VERSLAG ALGEMENE VERGADERING D.D. 18 Juni 2015
De voorzitter dhr. Noël De Meyere verwelkomt de aanwezigen en stelt Lien Blanckaert voor als universiteitsstudente die een eindwerk maakt rond participatie van sportraden en het beleid in gemeenten en steden. Lien krijgt het woord. Ze doet in Mechelen en Roeselare onderzoek naar de mate waarin burgers betrokken zijn in het sportbeleid en of dat dan kan leiden tot meer tevredenheid rond het sportbeleid. In het kader van haar onderzoekt vraagt ze een korte enquête te willen invullen. Een aantal leden van de RvB zullen later nog geïnterviewd worden. Het eindrapport zal ons ter beschikking gesteld worden. Vooraleer verder te gaan met de agenda nog even dit: de vertegenwoordiger van de gemotoriseerde sporten was in het verleden Bart Degroote, Bart hij heeft ons vele diensten bewezen en helpt nog steeds deels mee aan West-Vlaanderens Mooiste, de camping en is ook betrokken bij hij oorlogsmuseum te Zonnebeke. Na wat heen en weer kijken hebben we nu ter vervanging van Bart, twee kandidaten voor het vertegenwoordigen van de gemotoriseerde sporten. De kandidaten zijn Hans Degryse (Team Bassin) en Jeroen Demeulenaere (Koninklijke Automobielclub Midden Vlaanderen). Er moet dus vandaag een nieuwe vertegenwoordiger aangesteld worden voor deze sporten in opvolging van Bart Degroote. Na een korte voorstelling door beide kandidaten gaan we daarna over gaan tot een algemene stemming. Na telling door Rein , Ann en Curd komt volgende uitslag uit de bus : Blanco stemmen : 4 stemmen Jeroen Demeulenaere: 42 stemmen Hans Degryse: 38 stemmen Proficiat aan Jeroen en welkom in de RvB.
Aansluitingen bij de sportraad:
Aansluiting van Hypnosis Dance Academy Er is een aanvraag om aan te sluiten bij de sportraad vanwege “Hypnosis Dance Academy”. Abraham Hansstraat 8 8800 Roeselare
____________________________________________________________________________________________________ SRS - Verslag Algemene Vergadering d.d. 18.06.2015- 1
.(tegenover DECATHLON) Afgevaardigde is dhr. Steve Burghgraeve. Plaatsvervanger: dhr.Pierre Sally. Aangesloten bij Danssport Vlaanderen. We hebben in principe geen aanvaardingsreglement. Het erkenningsreglement is opgeheven door het nieuwe subsidiereglement. Indien zij voldoen aan de basisvoorwaarden is het eigenlijk voldoende zijn om die erkenning te krijgen. Voor ons zijn zij met alles in orde. De ganse vergadering gaat “AKKOORD” met aansluiting tot de sportraad. Hypnosis Dance Academy AGENDA: 1. 2.
Goedkeuring verslag A.V. d.d. 26/02/2015. Commissiewerking a) Sportgala b) Doe aan sportdag c) West-Vlaanderens Mooiste d) Subsidiëring e) Infrastructuur 3. Varia en mededelingen VERSLAG : 1. Goedkeuring verslag A.V. d.d. 26/02/2015. - Geen opmerkingen. - Het verslag wordt bij deze goedgekeurd. 2. Commissiewerking. a) Sportgala. + kandidaturen teamsporten/scholen De datum wordt 26 februari 2016. Voor de ploegsporten zouden we nu reeds de ploeg-kampioenen en schoolsportkampioenen willen weten want deze zijn nu toch al reeds gekend. Via de RvB en de AV zal een oproep gedaan worden om de namen door te geven. Wij zullen ze onderbrengen in de juiste categorieën. Verder op het jaar zal dan opnieuw de vraag gesteld worden aan de clubs. We vragen ook de kampioenen op en de prestaties binnen de scholen, vervolgens gaan we uit al die kampioenen de genomineerden eruit halen die in aanmerking komen voor de sporttrofeeën. Er zal in deze gestreefd worden naar een héél duidelijke communicatie. Elk jaar zal er aan de hand van het aantal inzendingen gekeken worden of er nieuwe categorieën kunnen bij komen zoals bvb sportschool of sportclub van het jaar? We willen deze graag uitbreiden. Indien er toevallig geen volwaardige kandidaten zijn voor een welbepaalde sport kan het zijn dat deze categorie dan weg valt voor dat jaar. Alle info daarrond is reeds te vinden op de nieuwe website van de Stad Roeselare. (Vrije Tijd – Sport – Info – Sportgala… de link zal naar alle clubs nogmaals worden doorgestuurd) b) Doe aan sportdag van 25 juni 2015. We doen nog steeds een warme oproep voor medewerkers. De vrijwilligers zullen eerstdaags nog op de hoogte gebracht worden. Op 23 juni zullen de standen uitgetekend worden. ____________________________________________________________________________________________________ SRS - Verslag Algemene Vergadering d.d. 18.06.2015- 2
Op woensdagavond 24 juni zullen de nadar’s geplaatst worden met vrijwilligers. Alle clubs kunnen op woensdagavond het nodige materiaal binnen brengen. Reeds 1060 leerlingen hebben zich aangemeld. Telkens 530 in voormiddag en namiddag. Er zijn 29 standen voorzien. De recreatieve terreinen zullen dit jaar ook gebruikt worden. Alle deelnemers krijgen een deelnamekaart waarop ze letters kunnen sprokkelen aan de verschillende standen en waarmee ze dan een zin dienen te maken/raden. Voor de winnaar is er een jaar - zwem - abonnement voorzien. c) West-Vlaanderens Mooiste, 20-21-22 en 23 augustus 2015. De praktisch uitwerking is van start gegaan en we hebben de ambitie om het aantal deelnemers van vorig jaar te evenaren en zelfs te verbeteren (om en bij de 8000 deelnemers) Donderdag staat in het teken van de senioren. Op vrijdag gaan we richting Beernem. Op zaterdag doen we de bergstreek en de zondag doen we iets met de oorlog; hebben we ook nog iets zoals de 25 km. en een kinderfietstocht van 15 km. Richt een fietsclubje op met de medewerkers van het bedrijf, haal jullie fiets van onder het stof, scherp jullie conditie aan en laat jullie begeleiden door trainers en deskundige medewerkers van Wielerbond Vlaanderen met als ultieme doel deelnemen aan West-Vlaanderens Mooiste van eind augustus. Deelnemen kan op vele manieren, laat jullie eens zien onder om het even welke hoeddanigheid. De tochten blijven zoals andere jaren gericht op een veelvoud van 25 km. + de MTB. Als nieuwigheid zal er op donderdag samengewerkt worden met OKRA WestVlaanderen. ( senioren die sportelen ) Ook een aantal musea zullen hun deuren openen waar gidsen ons te word zullen staan. De camping is reeds volzet met 135 gezinnen. Reeds 8 aanvragen staan op de wachtlijst. Radio 2 komt terug naar de camping op woensdagavond met een rechtstreekse uitzending van “Avondpost” tussen 16.00 u en 18.00 u. Er is tevens een samenwerking tot stand gekomen met “Fietsen in Harmonie”. Beiden zullen elkaar ondersteunenen promoten. In juni en augustus komt er een TV-spot op WTV waarbij onze organisatie van West-Vlaanderens Mooiste duidelijk in beeld komen. Nu nog hopen op goed weer en “Rodenbach” zal van de partij zijn. ____________________________________________________________________________________________________ SRS - Verslag Algemene Vergadering d.d. 18.06.2015- 3
d) Subsidiëring Projecten: ingediende projecten 1/1 – 31/8 o o
Andrès , deskundige diensthoofd sport, geeft de vergadering een overzicht van de reeds ingediende projecten. 31 projecten werden ingediend voor de periode 1 januari / 31 augustus. (de projecten voor later op het jaar kunnen nog ingediend worden tot 1september ’15) Dit aantal ligt in de lijn van vorig jaar. 20 van de 31 zijn weerhouden en 11 ervan zijn niet weerhouden. De reden daarvan zal naar voor gebracht worden binnen de RvB en de AV. Ofwel komen ze niet in aanmerking omdat ze niet voldoen aan de basisvoorwaarden van het reglement ( locatie, voor iedereen toegankelijk…); ofwel omdat ze reeds een betoelaging hebben ontvangen via iets anders, een nominatieve toelage of een toelage via de pot van Schiervelde ; ofwel omdat ze door ons werden geïnterpreteerd als reguliere werking en niet als project. In dat geval kunnen deze alsnog een aanvraag indienen binnen de basis en werkingssubsidie als één-dag of meerdaagse activiteit waardoor ze toch nog een toelage zouden kunnen ontvangen. Die 11 krijgen nadere toelichting daarrond. ( Een club die bvb. een instuif geeft, dat is om leden te werven en is dus regulier werk en geen project. )
De 11 die niet werden weerhouden zijn: * Jeugd beker finales jongens en meisjes van Knack; reeds subsidie gekregen via de pot van Schiervelde – * Halve finales meisjes/dames Knack; reeds subsidie gekregen via de pot van Schiervelde – * Nationale jeugdkampioenschappen Knack; reeds subsidie gekregen via de pot van Schiervelde – * Finales beker van West-Vlaanderen Wytewa; reeds subsidie gekregen via de pot van Schiervelde – * Topsportstage van Knack Volleybal; is reguliere werking en kan onder meerdaagse activiteiten ondergebracht worden *Vlaamse jeugdeindronden U 13 van Knack ; reeds subsidie gekregen via de pot van Schiervelde – * Instuif-dag bij BEVO; dient om leden aan te werven en is dus dagelijkse werking – * Dan nog een seniorentornooi dat plaats vond op grondgebied Ardooie en komt dus niet in aanmerking volgens de basisvoorwaarden – * Een aanvraag van de duikers die op de batjes initiatie geven worden betaald door de centrumstraten om daar te staan – * Extra trainingen van BEVO op zondagvoormiddag; reguliere werking – * Tornooi van Volleytuin; reguliere werking – * Tornooi voor recreanten op grondgebied Ardooie komt niet in aanmerking – * Liefhebbersvoetbal Beker Stad Roeselare; hadden eind 2014 reeds subsidie ontvangen * Instuif Elastica; ledenwerving en dus regulier ) De 20 andere clubs die wel werden weerhouden zijn terug te vinden op de website. Voor de andere 20 zegt het reglement, alsook het advies van de ____________________________________________________________________________________________________ SRS - Verslag Algemene Vergadering d.d. 18.06.2015- 4
sportraad, dat 90% van de pot zal verdeeld worden over sportprojecten die gerelateerd zijn aan federaties en clubkampioenschappen en dat er 10 % voor recreatieve sportprojecten voorzien is. De recreatieve sportprojecten zijn opgelijst en triatlon hoort daar dan toch ook bij, ondanks niet verbonden aan een federatie gebonden maar omdat het een organisatie is die voor iedereen open staat. ( Zij hebben ook geen clubkampioenschap ) Elke vereniging krijgt dan punten en op basis van het aantal punten krijgen ze 1, 2, 3, 4 of 5 sterren. De meesten halen 2 sterren, wat overeen komt met 200,00 €. Hier en daar is er eens een van 3 sterren. Het behalen van 4 of 5 sterren behalen is bijna onmogelijk tenzij het dossier zeer sterk kan worden verantwoord en gemotiveerd. ( doelgroepen, duurzaamheid, mobiliteit en dergelijke…) Vanuit de sportdienst werd een eerste interpretatie de ingediende projecten gedaan en daarna hebben we alles doorgegeven aan de collega’s van “jeugd” en “cultuur”, het resultaat was bijna identiek. De pot van recreatieve sporten die 10 % omvat van het totaal is nu reeds bijna volledig opgebruikt. Voor de volgende periode zullen we dus eens moeten nagaan hoe we dat zullen oplossen want de 800,00 € zal waarschijnlijk niet volstaan. De reeds ingediende projecten zijn al naar het college en na goedkeuring zal 80 % van de toelage direct overgemaakt worden aan de clubs, ook al moet de activiteit nog plaats vinden. Het positieve voor de clubs is dat ze, in tegenstelling met vroeger, hun geld vooraf zullen kunnen ontvangen. Clubs kunnen ook een voucher bekomen (bedrag afhankelijk van aantal sterren) die dient om materiaal van de stad te huren. Dat geld ontvangen zij niet , het is een soort geldbeugel die kan aangesproken worden wanneer er materiaal van de stad dient te worden afgehuurd. Deze hoeft niet noodzakelijk voor één bepaalde activiteit gebruikt te worden, hij is ook maar 1 jaar geldig en kan dus niet overgedragen worden naar een volgend jaar (zie ook reglement). Projecten die per vergetelheid op heden nog niet werden ingediend zullen per uitzondering en met toestemming van het college misschien alsnog in aanmerking komen omwille van het opstartjaar. Reguliere werkingssubsidie o
o
Op de nieuwe site van Stad Roeselare onder vrije tijd , verenigingen en clubs, staan de subsidies. Je kan er alle vormen zien van de te verkrijgen subsidies. In de subsidiewijzer kan je het kaderreglement en de specifieke voorwaarden terug vinden. In de subsidiewijzer die online staat betreffende de werkingssubsidie, staat er dat de formulieren vanaf 15 juni beschikbaar zouden zijn om de aanvragen in te dienen. Deze dossiers kunnen normaal gezien ingediend worden tot 15 oktober. Het is echter de bedoeling om in samenwerking met ICT deze documenten digitaal aan te bieden rond 1 september. Als dit lukt vallen de papieren aanvragen voorlopig weg. Tegen 30 juni moet Andrès uitsluitsel hebben of de digitalisering kan gehaald worden of niet.
e) Infrastructuur Op 24 maart kwam de commissie rond sportinfra terug samen om de verdeling te doen. Het is redelijk vlot verlopen en alles is uitgeklaard voor om de planning te kunnen maken voor volgend seizoen. Daarbij hebben wij, ____________________________________________________________________________________________________ SRS - Verslag Algemene Vergadering d.d. 18.06.2015- 5
de commissie, ook de mededeling gedaan ivm. de extra manifestaties van CASPO = SESHAL = Sport & Eventhal Schiervelde (seshal.be ), en big events, tot 3000 personen, die er zullen georganiseerd worden. Op dit ogenblik worden de wedstrijdkalenders ingeput. Clubs die deze nog niet hebben ingediend, gelieve dat zo snel mogelijk in orde te willen brengen. 3. Varia en mededelingen. Campagne sportclubs zijn goed bezig Dat is een campagne vanuit Agentschap Vlaanderen Sport en BLOSO waarbij sportclubs ook jaarlijks waardebonnen kunnen winnen. Een soort foto-campagne vanwege de sportclubs. Een maand geleden werden de clubs via mail daarvan op de hoogte gebracht. Andrès zal dit nog wat meer toelichten op de RvB en de AV. Het is in feite een promotiemiddel voor de eigen club. Bezorg ons wat foto-materiaal en wij zullen alles doorsturen naar BLOSO. Met een minimum aan inspanning kunnen jullie 250,00 € winnen. Graag dit gegeven nogmaals meenemen naar de achterban. ( zie ook: www.sportclubszijngoedbezig.be ) Op 5 en 6 juli is er op het Polenplein BK beach-volley, georganiseerd door Knack Roeselare. 600.000 kg zand zal aangevoerd worden en vanaf donderdagvoormiddag tot vrijdagavond mogen sportclubs daarvan gebruik maken. BLOSO gaat zijn naam wijzigen naar AVS wat staat voor Agentschap Vlaanderen Sport. Jo Vanheersbeke van drankencentrale Jo zorgt na deze vergadering voor een glaasje wijn. Met dank Jo !!! Beste wensen voor een zonnige zomervakantie. In functie van deze vergadering nog deze bijlage: een overzicht van de commissieleden.
Rein Van Waeyenberghe Secretaris
Noël De Meyere Voorzitter
____________________________________________________________________________________________________ SRS - Verslag Algemene Vergadering d.d. 18.06.2015- 6
