Plan van aanpak Project : Let’s Drop Bedrijf : DropCo BV
Plaats, datum:
Horn, 28 september 2012
Opgesteld door:
Kate Smit
1205366
[email protected]
Plan van Aanpak project Let’s Drop
pagina 1
Inhoudsopgave plan van aanpak 1.
Achtergronden .................................................................................................................. 2
2.
Het projectresultaat ......................................................................................................... 4
3.
Projectactiviteiten ............................................................................................................. 6
4.
Projectgrenzen .................................................................................................................. 7
5.
De tussenresultaten .......................................................................................................... 8
6.
Kwaliteit ............................................................................................................................ 9
7.
Planning........................................................................................................................... 11
Afgedrukt 28 september 2012
Kate Smit
Plan van Aanpak project Let’s Drop
1.
pagina 2
Achtergronden
De opdrachtgevende organisatie van het project “Let’s Drop”: De Nederlandse dropproducent DropCo BV De eindverantwoordelijke voor de uitvoering van het “Let’s Drop” project: Kate Smit, de projectleidster van dit project van DropCo BV.
1.1 DropCo BV Het bedrijf, DropCo BV is een succesvol Nederlands dropbedrijf. DropCo BV is tevens Nederlands grootste dropproducent en heeft een marktaandeel dat maar liefst een kwart van de Nederlandse dropmarkt beslaat. DropCo BV produceert diverse soorten drop en houdt zich bezig met onderzoek naar het verbreden van het huidige dropaanbod. De hoofdvestiging van DropCo BV, die zich bevindt in Zoethoutermeer, is tevens de grootste en meest succesvolle vestiging van het bedrijf. De heer Dirk Roelof Opland is de onlangs aangetreden nieuwe directeur van deze vestiging. De heer Dirk Roelof Opland, de nieuwe directeur van DropCo BV, streeft ernaar de dropmarkt te verbreden. Hoewel het bedrijf in Nederland nog altijd erg succesvol is, blijkt de Nederlandse markt verzadigd te zijn. Aangezien DropCo BV een bedrijf is dat door wil blijven groeien, heeft de directeur logischerwijs het plan opgevat om op zoek te gaan naar een geheel nieuwe dropmarkt. Zijn doel is het aanboren van een nieuwe markt in het Verre Oosten, namelijk de dropmarkt in China. Hoewel DropCo BV nooit eerder een vergelijkbaar project van deze omvang uitgevoerd heeft, lijkt het een goed idee om drop op de Chinese markt te introduceren. De Chinese bevolking bestaat namelijk uit consumenten die bekend staan om hun bereidheid om nieuwe producten te proberen. Verder zal de nieuwe markt in China bijna 1,5 miljard nieuwe consumenten bieden.
1.2 Belanghebbenden Niet alleen DropCo BV zal baat hebben bij de succesvolle uitvoering van dit project, ook “Candy Shipping NV”, een bekend internationaal transportbedrijf uit Nederland heeft baat bij het feit dat DropCo BV drop naar China zal gaan exporteren. DropCo BV zal namelijk voor de transport van drop naar China een samenwerking met dit bedrijf aangaan.
1.3 Verloop van goedkeuring Het plan van aanpak voor het “Let’s Drop” project zal in een bespreking aan DropCo BV voorgelegd worden. Naar aanleiding van deze bespreking zullen eventuele wijzigingen in het plan van aanpak doorgevoerd worden.
1.4 Opbouw plan van aanpak In het hierna volgende hoofdstuk, hoofdstuk 2 Het projectresultaat, zullen achtereenvolgens de doelen en de beoogde resultaten van het project beschreven worden. In hoofdstuk 3 wordt het project verder uiteen gezet en zullen de activiteiten groepsgewijs behandeld worden om inzicht te krijgen in de verloop van het project. In het vierde hoofdstuk komen de projectgrenzen duidelijk aan bod om te voorkomen dat er misverstanden ontstaan over de strekking van het “Let’s Drop” project. De projectresultaten die in hoofdstuk 2 genoemd worden, worden in hoofdstuk 5 nogmaals
Afgedrukt 28 september 2012
Kate Smit
Plan van Aanpak project Let’s Drop
pagina 3
uitgewerkt. In dit hoofdstuk worden deze resultaten om het project beheersbaar te houden verdeeld in enkele gewenste tussenresultaten . In het hierop volgende hoofdstuk komt de kwaliteit van het gehele project aan bod. Zowel de kwaliteit van het eindresultaat en de tussen resultaten als de kwaliteit van de werkwijze die in de uitvoering van het project gehanteerd wordt, zal hierin behandeld worden. Het laatste hoofdstuk van dit document beslaat een planning van de activiteiten die beschreven zijn in het derde hoofdstuk.
Afgedrukt 28 september 2012
Kate Smit
Plan van Aanpak project Let’s Drop
2.
pagina 4
Het projectresultaat
Het overkoepelende doel van het project is het begin van de export van drop door DropCo BV naar de Chinese markt vóór 1 juli 2014. Het project “Let’s Drop” heeft enkele hoofddoelen die verdeeld kunnen worden in subdoelen. Telkens zal een van de hoofddoelen beschreven worden met de hierbij horende subdoelen. Tevens zal voor elk hoofddoel het beoogde resultaat benoemd worden. Hoofddoelen en bijbehorende subdoelen 2.1 Het onderzoeken van de Chinese markt - Onderzoek naar kansen voor een buitenlands bedrijf op de Chinese markt - Onderzoek naar eventuele protectievormen die toegepast worden 2.2 De marketing van producten van DropCo BV in China - Onderzoek naar gebruikelijke Chinese marketingstrategieën - Onderzoek naar de mogelijkheid om deze strategieën (indien afwijkend) te combineren met de gebruikelijke strategieën van DropCo BV - Opstellen van een geschikte marketingstrategie - Uitvoering van marketing 2.3 De voorbereiding en de daadwerkelijke start van de export van drop - Onderzoek naar wettelijke beperkingen of kansen op de Chinese markt - Onderzoek naar transportmogelijkheden voor de export - Onderzoek naar distributiemogelijkheden van het exportproduct
2.1 Het onderzoeken van de Chinese markt Het eerste hoofddoel van dit project is het onderzoeken van de Chinese markt. Dit zal gedaan worden door het uitvoeren van een uitvoerige literaire studie en het analyseren van resultaten die andere niet-Aziatische bedrijven op de Chinese markt behaald hebben. Subdoelen De projectgroep zal onderzoeken hoe toegankelijk de Chinese markt is voor Nederlandse bedrijven, wat de kansen zijn voor een buitenlands bedrijf op de Chinese markt en of er enige vormen van protectie toegepast worden. Resultaat Op 1 maart 2013 wordt er een rapport gepresenteerd met een uitvoerige analyse van de mogelijkheden voor DropCo BV op de Chinese markt.
2.2 De marketing van producten van DropCo BV in China Het tweede hoofddoel van het “Let’s Drop” project is het opzetten en uitvoeren van een marketingstrategie die geschikt is voor de introductie van drop bij de Chinese bevolking. Subdoelen Er zal onderzocht worden wat de gebruikelijke Chinese marketingstrategieën zijn en hoe deze gecombineerd kunnen worden met de strategieën die DropCo BV doorgaans hanteert. Met behulp van deze gegevens zal er een geschikte marketingstrategie opgezet worden. Na uitvoerig onderzoek zal de marketing voor DropCo BV in China van start gaan en zal drop daadwerkelijk geïntroduceerd worden. Afgedrukt 28 september 2012
Kate Smit
Plan van Aanpak project Let’s Drop
pagina 5
Resultaat Op 1 juni 2013 moet er een onderzoeksrapport naar hanteerbare marketingstrategieën opgeleverd worden. Tevens zal dan een aanbeveling gedaan worden met betrekking tot de meest geschikte aanpak en zal er een haalbare planning voor de uitvoering van de marketingstrategie aangeleverd worden. Op 1 april 2014 moet de marketing in China van start gaan volgens de in het hierboven vernoemde rapport opgestelde planning.
2.3 De voorbereiding en de start van de export van drop Het derde en tevens laatste hoofddoel van dit project is de voorbereiding en de start van de export van dropproducten van DropCo BV naar China. Subdoelen Men zal onderzoeken aan welke regels DropCo BV zich zal moeten houden met betrekking tot de export van producten naar China. Er zal een onderzoek plaatsvinden naar de wettelijke afspraken over dit onderwerp in China en de projectgroep zal onderzoeken welke vergunningen DropCo BV nodig heeft. Naast het onderzoek naar juridische beperkingen zal het project zich richten op de voorbereiding van de daadwerkelijke export van het product. Transportmogelijkheden zullen onderzocht worden en ook de distributiemogelijkheden in China zullen aan bod komen. Wanneer alle bovenstaande zaken geregeld zijn, zal het product daadwerkelijk geëxporteerd worden naar het Verre Oosten. De uitvoering van het transport en de distributie valt buiten de grenzen van dit project. Resultaat Het rapport behorende tot het onderzoek naar de eventuele wettelijke beperkingen of juist voordelen voor DropCo BV op de Chinese markt zal op uiterlijk 1 september 2013 aangeleverd worden. Op 1 januari 2014 zal de voorbereiding van de export van start gaan en op 1 mei 2014 zal DropCo BV beginnen met de export van drop.
Afgedrukt 28 september 2012
Kate Smit
Plan van Aanpak project Let’s Drop
3.
pagina 6
Projectactiviteiten
Tijdens dit project zal een aantal taken uitgevoerd moeten worden om de tussenresultaten, en uiteindelijk het beoogde projectresultaat, de export van drop naar China, te kunnen behalen. Bij de gestelde doelen horen verscheidene activiteiten die in dit hoofdstuk uitgewerkt zullen worden. Aan de hand van de doelen die in het voorgaande hoofdstuk aan bod kwamen, worden de activiteiten in dit hoofdstuk beschreven.
3.1 Het opstellen van het plan van aanpak - Bestuderen informatie opdrachtgever; - Bestuderen van informatie opstellen plan van aanpak; - Concept plan van aanpak schrijven; - Bespreken plan van aanpak met DropCo BV; - Afronden definitieve versie plan van aanpak.
3.2 Het onderzoeken van de Chinese markt - Informatievergaring toegankelijkheid Chinese markt; - Informatievergaring verslagen van buitenlandse bedrijven die toegetreden zijn tot de Chinese markt; - Onderzoek naar eventuele protectiemaatregelen die de Chinese overheid toepast; - Analyseren vergaarde informatie; - Conclusies trekken uit vergaarde informatie en die samenvatten in een onderzoeksrapport.
3.2 De marketing van producten van DropCo BV in China - Informatievergaring gebruikelijke Chinese marketingstrategieën; - Vergelijking van marketingstrategieën van DropCo BV en de Chinese strategieën; - Onderzoek naar de mogelijkheid beide strategieën te combineren; - Opstellen van een geschikte marketingstrategie voor de introductie van drop in China; - Een plan schrijven voor de uitvoering van de opgestelde marketingstrategie; - Start uitvoering van het opgestelde marketingplan.
3.3 De voorbereiding en de daadwerkelijke start van de export van drop - Informatievergaring wettelijke regelingen met betrekking tot de Chinese markt (specifiek voor buitenlandse bedrijven op de Chinese markt); - Analyseren van gevonden informatie over de wettelijke regelingen; - Opstellen van een onderzoeksrapport met betrekking tot de eventuele beperkingen of kansen voor DropCo BV; - Informatievergaring eisen aan droptransport en kosten die verbonden zijn aan de verschillende vervoersmiddelen; - Onderzoek naar mogelijkheden voor het transport van drop naar China; - Aanlevering van een aanbeveling van transportmethode; - Onderzoek naar distributiemogelijkheden van het exportproduct; - Opstellen van onderzoeksrapport met betrekking tot de distributiemogelijkheden; - Voorbereiding start dropexport naar China; - Start dropexport naar China.
Afgedrukt 28 september 2012
Kate Smit
Plan van Aanpak project Let’s Drop
4.
pagina 7
Projectgrenzen
Om misverstanden te voorkomen is het van belang het project af te bakenen. Dit doet men door middel van het stellen van projectgrenzen. De grenzen die voor dit project gesteld zijn komen in dit hoofdstuk aan bod.
4.1 De Chinese markt Tijdens dit project zal de Chinese markt onderzocht worden. Men onderzoekt hierbij de toegankelijkheid van de markt voor DropCo BV.
4.2 De marketing Men zal na uitvoerig onderzoek een marketingstrategie opstellen en die vervolgens van start laten gaan. Wanneer de marketing uiteindelijk goed loopt, zal de projectgroep de verdere uitvoering van de marketing van het product van DropCo BV overdragen aan de marketingafdeling van DropCo BV.
4.3 De export Binnen de grenzen van dit project vallen het onderzoek naar het transport en hiermee de export van het product van DropCo BV naar China. Het project richt zich echter niet op de uiteindelijke uitvoering hiervan. Er zal enkel een aanbeveling gedaan worden.
4.4 De begin- en einddatum en het budget Het project zal van start gaan op 3 september 2012. Wanneer het project later start dan de beoogde begindatum, zullen verschillende deadlines niet meer behaald kunnen worden, wat er in resulteert dat problemen ontstaan met de oplevering van onderzoeksrapporten. Delen van het project kunnen hierdoor uitlopen of later van start gaan, waardoor het benodigde personeel langer bij het project betrokken kan raken dan in eerste instantie beoogd is. Hierdoor kunnen problemen ontstaan met de beschikbaarheid van het personeel en kunnen de kosten voor het project hoger uitvallen dan men wenst. De einddatum van het project is 1 mei 2014, op deze datum wil DropCo BV beginnen met de export. Het budget dat de opdrachtgever DropCo BV ter beschikking stelt voor de uitvoering van dit project is €925.000,-.
4.5 De randvoorwaarden De randvoorwaarden van dit project geven aan welke factoren, waar de projectgroep geen invloed op uit kan oefenen, cruciaal zijn voor een succesvolle uitvoering van het project. Om dit project succesvol uit te kunnen voeren moet aan de volgende randvoorwaarden worden voldaan: * Er moeten te allen tijden voldoende geschikte projectleden beschikbaar zijn; * De opdrachtgever moet de benodigde hulpmiddelen beschikbaar stellen; * De projectleden moeten toegang verkrijgen tot de benodigde informatie; * Eventuele benodigde vergunningen moeten tijdig verleend worden; * Externe bedrijven moeten te allen tijden binnen de gestelde termijn leveren.
Afgedrukt 28 september 2012
Kate Smit
Plan van Aanpak project Let’s Drop
5.
pagina 8
De tussenresultaten
De producten die ontstaan bij de uitvoering van de projectactiviteiten worden de tussenresultaten van het project genoemd. Alle tussenresultaten samen zullen uiteindelijk het door DropCo BV gewenste projectresultaat opleveren, namelijk het begin van de export van dropproducten naar China vóór 1 juli 2014. Doordat men naar de tussenresultaten die in dit hoofdstuk uitgewerkt worden toewerkt en deze aan een datum gekoppeld zijn, zullen de vorderingen van het project te allen tijden meetbaar zijn. Nu volgen de tussenresultaten met de hierbij horende uiterste oplevingsdata. Tussenresultaten Aanlevering plan van aanpak Aanlevering onderzoeksrapport Chinese markt Aanlevering marketingstrategie Aanlevering onderzoeksrapport wettelijke regelingen Chinese markt Aanlevering aanbeveling transportmethoden Aanlevering onderzoeksrapport distributiemogelijkheden Aanlevering plan voor uitvoering marketingstrategie Start voorbereiding dropexport Start uitvoering marketingplan Start dropexport
Afgedrukt 28 september 2012
Datum 28-09-2012 01-03-2012 01-06-2013 01-09-2013 01-10-2013 01-11-2013 01-12-2013 01-01-2014 01-04-2014 01-05-2014
Kate Smit
Plan van Aanpak project Let’s Drop
6.
pagina 9
Kwaliteit
In dit hoofdstuk wordt de waarborging van de kwaliteit van dit project besproken. Als eerste zal de kwaliteit van de projectresultaten besproken worden, hierna volgt een bespreking van de kwaliteit van de tussenresultaten van het project zelf.
6.1 Kwaliteit van het projectresultaat Het projectresultaat, het begin van de export van drop van DropCo BV naar China, vóór 1 juli 2014, moet binnen de gestelde termijn en binnen het ter beschikking gestelde budget verwezenlijkt worden. Om de kwaliteit van het eindresultaat zo hoog mogelijk te houden, is het van groot belang dat de tussenresultaten ook van goede kwaliteit zijn. De kwaliteit van het projectresultaat wordt beoordeeld aan de hand van de volledigheid van de tussenresultaten. Ook zal de opdrachtgever om de kwaliteit te controleren na kunnen gaan of alle projectdoelen binnen de gestelde tijd behaald zijn.
6.2 Kwaliteit van de tussenresultaten In deze paragraaf zal de beoordeling van de kwaliteit van de tussenresultaten van dit project aan bod komen. Bij elk tussenresultaat uit het voorgaande hoofdstuk zal beschreven worden op welke manier het betreffende resultaat op kwaliteit beoordeeld kan worden. Tevens zal de manier waarop de projectleden de kwaliteit zullen waarborgen vermeld worden. Aanlevering onderzoeksrapport Chinese markt De kwaliteit van dit tussenresultaat kan beoordeeld worden aan de hand van de volledigheid van het onderzoek en het rapport. Aanlevering marketingstrategie Dit tussenresultaat kan ook beoordeeld worden op volledigheid. Om de kwaliteit te waarborgen zal een externe marketingspecialist de aangeleverde marketingstrategie beoordelen en keuren alvorens het marketingplan opgesteld wordt. Aanlevering plan voor uitvoering marketingstrategie Van het marketingplan kan beoordeeld worden in hoeverre het realistisch en uitvoerbaar is volgens de opdrachtgever. Aanlevering onderzoeksrapport wettelijke regelingen Chinese markt De kwaliteit zal gewaarborgd worden door de inschakeling van externe juridische adviseurs die gespecialiseerd zijn in de Chinese markt. Aanlevering aanbeveling transportmethoden Door de aanbeveling die door de projectleden gedaan wordt te bespreken met de transportafdeling van DropCo BV, kan de kwaliteit van dit tussenproduct gecontroleerd worden. Aanlevering onderzoeksrapport distributiemogelijkheden De kwaliteit van het onderzoeksrapport kan gewaarborgd worden door een bespreking van het rapport met alle betrokkenen te organiseren.
Afgedrukt 28 september 2012
Kate Smit
Plan van Aanpak project Let’s Drop
pagina 10
Start voorbereiding dropexport De kwaliteit van de voorbereiding van de dropexport kan gecontroleerd worden door na te gaan of aan alle facetten van het exporteren voldoende aandacht besteed wordt. Ook kan de opdrachtgever externe exportbedrijven inschakelen om te adviseren bij de export. Start uitvoering marketingplan De opdrachtgever kan de kwaliteit van dit tussenproduct controleren door na te gaan of de uitvoering volgens het hiervoor goedgekeurde marketingplan gaat. Om de kwaliteit van de start van de uitvoering van het marketing plan te waarborgen, zal het marketingplan vóór uitvoering kritisch bekeken worden. Pas nadat het plan goed is gekeurd, zal men het gaan uitvoeren. Start dropexport De daadwerkelijke start van de dropexport kan op kwaliteit beoordeeld worden door te controleren of de gestelde deadlines al dan niet behaald zijn. De kwaliteit van het gehele project kan beoordeeld worden aan de hand van de volledigheid en de kwaliteit van de tussenresultaten. Verder kan de opdrachtgever controleren of alle tussenresultaten binnen de daarvoor gestelde termijn opgeleverd zijn.
6.3 Software Om eenheid te bereiken tussen de verschillende verslagen, zullen alle verslagen volgens het door DropCo BV aangeleverde model in Microsoft Word 2010 uitgewerkt worden. Als projectplanningssoftware zal binnen dit project uitsluitend gebruik worden gemaakt van de gratis diensten van OpenProj.
Afgedrukt 28 september 2012
Kate Smit
Plan van Aanpak project Let’s Drop
7.
pagina 11
Planning
Nu bekend is welke activiteiten tijdens dit project uitgevoerd moeten worden, is het mogelijk een projectplanning samen te stellen. De projectplanning die in de bijlagen van dit plan van aanpak te vinden is, geeft een overzicht van de uit te voeren activiteiten in de beschikbare tijd. In de bijgevoegde planning kan de opdrachtgever de indeling van het project “Let’s Drop” bekijken en aan de hand hiervan beoordelen wat de haalbaarheid van het project is.
Afgedrukt 28 september 2012
Kate Smit
