De en wij. Boekhouden - Informatica. Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers. Copyright

De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

De h@ndel en wij

6. 1 5.2

Boekhouden - Informatica Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers

Copyright DHEB61W Cover.indd 1

19-11-2009 13:34:54

De h@ndel en wij

6.1


Copyright DHEB61W inner.indb 1

Plantyn 19-11-2009 11:55:04

Copyright

De handel en wij

INHOUD DEEL 1

5

BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING

5

1 Kennismaking met Kronos

7

1 2 3 4 5

Persoonlijke gegevens Een greep uit het assortiment Enkele leveranciers Enkele klanten Personeel 1 Organisatieschema van de onderneming 2 Personeelsgegevens

7 7 9 10 11 11 11

2 Het organogram van een onderneming 1 2 3

12

Organogram van Kronos Soorten organisatiestructuren Het organogram van een administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling

3 Plannen en vergaderen 1 2 3

12 15 17 19

Plannen werkt ontspannend Vergaderen Werkplanning met elektronische agenda

19 24 30

Test je kennis

44

4 Efficiënte communicatie

48

1 2 3 4

Communicatie Huisstijl Sjabloon ontwikkelen voor brief in vensterenveloppe Elektronische post

48 54 60 81

Test je kennis

96

5 Verrichtingen met het buitenland 1

2 3 4 5

108

Documenten bij internationale handel 1 Indeling internationale handel 2 Documenten bij intracommunautaire handel 3 Documenten bij internationale handel met een derde land Incoterms Het internationale betalingsverkeer: begrippen Prijsvorming op de wisselmarkt De rol van de EU in het monetaire beleid

108 108 114 115 124 126 130 134

Test je kennis

136

6 De btw

141

1 2 3 4

De btw: een verbruiksbelasting De btw-aangifte en rekeninguittreksel De ICL-kwartaalopgave Jaarlijkse lijst van de btw-belastingplichtige afnemers (klantenlisting)

141 143 150 153

Test je kennis

155

7 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

161

8 Backup/Restore en centraliseren

182

1 2 3 4

Backup Restore Centraliseren beginsituatie Controle van de grootboekrekeningen na centralisatie

182 185 186 189

9 Aankoopfacturen inboeken 1

2

195

Aankopen handelsgoederen 1 Aankoopfactuur met handelskorting 2 Aankoopfactuur met aankoopkosten en financiële korting 3 Aankoopfactuur met 2 btw-tarieven, financiële korting en terug te sturen verpakking Creditnota’s voor retourzendingen 1 Creditnota voor retour van handelsgoederen 2 Creditnota voor retour van verpakking

Copyright

De h @ ndel en wij BI 6.1

DHEB61W inner.indb 3

195 195 207 214 221 221 225

¦3¦ 19-11-2009 11:55:07

De handel en wij

3 4

Aankoopfactuur voor diensten en diverse goederen Aankopen van investeringsgoederen 1 Aankopen van materiële vaste activa 2 Aankopen van immateriële vaste activa Oprichtingskosten Aankoopfactuur voor werken in onroerende staat Aankoopfactuur voor intracommunautaire verwervingen Aankoopfactuur voor invoer uit niet EU-landen 1 Invoer met verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen 2 Invoer met verlegging van heffing: factuur douane-expediteur 3 Invoer zonder verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen 4 Invoer zonder verlegging van heffing: factuur douane-expediteur

5 6 7 8

Test je kennis 9

314

Controleren en centraliseren

10 Verkoopfacturen en uitgaande creditnota’s opmaken en inboeken 1

Verkoopfacturen voor handelsgoederen 1 Eenvoudige verkoopfactuur 2 Verkoopfactuur met handelskorting 3 Verkoopfactuur met handelskorting, financiële korting en aangerekende kosten 4 Verkoopfactuur met twee btw-tarieven en terugstuurbare verpakking Uitgaande creditnota’s 1 Uitgaande creditnota voor teruggestuurde goederen 2 Uitgaande creditnota voor retour ontvangen verpakking Verkoopfacturen voor levering buiten België 1 Verkoopfactuur voor intracommunautaire levering 2 Verkoopfactuur voor export Verkoopfactuur voor verkoop van vaste activa Winkelverkopen zonder factuur

2

3

4 5

Test je kennis 6

321 333 333 333 340 344 350 354 354 358 362 362 368 374 386 392

Controleren boekingen en back-up nemen vóór centralisatie 1 Controleren en printen van de te centraliseren dagboeken 2 Centraliseren van de verkoopfacturen en uitgaande CN’s 3 Raadplegen gecentraliseerde boekingen

11 Btw-aangifte en kwartaalopgave 12 Betalingen en inningen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

229 236 236 242 250 271 281 289 289 299 304 310

De Europese overschrijving Elektronische betalingen via Isabel Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR zonder financiële korting Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR met financiële korting en uitgaande creditnota Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR zonder financiële korting Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR met financiële korting Boekhoudkundige registratie van ontvangen voorschotten Boekhoudkundige registratie van ontvangsten uit contante winkelverkopen Boekhoudkundige registratie van betalingen in vreemde munt Boekhoudkundige registratie van inningen in vreemde munt

395 395 401 405 406 416 416 418 420 426 436 442 448 454 458 465

Test je kennis

471

13 Debiteurenbeheer

479

1 2 3

Klantvorderingen zelf beheren versus outsourcen Boekhoudkundige verwerking bij tussenkomst van een kredietverzekeraar Klantenlijsten genereren en aanmaningen opmaken in BOB

14 Financiële verrichtingen 1

Financiering met eigen vermogen 1 Kapitaal 2 Uitgiftepremies 3 Reserves en overgedragen winst Financiering met vreemd vermogen op lange termijn 1 Investeringskrediet 2 Leasing Financiering met vreemd vermogen op korte termijn

2

3

Test je kennis

¦

4


¦

Copyright

479 484 489 497 497 497 502 505 508 508 513 521 532


19-11-2009 11:55:07

De handel en wij

DEEL 1 BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING

Copyright



¦5¦ 19-11-2009 11:55:07

De handel en wij

¦

6


¦

Copyright


19-11-2009 11:55:08


1

KENNISMAKING MET KRONOS

1

Persoonlijke gegevens

KRONOS bvba is een handelsvennootschap in de wereld van de casual kleding en de sportkleding. KRONOS stelt haar eigen collectie samen. Daarvoor heeft ze een stylist in huis die regelmatig de internationale stoffenbeurzen in Parijs, Firenze, Rotterdam en München bezoekt. Daarna worden de modellen ontworpen bij KRONOS. De confectie gebeurt door buitenlandse ateliers. Elke nieuwe collectie wordt geshowd in de showroom van KRONOS in Antwerpen en verder aan de klantendetaillisten voorgesteld door vertegenwoordigers. KRONOS is de naam van het bedrijf en ook van het huismerk. De naam is met zorg gekozen. In de Griekse mythologie is Kronos de jongste der titanen, een reuzengeslacht. Volgens de Griekse mythologie heerst Kronos op de eilanden der gelukzaligen. De zaakvoerder van KRONOS vond dit een passende naam voor de kleding die hij verkoopt: de collectie is reuzemooi en wie de kleding draagt, voelt er zich goed in. KRONOS Mathis Valke Ledeganckkaai 11 2000 ANTWERPEN Tel. 03 277 72 52 Fax 03 277 72 59 Mail [email protected] Website www.plantyn.com Ondernemingsnummer BE 0420 828 659 RPR Antwerpen Fortis 293-0195210-04 BIC GEBABEBB, IBAN BE10 2930 1952 1004 Bank van Breda 645-1113241-07 BIC JVBABE22 IBAN BE74 6451 1132 4107

2

Een greep uit het assortiment

Bij Kronos krijgen de artikelen een code waarmee herkend kan worden tot welke groep ze behoren. Zo staat: MAG voor Magazines HER voor Herenkleding DAM voor Dameskleding SPH voor Sportkleding heren SPD voor Sportkleding dames ACC voor Accessoires. Goederen onderworpen aan 6 % btw Art. nr.

MAG01 MAG02 MAG03

Omschrijving

Basket: reglement Leren lopen in 10 weken Trainen met een ‘Polar’-hartslagmeter

1027 1027 1027

Aankoopprijs in EUR (excl. btw) 11,99 8,50 14,95

Copyright

Deel 1 Boekhouden in de onderneming


Leveranciernr.

Verkoopprijs in EUR (excl. btw) 21,61 15,99 28,21


¦

7

¦

19-11-2009 11:55:08


Goederen onderworpen aan 21 % btw Art. nr.

Omschrijving

Leveranciernr. 1007 1015 1012 1012 1015 1015 1007 1007 1019 1019 1019 1019

Aankoopprijs (excl. btw) 20,00 14,00 54,00 8,00 19,00 43,00 40,90 45,90 22,20 16,99 14,44 12,83

Verkoopprijs (excl. btw) 38,76 27,19 104, 86 16,49 36,89 83,34 79,22 89,00 44,57 34,99 30,00 26,55

SPH101 SPH102 SPH103 SPH104 SPH105 SPH107 SPH108 SPH109 SPH110 SPH111 SPH112 SPH113

Short wijnrood Polo beige Training zwartbruin T-shirt zilvergrijs Bermuda Tennispolo wit met groene streep Hemd korte mouwen Hemd lange mouwen T-shirt papyruswit Zwemslip Zwemshort Zwembroek lang

HER150 HER151 HER152 HER153 HER154 HER155 HER156 HER157 HER158

Broek jeans donkerblauw Polo robijnrood Pull V wol Pull O Pull V katoen Broek geribd fluweel Polo dennengroen T-shirt wit Gilet met rits antracietgrijs

1015 1015 1015 1015 1015 1015 1015 1019 1015

44,50 22,40 34,80 40,50 40,50 51,00 31,00 24,00 47,20

91,94 46,15 67,33 80,21 80,21 102,77 60,88 46,99 89,77

SPD201 SPD202 SPD203 SPD204 SPD205 SPD206 SPD207 SPD208 SPD209 SPD210 SPD211 SPD212

Short spin Broek jogging T-shirt Broek ¾ katoen wit Bermuda marine en wit Pull rits Vest clima Vest regen Bermuda Broek ¾ katoen beige Polo streep Zwempak

1007 1007 1012 1012 1012 1007 1007 1007 1012 1012 1012 1019

18,21 19,58 10,66 17,62 27,99 24,24 43,00 18,50 20,88 27,00 34,50 15,90

37,63 38,99 22,07 34,88 54,38 48,00 82,34 38,99 41,67 55,87 64,77 32,05

DAM250 DAM251 DAM252 DAM253 DAM254 DAM255 DAM256 DAM257

T-shirt streep Bloes linnen zandkleur Gilet rits mosgroen Bloes lange mouwen wit Pull O Pull V wol Jasje zonder mouwen bruine ruiten Broek jeans

1015 1015 1015 1015 1015 1015 1015 1007

23,45 54,90 42,68 38,00 25,00 24,99 32,99 36,00

45,78 105,88 85,55 78,77 49,77 49,50 60,59 74,88

Leveranciernr.

Aankoopprijs in EUR (excl. btw)

Verkoopprijs in EUR (excl. btw)

Art. nr.

¦

Omschrijving

ACC01

Kousen zijde en wol zwart

1016

4,70

9,71

ACC02

Badmuts

1019

2,10

4,08

ACC03

Duikbril

1019

4,87

7,81

ACC04

Zijden sjaal unicolor

1016

20,60

52,00

ACC05

Scheenlap

1019

9,50

19,62

8


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:08


Lev. nr.

3


JB Textiles

Tina Florian

1012

1013


¦

Rajatco

Mabel

1027

1029

Anton Varas (zilveren juwelen)

1026

Wo sang

ABS Schoonmaak

1025

1028

Carglass

Financial Media (CFO Magazine)

De Post

1022

1023

Garage Secura

1021

1024

SD Worx

1020

Rigoletto (schoenen)

Dolores

1018

1019

Bagatelle (accessoires)

Nominette (etiketten)

1016

1017

Piedro (leder)

BDM verzekeringen nv

1011

Bomonde

De Pc-Dokter bvba

1010

1014

Parlons chiffons

1009

1015

Albatros

Cibella

1007

Buro Market Antwerpen

1006

1008

AWW (Antwerpse Waterwerken)

Sage BobSoftware

1004

1005

Belgacom

Mobistar

1002

1003

Electrabel

Copyright

1001

Naam

R-7 Gopal Park

C.C.Shaukiwan, Flat B, 17/F

Haechtsesteenweg 133

Plaza Borda 2

Sterlingerstraat 19

Stratem 11, bus 3

Trichterheideweg 11

Muntcentrum

Merksemsebaan 120

Brouwersvliet 5

Handelskaai 14

Gouverneur Roppesingel 31

Industrieweg 11

Afrikalaan 279

Koningsdreef 23

Via Galileo Galilei 2

Neuenstädter Strasse 11

Ijzersteden 6-8

Entrepotkaai 5

Montignystraat 109A

12, rue Saint Benoit

Via Gallo 769

Place Dumont 6

Noorderlaan 33

Quai Mativa 23

Mechelsesteenweg 64

Kolonel Bourgstraat 149

Koning Albert II-laan 27

Regentlaan 8

Straat

Enkele leveranciers

110033

1140

2140

9880

3500

1000

2110

2000

8500

3500

9420

9000

8820

20124

74196

7547

2000

2018

94350

50121

1150

2030

4020

2018

1140

1030

1000

Postcode

AZADPUR DELHI, INDIA

HONG KONG

EVERE BRUSSEL

TAXCO (MEXICO)

ANTWERPEN

AALTER

HASSELT

BRUSSEL

WIJNEGEM

ANTWERPEN

KORTRIJK

HASSELT

ERPE-MERE

GENT

TORHOUT

IT-MILANO

DE-NEUENSTADT 2

NL-TB ENSCHEDE

ANTWERPEN

ANTWERPEN

FR-VILLIERS/MARNE

IT-FIRENZE

STOKKEL

ANTWERPEN

LUIK

ANTWERPEN

BRUSSEL

BRUSSEL

BRUSSEL

Woonplaats

0091 121 3091990

0852 2523 3208

02 237 81 65

+52

03 290 06 60

09 375 68 00

011 30 15 15

022 011111

03 231 59 30

03 220 21 11

056 27 78 40

011 28 44 10

053 82 77 77

09 223 36 42

050 21 13 63

+ 39 892 640 013

+ 49 7139-2679

+ 31 53 433 64 11

03 233 78 38

03 288 90 93

+33 825 825 351

+39 55 49 73 201

02 772 76 16

03 541 22 99

04 343 77 46

0800 57 089

02 745 71 11

02 202 41 11

02 518 61 11

Tel.

7269

4025066804

113-6672004-08

40200

448-7630681-80

293-0350853-59

435-4111611-55

679-0000013-13

390-0955327-29

000-0520657-58

310-0728771-96

210-0968968-87

290-0126000-18

789-5794910-51

280-0573465-38

IT93b076012800000055994305

DE89 5535 0010 0001 127027

NL85 RABO 0104 2945 74

645-1007919-27

001-4255219-02

FR 76 1090 7000 0102 4212 9188 632

39-06-6791121

737-6080044-30

320-0552466-24

220-0363449-26

096-3103000-88

456-9583471-92

000-1710031-18

000-3254483-36

Bank

Brussel

Antwerpen

Gent

Hasselt

Brussel

Antwerpen

Antwerpen

Kortrijk

Hasselt

Dendermonde

Gent

Brugge

Milano

Antwerpen

Antwerpen

Créteil

Brussel

Antwerpen

Luik

Antwerpen

Brussel

Brussel

Brussel

RPR

BE-0449 325 774

BE 0428 630 726

BE 0870 459 687

BE 0440 845 006

BE 0214 596 464

BE 0441 151 248

BE 0407 139 583

BE 0478 015 307

BE 0475 504 688

BE 0400 326 423

BE 0423 536 147

BE 0448 460 989

IT 01277 610 661

DE 1499 604 77

NL 0307 15 441 B01

BE 0404 458 128

BE 0454 168 549

FR 783 428 547 677

IT 05286911002

BE 0895 830 038

BE 0862 222 607

BE 0478465663

BE 0204 923 881

BE 0456 810 810

BE 0202 239 951

BE 0476 306 127

Ondernemingsnr.


9

¦

19-11-2009 11:55:08

¦

10


¦

2004

2003

2002

2001

Klant-nr.


Copyright

2023

2022

2021

2020

2019

2018

2017

2016

2015

2014

2013

2012

2011

2010

2009

2008

2007

2006

2005

Havermarkt 3

Lange Zoutstraat 7

Handtas en Co

Esplanade

Raj Textiles

Daikalu

Carlotta

Sabina Berke

Stephen Nelson

Calixte

Boboli

Marie Grinelle

Francesca B.

Sir Patrick

Greenhouse

Saffraan

ZAPPA (schoenen)

Diana Sports

Safari

Aristocrate

Belle

Aspasia

106 Commerce Centre Goregaon East

Nichiei BLDG, Sth Floor 4

Knokkeweg 12

Unter den Linden 71

153 Bell Street

89, Rue de la Monnaie

Bronstraat 6

Duinkerkelaan 31

Stormestraat 98

Papestraat 7

Brusselse steenweg 331

Pelgrimslaan 20

Koolmijnlaan 191

Sint-Jansstraat 31

Schriekbos 110

Tolbareel 93

Oude Vest 73

Tacambaroplein 11

Meir 43

Maria-Christinastraat 192

Brufil

Bijou Store

Straat en nr.

De Bruynlaan 131

Naam

Paprica

4 Enkele klanten Postcode

400063

550

9880

10117

NW1 6TL

59000

3830

8660

8790

8870

1730

1731

3550

2820

2980

2930

9200

9700

2000

9300

3500

1020

2610

Woonplaats

MUMBAI, INDIA

OSAKA, JAPAN

AALTER

BERLIN

LONDON

LILLE

WELLEN

DE PANNE

WAREGEM

IZEGEM

ASSE

ZELLIK

HEUSDEN-ZOLDER

BONHEIDEN

ZOERSEL

BRASSCHAAT

DENDERMONDE

OUDENAARDE

ANTWERPEN

AALST

HASSELT

BRUSSEL

WILRIJK

Telefoon

91 22 28739670

0081 354 74 9773

09 258 11 99

+ 49 30 22 61 1016

+ 44 20 7724 0876

+ 33 3 20 13 01 19

012 74 13 51

058 41 18 92

056 61 12 30

051 33 78 20

02 452 47 94

02 466 09 05

011 57 23 71

015 34 30 26

03 464 22 40

03 663 11 57

052 25 20 63

055 31 98 77

03 707 22 02

053 77 09 60

011 22 20 80

02 512 05 85

03 820 98 30

Gent

Tongeren

Veurne

Kortrijk

Kortrijk

Brussel

Brussel

Hasselt

Mechelen

Antwerpen

Antwerpen

Dendermonde

Oudenaarde

Antwerpen

Aalst

Hasselt

Brussel

Antwerpen

RPR

BE-0466 349 868

DE 2743 225 09

GB 428 0755 47

FR 94 410 884 332

BE 0456 566 132

BE 0683 100 922

BE 0440 507 880

BE 0426 697 555

BE 0457 985 993

BE 0400 539 724

BE 0433 596 136

BE-0744 124 117

BE 0434 675 905

BE 0406 964 389

BE 0448 170 484

BE 0438 122 769

BE 0403 382 418

BE 0417 515 417

BE 0421 438 076

BE 0419 016 640

BE 0433 107 671

Ondernemingsnummer



19-11-2009 11:55:09


5

Personeel

■ 1 Organisatieschema van de onderneming Zaakvoerder Mathis Valke

CFO (Chief Financial Officer) Ciska De Roeck

Aankoopmanager

Logistiek manager

Verkoopmanager

Claire Dufaux

Vincent Ransbeek

Arne Schoonhoven

Boekhouder Michiel Fobert

Aankoopmedewerker

Magazijnmeester

Kristina Ibens

Jasper Putman

Logistiek medewerker Robin Vissers

Commercieel medewerker binnendienst

Assistent boekhouder Pieter Sabbe

Marjolein Colle Leyla Ugulur

Verkopers buitendienst

Receptie Julie Geldof

Arthur Sanders Elise Lamont Fien Lesaffre

■ 2 Personeelsgegevens Bedienden Naam

Adres

Postnummer Plaats 2000 2000 2530 2150 2950 2900 2650 2630 2050 2600 2160 2520 9150 2640

Brutowedde In EUR ANTWERPEN 4 200,00 ANTWERPEN 3 460,00 BOECHOUT 3 250,00 BORSBEEK 2 980,00 KAPELLEN 3 100,00 SCHOTEN 2 660,00 EDEGEM 1 900,00 AARTSELAAR 1 960,00 ANTWERPEN L.O. 1 850,00 BERCHEM 1 900,00 WOMMELGEM 1 920,00 RANST 2 000,00 KRUIBEKE 2 030,00 MORTSEL 2 015,00

Gezinstoestand* 2 0 0 3 2 4 1 0 0 2 0 2 3 1

Mathis Valke Ciska De Roeck Arne Schoonhoven Vincent Ransbeek Claire Dufaux Michiel Fobert Pieter Sabbe Kristina Ibens Marjolein Colle Leyla Ugulur Julie Geldof Arthur Sanders Elise Lamont Fien Lesaffre

De Gerlachekaai 17 bus 5 Rubenslei 36 bus 2 Holleweg 109 Corneel Smitslei 21 Eikendreef 26 Villerslei 9 Grote Dries 45 Kleistraat 52 Lode Zielenslaan 36 Sint-Hubertusstraat 112 Kapelleveld 14 Zakstraat 3 Oude Kerkstraat 8 Elf-Julistraat 14

Adres

Postnr.

Plaats

Gezinstoestand* 3 2

Schaal 1 1 1 2 1 2 1 alleen alleen 1 alleen 1 2 1

Arbeiders Naam Jasper Putman Robin Vissers

Brutoloon In EUR/uur SINT-NIKLAAS 16,00 ANTWERPEN L.O. 14,00

Copyright Smissestraat 12 Akkerwindestraat 107

9100 2050

Schaal 2 1

* Gezinstoestand = aantal kinderen ten laste.




¦

11

¦

19-11-2009 11:55:09

2 Het organogram van een onderneming

2

HET ORGANOGRAM VAN EEN ONDERNEMING

1

Organogram van Kronos

Verkenning Maak het organogram van Kronos in Word via SmartArt.

Tips • Kies in het tabblad Pagina-indeling voor een liggende afdrukstand via de knop

• Kies in het tabblad Invoegen SmartArt via de knop

en kies voor hiërarchie met meerdere niveaus de knoppen: en

.

• Tik in elk vak de tekst in. Wil je het lettertype aanpassen, dan selecteer je bovenaan het scherm het tabblad Start.

¦

12


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:10


Ter zake ■ 1 Begrip organogram Een organogram geeft schematisch de verschillende afdelingen van een bedrijf weer evenals de namen van de personen die voor de afdeling verantwoordelijk zijn en de functies die ze uitoefenen. In een organogram staan de personen met de hoogste functie bovenaan. De verbindingslijnen en de plaats van de verschillende afdelingen in het organogram geven de onderlinge relaties weer. Als we de verticale verbindingslijnen bekijken van boven naar onder, vinden we wie leiding geeft. Als we die verbindingslijnen van onder naar boven bekijken, weten we wie moet rapporteren aan welke persoon. De horizontale verbindingslijnen tussen de vakjes geven weer wie op dezelfde hoogte staat in het bedrijf.

■ 2 Een organogram maken in Word Organogrammen maak je in Word 2007 via het tabblad Invoegen, waar je kiest voor SmartArt via de

knop

.

Vervolgens selecteer je Hiërarchie met meerdere niveaus als volgt:

Zodra je de muis beweegt in het modelorganogram, verschijnen er bovenaan twee nieuwe tabbladen met hulpmiddelen voor SmartArt. Elk tabblad biedt in het brede lint eronder specifieke selectiemogelijkheden voor het ontwerp en de opmaak.

Copyright




¦

13

¦

19-11-2009 11:55:10


De kleur stel je in via de knop

De namen en de functies van de personeelsleden tik je in de vakken. Om het lettertype te selecteren, ga je terug naar het tabblad Start, met het bijbehorende brede lint aan instructies.

Klik je met je rechtermuisknop op de rand van een tekstvak, dan kun je de hiërarchie nog verder uitbreiden met de selecties.

De vorm van het tekstvak kun je aanpassen door met je linkermuisknop te klikken op de hoeken en de middelste bolletjes. Er verschijnt een dubbele pijl en je kunt de vorm uitrekken of kleiner maken. Het organogram bewaar je en druk je af via de Office-knop

.

In de praktijk In jullie team heeft elk van jullie een bepaalde functie. Maak het organogram van jullie team.

¦

14


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:11


2

Soorten organisatiestructuren

Ondernemingen kunnen hun organisatie structureren op verschillende manieren. Bij Kronos is de organisatiestructuur goed uitgebouwd. In andere, kleine of opstartende ondernemingen is de organisatiestructuur nog zeer rechtlijnig, zoals in de volgende voorbeelden. Voorbeeld van een organogram in een zakenkantoor

Voorbeeld van een organogram in een startende productieonderneming die designverlichting maakt Directeur bedrijf

Designer

Aan- en verkoopverantwoordelijke

Arbeider

Arbeider

Administratief medewerker

Verkenning Teken deze organogrammen in Word.

Ter zake ■ 1 Lijnorganisatie De eenvoudigste en oudste organisatiestructuur is een platte structuur van gelijkwaardige functies met aan het hoofd één leidinggevende.

Copyright

Voorbeelden hiervan vinden we in kleine zakenkantoren, kleine immobiliënkantoren en kleine scholen waar één directeur de leiding heeft over het korps van leraren.




¦

15

¦

19-11-2009 11:55:12


In dergelijke rechtlijnige organisaties heerst er eenheid van leiding en bevelvoering. Dit maakt deze organisaties overzichtelijk. Beslissingen kunnen snel worden genomen en er wordt vlot gecommuniceerd. Maar zodra de organisatie te groot wordt of geconfronteerd wordt met te complexe problemen, is de bedrijfsleider al snel overbelast.

■ 2 Lijnstaforganisatie Wanneer de taak van directeur in een lijnorganisatie te zwaar geworden is, zal hij zich laten bijstaan door één of meer specialisten, stafleden genoemd. Het zijn deskundigen die voor de directeur bepaalde specifieke problemen uitdiepen en hierover advies geven aan de directeur.

Een staflid kan bijvoorbeeld een jurist zijn die de directeur bijstaat op juridisch vlak. Het kan ook een industrieel ingenieur zijn, een designer of een milieudeskundige.

■ 3 Functionele organisatie De meeste organisaties in het bedrijfsleven zijn functionele organisaties. De verschillende functies zoals verkoop, productie, boekhouding zijn ondergebracht in afzonderlijke afdelingen per functie. Aan het hoofd van elke afdeling staat een verantwoordelijke. Op die manier kan de organisatie complexere problemen aan. De leidinggevenden van elke afdeling vormen samen de top van de organisatie onder leiding van de algemeen directeur.

Verantwoordelijke aankoop

¦

16


¦

Verantwoordelijke productie

Verantwoordelijke verkoop

Verantwoordelijke administratie

Copyright



19-11-2009 11:55:12


Facturatie

ERPverantwoordelijke

Leveranciersboekhouding

Hoofdboekhouder HRverantwoordelijke

Chief Financial Office(CFO) Aankoopmanager

Productiemanager

Verkoopmanager

Kwaliteitscoördinator Algemeen Directeur (CEO)

Secretariaat

Het organogram van een administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling Interne audit

3

Verkenning

Copyright

Teken dit organogram in Word.




¦

17

¦

19-11-2009 11:55:12


Ter zake Het organogram dat je nu getekend hebt, is een voorbeeld van hoe de administratieve, financiële en boekhoudafdeling gestructureerd kan zijn in een internationaal georiënteerd productiebedrijf of handelsbedrijf. We bespreken het organogram. De algemene leiding is in handen van de CEO (Chief Executive Officer) of algemeen directeur. In een functionele organisatie staat de CFO (Chief Financial Officer) of financiële directeur aan het hoofd van de boekhoudafdeling. Hij is lid van het directiecomité samen met de overige managers (zie rode cellen) onder leiding van de CEO of algemeen directeur. De CFO laat zich in zijn staffunctie bijstaan door een interne audit die de volledige organisatie nauwlettend in het oog houdt en helpt bij het beheersen van de financiële, wettelijke en organisatorische risico’s. In lijnfunctie onder de bevoegdheid van de CFO functioneren de HR-verantwoordelijke of personeelsdirecteur, de hoofdboekhouder, de ERP-verantwoordelijke en het secretariaat. HR staat voor human resources. Dit kunnen we naar analogie van natural resources (natuurlijke rijkdom) vrij vertalen als ‘menselijke rijkdom’. De term wil laten verstaan dat mensen in het bedrijf zeer waardevol zijn en behoren tot de ‘rijkdom’ van het bedrijf. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Hier gaat het om het beheren van de bedrijfssoftware. Met ERP-software worden alle bedrijfsprocessen, zoals voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek, verbonden in één elektronisch intern netwerk. Met één uniforme software worden alle gegevens door het bedrijf gestuurd, aangepast en geconsulteerd door de personen die hiertoe machtiging hebben. Het secretariaat zorgt voor alle administratie van de financiële afdeling. De hoofdboekhouder doet de nodige financiële verrichtingen, maakt de btw- en intrastat-aangifte op en bereidt voor de CFO de maandafsluiting voor. Onder de hoofdboekhouder werken de hulpboekhouders in de leveranciersboekhouding en de facturatie.

In de praktijk Ook een universiteit heeft een organisatiestructuur. Surf naar http://organigram.kuleuven.be/ext/1/50000862.htm.

Copyright

Ga na welke diensten er onder elke groene stip zitten en teken het geheel uit in een organogram.

¦

18


¦



19-11-2009 11:55:12

3 Plannen en vergaderen

3

PLANNEN EN VERGADEREN

1

Plannen werkt ontspannend

Stress wordt een alsmaar groter probleem op de werkvloer. Drie jaar geleden onderzocht het humanresourcesdienstenbedrijf SD Worx met welke werknemersproblemen werkgevers vooral geconfronteerd worden. Onlangs werd dat onderzoek nog eens overgedaan en er bleken een aantal opvallende verschuivingen te zijn. De top vijf van werkgeversbezorgdheden voor het personeel:

Stressgevoel bij werknemers Langdurige ziekte van werknemers Ontevredenheid bij werknemers Ziekteverzuim Personeelsverloop

Huidige peiling 56 % 38 % 35 % 34 % 30 %

Vorige peiling 51 % 33 % 42 % 46 % 25 %

Stress stond bij de vorige peiling op de eerste plaats. Het probleem heeft niet alleen zijn positie bewaard maar het percentage is nog toegenomen. Wellicht is er een verband tussen het eerste en het tweede probleem, zegt SD Worx. De stress neemt toe omdat ook de werkdruk toeneemt en dat kan dan weer langdurige ziektes veroorzaken. Bron: De Standaard

Verkenning 1 2 3 4 5 6

Omschrijf in je eigen woorden wat stress is. Omschrijf het begrip ‘human resources’. Surf naar www.sd.be. Kies Over SD Worx en zeg in een tweetal zinnen wat SD Worx bedoelt met ‘Uitmuntend door evenwicht’. Geef een viertal oorzaken voor het ontstaan van stress. Welke technieken kunnen we aanwenden om stress te vermijden? Welke technieken gebruik jij als je in tijdnood dreigt te komen?

Ter zake ■ 1 Stress 1 Gezonde versus ongezonde stress Stress is een spanningstoestand van het lichaam als reactie op externe prikkels. Als er gevaar dreigt, is er adrenaline, die door stress wordt aangemaakt, nodig voor het verdedigingsmechanisme. Deze zogenaamde vecht- of vluchtreactie gaat onder meer gepaard met een stijging van de bloeddruk, scherpere zintuigen, gespannen spieren en een verlaagde pijngevoeligheid. Is het gevaar geweken, dan herstelt het lichaam de balans via de productie van stoffen die een rol spelen bij gevoelens van blijdschap, welzijn en geluk. De stress die noodzakelijk is om te overleven, noemen

Copyright




¦

19

¦

19-11-2009 11:55:12


we gezonde of positieve stress. Ook stress die het mogelijk maakt om sportprestaties te leveren of op bepaalde ogenblikken te pieken, plaatsen we bij deze categorie. In onze huidige maatschappij heeft iedereen wel eens last van stress: huismoeders, arbeiders, bedienden, kaderleden, topmannen of -vrouwen … niemand ontsnapt eraan. Ze hebben allemaal een ander soort van stress, maar uiteindelijk komt het op hetzelfde neer: ze moeten een hele dag racen tegen de klok om al hun taken op tijd af te werken. Een beetje gezonde stress kan motiverend werken, maar als het te veel wordt, lopen we het gevaar het lichamelijk, psychisch en emotioneel niet meer aan te kunnen. Als de stresssituatie te lang aanhoudt, wordt ze ongezonde stress genoemd en die kan uiteindelijk een fysieke instorting van het lichaam veroorzaken. De duur van de stressvolle situaties en de fysieke conditie van het lichaam zijn daarom de belangrijkste beslissende factoren van de manier waarop we op stress reageren.

2 Oorzaken van stress Stress kan veroorzaakt worden door: • werkomgeving: hoeveelheid werk, deadlines, grote verantwoordelijkheid, eisen van klanten, onzekere toekomst • relaties: problemen met collega’s, vrienden, partner, baas, medewerkers, kinderen, familie • eigen verantwoordelijkheid: slechte tijdorganisatie, laag zelfbeeld, verstoord evenwicht werk/thuis, geldzorgen.

3 Tekenen van stress Stress kunnen we lichamelijk, psychisch of emotioneel ervaren: • lichamelijk: hoofdpijn, vermoeidheid, vage klachten en pijnen, rusteloosheid, niet meer in staat om te ontspannen • psychisch: besluiteloosheid, vergeetachtigheid, slechte concentratie, gemakkelijk afgeleid zijn, te gehaast zijn bij het nemen van beslissingen • emotioneel: geïrriteerd, boos, nerveus, ongerust, gespannen, ontevreden over werk en leven.

4 Technieken om met stress om te gaan Er zijn verschillende manieren en middelen om stress te bestrijden. • Breng in kaart wat de oorzaak van de ervaren stress is. Dat geeft informatie over hoe het probleem aangepakt moet worden. • Leer efficiënt met je tijd omgaan. • Werk netjes en georganiseerd: chaos schept problemen. • Las regelmatig, verspreid over de dag, kleine pauzes in. • Leer je ontspannen en leer afstand nemen. • Leer ‘neen’ zeggen. • Zorg voor een goede balans tussen werk en thuis. • Eet gezond: vermijd vet en suiker. • Blijf fit: ga sporten of wandelen.

■ 2 Werkplanning 1 Principe

Copyright

Vaak horen we de uitspraak: “Ik ben voortdurend druk bezig geweest maar ik zou je niet kunnen vertellen waarmee.” Wie tot dit besluit komt, moet dringend werk maken van werkplanning.

¦

20


¦



19-11-2009 11:55:13


Via timemanagement, werkorganisatie en planning kunnen we stresssituaties vermijden. Nutteloze, inefficiënte en ineffectieve inspanningen moeten we naar de achtergrond verschuiven en vervangen door efficiënte en effectieve inspanningen. Centraal binnen timemanagement staat een verschuiving van de klemtoon: die ligt niet op het ‘bezig zijn’ maar wel op de resultaten van dat bezig zijn.

Het Pareto-principe of de 80/20-regel zegt dat 80 % van onze resultaten veroorzaakt worden door 20 % goed ingezette middelen. Voorbeelden van deze regel zijn uitspraken zoals: 20 % van de bedrijven veroorzaakt 80 % van de milieuhinder; 20 % van onze kleding dragen we gedurende 80 % van het jaar; 20 % van de klanten draagt bij tot 80 % van de resultaten. Daarom is het interessant zich toe te spitsen op die 20 % van de oorzaken of middelen. Op die manier besteden we onze tijd efficiënter. De realiteit bekijken en analyseren en onze tijd goed beheren, zijn van heel groot belang. Timemanagement betekent zichzelf organiseren en zich aanpassen aan de werkomgeving.

2 Voordelen De voordelen van timemanagement zijn onder te brengen in twee grote categorieën. 1 Timemanagement maakt een onderscheid tussen de dingen die werkelijk van belang zijn en de dingen die op de tweede plaats komen. 2 Timemanagement helpt om de tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Door de elementen die voor afleiding zorgen te beheersen, neemt de effectiviteit toe en de stress af.

Copyright




¦

21

¦

19-11-2009 11:55:13


3 Persoonlijke planning 1 Prioriteiten stellen Bij een persoonlijke planning stellen we ons de hierna volgende vragen. • Wat is het belang van de taak? • Hoe dringend is de taak?

Laag

Laag

Hoog

Doe de taak niet

Doe de taak later

Hoog

Dringendheid

Belang

Vraag iemand anders de taak uit te voeren

Doe de taak nu

Niet alleen moeten we rekening houden met het belang en de urgentie van de taak. Ook moeten we ervoor zorgen dat we de taak in de beste omstandigheden uitvoeren. Elke persoon heeft per dag een bepaalde periode waarin hij zich optimaal voelt en anderzijds een periode waarin hij zich weinig energiek voelt. Bovendien zijn er mensen die liever vroeg opstaan en anderen die liever heel laat werken. We noemen ze de ochtendtypes en de avondtypes. In het Frans is daar de mooie uitdrukking voor: les couche-tôt et les couche-tard. Vrij vertaald: zij die vroeg gaan slapen en zij die laat gaan slapen. Dat heeft te maken met het bioritme van elk individu. Energievereisende werkzaamheden kunnen we beter verrichten tijdens onze toptijd, wanneer we scherp van geest zijn en erg geconcentreerd kunnen werken. Tijdens een dipje, bijvoorbeeld na een zware maaltijd, maken we gemakkelijk fouten en werken we wat slordig. Hier kunnen we dan beter taken afwerken met een lage prioriteit die we later nog eens opnieuw kunnen bekijken. 2 To do Wie faalt in zijn plannen, plant zijn eigen falen, aldus een oude wijsheid. Het is belangrijk om een weekplan op te stellen voor de hoofdtaken van de komende week. We richten ons daarbij op de te bereiken resultaten in plaats van op de urgenties. Op die manier bepalen we de prioriteiten. Daarom moeten we de weekplanning omzetten in een dagelijks ‘to do’-lijstje en de taken indelen in dringend en belangrijk. In de loop van de dag punten we het todolijstje af met de gerealiseerde taken. Op die manier lopen we niet het risico deadlines over het hoofd te zien.

¦

22


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:14


Uit de praktijk Vilfredo Pareto, socioloog, economist en filosoof, leefde van 1848 tot 1923. Hij werd in Parijs geboren uit een Franse moeder en een Italiaanse vader. De familie keerde in 1858 terug naar Italië waar Vilfredo een uitstekende opleiding kreeg. Na politieke problemen in Italië werd hij in 1893 lector aan de universiteit van Lausanne in Zwitserland en keerde niet meer naar Italië terug. Pareto constateerde dat 80 % van de rijkdom in Italië in het bezit was van 20 % van de bevolking. Deze 80/20 verhouding werd opgepikt door Joseph Juran die ze toepaste in kwaliteitsstudies en ze de naam Pareto-principe gaf. Deze vuistregel is nu algemeen verspreid in managementkringen met stellingen als: 80 % van de output komt voort uit 20 % van de input. Of: 80 % van de resultaten komt voort uit 20 % van de inspanningen. En nog concreter: 80 % van de bedrijfswinst komt van 20 % van de klanten en producten.

1 2 3

Wie was Joseph Juran? Zoek het op via Google. Zoek, via het internet, nog enkele uitspraken die voldoen aan het Pareto-principe. Welke kritiek is er op deze regel?

In de praktijk 1

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2 3

Maak voor jullie project in team een prioriteitenlijst met uit te voeren taken naargelang van hun belang en urgentie. Laat jullie daarbij leiden door de hierna volgende vragen. Wat hebben jullie tot nu toe al gerealiseerd? Hoe zijn jullie te werk gegaan? Is de groep tevreden over de tot nu toe afgewerkte taken? Wat is er op korte termijn nog te doen (dit schooljaar)? Wat is er op lange termijn nog te doen (volgend schooljaar)? Maak bij elk van jullie vergaderingen in team een todolijst, die je dan op de volgende vergadering afpunt met de uitgevoerde taken. Maak in de weken vóór de examens een todolijst met de dringend te herhalen leerstof van de verschillende vakken.

Copyright




¦

23

¦

19-11-2009 11:55:14


2

Vergaderen

Emmanuel Vanaartrijke Vastgoedmakelaar – Syndicus Kantoor: Burggravenlaan 45 9000 Gent Tel. 09-223 55 75 Fax 09-225 95 85 E-mail [email protected]

DOMUS

De heer Anton De Somer Beukendreef 11 9690 Kluisbergen Gent, 14 mei 20..

Geachte heer U wordt uitgenodigd tot de algemene vergadering van eigenaars van de Residentie Ensor, Begoniastraat 41-43 te Gent. Deze bijeenkomst heeft plaats in de vergaderzaal ‘De morgenstond’ van het hotel Gravensteen, Jan Breydelstraat 35, 9000 Gent, op 30 mei 20.. om 19 uur stipt. Agenda 1 Ondertekenen van het aanwezigheidsregister door de eigenaars of volmachthouders. 2 Nazicht en inzameling van de volmachten. 3 Bespreking residentiële boekhouding en verdeelstaat De boekhouding ligt ter inzage vanaf 18 uur of kan vooraf worden geraadpleegd op het kantoor van de syndicus na telefonische afspraak. Vragen of opmerkingen moeten vooraf aan de syndicus worden gesteld want tijdens de vergadering is opzoekwerk onmogelijk. 4 Goedkeuring van de boekhouding en de verdeelstaat 5 Décharge van de syndicus 6 Nieuwe aanstelling syndicus 7 Bespreking van de uit te voeren werken • Opsporen oorzaak regelmatige verstopping van de afvoerleidingen • Achtergevel: vernieuwing van de ramen • Vervanging parlofoon door videofoon • Onderhoud gebouw: evaluatie 8 Varia • Vragen van huurders Ingeval u niet persoonlijk kunt aanwezig zijn op deze vergadering, wilt u mij hiervan dan vóór 20 mei 20.. via mail of telefonisch op de hoogte stellen? Om een nutteloze samenkomst te vermijden is het dan noodzakelijk dat u zorgt voor een vervanger en hem het bijgevoegde volmachtformulier voorzien van uw opdracht en handtekening doorgeeft. Vriendelijke groeten

l Emmanruterijke Vanaa

Copyright

Emmanuel Vanaartrijke Syndicus

¦

24


¦



19-11-2009 11:55:15


Verkenning 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Wie nodigt hier uit? Wie wordt er uitgenodigd? In welke hoedanigheid wordt de persoon uitgenodigd? Verklaar de term ‘syndicus’. Waar vindt de vergadering plaats? Wanneer begint de vergadering? In de agenda zitten twee belangrijke punten. Welke? Wat betekent ‘décharge syndicus’? Hoe lang mag deze vergadering volgens jou duren? Waarom is het van belang dat er iemand de leiding neemt op een vergadering? Wat moet er zo snel mogelijk na de vergadering opgemaakt en verspreid worden?

Ter zake Efficiënt vergaderen is een kunst, maar in tegenstelling tot echte kunst is het geen kwestie van talent maar van discipline, inzicht en het opnemen van verantwoordelijkheid. Daarom moet elke vergadering grondig voorbereid worden en is het opstellen van een agenda noodzakelijk. Elke deelnemer aan de vergadering krijgt de agenda vooraf. Het voorbeeld hiernaast is een voorbeeld van een externe vergadering. De personen die uitgenodigd worden, hebben dezelfde belangen maar zijn geen collega’s. Interne vergaderingen worden gehouden onder collega’s van eenzelfde afdeling of van eenzelfde team. De aandachtspunten voor externe en interne vergaderingen zijn dezelfde.

■ 1 Aandachtspunten bij de voorbereiding Agenda • Maak een agenda met de punten die besproken zullen worden en roep de vergadering enkel samen als dit de beste manier is om te communiceren. • Begin de agenda met eenvoudige punten en plaats de meer ingewikkelde en belangrijkste in het midden van de beschikbare tijd. • Beperk het aantal agendapunten: een te lange vergadering is vermoeiend en doet de aandacht verslappen. Infrastructuur • Geef de deelnemers, indien nodig, vooraf een plaats. Dat voorkomt dat twee goede bekenden tijdens de vergadering met elkaar gaan kletsen. • Zet tijdslimieten uit voor elk te bespreken punt en houd je aan die limieten. • Zorg ervoor dat de infrastructuur degelijk en comfortabel is: voldoende ruime zaal, water, koffie en thee, een koffiekoekje of een broodje naargelang van het tijdstip van de vergadering. • Als je met een presentatie werkt, zorg er dan voor dat elke deelnemer alles duidelijk kan zien en zorg voor een geprinte versie.

Copyright




¦

25

¦

19-11-2009 11:55:16


■ 2 Uitnodiging en agenda • Zorg ervoor dat de uitnodiging alle informatie bevat die de deelnemers nodig hebben. • Nodig alleen die mensen uit die direct betrokken zijn bij de besproken onderwerpen. • Zowel voor een interne als voor een externe vergadering moet de uitnodiging de volgende gegevens bevatten. Naam van de afzender, e-mailadres en eventueel postadres Naam van de geadresseerde Indien interne vergadering: namen van alle deelnemers Plaats waar de vergadering doorgaat Beginuur van de vergadering Eventueel einduur van de vergadering Agenda van de vergadering met eventueel de tijdsaanduiding per punt Verwijzing naar eventueel meegestuurde documenten met de uitdrukkelijke vraag ze te lezen en eventueel commentaar bij voorbaat door te geven. Vraag om aanwezigheid te bevestigen

■ 3 Een vergadering leiden Meestal is de voorzitter van de vergadering degene die de deelnemers heeft samengeroepen. De voorzitter heeft een belangrijke taak: hij moet de besprekingen in goede banen leiden en ervoor zorgen dat de samenkomst een positief resultaat oplevert. Het verloop van een vergadering kunnen we als volgt schetsen.

1 Openen van de vergadering • De voorzitter verwelkomt de aanwezigen en herinnert in een paar kernachtige zinnen aan het doel van de bijeenkomst. • Indien het niet bij voorbaat overeengekomen is, duidt de voorzitter een verslaggever aan die de nodige notities neemt voor de schriftelijke neerslag van de vergadering. • Indien op een interne vergadering experts van buiten het bedrijf aanwezig zijn, stelt de voorzitter deze personen voor aan de deelnemers. • Een voorzitter die enthousiasme en kordaatheid uitstraalt, heeft al bij voorbaat een winstpunt.

2 Bespreking van de agendapunten • Op tijd beginnen, ook als niet iedereen er is, maakt de laatkomers duidelijk dat een afspraak er is om gerespecteerd te worden. De volgende keer komen ze beslist op tijd. • De voorzitter zorgt ervoor dat de tijdsindeling per agendapunt strikt gerespecteerd wordt. • Bij zeer moeilijke punten kan een korte pauze ingelast worden zodat de aanwezigen even bedenktijd krijgen. • De voorzitter kan zelf ideeën aanbrengen om de discussie op gang te brengen. Daarna zorgt hij ervoor dat iedereen zo veel mogelijk aan bod komt. • De voorzitter moet duidelijk maken dat persoonlijke aanvallen niet kunnen. • De voorzitter moet ervoor zorgen dat de deelnemers bij het agendapunt blijven en verhinderen dat er eindeloze uitweidingen gemaakt worden.

¦

26


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:16


3 Beëindigen van de vergadering • De voorzitter formuleert de eindconclusies van de vergadering. Afhankelijk van de agendapunten kan het gaan om een enkele conclusie of om verschillende deelconclusies. • De voorzitter geeft eventueel de punten aan waarover geen overeenstemming is bereikt en formuleert de verdere manier van werken. • De voorzitter formuleert duidelijk de verdere afspraken en legt, indien nodig, een datum vast voor een volgende vergadering.

■ 4 Nazorg van de vergadering De voorzitter zorgt ervoor dat de verslaggever het verslag snel opmaakt. Hij neemt samen met de verslaggever de eindtekst door en laat het document doorsturen naar de deelnemers. Op die manier is de communicatie duidelijk en weet elke aanwezige van de vergadering wanneer hij/zij wat al of niet moet uitvoeren of opvolgen.

Uit de praktijk

Figuur B Figuur A

Bron: De Tijd

Copyright

Figuur C




¦

27

¦

19-11-2009 11:55:16


Opdracht De krantenknipsels op de vorige bladzijde zijn uitnodigingen tot de aandeelhoudersvergadering van de betrokken bedrijven. Analyseer deze uitnodigingen aan de hand van de volgende punten. Figuur A

Figuur B

Figuur C

Wie nodigt uit tot vergaderen? Op welke datum wordt de vergadering gehouden? Hoe laat start de vergadering? Waar wordt de vergadering gehouden? Hoeveel punten bevat de agenda? Zijn er verschilpunten op de agenda? Welke? Welke bijkomende informatie wordt er verstrekt? Wanneer moeten de aandelen gedeponeerd worden?

In de praktijk Vergaderen jullie efficiënt en effectief in jullie team? Ga dit na met de volgende checklist.

¦

28


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:17


Checklist voor een effectieve en efficiënte vergadering v

Vóór de vergadering 1

Werd vastgelegd:

1.1

Wie voorzitter is?

1.2

Wie secretaris is? Is er een reserve voorzien?

2

Heeft de voorzitter het doel van de vergadering duidelijk vastgelegd?

3

Kunnen alle leden zich vrijmaken om te vergaderen?

4

Liggen de volgende zaken vast:

4.1

Plaats van vergaderen?

4.2

Tijdstip van vergaderen?

4.3

Duur van de vergadering?

5

Is het lokaal gereserveerd?

6

Is de agenda duidelijk uitgeschreven?

6.1

Zijn de verschillende punten goed onderscheiden?

6.2

Zijn de verschillende punten logisch gerangschikt? (van zeer belangrijk naar minder belangrijk)

6.3 6.4 6.5

Werd er aan de deelnemers gevraagd om punten toe te voegen? Is er een punt ‘varia’ voorzien, zodat de leden bij het begin van de vergadering eventueel nog punten kunnen toevoegen. Is er een maximum tijd per punt vastgesteld?

7

Hebben alle deelnemers vooraf de agenda met eventueel bijkomende stukken gekregen?

Tijdens de vergadering 8

Heeft de voorzitter het woord genomen om de vergadering te beginnen?

9

Werd aan de secretaris gevraagd notities te nemen?

10

Werden de namen van de aanwezigen genoteerd?

11 12 13

Werden de namen van de afwezigen genoemd en hun verontschuldiging genoteerd? Heeft de voorzitter een rondvraag gehouden om eventuele variapunten toe te voegen aan de agenda? Worden de punten van de agenda gevolgd?

14

Dwalen de deelnemers niet af van het onderwerp?

15

Roept de voorzitter, indien nodig, de deelnemers tot de orde?

16

Leidt de voorzitter elk agendapunt in?

17

Leidt de voorzitter de discussie?

18

Laat de voorzitter alle deelnemers aan bod komen?

19

Houdt de voorzitter de tijd in het oog?

20

Rondt de voorzitter elk punt af met:

20.1

Het samenvatten van de beslissing?

20.2

Het duidelijk stellen van eventuele actiepunten?

21

Laat de voorzitter noteren welke punten in een volgende vergadering zullen worden besproken?

22

Is het duidelijk wanneer de vergadering is afgelopen?

Na de vergadering 23

Is de datum van het opmaken van het verslag vermeld?

24

Heeft het verslag een titel of een onderwerp?

25

Is de datum, plaats en tijdstip van de vergadering vermeld?

26

Zijn de volgende gegevens vermeld:

26.1

Naam van de voorzitter

26.2

Naam van de secretaris

26.3

Namen van alle aanwezigen

26.4

Namen van de verontschuldigden

27

Is elk besproken agendapunt samengevat?

28

Zijn de genomen besluiten duidelijk verwoord?

29

Is er duidelijk aangegeven wie, wat en wanneer een eventuele actie onderneemt?

30

Is het verslag snel ter beschikking?

Copyright




¦

29

¦

19-11-2009 11:55:17


3

Werkplanning met elektronische agenda

Bron: De Tijd

¦

30


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:18


Verkenning 1 Lees aandachtig de tijdsbesteding van Johan Deschuyffeleer en antwoord op de volgende vragen. 1.1 Wat zijn de bedrijfsactiviteiten van HP? 1.2 Het hoofdkwartier van HP is gevestigd in Palo Alto. Zoek op waar deze stad ligt en situeer ze op een kaart. 1.3 Waarop maakt Johan Deschuyffeleer allusie met ‘Green-IT’? 1.4 Zoek de website van Eicta op en noteer wat de activiteiten zijn van deze organisatie. 1.5 Als twee medewerkers onmiddellijk aan hem rapporteren, wat is dan hun positie in het organogram? 1.6 Welk bedrijf is Arinzo? 1.7 Wat is een telefoonconferentie? 1.8 Welke kritiek geeft deze bedrijfsleider op het politieke bestel? 1.9 Wat betekent ‘waarde leveren aan het bedrijf’? 2

Maak een tabel in Word volgens het model hieronder, en omschrijf per dag, in een paar punten, de bezigheden van Johan Deschuyffeleer. Voormiddag

Namiddag

Avond

ZA ZO

Ter zake ■ 1 Agenda als tijdbeheerder Voor het plannen van werkzaamheden zijn agenda’s om verschillende redenen onontbeerlijk. • Ze zijn bruikbaar voor afpuntlijstjes: ‘to do’ en ‘done’. • Ze zijn een bron van informatie: wanneer was ik waar en waarvoor? • Ze zijn een hulpmiddel voor het beheren van de tijd. • Ze zijn een geheugensteuntje voor warhoofden. Een agenda kan bijgehouden worden in diverse vormen: • een papieren agenda • een pda (personal digital assistant) Dit kleine toestel integreert gsm, agenda, e-mail, surfen op het internet, sms, gps, mp3, fototoestel, camera enz. Voorbeelden van merken van dergelijke toestellen zijn BlackBerry en Qtek. • de elektronische agenda Online via gmail.com (Google) of msn.com (Microsoft) en via het pakket MS Office met MS Outlook.

■ 2 De MS Outlook-agenda 1 Kennismaking De MS Office-software bevat naast Word, Excel en andere pakketten ook Outlook. Outlook heeft twee luiken: communicatie en planning. Wij beperken ons hier tot het deel planning, meer bepaald het bijhouden van een agenda.

Copyright




¦

31

¦

19-11-2009 11:55:20


Open Outlook door te dubbelklikken op het pictogram op het bureaublad of door het programma te kiezen via Start > Programma’s. Kies in de linkermarge voor de knop Agenda.

Scherm 1

De agenda staat open op een leeg blad op 19 april 2010. De blauwe balk bovenaan is de cursor. Het witte blok in het midden geeft de werktijd aan van 9 uur tot 17.30 uur. Het gele blokje bovenaan geeft aan dat de pagina 1 dag bevat. De andere mogelijkheden zijn een weekoverzicht of een maandoverzicht. Bij het openen van het pakket kom je automatisch terecht op de juiste dag van de maand. Hier is dat 19 april 2010.

2 Een agendablad lezen

Scherm 2

¦

32


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:20


Wat leert dit agendablad ons? • Het is 19 april 2010. Dat zien we bovenaan in het agendablad maar ook in de kalender in de linkerkolom. • De eigenaar van deze agenda heeft die dag een afspraak in de garage om 8 uur. Hij heeft dat in zijn agenda geschreven als een persoonlijke afspraak. Dat zien we aan het slotje en aan de omkadering. Het paarse balkje links geeft aan dat hij buitenshuis is. • Om 9 uur heeft hij een vergadering op kantoor. Ze zal duren tot 11.30 uur. De blauwe balk geeft aan dat hij wel op kantoor is, maar dat hij niet wil gestoord worden. • Om 13 uur heeft hij een nieuwe afspraak buitenshuis. Die zal vermoedelijk duren tot 16.30 uur. Dat hij niet op kantoor is, zien we aan de paarse balk links.

3 Navigeren in de kalender

Scherm 3

Door op het driehoekje rechts te klikken, schuift de kalender naar een volgende maand. Door op het driehoekje links te klikken, schuift de kalender naar een vorige maand. Wie heel vlug naar een vorig of volgend jaar wil, klikt op de naam van de maand en sleept de cursor naar omhoog voor een vorig jaar of naar beneden voor een volgend jaar.

4 Opties in Outlook aanpassen 1 Tijdzone aanpassen Op dit ogenblik is de agenda ingedeeld per uur. Wie nauwkeuriger wil werken, kan de tijdzone wijzigen. Ga met de cursor op de tijdzone staan. Klik op de rechtermuisknop. Kies voor een meer gedetailleerde tijd, bijvoorbeeld per kwartier.

Copyright




¦

33

¦

19-11-2009 11:55:21


Scherm 4

2 Werktijden aanpassen In scherm 1 zien we dat de werktijd aangegeven is in een witte kleur van 9 uur tot 17.30 uur. Wie een andere dagindeling verkiest, kan deze instelling wijzigen. Kies Extra, kies Opties, kies de knop Agenda-opties. Pas de begin- en eindtijd aan, bijvoorbeeld van 7.30 uur tot 15.30 uur. Pas eventueel ook andere opties aan, bijvoorbeeld de achtergrondkleur. Wanneer alles naar wens is aangepast, kies dan OK.

Scherm 5

¦

34


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:21


5 Een afspraak invullen in de agenda Er zijn twee mogelijkheden om een afspraak in te schrijven: • door te dubbelklikken op de balk waar je de afspraak wilt inschrijven of • via Bestand, Nieuw, Afspraak.

Scherm 6

Stel dat we een ontbijtvergadering willen plannen met de bedrijfsrevisor op 26 mei 2010. De vergadering begint om 7.30 uur op kantoor. We voorzien een duurtijd van 2.30 uur. We willen aan deze afspraak 1 dag bij voorbaat herinnerd worden zodat we niet vergeten het ontbijt te bestellen.

Scherm 7

Als alle gegevens ingevuld zijn, sla dan op met de knop afspraak.

. Op het agendablad verschijnt de

Copyright




¦

35

¦

19-11-2009 11:55:22


Scherm 8

6 Een afspraak wijzigen Stel dat de bedrijfsrevisor laat weten dat de eindvergadering op dinsdag 26 mei te vroeg komt en hij de afspraak liever verschuift naar het einde van de week, namelijk naar 28 mei. Ga naar de datum van afspraak. Dubbelklik op de afspraak. Je komt terecht in het dialoogvenster Afspraak. Wijzig de datum van 26 in 28 mei. Kies de knop Opslaan. De afspraak verhuist van 26 mei naar 28 mei.

7 Een terugkerende afspraak maken Stel dat het bedrijf verbouwingswerken laat uitvoeren en dat er elke vrijdag om 15.15 uur een werkvergadering is met de aannemer, de architect en de veiligheidscoördinator in het kantoor van de CFO van het bedrijf. Afhankelijk van de problemen zal de vergadering meer of minder tijd in beslag nemen. Maar de maximumduur wordt toch gepland op 2 uur. De werkzaamheden zullen drie maanden duren en beginnen na het bouwverlof . De eerste werkvergadering vindt plaats op 21 augustus 2010. De CFO neemt deze afspraak op in zijn agenda.

¦

36


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:23


Scherm 9

Kies in de kalender de datum van 21 augustus 2010. Dubbelklik in het agendablad van die datum op de rij 15.15 uur. Duid de begintijd en de eindtijd aan. Geef aan dat je op dat ogenblik niet wilt gestoord worden, in het veld Weergeven als: Bezet. Kies de knop Terugkeerpatroon. Vul het volgende dialoogvenster in zoals het voorbeeld hierboven. In het veld Eindigt na: tikken we 12. Het gaat immers om 3 maanden. Kies OK. Kies Opslaan.

8 Taken noteren Voor de vergadering met de bedrijfsrevisor voorzien we een uitgebreid ontbijt in de bezoekerslunchroom van het bedrijf. We moeten dat 1 dag op voorhand bestellen en doorgeven aan de catering. De CFO stelt zich als taak dit 2 dagen bij voorbaat te vragen aan de secretaresse van het bedrijf die contacten legt met de catering. We noteren dit als een taak. Ook voor taken kunnen we twee wegen kiezen: • Bestand, Nieuw, Taak (zie scherm 6) of • kies de knop Taken. In beide gevallen komen we in het dialoogvenster Taak terecht. Een taak is niet gebonden aan een specifieke datum of tijd, tenzij wij dat zelf bepalen.

Copyright




¦

37

¦

19-11-2009 11:55:23


Scherm 10

9 Afspraken en taken verwijderen Een afspraak of een taak verwijderen is zeer eenvoudig. Ga met de cursor naar de afspraak of de taak. Klik op de rechtermuisknop en kies Verwijderen of kies in het lint de knop Verwijderen.

Scherm 11

¦

38


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:24


10 Een vergadering plannen 1 Binnen een netwerk Gesteld dat we op 6 juni 2010 een vergadering willen plannen met een aantal collega’s. Kies Acties, Vergadering plannen.

Scherm 12

Wie deel uitmaakt van een netwerk, kan via Outlook de agenda van de andere gebruikers raadplegen en zo nagaan welke de vrije momenten zijn van alle betrokkenen om een vergaderdatum voor te stellen. Enkel de personen die rechten kregen, kunnen de agenda’s van anderen raadplegen. 2 Via het internet Wie niet in een netwerk zit, kan deze functie uiteraard niet gebruiken en kan dus niet in de agenda van iemand anders kijken. Wie met collega’s of relaties wil afspreken voor een bepaalde vergadering en, op zoek naar een geschikte datum, telefoons en mails over en weer wil vermijden, kan gebruikmaken van www.datumprikker.nl. Het volstaat zich te registreren en een wachtwoord aan te vragen. Enkele minuten later krijgt de geregistreerde per e-mail een wachtwoord waarmee hij kan inloggen.

Copyright




¦

39

¦

19-11-2009 11:55:24


Scherm 13

Scherm 14

In het tabblad Afspraak vullen we de velden in met het doel (de naam) van de afspraak en de locatie.

¦

40


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:25


Scherm 15

In het tabblad Data kiezen we alle data die mogelijk zijn in de agenda van de initiatiefnemer.

Scherm 16

In het tabblad Deelnemers kiezen we de e-mailadressen van de geadresseerden voor de vergadering. Kies Opslaan. Omdat we in scherm 14 gekozen hebben voor Uitnodigingen direct versturen bij opslaan, wordt in het volgende scherm aangekondigd dat de uitnodigingen verstuurd zijn. Het is nu wachten op de reacties van de aangeschreven personen.

Copyright




¦

41

¦

19-11-2009 11:55:26


In de praktijk Registreer je op www.datumprikker.nl. Stuur via deze weg een voorstel tot vergaderen naar de teamleden van je project. Stel ten minste vijf verschillende data voor. Kijk na een paar dagen welke reacties je kreeg van de geadresseerden. Kijk na welke datum voor elke deelnemer past. Noteer deze datum in je elektronische agenda via Outlook.

Uit de praktijk Wie vandaag nog in zijn auto springt om een korte vergadering bij te wonen en slides uithaalt om zijn betoog kracht bij te zetten, leeft nog in de vorige eeuw. Een meeting is liefst efficiënt. Ze moet kort zijn, to the point en resultaatgericht. De technologie biedt ons de hulpmiddelen om deze doelstellingen te realiseren. Het is hoog tijd om over te schakelen op conference call of video conference. En als u dan toch face to face gaat vergaderen, gebruik dan een interactief elektronisch bord. Overleg en feedbackmomenten zijn absoluut noodzakelijk in alle mogelijke economische en sociale situaties. Een uit de hand gelopen vergadercultuur kan echter een negatieve invloed hebben op een ontwikkelingsproces. Efficiënter vergaderen is de enige manier om resultaatgericht te werken: de timing strak houden, illustraties gebruiken, onmiddellijke rapportering, besluiten nemen. Wilt u tijd uitsparen, schakel dan waar mogelijk over op een conference call of een video conference. Adieu files en mobiliteitsproblemen. Er is voldoende kwaliteitsvolle apparatuur en software op de markt om diverse vormen van conference call te organiseren. De initiatiefnemer bepaalt de vorm en de spelregels. Hij kiest een provider en nodigt de gesprekpartners uit om deel te nemen aan de meeting. De initiatiefnemer bepaalt wie aan het woord is, hoe lang hij mag praten en of er vragen kunnen worden gesteld. De meeste conference call providers hebben ook een service om documenten te delen via het internet. Men spreekt dan van een webconference. Zo kunnen de deelnemers een presentatie volgen of samen met de initiatiefnemer surfen op het internet. Met een webcam, een aangepaste display en bedieningspanelen schakelt u over op videoconference. Het grote voordeel is dat u elkaar ook ziet. Voorwaarde blijft uiteraard dat er een voorzitter wordt aangesteld die de meeting in goede banen leidt. Er bestaan allerhande soorten schermen en toepassingen, zelfs meervoudige schermen die zowel de spreker als diverse presentaties tegelijkertijd tonen. Dit is de ideale manier om mobiliteitsproblemen aan te pakken. Grote internationale bedrijven gebruiken deze techniek steeds vaker om opleidingen en seminaries aan te bieden aan dochterbedrijven en verre afdelingen. Bron: www.standaard.be/seminariegids

¦

42


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:27


Opdracht 1 Welk toestel heb je nodig om slides te projecteren? 2 Vertaal de uitdrukking ‘to the point’. 3 Vertaal de begrippen ‘conference call’ en ‘video conference’. 4 Wat betekent ‘face to face’? 5 Zoek via Google op wat een ‘interactief elektronisch bord’ is. 6 Wat is het verschil tussen een conference call en een video conference? 7 Waarom zijn conference call en video conference een oplossing voor het mobiliteitsprobleem? 8 Waarom is het ook bij conference call en video conference belangrijk dat de voorzitter de touwtjes strak in handen heeft? 9 Wat is een ‘webconference’? 10 Wat is een ‘dochterbedrijf’? 11 Geef een ander woord voor ‘afdelingen’.

Copyright




¦

43

¦

19-11-2009 11:55:28


TEST JE KENNIS 1 Organogram en organisatiestructuur 1 Welke organisatiestructuur heeft Kronos? 2

Maak een organogram in Word. Laat je inspireren door het organogram op de website www.dierickx.be > Bedrijfsprofiel > Organogram.

2 Plannen werkt ontspannend 3 Wat bezorgt jou stress? Hoe reageer je op een gespannen situatie? Noteer in een 10-tal zinnen een stresssituatie die je beleefd hebt en hoe je toen reageerde. 4 Maak een lijstje van alle taken die je volgende week moet doen, zowel schooltaken, huishoudelijke taken als engagementen in jeugdbeweging, sportclub of studentenjob. 5 Maak elke avond een todolijstje voor de volgende dag. Kijk ’s avonds na of je alles afgewerkt hebt wat je gepland had. 6 Ochtend- of avondmens? Er zijn geen absolute criteria om te bepalen of iemand een ochtend- dan wel avondmens is. “Het begrip ochtend- of avondmens is relatief en er is geen scherpe grens mogelijk. De schaal waarop we meten heeft weliswaar uitersten aan beide kanten, maar ook een groot grijs tussengebied”, zegt professor dr. Kerkhof. Het blijkt dat de meeste mensen, ongeveer 50 %, noch ochtendmens, noch avondmens zijn, de ‘altijd mensen’ zeg maar. 25 % is een ochtendmens, 25 % een avondmens, in redelijke tot uitgesproken mate. In de helft van de gevallen is het genetisch bepaald of iemand een ochtend- of avondmens is. De andere helft is omgevingsbepaald door bijvoorbeeld opvoeding, het werken in ploegendienst of de aanwezigheid van kleine kinderen. Het fenomeen ochtend- en avondmens hangt samen met kleine verschillen in afstemming van de persoonlijke biologische klok. De biologische klok is bij iedereen ietwat verschillend. Zo hebben ochtendmensen een snel tikkende inwendige klok. Ze zijn ’s morgens relatief vroeg wakker en hebben moeite om weer de slaap te vatten als ze zouden blijven liggen. Ochtendmensen worden soms ongezellig gevonden op feestjes omdat ze vanwege slaap niet de hele nacht door kunnen gaan. Avondmensen zijn ‘s avonds heel actief maar hebben in de vroege ochtend moeite om op gang te komen. Vooral tijdens vakantieperiodes, als we niet gebonden zijn aan werktijden, is duidelijk te merken hoe de biologische klok van nature is ingesteld. Prof. dr. Kerkhof: “De uitgesproken ochtendmens is ook tijdens de vakantie al om zeven of acht uur ’s morgens uit de veren. Een avondmens moet hier absoluut niet aan denken en begint meestal pas tegen 10 of 11 uur aan zijn dag.” Werktijden van negen tot vijf kunnen een probleem vormen voor uitgesproken avondmensen. Prof. dr. Kerkhof ziet daarom wel wat in het pleidooi om werktijden voor avondmensen aan te passen: “Volgens mij is dit economisch wel haalbaar door de mogelijkheden die we nu al hebben met telewerken, e-mail, internet en teleconferenties. Ook zouden vergaderingen later op de dag gepland kunnen worden. En denk alleen maar aan de vele callcenters die tegenwoordig vanuit het buitenland (andere tijdzones) opereren. Door de werktijden te spreiden, zouden we economisch veel doelmatiger werken. Bovendien worden de snelwegen en het openbaar vervoer op deze manier efficiënter gebruikt omdat er minder piekbelasting is in de ochtenduren.” Een ander inzicht is dat avondmensen beter functioneren in ploegendiensten. Er is meer uitval onder ochtendmensen die in ploegendiensten werken. In deze context is het een idee om ook de werktijden van medewerkers ernstig te bespreken wanneer de arbeidsvoorwaarden worden bepaald. Prof. dr. Kerkhof: “De 24-uurseconomie maakt het steeds meer mogelijk om verschuivingen aan te brengen in werktijden en ruimte voor flexibiliteit te bieden. Er moet een mentaliteitsverandering komen waardoor we aanvaarden dat er nu eenmaal verschillen tussen mensen bestaan.”

Copyright

Bron: http://herman.blogspace.be/14051/Gezondheid-ochtend-of-avondmens

¦

44


¦



19-11-2009 11:55:28


Opdrachten 6.1 Welke factoren bepalen of iemand een ochtend- of een avondmens is? 6.2 Wat betekent ‘genetisch bepaald’? 6.3 Waarom kunnen werktijden van 9 uur tot 17 uur een probleem vormen voor avondmensen? 6.4 Welke voordelen zou het opleveren als de werktijden aangepast worden aan de biologische klok van mensen? 7

Wil je nagaan of je een ochtendmens of een avondmens bent? Surf naar http://www2.nvsm.be/GVO/ gezondweb/quiz/ochtendmens.htm en vul de vragen in. Je score wordt onmiddellijk berekend.

3 Vergaderingen 8 Stel dat je met de klas een gezamenlijk weekend organiseert. Je wilt vergaderen om tot een definitief akkoord te komen over de volgende punten: bestemming, uur van vertrek en retour, activiteiten, logement, maaltijden, kostprijs enz. Schrijf een uitnodiging voor deze vergadering met een gedetailleerde agenda. Werk de brief uit volgens de NBN. Neem als afzender je eigen naam en adres en als geadresseerde een klasgenoot. 9

Als de uitnodiging voor de vergadering helemaal in orde is, organiseer dan effectief de samenkomst en bespreek alle punten van de agenda. Vergeet niet een voorzitter en een verslaggever aan te duiden.

4 Elektronische agenda 10 Rudy Demotte is minister-president van de Waalse regering en de regering van de Franse gemeenschap. Hij heeft Vlaamse roots. Zijn grootouders woonden in Brakel. De krant De Tijd mocht zijn agenda inkijken. Neem de plaats in van het secretariaat van de minister-president van de Waalse regering en vul zijn agenda in via Outlook.

Copyright




¦

45

¦

19-11-2009 11:55:29


11

Maak je eigen weekplanning in Outlook. Noteer je lessenrooster, je klas- en huistaken, je toetsen, de tijd die je zult besteden aan sporten verenigingsleven, aan hulp in het gezin enz. (zie ook vraag 4).

12

Je wilt met een aantal vrienden samen naar de film. Maar enkelen onder hen werken tijdens het weekend en het takenpakket is de laatste week nogal groot. Stuur een datumprikker uit naar zes mensen. Stel vijf verschillende dagen voor.

¦

46


¦

Copyright



19-11-2009 11:55:29


Na dit hoofdstuk kun je antwoorden op deze vragen Organogram 1 Teken een organogram in Word. Neem als voorbeeld het organogram van de website www.ingent.be > Organisatie > Organogram. Organisatiestructuren 2 Geef drie soorten organisatiestructuren. Illustreer ze telkens met een voorbeeld. 3 Geef een voorbeeld van een organogram van een financiële afdeling. Verklaar de vermelde functies. Werkplanning 1 Wat is het verschil tussen gezonde en ongezonde stress? 2 Noem een drietal oorzaken van stress. 3 Hoe kunnen we stress ervaren? 4 Geef een viertal technieken om met stress om te gaan. 5 Wat zegt het Pareto-principe? 6 Wat is het voordeel van timemanagement? 7 Op welke wijze bepalen we prioriteiten in werkzaamheden? Vergaderen 8 Wat is het verschil tussen een interne en een externe vergadering? 9 Welke punten moet een agenda van een vergadering zeker bevatten? 10 Wat is de taak van een voorzitter van een vergadering? 11 Geef vijf tips om een vergadering efficiënt en effectief te maken. Elektronische agenda 12 Pas de tijdzone op het agendablad in Outlook aan. 13 Schrijf een afspraak in de agenda in Outlook. Geef aan dat je buitenshuis bent. 14 Maak een terugkerende afspraak. 15 Noteer een taak in Outlook. 16 Stel een vergaderdatum voor via Datumprikker.

Copyright




¦

47

¦

19-11-2009 11:55:32

Copyright

Copyright

De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

De h@ndel en wij

6. 1 5.2


Copyright DHEB61W Cover.indd 1

19-11-2009 13:34:54

De en wij. Boekhouden - Informatica. Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers. Copyright

Recommend Documents