Aan leden en plaatsvervangend leden commissie Zorg en cultuur

www.prv-overijssel.nl

Aan leden en plaatsvervangend leden commissie Zorg en cultuur

Postadres Provincie Overijssel Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 425 25 25 Telefax 038 425 26 18

Uw kenmerk

Uw brief

Ons kenmerk PS/2003/874

Bijlagen 2

Doorkiesnummer 038 425 1326

Inlichtingen bij Mevr. R Wiggers

Datum 24 november 2003

Onderwerp

Pilot elektronische nieuwsbrief Statenleden

Aanleiding De griffie is recentelijk benaderd door een statenlid van de provincie Utrecht (tevens ‘kleine zelfstandige’) met een idee over de opzet van een elektronische nieuwsbrief voor de provinciale politiek. De nieuwsbrief combineert, op basis van een op te geven persoonlijk profiel van ieder statenlid (op te geven voorkeur voor beleidsterreinen waarover informatie wordt verlangd), de agenda van de statencommissies met de informatie van diverse maatschappelijke (belangen) organisaties (bijvoorbeeld ANWB, Rover, Natuurmonumenten, zorgkoepels, steunfuncties, natuur en landschap organisaties enz) in een elektronische nieuwsbrief. Om het idee van de nieuwsbrief te realiseren, is er contact gelegd met Politiek Online, bureau voor beleidscommunicatie. Dit bureau is gespecialiseerd in het verbeteren van de communicatie tussen beleidsmakers en beleidsuitvoerders met gebruik van internet. In de provincie Utrecht is inmiddels een pilot gestart. Wij vragen u, na overleg met het Presidium, in te stemmen met de start van een pilot voor Overijssel, conform de bijgevoegde offerte (zie ook kosten en dekking). Doel Onze inschatting is dat deze elektronische nieuwsbrief waardevol kan zijn voor Statenleden om twee redenen: op eenvoudige wijze kunnen zij informatie verkrijgen, passend bij de politieke discussie van dat moment (namelijk de onderwerpen op de commissievergadering) en de contacten die zo kunnen ontstaan met maatschappelijke organisaties (hopelijk leidend tot meer en vaker ‘buiten de deur zijn’). Website en Elektronische nieuwsbrief Een deel van de website van de provincie wordt ingericht als interactief prikbord. Maatschappelijke ATTENTIE: GEWIJZIGD RABO Zwolle 3973.41.121

Het provinciehuis is vanaf het NS-station bereikbaar: met stadsbus lijn 1 richting Berkum, halte provinciehuis

Bezoekadres Luttenbergstraat 2 Zwolle

2

organisaties, die actief geworven worden om mee te doen met het initiatief, kunnen daar korte berichten plaatsen voor de leden van de commissie. Ook andere statenleden en bv. fractiemedewerkers kunnen berichten plaatsen op het prikbord. De berichten worden geplaatst n.a.v. de agendapunten van de commissie, die naar de maatschappelijke organisaties gemaild worden. De personen en organisaties die zich aangemeld hebben bij het prikbord krijgen voor elke commissievergadering een herinneringsmail met de datum van de komende vergadering en de agendapunten. Deze agendaonderwerpen staan ook op de website naast het prikbord. Ook wordt een verbinding gemaakt met de databanken van de politieke partijen en de voor de provincie belangrijke organisaties, zoals het IPO. Vervolgens is er de mogelijkheid om je als maatschappelijke organisatie aan te melden voor het prikbord. Maatschappelijke organisaties worden uitgenodigd om vooral via dit platform te communiceren met de statenleden. Het gebruik van dit platform moet worden aangejaagd. Bekende belangenorganisaties moeten worden benaderd en zij moeten reacties willen plaatsen. Van elk statenlid dat deel uit maakt van de commissie (in de pilot ZC) wordt een profiel gemaakt. In dit profiel staan de beleidsonderwerpen die het statenlid vanuit de commissie in portefeuille heeft. Maatschappelijke organisaties kunnen te allen tijde berichten voor de Statenleden plaatsen op het prikbord, maar de agenda’s van de commissies zijn de leidraad. Een aantal dagen voor een commissievergadering ontvangen de Statenleden een e-mail nieuwsbrief op basis van het door henzelf opgegeven profiel (aandachtsgebieden, woordvoerderschappen en belangstellingssferen). De nieuwsbrief is gevuld met de berichten die tot dan toe op het prikbord zijn geplaatst door de maatschappelijke organisaties en andere deskundigen, samengesteld aan de hand van het profiel van het individuele statenlid. Men kan doorklikken naar de websites van die organisaties voor meer toelichting. (zie ook bijgevoegde voorbeelden) Uitgangspunten De pilot voldoet o.i. aan de volgende vooraf geformuleerde uitgangspunten: 1. zoveel mogelijk gebruik maken van bestaande technische faciliteiten; 2. zoveel mogelijk aansluiten bij datgene wat er al is aan informatiebronnen; 3. het initiatief wordt opgenomen in het communicatieplan dat voor de staten in voorbereiding is. Betrokkenheid GS We hebben de offerte uitgebreid voorgesproken met de GS organisatie (directie, communicatie, facilitaire dienstverlening en ICT). Enerzijds om ons te laten adviseren over het voorstel en de uitgangspunten. Anderzijds omdat het ook voor de ambtelijke organisatie en GS van belang is kennis te nemen van de informatie van maatschappelijke organisaties. Daarnaast past deze pilot in het streven van de totale provinciale organisatie om te experimenteren met nieuwe vormen van burgerparticipatie. Maatschappelijke organisaties kunnen namelijk hun standpunt verwoorden richting statenleden, ook indien ze niet vooraf in de beleidsvoorbereiding betrokken of geconsulteerd zijn. Kosten en dekking De totale kosten voor de pilot bedragen € 22.523,13 (inclusief BTW). Gezien het belang dat de GSorganisatie hecht aan deze pilot zal zij voor 40% in de kosten bijdragen.

Voorstel Wij vragen de commissie Zorg en cultuur in te stemmen met de pilot elektronische nieuwsbrief Statenleden en de kosten te dekken uit het budget ondersteuning provinciale staten (2.1.00.05).

Bijlagen: - Offerte politiek online - voorbeeld nieuwsbrief

Provinciale Politiek Online Overijssel Offerte van Politiek Online

Politiek Online 10 november 2003

Offerte Provinciale Politiek Online Overijssel

Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Inleiding ............................................................................................................................... 3 Probleemschets .................................................................................................................. 4 Strategie .............................................................................................................................. 5 Werkplan ............................................................................................................................. 7 Planning .............................................................................................................................. 9 Investeringsoverzicht ........................................................................................................ 10 Akkoord ............................................................................................................................. 11

Politiek Online ©

2

10-11-2003


1.

Inleiding

In maart 2003 is de dualisering ingevoerd. Leden van de Provinciale Staten worden gestimuleerd om zelfstandig informatie over beleidsvoorstellen te verkrijgen, naast de onderbouwing vanuit de provinciale organisatie. Vraaggestuurde informatie en betrokkenheid van maatschappelijke organisaties zijn randvoorwaarden voor het welslagen van de dualisering. De statengriffie van de provinciale staten van Overijssel wil maatschappelijke organisaties actief stimuleren om te reageren op beleidsvoorstellen van gedeputeerde staten en om deze reacties te delen met de statenleden. Daarvoor wil de statengriffie online middelen inzetten. Op verzoek van loco-griffier mevrouw drs. R. Wiggers heeft Politiek Online het voorliggende plan van aanpak/offerte opgesteld. Politiek Online is een bureau voor online beleidscommunicatie. Wij brengen makers, uitvoerders en consumenten van beleid met elkaar in contact. Wij hebben gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Werving van maatschappelijk betrokken personen is een belangrijk onderdeel van ons werk. Wij maken intensief gebruik van de mogelijkheden van internet, maar het is zeker niet het enige instrument dat wij gebruiken. Wij organiseren expert meetings, wij werven sleutelfiguren via telefoon en mail. Wij schrijven adviezen en strategieën. Wij zorgen ervoor dat onze opdrachtgevers op het juiste moment met de juiste personen en groepen in contact staan. Deze offerte is gebaseerd op de gesprekken die gevoerd zijn met mevrouw Wiggers. Wij gaan uit van een pilot project gericht op 1 statencommissie. In dit voorstel worden op verzoek de keuze van een commissie toegelicht, de werkwijze, de PR en communicatie rondom het project en een uitgebreide planning uitgewerkt. Het voorstel is in de meest uitgebreide vorm opgesteld zodat alle mogelijkheden onder elkaar staan. Het is de bedoeling dat de provincie zelf aangeeft welke werkzaamheden rondom het project uitgevoerd worden en welke weggelaten worden. Deze offerte is als volgt opgebouwd. Hoofdstuk 2 geeft een schets van de problematiek. Hoofdstuk 3 beschrijft de voorgestelde strategie om tot verbetering van de communicatie tussen statenleden en maatschappelijke organisaties te komen. Hoofdstuk 4 geeft een actieplan weer, waarin duidelijk wordt gemaakt wat de provincie zou moeten doen en wat Politiek Online zou kunnen doen. Ook wordt hierin een doorkijk naar de eventuele toekomst van het project na de pilotfase gegeven. Hoofdstuk 5 geeft een investeringsoverzicht.

Politiek Online ©

3

10-11-2003


2.

Probleemschets

Statenleden krijgen onvoldoende informatie van maatschappelijke organisaties Statenleden moeten goed geïnformeerd zijn over de onderwerpen in hun portefeuille om tijdens commissievergaderingen hun werk naar behoren te doen. Enerzijds komt er input vanuit de politieke partijen. Daarmee wordt het politieke standpunt van de eigen partij ten aanzien van lopende zaken goed overgebracht. Anderzijds moet er input komen van buiten, vooral van maatschappelijke organisaties. De communicatie tussen de statenleden en hun bestuurdersverenigingen loopt goed, maar die tussen statenleden en maatschappelijke organisaties loopt veel moeizamer. Dat brengt het risico met zich mee dat statenleden onvoldoende voeling hebben met maatschappelijke wensen en agenda’s. Maatschappelijke organisaties kennen de profielen van statenleden onvoldoende Maatschappelijke organisaties zijn vaak ‘boven provinciaal’ georganiseerd. Ze zijn onvoldoende ingevoerd in de provinciale politiek om precies te weten welke statenleden zich binnen een commissie in het bijzonder bezighouden met hun issues. Wat hebben de statenleden in portefeuille en binnen welke commissie vallen de taken van het statenlid. Deze onduidelijkheid heeft veel te maken met de breedte van de statencommissies, waarvan er 4 in Overijssel zijn. De commissies zijn minder gespecialiseerd dan bijvoorbeeld de commissies van de Tweede Kamer, dus minder inzichtelijk voor de buitenwacht. Derhalve wordt een mailing vanuit de maatschappelijke organisaties vaak aan de hele commissie gericht. Het effect is vaak dat geen enkele statenlid binnen een commissie zich specifiek aangesproken voelt, ook niet het statenlid dat het betreffende onderwerp wél in portefeuille heeft.

Politiek Online ©

4

10-11-2003


3.

Strategie

Website van provincie als verzamelpunt van korte berichten We richten een deel van de website van een provincie in als interactief prikbord. Maatschappelijke organisaties, die actief geworven worden om mee te doen met het initiatief, kunnen daar korte berichten plaatsen voor de leden van de commissie. Ook andere statenleden en bv. fractiemedewerkers kunnen berichten plaatsen op het prikbord. De berichten worden getriggerd door de agendapunten van de commissie, die naar de maatschappelijke organisaties gemaild worden. De personen en organisaties die zich aangemeld hebben bij het prikbord krijgen 10 dagen voor elke commissievergadering een herinneringsmail met de datum van de komende vergadering en de agendapunten. Deze agendaonderwerpen staan ook op de website naast het prikbord. Ook wordt een verbinding gemaakt met de databanken van de politieke partijen. Alsmede voor de provincie belangrijke organisaties, zoals het IPO of de steunfuncties. Vervolgens is er de mogelijkheid om je als maatschappelijke organisatie aan te melden voor het prikbord. Maatschappelijke organisaties worden uitgenodigd om vooral via dit platform te communiceren met de statenleden. Het gebruik van dit platform moet worden aangejaagd. Bekende belangenorganisaties moeten worden benaderd en zij moeten reacties willen plaatsen. Contacten tussen beide groepen organiseren via internet, op basis van commissieagenda Van elk statenlid dat deel uit maakt van een commissie wordt een profiel gemaakt. In dit profiel staan de beleidsonderwerpen die het statenlid vanuit de commissie in portefeuille heeft. Wanneer de maatschappelijke organisaties een bericht plaatsen op het prikbord zal hen gevraagd worden een soortgelijk profiel voor het bericht in de vullen. Het bericht kan over 1 of meerdere beleidsonderwerpen gaan en het aankruisen van deze onderwerpen in het bericht profiel wordt opgeslagen in een database. Maatschappelijke organisaties kunnen te allen tijde berichten voor de statenleden plaatsen op het prikbord, maar de agenda’s van de commissies zijn de leidraad. Statenleden willen contact met maatschappelijke organisaties op het juiste moment (termijn agenda 3 maanden vooraf en feitelijke agenda 14 dagen voorafgaande een commissievergadering) over het juiste onderwerp (datgene wat op de agenda staat). Dit voorstel is gericht op verbetering van de toegankelijkheid van statenleden en meer transparantie in de beleidsvorming. Om dit te bereiken wordt niet ingestoken op het niveau van de statenagenda, want dan is er al veel in kannen en kruiken, maar op het niveau van de commissieagenda. Ten tijde van deze vergadering staan de besluiten nog niet vast en kan er nog volop interactie plaatshebben. Elektronische nieuwsbrief als centraal instrument Een aantal dagen voor een commissievergadering ontvangen de statenleden een email nieuwsbrief op basis van het door henzelf opgegeven profiel (aandachtsgebieden, woordvoerderschappen en belangstellingssferen). De nieuwsbrief is gevuld met de berichten die tot dan toe op het prikbord zijn geplaatst door de maatschappelijke organisaties en andere deskundigen. De nieuwsbrief wordt samengesteld door het profiel van het individuele statenlid te matchen met de berichtprofielen die opgeslagen zijn bij het plaatsen van het bericht. In de nieuwsbrief staat de informatie van de maatschappelijke organisaties kort vermeld in een eerste alinea. Men kan doorklikken naar de websites van die organisaties voor meer toelichting. Om er zeker van te zijn de er voldoende berichten in de nieuwsbrief staan zal er ongeveer 12 dagen voor het verzenden van de nieuwsbrief een email uitgaan naar de maatschappelijke organisaties met de vraag om reacties en berichten. Werving van sleutelfiguren basis van succes Wij stellen voor om ongeveer dertig organisaties te benaderen. Daarvan worden vijf geselecteerd voor een persoonlijk gesprek bij de betreffende organisatie. De resultaten van die gesprekken worden vervolgens weer gebruikt om anderen per telefoon en email te overtuigen van het nut van deze activiteit. Na drie maanden moeten deze dertig

Politiek Online ©

5

10-11-2003


organisaties met regelmaat gebruik maken van het digitale prikbord. Dan krijgt het prikbord naam in de provincie Overijssel en zal er met relatief weinig inspanning gezorgd kunnen worden voor verdere toename van het gebruik ervan. Keuze pilot commissie Wij stellen voor dat de pilot zich richt op de commissie Zorg en Cultuur. Deze commissie heeft veel beleidsonderwerpen waarbij inbreng van maatschappelijke organisaties een betekenisvolle bijdrage levert. Wij schatten in dat een groot aantal maatschappelijke organisaties interesse zal tonen in de beleidsonderwerpen die in deze commissie aan de orde komen. Dit maakt de werving voor het project kansrijker. Ook is er door de huidige ontwikkelingen in de regering en de voorstellen voor bezuinigingen veel vraag naar een duidelijke communicatie. Juist op provinciaal niveau zal deze vraag toenemen. Dit alles maakt deze commissie tot een aantrekkelijke pilot commissie. Actieve betrokkenheid van statenleden Minstens zo belangrijk als de actieve deelname van de maatschappelijke organisaties voor het slagen van deze pilot, is de actieve betrokkenheid van de statenleden. Wij zullen een kopgroep van statenleden vanuit de commissie Zorg en Cultuur werven, die het project actief gaan promoten onder de overige statenleden. Het is uiteraard niet alleen belangrijk dat de maatschappelijke organisaties informatie plaatsen, maar ook dat deze via de nieuwsbrief goed gelezen wordt en dat er via het prikbord door de statenleden op gereageerd kan worden. De statenleden moeten vertrouwd raken met het interactief communiceren via het prikbord. Politiek Online zal zelf een presentatie geven over de doelen van het project tijdens een commissie vergadering om eventuele vragen te beantwoorden. De fractiemedewerkers worden ook actief door Politiek Online benaderd om via deze weg ook de medewerking van de statenleden te stimuleren. PR en communicatie rondom pilot Om op provinciaal maar ook op nationaal niveau ruchtbaarheid te geven aan het initiatief van de provincie Overijssel doet de provincie mee aan het Politiek Online Magazine. Het PO Magazine is een politiek channel op de portalsites MSN, Wannadoo en Zonnet. Hierin kunnen overheden, semi overheden, politieke partijen en belangenorganisaties zelf nieuws plaatsen. Dit medium is uitermate geschikt voor de provincie Overijssel om aandacht te vr agen voor het project Provinciale Politiek Online.

Politiek Online ©

6

10-11-2003


4.

Werkplan

Opstellen van een definitief werkplan Deze offerte is een conceptstrategie. Die zal in overleg met de opdrachtgever verder uitgeschreven moeten worden tot een definitief werkplan. Aandachtspunten zijn daarbij de commissie waarmee de pilot zal aanvangen, de organisaties die geworven moeten worden, de planning van de wervingsacties en een precieze taakverdeling tussen Politiek Online en de statengriffie. Politiek Online zal zorg dragen voor het werkplan. Uitbreiden van de website van de Provincie Overijssel Politiek Online heeft gekozen voor een digitaal prikbord als de manier waarop er tussen de provincie en de maatschappelijke organisaties gecommuniceerd kan worden. Wij stellen voor dat ten tijde van de pilot het prikbord bij Politiek Online gehost wordt. Dit houdt in dat we een prikbord laten maken in de huisstijl van de provincie Overijssel. Vervolgens wordt dit prikbord op een externe server onder gebracht, zodat de techniek in handen is van Politiek Online. De bezoeker zal niet doorhebben dat doorgelinkt wordt naar een externe pagina. Na de pilot periode zal het prikbord makkelijk over geheveld kunnen worden naar de website van de provincie, aangezien er rekening gehouden is met de huisstijl en technische compatibiliteit. Dit heeft als voordeel dat de provincie tijdens deze proefperiode geen grote aanpassingen hoeft te maken aan de website. De technische verwikkelingen zoals het ontwerpen van het prikbord en het beheren van de database hoeft dan niet door de provincie gedaan worden. Het geheel wordt na de pilot periode opgeleverd als kant en klaar product. Uiteraard worden de inhoud en de vorm van het prikbord en de overige pagina’s en informatie die daarmee verbonden zijn, ontwikkeld in nauwe samenhang met de provincie. Het is ook mogelijk dat de provincie Overijssel zelf het prikbord host of ontwerpt en deze mogelijkheden zullen wij in het investeringsoverzicht toevoegen. Ontwikkelen en beheren van de nieuwsbrief De nieuwsbrief is gericht op de statenleden. Het meeste werk gaat hierbij zitten in het transporteren van de berichten van het prikbord naar de nieuwsbrief. Het profiel van het bericht moet goed aansluiten op het persoonlijke profiel van de betreffende ontvanger. Het technisch en inhoudelijk beheer van de nieuwsbrieven zal uitgevoerd worden door Politiek Online. Naast deze nieuwsbrief wordt er tussen de publicatie van de agenda van de commissievergadering en 10 dagen voor de datum van vergadering een email gestuurd naar maatschappelijke organisaties. Hierin staan de agendapunten voor de aanstaande commissievergadering, een soort request for proposals. Het meeste werk gaat hierbij zitten in het goed bijhouden van de adressen van ‘abonnees’ (abonnement is gratis). Werving kopgroep actieve statenleden en fractiemedewerkers De werving van een actieve kopgroep van de statenleden is een belangrijk onderdeel van het project. Minimaal drie betrokken statenleden zullen actief moeten deelnemen en het project moeten promoten onder de overige statenleden. Het feit dat een aantal statenleden ook gebruik maakt van de mogelijkheid om te plaatsen op het prikbord zal de interactieve communicatie tussen de maatschappelijke organisaties en de provincie versterken. Naast het werven van de kopgroep zal het project voor de commissie Zorg en Cultuur gepresenteerd worden tijdens een commissievergadering. Hierbij wordt niet alleen uiteengezet wat deze interactieve vorm van communicatie precies voor de statenleden betekent, maar er is ook ruimte voor eventuele wensen en vragen van de statenleden omtrent het prikbord en de nieuwsbrief. Ten slotte zal Politiek Online persoonlijk contact opnemen met de fractiemedewerkers, om ook langs die weg de betrokkenheid van de politieke partijen bij het project te vergroten.

Politiek Online ©

7

10-11-2003


Werving kopgroep van maatschappelijke organisaties Uiteraard moeten ook maatschappelijke organisaties benaderd worden. Politiek Online heeft hier veel ervaring mee. Wij kunnen als ‘neutrale speler’ gemakkelijker contact zoeken. Partijen kunnen tegen ons gemakkelijker aangeven wat ze goed of slecht vinden aan de voorgestelde werkwijze. Wij kunnen de tijd die nodig is om van dit plan een succes te maken gegarandeerd beschikbaar stellen. Dit is met name belangrijk in de eerste fase, waarbij iedereen nog overtuigd moet worden. Daarom stellen wij voor dat Politiek Online de kopgroep van 30 maatschappelijke organisaties mobiliseert. Het gaat dan om 5 besprekingen bij de belangrijkste koplopers op kantoor en 25 contacten via telefoon en e-mail. PR en communicatie Er kan zondermeer via de politieke magazines van MSN, Wanadoo en Zonnet aandacht geschonken worden aan de pilot, aangezien Politiek Online de hoofdredacteur is van deze magazines. Wij stellen voor dit op het einde en na de eerste pilotperiode te doen Projectmanagement Wij stellen voor een projectteam samen te stellen die tenminste drie keer bij elkaar komt in een periode van drie maanden. In dit projectteam zitten in ieder geval René Wiggers als vertegenwoordiger van de statengriffie, de communicatieadviseur van de statengriffie, een vertegenwoordigen van ICT van de provincie en Meüs van der Poel en Amber Hes van Politiek Online. Politiek Online zal de voortgang van het pilot project coördineren en bewaken. Doorkijk toekomst Provinciale Politiek Online na pilot De pilot van Provinciale Politiek Online zal van start gaan met de commissie Zorg en Cultuur en is bedoeld als test. Nadat deze pilot is afgesloten zal er een evaluatie plaatsvinden waarin alle succes en kritiekfactoren van het verloop van de pilot goed bekeken zullen worden. Naar aanleiding van de resultaten van de evaluatie zal besloten worden of het project een vervolg zal hebben en of de 3 overige statencommissies ook betrokken worden bij het project. Voor het vervolg van Provinciale Politiek Online zal een nieuw plan van aanpak geschreven worden. Dit zal bestaan uit een aantal vuistregels, gebaseerd op de evaluatie van de pilot. Deze vuistregels zullen de provincie op termijn in staat stellen zelfstandig invulling te geven aan het project. Politiek Online zal, net als bij de pilot, het traject met de overige 3 commissies opstarten, maar na een periode van ongeveer 3 maanden zullen wij ons terug trekken, zodat de provincie zelf verantwoordelijk is voor de voortgang van het project. Het aantal prikborden zal uitgebreid worden van 1 naar 4 en deze technische en inhoudelijke ontwikkelingen zullen ook uiteen gezet worden. De werving van actieve deelname aan het project van maatschappelijke organisaties zal ook voortgezet worden voor de overige commissies. Door overlap bij de organisaties zal het echter voldoende zijn per commissie 10 organisaties per telefoon of email te benaderen. De werving van statenleden en fractiemedewerkers zal onverminderd door gaan. De betrokkenheid van deze groep is essentieel voor het welslagen van ook het vervolgtraject van het project.

Politiek Online ©

8

10-11-2003


5.

Planning

Met de planning is rekening gehouden met de eerst volgende vergaderdatum van de commissie Zorg en Cultuur. Deze zal zijn op 4 februari 2004. We zijn er vanuit gegaan de provincie en de maatschappelijke organisaties vanaf half december tot en met half januari moeilijk tot niet te bereiken zijn ivm de kerstvakantieperiode. De planning zal zodra de het project van start gaat aangepast worden. Omschrijving taken

Begindatum

Einddatum

Provinciale Politiek Online (PPO)

ma 13-10-03

wo 04-02-03

Uitgebreide werkplan afgerond Werkplan akkoord Gesprek ICT provincie en Politiek Online Verzamelen adressen maatschappelijke organisaties

ma 03-11-03 vr 07-11-03 ma 03-11-03 wo 05-11-03

vr 07-11-03 di 11-11-03 di 11-11-03 vr 23-01-03

Gesprekken met kopgroep statenleden en fractiemedewerkers Profielen leden statencommissie

di 11-11-03 di 11-11-03

do 18-12-03 ma 01-12-03

Wervingsronde/ 10 besprekingen kopgroep maatschappelijke organisaties Wervingsronde/ 20 contacten via e-mail/telefoon

di 11-11-03 di 11-11-03

vr 23-01-04 vr 23-01-04

di 11-11-03 vr 14-11-03 di 11-11-03 ma 01-12-03 ma 08-12-03

vr 07-11-03 ma 01-12-03 ma 01-12-03 ma 08-12-03 wo 10-12-03

ma 03-11-03 ma 17-11-03 di 02-12-03

ma 12-01-04 ma 17-11-03 ma 01-12-03 ma 08-12-03

Prikbord en andere aanpassingen website ontwikkelen Bouw aanpassingen website Schrijven teksten voor prikbord en overige pagina’s Testen prikbord Prikbord online Prikbord online: start Provinciale Politiek Online Overijssel Ontwikkeling inhoud en vorm nieuwsbrief Bouw nieuwsbriefformat Testen nieuwsbrief Agenda vergadering commissie Zorg en Cultuur bekend Versturen eerste mail maatschappelijke organisaties Vergadering commissie Zorg en Cultuur Evaluatie pilot

Politiek Online ©

9

wo 21-01-04

vr 23-01-04 vr 23-01-04 wo 04-02-04

wo 04-02-04

vr 13-02-04

10-11-2003


6.

Investeringsoverzicht

Activiteit Opstellen uitgebreid werkplan

Uren 16 uur

Tarief €135,-

Totaal excl. BTW €2.160,-

4 uur Per stuk

€100,-

€400,€1.000,-

3,5 uur

100,-

€400,-

2 uur 3 uur

100,100,-

€300,€300,-

€400,- per jaar

2 maanden

€67,-

Teksten voor website/prikbord

4 uur

€100,-

€400,-

Ontwikkelen van de nieuwsbrieven

8 uur

€120,-

€960,-

Technisch en inhoudelijk beheer van nieuwsbrief: inhoud (voor 3 maanden) techniek (voor 3 maanden)

2 uur p/m

€100,-

€600,-

vast bedrag p/m

€100,-

€300,-

Gesprekken: kopgroep statenleden (3 personen) fractiemedewerkers (tijdens 1 overleg)

3 (3 x 1 uur)

€120,-

€360,-

2 uur

€120,-

€240,-

Werven 30 deelnemende organisaties: 5 fysieke gesprekken 25 via email of telefonisch contact

6 uur per gesprek

€120,-

€3.600,-

2 uur per organisatie

€120,-

€6.000,-

Prikbord: Design Prikbord module incl. Beheermodule Koppeling site en export voor nieuwsbrief Finetuning Coördinatie en technische afstemming Hosting kosten

PR en communicatie: aankondigingen Politiek Online Magazine Projectmanagement: drie overleggen en tussentijdse aansturing evaluatie

standaard kosten

20

€2.000,-

€100,-

€2.000,-

Totaal (excl. BTW)

€18.927,-

Totaal incl. 19% BTW

€22.523,13

Politiek Online ©

10

10-11-2003


7.

Akkoord

Het voorliggende plan is tevens offerte. Wij verwachten u hiermee een passend voorstel te hebben gedaan. Wanneer u vragen heeft of een nadere uitleg wenst, dan vernemen wij dit graag van u. Wanneer u akkoord gaat met deze offerte, dan verzoeken wij u vriendelijk een ondertekend exemplaar van deze offerte aan Politiek Online te retourneren.

Politiek Online BV

Provincie Overijssel

Leo Birza Managing Partner

Mr. J.O.R. Alberda Griffier

Datum: 10 november 2003

Datum:…………...

Politiek Online hanteert de volgende betalingstermijnen: 30% bij gunning van de opdracht; 70% bij afronding van de activiteiten.

Politiek Online ©

11

10-11-2003

Aan leden en plaatsvervangend leden commissie Zorg en cultuur

Recommend Documents