cobas 8100 ®
Tekst: Dirk Blijweert / Philippe Lambert - Foto's: Kris De Bruyne
labo
hightech, innovatief en klantgericht
16 Roche Biomarker Magazine
De cobas ® 8100 van Roche stelt laboratoria in staat om totaal ánders te gaan werken en een heleboel taken in de preanalytische fase te automatiseren. Deze drie klanten maakten of maken binnenkort de switch en blikken terug/vooruit! Sinds juni 2014 operationeel Labo Nuytinck / Evergem Sinds 10 juni 2014 huist Labo Nuytinck in een nagelnieuw gebouw in Evergem. Het labo, dat deelt uitmaakt van de Anacuragroep, bereidde de verhuis nauwgezet voor. Labo Nuytinck maakte van de gelegenheid gebruik om zijn preanalytische fase te automatiseren. Ann Verdonck, verantwoordelijke voor de operationele werking, blikt tevreden terug op een intense samenwerking met Roche.
Ann Verdonck, Labo Nuytinck
Op een doordeweekse dag ontvangt Labo Nuytinck zowat 800 stalen. Het gros daarvan komt binnen tussen 12 en 16 uur. Om die piek op te vangen, had het labo de voorbije jaren al fors geïnvesteerd in de automatisering van de analytische fase. De pre- en de postanalytische fases daarentegen verliepen nog grotendeels manueel. Volgens Ann Verdonck was de geplande verhuis de ideale aanleiding om ook die fases te automatiseren.
“We hebben een zeer uitgebreid marktonderzoek gedaan. Bij deze oefening is het allerbelangrijkste dat u bepaalt wat u precies wenst en hoe ver u wilt gaan. Aan alles hangt een prijskaartje. Zo wilden we absoluut een koppeling tussen onze afdelingen hematologie en histologie. Daarna hebben we allerlei criteria vastgelegd. Zoals het aantal testen dat we wensen uit te voeren, de mean time between failure, de dienstverlening ook. Aan al die criteria hebben we een gewicht toegekend. Dat hebben we vergeleken met de informatie van de firma’s. Zo zijn we bij Roche uitgekomen. Ook al omdat zij als enigen een parallel concept aanbieden, iets waar ik sterk in geloof. Volgens mij garandeert een parallel concept een veel betere turnaround time.” Pioniersrol Interessant detail: Labo Nuytinck was het eerste Belgische laboratorium dat koos voor het parallel concept op cobas® 8100. Aan zo’n pioniersrol kleven ook nadelen: u krijgt mogelijk
af te rekenen met kinderziektes. Maar de garanties van Roche trokken Labo Nuytinck over de streep. “Roche beloofde ons in de beginfase sterk te ondersteunen. Daar had ik echt vertrouwen in, omdat we al zo lang samenwerken.” Labo Nuytinck besliste niet alleen om te automatiseren, het stond ook nog eens voor een gigantische verhuis. De nieuwe gebouwen mogen dan wel ruim bemeten zijn, toch blijft zo’n operatie een huzarenstukje. Labo Nuytinck ging samen met Roche aan de tekentafel zitten. “We hebben samen heel veel tekeningen en plannen gemaakt. Toegegeven: we hadden de luxe om naar een groot gebouw te verhuizen, maar toch blijft het een moeilijke puzzel. Om te beginnen wilden we een zeer efficiënte opstelling. Mensen mogen geen onnodige stappen zetten, alle afdelingen moeten op elkaar inhaken. Twee: we moesten ook rekening houden met het gebouw zelf. Er zijn steunpilaren die u nu eenmaal niet kunt wegtoveren. Verder wilden we onze koelruimte op een centrale, toegankelijke plaats installeren. En ten slotte moet het ook mooi zijn. Een labo is natuurlijk geen interieurzaak, maar het mag wel licht en luchtig ogen. Dus geen gigantische koelkast pardoes aan de ingang...”
“De mensen van Roche hebben op geen inspanning gekeken.” Gezellig Cruciaal bij een verhuis is het draaiboek. Wie doet wat, waar en wanneer? Het ‘aanvalsplan’ van Labo Nuytinck werkte feilloos. De operatie begon vrijdagnamiddag 6 juni. Vier dagen later, op dinsdag 10 juni om tien uur ’s ochtends, ging het labo live. “Iedereen die aan de verhuis had
meegewerkt, wou met eigen ogen de opstart meemaken. Ook de voltallige ploeg van Roche was er: technici, IT’ers, operationele mensen... Zij wilden er per se bij zijn. Met een bang hart zijn we gestart. Niet alles verliep vlekkeloos, maar omdat iedereen er was, konden we meteen ingrijpen. De verhuis was een succes dankzij het enthousiasme van iedereen. Achteraf bekeken was de opstart ook best gezellig!” Een paar maanden na de operatie ziet Ann Verdonck veel voordelen. En niet alleen op het vlak van tijdwinst... “Vandaag kunnen we meer aandacht geven aan taken waar we vroeger amper tijd voor hadden. Mensen bekijken en valideren resultaten meer dan vroeger, er is meer tijd voor kwaliteitscontroles. Daar hadden we ook op gerekend. De pieken brachten altijd stress mee, maar dit systeem zorgt voor rust. De aanpassingsperiode is nog niet volledig achter de rug, maar nu al merken we dat sommige dagen rustiger verlopen. We hebben onze manier van werken en denken moeten aanpassen, maar nu verloopt alles aangenaam.” Adequate reactie Toch dook er kort na de verhuis iets onverwachts op. De barcodelezer had vreemde kuren, waardoor stalen moeilijk ingelezen konden worden. Het duurde even voor het euvel was opgelost. “Raar maar waar: de lichtinval van ons labo heeft ons parten gespeeld. In vergelijking met de meeste andere laboratoria ontvangen we veel daglicht. Dat zorgde voor problemen bij het lezen van de stalen. Het heeft een tijdje geduurd vooraleer men wist wat er precies aan de hand was. Eerlijk: de mensen van Roche waren hier permanent om het te onderzoeken, ze hebben op geen inspanning gekeken. Er werden zelfs
mensen uit Duitsland en Zwitserland overgevlogen. De oplossing bleek simpel: er werd een ondoorschijnende folie op het toestel gekleefd, die de lichtinval tegenhoudt.” De configuratie van Labo Nuytinck staat nog niet helemaal op punt. Zo moet er nog een koppeling komen tussen de bestaande toestellen. Ann Verdonck blikt vol vertrouwen vooruit. “Na die koppeling zal ons concept zijn zoals we het vooropgesteld hadden. Ook daar heeft Roche beloofd ons te ondersteunen. Ik ben zeer tevreden over onze samenwerking. Begeleiding, ondersteuning, opvolging... In alle stappen toonde Roche zich op-entop professioneel. Ook vandaag nog komen we regelmatig samen om onze ervaringen uit te wisselen. Daarbij communiceren we helder en duidelijk wat beter kon en wat goed was. Ik heb echt het gevoel dat men adequaat reageert op de zaken die wij aankaarten. Ik ben er dus gerust op dat de laatste fase van ons project probleemloos zal verlopen.” Sinds september 2014 operationeel Cliniques universitaires Saint-Luc / Brussel De afdeling klinische laboratoria van de Cliniques universitaires Saint-Luc ondergaat sinds 2005 een ware metamorfose. De recente ingebruikname van een preanalytische cobas® 8100-keten in het ‘corelab’ draagt bij aan het streven naar kwaliteit en prestatievermogen. Tot in 2005 waren de laboratoria van de Cliniques universitaires SaintLuc verspreid over de site van de UCL in Brussel. Het resultaat? Op verschillende plaatsen identieke apparatuur, verwatering van de competenties, een beperkt aantal contacten en dus een beperkte >
Roche Biomarker Magazine 17
Labo
uitwisseling van knowhow, een stijging van de kosten,... Sinds september 2005 zijn alle laboratoria voor klinische biologie gegroepeerd in een toren van zes verdiepingen, de Rosalind E. Franklin Toren genoemd, waar ook het centrum voor medische genetica, de pathologische anatomie en de bot-, weefsel- en navelstrengbloedbank gevestigd zijn. Op die manier beschikken de technische platformen verspreid over de verschillende verdiepingen over een globale oppervlakte van 12.000 m². Elke maand worden in de toren ongeveer 700.000 klinisch biologische analyses uitgevoerd. 90% van de activiteit heeft betrekking op aanvragen afkomstig van de Cliniques universitaires Saint-Luc zelf en 10% heeft betrekking op externe aanvragen, voornamelijk voor gespecialiseerde analyses. “We bieden 3.500 verschillende soorten analyses aan in alle disciplines”, aldus professor Damien Gruson, sinds 2008 bioloog-apotheker bij de Cliniques universitaires Saint-Luc en hoofd van het project voor de automatisering van het centrale laboratorium. Bekommernis om kwaliteit De groepering van de laboratoria in de Franklin Toren was een cruciale stap in de consolidatie van de activiteit. De analyseaanvragen en de verzending van de buisjes waren voortaan gecentraliseerd op dezelfde plaats, waardoor een eerste vermindering van het aantal af te nemen buisjes mogelijk werd. “Met het automatiseringsproject willen we dat optimalisatie- en consolidatieproces voortzetten dat gericht is op de kwaliteit en de dienstverlening aan de patiënt”, aldus Damien Gruson. “Daarvoor hebben we een ‘projectbenadering’ uitgewerkt
18 Roche Biomarker Magazine
en een team met uiteenlopende vaardigheden samengesteld, inclusief de verschillende actoren van het corelab en van de afdeling klinische laboratoria.” In juni 2014 ging het laboratorium in het corelab van start met de implementatie van een nieuwe multidisciplinaire geautomatiseerde oplossing die bestond uit analytische cobas® 8000-lijnen, voornamelijk gericht op biochemische en immunologische analyses, en een Sysmex-keten voor de preanalyses van de buisjes van de EDTA-stroom en de hematologieanalyses. De technische vereisten in het bestek van de UCL waren heel geavanceerd op het vlak van multidisciplinariteit en operationele werking; geen enkele afzonderlijke leverancier kon daaraan voldoen. Het bedrijf Roche heeft dan het leiderschap van een consortium van ondernemingen op zich genomen om aan alle vereisten te kunnen voldoen.
“Wij willen blijven groeien dankzij een sterk partnerschap.” Drie grote doelstellingen Kort nadien, in september 2014, namen de Cliniques universitaires Saint-Luc ook een geautomatiseerde preanalytische cobas® 8100-keten in dienst. Die is gericht op de stroom van de heparine-, fluor-, citraat- en droge buisjes, alsook van de verschillende vloeistoffen (urine, puncties en CSV). “We zouden beter spreken van een perianalytische keten, aangezien ze tegelijkertijd pre- en postanalytisch is. Het systeem bewaart buisjes immers 24 uur ‘aan boord’ met het oog op de toevoeging van eventuele bijkomende analyses”, aldus Louis Depraetere, adjunct operationeel verantwoordelijke van het corelab. Die cobas®
Damien Gruson, Cliniques universitaires Saint-Luc 8100-keten heeft als hoofdtaak buisjes waarvan fracties naar de analytische cobas® 8000-lijnen van het corelab gaan, te openen, te centrifugeren, te verdelen en te bewaren. Parallel is de cobas p 612-module, het ‘kleine broertje’ van de cobas® 8100, verantwoordelijk voor de bevordering van de voorbereiding en de sortering van de stalen van de analytische entiteiten die gevestigd zijn op de andere verdiepingen van de Franklin Toren en zich elk toeleggen op een specifiek type gespecialiseerde analyses. Volgens Pascal Triffoy, verantwoordelijke van het labobeheercenter, moet de cobas® 8100-keten drie grote doelstellingen realiseren. Eén: een betere kwaliteit van de zorgverlening aan de patiënt garanderen, meer bepaald door minder bloedstalen af te nemen, en door een betere dienstverlening aan te bieden aan de voorschrijvers. Twee: een maximale veiligheid garanderen van de technologen en de productieoperatoren, die de buisjes niet meer moeten hanteren. En drie: economische winst maken. In die globale optiek rekent het laboratorium op zijn nieuwe geautomatiseerde apparatuur om zijn twee activiteitenpieken te ondervangen, en meer bepaald de grootste piek
’s morgens tussen 8 en 11.30 u. De automatiseringsprojectgroep ziet in de cobas® 8100-keten ook een manier om komaf te maken met de grote tijdsverschillen bij het bezorgen van de resultaten (TAT). Ondersteuning bij verandering De invoering van een preanalytische keten en de verrijking van de taken die daar van nature mee gepaard gaan, lagen aan de basis van de creatie van een nieuwe functie binnen het ‘Labobeheercenter’ van de UCL, namelijk de functie van productieoperator. Die moet dienstdoen als schakel tussen de technologen, van wie de activiteit voortaan toegespitst is op de analyses zelf, en de administratieve cel. “De productieoperatoren zijn kortom belangrijke actoren in de nieuwe perianalytische zone”, aldus professor Gruson. Bovendien onderstreept hij de meerwaarde die wordt aangereikt door de nieuwe middleware die gekoppeld is aan de automatiseringsoplossing, wat betreft de traceerbaarheid van de stalen en de kwaliteitscontroles. Elke grote verandering van de procedures en de hulpmiddelen vereist een aanpassingsperiode, zeker omdat de functionele link tussen cobas® 8100 en cobas p 612 een wereldprimeur is. Damien Gruson wijst op de kostbare hulp die werd verleend door de ingenieurs, technici en informatici van de onderneming Roche. “We verwachtten een sterk partnerschap, en dat was het geval”, zegt hij. “Dit partnerschap moet zich op termijn trouwens bestendigen, want we zijn betrokken in een evolutief proces. We willen blijven groeien, ons dienstaanbod naar buiten toe uitbreiden en de kwaliteit van onze prestaties en de tevredenheid van de voorschrijvers nog verbeteren. Zonder
zo’n solide partnerschap met Roche en met de andere firma’s van het consortium, zonder hun snelle reacties bij problemen, zouden we nergens staan.” De verantwoordelijke van het automatiseringsproject heeft het enorm op prijs gesteld dat Roche in zijn offerte de tussenkomst van gespecialiseerde consultants opnam voor de organisatorische ondersteuning van de verandering. Die consultants hebben de weg naar een communicatiecel binnen het laboratorium voorbereid een soort groep van ambassadeurs van het corelab en van de gespecialiseerde platformen. Die entiteit kreeg na de opleiding van haar leden de taak het ‘change management’ te verzekeren. Vanaf midden 2015 operationeel Maria Middelares / Gent Midden 2015 opent het nieuwe Maria Middelares aan de Gentse buitenring zijn deuren. Ook het bestaande ziekenhuislabo krijgt een prominente plek in de nieuwbouw. Klinisch bioloog en kwaliteitsverantwoordelijke Hilde Vanhouteghem en klinisch bioloog Dimitri Baetens grijpen de verhuis aan om het labo verder te automatiseren met de hulp van Roche. Vandaag heeft Maria Middelares twee campussen: Maria Middelares in Gent en Sint-Jozef in Gentbrugge, goed voor respectievelijk 400 en 150 bedden. Het huidige Gentse ziekenhuislabo doet tests voor beide. In Gentbrugge is er nu nog een klein labo voor routineparameters. Vanaf 2015 komt er één groot nieuw complex, vlak naast de huidige locatie in Gent. Gentbrugge verandert in een polikliniek, het labo verdwijnt. Dat zijn de belangrijkste krijtlijnen van deze ingrijpende operatie. Volgens Hilde Vanhouteghem opent
de nieuwbouw veel mogelijkheden voor het labo. “Ik zie veel pluspunten. Vandaag is ons labo letterlijk en figuurlijk een eiland. We huizen in een afzonderlijk gebouw en dat voel je, vooral op het vlak van contacten. In de nieuwbouw gaan we integraal deel uitmaken van het grote geheel, een enorm voordeel. Verder gaan we de verhuis aangrijpen om verder te automatiseren.” Meer zekerheid Het labo startte een intense zoektocht naar een geschikte partner. Die moet niet alleen de verhuisoperatie ondersteunen, maar ook het automatiseringstraject in goede banen leiden. “De zoektocht begon een jaar of twee geleden”, zegt Hilde Vanhouteghem. “We voerden toen intensieve gesprekken met verschillende leveranciers. In eerste instantie vroegen we naar hun concept. De verschillen zijn vaak klein, maar toch zijn ze voor ons fundamenteel. Sommige leveranciers hebben een soort trechter waar alle binnenkomende stalen in terechtkomen. Daarna zoeken die stalen hun eigen weg. Wij zijn dat idee niet erg genegen. Onze voorkeur gaat uit naar een systeem waarbij de binnenkomende stalen in de volgorde van binnenkomen een traject doorlopen.” Dimitri Baetens knikt instemmend. “Het is minder at random, u hebt meer zekerheid omdat u de stalen kunt zien. U kunt het staal nog beheren. Het concept van de toestellen speelt uiteraard een grote rol in dat hele beslissingsproces. Maar even belangrijk is de producent van het toestel. Welke firma is dat, hoe groot is ze, hoe betrouwbaar werkt ze? En ook: welke technische en wetenschappelijke ondersteuning krijgt u als klant? Dat zijn allemaal zaken die we in overweging hebben genomen. Minder >
Roche Biomarker Magazine 19
Dimitri Baetens en Hilde Vanhouteghem, Maria Middelares
meetbaar en tastbaar is de filosofie van de leverancier. Daarmee bedoel ik de manier waarop zij innoveren, hun toekomstvisie, zeg maar. Wij hebben gekozen voor de leverancier met de visie die het meest aansluit bij onze eigen overtuiging.” Lokale verankering En zo kwam het labo Maria Middelares uit bij Roche. Dat het geen toevallige keuze is, bewijst de jarenlange vertrouwensrelatie tussen beide partners. Hilde Vanhouteghem verwijst naar de uitstekende samenwerking. “Door de jaren heen hebben we intensief samengewerkt. We zijn destijds in zee gegaan met het oorspronkelijke Roche, we hebben nog COBAS INTEGRA® gehad. Onze gezamenlijke geschiedenis heeft de doorslag gegeven. Roche heeft ons altijd prima ondersteund. Die steun is vooral belangrijk wanneer u veranderingen doorvoert. Dat zijn cruciale momenten die vaak voor strubbelingen zorgen. Wel, mede dankzij Roche is die overgang telkens soepel verlopen. Bovendien beschikt Roche over een prima apparatuurpark. De keuze voor Roche is een logisch vervolg op onze samenwerking.” Hilde Vanhoutegem wijst ook op de lokale verankering van Roche. “Toen men jaren geleden begon met de invoering van de straten, kwam de technische ondersteuning soms uit het buitenland. Daar mocht ik niet aan denken. Stel u voor dat er technici uit Italië of Canada moeten komen... Roche zegt lokaal over de meeste ondersteuning te beschikken, dat biedt veel garanties op vlak van ervaring en ondersteuning.”
20 Roche Biomarker Magazine
Maximale throughput, minimale turnaround time Wat verlangt het labo Maria Middelares in de eerste plaats van een partner? “Dat hij met ons meedenkt”, zegt Dimitri Baetens resoluut. “Als labo hebben we zelf een bepaalde visie. De vraag is of en vooral hoe u die visie kunt afstemmen op die van uw partner. Dat is een zeer complexe denkoefening, waarbij u veel moet tekenen en plannen. Wij hebben Roche cijfermateriaal bezorgd, over het aantal stalen dat we verwerken, welke tests we uitvoeren, enz. Die gegevens zijn noodzakelijk voor de meest optimale configuratie. De uitdaging bestond erin een maximale throughput te koppelen aan een minimale turnaround time.
“Onze gezamenlijke geschiedenis heeft de doorslag gegeven.” Roche ontving ook een blanco plan van het nieuwe labo Maria Middelares. Hilde Vanhouteghem legt uit. “We hebben gezegd: ‘Dit is de ruimte waarover we beschikken. Onze vraag aan jullie: plan die straat in met de meest optimale workflow’. Ondertussen hebben we het architecturale en het technische inbouwen al achter de rug, op papier dan toch. Maar er ligt nog werk op de plank. We moeten die info nog vertalen naar het project. Dan heb ik het over het wie, het wanneer, de parametrisatie... Roche heeft zijn steentje bijgedragen aan de plannen. Dat is een belangrijke
meerwaarde voor ons. Roche heeft zeer waardevolle medewerkers in alle disciplines: van planning tot technische ondersteuning en IT.” Minder stress De verwachtingen over het nieuwe labo zijn hooggespannen. Hilde Vanhouteghem rekent vooral op een korte turnaround time en betere rapporteertijden. “Op dit moment gebeurt er in onze preanalytische fase nog veel manueel. U mag nog zo’n gesofisticeerd systeem hebben, als de stalen op de balie blijven staan, gebeurt er niets. Daarom verwacht ik zo veel van de straat. Zonder manuele interventies hou je de TAT kort en gestandaardiseerd. Dat is belangrijk, omdat we een grotere activiteit verwachten na de fusie van de ziekenhuizen. Daarmee hopen we onze dienstverlening te kunnen waarborgen. Anders gezegd: de rapporteertijden aanvaardbaar houden.” Dimitri Baetens gaat ervan uit dat het labo na de verhuis op een andere manier zal werken. Hij voorspelt een shift van operationele naar intellectuele taken. “Er gaat veel meer tijd vrijkomen voor het valideren, het technisch confirmeren van stalen, voor controles... Ik verwacht ook meer rust in de organisatie. Letterlijk: er zal minder heen en weer geloop zijn. Verder verwacht ik ook dat de veiligheid er verder op vooruitgaat. Dat is altijd al een aandachtspunt geweest voor ons, het aantal staalverwisselingen ligt nu al bijzonder laag. Dat gaat nog verder verbeteren.”
