Communicatieplan. CO2-prestatieladder.
Communicatieplan m.b.t. CO2 prestatieladder 2015 - 2016 Alphabet Nederland B.V.
Creatie datum
: 12 februari 2015
Laatst gewijzigd
: 12 februari 2015
Stuknummer
: 20150212.00
Documentenbeheer Wijzigingshistorie
Datum
Auteur
17-09-2010 24-11-2010 01-12-2010
Jolanda Cretier Jolanda Cretier Jolanda Cretier
16-12-2010
Jolanda Cretier
24-11-2011
Jolanda Cretier
16-02-2012
Jolanda Cretier
20-04-2012
Jolanda Cretier
21-03-2013 17-05-2013 23-05-2013 03-01-2014 15-02-2015
Jolanda Cretier Jolanda Cretier Jolanda Cretier Jolanda Cretier Jolanda Cretier
Versie Wijzigingen 0.1 0.2 1.0 Diverse aanpassingen n.a.v. overleg met KEMA 2.0 Diverse aanpassingen n.a.v. overleg met KEMA 3.0 Naamswijziging doorgevoerd i.v.m. overname 4.0 Aanpassing doorgevoerd i.v.m. externe publicatie 5.0 Aanpassing doorgevoerd i.v.m. aanpassing interne communicatie 6.0 Herschreven voor 2013 - 2014 7.0 Eigen review document 8.0 Aanpassingen na review S. Corsèl 9.0 Jaarlijkse review document 10.0 Jaarlijkse review document
Reviews Naam 1
Functie Simon Corsèl
Communication Officer
Distributie (h = hardcopy/d= softcopy distribution via dedicated shared directory/ s=softcopy distribution via private mail/softcopy via Intranet/BWise/Internet)
Kopie Nr.
Naam
Distributie
1 2 3 4
Directie Interne Auditoren Afdeling BPM Alphabet Nederland B.V.
S S S S
Communicatieplan 2015 – 2016 (versie 10.0)
2
Inhoudsopgave 1. INLEIDING ................................................................................................................................. 4 2. COMMUNICATIEPLAN ........................................................................................................... 4 2.1.
Belang van communicatie ............................................................................................................................ 4
2.2.
Verantwoordelijke personen ........................................................................................................................ 4
2.3.
Middelen ............................................................................................................................................................. 4
2.4. Interne communicatie ................................................................................................................................... 5 2.4.1. Interne doelgroepen .................................................................................................................................. 5 2.4.2. Interne communicatiedoelstellingen ................................................................................................... 5 2.5. Externe communicatie ................................................................................................................................... 6 2.5.1. Externe doelgroepen (stakeholders) ......................................................................................................... 6 2.5.2. Externe communicatie doelstellingen ...................................................................................................... 6 2.6.
Communicatie activiteiten ........................................................................................................................... 7
Communicatieplan 2015 – 2016 (versie 10.0)
3
1.
Inleiding
Alphabet Nederland B.V. (lees: Alphabet) spant zich in om verantwoord te ondernemen en milieu is hier een fundamenteel onderdeel van. De richtlijnen die wij hiervoor o.a. gebruiken zijn ISO 14001:2004 en de CO2 Prestatieladder. Om hierover een juiste en eenduidige communicatie over te voeren is dit plan opgesteld. Het geeft handvatten om de interne en externe communicatie met betrekking tot ons milieubeleid en ons CO2 – reductiebeleid vorm te geven en uit te dragen.
2.
Communicatieplan
2.1.
Belang van communicatie
Het voeren van een helder en eenduidig communicatiebeleid is van belang bij het verkrijgen van naamsbekendheid en een positief imago voor Alphabet. Een hoge naamsbekendheid en een positief imago dragen vervolgens op een positieve wijze bij aan het behouden en genereren van omzet en marktaandeel. Communicatie is voor het bereiken van de doelstellingen, welke jaarlijks worden bepaald, van groot belang. Immers door een goede en gestructureerde communicatie worden zowel intern als extern de betrokken partijen getriggerd om zich in te zetten voor een beter milieu. Een beter milieu begint tenslotte bij jezelf en samen bereik je meer. Er zijn twee soorten communicatie die in dit plan worden gebruikt, te weten de structurele en de ad hoc. In dit plan worden beide soorten communicatie uitgewerkt en toegelicht.
2.2.
Verantwoordelijke personen
De communicatie over de CO2 aspecten in de bedrijfsvoering van Alphabet wordt aangestuurd door de persoon aangesteld als Communication Officer (Corporate and PR). Deze persoon bewaakt het proces en draagt zorg ervoor dat er gestructureerd en consistent gecommuniceerd wordt binnen en buiten het bedrijf. Aanspreekpunt voor informatie over en degene die broninformatie aanlevert aan degene die de communicatie aanstuurt over de CO2 aspecten van de bedrijfsvoering is de Quality Consultant. Deze persoon is degene die nieuwe versies van de Carbon Footprint opstelt en het milieu- en energie-aspectenregister bijhoudt en tevens het kwaliteitsmanagement hier omheen bewaakt. Een speciale rol is er voor de Online Marketeer. Deze medewerker heeft de taak om te zorgen dat alle officiële stukken met betrekking tot de CO2 prestatieladder op de website te vinden zijn. Deze persoon overlegt zowel met degene die de communicatie aanstuurt als degene die aanspreekpunt is voor de CO2 aspecten van de bedrijfsvoering.
2.3.
Middelen
Met het inzetten van een geïntegreerde mix van communicatiemiddelen (BWise, Intranet, Internet, kwartaalbijeenkomsten, werkoverleg en e-mail) en activiteiten is het mogelijk om dit communicatieplan te realiseren.
Communicatieplan 2015 – 2016 (versie 10.0)
4
2.4.
Interne communicatie
2.4.1.
Interne doelgroepen
De interne doelgroepen zijn in principe alle medewerkers van Alphabet (Directie, Management, Teamleaders, Stationmanagers (AlphaRent en Alphabet Occasions) en medewerkers). Bij de structurele communicatie moeten alle medewerkers geïnformeerd worden. Voor wat betreft de communicatie wordt de doelgroep door de leidinggevenden geïnformeerd. De leidinggevenden dienen er dan voor te zorgen dat, indien nodig, de eigen medewerkers worden geïnformeerd.
2.4.2.
Interne communicatiedoelstellingen
Het doel van de interne communicatie is om de medewerkers bewust en betrokken te houden bij ISO 14001:2004 en de CO2 prestatieladder, met andere woorden om awareness te creëren. Alleen samen kunnen we de milieudoelstellingen behalen en mede daarom is het belangrijk om de medewerkers goed te informeren. Het streven is om zowel top-down als bottom-up implementatie van ISO14001:2004 en de CO2 prestatieladder te bewerkstelligen. De volgende concrete communicatiemiddelen en doelen zijn vastgelegd: Doelstelling
Middel
Invulling
Frequentie
Medewerkers zijn en worden geïnformeerd over ISO 14001:2004 en de CO2 prestatieladder en de daaraan gekoppelde doelstellingen.
Intranet
Bekendmaking (nieuw) en bewustwording beleid en doelstellingen.
Jaarlijks en indien nodig.
Gezamenlijk beleid voor het nieuwe jaar bespreken of doelstellingen aanpassen. Input medewerkers is hierbij van groot belang.
Ad hoc.
Medewerkers worden betrokken bij het opstellen van de milieu gerelateerde doelstellingen.
Bijeenkomsten / events Teamoverleg Individuele gesprekken Mail Intranet Mail Teamoverleg Individuele gesprekken
Communicatieplan 2015 – 2016 (versie 10.0)
5
2.5.
Externe communicatie
Tenminste 1x per jaar wordt het milieubeleid, via de website (www.alphabet.com/nl) gecommuniceerd. Tevens wordt deze en alle andere informatie die betrekking heeft op de CO2 prestatieladder en aan de hand waarvan het certificaat is afgegeven bijgehouden op de website onder de zoekterm ‘MVO’ zoals beschreven in het handboek CO2 Prestatieladder, versie 2.2. De volgende zaken worden daar ook in meegenomen: de kwalitatieve en kwantitatieve reductiedoelstellingen ten opzichte van de bedrijfsvoering van Alphabet Nederland B.V. (scope 1 & 2 volgens de definitie van Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen zoals beschreven in het handboek CO2 Prestatieladder, versie 2.2. en de Carbon Footprint).
2.5.1.
Externe doelgroepen (stakeholders)
De doelgroepen waar Alphabet mee samenwerkt om mogelijke CO2 reductie te realiseren zijn: - Aandeelhouder (BMW Group / Alphabet International); - Afnemers (klanten - berijders); - Importeurs/dealers; - Schade herstelbedrijven; - Toeleveranciers; - Installateurs; - Leden van de VNA; - Belangenorganisaties (b.v. Stichting Natuur & Milieu); - Bedrijven op het industriepark waar Alphabet gevestigd is; - Bedrijven binnen de gemeente Breda die relevante initiatieven ontwikkelen (b.v. Bredaas Energie Initiatief).
2.5.2.
Externe communicatie doelstellingen
De doelstelling is om breed uit te dragen dat Alphabet zich wil inzetten voor een beter milieu en dat dit, wanneer dit met zoveel mogelijk partijen (klanten/berijders/stakeholders) wordt gedaan, een significante CO2 reductie zal opleveren. In de bijlage is een overzicht van de communicatieactiviteiten te vinden.
Communicatieplan 2015 – 2016 (versie 10.0)
6
2.6.
Communicatie activiteiten
Wijze van communicatie
Doelstelling/taak
Doelgroep
Frequentie
Verantwoordelijke
Website:
Communiceren over Milieuaspecten en Carbon Footprint
Extern
Jaarlijks
Afdeling Corporate Communication and PR
Verzamelsite voor documentatie over de CO2 Prestatieladder (dus alle in deze tabel genoemde communicatie), zie ook 2.3. Externe communicatie.
Extern
Jaarlijks
Afdeling Corporate Communication and PR (Communication Officer) in overleg met afdeling Marketing and Communications (Online Marketeer) en ondersteunt door afdeling BPM (Quality Consultant).
Kwartaalbijeenkomsten intern en schriftelijke informatie (bijeenkomst, mailing of email aan alle medewerkers)
Voortgang van doelstellingen ISO14001:2004 en CO2 prestatieladder
Intern
Intranet/BWise - Documenten – Alphabet Benelux – Milieu en Energie documenten
Communiceren over milieubeleid en alle daaraan gekoppelde zaken en CO2 prestatieladder
Intern
https://www.alphabet.com/nl-nl
Website: https://www.alphabet.com/nlnl/co2-prestatieladder MVO
Ad hoc wanneer er wijzingen optreden in officiële documenten en/of elders persberichten gepubliceerd worden
Kwartaal Ad hoc wanneer er significante zaken zijn die vermeld moeten worden Ad hoc Jaarlijkse update
Afdeling Corportate Communication and PR i.o.m. Directie
Afdeling BPM (Quality Consultant)
AlphaTimes
Medewerkers informeren over initiatieven, ontwikkelingen van Alphabet o.g.v. o.a. duurzaamheid en milieu
Intern
4x jaar
Afdeling Corporate Communication & PR
Persoonlijke verkoop en publicatie resultaat
Invulling geven aan Gold Fleet Status Cleaner Car Contracts (Stichting Natuur & Milieu) teneinde CO2 uitstoot te verlagen
Extern
Continue
Afdeling Marketing and Communications
Persberichtgeving
Communiceren over innovaties van Alphabet o.g.v. milieu en duurzaamheid
Extern
Ad hoc
Afdeling Corporate Communication & PR
Personeelsevent De D van Duurzaamheid
Medewerkers bekend en bewust maken met duurzaamheid in de brede zin van het woord (People Planet Profit)
Intern
1x per jaar of 1x per twee jaar
Afdeling Facility Services in overleg met Directie
Communicatieplan 2015 – 2016 (versie 10.0)
8
