Notulen Buitengewone Algemene Vergadering 15 juni 2013

Notulen Buitengewone Algemene Vergadering 15 juni 2013 Datum: zaterdag 15 juni 2013 Plaats: Millers, Plein 10 te Den Haag Aanvang: 15:00 uur Aanwezig: Amsterdam e.o., Baronie van Breda, Delft e.o., ’s-Hertogenbosch e.o., Den Haag e.o., Eindhoven, Flevoland, Groningen, Hart van Brabant, Maastricht e.o., Rijk van Nijmegen c.a., Rijnmond, Utrecht e.o., Venlo e.o., Zoetermeer e.o., Zwolle e.o.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Opening Mededelingen Ingekomen en uitgegane stukken Vaststellen agenda Vaststelling notulen Jaarlijkse Algemene Vergadering 2013 Vaststelling projectverslag Brusselreis Vaststelling verslag kascommissie 2012 Vaststelling financieel jaarverslag 2012 Decharge Hoofdbestuur 2012 Voorstel begrotingswijziging Benoeming leden van de kascommissie Benoeming accountant Toekomst van het Algemeen Secretariaat Datum Voorbereidende Algemene Vergadering Wat verder ter tafel komt Rondvraag Sluiting

Toelichting op de agenda: Ad. 5 De notulen van de Jaarlijkse Algemene Vergadering 2013 zullen veertien dagen voor aanvang van de vergadering verstuurd worden aan de afdelingsbesturen en de leden die een stem verworven hebben op grond van het bepaalde in artikel 14 lid 6 en 7 van de statuten en zullen beschikbaar worden gesteld aan de leden. De notulen zullen tevens ter inzage liggen voor aanvang van de vergadering. Ad. 7 Het verslag zal veertien dagen voor aanvang van de vergadering gestuurd worden naar de afdelingsbesturen en de leden die een stem verworven hebben op grond van het bepaalde in artikel 14 lid 6 en 7 van de statuten en zal beschikbaar worden gesteld aan de leden. Het verslag zal tevens ter inzage liggen voor aanvang van de vergadering. Ad. 8 Het verslag zal veertien dagen voor aanvang van de vergadering gestuurd worden naar de afdelingsbesturen en de leden die een stem verworven hebben op grond van het bepaalde in artikel 14 lid 6 en 7 van de statuten en zal beschikbaar worden gesteld aan de leden. Het verslag zal tevens ter inzage liggen voor aanvang van de vergadering. Ad. 9 Het Hoofdbestuur stelt voor decharge te verlenen over het boekjaar 2012 aan dhr. E. Förster, mevr. R. vanHouten, dhr. J.G.N. Kuipers, dhr. N.G. Derks, dhr. M.F. Buijs, dhr. B.P.M. Dirkx, dhr. J.H.J. Vos, mevr. F. Ockers, dhr.C.J.J. Kwint, dhr. R.M. Vlaming, dhr. M. Rook, dhr. M. de Pagter, dhr. T. Leijte, dhr. Y.D. da Costa en dhr. T.L. Kooi. Ad. 10 Het verslag zal veertien dagen voor aanvang van de vergadering gestuurd worden naar de afdelingsbesturen en de leden die een stem verworven hebben op grond van het bepaalde in artikel 14 lid 6 en 7 van de statuten en zal beschikbaar worden gesteld aan de leden. Het verslag zal tevens ter inzage liggen voor aanvang van de vergadering.

Ad. 11 De kascommissie bestaat uit G.J.C. Jansen, M.L. Kuijpers, A.J.R. Nijboer, N.H.S. Grisèl, C.C.E. Jansen en S.A. Koebrugge. Het hoofdbestuur stelt voor om de heer G.J.C. Jansen, de heer J. Hiemstra, de heer M.F. Buijs, de heer D.J. van der Berg, mevrouw M.L. Kuijpers en mevrouw S.A. Koebrugge te benoemen tot lid van de kascommissie. Ad. 12 Het Hoofdbestuur stelt als accountantskantoor Worrell Jetten gevestigd te Zoetermeer voor. Ad. 13 Het verslag zal veertien dagen voor aanvang van de vergadering gestuurd worden naar de afdelingsbesturen en de leden die een stem verworven hebben op grond van het bepaalde in artikel 14 lid 6 en 7 van de statuten en zal beschikbaar worden gesteld aan de leden. Het verslag zal tevens ter inzage liggen voor aanvang van de vergadering. Ad. 14 Het Hoofdbestuur stelt voor om de Voorbereidende Algemene Vergadering op 13 november 2013 te laten plaatsvinden.

1.

Opening

De Landelijk Voorzitter, de heer Vos, opent de vergadering om 15:09 en benoemt de heer Jonk (Den Haag e.o.) tot Technisch Voorzitter. De Technisch Voorzitter, de heer Jonk, benoemt de heer Tol (Rijk van Nijmegen c.a.) tot Rapporteur der Vergadering.

2. Mededelingen De Algemeen Secretaris, de heer Kwint, verzoekt de leden niet te roken en de telefoons op stil te zetten. De heer Kwint geeft aan dat er geen presentielijst is, hier wordt immers nooit wat mee gedaan. De Algemeen Secretaris geeft aan dat hij de volgende afmeldingen heeft ontvangen: -

Mevrouw Blauw Mevrouw Ockers De heer De Leeuw De heer Diepemaat

De Algemeen Secretaris geeft aan dat hij de volgende stemopeisingen heeft ontvangen: -

De heer Vermorken De heer Derks Mevrouw Ockers De heer Aerts De heer Indemans De heer Jansen De heer Hiemstra De heer Jonker De heer Van Tienhoven De heer Rook De heer Hopman

De Algemeen Secretaris geeft aan dat de volgende leden hun stem hebben overgedragen: -

De heer Jansen aan mevrouw Jansen, dan wel een ander lid van de kascommissie Mevrouw Ockers aan de heer Derks De heer Rook aan de heer De Vries

3. Ingekomen en uitgegane stukken

Ingekomen stukken: -

De brief van de heer Jansen Het verzoek van mevrouw Jansen van de kascommissie om agendapunten 5 en 6 te behandelen na agendapunt 12 De brief van mevrouw Neutgens met het voorstel om de heer Jansen, mevrouw Koebrugge en de heer Buijs als voorgesteld lid van de kascommissie te vervangen door de heer Nijboer, de heer Streefkerk en de heer Manders

Uitgegane stukken: -

Voorlopige agenda Definitieve agenda Notulen van de JAV Projectverslag Brusselreis Financieel jaarverslag Voorstel begrotingswijziging Toekomst van het Algemeen Secretariaat Kasverslag Accountantsverslag Stukkenbundel

De Algemeen Secretaris geeft aan dat het Hoofdbestuur twee kasverslagen heeft ontvangen van de kascommissie. Per abuis is het verkeerde kasverslag opgenomen in de stukkenbundel, het enige verschil is een zin die op Noord Koreaanse wijze met een marker is weg gecensureerd.

4. Vaststellen agenda

De Technisch Voorzitter geeft aan dat het verzoek is vanuit de kascommissie om agendapunten 5 en 6 te behandelen na agendapunt 12. Tevens geeft hij aan dat het Hoofdbestuur voorstelt om agendapunt 14 te schrappen.

De heer Derks (Rijk van Nijmegen c.a.) constateert dat er slechts twee kascommissieleden aanwezig zijn en dat deze maar tot vier uur aanwezig kunnen zijn. Hij vraagt of de kascommissie dit in de toekomst beter kan organiseren en of er een agendapunt ‘Werkwijze kascommissie’ kan worden toegevoegd aan de agenda, tenzij er bij agendapunten 7 en 11 ruimere discussiemogelijkheden kunnen worden toegestaan. Mevrouw Neutgens (Rijk van Nijmegen c.a.) vraagt zich af of de wijziging die zij heeft voorgesteld nu bij de agenda moet worden gewijzigd of dat dit bij het desbetreffende agendapunt zal worden behandeld. De Technisch Voorzitter geeft aan het eerste punt van de heer Derks ter kennisgeving aan te nemen. Verder geeft hij aan dat de werkwijze van de kascommissie integraal bij het agendapunt kasverslag zit en dat dit daar kan worden besproken. Ten slotte geeft hij aan dat de wijziging van mevrouw Neutgens bij het desbetreffende agendapunt zal worden behandeld.

De Technisch Voorzitter stelt de gewijzigde agenda vast.

5.

Vaststelling verslag kascommissie 2012

De kascommissie, mevrouw Jansen, geeft aan dat er 2 juni 2013 een kascontrole heeft plaatsgevonden. Hieruit bleek dat de afgelopen tijd nauwelijks inzicht is geweest in de boekhouding door de problemen met Davilex. Tevens geeft zij aan dat de post Hoofdbestuur opnieuw is overschreden, ondanks gemaakte afspraken daarover.

De heer Nederend (Utrecht e.o.) wil graag een verklaring over eerdere afwijkingen van het boekhoudprogramma. Tevens vraagt hij zich af waarom het boekjaar 2011 niet is afgesloten door de Landelijk Penningmeester, maar dat de kascommissie nu pas met deze opmerking komt. Hij vraagt zich af of de kascommissie dan ook niet bij zichzelf te rade moet gaan. Hij vraagt zich ook af of de kascommissie ook niet rijkelijk laat is met de constatering dat leden beneden de 14 jaar in de jaren van de heer Van Niele en mevrouw Ockers niet mogen worden ingeschreven. Ten slotte wil hij graag weten wat de werkwijze van de kascommissie is geweest en of de constateringen van de kascommissie niet te laat zijn voor de AV om nog conclusies aan te verbinden. De heer Derks (Rijk van Nijmegen c.a.) vraagt zich af waarom het kasverslag te laat is aangeleverd aan de leden en waarom er twee versies van het kasverslag in omloop zijn. Hij complimenteert de kascommissie met het samenzitten met de accountant en het Hoofdbestuur. Hij vraagt zich af of bij de eerste alinea onder het kopje resultaat, dit niet 2012 moet zijn in plaats van 2011. Hij geeft aan dat bij het stukje kas er wordt gesteld dat er 89,75 euro zonder kwitantie uit de kas is gehaald. Hij geeft aan dat er een ondertekende verklaring is overlegd door de heer Förster, de heer Buijs en hemzelf. Hij vraagt zich af waarom er geen contact is geweest vanuit de kascommissie om de reden van de kwitantie te vragen. Tevens vraagt hij zich af wat de kascommissie bedoelt met onrechtmatig handelen en waarom de kascommissie decharge voorstelt bij het onrechtmatig handelen van deze drie leden. Ten slotte geeft hij aan dat er in het verslag wordt gesteld dat er onnodig verlies is geleden door onvoldoende inzicht in de vereniging en hij vraagt zich af waar dat onnodig verlies uit komt. De heer Buijs (Amsterdam e.o.) geeft aan dat in oktober tijdens de tussentijdse controle alle stukken zijn overlegd en dat er toen is geconcludeerd dat alles voldoende op orde was. Het verbaast hem dan ook dat in juni 2013 er wordt gezegd dat oktober niet klopt en dat het boekjaar 2012 niet zou kloppen. Hij vraagt zich af waar dit grote verschil hem in zit. Tevens geeft hij aan dat het accountantsverslag en het kasverslag verschillende beelden laten zien over de boekhouding, waarbij het accountantsverslag overwegend positief is. Hij vraagt zich af waarom het kasverslag een ander beeld schetst. Hij vraagt zich af waarom er in het verslag wordt gesproken over 5000 correctieboekingen, maar dat er over het jaar ervoor niet gesproken wordt over de 4800 correctieboekingen. Hij geeft aan dat het boekjaar 2011 niet is afgesloten, maar dat dit is afgesproken met de kascommissie. Tevens heeft de kascommissie in 2012 4 bijeenkomsten gehad, maar ook daar is dat niet geconstateerd. Hij vraagt zich af waarom de kascommissie pas in juni 2013 dit heeft geconstateerd of zij tijdens de bijeenkomsten in 2012 wel heeft opgelet. Hij vraagt zich af welke afspraken niet zijn nagekomen. Hij geeft aan dat het accountantsverslag de korting van de subsidie als verklaring geeft voor het negatieve resultaat, maar dat de kascommissie dit wijt aan de beleidsgebonden kosten. In het verslag wordt een beeld geschetst, waarbij het amendement van de heer Jonk en de heer Diepemaat op de JAV 2012 over 7000 euro voor de verkiezingen niet worden

meegenomen. Ten slotte geeft hij aan dat hij grote afstand doet van het kasverslag, omdat het suggereert dat er vorig jaar een wanboel van is gemaakt. De heer Boogaard (Haarlemmermeer) geeft aan dat de gemarkeerde zin nog steeds te lezen is en hij vraagt zich af waarom de opmerkingen over de gedeclareerde taxikosten eerst wel en nu niet meer in het kasverslag zijn opgenomen. Mevrouw Neutgens (Rijk van Nijmegen c.a.) geeft aan dat het kasverslag veel ongefundeerde meningen bevat. Ze vraagt zich af hoeveel correctieboekingen er in voorgaande jaren zijn geweest. Ook vraagt ze zich af om welke correcties van de kascommissie het gaat en in welke mate daar niets aan is gedaan. Ze vraagt zich ook af waar het oordeel is in het verslag van bevindingen. Over de HBdeclaraties ziet ze graag een toelichting, omdat hier de schuld volledig wordt neergelegd bij de Landelijke Penningmeester, zonder dat hier een onderbouwing voor wordt gegeven. Ten slotte vraagt ze zich af of er schade is geleden door de vereniging, gezien het onrechtmatig handelen. Mevrouw Wilton (Utrecht e.o.) geeft aan dat zij 32 taal- en schrijffouten in het verslag heeft geconstateerd en vraagt zich af hoe geïnteresseerd de kascommissie is geweest met het schrijven van het verslag.

De Kascommissie geeft aan dat: -

Zij de vereniging een warm hart toedraagt en dat zij geenszins de intentie heeft gehad om het kasverslag af te raffelen. Bij de kascontrole in juni 2013 is geconstateerd dat het boekjaar 2011 niet is afgesloten en dat hierover geen afspraak is gemaakt met de oud Landelijk Penningmeester.

De heer Buijs (Amsterdam e.o.) interrumpeert dat mevrouw Jansen het ene moment namens de kascommissie spreekt, over de kascontrole in 2013, en op het andere moment namens zichzelf, namelijk het niet bijwonen van de vier kascontroles in 2012. Hij concludeert dat dit een discrepantie is en stelt dat dit afdoet aan de geloofwaardigheid van het verslag. De Kascommissie geeft aan dat: -

-

Zij de constatering hebben gedaan dat het boekjaar 2011 niet is afgesloten. Mevrouw Jansen de afgelopen vier controles niet aanwezig is geweest, maar dat zij navraag heeft gedaan bij de andere kascommissieleden over gemaakte afspraken, maar dat dit niet het geval was. Zij niet eerder in staat waren om te controleren. Zij hebben meerdere malen contact gehad met de Landelijk Penningmeester. Er in maart een controle gepland stond, maar dat deze niet kon doorgaan door fouten in de boekhouding. Er samen met de Landelijk Penningmeester is overeengekomen dat de financiën doorgeschoven zouden worden naar een BAV en dat er niet eerder gecontroleerd kon worden dan in juni.

De Algemeen Secretaris antwoordt de heer Derks dat: -

-

Er twee weken voor aanvang van de vergadering nog geen kasverslag was; Er na contact met de notaris is besloten om, op grond van de redelijkheid en billijkheid, het verslag later naar de leden op te sturen, omdat de vergadering dan nog steeds ruim voldoende de tijd had om zich voor te bereiden; Hij het verslag van de kascommissie, na ontvangst, gelijk op internet heeft gezet. Een half uur hierna ontving hij een tweede kasverslag, waarin de opmerking over de taxi kwitantie was geschrapt. Dit omdat de kascommissie vond dat deze bewering ongefundeerd was.

De Kascommissie geeft aan dat: -

-

Er geen verschillende versies in omloop zijn. De weg gemarkeerde opmerking over de kwitanties niet van te voren was besproken met de Landelijk Penningmeester. De penningmeester in een reactie heeft aangegeven de kwitanties gewoon te kunnen overleggen, daarom heeft de kascommissie besloten de opmerking te schrappen. Zij blij is met de ondertekende verklaring, maar dat zij ook graag een bon hadden gezien.

De heer Derks (Rijk van Nijmegen c.a.) geeft aan dat hij de besproken kwitanties bij zich heeft en overhandigt deze aan de kascommissie. De Kascommissie geeft aan dat: -

-

-

Er op het moment van de controle nog geen bonnen beschikbaar waren, waardoor de uitgaven als onrechtmatig zijn bestempeld. Zij begrip heeft voor de reactie van de heer Buijs en dat zij in alle integriteit de controles heeft uitgevoerd. Zij zelf wilde horen wat er speelde, waardoor de heer Jansen namens de kascommissie bij het gesprek met de accountant en de Landelijk Penningmeester aanschoof en daarom wel degelijk bij de JOVD betrokken zijn. Zij in 2012 meerdere controles heeft uitgevoerd, waarbij er geconstateerd werd dat er veel problemen met het boekhoudprogramma waren. Zij het afgelopen jaar heeft aangedrongen op een ander boekhoudprogramma, een andere bank vanwege de incasso’s en dat zij zich daarom niet heeft beperkt tot de twee reguliere kascontroles. Zij de Algemene Vergadering wil meegeven te denken over meerdere verplichte controles of om een kascontrole meerdere dagen te laten duren. De Algemene Vergadering het afgelopen jaar nauwelijks opmerkingen heeft geplaatst bij de kasverslagen en dat zij financiële verslagen niet voor lief moeten nemen. Zij met eer en geweten heeft gehandeld, dat er gediscussieerd kan worden over de toonzetting, maar dat de verantwoordelijkheid niet alleen bij de kascommissie en de Landelijk Penningmeester ligt, maar ook bij de Algemene Vergadering.

-

-

Er meer stappen gezet hadden kunnen worden door de Landelijk Penningmeester wat betreft de correctieboekingen en dat de accountant advies heeft gegeven om de correctieboekingen te doen. Zij de Landelijk Penningmeester wil oproepen om zelf meer te boekhouden. Er een nieuw boekhoudprogramma aankomt, AccountView, en dat de accountant hierbij mee kan kijken en de Landelijk Penningmeester kan ondersteunen. Zij zich beperkt tot afgelopen jaar, maar dat er de afgelopen jaren ook correctieboekingen zijn uitgevoerd. De negatieve resultaten inderdaad over 2012 gaan en niet over 2011. Zij twee spelfouten uit het verslag heeft gehaald, maar dat er altijd fouten gemaakt kunnen worden. Er in maart een overzicht aan de Landelijk Penningmeester is gestuurd met opmerkingen over welke posten verkeerd geboekt waren. De vorige en huidige Landelijk Penningmeester hier meermaals op zijn gewezen. Zij onvoldoende kon sturen op de kosten van de projecten toen er geen inzage in de financiën waren. Het ook een keuze van het Hoofdbestuur zelf is om bepaalde posten te overschrijden. Zij kritisch is over de post Hoofdbestuur, omdat Hoofdbestuurders zorgvuldiger om moeten gaan met hun declaraties. Zij heeft geconstateerd dat de post Hoofdbestuur in 2012 is overschreden, ondanks de ophoging tijdens de Jaarlijkse Algemene Vergadering 2012. Zij hebben geconstateerd dat afspraken over declaraties niet zijn nagekomen en dat de Landelijk Penningmeester nog strakker op de declaraties moet zitten.

De Technisch Voorzitter geeft aan dat vragen over beleidskeuzes van het Hoofdbestuur aan het Hoofdbestuur gevraagd dienen te worden en niet aan de kascommissie. De heer Nederend (Utrecht e.o.) geeft aan dat hij niet twijfelt aan de integriteit van de kascommissie. Hij geeft aan de onderbouwing te missen van de mening van de kascommissie. Hij herhaalt zijn vraag over leden onder de 14 jaar die statutair niet ingeschreven mogen worden. Tevens vraagt hij zich nog steeds af waarom de kascommissie pas tijdens de laatste kascontrole kon constateren dat het boekjaar 2011 niet was afgesloten. Hij vraagt zich af of de kascommissie niet heeft gevraagd om de kwitantie van de heer Derks. Ook vindt hij het een taak van de kascommissie om aanbevelingen te doen aan de Algemene Vergadering over de werkwijze van de Landelijk Penningmeester en dat hij deze mist in het kasverslag. Ten slotte vraagt hij zich af of de boekingen bij de verkeerde posten opzet is geweest en of daar dan geen uitleg in het kasverslag bij kan worden gegeven. Mevrouw Neutgens (Rijk van Nijmegen c.a.) stelt dat het kasverslag spreekt over ‘maar liefst 5000 correctieboekingen’, wat een waardeoordeel uitspreekt over het aantal correctieboekingen. Zij vraagt daarom naar de correctieboekingen van voorgaande jaren, zodat de Algemene Vergadering kan kijken of er afgelopen jaar buitensporig veel correctieboekingen zijn gedaan. Ze geeft ook aan dat de kascommissie stelt dat er nauwelijks wat met de correcties naar de Landelijk Penningmeester toe is gedaan, maar dat het financieel jaarverslag toch voldoende inzicht biedt en vraagt hoe dat te verenigen is met elkaar. Ook vraagt ze zich af waarom de schuld van de HB-declaraties bij de voormalig Landelijk Penningmeester wordt gelegd en niet bij de huidig Landelijk Penningmeester.

Ten slotte vraagt ze zich af waar de kwalificatie van onrechtmatigheid vandaan komt, omdat er bij de onrechtmatigheid schade moet zijn voor de vereniging en dat in het verslag niet naar voren komt. De heer Derks (Rijk van Nijmegen c.a.) geeft aan dat het niet zijn bedoeling was om de kascommissie tot kop van jut te maken. Hij geeft aan waardering te hebben voor het werk dat de kascommissie verzet. Ten slotte stelt hij voor om de alinea ‘kas’ te schrappen uit het kasverslag. De heer Buijs (Amsterdam e.o.) wil graag weten welke afspraken niet zijn nagekomen. Tevens geeft hij aan dat de Landelijk Penningmeester in uitzonderlijke gevallen kan afwijken van het Financieel Reglement wat betreft de kwitantie. Hij geeft aan dat zowel het Hoofdbestuur als de PG geïnformeerd waren en dat de kwitantie wel aanwezig was, maar dat er nooit naar is gevraagd. Hij vraagt zich af waarom het kasverslag is gepresenteerd zonder een woord te hebben gewisseld met het Hoofdbestuur hierover. De Technisch Voorzitter geeft aan dat het weinig zin heeft om te kijken welke afspraken wel of niet zijn geschonden, omdat dit om mondelinge afspraken gaat en dit daarom niet te verifiëren valt. De heer Buijs (Amsterdam e.o.) geeft aan dat er in het kasverslag de assumptie wordt gemaakt dat hij afspraken niet is nagekomen en daarmee een beschuldiging gemaakt naar hem toe. Hij wil daarom precies weten om welke afspraken dit gaat. De Technisch Voorzitter schorst de vergadering op verzoek van de kascommissie voor enkele minuten. De Technisch Voorzitter heropent de vergadering.

De Kascommissie geeft aan dat: -

-

-

Er bij de afgelopen controle is geconstateerd dat het boekjaar 2011 niet was afgesloten, waardoor het bij de resultatenrekening lastig was om te zien om welke bedragen het ging. Dit hadden zowel de kascommissie als de Landelijk Penningmeester eerder kunnen constateren. Er een kritisch discussie met de Algemene Vergadering is en dat er veel interpretatieverschillen zijn. De Algemene Vergadering betrokken moet blijven bij de financiën van de vereniging. De kascommissie de inzet van de heer Buijs geenszins in twijfel heeft getrokken. Een pagina met aanbevelingen niet gebruikelijk is in een kasverslag. In 2011 de problemen begonnen en dat dit in 2012 is verergerd. Dit voorkomen had kunnen worden door eerder een nieuw boekhoudprogramma aan te schaffen. De voormalige Landelijk Penningmeester de aanbevelingen over het zoeken naar een nieuwe bank meer ter harte had moeten nemen. Het veel moeite heeft gekost om het jaarverslag 2012 rond te krijgen. Door inzet van de huidig Landelijk Penningmeester ligt er nu wel een deugdelijk financieel jaarverslag, die recht doet aan 2011 en 2012. Zij geconstateerd heeft dat de overschrijding van de post in strijd is met de regels. De voormalig Landelijk Penningmeester zat hier bovenop en de huidige Landelijk

-

Penningmeester zit er bovenop. De kascommissie was genoodzaakt een opmerking hierover te maken aangezien het in strijd is met het Financieel Reglement. Zij toentertijd de Landelijk Penningmeester om de kwitantie gevraagd heeft, maar dat 90 euro niet in verhouding staat met de rest van het geld binnen de JOVD. De passage ‘kas’ geschrapt kan worden. Met het corrigeren van de onjuist ingeboekte posten een nog beter beeld van de uitgaven van de projecten gegeven had kunnen worden. Zij de Algemene Vergadering bedankt voor de discussie.

Mevrouw Neutgens (Rijk van Nijmegen c.a.) vraagt zich af waarom de overschrijding van de post HB-declaraties alleen de schuld is van de voormalig Landelijk Penningmeester en niet van de huidig Landelijk Penningmeester. De heer Derks (Rijk van Nijmegen c.a.) bedankt de kascommissie voor het schrappen van het kopje ‘kas’. Hij geeft aan vertrouwen te hebben in de kascommissie dat zij naar eigen inschatting kascontroles kunnen doen, dus dat twee verplichte kascontroles voldoende zijn. Ten slotte bedankt hij de scheidend kascommissieleden voor hun inzet.

De Kascommissie geeft aan dat: -

De voormalig Landelijk Penningmeester het grootste deel van het jaar in functie was en dat daar ook afspraken mee zijn gemaakt over het niet overschrijden van de post.

De Technisch Voorzitter bedankt de kascommissie voor haar beantwoording.

6. Vaststelling financieel jaarverslag 2012

De Technisch Voorzitter stelt voor om het stuk per hoofdstuk te behandelen.

Pagina 3 De heer Toet (Den Haag e.o.) geeft aan de verklaring van de Landelijk Penningmeester betreffende het verlies zwak te vinden. Tevens geeft hij aan dat dit verlies niet zou zijn gerealiseerd wanneer de andere posten niet overschreden zouden worden. Hij vraagt zich af of de Landelijk Penningmeester een andere verklaring heeft voor het gemaakte verlies. De Landelijk Penningmeester, de heer Vlaming, geeft aan dat de verminderde subsidie de vereniging 17.000 euro heeft gekost en dat hier het verlies van 10.000 euro voornamelijk in zit. Tevens geeft hij een tweede verklaring, namelijk het grote aantal promotiemateriaal wat er is afgeboekt.

Pagina 5 De heer Derks (Rijk van Nijmegen c.a.) stelt voor om ´De heer S.A. (Sabine) Koebrugge´ te wijzigen in ´Mevrouw S.A. (Sabine) Koebrugge´.

Pagina 6 De heer De Vries (Groningen) geeft aan dat er in het secretarieel jaarverslag wordt gesproken over 2272 leden, maar in het financieel jaarverslag het gaat om 2280 leden. Hij vraagt zich af waar dit verschil vandaan komt.

De Landelijk Penningmeester geeft aan dat hij het stuk heeft overgenomen uit het vastgestelde secretarieel jaarverslag. Sinds de vaststelling van het verslag hebben zich leden gemeld die zich voorgaande jaren al hadden uitgeschreven, maar dat dit toentertijd niet is verwerkt.

Hoofdstuk 3 Resultatenrekening De heer Derks (Rijk van Nijmegen c.a.) geeft aan blij te zijn met de gestage groei van Club 49. Wel vraagt hij zich af hoe de inkomsten uit het Godfried van Heys-fonds bij de resultatenrekening zijn opgenomen. Tevens vraagt hij zich af of het klopt dat er dit jaar niet meer gereserveerd wordt voor het lustrum en zo ja, met welk mandaat de Landelijk Penningmeester dit doet.

De heer Van Hoorn (Groningen) vraagt zich af waarom er geen reden voor het overschrijven van post Hoofdbestuur wordt gegeven bij de toelichting. Daarbij vraagt hij zich af of er vorig jaar nietessentiële reizen zijn gemaakt en zo ja, waarom dit is gebeurd. Ten slotte vraagt hij zich af of het Hoofdbestuur het niet aan zag komen dat de post overschreden zou worden, zo niet vraagt hij maatregelen voor volgend jaar om dit te voorkomen. De heer Den Uijl (Amsterdam) geeft aan dat er bij de donaties 2000 euro begroot is, maar dat er slechts een kwart van gerealiseerd is dit jaar. Tevens vraagt hij zich af hoe het kan dat er netto maar 30 euro is opgehaald met donateurs, aangezien alumni en donateursbeleid 466 euro heeft gekost. Ten slotte vraagt hij zich af waarom er 2000 euro wordt begroot en of donateurs dan niet alleen voor zichzelf betalen en niet voor de vereniging. De heer Van Heel (Eindhoven) vraagt zich af hoe het kan dat er veel meer afschrijving zijn begroot dan gepland. Tevens vraagt hij zich af waarom de posten Internationaal en Marketing & Campagnes zijn overschreden, zonder dat de Algemene Vergadering daarvan is ingelicht. De heer De Vries (Groningen) vraagt zich af of de Landelijk Penningmeester het een wenselijke situatie vindt dat hij bij een tegenvaller een reservering inboekt. De heer Toet (Den Haag e.o.) geeft aan dat de post Internationale Reizen flink is overschreden, maar dat er een zwakke verklaring wordt gegeven in het verslag. Hij vraagt zich af wat de groeiende kosten zijn waarin het verslag over wordt gesproken en waarom deze post zoveel is overschreden. De Technisch Voorzitter geeft aan dat er geen groeiende kosten staat, maar ‘gezien de kosten die gepaard gaan met internationale reizen en mede gezien onze groeiende begroting’.

Mevrouw Neutgens (Rijk van Nijmegen c.a.) wil graag een motie1 indienen over de post Hoofdbestuurdersdeclaraties. Ze geeft aan ook tijdens de Jaarlijkse Algemene Vergadering in 2012 een motie te hebben ingediend hierover, maar constateert dat de post wederom is overschreden. Ten slotte geeft ze aan de verdeling uit de eerdere motie te willen handhaven, maar hier 1000 euro vanaf wil halen. Dit houdt in dat de post Hoofdbestuurdersdeclaraties 1000 euro minder wordt, dat het overige bedrag wordt verdeeld over de maanden zoals eerder aangegeven in de motie uit 2012 en dat de 1000 euro wordt gebruikt als een apart potje onvoorziene uitgaven binnen de post Hoofdbestuurdersdeclaraties om overschrijding van de post te voorkomen. De Technisch Voorzitter geeft aan dat het Hoofdbestuur de motie overneemt.

De Landelijke Penningmeester geeft aan dat: 1

Er niet meer extra gereserveerd zal worden dan de 2000 euro die al gereserveerd wordt. Club 49 een netwerk probeert op te bouwen, wat meer geld kost dan dat het oplevert. Dit zal termijn meer gaan opleveren. Inkomsten uit het Godfried van Heys-fonds binnenkomen bij projecten.

De motie van Mevrouw Neutgens is opgenomen als bijlage I.

-

-

-

Hij heeft besloten de post te overschrijden, omdat het Hoofdbestuur en de vereniging draaiende moesten blijven. Zo maakt het dagelijks bestuur veel reiskosten. Er minder kosten worden gemaakt door de Algemeen Secretaris en Landelijk Voorzitter, omdat zij nu een treinabonnement hebben. De post Hoofdbestuur zit momenteel op nog geen 1/3 van het totale budget. De afschrijvingen hoger dan gepland waren en dat dit slordig was. Er destijds een motie is ingediend door de heer Diepemaat en de heer Jonk om meer geld, 7000 euro, uit te geven voor Marketing & Campagnes in verband met de verkiezingen. Dit geld komt voor 3700 uit Reserveringen en er zijn promotieartikelen afgeschreven. Internationale Reizen veel geld kosten, maar om deze reizen toegankelijk te houden is besloten om een groot deel door de vereniging te laten betalen.

De heer Toet (Den Haag e.o.) geeft aan een motie2 te willen indienen over de overschrijdingen van diverse posten. De Technisch Voorzitter geeft aan dat dit iets is voor het Financieel Reglement en dat de heer Toet wel zou kunnen verzoeken aan het Hoofdbestuur om een wijziging van het Financieel Reglement voor te stellen. De heer Toet (Den Haag e.o.) geeft aan de motie in die interpretatie in te willen dienen.

De heer Derks (Rijk van Nijmegen c.a.) vraagt zich af waarom de Landelijk Penningmeester de inkomsten uit het Godfried van Heyst-fonds dan niet bij de inkomsten opneemt. Tevens geeft hij aan dat Club 49 niet als winstmachine is bedoeld, maar om oude leden actief te houden bij de vereniging.

De heer Toet (Den Haag e.o.) geeft aan de motie toch te handhaven zoals hij net is ingediend. Hij wijst erop dat de motie een inspanning van het Hoofdbestuur vraagt en daarvoor een wijziging van het Financieel Reglement niet nodig is.

De Landelijk Voorzitter geeft aan dat: -

2

Het Hoofdbestuur de motie ontraadt. Het verlies grotendeels wordt veroorzaakt door minder subsidie en door het afschrijven van promotieartikelen. De post Organisatie met 4000 euro is overschreden, maar dat dit niet onder de voorgestelde meldingsplicht valt. De post Internationaal is overschreden, omdat er geld van de post Politiek is gebruikt voor Internationaal.

De motie van de heer Toet is opgenomen als bijlage II.

De Landelijk Penningmeester geeft aan dat donateurs voor inkomsten zorgen, maar dat het ook een toevoegde ervaring voor leden is.

Pagina 15/16/17 De heer van Nuland (Hart van Brabant) vraagt zich af wat de huidige procedure is om de post Hoofdbestuur leeg te krijgen. Tevens vraagt hij zich af of daar nog voormalig Hoofdbestuurders onder vallen. De heer de Vries (Groningen) constateert dat er nog enkele contributies geïnd moeten worden, maar dat dit om een bedrag van 17.000 euro gaat.

De Landelijk Penningmeester geeft aan dat dit in een overgangstraditie zit en dat dit wordt voorgeschoten door de vereniging. Hij geeft aan dat er inmiddels twee derde van het bedrag is afgelost. Ten slotte geeft hij aan dat er nog veel debiteuren zijn, vanwege het falende systeem van Davilex en dat dit aan het einde van het jaar zal worden aangepakt.

De Technisch Voorzitter stelt het financieel jaarverslag vast. Hij geeft aan dat er een vragenronde zal plaatsvinden alvorens de motie in stemming zal worden gebracht. De heer Nijboer (Groningen) geeft aan de mening van de Landelijk Voorzitter en de Landelijk Penningmeester te delen. Hij geeft aan dat de motie praktisch niet haalbaar is, omdat de boekhouding altijd iets achter loopt op de realiteit. De heer Toet (Den Haag e.o.) geeft aan dat er niet voor niets ‘overzienbare kostenoverschrijding’ in de motie is opgenomen. Hij geeft aan dat een mailtje bij overschrijding al voldoende is, maar dat het gaat om afdelingen meer te betrekken bij het financiële beleid. De Technisch Voorzitter geeft aan dat het Hoofdbestuur de geest van de motie overneemt, maar dat de motie wel in stemming zal worden gebracht. Hij benoemt het stembureau, bestaande uit de heer Buijs (Amsterdam e.o.), de heer Derks (Rijk van Nijmegen c.a.) en de heer Nederend (Utrecht e.o.). Na de stemming constateert hij dat de motie is aangenomen.

7. Decharge Hoofdbestuur 2012 Mevrouw Neutgens (Rijk van Nijmegen c.a.) geeft aan het betreurenswaardig te vinden dat twee personen nooit verantwoording hebben afgelegd over hun functie.

8. Begrotingswijzigingsvoorstel

De Landelijk Penningmeester geeft aan dat: -

Het lastig werken is op de computers op het Algemeen Secretariaat, omdat er geen Office op de computers staat. Hij de mogelijkheden heeft onderzocht voor nieuwe computers. Er op het Functie Equivalenten Overleg met de afdelingsvoorzitters geen problemen waren met het voorstel. Het tweede voorstel gaat om de kosten voor de notaris, vanwege de afronding van het project statutenherziening.

De heer Buijs (Amsterdam e.o.) raadt de Algemene Vergadering aan om in te stemmen met het voorstel. De heer Nederend (Utrecht e.o.) vraagt zich af of er geen geld meer over is voor klusjesman Joop. Mevrouw van Rhijn (Groningen) geeft aan te hebben gehoord dat er wel 700 euro beschikbaar zou zijn voor materiaalkosten voor het opknappen van het Algemeen Secretariaat. Tevens geeft zij aan samen met een aantal afdelingsvoorzitters wel een dagje wil klussen op het Algemeen Secretariaat. De Technisch Voorzitter constateert dat de Algemene Vergadering instemt met het voorstel.

9. Benoeming leden van de kascommissie

De Technisch Voorzitter geeft aan dat: -

-

-

Er een wijziging is gekomen in het voorstel van het Hoofdbestuur. Hij geeft aan dat de heer Jansen zich heeft teruggetrokken en dat het Hoofdbestuur de heer Nijboer als vervanger voorstelt. Het voorstel van het Hoofdbestuur daarmee is om de heer Nijboer, de heer Hiemstra, de heer Buijs, de heer Van den Berg, mevrouw Kuipers en mevrouw Koebrugge te benoemen tot leden van de kascommissie. Er een wijzigingsvoorstel is binnengekomen van mevrouw Neutgens. Het Hoofdbestuur eerst zal verklaren waarom zij deze namen voorstellen, alvorens zij besluiten om het wijzigingsvoorstel wel of niet over te nemen.

De Landelijk Voorzitter geeft aan dat: -

-

-

De kandidaten zijn geselecteerd op ervaring, geschiktheid en onpartijdigheid. Ervaring en een juridisch/economische achtergrond nodig zijn om op de juiste manier te controleren. Tevens geeft hij aan dat je niet wil dat de slager zijn eigen vlees keurt en dat onpartijdigheid daarom van groot belang is. De diverse kandidaten hun geschiktheid hebben bewezen en dat er een balans is gevonden tussen nieuwe gezichten en leden met meer ervaring. Wel geeft hij aan dat de nieuwe leden een juridisch/economische achtergrond hebben. Het Hoofdbestuur het voorstel van mevrouw Neutgens niet overneemt.

Mevrouw Neutgens (Rijk van Nijmegen c.a.) geeft aan dat: -

-

Ze graag de heer Buijs en mevrouw Koebrugge wil vervangen vanwege de onpartijdigheid. Ze geeft aan dat deze kandidaten de schijn tegen zich kunnen hebben. De heer Buijs nauw betrokken is geweest bij het overdragen van het penningmeesterschap en dat hij hiermee te dicht op zijn eigen termijn zit. Er vier van de zes kandidaten uit Groningen komen en dat de huidige Landelijk Penningmeester ook van deze afdeling komt, waardoor de schijn van partijdigheid tegen staat. Ze de heer Streefkerk en de heer Manders voor zou willen dragen. Verder geeft ze aan dat deze heren op afdelingsniveau financieel onderlegd zijn en op afdelingsniveau druk bezig zijn met financiën.

De heer Buijs (Amsterdam e.o.) geeft aan zich terug te willen trekken als de Algemene Vergadering dat wenst.

De Landelijk Voorzitter geeft aan dat hij het voorstel om de heer Streefkerk in de kascommissie te benoemen overneemt. Verder geeft hij aan dat het Hoofdbestuur niet kiest voor de heer Manders, omdat hij momenteel afdelingspenningmeester is en als lid van de kascommissie zijn zelf ingestuurde declaraties zou moeten keuren.

Mevrouw Neutgens (Rijk van Nijmegen c.a.) geeft aan ze niet meegaat in het voorstel. Ze geeft aan dat afdelingsbestuurders best kascommissielid kunnen worden, anders had dit wel in de Statuten gestaan.

De heer Nijboer (Groningen) stelt voor om het tweede voorstel als algemeen voorstel te behandelen om zo te kijken of de Algemene Vergadering denkt dat er sprake is van een schijn van partijdigheid met meerdere mensen van de afdeling Groningen. Tevens geeft hij aan dat wanneer de Algemene Vergadering het daarmee eens is, hij zichzelf terugtrekt om mevrouw Koebrugge in de kascommissie te behouden. De heer Van Hoorn (Groningen) geeft aan het raar te vinden dat vier mensen uit Groningen wel als partijdig zouden kunnen worden gezien, maar een huidig afdelingspenningmeester niet.

De Technisch Voorzitter stelt voor om over de voorstellen te stemmen in plaats van over de personen, nu de heer Buijs zich terugtrekt.

De heer Buijs (Amsterdam e.o.) heeft een punt van orde. Hij ziet graag eerst de stemming over de voorstellen alvorens er gediscussieerd wordt over de punten van de heer Nijboer. De Technisch Voorzitter geeft aan dat mevrouw Neutgens haar voorstel intrekt. Tevens geeft hij aan dat er geen behoefte is om over de wijziging van het Hoofdbestuur te stemmen en benoemt de heer Nijboer, de heer Hiemstra, de heer Streefkerk, de heer Van der Berg, mevrouw Kuipers en mevrouw Koebrugge.

10. Benoeming accountant

De Technisch Voorzitter constateert dat de Algemene Vergadering instemt met het voorstel.

11. Vaststelling Notulen JAV

Pagina 12 Mevrouw van Rhijn (Groningen) geeft aan dat er onder stuk van het Algemeen Bestuurslid Marketing & Campagnes ook een schorsing is geweest.

Pagina 22 De heer Van de Burgwal (Flevoland) geeft aan dat hij alleen heeft geconstateerd dat kennis van liberale filosofen er dubbel instond.

12. Projectverslag Brusselreis

Het Algemeen Bestuurslid Internationaal, de heer De Pagter, geeft aan dat: -

hij zijn verslagen zo inzichtelijk mogelijk heeft geprobeerd te maken. Hij een mail heeft ontvangen over de begroting en realisatie en deze heeft beantwoord met een uitgebreidere uitleg en de begrotingen. De eerdere begroting niet in een bestuursvergadering is vastgesteld en daarom ook niet in dit verslag is opgenomen.

De heer Nederend (Utrecht e.o.) geeft aan dat het de verantwoordelijkheid van de heer De Pagter is en niet die van de commissie om de reizen te organiseren. Tevens zou hij graag de volgende keer wel de begroting bijgevoegd zien, omdat hieruit blijkt dat er een aantal wijzigingen zijn doorgevoerd die anders niet inzichtelijk geweest zouden zijn. Mevrouw van Rhijn (Groningen) geeft aan het niet wenselijk te vinden dat een begroting die twee weken voor aanvang van het project is vastgesteld, in het evaluatieverslag op te nemen. Tevens vraagt ze naar de gang van zaken rond de Europese subsidie en of de heer De Pagter niet te laat is geweest met het aanvragen van de subsidie. Ze wil weten waarom de heer De Pagter op de Jaarlijkse Algemene Vergadering nog sprak van 18 deelnemers, terwijl in het verslag wordt gesproken over 14 deelnemers. Ten slotte vraagt ze zich af of tentamens als excuus voor het lage deelnemersaantal wel juist is, aangezien er na de wisseling van bus naar trein meer mensen meewilden. De heer Van de Burgwal (Flevoland) vraagt zich af waarom er een post annulering busreis is en waarom deze niet onder de post onvoorzien staat. Hij stelt voor om punt 1 te schrappen, mits de heer De Pagter het niet eens is met de constatering dat hij niet vroeg genoeg is begonnen. Tevens vindt hij het niet wenselijk om al een hoteladvies uit te brengen voor volgend jaar. Hij vraagt dan ook dit punt 5 te schrappen, anders zal hij een amendement daarvoor indienen.

Het Algemeen Bestuurslid Internationaal geeft aan dat: -

-

Er nu een projectverslag moet worden voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering, omdat er een PG is en dit in andere gevallen niet nodig zou zijn. Hij bij de Europese subsidie door de VVD van het kastje naar de muur is gestuurd. De toezegging die was gegeven is later ingetrokken en ook de desbetreffende parlementariër wilde de subsidie niet meer geven. Hierdoor had hij geen tijd meer om andere parlementariërs aan te schrijven voor de subsidie. Het Hoofdbestuur heeft besloten om de Brusselreis naar 10 leden te verlagen, waardoor er niet meer vastgehouden kon worden aan de oorspronkelijke begroting. De tentamens wel degelijk veelvuldig werden genoemd als reden om niet mee te gaan voordat er met de trein zou worden gereisd.

-

Hij de samenwerking met het hotel als zeer prettig heeft ervaren, maar dat de volgende PG daar niets mee hoeft te doen.

De heer Kolman (Groningen) geeft aan dat hij tweemaal subsidie met succes heeft aangevraagd en wil graag meer duidelijkheid over hoe dit mis heeft kunnen gaan. Mevrouw Van Rhijn (Groningen) geeft aan dat het juist een begroting laat zien hoe je wil dat een reis gaat verlopen en dat de realisatie laat zien hoe de reis uiteindelijk is verlopen. Ze geeft hierbij aan dat door het tussentijds aanpassen van de begroting, dit verschil tussen begroting en realisatie nauwelijks meer te zien is. De heer Van de Burgwal (Flevoland) vraagt de heer De Pagter om post 3 te wijzigen in post 7a voor de post onvoorzien. Tevens vraagt hij de heer De Pagter om punt 5 te schrappen. De heer Nederend (Utrecht e.o.) geeft aan dat de Algemene Vergadering heeft gevraagd om verschillende projectgroepen voor de verschillende reizen in te stellen, maar dat de heer De Pagter heeft besloten om een projectgroep voor al die reizen in te stellen. Hij geeft aan dat dit borstklopperij van de heer De Pagter is en een minachting naar de Algemene Vergadering, aangezien de Algemene Vergadering een andere mening had.

Het Algemeen Bestuurslid Internationaal geeft aan dat: -

-

-

-

-

De VVD-fractie heeft besloten niet 5 groepen subsidie te geven, maar dit geld op een hoop te gooien en dit te verdelen over meerdere groepen tegelijk. Hierdoor kon wel de lunch worden gesubsidieerd, maar niet de rest van de reis. Je een begroting opstelt als je een bepaald geloof hebt om dat te kunnen halen. Als dan besloten wordt om het aantal deelnemers te verlagen, is het niet realistisch om de begroting dan ook niet aan te passen. De begroting niet kan worden aangepast, omdat het Hoofdbestuur heeft besloten om dit zo vast te stellen. Punt 5 is slechts een aanbeveling, de volgende PG kan dat voor zichzelf beslissen. Het een van de voordelen is van een PG. Hij was wel degelijk van plan om een verslag in te dienen, maar pas tijdens de Voorbereidende Algemene Vergadering . Door de vraag van de Jaarlijkse Algemene Vergadering heeft hij besloten dit al tijdens de Buitengewone Algemene Vergadering op de agenda te zetten. Het te waarderen valt dat we deze reglementen hebben en dat op deze manier de Algemene Vergadering wordt geïnformeerd over de lopende gang van zaken van projecten. Het instellen van een PG voor elke afzonderlijke reis er voor zorgt dat de PG pas later kan beginnen, iets wat hij zijn opvolger wil meegeven door aan te raden vroeg te beginnen.

13. Toekomst van het Algemeen Secretariaat.

De Algemeen Secretaris ligt het stuk kort toe.

De heer Derks (Rijk van Nijmegen c.a.) geeft aan achter het voorstel van de Algemeen Secretaris te staan. Wel vraagt hij zich af of de onderzoeksvraag en daarmee de locatie verruimd kan worden. Tevens geeft hij aan dat het een zwaarlijvige commissie zal worden, maar hij ziet hiervoor geen budget voor reiskosten of onderzoekskosten. De heer Nederend (Utrecht e.o.) vraagt zich af of de Algemeen Secretaris de Algemene Vergadering kan informeren als de personen zijn benoemd. Mevrouw van Rhijn (Groningen) vraagt zich af hoe de Algemeen Secretaris de commissie voor zich ziet en hoe de samenstelling van de commissie zal zijn. De Algemeen Secretaris geeft aan dat: - Dit slechts een beknopte formulering is, maar dat er ook ruimer zal worden gekeken naar de locatie. - Het budget voor de commissie goed zal komen. - De voorzitter van de PG via een HB-besluit zal worden benoemd en dat HB-besluiten via de nieuwsbrief worden gecommuniceerd. - Het Hoofdbestuur mensen met juridisch/financiële kennis op het oog heeft. Tevens zal de commissie bestaan uit leden die weten waar de vereniging behoefte aan heeft bij een pand.

De heer Derks (Rijk van Nijmegen c.a.) vraagt zich af waar het geld vandaan komt. Mevrouw Van Rhijn (Groningen) geeft aan dat er niets in het verslag staat over professionele hulp en vraagt zich af of er gekeken wordt naar de haalbaarheid van het verslag. De heer Buijs (Amsterdam e.o.) geeft aan, naar aanleiding van de woorden van de heer Nederend en mevrouw van Rhijn, dat hij het lichtelijk laat vindt om nog meer ruimte te geven voor input. Dit omdat de Algemeen Secretaris hier al voor de Jaarlijkse Algemene Vergadering om heeft gevraagd. De Algemene Vergadering negeerde deze oproep, zij haalde toen zelfs het agendapunt van de agenda. Ter voorbereiding van deze vergadering heeft de Algemeen Secretaris wederom om input gevraagd, deze kwam weer niet. De heer Buijs vindt dit zeer jammer.

De Algemeen Secretaris geeft aan dat: - De begroting ten laste van de huisvesting zal komen. - De meeste kennis zelf al in huis is, maar mocht dat nodig zijn dat dit ook ten laste komt van de huisvesting. - De Algemene Vergadering zelf gaat over de input van de Algemene Vergadering.

14. W.V.T.T.K. Er is niets ingediend.

15. Rondvraag

De heer Buijs (Amsterdam e.o.) wil vragen of het Hoofdbestuur ermee bekend is dat er op de Jaarlijkse Algemene Vergadering een motie is aangenomen, die nadrukkelijk verzocht de foto’s van het HB Jonk II en Derks I op te hangen voor de zomervakantie en hij vraagt zich af hoe het daar nu mee staat. De heer Derks (Rijk van Nijmegen c.a.) wil de Hoofdbestuurders van harte feliciteren met hun decharge, hij wil de Algemene Vergadering feliciteren met het benoemen van een nieuwe kascommissie en hij geeft aan dat dit de laatste Algemene Vergadering is waarbij mevrouw Neutgens voorzitter is van zijn afdeling, hij geeft aan dat iedereen van haar heeft genoten.

De Landelijk Voorzitter geeft aan er een geschikte datum zal worden gepland voor het ophangen van de foto’s.

16. Sluiting

De Technisch Voorzitter bedankt de Rapporteur, ontslaat deze en draagt het voorzitterschap over aan de Landelijk Voorzitter. De Landelijk Voorzitter bedankt en ontslaat het stembureau. Tevens bedankt en ontslaat hij de heer Jonk als Technisch Voorzitter. Tevens bedankt hij, met een presentje, de heer Derks voor het Technisch Voorzitterschap en de heer Tol voor het notuleren tijdens de Jaarlijkse Algemene Vergadering. De Landelijk Voorzitter sluit de vergadering.

Bijlage I

Indiener: JOVD Rijk van Nijmegen c.a. De JOVD in vergadering bijeen op 15 juni 2013 te Den Haag

Constaterende dat:   

Er een post Hoofdbestuurdersdeclaraties is; Deze post volgens het Financieel Reglement niet mag worden overschreden; Deze post in 2012 is overschreden,

Overwegende dat:  



Tijdens de JAV in 2012 er een motie is ingediend met als doel de overschrijding van de post Hoofdbestuurdersdeclaraties tegen te gaan; Deze motie de post Hoofdbestuurdersdeclaraties verdeelde over de maanden van het jaar en zo tot een verdeling kwam van het gedeelte dat met betrekking tot deze post uitgegeven mocht worden door het Hoofdbestuur dat in het eerste gedeelte van het jaar haar functie uitoefende en door het Hoofdbestuur dat in het tweede gedeelte van het jaar haar functie uitoefende; In deze verdeling geen reserve is ingebouwd voor onvoorziene uitgaven,

Spreekt als haar mening uit: Dat de verdeling uit de eerdere ingediende motie wordt gehandhaafd met de toevoeging dat niet het gehele bedrag van de post Hoofdbestuurdersdeclaraties wordt verdeeld over de maanden van het jaar, maar het bedrag van de post Hoofdbestuurdersdeclaraties -1000 euro met dien verstande dat dit bedrag voor onvoorziene uitgaven is. En gaat over tot de orde van de dag

Bijlage II: Informatieplicht bij overschrijding begroting

Indiener: JOVD Den Haag e.o., Amsterdam e.o., Flevoland en Hart van Brabant De JOVD in vergadering bijeen op 15 juni 2013 te Den Haag

Constaterende dat:    

Het Hoofdbestuur in het jaar 2012 de begrote kosten heeft overschreden Deze overschrijding op individuele begrote posten tot €1000 is opgelopen tot 121% Deze overschrijding op individuele begrote posten van €1000 tot €3000 is opgelopen tot 67% Deze overschrijding op individuele begrote posten van €3000 en meer is opgelopen tot 71%, waarbij de eenmalig genomen kosten op punt 17.2 voor promotiemateriaal buiten beschouwing zijn gelaten

Overwegende dat:   

De algemene ledenvergadering de begroting vaststelt Bij substantiële overschrijding van de begroting, de goedkeuring van de begroting door de ALV inhoudsloos wordt Het de JOVD niet ten goede komt als voor iedere overschrijding goedkeuring gevraagd dient te worden via een algemene ledenvergadering

Spreekt als haar mening uit: Dat er voor een overschrijving van:   

100% voor individuele begrote posten tot €1000; 50% voor individuele begrote posten van €1000 tot €3000, en 40% voor individuele begrote posten van €3000 en meer

Het Hoofdbestuur een informatieplicht moet krijgen bij een voorzienbare overschrijding in de vorm van een schriftelijke melding aan alle afdelingsbesturen En gaat over tot de orde van de dag