Budapesti Gazdasági Főiskola Pénzügyi és Számviteli Főiskolai Kar Zalaegerszegi Intézet Könyvtára. Stratégia

Budapesti Gazdasági Főiskola Pénzügyi és Számviteli Főiskolai Kar Zalaegerszegi Intézet Könyvtára

Stratégia 2009-2011 Web közzététel: 2009.09.02. * Módosítás: nincs

Szerkesztette: Szabó G. Tibor szakinformátor Jóváhagyta: Horváth Istvánné könyvtárvezető A jóváhagyást megerősítette: Góczán Judit könyvtárvezető

Tartalom Bevezető ............................................................................................................................................................ 2 1. Alapstratégia .................................................................................................................................................. 3 2. Szakstratégiák ................................................................................................................................................ 4 2.1. Tájékoztatási szakstratégia ..................................................................................................................... 4 2.2. Katalógusszolgáltatási szakstratégia....................................................................................................... 5 2.3. Dokumentum-hozzáférési szakstratégia ................................................................................................ 5 2.4. Reprográfiai és formátumkonverziós szakstratégia ............................................................................... 6 2.5. IKT erőforrások szakstratégia ................................................................................................................. 6 2.6. Menedzsment szakstratégia ................................................................................................................... 7 2.7. Gyűjteményszervezési szakstratégia ...................................................................................................... 7 Stratégiai tervezési háttérdokumentum - Könyvtári összefoglaló SWOT analízis............................................. 8

Bevezető Az intézeti könyvtár stratégiájának elsődleges célja, hogy hatékonyan hozzájáruljon az intézeti képzések érdekeltjei igényeinek kielégítéséhez, ezáltal javítsa az intézet versenyhelyzetét, valamint járuljon hozzá az intézet szubregionális társadalmi-gazdasági szerepéhez (ezen belül az ún. "társadalmi szolgáltató" szerepkört megfelelően ellássa). A stratégia kialakításához a következőket kellett figyelembe vennünk: - érdekeltek (különösen: hallgatók és a foglalkoztatók) igényei, elvárásai, képzési, kutatási és társadalmi szolgáltatási szükségletei, - nemzeti és regionális felsőoktatási, könyvtárügyi és információtechnológiai vonatkozású stratégiák, fejlesztési célkitűzések, - a főiskolai intézményi feltételek és lehetőségek alapján kidolgozott intézményfejlesztési tervek, - elemzési technikák által nyert információk (PGTT, SWOT, kritikus sikertényezők meghatározása stb.) Olyan stratégia megalkotása volt a célunk, mely a fentiekre alapozva - az érdekeltek elvárásaival a lehető legnagyobb mértékben összecseng, illetve a felhasználói érdekeltek (könyvtárhasználók) prognosztizálható, látens igényeinek kielégítésére alkalmas, - a rendelkezésre álló és a reálisan megszerezhető erőforrások szempontjából vállalható, - műszaki-szakmai tartalmában optimálisan megvalósítható, valamint - megfelelő hatékonysággal szolgálhatja az intézményfejlesztési célkitűzéseket. Stratégiai tervünk nem kíván válaszolni a SWOT-ban feltárt minden szempontra. A használói kör növelése (összefoglaló SWOT OK1) például csak akkor jelent valódi lehetőséget, ha ez egyúttal érdemi bevétel növekedést és ez által fejleszthető szolgáltatásokat is teremt. Ellenkező esetben csak még több felhasználónak kell osztoznia a nem bővülő, minőségileg nem fejlődő javakon, ami – bár jobb kapacitás-hasznosítási indexeket produkál – romló elosztási lehetőségekkel, a felhasználók növekvő elégedetlenségével jár együtt. Ugyanígy a városi/megyei KKV szféra információs igényeinek kielégítését sem vállalhatjuk fel a belső felhasználói kör – hallgatóság és oktatók – magára hagyásának rovására (tekintettel alapfeladatunkra és tájékoztatási kapacitásunk igen korlátos voltára). Bár igen csábító lehetőséget látunk az üzleti információszolgáltatásban, a "költségvetési szféra mélyébe" ágyazódott könyvtárunk lehetőségei e téren csak egy "vállalkozóbarát" modell alkalmazásával javulhatnának (minimum egy nonprofit kft keretei között). A könyvtár stratégiai tervének szinkronban kell maradnia az intézmény 2007-2011 közötti időszakra vonatkozó fejlesztési tervével. Ennek megfelelően stratégiánk a következő:

1. Alapstratégia A küldetésnyilatkozatban foglaltak megvalósulásának, a jövőkép valóra válásának szolgálata új, akadálymentes könyvtár kialakítása révén az Információtechnológiai és Gazdasági Információs Tudásközpont (Infocentrum) földszintjén, bruttó 605 nm-en. Ebben az új könyvtári térszerkezetben, megújult infokommunikációs eszközpark háttérrel fejlesztendő tovább a szakirodalmi ellátás és szaktájékoztatás feltételrendszere, a különböző hordozókon rendelkezésre álló források átjárhatósága. A stratégia legfontosabb célcsoportja az intézeti hallgatóság, megvalósulása alapvetően érinti a jövőben a zalaegerszegi alapképzést, szakképzést és szakirányú továbbképzést választók szakterületi információs támogatását, ezen keresztül pedig a képzési kimenet minőségét.

Indoklás: Az intézet könyvtára jelenleg akadálymentesítés nélküli tanszéki épületben emeleti elhelyezésű, 9 nyilvános olvasói munkaállomása van, melyek számban és minőségben elégtelenek az IKT hozzáférési igények kielégítésére. Olvasói saját eszközök használatát WiFi hiánya és a korlátozott számú kábeles végpont akadályozza, az olvasóterem nem ideális a könyvtárhasználati és kutatásmódszertani foglalkozások lebonyolítására. A jelenlegi alapterületen fejlesztést nem lehet megvalósítani. Kézenfekvő megoldás a könyvtár áthelyezése és tereinek funkcionális újraalkotása.

2. Szakstratégiák 2.1. Tájékoztatási szakstratégia Stratégiai elem

Kapcsolódó célérték

Megvalósítási határidő

TÁJÉKOZTATÁS - egyetlen "omnipotens" szolgáltató pontra koncentrált olvasószolgálat, a tájékoztatás korábbi olvasótermi elkülönülésének megszűntetése = az olvasók tevékenységét nem felügyelni, hanem támogatni kell

- egyesített olvasószolgálati pont

2010.09.15.

TÁJÉKOZTATÁS - a tájékoztatás kompetenciáinak fejlesztése, a szükséges ismeretek fejlesztésének támogatása a továbbképzési programok révén

- legalább két fő beiskolázása 2011.12.31. nyelvtanfolyamra vagy információs szolgáltatásközvetítői, gazdasági információs kompetenciát fejlesztő képzésre - legalább egy munkatárs rendelkezzen középfokú nyelvvizsgával

TÁJÉKOZTATÁS - webes források számbavétele és jobb kihasználása, a szolgáltatásközvetítés hatékonyságának javítása

- webes gazdasági szakirodalmi 2010.12.31. forrásgyűjtemény kialakítása (legalább 100 tétel), gondozása és a források tényleges használata a tájékoztatásban - a lemondott Science Direct és EBSCO hozzáférésének alternatív biztosítása

TÁJÉKOZTATÁS - a könyvtárhasználati képzés fejlesztése a Tanulás- és kutatásmódszertan tárgy keretében

- óraszám emelése 2 óra elméletről 2 óra elmélet + 2 óra gyakorlatra

2010.09.15.

TÁJÉKOZTATÁS - a könyvtár honlapjának tájékoztatásorientált átalakítása, a tartalmak megújítása

- a honlap áthelyezése tartalommenedzselő portál keretrendszerbe

2011.09.15.

TÁJÉKOZTATÁS - elektronikus hírlevél az oktatói és dolgozói felhasználók aktív tájékoztatására

- kéthavi gyakoriságú e-hírlevél megjelentetése

2010.01.10. (hírlevél indulása)

TÁJÉKOZTATÁS - foglalkozások vonzása az olvasóterembe, a könyvtári környezet imázsának javítása a hallgatók körében

- szemeszterenként legalább 5 foglalkozás megvalósítása a 2010/2011. tanév őszi és tavaszi, valamint a 2011/2012. tanév őszi félévében

2011.12.31.

2.2. Katalógusszolgáltatási szakstratégia Stratégiai elem

Kapcsolódó célérték

KATALÓGUSSZOLGÁLTATÁS - az ILS verzióváltásának vagy cseréjének megvalósítása

- legalább a következők megvalósítása 2010.09.15. az ILS-ben: - - saját kölcsönzési státus megtekintése WebPAC felületen, - - önkiszolgáló előjegyzés és hosszabbítás a WebPAC felületen, - - külső hivatkozások kezelése, - - e-könyvtár funkciók, - - gépi leltárfunkciók - ILS-fájlszerver, WebPAC szerver konszolidációja korszerűbb szerverháttér biztosításával

KATALÓGUSSZOLGÁLTATÁS - részvétel a közös katalógusszolgáltatási (OPAC) kezdeményezésekben a fenntartó főiskolai körben és Zalaegerszegen/Zalában

- legalább egy közös 2010.12.31. katalógusszolgáltatási kezdeményezés partnerévé válni

KATALÓGUSSZOLGÁLTATÁS - legalább 100 fős mintán végzett, - felhasználói igények alaposabb felmérése és WebPAC-ra vonatkozó speciális nyomon követése igényvizsgálat lebonyolítása és kiértékelése

Megvalósítási határidő

2010.06.30.

2.3. Dokumentum-hozzáférési szakstratégia Stratégiai elem

Kapcsolódó célérték

Megvalósítási határidő

DOKUMENTUM-HOZZÁFÉRÉS - az éves gyarapított példányszám 800-ról legalább 2010.12.31. - kötelező és ajánlott irodalom 1000 egység/év szintre történő emelése (tankönyvek, jegyzetek) - a 7 napos kölcsönzési idő 14 napra emelése hozzáférési feltételeinek javítása a nagyobb példányszámú gyarapításra alapozva DOKUMENTUM-HOZZÁFÉRÉS - elektronikus szakdolgozattár létrehozása helyben történő, teljes szövegű indexelésen alapuló szolgáltatásként

- a 2006. február óta benyújtott elektronikus 2010.09.15. dolgozatok konvertálása PDF formátumba, a fájlok metaadatokkal történő kiegészítése, teljes indexelése és kutathatóvá tétele a kéziratok kutatására vonatkozó szerzői jogi feltételek biztosítása mellett

2.4. Reprográfiai és formátumkonverziós szakstratégia Stratégiai elem

Kapcsolódó célérték

Megvalósítási határidő

REPROGRÁFIA, FORMÁTUMKONVERZIÓ - új, önkiszolgáló eszközök beszerezése és szolgáltatása

- 1 db önkiszolgáló másológép üzembe helyezése (kártyás vagy érmés másolatszolgáltatás) - 1 db, digitális kimenetet is biztosító A3 fénymásoló üzembe helyezése - 6 db A4-es síkszkenner üzembe helyezése, olvasói önkiszolgálásra - 1 db A3-as síkszkenner üzembe helyezése - 4 db monokróm és 1 db színes tollszkenner üzembe helyezése (kis terjedelmek digitalizálása több forrásból), önkiszolgáló portábilis digitalizálás lehetőségének biztosítása

2010.09.15.

2.5. IKT erőforrások szakstratégia Stratégiai elem

Kapcsolódó célérték

Megvalósítási határidő

IKT ERŐFORRÁSOK HASZNÁLATA - az olvasói IKT eszközök cseréje, a hozzáférés bővítése

- web-kabinet kialakítása 20 férőhellyel és vékony PC 2010.09.15. kliensekkel (pl. Asus Eee - funkciók: webes információkeresés, Neptun-használat, magáncélú felhasználás - kutatóhelyek kialakítása: 6 kutatóhely PC-vel és A4-es lapszkennerekkel - 6 db új katalógus-lekérdező és 6 db olvasótermi vékony PC kliens - olvasói nyomtatás biztosítása új hálózati színes nyomtatóval

IKT ERŐFORRÁSOK HASZNÁLATA - munkatársi IKT eszközök cseréje

- 5 db könyvtáros munkaállomás cseréje

2010.09.15.

IKT ERŐFORRÁSOK HASZNÁLATA - könyvtári szerverkonszolidáció

- ILS-fájlszerver, WebPAC szerver cseréje, dokumentumszerver-funkció kialakítása

2010.09.15.

IKT ERŐFORRÁSOK HASZNÁLATA - sajáteszköz-használat feltételeinek megteremtése

- teljes WiFi lefedettség a könyvtár területén - 8 db kábeles hozzáférési pont biztosítása a könyvtár területén

2010.09.15.

2.6. Menedzsment szakstratégia Stratégiai elem

Kapcsolódó célérték

Megvalósítási határidő

MENEDZSMENT - szervezetfejlesztési programok támogatása

- a "Könyvtári Minőségfejlesztés 21" program folytatásaként a 2. és 3. szakasz megvalósítása akár NKA támogatás nélkül is - - a 2. szakasz megvalósítása 2010-ben - - a 3. szakasz megvalósítása 2011-ben

2011.12.31.

MENEDZSMENT - a finanszírozhatóság javítása

a beszerzési keret legalább 30 %-os növekedésének elérése, illetve ennek folyamatos képviselete a fenntartó előtt

2009.12.31.

2.7. Gyűjteményszervezési szakstratégia Stratégiai elem

Kapcsolódó célérték

Megvalósítási határidő

GYŰJTEMÉNYSZERVEZÉS - munkafolyamatok hatékonyságának javítása átfogóbb folyamatautomatizálás révén

- az állomány nyilvántartások gépesítése, áthelyezése az ILS-be - a periodika nyilvántartás és kölcsönzés (újra)gépesítése - a leltározás teljes gépesítése - a törlési folyamat teljes gépesítése

2011.07.30. (a következő teljes körű állományellenőrzés esedékessége)

GYŰJTEMÉNYSZERVEZÉS - a kötelező és ajánlott irodalom (a Jegyzet, 2010.09.15. - az állomány elhelyezésének reformja Perfekt és EU Különgyűjtemények) centrális elhelyezése - a raktári (döntően inkurrens) könyvállomány felszámolása - a retrospektív, tékázott IK állomány szabadpolcossá tétele

Stratégiai tervezési háttérdokumentum - Könyvtári összefoglaló SWOT analízis [Az alábbi elemzésen kívül készített további vizsgálatok, statisztikai háttér az NKA Könyvtári Szakmai Kollégiuma által támogatott 2139/0108 azonosító számú, "A Könyvtári Minőségfejlesztés 21 projekt bevezetése" (1.1. Partnerközpontú szervezeti kultúra kialakítása) című, 2009.06.10.-én lezárult projektünk szakmai beszámolójában olvashatók.] S (Strenghts = Erősségek)

(Weaknesses = Gyengeségek) W

Nagy SN1: Speciális szakgyűjtemény a megyében, jó kurrencia-fokkal [a szolgáltatások pótolhatatlanok az intézeti oktatási és tanulási tevékenységek számára] Közepes SK1: Munkatársak sokoldalúsága és elkötelezettsége SK2: Tartalmi ismertetőkkel gazdagított WebPAC Alacsony SA1: Lakossági nyilvános szakterületi ellátás (szakmai hatásai: forrásbővítés lehetősége, megmérettetés, "fogyasztói kontroll") SA2: Jó megítélésű szolgáltatási színvonal SA3: Pályázati bevételek a finanszírozásban

Nagy WN1: Gyarapítási keret stagnálása miatt kevés kurrens irodalom, alacsony példányszámokkal Közepes WK1: Elavuló eszközpark, innovatív IKT fejlesztések hiánya WK2: Tájékoztatási korlátok (nyelvi kompetenciák hiánya, külső források ismerete hiányos) Alacsony WA1: Leterheltség, technikai feladatok ellátása miatt fejlesztések csúsznak WA2: Nem akadálymentes elhelyezés WA3: Korszerűtlen, foglalkozásokra kevésbé alkalmas olvasótermi részleg

O (Opportunities = Lehetőségek)

(Treaths = Fenyegetések) T

Nagy ON1: EU nagypályázaton való eredményes részvétel* Közepes OK1: Használói kör növelése a megyeszékhelyen, a lehetséges ügyfelek megszólításával (nincs vetélytárs) OK2: Szolgáltatási bevételek növelése új és/vagy modernizált szolgáltatásokkal, használói költségvállalás növelésével, kiterjesztésével Alacsony OA1: Szolgáltatásközvetítés fokozása = dokumentum-ellátás javítása külső forrásból OA2: Elektronikus szolgáltatások bővítése = modern információ-ellátás OA3: Szervezetközi kapcsolatok fejlesztése

Nagy TN1: Intézeti recesszió, a könyvtár finanszírozásának csökkenése Közepes TK1: Dokumentum-ellátás beszűkülése = nem növelhető használói tábor, a megújuló és az új képzési profilok dokumentumbázisainak finanszírozhatatlansága TK2: IKT eszközpark avulása, leromlás Alacsony TA1: Maradékelvű nyilvános ellátás = elmaradó olvasók TA2: Integrációs helyzetünkből adódó „marginalizálódás”, a lehetőségek feletti csökkenő kontroll TA3: Alacsony használói komfort nyilvános térben, kölcsönzési határidőkben és IT-hozzáférésben

*Megjegyzés: A SWOT elkészítésekor a TIOP-1.3.1 pályázatra még nem hirdettek eredményt.

Szöveges értékelés: SN1: legnagyobb erősségünk még mindig az intézet és a gazdasági szakirodalom iránt érdeklődő lakosság számára pótolhatatlan és friss szakgyűjteményben rejlik: öt évnél fiatalabb a gyűjtemény 11 %-a, 2000-2005 közötti 36 %, 1990-1999 közötti 42 %, rendszerváltás előtti 11 %. Sajnos, ez nem azt jelenti, hogy ez a gyűjtemény elegendő is (főleg a tankönyv- és jegyzetellátást tekintve), hanem azt, hogy a felesleges állományrészeket hatékonyan leépítjük, így nem vesznek el bennük az újdonságok és kisebb ellátó területre van szükség. WN1: legnagyobb problémánk – s olvasóin is e területen várnak leginkább változást -, hogy jelentős a sorban állás és igen rövid (7 napos) a hozzáférési idő a képzéshez szükséges szakirodalom esetében. Ezen csak a gyarapítás pénzügyi forrásainak növelésével tudunk változtatni, mivel a jelenlegi források semmiképp sem tesznek lehetővé évi 700-800 egységnél nagyobb volumenű beszerzést. Egy igen hatékony közbeszerzés is legfeljebb további 50, nagyobb árkedvezményekkel esetleg 100 dokumentumot "találna" a jelenlegi gyarapítási keretben. Érezhető fordulathoz viszont legalább 50 %-os növekedés – 350-400 egységnyi beszerzés-bővülés – kellene. Mivel a könyvtári bevételeket elvonják, jelen gazdálkodási-üzemeltetési modell (a költségvetési modell) mellett az egyetlen lehetőség, ha a jobb intézeti beiskolázási eredmények több költségvetési forráshoz juttatják az intézet révén a könyvtárat is. Ez viszont némiképp "ördögi kör": a jobb beiskolázási eredmények több hallgatót is jelentenek, így a megemelt források nem a felhasználói igények, elvárások mértékében, hanem csak a megnövekedett hallgatói létszám arányában javulnak. ON1: infrastruktúra-fejlesztési EU pályázaton való eredményes szereplés révén lehetőség nyílik egy átfogóbb megújulásra, ami WK1 (eszközpark), WA2 és WA3 gyengeségeinket kiküszöbölhetné. E lehetőség kihasználatlansága hosszú és keserves stagnálására kényszerítené a könyvtárt. TN1: a legnagyobb veszélyt az intézet gazdálkodásának átfogó válsága jelentheti, egy radikálisabb hallgatói létszámcsökkenés következményeként. Ebben az esetben az intézeti ellátórendszerek finanszírozhatósága megroppanna, az elvonások minden könyvtári szolgáltatási területen éreztetnék negatív hatásukat. Ez olyan horderejű veszély, ami ellen a könyvtárnak – tekintve szervezeti önállóságának roppant korlátos voltát - nincsenek eszközei.