Notulen VV Compaen Algemene Ledenvergadering 06-10-2014 1. Opening vergadering Voorzitter M. Verkerk opende de jaarlijkse algemene ledenvergadering van V.V. Compaen om 20:02 op 06-10-2014 in Oostzaan in het IJsclubgebouw. 2. Mededelingen, afmeldingen en aanwezigen De lijst van 18 afmeldingen werd voorgelezen. S. Rieuwers heeft gemeld iets later te komen. De aanwezigen noteren hun aanwezigheid op een lijst. Naast 5 bestuursleden (F. de Jong op vakantie) waren er 14 leden aanwezig. 3. Goedkeuring van notulen van vorige vergadering De notulen van de vorige vergadering werden per pagina doorgenomen. De notulen werden na lezing goedgekeurd en ongewijzigd vastgesteld. 4. Jaarrede Voorzitter Voorzitter M. Verkerk las zijn jaarrede voor en nodigde uit om hierop te reageren. R. Dijst gaf aan dat gedoe rond temindeling, onder druk zetten van de besluitvorming door dreigen met opstappen van alle tijden is. Consequent blijven en niet laten chanteren moet de lijn blijven. Een ander punt is sportief gedrag in en om het veld. Het bestuur wil werk maken van meer bewustwording en aanspreken bij ongewenst gedrag. H. Vlap stelt voor een gedragscode vast te stellen, deze kenbaar te maken en hiernaar te verwijzen bij ongewenst gedrag. S. Rummens geeft aan dat in de lopende VT2 trainersopleiding er ook aandacht is voor positief coachen. S. Rieuwers benoemt dat er diverse media en uitingen, het structureel op verschillende manieren onder de aandacht brengen van dit onderwerp bijdraagt aan het ‘tussen de oren krijgen’. Ook belangrijk om de ouders en publiek te informeren via bijvoorbeeld flyers aanbieden op de tribune. P. van Tol adviseert het bij de trainers en coaches bijeenkomsten aandacht te geven. R. Muijs: Er komt een sportief coachen traject via de VT2 trainersopleiding. 5. Aftredende bestuursleden en nieuwe bestuursleden De voorzitter (M. Verkerk) en secretaris (A. Janse) zijn aftredend en herkiesbaar. Beide zetten de functie voort. 6. Financieel jaarverslag en begroting De Penningmeester (P. van Tol) gaf een toelichting op de financiële stukken.
Op de balans staat onderaan een winst van €1798,-. De verlies en winstrekening rekening toont een omzet groei ten opzichte van het jaar ervoor. Dit komt door een contributieverhoging bij de jeugd, groei van het aantal leden, inkomsten via Sponsorkliks, Club van 100 en 2x omzet van het buitentoernooi door het resultaat hiervan weer te laten vallen in het eigenlijke seizoen. De kosten zijn ook gestegen: Meer inhuur en trainerskosten, kosten jeugdtoernooien, sportlink module koppeling ledenadministratie-contributie inning. Begroting 2014-2015: Begroot is een netto resultaat van €-1414. Ondanks inkomsten sponsoren en club van 100. Dit wordt vooral veroorzaakt door een toename is materiaalkosten voor de Topdivisie. Dit zijn geen jaarlijks terugkerende kosten. Sponsorkliks heeft veel opgeleverd door met name 1 persoon die werk gerelateerde vliegtickets en overnachtingen heeft geboekt. Sponsorkliks kan een belangrijke bron van inkomsten zijn als meer mensen dit zouden gebruiken. Het is voor bijna internetaankopen en boekingen te gebruiken. Het zou via diverse kanalen onder de aandacht gehouden moeten blijven. Er worden door een aantal leden opmerkingen gemaakt over het beheer van de ballen. De ballen van H1 worden beheerd door Henk. Het genoemde spelen met deze ballen door kinderen tijdens een H1 wedstrijd zou in principe niet mogelijk moeten zijn. Na een competitiewedstrijd blijven er nog wel eens ballen achter in het materiaalhok. Dit komt omdast niet ieder team een ballentas heeft en ballen uit de sporthal gebruikt. De tassen worden/zijn besteld. Bij buitengewone de baten en lasten staat een groot bedrag. Dit bedrag bestaat uit twee componenten: De vrijwilligersbijdrage en een bedrag van stichting de Greep. Stichting de Greep heeft 50% van het betaalde huurbedrag van 2013 teruggegeven aan de verenigingen. Er is nog geen duidelijkheid over toekomstige inkomsten uit deze bron. S. Geerdink merkt op dat €8000,- extra kosten voor dit seizoen behoorlijk zijn. De penningmeester geeft aan dat een aantal kosten volgend jaar niet terugkeert zoals de materiaalkosten en de kosten voor de trainersopleiding. De voorzitter merkt op dat de bijdrage van stichting de Greep een belangrijke factor is om Topdivisie te kunnen spelen. 7. Verslag Kascommissie De kascommissie bestond uit: J. van Vloten en R. Dijst. J.van Vloten doet verslag: Ze verklaren alle stukken te hebben gecontroleerd en akkoord hebben bevonden. Er werd opgemerkt dat alles zeer verzorgd eruit zag. De kascommissie verzocht de vergadering om het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over de periode 1-7-2013 t/m 30 juni 2014. De verklaring werd overhandigd aan de secretaris. R. Dijst trad af als commissielid en M. Majoor trad aan als nieuw lid. 8. Jaarverslagen commissies De jaarverslagen waren meegestuurd met de agenda Wedstrijdsecretaris: geen opmerkingen/vragen. Jeugdcommissie: geen opmerkingen/vragen. Technische commissie: R. Muijs licht toe een kritische kanttekening te hebben geplaatst over de moeizame indeling bij de dames. Het verenigingsbelang blijft altijd voorop staan bij een indeling en niet het individuele belang. Het positieve is
dat er 2 extra seniorenteams in de competitie zijn ingeschreven, Daarnaast is er trots met betrekking tot de Nevobo trainersopleiding voor jonge trainers. Ledenadministratie: geen vragen/opmerkingen Activiteitencommissie: Er was een goede groep vrijwilligers. Er zijn er 2 gestopt. Er zijn leuke activiteiten georganiseerd, maar het kost veel moeite om leden naar activiteiten te krijgen. Leuke ideeën zijn welkom. .R. Muijs merkt op dat veel zaal volleyballers in de zomer gaan beachen en niet meer meedoen aan buitentoernooien. Mogelijk is het beter om het buitentoernooi meer aan te laten sluiten op het einde van het zaalseizoen. Ook een check op overig georganiseerde toernooien in de omgeving is van belang om dubbelingen op 1 datum te voorkomen. P. van Tol gaf aan dat het NH dagblad evenementen kan sponsoren in de vorm van advertentieruimte. Sponsorcommissie: Voor D1 is de sponsor voor 2014/2015 nog een jaar behouden, maar er zal vervanging gevonden moeten worden voor het seizoen er na. Stef roept D1 op om de animo hiervoor in hun omgeving te peilen. T. Laan heeft er hard aan getrokken afgelopen periode en M.Vermeulen heeft het NH Dagblad binnengehaald voor H1. S. Geerdink zal voortaan alleen warme leads gaan opvolgen, welke aangedragen moeten gaan worden door de teams en hun supporters. Vrijwilligerscommissie: Geen opmerkingen. Redactie Compaenpraet: De Compaenpraet is slechts 1x digitaal uitgekomen in het afgelopen seizoen en heeft geen bezetting meer. Het bestuur merkt op dat de nieuwsbrieven, Facebook, Twitter en de website de Compaenpraet op snelheid te hebben ingehaald en lijkt niet meer het juiste medium te zijn in deze tijd. Het voorstel is om de Compaenpraet geen nieuw leven meer te laten inblazen. De sponsorcommissie zal de adverteerder op de hoogte stellen. De penningmeester stelt voor om dit te doen via een brief bij de facturen. R. Dijst is op zoek naar de originele tekening van het voorblad van de Compaenpraet. Hij was betrokken bij het tekenen van de verbeterde versie door Dick Bruijnesteijn.
9. Vacatures Scheidsrechtercoördinator: Deze functie staat al geruime tijd open en het is belangrijk dat deze wordt ingevuld om F de Jong te ontlasten. Oproep aan een ieder om om zich heen te kijken wie dit zou kunnen invullen. Het is belangrijk om goed opgeleide scheidsrechter te hebben Het werk bestaat uit het coördineren van de opleiding en de begeleiding van jonge scheidsrechters. CMV-coördinator: Er is maar 1 coördinator waar er 2 zouden moeten zijn. Het zou fijn zijn als één van de ouders deze rol zou willen oppakken. Lid sponsorcommissie: Er is vers bloed nodig om sponsoren meer aan de vereniging te binden. De voorzitter gaf aan graag te zien dat uit H1 aanvulling komt. Michiel meldt dat alle werkgevers van de H1 spelers zijn benaderd. Aanvulling op de commissie zal voorgelegd worden aan de groep. P. van Tol meldt dat het met name gaat om relatiebeheer van bestaande sponsoren. S. Rieuwers deed de suggestie om na een wedstrijd te gaan ballen met de sponsoren. Het NH Dagblad zou hier interesse in hebben ten behoeve van het netwerken.
Vertrouwenspersoon: M. Vermeer is na jaren gestopt met deze functie. Er wordt een oproep gedaan tot invulling, waarbij de voorkeur uit gaat naar een vrouw. Vanuit de Nevobo is er ondersteuning. Vrijwilligerscommissie: E. Petiet is gestopt.
10. Evaluatie vrijwilligersbeleid Het bestuur ervaart het bestaande vrijwilligersbeleid van belonen en straffen niet als positief. Het is lastig vast te stellen wie wat doet en of deze activiteiten in aanmerking komen voor een vergoeding. Het functioneren van de vrijwilliger komt dan ook aan de orde en dat is lastig. Vacatures blijven ondanks het vrijwilligersbeleid open staan en het vergt een grote administratieve belasting. Jaarlijks is er bij de afrekening veel kritiek en er wordt geklaagd over de kosten. Het is raar dat leden na jarenlange functie invulling gelijk een boete krijgen als zij hiermee stoppen. Het beleid heeft alleen betrekking op de competitie spelende senioren, maar vrijwilligers doen het werk door de hele vereniging heen. Het bestuur voelt er meer voor om niet financieel te straffen en te belonen, maar om een vrijwilligersavond te organiseren als dank. Door het beleid is er jaarlijks een €1300-1500 , - aan extra inkomsten ontstaan. Dit is niet het doel geweest, maar ontstaan en een gegeven geworden. Bij afschaffen van het vrijwilligersbeleid zal dit gecompenseerd moeten worden. Het voorstel is om de contributie te verhogen met €2,50 per kwartaal voor alle leden en het organiseren van vrijwilligersavonden. De inflatiecorrectie blijft daarnaast van toepassing. S. Geerdink spreekt uit zich niet te kunnen vinden in de koppeling tussen afschaffen van beleid en verhoging contributie. De penningmeester snapt dit maar geeft aan de jaarlijkse financiële gevolgen (extra inkomsten vanuit dit beleid) niet genegeerd kunnen worden en gerepareerd moeten worden. S. Rummens spreekt uit de waardering voor vrijwilligers via een vrijwilligers avond positief te vinden. Voor wie €10,- per jaar een probleem is zal vast een oplossing te vinden zijn. Het voorstel werd in stemming gebracht. Voorstel: Afschaffen van bestaande vrijwilligersregeling én verhoging van de contributie voor alle betalende leden met €10,- per jaar én het instellen van een jaarlijkse vrijwilligersavond. Het gaat in vanaf 2014/2015. Stemming: 0 tegen, allen voor. S. Rieuwers pleit voor minimaal 2 vrijwilligersbijeenkomsten per seizoen. Rondvraag Ruud overweegt om te stoppen met het scholentoernooi na seizoen 2014/2015. Ruud gaat nadenken over een opvolger. M. Majoor: Deelt complimenten uit aan een ieder die een bijdrage heeft geleverd om H1 naar de topdivisie te brengen. De mannen van H1 gaan een dag de jeugd trainen geven. Verder merkte hij op dat de vloer van de sporthal slecht aan worden is, de putjes zijn kapot. Met het oog op blessurepreventie zou vervangen wenselijk zijn. J. van Vloten (SSO) gaf hierop aan dat daar voorlopig geen geld voor is. Het dak van de sporthal lekt en dit moet eerst vervangen worden. Vervangen van de vloer zal niet voor 2017 plaats vinden. De penningmeester wil graag weten wat de kosten zouden zijn van een nieuwe zwevende vloer zoals in Edam. M. Majoor zal proberen dit te achterhalen. E. Brandt verbaast zich dat mensen niet weten waar de ballen moeten worden opgeborgen en de zeilen moeten staan.
S. Rieuwers meldde dat hij een nieuwe functie heeft: Supervisor hereenlijn. Het is belangrijk dat het herenvolleybal niet verloren gaat. Als er iets speelt in de herenlijn dan graag contact met Sandor. J. van Vloten meldde op verzoek van Tiny Roels dat het opruimen van de hal op de dinsdag en de zaterdag onvoldoende is. Dit is jaarlijks terugkerende klacht. Compaen heeft bij de SSO wifi aangevraagd en is de enige vereniging die dit wil gaan gebruiken. Roels Sport wil dan ook dat Compaen de kosten hiervoor draagt. Opgegeven kosten zouden veel te hoog zijn. E.e.a. is nog steeds punt van discussie. M. Verkerk meldde dat 1 scheidsrechterstoel niet geschikt is voor volleybal. Hij kan ook niet vastgezet worden. Voorstel aan de SSO is om een nieuwe sta stoel te kopen en het verschil met een standaard volleybal scheidsrechterstoel bij te passen. W. Hoogland meldde aan J. van Vloten dat de telborden niet compleet zijn.
M. Verkerk heeft de vergadering gesloten om 22:45 uur.
