De en wij. Boekhouden - Informatica. Plantyn. Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers

De h@ndel en wij

6.1

Boekhouden - Informatica Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers

Plantyn Proefdruk - Copyright Plantyn - 2013 DHEB61W inner 1-108.indd 1

15/07/13 22:00

De site www.knooppunt.net geeft je toegang tot het digitale lesmateriaal bij dit boek. Activeer jouw licentie aan de hand van de onderstaande code. Tijdens de activatie accepteer je de gebruiksvoorwaarden. Zo krijg je voor de duur van de licentie toegang tot het digitale lesmateriaal. www.knooppunt.net

Plantyn Motstraat 32, 2800 Mechelen T 015 36 36 36 F 015 36 36 37 [email protected] www.plantyn.com

Dit boek werd gedrukt op papier van verantwoorde herkomst.

Code

PT-DHEB-2NJ5-AYUB-PV

Ontwerp binnenwerk: Zet Ontwerp omslag: Zet Opmaak binnenwerk: Camar bvba Illustratieverantwoording: Fotolia.com: alphaspirit, Julien Eichinger, rabbit75_ fot.; met onze dank voor de gewaardeerde medewerking aan Isabel NV/Isabel S.A en de andere firma’s, instellingen en personen waarvan we de illustraties mochten publiceren. NUR 168 © Plantyn nv, Mechelen, België Alle rechten voorbehouden. Behoudens de uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze dan ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande en schriftelijke toestemming van de uitgever. Uitgeverij Plantyn heeft alle redelijke inspanningen geleverd om de houders van intellectuele rechten op het materiaal dat in dit leermiddel wordt gebruikt, te identificeren, te contacteren en te honoreren. Mocht u ondanks de zorg die daaraan is besteed, van oordeel zijn toch rechten op dit materiaal te kunnen laten gelden, dan kunt u contact opnemen met uitgeverij Plantyn. ISBN 978-90-301-3935-5

20235/0

D2013/0032/0313

Proefdruk - Copyright Plantyn - 2013 DHEB61W inner 1-107.indd 2

23/07/13 17:43

INHOUD DEEL 1: BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING

5

1 Kennismaking met Kronos 1 Persoonlijke gegevens 2 Een greep uit het assortiment 3 Enkele leveranciers 4 Enkele klanten 5 Personeel 1 Organisatieschema van de onderneming 2 Personeelsgegevens 2 Het organogram van een onderneming 1 Organogram van Kronos 2 Soorten organisatiestructuren 3 Het organogram van een administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling 3 Plannen en vergaderen 1 Plannen werkt ontspannend 2 Vergaderen 3 Werkplanning met elektronische agenda Test je kennis

6 6 6 8 9 10 10 10 11 11 14 16 19 19 24 30 46

4 Efficiënte communicatie 1 Communicatie 2 Huisstijl 3 Sjabloon ontwikkelen voor brief in vensterenveloppe 4 Elektronische post Test je kennis

49 49 55 61 82 97

5 Verrichtingen met het buitenland 1 Documenten bij internationale handel 1 Indeling internationale handel 2 Documenten bij intracommunautaire handel 3 Documenten bij internationale handel met een derde land 2 Incoterms 3 Het internationale betalingsverkeer: begrippen 4 Prijsvorming op de wisselmarkt 5 De rol van de EU in het monetaire beleid Test je kennis

108 108 108 114 115 124 126 131 135 138

6 De btw 1 De btw: een verbruiksbelasting 2 De btw-aangifte en rekeninguittreksel 3 De btw-opgave voor de intracommunautaire handelingen 4 Jaarlijkse lijst van de btw-belastingplichtige afnemers (klantenlisting) Test je kennis

142 142 144 156 161 164

7 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

169

8 Openingspost, back-up/restore en centraliseren 1 Dagboek OPE openen 2 Afdrukken niet-gecentraliseerd dagboek OPE 3 Back-up maken 4 Restore 5 Centraliseren 6 Controle van de grootboekrekeningen na centralisatie 7 Periodebeheer 9 Aankoopfacturen inboeken 1 Aankopen handelsgoederen 1 Aankoopfactuur met handelskorting 2 Aankoopfactuur met aankoopkosten en financiële korting 3 Aankoopfactuur met twee btw-tarieven, financiële korting en terug te sturen verpakking 2 Creditnota’s voor retourzendingen 1 Creditnota voor retour van handelsgoederen 2 Creditnota voor retour van verpakking 3 Aankoopfactuur voor diensten en diverse goederen

191 191 192 196 198 199 202 204 206 206 206 218 226 233 233 237 241

De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

3


23/07/13 17:43

4

Aankopen van investeringsgoederen 1 Aankopen van materiële vaste activa 2 Aankopen van immateriële vaste activa 5 Oprichtingskosten 6 Aankoopfactuur voor werken in onroerende staat 7 Aankoopfactuur voor intracommunautaire verwervingen 8 Aankoopfactuur voor invoer uit niet EU-landen 1 Invoer met verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen 2 Invoer met verlegging van heffing: factuur douane-expediteur 3 Invoer zonder verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen 4 Invoer zonder verlegging van heffing: factuur douane-expediteur Test je kennis 9 Controleren, back-up en centraliseren 10 Verkoopfacturen en uitgaande creditnota’s opmaken en inboeken 1 Verkoopfacturen voor handelsgoederen 1 Eenvoudige verkoopfactuur 2 Verkoopfactuur met handelskorting 3 Verkoopfactuur met handelskorting, financiële korting en aangerekende kosten 4 Verkoopfactuur met twee btw-tarieven en terugstuurbare verpakking 2 Uitgaande creditnota’s 1 Uitgaande creditnota voor teruggestuurde goederen 2 Uitgaande creditnota voor retour ontvangen verpakking 3 Verkoopfacturen voor levering buiten België 1 Verkoopfactuur voor intracommunautaire levering 2 Verkoopfactuur voor export 4 Verkoopfactuur voor verkoop van vaste activa 5 Winkelverkopen zonder factuur Test je kennis 6 Controleren boekingen, back-up en centralisatie 1 Controleren en printen van de te centraliseren dagboeken 2 Centraliseren van alle openstaande verrichtingen 3 Raadplegen gecentraliseerde boekingen 11 Btw-aangifte en btw-opgave voor de intracommunautaire handelingen

248 248 253 260 279 289 297 297 306 311 318 322 329 335 335 335 344 348 354 360 360 365 368 368 373 379 392 399 402 402 404 408 410

12 Betalingen en inningen 1 De Europese overschrijving 2 Elektronische betalingen via Isabel 3 Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR zonder financiële korting 4 Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR met financiële korting en inkomende creditnota 5 Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR zonder financiële korting 6 Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR met financiële korting 7 Boekhoudkundige registratie van ontvangen voorschotten 8 Boekhoudkundige registratie van ontvangsten uit contante winkelverkopen 9 Boekhoudkundige registratie van betalingen in vreemde munt 10 Boekhoudkundige registratie van inningen in vreemde munt Test je kennis

420 420 422 424 430 439 444 450 456 460 467 473

13 Debiteurenbeheer 1 Klantvorderingen zelf beheren versus outsourcen 2 Boekhoudkundige verwerking bij tussenkomst van een kredietverzekeraar 3 Klantenlijsten genereren en aanmaningen opmaken in BOB 14 Financiële verrichtingen 1 Financiering met eigen vermogen 1 Kapitaal 2 Uitgiftepremies 3 Reserves en overgedragen winst 2 Financiering met vreemd vermogen op lange termijn 1 Investeringskrediet 2 Leasing 3 Financiering met vreemd vermogen op korte termijn Test je kennis

478 478 483 488 496 496 496 501 504 507 507 512 520 531

4

De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica Proefdruk - Copyright Plantyn - 2013

DHEB61W inner 1-107.indd 4

25/07/13 13:03

DEEL 1 BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING


5


15/07/13 22:00

1

KENNISMAKING MET KRONOS

1

Persoonlijke gegevens

KRONOS bvba is een handelsvennootschap in de wereld van de casual kleding en de sportkleding. KRONOS stelt haar eigen collectie samen. Daarvoor heeft ze een stylist in huis die regelmatig de internationale stoffenbeurzen in Parijs, Firenze, Rotterdam en München bezoekt. Daarna worden de modellen ontworpen bij KRONOS. De confectie gebeurt door buitenlandse ateliers. Elke nieuwe collectie wordt geshowd in de showroom van KRONOS in Antwerpen en verder aan de klantendetaillisten voorgesteld door vertegenwoordigers. KRONOS is de naam van het bedrijf en ook van het huismerk. De naam is met zorg gekozen. In de Griekse mythologie is Kronos de jongste der titanen, een reuzengeslacht. Volgens de Griekse mythologie heerst Kronos op de eilanden der gelukzaligen. De zaakvoerder van KRONOS vond dit een passende naam voor de kleding die hij verkoopt: de collectie is reuzemooi en wie de kleding draagt, voelt er zich goed in. KRONOS Mathis Valke Ledeganckkaai 11 2000 ANTWERPEN Tel. 03 277 72 52 Fax 03 277 72 59 Mail [email protected] Website www.plantyn.com Ondernemingsnummer BE 0420 828 659 RPR Antwerpen BNP Paribas Fortis BIC GEBABEBB, IBAN BE10 2930 1952 1004 Bank van Breda BIC JVBABE22 IBAN BE74 6451 1132 4107

2

Een greep uit het assortiment

Bij Kronos krijgen de artikelen een code waarmee herkend kan worden tot welke groep ze behoren. Zo staat: MAG voor Magazines HER voor Herenkleding DAM voor Dameskleding SPH voor Sportkleding heren SPD voor Sportkleding dames ACC voor Accessoires. Goederen onderworpen aan 6 % btw Art. nr.

MAG01 MAG02 MAG03

6

Omschrijving

Basket: reglement Leren lopen in 10 weken Trainen met een ‘Polar’-hartslagmeter

Leveranciernr. 1027 1027 1027

Aankoopprijs in EUR (excl. btw) 11,99 8,50 14,95

Verkoopprijs in EUR (excl. btw) 21,61 15,99 28,21



15/07/13 22:00

Goederen onderworpen aan 21 % btw Art. nr.

Omschrijving

Leveranciernr. 1007 1015 1012 1012 1015 1015 1007 1007 1019 1019 1019 1019

Aankoopprijs (excl. btw) 20,00 14,00 54,00 8,00 19,00 43,00 40,90 45,90 22,20 16,99 14,44 12,83

Verkoopprijs (excl. btw) 38,76 27,19 104, 86 16,49 36,89 83,34 79,22 89,00 44,57 34,99 30,00 26,55

SPH101 SPH102 SPH103 SPH104 SPH105 SPH107 SPH108 SPH109 SPH110 SPH111 SPH112 SPH113

Short wijnrood Polo beige Training zwartbruin T-shirt zilvergrijs Bermuda Tennispolo wit met groene streep Hemd korte mouwen Hemd lange mouwen T-shirt papyruswit Zwemslip Zwemshort Zwembroek lang

HER150 HER151 HER152 HER153 HER154 HER155 HER156 HER157 HER158

Broek jeans donkerblauw Polo robijnrood Pull V wol Pull O Pull V katoen Broek geribd fluweel Polo dennengroen T-shirt wit Gilet met rits antracietgrijs

1015 1015 1015 1015 1015 1015 1015 1019 1015

44,50 22,40 34,80 40,50 40,50 51,00 31,00 24,00 47,20

91,94 46,15 67,33 80,21 80,21 102,77 60,88 46,99 89,77

SPD201 SPD202 SPD203 SPD204 SPD205 SPD206 SPD207 SPD208 SPD209 SPD210 SPD211 SPD212

Short Sprint Broek jogging T-shirt Broek ¾ katoen wit Bermuda marine en wit Pull rits Vest clima Vest regen Bermuda Broek ¾ katoen beige Polo streep Zwempak

1007 1007 1012 1012 1012 1007 1007 1007 1012 1012 1012 1019

18,21 19,58 10,66 17,62 27,99 24,24 43,00 18,50 20,88 27,00 34,50 15,90

37,63 38,99 22,07 34,88 54,38 48,00 82,34 38,99 41,67 55,87 64,77 32,05

DAM250 DAM251 DAM252 DAM253 DAM254 DAM255 DAM256 DAM257

T-shirt streep Bloes linnen zandkleur Gilet rits mosgroen Bloes lange mouwen wit Pull O Pull V wol Jasje zonder mouwen bruine ruiten Broek jeans

1015 1015 1015 1015 1015 1015 1015 1007

23,45 54,90 42,68 38,00 25,00 24,99 32,99 36,00

45,78 105,88 85,55 78,77 49,77 49,50 60,59 74,88

Art. nr.

Omschrijving

Leveranciernr.

Aankoopprijs in EUR (excl. btw)

Verkoopprijs in EUR (excl. btw)

ACC01

Kousen zijde en wol zwart

1016

4,70

9,71

ACC02

Badmuts

1019

2,10

4,08

ACC03

Duikbril

1019

4,87

7,81

ACC04

Zijden sjaal unicolor

1016

20,60

52,00

ACC05

Scheenlap

1019

9,50

19,62


7


15/07/13 22:00

8



Proefdruk - Copyright Plantyn - 2013

15/07/13 22:00

De Pc-Dokter bvba

BDM verzekeringen nv

JB Textiles

Tina Florian

Piedro (leder)

Bomonde

Bagatelle (accessoires)

Nominette (etiketten)

Rigoletto (schoenen)

Dolores

SD Worx

Garage Secura

De Post

Carglass

Financial Media (CFO Magazine)

ABS Schoonmaak

Anton Varas (zilveren juwelen)

Mabel

Wo sang

Rajatco

1012

1013

1014

1015

1016

1017

1018

1019

1020

1021

1022

1023

1024

1025

1026

1027

1028

1029

Albatros

1007

1011

Buro Market Antwerpen

1006

1010

Sage BobSoftware

1005

Parlons chiffons

AWW (Antwerpse Waterwerken)

1004

Cibella

Mobistar

1003

1009

Belgacom

1008

Electrabel

1002

Naam

R-7 Gopal Park

C.C.Shaukiwan, Flat B, 17/F

Haechtsesteenweg 133

Plaza Borda 2

Sterlingerstraat 19

Stratem 11, bus 3

Trichterheideweg 11

Muntcentrum

Merksemsebaan 120

Brouwersvliet 5

Handelskaai 14

Gouverneur Roppesingel 31

Industrieweg 11

Afrikalaan 279

Koningsdreef 23

Via Galileo Galilei 2

Neuenstädter Strasse 11

Ijzersteden 6-8

Entrepotkaai 5

Montignystraat 109A

12, rue Saint Benoit

Via Gallo 769

Place Dumont 6

Noorderlaan 33

Rue Natalis 2

Mechelsesteenweg 64

Kolonel Bourgstraat 149

Koning Albert II-laan 27

Regentlaan 8

Straat

Enkele leveranciers

1001

nr.

Lev.

3

110033

1140

2140

9880

3500

1000

2110

2000

8500

3500

9420

9000

8820

20124

74196

7547

2000

2018

94350

50121

1150

2030

4020

2018

1140

1030

1000

Postcode

AZADPUR DELHI, INDIA

HONG KONG

EVERE BRUSSEL

TAXCO (MEXICO)

ANTWERPEN

AALTER

HASSELT

BRUSSEL

WIJNEGEM

ANTWERPEN

KORTRIJK

HASSELT

ERPE-MERE

GENT

TORHOUT

IT-MILANO

DE-NEUENSTADT 2

NL-TB ENSCHEDE

ANTWERPEN

ANTWERPEN

FR-VILLIERS/MARNE

IT-FIRENZE

STOKKEL

ANTWERPEN

LUIK

ANTWERPEN

BRUSSEL

BRUSSEL

BRUSSEL

Woonplaats

0091 121 3091990

0852 2523 3208

02 237 81 65

+52

03 290 06 60

09 375 68 00

011 30 15 15

022 011111

03 231 59 30

03 220 21 11

056 27 78 40

011 28 44 10

053 82 77 77

09 223 36 42

050 21 13 63

+ 39 892 640 013

+ 49 7139-2679

+ 31 53 433 64 11

03 233 78 38

03 288 90 93

+33 825 825 351

+39 55 49 73 201

02 772 76 16

03 541 22 99

04 343 77 46

0800 57 089

02 745 71 11

02 202 41 11

02 518 61 11

Tel.

7269

4025066804

BE63 1136 6720 0408

40200

BE47 4487 6306 8180

BE84 2930 3508 5359

BE31 4354 1116 1155

BE08 6790 0000 1313

BE26 3900 9553 2729

BE95 0000 5206 5758

BE65 3100 7287 7196

BE67 2100 9689 6887

BE50 2900 1260 0018

BE75 7895 7949 1051

BE24 2800 5734 6538

IT93b076012800000055994305

DE89 5535 0010 0001 127027

NL85 RABO 0104 2945 74

BE48 6451 0079 1927

BE32 0014 2552 1902

BKCP BE B1 BKB

KRED BE BB

GEBA BE BB

KRED BE BB

Brussel

Antwerpen

Gent

Hasselt

Antwerpen Brussel

PCHQ BE BB

Antwerpen

Kortrijk

Hasselt

Dendermonde

BBRU BE BB

BPOT BE B1

BBRU BE BB

GEBA BE BB

GEBA BE BB

Brugge Gent

GEBA BE BB

Milano

Antwerpen

Antwerpen

GKCC BE BB

JVBA BE 22

BE-0449 325 774

BE 0428 630 726

BE 0870 459 687

BE 0440 845 006

BE 0214 596 464

BE 0441 151 248

BE 0407 139 583

BE 0478 015 307

BE 0475 504 688

BE 0400 326 423

BE 0423 536 147

BE 0448 460 989

IT 01277 610 661

DE 1499 604 77

NL 0307 15 441 B01

BE 0404 458 128

BE 0454 168 549

IT 05286911002

BE 0895 830 038

BE 0862 222 607

BE 0478465663

FR 783 428 547 677

Créteil

Brussel

Antwerpen

Luik

BE 0204 923 881

BE 0456 810 810

BE 0202 239 951

BE 0476 306 127

Ondernemingsnr.

39-06-6791121

GEBA BE BB

KRED BE BB

BBRU BE BB

GEBA BE BB

Brussel Antwerpen

KRED BE BB

Brussel

Brussel

RPR

GKCC BE BB

BPOT BE B1

BPOT BE B1

BIC

FR 76 1090 7000 0102 4212 9188 632

BE15 7376 0800 4430

BE81 3200 5524 6624

BE59 2200 3634 4926

BE56 0963 1030 0088

BE12 4569 5834 7192

BE50 0001 7100 3118

BE46 0003 2544 8336

IBAN



9


15/07/13 22:00

Safari

Diana Sports

ZAPPA (schoenen)

Saffraan

Greenhouse

Sir Patrick

Francesca B.

Marie Grinelle

Boboli

Calixte

Stephen Nelson

Sabina Berke

Carlotta

Daikalu

Raj Textiles

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

2021

2022

2023

Aspasia

2006

2009

Bijou Store

2005

Aristocrate

Esplanade

2004

Belle

Handtas en Co

2003

2008

Brufil

2002

2007

Naam

Paprica

Klant-nr.

2001

106 Commerce Centre Goregaon East

Nichiei BLDG, Sth Floor 4

Knokkeweg 12

Unter den Linden 71

153 Bell Street

89, Rue de la Monnaie

Bronstraat 6

Duinkerkelaan 31

Stormestraat 98

Papestraat 7

Brusselse steenweg 331

Pelgrimslaan 20

Koolmijnlaan 191

Sint-Jansstraat 31

Schriekbos 110

Tolbareel 93

Oude Vest 73

Tacambaroplein 11

Meir 43

Lange Zoutstraat 7

Havermarkt 3

Maria-Christinastraat 192

De Bruynlaan 131

Straat en nr.

4 Enkele klanten Postcode

400063

550

9880

10117

NW1 6TL

59000

3830

8660

8790

8870

1730

1731

3550

2820

2980

2930

9200

9700

2000

9300

3500

1020

2610

Woonplaats

MUMBAI, INDIA

OSAKA, JAPAN

AALTER

BERLIN

LONDON

LILLE

WELLEN

DE PANNE

WAREGEM

IZEGEM

ASSE

ZELLIK

HEUSDEN-ZOLDER

BONHEIDEN

ZOERSEL

BRASSCHAAT

DENDERMONDE

OUDENAARDE

ANTWERPEN

AALST

HASSELT

BRUSSEL

WILRIJK

Telefoon

91 22 28739670

0081 354 74 9773

09 258 11 99

+ 49 30 22 61 1016

+ 44 20 7724 0876

+ 33 3 20 13 01 19

012 74 13 51

058 41 18 92

056 61 12 30

051 33 78 20

02 452 47 94

02 466 09 05

011 57 23 71

015 34 30 26

03 464 22 40

03 663 11 57

052 25 20 63

055 31 98 77

03 707 22 02

053 77 09 60

011 22 20 80

02 512 05 85

03 820 98 30

Gent

Tongeren

Veurne

Kortrijk

Kortrijk

Brussel

Brussel

Hasselt

Mechelen

Antwerpen

Antwerpen

Dendermonde

Oudenaarde

Antwerpen

Aalst

Hasselt

Brussel

Antwerpen

RPR

BE-0466 349 868

DE 2743 225 09

GB 428 0755 47

FR 94 410 884 332

BE 0456 566 132

BE 0683 100 922

BE 0440 507 880

BE 0426 697 555

BE 0457 985 993

BE 0400 539 724

BE 0433 596 136

BE-0744 124 117

BE 0434 675 905

BE 0406 964 389

BE 0448 170 484

BE 0438 122 769

BE 0403 382 418

BE 0417 515 417

BE 0421 438 076

BE 0419 016 640

BE 0433 107 671

Ondernemingsnummer

5

Personeel

■ 1 Organisatieschema van de onderneming Zaakvoerder Mathis Valke

CFO (Chief Financial Officer) Ciska De Roeck

Aankoopmanager

Logistiek manager

Verkoopmanager

Claire Dufaux

Vincent Ransbeek

Arne Schoonhoven

Boekhouder Michiel Fobert

Aankoopmedewerker

Magazijnmeester

Kristina Ibens

Jasper Putman

Logistiek medewerker Robin Vissers

Commercieel medewerker binnendienst

Assistent boekhouder Pieter Sabbe

Marjolein Colle Leyla Ugulur

Verkopers kopers buitendienst

Receptie Julie Geldof

Arthur Sanders Elise Lamont Fien Lesaffre

■ 2 Personeelsgegevens Bedienden Naam

Adres

Postnummer Plaats 2000 2000 2530 2150 2950 2900 2650 2630 2050 2600 2160 2520 9150 2640

Brutowedde In EUR ANTWERPEN 4 200,00 ANTWERPEN 3 460,00 BOECHOUT 3 250,00 BORSBEEK 2 980,00 KAPELLEN 3 100,00 SCHOTEN 2 660,00 EDEGEM 1 900,00 AARTSELAAR 1 960,00 ANTWERPEN L.O. 1 850,00 BERCHEM 1 900,00 WOMMELGEM 1 920,00 RANST 2 000,00 KRUIBEKE 2 030,00 MORTSEL 2 015,00

Gezinstoestand* 2 0 0 3 2 4 1 0 0 2 0 2 3 1

Mathis Valke Ciska De Roeck Arne Schoonhoven Vincent Ransbeek Claire Dufaux Michiel Fobert Pieter Sabbe Kristina Ibens Marjolein Colle Leyla Ugulur Julie Geldof Arthur Sanders Elise Lamont Fien Lesaffre

De Gerlachekaai 17 bus 5 Rubenslei 36 bus 2 Holleweg 109 Corneel Smitslei 21 Eikendreef 26 Villerslei 9 Grote Dries 45 Kleistraat 52 Lode Zielenslaan 36 Sint-Hubertusstraat 112 Kapelleveld 14 Zakstraat 3 Oude Kerkstraat 8 Elf-Julistraat 14

Naam

Adres

Postnr.

Plaats

Smissestraat 12 Akkerwindestraat 107

9100 2050

Gezinstoestand* 3 2

Jasper Putman Robin Vissers

Schaal 1 1 1 2 1 2 1 alleen alleen 1 alleen 1 2 1

Arbeiders Brutoloon In EUR/uur SINT-NIKLAAS 16,00 ANTWERPEN L.O. 14,00

Schaal 2 1

* Gezinstoestand = aantal kinderen ten laste.

10



15/07/13 22:00

2

HET ORGANOGRAM VAN EEN ONDERNEMING

1

Organogram van Kronos

‹

Verkenning

Maak het organogram van Kronos in Word via SmartArt. Tips • Kies in het tabblad Pagina-indeling voor een liggende afdrukstand via de knop

• Kies in het tabblad Invoegen SmartArt via de knop

en kies voor hiërarchie met meerdere niveaus de knoppen: en

.

• Tik in elk vak de tekst in. Wil je het lettertype aanpassen, dan selecteer je bovenaan het scherm het tabblad Start.


11


15/07/13 22:00

‹‹

Ter zake

1 Begrip organogram

Een organogram geeft schematisch de verschillende afdelingen van een bedrijf weer evenals de namen van de personen die voor de afdeling verantwoordelijk zijn en de functies die ze uitoefenen. In een organogram staan de personen met de hoogste functie bovenaan. De verbindingslijnen en de plaats van de verschillende afdelingen in het organogram geven de onderlinge relaties weer. Als we de verticale verbindingslijnen bekijken van boven naar onder, vinden we wie leiding geeft. Als we die verbindingslijnen van onder naar boven bekijken, weten we wie moet rapporteren aan welke persoon. De horizontale verbindingslijnen tussen de vakjes geven weer wie op dezelfde hoogte staat in het bedrijf.

2 Een organogram maken in Word Organogrammen maak je in Word 2007 via het tabblad Invoegen, waar je kiest voor SmartArt via de

knop

.

Vervolgens selecteer je Hiërarchie met meerdere niveaus als volgt:

Zodra je de muis beweegt in het modelorganogram, verschijnen er bovenaan twee nieuwe tabbladen met hulpmiddelen voor SmartArt. Elk tabblad biedt in het brede lint eronder specifieke selectiemogelijkheden voor het ontwerp en de opmaak.

12



15/07/13 22:00

De kleur stel je in via de knop

De namen en de functies van de personeelsleden tik je in de vakken. Om het lettertype te selecteren, ga je terug naar het tabblad Start, met het bijbehorende brede lint aan instructies.

Klik je met je rechtermuisknop op de rand van een tekstvak, dan kun je de hiërarchie nog verder uitbreiden met de selecties.

De vorm van het tekstvak kun je aanpassen door met je linkermuisknop te klikken op de hoeken en de middelste bolletjes. Er verschijnt een dubbele pijl en je kunt de vorm uitrekken of kleiner maken. Het organogram bewaar je en druk je af via de Office-knop

.

IN DE PRAKTIJK In jullie team heeft elk van jullie een bepaalde functie. Maak het organogram van jullie team.


13


15/07/13 22:00

2

Soorten organisatiestructuren

Ondernemingen kunnen hun organisatie structureren op verschillende manieren. Bij Kronos is de organisatiestructuur goed uitgebouwd. In andere, kleine of opstartende ondernemingen is de organisatiestructuur nog zeer rechtlijnig, zoals in de volgende voorbeelden. Voorbeeld van een organogram in een zakenkantoor

Voorbeeld van een organogram in een startende productieonderneming die designverlichting maakt Directeur bedrijf

Designer

‹ ‹‹

Aan- en verkoopverantwoordelijke

Arbeider

Arbeider

Administratief medewerker

Verkenning

Teken deze organogrammen in Word.

Ter zake

1 Lijnorganisatie

De eenvoudigste en oudste organisatiestructuur is een platte structuur van gelijkwaardige functies met aan het hoofd één leidinggevende.

Voorbeelden hiervan vinden we in kleine zakenkantoren, kleine immobiliënkantoren en kleine scholen waar één directeur de leiding heeft over het korps van leraren.

14



15/07/13 22:00

In dergelijke rechtlijnige organisaties heerst er eenheid van leiding en bevelvoering. Dit maakt deze organisaties overzichtelijk. Beslissingen kunnen snel worden genomen en er wordt vlot gecommuniceerd. Maar zodra de organisatie te groot wordt of geconfronteerd wordt met te complexe problemen, is de bedrijfsleider al snel overbelast.

2 Lijnstaforganisatie Wanneer de taak van directeur in een lijnorganisatie te zwaar geworden is, zal hij zich laten bijstaan door een of meer specialisten, stafleden genoemd. Het zijn deskundigen die voor de directeur bepaalde specifieke problemen uitdiepen en hierover advies geven aan de directeur.

Een staflid kan bijvoorbeeld een jurist zijn die de directeur bijstaat op juridisch vlak. Het kan ook een industrieel ingenieur zijn, een designer of een milieudeskundige.

3 Functionele organisatie De meeste organisaties in het bedrijfsleven zijn functionele organisaties. De verschillende functies zoals verkoop, productie, boekhouding zijn ondergebracht in afzonderlijke afdelingen per functie. Aan het hoofd van elke afdeling staat een verantwoordelijke. Op die manier kan de organisatie complexere problemen aan. De leidinggevenden van elke afdeling vormen samen de top van de organisatie onder leiding van de algemeen directeur.

Verantwoordelijke aankoop

Verantwoordelijke productie

Verantwoordelijke verkoop


Verantwoordelijke administratie

15


15/07/13 22:00

Aankoopmanager

16


HRverantwoordelijke

Leveranciersboekhouding

Productiemanager

Facturatie

Verkoopmanager

Kwaliteitscoördinator

Hoofdboekhouder

Algemeen Directeur (CEO)

ERPverantwoordelijke

Chief Financial Officer (CFO)

Secretariaat

Interne audit

3 Het organogram van een administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling



15/07/13 22:00

‹ ‹‹

Verkenning

Teken dit organogram in Word.

Ter zake

Het organogram dat je nu getekend hebt, is een voorbeeld van hoe de administratieve, financiële en boekhoudafdeling gestructureerd kan zijn in een internationaal georiënteerd productiebedrijf of handelsbedrijf. We bespreken het organogram. De algemene leiding is in handen van de CEO (Chief Executive Officer) of algemeen directeur. In een functionele organisatie staat de CFO (Chief Financial Officer) of financiële directeur aan het hoofd van de boekhoudafdeling. Hij is lid van het directiecomité samen met de overige managers (zie rode cellen) onder leiding van de CEO of algemeen directeur. De CFO laat zich in zijn staffunctie bijstaan door een interne audit die de volledige organisatie nauwlettend in het oog houdt en helpt bij het beheersen van de financiële, wettelijke en organisatorische risico’s. In lijnfunctie onder de bevoegdheid van de CFO functioneren de HR-verantwoordelijke of personeelsdirecteur, de hoofdboekhouder, de ERP-verantwoordelijke en het secretariaat. HR staat voor human resources. Dit kunnen we naar analogie van natural resources (natuurlijke rijkdom) vrij vertalen als ‘menselijke rijkdom’. De term wil laten verstaan dat mensen in het bedrijf zeer waardevol zijn en behoren tot de ‘rijkdom’ van het bedrijf. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Hier gaat het om het beheren van de bedrijfssoftware. Met ERP-software worden alle bedrijfsprocessen, zoals voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek, verbonden in één elektronisch intern netwerk. Met één uniforme software worden alle gegevens door het bedrijf gestuurd, aangepast en geconsulteerd door de personen die hiertoe machtiging hebben. Het secretariaat zorgt voor alle administratie van de financiële afdeling. De hoofdboekhouder doet de nodige financiële verrichtingen, maakt de btw- en intrastat-aangifte op en bereidt voor de CFO de maandafsluiting voor. Onder de hoofdboekhouder werken de hulpboekhouders in de leveranciersboekhouding en de facturatie.


17


15/07/13 22:00

IN DE PRAKTIJK Ook een universiteit heeft een organisatiestructuur. Surf naar http://organigram.kuleuven.be/ext/1/50000862.htm.

Ga na welke diensten er onder elke blauwe link zitten en teken het geheel uit in een organogram.

18



15/07/13 22:00

3

PLANNEN EN VERGADEREN

1

Plannen werkt ontspannend

Stress wordt een alsmaar groter probleem op de werkvloer. Drie jaar geleden onderzocht het humanresourcesdienstenbedrijf SD Worx met welke werknemersproblemen werkgevers vooral geconfronteerd worden. Onlangs werd dat onderzoek nog eens overgedaan en er bleken een aantal opvallende verschuivingen te zijn. De top vijf van werkgeversbezorgdheden voor het personeel:

Stressgevoel bij werknemers Langdurige ziekte van werknemers Ontevredenheid bij werknemers Ziekteverzuim Personeelsverloop

Huidige peiling 56 % 38 % 35 % 34 % 30 %

Vorige peiling 51 % 33 % 42 % 46 % 25 %

Stress stond bij de vorige peiling op de eerste plaats. Het probleem heeft niet alleen zijn positie bewaard maar het percentage is nog toegenomen. Wellicht is er een verband tussen het eerste en het tweede probleem, zegt SD Worx. De stress neemt toe omdat ook de werkdruk toeneemt en dat kan dan weer langdurige ziektes veroorzaken.

‹

Bron: De Standaard

1 2 3 4 5 6

Verkenning Omschrijf in je eigen woorden wat stress is. Omschrijf het begrip ‘human resources’. Geef een viertal oorzaken voor het ontstaan van stress. Welke technieken kunnen we aanwenden om stress te vermijden? Welke technieken gebruik jij als je in tijdnood dreigt te komen? Surf naar www.sd.be > Contact > Over SD Worx. Onderaan de tekst op deze bladzijde vind je de missie van SD Worx: Result driven HR. We excel in HR services that drive your business performance. Vertaal deze opdracht.

‹‹

Ter zake

1 Stress

1 Gezonde versus ongezonde stress Stress is een spanningstoestand van het lichaam als reactie op externe prikkels. Als er gevaar dreigt, is er adrenaline, die door stress wordt aangemaakt, nodig voor het verdedigingsmecha-


19


15/07/13 22:00

nisme. Deze zogenaamde vecht- of vluchtreactie gaat onder meer gepaard met een stijging van de bloeddruk, scherpere zintuigen, gespannen spieren en een verlaagde pijngevoeligheid. Is het gevaar geweken, dan herstelt het lichaam de balans via de productie van stoffen die een rol spelen bij gevoelens van blijdschap, welzijn en geluk. De stress die noodzakelijk is om te overleven, noemen we gezonde of positieve stress. Ook stress die het mogelijk maakt om sportprestaties te leveren of op bepaalde ogenblikken te pieken, plaatsen we bij deze categorie. In onze huidige maatschappij heeft iedereen wel eens last van stress: huismoeders, werknemers, kaderleden, topmannen of -vrouwen … niemand ontsnapt eraan. Ze hebben allemaal een ander soort van stress, maar uiteindelijk komt het op hetzelfde neer: ze moeten een hele dag racen tegen de klok om al hun taken op tijd af te werken. Een beetje gezonde stress kan motiverend werken, maar als het te veel wordt, lopen we het gevaar het lichamelijk, psychisch en emotioneel niet meer aan te kunnen. Als de stresssituatie te lang aanhoudt, wordt ze ongezonde stress genoemd en die kan uiteindelijk een fysieke instorting van het lichaam veroorzaken. De duur van de stressvolle situaties en de fysieke conditie van het lichaam zijn daarom de belangrijkste beslissende factoren van de manier waarop we op stress reageren.

2 Oorzaken van stress Stress kan veroorzaakt worden door: • werkomgeving: hoeveelheid werk, deadlines, grote verantwoordelijkheid, eisen van klanten, onzekere toekomst; • relaties: problemen met collega’s, vrienden, partner, baas, medewerkers, kinderen, familie; • eigen verantwoordelijkheid: slechte tijdorganisatie, laag zelfbeeld, verstoord evenwicht werk/thuis, geldzorgen.

3 Tekenen van stress Stress kunnen we lichamelijk, psychisch en emotioneel ervaren: • lichamelijk: hoofdpijn, vermoeidheid, vage klachten en pijnen, rusteloosheid, niet meer in staat om te ontspannen; • psychisch: besluiteloosheid, vergeetachtigheid, slechte concentratie, gemakkelijk afgeleid zijn, te gehaast zijn bij het nemen van beslissingen; • emotioneel: geïrriteerd, boos, nerveus, ongerust, gespannen, ontevreden over werk en leven.

4 Technieken om met stress om te gaan Er zijn verschillende manieren en middelen om stress te bestrijden. • Breng in kaart wat de oorzaak van de ervaren stress is. Dat geeft informatie over hoe het probleem aangepakt moet worden. • Leer efficiënt met je tijd omgaan. • Werk netjes en georganiseerd: chaos schept problemen. • Las regelmatig, verspreid over de dag, kleine pauzes in. • Leer je ontspannen en leer afstand nemen. • Leer ‘neen’ zeggen. • Zorg voor een goede balans tussen werk en thuis. • Eet gezond: vermijd vet en suiker. • Blijf fit: ga sporten of wandelen.

20



15/07/13 22:00

2 Werkplanning 1 Principe Vaak horen we de uitspraak: ‘Ik ben voortdurend druk bezig geweest maar ik zou je niet kunnen vertellen waarmee.’ Wie tot dit besluit komt, moet dringend werk maken van werkplanning. Via timemanagement, werkorganisatie en planning kunnen we stresssituaties vermijden. Nutteloze, inefficiënte en ineffectieve inspanningen moeten we naar de achtergrond verschuiven en vervangen door efficiënte en effectieve inspanningen. Centraal binnen timemanagement staat een verschuiving van de klemtoon: die ligt niet op het ‘bezig zijn’ maar wel op de resultaten van dat bezig zijn.

Het Paretoprincipe of de 80/20-regel zegt dat 80 % van onze resultaten behaald worden door 20 % goed ingezette middelen. Voorbeelden van deze regel zijn uitspraken zoals: 20 % van de bedrijven veroorzaakt 80 % van de milieuhinder; 20 % van onze kleding dragen we gedurende 80 % van het jaar; 20 % van de klanten draagt bij tot 80 % van de resultaten. Daarom is het interessant zich toe te spitsen op die 20 % van de oorzaken of middelen. Op die manier besteden we onze tijd efficiënter. De realiteit bekijken en analyseren en onze tijd goed beheren, zijn van heel groot belang. Timemanagement betekent zichzelf organiseren en zich aanpassen aan de werkomgeving.

2 Voordelen De voordelen van timemanagement zijn onder te brengen in twee grote categorieën. 1 Timemanagement maakt een onderscheid tussen de dingen die werkelijk van belang zijn en de dingen die op de tweede plaats komen. 2 Timemanagement helpt om de tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Door de elementen die voor afleiding zorgen te beheersen, neemt de effectiviteit toe en neemt de stress af.


21


15/07/13 22:00

3 Persoonlijke planning 1 Prioriteiten stellen Bij een persoonlijke planning stellen we ons de hierna volgende vragen. • Wat is het belang van de taak? • Hoe dringend is de taak?

Laag

Laag

Hoog

Doe de taak niet

Doe de taak later

Hoog

Dringendheid

Belang

Vraag iemand anders de taak uit te voeren

Doe de taak nu

Niet alleen moeten we rekening houden met het belang en de urgentie van de taak. Ook moeten we ervoor zorgen dat we de taak in de beste omstandigheden uitvoeren. Elke persoon heeft per dag een bepaalde periode waarin hij zich optimaal voelt en anderzijds een periode waarin hij zich weinig energiek voelt. Bovendien zijn er mensen die liever vroeg opstaan en anderen die liever heel laat werken. We noemen ze de ochtendtypes en de avondtypes. In het Frans is daar de mooie uitdrukking voor: les couche-tôt et les couche-tard. Vrij vertaald: zij die vroeg gaan slapen en zij die laat gaan slapen. Dat heeft te maken met het bioritme van elk individu. Energievereisende werkzaamheden kunnen we beter verrichten tijdens onze toptijd, wanneer we scherp van geest zijn en erg geconcentreerd kunnen werken. Tijdens een dipje, bijvoorbeeld na een zware maaltijd, maken we gemakkelijk fouten en werken we wat slordig. Hier kunnen we dan beter taken afwerken met een lage prioriteit die we later nog eens opnieuw kunnen bekijken. 2 To do Wie faalt in zijn plannen, plant zijn eigen falen, aldus een oude wijsheid. Het is belangrijk om een weekplan op te stellen voor de hoofdtaken van de komende week. We richten ons daarbij op de te bereiken resultaten in plaats van op de urgenties. Op die manier bepalen we de prioriteiten. Daarom moeten we de weekplanning omzetten in een dagelijks ‘to do’-lijstje en de taken indelen in dringend en belangrijk. In de loop van de dag punten we het todolijstje af met de gerealiseerde taken. Op die manier lopen we niet het risico deadlines over het hoofd te zien.

22



15/07/13 22:00

UIT DE PRAKTIJK Vilfredo Pareto, socioloog, economist en filosoof, leefde van 1848 tot 1923. Hij werd in Parijs geboren uit een Franse moeder en een Italiaanse vader. De familie keerde in 1858 terug naar Italië waar Vilfredo een uitstekende opleiding kreeg. Na politieke problemen in Italië werd hij in 1893 lector aan de universiteit van Lausanne in Zwitserland en keerde niet meer naar Italië terug. Pareto constateerde dat 80 % van de rijkdom in Italië in het bezit was van 20 % van de bevolking. Deze 80/20 verhouding werd opgepikt door Joseph Juran die ze toepaste in kwaliteitsstudies en ze de naam Paretoprincipe gaf. Deze vuistregel is nu algemeen verspreid in managementkringen met stellingen als: 80 % van de output komt voort uit 20 % van de input. Of: 80 % van de resultaten komt voort uit 20 % van de inspanningen. En nog concreter: 80 % van de bedrijfswinst komt van 20 % van de klanten en producten. 1 2 3

Wie was Joseph Juran? Zoek het op via Google. Zoek, via het internet, nog enkele uitspraken die voldoen aan het Paretoprincipe. Welke kritiek is er op deze regel?

IN DE PRAKTIJK 1

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2 3

Maak voor jullie project in team een prioriteitenlijst met uit te voeren taken naargelang van hun belang en urgentie. Laat jullie daarbij leiden door de hierna volgende vragen. Wat hebben jullie tot nu toe al gerealiseerd? Hoe zijn jullie te werk gegaan? Is de groep tevreden over de tot nu toe afgewerkte taken? Wat is er op korte termijn nog te doen? Wat is er op lange termijn nog te doen? Maak bij elk van jullie vergaderingen in team een todolijst, die je dan op de volgende vergadering afpunt met de uitgevoerde taken. Maak in de weken vóór de examens een todolijst met de dringend te herhalen leerstof van de verschillende vakken.


23


25/07/13 13:03

2

Vergaderen

Emmanuel Vanaartrijke Vastgoedmakelaar – Syndicus Kantoor: Burggravenlaan 45 9000 Gent Tel. 09-223 55 75 Fax 09-225 95 85 E-mail [email protected]

DOMUS

De heer Anton De Somer Beukendreef 11 9690 Kluisbergen Gent, 14 mei 20..

Geachte heer U wordt uitgenodigd voor de algemene vergadering van eigenaars van de Residentie Ensor, Begoniastraat 41-43 te Gent. Deze bijeenkomst heeft plaats in de vergaderzaal ‘De morgenstond’ van het hotel Gravensteen, Jan Breydelstraat 35, 9000 Gent, op 30 mei 20.. om 19 uur stipt. Agenda 1 Ondertekenen van het aanwezigheidsregister door de eigenaars of volmachthouders. 2 Nazicht en inzameling van de volmachten. 3 Bespreking residentiële boekhouding en verdeelstaat. De boekhouding ligt ter inzage vanaf 18 uur of kan vooraf worden geraadpleegd op het kantoor van de syndicus na telefonische afspraak. Vragen of opmerkingen moeten vooraf aan de syndicus worden gesteld want tijdens de vergadering is opzoekwerk onmogelijk. 4 Goedkeuring van de boekhouding en de verdeelstaat. 5 Décharge van de syndicus. 6 Nieuwe aanstelling syndicus. 7 Bespreking van de uit te voeren werken: • Opsporen oorzaak regelmatige verstopping van de afvoerleidingen; • Achtergevel: vernieuwing van de ramen; • Vervanging parlofoon door videofoon; • Onderhoud gebouw: evaluatie. 8 Varia • Vragen van huurders. Ingeval u niet persoonlijk kunt aanwezig zijn op deze vergadering, wilt u mij hiervan dan vóór 20 mei 20.. via mail of telefonisch op de hoogte stellen? Om een nutteloze samenkomst te vermijden is het dan noodzakelijk dat u zorgt voor een vervanger en hem het bijgevoegde volmachtformulier voorzien van uw opdracht en handtekening doorgeeft. Vriendelijke groeten

l Emmanruterijke Vanaa

Emmanuel Vanaartrijke Syndicus

24



15/07/13 22:00

‹ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Verkenning Wie nodigt hier uit? Wie wordt er uitgenodigd? In welke hoedanigheid wordt de persoon uitgenodigd? Verklaar de term ‘syndicus’. Waar vindt de vergadering plaats? Wanneer begint de vergadering? In de agenda zitten twee belangrijke punten. Welke? Wat betekent ‘décharge syndicus’? Hoe lang mag deze vergadering volgens jou duren? Waarom is het van belang dat er iemand de leiding neemt op een vergadering? Wat moet er zo snel mogelijk na de vergadering opgemaakt en verspreid worden?

‹‹

Ter zake

Efficiënt vergaderen is een kunst, maar in tegenstelling tot echte kunst is het geen kwestie van talent maar van discipline, inzicht en het opnemen van verantwoordelijkheid. Daarom moet elke vergadering grondig voorbereid worden en is het opstellen van een agenda noodzakelijk. Elke deelnemer aan de vergadering krijgt de agenda vooraf. Het voorbeeld hiernaast is een voorbeeld van een externe vergadering. De personen die uitgenodigd worden, hebben dezelfde belangen maar zijn geen collega’s. Interne vergaderingen worden gehouden onder collega’s van eenzelfde afdeling of van eenzelfde team. De aandachtspunten voor externe en interne vergaderingen zijn dezelfde.

1 Aandachtspunten bij de voorbereiding Agenda • Maak een agenda met de punten die besproken zullen worden en roep de vergadering enkel samen als dit de beste manier is om te communiceren. • Begin de agenda met eenvoudige punten en plaats de meer ingewikkelde en belangrijkste agendapunten in het midden van de beschikbare tijd. • Beperk het aantal agendapunten: een te lange vergadering is vermoeiend en doet de aandacht verslappen. Infrastructuur • Geef de deelnemers, indien nodig, vooraf een plaats. Dat voorkomt dat twee goede bekenden tijdens de vergadering met elkaar gaan kletsen. • Zet tijdslimieten uit voor elk te bespreken punt en houd je aan die limieten. • Zorg ervoor dat de infrastructuur degelijk en comfortabel is: voldoende ruime zaal, water, koffie en thee, een koffiekoekje of een broodje naargelang van het tijdstip van de vergadering. • Als je met een presentatie werkt, zorg er dan voor dat elke deelnemer alles duidelijk kan zien en zorg voor een geprinte versie.


25


15/07/13 22:00

2 Uitnodiging en agenda • Zorg ervoor dat de uitnodiging alle informatie bevat die de deelnemers nodig hebben. • Nodig alleen die mensen uit die direct betrokken zijn bij de te bespreken onderwerpen. • Zowel voor een interne als voor een externe vergadering moet de uitnodiging de volgende gegevens bevatten. Naam van de afzender, e-mailadres en eventueel postadres Naam van de geadresseerde Indien interne vergadering: namen van alle deelnemers Plaats waar de vergadering doorgaat Beginuur van de vergadering Eventueel einduur van de vergadering Agenda van de vergadering met eventueel de tijdsaanduiding per punt Verwijzing naar eventueel meegestuurde documenten met de uitdrukkelijke vraag ze te lezen en eventueel commentaar bij voorbaat door te geven. Vraag om aanwezigheid te bevestigen

3 Een vergadering leiden Meestal is de voorzitter van de vergadering degene die de deelnemers heeft samengeroepen. De voorzitter heeft een belangrijke taak: hij moet de besprekingen in goede banen leiden en ervoor zorgen dat de samenkomst een positief resultaat oplevert. Het verloop van een vergadering kunnen we als volgt schetsen.

1 Openen van de vergadering • De voorzitter verwelkomt de aanwezigen en herinnert in een paar kernachtige zinnen aan het doel van de bijeenkomst. • Indien het niet bij voorbaat overeengekomen is, duidt de voorzitter een verslaggever aan die de nodige notities neemt voor de schriftelijke neerslag van de vergadering. • Indien op een interne vergadering experts van buiten het bedrijf aanwezig zijn, stelt de voorzitter deze personen voor aan de deelnemers. • Een voorzitter die enthousiasme en kordaatheid uitstraalt, heeft al bij voorbaat een winstpunt.

2 Bespreking van de agendapunten • Op tijd beginnen, ook als niet iedereen er is, maakt de laatkomers duidelijk dat een afspraak er is om gerespecteerd te worden. De volgende keer komen ze beslist op tijd. • De voorzitter zorgt ervoor dat de tijdsindeling per agendapunt strikt gerespecteerd wordt. • Bij zeer moeilijke punten kan een korte pauze ingelast worden zodat de aanwezigen even bedenktijd krijgen. • De voorzitter kan zelf ideeën aanbrengen om de discussie op gang te brengen. Daarna zorgt hij ervoor dat iedereen zo veel mogelijk aan bod komt. • De voorzitter moet duidelijk maken dat persoonlijke aanvallen niet kunnen. • De voorzitter moet ervoor zorgen dat de deelnemers bij het agendapunt blijven en verhinderen dat er eindeloze uitweidingen gemaakt worden.

26



15/07/13 22:00

3 Beëindigen van de vergadering • De voorzitter formuleert de eindconclusies van de vergadering. Afhankelijk van de agendapunten kan het gaan om een enkele conclusie of om verschillende deelconclusies. • De voorzitter geeft eventueel de punten aan waarover geen overeenstemming is bereikt en formuleert de verdere manier van werken. • De voorzitter formuleert duidelijk de verdere afspraken en legt, indien nodig, een datum vast voor een volgende vergadering.

4 Nazorg van de vergadering De voorzitter zorgt ervoor dat de verslaggever het verslag snel opmaakt. Hij neemt samen met de verslaggever de eindtekst door en laat het document doorsturen naar de deelnemers. Op die manier is de communicatie duidelijk en weet elke aanwezige van de vergadering wanneer hij/zij wat wel of niet moet uitvoeren of opvolgen.

UIT DE PRAKTIJK

Figuur B Figuur A

Bron: De Tijd

Figuur C


27


15/07/13 22:01

Opdracht De krantenknipsels op de vorige bladzijde zijn uitnodigingen tot de aandeelhoudersvergadering van de betrokken bedrijven. Analyseer deze uitnodigingen aan de hand van de volgende punten. Figuur A

Figuur B

Figuur C

Wie nodigt uit tot vergaderen? Op welke datum wordt de vergadering gehouden? Hoe laat start de vergadering? Waar wordt de vergadering gehouden? Hoeveel punten bevat de agenda? Zijn er verschilpunten op de agenda? Welke? Welke bijkomende informatie wordt er verstrekt? Wanneer moeten de aandelen gedeponeerd worden?

IN DE PRAKTIJK Vergaderen jullie efficiënt en effectief in jullie team? Ga dit na met de volgende checklist.

28



15/07/13 22:01

Checklist voor een effectieve en efficiënte vergadering Vóór de vergadering



1

Werd vastgelegd:

1.1

Wie voorzitter is?

1.2

Wie secretaris is? Is er een reserve voorzien?

2

Heeft de voorzitter het doel van de vergadering duidelijk vastgelegd?

3

Kunnen alle leden zich vrijmaken om te vergaderen?

4

Liggen de volgende zaken vast:

4.1

Plaats van vergaderen?

4.2

Tijdstip van vergaderen?

4.3

Duur van de vergadering?

5

Is het lokaal gereserveerd?

6

Is de agenda duidelijk uitgeschreven?

6.1

Zijn de verschillende punten goed onderscheiden?

6.2

Zijn de verschillende punten logisch gerangschikt? (van zeer belangrijk naar minder belangrijk)

6.3 6.4 6.5

Werd er aan de deelnemers gevraagd om punten toe te voegen? Is er een punt ‘varia’ voorzien, zodat de leden bij het begin van de vergadering eventueel nog punten kunnen toevoegen? Is er een maximum tijd per punt vastgesteld?

7

Hebben alle deelnemers vooraf de agenda met eventueel bijkomende stukken gekregen?

Tijdens de vergadering 8

Heeft de voorzitter het woord genomen om de vergadering te beginnen?

9

Werd aan de secretaris gevraagd om notities te nemen?

10

Werden de namen van de aanwezigen genoteerd?

11 12 13

Werden de namen van de afwezigen genoemd en hun verontschuldiging genoteerd? Heeft de voorzitter een rondvraag gehouden om eventuele variapunten toe te voegen aan de agenda? Worden de punten van de agenda gevolgd?

14

Dwalen de deelnemers niet af van het onderwerp?

15

Roept de voorzitter, indien nodig, de deelnemers tot de orde?

16

Leidt de voorzitter elk agendapunt in?

17

Leidt de voorzitter de discussie?

18

Laat de voorzitter alle deelnemers aan bod komen?

19

Houdt de voorzitter de tijd in het oog?

20

Rondt de voorzitter elk punt af met:

20.1

Het samenvatten van de beslissing?

20.2

Het duidelijk stellen van eventuele actiepunten?

21

Laat de voorzitter noteren welke punten in een volgende vergadering zullen worden besproken?

22

Is het duidelijk wanneer de vergadering is afgelopen?

Na de vergadering 23

Is de datum van het opmaken van het verslag vermeld?

24

Heeft het verslag een titel of een onderwerp?

25

Zijn de datum, plaats en tijdstip van de vergadering vermeld?

26

Zijn de volgende gegevens vermeld:

26.1

Naam van de voorzitter

26.2

Naam van de secretaris

26.3

Namen van alle aanwezigen

26.4

Namen van de verontschuldigden

27

Is elk besproken agendapunt samengevat?

28

Zijn de genomen besluiten duidelijk verwoord?

29

Is er duidelijk aangegeven wie wanneer welke eventuele actie onderneemt?

30

Is het verslag snel ter beschikking?


29


15/07/13 22:01

3

Werkplanning met elektronische agenda

Johan Deschuyffeleer is senior vice president and general manager of the Technology Services Business in Europe, the Middle East and Africa bij HP.

Bron: De Tijd

30



23/07/13 17:57

‹

Verkenning

1 Lees aandachtig de tijdsbesteding van Johan Deschuyffeleer en antwoord op de volgende vragen. 1.1 Wat zijn de bedrijfsactiviteiten van HP? 1.2 Het hoofdkwartier van HP is gevestigd in Palo Alto. Zoek op waar deze stad ligt en situeer ze op een kaart. 1.3 Waarop maakt Johan Deschuyffeleer allusie met ‘Green-IT’? 1.4 Surf naar www.digitaleurope.org > About us. Wat is de opdracht van deze organisatie? 1.5 Als twee medewerkers onmiddellijk aan hem rapporteren, wat is dan hun positie in het organogram? 1.6 Wat is een telefoonconferentie? 1.7 Welke kritiek geeft deze bedrijfsleider op het politieke bestel? 1.8 Wat betekent ‘waarde leveren aan het bedrijf’? 2

Maak een tabel in Word volgens het model hieronder, en omschrijf per dag, in een paar punten, de bezigheden van Johan Deschuyffeleer. Voormiddag

‹‹

Namiddag

Avond

ZA ZO

Ter zake

1 Agenda als tijdbeheerder

Voor het plannen van werkzaamheden zijn agenda’s om verschillende redenen onontbeerlijk. • Ze zijn bruikbaar voor afpuntlijstjes: ‘to do’ en ‘done’. • Ze zijn een bron van informatie: wanneer was ik waar en waarvoor? • Ze zijn een hulpmiddel voor het beheren van de tijd. • Ze zijn een geheugensteuntje voor warhoofden. Een agenda kan bijgehouden worden in diverse vormen: • een papieren agenda • een pda (personal digital assistant) Dit kleine toestel integreert gsm, agenda, e-mail, surfen op het internet, sms, gps, mp3, fototoestel, camera enz. Voorbeelden van merken van dergelijke toestellen zijn o.a. Acer, Apple, BlackBerry, Nokia, Samsung. • de elektronische agenda Online o.a. via gmail.com (Google), Windows Live Mail en MS Outlook.

2 De MS Outlook-agenda 1 Kennismaking De MS Office-software bevat naast Word, Excel en andere pakketten ook Outlook. Outlook heeft twee luiken: communicatie en planning. Wij beperken ons hier tot het deel planning, meer bepaald het bijhouden van een agenda.


31


15/07/13 22:01

Open Outlook door te dubbelklikken op het pictogram op het bureaublad of door het programma te kiezen via Start > Programma’s. Kies in de linkermarge voor de knop Agenda.

De agenda staat open op een leeg blad op 19 april 20.. . De blauwe balk bovenaan is de cursor. Het witte blok in het midden geeft de werktijd aan van 9 uur tot 17.30 uur. Het gele blokje bovenaan geeft aan dat de pagina 1 dag bevat. De andere mogelijkheden zijn een weekoverzicht of een maandoverzicht. Bij het openen van het pakket kom je automatisch terecht op de juiste dag van de maand. Hier is dat 19 april 20.. .

2 Een agendablad lezen

32



15/07/13 22:01

Wat leert dit agendablad ons? • Het is 19 april 20.. . Dat zien we bovenaan in het agendablad maar ook in de kalender in de linkerkolom. • De eigenaar van deze agenda heeft die dag een afspraak in de garage om 8 uur. Hij heeft dat in zijn agenda geschreven als een persoonlijke afspraak. Dat zien we aan het slotje en aan de omkadering. Het paarse balkje links geeft aan dat hij buitenshuis is. • Om 9 uur heeft hij een vergadering op kantoor. Ze zal duren tot 11.30 uur. De blauwe balk geeft aan dat hij wel op kantoor is, maar dat hij niet gestoord wil worden. • Om 13 uur heeft hij een nieuwe afspraak buitenshuis. Die zal vermoedelijk duren tot 16.30 uur. Dat hij dan niet op kantoor is, zien we aan de paarse balk links.

3 Navigeren in de kalender

Door op het driehoekje rechts te klikken, schuift de kalender naar een volgende maand. Door op het driehoekje links te klikken, schuift de kalender naar een vorige maand. Wie heel vlug naar een vorig of volgend jaar wil, klikt op de naam van de maand en sleept de cursor naar omhoog voor een vorig jaar of naar beneden voor een volgend jaar.

4 Opties in Outlook aanpassen 1 Tijdzone aanpassen Op dit ogenblik is de agenda ingedeeld per uur. Wie nauwkeuriger wil werken, kan de tijdzone wijzigen. Ga met de cursor op de tijdzone staan. Klik op de rechtermuisknop. Kies voor een meer gedetailleerde tijd, bijvoorbeeld per kwartier.


33


15/07/13 22:01

2 Werktijden aanpassen In scherm 1 zien we dat de werktijd aangegeven is in een witte kleur van 9 uur tot 17.30 uur. Wie een andere dagindeling verkiest, kan deze instelling wijzigen. Kies Extra, kies Opties, kies de knop Agenda-opties. Pas de begin- en eindtijd aan, bijvoorbeeld van 7.30 uur tot 15.30 uur. Pas eventueel ook andere opties aan, bijvoorbeeld de achtergrondkleur. Wanneer alles naar wens is aangepast, kies dan OK.

34



15/07/13 22:01

5 Een afspraak invullen in de agenda Er zijn twee mogelijkheden om een afspraak in te schrijven: • door te dubbelklikken op de balk waar je de afspraak wilt inschrijven of • via Bestand, Nieuw, Afspraak.

Stel dat we een ontbijtvergadering willen plannen met de bedrijfsrevisor op 26 mei 20.. . De vergadering begint om 7.30 uur op kantoor. We voorzien een duurtijd van 2.30 uur. We willen een dag op voorhand aan deze afspraak herinnerd worden zodat we niet vergeten het ontbijt te bestellen.

Als alle gegevens ingevuld zijn, sla dan op met de knop afspraak.

. Op het agendablad verschijnt de


35


15/07/13 22:01

6 Een afspraak wijzigen Stel dat de bedrijfsrevisor laat weten dat de eindvergadering op dinsdag 26 mei te vroeg komt en hij de afspraak liever verschuift naar het einde van de week, namelijk naar 28 mei. Ga naar de datum van afspraak. Dubbelklik op de afspraak. Je komt terecht in het dialoogvenster Afspraak. Wijzig de datum van 26 in 28 mei. Kies de knop Opslaan. De afspraak verhuist van 26 mei naar 28 mei.

7 Een terugkerende afspraak maken Stel dat het bedrijf verbouwingswerken laat uitvoeren en dat er elke vrijdag om 15.15 uur een werkvergadering is met de aannemer, de architect en de veiligheidscoördinator in het kantoor van de CFO van het bedrijf. Afhankelijk van de problemen zal de vergadering meer of minder tijd in beslag nemen. Maar de maximumduur wordt toch gepland op 2 uur. De werkzaamheden zullen drie maanden duren en beginnen na het bouwverlof . De eerste werkvergadering vindt plaats op 21 augustus 20.. . De CFO neemt deze afspraak op in zijn agenda.

36



15/07/13 22:01

Kies in de kalender de datum van 21 augustus 20.. . Dubbelklik in het agendablad van die datum op de rij 15.15 uur. Duid de begintijd en de eindtijd aan. Geef aan dat je op dat ogenblik niet gestoord wilt worden, in het veld Weergeven als: Bezet. Kies de knop Terugkeerpatroon. Vul het volgende dialoogvenster in zoals het voorbeeld hierboven. In het veld Eindigt na: tikken we 12. Het gaat immers om drie maanden. Kies OK. Kies Opslaan.

8 Taken noteren Voor de vergadering met de bedrijfsrevisor voorzien we een uitgebreid ontbijt in de bezoekerslunchroom van het bedrijf. We moeten dat een dag op voorhand bestellen en doorgeven aan de catering. De CFO stelt zich als taak dit twee dagen bij voorbaat te vragen aan de secretaresse van het bedrijf die contacten legt met de catering. We noteren dit als een taak. Ook voor taken kunnen we twee wegen kiezen: • Bestand, Nieuw, Taak (zie scherm 6) of • kies de knop Taken. In beide gevallen komen we in het dialoogvenster Taak terecht. Een taak is niet gebonden aan een specifieke datum of tijd, tenzij wij dat zelf bepalen.


37


15/07/13 22:01

9 Afspraken en taken verwijderen Een afspraak of een taak verwijderen, is zeer eenvoudig. Ga met de cursor naar de afspraak of de taak. Klik op de rechtermuisknop en kies Verwijderen of kies in het lint de knop Verwijderen.

38



15/07/13 22:01

10 Een vergadering plannen 1 Binnen een netwerk Gesteld dat we op 6 juni 20.. een vergadering willen plannen met een aantal collega’s. Kies Acties, Vergadering plannen.

Wie deel uitmaakt van een netwerk, kan via Outlook de agenda van de andere gebruikers raadplegen en zo nagaan welke de vrije momenten zijn van alle betrokkenen om een vergaderdatum voor te stellen. Enkel de personen die rechten kregen, kunnen de agenda’s van anderen raadplegen. 2 Via het internet Wie niet in een netwerk zit, kan deze functie uiteraard niet gebruiken en kan dus niet in de agenda van iemand anders kijken. Wie met collega’s of relaties wil afspreken voor een bepaalde vergadering en, op zoek naar een geschikte datum, telefoons en mails over en weer wil vermijden, kan gebruikmaken van www.datumprikker.nl of www.doodle.com. Voor Datumprikker.nl volstaat het zich te registreren en een wachtwoord aan te vragen. Enkele minuten later krijgt de geregistreerde per e-mail een wachtwoord waarmee hij kan inloggen.


39


15/07/13 22:01

Maak een account aan of log in, indien je al een account hebt.

Kies de groene knop Nieuwe afspraak aanmaken.

40



15/07/13 22:01

Vul het scherm in met je eigen naam en eventueel je eigen project. Kies het tabblad 2. Data.

Kies een datum en uur. Kies de knop Toevoegen. Herhaal dit voor alle voorstellen. Mocht je je vergist hebben, dan kan het voorstel gewist worden met het rode kruisje. Kies het tabblad 3. Deelnemers.


41


15/07/13 22:01

Noteer de namen en de mailadressen in de velden Naam en E-mailadres en kies telkens de knop Toevoegen. Vink de keuze aan Toevoegen aan adresboek. Zo kun je de adressen later terugvinden. Kies het tabblad 4. Versturen.

Kies hier Opslaan en versturen.

42



15/07/13 22:01

Bij een volgend gebruik van Datumprikker kun je gebruikmaken van de reeds opgeslagen adressen. Kies het tabblad 3. Deelnemers.

IN DE PRAKTIJK Registreer je op www.datumprikker.nl. Stuur via deze weg een voorstel tot vergaderen naar de teamleden van je project. Stel ten minste vijf verschillende data voor. Kijk na een paar dagen welke reacties je kreeg van de geadresseerden. Kijk na welke datum voor elke deelnemer past. Noteer deze datum in je elektronische agenda.


43


15/07/13 22:01

UIT DE PRAKTIJK Wie vandaag nog in zijn auto springt en een file trotseert om een korte vergadering bij te wonen, leeft nog in de vorige eeuw. Een meeting is liefst efficiënt. Ze moet kort zijn, to the point en resultaatgericht. De technologie biedt ons de hulpmiddelen om deze doelstellingen te realiseren. Het is hoog tijd om over te schakelen op conference call of video conference. En als u dan toch face to face gaat vergaderen, gebruik dan een interactief elektronisch bord. Overleg en feedbackmomenten zijn absoluut noodzakelijk in alle mogelijke economische en sociale situaties. Een uit de hand gelopen vergadercultuur kan echter een negatieve invloed hebben op een ontwikkelingsproces. Efficiënter vergaderen is de enige manier om resultaatgericht te werken: de timing strak houden, illustraties gebruiken, onmiddellijke rapportering, besluiten nemen. Wilt u tijd uitsparen, schakel dan waar mogelijk over op een conference call of een video conference. Adieu files en mobiliteitsproblemen. Er is voldoende kwaliteitsvolle apparatuur en software op de markt om diverse vormen van conference call te organiseren. De initiatiefnemer bepaalt de vorm en de spelregels. Hij kiest een provider en nodigt de gesprekpartners uit om deel te nemen aan de meeting. De initiatiefnemer bepaalt wie aan het woord is, hoe lang hij mag praten en of er vragen kunnen worden gesteld. De meeste conference call providers hebben ook een service om documenten te delen via het internet. Men spreekt dan van een webconference. Zo kunnen de deelnemers een presentatie volgen of samen met de initiatiefnemer surfen op het internet. Met een webcam, een aangepaste display en bedieningspanelen schakelt u over op videoconference. Het grote voordeel is dat u elkaar ook ziet. Voorwaarde blijft uiteraard dat er een voorzitter wordt aangesteld die de meeting in goede banen leidt. Er bestaan allerhande soorten schermen en toepassingen, zelfs meervoudige schermen die zowel de spreker als diverse presentaties tegelijkertijd tonen. Dit is de ideale manier om mobiliteitsproblemen aan te pakken. Grote internationale bedrijven gebruiken deze techniek steeds vaker om opleidingen en seminaries aan te bieden aan dochterbedrijven en verre afdelingen. Bron: www.standaard.be/seminariegids

44



15/07/13 22:01

Opdracht 1 Wat wordt er bedoeld met ‘een file trotseren’? 2 Vertaal de uitdrukking ‘to the point’. 3 Vertaal de begrippen ‘conference call’ en ‘video conference’. 4 Wat betekent ‘face to face’? 5 Geef met eigen woorden een omschrijving voor ‘interactief elektronisch bord’. 6 Wat is het verschil tussen een conference call en een video conference? 7 Waarom zijn een conference call en een video conference een oplossing voor het mobiliteitsprobleem? 8 Waarom is het ook bij een conference call en een video conference belangrijk dat de voorzitter de touwtjes strak in handen heeft? 9 Wat is een ‘webconference’? 10 Wat is een ‘dochterbedrijf’? 11 Geef een ander woord voor ‘afdelingen’.


45


15/07/13 22:01

?

Test je kennis

1 Organogram en organisatiestructuur 1 Welke organisatiestructuur heeft Kronos? 2 Maak een organogram in Word. Laat je inspireren door het organogram op de website www.dierickx.be > Over Dierickx Leys > Organisatie > Organogram. 2 Plannen werkt ontspannend 3 Wat bezorgt jou stress? Hoe reageer je op een gespannen situatie? Noteer in een tiental zinnen een stresssituatie die je beleefd hebt en hoe je toen reageerde. 4 Maak een lijstje van alle taken die je volgende week moet doen, zowel schooltaken, huishoudelijke taken als engagementen in jeugdbeweging, sportclub of studentenjob. 5 Maak elke avond een todolijstje voor de volgende dag. Kijk ’s avonds na of je alles afgewerkt hebt wat je gepland had. 6 Ochtend- of avondmens? Er zijn geen absolute criteria om te bepalen of iemand een ochtend- dan wel avondmens is. “Het begrip ochtend- of avondmens is relatief en er is geen scherpe grens mogelijk. De schaal waarop we meten heeft weliswaar uitersten aan beide kanten, maar ook een groot grijs tussengebied”, zegt professor dr. Kerkhof. Het blijkt dat de meeste mensen, ongeveer 50 %, noch ochtendmens, noch avondmens zijn, de ‘altijd mensen’ zeg maar. 25 % is een ochtendmens, 25 % een avondmens, in redelijke tot uitgesproken mate. In de helft van de gevallen is het genetisch bepaald of iemand een ochtend- of avondmens is. De andere helft is omgevingsbepaald door bijvoorbeeld opvoeding, het werken in ploegendienst of de aanwezigheid van kleine kinderen. Het fenomeen ochtend- en avondmens hangt samen met kleine verschillen in afstemming van de persoonlijke biologische klok. De biologische klok is bij iedereen ietwat verschillend. Zo hebben ochtendmensen een snel tikkende inwendige klok. Ze zijn ’s morgens relatief vroeg wakker en hebben moeite om weer de slaap te vatten als ze zouden blijven liggen. Ochtendmensen worden soms ongezellig gevonden op feestjes omdat ze vanwege slaap niet de hele nacht door kunnen gaan. Avondmensen zijn ‘s avonds heel actief maar hebben in de vroege ochtend moeite om op gang te komen. Vooral tijdens vakantieperiodes, als we niet gebonden zijn aan werktijden, is duidelijk te merken hoe de biologische klok van nature is ingesteld. Prof. dr. Kerkhof: “De uitgesproken ochtendmens is ook tijdens de vakantie al om zeven of acht uur ’s morgens uit de veren. Een avondmens moet hier absoluut niet aan denken en begint meestal pas tegen 10 of 11 uur aan zijn dag.” Werktijden van negen tot vijf kunnen een probleem vormen voor uitgesproken avondmensen. Prof. dr. Kerkhof ziet daarom wel wat in het pleidooi om werktijden voor avondmensen aan te passen: “Volgens mij is dit economisch wel haalbaar door de mogelijkheden die we nu al hebben met telewerken, e-mail, internet en teleconferenties. Ook zouden vergaderingen later op de dag gepland kunnen worden. En denk alleen maar aan de vele callcenters die tegenwoordig vanuit het buitenland (andere tijdzones) opereren. Door de werktijden te spreiden, zouden we economisch veel doelmatiger werken. Bovendien worden de snelwegen en het openbaar vervoer op deze manier efficiënter gebruikt omdat er minder piekbelasting is in de ochtenduren.” Een ander inzicht is dat avondmensen beter functioneren in ploegendiensten. Er is meer uitval onder ochtendmensen die in ploegendiensten werken. In deze context is het een idee om ook de werktijden van medewerkers ernstig te bespreken wanneer de arbeidsvoorwaarden worden bepaald. Prof. dr. Kerkhof: “De 24-uurseconomie maakt het steeds meer mogelijk om verschuivingen aan te brengen in werktijden en ruimte voor flexibiliteit te bieden. Er moet een mentaliteitsverandering komen waardoor we aanvaarden dat er nu eenmaal verschillen tussen mensen bestaan.” Bron: www.gezondheidsnet.nl 46



23/07/13 17:57

Opdrachten 6.1 Welke factoren bepalen of iemand een ochtend- of een avondmens is? 6.2 Wat betekent ‘genetisch bepaald’? 6.3 Waarom kunnen werktijden van 9 uur tot 17 uur een probleem vormen voor avondmensen? 6.4 Welke voordelen zou het opleveren als de werktijden aangepast worden aan de biologische klok van mensen? 7 Wil je nagaan of je een ochtendmens of een avondmens bent? Surf naar www.ip-assistance.be > Kenniscentrum. Scrol naar het einde van de bladzijde. Kies meer artikelen in het archief. Scrol tot aan het artikel Test of u een ochtend- of een avondmens bent. Vul de vragen in. Je score wordt onmiddellijk berekend. Noot: de rechtstreekse link is: www.ip-assistance.be/nl/spotlight. 3 Vergaderingen 8 Stel dat je met de klas een gezamenlijk weekend organiseert. Je wilt vergaderen om tot een definitief akkoord te komen over de volgende punten: bestemming, uur van vertrek en retour, activiteiten, logement, maaltijden, kostprijs enz. Schrijf een uitnodiging voor deze vergadering met een gedetailleerde agenda. Werk de brief uit volgens de NBN. Neem als afzender je eigen naam en adres en als geadresseerde een klasgenoot. 9 Als de uitnodiging voor de vergadering helemaal in orde is, organiseer dan effectief de samenkomst en bespreek alle punten van de agenda. Vergeet niet een voorzitter en een verslaggever aan te duiden. 4 Elektronische agenda 10 Rudy Demotte is minister-president van de Waalse regering en de regering van de Franse gemeenschap. Hij heeft Vlaamse roots. Zijn grootouders woonden in Brakel. De krant De Tijd mocht zijn agenda inkijken. Neem de plaats in van het secretariaat van de minister-president van de Waalse regering en vul zijn agenda in.


47


15/07/13 22:01

11 Maak je eigen weekplanning in een elektronische agenda naar keuze. Noteer je lessenrooster, je klas- en huistaken, je toetsen, de tijd die je zult besteden aan sporten verenigingsleven, aan hulp in het gezin enz. (zie ook vraag 4). 12 Je wilt met een aantal vrienden samen naar de film. Maar enkelen onder hen werken tijdens het weekend en het takenpakket is de laatste week nogal groot. Stuur een datumprikker uit naar zes mensen. Stel vijf verschillende dagen voor.

Na dit hoofdstuk De reeks overzichtsvragen voor dit hoofdstuk vind je op www.knooppunt.net. 48



15/07/13 22:01

4

EFFICIËNTE COMMUNICATIE

1

Communicatie

Figuur 1

Figuur 2

Bron: CFO Magazine


Figuur 3

49


23/07/13 17:57

‹ 1

Verkenning Bekijk de drie figuren hiervoor en beantwoord de vragen uit de eerste kolom. Figuur 1

Figuur 2

Figuur 3

1.1 Gaat het om interne of externe communicatie? 1.2 Gaat het om geschreven of gesproken communicatie? 1.3 Kun je een naam geven aan deze vormen van communicatie? 1.4 Wat is het doel van de boodschap? 1.5 Zijn de personen in figuur 1 en 2 gelijk in rang? Verklaar.

‹‹ 2

Vertaal de Engelse slagzin in figuur 3.

Ter zake

1 Begrip en nut

Efficiënte communicatie is levensnoodzakelijk voor elk bedrijf. Ooit zei iemand uit de reclamewereld: een merk waarover niet gecommuniceerd wordt, bestaat niet. Communiceren is spreken, schrijven, luisteren, lichaamstaal en visuele informatie. Het is vooral belangrijk dat elke boodschap haar juiste bestemming bereikt. De drie basisregels voor efficiënte communicatie stoelen op duidelijkheid en moeten beantwoorden aan de volgende vragen: • Weet ik welke boodschap ik wil communiceren? • Is mijn boodschap kort en bondig? • Heeft mijn gesprekspartner de boodschap correct begrepen? Wanneer we binnen het bedrijf met medewerkers en collega’s communiceren, spreken we van interne communicatie. Communicatie die bestemd is voor of komt van personen buiten het bedrijf, is externe communicatie.

50



15/07/13 22:01

2 Communicatieplan Goede communicatie vertrekt altijd vanuit een communicatieplan. Dat kan bestaan uit de volgende stappen: 1 probleemsignalering (aanleiding voor communicatie); 2 voorbereidende gegevensverzameling, analyse en diagnose; 3 bepaling van de communicatiedoelen en relevante doelgroepen; 4 planning en aanmaak van de communicatiemiddelen; 5 communicatieacties; 6 evaluatie van het communicatieplan en terugkoppeling.

3 Communicatiemiddelen Het doel van de boodschap bepaalt de keuze van het medium om de boodschap te verspreiden. Alle communicatiemiddelen kunnen zowel voor interne als externe communicatie gebruikt worden. Communicatiemiddel

Voorbeelden

Mogelijkheden

Geschreven woord

Brieven, memo’s, rapporten, contracten, agenda’s, verslagen, bestekken, facturen, reclamefolders, advertenties, affiches, projectvoorstellen, gebruiksaanwijzingen, bijsluiters.

Het geschreven woord is de basis van elke communicatie. De mogelijkheid tot bewijskracht is een grote troef.

Gesproken woord

Gesprekken (sollicitatie, functionering), interviews, vergaderingen, discussies, briefings, toespraken, presentaties.

Telefonische en persoonlijke gesprekken zijn direct en efficiënt omdat er onmiddellijke respons is.

Lichaamstaal

Gelaatsuitdrukkingen, stiltes, gebaren, aan- of afwezigheid, bepaalde houding.

Het observeren van lichaamstaal is heel belangrijk bij persoonlijke gesprekken en verkoopgesprekken.

Visuele elementen

Grafieken, tekeningen, foto’s, dia’s, Goed gekozen illustraties of foto’s posters, video’s, reclamespots. zetten de boodschap kracht bij.

Multimedia

Kranten, tijdschriften, internet, intranet, websites, e-mails, presentaties, video’s, dvd’s, cd’s, webcam, videoconferenties, conference calls, elektronische interactieve borden.

Een combinatie van de verschillende communicatiemiddelen op basis van ICT verhogen de doeltreffendheid.

4 Functie, middelen en doelgroepen van interne communicatie Interne communicatie beoogt: • het werkproces in de onderneming te regelen; • de aanwezige kennis optimaal in te zetten; • het stimuleren van de betrokkenheid van de werknemers: het wij-gevoel; • het begeleiden van veranderingsprocessen.


51


15/07/13 22:01

Om het werkproces te regelen, schrijft elke manager procedures uit voor haar of zijn afdeling. Zo zal de CFO de procedures uitschrijven voor de boekhoudafdeling. Gezien vanuit het organogram van een onderneming kunnen we de volgende doelgroepenmatrix opbouwen: Doelgroepen/middelen Vergadering Werkoverleg Nieuwsbrief Intranet E-mails Managers (onder wie CFO)

• Technische communicatie • Sociale communicatie • Sociaal contact Afdelingshoofden (onder wie hoofdboekhouder)

• Technische communicatie • Sociale communicatie • Sociaal contact Uitvoerende medewerkers (onder wie boekhouders)

• Technische communicatie • Sociale communicatie • Sociaal contact mondeling = schriftelijk = nieuwe media =

5 Doel en stijl van communicatie 1 Doel Het doel van de communicatie bepaalt het taalgebruik en de vorm. Communicatie kan tot doel hebben te informeren, te overtuigen of aan te zetten tot actie. Bij elke vorm van communicatie probeert de boodschapper goodwill te creëren door een samenwerkingsrelatie te beklemtonen. Dit geldt zowel voor interne als voor externe communicatie.

52



15/07/13 22:01

2 Stijl De stijl verschilt naargelang van de soort communicatie. • Informerende communicatie Antwoorden op vragen: inlichtingen geven, iets beschrijven, iets uitleggen, iets verklaren op een zo objectief mogelijke manier in een verklarende stijl. Het bericht is gesteld in de derde persoon. De toon is neutraal, de lezer en de schrijver blijven op de achtergrond. Algemene mededelingen en verslagen van vergaderingen behoren tot de informerende communicatie. Een voorbeeld: Interne communicatie: Op vrijdag 6 juni 20.. zal de lift buiten gebruik zijn in de voormiddag. Er zijn dan onderhoudswerken gepland. Externe communicatie: Op zondagvoormiddag kunnen bezoekers van de antiekmarkt parkeren in de ondergrondse garage van de Albertina. Er is een pendeldienst voorzien naar het marktplein. • Overtuigende communicatie Bij deze communicatievorm wordt een stelling verdedigd, een besluit bewezen, een aanbeveling verantwoord. Daartoe worden de nodige argumenten aangebracht en getoetst aan de gestelde voorwaarden. Een probleem wordt geanalyseerd en opgelost. De stijl is hier betogend. Het bericht is gesteld in de ik-vorm of in de wij-vorm en de toon is persoonlijk. De schrijver verdedigt zijn mening of zijn standpunt. Sollicitatiebrieven en interne rapporten horen bij deze categorie. Een voorbeeld: Toch denk ik dat deze manier van werken de eenvoudigste is, die zal leiden tot de beste resultaten. Persoonlijk vind ik het geen goed idee om deze opdracht toe te vertrouwen aan een extern adviesbureau. • Appellerende communicatie Deze communicatievorm zet de lezer aan tot actie, tot het stellen van een bepaalde handeling. De lezer moet overtuigd worden van het belang dat hij heeft bij de actie die hij zal ondernemen. De stijl is hier appellerend. Voor externe communicatie is de aanspreekvorm de u-vorm. De toon is formeel maar overtuigend en de schrijver neemt het standpunt in van de lezer. Reclamefolders, pr-teksten en folders horen thuis in deze vorm van communicatie. Voorbeelden: Kom een proefrit maken en overtuig uzelf van het rijcomfort in de milieuvriendelijke Saab 9-X BioHybrid. U zult het met ons eens zijn dat deze dubbele beglazing zowel geluid- als warmte-isolerend werkt. Ontdek jezelf, begin bij de wereld. (slogan van de Katholieke Universiteit Leuven) Uit deze laatste voorbeelden kunnen we de volgende stelregel afleiden. • In principe gebruiken we in externe communicatie de u-vorm. Wanneer de externe communicatie zeer duidelijk aan jongeren gericht is, gebruiken we de je-vorm. • Voor interne communicatie is de aanspreekvorm de u-vorm van een mindere naar een meerdere. Voor interne communicatie onder collega’s wordt de je-vorm gebruikt.


53


15/07/13 22:01

UIT DE PRAKTIJK Zonnig carrière maken bij Club Med Winter in vakantieland. 2 000 werknemers van Club Med worden van overal ter wereld naar Parijs gevlogen. Vervolgens rijden ze met bussen naar Vittel, een waterdorp in de Vogezen op 140 km van Metz. De reden: bijscholen. De talentencampus van Club Med duurt een maand en telt 150 workshops. Les 1: Het persoonlijk voornaamwoord ‘tu’ is afgeschaft bij Club Med. Voortaan is alles ‘vous’ en ‘u’, in de beleefdheidsvorm. Club Med wil niet mee met de tendens van goedkoop. In plaats daarvan heeft de groep gekozen voor meer kwaliteit, de vakanties zijn duurder geworden en dus moeten ze stijlvoller. Daarom komen 2 000 werknemers naar de talentencursus in Vittel. Om de nieuwe filosofie aan de werknemers te communiceren heeft Club Med het logboek van Magelaan geschreven. “Nous franchirons un nouveau cap dans la transformation du Club pour devenir le spécialiste mondial des vacances tout compris haute de gamme, conviviales et multiculturelles”, staat er in het logboek, getekend Henri Giscard d’Estaing, président-directeur général Club Med. Club Med hanteert een eigen woordenschat voor zijn medewerkers en klanten: ze heten GO, gentil opérateur, en GE, gentil employé. De klanten worden GM genoemd, gentil membre. De GO’s en de GE’s schaven in Vittel niet alleen hun talenten bij, ze beleven tegelijk zelf een Club vakantie. Precies alsof ze GM’s zijn, zegt de hr-manager. Als ze na de cursus op de eigen campus weer aan het werk gaan, weten ze weer hoe het is om met Club Med op vakantie te zijn. Op iedere kamer ligt een welkomstgeschenk (twee zeepjes van Club Med, een doosje souvenirs uit de Vogezen en een flesje Vittel) en een briefje van de chef de village. “Bienvenue à Vittel, ravi de vous accueillir”, staat er. Op het programma van de talentencampus staan, naast omgangsvormen ook workshops met onderwerpen als kamerdesign, welkomstgeschenken, inschrijvingen aan de receptie, keukenrecepten, sportprogramma’s, activiteiten voor adolescenten, organiseren van avondactiviteiten, het feestelijk dekken van tafels enz. Er zijn dvd’s ter beschikking waarop de GO’s achteraf de workshops nog eens kunnen bekijken. Bron: Vacature Opdracht 1 Situeer Vittel op de kaart van Frankrijk. 2 Geef de reden waarom Club Med zijn medewerkers verzamelt in Vittel. 3 Gaat dit artikel over interne of externe bedrijfscommunicatie? 4 Waarom is het belangrijk dat de medewerkers van Club Med allemaal tegelijk bijscholen? 5 Wie was Magelaan? Is er een verband tussen Magelaan en Club Med? 6 Vertaal de opdracht die de voorzitter en algemeen directeur in het logboek geschreven heeft. 7 Giscard d’Estaing is een bekende naam in Frankrijk. Hoe kennen we die naam? 8 Waarom worden de medewerkers van Club Med behandeld alsof ze klanten zijn? 9 Geef een andere naam voor hr-manager. 10 Is dit een goede manier van communiceren? Verklaar.

54



15/07/13 22:01

2

Huisstijl

9\befgk\_l`jjkàc^`[j

‹ 1 2 3 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8

nnn%[\càe%Y\&_l`jjkàc

Verkenning Zelfs zonder het logo onder de foto van de bus, zouden we het voertuig toch herkend hebben als een bus van De Lijn. Hoe komt dat? Wat betekent volgens jou ‘huisstijl’? Surf naar www.delijn.be > Over De Lijn > Huisstijl. Welke vijf elementen vormen de huisstijl van De Lijn? Download de beknopte huisstijlgids en beantwoord de volgende vragen: Wat is het doel van een huisstijl? Bij de voorschriften van het logo blijkt dat De Lijn de huisstijl zeer strikt toegepast wil zien. Bewijs deze stelling. Welke basiskleuren hanteert De Lijn? Wat betekent het voorschrift: ‘het logo is steeds aflopend’? Welke normen hanteert De Lijn voor de geschreven communicatie? Welke informatie vindt de medewerker van De Lijn in de ‘Schrijfwijzer’? Welke belangrijke instructies vinden de medewerkers van De Lijn op ‘i-Base’? Welke communicatiedragers, behalve papier en digitaal, moeten de huisstijl uitdragen?


55


25/07/13 13:03

‹‹

Ter zake

1 Algemeen

Steeds meer bedrijven besteden veel aandacht aan de uitstraling van hun bedrijf. Zij willen op steeds dezelfde herkenbare manier naar buiten komen. Daarom is een ‘corporate image’ of collectief beeld heel belangrijk. Om tot dit ‘corporate image’ te komen, is het noodzakelijk een huisstijl te ontwikkelen. Het ontwerpen van een huisstijl is een opdracht die zorgvuldig en behoedzaam moet uitgevoerd worden. Meestal roept een bedrijf de hulp van een communicatiespecialist in, maar het is noodzakelijk dat een verantwoordelijke groep binnen het bedrijf hieraan heel intens meewerkt. De huisstijl moet immers het imago van het bedrijf weergeven en de bedrijfscultuur uitdragen. Elk bedrijf wil geassocieerd worden met kenmerken die nauw aansluiten bij zijn bedrijvigheid, zoals klantvriendelijk, efficiënt, degelijk, open bedrijfscultuur, eigentijds, milieuvriendelijk enz. De huisstijl heeft betrekking op een groot aantal aspecten van communicatie. • Schriftelijke communicatie: brieven, faxberichten, memo’s, formulieren, brochures, folders, posters, rapporten, jaarverslagen enz. • Mondelinge communicatie: telefoongesprekken, presentaties, vergaderingen, seminaries enz. • Gebruikte massamedia: tv-spotjes, radioreclame, advertenties in kranten en tijdschriften enz. • Kleding van werknemers: hostessen, loketbedienden, onderhoudspersoneel enz. Het bedrijf kan een uniform invoeren of kan een dresscode voorschrijven, bijvoorbeeld: alle mannelijke medewerkers die in contact komen met klanten, dragen pak en das. Dames dragen casual kleding of stadskleding. Hiermee bedoelt het bedrijf dat sportkleding niet kan. • Exterieur en interieur van het bedrijf: de buitengevel is duidelijk voorzien van het logo of de kleuren van het bedrijf; het interieur is ingericht in een stijl die aanleunt bij de uitstraling van het bedrijf. • Wagenpark: de wagens van de vertegenwoordigers of van de technische dienst zijn voorzien van het logo van het bedrijf of zijn geschilderd in de kleuren van het bedrijf. De andere wagens hebben naast de nummerplaat een sticker met het logo van het bedrijf.

2 Keuzes vastleggen Zodra de grote lijnen vastliggen, worden de deelaspecten aangepakt. Wij beperken ons hier tot de factoren die bijdragen tot het vastleggen van de huisstijl in de schriftelijke communicatie.

1 Papierkeuze • Kwaliteit De kwaliteit van papier wordt uitgedrukt in gram per m2. Hoe zwaarder het papier, hoe beter de kwaliteit. Een bedrijf kan ook heel bewust kiezen voor gereclycleerd papier en dat ook duidelijk aangeven. • Kleur Wit of een lichte, zachte kleur zoals lichtgrijs, gebroken wit, zacht olijfgroen enz. De kleur moet wel zakelijkheid uitstralen.

56



15/07/13 22:01

2 Lay-out van drukwerk en typwerk 1 Logo De vorm, de kleuren en de grootte worden heel precies vastgelegd. Meestal proberen bedrijven een logo te laten ontwerpen dat perfect aansluit bij hun activiteiten. Zo weerspiegelt het logo van De Lijn de mobiliteit, het onderweg zijn.

Hero is een gedeeltelijke samentrekking van twee familienamen: Henkell en Roth. Oorspronkelijk produceerde dit bedrijf conserven. In het logo is een opengedraaid conservenblikje gebruikt voor de letter ‘r’. 2 Bedrijfsnaam en bedrijfskleuren De naam van het bedrijf kan in het logo vervat zitten, zoals bij Hero en De Lijn, of staat naast of onder het logo, dat enkel bestaat uit een tekening of een symbool.

3 Lettertype Zowel de keuze, de grootte als de kleur van het letterype moeten vastgelegd worden.

Het meest klassieke lettertype is Times New Roman. Een schreefloos lettertype als Arial staat iets zakelijker en is nog goed leesbaar in een kleiner formaat.

Het eveneens schreefloze, rondere Tahoma is een heel breed lettertype. Een ander lettertype dat wel eens voorgesteld wordt, is Verdana. 4 Kleur van de letters De meest gekozen kleur is zwart, maar afhankelijk van de kleur van het papier kan er ook gekozen worden voor donkerblauw of grijs.

3 Gebruikte norm Het Bureau voor Normalisatie (afgekort NBN) publiceert onder andere de Belgische norm voor het indelen en typen van handelsbrieven (NBN Z 01-002). Die norm legt de conventies vast voor de opmaak van zakelijke documenten zoals brieven en rapporten: www.nbn.be. Het model van deze norm kan tegen betaling aangevraagd worden bij het NBN. De brochure over de NBN-normen is ook bestelbaar via de website www.vvkso.be > Bestellen > Brochures.


57


23/07/13 17:58

Bedrijven kunnen er ook voor kiezen om af te wijken van de Belgische norm. Ze leggen dan een eigen opmaak vast of ze kunnen kiezen voor een andere norm, zoals de Amerikaanse. Zo heeft de KU Leuven gekozen voor een eigen standaardopmaak voor haar brieven.

Bron: https://admin.kuleuven.be/icts/opleidingen/templates-word#locatie

4 Taalgebruik in brieven 1 Aanschrijftitel De aanschrijftitel staat boven het adres. Een geadresseerde krijgt altijd een aanschrijftitel, die niet afgekort mag worden. De vermelding ‘aan’ is overbodig. Adresseer de boodschap altijd aan één persoon en niet aan een bedrijf of een afdeling van het bedrijf. Schrijf eerst de naam van de geadresseerde en dan pas het bedrijf. Enkele voorbeelden van correcte aanschrijftitels: De heer Jan Cantor of een beleefdere vorm naar een persoon hoger in rang: De heer J. Cantor De heer prof. dr. P. Vanhouteghem Mevrouw E. Anrijs of Mevrouw E. Rogier of Mevrouw E. Rogier-Anrijs Familie A. Rogier-Anrijs De heer M. Lortois en mevrouw K. Brutsaert Mevrouw barones M. Doornaert 58



15/07/13 22:01

2 Aanspreking In een aanspreking komt nooit een letter van de voornaam. De woorden ‘heer’ en ‘mevrouw’ krijgen geen hoofdletter. • Als je de naam van de geadresseerde niet kent, is de juiste aanspreking: Geachte heer Geachte mevrouw • Als je de naam van de geadresseerde kent: Geachte heer Cantor Geachte mevrouw Anrijs • Als je niet weet of je een dame of een heer aanschrijft: Geachte lezer Bij de aanspreking kun je ook de functie vermelden, maar niet het beroep of de titel. Mevrouw de directrice Mijnheer de secretaris Wat NIET kan omdat het over een titel of beroep gaat, is: Mevrouw de professor of Mijnheer de advocaat. Alleen voor vrienden gebruik je de aanspreking ‘Beste’ en daar volgt dan een voornaam op: Beste Christina

3 Afsluiting Als afsluiting kunnen we gebruiken: Met vriendelijke groet(en) Graag tot uw dienst Tot uw dienst Met achting (voor een hogergeplaatst persoon) ‘Met hoogachting’ en alle afgeleiden ervan zijn echt niet meer van deze tijd.

4 Enkele taaltips • Maak korte, goed verstaanbare en correcte zinnen. Laat onnodige details achterwege maar zorg er wel voor dat de brief alle informatie bevat. • Vermijd ouderwets taalgebruik. • Formuleer de boodschap positief. • Wees oprecht en beleefd. • Als je in naam van het bedrijf schrijft, gebruik dan de wij-vorm. • Neem zo veel mogelijk het standpunt van de lezer in. Spreek de lezer aan met u. • Gebruik de juiste werkwoordsvorm. De volgende combinaties zijn juist: u wilt (u wil = spreektaal) u bent (u is = heel formeel; u zijt = fout) u hebt (u heeft = formeel) u kunt (u kan = spreektaal) u zult (u zal = spreektaal) • Enkel wanneer de aanspreking ‘Beste Christina’ is, kun je in de je-vorm schrijven.


59


15/07/13 22:01

UIT DE PRAKTIJK

Opdracht 1 Surf naar www.aquaflam.com. Bewijs dat dit briefpapier ontworpen is volgens de huisstijl. 2 Welke producten verkoopt Aquaflam? 3 Welke diensten verkoopt Aquaflam? 4 Het logo is voorzien van het teken ®. Wat betekent dit? 5 Werd de NBN-norm hier toegepast? Verklaar. 6 Wat is het onderwerp van deze brief? 7 Zijn de aanspreking en de afsluiting in orde? Verklaar.

60



15/07/13 22:01

3

Sjabloon ontwikkelen voor brief in vensterenveloppe

Kronos gebruikt vensterenveloppes. Dat is praktisch en bovendien is het veel persoonlijker dan een etiket dat later op de enveloppe gekleefd wordt. Kronos heeft enveloppes laten drukken met zijn logo erop. In het venster van deze enveloppes moet de adressering van de brief precies passen.

Ledeganckkaai 11 2000 Antwerpen Tel. 03 277 72 52 Fax: 03 277 72 59 [email protected] www.plantyn.com

Ondernemingsnummer BE 0420 828 659 RPR Antwerpen BNP Paribas Fortis, BIC GEBABEBB, IBAN BE10 2930 1952 1004 Bank van Breda, BIC JVBABE22, IBAN BE74 6451 1132 4107


61


15/07/13 22:01

‹

Verkenning

1 Ontwerp in Word een sjabloon voor Kronos. 1.1 Maak een nieuwe sjabloon aan. 1.1.1 Kies het lettertype Univers 10 als standaardlettertype. 1.1.2 Voeg het logo van Kronos in. 1.1.3 Voeg het gegevensblok van Kronos in en omrand het geheel in olijfgroen. 1.1.4 Voeg het adresblok voor de geadresseerde in. 1.1.5 Tik de bijkomende verplichte informatie in de voettekst. 1.2 Sla de sjabloon op onder de naam Briefpapier Kronos.

‹‹

Ter zake

1 Een nieuwe sjabloon openen en opslaan in Word

Open Word. Kies de Office-knop.

Kies Nieuw.

Kies Mijn sjablonen.

62



23/07/13 17:58

Kies Leeg document. Stip onderaan rechts bij Nieuw het vakje Sjabloon aan. Kies OK.

De zwarte balk bovenaan geeft aan dat je werkt aan een sjabloon. We geven deze sjabloon meteen een naam en slaan het bestand op. Kies de Office-knop.

Kies Opslaan als. Kies Word-sjabloon.


63


15/07/13 22:01

Kies Meer > Sjablonen. Tik in het veld Bestandsnaam de naam van de nieuwe sjabloon. Hier is dat Briefpapier Kronos. Kies de knop Opslaan.

De zwarte balk geeft nu aan dat de sjabloon waarin we werken Briefpapier Kronos is.

2 Lettertype instellen De werkbalk in Word geeft aan welk lettertype er standaard ingesteld is. In dit voorbeeld is dat Times New Roman 12.

64



15/07/13 22:01

Kies de knop Standaard

en selecteer met de rechtermuisknop Wijzigen…

Kies Opmaak > Lettertype > Verdana 11. Kies onderaan voor Alleen in dit document. Kies OK.


65


15/07/13 22:01

Het lint geeft nu aan dat we inderdaad in het lettertype Verdana 11 werken.

3 Pagina-indeling instellen

Kies het tabblad Pagina-indeling > Marges.

Kies Aangepaste marges...

66



15/07/13 22:01

Wijzig de marges zoals in het scherm hierboven aangegeven. Kies vervolgens het tabblad Indeling.

Wijzig de waarden voor de koptekst zoals het scherm hierboven aangeeft. Kies de knop Standaard...


67


15/07/13 22:01

Kies Ja. Kies OK.

4 Logo invoegen en opmaken Geef een tiental returns in het lege blad. Ga met de cursor op het eerste returnteken staan. Kies het tabblad Invoegen > Afbeelding.

Zoek de directory waar het logo van Kronos is opgeslagen. Selecteer het logo en kies Invoegen.

Zodra de afbeelding is ingevoegd, opent het lint Opmaak.

68



15/07/13 22:01

Snijd de overtollige witruimte, boven en onder, weg met de knop Bijsnijden . Klik in de afbeelding, kies daarna de knop Bijsnijden. Ga met de cursor op het blokje in het midden staan. Klik met de muis tot de cursor verandert in een omgekeerde T. Sleep nu de cursor in de richting waarin je wilt snijden. Als de gewenste witruimte bereikt is, klik je opnieuw in de werkbalk op de knop Bijsnijden.

We kiezen voor de afmetingen van het logo voor hoogte 2,8 cm en breedte 7 cm en passen dit aan in het lint. We maken het logo nu verder op.

Klik in de afbeelding op de rechtermuisknop. Kies Afbeelding opmaken...


69


15/07/13 22:01

Kies Positie. Kies Meer indelingsopties...

Kies bij Horizontaal, Uitlijnen voor Rechts ten opzichte van Marge.

Kies in het tabblad Tekstterugloop voor Voor tekst. Kies OK.

70



15/07/13 22:01

Het logo staat nu op de juiste plaats in het briefpapier.

5 Tekstvak voor afzender invoegen Plaats de cursor op de eerste regel van het blad. Kies in het tabblad Invoegen >Tekstvak.

Kies Tekstvak maken. De cursor is veranderd in een plusteken. Houd de linkermuisknop ingedrukt en trek een rechthoek naar de andere kantlijn van het blad. De grootte is niet belangrijk want die kun je later altijd aanpassen. Wanneer je de muisknop loslaat, staat alleen het tekstvak op het blad. Het logo zit verstopt onder het tekstvak.


71


15/07/13 22:01

Door met de cursor op de rand van het tekstvak te staan tot de cursor verandert in een pijlenkruis en vervolgens de rechtermuisknop in te drukken, wordt een deelmenu geactiveerd. Noot: Wanneer de cursor niet op de rand staat als op de rechtermuisknop wordt gedrukt, verschijnt een ander menu.

Kies Tekstvak opmaken.

Kies het tabblad Kleuren en lijnen. Kies in het veld Kleur onder Opvulling voor Geen kleur. Kies in het veld Kleur onder Lijn voor olijfgroen, de kleur die we terugvinden op de rand van het logo (RGB 204,204,0). Kies in het veld Lijndikte voor 2 pt. Kies OK. Het logo is nu weer zichtbaar. Pas indien nodig het tekstvak wat aan. Tik de gegevens van Kronos in het tekstvak, zoals aangegeven in het voorbeeld.

72



23/07/13 17:58

6 Tekstvak voor geadresseerde invoegen 1 Afmetingen Geef onder het tekstvak met het logo nog een aantal returns. Ga op een returnteken onder het tekstvak met het logo staan en kies opnieuw Invoegen > Tekstvak. Trek een tweede tekstvak over de breedte van het blad (zie uitleg onder scherm 25).

Ga met de cursor op de tekstrand staan (zie scherm 26). Kies Tekstvak opmaken. Kies het tabblad Grootte. Het venster van een standaardenveloppe is 4 cm hoog en 11 cm breed. We nemen iets minder en kiezen voor Hoogte Absoluut 3 cm en Breedte Absoluut 9 cm. We kiezen nu het tabblad Indeling.


73


15/07/13 22:01

2 Positie van de linkerbovenhoek van het tekstvak voor de geadresseerde We geven precies aan waar de linkerbovenhoek van het tekstvak met de gegevens van de geadresseerde op het blad moet staan.

Kies bij Terugloopstijl voor Voor tekst. Kies de knop Geavanceerd.

74



15/07/13 22:01

Omdat de brief in de enveloppe een beetje naar rechts of naar links kan verschuiven, kiezen we voor een absolute positie die ergens in het midden van de schuifmogelijkheid ligt. Gemeten vanaf de linkerkantlijn bepalen we de absolute positie op 10 cm (naar) rechts van Pagina. Dat betekent dat we meten vanaf de linkerpaginarand (naar rechts). Verticaal vertrekken we van de paginarand bovenaan. We kiezen voor 4,5 cm onder Pagina. Dat betekent dat, gemeten vanaf de bovenrand van de pagina, het tekstvak begint op 4,5 cm. De linkerbovenhoek van het tekstvak heeft dus de coördinaten (10 cm; 4,5 cm). Kies OK.

3 Positie van de adresgegevens in het tekstvak Kies het tabblad Tekstvak.

In het tekstvak bepalen we de marges. De linkermarge nemen we op 0,50 cm van de linkerrand van het tekstvak. Alle andere marges stellen we in op 0,25 cm van de rand. 1 Tekstvak met rand We kunnen nu kiezen om het tekstvak duidelijk afgelijnd te laten of om de rand onzichtbaar te maken. Ga met de cursor op de rand van het tekstvak staan. Klik met de rechtermuisknop. Kies Tekstvak opmaken. Kies het tabblad Kleuren en lijnen.


75


15/07/13 22:01

Kies in het veld onder Lijn voor Kleur. Kies het olijfgroen uit het logo van Kronos. Kies als Lijndikte voor 0,75 pt. Kies OK. 2 Tekstvak zonder rand

Kies in hetzelfde menu als hierboven in het veld Lijn voor Geen kleur. Kies OK.

76



15/07/13 22:01

7 Bijkomende verplichte persoonlijke gegevens van Kronos Een aantal verplichte persoonlijke gegevens van Kronos zetten we in de voettekst van het briefpapier. Kies het tabblad Invoegen.

Kies de knop Voettekst.

Kies Voettekst bewerken.


77


15/07/13 22:02

Tik in de voettekst het ondernemingsnummer, het RPR en de rekeningnummers met BIC en IBAN. Selecteer de tekst.

Kies achtereenvolgens in het tabblad Start voor: Centreren via de knop Kies de kleur via de knop Kies Meer kleuren. Kies het blokje met de olijfgroene kleur. Verklein het lettertype tot 9 pt met de knop Zet de tekst in vet. Kies OK.

met de kleine A.

We plaatsen een lijn boven de tekst. Ga met de cursor op de eerste regel van de voettekst staan.

Kies de knop Lijnen. Kies Horizontale lijn.

78



15/07/13 22:02

Ga met de cursor op de lijn staan en klik op de rechtermuisknop. Kies Horizontale lijn opmaken...

Kies bij Hoogte voor 2,5 pt. Kies bij Kleur voor olijfgroen via Meer lijnkleuren. Kies OK. De sjabloon is nu afgewerkt.


79


15/07/13 22:02

8 De sjabloon opslaan Kies de Office-knop.

Kies Opslaan als. Kies Word-sjabloon. Aanvaard de Bestandsnaam Briefpapier Kronos. Kies Opslaan. De sjabloon is nu definitief afgewerkt. Wanneer we deze sjabloon willen gebruiken, openen we dit bestand als een document in Word.

9 De sjabloon oproepen Open Word. Kies de Office-knop. Kies Nieuw document.

Kies Mijn sjablonen...

80



15/07/13 22:02

Kies Briefpapier Kronos. Let erop dat rechts onder Nieuw een stip staat naast Document. Kies OK. In het geopende document kan nu gewerkt worden.

IN DE PRAKTIJK 1 2

Maak een sjabloon in Word voor het briefpapier van jullie project, volgens de NBN-norm. Brieven vouwen in een vensterenveloppe. In een vensterenveloppe worden brieven in accordeon- of Z-vorm gevouwen. Om te voorkomen dat de brief bij het opensnijden van de enveloppe scheurt, is het eerste derde van het blad groter dan de twee andere. Een A4-blad heeft een hoogte van 29,7 cm. Als we dat in drie gelijke delen vouwen, is elk deel 9,9 cm hoog. Voor het eerste deel nemen we iets meer. De eerste vouw zal daarom op 10,5 cm liggen van de bovenste bladrand. Het overblijvende gedeelte vouwen we zodanig dat de onderste bladrand precies samenvalt met de eerste vouw. 9,6 cm

9,6 cm 10,5 cm


81


15/07/13 22:02

4

‹

Elektronische post

Verkenning

Deze les doorlopen we aan de hand van de opdrachten hieronder. 1 MS Outlook is een pakket met twee modules. Welke? 2 Heb jij al een e-mailadres? Zo ja, leg uit hoe je het gecreëerd hebt. Zo neen, maak er dan nu een. 3 Welk pakket gebruik jij om te mailen? 4 Hoe kun je ervoor zorgen dat bepaalde mails je niet bereiken? 5 Om in Outlook te kunnen corresponderen, heb je contactpersonen nodig. We beginnen alvast met het toevoegen van de volgende contactpersonen (zie blz. 82). De weg die je daarvoor moet volgen, vind je in deze les. 6 Verstuur een bericht naar Arthur Latoir met cc aan Cyril Legrand en bcc aan Koen Versavel. De inhoud van het bericht vind je in scherm 6. 7 Maak in de map Postvak In een specifieke map voor de mails van klanten. Noem de map ‘Klanten’. De aanwijzingen hiervoor geven we in scherm 7 en volgende. 8 Maak een distributielijst voor de contactpersonen uit scherm 13. 9 Met welke functie kun je Outlook-bestanden comprimeren?

82



23/07/13 17:59



83


15/07/13 22:02

CEO

Aankoopmanager

Zaakvoerder

Zaakvoerder

Directeur

CEO

Gerante

Zaakvoerder

Aankoper

PR-manager

CEO

PR-manager

De heer Hendrik Bellerose

De heer Luc Foulon

De heer Loïc Godfrind

Mevrouw Aline Haegeland

De heer Arthur Latoir

De heer Cyril Legrand

Mevrouw Sandrine Van Biervliet

Mevrouw Chantal Vanlaken

De heer Lode Vansant

De heer Michel Verplancke

De heer Koen Versavel

De heer Simon Wolf

* In het veld weergegeven naam, tik je: Fashion house.

Zaakvoerder

Functie

De heer Mathis Valke

Naam

Aspacia

Carlotta

Diana Sports

Saffraan

Francesca B.

Marie Grinelle

Greenhouse

Zappa

Belle

Handtas & Co

Brufil

Paprica

Kronos*

Naam bedrijf

Tacambaroplein 11

Knokkeweg 12

Sint-Jansstraat 31

Pelgrimslaan 20

Stormestraat 98

Duinkerkelaan 31

Brusselse steenweg 331

Koolmijnlaan 191

Oude Vest 73

Havermarkt 3

Maria-Christinastraat 192

De Bruynlaan 131

Ledeganckkaai 11

Werkadres

9700

9880

2820

1731

8790

8660

1730

3550

9200

3500

1020

2610

2000

Postcode

Oudenaarde

Aalter

Bonheiden

Zellik

Waregem

De Panne

Asse

Heusden-Zolder

Dendermonde

Hasselt

Brussel

Wilrijk

Antwerpen

Gemeente

055 31 98 77

09 258 11 99

015 34 30 26

02 466 09 05

056 61 12 30

058 41 18 92

02 452 47 94

011 57 23 71

052 25 20 63

011 22 20 80

02 512 05 85

03 820 98 30

03 277 72 52

Telefoon

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Loï[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

e-mail

‹‹

Ter zake

Het pakket MS Outlook heeft twee modules: een module planning voor het beheren van de agenda en een module communicatie voor het versturen van mails. Naast dit tweeledige pakket biedt MS Office ook het pakket Outlook Express aan. Deze software is speciaal ontworpen voor het versturen van mails. Bedrijven verkiezen MS Outlook omwille van de dubbele functie.

1 Organisatie van de mailbox in MS Outlook 1 Contactpersonen toevoegen Een contactpersoon is iemand met wie we willen communiceren. Om de gegevens van een contactpersoon toe te voegen, gebruiken we de Outlook-balk. Klik op het pijltje omlaag naast de knop Nieuw en kies Contactpersoon of kies in de werkbalk voor Bestand > Nieuw > Contactpersoon.

In het volgende scherm vullen we alle gegevens van de contactpersonen in.

84



15/07/13 22:02

Wanneer er een knop ▼ voor het veld voorzien is, klik je eerst op de knop om een deelvenster te activeren. De velden zonder knop vul je rechtstreeks in. De deelvensters sluit je met de knop OK. Als je alle gegevens ingevuld hebt, kies je Opslaan.

2 Contactpersonen weergeven


85


15/07/13 22:02

Naargelang van de keuze in de linkerkolom, worden de contactpersonen weergegeven in kaartvorm of in lijstvorm. Hier werd gekozen voor Visitekaartjes. Het is heel belangrijk de gegevens juist in te tikken. Dat zul je ontdekken wanneer je de gegevens gebruikt. Terugvinden, sorteren en filteren kunnen enkel op de juiste manier gebeuren als alle gegevens exact zijn opgeslagen.

2 Een bericht versturen

We kiezen de knop E-mail om in de e-mailmodule te werken. Kies Bestand > Nieuw > E-mailbericht of klik op Nieuw in het lint. We krijgen nu een scherm waarin we een e-mailbericht kunnen tikken.

86



15/07/13 22:02

Klik op de knop Aan om het dialoogvenster met de contactpersonen te activeren. In dit deelvenster kunnen we scrollen tot we het gewenste adres vinden of we kunnen in het veld bovenaan een letter of enkele letters intikken. Klik op de naam van de geadresseerde die je wilt aanschrijven en vervolgens op de knop Aan. Het bericht is bestemd voor de persoon die in het veld Aan staat. Cc = Carbon Copy, vrij vertaald ‘kopie’. Het is de bedoeling dat de persoon die in CC staat op de hoogte gehouden wordt. Hij ontvangt een kopie van het bericht en de persoon voor wie het bericht bestemd is, ziet dat deze persoon een kopie gekregen heeft. Bcc = Blind Carbon Copy, vrij vertaald ‘verborgen kopie’. De namen van de personen die in bcc staan, zijn niet zichtbaar voor de persoon voor wie het bericht bestemd is en ook niet voor de personen die in cc staan. Na het invullen van de geadresseerden kiezen we OK. Het onderwerp van een mail wordt weergegeven bij de geadresseerde. Het is dus belangrijk een duidelijke formulering te kiezen zodat de ontvanger de mail onmiddellijk kan plaatsen.

3 Post sorteren Als we Outlook juist instellen, zal het pakket ervoor zorgen dat de binnenkomende mails in de juiste mappen terechtkomen. Dit is heel belangrijk om orde te houden in onze correspondentie. Om mappen aan te leggen volgens criteria die wij bepalen, moeten we de nodige instructies vastleggen. We gebruiken hiervoor de functie Regels en waarschuwingen. Kies Extra > Regels en waarschuwingen. Kies de knop Nieuwe regel...


87


15/07/13 22:02

Kies de eerste regel door erop te klikken. Klik in het onderste veld op personen of distributielijst.

88



15/07/13 22:02

Selecteer de contactpersonen van wie we de inkomende mails samen in een map willen bewaren. Dubbelklik op de namen om ze in de lijst op te nemen. Kies de volgende klanten: Aline Haegeland, Luc Foulon, Michel Verplancke, Sandrine Van Biervliet en Lode Vansant. Kies OK.

Klik op de blauwe woorden naam map. Kies in het volgende deelscherm Postvak IN. Kies de knop Nieuw... Tik de naam van de nieuwe map: Klanten. Kies OK.

Kies Voltooien.


89


15/07/13 22:02

4 Een distributielijst maken Een distributielijst is een verzameling gegevens van personen aan wie regelmatig berichten gestuurd worden. Het voordeel van een distributielijst is dat het bericht kan geadresseerd worden aan de groep door de distributielijst in het adresveld te plaatsen. Kies Bestand > Nieuw > Distributielijst of klik op het pijltje omlaag naast de knop Nieuw, kies Distributielijst.

Tik in het volgende scherm in het veld Naam de naam van de distributielijst, hier: Seizoenaanbiedingen. De naam zal afhangen van het motief van de lijst. Hier wordt een lijst samengesteld van de klanten die er via mail van verwittigd worden dat de seizoenartikelen in voorraad zijn, bijvoorbeeld de lentecollectie, de zomerartikelen enz.

Kies de knop Leden selecteren.

90



15/07/13 22:02

Dubbelklik op de naam van de contactpersonen die je wilt opnemen in de distributielijst of tik in het veld Typ of selecteer een naam de eerste letters van de contactpersonen die je zoekt. Ga met de cursor op de naam staan en klik op de knop Leden. Je herhaalt dit tot alle leden opgenomen zijn in de lijst (zie scherm 13) naast de knop Leden. Als alle contactpersonen gekozen zijn, kies je OK.

Kies Opslaan en sluiten.

5 Een e-mail weigeren Krijg je bepaalde berichten die je niet meer in je mailbox wilt zien, dan kun je gebruikmaken van de functie Ongewenste e-mail. Selecteer het e-mailbericht dat je naar de map Ongewenste mail wilt verplaatsen. Kies Extra > Indelen.


91


15/07/13 22:02

Klik op de knop Andere map... en kies Ongewenste mail. Kies OK. Wil je bij voorbaat een aantal criteria opgeven om ongewenste mail onmiddellijk te verplaatsen naar de map Ongewenste mail, ga dan te werk zoals bij punt 3, Post sorteren. Kies Regels en waarschuwingen en ga verder te werk zoals in de schermen 7 tot 10.

92



15/07/13 22:02

6 Bijlagen bij een e-mailbericht comprimeren

Voor het toevoegen van een bijlage bij een bericht, klikken we op de knop met de paperclip. We zoeken het bestand in de juiste map en kiezen de knop Invoegen. Als de bijlage te groot is om via de mailbox door te sturen, kunnen we het bestand eerst comprimeren. Het meest gebruikte programma voor het comprimeren van bestanden is Winzip: www.winzip.com.

De ontvanger van het bericht zal wel over het programma Winzip moeten beschikken om het bestand te decomprimeren en te extraheren.

7 Mappen in Outlook comprimeren Om te vermijden dat de mappen in Outlook te veel plaats innemen, kunnen we de gegevens comprimeren. Kies Bestand > Gegevensbestandsbeheer...


93


15/07/13 22:02

Kies in dit scherm de knop Instellingen...

Kies daarna de knop Nu comprimeren. Kies OK.

94



15/07/13 22:02

8 Mailetiquette Een aantal gedragsregels moeten ervoor zorgen dat het verkeer tussen miljoenen internetgebruikers ordelijk en gedisciplineerd verloopt. Een e-mail is een geschreven boodschap. Dat betekent dat hij blijvend is en een eigen leven kan gaan leiden. Daarom moeten we bij het versturen van e-mailberichten een aantal ongeschreven regels respecteren.

1 Schrijfstijl • Houd rekening met de ontvanger van het bericht. Niet iedereen is een vriend. Zowel interne als externe e-mailberichten bevatten het best een passende aanspreektitel. • KISS = keep it short and simple. Een e-mail is altijd kort. Langere teksten horen thuis in de bijlage. • Kies een gepaste beleefdheidsformule, zoals ‘Vriendelijke groeten’ of ‘Met dank’. • Onderteken een e-mail altijd met je volledige naam: voornaam en familienaam. Indien nodig schrijf je daaronder alle gegevens zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres. Maak eventueel gebruik van de functie handtekening.

2 Taal • Kies elk woord zorgvuldig. Herlees het bericht nauwkeurig en kijk na of de boodschap niet verkeerd geïnterpreteerd kan worden. Vergeet niet dat een e-mailbericht juridische bewijskracht heeft. • Gebruik alle tekens correct: hoofdletters, kleine letters, leestekens, trema’s, koppeltekens enz. • Let op de spelling: werkwoord- en spellingfouten in een e-mailbericht maken een slechte indruk op de ontvanger. • Vermijd afkortingen en smileys: ze komen onprofessioneel over en worden niet altijd door de ontvanger begrepen.

3 Algemene omgangsvormen • Probeer elk bericht binnen 24 uur te beantwoorden. • Stuur geen persoonlijke berichten tussen het zakelijke verkeer en zet geen persoonlijke informatie tussen de zakelijke informatie. • Haal overbodige informatie weg uit een mail die doorgestuurd wordt. • Maak gebruik van de automatische antwoordfunctie bij langdurige afwezigheid.


95


15/07/13 22:02

UIT DE PRAKTIJK De 10 geboden van e-mail E-mail is uitgegroeid tot het communicatiemiddel bij uitstek in een zakelijke omgeving. Hoog tijd dus voor een snelcursus netiquette, een verzameling gedragregels die e-mail leuk en efficiënt kunnen maken. Do’s en don’ts voor e-mail: 1 Zorg voor e-mailmomenten Niemand verwacht dat u onmiddellijk op een nieuw bericht reageert. Probeert u dat toch, dan gaat dit ten koste van uw persoonlijke organisatie. Bouw tijdens uw werkdag momenten in om uw e-mail te controleren. Dat hoeft niet op vaste tijdstippen te gebeuren, maar bijvoorbeeld telkens na het afwerken van een taak. 2 Reageer snel, maar voorlopig U hoeft niet meteen een uitgebreid antwoord te geven, maar reageer wel snel met een voorlopig berichtje. Stuur een korte boodschap dat u het mailtje ontvangen hebt en dat u er werk van maakt. Het kan dan makkelijk nog een paar dagen duren voor u een definitief antwoord stuurt, maar de klant is ondertussen gerustgesteld. 3 Er zijn geen dringende berichten De mensen die hun berichten altijd als dringend markeren, kunt u ervan verdenken ook voor te kruipen aan de kassa van een supermarkt. Dat is niet alleen irritant, het kan ook een averechts effect hebben. Na een tijdje worden uw ‘dringende’ berichten genegeerd en moet u nog langer wachten op een antwoord. Is het echt belangrijk, zet dat dan in het onderwerp van uw bericht, bijvoorbeeld ‘Klant vraagt dringend aanwezigheidslijst’. 4 Vermijd valse verwachtingen Vermeld in een ‘Out of office’-bericht (als u niet op kantoor bent) liever niet dat u het bericht laat doorsturen naar een collega. Dat creëert de foute verwachting dat uw collega het probleem zal oplossen. Uw gsm-nummer vermelden in uw automatische handtekening onder elk mailtje is evenmin aan te raden: het geeft de indruk dat u altijd en overal bereikbaar bent, maar ook dat u de klant via de gsm kunt helpen, wat vaak onmogelijk is. 5 Uw bericht kan bij iedereen terechtkomen E-mail is communicatie van organisatie tot organisatie, niet van persoon tot persoon: u weet nooit bij wie uw bericht zal terechtkomen. Beschouw e-mail als een zakelijke brief op het scherm. Een e-mail met een offerte kan doorgestuurd worden naar de CEO en dan gaat u af als een gieter als u het bericht begint met ‘Yep, Katrientje’. Een aanvaarde tussenvorm is: ‘Geachte mevrouw Peeters, Beste Katrien’. Ook afsluiters met ‘doei’ zijn uit den boze. 6 De 80/20-regel Twintig procent van uw contactpersonen zijn goed voor tachtig procent van uw e-mailverkeer. Val die mensen dus niet lastig met songteksten of spreuken die in uw automatische handtekening en bijgevolg op elk mailtje staan. En vermijd ellenlange disclaimers onderaan. Zo’n extraatje is misschien leuk voor een keer, maar na dertig keer wordt het melig of vervelend. 7 Gij zult niet spioneren Vraag niet bij elke e-mail om een automatische ontvangst of leesbevestiging: bijna iedereen beschouwt dat als een inbreuk op de privacy. Niemand heeft er zaken mee of iemand om 10 uur ’s ochtends of om middernacht zijn berichten leest. Van elk mailtje een soort aangetekende zending maken, heeft ook niets meer met de inhoud van de boodschap te maken. U wilt er letterlijk uw correspondenten mee controleren en dat is ongepast. Het is bovendien volstrekt onbetrouwbaar: wie het systeem ooit gebruikt heeft, weet uit ervaring dat veel mensen het bericht wel lezen, maar doelbewust ‘Neen’ antwoorden op de vraag van hun mailprogramma of het een ontvangstbevestiging mag terugsturen. 8 Lange berichten zijn slordig Vermijd lange e-mailberichten: ze zien er niet alleen slordig uit, ze worden ook met tegenzin gelezen. Stop een lang voorstel in een aantrekkelijke sjabloon of verstuur het als een Wordbestand in bijlage. Uw bericht zal veel sneller afgedrukt worden. 9 Gebruik trefwoorden in het onderwerp De onderwerpregel moet een antwoord zijn op twee vragen: wat is de bedoeling van het bericht en waarover gaat het. Schrijf eerst uw bericht en dan pas het onderwerp. Gebruik goed gekozen trefwoorden, bijvoorbeeld ‘Uitnodiging tot vergadering reclamecampagne’. Het is dan meteen duidelijk waarvoor de vergadering wordt georganiseerd en dat het de bedoeling is dat de ontvanger aanwezig is. 10 Antwoord op vragen in een tekst Als in een bericht een aantal vragen staan, gebruik dan de originele tekst om te antwoorden. Schrijf uw antwoord onmiddellijk na de vraag van de correspondent, liefst in een andere kleur, bijvoorbeeld blauw als hij zwart heeft gebruikt. Zo’n vraag- en antwoordstructuur is leuk om te lezen en biedt de garantie dat u niets over het hoofd ziet. Bron: Vacature

96



15/07/13 22:02

?

Test je kennis 1 De Kamer van volksvertegenwoordigers

1.1 Is dit tijdschrift bestemd voor de volksvertegenwoordigers of voor burgers? Verklaar. 1.2 De Kamer heeft een bepaalde doelstelling met deze communicatie. Welke? 1.3 Surf naar www.dekamer.be > Publicaties > Magazine van De Kamer. Download het laatste magazine. Welke belangrijke thema’s komen er aan bod?


97


25/07/13 13:04

De en wij. Boekhouden - Informatica. Plantyn. Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers

Recommend Documents