Borealis A05 “BI through IT” binnen CPM
Copyright © 2012
27 Maart 2012
1
Agenda • Borealis • 3G Programma • BI through IT • Planningstool • BI-IP
Copyright © 2012
• Samenvatting en lessons learned 2
Borealis in een oogopslag • Topleverancier van chemische en innovatieve plastics oplossingen met waardecreatie voor de gemeenschap
• Meer dan 50 jaar ervaring • Unieke Borstar® technologie ter ontwikkeling van polyolefin oplossingen toegepast op klantenbehoeftes
• Ongeveer 5,300 medewerkers wereldwijd • Klanten in meer dan 120 landen • Aandeelhouderschap: 64% IPIC / 36% OMV • Joint venture in Midden Oosten en Azië:
Copyright © 2012
Borouge (Abu Dhabi)
3
Commitment voor Waardecreatie door Innovatie waarborgt toekomstige groei ‘Commodity’ path Reduce Feedstock
Olefins
Polyolefins
Converters
End users
Consumers
Recycle Recover
‘Value Creation’ path Reduce Feedstock
Olefins
Polyolefins
Converters
End users
Consumers
Recycle
Copyright © 2012
Recover
4
Solutions in Polyolefins
Infrastructure
Copyright © 2012
Mobility 5
Advanced Packaging
…en in Base Chemicals
Copyright © 2012
phenol & acetone
6
Phenol and Acetone
Feedstocks and Olefins
Melamine
Fertilizer
Onze waarden bepalen onze daden
Copyright © 2012
Responsible
7
Respect
Exceed
We are leaders in Health, Safety and the Environment
We involve people and communicate in a straightforward way
Our customers’ and owners’ success is our business
We are good neighbours wherever we operate
We work together helping and developing each other
We win through commitment and innovation
We do business according to high ethical standards
We are “One Company” - building on diversity
We deliver what we promise - and a little bit more
NimblicityTM We are fit, fast and flexible We create and capture opportunities We seek the smart and simple solutions
Agenda • Borealis • 3G Programma • BI through IT • Planningstool • BI-IP
Copyright © 2012
• Samenvatting en lessons learned 8
Executive Board, program commitment
Copyright © 2012
Program Steering Committee
9
CEO Mark Garrett
CFO Daniel Shook
EVP Polyolefins Gerd Löbbert
EVP Base Chemicals Markku Korvenranta
InnoTech
Group Controlling
Product Management & Supply Chain
Feedstock, Olefins & Energy
Middle East & Asia
Operations
Strategy & Group Development
IT & Financial Services
Wire & Cable
Phenol
Projects & Technical Support
OPEX/Asset Development PO
Human Resources
Decision Support
Pipe
Melamine
Senior Project Directors
OPEX/Asset Development HC
Communications
Treasury
Mobility
Fertilizer
Plant Availability & Engineering
OPEX/Asset Development M&F
Legal
Internal Audit
Film & Fibre
Sourcing
HSE
OPEX Project
Commercial Excellence
Group Tax
Moulding
Deputy CEO Herbert Willerth
Quality & Programme Office
Het “BSG 3G” initieert een optimalisatie van de ondersteuning binnen Borealis Programma karakteristieken & scope
• • Programma doel:
Copyright © 2012
Ontwikkeling en implementatie van processen, systemen en structuren om BSG te doen groeien naar een succesvolle ondersteuning binnen Borealis
10
• • • • • •
Timing: Jul 2010 tot Dec 2012 BSG intern met gedefinieerde koppelingen naar andere Business Groups en functies Cross-functioneel Overall ownership door CFO CEO en CFO treden samen op als Steering Committee Programma Management door Senior Analyst Projecten and H&P Opgezet als multi-project programma Mogelijkheid voor ontwikkeling competenties binnen BSG
Gartner definitie van CPM: samenvattende term voor het geheel van processen, methodologieën, metrics en systemen om de performantie van een organisatie te meten en te beheersen.
BSG 3G als holistisch programma
Copyright © 2012
How to eat the elephant?
11
BSG 3G als holistisch programma How to eat the elephant? Uiteraard in stukjes, maar…
Copyright © 2012
Maak het ook smaakvol voor de stakeholders
12
Programma Structuur
BSG 3G project landschap Programme Steering Committee D. Shook, M. Garrett, C. Staub Programme Management & Support Peter Leitner
Governance & Controls
Business Intelligence
Skills & Competencies
Organization
A01 Acting as a public company
A03 Nimblicity in planning II
A06 IT&S TCM & TCL
A08 Statutory Excellence
PO Jan-Martin Nufer PM Jürgen Kohler
PO Mark Tonkens PM Markus Eckhart
PO Reginald van Peteghem PM Christoph Wolf
PO Mark Tonkens PM Manfred Mottl
A02 Compliance & Disclosure
A04 Business Partnering: VvV
A07 Finance People Strategy
PO Mark Tonkens PM Zsolt Udvari
PO Daniel Shook PM Anders Fröberg
PO Karla Aló PM Allison Guatama Bernal
A11 Fertilizer Business Model
A05 BI through IT
PO Philipp Naderer PM Zsolt Udvari
PO Reginald van Peteghem PM Nathalie Rigouts A09 Credit Risk Tool PO Reginald van Peteghem PM Sarah Van den Bulck A10 Inv. Assessment Initiative PO Philipp Naderer PM Dianne Van Genechten
A Core projects B New Core projects
Copyright © 2012
C Running projects
13
2011 GRC
2011 IT Strategic Roadmap
2011 Accounting Handbook
2011 WtE - KPI
PO...Project Owner PM...Project Manager
Agenda • Borealis • 3G Programma • BI through IT • Planningstool • BI-IP
Copyright © 2012
• Samenvatting en lessons learned 14
A05 “BI through IT” draagt bij aan Business Support Excellence Vertrekpunt: • Geen algemeen toegankelijke tool voor beslissingsondersteuning, planning en forecasting. • Veel kennis in de hoofden van de mensen en opgeslagen in individuele media, vaak MS Excel bestanden. Geen integratie met het gemeenschappelijk SAP ECC/BI platform en geen degelijke distributie. • Verouderende consolidatietool, Hyperion, voldoet aan de basisbehoeften, maar gelimiteerd naar flexibiliteit, geen planning en rapportering voorzien.
Copyright © 2012
• Inconsistenties tussen de aanpak van planning en actuals.
15
A05 “BI through IT” evalueert en implementeert tools, naar behoefte van Business A02 Compliance & Disclosure PO Mark Tonkens PM Zsolt Udvari
Innovation Excellence
business requirements for group reporting, consolidation
business requirements for reporting, dashboarding
available tools BI trough IT
Commercial Excellence
A05
OPEX
PO Reginald van Peteghem PM Nathalie Rigouts
business requirements for reporting, analysis, visualisation, info delivery, planning
available tools
A04 Business Partnering: VvV
Copyright © 2012
PO D. Shook PM Anders Fröberg
16
available tools
A03 Nimblicity in planning II PO Mark Tonkens PM Markus Eckhart
business requirements for planning, simulation
A05 “BI through IT” omvat meer dan enkel tools... Data governance en een deugdelijke support zijn essentieel Organisatie level / process
RAPPORTERING / VISUALISATIE
CONSOLIDATIE
PLANNING
RAPPORTERING
TAGETIK GROUP
CONSOLIDATE
BPL + RFF
ANALYSE
REPORT
BG
BPL + RFF
ANALYSE
REPORT
BU
BPL + RFF
ANALYSE
REPORT
BW
R/3
Copyright © 2012
SUPPORT A02 Compliance & Disclosure 17
A03 Nimblicity in Planning II A04 Business Partnering: VvV
DATA QUALITY GOVERNANCE MODEL
INFORMATION DELIVERY TOOL(s)
SAP BI-IP
Planning voor Implementatie Implementatie van de tools gebeurt in 3 tracks
Copyright © 2012
nov/11
jan/12
feb/12
mrt/12
BI-IP
BLUEPRINT
BUILD
Tagetik
PREPARE
BLUEPRINT
Reporting
PREPARE
go-live 18
dec/11
apr/12
mei/12
jun/12
BUILD
BLUEPRINT
Behoeftendefinitie en ontwerp door ICE Reporting & Dashboarding project, en door A04 Business Partnering
jul/12
aug/12
sep/12
okt/12
nov/12
Agenda • Borealis • 3G Programma • BI through IT • Planningstool • BI-IP
Copyright © 2012
• Samenvatting en lessons learned 19
Evolutie van Excel based planning • Vraag naar simpel budget: • 5 jaar van regio’s: • Introductie ••Prijs • Introductie Noord van producten: • •Verkochte hoeveelheid CD’s • Introductie van versies: Oost •••Materiaalkosten Actuals DVD’s Zuid •••Directe kosten Budget Blue Ray West • Contributie
Copyright © 2012
•• Forecast Totaal
20
Prijs Hoeveelheid Omzet Materiaal Marge Marge % Directe kosten Contributie Contributie %
2012 4,20 200.000 840.000 260.000 580.000 69% 380.000 200.000 24%
2013 2014 2015 2016 4,37 4,54 4,72 4,91 220.000 242.000 266.200 292.820 960.960 1.099.338 1.257.643 1.438.744 303.160 353.485 412.163 480.582 657.800 745.854 845.480 958.161 68% 68% 67% 67% 443.080 516.631 602.392 702.389 214.720 229.222 243.088 255.772 22% 21% 19% 18%
Financiële planning
“T H E B E A S T”
Copyright © 2012
Borealis Economic Assessment Tool 21
•
Elementen van “the BEAST” DEMAND (APO)
Macro-economic forecast
MARKET
Seasonality impact on demandINTELLIGENCE
Demand per grade CAPACITY
PLANTS BALANCING (SAP)
ICIS prices and USD rate
Production
VARIABLE
Sales, Inventory
COST Prod team Supply chain
BEAST
MARKET PRICES
INCOME
FIXED COSTS
Copyright © 2012
INVESTMENT PLANTS & BU’s
22
Sales prices, rebates & discounts
PRICE PREM DISCOUNTS
Excel based planning: beperkingen en risico’s • Rapportering • Contributie per product? • Welk product brengt de meeste contributie, en in welk jaar? • Actuals versus actuals, budget, forecast, … jaar- en maandvergelijkingen • Analysemogelijkheden • Onderhoud • Toevoegen van cost centers, entiteiten, producten
Copyright © 2012
• Simulaties/What if • Plaatsen van targets • Hoeveel moeten we verkopen om een contributie van x te halen? • Wat als de grondstofprijzen stijgen? • Kunnen we de variantie tussen die twee scenario’s even analyseren?
23
Objectieven “BI through IT” • Implementatie functionaliteiten voor vaste kosten, FTE and Profit & Loss planning in SAP BI-Integrated Planning (BI-IP) • Vervanging van “the BEAST” momenteel in gebruik in Polyolefins • Documentatie van plannings- en forecastingprocess op BU en BG level, met BI-IP als faciliterende tool • Toepassing van change management • Aanbieden van training naar alle gebruikers (input, approvers, analists)
Copyright © 2012
• Opzet van support organisatie
24
Scope • Het planningsproces zoals het momenteel bestaat in BI-IP • Voorzien op wijzigingen en uitbreidingen
Copyright © 2012
• Maar, we documenteren reeds ideeën voor verbeteringen, om deze nadien te implementeren
25
Beoogde voordelen • Verbeterde data kwaliteit: • Robuste kostenallocatie • Geen duplicatie van master data • Waarde versus volume: • Ingave gebeurt direct door betrokken stakeholders, zodat analisten zich kunnen focussen op analyse, uitdaging en business support (ipv data collectie en copy)
• Schaalbaarheid: • Klaar voor groei (meer integratie, potertiële overnames)
Copyright © 2012
• Performance management basis: • Inzicht in actuals-planning op diverse levels/dimensies • Versies
26
Project team
Steering Committee Mark Tonkens, Michael Schenk, Reginald Van Peteghem
Project Management Nathalie Rigouts (business), Peter Vantomme (IT)
P&L
FTE + FC
Harald Hoffelner
Katrien Van Onderbergen
J. Würmitzer, R. Maris, E. Pentti, O. Lysell, D. Ibrahim, C. Tryner
D. Van Genechten,
G. Handsteiner, C. Graf
IT&S (BW) and BI
G. Gijbels, J. Vereecken, K. Verrelst
Copyright © 2012
EoZen (consultancy)
27
Belangrijkste stakeholders • Analisten • Controllers • Distributie (PO Supply Chain) • Group strategy • Aankoop (Aankoop Grondstoffen) • Feedstock & Energy • Budget- en planningcoördinators • Cost Accounting
Copyright © 2012
• Business HR
28
De smaak van het stukje olifant
Change Management • Vroege betrokkenheid van stakeholders • Positieve ervaring van inbreng
Copyright © 2012
• Iteratief implementatieprocess (voortschrijdend inzicht als team)
29
Critical success factors • Volledige documentatie van het planningsproces, waarin de tools een ondersteunende rol spelen • Timing • Rollen & verantwoordelijkheden • Reconciliatie van de grondigheid van bottom-up planning met de alertheid van simulaties en top-down planning, gecombineerd met high performance • Vroege communicatie naar alle stakeholders • Vroege inventarisatie van bezorgdheden en mogelijkheden, nog voor de blueprinting
Copyright © 2012
• Stap-voor-stap: denk groot, start klein • Eerste implementatie van de huidige functionaliteit met quick-wins • Maar behoud de visie van een gewenste toekomst (naar mogelijkheden en kracht van de tool)
30
Agenda • Borealis • 3G Programma • BI through IT • Planningstool • BI-IP
Copyright © 2012
• Samenvatting en lessons learned 31
BI-Integrated Planning (BI-IP) • Lage drempel dankzij Excel-integratie, maar met bijkomende functionaliteiten
Copyright © 2012
• Rapportering gebaseerd op BEx 7.0 (onze standaard rapporteringstool)
32
FTE en vaste kosten planning in BI-IP • Per Cost Center (CC), per Planning Cost Element , in local currency • FTE planning stuurt loonkosten via berekende kost/FTE (wijzigbaar) rekening houdend met sociale bijdragen en verwachte indexsprongen per land (centrale input) • Voor niet-personeelsgerelateerd kosten 1. Planning van de kosten voor rest van het jaar 2. Bepaling base line door verwijdering van “events” (one-offs) 3. Doortrekken naar volgend jaar, rekening houdend met types inflatie per land 4. Nieuwe “events” ingeven 5. Verder voor jaar+2 and jaar+3
• Voordelen: • Historische data is beschikbaar als referentie voor planning, en BPL data voor RFF
Copyright © 2012
• Combinatie van top-down targets met bottom-up planning mogelijk
33
Kostallocatie in BI-IP • Finale versie van de planning (primaire kosten) in Euro wordt gealloceerd • Allocatie van CC naar CC en van CC naar P&L • Data voor berekening van sleutels kan beschikbaar gemaakt worden in BI-IP en het systeem kan zo assisteren in de berekening van de sleutels • Sleutels kunnen ook manueel worden ingegeven
Copyright © 2012
• Volgende fase: allocatie van actuals via dezelfde sleutels
34
CAPEX planning • Input op Business Plan number (Bpnumber, gebruikt in ECC) • Allocatie van Profit Center naar Asset Cluster
• Opmerking: berekening van afschrijvingen van toekomstige activa worden gedaan in
Copyright © 2012
de Group Planning tool Tagetik, het resultaat wordt opgenomen in BI-IP
35
P&L planning in BI-IP (Polyolefins only) • Verkoop volumes: via APO • Prijzen en kortingen: ingave door BU analist, op S&OP family level • Distributie kosten: # km * geplande kost/km (input door Distributie) • Productiekosten: hoeveelheden van de Cost Estimates (per kostprijscomponent) en toekomstige prijzen voor monomer, grondstoffen en utilities (input door Group Strategy, Procurement, Feedstock & Energy) • Berekening van inventariseffecten volgens zelfde logica als voor actuals (Q uit SNP) • Vaste productiekosten en afschrijvingen: berekening standaard kosten en varianties • Vaste overhead kosten: vanuit de allocatie van de vaste kosten planning
• Bemerking: Planning is volgens ‘the CO-PA way’ maar een vertaling naar rekeningen is
Copyright © 2012
voorzien
36
Agenda • Borealis • 3G Programma • BI through IT • Planningstool • BI-IP
Copyright © 2012
• Samenvatting en lessons learned 37
Samenvattend • Verdeel de olifant in stukjes, maak ze smaakvol (stakeholder involvement) • Business en IT werken zeer nauw samen • Integratie met strategie • Stap-per-stap bewaakt het overzicht • Niet enkel tools, maar ook processen en structuren
Copyright © 2012
• Change Management door iteratieve implementatie
38
Copyright © 2012
Q&A
39
Einde presentatie Nathalie Rigouts Maart 2012
Copyright © 2012
The information contained herein is to our knowledge accurate and reliable as of the date of publication. Borealis extends no warranties and makes no representations as to the accuracy or completeness of the information contained herein, and assumes no responsibility regarding the consequences of its use or for any printing errors.
40
Copyright © 2012 41
