1
Bijlage 1 COMMUNICATIE 41 paginas Inhoudsopgave 1.1
Het houden van presentaties
2
1.1.1
Algemene aandachtspunten
4
1.2
Het schrijven van een (onderdeel) van een informatiefolder
1.3
Omgaan met lastige mensen
8
1.3.1
De BETWETER
10
1.3.2
De INTRIGANT
12
1.3.3
De KLAGER
De AUTORIATAIRE HEERSER
14
16
1.3.5
De VERTRAGER
18
1.3.4
1.3.6
De STILZWIJGER
1.4
Het verkrijgen van communicatieve vaardigheden
1.3.7
7
21
De HUILEBALK
23 25
2
3 1.1 Het houden van presentaties In je praktijk als uitvoerder, of begeleider/leermeester kan het voorkomen dat je op één of andere manier met een presentatie te maken krijgt. Steeds meer wordt de aannemer betrokken bij het voorlichtings- en begeleidingsproces van de uitvoering van werken. De belangen van bedrijven of de mondigheid van bewoners spelen daar bijvoorbeeld een rol in. Maar uiteindelijk draait alles om het voorkomen van schade, uitgedrukt in geld. Door goede voorlichting voor- en tijdens de uitvoering, kan worden voorkomen dat bijvoorbeeld in de nacht- of weekeinduren moet worden gewerkt. De werkzaamheden, mits goed gepland, kunnen dan bijvoorbeeld “gewoon” overdag worden uitgevoerd. Centraal staat het voorkomen van onnodige overlast. Maar u kunt zelf wel bedenken welke voordelen dat nog meer oplevert. Tijdens bijeenkomsten met betrokkenen, kan het voorkomen dat u wordt gevraagd een deel van de presentatie te verduidelijken. De regel is simpel, Een goed gestructureerd en doordacht verhaal, Levert u uiteindelijk heel veel medewerking en/of begrip voor de overlast. Een slechte voorlichting keert zich onherroepelijk tegen u. Bezint eer ge begint.
4 Hoe u het ook wendt of keert, men ervaart GWW werkzaamheden nu eenmaal als lastig, net zoals uzelf, als u op vakantie gaat naar bijvoorbeeld het buitenland. We zijn per slot allemaal mensen. Goede voorlichting leidt tot begrip, en dat levert u uiteindelijk veel op. Niet in de laatste plaats spelen sociale en communicatieve vaardigheden hier een grote rol in. Een straten of rioleerder met grof taalgebruik, zal alleen maar reacties op het zelfde niveau uitlokken. En dat geldt andersom nog sterker. Het verdient aanbeveling het presenteren een aantal malen te oefenen. De praktijk leert, dat de “presentatievrees” zienderogen afneemt naarmate u er meer ervaring mee heeft. Oefening is de beste leermeester, ook hier. Tijdens de verdieping van uw vaardigheden is het belangrijk onder leiding van een ervaren docent, deze vaardigheden te oefenen. Een goede start zou kunnen zijn, om de gevolgen van het werk waar u nu direct bij betrokken bent, uit te leggen aan uw medestudenten, alsof zij aanwonend zijn en voorlichting krijgen over de voortgang van het werk. Verplaats u hierbij goed in de wensen die uw toehoorders kunnen hebben. Door de eventuele vragen als basis van uw presentatie te houden, geeft u veel mensen het gevoel dat u hen serieus neemt of begrijpt. Hierna volgen een aantal algemene tips die u kunnen ondersteunen in het opbouwen en geven van een (deel van) een presentatie.
5 1.1.1 Algemene aandachtspunten Hoe kun je het aanpakken:
1 Analyse van de opdracht. Wat is de aanleiding? Wat is het onderwerp? Wat is het doel van de presentatie? Voor wie moet u de presentatie houden, wie is uw publiek? 2 Bepaal het doel van de presentatie: Wil je mensen informeren? Wil je mensen overtuigen? Wil je mensen amuseren?
3 Bepaal de kenmerken van het publiek. Wat voor mensen zijn het? Welke belangen hebben ze? Wat verwachten ze? Wat is hun voorkennis? Zijn ze betrokken? Wat is de leeftijd? Wat is de levensovertuiging?
6
4
Verzamelen en ordenen van informatie. Maak een bouwplan. Zet de informatie in een logische volgorde. Bepaal voor uzelf wanneer u dingen laat zien.
5 Gebruik van hulpmiddelen. Hierbij kunt u denken aan: overhead projector, diaprojector, beamer, geluidsinstallatie, powerpoint, videorecorder, voorwerpen die u wilt laten zien. Regels: Gebruik audiovisuele middelen als hulpmiddel voor uw presentatie. Gebruik ze niet voor zaken die u ook kunt vertellen. Geen idee of een afbeelding tegelijk laten zien. Hulpmiddel moet misbaar zijn, er zonder moet het verhaal ook goed zijn. Afbeeldingen en tekst moeten goed zichtbaar/leesbaar zijn. 6
Het uitwerken van de presentatie: De inleiding De aandacht krijgen, hoe doet u dat? Altijd uzelf voorstellen. Wat is het thema van uw presentatie? Wat is het doel? Hoe lang duurt het? Hand-outs? Vragenstellen?
7 7
Kern Spreek in begrijpelijke taal. Zorg voor een rode draad in uw verhaal. Wees kort en zakelijk. Gebruik je hulpmiddelen.
8
Slot: Samenvatting. Conclusie. Advies. Toekomstperspectief schetsen. Uitsmijter.
9
Aigemene tips; Maak aantekeningen, doe dit door kernwoorden te noteren. Maak een draaiboekje van uw presentatie. Oefen! Wees jezelf Iedereen maakt wel eens een fout
1.2 Het schrijven van een (onderdeel) van een informatiefolder Steeds meer worden de betrokken partijen voorgelicht. Dit gebeurt voor alle partijen welke overlast kunnen ondervinden van de uitvoering van een werk. Meestal wordt de voortgangsplanning van een werk in een plaatselijk nieuwsblad gepubliceerd, of wordt er een speciale folder uitgegeven. En steeds vaker staat de informatie op internet. Hierna zijn van een gemeente enkele voorbeelden toegevoegd. Alhoewel het niet snel zal voorkomen dat uzelf zo’n verhaal in elkaar moet zetten, zult u wel gegevens aan moeten leveren aan de opzichter of hoofduitvoerder. Het is dan goed te begrijpen welke informatie belangrijk is. Bovendien is de kans aanwezig, dat vooral bij grotere bedrijven, u toch zelf wordt gevraagd een tekst aan te leveren. Dit kan voorkomen wanneer een bedrijf een werk van ontwerp tot onderhoud aanneemt. U bent niet zover in het leven gekomen door steeds hetzelfde te doen. Oefening baart kunst. Het grootste probleem bij schrijven is vaak dat u moet leren denken op een samenhangende opbouwende manier. Maak u in eerste instantie beslist niet druk om juist taalgebruik en spelling. Zeker in het begin is het zeer verstandig een ervaren iemand het schrijfwerk te laten controleren, en van de aanbevelingen van deze persoon te leren. Die manier van denken is wezenlijk onderdeel van uw groei in vaardigheden. Onder begeleiding van een ervaren docent, kunt u als oefening een kort verslag maken van de werkzaamheden die u de komende week of periode gaat uitvoeren. Gebruik hierbij zeker een foto, en eventueel een tekening. Deze “folder”kunt u tevens gebruiken als basis voor uw presentatie.
8
1.3 Omgaan met lastige mensen Communicatie is in het dagelijks leven één van de belangrijkste vaardigheden. Niet alleen is dat handig om te leren omgaan met lastige klanten, of werknemers (of leidinggevenden), maar ook in het dagelijks leidinggeven of samenwerken komt het de communicatie zeer ten goede. En in de thuissituatie, met vrouw, kinderen, buren of schoonfamilie kan het ook van pas komen. Goede communicatie levert vroeg of laat geld op. Maar misschien nog belangrijker (en het één sluit het ander niet uit), leid het tot een goed werkklimaat, en betere gezondheid van uzelf en de ander. Iedereen kent de binnenvetter, alhoewel je in de infra zou denken dat die er misschien wel niet zijn. Niets is minder waar. Gevoelens opkroppen is niet gezond, weten we allemaal, maar het ondoordacht loslaten van die gevoelens, al hoe fijn dat soms (even) voelt, werkt meestal averechts, of kost op zijn minst nog veel tijd en moeite in het vervolg. U kunt daar zelf wel voorbeelden van bedenken. En dan hebben we het nog niet eens over wrokgevoelens, waardoor mensen, al of niet openlijk, u of uw werk gaan tegenwerken. Er zijn een aantal “typen” werknemers/mensen te onderscheiden. Dit zijn en blijven typeringen, maar soms vertonen mensen opvallend veel eigenschappen die verband met elkaar houden. Als je het zo beziet, is iedereen een “tiepje”. Ga daar maar aan staan als leidinggevende.
9
Hierna geven we een aantal voorbeelden van “typen”mensen. Het kan nuttig zijn iemand in gedachten te nemen waar je moeilijk mee kunt werken, waardoor u hinder van de werkrelatie ondervindt. Het doel van deze oefening is uiteindelijk tweeledig. Ten eerste zal het kunnen leiden tot betere (helderder - eerlijker) communicatie, Ten tweede wordt u zich bewuster van hoe communicatie tot stand komt. Onder begeleiding van een ervaren docent en de beschrijving van diverse typen, kunt u bekijken waarom u zich nu precies ergert aan die persoon. Een stap verder is om te begrijpen waarom iemand zo reageert of werkt. Wellicht herkent u iets in de standaard reactie die de persoon in kwestie bij u oproept. Vervolgens kunt u gaan bezien, en uitproberen, of een ander soort reactie van uw kant, ook effect kan hebben op de situatie. De te bespreken typen zijn: 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1.3.7
De De De De De De De
BETWETER INTRIGANT KLAGER AUTORIATAIRE HEERSER VERTRAGER STILZWIJGER HUILEBALK
10
1.3.1 De BETWETER De kenmerken van betweters: · Geven niemand de kans om te twijfelen omtrent hun kennis. · Ventileren hun commentaar zodanig dat het lijkt alsof zij de expert zijn op het betreffende gebied. · Beschuldigen iets of iemand anders indien een van hun beslissingen een verkeerde uitwerking blijkt te hebben. · Communiceren met arrogante toon. · Zijn bijna niet meer over te halen indien zij een keuze gemaakt hebben.
De gedachtegang van betweters: . . . .
Neem niet de moeite om een discussie met mij aan te gaan. Ik vind toch wel een manier om jouw ideeen de grond in te boren. Mocht je het publiekelijk niet met mij eens zijn dan zal ik je belachelijk maken. Indien je een tegenargument naar voren brengt, wees dan voorbereid op de lading details, feiten en cijfers die ik over je uit zal storten. Probeer niet om mij van gedachten te doen veranderen; mijn ideeen staan als een rots in de branding.
Voorbeelden van reacties en emoties: Radeloos: "Dit heeft geen nut; ik geef het op." Kortzichtig: "Hij heeft zoveel kennis van zaken, mijn suggesties stellen vast niets voor." Aarzelend: "Hij is zo zeker van zichzelf, misschien heb ik het bij het verkeerde eind." Gemakzucht: "Wellicht heeft hij gelijk, het beste is dat ik het gewoon met hem eens ben."
11
12 Samenwerken met betweters: · Je moet heel goed op de hoogte zijn als je zegt dat je het oneens bent met de betweter. · Het zelfbewustzijn van de betweter bevestigt hij met wat hij zegt. Door hetgeen wat hij zegt samen te vatten erkent u zijn ego. · Het kan zijn dat je moet toegeven dat de betweter veel know-how bezit. ·
Zorg ervoor dat de betweter merkt dat je zijn initiatieven op prijs stelt.
· Breng uw tegenargumenten in de vorm van vragen. Presenteer alternatieven in de vorm van suggesties de gerelateerd zijn aan de ideeen van de betweter, of die daar in ieder geval niet lijnrecht tegenover staan.
Wat moet je vermijden: · Aarzelend en treuzelend overkomen. · Uzelf afkraken. De betweter zal het volledig met u eens zijn. · De betweter belachelijk maken. · De contrabetweter gaan uithangen. De betweter zal een hekel aan u krijgen.
Voorbeeldreacties op betweters:
· "Ik begrijp dat je meer de kant op wilt van ..." . "Nu ik je zo aanhoor is dus volgens jou ..." · "Wat denk je dat er gaat gebeuren als ze hierop ingaan?" · "Je weet hier veel van; hoe denk je dat ..." · "Jouw advies is goud waard. Wat is ..."
13
1.3.2 De INTRIGANT "
De kenmerken van intriganten: · Zijn altijd "onschuldig". · Maken gebruik van dubbelzinnige retoriek en denigrerend commentaar. · Vertellen halve leugens. · Zullen eerst mensen achter zich proberen te krijgen voordat zijn initiatieven nemen. · Zijn niet "recht toe recht aan" als zij kritiek op jou hebben.
De gedachtegang van intriganten: · Let op je woorden anders verneder ik je voor anderen. · Spreek mij niet tegen, anders haal ik je op een verschrikkelijke manier onderuit. · Ik ben niet te stoppen. · Waarschijnlijk weet jij bepaalde dingen niet. Ik zal het je wel vertellen want mij kun je vertrouwen,
Voorbeelden van reacties en emoties:
Argwanend: "Heeft er hier iemand iets tegen mij?" Radeloos: "Hij is slimmer dan ik, ik geef het op." Incapabel: "Zou ik het toch niet goed doen?" Aarzelend: "Zijn jullie het eens met wat hij zegt?"
14
15
16 Samenwerken met intriganten: · Wees alert op hun tegenspraak, maar laat je niet meeslepen in een welles-nietes discussie. · Laat goed merken wat jezelf denkt. · Pro beer niet om de intrigant publiekelijk te kleineren. Laat hem zijn gezicht redden. · Vraag de mening van iedereen die betrokken is. Ga na of iedereen het met de opmerkingen van de intrigant eens is.
Wat moet je vermijden: · Niets ondernemen. Hun gedrag zal sterkere vormen aan gaan nemen. · Commentaar van de intrigant niet serieus nemen. · De destructieve werking van de intrigant onderschatten. . Toegeven aan de intrigant.
Voorbeeldreacties op intriganten: · "Denk je dat ik gelijk heb of niet?" · "Wat probeerde je duidelijk te maken toen je nee knikte?" · "Iedereen lijkt het met je eens te zijn. Is dat zo?"
17
18 1.3.3 De Klager
De kenmerken van klagers: · Mopperen graag bij u en bij anderen over alles en iedereen. · Gebruiken een "tone of voice" die impliceert dat zij er buiten staan en er niets aan kunnen doen. · Klagen vrijwel altijd en gaan maar door.
De gedachtegang van klagers: · Je zult mijn gemopper aan moeten horen als je wilt samenwerken met mij. · Denk niet dat ik moeilijkheden ga oplossen. · Strijk me niet tegen de haren in of ik ga over je praten met andere mensen. · Ik ben zelf natuurlijk volmaakt. Ik zie al die fouten gewoon om me heen gebeuren.
Voorbeelden van reacties en emoties: Radeloos:
"Wat kan ik doen opdat hij stopt met zaniken?"
Ontmoedigend:
"Misschien zijn er in dit kantoor echt veel moeilijkheden."
Onduidelijkheden: "Ben ik zo kortzichtig dat ik deze moeilijkheden niet doorhad?"
19
20 Samenwerken met klagers: · Een klager wi! aangehoord worden. Maak ze duidelijk dat u alleen goed onderbouwde argumenten erkent · Stop de conversatie met commentaar dat tijdslimieten of andere prioriteiten aangeeft. · Je stimuleert de houding van de klager indien je iets zegt waarmee jIJ je neerlegt gezeur en gemopper.
bij het
· Zorg ervoor dat de klager oplossingen aandraagt. · Sta niet toe dat klagers van vrienden vijanden maken met hun geroddel.
Wat moet je vermijden: · Vriendelijk zijn tegen de klager als hij weer eens loopt te zaniken. · De klager laten ontsnappen zonder dat hij initiatieven toont tot probleemoplossing. · Veelvuldig optrekken met de klager. · De ene keer wel luisteren en de andere keer weer niet.
Voorbeeldreacties op klagers: · "Oke, we gaan hieraan werken. Wellicht zou jij het een en ander op papier kunnen zetten?" · "Neem met niet kwalijk, ik dacht even aan iets anders. Zou je het nog eens precies kunnen zeggen wat er aan de hand is?" · "Ik zal dit direct in de vergadering ter sprake brengen. Zodoende kunnen we meteen een oplossing zoeken."
21
1.3.4 De AUTORITAIRE HEERSER
22
De kenmerken van autoritaire heersers: · Zijn niet te voorspellen en ontvlammen snel in razernij. · Kleineren en vernederen anderen om zo invloed uit te oefenen. · Plaatsen zichzelf op een voetstuk en stellen zichzelf ongenaakbaar op. · Gaan nooit akkoord met plannen die in strijd zijn met die van zichzelf. · Verafschuwen onduidelijkheid en veranderingen die niet van hun afkomstig zijn.
De gedachtengang van autoritaire heersers: · Ik accepteer je als je het met mij eens bent . · Wij doen alles op mijn manier. · Geef mij mijn zin en ik zal niet schreeuwen.
Voorbeelden van reacties en emoties: Woede:
"Zo laat ik mij niet behandelen, dit neem ik niet!"
Gekrenkt:
"Haat hij mij zo erg dat hij zulke dingen zegt?"
Radeloos:
"Wat kan ik doen? Ais ik niets zeg ben ik een makkelijk slachtoffer en als ik iets terugzeg wordt hij kwaad."
Beduusd I onzeker: "Waarom is hij zo razend op me?"
23
Samenwerken met autoritaire heersers:
24
· Probeer niet je gelijk te krijgen als de autoritaire heerser in een woedeaanval uitbarst. · Sta achter je eigen mening, maar wacht rustig af wat de autoritaire heerser te zeggen heeft. · Blijf kalm. Jezelf niet beheersen staat gelijk aan hoogverraad. · Bedenk dat het zelfbewustzijn van de autoritaire heerser op het spel staat. Ais je hun ego niet erkent zullen zij niet openstaan voor jouw ideeen.
Wat moet je vermijden: · Jezelf afkraken. . Snel gelijk geven. · Terugslaan op dezelfde manier als de autoritaire heerser. · Driftheid subjectief nemen. · Duidelijk maken dat de autoritaire heerser jou heeft geraakt. · Negeren
Voorbeeldreacties op autoritaire heersers: · "We spreken elkaar nog wel eens als we meer tijd hebben." · "Laat me eens over je argumenten nadenken, want zo schieten we niet veel op. Dan hebben we het er later nog eens over." · "Je hebt drie sterke voor beelden opgenoemd. Ik zou echter graag jouw mening willen horen over de constructie die ik je nu zal uitleggen . . ."
25
26 1.3.5 De Vertrager:
De kenmerken van vertragers: · Hebben de neiging het met alles eens te zijn maar er vordert niets. · Laten meestal andere mensen beslissingen nemen. · Willen perse sympathiek overkomen en zijn zullen er veel aan doen om dat te bewerkstelligen. · Zullen het met bepaalde dingen eens zijn terwijl ze daar wellicht niet meer achter staan, alleen om bij jou een goede indruk te maken. · Veranderen nog vaak van mening nadar zij beslissingen hebben genomen omdat ze onzeker zijn.
De gedachtegang van vertragers: · Forceer geen beslissingen bij me anders gebeurt er helemaal niets. · Ik wil me er niet me bemoeien dus laat me met rust. · Ais ik toegeef is dat omdat ik sympathiek wil overkomen. · Ik pak het zo aan dat jij niets doet wat mij slecht uitkomt.
27
Voorbeelden van reacties en emoties:
Radelooos:
Schuldgevoel: Onduidelijkheid: Razernij:
"Ik weet niet waar ik aan toe ben met hem." "Ik kan niets tegen hem zeggen want anders kwets ik hem waarschijnlijk. "Kom ik zo krachtig over dat hij me niet tegen wil spreken?" "Ik word moe van zijn doen en laten. Hij kan toch zeggen waar het op staat?"
Samenwerken met vertragers: · Probeer de vertrager te assisteren bij het nemen van een besluit. · Geef de vertrager de kans om tegenargumenten te geven door geduldig te zijn. · Trek door middel van stilte de vragen en argumenten van de vertrager eruit zodra je voelt dat hij iets wil zeggen. · Onderstreep het genomen besluit van de vertrager.
Wat moet je vermijden: · Accepteren dat de vertrager iets ingewikkelder maakt dat het is. · De genomen beslissing van de vertrager niet ondersteunen · Denken dat een akkoord definitief is. · Aannemen dat u de enige bent tegen wie zij zo doen.
28
29
Voorbeeldreacties op vertragers: · "Het is goed dat we elkaar begrijpen. Maar hoe kijk je tegen de nadelen aan?" · "Het is me een genoegen om met jou te overleggen. Ik wil geen onduidelijkheden." · "Ik ben blij dat je dit besluit hebt genomen. Je zult er geen spijt van krijgen." · "Nu ik er nog eens over nagedacht heb ben ik er zeker van dat dit gaat slagen."
30
31 "
1.3.6 De Stilzwijger.
De kenmerken van de stilzwijger: · Doen graag mysterieus. · Geven al/een korte antwoorden, ook als je vraagt waarom ze dat doen. · Geven geen commentaar bij besprekingen.
De gedachtegang van stilzwijgers: · Ais je me nergens bij betrekt heb je met mij geen probleem. · Ais je mij irriteert kunnen er rare dingen gebeuren. · Ais ik niets zeg kan ik bepalen wat er gebeurt . Ik ben nou eenmaal zo. · Ga weg want het interesseert me niet.
Voorbeelden van reacties en emoties: Schuldgevoel:
Radeloos: Kwaad:
Onduidelijkheid: Ongemakkelijk:
"Heb ik iets gedaan waardoor hij zijn mening niet wi! geven?" "Hoe krijg ik meer uit hem?" "Kennelijk wil hij mij treiteren." "Waarom doet hij zo onzeker?" "Met deze persoon is gewoon niet te communiceren."
32
33 Samenwerken met stilzwijgers: · Maak zeit geen einde aan de stiltes die er val/en. · Bied de stilzwijger geen mogelijkheden om korte antwoorden te geven. ·
Wacht rustig at tot u antwoord krijgt van de stilzwijger. · Probeer te bespreken waarom de conversatie zo stug verloopt.
Wat moet je vermijden: · Een "one-man conversatie" houden. De stilzwijger zal dit als prettig ervaren. · De stilzwijger laten denken dat hij er het makkelijkst afkomt door niets te zeggen · Het gedrag van de stilzwijger afkraken. Zijn houding zal verslechteren.
Voorbeeldreacties op stilzwijgers: · "Vertel eens, je zit zo te denken, wat is er aan de hand?" · "Wat moet ik hier nou van denken? Je zegt helemaal niets."
34
35
1.3.7 De Huilebalk. De kenmerken van de huilebalk: · Doen alsof de hele wereld tegen hen is. · Doen zielig om hun zin te krijgen. · Gebruiken hun houding als handig excuus voor moeilijke situaties. · Geven alles en iedereen de schuld van gemaakte fouten, behalve zichzelf.
De gedachtegang van huilebalken: De huilebalk vertoont een gedragspatroon dat overeenkomsten vertoont met de vertrager. Er zijn enkele belangrijke verschillen. · Doordat iedereen medelijden met mij heeft kan ik me meer permitteren dan jij, dus pas op . . Het leven is een verplichting. · Vraag me niet iets te doen want ik heb het veel te druk . · Bereid je voor op de chaos die ik over je uitstort als je iets van me gedaan wilt krijgen.
Voorbeelden van reacties en emoties: Machteloos:
"Waarom doet hij nou gewoon nooit iets als ik het hem vraag?"
Kwaad:
"Altijd maar excuses."
die
Twijfel:
"Zou zij het hebben?"
echt
Medelijden:
"Waarom geven ze hem toch altijd zoveel werk?"
onzinnige zo
moeilijk
36
Samenwerken met huilebalken: · Kom snel ter zake. Geef aan dat u alleen gerichte argumenten accepteert. · Laat de huilebalk zijn verhaal doen. · Vat samen wat hij heeft gezegd. Geef dan uw reactie. · Spreek eventueel af dat u op een later tijdstip terugkeert. De persoon zal dan afgekoeld zijn en minder fel reageren.
Wat moet je vermijden:
· De huilebalk gelijk geven en medelijden tonen · Denken dat de houding van de huilebalk maar tijdelijk is. · Kwaad worden
37
38
39 1.4 Het verkrijgen van communicatieve vaardigheden Eén van de meest lastige situaties waarin uw communicatieve vaardigheden kunt gebruiken, is de toolboxmeeting. Iedereen weet dat dit vaak als een verplicht nummer wordt opgevoerd. Toch is het opmerkelijk, dat ook hier communicatieve vaardigheden een goede rol kunnen spelen. Daarbij gaat het niet alleen om omgaan met lastige, kritische vragenstellers (zie de tiepjes), maar vooral om het omgaan met intimidatie. Daarmee bedoelen we niet alleen seksuele intimidatie, maar ook intimiderend gedrag onderling, of van- en naar leidinggevenden. Het gebeurt regelmatig dat de leidinggevende niet de “baas” is. Intimiderend gedrag is herkenbaar, en is wel degelijk een risicofactor op het werk, hetgeen kan leiden tot bewuste of onbewuste ongevallen. Het kan zelfs gevolgen hebben in de privé situatie. Denk maar eens aan de campagne van Foppe de Haan, over fair-play, ook
thuis.
Voor het aanleren (ook weer te leren, voor iedereen) van deze communicatieve vaardigheden voert het te ver hier een cursus te schrijven. Er zijn voldoende goede cursussen op de markt, bijvoorbeeld van de VAPRO. Vaak geven dit soort bedrijven cursussen waarbij de vaardigheden direct geoefend kunnen worden. Wel noemen we een aantal aandachtsgebieden, waarbij u vast wel een moment zult denken “hier zou het nog wel eens beter kunnen”. Wel, beter kan altijd, maar misschien vindt u al dat u het perfect doet. Gefeliciteerd, zou u dat dan willen overdragen aan uw minder perfecte collega’s?
40 Enkele aandachtsgebieden: Het stellen van vragen Weet u het verschil van open en gesloten vragen? Is uw manier van vragen stellen wel effectief? Stelt u vragen of doet u mededelingen? Het bespreken van zaken Kunt u bemiddelen in conflictsituaties? Krijgt u voor elkaar wat u wil als u met onwillige mensen spreekt? Hoe stelt u zich fysiek op tijdens een gesprek? Bent u altijd tevreden over het resultaat van uw gesprekken? Kunt u zich in een ander verplaatsen? Hoe reageert u op kritiek Hoe voelt u zich als u een fout maakt? Geeft of krijgt u wel eens een compliment? Kunt u uw persoon scheiden van uw functie?
Het geven van informatie Hoe krijgt u het voor elkaar dat iemand luistert (die het druk heeft)? Komt uw informatie wel goed over, of heeft u vaak misverstanden?
41 Kunt u grenzen stellen In hoeverre houd u rekening met anderen? In hoeverre zorgt u dat mensen rekening houden met uzelf? Kunt u nee zeggen? Stelt u te extreem uw grenzen?
Het nemen van initiatieven Neemt u gemakkelijk het initiatief, of loopt u uzelf voorbij? Voelt u zich verplicht tot het uitvoeren van taken? Hoe zorgt u dat uw initiatief beloond wordt? Hoe voorkomt u dat u altijd initiatiefnemer bent? Kritiek geven Hoe geeft u kritiek? Hoe gaat u om met kritiek? Hoe effectief is uw kritiek? Overleggen in groepen Kunt u altijd uw mening goed formuleren? Hoe is het met uw luistervaardigheden? Kunt u samenvatten? Kunt u argumenteren en weerleggen? Luistert men wel naar u?
