Bijlagen: 1. Regeling met bijlagen

WW

NOTA VOOR DE RAAD

-o

{ £ l 8

l gemeente >atum: 29 augustus 2008 | Nummer raadsnfrta:" O O S O 5 O Dnderwerp: Treffen van een bilaterale gemeenschappelijke regeling met de gemeente oon op Zand voor samenwerking op ICT-gebied i! ortefeuillehouder: )e Boer

Bijlagen: 1. Regeling met bijlagen

Ter inzage:

1.

Voorstel: 1. Het treffen van een bilaterale gemeenschappelijke regeling met de gemeente Loon op Zand voor samenwerking op ICT-gebied Samenvatting In de afgelopen jaren is uw raad regelingen aangegaan met de gemeenten Oisterwijk, Baarle-Nassau en Hilvarenbeek voor samenwerking op ICT-gebied. Deze ontwikkeling heeft een aantal gemeenten in de regio gestimuleerd om zich op ICT-samenwerking te oriënteren. De gemeente Loon op Zand heeft nu te kennen gegeven ook een dergelijke samenwerking met de gemeente Oosterhout aan te willen gaan. De bilaterale lichte gemeenschappelijke regeling zonder meer met twee bijlagen treft u aan als bijlage bij deze nota. Deze regeling is conform de regeling zoals door uw raad is besloten op 11 december 2007 voor de ICTsamenwerking met de gemeenten Oisterwijk, Baarle-Nassau en Hilvarenbeek. Wat willen we bereiken? Samenwerking op ICT-gebied met de andere gemeenten levert voordelen op in de zin van risicobeheersing, bedrijfszekerheid, efficiency van bedrijfsmiddelen en verbetering van dienstverlening. Uitgangspunt voor deze samenwerking is daarbij om meer te kunnen doen met dezelfde middelen. Het shared service center van de gemeente Oosterhout (Equalit) beheert op dit moment meer dan 950 PC's en levert ICT-dienstverlening voor in totaal meer dan 100.000 inwoners. Een recent onderzoek van Het Expertise Centrum (HEC) naar het functioneren van Equalit geeft aan dat Equalit op de goede weg is en "value for money" levert, maar dat voor de continuïteit verdere groei tot minimaal 1500 werkplekken noodzakelijk is. Uitbreiding met de gemeente Loon op Zand (ca. 150 werkplekken) wordt daarom gezien als noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering. Equalit maakt thans onderdeel uit van de gemeentelijke afdeling Regionale Servicediensten. Door middel van deze afdeling kiest de gemeente Oosterhout ervoor om een (bredere) eigen betrouwbare regionale uitvoeringsorganisatie te creëren. Achterliggende doel is om de eigen bedrijfsvoeringsambities (o.a. doelmatig, kwaliteit, efficiëntie, professionalisering, ontwikkelkansen voor medewerkers) te verwezenlijken en voor de toekomst te garanderen. Wat gaan we daarmee doen? Gemeenschappelijke ICT biedt de nodige voordelen. De inkoop op ICT-gebied (voornamelijk software) wordt gezamenlijk gedaan, waarmee al aanzienlijke besparingen, zowel bij aanschaf en onderhoud, maar ook bij inrichting en beheer, zijn behaald. Het beheer van een aantal pakketten is centraal bij Equalit ondergebracht en op dit moment wordt onderzocht of dat ook mogelijk is voor de (nieuwe) basisregistraties adressen, gebouwen en de basiskaart. Op het gebied van elektronische dienstverlening is gekozen voor aanschaf van één systeem. uitdraai van: 28-08-08 15:15

pagina: 1

= 0 :00 10 :0 50

WW

w

gemeente

Oosterhout i

Door te leren van eerdere implementaties zijn ook hierbij aanzienlijke besparingen in tijd en geld behaald. Alle 4 de gemeenten hebben mede daardoor eind 2007 de verplichte normstelling voor elektronische dienstverlening gehaald. Ook de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB) is op deze wijze aangepakt. Selecties van nieuwe pakketten vinden zo veel mogelijk gezamenlijk plaats waarbij de gemeente wel haar eigen beleidsvrijheid houdt. De gemeenschappelijke ICT biedt kansen om ook op andere gebieden samen te werken. Zo heeft de gemeente Baarle-Nassau sinds 1 januari 2008 de salarisadministratie bij de gemeente Oosterhout ondergebracht en ook op het gebied van financiën en sociale zekerheid wordt veel samengewerkt. Wat mag het kosten? Alle noodzakelijke kosten worden door de gemeente Loon op Zand betaald op basis van het aantal werkplekken. Oosterhout heeft de bestaande budgetten ingebracht. Mogelijke financiële risico's liggen momenteel volledig bij de gemeente Oosterhout, maar die risico's zijn goed afdekt door de overeenkomsten die met de verschillende gemeenten zijn gesloten. De voorgaande jaren hebben aangetoond dat het totale budget toereikend is en dat er voldoende voorzieningen zijn getroffen voor toekomstige vervangingen van apparatuur. De verwachting is dat het aantal deelnemende gemeenten in de komende tijd verder toe zal nemen.

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN OOSTERHOUT, W.H. HUIJBREGTS-SCHIEDON

, burgemeester.

W.P.H. REDERT

, secretaris

uitdraai van: 28-08-08 15:15

pagina:2

WW

BESLUIT VAN DE RAAD

w

gemeente

Nummer: 0 0 0 8 0 5 0

DE RAAD VAN DE GEMEENTE OOSTERHOUT; gelet op artikel 1, eerste en tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen en gelet op artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet ï gelezen het voorstel van het college van 29 augustus 2008; BESLUIT: 1. Toestemming te geven aan het college van Burgemeester en Wethouders tot het treffen van een bilaterale Gemeenschappelijke regeling "Bovengemeentelijke samenwerking ICT" met de gemeente Loon op Zand Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 2é september 2008. VP VOORNOEMD,

-

uitdraai van: 28-08-08 10:06

, griffier.

pagina:3

PARTIJ VAN DE ARBEID MOTIE Ondergetekende, R.P.L. Louwen, raadslid van de gemeente Oosterhout voor de fractie van de PvdA, dient met verwijzing naar artikel 37 van het reglement van Orde voor de gemeente Oosterhout met betrekking tot raadsnota 0008050 de volgende motie in: De raad van de gemeente Oosterhout, in vergadering bijeen op 23 september 2008 en gehoord hebbende de beraadslaging met betrekking tot agendapunt 0008050 Treffen van een bilaterale gemeenschappelijke regeling met de gemeente Loon op Zand voor samenwerking op ICT gebied. Overwegende dat: -

-

-

onze fractie al verschillende malen het college gewezen heeft op mogelijke voordelen van het gebruik van open source en open standaarden voor de gemeente. op 12 december 2007 een beleidsplan van de ministeries van EZ en BZK in de Kamer aangenomen is dat concrete invulling geeft op de vragen uit de motie-Vendrik die was bedoeld om het open source software gebruik te stimuleren bij de overheid het college Equalite als open source software heeft bestempeld en dit niet het geval blijkt te zijn. het gebruik van deze software, zoals o.a. in de gemeente Schiedam hier structureel bijna 400.000 euro mee wordt bespaard en in gemeente Haarlem deze besparing 500.000 euro bedraagt. ervaringen bij andere gemeenten die al op deze software zijn overgegaan aantonen dat de gebruiksmogelijkheden minstens gelijk zijn aan de traditionele software. dat hiermee de te realiseren besparing in de gemeente Oosterhout naast samenwerking tussen gemeenten nog groter zal zijn en effectiever kan worden benut in verband met onderzoek, ontwikkeling en onderhoud.

Verzoekt het college: Zo spoedig mogelijk een onderzoek te starten, of en hoe Open Source (openoffice) en open standaarden (software die gemeentelijke dienstverleningsprocessen ondersteunt) zo effectief mogelijk ingezet kan worden in de gemeentekantoren van Oosterhout, plus samenwerkingspartners. Daarnaast de financiële voordelen voor de gemeente Oosterhout in kaart te brengen, die de installatie van deze software zou kunnen opleveren en dit te rapporteren aan de Oosterhoutse raad. En gaat over tot de orde van de dag, 23 september 2008 Handtekening

WO

s:'..

gemeente loon op zand

WW

w

Gemeente

Oosterhout

BOVENGEMEENTELIJKE SAMENWERKING ICT LOON OP ZAND EN OOSTERHOUT

Partijen, het college van burgemeester en wethouders van Oosterhout (hierna te noemen Oosterhout) en het college van burgemeester en wethouders van Loon op Zand (hierna te noemen Loon op Zand), gelet op artikel 1, eerste en tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen en gelet op artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet, overwegende: dat Partijen van oordeel zijn dat als gevolg van een aantal bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen steeds hogere eisen worden gesteld aan hun bestuurskracht en de kwaliteit van hun bestuurlijke besluitvorming; dat de burgers steeds hogere eisen stellen aan de kwaliteit van de dienstverlening van de ambtelijke organisaties; dat het belang van informatisering en automatisering voor de dienstverlening van de gemeente aan burgers, instellingen en bedrijven toeneemt; dat met behoud van de gemeentelijke identiteit en gemeentelijke zelfstandigheid samenwerking wordt gezocht om de ambities van een elektronische gemeente en van digitale dienstverlening aan de burger, instellingen en bedrijven versneld te kunnen realiseren; dat op basis van efficiency voordelen en efficiëntere werkmethoden gezamenlijk een hogere kwaliteit van dienstverlening aan de burger en een betere ondersteuning van het bestuur van de gemeenten kan worden gerealiseerd; dat door bundeling van krachten en kennis, door verruiming van de mogelijkheid tot het aantrekken van specialisten en door een bredere bezetting de professionaliteit van de dienstverlening toe- en de kwetsbaarheid van organisaties afneemt en de innovatiekracht wordt vergroot; dat middelen en personeel op het gebied van Informatisering & Automatisering worden geïntegreerd en de uitvoering van ICT-taken wordt ondergebracht bij de gemeente Oosterhout;

Bovengemeentelijke samenwerking ICT Loon op Zand - Oosterhout

2

dat Partijen eikaars wederzijdse belangen, taken en verantwoordelijkheden erkennen; dat Partijen elk een rol hebben en verantwoordelijkheid dragen om de wederzijdse verwachtingen van de samenwerking waar te maken, besluiten de volgende gemeenschappelijke regeling samenwerking JCT te treffen: ARTIKEL 1

BEGRIPSBEPALINGEN

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder a. Wet: Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr); b. Regeling: de gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT c. Partijen: (het college van) de gemeente Oosterhout en (het college van) de gemeente Loon op Zand gezamenlijk. d. Uittredingsplan: het plan als omschreven in lid 4 van artikel 7 van deze Regeling. ARTIKEL 2

BELANG

Deze Regeling wordt getroffen om het belang te behartigen van samenwerking bij het ondersteunen met informatisering en automatisering van de gemeentelijke dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. ARTIKEL 3

TAKEN

1. De colleges van Oosterhout en van Loon op Zand maken nadere afspraken over de omvang en het niveau van de in stand te houden ICT-omgeving door Oosterhout en de taakuitoefening door Oosterhout op het gebied van informatisering en automatisering alsmede over de daartegenover staande vergoeding te betalen door Loon op Zand aan Oosterhout. 2. De in het eerste lid genoemde afspraken zullen worden opgenomen in de producten- en dienstencatalogus (PDC). Deze producten- en dienstencatalogus maakt na ondertekening door Partijen onderdeel uit van deze Regeling als appendix 1 waarbij de inhoud wordt geacht hier te zijn ingelast en herhaald. Bij unaniem besluit van de colleges van Oosterhout en van Loon op Zand kan de producten- en dienstencatalogus worden gewijzigd. In afwijking van het bepaalde in artikel 7, eerste lid van deze Regeling is instemming van de gemeenteraden van de Partijen voor wijziging van de producten- en dienstencatalogus niet vereist. ARTIKEL 4

INTEGRATIE I&A

Middelen en personeel op het gebied van informatisering St automatisering worden geïntegreerd. De colleges van Oosterhout en van Loon op Zand maken nadere afspraken om deze integratie te realiseren. Deze nadere afspraken zijn opgenomen in appendix 2 bij deze Regeling. Voornoemde appendix 2 maakt na ondertekening door Partijen onderdeel uit van deze Regeling waarbij de inhoud wordt geacht hier te zijn ingelast en herhaald. Toelichting op artikel 2, 3 en 4 De Regeling is getroffen ter behartiging van het belang van samenwerking bij het ondersteunen met informatisering en automatisering van de gemeentelijke dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen.

Bovengemeentelijke samenwerking ICT Loon op Zand - Oosterhout De Regeling voorziet in het concentreren van taken op het gebied van informatisering en automatisering. Daartoe worden middelen en personeel geïntegreerd. Een flexibele organisatie met slagkracht is noodzakelijk om wendbaar te kunnen inspelen op de ontwikkelingen op het gebied van informatisering en automatisering. Daarom is gekozen voor een gemeenschappelijke regeling zonder openbaar lichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan als bedoeld in artikel 8 van de Wet. De artikelen 1, 8, derde lid, 9, eerste lid, 10, eerste lid, 26, derde lid en artikel 27 van de Wet zijn van toepassing op een dergelijke gemeenschappelijke regeling. Bij aanvang van de samenwerking is vastgelegd in de producten- en dienstencatalogus welke taken worden uitgevoerd. Om de beoogde flexibiliteit te bereiken is tevens opgenomen dat de PDC bij unaniem besluit kan worden gewijzigd.

ARTIKEL 5 LOOPTIJD Deze Regeling met de bijbehorende appendices treedt in werking op 1 januari 2009 en is aangegaan voor onbepaalde tijd.

ARTIKEL 6 TOETREDING Na het treffen van deze Regeling is toetreden door een andere Partij niet mogelijk.

ARTIKEL 7 WIJZIGING, UITTREDING, OPHEFFING 1. De Regeling kan worden gewijzigd of worden opgeheven bij unaniem besluit van Partijen bij deze Regeling, na verkregen toestemming van de gemeenteraden van Partijen. 2. Een Partij kan uittreden uit de Regeling door een daartoe strekkend besluit te nemen, na verkregen toestemming van de gemeenteraad van deze Partij. 3. Effectuering van het besluit tot uittreding vindt niet eerder plaats dan op 31 december van het vierde kalenderjaar volgend op het jaar waarin het college van Loon op Zand zijn besluit tot uittreding uit de Regeling aangetekend aan Oosterhout heeft toegezonden. 4. Partijen stellen uiterlijk op 31 december van het jaar waarin het besluit tot uittreden is genomen gezamenlijk een Uittredingsplan vast waarin alle aspecten en gevolgen van de uittreding worden geregeld. Met inachtneming van de risicodragende positie die Oosterhout heeft, neemt de uittredende Partij naar redelijkheid en billijkheid de gevolgen van de uittreding voor zijn rekening, waarbij rekening wordt gehouden met de (waarde) inbreng van de uittredende Partij bij de start van de samenwerking.

Toelichting bij artikel 6 en 7 Partijen beogen voor langere tijd een samenwerking aan te gaan. Dit maakt het mogelijk om middelen en mensen te integreren en daarbij behoud van werkgelegenheid als uitgangspunt te nemen. Voor de uitvoering van de producten- en dienstencatalogus is in de producten- en dienstencatalogus voorzien in diverse contactmomenten tussen Partijen op operationeel en strategisch niveau. De uitvoering van de taken of de betaling van de daartegenover staande vergoeding dient eerst hierin te worden besproken indien Partijen hieromtrent een meningsverschil hebben. Daarbij dient aan de andere Partij voldoende gelegenheid te worden geboden om, indien er sprake is van een tekortkoming, deze tekortkoming te herstellen. In het geval Partijen van mening blijven verschillen kan overeenkomstig artikel 9 van de Regeling dit worden voorgelegd aan een geschillencommissie of dit kan een reden zijn om uit de Regeling te treden. Door een termijn op te nemen welke in acht moet worden genomen alvorens uittreden wordt geëffectueerd, is het mogelijk om bij uittreding uit de Regeling verplichtingen jegens derden op een ordentelijke wijze af te bouwen. Dit geeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om lopende contracten te beëindigen. Het is niet de bedoeling van Partijen dat de termijn een periode is waarin de taakuitoefening zelf wordt afgebouwd. Er is verder bepaald dat Partijen een uittredingsplan opstellen waarin alle aspecten en gevolgen van de uittreding worden geregeld.


ARTIKEL 8

EVALUATIE

De Regeling wordt periodiek geëvalueerd door Partijen. Dit zal voor het eerst plaats vinden twee jaar na de datum van inwerkingtreding van de Regeling en vervolgens elke vier jaar.

ARTIKEL 9

GESCHILLENREGELING

1. Voordat over een geschil als bedoeld in artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen de beslissing van gedeputeerde staten wordt ingeroepen, leggen Partijen het geschil voor aan een commissie. 2. Indien er een geschil ontstaat buiten de gevallen waarin artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen van toepassing is, leggen Partijen dit geschil voor aan een commissie. Het advies van deze commissie is voor Partijen bindend. De commissie beslist met inachtneming van de afspraken in deze Regeling met de bijbehorende appendices en beslist met inachtneming van de regels van het Nederlands recht. 3. De commissie als bedoeld in het eerste of in het tweede lid bestaat uit drie leden. Eén lid wordt aangewezen door Loon op Zand en één lid door Oosterhout. Deze twee leden wijzen gezamenlijk een derde lid aan dat tevens als voorzitter van de commissie optreedt, leder der Partijen draagt de helft van de kosten verbonden aan het inschakelen van de commissie. ARTIKEL 10

GEWIJZIGDE OMSTANDIGHEDEN

Bij ingrijpende wijziging van de omstandigheden, waaronder mede worden verstaan ingrijpende wijzingen van wet- of regelgeving of ingrijpend gewijzigde rechterlijke oordelen, die naar het oordeel van Partijen of één der Partijen gevolgen hebben voor de rechtsverhouding tussen Partijen, zullen Partijen trachten in onderling overleg tot een voor Partijen aanvaardbare aanpassing van die rechtsverhouding te geraken, daarbij rekening houdend met hun wederzijdse belangen. Indien het overleg niet binnen redelijke termijn plaatsvindt of niet tot overeenstemming leidt heeft de meest gerede Partij het recht om deze omstandigheid aan te merken als een geschil. ARTIKEL 11

SLOTBEPALINGEN

1. De in deze Regeling genoemde en door Partijen getekende appendices maken deel uit van deze Regeling en zijn hiermee onlosmakelijk verbonden. Desalniettemin kunnen de in deze Regeling genoemde appendices afzonderlijk aan een der bepalingen in deze Regeling worden getoetst, waarbij de Regeling prevaleert boven de appendices, zonder dat daardoor de overige delen van de appendices worden aangetast. 2. Partijen verklaren dat de deze Regeling met bijbehorende appendices de tussen hen gemaakte afspraken volledig weergeeft. Wijzigingen van deze regeling en/of de bijbehorende appendices zijn tussen Partijen alleen verbindend indien deze schriftelijk zijn vastgelegd en door alle Partijen zijn ondertekend. 3. Oosterhout is geen vergoeding van schade of kosten aan Loon op Zand verschuldigd in het geval van een tekortkoming in de uitoefening van de taken uit deze Regeling (inclusief de bijbehorende appendices) of in het instandhouden van de ICT-omgeving of in het geval van storingen of incidenten betreffende de gemeenschappelijke ICTomgeving of in het geval van gebreken in de apparatuur of software. Loon op Zand vrijwaart Oosterhout voor alle aanspraken van derden voor zover dit aanspraken betreft waarvoor Oosterhout op grond van de eerste volzin geen vergoeding verschuldigd is aan Loon op Zand Het in de eerste volzin bepaalde geldt niet indien er sprake is van opzet of grove schuld van Oosterhout.


5

4. Het college van Oosterhout wordt aangewezen als het gemeentebestuur zoals bedoeld in artikel 26 van de Wet. 5. Het college van Oosterhout en het college van Loon op Zand dragen zorg voor bekendmaking van deze regeling op een in de betreffende gemeente gebruikelijke wijze. 6. Deze regeling kan worden aangehaald als "Gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT"

Toelichting op artikel 11 De Regeling dient een gemeentebestuur aan te wijzen dat de regeling toezendt aan gedeputeerde staten van de provincie waarin de deelnemende gemeenten zijn gelegen. (Artikel 26 van de Wet). De Regeling wijst daartoe het college van Oosterhout aan. In het vijfde lid van dit artikel wordt omschreven op welke wijze het besluit om de Regeling te treffen wordt bekendgemaakt zodat burgers worden geïnformeerd over de getroffen Regeling.

Aldus getekend te Loon op Zand op het college van Loon op Zand

het college van Oosterhout,

, burgemeester,

, burgemeester,

, secretaris.

, secretaris.

gemeente loon op zand

[XXX] Gemeente OoSterhOUt

BOVENGEMEENTELIJKEICT SAMENWERKING LOON OP ZAND EN OOSTERHOUT

APPENDIX 2: INTEGRATIE VAN MENSEN EN MIDDELEN ICT Partijen, de colleges van burgemeester en wethouders van Oosterhout en van Loon op Zand gelet op artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling ICT, Verklaren de volgende nadere afspraken te hebben gemaakt:

ARTIKEL 1

MIGRATIEKOSTEN

1. De migratiekosten ad € 273.830,13 (zegge: tweehonderddrieënzeventigduizendachthonderddertig euro en dertien eurocent) exclusief BTW die nodig zijn voor de toetreding in de ICT-omgeving zijn voor rekening van Loon op Zand. 2. De betaling van de migratiekosten door Loon op Zand dient plaats te vinden 30 dagen na facturering, die plaatsvindt direct na het treffen van de regeling.

ARTIKEL 2

GOEDEREN

1. Loon op Zand draagt over, en verklaart daartoe bevoegd te zijn, aan Oosterhout haar apparatuur, software (o.a. programmatuur met bijbehorende databases en applicaties), producten en licenties die onder deze gemeenschappelijke regeling en de PDC vallen. Eventueel aan de overdracht verbonden kosten zijn voor rekening van Loon op Zand. Partijen stellen een lijst op van de overgedragen goederen. 2. De aanschaf van apparatuur, software (o.a. programmatuur met bijbehorende databases en applicaties), producten of licenties geschiedt door Oosterhout die voornoemde goederen in eigendom verkrijgt ongeacht de locatie waar voornoemde goederen zich bevinden. 3. Voor zover vanwege de intellectuele eigendomsrechten de apparatuur, software (o.a. programmatuur met bijbehorende databases en applicaties), producten of licenties die door Loon op Zand worden gebruikt niet in eigendom aan Oosterhout kunnen worden geleverd, mandateert Loon op Zand hierbij de bevoegdheid om voornoemde goederen namens Loon op Zand in eigendom te verkrijgen en namens Loon op Zand te gebruiken. 4. Indien Loon op Zand apparatuur, software (o.a. programmatuur met bijbehorende databases en applicaties), producten of licenties wenst aan te schaffen die vallen

Integratie mensen en middelen ICT Loon op Zand - Oosterhout

2

buiten de in de producten- en dienstencatalogus en Oosterhout stemt met de aanschaf daarvan in, dan worden de extra kosten die daarmee zijn gemoeid apart aan Loon op Zand in rekening gebracht. 5. Oosterhout verkrijgt alle intellectuele eigendomsrechten en wordt eigenaar van alle gegevens en resultaten voortvloeiend uit de voor Loon op Zand uitgevoerde taken. Alvorens software door Oosterhout wordt ontwikkeld ten behoeve van Loon op Zand kunnen Partijen van de eerste volzin afwijkende afspraak maken zonder dat hiervoor toestemming van de gemeenteraden van Partijen vereist is.

ARTIKEL 3

PERSONEEL

1. Gedurende het eerste jaar wordt de medewerker van Loon op Zand gedetacheerd bij de gemeente Oosterhout waartoe een detacheringsovereenkomst wordt gesloten. 2. Er wordt een vergelijking gemaakt van de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals die op dat moment zijn. Eventuele verschillen worden tegen elkaar afgewogen (voordelen versus nadelen) en indien nodig worden afkoopregelingen/-bedragen, afbouw- of overgangsregelingen opgesteld. De kosten hiervan zijn voor Loon op Zand 3. Op basis van deze vergelijking (punt 2) wordt voor de medewerker van Loon op Zand individuele afspraken vastgelegd (afkoopregelingen/-bedragen enz.). De huidige salarisschaal wordt gegarandeerd. De afspraken zullen worden besproken met de betrokken medewerker en de ondernemingsraad. 4. Binnen 1 jaar moet de medewerker van Loon op Zand duidelijkheid hebben over de toekomstige invulling van het dienstverband na 1 jaar. 5. Bij ontslag door Oosterhout van een medewerker die is overgenomen van Loon op Zand op grond van onbekwaamheid of ongeschiktheid voor de vervulling van zijn betrekking anders dan op grond van ziekten of gebreken of bij geheel of gedeeltelijk ontslag of herplaatsing op grond van onbekwaamheid of ongeschiktheid voor vervulling van zijn betrekking op grond van ziekten of gebreken komen de aanspraken op de wettelijke en bovenwettelijke werkloosheidsuitkering (of de daarvoor in de plaats getreden regeling/collectieve aanspraken) bij Oosterhout voor rekening van Loon op Zand volgens de formule 60-N N waarbij N = het aantal maanden in dienst van Oosterhout. Aldus getekend te Loon op Zand op | het college van Loon op Zand

het college van Oosterhout,

, burgemeester,

burgemeester,

, secretaris.

, secretaris.

Aranea Consult Aranea Consult BV Wolput 72a 5251 CH Vlijmen Tel. +31 - (0)73 - 646 16 60

Fax+31 -(0)73-6461661 E-mail: [email protected] Internet: www.aranea.nl

2.0

Integratie in Gemeentenet

Plan van aanpak

Gemeente Loon op Zand Aranea Consult B.V. S. Kamer 2 juni 2008 ABN Amro 51.32.85.385, KvK s-Hertogenbosch 16069653, BTW NL009477792B01


Inhoudsopgave Managementsamenvatting

3

Inleiding

7

1. Projectdefinitie 1.1 Achtergrond project 1.2 Uitgangspunten 1.3 Omvang & bereik

8 8 10 10

1.3.1 1.3.2

11 13

1.4 1.5 1.6 1.7

Binnen scope Buiten scope

Aanpak & fasering Resultaten Randvoorwaarden & beperkingen Relaties met andere projecten

14 19 19 20

2. Kwaliteitscriteria 2.1 I&A afdeling(en) 2.2 Gebruikers

22 22 22

3.

Project Acceptatiecriteria

24

4.

Projectorganisatie

26

5. Projectplanning en kosten 5.1 Inventarisatie / Kengetallen Loon op Zand 5.2 Kosten 5.3 Des-investeringen 5.4 Projectplanning

28 28 31 34 36

6.

Initiële Projectrisico's

38

7.

Impact voor de organisatie

40

Bijlage A Applicaties

43

Bijlage B Calculatie kosten en uren

45

2 juni 2008 Versie 2.0

2 van 29

Aranea Consult B.V. pva i2g loon op zand 2 O.doc


Ma nagem entsamen vattin g De gemeente Loon op Zand heeft de wens uitgesproken om voor de ICT dienstverlening samen te werken met Equalit. De doelstelling van het samenwerkingsverband tussen Loon op Zand en Equalit is om een ICTorganisatie te vormen die haar gebruikers van een passende en adequate ICT-voorziening voorziet en kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen zoals elektronische dienstverlening, basisregistraties, de andere overheid e.d. Hierbij is voldoende schaalgrootte een van de voorwaarden, vooral omdat ICT steeds complexer wordt en er daardoor behoefte is aan een ICT-organisatie waarbij de nodige specialistische kennis kan worden vergaard en benut. Tevens is een voordeel van de toenemende schaalgrootte dat continuïteit kan worden geboden. Zowel technisch, door gescheiden omgevingen van meerdere gemeenten samen te voegen tot een redundante omgeving, als wel organisatorisch door expertise bij meerdere medewerkers te beleggen, zodat deze expertise ook bij ziekte of verlof beschikbaar is binnen de ICT-organisatie. Het project 'Integratie in Gemeentenet (I2G) Loon op Zand' is onderdeel van het totale project om het samenwerkingsverband in te richten en heeft tot doel om op technisch vlak een gezamenlijke infrastructuur te realiseren die gecentraliseerd is in de locatie van het Shared Service Center Equalit. De volgende resultaten vallen buiten de scope van dit document, en betreffen: • Overeenstemming over de prijs per werkplek die door Equalit aan de gemeente Loon op Zand zal worden berekend; • Overeenstemming over de integratie van mensen en middelen; • Overeenstemming over de Producten- en Dienstencatalogus; • Overeenstemming over inhoudelijke en juridische details; Dit Plan van Aanpak voor integratie in Gemeentenet geldt als één van de beslisdocumenten voor de samenwerking. Het document geeft aan welke investeringen en des-investeringen noodzakelijk zijn en welke inzet van de medewerkers. De gemeente Loon op Zand kan hiermee een overwogen beslissing qua kosten maken met betrekking tot de integratie en samenwerking. Voor invulling van de technische samenwerking geld als basis eerdere samenwerkingsverbanden tussen Equalit en andere gemeenten en de ervaringen die hier zijn opgedaan. Het project I2G bestaat uit drie fasen: "vervanging PC", "vervanging netwerk infrastructuur" en "inregelen Backends". Elke fase bestaat uit een aantal projectstappen. De project aanpak is er op gericht om de nieuwe en bestaande omgeving naast elkaar te laten functioneren tijdens het project. Dit waarborgt de continuïteit van de ICT-voorziening, ook wanneer er tegenvallers zijn in het project. Loon op Zand benadrukt dat beschikbaarheid voor gebruikers van ICT-voorzieningen uiterst belangrijk zijn. Het risico van onbeschikbaarheid en verstoringen moet tot een minimum beperkt worden. 2 juni 2008 Versie 2.0

3 van 29


Integratie in Gemeentenet Nadat door middel van dit project een gezamenlijk infrastructuur is gerealiseerd zal door middel van reguliere beheerprojecten de infrastructuur en informatievoorziening verder worden geoptimaliseerd. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het gelijktrekken van bestand/rechtenstructuren en het gelijktrekken van applicatieversies en installaties. Uitgangspunt voor het gehele project is dat gebruik wordt gemaakt van de infrastructuur standaarden van Equalit, het Shared Service Center van de gemeente Oosterhout. Dit betekent dat keuzes met betrekking tot ontwerp en de te gebruiken hard- en software al vaststaan. Hierdoor kan tevens gebruik worden gemaakt van de kennis van Equalit. Voor de levering van hard- en software en diensten maakt Equalit gebruik van vaste leveranciers, het is essentieel voor de doorlooptijd en planning dat voor het !2G-project van deze leveranciers gebruik wordt gemaakt. De kosten voor het project bedragen in totaal € 774.687 en zijn opgebouwd zoals weergegeven in onderstaande tabel. De benodigde investering voor Loon op Zand bedraagt € 273.830 en betreft vrijwel alleen projectkosten (kosten voor uren door projectmedewerkers). De investeringen voor Equalit bedragen € 503.418 en betreffende de investering die benodigd zijn voor de standaard werkplekken en servers (zowel hard- als software). Deze investeringen door Equalit zijn onderdeel van de nader te bepalen werkplekprijs. Budget

Totaaloverzicht investeringen (excl. BTW)

Investering Loon op Zand

Investering Equalit

277.438,00

Project kosten 5% risico opslag (over alle kosten exclusief de rechtstreekse kosten voor Loon op Zand)

€

225.842,92

26.273,60

€

234.517,00

234.517,00

€

€ 774.687,82

202.007.72

13.039,53

23.972,29

273.830,13

503.418,01

Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW en gebaseerd op werkzaamheden tijdens kantoortijden. Naast de benodigde investeringen is ook de inzet van medewerkers Loon op Zand en Equalit noodzakelijk. De vermelde benodigde inzet zijn schattingen gebaseerd op ervaringen van eerdere integraties en gebaseerd op de globale inventarisatie die uitgevoerd is bij Loon op Zand. Tijdens en aan de hand van de project-kick-off wordt de benodigde inzet van betrokkenen meer concreet afgestemd. De benodigde inzet van externen maken onderdeel uit van de benodigde investeringen (projectkosten). De benodigde inzet wordt geschat op: Overzicht interne uren

Budget

Loon op Zand systeembeheer Loon op Zand servicedesk and applicatiebeheer

Equalit


4 van 29




5 van 29



Inleiding De gemeente Loon op Zand heeft de wens uitgesproken om op het gebied van ICT een samenwerking aan te gaan met Equalit. Equalit is het Shared Service Center van de gemeente Oosterhout. Equalit faciliteert de ICT voor verschillende omliggende gemeenten. Het project 'Integratie in Gemeentenet (I2G)' heeft tot doel om op technische vlak een gezamenlijke infrastructuur te realiseren die gecentraliseerd is in de locatie van het Shared Service Center Equalit van gemeente Oosterhout. Voor de besluitvorming tot daadwerkelijk samenwerking zijn diverse onderzoeken nodig, zowel op technisch als organisatorisch vlak. Voor het technische samenwerking is dit Plan van Aanpak voor project I2G één van de resultaten. Het Plan van Aanpak voor project I2G bevat een verwoording van de benodigde eenmalige investeringen en des-investeringen en een beschrijving van de aanpak voor de technische migratie. De volgende resultaten vallen buiten de scope van dit document, en betreffen: • Overeenstemming over de prijs per werkplek die door Equalit aan de gemeente Loon op Zand zal worden berekend; • Overeenstemming over de integratie van mensen en middelen; • Overeenstemming over de Producten- en Dienstencatalogus; • Overeenstemming over inhoudelijke en juridische details; In de volgende hoofdstukken komen achtereenvolgens aan de orde: • Projectdefinitie (doelstellingen, scope, aanpak en resultaten) • Kwaliteitscriteria • Acceptatiecriteria • Organisatiestructuur • Initiële projectplanning en kosten • Initiële projectrisico's (inclusief tegenmaatregelen) • Impact van de migratie op de organisatie In Bijlage A is een lijst opgenomen met de applicaties die bij de gemeente Loon op Zand worden gebruikt.


6 van 29



1.

Projectdefinitie

1.1

Achtergrond project

De gemeente Loon op Zand heeft de wens uitgesproken om verregaand te gaan samenwerken op het gebied van ICT met Equalit. Het concept dat Equalit voorstaat met haar dienstverlening is er één waarbij de ICTomgevingen van de deelnemende gemeenten gecentraliseerd zijn op één locatie en waarbij alle beheerders ook op deze locatie gecentraliseerd zijn. De werkplekken en eventueel bijbehorende randapparatuur bevinden zich op de decentrale gemeente locaties. Voor onderhoud van deze werkplekken en randapparatuur (vastgelopen printers, printercartridges, vervanging defecte hardware), zal op locatie ondersteuning aanwezig zijn van de facilitaire organisatie van Loon op Zand (niet van de I&A organisatie van Loon op Zand of Equalit). De diensten van Equalit worden over een breedbandverbinding aan Loon op Zand aangeboden. De doelstelling van het samenwerkingsverband tussen Loon op Zand en Equalit is om een ICTorganisatie te vormen die haar gebruikers van een passende en adequate ICT-voorziening voorziet en kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Hierbij is voldoende schaalgrootte één van de voorwaarden, vooral omdat ICT steeds complexer wordt en er daardoor behoefte is aan een ICT-organisatie waarbij de nodige specialistische kennis kan worden vergaard en benut. Ook kan door schaalgrote continuïteit worden geboden. Zowel technisch, door gescheiden omgevingen van meerdere gemeenten samen te voegen tot een redundante omgeving, als wel organisatorisch door expertise bij meerdere medewerkers te beleggen, zodat deze expertise ook bij ziekte of verlof beschikbaar is binnen de ICT-organisatie. Het project 'Integratie in Gemeentenet' (I2G) heeft tot doel om op technisch vlak een gezamenlijke infrastructuur te realiseren op de locatie van het Shared Service Center Equalit. Hier voor zijn de volgende onderdelen noodzakelijk: • Realiseren van een Server Based Computing omgeving (SBC-omgeving) voor Loon op Zand; • Realisatie van een uniforme kantooromgeving. De belangrijkste kenmerken van ICT-infrastructuur na het project: • locatie- en PC onafhankelijk werken voor gebruikers; • goede performance; • eenvoudig te beheren; • eenvoudig uit te breiden (nieuwe gebruikers, nieuwe vestigingen, nieuwe organisatie onderdelen, nieuwe applicaties, nieuwe servers etc.).


7 van 29



1.2

Uitgangspunten

Aan het project en dit Plan van Aanpak liggen de volgende uitgangspunten ten grondslag: • De overgang van de huidige ICT-infrastructuur naar de nieuwe ICT-infrastructuur dient zodanig te worden aangepakt dat gedurende de migratievoorbereidingen beide omgevingen naast elkaar werken. • Hardware en licenties kunnen worden aangeschaft bij de standaard leveranciers van Equalit. • Toetredingskosten, bijvoorbeeld voor aanpassingen aan de computerruimte (airco, elektra, netwerk) bij Equalit, zijn in dit Plan van Aanpak / budget opgenomen. • Equalit maakt al gebruik van een SBC-omgeving en beschikt over de nodige ervaring met de specifieke kenmerken van een dergelijke omgeving. Deze kennis en ervaring zullen worden gebruikt om de invoering van SBC voor de gemeente Loon op Zand soepel te laten verlopen. • Bestaande software, configuraties en databases worden zoveel mogelijk hergebruikt. Daarbij geldt de voorwaarde dat deze aan de Equalit-standaarden dienen te voldoen. • Ten behoeve van de migratie zal de verbinding tussen Loon op Zand en Equalit een breedbandige verbinding zijn (1 Gbit/s). Hierdoor ontstaat de situatie dat het huidige netwerk van Loon op Zand tot in Oosterhout wordt doorgetrokken. Daardoor heeft een aangesloten server bij Equalit dezelfde netwerksnelheid als een server die in Loon op Zand is aangesloten: fysieke locatie van een server is dus niet relevant tijdens de migratie. • Na de migratie is de bandbreedte behoefte lager en zal de bandbreedte van 1 Gbit/s teruggeschroefd worden naar de noodzakelijke bandbreedte (deze zal ruim bemeten blijven om de benodigde performance te kunnen leveren). • De standaard kantooromgeving die Equalit aan deelnemende Gemeenten aanbiedt is gebaseerd op Thin Clients. 1.3

Omvang 8t bereik

Het bereik van het l2G-project omvat het samenvoegen/integreren van de ICT-omgeving van de gemeente Loon op Zand met de Gemeentenet omgeving. 1.3.1

Binnen scope

•

Tot stand brengen van de breedbandverbinding tussen Equalit en Loon op Zand op basis van EVPN (KPN); Tijdens de migratie zal een verbinding beschikbaar zijn op basis van 1 Gbps. Na het project zal deze teruggezet worden naar de noodzakelijke snelheid

•

De migratie van de huidige netwerkverbindingen van de nevenlocatie naar de standaard aansluitmethode; Hiervoor wordt uitgegaan dat deze verbinding wordt overgezet naar standaard 1024/512 kbps

•

Omzetting van het gehele netwerk naar Gemeentenet standaarden;


8 van 29


Integratie in Gemeentenet De activiteit valt binnen het project, maar de feitelijke uitvoering ligt bij beheerders van de gemeente Loon op Zand. De IP omnummering is noodzakelijk omdat de IPreeksen moeten passen in het IP nummerplan van Gemeentenet. Beschikbaarstelling van applicaties op Gemeentenet; De in Bijlage A vernoemde applicatieset zal worden overgezet naar Gemeentenet en beschikbaar worden gemaakt. Wijzigingen in de applicatieset kunnen leiden tot hogere kosten. Vermindering van het aantal applicaties leidt tot verlaging van de kosten en daarmee tot een verlaging van de fixed price voor gemeente Loon op Zand. Omzetten van gebruikers naar de Gemeentenet omgeving; Uitbreiding capaciteit Gemeentenet omgeving tbv toetreding Loon op Zand; Inrichting (volgens Gemeentenet standaard) en uitrol van CAD stations en andere stand-alone PC's De coördinatie valt binnen het project. De feitelijke uitvoering ligt bij de ICT afdeling en facilitaire zaken van gemeente Loon op Zand Migratie file server; De huidige gebruikte data op de fileserver zal worden overgezet naar een centrale NAS (netwerk Attached Storage) met een centrale back-up oplossing Migratie Applicatie servers; De applicatie servers van gemeente Loon op Zand zullen gevirtualiseerd worden in het Shared Service Center van Equalit. Daar waar virtualisatie niet mogelijk1 is zal de server fysiek worden verhuisd. Personele kosten projectmedewerkers werknemers Loon op Zand);

Equalit

en externe

inhuur

(buiten

Opleiding voor systeembeheerders Loon op Zand; Tijdens het project wordt actuele beheerdocumentatie van de nieuwe omgeving opgeleverd;

1

o.a. RDW-server en Unix server


9 van 29



1.3.2

Buiten scope

•

Bepalen organisatiestructuur verantwoordelijkheden);

I&A

na

migratie

(kennisprofielen,

•

Laptops raadsleden De laptops van raadsleden maken geen deel uit van het netwerk en daardoor ook niet van de toekomstige Gemeentenet omgeving. Daarom worden de laptops van raadleden ook niet ondersteund en onderhouden door het Shared Service Center. Voor de laptops van raadsleden geldt dat dit speciaal ingericht moet worden, buiten het werkplekcontract.

•

Inregelen ondersteuning voor synchronisatie PDA's en Smartphones Ondersteuning van PDA's en smartphones met de Exchange server (e-mail, agenda, contactpersonen, etc.) is een speciale dienst van Equalit die niet binnen de standaard dienstverlening valt. Over de realisatie daarvan zullen aparte afspraken worden geformuleerd als specials.

•

Werkplekken van gemeente Heusden op locatie gemeente Loon op Zand De gemeente Heusden verzorgt een aantal diensten aan de gemeente Loon op Zand en maakt hiervoor gebruik van haar eigen werkplekken. Deze werkplekken vallen niet onder beheer van gemeente Loon op Zand en behoeven enkel een apart netwerksegment op de netwerk infrastructuur.

•

Telefonie en VOIP De gemeente Loon op Zand heeft een beperkte VOIP implementatie op de locatie Venloene in Loon op Zand. Ondersteuning van VOIP valt niet binnen de standaard dienstverlening van Gemeentenet. Tijdens het project zal samen met de telefonie leverancier uitgewerkt worden hoe het beheer bij de telefonie leverancier belegd kan worden. Kosten voor telefonie en de benodigde verbindingen zijn geen onderdeel van I2G.

Hoofdstuk 1.7 bevat een overzicht van de projecten die een relatie met het I2G project hebben.


10 van 29



1.4

Aanpak & fasering

Betrouwbaarheid en bedrijfszekerheid van de ICT-voorzieningen voor, gedurende, en na het project is een belangrijke eis ten aanzien van het verloop van het project. Van groot belang is dat de projectorganisatie gebruik kan maken van de benodigde specialistische kennis. Daarom is de aanpak er op gericht om zo veel mogelijk te werken vanuit Equalit. Bij Equalit kan gebruik worden gemaakt van de aanwezige expertise: specialisten, ICT-medewerkers van Equalit en van de Gemeente Loon op Zand. Dit betekent dat ICT-medewerkers van Loon op Zand regelmatig bij Equalit zullen zijn om aan het project te werken. Om vanuit Equalit te kunnen werken, is het van belang dat zo snel mogelijk de breedbandverbinding tussen Loon op Zand en Equalit operationeel is. Het !2G-project voor de gemeente Loon op Zand is opgedeeld in een aantal fasen: 'Vervanging PC's, "Vervanging netwerk infrastructuur" en Mnregelen Backends'. Elke fase bestaat uit een aantal projectstappen, zoals hieronder is weergegeven. Werkzaamheden gedurende de fase 'Vervanging PC' hebben directe impact op de werkomgeving en zijn daardoor merkbaar voor gebruikers. Van de werkzaamheden gedurende de fasen "Vervanging netwerk infrastructuur" en 'Inregelen Backends' merken gebruikers zo goed als niets; deze vinden plaats 'achter de schermen'. De verschillende fasen zullen (gedeeltelijk) parallel worden uitgevoerd. •

•

•

Vervanging PC (merkbaar voor gebruikers) a. Start van project (formeel besluit) b. Project-kick-off c. Bestelling en levering van verbindingen d. Detailinventarisatie software e. Installatie van applicaties f. Applicatietests met ICA-client g. Acceptatiemoment applicaties h. Vervanging werkplekken i. Nazorg Vervanging netwerk infrastructuur a. Bouw nieuwe netwerk infrastructuur b. Omzetten gebruikers naar nieuwe netwerk infrastructuur Inregelen Backends (onder de motorkap) a. Migratie Applicatie servers b. Migratie fileserver

De keuze voor deze fasering is er op gericht dat de nieuwe en de huidige omgeving naast elkaar kunnen werken. Dit waarborgt de continuïteit van de ICT-voorziening, ook wanneer er tegenvallers zijn in het project en dit onverhoopt uitloopt. De projectaanpak is er op gefocust dat het risico van onbeschikbaarheid en verstoring van de huidige omgeving tot een minimum beperkt wordt.


11 van 29


Integratie in Gemeentenet 1. Vervanging PC (merkbaar voor gebruikers) In deze fase wordt de pc vervangen door Thin Clients en worden applicaties aangeboden via Citrix. •

Start van project (formeel besluit);

•

Project-kick-off; In de kick-off wordt de detail aanpak voor de verschillende onderdelen vastgesteld. Daarbij wordt ook expliciet aandacht besteedt aan de planning. Onderstaande (belangrijkste) betrokkenen zijn aanwezig bij de kick-off: • Systeembeheer Loon op Zand • Applicatiebeheer Loon op Zand • Projectmedewerkers Equalit • Projectmedewerkers leverancier

•

Bestelling en levering van verbindingen; Realisatie netwerkverbinding tussen Equalit en Loon op Zand.

•

Detailinventarisatie software; Voor het opstellen van dit Plan van Aanpak is een inventarisatie gemaakt van de huidige te migreren applicaties. Na goedkeuring voor de start van project I2G vindt een gedetailleerde inventarisatie plaats waarin de laatste stand van zaken wordt benoemd en afspraken worden gemaakt over het doorvoeren van updates.

•

Bouw en installatie van applicaties; Opbouw nieuwe omgeving bij Equalit. Aan de hand van de aangeleverde applicatielijst en gemaakte inventarisatie zal de nieuwe omgeving in zijn geheel worden opgebouwd bij Equalit.

•

Applicatietests met ICA-client; Tijdens deze fase zullen de verschillende onderdelen getest worden door eindgebruikers op een testwerkplek op de eigen afdeling. Hiermee zal de omgeving geoptimaliseerd worden voor de gebruikers.

•

Acceptatiemoment applicaties; Na de opbouw en test zal een acceptatietest worden uitgevoerd door applicatiebeheerders en kerngebruikers van de verschillende afdelingen. Om deze acceptatietesten uit te kunnen voeren zal in overleg met die eindgebruikers kopieën worden aangeboden van in gebruik zijnde productiedata (pre-migratie), zodat ook echt naar de werkzaamheden gekeken kan worden. De kerngebruikers zullen vervolgens hun instemming moeten geven over de verschillende onderdelen.

•

Vervanging werkplekken; Na de acceptatie van alle onderdelen van de opgebouwde omgeving kan de migratie worden uitgevoerd. Hier zal een detail planning voor worden opgezet, in afstemming met de afdelingen zodat de eventuele productieverstoringen geminimaliseerd worden


12 van 29


Integratie in Gemeentenet en op een zo gunstig mogelijk moment worden gepland. De opdrachtgever is direct betrokken bij de go/no go beslissing voor de uiteindelijke migratie. •

Nazorg. Tijdens de nazorgfase zijn medewerkers ter plaatse aanwezig om gebruikers te begeleiden en de eerste problemen op te lossen. Het doel hiervan is om voor de eindgebruikers de impact zo klein mogelijk te maken.

2. Vervanging netwerk infrastructuur •

Bouw nieuwe netwerk infrastructuur Betreft het opbouwen van een nieuwe netwerkinfrastructuur conform Gemeentenet standaarden. Opbouw zal parallel plaats vindt aan de bestaande infrastructuur en verstoringen richtingen gebruikers zullen tot een absoluut minimum worden beperkt.

•

Omzetten gebruikers naar nieuwe netwerk infrastructuur Wanneer (gedeelten van) de nieuwe netwerk infrastructuur gereed zijn zullen gebruikers gemigreerd worden van de bestaande netwerk infrastructuur naar de nieuwe netwerk infrastructuur.

3. Inregelen Backends (onder de motorkap) •

Migratie Applicatie servers De verschillende applicatie servers van Loon op Zand zullen gemigreerd worden naar servers op de locatie van Equalit. o Bouw en installatie van applicatie servers; Opbouw nieuwe omgeving bij Equalit. Aan de hand van de aangeleverde applicatie servers en gemaakte inventarisatie zal de nieuwe omgeving in zijn geheel worden opgebouwd bij Equalit. o Applicatietests; Tijdens deze fase zullen de verschillende onderdelen getest worden door applicatiebeheerders. o Acceptatiemoment applicaties; Na de opbouw en test zal een acceptatietest worden uitgevoerd door applicatiebeheerders en kerngebruikers van de verschillende afdelingen. Om deze acceptatietesten uit te kunnen voeren zal in overleg met die eindgebruikers kopieën worden aangeboden van in gebruik zijnde productiedata (pre-migratie), zodat ook echt naar de werkzaamheden gekeken kan worden. De kerngebruikers zullen vervolgens hun instemming moeten geven over de verschillende onderdelen.

•

Migratie fileservers Betreft het omzetten van de bestanden en mappen naar de Gemeentenet standaard. De benadering van bestanden en mappen blijft voor gebruikers onveranderd. Speciale features die alleen in Novell bestaan komen te vervallen.


13 van 29

Aranea Consult B.V. pva 12g loon op zand 2 O.doc

Integratie in Gemeentenet Met betrekking tot een aantal technische details zijn al keuzen gemaakt. Met name wat betreft de invulling van de gezamenlijke Active Directory structuur, de email structuur en de Citrix structuur (servers, silo's) staan keuzes vast. Toevoegingen in de gemeenschappelijke infrastructuur (nieuwe servers, applicaties) ten behoeve van Loon op Zand zullen worden geïmplementeerd volgens deze al bepaalde structuren. Het grote voordeel van deze aanpak is het behoud van de uniformiteit van de omgeving, wat leidt tot een hogere stabiliteit en betrouwbaarheid. Tevens levert dit een tijdsbesparing in het implementatie/migratie traject voor Loon op Zand omdat geen nieuwe ontwerpen nodig zijn.

1.5

Resultaten

De resultaten van dit project zijn: • Gerealiseerde gecentraliseerde en gemigreerde ICT-infrastructuur; • Thin Client werkplekken en volgens Gemeentenet standaard uitgerolde CAD stations en Stand-alone PC's; • Ontwerp- en (actuele) beheerdocumentatie voor vermelde onderdelen van de infrastructuur.

1.6

Randvoorwaarden & beperkingen

Het project kent, buiten het onvermijdelijke benodigde akkoord van de Gemeente Loon op Zand, de volgende randvoorwaarden en beperkingen: • De breedbandverbinding tussen Equalit en Loon op Zand kan tijdig geleverd worden (standaard levertijd is 3 maanden). • Medewerkers gemeente Loon op Zand hebben voldoende beschikbaarheid en aanwezige kennis. • Er is voldoende draagvlak bij alle betrokkenen. • De projecten, zoals gedefinieerd in paragraaf 1.7 worden in onderling overleg met de I2G projectmanager doorgevoerd, maar blijven de verantwoordelijkheid van de gemeente Loon op Zand. • De benodigde inzet van systeembeheer voor de projecten zoals gedefinieerd in paragraaf 1.7 heeft geen negatieve invloed op de beschikbare resources voor het project. • Printers die via Gemeentenet worden aangeboden, moeten netwerk-printers (IP) zijn. De Gemeente Loon op Zand dient zelf zorg te dragen dat deze situatie voor de start van het project gereed is.


14 van 29



1.7

Relaties met andere projecten

Het project I2G Loon op Zand heeft ondermeer relaties met de volgende projecten (gepland of al lopend): 2008 • Ontsluiting nieuwe nevenlocatie • Document Mangement Systeem selectie • Invoering WEB-Plus • E-dienstverlening (intra- en inter-net) • Herinrichting beheerorganisatie 2009 • Invoering BAG2 • Update GBA • Invoering DDS4ALL • Update F1S4ALL • Update Wabo • Update PIV4ALL • Update LL4ALL • Herinrichting Klant contact center • Invoering Protos • Invoering Smartdocuments • Invoering Document Management System Voor alle projecten geldt dat er reeds in huidig stadium overleg met Equalit is betreffende de te gebruiken software en de hardware implementatie. Naast bovengenoemde projecten vinden gedurende het gehele jaar updates plaatst op de infrastructuur en applicaties. Voor updates geldt dat wettelijk verplichte updates vanzelfsprekend worden uitgevoerd in overleg met Equalit. Voor niet verplichte updates geldt dat deze behoudend zullen worden uitgevoerd. De reden hiervoor is dat er in twee omgevingen wordt gewerkt en updates dus extra tijd in beide omgevingen kosten en de beperkte beschikbaarheid van de systeembeheerders (naast bestaande werkzaamheden ook inzet binnen het project). Daar waar nog keuzes gemaakt moeten worden ten aanzien van de te gebruiken soft- en/of hardware zal er overleg zijn tussen Loon op Zand en Equalit. Om het rendement van de samenwerking zo hoog mogelijk te laten zijn verdient het de voorkeur om het aantal type software pakketen en typen apparatuur te beperken tot een minimum. Tevens verhoogt het de beheersbaarheid en daarmee werkt het kostenverlagend met betrekking tot de prijs van de dienst. Applicatiebeheerders van de verschillende gemeenten kunnen tevens onderling kennis en ervaring uitwisselen, wat de effectiviteit van de samenwerking ten goede komt.

Implementatie vindt plaats op Equalit apparatuur


15 van 29



2.

Kwaliteitscriteria

2.1

ISA afdeling(en)

De samenwerking moet uiteindelijk een hogere mate van innovatie opleveren om in te kunnen (blijven) spelen op veranderende eisen en wensen. Daarnaast zijn een verminderding van kwetsbaarheid en het behalen van efficiencyvoordelen kwaliteitscriteria. E.e.a. moet gerealiseerd worden met een ongeveer gelijkblijvende kwaliteit, (hoge) beschikbaarheid en continuïteit. Burgers en gebruikers zullen in eerste instantie geen verschil mogen merken van de centralisatie en optimalisatie van de ICT-infrastructuur. De kwaliteit van het project wordt primair bepaald door de I&A afdelingen. De verwachtingen van de I&A afdelingen zijn: • Beheer wordt eenvoudiger voor de I&A afdeling van gemeente Loon op Zand omdat er gebruik gemaakt wordt van de kennis en ICT-infrastructuur van Equalit. Feitelijk is er geen aparte I&A afdeling meer, omdat met name de A is geïntegreerd in de systeembeheer afdeling van het Shared Service Center; • De uitbreiding en het delen van de ICT-infrastructuur door Equalit met de gemeente Loon op Zand mag niet lijden tot een zeer complexe ICT-infrastructuur; • Het integreren van de ICT-infrastructuur van Equalit en gemeente Loon op Zand dient te leiden tot een constante Total Cost of Ownership (TCO), ondanks het toenemend belang en gebruik van ICT;

2.2

Gebruikers

Het project heeft tot doel de kwaliteit, beschikbaarheid en continuïteit van de dienstverlening te waarborgen en waar mogelijk te verbeteren. Op dit moment heeft gemeente Loon op Zand namelijk, mede door een zeer restrictief wijzigingsbeheer, een zeer hoge beschikbaarheid. De kwaliteit & toekomstvastheid zijn echter duidelijke verbeterpunten. Gebruikers hebben, in toenemende mate, verwachtingen van de operationele aspecten van de ICT-dienstverlening: • "Het moet het gewoon doen" (beschikbaarheid, continuïteit); • Het moet het snel doen, handelingen mogen niet te lang duren (performance); • Wat opgeslagen is moet altijd beschikbaar zijn (betrouwbaarheid, continuïteit); • Nieuwe omgeving mag niet (teveel) afwijken van wat men gewend is ; • Kwaliteit van dienstverlening na het project moet minimaal gelijk zijn aan huidige situatie en waar mogelijk zelfs beter; • De veranderingen aan de ICT-infrastructuur moeten transparant voor de gebruikers te zijn.


16 van 29



3.

Project Acceptatiecriteria

De acceptatiecriteria van het project zijn voor een groot deel afhankelijk van de kwaliteitsverwachtingen van de I&A afdelingen van Equalit en Loon op Zand.

Doorlooptijd Exploitatiekosten Belangrijkste functionaliteiten

Gebruikersgemak

Performance Beschikbaarheid Flexibiliteit/ uitbreidbaarheid Personeel benodigd voor beheer Standaarden


1 9 maanden (inclusief nazorg) Geen (verwerkt in prijs per werkplek) • Uniforme server en desktop omgeving voor de samenwerkende gemeenten, waaronder gemeente Loon op Zand. • Eenvoudig te beheren uniforme desktop omgeving voor gebruikers met geïndividualiseerde toegang tot data en applicaties ('any time any place'). • ICT-diensten met hoge mate van beschikbaarheid, betrouwbaarheid en performance (zie verderop). • Gebruikers kunnen op iedere (Thin Client) werkplek inloggen. • Gebruikers beschikken over dezelfde applicaties (of een equivalent) als waarover zij ook in de huidige omgeving kunnen beschikken. Applicaties moeten gebruikt kunnen worden alsof services op eigen LAN omgeving of eigen PC zouden draaien. Een omgeving met hoge mate van redundantie en hoge beschikbaarheid is bij oplevering gerealiseerd conform de PDC. ICT-infrastructuur is eenvoudig uit te breiden ten behoeve van nieuwe toepassingen of locaties. Zonder uitbreiding huidige beheerorganisatie (producttraining op specifieke onderdelen is acceptabel). Aanpak, ontwerp en uitvoering mogen niet conflicteren met de al beschreven standaarden voor Gemeentenet (Active Directory, naamgeving, server opbouw etc.).

17 van 29



4.

Projectorganisatie

Gedurende het project wordt een eenvoudige projectorganisatie opgezet.

Het operationele projectmanagement ligt bij een projectleider van Equalit. Daarnaast zal één contactpersoon binnen de gemeente Loon op Zand de verschillende onderdelen in overleg met de projectleider coördineren. Het hoofd Informatie en Dienstverlening en het hoofd ICT van Equalit zullen gezamenlijk als stuurgroep acteren en de onderlinge belangen vertegenwoordigen. Er zal regelmatig overleg worden gehouden tussen de betrokkenen om de status van het project bij te houden en om eventueel bij te kunnen sturen. Resource voor de uitvoering van het project worden gevormd door externen, medewerkers Equalit en medewerkers Loon op Zand. Deze zullen in de verschillende fases worden ingeschakeld voor het uitvoeren van de activiteiten. Tijdens de implementatie van de nieuwe SBC-omgeving zullen de huidige applicaties geïnstalleerd worden op de SBC-omgeving, waarna deze worden getest door de systeembeheerders. Vervolgens zullen de applicatiebeheerders de applicaties verder inrichten volgens de huidige omgeving. De applicatiebeheerders zijn dus ook betrokken tijdens de inrichting van de SBC-omgeving.


18 van 29



5.

Projectplanning en kosten

De projectplanning geeft aan welke acties wanneer worden ondernomen, door wie worden uitgevoerd (zie paragraaf 5.4) en wat de bijbehorende kosten (paragraaf 5.2) en desinvesteringen (paragraaf 5.3) zijn. Dit is een conceptplanning op hoofdlijnen. Een concrete planning wordt tijdens en aan de hand van de kick-off vastgesteld en kan gedurende de loop van het project worden aangepast op basis van ervaringen in het project en/of nieuwe gegevens.

5.1

Inventarisatie / Kengetallen Loon op Zand

Belangrijke onderdelen van de planning en kosten worden bepaald door de al aanwezige hard en software en aantallen gebruikers, de zogenaamde "kerngetallen" van de betrokken omgeving. Afwijkingen in deze getallen hebben direct invloed op de kosten en daarmee ook op de fixed price berekening. De volgende tabellen geven een overzicht. Een volledig overzicht van alle kerngetallen is te vinden in de begroting van het IZG-project. Deze begroting bevat een tabblad met daarin alle kerngetallen.


19 van 29



De core-server-functionaliteit zoals de directory-server-, printerserver- en fileserverfunctionaliteit worden geïntegreerd in de bestaande Gemeentenet infrastructuur. De applicatieserverfunctionaliteit wordt aan de bestaande Gemeentenet infrastructuur toegevoerd. Deze omzetting is meegenomen in het !2G-budget.


20 van 29



5.2

Kosten

Alle in deze paragraaf vermelde bedragen zijn exclusief werkzaamheden tijdens kantoortijden.

BTW en gebaseerd op

Het gehele integratietraject wordt door Equalit aangeboden op basis van fixed price. In hoofdstuk 1.3 is beschreven welke zaken binnen en buiten scope van deze fixed price vallen. In de kostenberekening zijn afschrijvingen van de bestaande serverruimte en van alle apparatuur niet meegenomen. De serverruimte en alle apparatuur worden niet hergebruikt. In hoofdstuk 5.3 wordt wel een globaal overzicht gegeven van de desinvesteringen. De kosten voor het project bedragen in totaal € 774.687 en zijn opgebouwd volgens de onderstaande tabel. Investering Loon op Zand

Totaaloverzicht investeringen (excl. BTW)

'6.273,60 Project kosten 5.'. risico opslag lover alle kosten rechtstreekse kosten voor Loon oo

Investering Equalit

C

36.889.90 774.687,82

273.830,13

503.418,01

Het integreren van de infrastructuur van Loon op Zand in de omgeving van Equalit vergt een behoorlijke inspanning. Deze inspanning is echter nodig om de dienstverlening te kunnen garanderen. Het betreft voornamelijk mensenwerk: installatie van applicaties op de Gemeentenet omgeving, omzetten van de server, ombouw van het netwerk en het uitrol van nieuwe werkplekken. De benodigde eenmalige investering door Loon op Zand bedraagt € 273.830 Indien Loon op Zand het aantal applicaties, zoals weergegeven in Bijlage A, verminderd leidt dit tot een verlaging van de benodigde projectkosten, en daarmee tot een verlaging van de genoemde prijzen. Overige kosten betreffen investeringen die benodigd zijn voor de standaard werkplekken en servers. Deze investering worden door Equalit gedaan en zijn onderdeel van de werkplekprijs. Per kostenpost levert dit het volgende overzicht op: Overzicht hardware investeringen

Budget


Investering Equalit

Werkplekken algemeen 27.695,00

27.695.0C

34.190,00 35.840,00 Verhuizing


5.230,00

21 van 29


Integratie in Gemeentenet 277.438,00

Budget

Overzicht software investeringen Front-end omgeving Windows server 2003 Standard edition MUI}!. Government license

277.438,00 Investering Loon op Zand

Investering Equalit

185.041.21

€

185.041.21

40.801,71

€

16.966,51

t

202.007,72

(SBC, 225.842,92

Overzicht projectkosten

Budget

26.273,60


Investering Equalit

Algemene projectkosten

SBC omgeving

5'-ó risico opslag lover alle k asten exclusief de rechtstreekse kosten voor Loo

11.780.00

€

134.555,00

€

22.260,00

€

1.512,00

€

2.760,00

2.760,00

€

234.517,00

234.517,00

36.889.90

13.039,53

774.687,82

273.830,13

134.555,00

503.418,01

Voor software licenties ten behoeve van applicaties geldt dat deze op naam van gemeente Loon op Zand blijven staan. Dit omdat het gebruik van deze applicaties specifiek voor Loon op zand zijn, of in sommige gevallen omdat de leverancier eist dat de eindgebruikende partij de eigenaar van de licenties is (bijvoorbeeld Microsoft). Omdat mogelijk een aantal applicaties geüpgrade moet worden is hiervoor in de begroting een stelpost opgenomen. De benodigde inzet van Loon op Zand, Equalit wordt geschat op (uitgedrukt in uren): Overzicht interne uren

Budget

Zand servicedesk and applicatiebehee

Voor de uren van externe medewerker geldt dat deze onderdeel zijn van de verschillende fixed-prices. Voor de uren van Equalit geldt dat in de projectprijs is meegenomen de benodigde kosten om de bestaande dienstverlening gedurende het project te kunnen continueren. Voor een volledig overzicht van de calculatie van kosten en uren verwijzen we u naar de begroting van het !2G-project zoals bijgevoegd in bijlage B (MS Excel sheet)


22 van 29



5.3

Des-investeringen

Voor de bestaande infrastructuur van gemeente Loon op Zand zijn in het verleden verschillende investeringen gedaan. Als onderdeel van de inventarisatie zijn de benodigde des-investeringen uitgewerkt, zoals die tijdens de inventarisatie in contracten is gevonden. Niet alle investeringen waren echter exact boven water te krijgen. Daar waar geen exacte cijfers bekend zijn wordt dit specifiek vermeld. Overzicht van de des-investeringen is: Software Hardware

wordt in 1 jaar afgeboekt Servers

PC's

Serverruimte

Overige

Blijft eigendom LOZ

HP RP5430

onbekend

Novell cluster

jaarcontract

laten doorlopen tot einde migratie

Exchange server

lease verloopt 20/7/2008

Glozweb


over te nemen van lease voor € 50,-, let op support ! ! ! ! over te nemen van lease voor € 100,- (alle apparatuur in lease contract), let op support !!!! over te nemen van lease voor € 100,- (alle apparatuur in lease contract), let op support !!!!

Glozsem


Glozdbb

afgeschreven

Logilink RDW

onbekend

Polling PC

onderdeel van PC's

NEDAP pc bedienpost telefooncentrale

onderdeel van PC's

AXIS CD-tower

afgeschreven

Cisco switches

afgeschreven

55 stuks


over te nemen van lease voor € 1 00,- (alle apparatuur in lease contract)

98 stuks

afschrijving tot 6/8/2010

nieuwprijs 58k, des-investering 1 jaar afschrijving a 1 6k

Laptops

raadsleden buiten scope

Laptops

afgeschreven

UPS

afgeschreven

Inrichting

afgeschreven

blijft bestaan

ASK overeenkomst ICTIVITY

jaarcontract

Sophos

jaarcontract

stopzetten na einde migratie

Arcserve

jaarcontract


Gemnet hoofdlocatie Gemnet nevenlocatie

jaarcontract (1/1 2/2007)


contract tot 31 -3-2011

Uitwijkcontract

contract tot 21 -2-2011

3 jarig contract a € 461 per maand. doorlaten lopen voor ongeveer 20k/jaar of inkorten, boete onbekend

stopt automatisch

Samengevat kan gesteld worden de hoeveelheid des-investeringen voor de gemeente Loon op Zand beperkt is. Enkel het uitwijkcontract (30k), Gemnet nevenlocatie (10k) en 98 werkstations (16k) hebben een investeringsduur die doorloopt nadat de migratie heeft plaatsgevonden.


23 van 29



5.4

Projectplanning

Onderstaand is de planning op hoofdlijnen weergegeven. Aan de voorkant van het project is ruimte gereserveerd om af te stemmen met de betrokkenen, zodat er overwogen gestart kan worden met de uitvoering van het project. Het project bestaat uit drie projectdelen, elk onderverdeeld in een aantal projectstappen. In het projectdeel 'Vervangen PC' worden stappen uitgevoerd die gemigreerde werkplekken als resultaat hebben. In het tweede project word het netwerk gereed gemaakt voor de nieuwe infrastructuur, inclusief de benodigde IP-omnummering. Het werk 'onder de motorkap', het inregelen van de serveromgeving, vindt in het laatste projectdeel plaats. Aan het einde van het eerste projectdeel is ruimte gereserveerd voor nazorg.

Start van project (goedkeuring Raad) Project-kickoff (na goedkeuring Raad) bestelling en levering van verbindingen Vervanging PC (merkbaar voor gebruiker)

detailinventarisatie software bouw en installatie van applicaties Applicatietests met ICA-client Acceptatiemoment applicaties Migratie werkplekken Nazorg projectdeel 1

Vervanging netwerk infrastructuur Inregelen Backends (onderde motorkap)

Bouw nieuwe netwerk infrastructuur omzetten gebruikers Migratie Applicatieservers Migratie fileserver

Dit leidt tot een globale doorlooptijd van 9 maanden. De detailplanning zal tijdens de eerste maand worden samengesteld, zodat de planning van de verschillende projectmedewerkers in overleg kan worden bepaald.


24 van 29

Aranea Consult B.V. pva 12g loon op zand 2 O.doc


6. Initiële Projectrisico's De volgende tabel geeft een overzicht van de belangrijkste bedreigingen voor het project, zoals die bij het opzetten van het project zijn onderkend. De lijst is niet uitputtend, maar slechts een indicatie van de belangrijkste aandachtspunten en te nemen maatregelen.

Onbeschikbaarheid documentatie en kennis van de huidig installatie van de applicaties

In het begin van het project tijd investeren in het vastleggen van installatie en kennis, in samenwerking met Loon op Zand.

Onbeschikbaarheid applicatiebeheerders

In vroeg stadium realistische planning en inzet afstemmen met applicatiebeheerder. De kickoff dag is hiervoor belangrijk.

Installatie nieuwe applicaties kost meer tijd dan geschat: uitloop van het project

Gedetailleerde en realistische planning. Open en transparante communicatie tussen de projectmedewerkers over status en voortgang.

Onbeschikbaarheid van huidige systeembeheerders en servicedesk (meestal als gevolg van operationele prioriteiten: storingen en al geplande acties die uitlopen)

Vooraf afspreken hoeveel tijd voor het project nodig is en rapporteren hoeveel tijd besteed is. Bij discrepanties escaleren.

Applicaties werken niet goed bij het in productie gaan / bij de uitrol

Vooraf gestructureerd en volledig testen van de applicaties. Formele goedkeuring door verantwoordelijke applicatiebeheerder of kerngebruiker.

De ervaring leert dat de meeste problemen ontstaan als gevolg van te weinig capaciteit bij de personen die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de uitvoering (Equalit, Loon op Zand). Om dit risico zoveel mogelijk te beperken is in de fasering van het project een kick-off dag opgenomen waarin de betrokkenen het hele project doornemen. Na deze dag moet voor de meest betrokken personen duidelijk zijn wat het project inhoud en wat er van hen verwacht wordt. Resultaat van kick-off dag is een reële en gecommitteerde planning, een overzicht van de risico's en de detailstappen waarin het project wordt aangepakt. Daarnaast is het doel dat de betrokkenen elkaar leren kennen en er een teamgevoel ontstaat. Dit teamgevoel is cruciaal voor de benodigde open en transparante communicatie gedurende het project.


25 van 29



7.

Impact voor de organisatie

Een aanpassing in de ICT betekent vaak ongemak voor de gebruikers. Ook zonder een migratieproject komen dit soort ongemakken voor als gevolg van software updates en/of hardware vervangingen. In een project als I2G wordt de hele infrastructuur en alle software onderhanden genomen en niet alleen vervangen maar ook geïntegreerd in een andere infrastructuur. Dit kan niet zonder gebruikersongemak, en dit ongemak zal groter zijn dan bij een reguliere vervanging. Hieronder volgt een overzicht van een aantal van de belangrijkste ongemakken tijdens het project: •

Toegang tot bestanden Tijdens de installatie van de nieuwe servers moet de huidige servers en applicaties beschikbaar blijven. Tegelijkertijd moet er vanuit de nieuwe servers getest kunnen worden en moeten gebruikers hier gefaseerd op over worden gezet. Gedurende de testfase, maar in het bijzonder gedurende een gefaseerde overgang kan het voor komen dat gedeelten van het bestandssysteem niet beschikbaar is. Tijdens de uitvoering van het project zal met de betrokkenen worden afgestemd hoe hier mee om te gaan. Vanzelfsprekend zal er een wijze van migratie worden gekozen waarbij de kritische bedrijfsprocessen niet in gevaar komen.

•

Meerdere maten inloggen Op dit moment maakt Loon op Zand gebruik van haar eigen infrastructuur en kunnen gebruikers volstaan met het inloggen in Novell omgeving. Tijdens de migratie is het mogelijk dat gedurende enige tijd er gebruikers werken in de huidige omgeving en er al gebruikers zijn omgezet naar de nieuwe omgeving. Één van de twee gebruikersgroepen zal dan extra moeten inloggen.

•

Contact met de servicedesk Gebruikers zullen moeten wennen aan een nieuwe servicedesk. Er zal geen lokale support meer zijn en voor bijna alles zullen ze vanaf afstand geholpen worden. Dit is vaak even wennen en kan in het begin een beetje stroef op gang komen, ook omdat de servicedesk niet vanaf dag 1 op de hoogte is van alle details. Ook de servicedesk zal kennis en ervaring op moeten doen over Loon op Zand.

•

Prestatie/performance van applicaties Omdat met name de Citrix server opgebouwd zal worden op de co-locatie, die zich op enige afstand van Equalit bevindt, kan het gedurende het migratietraject voor komen dat applicaties minder presteren. Hier zal continue aandacht voor zijn en dit zal tot een minimum beperkt worden. Zodra aan het eind van de uitrol alle servers zich in de colocatie bevinden zal de prestatie zich op het eindniveau bevinden.


26 van 29


Integratie in Gemeentenet Update/upgrade applicaties Sommige applicaties benodigen mogelijk een update/upgrade om op de nieuwe omgeving te functioneren. Het is mogelijk dat in de nieuwere versie de gebruikers interface van de betreffende nieuwe applicatie enigszins afwijkt van de bestaande applicatie. Voor DOS applicaties geldt dat als geen update/upgrade beschikbaar is er door Loon op Zand in overleg met Equalit een vervangende applicatie gekozen moet worden. Storingen in applicaties Ondanks dat geprobeerd wordt om applicaties uitvoerig en volledig te testen, blijkt uit de praktijk dat het toch voorkomt dat bij het gebruik ervan problemen/storingen worden geconstateerd. Vaak is dit het gevolg van onvoldoende testen van alle gebruikshandelingen. Storingen in de productie situatie zullen dan zo snel mogelijk door het projectteam worden opgelost. Gebruikers kunnen hier echter wel enig ongemak van ondervinden. Nieuwe hardware functies bij werkplekken In de nieuwe omgeving wordt gebruikt gemaakt van thin-clients. Dit houdt in dat het toevoegen van nieuwe hardware functies, zoals het plaatsen van een DVD-RW drive, niet zondermeer mogelijk is. Dit kan door gebruikers als lastig worden ervaren. Uitrol van werkplekken Om op de nieuwe omgeving te kunnen werken zullen de werkplekken vervangen worden. Hier zullen de gebruikers soms wat hinder van ondervinden omdat de werkplekken fysiek vervangen worden.

Gedurende het project zullen de gebruikers op de hoogte worden gehouden van wat hen te wachten staat en hoe ze daar mee om kunnen gaan. Naast deze specifieke communicatie zullen de gebruikers ook op de hoogte worden gehouden over algemene zaken, zoals de start, status, voortgang en afronding van het project. Bij voorkeur wordt hiervoor een intranetsite gebruikt.


27 van 29



Bijlage A Applicaties Adobe Acrobat Reader

Displaymanager

Informatie Woningwet en Bouwbesluit 2003

OnDemand Client

Veras 10

Adobe PhotoDeluxe

DNAS

Inkoop en aanbesteding

Pardon

Verkeersrecht 2001

ADR4all

Irfanview XP

Pcdoc

Verkeersrecht actueel

ADW

Doc4all Drank- en Horeco Informatie Systeem

I-RIS lite

Photo Editor

VG Plan 23

Altas uitwerkingsplannen

DSP client

Picture Gear

Vibra Prediction 2.01

ArcExplorer 2.0

Duco ventilatie berekening

PIV4all

VP Verkeersdrempel

Arcview 33

EasySIGN

Powerconnect

V-stacks vergunning

ASKSAM

Praktijk van de ABW

Vtel

RAP l CAR-UWO

Walvis

Atimo Timewize

ECO-cd Engergieprestatie Utiliteitsbouw Engergieprestatie Woningbouw

J BZ Juridische Bibliotheek dee!1 Juridische Bibliotheek deel 2 Juridische Bibliotheek deel 3 Jurispundentie verhaal bijstand Kadkey

Winter-Logic

BDD

Environmental Software

Kas4all

RAP II Advisering Referentiemodel overheidsloket 2000

Beaufort 32 Beheer telefooncentrale HiPatch 50159

Erbis 50

KasUSB

WMO

Evaluator

Kenmerk

WPW4all

Bentley View

Finacierings Wizard

Kennisatlas

Reflection 10 Register Burgelijke Stand Register Handboek Inburgering

Besluit Luchtkwaliteit Beveiligen Alternatieve Media (BAM)

Fireman

KVA Autorisatie

Robo-FTp GISVG

Zoekhuis 6.0

Firewatch

LLA4all

RolandStika

Beveiligingsnet

FIS4a!l

MAP4all

RS8

Bijstand in Beeld

Galaxy

Mapguide Author

RSU2PDF

BIS4ALL

GBA modellen 1999

Mapinfo proviewer

SafeSIgn for Starcos

BOKS50

GemSAFE

mapviewer

SafeSign Identy Cllient

Bouw-CD

GemSAFE Card detail

melddesk

Screenhunter

BoxCar-Pro 4 BZ5503 Utility Software for Handheld Analyzers

GIA Windows

Memorystick copier

Sesam Windows

GIS4KAD

MGI Photosuite 8

SPSP

CBSsend

GIS4WEB

Microsoft Project 2003

SPSP GBA Statistiek

CDRAW

GISFA

Microstation V8 XM

SSM Standaard Regelingen in de Bouw

ASW 2004

Check GBB

GISVG (GOB)

Milieuvergunningen

CheckMate

GISVG-AVR

SUB4all

CHW-kaart

GISVG-GOB NET Framework

Molo Mileu monitor Monitor Lokaal Vrijwilligerswerk

Client Access

GKM4all

MS Access viewer

TBComm

Competentiewaaiere

Groen beheer

NDB Bouw-CD

TECconnect

GRS4all

TIM

Conversie Vtel

GWW Bestek

NEDAP NEDAP WINXS1000 client

DDS4ALL

GWW Bestekadministratie

NenShape

Timewize Toetsingskader Ammoniak Tooikit Medezeggenschap

DGDialog

GWW Calc

NGV-To"VER" Gids

DGDialog Beheerkaart Pro

GWW Voorcalculatie

TOPDesk

DHIS

Habitatrichtijlnsoorten

NIBRAOefenbank Nieuwsbrief gemeentelijke dienstverlening 1998

DIAF

Impromptu beheer

Omgevingsrecht

Twindex

Digitale Atas VPB 2007

InfoMil Stralingsbelasting

OmniTrans

V&G plan

28 van 29

ZKARekron

SZWNET

CONT&T


Winter-Logic readout

Twfiles


integratie in Gemeentenet

Bijlage B Calculatie kosten en uren

Budget I2G Loon op Zand2.0.xls


29 van 29

Aranea Consult B.V. pvai2gloonopzand20.doc

Bijlagen: 1. Regeling met bijlagen

Recommend Documents