Aansturing en bewaking uitbestede pensioenfondsadministraties

Aansturing en bewaking uitbestede pensioenfondsadministraties cruciaal Pensioenfondsbestuurders besteden hun administratieve werkzaamheden steeds vaker uit aan pensioenuitvoerders en vermogensbeheerders. Het beheersen van de verschillende informatiestromen en het bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening van de externe partijen is bij uitbesteding van groot belang. Peter Nieuwenhuizen, Business Assurance Services - Assurance Mark Brouwer, Business Assurance Services - Assurance

1. Inleiding De uitvoering van het Nederlandse pensioenstelsel is voor een groot deel in handen van 600 verschillende pensioenfondsen. Gezamenlijk zijn deze fondsen verantwoordelijk voor de administratie van ongeveer 17 miljoen pensioencontracten voor actieve deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerden en een gezamenlijk vermogen van ongeveer 750 miljard euro. De verantwoordelijkheid voor het beheer en de uitvoering van deze pensioencontracten ligt bij de besturen van de pensioenfondsen. De huidige economische omstandigheden, ingewikkelde regelgeving en toenemende aandacht van media en toezichthouders stellen steeds hogere eisen aan pensioenfondsbestuurders. Daarom laten deze zich in toenemende mate adviseren door externe deskundigen en worden administratieve werkzaamheden uitbesteed aan pensioenuitvoerders en vermogensbeheerders. Hoewel het

22

Spotlight Jaargang 19 - 2011 uitgave 2

pensioenfonds vrijwel alle operationele activiteiten kan uitbesteden, blijft het bestuur van het pensioenfonds eindverantwoordelijk voor alle activiteiten op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Om op de juiste manier invulling te kunnen geven aan deze verantwoordelijkheid is aansturing en bewaking van de uitbestedingpartijen en de adviseurs cruciaal. Omdat beleggen specifieke vaardigheden vereist en actuele marktkennis cruciaal is, besteden veel fondsen het vermogensbeheer uit. Via een mandaat maakt het fonds afspraken met de externe vermogensbeheerder, die op zijn beurt het geld namens het fonds beheert, belegt en over de resultaten rapporteert. Ook het uitvoeren van de pensioenadministratie is door complexe wet- en regelgeving, ingewikkelde pensioenreglementen en omvangrijke transactievolumes een specialistisch vak. Veel fondsen hebben er dan ook voor gekozen de pensioenadministratie uit te besteden

aan een pensioenuitvoerder. Zoals bij alle uitbestedingrelaties geldt ook hier dat het fonds verantwoordelijk blijft voor het vermogen en de administratie en de hieruit voortvloeiende resultaten en rapportages. Dat pensioenfondsbesturen vaak kiezen voor uitbesteding blijkt ook uit cijfers van De Nederlandsche Bank (DNB). In 2008 had 93% van de bedrijfstakpensioenfondsen zowel de pensioenadministratie als het vermogensbeheer uitbesteed aan een derde partij. Door de vergaande uitbesteding van de administratieve activiteiten zijn besturen volledig afhankelijk van externe partijen voor het verkrijgen van haar belangrijkste stuurinformatie. Deze situatie wordt nog complexer doordat externe partijen onderling ook van elkaar afhankelijk zijn voor informatie die noodzakelijk is voor de dienstverlening aan het fonds. In figuur 1 zijn de informatiestromen op hoofdlijnen weergegeven.

Figuur 1: Informatiestromen op hoofdlijnen

Samenvatting Verantwoordingsen toezichtorganen

Advies: Actuaris

Werkgever

Vermogensbeheerder

Het beheersen van de verschillende informatiestromen en het bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening van de externe partijen is bij uitbesteding van groot belang. Door de combinatie van de focus van media, toezichthouders, belangenorganisaties en de hoge volatiliteit op de financiële markten is de fouttolerantie in de informatievoorziening rondom pensioenfondsen tot een minimum gedaald. Hierdoor wordt de vraag actueel welke maatregelen een pensioenfondsbestuur dient te treffen om te waarborgen dat haar informatievoorziening zowel intern als extern aan deze hoge betrouwbaarheidseisen voldoet.

2. Pensioenadministratie: kern van het pensioenfonds De administratieve basis van een pensioenfonds bestaat uit de pensioenadministratie. Hierin vindt de primaire vastlegging van alle activiteiten rondom (voormalige) deelnemers en gepensioneerden plaats. Belangrijke onderdelen van de pensioenadministratie zijn:

•

De basisgegevens van alle deelnemers Voor de pensioenadministratie zijn de

(Ex) deelnemers/ gepensioneerden

Advies: beleggingsbeleid

Pensioenfonds (bestuur)

Uitvoerder pensioenadministratie

Er worden steeds hogere eisen gesteld aan het bestuur van het pensioenfonds. Daarom laat het bestuur zich in toenemende mate adviseren door externe deskundigen en besteedt het de administratieve werkzaamheden steeds vaker uit aan pensioenuitvoerders en vermogensbeheerders. Voor een efficiënte uitvoering van de pensioenregeling is het tevens van belang dat de pensioenadministratie betrouwbaar is. Bij de uitbesteding blijft het bestuur van het pensioenfonds eindverantwoordelijk. Het is dan ook van belang dat het bestuur voldoende zekerheid heeft dat de rapportages die het naar buiten brengt, voldoende betrouwbaar zijn. Hiermee is de rapportage functionaliteit van de geautomatiseerde pensioenadministratie een belangrijk kwaliteitsaspect. Aansturing en bewaking van de uitbestedingpartijen zijn cruciaal voor de beschikbaarheid van betrouwbare informatie en rapportage.

basisgegevens nodig van de werkende deelnemers die pensioen opbouwen, de voormalige deelnemers en de gepensioneerden die maandelijks hun pensioen uitgekeerd krijgen. Het gaat dan om bijvoorbeeld de geboortedatum, het pensioengevend salaris, de datum dat de werknemer in dienst is gekomen bij zijn werkgever en gegevens als NAW en BSN (burgerservicenummer). Op basis van deze gegevens kan het systeem afleiden wat de leeftijd is van de deelnemer, hoeveel jaar hij premies heeft betaald of nog gaat betalen en hoe hoog deze premie is op basis van het pensioengevend salaris.

•

De gegevens over de pensioenregeling van de deelnemers op basis waarvan de pensioenrechten worden berekend De pensioenregeling is tot stand gekomen door de sociale partners (vakbonden en werkgevers) en beschrijft onder andere hoe het systeem de aanspraken berekent, op welke typen pensioen de deelnemer recht heeft (bijvoorbeeld ouderdomspensioen, vroegpensioen of partnerpensioen na overlijden deelnemer), hoe hij extra kan sparen voor vroegpensioen en de

aard van de pensioenregeling (Defined Benefit, Collectief Defined Contribution, of Defined Contribution).

•

Financiële gegevens rondom premiestortingen en toeslagverlening, waardeoverdrachten en ingang van pensioenuitkeringen.

Veel operationele processen zoals het innen van premies, het doen van uitkeringen of het uitvoeren van waardeoverdrachten zijn gebaseerd op de gegevens in de pensioenadministratie. Hiermee is de administratie een bepalende rol voor de kwaliteit van de operationele processen. Pensioenuitvoerders hebben dit onderkend en veel middelen geïnvesteerd in de automatisering van de pensioenadministratie ter ondersteuning van de primaire operationele processen.

Spotlight Jaargang 19 - 2011 uitgave 2 23

Enkele pensioenadministratiesystemen die in de markt gebruikt worden zijn: Lifetime, Innovact, en MAIA. Naast deze commercieel beschikbare ‘off the shelf’-oplossingen beschikken grote uitvoerders vaak ook over zelf ontwikkelde pensioenadministratiesystemen.

Naast de externe rapportages heeft het fonds te maken met interneverantwoordingsrapportages aan het fondsbestuur. Het bestuur dient vanuit interne-beheersingsoptiek geïnformeerd te worden door de pensioenuitvoerder over de financiële en operationele stand van zaken.

Rapportagefunctionaliteit Een belangrijk kwaliteitsaspect van geautomatiseerde pensioenadministraties is de rapportagefunctionaliteit. Door recente ontwikkelingen in de pensioensector zijn de functionele eisen die aan een geautomatiseerde pensioenadministratie worden gesteld, sterk toegenomen. Niet langer ligt de nadruk slechts op betrouwbare registratie, maar is betrouwbare rapportage minstens even belangrijk. Hierdoor kunnen pensioenuitvoerders eventuele tekortkomingen in de geautomatiseerde oplossing niet langer opvangen met aanvullende handmatige werkzaamheden, de zogenaamde ‘work arounds’. Immers, als de pensioenuitvoerder de pensioenadministratie voor belangrijke delen van de regeling administreert buiten het primaire systeem om, dan zal het lastig zijn op frequente basis volledige rapportages op te stellen.

In de praktijk zien wij dat er grote verschillen bestaan tussen pensioenuitvoerders als het gaat om de betrouwbaarheid van de pensioenadministratie. Kritische factoren voor het onderhouden van een foutloze pensioenadministratie zijn onder andere: • de mate waarin administratieve processen gestandaardiseerd en beheerst zijn; • de automatiseringsgraad van de administratieve processen (‘straight through processing’); • het aantal handmatige ‘work arounds’ en de flexibiliteit van systemen; • de complexiteit van de pensioenregeling en het aantal wijzigingen van de regeling.

Het pensioenfonds moet onder andere de volgende externe rapportages afgeven: • verslagstaten aan DNB (met onder andere de dekkingsgraad); • informatie voor de berekening van de dekkingsgraad; • Uniform Pensioen Overzicht (UPO’s) aan de deelnemers en de koppeling met het pensioenregister; • stop- en startbrieven; • informatie delen met de werkgever (premienota, prestaties van het fonds op beleggingsgebied ’Z-score’); • informatie over de opbouw van de aanspraken voor het Asset & Liability Management; • pensioenregister.

24

Spotlight Jaargang 19 - 2011 uitgave 2

3. Betrouwbaarheid pensioenadministratie en rapportages

In de praktijk blijkt dat problemen vaak ontstaan doordat systemen niet snel genoeg aangepast kunnen worden aan externe omstandigheden zoals wijzigingen in de pensioenregeling of in de wet- en regelgeving. Ook wanneer pensioenadministraties aan uitvoerders worden uitbesteed, ontstaan in een aantal gevallen problemen doordat de nieuwe systemen de diversiteit van de regelingen niet aankunnen. Om grote achterstanden in de verwerking te voorkomen kiezen uitvoerders vervolgens voor tijdelijke of pragmatische oplossingen.

Voor een efficiënte uitvoering van de pensioenregeling is het van belang dat de pensioenadministratie betrouwbaar is. Wanneer de pensioenuitvoerder indicaties heeft dat de administratie onvoldoende betrouwbaar is, kan hij dit ondervangen door de administratie te controleren op kritische momenten. Bijvoorbeeld door op het moment van pensionering de volledige opbouw te herberekenen alvorens het opgebouwde pensioen tot uitkering komt aan de deelnemer. Deze benadering is misschien niet efficiënt maar de cliënt merkt niets van de problemen. Wanneer echter tussentijds gerapporteerd moet worden over de opbouw dan ontstaat een probleem voor deze uitvoerder. Fouttolerantie Een administratie is betrouwbaar als deze voldoet aan de volgende aspecten: • De rapportage aan belanghebbenden zoals (voormalige) deelnemers, gepensioneerden en het bestuur is juist en volledig. En: • De rapportage wordt tijdig vastgelegd en is relevant. Hierbij is het belangrijk op te merken dat de fouttolerantie de laatste jaren steeds lager ligt. De dekkingsgraad is een goed voorbeeld van een lagere fouttolerantie. In het verleden was een afwijking van een paar procenten een afrondingsverschil op een dekkingsgraad die ver boven het minimum lag. Tegenwoordig kan een afwijking van een paar procent het verschil betekenen tussen een dekkingstekort en een ‘gezond’ fonds. In een wereld die steeds meer transparantie vereist, waar de media regeert en het pensioenfonds te kampen heeft met moeilijke economische omstandigheden, kan geen enkel fonds zich permitteren dat interne of externe

Wanneer het systeem van de uitvoerder geen UPO’s kan genereren en de uitvoerder deze dus maar in Excel opstelt, neemt het risico op (systematische) fouten in de communicatie naar deelnemers toe, vooral naarmate de uitvoerder meer van dit soort oplossingen toepast in de primaire processen. Uiteraard moet de pensioenuitvoerder beheersingsmaatregelen definiëren waarmee hij dit risico zo goed mogelijk afdekt.

rapportages onbetrouwbaar zijn. Deze ontwikkeling stelt steeds hogere eisen aan het rapportageproces maar nog hogere eisen aan de informatiesystemen die gebruikt worden om de rapportages op te stellen. Eisen informatiesystemen Om aan de informatievraag te kunnen voldoen, dient het fonds onder andere de volgende eisen te stellen aan de informatiesystemen:

•

Flexibele onderliggende datastructuur De onderliggende datastructuur dient flexibel te zijn zodat de uitvoerder toekomstige veranderingen eenvoudig in het datamodel kan inpassen.

•

Flexibele rapportagemogelijkheden Gebruikers met voldoende pensioenkennis kunnen eenvoudig nieuwe rapporten definiëren en dataelementen toevoegen. Handmatige rapportages op basis van Excel en ‘queries’ zijn foutgevoelig en niet acceptabel.

•

Voldoen aan meest recente wet- en regelgeving Het informatiesysteem moet voldoen aan de meest recente, relevante wet- en regelgeving. Aangezien de wetgeving regelmatig verandert, stelt dit hoge eisen aan de onderhoudbaarheid van het systeem.

•

Foutloze koppelingen met externe partijen De koppelingen met externe partijen moeten foutloos verlopen, er mogen geen data verloren gaan en de data mogen niet onjuist veranderen door dergelijke koppelingen. Handmatige koppelingen zijn foutgevoelig. Het is raadzaam de handmatige koppelingen te vervangen door geautomatiseerde koppelingen.

Afhankelijk van externe informatie Zoals eerder gemeld is de afhankelijkheid van externe informatie tussen externe leveranciers een belangrijk aspect in

het rapportageproces. Pensioenfondsen en hun uitvoerders zijn in toenemende mate afhankelijk van externe partijen voor aanlevering van gegevens. Een voorbeeld hiervan is de informatie die een vermogensbeheerder oplevert over naleving van mandaten, performance en samenstelling van de beleggingsportefeuille. Om op een betrouwbare manier over de beleggingen te kunnen rapporteren dient het pensioenfondsbestuur goede afspraken te maken over frequentie en indeling van de rapportages van de diverse vermogensbeheerders zodat de rapportages van de vermogensbeheerders naadloos aansluiten bij de informatiebehoefte en rapportagevereisten van het pensioenfonds. In de praktijk zien wij regelmatig dat pensioenfondsen dit soort afspraken onvoldoende maken waardoor de eigen rapportages onvoldoende betrouwbaar zijn.

4. Betrouwbaarheid rapportage: zorg van het bestuur In het voorgaande is kort ingegaan op de pensioenadministratie en als bron voor veel rapportages, de administratieve systemen die pensioenuitvoerders gebruiken en de kwaliteitseisen die aan rapportages van het pensioenfonds gesteld worden. Tevens is het belang van betrouwbare rapportages voor de juistheid van strategische beslissingen en de reputatie van het fonds aangegeven.

is opgezet om de betrouwbaarheid van de pensioenadministratie te waarborgen. Dit biedt de bestuurder enige zekerheid dat operationele en financiële gegevens juist, volledig en tijdig zijn vastgelegd in de pensioenadministratie. Het verdient aanbeveling ook het Service Levelrapportageproces in het ISAE 3402-rapport op te laten nemen. Belangrijk is het feit dat een ISAE 3402-rapport in eerste instantie zekerheid biedt over de effectiviteit van de beschreven beheersmaatregelen, maar niet direct over de betrouwbaarheid van de onderliggende administratie. Al eerder concludeerden wij dat de fouttolerantie afneemt en het belang van rapportages toeneemt. Door middel van een ISAE 3402-rapport krijgen pensioenfondsbesturen zekerheid over de beheersing van administratieve processen, maar geeft dit rapport voldoende zekerheid over juistheid van rapportages? In veel gevallen zal het voor het bestuur noodzakelijk zijn zekerheid over de betrouwbaarheid van rapportages te krijgen door direct de brongegevens te toetsen en vervolgens vast te stellen dat deze gegevens juist zijn vertaald in informatie in een rapport. Het bestuur kan samen met de pensioenuitvoerder of vermogensbeheerder met behulp van data-analyse een dergelijke controle op een efficiënte manier uitvoeren en daarmee de betrouwbaarheid van haar rapportages verbeteren. Zelfs met een aantal eenvoudige controles kan de pensioenuitvoerder veel fouten in de administratie identificeren. Zie schema 1.

Welke garanties hebben pensioenfondsbestuurders nu dat de rapportages die zij gebruiken bij het formuleren van beleid en de rapportages die zij naar buiten brengen voldoende betrouwbaar zijn in het geval van uitbesteding? De eerste waarborg vindt de bestuurder in de uitbestedingovereenkomst en de Service Level Agreement. Daarnaast beschikken veel pensioenuitvoerders (evenals vermogensbeheerders) over een ISAE 3402-rapport, dit is de opvolger van het oude SAS 70-rapport. In deze rapporten beschrijft de pensioenuitvoerder een raamwerk van controlemaatregelen dat

Spotlight Jaargang 19 - 2011 uitgave 2 25

Fouten identificeren met controles De pensioenuitvoerder kan met eenvoudige controles veel fouten in de administratie identificeren. Bijvoorbeeld: Dit proces van het bewaken van de kwaliteit van de pensioenadministratie en het rapportageproces kan de externe accountant vervolgens toetsen zodat het bestuur zekerheid heeft dat niet alleen naar processen is gekeken maar ook naar de inhoud van de administratie. Daarnaast beoordeelt het bestuur, of het bestuursbureau zelf, de gebruikte rapportages voldoende kritisch.

5. Conclusie Pensioenfondsbesturen zien zich geconfronteerd met een toenemende vraag naar transparantie en een afnemende fouttolerantie. Dit leidt ertoe dat alle informatie die het bestuur intern gebruikt bij het formuleren van beleid en de naar buiten gebrachte informatie te allen tijde juist moet zijn. Hiertoe dient het bestuur rekening te houden met de volgende randvoorwaarden:

•

De pensioenuitvoerder voert pensioenadministraties in moderne flexibele systemen met uitgebreide rapportagefunctionaliteit. Het gebruik van verouderde systemen kan grote risico’s met zich meebrengen.

•

Het pensioenfonds maakt harde afspraken over de kwaliteit van de gegevensaanlevering door externe partijen zoals vermogensbeheerders. Het pensioenfonds ziet erop toe dat deze afspraken worden nageleefd.

•

Een ISAE 3402-rapportage alléén is mogelijk niet voldoende. Naast de controle van de beheersmaatregelen (ISAE 3402) vindt mogelijk ook dataassurance plaats.

26

Spotlight Jaargang 19 - 2011 uitgave 2

Schema 1: Voorbeelden fouten identificeren met controles

Soort fout

Hoe identificeren

ontbrekende informatie

selecteren op lege velden

onvolledige verwerking van overlijden gepensioneerden

zoeken naar gepensioneerden met een leeftijd > 100 jaar zoeken naar actieve deelnemers ouder dan de ingangsdatum van het pensioen

onvolledige verwerking pensionering vreemde en onlogische bedragen in de administratie fouten ten aanzien van de juistheid van de opbouw

zoeken naar een negatieve pensioenopbouw zoeken naar opbouw nabestaandenpensioen waarvoor geen opbouw ouderdomspensioen plaatsvindt