Communicatieplan project Gaan! Team Communicatie, Tom Schooltink 11 januari 2012, versie 0.1 Inleiding Veranderen kan niet zonder communiceren. Daarom is er voor alle verandertrajecten een plan voor de communicatie. Een goed plan bevat de volgende elementen: •
• • • • • • •
beschrijving organisatie communicatiedoel doelgroepen met elk hun eigen doel boodschap strategie uitgangspunten en risico’s middelen planning
Dit plan van Riwis is hiervan een goed voorbeeld. Saskia ter Kuile, communicatiemanager In voor zorg!
1)
Over het project
1.1 Looptijd project Van 01-01-2011 tot 31-12-2012 1.2
Beoogd resultaat • • • • •
Riwis inhoudelijk en bedrijfsmatig klaarstomen voor overgang van Ambulante begeleiding naar het aanbod collectieve arrangementen bij de diverse gemeentes; een flexibele bedrijfsvoering, waarmee Riwis anticipeert op veranderingen in de samenleving; uitgangspunt is dat deze verandering van werken zijn uitstraling en doorwerking gaat krijgen naar de totale organisatie; creatief kunnen omgaan met de nieuwe uitdagingen die de WMO vraagt; leren effectief te werken , stoppen van verspillingen van geld materiaal, en energie, leren in intern ketenverband te werk en kijken hoe je slimme verbindingen kan maken in je aanbod. *
(*) Om deze manier van werken in te voeren wordt onder andere het LEAN-principe toegepast. Kernbegrippen hierin zijn: cliënt (klant)vraag staat centraal, alles wat je doet moet een toegevoegde Klantwaarde hebben, het werk moet gedaan worden door de professional en er moet de instelling zijn : ‘het kan altijd beter’.
1.3 Projectorganisatie Projectleider van GAAN! is Adrie van Kampen. Hij wordt ondersteund door Kornelis Afman en Ellen Vervoort-Nijsen. Zij zijn gedurende 1 jaar als coach aan het project verbonden en worden betaald door het Programmabureau In voor Zorg. Daarnaast is er een nadrukkelijk rol weggelegd voor de ambulante begeleiders in het primair proces. Bottom-up is het devies van In voor Zorg en dus ook van GAAN! Zie verder het projectplan voor de exacte projectorganisatie.
1.4
Mijlpalen / fasering Fase 1 2 3 4 5 6
2)
wanneer
Inhoud
januari 2012 febr-mrt mrt -juni juni – juli sept – febr 2013 jan – apr
Analysefase per deelproject Conclusie en advies per deelproject Start vier pilotprojecten Vaststellen projectplannen Implementatie Resultaten monitoren
Interne communicatie
2.1 Doelgroepen intern (zij gaan doen) 1) Projectdeelnemers 2) Medewerkers ambulant 3) Overige medewerkers primair proces 4) Medewerkers staf 5) Leden MT en teamleiders 2.2
Doelen per doelgroep
1) Projectdeelnemers Weten Weten wat het project inhoudt en wat er van hen gevraagd wordt, wat hun rol is. Weten wat Lean betekent en hoe ze die visie kunnen gebruiken in hun eigen werk. Motiveren Gaan meedenken en meedoen in het project. Komen met nieuwe oplossingen voor bestaande problemen. Worden ambassadeurs en gaan de rest van de organisatie enthousiasmeren. 2) Medewerkers ambulant Weten Weten wat het project inhoudt en wat er van hun collega’s gevraagd wordt, wat hun rol is. Weten wat Lean betekent en hoe ze die visie kunnen gebruiken in hun eigen werk. Motiveren Raken enthousiast over de aanpak binnen het project en gaan de werkwijze adopteren. 3) Overige medewerkers primair proces Weten Weten wat het project inhoudt en hoe het past in de strategische ontwikkeling van Riwis. Motiveren Raken enthousiast over de aanpak binnen het project en gaan de werkwijze adopteren.
4) Medewerkers staf Weten Kennen de doelstellingen van het project en weten welke bijdrage van ze wordt verlangd. Motiveren Raken enthousiast over het anders kijken naar hun eigen werk, naar de bijdrage die zij kunnen leveren aan het primair proces. Weten wat Lean betekent en hoe ze die visie kunnen gebruiken in hun eigen werk. 5) Leden MT en teamleiders Weten Kennen de principes van Lean en de doelstellingen van het project. Motiveren Zijn dragers van het gedachtegoed om dit vervolgens weer over te brengen op hun teams. Nemen de manier van werken over en passen deze toe op hun eigen werk. 2.3
Kernboodschap
We gaan het anders doen! Waarom? De WMO bestaat al een paar jaar en gaat vanaf 2012 ook gelden voor individuele begeleiding voor mensen met een psychische beperking. De verantwoordelijkheid voor het verdelen van zorggelden gaat naar de gemeente. De gemeente: • • •
gaat ontzorgen en burgers meer in hun eigen verantwoordelijkheid zetten, waarbij ze zo veel mogelijk zelf, eventueel met hulp van mantelzorgers, hun problemen oplossen; heeft de taak zorg en ondersteuning zo efficiënt mogelijk in te kopen, waarbij gestuurd wordt op het resultaat; gaat collectieve voorzieningen en oplossingen boven individuele oplossingen stellen.
Om die uitdagingen het hoofd te kunnen bieden zullen we een efficiëntere en flexibele organisatie moeten worden: • • • • • •
meer in de wijk meer samen met andere organisaties meer gericht op wat het resultaat voor de cliënt met minder regels, meer ruimte voor jou als professional terug naar de eenvoud passend bij de WMO En jullie gaan bepalen hoe! Help ons mee. Laat zien wat beter kan en hoe. Geef mede vormgeving aan Riwis als een organisatie die klaar is voor de WMO!
2.4 Uitgangspunten communicatie intern Onderstaande uitgangpunten hanteren we voor de projectcommunicatie.
• • •
•
2.5
Pull-effect creëren, waardoor andere medewerkers wil toch ook wel graag willen weten wat daar voor iets moois aan de hand is. Dus: creatief in woord en beeld. Deelnemers in de pilots communiceren – in lijn met de doelstellingen van het project - zoveel mogelijk zelf (Yammer), dus zonder filter en vanuit hun eigen beleving. Zij laten weten welke successen en resultaten de projecten opleveren en kunnen iets laten zien van de energie die in de projecten zit. Mijlpalen zoals genoemd onder 1.4 zijn leidend voor de fasering van de communicatie waarvoor team communicatie het initiatief neemt en verantwoordelijk is. Als een fase wordt afgesloten en een nieuwe fase begint, is dat een geschikt moment om hierover te communiceren. Aandachtspunten en risico’s in interne communicatie
Het is belangrijk het project te blijven plaatsen in de grotere context van de organisatieontwikkeling van Riwis. Dus is het ook van belang te blijven benadrukken vanuit welke motieven deze verandering wordt ingezet en wat de beoogde benefits zijn. 2.6
Middelenmatrix
Onderstaande matrix laat zien welke communicatiemiddelen we inzetten om welke doelgroepen te bereiken. Deelnemers project
Medewerkers ambulant
Overige mw-ers primair proces
+ +++ + + + +++ +++ +++ +++
+++ +++ + + + + +++ +++
+ + +++ +++ +++ + +++ +++
Teamoverleg Yammer Grip op Werk MT-overleg Intranet Nieuwsbrief RvB Startbijeenkomst Meetings projectteams Workshops Zeepkistsessies RvB +++ = primaire doelgroep
+ = secundaire doelgroep
Medewerkers stafdiensten
+ + +++ +++ +++ + +++ +++
Leden MT en teamleiders
+++ + +++ + + +++ +++ +++
- = geen doelgroep
3) Externe communicatie Doelgroepen extern (zij gaan ervaren) 1) Ketenpartners 2) Gemeenten 3) Cliënten 4) Wijken en buurten •
Voor de communicatie met externe partijen wordt vooralsnog geen communicatieplan gemaakt. Zij gaan straks vooral ervaren wat de nieuwe manier van werken van Riwis is.
•
In het projectplan marketing & communicatie wordt deze organisatieontwikkeling meegenomen als het gaat over het gewenste merkbeeld van Riwis.
•
Het ligt voor de hand dat binnen de vier pilotprojecten contacten gaan lopen met externe partijen. Deze communicatie valt onder de verantwoordelijkheid van de projectleiders.
