Concept -notulen van de Jaarlijks Algemene Vergadering E.K.C.A. Impact Personeel op 20 juni 2015 Aanwezig: 39 leden (volgens intekenlijst), 5. (jeugd-)leden werden vertegenwoordigd door hun wettelijk vertegenwoordiger. Afmeldingen: 12 leden. AGENDA 1. Opening door de voorzitter en vaststelling agenda. Om 20.00 uur opent de voorzitter en heet allen welkom. Het bestuur stelt voor om de vergadering te splitsen in een officieel gedeelte, waarvoor beperkte tijd wordt uitgetrokken en waarvoor een agenda is opgesteld en een brainstormgedeelte. Reden: het bestuur wil graag met de leden naar de (nabije) toekomst kijken en wil daarom het gesprek over die nabije toekomst vormgeven in een (ontspannen) brainstorm waarbij het bestuur graag de stem en ideeën van de leden wil horen. Vergadering gaat hiermee akkoord en aldus wordt de agenda vastgesteld. 2.
Ingekomen post. Ingekomen brieven van de F.B.C. : verslag kas- en boekhoudingscontrole en uitgevoerd financieel beleid van Stichting Exploitatie E.K.C.A.-cantines en decharge penningmeester Stichting Exploitatie E.K.C.A.-cantines en penningmeester E.K.C.A. Impact Personeel. Deze laatste met een voorbehoud.
3.
Behandeling notulen JAV 11 juni 2014 en EAV 28 januari 2015 Notulen worden goedgekeurd, met dank aan secretaris.
4.
Bestuursbeleid: uiteenzetting door de voorzitter. Verantwoording: zie bijgevoegde notitie van voorzitter. Deze is aan de vergadering uitgereikt en akkoord bevonden. Toekomst: verschoven na de pauze.
5.
Behandeling jaarverslagen secretariaat en commissies. Jaarverslagen worden goedgekeurd.
6.
Financieel overzicht en begroting Vereniging E.K.C.A./Impact Personeel + vaststelling contributies. (zie bijlagen: jaarrekening E.K.C.A./Impact Personeel, balans E.K.C.A./Impact Personeel, + vaststelling contributies (zie bijlagen: jaarrekening E.K.C.A. Impact Personeel, balans E.K.C.A. Impact Personeel, contributie). Contributie: toelichting door Arend Snijder: positief nieuws: op basis van de huidige cijfers hoeft er vooralsnog geen contributieverhoging plaats vinden. Hoofdsponsor gaat in de loop van het seizoen € 1.000,-- sponsorgeld betalen. Financieel overzicht en begroting worden vastgesteld.
7.
Financieel overzicht en begroting Stichting tot Exploitaties van E.K.C.A. Cantines (zie bijlagen Stichting). Toelichting door Ton Timmermans. Omzet kantine is afgelopen seizoen gedaald. Dit kan verklaard worden doordat er minder feesten zijn georganiseerd, kantine bezetting minder en de Familiedag die uitgesteld is. Financieel overzicht en begroting worden vastgesteld.
8.
Verslag F.B.C. betreffende penningmeester E.K.C.A./Impact Personeel. Toelichting door Henk van der Weijden. De FBC heeft de jaarstukken van de vereniging en de onderliggende boekhouding gecontroleerd. Geconcludeerd is dat de jaarstukken een waarheidsgetrouw beeld geven van de bezittingen/schulden en van de baten/lasten. Voorbehoud wordt gemaakt voor de administratieve verwerking van Elderveld in Beweging. Door late aanlevering is er onvoldoende gelegenheid geweest dit te controleren. Tijdens controle van FBC is gebleken dat het uit praktische overwegingen beter is het verslagjaar/verenigingsjaar te laten lopen tot 30 juni van elk kalenderjaar (nu 31 mei), zodat alle financiële feiten van een jaar dan opgenomen zijn in de boekhouding. Gevolg hiervan is dat de jaarvergadering in september van elk kalenderjaar zal moeten plaatsvinden. De FBC stelt voor aan de ledenvergadering om de penningmeester van E.K.C.A./Impact Personeel decharge te verlenen met inachtneming van het eerder genoemde voorbehoud. Vergadering akkoord.
9.
Verslag F.B.C. betreffende penningmeester Stichting tot Exploitaties van E.K.C.A.-cantines. Toelichting door Henk van der Weijden. De FBC heeft de jaarstukken van de Stichting tot Exploitatie van E.K.C.A.-cantines en de onderliggende boekhouding gecontroleerd. Geconcludeerd is dat de jaarstukken een waarheidsgetrouw beeld geven van de bezittingen/schulden en van de baten/lasten.
Tijdens controle van FBC is gebleken dat het uit praktische overwegingen beter is het verslagjaar/verenigingsjaar te laten lopen tot 30 juni van elk kalenderjaar (nu 31 mei), zodat alle financiële feiten van een jaar dan opgenomen zijn in de boekhouding. Gevolg hiervan is dat de jaarvergadering in september van elk kalenderjaar zal moeten plaatsvinden. De activiteiten van het EKCAsino zijn ondergebracht in de Stichting tot Exploitatie van E.K.C.A.-cantines., hetgeen leidt tot veel extra administratief werk. De FBC zou graag onderzocht zien of het behoud van de Stichting Exploitatie van E.K.C.A.-cantines gewenst is , of dat integratie in de vereniging de voorkeur verdient. behouden moet worden of moet integreren in de vereniging, zodat er 1 administratie gevoerd kan worden. FBC stelt de ledenvergadering voor de penningmeester van de Stichting tot Exploitatie van E.K.C.A.-cantines decharge te verlenen. Vergadering akkoord. Komend seizoen zal boekhoudkundig 13 maanden bestaan. Statuten en HR van beide organisaties zullen nagekeken moeten worden op de wijzigingen en eventueel worden aangepast en worden voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. Wolfgang Zahn wil graag uitleg wat Elderveld in Beweging inhoud. Voorzitter: door Gemeente is subsidie verstrekt door de Gemeente. Deze subsidie begint nu op te raken. Als vereniging heeft E.K.C.A. hier veel baat bij gehad. Veel activiteiten konden we nu brengen onder de vlag van Elderveld in Beweging. Los daarvan heeft voorzitter contact met Gemeente om te kijken of het mogelijk is om uit een nieuw potje geld te krijgen. Wolfgang Zahn: het is dan verstandig om het nieuwe potje niet in de boekhouding van E.K.C.A. op te nemen doen. Voorzitter: dat is afhankelijk van wat de Gemeente vraagt. Jolanda Zahn: Elderveld in Beweging loopt af in september 2015. E.K.C.A., in de persoon van Ron Stokkink zal verantwoording moeten afleggen. Het is een landelijke subsidie met zware normen. Hans Meijlis: je kunt het juridisch gezien niet op naam van een persoon zetten, moet op naam van een vereniging. Ingelast agendapunt door voorzitter: Redactie Clubblad De Korf: er is niemand bereid gevonden Jolanda Zahn op te volgen. Het bestuur stelt daarom voor om de informatievoorziening aan de leden als volgt gestalte te geven: bij een volgende redacteur 3 of 4 clubbladen uitgeven en daarnaast zal zoveel mogelijk gebruik maken van nieuwsbrief, Facebook, website, email etc. Hierover zullen afspraken gemaakt moeten worden met Editoo (drukker) 10. Verkiezing voorzitter en bestuursleden: Aftredend en niet herkiesbaar zijn: Kees Verburg, voorzitter: Voorgesteld wordt iemand uit het bestuur als ad interim voorzitter te benoemen. Dirk-Jan Velderman is hiertoe bereid. Vergadering akkoord. Dirk-Jan houdt een korte toespraak en dankt Kees voor zijn inzet voor E.K.C.A. Kees bedankt de verenging, heeft het 6 jaar met veel plezier gedaan. Dankt zijn mede bestuursleden en benadrukt dat E.K.C.A. zijn verenging blijft! Hij blijft beschikbaar voor het bestuur voor allerlei hand en span diensten. Gerrit Das, PR-zaken, sponsoring: afwezig met bericht van verhindering. Bestuur en leden bedanken Gerrit voor alles wat hij gedaan heeft voor de vereniging. Kees Verburg zal dank van bestuur en leden overbrengen en de bloemen bij Gerrit thuis bezorgen. Aftredend en herkiesbaar zijn: Martine Hese, sociale contacten, akkoord Gerda Tangerink, secretaresse; akkoord Arend Snijder, penningmeester; akkoord Dirk-Jan Velderman, techniek akkoord Vacant: voorzitter PR-zaken, sponsoring Bloemen worden uitgereikt aan voorzitter vereniging Kees Verburg, bestuurslid PR-zaken en sponsoring Gerrit Das, voorzitter Stichting Joop Anderson, penningmeester Stichting Ton Thijssen en redactrice Jolanda Zahn. Dirk-Jan Velderman neemt de voorzittershamer als ad interim over van Kees Verburg.
11. Verkiezing financiële beleidscommissie. De financiële beleidscommissie en tevens kascontrole commissie bestaat uit: Hans Meijlis en Henk van der Weijden. Zij worden unaniem herkozen door de vergadering. 12. Benoeming overige commissies. J/TC: Voorzitter (j-)TC: vacant Wedstrijdsecretaris senioren: Wolfgang Zahn Wedstrijdsecretaris jeugd: Lisanne van Baal Coördinator selectie: Renate Meurs Coördinator lagere senioren: vacant Coördinator Jeugd A1 t/m D: Martine Hese Coördinator Jeugd E t/m Kangoeroes: Gineke Wolters Coördinator Scheidsrechters: vacant Kantinecommissie. De functie van voorzitter en secretaris zijn vacant. Oud papier aktie: Dirk-Jan Velderman Barrooster: Carmen Metselaar Jeugdactiviteiten: Evy Fiselier, Gineke Wolters, Martine Hese Schoolkorfbal: Rianne van Santen, Julia Klein, Femma Kuindersma Gastvrouw: Anneke Stokkink Vertrouwenspersoon: Tineke Beenen en Arno van Geel Facilitair manager: Ferry Tannhauser Redactie De Korf: vacant Kledingbeheer: Martine Hese, Margreet Frentz en Diana Durant Sleuteladres: Marianne Timmermans Team van de maand: vacant Kantinezaken: vacant gehele bestuur. Allen worden herkozen. 13. Rondvraag. Anneke Stokkink: wil graag duidelijkheid over de indeling van het kantinerooster. Antwoord Dirk-Jan Velderman: we kunnen alle taken in het programma Sportlink inbrengen. In een vorige ledenvergadering is besloten dat ieder lid vrijwilliger is. Bestuur zal taken gaan toedelen aan alle leden. Elk lid is verantwoordelijk om de taak uit te voeren en indien verhinder te ruilen. Kees Verburg vult aan: er is een nieuwe laptop aangeschaft. Deze kunnen we ook gebruiken voor het invullen van het rooster. Geadviseerd wordt om de leden persoonlijk te benaderen voor taken. Ina Meurs: wil graag kenbaar maken dat het Sportbedrijf Arnhem de vereniging ondersteuning kan bieden met het formeren van besturen en lijnen uitzetten. Is dit iets voor E.K.C.A.? Antwoord Dirk-Jan Velderman: is inderdaad beken. Ook het K.N.K.V. biedt dergelijke ondersteuning, maar we moeten ons wel realiseren dat de vereniging het uiteindelijk zelf moet doen! Henk van der Weijden: wat moet hij zich voorstellen bij de samenwerking met Wesstar en SIOS voor het komende seizoen? Antwoord Dirk-Jan Velderman: Insteek is op dezelfde wijze te helpen als afgelopen jaar en proberen elkaar te versterken, aanvullen teams, scheidsrechters. Kees Verburg: aanvullen teams: er is hierover contact met K.N.K.V.: alleen bij breedtekorfbal is het geen probleem, wedstrijdkorfbal wel probleem. K.N.K.V. heeft positief gereageerd en willen het soepeler laten verlopen. Wolfgang Zahn: waarom is vorig jaar besloten om bij breedtekorfbal niet op een klein veld te spelen? Antwoord: omdat er dan losse palen op het veld staan en dat is m.n. bij ouder jeugd en senioren gevaarlijk. Sven Praas: is het dan niet mogelijk om 2 extra putjes aan te leggen voor de A en voor de lagere seniorenteams? Antwoord: kost te veel: ongeveer € 8.000,--. Pauze: 21:00 uur Na de pauze brainstormgedeelte. Dirk-Jan Velderman legt de opdracht uit. Ideeën en voorstellen worden middels gele plakkers op de flipover geplakt. Zie bijlage. 14. Sluiting Om 23.00 sluit de voorzitter de vergadering.
Brainstorm: Opdracht. 1. 2. 3.
Wat willen we bereiken? Wat is de eerste stap? Wat willen we volgend jaar?
Wensenlijst. Al dan niet betaalde trainer voor de gehele jeugd, die wordt bijgestaan door E.K.C.A.-trainers. Adoptieploeg voor senioren = extra training + wedstrijden bekijken (verplicht) Terras 1. sociale vereniging blijft 2. jeugd erg belangrijk om te behouden 3. bestuur voltallig, 1e vereiste 4. bereiken een gezonde, gezellige vereniging te blijven. Bestuur/kader. 1. Richt je op een paar kerntaken (geen versnippering) 2. Jeugdafdeling uitbreiden. Zorg voor voldoende goed technisch kader (anders lopen ze sneller weg dan ze binnenkomen). 3. Zorg voor goede sfeer binnen de vereniging. Daardoor is het makkelijke kader werven. 4. Belangrijke vacatures opvullen.
Bestuur duidelijker verwoorden welke functies openstaan en functie-inhoud.
Maatschappelijke functie. Ouders op het inschrijfformulier van hun kinderen ook een taak binnen de vereniging kenbaar maken. Geldt overigens voor ieder lid dat zich meld. De Loper, Jeu de Boules, Meidengroep continueren. E.I.B. belangrijk. Advies: consolideren huidige externe gebrui8kers (mede i.v.m. kaderprobleem) Feesten en activiteiten. Centrale coördinator feesten -draaiboek maken. Jaarkalender Digitale feestkalender Verplicht organiseren van feestjes of workshops per team! (stimuleren privé-feestjes, (mag dat?)) Sponsoring. Geen briefjes voor ingeleverd. Samenwerking andere verenigingen. Fusie? Continueren. Kosten wel delen. Financiën vereniging/stichting. Kasopnames/declaraties alleen met toestemming van penningmeester. “kleine aanschaffen” Beperken administratieve werkzaamheden (rompslomp) Boekhouding in 1 systeem, maar wel gescheiden administratie houden. Stichting formeel handhaven, pro forma bestuur benoemen. Kantine: uitbetalen inkoopbonnen: Noteren: naam van degene die ontvangt + handtekening Naam van degene die uitbetaald Naam van degene die kantinedienst doet Betere instructie barpersoneel, vooral wat betreft einde kassarol Idee om wat extra inkomsten voor de club te krijgen: oliebollen verkopen, kinderen langs de deur met intekenlijst, geld meteen mee, daarna afleveren. Bar/schoonmaak/inkoop. Het draaien van minimaal 2 bardiensten per jaar vanaf 18 jaar. Mogelijkheid tot afkoop tegen betaling van € 20,-- aan de vervanger, Pinautomaat, meer omzet
Meer variatie in snacks, ook gezonder voedsel (we zijn toch een sportvereniging)? Inkoop gezondere snacks. Schoonmaak extern (beheerder) inhuren, omdat mensen problemen hebben met betalen van leden Meer trimmers achter de bar, anders contributieverhoging voor deze groep! Kantinediensten: het weer instellen van een lijst van kantinemedewerkers i.v.m. ruilen van bardiensten. Het systeem van jaren geleden weer instellen? Werkte goed via het belsysteem! Als het toch niet gaat lukken, dan eventueel betaald van buitenaf en dan verhogen van de contributie?
Scheidsrechters. Begeleiden nieuwe scheidsrechters tijdens wedstrijden. Beloning voor jeugdscheidsrechters: jong geleerd is oud gedaan. Meer begeleiden, ploeg uitbreiden, selectie bij betrekken. Trainers. Meer aandacht aan techniek besteden i.p.v. naar resultaat te kijken, dat komt vanzelf. “verplichting” competitiespelers en/of spelers uit hogere jeugdteams training te laten geven. Korfbaltrainersopleidingen in huis organiseren. Het melden van het beroep van een nieuw lid kan interessant zijn voor de vereniging. Meer “trainerbegeleiders”. Van de meeste teams worden de trainers niet begeleid. Jonge, maar ok zeker oudere trainers kunnen altijd feedback gebruiken. Ook complimenten zijn schaars. Meer waardering voor trainers en scheidsrechters. Zij zijn overduidelijk vastere kern van vrijwilligers. Ondertussen wordt ook verwacht dat ze nog nevenactiviteiten doen. (betere) trainers met korfbalachtergrond. Meer samenwerking tussen jeugd en senioren.
