Notulen Algemene Vergadering, 4 juni 2015, Nieuw Hanenburg 1. Opening Voorzitter Dick Vierling opent de Algemene Vergadering om 20.00 uur en heet de 49 stemgerechtigde leden en in het bijzonder alle Ereleden en Leden van Verdienste van harte welkom. 2. Ingekomen stukken Berichten van verhindering zijn binnengekomen van Hans van Zutphen en Klaas Brouwer. Tevens is vlak voor de AV een brief van de voetbal jeugdcommissie (JC) binnengekomen. Hierin uit de JC haar zorgen op enkele vlakken en geeft aan af te treden. Het bestuur doet een handreiking om in gesprek te blijven en zal hier vervolgactie op ondernemen. 3. Notulen vorige vergadering Onder dankzegging aan secretaris Marcel de Kler worden de notulen van de AV van 25 september 2014 zonder wijzigingen goedgekeurd en zijn bij deze gearresteerd. 4. Mededelingen bestuur Het bestuur brengt het 40-jarigen diner onder de aandacht, dat op zaterdag 4 juli gehouden zal worden. Tevens de melding dat Quick 1 en D1 op zaterdag 13 juni de finale van het Haaglanden Voetbal Toernooi spelen en dat op vrijdag 12 juni een afscheidsevenement is voor Frans Danen, die in totaal 11 seizoen trainer van Quick 1 is geweest. 5. Voorstel benoeming lid van verdienste Zoals al aangekondigd op het 25-jarigen diner, stelt het bestuur Hans van Zutphen voor als Lid van Verdienste. Helaas is Hans afwezig, daar hij op tour is met Quick vrienden. Hans is ruim 30 bestuurslid van het Terreinfonds (in meerder naamstellingen) geweest en beheert tevens, samen met Hans Kramer, al jaren het archief van Quick. De vergadering bekrachtigt de voordracht bij acclamatie. 6. Verkiezing reserve lid ballotage commissie Diederik Leerentveld heeft aangegeven niet meer beschikbaar te zijn. Het bestuur stelt Martijn de Graaf voor als nieuw reserve lid en geeft aan dat dit los staat van de statutaire verkiezing, welke in de najaarsvergadering plaats dient te vinden. De AV geeft goedkeuring om de stemming niet schriftelijk te doen en gaat akkoord bij acclamatie. 7. Verkiezing nieuwe bestuursleden Kees Herweijer zal zijn commissariaat sponsoring neerleggen en als vice voorzitter actief blijven, met de focus op het terrein en beheer vanuit de commissie Nieuw Hanenburg. Pieter Wijnstra wordt voorgedragen als commissaris sponsoring en is in die hoedanigheid al actief geweest middels een mooi evenement bij Waterproef. Bij acclamatie wordt de voordracht door de vergadering goedgekeurd. Voorzitter Dick Vierling was ad interim nog commissaris cricket en draagt Guido Landheer voor om deze rol over te nemen. Ook Guido heeft zijn eerste succes al geboekt, want door actieve werving zijn er inmiddels rond de 75 tip en run cricketers op de zaterdagochtend op Quick te bewonderen. Bij acclamatie wordt ook Guido benoemt tot bestuurslid.
Pagina 1
Ruud Smits had bij zijn aantreden al aangegeven de rol van commissaris voetbal slechts 2 jaar te vervullen en treedt hierdoor nu af als bestuurslid. Wel zal Ruud actief blijven binnen Quick en zal hij een oog op de voetbal financiën houden. Het bestuur dankt Ruud voor zijn inspanningen en de structuur en visie die hij binnen het voetbal heeft neergelegd in 2 jaar tijd. Hans Verheij is, zoals eerder gecommuniceerd, de beoogd opvolger van Ruud binnen het bestuur. Ondanks dat hij al 3 jaar contributie heeft betaald, blijkt hij pas in januari 2013 lid te zijn geworden en kan hij statutair pas in januari 2016 toetreden tot het bestuur. Het bestuur stelt dan ook voor dat Hans per januari 2016 zal toetreden tot het bestuur en vraagt hier toestemming voor van de vergadering, welke bij acclamatie wordt gegeven. Tot januari zal Dick Vierling formeel commissaris voetbal a.i. zijn en is Hans Verheij voorzitter van de voetbalcommissie. 8. Presentatie resultaten communicatie enquête Krijn Vrolijk is samen met Marc Bakker en Martijn v.d. Zee actief begonnen om de communicatie naar een hoger plan te tillen. Hiertoe is een enquête uitgezet, met als hoofdvraag hoe deze momenteel ervaren wordt. Met een respons van ruim 300 personen is de commissie blij en een groot deel hiervan is ingevuld door ouders van jeugdleden. Hierdoor zijn de uitkomsten dus representatief te noemen. In hoofdlijnen worden 3 aandachtspunten naar voren gebracht. Ten eerste de communicatie vanuit het voetbal in het algemeen. Hiertoe zullen meer commissie leden toegang tot de site krijgen en actiever gaan communiceren. Ten tweede is er nog relatief veel onbekendheid van de andere digitale communicatie middelen, naast de website. Tenslotte is er een wens voor een betere zichtbaarheid van het bestuur en de commissies gevraagd. Hierbij is ook de wens om beter te publiceren wie wat doet en waar verantwoordelijk voor is. Het bestuur zal verder gaan met de invulling van de verbeterpunten, in overleg met de verschillende commissies. Leden die de volledige resultaten van de enquête willen hebben, kunnen zich wenden tot de secretaris. 9. Stand van zaken ledenbar Vice voorzitter Kees Herweijer praat de vergadering bij over het gevolgde traject. Helaas hebben enkele architecten zich teruggetrokken en zijn er momenteel slechts 2 ontwerpen. Het bestuur is van mening dat dit te weinig is en is bezig met een derde architect. In september zullen nog 2 informatie avonden volgen om de ontwerpen toe te lichten. De eventuele kosten voor de aanpassingen zijn dus momenteel ook nog onduidelijk. Mogelijk wordt een doorstart voor een bouwhanen programma gemaakt ter financiering. Wilfred Klap vraagt waar de derde architect vandaar komt, uit eigen gelederen of van buiten. Kees Herweijer geeft aan dat deze persoon aangedragen is door een Quicker, maar geen directe banden met Quick heeft. Theo Bakker vraagt waarom er 3 architecten afgehaakt zijn. Kees geeft aan dat 1 persoon zich heeft teruggetrokken vanwege tijdsgebrek voor deze onbetaalde klus. De 2 anderen hebben zich teruggetrokken na de uitleg van de opdracht en de presentatie van de wensen van de leden uit de informatie avonden. Zij meenden niet de kwaliteiten te hebben om aan deze wensen te voldoen.
Pagina 2
10. Voorstel nieuwe rol Stichting Terreinfonds Op verzoek van het bestuur is het bestuur van de STF gevraagd om hun rol te herijken in de huidige situatie. Ooit is het Terreinfonds opgericht als geldbewaarder, maar een bredere blik is nu een mogelijkheid. Raymond de Mooij geeft een toelichting op de resultaten op de beoogde nieuwe rol. Al enige tijd wordt nagedacht om ook een imago en cultuur bewakende rol te beleggen. Met het nieuwe bestuur van het STF en het Quick bestuur is gekeken naar het bestaansrecht in het algemeen en of andere verenigingen een soortgelijk constructie hebben. Het uitgangspunt zal altijd blijven dat de Algemene Vergadering het hoogste orgaan blijft, dus een soort Raad van Commissarissen constructie is ongewenst. Een toetsingskader zal echter duidelijk moeten zijn. Hiertoe is een informatierecht en een toetsingsrecht bedacht. Het eerste omhelst dat het bestuur jaarlijks een beleidsplan maakt, inclusief financiële onderbouwing, en er op 3 momenten per jaar overleg is met het STF over de voortgang ervan. Een toetsingsrecht is er al inzake de financiële middelen, maar nog niet voor normen en waarden, cultuur en imago gerelateerde zaken. Hiertoe is het voorstel dat de STF het recht krijgt een in een AV genomen besluit opnieuw voor te leggen aan de leden in een tweede, hiervoor specifiek opgeroepen, AV, waar dan wel een hoger quorum voor zal gelden. Hiermee is dan geborgd dat de AV ten alle tijden de laatste stem zal hebben. Tevens wordt besproken hoe het STF bestuur zal rouleren om stabiliteit te verhogen, maar het bestuur niet oneindig te laten zitten. Indien de vergadering akkoord is met de beschreven nieuwe richting, kan dit verder uitgewerkt worden en zullen statuten en reglementen bijgewerkt moeten worden, waarna ze in een AV bekrachtigd dienen te worden. Jan Oosterheert vraagt zich af of deze rol niet een separate rol zou moeten zijn, want de STF is toch voornamelijk als financiële buffer bedoelt. Het bestuur deelt zijn observatie, maar acht het STF bestuur capabel genoeg om beide rollen op zich te nemen. Caspar v.d. Geest wil weten of de leden nog invloed kunnen hebben op de leden van het STF bestuur, als er een nieuwe rol bij zal komen. Het bestuur antwoordt dat de AV de nieuwe rol zal moeten goedkeuren en hierbij gekeken zal worden naar een herbenoeming van de STF leden. Bas Spaans vraagt zich af of er dan ook een nieuwe naam moet komen om de lading beter te dekken. Het bestuur neemt dit mee en zal het met het STF bestuur bespreken. De Algemene Vergadering gaat akkoord met de richting en er zal een werkgroep gevormd gaan worden om de uitgewerkte rol t.z.t. in de statuten en reglementen aan te passen. 11. Presentatie beleidsplan bestuur Begin januari is in enkele sessies een beleid geformuleerd door het bestuur. De huidige stand van zaken wordt op papier gedeeld met de AV en zal tevens op een later moment op de site worden gepubliceerd. Voorzitter Dick Vierling geeft een toelichting op de opbouw van de missie en visie en hoe deze vertaald zijn in doelstellingen en acties ter verdieping van de 3 deel onderwerpen. De focus zal moeten blijven op het continu blijven werven van vrijwilligers, met name voor het buffet in de weekenden. Uiteindelijk zal er jaarlijks een beleidsdocument moeten liggen vanuit het bestuur. Het bestuur vraagt nu nadrukkelijk om een terugkoppeling op de gepresenteerde plannen.
Pagina 3
Dick Kramer vraagt waarom er geen langere termijn plan is gemaakt. Dick geeft aan dat begonnen is met een korte termijn plan en er nu vervolgens een 5 jarenplan gemaakt zal moeten gaan worden door het bestuur. Jan Oosterheert vindt het een mooi plan, maar vindt dat ook de accommodatie meer aandacht mag krijgen, met bijvoorbeeld kunstgras op velden 2 en 3 om de groei mogelijk te maken, alsmede versnelde vervanging van veld 1 kunstgras. Dick geeft aan dat dit laatste ook de wens van het bestuur is en er momenteel overleg met de gemeente is en we in afwachting zijn van de resultaten van hernieuwde metingen aan het veld. Vervolgens vraagt Jan of er een voorfinanciering mogelijk is om het veld nu al te vervangen als een soort overbruggingskrediet. Het bestuur geeft aan hier nog niet over nagedacht te hebben, maar dit wel mee te nemen. Tevens vraagt Jan of de hoofdklasse voetbal doelstelling harder is dan het niet betalen van spelers. Bij het cricket is het namelijk wel mogelijk dat een betaalde coach meespeelt. Dick geeft aan dat het betalen van spelers momenteel onbespreekbaar is en sowieso goedkeuring van de AV moet krijgen vanwege een dan vereiste aanpassing van de statuten. Wel mag de voetbaltrainer meespelen, net als bij het cricket, indien hij ook lid van Quick is. Tenslotte wil Jan weten of het mogelijk is dat kwaliteit voorrang op de wachtlijst krijgt bij de instroom in de jeugd. Dick geeft aan dat het beleid is dat er jaarlijks maximaal 2 spelers per klasse in mogen stromen op basis van kwaliteit en dus hiermee langs de wachtlijst gaan. In uitzonderlijke gevallen kan het bestuur besluiten het aantal van 2 eenmalig te verhogen voor een specifieke klasse. Bas Spaans geeft aan dat bij HBS de oudere jeugdteams enkele wedstrijden op zondag spelen en of dit ook op Quick wordt overwogen om zo te groeien en de wachtlijst af te laten nemen. Het bestuur geeft aan hier ook naar te kijken, maar de trainingsmogelijkheden en de organisatie de beperkende factoren zijn voor groei en dit staat los van een speeldag. Eerst moet de organisatie stabiel worden en is er kunstgras op veld 2-3 nodig om te kunnen groeien. Lorien Kramer vraagt hoeveel kinderen op de wachtlijst staan. Het bestuur geeft aan dat er momenteel 250+ kinderen op staan en er jaarlijks gevraagd wordt of men op de wachtlijst wil blijven. Het is dus een schone lijst, die jaarlijks groeit vanwege meer aanvraag dan opzeggingen. Dit begint al bij de allerjongsten, waar plek voor 45 is, maar er tussen de 60 en 70 aanmeldingen voor komen. Fokke Rispens ziet dit plan als een nulmeting, maar vraagt of er aandacht voor de breedtesport is. Dick geeft aan dat de aandacht er is, hetgeen ook terug te zien is in het plan. Hans Verheij vult hierbij ook aan dat Arjan de Wit, in zijn rol als hoofd jeugdopleiding, alle trainers (selectie en niet selectie) beter wil maken en hier hebben dus alle voetballers profijt van.
Pagina 4
12. Goedkeuring aanpassing voorwaarden Rabobank lening Penningmeester Erik de Jonge geeft een korte toelichting. Door faillissement van de Verkaart Groep en enkele hogere kosten dreigt Quick in liquiditeitsproblemen te komen en dat onze reguliere activiteiten niet meer (volledig) ontplooid kunnen worden. Door het oprekken van de looptijd met 3 jaar en de bijbehorende verminderde jaarlijkse aflossing, wordt die dreiging weggenomen. De Rabobank is gepolst en heeft er geen problemen mee, mits de borgstellers ook akkoord zijn. Het bestuur wil graag toestemming om in gesprek te gaan met de Rabobank om de duur van de lening en het jaarlijkse aflosschema aan te passen. Dick Kramer wil weten welke tegenvallers er dan zijn. Erik geeft aan dat het afschaffen van de Ecotaks, de omruilkosten voor de nieuwe shirts en de verminderde sponsorinkomsten van Verkaart doortellen in alle komende jaren van de meerjarenbegroting en dit de liquiditeit onder druk zet. Hierna gaat de vergadering bij acclamatie akkoord met het verlengen van de lening met 3 jaar. 13. Presentatie prognose financieel resultaat Penningmeester Erik de Jonge geeft uitleg bij de prognose van het resultaat. Opvallend zijn de hogere inkomsten door een betere inning van de contributies en een tegenvaller in de prognose buffetinkomsten, mede veroorzaakt door minder festiviteiten, alsmede een dag minder feest bij het kampioenschap Quick 1 cricket. De huurinkomsten zijn gestegen, vanwege meer huurders en verder hebben de bouwhanen en founding fathers allen netjes betaald. Alles bij elkaar is de prognose dat er een negatieve cashflow van 17.000 Euro verwacht wordt. 14. Vaststellen voorlopige begroting en contributies Erik vervolgt zijn presentatie en voorziet een beter resultaat voor de vereniging. Bij gelijkblijvende uitgaven zullen de inkomsten wel stijgen. Dit komt door een meeropbrengst voor sponsoring (geen kosten shirt omruilactie) en contributies. Het voorstel van het bestuur is om deze met 1% te laten stijgen ter compensatie van de inflatie. Er wordt verder 30k gereserveerd voor de renovatie van de ledenbar, waardoor de investeringen stijgen. Indien de ledenbar middels andere inkomsten gedekt kan worden, dan is dit een directe positieve bijdrage aan de cashflow van de vereniging. De verwachting is dat de uiteindelijke cashflow, dus na rente en aflossing, totaal 23k positief zal zijn. In de meerjarenbegroting is tevens te zien dat deze cashflow zal groeien in de komende jaren. Caspar van der Geest geeft aan dat het nu net goed gaat qua liquiditeit, maar wil weten waarom het bestuur niet nog wat langer de tijd neemt voor de aflossing. Hierdoor kunnen eventuele tegenvallers beter opgevangen kunnen worden. Theo Bakker vult dit nog aan met eventuele onderhoudskosten, die zullen toenemen in de loop der jaren. Het bestuur deelt de zorgen, maar geeft aan dat er ook potentiele meevallers zijn, die ook niet in de begroting zitten en de begroting ook conservatief ingestoken is. Hierdoor is er vertrouwen om de lening af te betalen, zonder in problemen te komen. Bij acclamatie gaat de vergadering akkoord met de contributie verhoging en de voorlopige begroting.
Pagina 5
15. Rondvraag Jan Oosterheert geeft aan dat het cricket gratis is voor jeugdleden en vraagt zich af hoe het bestuur dan deze kosten dekt? Het bestuur geeft aan dat er geen verdeling naar rato is. Jan antwoord dat dit niet transparant is. Dick Vierling antwoord dat dit niet zal veranderen, want het is de visie van het bestuur dat het hele jaar sport aanbieden zichzelf middels bar omzet terugverdient. Harco Arkema wil weten waarom er wel bij Quick 1 voetbal een programmaboekje is, maar niet bij het cricket. Pieter Wijnstra zal dit opnemen binnen de sponsorcommissie. Bas Spaans wil weten waarom er geen melding op de site is geweest van de spelers die naar een betaald voetbal club zijn gegaan. Dit is namelijk een manier om de waardering voor de sporters omhoog te krijgen. Hans Verheij antwoord als voorzitter van de voetbal commissie dat er, samen met de jeugdcommissie, wordt gewerkt aan een soort voetbaljournaal, waarin belangrijke punten benoemd kunnen worden op de site. Ronald Vink wil weten of er nog een uitbreiding van het wijnassortiment kan komen, met een betere wijn. Het bestuur geeft aan hier mee bezig te zijn en hoopt op korte termijn meer nieuws hieromtrent te kunnen geven. Bas Spaans vraagt tenslotte hoe lang het bord met de cricketfoto nog blijft staan bij de ingang. Trots zijn op de prestaties mag, maar hij vindt het wel erg groot. Het bestuur geeft aan dat er nu een cricketfoto op staat, maar het de bedoeling is dat deze vervangen zal worden met voetbalfoto’s. 16. Sluiting Voorzitter Dick Vierling besluit dat hij blij is met de opkomst en sluit de vergadering om 23.10 uur.
Pagina 6
