Verslag vergadering golfcomité dd. 27 05 08 _______________________________________ Aanwezig : Johan O., Jan DC, André H., Erik B., Rudi S., Jozef F., Luc L., Jean S., Dominiek W., Rudy H., Stefaan L.
1. Inschrijvingen : stand van zaken SG Private Banking heeft beslist niet deel te nemen. Dit veroorzaakt in eerste instantie een grote vermindering in het aantal deelnemers aan de golfinitiatie. Ook andere (jarenlange) sponsors hebben minder ploegen genomen. Er zijn wel nieuwe ploegen bijgekomen. Op dit ogenblik zijn er 144 spelers geregistreerd. Dit is minder dan vorige jaren op hetzelfde tijdstip (184). De sponsors die in het verleden hebben deelgenomen en nog niet hadden ingeschreven werden reeds een tweede maal door Johan aangeschreven. Iedereen wordt aangemoedigd om nog bijkomende ploegen te vinden. Er is vertrouwen en enthousiasme om “de zaak nogmaals uit te verkopen”.
2. Tenten Met uitzondering van een tent voor hole 19, is er op dit ogenblik geen behoefte aan andere tenten, wat een besparing inhoudt van materieel en de kost van personeel.
3. Malawi Martin J. heeft een ploeg ingeschreven ter ondersteuning van het project in Malawi en heeft gevraagd of een deel van de opbrengst (bv. 3.000,00 euro) kan besteed worden aan dit goede doel. De vergadering steunt dit verzoek, voorzitter Jozef bevestigt de toekenning. Eventueel wordt op de prijsuitreiking reeds een cheque overhandigd en kan op de dag zelf via pancartes of anders het goede doel worden toegelicht. Nog in te vullen.
4. Het publiciteitsboekje. Hierin komt de publiciteit van alle sponsors, maar de publiciteit van eender wie is welkom. Alle leden worden uitgenodigd om zoveel mogelijk publiciteit aan de man te brengen. Elk clublid wordt uitgenodigd om minstens één bijdrage aan te brengen. Erik B. verzorgt het boekje. Johan doet het nodige voor het opvragen van de logo’s van de sponsors.
5. Terrein / Logistiek Rudi zal naar alle waarschijnlijkheid niet aanwezig kunnen zijn bij de opbouw. Rudy H. zal de verantwoordelijkheid voor de technische opbouw op zich nemen, samen met Jean S.
Erik VDV zal instaan voor de opbouw op het terrein. Jozef contacteert Willy R. en vraagt of deze de aankleding aan de ingang wil verzorgen zoals vorige jaren. Er wordt dit jaar geen rode loper gelegd. Om de pancartes voor het scorebord tijdig aangemaakt te hebben, zal aan alle sponsors gevraagd worden om tijdig de ploegnamen mee te delen, zodat Johan uiterlijk op 22 augustus aan Rudi de definitieve lijst van de ploegnamen kan meedelen, zodat er ook tijdig een bestelling bij Lettershop kan worden geplaatst.
6. Opruiming. Jan DC staat in voor de opruiming van het terrein. De algemene opruiming geschiedt onder de auspiciën van Rudy H., Dominiek W. en Erik B., Aan Herman B. zal worden gevraagd of het ook dit jaar mogelijk is om te beschikken over de vrachtwagen van Grafityp voor het opbergen van de inrichting.
7. Inrichting van het clubhuis en de tent op het terras. Dit geschiedde de vorige jaren steeds onder de leiding van Magda (en Linda). Stef zal Magda vragen of zij ook dit jaar deze taak op zich wil nemen. Er is geen thema, zodat Magda en de andere dames naar eigen inzichten de aankleding kunnen verzorgen. Zij zullen ook de lijst opmaken voor de te bestellen items bij Rudy’s Party Service. Er worden ook opnieuw flat screens geplaatst (Luc L). Ook Dominiek zal navraag doen voor het gebruik van een zeer grote flat screen (hole 19). Eric doet navraag bij Rutten voor groot scherm. Johan vraagt opnieuw flat screen bij Carlo.
8. Personeel. Er zal een lijst rondgaan op de vergaderingen waarop de leden kunnen aanduiden wanneer zij kunnen helpen op 13 september.
9. Catering : Jean deelt mede dat alles is geregeld met Brabanders en Vandermaesen. Bij Rudy’s Party Service moet naast de bestzelling van het meubilair ook een frigo worden besteld ten behoeve van Luc Brabanders. De grootte van de frigo moet nog worden gecommuniceerd. Op te volgen en te verzorgen door Rudi S.. Er moet nog worden nagegaan of het mogelijk is om de camion van VDM te plaatsen. Anders moet een kleinere bestelwagen met koelcel gevraagd worden.
Jean deelt mede dat Molenheide opnieuw bereid is om te zorgen voor broodjes voor alle spelers en voor de assisterende leden, waarvoor een welgemeende dank vanwege het voltallige comité. Het werd hem ook zeer vriendelijk gevraagd. Jan Dc vraagt aan zijn contacten binnen Coca Cola of er 750 frisdranken kunnen geleverd worden (cola, cola light, bruisend water en plat water, ice tea, aquarius varianten Erik B. zorgt voor de bestelling van de champagne (en voor champagne emmers ?).
10. Golfinitiatie Carl G. contacteert Spiegelven om te vragen of het in principe mogelijk is om gebruik te maken van de kleine 9-holesbaan (par 3) op 13 september, en wat de prijs per speler is. Johan stelt dezelfde vraag aan het bestuur in Lummen. Er zijn op dit ogenblik veel minder inschrijvingen dan vorige jaren, zodat op een later tijdstip zal worden beslist hoe de initiatie buiten Houthalen wordt georganiseerd. Aan Carl G. wordt ook gevraagd om prijs te vragen voor het gebruik van een bus op 13 september. André H. zal hetzelfde doen bij de reisduif. Daarna wordt er toch al een bus vastgelegd. Johan vraagt aan de begeleiders van vorig jaar of zij bereid zijn om ook dit jaar te helpen bij de initiatie.
11. Prijzenpot : Erik B. zal dit opnieuw verzorgen. Hetzelfde te doen als vorig jaar (22.000,00 euro prijzen waarvan slechts voor 800,00 euro gekochte prijzen !!) is quasi onmogelijk, maar hij gaat toch opnieuw proberen. Birdieprijs : ook Erik B. Prijzentafel zondagwedstrijd : ook Erik B.
12. Teegifts Jos H. heeft al meegedeeld dat hij beschikt over gifts van Widmer Johan vraagt aan Lucien Vrancken. Er zullen ook gifts zijn van Bruno Vassari (Luc L). Dominiek vraagt aan Marc Pissens.
13. Hole 19 Er wordt beslist om lotjes van het 21-spel te verkopen. Erik B. zorgt voor de aankoop van de lotjes. Er zijn een beperkt aantal prijzen te winnen per resem lotjes. De hoofdprijs zal een kostuum van scabal zijn. Dit kostuum wordt verloot onder de gelukkigen die een hoofdprijs hebben gewonnen (21). Voor de anderen moet nog een prijs worden verzorgd.
Aan Erik VDV zal worden gevraagd of zijn dochter en haar vriendin (omschrijving van de leden) de verkoop van de lotjes willen verzorgen. Er wordt ook beslist om een WII te plaatsen op hole 19. Er kan dan via WII één hole worden gespeeld aan een nog te bepalen prijs. Afhankelijk van het resultaat (birdie, par, bogey, etc..) krijgt de deelnemer één of meerdere lotjes van het 21-spel. Jan DC vraagt aan Yves DC of hij wil bijstaan.
14. Prijsuitreiking. Werd vorige jaren getoond op de flat screens. Aan Raymond H. zal worden gevraagd of hij de technische kant van deze projectie wil verzorgen, en wat hij daarvoor nodig heeft. Eventueel worden beelden van de prijsuitreiking van vorig jaar (of andere beelden ?) tijdens de dag op de flat screens vertoond.
15. DJ. De meningen over de DJ van vorig jaar zijn verdeeld. Johan vond hem goed. André vraagt prijs aan iemand die hij kent, ook Jan Dc zal prijs vragen.
16. Varia André H. komt als clochard. Jean S. heeft twee helikopters nodig
17. Hole in one. Mercedes is geregeld (André H.). Luc vraagt aan Inveras voor sponsoring van verzekering en spreekt voorwaarden af.
18. Administratie. Jean is ook bereid om te zorgen voor de polsbandjes voor de spelers en ifv van de barbecue.
19. Afspraken clubuitbating. Johan en Luc L. bespreken dit nog met Benito.
20. Laatste organisatie van de golfwedstrijd RC Houthalen. Na beraadslaging beslissen de leden van het comité dat deze organisatie van de golfwedstrijd de laatste zal zijn van Rotary Midden-Limburg.
De organisatie is over de jaren heen steeds in handen geweest van dezelfde mensen, en werd steeds door minder mensen gedragen. De interesse van vele leden in de organisatie van het belangrijkste fundraising event van de club is op zijn minst gering, terwijl de organisatie op zich veel tijd en energie kost, met een jaarlijks beroep van de leden van het comité op dezelfde contacten. De strijders zijn moe. Er is geen bereidheid meer om na dit jaar nogmaals de organisatie op zich te nemen en tijdens het jaar de PR voor de wedstrijd te doen. Daar komt bij dat er een wildgroei is aan wedstrijden van dezelfde aard. De originaliteit is verdwenen, de belangstelling taant (men vist altijd in dezelfde vijver qua sponsoring en deelnemers). Het is een goed moment om er een einde aan te maken en om voor andere events te kiezen (stoppen nu het nog top is). Om al diegenen die in de loop der jaren steeds hebben deelgenomen en hebben gesponsord, wordt er beslist om de aanwezigen na de prijsuitreiking een paar glazen champagne (en eventueel nog iets anders) aan te bieden namens RC Midden-Limburg. Dit is meteen de aanzet tot enthousiasme en binding van de deelnemers aan de toekomstige fundraising events die de club zal organiseren.
Stefaan Lettens
