Notulen Algemene Vergadering v.v. Harambee 12 juni 2014
Presentielijst Aanwezigen: Vincent Smit Renée Schrauwen Jarmo Savelkoel Niels Heijenk Lisa Morsman Nadia Klomp Onno Onderweegs Ronald Meijer Sebastiaan Siemons Anouk van der Schot Freeke Porte Marlien de Wit Jolien Lankheet Ruud Zandbergen Jurjen Nijkamp Wouter Veneklaas Ria Otter Laura de Ruijter Nathalie van Diepen Steffie Heesakkers Marlou Stinenbosch Sietske van der Honing Alexander Bakker Tijmen Zandbergen Cyrille van der Wijst Marnix Kuilman Thomas Schot Niels Leijtens
19:10 uur 19:10 uur 19:10 uur 19:10 uur 19:10 uur 19:10 uur 19:13 uur 19:20 uur 19:22 uur 19:25 uur 19:25 uur 19:25 uur 19:25 uur 19:25 uur 19:26 uur 19:26 uur 19:27 uur 19:27 uur 19:29 uur 19:29 uur 19:30 uur 19:30 uur 19:30 uur 19:30 uur 19:31 uur 19:34 uur 19:39 uur 19:39 uur
Totaal aantal aanwezigen: 28 Afwezig met kennisgeving: Totaal aantal afwezig met kennisgeving: 3 Machtigingen: Nadja van Kessel machtigt Tijmen Zandbergen Totaal aantal machtigingen: 1 Totaal aantal stemmen bij aanvang AV: Er zijn 28 stemgerechtigde leden aanwezig bij aanvang van de algemene vergadering. Er is 1 machtiging afgegeven. Het totaal aantal stemmen bij aanvang van de algemene vergadering is 29.
2
Agenda Algemene Vergadering Harambee 12 juni 2014 1. Opening 2. Vaststellen agenda 3. Ingekomen stukken a. Machtigingen b. Brief van de KasCommissie 4. Mededelingen a. Data b. Sportkoepel / Student Union 5. Notulen AV 16 januari 2014 6. Evaluatie notulen AV 16 januari 2014 – Bestuur 7. Tussentijdse evaluatie werkplan Bestuur 2013-2014 8. Rondvraag Technische Commissie 2013-2014 a. Mededelingen TC b. Evaluatie notulen AV 16 januari 2014 – TC c. Tussentijdse evaluatie werkplan TC 2013-2014 d. Algemene rondvraag TC 2013-2014 9. Rondvraag KasCommissie 10. Uitgave schade busje batavierenrace 11. Voorlopige begroting en afrekening 12. Vaststellen contributie 2014-2015 13. Scheidsrechters 14. Wedstrijdzaken 15. Dechargeringen a. Barteam b. Harambix c. Mediateam 16. Chargeringen a. Barteam b. Harambee Kick-In c. Beach Toernooien Commissie d. Technische Commissie 17. Benoemingen a. Kasco 18. W.V.T.T.K. 19. Rondvraag 20. Sluiting
Ter informatie Ter informatie Ter informatie Ter informatie Ter goedkeuring Ter informatie Ter informatie Ter informatie Ter informatie Ter informatie Ter informatie Ter goedkeuring Ter informatie Ter goedkeuring Ter informatie Ter informatie Ter dechargering Ter dechargering Ter dechargering Ter chargering Ter chargering Ter chargering Ter chargering Ter benoeming
3
1. Opening Vincent Smit:
Welkom allemaal, leuk dat jullie er zijn. Dan open ik hierbij de vergadering om 19:31 uur [HAMER] Hopelijk hebben jullie allemaal het stukkenboekje gelezen. Deze gaan we vandaag inhoudelijk behandelen. Als jullie taalkundige op- en aanmerkingen hebben, mogen jullie deze mailen naar de secretaris. Deze zal ze verbeteren. Als iedereen zijn/haar mobieltje uit of op stil heeft gezet kunnen we verder naar het vaststellen van de agenda.
2. Vaststellen agenda Vincent Smit: Er zijn geen extra punten aangedragen voor de agenda en verdere wijzigingen zijn te vinden in de errata, dus we gaan door naar de ingekomen stukken. 3. Ingekomen stukken a. Machtigingen Ter informatie Vincent Smit: Er is 1 machtiging binnen gekomen: Nadja van Kessel machtigt Tijmen Zandbergen Er zijn 3 afmeldingen binnen gekomen te weten Mart Veenhoven, Peter van der Slot en Remco Siero. b. Brief van de KasCommissie Ter informatie Vincent Smit: De brief van de kascommissie staat niet in het stukkenboekje en is daarom opgenomen in de errata. 4. Mededelingen c. Data 14-15 juni 18-20 juni 21 juni 25-27 juni 2-4 juli 3 juli 20-28 augustus 13-14 september 23 september 25 september
Ter informatie GNSK Beachronde 4 Actieve leden activiteit Beachronde 5 Uitloopronde beach Stapavond Kick-In VBT Dies Harambee JV
d. Sportkoepel / Student Union Ter informatie Vincent Smit: Vanuit de Sportkoepel is het volgende mede te delen. De aanvraag voor steun uit het noodfonds voor de zaalhuur van de Spinnerstraat is goedgekeurd. Dit geld zal binnenkort naar Harambee worden overgemaakt. Vanuit de Student Union is het volgende mede te delen. Het systeem van de Xtra-Card zal worden aangepast. Deze zal voortaan als Union-Card door het leven gaan. Ook zal de basis Union-Card goedkoper worden en wordt de vereningingsheffing geïntroduceerd. Deze heffing wordt betaald per vereniging, dus niet per tak van sport waar iemand lid van wordt en bedraagt 4
voor studenten van zowel de UT als het Saxion €22,50 per vereniging. Er is sprake van geweest dat dit per tak van sport zou gaan, maar dit is niet doorgegaan. Er hoeft dus niet een aparte heffing voor zaal- en beachvolleybal betaald te worden. Volgend jaar gaat ook het ledenadministratie systeem op de schop. Dit betekent dat personen in het vervolg op een andere manier lid moeten worden van de vereniging. Het is nog niet helemaal duidelijk hoe dit precies in zijn werk gaat, maar het principe is als volgt. Iemand meldt zich aan bij een vereniging via de Student Union. Zodra de verenigingsheffing en Union- of Campus-Card betaald is mogen ze lid worden. De vereniging krijgt een melding dat een nieuw persoon zich heeft aangemeld en krijgt vervolgens tien dagen de tijd om dit nieuwe lid te weigeren. Na tien dagen is de persoon in kwestie automatisch lid. Ruud Zandbergen: Vincent Smit:
Is iedereen die al lid is automatisch aangemeld voor het volgende jaar of moeten ze zich opnieuw aanmelden? Dat is nog niet bekend. Dit systeem is waarschijnlijk niet uitgebreid genoeg om de volledige ledenadministratie van Harambee over te nemen, dus deze zal behouden blijven. Er komt alleen een extra systeem bij. Over de precieze gang van zaken voor het nieuwe seizoen zal uiteraard een informatiemail komen met het hoe en wat. Zijn hier nu vragen of opmerkingen over?
Sebastiaan Siemons: Vincent Smit: Sebastiaan Siemons: Vincent Smit:
Dit geld voor volgend jaar? Komend seizoen ja. Wat betekent dit voor niet studenten? Dit betekent dat voor hen de prijzen enorm omhoog zullen gaan. De Campuskaart blijft in prijs gelijk, alleen de verenigingheffing wordt voor medewerkers en en alumni een stuk hoger dan voor de studenten, namelijk 180 euro.
Anouk van der Schot: Vincent Smit: Anouk van der Schot: Vincent Smit:
Kan iedereen nu lid worden zonder 3P aanvraag? Ja, maar hier wordt door het bestuur en de TC wel controle op uitgeoefend Is hier ook al een idee over, wie we wel en niet toelaten? Ja, er zijn al ideeën over, waarschijnlijk zullen mensen die langer lid willen blijven wel iets actiefs moeten gaan doen voor de vereniging. Het zal waarschijnlijk niet zo streng worden als de 3P aanvragen, het bestuur maakt uiteindelijk het besluit. Anouk van der Schot: Er is nog niets concreets over opgesteld? Stellen jullie er voor de volgende AV dan een beleid voor op? Vincent Smit: Ja, zullen we doen. Dan wil ik graag doorgaan naar het goedkeuren van de notulen. 5. Notulen AV 16 januari 2014 Ter goedkeuring Vincent Smit: Is het gewenst om deze notulen op de beamer te tonen? Zijn er vragen en/of opmerkingen over de notulen 16 januari 2014. Ria Otter:
Er stond eerst dat de Lucie een workshop zou organiseren door FBTO of iets dergelijks. Gaan jullie dat nog aanpassen of is dat inmiddels al gebeurd? 5
Vincent Smit:
Dat is nog niet gebeurd, maar gaan we doen. Dan keur ik bij dezen de notulen AV 16 januari 2014 met de genoemde wijzigingen goed. [HAMER] en gaan we door naar de evaluatie notulen bestuur.
6. Evaluatie notulen AV 16 januari 2014 – Bestuur Ter informatie Vincent Smit: De evaluatie van de notulen van de AV van 16 januari 2014 – Bestuur is te vinden op pagina 6 van het stukkenboekje. Zijn hier vragen of opmerkingen over? Dan zou ik graag doorgaan naar de tussentijdse evaluatie werkplan bestuur. 7. Tussentijdse evaluatie werkplan Bestuur 2013-2014 Ter informatie Vincent Smit: De tussentijdse evaluatie werkplan Bestuur 2013-2014 is te vinden op pagina 7 van het stukkenboekje. Deze zou ik graag per punt doorlopen. Media en promotie Thomas Schot: Ik vroeg me af hoe het kon dat het tweede halfjaar zo weinig is gepromoot, terwijl dit juist van jullie een werkplan punten was? Vincent Smit: Er zijn schema’s gemaakt, maar deze zijn niet goed uitgevoerd, het bleek lastig commissies aan te sturen om te zorgen dat ze actief bezig gingen met promotie. Thomas Schot: Waarom zijn jullie hier niet als bestuur actiever op gaan zitten, hier kom je na een aantal weken wel achter lijkt me, of waarom zijn jullie het niet eventueel zelf over gaan nemen? Vincent Smit: Actiever promoten hebben we gedaan, zelf promoten zou misschien inderdaad wel een goed idee geweest zijn. Anouk van der Schot: Jullie zeggen hier dat bij betreffende commissies de nadruk moet worden gelegd op het belang van promotie, dit is afgelopen jaren al veel gebeurd, maar werkt blijkbaar niet. Vincent Smit: Het is een beetje lastig te zeggen wat er anders moet, als extra nadruk leggen niet werkt zou je de promotie allemaal zelf als bestuur moeten doen en dat is niet echt waar je commissies voor hebt. Anouk van der Schot: Denk je dat het zin heeft om er nog meer nadruk op te leggen, of denk je dat een totaal andere aanpak effectiever zal zijn? Denk je dat het bijvoorbeeld een idee is daar een persoon binnen de commissie een functie voor te geven? Ruud Zandbergen: Er staat nog geen concreet plan op dit moment. Vincent Smit: Dan moet er misschien een promotie commissaris aangesteld worden binnen elke commissie, als deeltaak. Anouk van der Schot: In ieder geval kijken hoe het opgelost kan worden, meer nadruk leggen werkt blijkbaar niet. Ik denk dat het wel zou helpen als iemand binnen de commissie zich er verantwoordelijk voor gaat voelen. Alexander Bakker: Bij de Bix is dat inderdaad goed bevallen. Tijmen Zandbergen: Ik zou ook graag het KB alvast meegeven. Als bestuur kun je ook hard inspringen op promotie. Om maar als voorbeeld de laatste EJC activiteit te noemen. Al weken van tevoren zie je aankomen dat de EJC het moeilijk vindt om te promoten. Dan zie ik vervolgens dat er maar 2 mensen van het bestuur aanwezig zijn, zou je daar ook niet al kunnen beginnen? Vincent Smit: Het is als bestuur altijd het doel geweest om zo veel mogelijk aanwezig te zijn bij activiteiten, maar helaas hadden een aantal bestuurders toen andere activiteiten die voor gingen, wat ten koste ging van onze aanwezigheid daar. 6
Alexander Bakker: Vincent Smit:
Ria Otter: Vincent Smit:
Ria Otter: Vincent Smit: Wouter Veneklaas: Vincent Smit:
Alexander Bakker: Vincent Smit:
Er staat in de tussentijdse evaluatie dat de deadline voor de site niet gehaald is er ook nog geen nieuwe deadline bekend is voor het realiseren hiervan. Nu we hier toch zijn kunnen we direct even laten zien wat er nu gecreëerd is. Zoals jullie kunnen zien is er dus hard gewerkt aan de website, hij draait nu op de testserver. De layout wordt nog hard aan gewerkt Binnenkort gaat er gewerkt worden met mensen buiten de Nerds. Dan gaat er ook gewerkt worden op de nieuwe server. Voor de Kick-in zou de site online moeten staan. Wat gaan jullie doen als deze deadline weer niet wordt gehaald? De eerste deadline is altijd het einde van het bestuursjaar geweest, we hebben later de deadlines vrij ambitieus eerder gesteld. Zoals je kun zien is de site nu bijna af. Ik stel voor externen in te huren als het voor het einde van jullie bestuursjaar nog niet is gelukt. Dat sowieso. Je had het over iemand van buitenaf aannemen om te kijken hoe ze kunnen werken met de site, waarom niet gewoon mensen vanuit de vereniging? Ik had het niet over aannemen, uiteraard zal dit gebeuren met mensen vanuit de vereniging, hier beschikken we al over meer dan genoeg kennis. Wordt er aandacht besteed aan de responsiviteit van de site? Ja, we hebben laadtijden vergeleken, op de nieuwe server zou hij een stuk sneller moeten kunnen draaien.
Externe betrekkingen Jolien Lankheet: Zijn er al nieuwe geïnteresseerden gevonden? Vincent Smit: Nee, we zijn er mee bezig, maar er is nog niemand definitief. Tijmen Zandbergen: Vincent Smit:
Niels Leijtens: Vincent Smit:
Niels Leijtens: Vincent Smit: Thomas Schot:
Laura de Ruijter: Tijmen Zandbergen:
Vincent Smit:
Afgelopen jaar wilden we het hele jaar een shirt aan Polman aanbieden omdat hij onze shirtsponsor is, is dat inmiddels al gebeurd? Het is nog steeds het idee dat dat gebeurt, shirt nummer 10 zal daarvoor gebruikt worden. Jullie zeggen dat jullie bezig zijn geweest met het zoeken naar nieuwe leden voor de EB, maar ik heb hier nog niets van gezien en nog niets van gehoord. We zijn bezig geweest met kijken naar onder andere de studies van leden en op basis hiervan te kijken naar leden met een studie die dit interessant zouden kunnen vinden. Jullie hebben deze mensen benaderd? Er is nu één persoon voor de EB gevraagd. Ik denk dat het juist een slecht idee is alleen mensen per studie te benaderen, zeker als je veel nieuwe mensen voor de EB nodig hebt. Ga gewoon actief bezig met mensen benaderen. We hebben afgelopen jaar niemand met een economische studie gehad in de EB en dat hebben we eigenlijk ook niet echt gemist. Ik denk dat er een vrij fijne lijn is tussen mensen die capabel genoeg zijn en mensen die het ook echt willen. Het is denk ik belangrijker is om mensen te hebben die graag willen, dan om mensen te hebben die echt capabel zijn. Daar zullen we zeker naar gaan kijken.
7
Onno Onderweegs:
Vincent Smit:
Onno Onderweegs:
Er staat hier dat het de vraag is of Harambee wel een nieuw contract met een feestlocatie nodig heeft. In eerdere jaren werd er gestreden om een feest te mogen geven op deze locatie. Ik zie hier 850 euro staan en dat is best wel een flink bedrag. Waarom stellen jullie dat een contract met een feestlocatie waarschijnlijk niet wenselijk is? Het willen organiseren is niet het probleem, maar de tijd wanneer je het organiseert is meer het probleem. De jaarplanning zit heel erg vol, dit jaar zou er geen ruimte geweest zijn voor extra feesten. Mijn ervaring is dat vooral de tweede helft van het jaar erg vol zit. Blijf ernaar kijken, eventueel dat we weer terug naar de Aspen gaan.
Anouk van der Schot: Jullie zeggen hier dat jullie op zoek zijn naar een nieuwe hoofdsponsor, hebben jullie enig idee in welke richting jullie willen zoeken? Welke organisaties? Vincent Smit: We hebben nog niet echt een idee, maar de technische hoek of sportwereld lijkt ons de meest realistische keuze. Anouk van der Schot: Zoeken jullie net als bij de feestlocatie iets waar wij ook iets aan zouden kunnen hebben met eventuele activiteiten? Vincent Smit: Dat zou wel het meest wenselijk zijn ja. Ria Otter:
Is het dan niet van belang dat je nu naar een grote sponsor gaat zoeken, zodat deze gedurende het hele seizoen kan sponsoren? Vincent Smit: Dat is ook de reden dat de Zozo uiteindelijk niet meer in beeld is geweest, we hadden er niet zo veel aan voor een half seizoen. Ria Otter: Dan zou ik dat nu mee gaan beginnen. Vincent Smit: Gaan we doen. Ruud Zandbergen: Ik zou er ook op rekenen dat een sponsor een ander boekjaar heeft dan wij en zorgen dat dit duidelijk gecommuniceerd wordt. Anouk van der Schot: Ik zou ook niet wachten tot de nieuwe EB gevuld is, maar er zelf nu al mee bezig gaan. Marnix Kuilman: Wat gebeurt er dan in de tussentijd terwijl er geen EB is? Zoals met USE technology en OGD waar we op dit moment contact mee hebben. Terwijl wij een plan voor volgend jaar aan het schrijven zijn, wat gebeurt er dan in de tussentijd? Wie neemt dit op zich? Vincent Smit: Dit zal gebeuren door het bestuur. Onno Onderweegs:
Freeke Porte: Vincent Smit:
Ik geloof dat dit al eerder door Tijmen van Diepen is gezegd, maar wordt er ook naar een soort van werkmiddag gekeken? Bij Taste is dat bijvoorbeeld ook gedaan, daar zijn ze gaan tappen bij de Zwarte Cross en gingen de inkomsten naar de vereniging. Dat is bij Euros ook gedaan. Dat is zeker een idee om naar te kijken.
Niels Leijtens: Vincent Smit:
Is het jullie taak, of voor het KB om een nieuwe EB te vormen? Dat is onze taak.
Promotiematerialen Thomas Schot: Jullie hebben in de evaluatie van januari al gezegd dat het opknappen van de borden naar de zomervakantie doorgeschoven zal worden, de barkrukken ook, de site ook nog. Ervaring leert dat er altijd minder gedaan wordt dan gepland, gaat dit allemaal lukken? Vincent Smit: We zijn nu bezig met een planning hiervoor. 8
Thomas Schot: Vincent Smit: Ruud Zandbergen: Vincent Smit: Niels Leijtens: Vincent Smit:
Niels Leijtens: Vincent Smit:
Freeke Porte:
Vincent Smit: Thomas Schot: Tijmen Zandbergen:
Vincent Smit:
Tijmen Zandbergen: Freeke Porte: Ria Otter:
Tijmen Zandbergen: Vincent Smit: Sebastiaan Siemons: Vincent Smit:
Onno Onderweegs: Vincent Smit:
Wil je de EC ook betrekken bij het opknappen van de borden? Dat zou kunnen, maar hoeft niet per se. Ik denk dat best veel mensen het leuk vinden om een middagje te schilderen, je kunt gewoon vragen wie er zin hebben om mee te helpen. Lijkt me een goed idee. Ik had nog een vraag over de grote vlag die stuk is gegaan in de beachbak, zijn jullie daar al van op de hoogte? Die is inderdaad stuk gegaan en we zijn er achteraan gegaan om een nieuwe te krijgen. Het marketing en communicatie bureau moet een plan schrijven. Ze zijn gevraag door het Sportcentrum om een soort beleid op te stellen, er zijn meer verenigingen die in een soortgelijke situatie zitten. Het gaat allemaal heel traag, maar we wilden ook niet het risico nemen dat die vlag zomaar ineens weggehaald werd, als wij hem toch zouden ophangen. Maar deze is dus nooit opgehangen? Er hing toch al totdat dit kapot ging? Er zijn allemaal regels voor, maar er is geen duidelijk reglement wat wel en niet mag en we moeten wachten met een nieuwe ophangen totdat deze regels opgesteld zijn. Hoeveel kost zo’n vlag, als hij niet te duur is zou ik hem gewoon ophangen en kijken hoe lang hij blijft hangen. Desnoods kunnen we hem ophangen op de dagen dat we er zitten, met beachen en de Kick-in bijvoorbeeld en hem in de tussentijd weer weghalen. Dan gaan we hem dus sowieso bestellen. Er is misschien nog iets te regelen met sponsoring van Edwin. Ik was laatst bij Edwin en hij leek inderdaad geïnteresseerd. Ik zou die vlag in ieder geval bestellen, dan heb je hem in ieder geval. Ik sluit me wel een beetje aan bij Thomas, maar ik zou die vlag niet zomaar ophangen, daar heeft de gemeente ook nog regelingen voor en je kunt er best wel harde boetes voor krijgen. Ik heb het er vorig jaar met Jeroen over gehad, Drienerlo heeft er ook heel veel problemen met een soortgelijke situatie gehad. Als je iets op hekken wilt hangen, moet het sowieso speciaal doek zijn, anders kan het hek kapot gaan. Het laatste wat je zegt hebben we inderdaad al uitgezocht, daar heb je speciaal winddoek voor nodig, maar zomaar ophangen is inderdaad geen goed idee. Als je iets bij Edwin laat maken, laat dan iets moois maken wat je eventueel ook in de zaal nog zou kunnen gebruiken. Niet al te groot, zodat het niet heel veel moeite is om hem op te hangen en je hem op woensdag avond ook gemakkelijk op kunt hangen De doeken die we vorig jaar hebben laten bedrukken voor voor de materiaalhokken zijn ook enigszins winddoorlatend. Dan kunnen jullie die eventueel ook gebruiken. Dat is windgaas inderdaad. Dan kunnen we die in ieder geval gebruiken zolang er niets nieuws is. Gaan we dan nu wel bij Edwin iets laten bedrukken? Ja, in ieder geval informeren hoeveel het kost en daarna kijken of we eventueel iets permanent kunnen ophangen. Er was sprake van dat er promotie vlaggen langs de sportvelden zou komen, is daar al op gereageerd? Ja deze kwamen langs de Campuslaan, het idee was dat er logo’s van 4 verenigingen op komen per vlag en hier is inderdaad al op gereageerd. 9
Lustrum Anouk van der Schot: Wat willen jullie zeggen met de zin: “echter blijken er genoeg enthousiaste mensen in de mix te zitten die iets kunnen organiseren”? Betekent dit dat jullie meer mixers in commissies willen of is dit een constatering? Vincent Smit: Het was gewoon een constatering, maar we bedoelen wel dat meer mixers in commissies wel een goed idee zou kunnen zijn. Anouk van der Schot: Dan zou ik dat ervan maken. Ria Otter:
Jullie hebben als doel staan dat jullie de lustrumcommissie willen vullen en willen helpen bij het organiseren van een activiteit. De lustrumcommissie hebben jullie gevuld, maar ik zie nergens een evaluatie van het organiseren van de activiteit staan. Vincent Smit: Dat had ik inderdaad moeten evalueren, het is moeilijk om echt één activiteit te organiseren. We zullen als bestuur het hele jaar actief aanwezig zijn en eventueel helpen als activist, die activiteit gaan we niet organiseren. Ria Otter: Dus dat doel heb je niet gehaald? Freeke Porte: Ondersteunen bij activiteiten is iets wat je als bestuur toch sowieso al doet? Vincent Smit: In principe kun je dus zeggen dat we dat doel niet gehaald hebben. Anouk van der Schot: Ik zou dat ook bij de evaluatie zetten. 8. Rondvraag Technische Commissie 2013-2014 Vincent Smit: Dan wil ik nu graag het woord geven aan Niels Heijenk. e. Mededelingen TC Ter informatie Niels Heijenk: We hebben geen mededelingen, dan wil ik graag doorgaan naar evaluatie notulen AV 16 januari 2014 - TC f. Evaluatie notulen AV 16 januari 2014 – TC Ter informatie Niels Heijenk: Zijn hier nog vragen over, nee, dan zou ik graag doorgaan naar het werkplan. g. Tussentijdse evaluatie werkplan TC 2013-2014 Niels Heijenk: Zijn er vragen over de volgende punten?
Ter informatie
Doelstellingen teams - heren Thomas Schot: Hebben jullie al uitsluitsel over of er een extra heren team in de 3e klasse komt? Niels Heijenk: Dat weten we pas 16 juni, vanwege verbouwing bij de Nevobo krijgen we dit pas 16 in plaats van 1 juni te horen. Doelstellingen teams - dames Ria Otter: Als dames 7 laatste is geworden in de poule, waarom laat je ze dan weer in de 3e klasse uitkomen, is het niet leuker voor ze om in de 4e klasse te spelen? Niels Heijenk: Dit jaar zaten dames 8 en 9 in dezelfde poule met maar zeven teams in totaal, als dames 7 vierde klasse zou spelen heb je kans op een poule met drie Harambee teams en dat is ook niet leuk. Herstructurering Marnix Kuilman: Ik mis eigenlijk volledig de begeleiding van startende trainers. We zijn dit jaar begonnen zonder hulp en inleiding van de TC over hoe je een training opbouwt en wat er van je verwacht wordt. In de mix is het behoorlijk lastig met alle niveau verschillen. Achteraf hoorden we dat we er vergoeding voor 10
kregen. Ik had dit al eerder aangegeven, maar nooit iets van gehoord. Gaat hier volgend jaar iets mee gebeuren? Niels Heijenk: We hebben er in het begin mailcontact over gehad, toen heb ik ook al aangegeven dat we er nu weinig aan konden doen, maar er volgend jaar mee bezig gaan. Marnix Kuilman: Is daar een plan voor? Niels Heijenk: Er is niet iets opgeschreven, maar we zijn het er mee eens dat volgend jaar nieuwe trainers actief zullen worden begeleid. Thomas Schot: Is het niet een idee om bestaande trainers mee te laten lopen tijdens hun eerste trainingen om zo nieuwe trainers te begeleiden. Dat je ze van tevoren al een beetje leert hoe ze een training moeten geven en tijdens de eerste trainingen begeleidt? Niels Heijenk: Dat is zeker een idee. Sebastiaan Siemons: Dat is eerder al vaker geroepen, het is blijkbaar lastig om ervaren trainers te vinden die mee kunnen lopen. Niels Heijenk: Ik denk dat we daar gewoon van het begin af aan meer moeite in moeten steken, wat hiervoor nog nooit is gebeurd, dat zou zeker moeten helpen. Sebastiaan Siemons: Het lijkt me ook handig als je nieuwe trainers daarvoor even bij elkaar zet en ze aanwijzingen geeft. Ronald Meijer: Je weet dat er soms een halve dag tussen het moment dat een trainer wordt aangesteld en begint zit? Anouk van der Schot: Niels zegt net dat het niet echt ergens opgeschreven staat, juist dit soort dingen zou ik opschrijven in een plan of een beleid. Sietske van der Honing: Is het niet een idee al eerder te beginnen met trainers zoeken en tijden het begin van het seizoen al te beginnen trainers mee te laten kijken bij een training van een trainingsgroep. Niels Heijenk: Dat is inderdaad al eerder gedaan, maar dit gebeurt niet veel, dit zou de TC meer kunnen laten gebeuren, maar het is moeilijk om zo vroeg al te weten wie er trainer willen worden. Sietske van der Honing: Als je dit als optie geeft willen mensen misschien ook wel eerder trainer worden. Ruud Zandbergen: Als we toch ervaren trainers mee willen laten lopen, kunnen we het niet beter omdraaien en nieuwe trainers laten meelopen bij een ervaren trainer. Zet daar dan 2 nieuwe trainers op voor een paar weken. Niels Heijenk: Dan moet de ervaren trainer wel ook trainingen geven van hetzelfde niveau als de nieuwe trainer. Freeke Porte: Het is al heel wat als je überhaupt een keer aan de andere kant hebt gestaan. Ruud Zandbergen: Ik weet dat Monica op dit moment veel van de lagere groepen trainingen geeft, ik weet niet of Monica dit idee eventueel fijn vindt, maar dat zou je even moeten overleggen. Je zou ook Monica de middengroep kunnen laten trainen, om daar nieuwe trainers mee te laten lopen en ervaren trainers de lagere groepen laten trainen. Wouter Veneklaas: Ik snap het idee mensen mee te laten lopen met trainingsgroepen, maar uit eigen ervaring weet ik ook dat heel veel mensen de dag voor het begin van het nieuwe seizoen worden gestrikt, die daarvoor nog geen interesse toonden. Dit zijn juist vaak de onervaren trainers. Het is niet mogelijk deze mensen nog een cursus te geven. Hierin is niet veel stimulering mogelijk. Ruud Zandbergen: Als je een paar trainers in het begint kunt laten begeleiden is er al een beetje winst te begelen, je hoeft het niet bij iedereen te doen.
11
Marlou Stinenbosch:
Misschien is het een idee om voor volgend jaar geen beachtrainers aan te stellen die helemaal geen ervaring hebben met beachen. Want dat werkt helemaal niet.
Tijmen Zandbergen:
Ieder jaar wordt er weer gepraat over hoe we onervaren trainers willen opleiden. Er wordt een trainerscursus gegeven aan mensen die interesse hebben en er is ieder jaar dan 1 persoon die daarvan ook echt aangeeft trainer te willen worden. Ieder jaar wordt het grootste deel van de andere trainers random uit de groep gegrepen. Het is lijkt mij een beter idee deze mensen direct een technisch plan of trainershandboek te sturen. Ik heb niets ontvangen voordat ik begon en later van Frouz gehoord dat er een site was met oefeningen. Het mailsysteem heeft aan het begin van dit seizoen heel vaak platgelegen Voor de eerste training bedoel ik. Het oefeningensysteem was toen nog niet af en er is zeker gemaild, maar ik ben het met je eens wat betreft nieuwe trainers , om daar meer aandacht aan te besteden voordat ze beginnen.
Marnix Kuilman: Ronald Meijer: Marnix Kuilman: Niels Heijenk:
Kader Investerings Project Ruud Zandbergen: Waarom gaat dit volgend jaar wel werken? Niels Heijenk: We hebben nu een beter idee van wat we er precies mee willen en hoe we dit gestructureerd willen plannen en alles willen voorbereiden. Ruud Zandbergen: Is er al een planning gemaakt? Niels Heijenk: Als de jaarkalender wordt gemaakt, zullen we dit er direct in verwerken. Sebastiaan Siemons: Is er ook al een cursusleider besloten? Niels Heijenk: Vorig jaar is er iemand binnen de TC aangesteld die hierin de leiding zou nemen, aangezien dit een concept is waar we zelf het beste beeld van hebben. Onno Onderweegs:
Niels Heijenk:
Het staat hier als promotie, maar zou volgend jaar de communicatie naar de trainers ook wat beter kunnen. Het werd pas op de dag dat de trainerscursus gegeven zou worden doorgegeven dat hij uiteindelijk niet door zou gaan Daar ben ik het mee eens.
Interne trainerscursus Onno Onderweegs: Dit jaar is er geen echte behandeling van de zaaltraining geweest, ik vond dat vorig jaar heel fijn, zou dat volgend jaar weer kunnen? Niels Heijenk: Kunnen we naar gaan kijken. Jolien Lankheet: Is de trainerscursus voor iedereen, of alleen voor mensen die trainer willen worden? Want het is mij nooit duidelijk geworden dat deze gehouden zou worden. Niels Heijenk: Het stond in ieder geval in de Whammail en in de Wham zelf. Jolien Lankheet: Dan heb ik er waarschijnlijk overheen gelezen. Mixcompetitie indelen op niveau Anouk van der Schot: Er staat hier: “wij zijn bezig met het organiseren van mixwedstrijd op niveau tegen andere teams uit de competitie”, maar de trainingen zijn al bijna voorbij. Ronald Meijer: Dat klopt, we zijn voor driekwart gepland en rond. Anouk van der Schot: Gaat het nog dit jaar gebeuren? Ronald Meijer: Ja, volgende week. 12
Ruud Zandbergen:
Zouden jullie ook iets meer kunnen promoten? Want het is ook het idee dat er publiek is. Ronald Meijer: Dat ben ik aan het doen sinds het rond is, namelijk vanmiddag. Tijmen Zandbergen: Ik vind niet dat dit de taak van de TC is om dit te promoten, twee teams gaan wedstrijden tegen elkaar spelen en ik zie niet in wat de rol van de TC is om een wedstrijd te promoten waarvoor wij de zaal en de teams regelen. Ik denk niet dat promotie nog onder de verantwoordelijkheid van de TC valt. Anouk van der Schot: Waarom staat dat dan in jullie werkplan? Ronald Meijer: Dit is juist wel een leuke afsluiting van het jaar, primair voor de mixers zelf, dan kunnen ze oefenen met op niveau trainen en een wedstrijd spelen in de officiële stijl. Anouk van der Schot: Volgens mij is juist het doel van deze nacompetitie om de Mix aan de sfeer van Harambee te laten wennen. Als je vervolgens geen publiek hebt denk ik dat je dit niet bereikt. Ruud Zandbergen: Ik denk dat iedereen het er wel mee eens is dat er gepromoot dient te worden, maar door wie is de vraag. Freeke Porte: Het hangt er vanaf wat je doel is, wil je mixers naar Nevobo krijgen of gewoon een leuk wedstrijdje hebben? Als het het doel is mixers naar de Nevobo te krijgen, is het de taak van de TC, anders gewoon van de spelers zelf. Tijmen Zandbergen: Het is ooit begonnen als gewoon een leuk wedstrijdje, nooit als doel om er iets uit te halen. Anouk van der Schot: Als dit je doel is moet je het niet zo in je werkplan zetten. Als je het zo opschrijft als het er nu staat lijkt het niet alsof je zegt dat jullie taak ophoudt bij de promotie. Sebastiaan Siemons: Of je moet actief de EC erin betrekken. Maar zou de mixcompetite dan volgend jaar weer volgens dit plan uitgevoerd worden? Niels Heijenk: Als dit het doel is zouden we inderdaad volgend jaar bezig moeten gaan met de promotie van de wedstrijden. Gasttrainingen Anouk van der Schot: Je zegt dat de opkomst laag was, maar iedereen was wel enthousiast, gaan jullie dit nu dus nog een keer doen? Niels Heijenk: Als er zaalruimte is doen we het nog een keer als er ook animo voor is, zolang er geen zaalruimte is doen we het niet. Anouk van der Schot: Je hebt niet zoveel aan alleen constateren wat er gebeurd is, maar zeg ook wat er gedaan moet worden en trek er conclusies uit, dat zou ik toevoegen aan de evaluatie. Dan kan je KB er ook wat mee straks, dat geldt overigens voor meerdere punten. Sietske van der Honing: Hier staat als 2e doel gasttraining / clinic regelen voor mix/heren+dames laag ‘ter inspiratie’. Zou dit voor heren en dames laag dus ook gebeuren, want ik heb hier nooit iets van gehoord. Niels Heijenk: Nee, dit is uiteindelijk niet gedaan, er was weinig zaalruimte en mensen blijken liever gewoon een normale training te draaien dan dat mensen er een clinic voor terug krijgen. Ria Otter: Dat moet je ook toevoegen aan de evaluatie. Laura de Ruijter: Moet je dat niet aan de teams vragen dan, of ze dit leuker vinden dan een gewone training? Onno Onderweegs: Ik denk dat de meeste lagere teams een clinic leuker zullen vinden dan weer een gewone zaaltraining. 13
Niels Heijenk:
Uit gesprekken met de mensen die ik heb gesproken in het Sportcentrum kwam dat wel naar boven. Marnix Kuilman: Als uit je onderzoek blijkt dat mensen liever een eigen training hebben dan een clinic, is het dan niet een idee om de mogelijkheden van een clinic aanbieden aan een trainingsgroep te bekijken. Dit zodat het niet ten koste gaat van een teamtraining tijdens het seizoen. Niels Heijenk: Daar hebben we niet naar gekeken. Jurjen Nijkamp: Ik denk dat je zoiets doet om mensen iets nieuws te leren, dat we zoiets aan het begin van het jaar moeten doen omdat mensen dan nog iets nieuws kunnen leren. Maar aan het begin van het jaar heb je trainingsgroepen met scoutmomenten, dan heb je weinig tijd en het heeft waarschijnlijk weinig zin. Wouter Veneklaas: Aan het begin van het jaar kunnen veel mensen in laag nog helemaal niets, dan heeft het ook weinig zin om er een ervaren trainer op te zetten, ik zou een eventuele clinic vooral rond de winterstop doen. Sietske van der Honing: Hier staat ook dat het idee is om mensen enthousiast te maken, niet zozeer er iets van te leren. Dan zou ik het juist aan het einde van het jaar doen, ik denk niet dat het dan een probleem is als mensen een teamtraining missen. Anouk van der Schot: Juist bij de lagere trainingsgroepen zie je dat de opkomst tegenvalt, dit zou kunnen helpen ze enthousiast te maken. Wouter Veneklaas: Ik denk zelf niet dat dat meehelpt, want ze kunnen alsnog hun prioriteiten anders stellen. Anouk van der Schot: Praat eens met de mensen om wie het gaat, want ik denk dat de mening van deze mensen hier aanwezig op de AV al wel duidelijk is. Sietske van der Honing: Ik denk dat het juist bij laag meer gaat om het nieuwe dingen doen en leuke dingen doen en leren, dat die instelling bij hoog heel anders is dan bij laag. Ik denk dat ze ondanks dat de gewone trainingsgroepen niet druk bezocht zijn wel naar een gasttraining willen komen. Ria Otter: Ik denk dat de stem van dames laag nu is dat ze graag een gasttraining willen. Tijmen Zandbergen: Dat snap ik, maar ben ik het niet mee eens. Iedereen heeft nu juist heel veel andere dingen te doen. Je hebt nu ook weer beachvolleybal, als je mensen iets nieuws wilt aanbieden zou ik het dan juist ergens halverwege het jaar doen. Freeke Porte: Ik zou het juist heel leuk vinden nu tijdens de trainingsgroepen, dan heb je iets meer afwisseling in je trainingen. Vincent Smit: Laat de TC hier naar kijken en zoeken naar mogelijkheden. Onderzoek externe spelers Marlien de Wit: Jullie zijn contact aan het zoeken met eventuele nieuwe spelers, maar zijn jullie nu dit kan ook naar mensen aan het zoeken die geen student zijn om het niveau omhoog te halen? Niels Heijenk: Nee, we willen graag een studentenvereniging blijven, daarom zoeken we alleen naar mensen die student zijn of dat eventueel kunnen worden. Marlien de Wit: Daar ben ik het mee eens. Maar bij andere verenigingen zie je nog wel eens dat ze externen hebben om het niveau omhoog te halen. h. Algemene rondvraag TC 2013-2014 Niels Heijenk: Zijn er mensen met een algemene rondvraag? Nee, dan zou ik graag het woord geven aan Vincent Smit.
14
9. Rondvraag KasCommissie Ter informatie Vincent Smit: De brief van de KasCo is niet te vinden op pagina 16 van de financiële bijlage, zoals het stukkenboekje doet vermoeden, maar in de errata. Voor eventuele vragen aan de KasCo wil ik graag het woord geven aan Niels Leijtens. Als er verder geen vragen zijn, wil ik graag doorgaan naar het volgende punt op de agenda. 10. Uitgave schade busje Batavierenrace Ter goedkeuring Vincent Smit: Het Bata busje is beschadigd geraakt. Verder uitleg is te vinden op pagina 24 van het stukkenboekje. Ik neem aan dat iedereen dit doorgelezen heeft en neem aan dat de meningen hierover zullen verschillen, zijn hier vragen of opmerkingen over? Ria Otter:
Ik zou graag willen weten hoe de schade is ontstaan, want ik hoor hier verschillende verhalen over. Vincent Smit: Er is tegen een paaltje aan gereden dat over het hoofd is gezien. Wat heb jij gehoord dan? Ria Otter: Andere verhalen. Freeke Porte: Ik neem aan dat het bestuur hier verantwoordelijkheid voor neemt en geen leugens zit te verkopen. Vincent Smit: Dat klopt. Sebastiaan Siemons: Ik denk dat de persoon die hier schade heeft gereden niet de schade zou moeten betalen, anders worden de financiële risico’s om iets voor de vereniging te doen en in zo’n busje te rijden heel hoog, ik zou alles door de vereniging laten dekken. Niels Leijtens: Ik ken het verhaal erachter ook, volgens mij staat hier niet dat een deel van de schadevergoeding ook vanuit de verzekering komt. Ik vind de keuzes die jullie hebben gemaakt goed, maar ik vind het wel belangrijk dat jullie dit er ook bij vermelden in de notulen en stukken. Dat jullie richting de vereniging duidelijk maken dat de verzekering is aangesproken en een deel dekt, anders worden mensen de volgende jaren bang om in een busje te rijden. Vincent Smit: Het was al besloten welk deel de persoon die schade heeft gereden betaalt en welk deel de vereniging en dit is besloten voordat er meer duidelijk was vanuit de verzekering. Tijmen Zandbergen: Ik ben het met Sebastiaan eens. Op het moment dat je voor de vereniging rijdt en je maakt per ongeluk iets stuk, dit doe je niet met opzet en we zitten niet krap met ons geld, dan snap ik niet helemaal waarom we dit niet zouden dekken. Ruud Zandbergen: Met Tom en Jesper heb ik het er ook over gehad. Wat we toen hadden bedacht was dat dit bedrag nog een keertje kan, maar wat nu als het 2000 euro was geweest. In elk ander punt van de wereld ben je zelf aansprakelijk als je iets kapot maakt, dus dat is helemaal niet zo raar. We moeten in het vervolg niet alle schadegevallen los gaan behandelen, het is handig om een richtlijn te hebben. Anouk van der Schot: Is dit dan nu volgens een richtlijn? Vincent Smit: Het eigen risico wat af te kopen was door de vereniging, maar niet mogelijk was in verband met de Bata is nu betaald vanuit de vereniging, de rest was voor eigen rekening. Het is toeval dat het precies half-half is. Ria Otter: Je zegt dus dat als in het gevolg dit weer gebeurt, Harambee altijd het eigen risico af zal kopen? Dan zullen volgende jaren de bestuurders ook verwachten dat je de helft betaalt. 15
Vincent Smit:
Nee, we betaalden alleen het eigen risico. In principe zouden we dit ook afgekocht hebben, als het had gemogen. Ria Otter: Waarom bij de ene persoon wel, bij de andere niet? Ik denk dat het handig is om hier richtlijnen voor op te stellen in het vervolg. Ik denk dat het prima is hoe het nu opgelost is, maar voor het vervolg. Alexander Bakker: Ik heb ook in het busje gereden, als ik weet dat ik schade zelf moet betalen weet ik niet of ik dit nog zou willen doen. Vincent Smit: Dat is een overweging die ook meegenomen moet worden. Niels Leijtens: Ik denk dat als mensen weten dat ze de schade moeten betalen ze niet meer in het busje willen rijden en je voor volgend jaar geen bestuurders meer vindt, zeker niet zo lastminute als nu altijd gebeurt. Vincent Smit: Volgend jaar is een verzekering afsluiten de oplossing voor het Bata busje geval. Voor andere gevallen waar veel schade gemaakt kan worden is dit hetzelfde verhaal. Thomas Schot: Waar trek je de grens? Als ik in mijn eigen auto voor Harambee rijd? Gaat Harambee dan ook de schade betalen? Als de verzekering nu ook de helft betaalt, waarom zou Harambee dan ineens die andere helft die eerst door de persoon die schade heeft gereden betaald zou worden betalen? Vincent Smit: Dit is al besloten voordat duidelijk werd dat de verzekering het wilde betalen, ik vind het heel solidair om hier als vereniging op bij te leggen. Ria Otter: Nu ga je niet in op de eerste vraag wat er gebeurt als schade wordt gemaakt aan eigen producten. Anouk van der Schot: Ik denk niet dat je 1 lijn kunt trekken voor elk geval, alle gevallen verschillen. Ik denk dat je dit juist per geval moet bekijken. Ria Otter: Je schept er wel een verwachting mee. Anouk van der Schot: Met afsluiten van een verzekering is dit opgelost Thomas Schot: Ik denk dat iedereen hier volwasssen genoeg is om zelf verantwoordelijkheid te nemen en te snappen dat als je ergens tegenaan rijdt dit je eigen schuld is. Vincent Smit: Ik denk dat dit per persoon verschilt, ik zou zelf in ieder geval erg gaan twijfelen en ik denk dat meer mensen met mij zijn. Eigen verantwoordelijkheid is goed, maar je moet ook verantwoordelijkheid nemen als vereniging. Wouter Veneklaas: Alex had het over schade buiten zijn schuld, dat dekt de verzekering sowieso. En het zou fijn zijn als iedereen eerst z’n hand opsteekt voordat ze iets zeggen. Niels Leijtens: Er is niet gekeken naar het geval als de verzekering alles zou vergoeden. Vincent Smit: Er is contact opgenomen met de verzekering, waar op antwoord gewacht moest worden. In de tussentijd is dit plan opgesteld. We hadden gekeken naar wat er zou gebeuren als de verzekering niets zou vergoeden, het was eigenlijk heel gelukkig dat het zo uitpakte. Normaal gesproken zou de verzekering namelijk niets vergoeden. Het is geheel toevallig precies half-half. Laura de Ruijter: Hoe wil je volgend jaar een verzekering afsluiten als het dit jaar niet mocht? Vincent Smit: Afsluiten van een verzekering is niet naar gekeken, eigen risico afkopen mocht voor de Bata niet, afsluiten van een verzekering mocht wel. Thomas Schot: Mag je een verzekering afsluiten als er meerdere bestuurders in het busje rijden dan? Marnix Kuilman: Voor verenigingen of bedrijven mag dit wel. Vincent Smit: We zullen dus volgend jaar voor het Bata busje gewoon een verzekering afsluiten en als er gevallen optreden die hierop lijken zullen ze apart behandeld moeten worden. En uiteraard is het voorstel goedgekeurd. [HAMER] 16
11. Voorlopige begroting en afrekening Ter informatie Vincent Smit: De voorlopige begroting en afrekening staan op pagina 4 van de financiële bijlage. Voor eventuele vragen wil ik graag het woord geven aan Jarmo Savelkoel. Jarmo Savelkoel:
Ik zou eerst met de errata willen beginnen. Het allereerste puntje is bossaball tijdens de Kick-in. We teren minder in op de algemene reserven dan aan het begin van dit jaar begroot was en vinden het zonde om hier niets mee te doen. Daarom wilden we bossaball neerzetten om Harambee meer te promoten. We hebben al contact met de Kick-in en een mogelijke sponsor, maar die wilden eerst een concreet plan hebben. We willen er voor nu een bedrag van 1000 euro op zetten, mocht er sponsoring bij komen, dan wordt dit bedrag uiteraard kleiner. Tijmen Zandbergen: Dit werd eerder altijd op de HOI infomarkt al neergezet door een extern bedrijf, wat dan gewoon door Harambeeërs werd geclaimd. Freeke Porte: Volgens mij is dat niet elk jaar zo. Renée Schrauwen: We hebben met de Kick-in commissie overlegd en volgens hen waren wij de enigen die een bossaball veld neer wilden zetten. Het ging op dit moment over de Volkspark informatiemarkt, niet over de openingsmarkt. Freeke Porte: Dat bossaball werd toen niet neergezet door de HOI, maar door een externe. Misschien is het toch een goed idee om even bij de HOI te informeren. Anouk van der Schot: Ik zou er wel over nadenken welke studenten je wilt trekken, op de HOI informatiemarkt lopen niet zo veel UT studenten rond, op de informatiemarkt op de Campus lopen veel meer UT studenten rond. Niet dat het veel verschil maakt, maar ik zou er over nadenken wie je wilt trekken. Vincent Smit: Het idee van de Kick-in commissie is om bossaball op de Volkspark markt neer te zetten, die willen het daar hebben. Anouk van der Schot: Ik zou er over nadenken, je gaat heel veel geld uitgeven, als het je doel is om HBO studenten te trekken is dat niet erg. Renée Schrauwen: We hebben er als Harambee Kick-in commissie al over nagedacht, op de Campus doen Taste en Audentis en andere verenigingen vaak al hele grote dingen, dan val je daar een beetje tussen weg. Daarnaast loop je op de openingsmarkt nog rond zonder doegroep, dan is de stap om mee te doen met bossaball misschien wat groter. Ook kom je als UT student veel eerder in aanraking met Harambee en de Xtra-card, bij HBO studenten zullen we daar meer voor moeten promoten. In het Volkspark zouden wij het grootste evenement zijn en dat was onze redenatie om voor het Volkspark te kiezen. Tijmen Zandbergen: Dan moet je er wel iets groots van maken. Renée Schrauwen: Het idee was wel mensen bewust te maken van Harambee, niet alleen te laten spelen en weer te laten vertrekken. Jolien Lankheet: Is het niet een idee het op de Sportdag neer te zetten? Renée Schrauwen: Op de sportdag hebben we ook al beachvolleybal en de BBQ, we zitten te overwegen om de schuimparty te doen. Er zijn dan al zo veel andere evenementen, bossaball zal dan niet veel toevoegen, waarschijnlijk valt dan meer uit de beachbak te halen. Nadia Klomp: De beachbak zit ook altijd wel vol, vorig jaar stonden mensen in de rij. Jolien Lankheet: Op het Saxion zitten heel veel mensen uit de omgeving die nog volleyballen bij hun ouders. Ik weet niet of het dan een goed idee is om het daar neer te zetten. Jarmo Savelkoel: Ik denk dat de HKI nog maar even goed moet nadenken over de locatie van het bossaball. 17
Renée Schrauwen:
Ria Otter:
Wouter Veneklaas:
Vincent Smit:
Ruud Zandbergen:
Tijmen Zandbergen:
Vincent Smit: Niels Leijtens: Jarmo Savelkoel:
We hebben het ook met de Kick-in commissie overlegd en die waren heel enthousiast als wij het in het Volkspark zouden houden, maar we zullen er nog over overleggen. Ik heb vorig jaar de Kick-in commissie gedaan en op de HOI infomarkt haal je weinig nieuwe leden, bijna alles komt van de openingsmarkt. Ik denk dat je je juist op de openingsmarkt goed kunt onderscheiden, in het Volkspark kon je ook al bungeejumpen enzo, daar zijn meer grote evenementen. In het Volkspark lopen ook altijd mensen van de Universiteit rond. Volgens mij is het goed om daar iets neer te zetten wat de aandacht trekt. Op de Campus staan we al met een stand, de meeste mensen die willen volleyballen zien dat daar al. Kunnen we dan stellen dat we het idee sowieso goedkeuren en het in eerste instantie op de openingsmarkt willen doen, mocht dit niet lukken, dan doen we het bij het Saxion? Hebben jullie een plan om iets anders gaafs neer te zetten op de openingsmarkt, mocht het in het Volkspark komen? Ik zou op beide markten iets gaafs neerzetten en wat dan precies is is aan jullie. Als tip wil ik jullie meegeven: laat je niet afschrikken door de Kick-in commissie. Op de Volkspark informatiemarkt kun je minder laten zien dat je gaaf bent. Zeg gewoon “wij willen dit!” in plaats van “mogen wij dit?”. We gaan er in met de overtuiging dat we het naar de Universiteit halen dus. Is de lounchehoek die we met Drienerlo en Hardboard hadden dit jaar weer geregeld, want vorig jaar was dat volgens mij wel een succes? Niet met Drienerlo samen, maar de louchehoek met Hardboard samen is geregeld. Dan neem ik aan dat bossaball hierbij goedgekeurd is en wil ik graag verder gaan met de verdeling van extra- en incidentele activismebeurzen. We hebben een aantal extra- en incidentele activismebeurzen toegekend gekregen, hiervan gaan er een aantal naar het bestuur van vorig jaar, maar blijven er ook een aantal over en hiervoor hebben wij een verdeling gemaakt.
Thomas Schot: Jarmo Savelkoel: Vincent Smit: Jarmo Savelkoel: Niels Leijtens:
Jarmo Savelkoel: Lisa Morsman:
Jarmo Savelkoel:
Thomas Schot:
Een tablet voor 300 euro, willen jullie een Ipad kopen? We hebben het redelijk ruim ingeschat, we hebben nog niet heel specifiek gekeken, maar we gaan niet voor de beste tablets nee. Hij hoeft ook niet na 1 keer al uit elkaar te vallen. Mooi hoesje erbij. Hoe wil je de verdeling van de vereningstablet doen, welk team krijgt het tablet, meestal zijn er vier wedstrijden tegelijk. Komt er een beleid op, of krijgt de persoon die hem het eerst pakt hem? Het idee was om er in eerste instantie één te kopen omdat we volgend jaar niet al helemaal over zullen gaan op het digitale wedstrijdformulier. Vooral voor heren 1 is het heel handig omdat die het nationale wedstrijdformulier hebben. Dan heb je minder moeite met tellers regelen, die niet een cursus gedaan moeten hebben om het te snappen. We moeten eerst even kijken hoe het werkt. Eventueel kan hij ook alvast bij andere teams gebruikt worden die niet tegelijk met heren 1 spelen. Hebben jullie het al met het Sportcentrum gehad over het bijleggen aan materialen, het lijkt me een hartstikke goed plan verder. 18
Jarmo Savelkoel: Thomas Schot: Jarmo Savelkoel: Niels Leijtens:
Jarmo Savelkoel:
Sebastiaan Siemons: Jarmo Savelkoel: Sebastiaan Siemons: Freeke Porte:
We hebben het nog niet overlegd, we willen ook dat het Sportentrum nog bijdraagt, want het blijft eigenlijk hun taak om voor materialen te zorgen. Ik neem aan dat dit dan niet in hok-65 zal komen te liggen. Gaan niet alle lompe boeren van het ROC het dan slopen? Daar zal uiteraard ook over overlegd moeten worden. Ik had nog een vraag over de fotocamera, waarom willen jullie een fotocamera als onze filmcamera al foto’s kan maken en veel mensen van het Mediateam al een camera hebben met telelens? Met een eigen camera hebben wij direct de foto’s beschikbaar, allemaal op één apparaat zodat je minder afhankelijk bent van wanneer het Mediateam hun foto’s deelt. Verwacht je dat het Mediateam dan allemaal die camera zullen gebruiken? Niet dat ze alleen maar deze zullen gebruiken, maar wel meer. Ik verwacht dat mensen met hun eigen camera liever deze zullen gebruiken en niet met een slechtere camera foto’s willen gaan maken. Ik denk dat een fotocamera kopen voor dingen als feestjes een goed idee is, dat er een enigszins goedkope camera komt die op een feestje mee kan.
Ronald Meijer:
Begrijp ik het goed dat de activismebeurzen hiervoor gebruikt worden, de vroegere afstudeer vergoeding? Jarmo Savelkoel: Nee, dit is niet de afstudeer vergoeding, dit zijn de vroegere incidentele maanden die je kunt aanvragen. Er is een aparte vergoeding voor besturen en daarnaast kun je nog activismebeurzen aanvragen voor commissies die nog extra toegekend worden. Ruud Zandbergen: Ronald had in principe wel gelijk, in principe is dit afstudeersteun voor de mensen die een commissie gedaan hebben. Ronald Meijer: Ik had begrepen dat dit alleen naar de persoon mag gaan, dat je er geen leuke dingen mee mag doen. Jarmo Savelkoel: Het wordt nu echt voor specifieke commissies aangevraagd en wij zijn van mening dat dit niet alleen naar die commissies mag gaan. Anouk van der Schot: Ze worden aangevraagd op personen, die doneren het weer aan de vereniging, want ze mogen ermee doen wat ze willen. Freeke Porte: Die maanden worden inderdaad per persoon aangevraagd. Wat wij in ons jaar al hebben besloten is dat we niet vinden dat die maanden naar de persoon zelf mogen gaan omdat dat niet de reden mag zijn dat mensen een commissie gaan doen. De mensen vragen nu zelf de maanden aan, maar maken het geld weer over naar Harambee. Ria Otter: Jarmo Savelkoel: Ria Otter: Vincent Smit: Jarmo Savelkoel:
Niels Leijtens: Vincent Smit:
Ik vraag me af waarom je geluidsopnameapparatuur wilt aanschaffen. Omdat we hem nu op dit moment van Diok lenen, dan moet hij maar net beschikbaar zijn en moeten die mensen aanwezig zijn. Die apparatuur is van de sportraad, niet van Diok, maar die hebben hem toegeëigend. Hij is wel verouderd, dus het kan geen kwaad om een nieuwe te hebben. Wij zijn van mening dat het geen kwaad kan om er zelf een in ons bezit te hebben, zodat we niet afhankelijk zijn van anderen. Kan bij materiaal ook nieuwe ballenkarren worden gezet? De oude ballenkarren van Gala worden vervangen door Mikasa ballenkarren, deze vallen vanzelf uit elkaar en we krijgen er vanzelf nieuwe voor in de 19
Jarmo Savelkoel: Jurjen Nijkamp:
Vincent Smit: Tijmen Zandbergen: Ruud Zandbergen: Jarmo Savelkoel: Marlien de Wit: Vincent Smit: Sebastiaan Siemons: Vincent Smit:
Onno Onderweegs: Jarmo Savelkoel:
Thomas Schot: Jarmo Savelkoel: Vincent Smit: Thomas Schot: Tijmen Zandbergen: Vincent Smit: Onno Onderweegs:
Vincent Smit: Jolien Lankheet: Jarmo Savelkoel: Vincent Smit: Freeke Porte: Marlien de Wit: Freeke Porte: Ruud Zandbergen:
Marlien de Wit: Vincent Smit:
plaats, deze zijn een stuk steviger. Deze worden betaald door het Sportcentrum. We verwachten dat het Sportcentrum ook eerder uit zichzelf de ballenkarren zal vervangen. Ik zou er toch nogmaals op willen hameren dat het ROC niet onze spullen moet gebruiken. Als we palen en netten kopen, dat ook alleen Harambee erbij komt. Dat zal inderdaad gedaan worden, maar Hok-65 is hiervoor niet toereikend. Is op zoek gaan naar een nieuw hok geen idee? Wij hebben het grootste hok al en we mogen al heel blij zijn dat we überhaupt een hok hebben. Dit wijkt een beetje af, we zullen opletten waar de palen terecht komen. Blijft met de verbouwing in het sportcentrum Hok-65 gewoon bestaan? Voor zover ik weet worden alleen de kleedkamers gerenoveerd. Wordt hok 65 binnenkort een keer opgeruimd? Er is al redelijk wat zooi uit gehaald, maar er moet zeker nog een keer naar gekeken worden. Is het niet een idee ook een deel van het geld naar de EC te laten gaan? Dat ze gewoon een muziekkabel en verf enzo kunnen aanschaffen. Er is een puntje bestuur representatie, waar een potje overig is waar dat altijd al vanaf gaat. Ik weet niet of dit hierbij hoort, gaat dit ook over de beach materialen? Ik had hier eerst alleen zaal staan, maar heb ik weggehaald omdat de beach materialen ook echt slecht zijn. De materialen in de zaal gebruiken we veel meer, hier zullen we meer prioriteit leggen. Ik vind het jammer dat bij het 1e en 2e divisie toernooi dat de netten niet eens fatsoenlijk op spanning gehangen kunnen worden. Dat lag eraan dat het middelste net niet stond. Uiteindelijk is het toch wel gelukt, het moet wel mogelijk zijn ze strak te spannen. We hebben 1 paal waar de bedrukking van de nethoogte op de onderkant staat en een aantal netten die te kort zijn. Hier zijn wat extra stukjes touw aan geknoopt. Ik zou hier zeker wel naar kijken. Die stukjes touw kwamen van het sportcentrum als oplossing voor het probleem. Zijn de beachnetten van Harambee? Nee, van het sportcentrum. Zijn er nog meer vragen over de verdeling van de beurzen, of kunnen we het goedkeuren? Ook met fotocamera? Ik denk dat het wel belangrijk is om een camera te hebben waarmee je een beetje degelijke foto’s kunt maken. Het scheelt als je niet je eigen camera mee hoeft te nemen naar een feestje. Ik denk dat het wel fijn is om een goede camera te hebben en dat mensen als ze liever hun eigen camera willen gebruiken dit ook mogen doen, als ze ze maar snel hun foto’s aanleveren. Moet de contactpersoon bestuur de foto’s online zetten, of het lid zelf? Dat doet de contactpersoon bestuur. 20
Voorlopige afrekening en begroting Niels Leijtens: Bij de voorlopige begroting schatten jullie de eventuele sponsorinkomsten een stuk lager in, ik vraag me af waarom, als jullie voor een volledige EB gaan. Jarmo Savelkoel: Dit jaar viel daar nog het grootste deel van de sponsoring van Polman onder, en het is lastig weer zo’n bedrag te regelen. Niels Leijtens: En dat is niet op te lossen met bijvoorbeeld een feestlocatie? Ik vind het wel een erg groot verschil nu. Marnix Kuilman: Ik moet ook zeggen dat ik dit een laag streven vind. Vooral omdat we nu bezig zijn geweest met de infographic, waar mensen heel enthousiast over zijn. Sebastiaan Siemons: Als je de voorlopige afrekening van dit jaar vergelijkt met vorig jaar, zit daar ook een heel groot verschil tussen. Jarmo Savelkoel: We hebben ook al gekeken naar wat de vorige jaren is opgehaald, dat was een stuk minder dan dit jaar. Maar We kunnen het bedrag naar 2000 zetten als iedereen het daarmee eens is. Niels Leijtens: We moeten ambitieus blijven, of je het nu haalt of niet. Jarmo Savelkoel: Ben ik met je eens. Thomas Schot: Jarmo Savelkoel:
Alexander Bakker: Jarmo Savelkoel:
Onno Onderweegs: Alexander Bakker: Onno Onderweegs: Alexander Bakker: Jarmo Savelkoel:
Onno Onderweegs: Jarmo Savelkoel:
Bij boetes doorberekend, voorlopige afrekening staat een bedrag van 1000 euro, dat is best wel veel geld. Dat klopt, dit is een best wel hoog bedrag aan Xtra-card boetes berekend, omdat dit jaar bij de 2e controle een groot aantal mensen nog geen Xtra-card had aangeschaft, wat naar ons is berekend, deze boetes zijn inmiddels doorberekend. Ik weet niet of de Bix volgend jaar weer zo financieel positief is neer te zetten als afgelopen jaar, aangezien we wat incidentele meevallers hadden. Een feest als nu zou volgend jaar ook weer gewoon neergezet worden. Wij zijn van mening dat de Bix volgend jaar weer gewoon quitte zou moeten kunnen draaien. Het feest heeft jullie dus geld gekost? Nee. Vorige jaren leverde het altijd geld op namelijk. Alleen locatiehuur en geld voor versiering was inbegroot. Dit jaar was de bierprijs redelijk laag, daar is iets bij opgegooid om de huurprijs te drukken. Hiervan is het feest betaald. Dit jaar was er geen duidelijk contract over wat er met het overschot zou gebeuren en ik denk dat dat volgend jaar gewoon naar ons zou moeten kunnen gaan. Ik denk dat je bij de Aspen Valley even veel winst maakt. Daar zul je alleen misschien iets meer voor je bier betalen, maar laten we verder gaan.
Jolien Lankheet: Jarmo Savelkoel:
Waarom worden de inkomsten van het VBT zo laag geschat? Dit jaar hebben ze heel goed gedraaid door een hoog aantal inschrijvingen, we gaan er niet vanuit dat de inkomsten volgend jaar weer zo hoog zullen zijn, maar hopen wel op hetzelfde bedrag. We doen ons best om het vol te krijgen uiteraard, maar moeten hier wel voorzichtig in zijn.
Niels Leijtens:
Representatie Club 25+, ik neem aan dat dit gaat om de lustrumactiviteit voor de de Club 25+, gaat het bestuur dit organiseren of de lustrumcommissie? In principe het bestuur, eventueel in overleg en in samenwerking met de commissie.
Jarmo Savelkoel:
21
Wouter Veneklaas:
Jarmo Savelkoel:
Wouter Veneklaas:
Onno Onderweegs: Jarmo Savelkoel: Onno Onderweegs: Jarmo Savelkoel: Lisa Morsman:
Renée Schrauwen: Freeke Porte: Lisa Morsman: Sebastiaan Siemons:
Thomas Schot:
Jarmo Savelkoel:
Ik heb het idee dat het afschrijven en doorberekenen van geld veel later is gebeurd dit jaar dan vorige jaren, wat al veel eerder had kunnen gebeuren soms, waarom is dit gedaan? Laat afschrijven van contributie is mijn fout geweest, ik zal het meegeven aan mijn opvolger voor volgend jaar. Vorig jaar is het twee keer een maand eerder gebeurd. Ik zou ook wat meer communicatie binnen het bestuur willen hebben over het leveren van broekjes en trainingsbroeken, dat is ook wel fijn. Net als communicatie over de levering van spullen die mensen gekocht hebben. Ik zie hier dat er jaarboeken zijn voor het Mixlustrum, zijn die ook voor andere leden op het halen? Die zijn nog niet gedrukt, maar wat je hier ziet staan is alvast een schatting van de uitgaven. Gaat dit om de standaard jaarboeken, of speciale jaarboeken voor de Mix? Er komt een speciale uitgave voor de Mix van. Het doel is om deze boeken aan de mixers, trainers en coaches en het bestuur uit te delen. Als er behoefte is kunnen er meer gedrukt worden, maar dit is niet inbegroot. We kunnen hem sowieso als PDF beschikbaar maken. Je hebt misschien best wel mensen die nu competitie spelen die een tijdje in de Mix hebben gespeeld die ook een boek zouden willen hebben. Dat is niet op de begroting ingeschat Kun je niet informeren wie er interesse hebben om dit boek te ontvangen en als het er niet te veel zijn een aantal extra bijbestellen? Ik had nog een vraag over de sponsoring, over de fust die Edwin er tegenaan had gegooid bij het eindfeest. Sinds toen had hij er nog niets over gehoord van jullie. Dit is inmiddels al een tijdje geleden gebeurd.
[pauze] 12. Vaststellen contributie 2014-2015 Ter goedkeuring Vincent Smit: Dames en heren, laten we weer verder gaan waar we gebleven waren, namelijk bij het vaststellen van de contributie. De voorgestelde bedragen voor de contributie van 2014-2015 staan op pagina 13 van de financiële bijlage. Voor eventuele vragen wil ik graag het woord geven aan Jarmo Savelkoel. Ronald Meijer:
De Mix wilde vorig jaar graag een fanatraining, daar was toen geen geld voor, dit jaar is het precies weer hetzelfde, is het mogelijk de contributie voor volgend jaar dan wel iets omhoog te doen? Jarmo Savelkoel: Er was dit jaar weinig animo voor een mix fana training, op die aan het einde van het jaar was er ook al een lagere opkomst dan verwacht. Ronald Meijer: Dat was niet heel representatief, zo’n training aan het einde van het jaar waar je ook nog extra voor moest betalen. Jarmo Savelkoel: Met extra sponsoring zou het betalen van een fanatraining wel mogelijk moeten zijn op de begroting. Anouk van der Schot: De contributieverhoging die je nu doet voor de Mix, dekt dit de extra zaalruimte die dan nodig is? 22
Jarmo Savelkoel:
Ik denk dat dit met de Mix toeslag dekken niet haalbaar is, maar ik heb nog niets berekend dus kan ook niets met zekerheid zeggen op dit moment. Anouk van der Schot: Is er überhaupt genoeg zaalruimte voor? Vincent Smit: We zouden dan bij de Spinnerstraat moeten bijhuren. Wat we voor de Spinnerstraat betaalden was ongeveer 48 euro per training. Jarmo Savelkoel: We hebben er nog niet echt bij stilgestaan eerlijk gezegd, maar zullen er nog naar kijken voor september. Freeke Porte: Volgens mij is dit een discussie die we al eerder gevoerd hebben, buiten dat er geen geld voor is hebben we er bewust voor gekozen geen fanatraining meer te geven door gebrek aan animo. Vincent Smit: Het is inderdaad altijd een gift geweest toen we zaalruimte over hadden. We kunnen eventueel overwegen niet de mixtoeslag te verhogen en niet de Mix fana te introduceren. Het zou zelfs een oplossing kunnen zijn om mixers die extra willen trainen met zaalteams mee te laten trainen. Jarmo Savelkoel: We zullen er in ieder geval nog even naar kijken. Thomas Schot:
Jarmo Savelkoel: Thomas Schot: Jarmo Savelkoel:
Ik had een vraagje over de kledingtoeslag, we hebben de wedstrijdshirts nu vier jaar, wat betekent dat ze afgeschreven zijn. Dus dan gaan we volgend jaar collectief met z’n allen nieuwe shirts krijgen? We willen volgend jaar vier tot vijf tassen gaan vervangen en daarna per jaar steeds weer zo’n aantal. Dus ook als je geen nieuwe shirts krijgt betaal je ook kledingtoeslag? Uiteraard, iedereen betaalt hetzelfde en met de toeslag die je op dit moment betaalt heb je in vier jaar nog lang geen shirt afbetaald.
Niels Leijtens:
Dit is een voorlopige begroting, die we niet goedkeuren, dus de volgende penningmeester heeft het recht dit helemaal om te gooien. Freeke Porte: Is het vaststellen van de contributie niet wel iets wat nu moet gebeuren? Vincent Smit: We kunnen het nu vaststellen en eventueel wijzigen in september. Het is niet het meest wenselijk, maar wel het meest handig. Jarmo Savelkoel: Ik denk niet dat het een dusdanig bedrag is dat het lastig zal worden om het eventueel later nog aan te passen Anouk van der Schot: De JV is pas veel later dan het seizoen begint, je geeft nieuwe leden straks informatie over de contributie, het is lastig dat allemaal aan te passen straks, je wilt deze informatie niet op het laatst nog veranderen. Jarmo Savelkoel: Het is denk ik niet een dusdanig groot bedrag, er is genoeg ruimte om eventueel te schuiven. Ruud Zandbergen: Stel dat je de mixtoeslag verhoogt, is het niet zo dat mensen wel naar de fana training zullen gaan als je ze er voor laat betalen? Ronald Meijer: Aan het begin van het jaar gaven mensen aan dat ze graag wilden betalen voor een extra training, aan het einde waren de agenda’s van mensen anders en hadden ze er geen tijd meer voor. Ik heb alleen ervaren dat vorig jaar de opkomst minder was op de fana training, de jaren daarvoor was er geen probleem. Jarmo Savelkoel: De TC moet even kijken of het wenselijk is een fana training te hebben, het zal niet dusdanig de contributie beïnvloeden. Jolien Lankheet:
Jarmo Savelkoel:
Er is ooit naar contributieverschillen tussen hoog en laag spelend aanbrengen gekeken. Omdat hoger spelende teams alleen teamtrainingen hebben in plaats van ook combinatie trainingen. Is hier niets mee gebeurd? De kosten voor zaalhuur die wij betalen zijn heel laag, daarnaast is de contributie bij Harambee zo laag dat het nauwelijks verschil maakt om 23
onderscheid te maken tussen verschillende teams, dit gaat om maar een paar euro verschil. Thomas Schot: Vincent Smit: Jarmo Savelkoel: Anouk van der Schot: Jarmo Savelkoel:
Wat zijn de Harambekkies en hebben wij die nog? Het was ooit een soort van smoelenboek. En hij zou ook gratis geweest zijn. Die hebben we vorig jaar ook afgeschaft. Dan kunnen we hem dus nu hieruit halen.
Niels Leijtens:
Waarom gaan we nu niet stemmen over de mixcontributie? Ik snap vooral niet waarom het hele onderwerp nu weg is. Het wordt nu alsnog vooruit geschoven Vincent Smit: Er zullen best voorstanders van zijn een Mix fana te organiseren, maar mensen zijn ook van mening dat hier te weinig animo voor is en je kunt niet alle mixers laten betalen voor een training waar niemand heen komt. Jarmo Savelkoel: Dan zouden we nu moeten gaan uitrekenen hoeveel een Mix fana zou kosten. Ik denk dat het lastig is om hier nu over te discussiëren en ik denk niet dat dit het moment is. Tijmen Zandbergen: Het kan nu toch heel simpel, we kunnen nu toch stemmen. Als we de contributie gaan verhogen moet er een mix fana komen. Als mensen nu met z’n allen zeggen dat we het willen, kunnen we ernaar gaan kijken. Als mensen nu stemmen dat ze het niet willen, kunnen we stoppen met de hele discussie. Freeke Porte: Wordt dat niet heel raar? Dan gaan we van de competitieleden zaalruimte innemen die ze van het Sportcentrum krijgen en de Mix extra laten betalen om extra ruimte in te huren omdat voor de fana training extra ruimte nodig is. In hoeverre laat je de competitieleden opdraaien voor de kosten van deze Mix fanatraining? Jarmo Savelkoel: We moeten sowieso al extern inhuren dit jaar. Vincent Smit: Je zou dus in feite niet de mixtoeslag aanpassen, maar de zaaltoeslag? Anouk van der Schot: Jarmo zei net al dat er wel ruimte in de begroting is, hoe we het in de begroting oplossen staat hier nu even los van, eventueel zou later de mixtoeslag verhoogd moeten worden. Sietske van der Honing: Zou het kunnen dat er te weinig gepromoot is voor de Mix fana training en dat dat resulteert in te weinig animo? Ik hoor ook dat er promotie problemen zijn. Jarm Savelkoel: Dit jaar is er flink nagevraagd of mensen interesse hebben in een fana training waarvan een deel “ja” heeft gezegd, maar nooit is komen opdagen. Ronald Meijer: Dat had wel te maken met dat de fana training anderhalve maand later pas echt er was, toen hadden veel mensen al andere roosters. Vincent Smit: We gaan nu stemmen. We gaan volgend jaar een mix fana training organiseren. Stemmen voor: 17, stemmen tegen: 8, stemmen blanco: 4, onthouding van stemmen: 0, totaal: 29 Dan is dit voorstel aangenomen met 17 stemmen voor, 8 tegen en 4 blanco en komt er dus volgend jaar een mix fana training. Thomas Schot: Wouter Veneklaas: Jarmo Savelkoel:
Stel dat er volgend jaar blijkt dat er weinig mensen komen opdagen op de training, kunnen we er dan altijd nog een teamtraining op zetten? Van wie wordt dit de verantwoordelijkeid? Wie maakt dit begrotingsplan? In principe is dit verantwoordelijkeheid van het KB, maar ik zal ernaar kijken met mijn opvolger. 24
Wouter Veneklaas:
Wanneer kan dat klaarliggen, dat je tegen nieuwe leden met zekerheid informatie kunt geven over de contributie? Jarmo Savelkoel: Moet lukken. Tijmen Zandbergen: Aangezien de interesse in de Mix fana de afgelopen weken niet heel veel is geweest. Als je de Mix fana niet door laat gaan, steek de contributieverhoging in ieder geval in iets voor de Mix, niet in iets anders. Anouk van der Schot: Kunnen we niet gewoon de mixcontributie met 5 euro verhogen en de rest opvangen op de begroting? Jarmo Savelkoel: Waarom zou je de mixcontributie dan moeten verhogen? Iedereen betaalt evenveel zaaltoeslag, maar ze hebben hun tweede trainingsmoment als wedstrijd. Vincent Smit: Ik denk dat het wel handig is de contributie met vijf euro omhoog te gooien. Sebastiaan Siemons: Is het een idee om over een maand wanneer dit helemaal uitgewerkt is nog een keer een AV te houden? Vincent Smit: Dat mag niet, want dat zou in de vakantie vallen. We hebben even een korte rekensom gemaakt, het komt er op neer dat we ongeveer 1000 euro extra zaaltoeslag nodig hebben. Per Mixer zou je dus 10 tot 15 euro bij moeten betalen, we kunnen ook wel een deel extra uit de begroting halen. Het voorstel van 5 euro mixcontributie verhoging is dus goed, je krijgt dan zo’n 300 euro extra vanuit de Mix, de rest wordt bijgelegd vanuit de begroting. Jarmo Savelkoel: Dan wordt het dus als volgt: De mix toeslag voor een heel jaar gaat van 10 naar 15 euro, die voor een halfjaar gaat van 10 naar 12,5 euro. Zijn hier verder nog vragen of opmerkingen over? Freeke Porte:
Vincent Smit:
Jullie zijn nu bezig geweest uit te rekenen hoe je de Nevobo kosten wilt verdelen over de teams. Alleen de kleding en zaalcontributie zijn ook een beetje uit de lucht gegrepen. Ik vind het bedrag nu prima, maar is het een idee de hele contributie eens op de schop te nemen en te kijken of dit iets represetatiefs kan worden? Ik snap hoe alles ooit is bepaald, maar net zoals wat Thomas net al zei, die paar euro is helemaal niet een representatief bedrag voor kleding. Het is niet zo in verband met elkaar, misschien is het een idee om dit volgend jaar eens uit te zoeken. Dat is zeker een goed idee om het volgend jaar helemaal uit te zoeken. Zijn er verder geen op- en aanmerkingen meer? Dan wil ik bij deze de contributie voor 2014-2015 met de genoemde wijzigingen vaststellen [HAMER].
13. Scheidsrechters Ter informatie Vincent Smit: Deze twee punten zijn als nieuw toegevoegd aan de algemene vergadering. Het is zo dat namelijk eigenlijk alles wordt besproken op een AV, behalve scheidsrechters en wedstrijden. Het overzicht van ontwikkelingen met betrekking tot de scheidsrechters van het afgelopen seizoen is te vinden op pagina 24 van het stukkenboekje. Voor eventuele vragen of opmerkingen wil ik het woord geven aan Lisa Morsman. Marlien de Wit:
Afgelopen jaren heeft dames 1 altijd twee cursisten aangewezen voor de VS2 cursus, afgelopen jaar hebben we er geen geleverd, ik zou er nu lekker twee leveren zodat we volgend jaar meer goede scheidsrechters hebben. 25
Lisa Morsman:
Okee.
Sebastiaan Siemons:
Bij de VS3 cursus gaat elk jaar wel weer iets fout, is er een plan om dit beter te laten lopen? Ik ben nu al in overleg met de Nevbo, die snappen dat wij het moeilijk hebben met leveren. Hij wil kijken of eventueel scheidsrechters die niet gekoppeld zijn aan een vereniging mee willen fluiten als structurele oplossing. Daarnaast komt de Nevobo volgend jaar met een ander systeem waardoor de VSK heel duidelijk kan zien hoever iedere cursist is met zijn cursus. Dan krijg ik straks niet meer ineens van de Nevobo te horen dat mensen hun opdrachten niet hebben gedaan en zijn uitgeschreven voor de cursus. Vanaf volgend jaar wordt dit veel overzichtelijker voor de VSK. Ik hoop wel dat de Nevobo dat gaat doen. Voor mijn PVB heb ik met vier verschillende personen moeten communiceren, waardoor het fout liep. Misschien kun je er als VSK voor zorgen dat er één aanspreekpunt komt? Ik heb altijd contact met één persoon en ik ging er vanuit dat deze altijd contact opnam met iedereen, maar dat is dus niet het geval? Ik heb contact gehad met tussenpersonen die ook weer advies liepen te geven. Ik zal het in ieder geval meegeven aan mijn opvolger, de Nevobo geeft ook nog clusterbijeenkomsten en regioraad bijeenkomsten.
Lisa Morsman:
Wouter Veneklaas:
Lisa Morsman: Wouter Veneklaas: Lisa Morsman:
Ruud Zandbergen:
Thomas Schot:
Lisa Morsman: Freeke Porte: Lisa Morsman:
Ria Otter: Lisa Morsman: Onno Onderweegs:
Lisa Morsman:
Wouter Veneklaas:
Ik denk dat wij het probleem hebben dat wij elk jaar hier weer problemen mee hebben, de meeste verenigingen sturen één persoon die vervolgens 20 jaar blijft fluiten. De Nevobo zit niet altijd even goed in elkaar, maar normaal gesproken levert dit niet echt problemen op. We kunnen hier niet al te veel invloed op hebben als de Nevobo zelf niet zo veel wil veranderen. Wat ik als advies mee zou willen geven is dat we met heren 4 vaak scheidsrechters hebben uit dames 6/7, terwijl heren 6 bijvoorbeeld scheidsrechters uit dames 2/3 krijgt. En je merkt wel niveauverschil, hier zou misschien iets beter naar gekeken kunnen worden. Bedoel je dat de scheidsrechters die bij heren 4 komen fluiten het niveau niet aankunnen? Ik denk dat hij bedoelt dat je scheidsrechters uit lage teams niet op hele hoge teams moet zetten. Dat doe ik sowieso niet, ik heb een lijst met welk niveau welke persoon zou moeten kunnen fluiten volgens de PVB beoordelaars. Als ze dat niet aankunnen zet ik ze op een lager niveau. Voor de VS3 cursus betaal je inschrijfgeld? Ja, maar dit zit in de teamgelden. In de laatste alinea’s van de VS3 cursus staat dat drie scheidsrechters die hun VS2 hebben gehaald deze nu gaan doen. Wie worden dit, want ze komen schijnbaar niet uit dames of heren 1? Dit zijn twee personen uit heren 2, ze hebben hun VS2 gedaan en moeten nu standaard ook hun VS3 doen. Eén persoon uit heren 1 heeft hem dit jaar gedaan, maar omdat dames 1 er geen hadden geleverd moet er vanaf volgend seizoen direct iemand naar VS3. Ik weet dat uit heren 1 een persoon de cursus heeft gedaan, maar niet afgerond en de andere persoon heeft één dag de cursus gevolgd. Deze personen blijven bij Harambee, waarom worden er nu nieuwe personen 26
Lisa Morsman: Wouter Veneklaas:
Lisa Morsman: Wouter Veneklaas: Marlien de Wit: Lisa Morsman:
Freeke Porte:
aangeleverd, waarom worden niet gewoon deze personen opnieuw gestuurd? In principe ben je verplicht dit één jaar te doen in de hoop dat je je PVB haalt en fluit je vrijwillig een tweede jaar. Het is eigenlijk geen verplichting. Afgelopen jaar is die persoon na één cursus weggegaan. Waarom moet dan weer een nieuw persoon worden aangeleverd, hij heeft helemaal niet gefloten. Hij heeft de boete moeten betalen. Weet hij dat ook? Als het goed is heeft hij een contractje ondertekend. Dat is niet gebeurd, daar wist ik pas achteraf vanaf. Ik ga het in het draaiboek zetten. Ik heb ergens een keertje gehoord dat de Nevobo wilde invoeren dat alle leden moeten leren basisscheidsen op een bepaald niveau. Ze zijn een beetje bang het door te drukken, er zijn op dit moment in ieder geval nog geen verplichtingen voor volgend seizoen.
Lisa Morsman:
14. Wedstrijdzaken Ter informatie Vincent Smit: Het overzicht ontwikkelingen aangaande wedstrijdzaken van het afgelopen seizoen en komend seizoen is te vinden op pagina 24 van het stukkenboekje. Voor eventuele vragen of opmerkingen wil ik het woord geven aan Lisa Morsman. 15. Dechargeringen i. Barteam Ter dechargering Vincent Smit: Ter dechargering worden voorgedragen: Eliane Nieuwenhuis, Inge Hoogland, Keith Davelaar, Liesbeth Wijers, Luuk Pasman, Marlien de Wit en Sandra Poelsma. . Zijn hier vragen of opmerkingen over? Dan wil ik bij deze de genoemde personen dechargeren uit het Barteam. [HAMER] j. Vincent Smit:
Harambix Ter dechargering Ter dechargering worden voorgedragen: Alexander Bakker, Anna van Veenen, Lisa Morsman, Mart Veenhoven, Nadia Klomp en Nathalie van Diepen. Zijn hier vragen of opmerkingen over? Dan wil ik bij deze de genoemde personen dechargeren uit het Harambix. [HAMER]
k. Mediateam Ter dechargering Vincent Smit: Ter dechargering worden voorgedragen: Marlien de Wit en Oscar de Wit. Zijn hier vragen of opmerkingen over? Tijmen Zandbergen: Vincent Smit:
Moet Jordi niet worden gedechargeerd uit de TC? In principe wel, maar er is in overleg besloten om hem pas in september te dechargeren, samen met de andere (de)chargeringen van de TC. Dan wil ik bij deze de genoemde personen dechargeren uit het Mediateam. [HAMER] 27
16. Chargeringen l. Barteam Ter chargering Vincent Smit: Ter chargering worden voorgedragen: Alicia Vermaas, Bas Huisman en Jette Wielaard. Zijn hier vragen of opmerkingen over? Freeke Porte: Vincent Smit:
Weten al deze mensen dat inmiddels? Want ik sprak laatst een van deze personen die en die werd erdoor verrast. In principe is dit met alle personen overlegd. Dan wil ik bij deze de genoemde personen chargeren in het barteam. [HAMER]
m. Beach Toernooien Commissie Ter chargering Vincent Smit: Ter chargering worden voorgedragen: Annemark Verheijen, Marlou Stinenbosch, Lisa Morsman en Rob Warnaar. Zijn hier vragen of opmerkingen over? Tijmen Zandbergen: Vincent Smit: Onno Onderweegs: Vincent Smit:
Ik mag hopen dat deze al begonnen zijn. Deze zijn uiteraard al begonnen. Is het niet een beter idee deze op de vorige AV al te chargeren? Op de vorige AV is pas besloten dat de BTC toch opgezet zou worden. Dan wil ik bij deze de genoemde personen chargeren in de Beach Toernooien Commissie. [HAMER]
n. Harambee Kick-In Ter chargering Vincent Smit: Ter chargering worden voorgedragen: Jinke Takken en Rianne Swiersema. Zijn hier vragen of opmerkingen over? Thomas Schot: Vincent Smit:
Hoeveel mensen hebben jullie nu voor de Kick in inmiddels? Hij zit vol, dit zijn er nu zes. Dan wil ik bij deze de genoemde personen chargeren in de Harambee Kick-In commissie. [HAMER]
o. Technische Commissie Ter chargering Vincent Smit: Ter chargering wordt voorgedragen: Wouter Veneklaas. Zijn hier vragen of opmerkingen over? Dan wil ik bij deze de genoemde personen chargeren in de Technische Commissie. [HAMER] p. Voorbereidingstoernooi Commissie Ter chargering Vincent Smit: Ter chargering worden voorgedragen: Benedetta Cervone, Feline Spijkerboer, Niels Heijenk en Sander Gillissen. Zijn hier vragen of opmerkingen over? Dan wil ik bij deze de genoemde personen chargeren in de Voorbereidingstoernooi Commissie. [HAMER]
28
17. Benoemingen q. Kasco Ter benoeming Vincent Smit: Ter benoeming wordt voorgedragen: Freeke Porte. Zijn hier vragen of opmerkingen over? Dan wil ik bij deze Freeke Porte benoemen in de KasCo. [HAMER] 18. W.V.T.T.K. Vincent Smit:
Ik zag één WVTTK’tje binnenkomen. Deze laptoptassen zijn al jaren impopulair, daarom is tijdens het opruimen van het Campuslaanhok besloten deze tassen en andere zaken die niet meer nuttig waren weg te gooien. Hier is de vuilstort over gebeld. Deze zouden op een zeker ochtend voor 11 uur langskomen. We hebben de spullen buiten gezet, later die dag kwamen we erachter dat de spullen er nog stonden en hebben we ze opnieuw gebeld. Toen kwamen ze de volgende dag om 1 uur langs en toen waren alle spullen al verdwenen en wij hebben nooit geweten waar alles heen is verdwenen. De intentie was altijd om het netjes op te ruimen. Thomas Schot: Waarom hebben jullie niet gewoon een mailtje naar de vereniging gestuurd dat er gratis laptoptassen waren? Vincent Smit: Ze werden niet gekocht voor vijf euro tijdens Serious Request en tijdens de Kick-in zijn ze gratis weggegeven en wilde niemand ze hebben. Niels Leijtens: Ik vraag me toch af waarom jullie niet gewoon de hele vereniging hebben gemaild. Tijdens Serious Request moesten mensen ervoor betalen. Vincent Smit: Ook gratis wilde niemand ze hebben. Wouter Veneklaas: Dit is voor mijn tijd, waarom is dit dan niet opnieuw geprobeerd dit jaar? Anouk van der Schot: Dat is niet voor jouw tijd. Tijdens Serious Request hebben we ze geprobeerd te verkopen, daarna hebben we ze gratis weggegeven en er is nooit iemand geweest die ze wilde hebben. Dit heeft ook heel lang op de site gestaan. Vincent Smit: Ik denk dat het de juiste keuze is geweest om ze weg te gooien, iedereen die toch animo heeft mag er zo een meenemen. Niels Leijtens: Welke spullen lagen nog meer bij de spullen die kwijt geraak zijn? We hebben alleen deze tassen in het bos gevonden. Vincent Smit: Heel wat oude kerstversiering, overige dingen die in de weg stonden en kapot waren, een tafeltje, stoelen, houten blokken. Sebastiaan Siemons: We hebben nog veel meer oude merchandise die niet op komt. Het idee van Wouter dat we standaard in de Whammail ofzo al deze spullen te zetten die je dan op kunt komen halen is op zich wel een goed idee. Freeke Porte: Die lelijke beachshirts moeten ook gewoon weg, Harambee bewaart veel te veel troep. Vincent Smit: Het is best een goed idee te inventariseren wat er nog is, het gratis weg te geven, als mensen het niet hoeven het gewoon maar weg te gooien. Ik stel voor de laptoptassen weg te gooien als niemand ze nu meeneemt. Jarmo Savelkoel: Voor de laptoptassen is het helaas te laat. 19. Rondvraag Vincent Smit:
Ria Otter:
Zou iedereen die een vraag of opmerking heeft zijn hand op willen steken, dan gaan we de vragen één voor één langs. Ik hoorde net toen we het over de Kick-in hadden dat we toch weer de schuimparty zouden organiseren, waarom wordt dat dit jaar toch weer georganiseerd als dit door de HKI van vorig jaar is afgeraden? 29
Renée Schrauwen:
Het is onder voorwaarde dat we onze naam eraan mogen verbinden, we zijn daar nu nog over in overleg met de VB. Van de Kick-in mag het. Anouk van der Schot: Ik denk dat het goed is dat ze nu nog naar de mogelijke opties kijken. Renée Schrauwen: Als we onze naam er niet aan mogen verbinden gaan we voor een ander feest. Laura de Ruijter: Vincent Smit: Laura de Ruijter: Vincent Smit: Laura de Ruijter: Vincent Smit: Laura de Ruijter:
Vincent Smit: Laura de Ruijter: Vincent Smit:
Laura de Ruijter:
Ria Otter: Niels Leijtens: Vincent Smit:
Tijmen Zandbergen:
Vincent Smit: Tijmen Zandbergen:
Vincent Smit:
Tijmen Zandbergen:
Waarom worden de beachbroekjes nu pas aangeboden? Er zijn nog maar twee wedstrijden die gespeeld worden en één training. Het was de insteek geweest om dit aan het begin al klaar te hebben, maar het duurde een tijd voordat er pasmodellen waren voor de beachbroekjes. Maar twee weken geleden heb ik al een broekje besteld en ze zijn er nog steeds niet. We hebben gewacht tot na de vorige beachronde, het nadeel is dat het beachseizoen zo kort is. Misschien kun je ze volgend jaar al eerder aanbieden, de meeste mensen weten tijdens de laatste zaaltrainingen namelijk toch al dat ze gaan beachen. Dat is zeker waar. Er zijn shirts geweest die aan heren 1 zijn verkocht, waarom zijn die aan heren 1 verkocht? Want heel veel mensen hebben daar behoefte aan, hoe is dit precies in z’n werk gegaan? De shirtjestas van heren 1 is vorig jaar vervangen en ze hebben de mogelijkheid gekregen zelf hun oude shirts te kopen. Als bijvoorbeeld die van heren 4 nu volgend jaar afgeschreven worden, mogen die ze dan ook zelf kopen? Het is een beetje lastig. In dit geval is besloten om het zo te doen, omdat heren 1 al jarenlang in deze shirts heeft gespeeld, om ze daarom aan dit team te verkopen. Als er meer shirts afgeschreven worden zal je je hiervoor kunnen inschrijven en zal hiervoor geloot worden. Ik vind het voor mijn gevoel heel raar om zo’n voorkeurspositie te geven aan heren 1. Je hebt spelers die al jaren bij de vereniging zitten en die ook heel graag zo’n shirt willen, maar hier niet de kans toe krijgen omdat ze blijkbaar niet hoog genoeg spelen. Ik denk dat je nu de illusie wekt dat je heren 1 nu een voorkeurspositie geeft. Zijn die shirts eigenlijk inmiddels gemarkeerd? Want heel Harambee loopt in die shirts rond, hoe wil je onderscheid maken? Dat moet inderdaad nog gebeuren, dat gaat voor volgend seizoen gebeuren. Op dit moment zijn de nieuwe shirts nog wel herkenbaar, omdat hier de sponsoring van Polman op staat. Er wordt nu gesuggereerd dat heren 1 voorgetrokken wordt, omdat deze die shirts kunnen kopen. Maar stel dat dit nu bij heren 3 gebeurt, krijgen die dan ook voorrang om hun shirts te kopen? In principe niet, omdat deze teams te veel rouleren qua spelers. Je kunt zeggen dat mensen die afgelopen jaar in dat team gespeeld hebben de voorrang op zo’n shirt krijgen. Er zaten dit jaar ook 2 nieuwe spelers in heren 1. Ik denk dat we hier nog maar eens goed over moeten nadenken en het besluit moeten neerleggen bij het nieuwe bestuur. Toen we voor onze eerste beachtraining de beachballen wilden gebruiken zaten ze nog niet in de netten en waren ze nog niet opgepompt en niet gesorteerd. Ik vroeg me af hoe dat kon gebeuren. 30
Vincent Smit:
We zijn bij de voorbereidingen op het beachseizoen de ballen helemaal vergeten, dat is een slordigheidje geweest en had niet mogen gebeuren.
Niels Leijtens: Vincent Smit:
Hoe zit het eigenlijk met een algemene schadeverzekering van Harambee? Bestaat die, zo niet, gaan jullie die afsluiten? Daar zijn we ook al mee bezig, juist omdat het door het Bata busje al naar voren kwam en ook niemand een overzicht heeft van de bestaande verzekeringen. We zijn het aan het uitzoeken.
Tijmen Zandbergen: Jarmo Savelkoel: Vincent Smit:
Ik vroeg me af of jullie alle pasjes, ballen en shirtjestassen al binnen hebben. Nog niet, daar ga ik nog achteraan mailen. Mensen worden hard gepusht dit in te leveren
Thomas Schot:
De Harambee agenda is al heel erg vol, misschien moet er een keertje gekeken worden welke activiteiten eventueel geschrapt kunnen worden. Wees niet bang tradities te doorbreken, er zijn nog een heleboel gave activiteiten waar nu veel minder mensen heen komen. Gaan we zeker naar kijken, ook de activiteiten tijden het beachseizoen.
Vincent Smit: Onno Onderweegs: Vincent Smit: Onno Onderweegs: Vincent Smit: Onno Onderweegs: Vincent Smit:
Thomas Schot:
Vincent Smit: Renée Schrauwen: Vincent Smit:
Mogen we inmiddels al gebruik maken van het geluid in de beachbak? Nee, in principe claimt het Sportcentrum zelf dat het altijd het idee was om hier geld voor te gaan vragen. Zou je een keer kunnen navragen hoeveel het dan eigenlijk gebruikt wordt in een jaar. Ja, het is zonde dat het daar ongebruikt hangt. Er zijn in hal 2 vier velden en maar drie goede sets palen en netten. Het is heel onpraktisch dit de hele tijd uit hal 1 te moeten halen. Ik denk dat dit al opgelost zal worden met het geld wat we gaan bijleggen aan goede materialen. Aansluitend op wat Onno zei over het geluid bij de beachbak, kunnen we niet vanuit Harambee zelf iets regelen? Net als Drienerlo gewoon onze eigen muziekinstallatie neerzetten. Ben ik het mee eens. Je mag niet je eigen geluidsinstallatie neerzetten naast de beachbak. Klopt, officieel mag je het natuurlijk niet zeggen, maar iedereen doet het toch.
Onno Onderweegs: Vincent Smit:
Er was sprake van eventueel een net tussen de twee velden in hal 2. Dat zou te hinderlijk worden met trainen, dan heb je achter het veld helemaal geen ruimte meer, dat is er vorige AV over gezegd.
Ria Otter: Vincent Smit:
Is er al een KB bekend? Nee, er is nog geen officieel KB bekend. Er zijn verder geen vragen of opmerkingen meer.
20. Sluiting Vincent Smit:
Dan sluit ik bij deze de algemene vergadering om 22:25 uur. [HAMER]
31
