Griffie
Commissie Zorg, Welzijn en Cultuur Datum commissievergadering
: 26 februari 2010
DIS-stuknummer
: : : : : :
Behandelend ambtenaar Directie/bureau Nummer commissiestuk Datum Bijlagen
1638148 J.J. Schneider Sociale en Culturele Ontwikkeling/SCOPE ZWC-0810 27 januari 2010 -
Onderwerp:
Voortgang verbouwing Noordbrabants Museum Voorstel van GS aan PS:
X
Ter bespreking in het kader van uw
vertegenwoordigende rol kaderstellende rol X controlerende rol
Europa paragraaf
Nee _____________________________________________________________________________________ Opmerkingen van het Presidium/Griffie:
Griffier van Provinciale Staten, namens deze,
ing. J.W.H.M. Dankers
1/5
Notitie ten behoeve van: Commissie Zorg, Welzijn en Cultuur Inleiding
De provincie Noord-Brabant ontwikkelt samen met de gemeente ’s-Hertogenbosch een nieuw Museumkwartier in ’sHertogenbosch. Het Museumkwartier wordt een nieuw deel van de binnenstad van ’s-Hertogenbosch, een plek waar kunst en cultuur samenkomen in een mooie omgeving. Hiervoor wordt gebouwd rondom het Noordbrabants Museum en dat kan in de omgeving overlast veroorzaken. Concreet gaat het om de volgende werkzaamheden: 1) de nieuwbouw van het Stedelijk Museum ’s-Hertogenbosch, in opdracht van de gemeente, en 2) de verbouwing en uitbreiding van het Noordbrabants Museum, de restauratie van het zogenaamde Paleis, de restauratie en herbestemming van het Waterstraatcomplex met voormalige Statenzaal en een centrale verbindingsgang in opdracht van de provincie NoordBrabant. Het eindresultaat is een waardevolle toevoeging voor de regio: een veelzijdig aanbod van kunst en cultuur met nieuwe kansen voor ondernemers. In december 2007 is het definitief ontwerp voor het Noordbrabants Museum door Provinciale Staten goedgekeurd, inclusief de bijbehorende begroting van €25,12 mln. exclusief BTW. Op 20 maart 2009 hebben Provinciale Staten ingestemd met het voorstel het plan uit te breiden met een sprinklerinstallatie (€1,45 mln.). Het totale bouwbudget komt daarmee op €26,57 mln. Op 10 juli 2009 hebben Provinciale Staten vervolgens nog een extra investeringskrediet vastgesteld van €2,43 mln. ten behoeve van de post onvoorzien. Uitgangspunt bij deze budgetten was de uiterlijke start van de bouwwerkzaamheden op 1 december 2009. Volgens afspraak wordt uw Commissie bij de reguliere verantwoordingsmomenten en de jaarrekening geïnformeerd over de stand van zaken betreffende budget en planning. Aanvullend daarop is met uw Commissie afgesproken dat u ieder half jaar wordt geïnformeerd over de voortgang van de verbouwing van het Noordbrabants Museum, waarbij het ritme van de voortgangsrapportages aan GS wordt gevolgd. Over de juridische en politieke actualiteiten, die elkaar de laatste maanden van 2009 in hoog tempo opvolgden, en de gevolgen ervan voor de planning is uw Commissie op 6 en 27 november reeds uitgebreid geïnformeerd. Hiervan heeft u op 3 december jl. ook een schriftelijke bevestiging per e-mail via de griffie ontvangen. In dit voortgangsbericht zal slechts beknopt op de juridische en politieke actualiteiten van de afgelopen maanden in worden gegaan, veel meer wordt beschreven hoe de sturing op het project is geborgd en de risico’s ten aanzien van de voortgang worden gemanaged. Stand van zaken januari 2010
Gedurende de looptijd van het project, en in het bijzonder het afgelopen jaar, hebben uw Commissie en Provinciale Staten verschillende malen hun zorgen uitgesproken over de voortgang van het proces in relatie tot de uiteindelijke kosten van het project. Er is nadrukkelijk gevraagd strak te sturen op planning en begroting. Verschillende omstandigheden hebben ertoe geleid dat de planning om op 1 december 2009 te starten met de bouwwerkzaamheden niet is gehaald. De belangrijkste is die van de procedures rond de kap- en bouwvergunningen en de ‘hobbels’ in de samenwerking met de gemeente ten aanzien van het moment van tenuitvoerlegging van de beschikbare vergunningen. De uitspraak in de beroepsprocedure bij de rechtbank in ’s-Hertogenbosch op 17 november 2009 heeft ertoe geleid dat de gemeente een aanvullende en herstellende procedure ten aanzien van de ruimtelijke onderbouwing bij de bouwvergunning moet doorlopen. Hierin zijn inmiddels belangrijke stappen gezet.
2/5
De aanvullende en herstellende ruimtelijke onderbouwing is op 20 december jl. door de gemeente bekend gemaakt in de Bossche Omroep, waarna de inzagetermijn is begonnen. Begin mei 2010 zal de aanvullende en herstellende procedure rond zijn. Voor het overige zijn in de beroepsprocedure de bouw- en kapvergunningen in stand gebleven. Bezwaarmakers hebben daarop in december 2009 tot twee maal toe een verzoek om voorlopige voorziening tegen de tenuitvoerlegging van de kapvergunningen bij de Raad van State gevraagd. Dit is ook tot twee maal toe afgewezen. Op 17 december is daarom gestart met het kappen van bomen in de museumtuin ten behoeve van het archeologisch onderzoek. Het verplaatsen van 9 bomen moest, als gevolg van de vorst in de grond, worden uitgesteld naar 21 januari jl. Inmiddels is gestart met het archeologisch onderzoek en liggen de werkzaamheden op schema conform de gewijzigde planning die in november jl. aan uw Commissie is voorgelegd. Hieronder wordt de voortgang van de verbouwing van het Noordbrabants Museum uitgewerkt langs drie lijnen: de planning, de financiën en de risico’s. Voortgang ten aanzien van de planning
Op hoofdlijnen is de planning als volgt: de start van de bouwwerkzaamheden is gepland uiterlijk 1 juli 2010, de oplevering van het verbouwde museum is gepland medio 2012 en de ingebruikname eind 2012. Tot 1 juli worden alle voorbereidingen getroffen die nodig zijn om op die datum daadwerkelijk te kunnen starten met werkzaamheden. De restauratie- en onderhoudswerkzaamheden in het Waterstraatcomplex worden uiterlijk 1 maart 2010 aangevangen. Dat is nodig om in dit complex vanaf 2011 het Provinciaal Depot Bodemvondsten, Erfgoed Brabant en het kantoor van het Noordbrabants Museum te vestigen, zodat met de restauratie van het Paleis kan worden begonnen. NB. Zolang de bouw- en kapvergunningen nog niet onherroepelijk zijn, en de Raad van State nog uitspraak moet doen in de bodemzaak, kunnen bezwaarmakers een voorlopige voorziening aanvragen tegen de tenuitvoerlegging van werkzaamheden. Indien werkzaamheden geschorst worden, kan dat leiden tot vertraging. De kans hierop wordt vooralsnog als beperkt ingeschat, mede gelet op de uitspraken van de Raad van State in december jl. en de termijn waarbinnen de Raad van State in december uitspraak in de toen aangevraagde voorlopige voorziening heeft gedaan. Zoals eerder genoemd heeft de gemeente naar aanleiding van de uitspraak van de rechtbank van 17 november jl. een deel van de procedure ten aanzien van de bouwvergunning moeten herstellen. Deze zal begin mei 2010 zijn afgerond. Bezwaarmakers kunnen naar aanleiding van deze procedure hoger beroep aantekenen bij de Raad van State en een voorlopige voorziening aanvragen. De kans dat dit tot grote vertragingen leidt wordt ook op dit punt vooralsnog als beperkt ingeschat. Omdat vertragingen als gevolg van juridische procedures ook in dit stadium niet kunnen worden uitgesloten, vindt regelmatig overleg met onze juristen en die van de gemeente plaats over de geplande werkzaamheden in relatie tot de vergunningen. Uitgangspunt is zoveel mogelijk uitvoering te geven aan de kap- en bouwvergunningen binnen de juridische mogelijkheden die we hebben. Daarnaast is een zorgvuldige en tijdige berichtgeving aan bezwaarmakers en andere belanghebbenden en omwonenden onontbeerlijk, hetgeen dan ook steeds in het proces wordt meegenomen.
3/5
Voortgang ten aanzien van de financiën
De indexering van de loon- en prijsstijging tot 1 december 2009 en de bouwkosten pakken lager uit dan begroot, hetgeen op dit moment een gunstig effect heeft op het beschikbare budget. Daar staat tegenover dat de directie- en adviseurskosten hoger zullen uitvallen dan begroot, als gevolg van de ontstane vertraging en het intensieve extra werk ten behoeve van de juridische procedures (met als gevolg extra inzet van juristen). Per saldo vallen de uitgaven en aangegane verplichtingen in het project op dit moment binnen het door Provinciale Staten vastgestelde budget van €26,57 mln. (dus exclusief de post onvoorzien, deze middelen zijn nog niet aangesproken). Iedere vertraging vanaf 1 december 2009 tot aan de start van de bouw leidt tot een indexering van de loon- en materiaalkosten (PS-besluit 10 juli 2009). In juli 2009 werden deze vertragingskosten geschat op ongeveer €75.000 per maand. Dit bedrag zal als gevolg van een lichte daling van de landelijke BDB-index in de praktijk wat lager uit gaan vallen. Let wel, deze kosten worden nu nog niet tot besteding gebracht, het betreft een weergave van de te verwachten extra kosten voor aannemers gedurende de bouw van het project als gevolg van het feit dat later wordt gestart met de bouw. Immers, in de tijd die we later zijn gestart heeft een ontwikkeling plaatsgevonden in de loon- en materiaalkosten ten opzichte van de eerdere berekening in de offertes. Er zijn maatregelen getroffen om het financieel beheer van het project nog beter te kunnen monitoren. Standaard bestaat het financieel beheer uit 1) een budgetbewakingssysteem dat dagelijks wordt bijgewerkt door de financieel projectmedewerker en 2) de kwartaalrapportages die worden beoordeeld door de Financiële Begeleidingsgroep bestaande uit een externe controller van PricewaterhouseCoopers, een controller van de directie Middelen en de controller van de directie SCO. Er wordt op korte termijn een slag geslagen om het budgetbewakingssysteem van het project beter te laten aansluiten bij het SAP-verantwoordingssysteem van de provincie. Bovendien is ten behoeve van de financiële controle een maandelijkse toets door de controller van de directie Middelen ingevoerd. Voortgang ten aanzien van de risico’s
Bij het aantreden van de Financiële Begeleidingsgroep in 2008 is een risicoanalyse uitgevoerd. Daarbij zijn verschillende risico’s gesignaleerd die in meer op mindere mate een impact kunnen hebben op de voortgang en de kosten van het project. Grofweg zijn de risico’s te groeperen als: · procesrisico’s (zoals het verloop van juridische procedures, de kwaliteit van de communicatie naar omwonenden en belanghebbenden); · risico’s die volgen uit de samenwerking met de gemeente (zoals uiteenlopende politiekbestuurlijke prioriteiten en het synergievraagstuk tussen het Noordbrabants Museum en het Stedelijk Museum ’s-Hertogenbosch); · risico’s ten aanzien van het Programma van Eisen (zoals het voordoen van nieuwe ontwikkelingen of voortschrijdend inzicht, spanning tussen budget en kwaliteit); · risico’s ten aanzien van de projectorganisatie (zoals het wegvallen van de projectmanager, een gebrek aan kwaliteit van de projectorganisatie of –adviseurs). Op de geïdentificeerde risico’s wordt, binnen de juridische mogelijkheden, maximaal gestuurd. Zoals bevestigd in de afspraken met Provinciale Staten op10 juli 2009 vindt er in ieder geval iedere twee weken een overleg plaats tussen de projectmanager en de directeur SCO en minimaal maandelijks tussen de directeur SCO en de portefeuillehouder Cultuur. In de praktijk is het overleg in de afgelopen 6 maanden veel intensiever gebleken als gevolg van het verloop van de juridische procedures en de kwaliteit van de samenwerking met de gemeente. Hierdoor waren de portefeuillehouder Cultuur en de directeur SCO steeds geïnformeerd over de meest actuele ontwikkelingen waardoor bijvoorbeeld op het juiste moment op het juiste niveau druk kon worden uitgeoefend richting de gemeente.
4/5
Dat heeft onder meer geleid tot een gezamenlijke proactieve opstelling (binnen de wettelijke mogelijkheden) in de juridische procedures, wat er vooralsnog voor zorgt dat de uitloop in de planning beperkt blijft. En dat is precies de koers die de komende periode ook gevolgd gaat worden, zie ook de hierboven beschreven voorbereiding op een eventueel hoger beroep bij de Raad van State naar aanleiding van de herstelprocedure ten aanzien van de bouwvergunning. Naarmate de tijd verstrijkt en juridische procedures vorderen, verminderen de risico’s die impact hebben op de planning, vallen er risico’s af en komen er nieuwe risico’s bij. Lopende juridische procedures blijven vanzelfsprekend een aandachtspunt. Zie ook de opmerkingen die gemaakt zijn ten aanzien van de planning. De samenwerking met de gemeente verloopt op dit moment goed. De nieuwe samenwerkingsovereenkomst met de gemeente is nagenoeg rond en wordt op 9 februari 2010 ondertekend door de projectdirecteuren/ambtelijk opdrachtgevers aan de zijde van de provincie en de gemeente (is in geval van de provincie de directeur SCO). Deze samenwerkingsovereenkomst is toegespitst op de fase van bouwvoorbereiding en –uitvoering. Alertheid ten aanzien van de samenwerking blijft geboden zeker met het oog op de aanstaande verkiezingen. Verschillende fracties in de gemeenteraad staan kritisch tegenover de plannen rond het Museumkwartier. Tijdens de laatste bijeenkomst van de Financiële Begeleidingsgroep zijn aandachtspunten genoemd in de context van de verbouwing van het Museum die een relatie hebben met het project, maar niet behoren tot het bouwproject als zodanig. Voorbeelden zijn de exploitatie van het museum en de parkeergarage na oplevering, de inrichting van het museum, de huurders van ruimten in het museum en het Waterstraatcomplex. Bekeken wordt in hoeverre deze een plek moeten krijgen in de risico-analyse van het bouwproject. Tot slot is tijdens de laatste bijeenkomst van de Financiële Begeleidingsgroep besloten op korte termijn sessies te beleggen met stakeholders (zoals dat twee jaar geleden ook is gebeurd) om bij de start van de bouw over een up-to-date risicomatrix te beschikken. Planning volgende voortgangsberichten
Conform afspraak wordt uw Commissie bij de bestuursrapportages I en II en de jaarrekening wederom geïnformeerd over de stand van zaken betreffende budget en planning. De volgende voortgangsrapportage, zoals onderhavige rapportage, is gepland voor uw vergadering van 17 september. Vanzelfsprekend wordt u bij actuele ontwikkelingen die van invloed zijn op de planning of de begroting tussentijds geïnformeerd.
’s-Hertogenbosch, 27 januari 2010, Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant
5/5
