ 5 Hoofdstuk 3 Projectopdracht ............................................................................................ 7 3.1 Probleemstelling .................................................................................................. 7 3.2 Doelstelling ........................................................................................................... 7 3.3 Resultaat ............................................................................................................... 7 3.4 Afbakening ............................................................................................................ 7 Hoofdstuk 4 Projecteisen .................................................................................................. 9 4.1 Functionele eisen ................................................................................................. 9 4.1.1 Verplicht gebruik persoonsgegevens uit de GBA ........................................ 9 4.1.2 Terugmelding van persoonsgegevens waarover gerede twijfel is ........... 9 4.2 Analyse van de gewenste situatie qua gebruik persoonsgegevens ...........10 4.2.1. Toelichting gewenste situatie ......................................................................10 4.2.2 Conclusie gewenste situatie ..........................................................................13 4.3 Analyse van de gewenste situatie qua gebruik persoonsgegevens ...........14 4.3.1 Toelichting gewenste situatie ........................................................................14 4.3.2 Conclusie gewenste situatie ..........................................................................17 4.4 Operationele eisen ..............................................................................................17 4.4.1 Wat moet er gebeuren - juridische activiteiten .........................................17 4.4.2 Wat moet er gebeuren - ICT activiteiten ....................................................18 4.4.3 Wat moet er gebeuren - AO activiteiten .....................................................19 4.5 Randvoorwaarden ...............................................................................................20 4.6 Ontwerpbeperkingen ..........................................................................................20 Hoofdstuk 5 Planning ......................................................................................................22 5.1 Activiteitenplanning ............................................................................................22 Tabel 5.1 Activiteitenplanning per gemeente .......................................................22 5.2 Mijlpalen ...............................................................................................................26 Tabel 5.2 Mijlpalen ....................................................................................................26 Hoofdstuk 6 Risicoanalyse ..............................................................................................27 6.1 Risico‟s ..................................................................................................................27 6.2 Oplossingen .........................................................................................................27 6.2.1 Bewustzijn en inzicht ......................................................................................27 6.2.2 Beschikbaarheid technische voorzieningen en de verschillen daartussen ......................................................................................................................................27 Hoofdstuk 7 Projectorganisatie ........................................................................................29 7.1 Opdrachtgever ....................................................................................................29

Pagina 2 van 35


7.2 Projectteam .........................................................................................................29 7.3 Kosten...................................................................................................................29 Tabel 7.1 Kosten per gemeente ..............................................................................29 7.3.1 Totale kosten extern ex BTW: ......................................................................32

Pagina 3 van 35


Hoofdstuk 1

1.1

Inleiding

Opdrachtverstrekking

Op 6 november 2009 is per e-mail opdracht gegeven door de heer A. van Tuijl, programmaleider van het programma BETER! namens de vier Middelsee gemeenten voor het uitvoeren van een impactanalyse, die duidelijk maakt waar de gemeenten het Bildt, Ferwerderadiel, Leeuwarderadeel en Menaldumadeel op dit moment staan ten aanzien van het gebruik van de GBA als bron van persoonsgegevens door de binnengemeentelijke afnemers. De plaatsbepaling moet zicht geven op wat er moet gebeuren om per 1 januari 2010 alsnog aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.

1.2

Management samenvatting

In het voorliggende plan van aanpak wordt beschreven wat de stand van zaken is ten aanzien van het gebruik van de GBA in de vier Middelsee gemeenten. Daarna wordt aangegeven welke acties nog noodzakelijk zijn om per 1 januari 2010 (minimaal) aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Er zijn twee functionele eisen waaraan moet worden voldaan, te weten: a) Het verplicht gebruik van de persoonsgegevens uit de GBA b) Het terugmelden van fouten in de verplicht te gebruiken persoonsgegevens Voor de invoering van de BRP moeten afspraken worden gemaakt met de binnengemeentelijke afnemers over het verplichte gebruik van de actuele GBA-gegevens en het terugmelden van verschillen bij gerede twijfel. Deze afspraken moeten worden vastgelegd in een gemeentelijke GBA-verordening. Voor de bevraging van GBA-gegevens van inwoners van andere gemeenten, kan gebruik worden gemaakt van de GBA-V. Voor het terugmelden van verschillen bij gerede twijfel aan de andere gemeenten, moet gebruik worden gemaakt van de TMV. De autorisatie wordt verleend als er afspraken zijn gemaakt over de terugmelding van gegevens en de gemeente beschikt over een technische koppeling met de TMV. De invoering van de basisregistratie Personen staat niet op zichzelf, maar is dit onderdeel van een omvangrijk programma van maatregelen in het kader van de verbetering van de dienstverlening. De benadering van de basisregistratie Personen als een geïsoleerd project zal niet het draagvlak creëren, dat voor de invoering noodzakelijk is. Verdere uitrol van de basisregistratie Personen moet in relatie worden gezien met investeringen in de e-overheid. Daarbij moet het principe van eenmalige vastlegging van persoonsgegevens en meervoudig gebruik ervan als een randvoorwaarde gelden voor de inrichting van de informatiehuishouding van de gemeente.

Pagina 4 van 35


Hoofdstuk 2

2.1

Achtergrond

Middelsee gemeenten

Middelsee Gemeenten is het intergemeentelijk samenwerkingsverband van vier gemeenten in Noordwest Fryslân, het Bildt, Ferwerderadiel, Leeuwarderadeel en Menaldumadeel. Deze vier gemeenten hebben gezamenlijk ongeveer 43.000 inwoners op een grondoppervlakte van ongeveer 360 km2. Hoofdplaatsen in het Middelseegebied zijn St. Annaparochie, Ferwert, Stiens en Menaldum. De Middelsee Gemeenten liggen ten noorden van de lijn Harlingen-Leeuwarden. De samenwerking van de Middelsee Gemeenten richt zich op de gezamenlijke uitvoering van taken en beleid. Stapsgewijs wordt gewerkt aan de bundeling van delen van de vier ambtelijke organisaties. De Middelsee Gemeenten werken o.a. samen op het gebied van informatie- en communicatietechnologie, handhaving en toezicht, personeel en organisatie, sport, onderwijs, communicatie en financiën. De Middelsee Gemeenten zullen de komende periode initiatieven nemen tot het gezamenlijk ontwikkelen van gebiedsgericht beleid, met als pijlers landbouw, ruimte, recreatie, toerisme en economie. De vier Middelsee colleges hebben afspraken over de onderlinge samenwerking vastgelegd in een bestuurlijk convenant.

2.2

Programma BETER!

Het programma BETER! is bedoeld om de publieke dienstverlening van de vier Middelsee gemeenten te verbeteren. Het is het antwoord van de vier gemeenten op de uitdagingen zoals o.a. geformuleerd in het Nationaal Uitvoerings Progamma NUP.

2.3

Basisregistratie Personen

De basisregistratie Personen (= BRP) is één van de door de rijksoverheid aangewezen basisregistraties. De GBA (Gemeentelijke Basisadministratie) is aangewezen als dé basisregistratie van persoonsgegevens voor de hele overheid.

2.4

Authentieke gegevens

Elke basisregistratie kent authentieke en gewone gegevens. De authentieke gegevens in de GBA betreffen de gegevens over naam, geboorte, adres, partner, ouders, kind en

Pagina 5 van 35


overlijden. Een volledige opsomming van de in de GBA voorkomende authentieke gegevens is opgenomen als bijlage I bij dit plan van aanpak.

Pagina 6 van 35


Hoofdstuk 3

3.1

Projectopdracht

Probleemstelling

De probleemstelling van dit plan van aanpak is drieledig. Ten eerste gaat de invoering van de BRP gepaard met een tweetal verplichtingen voor alle organisatie onderdelen van de gemeente, namelijk : 1e: het verplichte gebruik van de authentieke gegevens (zie bijlage I) en 2e: de verplichte terugmelding op authentieke gegevens bij gerede twijfel aan de juistheid van een gegeven; En tenslotte krijgen burgers vanaf 1 januari 2010 het recht om zich ten opzichte van de gemeente te beroepen op eenmalige gegevensverstrekking als het gaat om authentieke gegevens. Dat betekent bijvoorbeeld dat: - Bij aanvraag van een uitkering de aanvrager niet meer hoeft aan te geven dat hij of zij gehuwd is, omdat dit gegeven al voorkomt in de GBA; - Een beschikking op een bezwaarschrift niet wordt toegezonden naar het op het bezwaarschrift vermelde adres, maar naar het adres dat in de GBA is geregistreerd.

3.2

Doelstelling

De doelstelling van het voorliggende plan van aanpak is om alle activiteiten te benoemen en te plannen om de invoering van de basisadministratie Personen in de gemeenten het Bildt , Ferwerderadiel, Leeuwarderadeel, en Menaldumadeel met succes te realiseren.

3.3

Resultaat

Het gewenste resultaat van dit miniproject is dat de vier Middelsee gemeenten aan de wettelijke verplichtingen die gepaard gaan met de invoering van de BRP voldoen. Het resultaat kan als volgt worden gedefinieerd: met het enkelvoudig vastleggen en meervoudig gebruiken van persoonsgegevens zijn we gemeenten die:  niet naar de bekende weg vraagt  klantgericht is  zich niet voor de gek laat houden  weet waar ze het over heeft

3.4

Afbakening

De invoering van de GBA als basisregistratie is onderdeel van een landelijke basisinfrastructuur voor de e-overheid, die een betere dienstverlening aan de burgers en bedrijven beoogt. Inspanningen om de GBA als basisregistratie te realiseren, moeten bij voorkeur

Pagina 7 van 35


in samenhang worden gebracht met de ontwikkelingen op het gebied van de electronische dienstverlening (e-authenticatie, gebruik BSN en DigiD). De scope van deze opdracht beperkt zich tot het bepalen van de noodzakelijke acties bij de vier Middelsee gemeenten om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen, die uit de aanwijzing

van de GBA als basisregistratie voortvloeien.

Pagina 8 van 35


Hoofdstuk 4

4.1

Projecteisen

Functionele eisen

Er zijn twee functionele eisen waaraan moet worden voldaan, te weten: c) Het verplicht gebruik van de persoonsgegevens uit de GBA d) Het terugmelden van fouten in de verplicht te gebruiken persoonsgegevens Deze twee functionele eisen worden in de hierna volgende paragrafen en detail uitgewerkt.

4.1.1 Verplicht gebruik persoonsgegevens uit de GBA Het verplichte gebruik van de in de GBA vastgelegde authentieke gegevens, betekent dat de in de werkprocessen van alle organisatie onderdelen van de gemeente gebruikte persoonsgegevens identiek moeten zijn aan de gegevens in de basisregistratie Personen. Gemeenten zijn vrij in het bepalen op welke wijze de GBA technisch en organisatorisch in de gemeentelijke informatiehuishouding wordt ingepast. De wijze waarop de overeenstemming van de persoonsgegevens met de GBA wordt vastgesteld, kan variëren van een geautomatiseerde koppeling van het werkproces van de afnemer aan de GBA tot het maken van de afspraak, dat er altijd eerst controle plaatsvindt van de GBA voordat tot het verlenen van de dienst of het afgeven van het product wordt overgegaan.

4.1.2 Terugmelding van persoonsgegevens waarover gerede twijfel is Op het verplicht gebruik van de GBA-gegevens door de gemeente bestaat één uitzondering. Dit betreft de “gerede twijfel” aan de juistheid van het in de GBA vastgelegde gegeven. In dat geval moet verplicht aan de registratiehouder van de GBA worden teruggemeld. De registratiehouder heeft vervolgens de plicht een nader onderzoek in te stellen. Wat precies onder gerede twijfel wordt verstaan, is niet wettelijk vastgelegd. Het is van het werkproces van de afnemer afhankelijk in welke situatie twijfel kan ontstaan over de juistheid van de GBA. Daarnaast speelt ook het belang van de (calculerende) burger bij de juistheid van het gegeven een rol: een retour ontvangen aanslag voor de gemeentelijke belastingen is niet per definitie aanleiding voor gerede twijfel, maar dat is wel het geval als een vergunning retour komt van een in de GBA geregistreerd adres. Er moeten dus met alle (binnengemeentelijke) afnemers afspraken worden gemaakt wanneer sprake is van gerede twijfel en op welke wijze vervolgens wordt teruggemeld aan de GBA. Dat kan door de burger zelf of door middel van een terugmelding, met een toelichting op de reden van de terugmelding. Wanneer de terugmelding heeft plaatsgevonden, kan de gemeente zelf besluiten hoe het werkproces richting burger vervolgens verloopt, namelijk met gebruikmaking van de andere gegevens of opschorting van de dienstverlening in afwachting van de verbetering van de gegevens in de GBA.

Pagina 9 van 35


Op welke wijze de terugmelding aan de GBA plaatsvindt, is weer niet dwingend geregeld. Dat zou intern door middel van een email kunnen plaatsvinden, mondeling, rechtstreeks via de landelijke terugmeldvoorziening (TMV), via een TMV-applicatie van de leverancier van het GBA systeem of via een webapplicatie van derden. De terugmeldingsplicht heeft betrekking op de actuele authentieke gegevens. De terugmelding kan betrekking hebben op GBA-gegevens van inwoners van de eigen gemeente, maar ook op GBA-gegevens van inwoners van andere gemeenten. Twijfel over de GBA-gegevens van inwoners van andere gemeenten wordt altijd teruggemeld via de TMV. Daarvoor moet een aansluiting op de TMV worden gerealiseerd. Het ligt voor de hand om deze aansluiting ook te gebruiken voor de terugmelding van twijfel over GBAgegevens van de eigen gemeente. Bij de Middelsee gemeenten is besloten dat Burgerzaken de terugmeldingen gaat verzorgen via de TMV applicatie van de beide leveranciers over alle inwoners van andere gemeenten voor alle binnengemeentelijke afnemers.

4.2

Analyse van de gewenste situatie qua gebruik persoonsgegevens

Om zicht te krijgen op de stand van zaken met betrekking tot het gebruik van de GBAgegevens in de gemeentelijke organisatie, is een inventarisatie uitgevoerd van de wijze waarop nu persoonsgegevens worden verzameld en vastgelegd. Deze inventarisatie heeft plaatsgevonden aan de hand van een vragenformulier in week 47 door de coördinatoren Burgerzaken van de vier gemeenten. Op 20 november zijn deze inventarisatieformulier samengevoegd, vergeleken en gezamenlijk besproken.

4.2.1. Toelichting gewenste situatie In onderstaande tabellen is per gemeente, per organisatie onderdeel aangegeven of en wanneer gebruik wordt gemaakt van persoonsgegevens in het werkproces en op welke wijze deze actueel worden gehouden.

Tabel 4.1 Overzicht gebruik persoonsgegevens in het Bildt Onderdeel

Taakveld

Gebruik persoonsgegevens

Sector Dienstverlening Sector Middelen, afdeling Financiën

Publiekszaken

Uitbesteed

Sociale Zaken en WMO

Burgerzaken, Burgerlijke stand, IPR Heffing en invordering belastingen, Afvalstoffenheffing, WOZ Bijstandsaanvragen, subsidieaanvragen, PGB, Kredietverlening, schuldhulp, bijstand zelfstandigen/IOAZ

Sector Dienstverlening

Onderwijs

Belastingen

Leerlingenvervoer

Voldoet Wijze actualiteit ja Nee N.v.t.

Nee

Identiek aan GBA via GBA pakket Via bestandsuitwisseling Dienst Sozawe is verzelfstandigd als buitengemeentelijke afnemer Via raadplegen

Pagina 10 van 35


Onderdeel

Taakveld


Uitbesteed

Onderwijs

Leerplicht

Staf

Vergunningen

Nee

Sector Wonen, afdeling Bouw en Woningtoezicht

Bouw en Woning toezicht

Sector Dienstverlening, afdeling Burgerzaken Sector Middelen, afdeling Personeelszaken

Begraafplaatsen

Drank en Horecawet, Winkeltijdenwet, voorbereidend werk vergunningen/ontheffingen Bestemmingsplannen, monumentenzorg, Woonwagens, subsidie aanpassing woningen, milieuvergunningen en bouwvergunningen Grafrechten

Nee

Handhavingsbureau voor de vier Middelsee gemeenten (geplaatst in Het Bildt)

Toezicht op naleving wet en regelgeving

Pensioen raadsleden en wethouders, wachtgelden, salarisadmistratie personeel Verleende vergunningen en aanschrijven van overtreders

Overige

Voldoet Wijze actualiteit N.v.t.

Zit in transitiefase naar overdracht aan de gemeente Leeuwarden Bij aanvraag handmatig (formulieren), geen koppeling met GBA Geen koppeling met GBA

Nee

Nee

Geen koppeling met GBA, ontleend aan aanvraagformulier Geen koppeling met GBA, opgave aanvrager

Nee

Geen koppeling met GBA

Tabel 4.2 Overzicht gebruik persoonsgegevens in Leeuwarderadeel Onderdeel

Taakveld


Voldoet Wijze actualiteit

Sector Publiekszaken cluster Burgerzaken Sector Middelen cluster Financiën Uitbesteed

Burgerzaken

Burgerzaken, Burgerlijke stand, IPR

Belastingen Sociale Zaken en WMO

Heffing en invordering belastingen, Afvalstoffenheffing, WOZ Bijstandsaanvragen, subsidieaanvragen, PGB, Kredietverlening, schuldhulp, bijstand zelfstandigen/IOAZ

Uitbesteed

Onderwijs

Leerplicht

Sector Publiekszaken Sector Publiekszaken

Onderwijs

Leerlingenvervoer

Nee

Vergunningen

Drank en Horecawet, Winkeltijdenwet, voorbereidend werk vergunnin-

Nee

ja

Identiek aan GBA via GBA pakket

Nee

Via bestandsuitwisseling

N.v.t.

Dienst Sozawe is verzelfstandigd als buitengemeentelijke afnemer

N.v.t.

Zit in transitiefase naar overdracht aan de gemeente Leeuwarden Via raadplegen Bij aanvraag handmatig (formulieren), geen koppeling met

Pagina 11 van 35


Onderdeel

Taakveld

Sector Grondgebied

Bouw en Woning toezicht en huisvesting en milieu

Sector Middelen

Overige

Gebruik persoonsgegevens gen/ontheffingen en kansspelen Bestemmingsplannen, monumentenzorg, Woonwagens, subsidie aanpassing woningen, milieuvergunning en bouwvergunningen Pensioen raadsleden en wethouders, wachtgelden, salarisadministratie personeel,

Voldoet Wijze actualiteit GBA Nee


Nee

Geen koppeling met GBA, opgave aanvrager

Tabel 4.3 Overzicht gebruik persoonsgegevens in Ferwerderadiel Onderdeel

Taakveld


Sector Burgerzaken Sector Middelen en Ondersteuning Uitbesteed

Burgerzaken


Uitbesteed

Onderwijs

Leerplicht

Sector Burgerzaken

Vergunningen

Nee

Sector Grondgebied


Sector Burgerzaken Sector Middelen en Ondersteuning

Begraafplaatsen

Drank en Horecawet, Winkeltijdenwet, voorbereidend werk vergunningen/ontheffingen en kansspelen Bestemmingsplannen, monumentenzorg, Woonwagens, subsidie aanpassing woningen, milieuvergunningen en bouwvergunningen Grafrechten Pensioen raadsleden en wethouders, wachtgelden, salarisadministratie personeel en leerlingenvervoer

Nee


Overige

Voldoet Wijze actualiteit ja Nee

Identiek aan GBA via GBA pakket Via bestandsuitwisseling

N.v.t.


N.v.t.

Zit in transitiefase naar overdracht aan de gemeente Leeuwarden Bij aanvraag handmatig (formulieren), geen koppeling met GBA

Nee


Nee

Geen koppeling met GBA Geen koppeling met GBA, opgave aanvrager

Pagina 12 van 35


Tabel 4.4 Overzicht gebruik persoonsgegevens in Menaldumadeel Onderdeel

Taakveld


Voldoet Wijze actualiteit

Afdeling Welzijn

Publiekszaken

Afdeling Middelen

Belastingen

Burgerzaken, Burgerlijke stand, IPR Heffing en invordering belastingen, Afvalstoffenheffing, WOZ en salarisadministratie personeel, pensioenen raadsleden en wethouders

Uitbesteed


Bijstandsaanvragen, subsidieaanvragen, PGB, Kredietverlening, schuldhulp, bijstand zelfstandigen/IOAZ

N.v.t.


Uitbesteed

Onderwijs

Leerplicht

N.v.t.

Afdeling Welzijn

Publiekszaken

Leerlingenvervoer

Nee

Per taakafdeling gesplitst

Vergunningen

Nee

Afdeling VROM

Bouw en Woning toezicht en huisvesting

N.v.t.

Begraafplaatsen

Drank en Horecawet, Winkeltijdenwet, voorbereidend werk vergunningen/ontheffingen, milieuvergunning en kansspelen Bestemmingsplannen, monumentenzorg, Woonwagens, subsidie aanpassing woningen, Grafrechten

Zit in transitiefase naar overdracht aan de gemeente Leeuwarden Geen koppeling met GBA Bij aanvraag handmatig (formulieren), geen koppeling met GBA

ja Nee

Nee

Identiek aan GBA via GBA pakket Via bestandsuitwisseling


N.v.t

4.2.2 Conclusie gewenste situatie In geen enkele Middelsee gemeente is op dit moment sprake van een directe geautomatiseerde koppeling van werkprocessen, waarin persoonsgegevens worden verwerkt, aan de GBA. De persoonsgegevens worden in het algemeen ontleend aan door de burger bij de aanvraag van het product of dienst ingevulde formulieren. Ook de informatiesystemen, die de werkprocessen ondersteunen, zijn niet aan elkaar gekoppeld. Binnengemeentelijke afnemers van de GBA lijken zich nauwelijks bewust te zijn van de verplichting om deze als basisregistratie voor de persoonsgegevens te gebruiken. Werkprocessen zijn niet ingericht op de rechtstreekse raadpleging van de GBA en in een aantal situaties ontbreekt ook de toegang tot de GBA, omdat het organisatie onderdeel niet is geautoriseerd voor het gebruik van de GBA-gegevens.

Pagina 13 van 35


4.3

Analyse van de gewenste situatie qua gebruik persoonsgegevens

Om zicht te krijgen op de uiteindelijk gewenste situatie met betrekking tot het gebruik van de GBA-gegevens in de gemeentelijke organisatie, is een beknopte inventarisatie uitgevoerd van de wijze waarop door Burgerzaken globaal wordt verwacht dat persoonsgegevens worden gebruikt van buitengemeentelijke personen door de belangrijkste binnengemeentelijke afnemers . Deze inventarisatie heeft plaatsgevonden aan de hand van een vragenformulier in week 47 door de coördinatoren Burgerzaken van de vier gemeenten. Op 20 november zijn deze inventarisatieformulieren samengevoegd, vergeleken en gezamenlijk besproken.

4.3.1 Toelichting gewenste situatie In de laatste twee kolommen is het verwachte aantal raadplegingen via GBA-V en afnemersindicaties op jaarbasis vermeld. Tabel 4.5 Overzicht verwacht gebruik persoonsgegevens in het Bildt Onderdeel

Taakveld


Sector Dienstverlening Sector Middelen, afdeling Financiën

Publiekszaken

Uitbesteed



Sector Dienstverlening

Onderwijs

Uitbesteed Staf

Onderwijs Vergunningen

Sector Wonen, afdeling Bouw en Woningtoezicht


Sector Dienstverlening, afdeling Burgerzaken

Begraafplaatsen

Belastingen

Aantal raadplegingen buiten gemeente

Aantal afnemersindicaties buiten gemeente

100

0

200

100

n.v.t.

n.v.t.

Leerlingenvervoer

n.v.t.

n.v.t.

Leerplicht Drank en Horecawet, Winkeltijdenwet, voorbereidend werk vergunningen/ontheffingen Bestemmingsplannen, monumentenzorg, Woonwagens, subsidie aanpassing woningen, milieuvergunningen en bouwvergunningen Grafrechten

n.v.t. 0

n.v.t. 0

10

5

100

1000

Pagina 14 van 35


Onderdeel

Taakveld




Sector Middelen, afdeling Personeelszaken

Overige

Pensioen raadsleden en wethouders, wachtgelden, salarisadministratie personeel, kansspelen

0

0

Handhavingsbureau voor de vier Middelsee gemeenten (geplaatst in Het Bildt)

Toezicht op naleving wet en regelgeving

Verleende vergunningen en aanschrijven van overtreders

100

50

Tabel 4.6 Overzicht verwacht gebruik persoonsgegevens in Leeuwarderadeel Onderdeel

Taakveld




Sector Publiekszaken cluster Burgerzaken Sector Middelen, cluster Financiën Uitbesteed

Burgerzaken

Burgerzaken, Burgerlijke stand, IPR

100

0

Belastingen

200

100


Heffing en invordering belastingen, Afvalstoffenheffing, WOZ Bijstandsaanvragen, subsidieaanvragen, PGB, Kredietverlening, schuldhulp, bijstand zelfstandigen/IOAZ

n.v.t.

n.v.t.

Sector Publiekszaken Uitbesteed Sector Publiekszaken

Onderwijs

Leerlingenvervoer

n.v.t.

n.v.t.


n.v.t. 0

n.v.t. 0

Sector Grondgebied

Bouw en Woning toezicht, huisvesting en milieu

10

5

Sector Middelen

Overige

Leerplicht Drank en Horecawet, Winkeltijdenwet, voorbereidend werk vergunningen/ontheffingen, kansspelen Bestemmingsplannen, monumentenzorg, Woonwagens, subsidie aanpassing woningen, mlieuvergunningen en bouwvergunningen Pensioen raadsleden en wethouders, wachtgelden, salarisadministratie personeel

0

0

Pagina 15 van 35


Tabel 4.7 Overzicht verwacht gebruik persoonsgegevens in Ferwerderadiel Onderdeel

Taakveld


Sector Burgerzaken Sector Middelen en Ondersteuning Uitbesteed

Burgerzaken


Uitbesteed Sector Burgerzaken


Sector Grondgebied


Sector Burgerzaken Sector Middelen en Ondersteuning

Begraafplaatsen


Overige



100

0

200

100

n.v.t.

n.v.t.

Leerplicht Drank en Horecawet, Winkeltijdenwet, voorbereidend werk vergunningen/ontheffingen, kansspelen Bestemmingsplannen, monumentenzorg, Woonwagens, subsidie aanpassing woningen, milieu vergunningen en bouwvergunningen Grafrechten

n.v.t. 0

n.v.t. 0

10

5

80

40

Pensioen raadsleden en wethouders, wachtgelden, salarisadministratie personeel en leerlingenvervoer

0

0

Tabel 4.8 Overzicht verwacht gebruik persoonsgegevens in Menaldumadeel Onderdeel Taakveld


Afdeling Welzijn Afdeling Middelen

Publiekszaken

Uitbesteed



Belastingen



100

0

300

150

n.v.t.

n.v.t.

Pagina 16 van 35


Onderdeel Taakveld


Uitbesteed Afdeling Welzijn Per taakafdeling gesplitst

Onderwijs Onderwijs

Leerplicht Leerlingenvervoer

Vergunningen

Afdeling VROM


Drank en Horecawet, Winkeltijdenwet, voorbereidend werk vergunningen/ontheffingen, milieuvergunningen, en kansspelen Bestemmingsplannen, monumentenzorg, Woonwagens, subsidie aanpassing woningen, bouwvergunningen



n.v.t. n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

0

0

10

5

4.3.2 Conclusie gewenste situatie In alle Middelsee gemeenten zijn de taakvelden Belastingen, Publiekszaken en in veel mindere mate Bouw en Woningtoezicht de drie belangrijkste afnemers van persoonsgegevens van buitengemeentelijke personen. De gemeente het Bildt is hierop een uitzondering want met drie algemene begraafplaatsen is aldaar de grafrechtenadministratie de belangrijkste binnengemeentelijke afnemer. Dit betekent dat de activiteiten in dit plan van aanpak moeten worden geconcentreerd op deze drie a vier taakvelden.

4.4

Operationele eisen

In de tijd die nog rest tot 1 januari 2010 is het niet mogelijk om met „alle‟ afnemers de vereiste afspraken te maken en de daarvoor noodzakelijke maatregelen te treffen. Wel kan een start worden gemaakt met de inrichting van de basisregistratie, door hiervoor de noodzakelijke randvoorwaarden in te vullen en met één of enkele binnengemeentelijke gebruikers een terugmeldprocedure op te stellen. In het volgende hoofdstuk wordt een plan van aanpak voorgesteld om deze situatie te realiseren. De activiteiten vallen uiteen in drie thema‟s: juridisch, ICT en administratieve organisatie (= AO).

4.4.1 Wat moet er gebeuren - juridische activiteiten De volgende vier activiteiten moeten worden uitgevoerd: 1) Controleren en aanpassen GBA verordening en GBA privacyreglement

Pagina 17 van 35


In elke gemeente moet door Burgerzaken worden geanalyseerd of de verordening GBA en het privacyreglement moeten worden aangepast aan de twee functionele eisen zoals eerder in dit plan beschreven. 2) Verzoek GABA Status Daarnaast moet door Burgerzaken bij het Agentschap BPR de GABA (= Gemeente Als Buitengemeentelijke Afnemer) aansluiting worden aangevraagd door het College van B&W. Dan is er ook een wettelijke basis aanwezig voor het raadplegen van de GBA-Verstrekkingsvoorziening (= GBA-V). 3) Verzoek PKI Overheid certificaat Tenslotte moet door Burgerzaken het PKI Overheid certificaat worden aangevraagd. Dit is nodig om te kunnen werken met GBA V(erstrekkingen). 4) Verzoek TMV Om te kunnen aansluiten op de TMV moet een schriftelijk verzoek worden ingediend bij het agentschap BPR. Dit kan via een email aan [email protected]. Het agentschap BPR zal vervolgens informeren hoever de organisatie is gevorderd met de invoering van de BRP. Als de BRP naar de mening van BPR voldoende is ingericht, wordt een aanmeldformulier en een te ondertekenen verklaring toegezonden. De verklaring moet worden ondertekend door een bevoegde functionaris. Als bewijs moet een ondertekeningsmandaat worden meegezonden. Als alles akkoord is, wordt de gemeente opgenomen in de aansluitplanning van het agentschap BPR. De doorlooptijd voor de aansluiting bedraagt volgens BPR circa twee maanden.

4.4.2 Wat moet er gebeuren - ICT activiteiten De volgende vier activiteiten moeten worden uitgevoerd: 1) Aanschaf en implementatie PKI Overheidscertificaat Om verbinding te kunnen maken met de TMV en GBA-V is een PKI Overheidscertificaat noodzakelijk. Een certificaat is verkrijgbaar via een CSP (Certification Service Provider), zie www.pkioverheid.nl. Als gebruik wordt gemaakt van een serviceorganisatie, dan vervalt deze actie, omdat gebruik kan worden gemaakt van het certificaat van deze serviceprovider. 2) Aanschaf en implementatie GBA-V In elke gemeente moet een GBA-V aansluiting worden aangeschaft en geïmplementeerd om het mogelijk te maken om personen die buiten de gemeente wonen te kunnen zoeken en raadplegen. Hiervoor dient ook het PKI Overheid certificaat te worden geïmplementeerd.

3) Aanschaf en implementatie VOA

In elke gemeente moet een Verzend en Ontvangstation Afnemers (= VOA) worden

Pagina 18 van 35


aangeschaft en geïmplementeerd om het mogelijk te maken om personen die buiten de gemeente wonen geautomatiseerd te kunnen volgen door een zogenaamd afnemersindicatie te plaatsen.

4) Aanschaf en implementatie TMV

In elke gemeente moet een Terugmeldingsvoorziening (= TMV) worden aangeschaft en geïmplementeerd om het mogelijk te maken om persoonsgegevens waarover gerede twijfel is of ze juist zijn terug te kunnen melden. Om te kunnen terugmelden, is namelijk programmatuur nodig die communiceert met de TMV, in de vorm van een webbrowser.

4.4.3 Wat moet er gebeuren - AO activiteiten De volgende vier activiteiten moeten worden uitgevoerd: 1) Inventarisatie gebruik persoonsgegevens In elke gemeente moet het gebruik persoonsgegevens uit de GBA van zowel de eigen inwoners als de buitengemeentelijke personen worden geïnventariseerd. 2) Regelen verplicht gebruik door binnengemeentelijke afnemers In elke gemeente moet het verplicht gebruik door binnengemeentelijke afnemers worden geregeld. Binnen de organisatie moeten afspraken worden gemaakt over het beheer (applicatie en gegevens) van GBA-V en TMV. Afnemers die ook niet-inwoners van de gemeente willen raadplegen, moeten toegang verkrijgen tot de GBA-V. De aansluiting op GBA-V en TMV vindt plaats door middel van autorisatie van de gemeente als buitengemeentelijke afnemer. De gegevensverstrekking dient zich te beperken tot de authentieke gegevens, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de publiekrechtelijke taken. Dit betekent, dat de raadpleegfunctie moet worden „ingeregeld‟, want in principe heeft de gebruiker van de GBA-V toegang tot de volledige gegevensset. De beheerder van GBA-V in casu Burgerzaken kan de toegang via de autorisatie beperken tot de noodzakelijke gegevensset. 3) Terugmeldingsprocedure Burgerzaken Door Burgerzaken moeten organisatorische maatregelen worden getroffen om de terugmeldingen door afnemers te verwerken en een terugkoppeling te kunnen geven over het resultaat van de terugmelding. De meest pragmatische oplossing is de verwerking van terugmeldingen te beleggen bij de medewerker(s), die verantwoordelijk is (zijn) voor het uitvoeren van de (adres)onderzoeken.

4) Terugmeldingsprocedure overige organisatie onderdelen

In elke gemeente moet bij zowel bij Burgerzaken als de overige taakvelden het proces van terugmeldingen door binnengemeentelijke afnemers worden georganiseerd om het mogelijk te maken om persoonsgegevens waarover gerede twijfel is of ze juist zijn terug te kunnen melden. Het gaat dus om het opzetten en inregelen van een administratieve procedure, waarin afspraken over het verplicht gebruik en terugmelding bij gerede twijfel zijn vastgelegd. Dit is een voorwaarde die door het agentschap BPR wordt gesteld om te kunnen aansluiten op de terugmeldvoorziening (TMV). Voorgesteld wordt om dit te doen op basis van de procedure Terugmelden zoals opgenomen in het Digitaal Beveiligingsplan van BMC. Op basis van deze standaardprocedure waarin is

Pagina 19 van 35


bepaald dat Burgerzaken vooralsnog de terugmeldingen verzorgt, kunnen dan afspraken worden gemaakt met alle organisatie onderdelen, die op dit moment in hun werkproces al gebruik maken van de GBA-gegevens. De op te stellen procedure kan vervolgens na aansluiting op de TMV worden uitgerold naar andere organisatie onderdelen vermeld in desbetreffende tabel van de SOLL positie. Het lijkt verstandig om dit per gemeente per binnengemeentelijke afnemer te doen. Omdat er bij geen van de Middelsee gemeenten een feitelijke AO beschrijving wordt gebruikt, kan worden volstaan met het ter plaatse aan een selectie groep betrokkenen uitleggen van de verplichtingen aan de hand van praktijkvoorbeelden.

4.5

Randvoorwaarden

Dit project kent een tweetal randvoorwaarden, te weten: a) De Middelsee gemeenten hebben op dit moment verschillende ICT leveranciers. Bij de gemeenten het Bildt en Menaldumadeel levert de firma Procura het Burgerzakensystem Probev. Bij de gemeenten Ferwerderadiel en Leeuwarderadeel levert Centric IT Solutions het pakket Key2Burgerzaken. Dit plan van aanpak bevat noch een aanbeveling noch een migratie naar een van deze twee leveranciers, maar gaat uit van een status quo. b) Medio december 2009 valt het besluit of de Middelsee gemeenten naar een verdergaande samenwerking op ICT gebied op weg gaan. Voor zover bekend zijn hierin drie mogelijke keuzes te maken, te weten: 1) de mogelijkheid dat de Middelseegemeenten gezamenlijk een shared service center ICT oprichten dat zal worden gesitueerd in Menaldum 2) De mogelijkheid dat de gemeente Leeuwarden geleidelijk als serviceprovider gaat optreden voor alle front en back-end applicaties van de individuele Middelsee gemeenten; 3) De mogelijkheid dat de vier gemeenten aansluiting gaan zoeken bij het ISZF in Bolsward. Het ICT Samenwerkingsverband Zuidwest Fryslân is een gemeenschappelijke regeling van 7 gemeenten namelijk Bolsward, Gaasterlân-Sleat, Harlingen, Lemsterland, Littenseradiel, Nijefurd en Wûnseradiel. Deze gemeenten hebben hun ICT-activiteiten ondergebracht bij dit samenwerkingsverband. Het ISZF regelt de ICT-activiteiten van de deelnemende organisaties.

4.6

Ontwerpbeperkingen

Vanwege de in de vorige paragraaf benoemde randvoorwaarden bevat dit plan alleen de wettelijk verplichte uitwerking van de activiteiten om te komen tot een BRP bij de Middelsee gemeenten. Bij geen van de vier Middelsee gemeenten is al een basisregistratiesysteem geïntroduceerd zodat persoonsgegevens automatisch vanuit de GBA/BRP applicatie naar de belangrijkste aangesloten applicaties zoals die bij taakvelden Belastingen en Vergunningen worden gebruikt gaan en daarmee het verplicht gebruik door de belangrijkste binnengemeentelijke afnemers geautomatiseerd vorm wordt gegeven.

Pagina 20 van 35


Selectie, implementatie en migratie naar een binnengemeentelijk basisregistratie systeem als gegevensmakelaar wordt gezien als de tweede fase van dit project en hier niet uitgewerkt. Het wordt uiteraard wel aanbevolen. Verder is het zo dat o.a. de vier Middelsee gemeenten de uitvoering van de wet Werk en Bijstand (= WWB), de Wet Inburgering (= WI) en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (= WMO) hebben uitbesteed aan de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân. Deze dienst wordt gezien aan een buitengemeentelijke afnemer. Daarmee valt een traditioneel grote binnengemeentelijke afnemer als sociale zaken dus buiten de scope van voorliggend plan.

Pagina 21 van 35

Hoofdstuk 5

5.1

Planning

Activiteitenplanning

Onderstaande activiteiten zijn gebaseerd op hetgeen in het vorige hoofdstuk staat beschreven. Tabel 5.1 Activiteitenplanning per gemeente Gemeente

Taakveld

Activiteit

Gepland gereed

het Bildt

Juridisch

Controleren en aanpassen GBA verordening en GBA privacyreglement

1-3-2010

Niet gereed

Verzoek GABA Status Verzoek PKI Overheid certificaat Verzoek TMV

1-1-2010 1-1-2010

1-12-2009 Gereed

1-1-2010

Niet gereed

Aanschaf en implementatie PKI Overheidscertificaat Aanschaf en implementatie GBA-V Aanschaf en implementatie VOA Aanschaf en implementatie TMV Inventarisatie gebruik persoonsgegevens Regelen verplicht gebruik door binnengemeentelijke afnemers Terugmeldingsprocedure Burgerzaken

1-1-2010

Gereed

1-1-2010

In december

Proweb van de firma Procura

1-1-2010

In december

Provoa van de firma Procura

1-1-2010

In december


1-1-2010

Gereed

1-2-2010

Niet gereed

In roadshow per gemeente met externe adviseur oppakken bij belangrijkste afnemers

1-3-2010

Niet gereed

Terugmeldingsprocedure in digitaal beveiligingsplan opgenomen.

ICT

AO

Werkelijk gereed

Beschrijving Verordening aanpassen en apart GBA reglement opstellen en vaststellen door het College van B&W. Aansluiten op de praktijk van het Digitaal beveiligingsplan

Aanvraag TMV is verzonden aan het Agentschap BPR en aldaar in behandeling genomen maar nog geen toestemming ontvangen.

Zie dit plan


Gemeente

Ferwerderadiel

Taakveld

Juridisch

ICT

AO

Leeuwarderadeel

Juridisch

Activiteit

Gepland gereed

Werkelijk gereed

Beschrijving

Terugmeldingsprocedure overige organisatie onderdelen

1-3-2010

Niet gereed


Controleren en aanpassen GBA verordening en GBA privacyreglement Verzoek GABA Status Verzoek PKI Overheid certificaat Verzoek TMV

1-3-2010

Niet geheel gereed

Reglement aanpassen. Aansluiten bij Digitaal beveiligingsplan

1-1-2010 1-1-2010

1-12-2009 Gereed

1-2-2010

Niet gereed

Aanschaf en implementatie PKI Overheidscertificaat Aanschaf en implementatie GBA-V Aanschaf en implementatie VOA Aanschaf en implementatie TMV Inventarisatie gebruik persoonsgegevens Regelen verplicht gebruik door binnengemeentelijke afnemers Terugmeldingsprocedure Burgerzaken Terugmeldingsprocedure overige organisatie onderdelen

1-1-2010

Gereed

1-1-2010

14-12-2009

1-1-2010

November 2009

Key2VOA van Centric IT Solutions

1-1-2010

Nog niet gereed

1-1-2010

Gereed

Key2GBA-V (module Terugmelden) van Centric IT Solutions Zie dit plan

1-2-2010

Niet gereed


1-3-2010

Niet gereed

1-3-2010

Niet gereed

Terugmeldingsprocedure in digitaal beveiligingsplan opgenomen In roadshow per gemeente met externe adviseur oppakken bij belangrijkste afnemers

Controleren en aanpassen GBA verordening en GBA

1-3-2010

Niet gereed

Aanvraag TMV is verzonden aan het Agentschap BPR maar nog niet in behandeling genomen.

Key2GBA-V van Centric IT Solutions

Verordening en reglement aanpassen. Aansluiten bij Digitaal beveilgingsplan

Pagina 23 van 35


Gemeente

Taakveld

Activiteit

Gepland gereed

Werkelijk gereed

Beschrijving

privacyreglement

ICT

AO

Menaldumadeel

Juridisch

Verzoek GABA Status Verzoek PKI Overheid certificaat Verzoek TMV

1-1-2010 1-1-2010

1-12-2009 Gereed

1-1-2010

Niet gereed


1-1-2010

Gereed

Controleren en aanpassen GBA verordening en GBA privacyreglement Verzoek GABA Status Verzoek PKI Overheid certificaat Verzoek TMV

Aanvraag TMV is verzonden aan het Agentschap BPR maar nog niet in behandeling genomen.

22-2-2010

Niet gereed

Key2GBA-V van Centric IT Solutions

1-1-2010

27-11-2009

Key2VOA van Centric IT Solutions

22-2-2010

Niet gereed

Key2GBA-V (module Terugmelden) van Centric IT Solutions. Status onbekend. Zie dit plan

1-1-2010

Gereed

1-2-2010

Niet gereed


1-3-2010

Niet gereed

1-3-2010

Niet gereed


1-1-2010

Gereed

1-1-2010

1-12-2009 Gereed

1-1-2010

Niet gereed

Status is onbekend

Pagina 24 van 35


Gemeente

Taakveld

Activiteit

Gepland gereed

ICT


1-1-2010

Gereed

1-1-2010

In december


1-1-2010

In december

Provoa van de firma Procura

1-2-2010

Niet gereed


1-1-2010

Gereed

1-2-2010

Niet gereed


1-3-2010

Niet gereed

1-3-2010

NNiet gereed


AO

Werkelijk gereed

Beschrijving

Zie dit plan

Pagina 25 van 35

5.2

Mijlpalen

Eerder zijn de twee functionele eisen waaraan moet worden voldaan, beschreven. Deze worden hier herhaald: a) Het verplicht gebruik van de persoonsgegevens uit de GBA b) Het terugmelden van fouten in de verplicht te gebruiken persoonsgegevens De mijlpalen kunnen als volgt worden aangegeven voor alle vier de Middelseegemeenten:

Tabel 5.2 Mijlpalen Nr

Mijlpaal

1 2

Verplicht gebruik juridisch geregeld Verplicht gebruik dwingend afgedwongen door ICT middelen (in een volgende fase) Verplicht gebruik dwingend in AO geregeld (in een volgende fase) Terugmelden van fouten juridisch geregeld Terugmelden van fouten dwingend afgedwongen door ICT middelen (in een volgende fase) Terugmelden van fouten dwingend in AO geregeld (in een volgende fase)

3 4 5

6

1

Wens datum 1-1-2010 1-1-2010

Te realiseren datum 1-3-2010 Na implementatie basisregistratiesysteem 1

1-1-2010 1-1-2010

Na implementatie basisregistratiesysteem 1-3-2010

1-1-2010

Na implementatie basisregistratiesysteem

1-1-2010

Na implementatie basisregistratiesysteem

Basisregistratiesysteem. Dit is een applicatie die automatisch de relevante basisgegevens (zoals

Naam, Adres, Woonplaats) distribueert naar de aangesloten applicaties van de belangrijkste binnengemeentelijke afnemers zoals de taakvelden Belastingen en Vergunning. Zie ook de parafraaf 4.6 Ontwerpbeperkingen.


Hoofdstuk 6

6.1

Risicoanalyse

Risico’s

De volgende risico‟s zijn onderkend:  Bewustzijn en inzicht mbt het verplicht gebruik van GBA gegevens bij de binnengemeentelijke afnemers  Beschikbaarheid technische voorzieningen en de verschillen daartussen

6.2

Oplossingen

6.2.1 Bewustzijn en inzicht Vastgesteld wordt dat de Middelsee gemeenten nog geen schriftelijke uitgekristalliseerde AO beschrijvingen (BPMOne) gebruiken. Inmiddels hebben drie van de vier Middelsee gemeenten het AO pakket Protos aangeschaft (behalve Leeuwarderadeel). Men staat dus nog aan het begin van het traject om de administratieve organisatie te gaan beschrijven. Het is dan raadzaam om het verplicht gebruik van GBA hierin mee te nemen. Niettemin is de invoering van de basisregistratie Personen een project, dat de herinrichting van werkprocessen bij binnengemeentelijke afnemers noodzakelijk maakt en om keuzes vraagt ten aanzien van de inrichting van de informatievoorziening. Daarvoor moet draagvlak worden gecreëerd, zowel bij het bestuur als bij de medewerkers van de gemeenten. Op dit moment is er nauwelijks sprake van enig besef binnen de gemeentelijke organisatie van nut en noodzaak van de basisregistratie personen. Dat zal ook niet ontstaan vanuit de benadering dat het gebruik van de GBA „moet‟ op basis van de wettelijke voorschriften. Daarom wordt het verstandig geacht een specialist tijdelijk aan te trekken die hier aantoonbare ervaring mee heeft. In de communicatie moet de nadruk liggen op de resultaten, die met de invoering van de BRP beoogd worden. Ook hier kan de inbedding van de invoeringsstrategie in het bredere kader van het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) en het realisatieplan in het kader van het project BETER tot de gewenste bewustwording

leiden.

6.2.2 Beschikbaarheid technische voorzieningen en de verschillen daartussen Voorliggend plan bevat alleen de wettelijk verplichte maatregelen. Op basis van maatregelen wordt de toegang tot de GBA-gegevens (zowel van inwoners als niet-inwoners) geregeld en terugmelding bij gerede twijfel aan de juistheid van de gegevens mogelijk gemaakt.

Pagina 27 van 35


Maar om de BRP geen “papieren tijger” te doen zijn, vergt een aanzienlijke inspanning, die gevolgen heeft voor de gehele administratieve organisatie van de gemeente. Zoals eerder vermeld staat de invoering van de basisregistratie Personen niet op zichzelf, maar is dit onderdeel van een omvangrijk programma van maatregelen in het kader van de verbetering van de dienstverlening. De benadering van de basisregistratie Personen als een geïsoleerd project zal niet het draagvlak creëren, dat voor de invoering noodzakelijk is. Verdere uitrol van de basisregistratie Personen moet in relatie worden gezien met investeringen in de e-overheid. Daarbij moet het principe van eenmalige vastlegging van persoonsgegevens en meervoudig gebruik ervan als een randvoorwaarde gelden voor de inrichting van de informatiehuishouding van de gemeente.

Pagina 28 van 35


Hoofdstuk 7

7.1

Projectorganisatie

Opdrachtgever

Gedelegeerd opdrachtgever is de heer A. van Tuijl.

7.2

Projectteam

Er is een projectteam Frontoffice - waarin de GBA als Basisregistratie is opgenomen - ingesteld. Vanuit Menaldumadeel hebben de heren H. Akkerman, D van de Heide en mevrouw A. Bloem informatie aangedragen voor dit plan. Vanuit Leeuwarderadeel is de informatie verschaft door de heer W. Loef. Vanuit de gemeente het Bildt door de heren A. van Tuijl, K. de Haan en mevrouw M. Kroeger. Vanuit de gemeente Ferwerderadiel is de informatie aangedragen door de heer B. Jager en de heer L. Koopman.

7.3

Kosten

Tabel 7.1 Kosten per gemeente Gemeente

Activiteit

Out of pocket Ex BTW

Interne kosten in uren

Leeuwarderadeel

Controleren en aanpassen GBA verordening en GBA privacyreglement Verzoek GABA Status Verzoek PKI Overheid certificaat Verzoek TMV Aanschaf en implementatie PKI Overheidscertificaat Aanschaf en implementatie GBA-V Aanschaf en implementatie VOA Aanschaf en implementatie TMV Inventarisatie gebruik persoonsgegevens en opstellen plan van aanpak Regelen verplicht gebruik door binnengemeentelijke afnemers Terugmeldingsprocedure Burgerzaken

€ 0,(BMC)

8 uur

€ 0,€ 0,-

Gereed Gereed

€ 0,€ 0,-

4 uur 40 uur

Samen met VOA € 10.308,€ 2.684,€ 1.350,-

Gereed

€ 1.500,-

4 uur per medewerker

€ 0,(BMC)

40 uur totaal

Pagina 29 van 35


Gemeente

Ferwerderadiel

het Bildt

Activiteit



Terugmeldingsprocedure overige organisatie onderdelen

€ 1.500,-


Controleren en aanpassen GBA verordening en GBA privacyreglement Verzoek GABA Status Verzoek PKI Overheid certificaat Verzoek TMV Aanschaf en implementatie PKI Overheidscertificaat Aanschaf en implementatie GBA-V Aanschaf en implementatie VOA Aanschaf en implementatie TMV Inventarisatie gebruik persoonsgegevens en opstellen plan van aanpak Regelen verplicht gebruik door binnengemeentelijke afnemers Terugmeldingsprocedure Burgerzaken Terugmeldingsprocedure overige organisatie onderdelen Controleren en aanpassen GBA verordening en GBA privacyreglement Verzoek GABA Status Verzoek PKI Overheid certificaat Verzoek TMV Aanschaf en implementatie PKI Overheidscertificaat Aanschaf en implementatie GBA-V Aanschaf en implementatie VOA Aanschaf en implementatie TMV Inventarisatie gebruik persoonsgegevens en opstellen plan van aanpak Regelen verplicht gebruik door binnenge-

€ 0,(BMC)

8 uur

€ 0,€ 0,-

Gereed Gereed

€ 0,€ 0,-

4 uur 40 uur

Samen met VOA € 10.308,€ 2.684,€ 1.350,-

Gereed

€ 1.500,-


€ 0,(BMC) € 1.500,-

40 uur totaal

€ 0,(BMC)

8 uur

€ 0,€ 0,-

Gereed Gereed

€ 0,€ 0,-

4 uur 40 uur


€ 8.000,-

€ 1.350,-

Gereed

€ 1.500,-


Pagina 30 van 35


Gemeente

Menaldumadeel

Activiteit meentelijke afnemers Terugmeldingsprocedure Burgerzaken Terugmeldingsprocedure overige organisatie onderdelen Controleren en aanpassen GBA verordening en GBA privacyreglement Verzoek GABA Status Verzoek PKI Overheid certificaat Verzoek TMV Aanschaf en implementatie PKI Overheidscertificaat Aanschaf en implementatie GBA-V Aanschaf en implementatie VOA Aanschaf en implementatie TMV Inventarisatie gebruik persoonsgegevens en opstellen plan van aanpak Regelen verplicht gebruik door binnengemeentelijke afnemers Terugmeldingsprocedure Burgerzaken Terugmeldingsprocedure overige organisatie onderdelen



€ 0,(BMC) € 1.500,-

40 uur totaal

€ 0,(BMC)

8 uur

€ 0,€ 0,-

Gereed Gereed

€ 0,€ 0,-

4 uur 40 uur


€ 8.000,-

€ 1.350,-

Gereed

€ 1.500,-


€ 0,(BMC) € 1.500,-

40 uur totaal 4 uur per medewerker

Pagina 31 van 35


7.3.1 Totale kosten extern ex BTW: Onderstaande opgave betreft alle aan het project gerelateerde externe kosten: Gezamenlijke kosten Digitaal beveiligingsplan BMC: Inventarisatie gebruik persoonsgegevens en opstellen plan van aanpak Road show verplicht gebruik en terugmelding

€ 0,00

2

€ 5.400,€ 12.000,________

Subtotaal gezamenlijk: het Bildt Aanschaf en implementatie VOA, GBA-V enTerugmeldingsvoorziening (Procura) Beheer en onderhoud jaarlijks

€ 17.400,-

€ 8.000,€1.295,50 ________

Subtotaal het Bildt: Menaldumadeel Aanschaf en implementatie VOA, GBA-V enTerugmeldingsvoorziening (Procura) Beheer en onderhoud jaarlijks

€ 9.295,50

€ 8.000,€1.295,50 _________

Subtotaal het Menaldumadeel: Ferwerderadiel Aanschaf en implementatie VOA, GBA-V inclusief consultancy (Centric) Beheer en onderhoud jaarlijks 17% Aanschaf en implementatie Terugmeldingsvoorziening inclusief consultancy (Centric) Beheer en onderhoud jaarlijks 17%

€ 9.295,50 € 10.308,€ 1.752,36 € 2.684,€456,28 _________

Subtotaal Ferwerderadiel Leeuwarderadeel Aanschaf en implementatie VOA, GBA-V inclusief consultancy (Centric) Beheer en onderhoud jaarlijks 17% Aanschaf en implementatie Terugmeldingsvoorziening inclusief consultancy (Centric) Beheer en onderhoud jaarlijks 17% Subtotaal Leeuwarderadeel

€ 15.200,64 € 10.308,€ 1.752,36 € 2.684,€456,28 ___________ € 15.200,64 __________

2

Deze kosten worden elders verantwoord.

Pagina 32 van 35


Totaal

€ 66.392,28

Pagina 33 van 35


Bijlage I Overzicht authentieke gegevens in de BRP

De authentieke gegevens in de basisregistratie Personen zijn de volgende algemene gegevens over de ingeschrevene: 1. Gegevens over de burgerlijke staat a. Naam:  Geslachtsnaam;  Voornamen. b. Geboorte:  Geboortedatum;  Geboorteplaats;  Geboorteland en zo nodig gebiedsdeel. c. Geslacht.  Geslachtsaanduiding. d. Ouders:  Geslachtsnaam;  Voornamen;  Geboortedatum. e. Huwelijk dan wel geregistreerd partnerschap en eerdere huwelijken of eerdere geregistreerde partnerschappen:  Datum huwelijkssluiting of datum aangaan geregistreerd partnerschap;  Datum ontbinding, danwel nietigverklaring huwelijk of geregistreerd partnerschap. f. Echtgenoot dan wel geregistreerd partner en eerdere echtgenoten of geregistreerde partners:  Geslachtsnaam;  Voornamen;  Geboortedatum. g. Kinderen:  Geslachtsnaam;  Voornamen;  Geboortedatum. h. Overlijden:  Overlijdensdatum. i.

Data ingang en beëindiging rechtsgeldigheid gegevens:  Datum ingang rechtsgeldigheid;  Datum beëindiging rechtsgeldigheid.

2. Gegevens over de nationaliteit

Pagina 34 van 35


  

Nationaliteit of nationaliteiten, dan wel een aanduiding dat de betrokkene geen nationaliteit bezit, of een aanduiding dat de nationaliteit van de betrokkene niet kan worden vastgesteld; De aantekening dat op grond van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap is vastgesteld dat de betrokkene niet de Nederlandse nationaliteit bezit; De aantekening dat de betrokkene op grond van de Wet betreffende de positie van Molukkers als Nederlander behandeld wordt.

3. Gegevens over het verblijfsrecht van de vreemdeling  De aantekening over het verblijfsrecht;  Datum ingang verblijfsrecht;  Datum beëindiging verblijfrecht. 4. Gegevens over de gemeente van inschrijving en het adres in die gemeente alsmede het verblijf in Nederland en het vertrek uit Nederland a. Gemeente van inschrijving:  Gemeente.  Adres, voor zover betreft een woonadres:  Straatnaam en zo nodig gemeente deel;  Huisnummer;  Aanduiding bij huisnummer;  Letter bij huisnummer;  Toevoeging bij huisnummer;  Lokatiebeschrijving en zonodig gemeentedeel 5. Gegevens over het burgerservicenummer van de ingeschrevene  Burgerservicenummer ingeschrevene. 6. Gegevens over de burgerservicenummer van de ouders, de echtgenoot dan wel de geregistreerde partners, de eerdere echtgenoten of eerdere geregistreerde partners  Burgerservicenummer ouder;  Burgerservicenummer echtgenoot dan wel geregistreerde partner;  Burgerservicenummer eerdere echtgenoot;  Burgerservicenummer eerdere geregistreerde partner;  Burgerservicenummer kind. 7. Gegevens over het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de geregistreerde partner  De aantekening dat de ingeschrevene de eigen geslachtsnaam voert;  De aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner voert;  De aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner vooraf doet gaan aan de eigen geslachtsnaam;  De aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner doet volgen op de eigen geslachtsnaam.

Pagina 35 van 35

Plan van Aanpak project basisregistratie Personen Middelsee gemeenten

Recommend Documents