AOA Medische aansturing en organisatie 7 juni 2012 Kennemer Gasthuis Martijn Weisfelt, neuroloog en Medisch Manager AOA
pagina 1
Kennemer Gasthuis - Haarlem •
Kerngegevens:
•
Bedden: Zuid Noord
• • • • • • • •
N
•
• • •
Z
548 Polikliniek, Kliniek 46 Polikliniek,dagbehandeling Kort verblijf (5x24 uur)
Opnamen/jaar 22.000 Acute opnamen/jaar 53% Electieve opnamen/jaar 47% Eerste poli bezoekers 144.000 Dagopnamen 22.000 Verpleegdagen 140.000
Omzet € 200 miljoen Markt Zuid-Kennemerland 2500 medewerkers 160 medisch specialisten
Aanleiding voor discussie AOA - 2009 •
Onvoldoende doorstroming van SEH naar de kliniek
•
Dagelijks terugkerende zoektocht naar bedden
•
Toename capaciteitbeperkingen
•
Toenname “vreemde liggers”
•
Wens; verbeteren kwaliteit van zorg – acute patient
Uitgangspunten •
Scheiden van electieve en niet geplande patienten stroom
•
Verbeteren kwaliteit van zorg voor ongeplande patient
•
Ongeplande patient opnemen op 1 afdeling
•
Geen patienten weigeren - bepalend voor capaciteit kliniek en AOA
•
Betere doorstroming- binnen 2 uur van SEH naar AOA
•
Maximale verblijfsduur AOA - 48 uur -
Binnen 24 – 48 uur: werkdiagnose, behandelplan, verpleegplan
-
Gepland overplaatsen naar kliniek
-
Minimaal 30% naar huis of….
Project - doorlooptijd 1.
Oktober 2009 - Bezoeken Maxima Medisch Centrum Veldhoven- brede delegatie
2.
November – Presentaties Kernstaf,Medische staf, OR en markt verkenning
3.
December – opdracht RvB – stuurgroep/deelprojecten
4.
Januari- februari ; presentaties – start werving, projectteam; 5 personen – wekelijks overleg
5.
April - bedden/formatie plan bekend
6.
Mei- Juni- start werving en scholing en verhuis-schuifplan bedden en formatie
7.
Augustus- september – infomarkt
8.
Opening AOA – 13 september 2010
Deelprojecten 1.
Business case
2.
Organisatorische inbedding/locatie
3.
Procesontwerp
4.
Werving&Scholing
5.
Randvoorwaarden
6.
Verhuis- schuifplan
7.
Communicatie
Aanpak: in 6 stappen naar een nieuwe capaciteitsconfiguratie 1
6
2 Huidige situatie
Resultaten Bezettingsgraad capaciteit huidig
Effect AOA
% weigeren huidig
3
Vraag bepalen AOA
Uitgangspunten
Bezettingsgraad capaciteit AOA
Instroom criteria AOA
% weigeren AOA
Capaciteit bepalen AOA
Uitstroom criteria AOA Ligduur criteria AOA Beschikbare beddencapaciteit
4
Productieontwikkelingen
Vraag bepalen kliniek per specialisme
Capaciteit bepalen kliniek
5
Verdeelsleutel bepalen o.b.v. vraag per specialisme Toewijzen klinische capaciteit per specialisme
% weigeren totaal Bezettingsgraad capaciteit kliniek % weigeren kliniek
Bezettingsgraad capaciteit per specialisme % weigeren per specialisme
Conclusies •
In de huidige situatie zonder AOA is 5% groei niet verantwoord te realiseren. Dit leidt tot een bedbezetting van 90% en een weigeringkans van 13 %!
•
Bij de beddentoewijzing AOA - kliniek is expliciet gekozen voor een lage weigeringkans in de kliniek door verhoudingsgewijs iets meer capacitet beschikbaar te hebben dan de vraag. Dit heeft een gunstig effect top de bezettingsgraad.
•
Na doorrekenen van diverse scenario’s is binnen de gegeven uitgangspunten (beddenneutraal, huidige variabiliteit en 5% productiegroei) een AOA van 42 bedden het optimum
•
Variabiliteitsreductie is een vereiste om de toenemende kans op weigeren (stagnatie vanuit de SEH, vreemde liggers, opnamestops/productieverlies) te beperken
8
Doelen AOA • • • • • •
Vlotte doorstroming vanuit SEH, < 2 uur Scheiden van acute en de electieve patientenstroom Vlotte diagnostiek, vermindering aantal verpleegdagen, groei mogelijk maken Verbetering kwaliteit van zorg, clustering Maakt spoed planbaar Minder verstoringen op basisafdelingen
Wat ging eraan vooraf • • • • • • • •
Consensus in de medische staf Indeling kliniek en AOA Werving AOA en herplaatsing verpleegkundigen en unitleiders Scholing verpleegkundigen AOA Verbouwing Verhuizing Communicatie / informatiemarkten / vraagbaak Medisch en Organisatorisch manager benoemd
MM-er •
Relatie MM – OM: duaal management
•
Rol MM-er: Aanspreekpunt, (aanpassingen) afspraken maken/houden, Implementatie veranderingen/richtlijnen
•
MM-er nodig?
•
42 bedden AOA • • • • •
Interne geneeskunde MDL Chirurgie Longziekten Neurologie (exclusief CVA)
Verdeling van bedden Kliniek en AOA Specialisme INTERNE/GASTRO-ENT CHIR LONG NEURO URO/GYN ORTH CARDIO KLEINE SPECIALISMEN Voormalig ZAP
Bedden 80 77 36 20 19 24 36 4 6
Bedden AOA 18 Ja 11 Ja 7 Ja 6 Ja -0 -0 -0 -0
Totaal Gelabelde bedden Eindtotaal klinische bedden AOA Eindtotaal bedden
302 104 406
42
406
-
Nieuwe situatie Bedden kliniek 62 63 33 20 20 22 36 4
260 104 364 42 406
Totaal nieuw 80 74 40 26 20 22 36 4
302
2010: Acute Opname Afdeling (AOA) OK recov Huis
Poli Z/N
4
Huis
1 Kliniek
2
SEH N/Z
7 8 9 AOA 10
2
Huis arts
3
Chirurgie Longen Interne Neurologie
Tehuis Ander zknhs
2 2
Dagvp
5 6 11
Processen: 1. Doorstroom SEH AOA < 2 uur 2. Opname en ontslag 3. Overplaatsen verpleegafdeling 4. Overplaatsing na operatie 5. Ondersteunende afdelingen 6. Transport patiënten 7. Patiëntobservaties en controles 8. Verpleegkundige overdracht 9. Medicatie 10. Visite en consult 11. Werkplekinrichting
Acute zorgpaden: 1. Chirurgie en interne: acute buikpijn 2. Longen: COPD 3. Longen en interne: Longembolie 4. Neurologie: 12 diagnoses
Procesoptimalisatie / LEAN •
• •
Stroomlijnen van opnameproces van de niet geplande patiënt van SEH tot het ontslag vanaf de AOA en doorstroming naar de verpleegafdeling De lean systematiek leent zich uitstekend om deze procesoptimalisatie tot stand te brengen PRI; Per proces is een prospectieve risico inventarisatie gemaakt
In de diagnosefase wordt de huidige situatie in kaart gebracht Voorbereiding
Diagnose
Ontwerp
ACUTE ZORGPADEN In een werksessie wordt met post-its het logistiek proces van het zorgpad in kaart gebracht en knelpunten geïdentificeerd Voor zorgpaden wordt per aandoening in een werksessie de huidige medische handelswijze beschreven Meelopen met patiënt Naar plekken toe gaan die als knelpunt naar voren komen, observeren, spreken met artsen, verpleging en patiënten
Implementatie
Borging
SEH/ZAP/VERPLEEGAFDELINGEN
Wachten Overbew er-king
Talent
Overprodu ctie
Voorraad
Correctie
Transport
Beweging
Verzamelen extra data Voeg volumes en bevindingen toe aan de stappen in het zorgproces pagina 16
In de ontwerpfase wordt de nieuwe werkwijze voorbereid Voorbe reiding
Diagnose
Ontwerp
Implementatie
Borging
ACUTE ZORGPADEN Gestandaardiseerd werken met zorgpadformulier: § Minder dubbelwerk/adm last en minder overschrijffouten § Snel ovz, makkelijker plannen van activiteiten tijdens opname § Protocol op de werkvloer Meer toegevoegde waarde voor patiënt bv: § Ligduur omlaag (bv door snellere MRI) § Medicijnkosten omlaag (COPD) § Eerder medicijnen oraal, minder infecties (COPD) § # heropnames naar beneden (COPD) § Minder vp scans (longembolie) § Snellere diagnostiek (acute buikpijn) § Snellere behandeling (acute buikpijn) § Snellere diagnostiek neurologie dmv. diagnostisch formulier
pagina 17
In de ontwerpfase wordt de nieuwe werkwijze voorbereid Voorbe reiding
Diagnose
Ontwerp
Implementatie
Borging
AOA: SEH AOA < 2 uur • Minder wachttijd patiënt • Meer doorstroom • Minder stress op de afdeling
Visite • Uitslagen medial op tijd binnen • Checklist scheelt tijd en compleet • Focus op ontslagdatum
Gestandaardiseerde overdracht naar en van AOA • Minder tijd • Alle punten komen aan bod
5S • Afname voorraad • Afname variëteit • Minder misgrijpen • Minder lopen • Minder zoeken • Veiliger • Prettiger werken
Checklist overdracht van dienst • Minder tijd • Vollediger Consulten • Afspraken over doorlooptijd Anamnese • Reductie van registreren gegevens
Beddenlogistiek • Vpk lopen niet met leeg bed • Minder zoeken naar bedden • Fysiek minder bedden nodig
Transport • Ip niet met twee vpk • Precies omschreven waar vpk bij moet zijn Medicatie • Apothekersass. op AOA Nazorg • Door de week loket op afdeling, meer focus • Ook in weekend aanvragen nazorg mogelijk Poliafspraken door secretaresse • Patiënt gaat naar huis met afspraak • Minder getelefoneer heen en weer Dossierlogistiek • Dossier eerder beschikbaar Planbord • Electronisch pagina 18
Opening AOA: 6 september 2010
Voorbereiding
Diagnose
Ontwerp
Implementatie
Borging
Vooraf: • Veel communicatie binnen het ziekenhuis • Medische trainingen van alle betrokken vakgroepen • Teambuilding • Leantraining (2,5 uur) • Informatiemarkt AOA-medewerkers (verplicht 3 uur) • Informatiemarkt overige medewerkers • Procedures op intranet Na opening 4-6 weken: • Intensieve sturing en begeleiding door unitleiders • Observaties, terugkoppeling en begeleiding door leanexperts Eerste 3 maanden: • Wekelijks overleg OM, MM, UL en leanexpert • Na 3 maanden uitgebreide evaluatie met alle betrokken partijen pagina 19
Checklist voor visite Betere afstemming tussen specialisten, arts-assistenten en verpleegkundigen Verbeterinitiatief: - Dagelijkse visite gehouden volgens een standaard lijst met aandachtspunten om efficiënter de tijd te besteden Wat betekent dit voor mij? - Minder kans op het vergeten van onderwerpen om te bespreken - Extra check bij voorbereiding visite
Planbord op AOA
