Commissie van Advies
Aansturing en Organisatie NRB
01-11-2014
Commissie van Advies Inhoud
Organisatie NRB
De opdracht De commissie en het proces
Uitgangspunten Huidige situatie en structuur Aanbeveling
Terug naar de kern Stappenplan Tot slot en kritische factoren
2
Commissie van Advies De Opdracht
Organisatie NRB
De Opdracht: "De Commissie wordt verzocht een onderzoek te doen naar de vraag welke organisatievorm binnen de NRB, zowel bestuurlijk als operationeel, het beste past bij de huidige en toekomstige ontwikkelingen waar wij als rugbybond mee te maken hebben en gaan krijgen”.
De Commissie van Advies heeft geen opdracht gekregen om de huidige negatieve financiële positie van de NRB en de oorzaken hiervan te onderzoeken.
3
Commissie van Advies De Opdracht
Organisatie NRB
De Commissie: Bestaat uit 6 Personen met ruime ervaring in: -
De Rugby sport Sportbestuur (Top Sport Amsterdam, NOC*NSF, NAC) Bondsbestuur van andere sporten (FIRA, KNHB) Publiek bestuur (loco-Burgemeester) (Internationaal) bedrijfsleven Organisatie advies en juridisch advies (EY, CMS)
4
Commissie van Advies De Commissie
Organisatie NRB
De Commissie: • Raymond Mackaaij, voorzitter • Ex Rugby-er RC Hilversum • Bestuurslid van de Stichting Rugby Promotie Hilversum • Secretaris van het Rugby Ereklasse overleg • Auteur rapport NRCA, in opdracht van de NRB (2013) • Ondernemer, o.a. DGA Multisafe BV • Ir. Coen Potters MBA, CFA • Ex Rugby-er REL / DSR-C / U17 / U19 / U21 / Nederland XV • Penningmeester Rugby gezelschap De Witte Raven • European Vice-President Multinational • Ondernemer, o.a. DGA Michaelangelo Management & Investments 5
Commissie van Advies De Commissie
Organisatie NRB
De Commissie (vervolg): • mr. Michiel van Dijk • Ex Rugby-er USRS en AAC / Nederland HXV / Nederland Sevens • Voorzitter Arbitrage Tucht Commissie • Lid tuchtcommissie betaald voetbal • Lid van Legal Committee FIRA – AER • Stuurgroep Integriteit in de Sportsector NOC*NSF • Advocaat bij CMS Derks Star Busmann Advocaten, gespecialiseerd in sportzaken, Utrecht • mr. Joost Gielen • Ex Rugby-er REL • Secretaris en Vice Voorzitter REL • Wethouder en Loco-Burgemeester Breda (1994-2000) • Voorzitter Raad van Commissarissen NAC (voetbal) • Ondernemer, o.a. DGA Turn-it-On-Again BV 6
Commissie van Advies De Commissie
Organisatie NRB
De Commissie (vervolg): • mr. Erik Cornelissen • Ex-Hockey speler • Voorzitter Koninklijke Nederlandse Hockey Bond • Bestuur Topsport Amsterdam • Raad van Toezicht Plan Nederland • Ondernemer, investeerder, o.a. DGA Longavida BV
• Drs. Maarten van Lokven • Bedrijfseconoom, Senior Manager Ernst & Young • Interim management – schaduwmanagement • Specialiteit; Controle en adviesopdrachten, • Bestuur en beheersen vraagstukken.
7
Commissie van Advies Het Proces – de tijdslijn 2014
Organisatie NRB
28 juni
Benoeming commissie van advies (ALV)
10 juli
Eerste bijeenkomst commissie
juli-sept
Meerdere bijeenkomsten, interviews, naslag en referenties
19 sept
Advies voltooid
1 nov
Presentatie advies BALV
8
Commissie van Advies Uitgangspunten
Organisatie NRB
De vier inrichtingsvragen voor een beheersbare organisatie: 1. De administratieve organisatie 2. De planning-, rapportage- en controlecycli 3. De interne controlefunctie 4. Taken en verantwoordelijkheden organen NRB Goedkeuring/Toezicht & Strategie/Beleidsvoering/Uitvoering
9
Commissie van Advies Huidige situatie en structuur
Organisatie NRB
1. De administratieve organisatie Werkinstructie en voorzieningen om betrouwbare informatie te registreren en te reproduceren (Computers, systemen, archieven en een administratieve organisatie) zodat De kwaliteit, relevantie, betrouwbaarheid en transparantie van reproduceerbare informatie is gewaarborgd.
Inrichting en uitvoering ligt bij het bondsbureau. 10
Commissie van Advies Huidige situatie en structuur
Organisatie NRB
2. De planning-, rapportage- en controlecycli Procedures voor relevante stuur informatie; ‘liggen we op koers’. Dit geeft de nodige: • “Checks and Balances”
•
Productie van periodieke informatie en rapportage (inclusief cash flow prognoses, uitzonderingsrapportages, begrotingen, budgetten, maand- en kwartaalrapportages, etc.)
Inrichting en uitvoering ligt bij het bondsbureau.
11
Commissie van Advies Huidige situatie en structuur
Organisatie NRB
3. De interne controlefunctie • Iemand in de organisatie moet deze rol vervullen (“kritische noot”) • Dit is typisch de financiële man, de penningmeester of controller. • Deze persoon bewaakt de beheersing van de organisatie (“richting geven en op koers houden”) • Afspreken wie deze rol vervult en welk profiel nodig is in overeenstemming met de cultuur.
Interne controlefunctie was niet voldoende aanwezig binnen de NRB. 12
Commissie van Advies Huidige situatie en structuur
Organisatie NRB
4. Taken en verantwoordelijkheden organen NRB • Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de beheersomgeving ongeacht het bestuursmodel en legt verantwoording af aan de ALV • Het Bestuur dient zorg te dragen voor een optimale beheersomgeving waarin verankert zijn: 1. De administratieve organisatie 2. De planning-, rapportage- en controlecycli, en 3. De interne controlefunctie
13
Commissie van Advies Mogelijke Bestuursmodellen
Organisatie NRB
Professionaliseringsmodel Tack & Huizenga Executief Bestuur
Directief Bestuur
ALV
ALV
Beleidsvoerend Voorwaarden Bestuur scheppend
ALV
ALV
Toezicht houdend
ALV Leden R.
Bestuur
Bestuur
Bestuur
Bestuur Bestuur
directeur bureau
directeur
directeur
Goedkeuring Strategie & toezicht Beleidsvoering
bureau
bureau
bureau
Uitvoering
Bron: P. Tack & F. Huizenga, Architectuur van verenigingen (ISBN 9789080894358) 14
Commissie van Advies NRB anno 2014 in opzet
Organisatie NRB
BEOOGD Executief Bestuur
Directief Bestuur
ALV
ALV
Beleidsvoerend Voorwaarden Bestuur scheppend
ALV
ALV
Toezicht houdend
ALV Leden R.
Bestuur
Bestuur
Bestuur
Bestuur Bestuur
directeur bureau
directeur
directeur
Goedkeuring Strategie & toezicht Beleidsvoering
bureau
bureau
bureau
Uitvoering
15
Commissie van Advies NRB anno 2014 in de praktijk
PRAKTIJK Executief Bestuur
Directief Bestuur
ALV
ALV
Organisatie NRB
BEOOGD Beleidsvoerend Voorwaarden Bestuur scheppend
ALV
ALV
Toezicht houdend
ALV Leden R.
Bestuur
Bestuur
Bestuur
Bestuur Bestuur
directeur bureau
directeur
directeur
Goedkeuring Strategie & toezicht Beleidsvoering
bureau
bureau
bureau
Uitvoering
16
Commissie van Advies Aanbeveling
PRAKTIJK
Organisatie NRB
AANBEVELING
Directief Bestuur
ALV
ALV Ledenraad
Bestuur Bestuur
directeur
Goedkeuring Strategie & toezicht Beleidsvoering
bureau bureau
Uitvoering
17
Commissie van Advies Aanbeveling
Organisatie NRB
4. Taken en verantwoordelijkheden organen NRB De Ledenraad is: Niet - In de plaats van de ALV - Een extra “laag” - Raad van Commissarissen - Uitbreiding van het bestuur
-
Wel Klankboard voor het bestuur Informeert richting de ALV Toezichthoudend Adviseert waar nodig Eerste aanspreekpunt voor de ‘interne controle functie’
Waarom een Ledenraad? • Snelheid van handelen • Inzicht / kennis / kwaliteit / betrokkenheid • Eenheid van Bestuur en Bondsbureau directeur stimuleren • Transparantie en interne controle waarborgen 18
Commissie van Advies Aanbeveling
Organisatie NRB
4. Taken en verantwoordelijkheden organen NRB De Ledenraad: • Is een afvaardiging van de leden • Wordt door én uit de leden gekozen • Bereidt de ALV voor • Bestuur benoemt/schorst/ontslaat directeur na consultatie met Ledenraad • Houdt toezicht en is betrokken bij strategievorming
Aanbeveling:
Maximaal 7 personen Frequentie 6 keer per jaar Max. 3 jaar, max. tweemaal herbenoembaar
19
Commissie van Advies Aanbeveling
Organisatie NRB
4. Taken en verantwoordelijkheden organen NRB Bestuur: • Stelt strategie en beleidsplannen op • Bestuur richt zich minder op de uitvoering, • krijgt meer strategische benadering: meerjarige kaders formuleren Directie & Bondsbureau: • Directeur en Bondsbureau zijn beleidsvoorbereidend en uitvoerend • Bereidt beleidsplannen en budget voor • Directeur is een betaalde werknemer; geen bestuurslid (zit aan bij Bestuur) • Directeur krijgt dagelijkse leiding over uitvoerende werkzaamheden door Bondsbureau • Directeur heeft mandaat voor begrote uitgaven en stuurt Bondsbureau aan • Bondsbureau medewerkers voeren uit
20
Commissie van Advies Terug naar de Kern
Organisatie NRB
Terug naar de kern De juiste persoon op de juiste plek - Capabele directeur Bondsbureau met duidelijke verantwoordelijkheden - Duidelijke afbakening van bevoegdheden Hou het simpel: - Evenementen en Prof-Rugby programma’s onderbrengen bij externe professionele partijen en zo buiten de financiële risico sfeer van de NRB houden met behoud van invloed en up-side - Besturen kan met minder personen (minimaal 3). Korter op de bal: - Invoeren van beheersbare kostentoerekeningen per programma met verantwoording - Invoering van een Ledenraad als eerste aanspreekpunt voor ‘de interne controle functie’ 21
Commissie van Advies Stappenplan
Organisatie NRB
Stappenplan: Bij een nieuwe organisatie horen nieuw gekozen bestuursleden 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)
Informele Ledenraad* (ILR) installeren (nov/2014) Huidig Bestuur blijft aan tot installatie van het nieuw Bestuur Voorzitter selecteren door ILR en benoemen door BALV (jan/2015) Directeur Bondsbureau rekruteren en aanstellen (door Voorzitter en ILR) Statuten wijzigen (i.v.m. LR formalisatie) (mrt/2015) Voorzitter draagt Bestuur voor ter goedkeuring ALV (jun/2015) 1e Ledenraad geïnstalleerd door de ALV (jun/2015) Directeur organiseert het Bondsbureau (vanaf aanstelling)
* In verband met momentum en snelheid van handelen is de huidige Commissie van Advies beschikbaar om zitting te nemen in de ILR
22
Commissie van Advies Tot slot & Kritische factoren
Organisatie NRB
• De opzet van bovenstaande inrichtingsvraagstukken is geen garantie tot succes • De huidige NRB organisatie is een informele en platte organisatie • Cultuur van de organisatie speelt een belangrijke rol bij de daadwerkelijke invulling, uitvoering, sturing en beheersing van het instrumentarium • Besturing en beheersing gebeurt nu intuïtief en improviserend • Elkaar aanspreken op gemaakte afspraken en ongewenst gedrag is een primaire randvoorwaarde voor succes – De Rugby Kernwaarden naleven • Meer sturingsmiddelen invoeren terwijl naleving van bestaande niet plaatsvindt, is zinloos • Medewerkers voelen zich onderdeel van een familie • Organisatie is zowel intern als extern gericht • Adequate invulling ‘Interne Controle Functie’ belangrijke voorwaarde voor succes • Het nieuwe bestuur wordt aangemoedigd om de 13 aanbevelingen van Commissie Goed Sportbestuur te bestuderen. 23
