●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
Communicatieplan CO2-prestatieladder 2014-2015
Opdrachtgever Project Datum Referentie
HEVO B.V. CO2 prestatieladder 25 september 2014 1000110-0457.3.0
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
Niets uit deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van HEVO B.V. worden gekopieerd, noch aan derden ter inzage worden gegeven.
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
Hugo de Grootlaan 11
Postbus 70501
T +31 (0)73 6 409 409
[email protected]
KvK Brabant 16029774
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
5223 LB 's-Hertogenbosch
5201 CB 's-Hertogenbosch
F +31 (0)73 6 410 118
ISO 9001-gecertificeerd
BTW 0011.60.461.B01
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
Inhoudsopgave 1.
Inleiding
3
2. 2.1. 2.2.
Doelstelling en doelgroepen Communicatiedoelstelling Doelgroepen
4 4 4
3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10.
Instrumenten Website Intranet Sociale media HEVO digitale nieuwsbrief Nieuwsbrief Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) Nieuwsbericht Redactionele marketing Persoonlijk aanschrijven Bijeenkomsten/vergaderingen Narrowcasting
5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 7
4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4.
Uitvoering Carbon footprint Reductiedoelstellingen en -maatregelen Deelname markt-, sector- of keteninitiatieven Bewustzijn en persoonlijke bijdrage medewerkers
8 8 9 10 11
5. 5.1.
Planning Communicatiematrix 2014 -2015
13 13
1000110-0457.3.0, d.d. 25 september 2014
Pagina 2 van 13
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
1.
Inleiding Dit communicatieplan is opgesteld in het kader van de certificering voor de CO2prestatieladder en het bewustwordingsproces van de CO2-uitstoot bij HEVO B.V. Het document geeft een beschrijving hoe de communicatie over de CO2-prestatieladder (als bedoeld onder 3.C.2. beschreven in het handboek ‘CO2-prestatieladder’ versie 2.2 van 4 april 2014 uitgebracht door SKOA is geregeld binnen HEVO B.V. Zowel intern als extern wordt over de CO2-footprint en de reductiedoelstellingen gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele en gemeenschappelijke bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden opgenomen in de verschillende communicatie-uitingen. In het communicatieplan worden de interne en externe doelgroepen, de wijze van communicatie, de verantwoordelijkheden en de daarbij behorende taken benoemd en uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen aan verantwoordelijken. Daarmee worden de volgende drie basis elementen van een communicatieplan ingevuld: • Waarom-vraag: wat willen we bereiken met deze communicatie? • Wat-vraag: welke boodschap willen we inzetten om onze doelstelling te bereiken? • Wie-vraag: wie of welke doelgroep willen we met onze communicatie bereiken? • Hoe-vraag: hoe en met welke instrumenten gaan we die boodschap brengen? In hoofdstuk 2 worden de doelstelling en doelgroepen benoemd en uitgewerkt. Hoofdstuk 3 beschrijft de verschillende instrumenten die worden gebruikt. Het actieplan van hoofdstuk 4 geeft concrete invulling aan communicatie door HEVO over haar energiebeleid met bijbehorende taken en verantwoordelijkheden.
1000110-0457.3.0, d.d. 25 september 2014
Pagina 3 van 13
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
2. 2.1.
Doelstelling en doelgroepen Communicatiedoelstelling HEVO wil open intern en extern communiceren over haar inspanningen om duurzamer en energiezuiniger te ondernemen. Het communicatiedoel rondom de certificering op de CO2-prestatieladder is het structureel overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van HEVO, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie over het huidige energiegebruik en trends binnen HEVO B.V. Daarnaast heeft het tot doel de CO2-footprint, de maatregelen die HEVO heeft genomen om haar CO2-uitstoot te reduceren en de duurzame sector en/of keten initiatieven waar HEVO aan deelneemt te communiceren. Naast het informerende karakter van vele onderwerpen wil HEVO tevens haar medewerkers stimuleren actief aan duurzaamheid bij te dragen en hiertoe maximale inspanning te leveren.
2.2.
Doelgroepen Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen twee doelgroepen: de interne en de externe doelgroep. Bij het opstellen van het actieplan voor de verschillende communicatieboodschappen zal gekeken worden op welke wijze de betrokken doelgroep benaderd moet en kan worden. Mogelijke communicatie-instrumenten of media worden besproken in hoofdstuk 3. De interne doelgroep bestaat uit alle medewerkers van HEVO. Hier hoeft geen nader onderscheid te worden gemaakt in de boodschap of in hoe deze kunnen worden bereikt. De externe doelgroep bestaat uit: • Opdrachtgevers, deze bevinden zich in de volgende markten: o overheid o onderwijs & sport o zorg & wonen o privaat vastgoed o multifunctionele accommodaties • Procespartners/vendoren (architecten, constructeurs, adviesbureaus, aannemers) • Flexibele ring HEVO (inhuur van veelal ZZP’ers) • Samenwerkingspartners • Branchegenoten en concurrenten • Overheden en overheidsinstellingen (naast de groep opdrachtgevers) • Omwonenden • Media • Potentiële werknemers • TBI holding en TBI bedrijven
1000110-0457.3.0, d.d. 25 september 2014
Pagina 4 van 13
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
HEVO zal met betrekking tot de CO2-prestatieladder actief communiceren met haar belangrijkste (potentiële) opdrachtgevers, belangrijkste procespartners, haar flexibele ring en TBI Holding.
3.
Instrumenten In dit hoofdstuk worden de verschillende instrumenten die HEVO voor communicatie kan inzetten beschreven. Er moet zowel intern als extern gecommuniceerd worden. Niet elk instrument is geschikt voor externe communicatie. In onderstaand schema wordt aangegeven welk instrument voor welke doelgroep is bestemd.
Website Intranet (kennisarchief en hevoscoopberichten Sociale media (twitter, facebook & linkedin) Digitale nieuwsbrief Persbericht Redactionele marketing (artikelen en freepublicity) Persoonlijk aanschrijven Bijeenkomst/vergadering Narrowcasting
3.1.
Intern
Extern
Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Ja Nee Ja Ja Ja Ja
Ja Ja Ja
Ja Nee Ja (bezoekers)
Website De website van HEVO is zowel intern als extern toegankelijk en daarom uitermate geschikt om de missie en visie van HEVO op het onderwerp duurzaamheid uit te dragen. HEVO heeft speciaal voor het onderwerp duurzaamheid (waar ondermeer de CO2-prestatieladder onderdeel van is) een deel van haar website ingericht (onder ‘over HEVO’/over HEVO/CO2prestatieladder). De website is te allen tijde te raadplegen en kan daarom goed dienen als intern en extern communicatiemiddel.
3.2.
Intranet Het intranet van HEVO is alleen intern toegankelijk en daarom alleen geschikt voor interne communicatie. Op het intranet bestaat reeds een sectie van het kennisveld duurzaamheid. Dit betreft zowel kennis over duurzame dienstverlening als communicatie betreffende het energiebeleid. Het betreft hier een archieffunctie. Medewerkers kunnen hier alles over het onderwerp terugvinden. Nieuwsfeiten zullen via Hevoscoop-berichten worden verspreid.
3.3.
Sociale media Wanneer er actueel en relevant nieuws is kan er een tweet geplaatst worden. Met dit instrument kan HEVO een beperkte (interne en externe) doelgroep bereiken, afhankelijk van het aantal volgers. Dit instrument zal dan ook altijd in combinatie met een ander communicatiemiddel ingezet worden.
1000110-0457.3.0, d.d. 25 september 2014
Pagina 5 van 13
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
3.4.
HEVO digitale nieuwsbrief HEVO publiceert twee maal per jaar haar digitale nieuwsbrief. Deze wordt zowel naar de belangrijkste relaties (zijnde de belangrijkste opdrachtgevers en procespartners) als naar medewerkers verzonden en kan daarom zowel voor externe als interne communicatie gebruikt worden.
3.5.
Nieuwsbrief Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) HEVO publiceert twee maal per jaar intern een nieuwsbrief over ontwikkelingen in het Kwaliteitsmanagementsysteem. Hier kan informatie over energiebeleid, CO2-uitstoot, doelstellingen t.a.v. CO2-reductie, voortgang en trends aan toegevoegd worden. Dit instrument kan alleen voor interne communicatie gebruikt worden.
3.6.
Nieuwsbericht Wanneer er actueel en relevant nieuws is kan er een nieuwsbericht uitgebracht worden. Met dit instrument kan HEVO zowel de interne als de externe doelgroepen bereiken.
3.7.
Redactionele marketing HEVO heeft een actief redactioneel marketingbeleid bedoeld om onze inzichten en visies met de markt te delen. De CO2-prestatieladder kan als onderwerp meegenomen worden om free publicity te genereren.
3.8.
Persoonlijk aanschrijven HEVO kan ook communiceren met medewerkers en relaties door middel van persoonlijk aanschrijven. Met dit instrument kan HEVO zowel de interne als de externe doelgroepen bereiken. Door het aanschrijven van specifieke en individuele personen kan de grootste zekerheid verkregen worden dat de doelgroep bereikt wordt.
3.9.
Bijeenkomsten/vergaderingen Binnen HEVO worden regelmatig overleggen en vergaderingen met medewerkers gehouden. Zo zijn er ondermeer: • Directieoverleg • Managementteam (MT) overleg • Sector- of afdelingsoverleg (4 maal per jaar) • Marktdomeinoverleg (maandelijks) • HEVO-vergadering (4 maal per jaar) Daarnaast worden voor geïnteresseerden lunchbijeenkomsten over specifieke onderwerpen georganiseerd. In het directieoverleg en het MT-overleg worden besluiten genomen over CO2-reductie en deelname aan initiatieven en wordt de voortgang van het bewustwordingsproces en de doelstellingen betreffende CO2-reductie besproken.
1000110-0457.3.0, d.d. 25 september 2014
Pagina 6 van 13
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
3.10.
Narrowcasting Via grote schermen kunnen medewerkers dagelijks nieuws volgen. Deze schermen hangen bij de pantry’s en op andere ‘zichtbare’ plekken in het pand. Daar waar bezoekers komen, kunnen zij ook onze nieuwsflitsen over de CO2-prestatieladder volgen.
1000110-0457.3.0, d.d. 25 september 2014
Pagina 7 van 13
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
4.
Uitvoering In dit hoofdstuk is beschreven op welke wijze HEVO haar boodschappen wil gaan communiceren. Per boodschap is beschreven: • Boodschap • Doelgroep • Instrument / media • Activiteitenplanning • Taken en verantwoordelijkheden
4.1.
Carbon footprint De carbon footprint beschrijft de figuurlijke voetafdruk van HEVO tijdens haar bedrijfsproces, uitgedrukt in aantal ton CO2-emissie. HEVO wil haar scope 1 en 2 CO2-emissies halfjaarlijks rapporteren en communiceren. Boodschap HEVO wil de volgende boodschap communiceren: • • • • •
Emissie onderzoeksjaar scope 1 en 2 Totale emissie onderzoeksjaar 4 belangrijkste emissie indicatoren onderzoeksjaar Verdeling: waar wordt de emissie veroorzaakt Verdeling: hoe wordt de emissie veroorzaakt
Doelgroep De carbon footprint zal zowel intern als extern gerapporteerd gaan worden. Er zal in de boodschap geen onderscheid gemaakt worden tussen de interne en de externe doelgroep. De externe communicatie zal iets compacter zijn dan de interne communicatie. Instrument / media Communicatie over de carbon footprint zal voornamelijk via de volgende instrumenten gebeuren: • Website incl. sociale media • Intranet • MT-overleg • HEVO vergadering Activiteitenplanning 2014 -2015 De volgende activiteiten zullen doorlopen worden: • Analyse Carbon footprint verwoorden in document • Publicatie
1000110-0457.3.0, d.d. 25 september 2014
Pagina 8 van 13
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
Okt Website Intranet Bijeenkomst/vergadering Digitale nieuwsbrief
Nov
Dec
Jan
Feb
x x
Mrt
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
x x x x
Taken en verantwoordelijkheden Duurzaamheidcoördinator: aanleveren inhoud; Communicatieadviseur: publicatie.
4.2.
Reductiedoelstellingen en -maatregelen HEVO wil haar energiegebruik reduceren en stelt daar periodiek reductiedoelstellingen voor vast. Om het energieverbruik te reduceren gaat HEVO maatregelen nemen. De reductiedoelstelling en de bijbehorende maatregelen moeten intern en extern gecommuniceerd worden. Boodschap HEVO wil de volgende boodschap communiceren: • De doelstelling die HEVO zichzelf gesteld heeft ten aanzien van energiereductie voor een vastgestelde periode en • De wijze waarop zij deze reductiedoelen wil behalen: reductiemaatregelen. Doelgroep De reductiedoelstellingen en maatregelen zullen zowel intern als extern gecommuniceerd gaan worden. Instrument / media Communicatie over de reductiedoelstellingen zal voornamelijk via de volgende instrumenten gebeuren: • Website incl. sociale media • Intranet • HEVO-vergadering Activiteitenplanning 2014-2015 De energiereductie-doelstellingen worden opgesteld voor een vooraf vastgestelde periode. Aan het einde van deze periode of indien hiertoe aanleiding is zullen de reductiedoelstellingen bijgesteld worden. De volgende activiteiten zullen doorlopen worden. • Opstellen reductiedoelstellingen • Opstellen maatregelen met implementatieplan • Opstellen communicatie medewerkers • Opstellen communicatie extern • Goedkeuring door directie • Publicatie
1000110-0457.3.0, d.d. 25 september 2014
Pagina 9 van 13
Sep
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
Er zal minimaal 2 maal per jaar gecommuniceerd worden over de reductiedoelstellingen en maatregelen. Okt Website Intranet Bijeenkomst/vergadering Narrowcasting
Nov
Dec
Jan
Feb
Mrt
x x x
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
x x x x
Taken en verantwoordelijkheden Duurzaamheidcoördinator: aanleveren inhoud; Communicatieadviseur: publicatie
4.3.
Deelname markt-, sector- of keteninitiatieven HEVO gaat deelnemen aan markt-, sector- of keteninitiatieven gericht op de reductie van de CO2-emissie en wil deelname aan deze initiatieven gaan communiceren. Boodschap HEVO wil de volgende boodschap communiceren: • Aan welke initiatieven HEVO deelneemt. • Welke bijdrage HEVO levert. Doelgroep De deelname aan markt-, sector- of keteninitiatieven zal zowel intern als extern gecommuniceerd gaan worden. Instrument / media Communicatie over de deelname aan markt-, sector- of keteninitiatieven zal voornamelijk via de volgende instrumenten gebeuren: • Website incl. sociale media • Intranet • Digitale nieuwsbrief • Bijeenkomsten/vergaderingen Activiteitenplanning 2014-2015 De volgende activiteiten zullen doorlopen worden. • Vaststellen rol HEVO bij initiatief • Vaststellen bijdrage HEVO bij initiatief • Publicatie deelname
1000110-0457.3.0, d.d. 25 september 2014
Pagina 10 van 13
Sep
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
Okt Website Intranet Twitter Bijeenkomst/vergadering Narrowcasting
Nov
Dec
x x x x
Jan
Feb
Mrt
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
x
x x
Taken en verantwoordelijkheden Duurzaamheidcoördinator: aanleveren inhoud; Communicatieadviseur: publicatie
4.4.
Bewustzijn en persoonlijke bijdrage medewerkers HEVO streeft naar het actief betrekken van haar medewerkers bij het energievraagstuk. Door effectieve en gerichte communicatie naar haar medewerkers wil HEVO bewustzijn creëren en haar medewerkers stimuleren om te participeren in het reduceren van de energiebehoefte. Boodschap HEVO wil de volgende boodschap communiceren: • HEVO wil haar medewerkers stimuleren bewust en efficiënt om te gaan met energie en het milieu. • HEVO wil haar medewerkers stimuleren om met ideeën en voorstellen te komen om het energieverbruik verder te reduceren. Het kan hier zowel gaan om kansen voor persoonlijke bijdrage als optimalisaties binnen het bedrijf. Doelgroep Het betreft hier interne communicatie. Instrument / media Communicatie over de kans voor persoonlijke bijdrage van medewerkers zal voornamelijk via de volgende instrumenten gebeuren: • Intranet (o.a. hevoscoopberichten en CO2-ideeënbus) • KMS Nieuwsbrief • Vergaderingen/bijeenkomsten: o Directieoverleg o MT-overleg o Sector- of afdelingsoverleg o Marktdomeinoverleg o HEVO-vergadering Activiteitenplanning 2014-2015 De volgende activiteiten zullen doorlopen worden. • Bijeenkomsten/ HEVO-vergadering • Opstellen document met individuele bijdrage aan reducties
1000110-0457.3.0, d.d. 25 september 2014
Pagina 11 van 13
Sep
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
Okt Intranet Bijeenkomst/vergadering Narrowcasting
X X
Nov
Dec
Jan
Feb
Mrt
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
X X X
Taken en verantwoordelijkheden Duurzaamheidcoördinator: aanleveren inhoud; Communicatieadviseur: publicatie
1000110-0457.3.0, d.d. 25 september 2014
Pagina 12 van 13
Sep
●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●
www.hevo.nl
5.
Planning
5.1.
Communicatiematrix 2014 -2015 Okt
Website Intranet Twitter Digitale nieuwsbrief Bijeenkomst/vergadering Narrowcasting
x x x
x
Nov
Dec
Jan
Feb
Mrt
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
x x x x x x
HEVO B.V.
G. Ploeg
1000110-0457.3.0, d.d. 25 september 2014
Pagina 13 van 13
Sep
