Beter inschrijvingen door proportioneel in te kopen? Gids P.:Van Theorie naar Praktijk Marcel Stuijts & Herbert van der Heijden
6 Juni 2013
Introductie Marcel Stuijts MSc. directeur Bizob Vice voorzitter ACIA-VNG commissie Lid Schrijfgroep Gids P. Ervaringen Senior advisor G2G procurement Croatia Directeur Inkoopbureau West-Brabant (SIW) Inkoopdirecteur gemeente Moerdijk Inkoopmanager gemeente Barendrecht en Dordrecht Project (Inkoop) manager Massive verlichtingen
2
2
Introductie Herbert van der Heijden, directeur/eigenaar Van der Heijden bouw en ontwikkeling FIT Ingenieurs Ervaringen Bedrijf opgericht in 1982, zelf sinds 1995 DGA Gemiddeld € 15mio per jaar uit tenders (W-W-S-E-Z) Landelijk opererend Specialisatie klantwaarde – lean – BIM – duurzaamheid – MVO Initiatief, realisatie, beheer, onderhoud en exploitatie
3
3
Wat is proportionaliteit?
Proportioneel = evenredig, gelijkmatig, verhoudingsgewijs citaat: “De toegang van het midden- en kleinbedrijf tot overheidsopdrachten wordt vaak beperkt door onredelijke of te hoge eisen…… pleit dan ook voor bijzondere aandacht voor het proportionaliteitsbeginsel. Dit beginsel zou prominenter in toekomstige … aanbestedingsregelgeving naar voren moeten komen. Dit mag evenwel niet leiden tot gedetailleerde …. normen. Wat bij een specifieke aanbestedingsopdracht als proportioneel kan worden beschouwd, is onlosmakelijk verbonden met de inhoud van die opdracht. Daarom is het van belang dat maatwerk mogelijk blijft”. Van wie is dit citaat? 4
Wat is proportionaliteit?
UIT: Kamerbrief kabinetsreactie Groenboek aanbesteden dd. 28 maart 2011 5
Doel van de Gids • Denk na over de keuzes die je maakt – Gekozen procedure – Uitsluitingsgronden / geschiktheidseisen – Groeperen opdrachten / perceelindeling – EMVI of laagste prijs – Referenties (soort en omvang) Door het tot wet te verheffen komt hier bij: Schrijf het ook op (”explain”) wat je bedacht hebt (in je aanbestedingsdocument / je dossier) !
6
Bepalingen voor alle opdrachten Procedure en ondernemerskeuze (art. 1.4) 1. 2.
Vooraf bedenken hoe opdracht in markt wordt geplaatst (welke procedure: 1op1, MVO, openbaar, Europees) Vooraf bepalen welke ondernemers mogen meedoen (wie kies je en waarom, of via publicatie) – – –
Bewuste keuze obv objectieve criteria Geldt voor alle opdrachten (geen drempel!) Op verzoek verplicht motivering verstrekken
–
Let op adm. lasten en maatschappelijke waarde
7
Bepalingen voor alle opdrachten Procedurekeuze • Keuze gebaseerd op opdracht en markt: – Complete set factoren die van belang zijn voor procedurekeuze (zie Voorschrift 3.4a Gids Proportionaliteit!)
• Drempelwaarden in gemeenten dus alleen maar indicatief! • Reden: elke keuze gebaseerd op specifieke omstandigheden (=proportioneel) • Let op balans tussen concurrentiestelling en lasten (art. 1.6. AW)
8
Bepalingen voor alle opdrachten Ondernemerskeuze (art. 1.4) • Gewoon vaste aannemers kiezen (1op1 en MVO) kan nu niet meer! • Verplicht keuze toelichten (waarom zij?) • Op basis van objectieve criteria (expliciet maken) • MVO: min. 3 en max. 5 aanbieders (Gids P., voorschrift 3.4b) • Tip: gebruik objectieve systemen, zoals past performance
9
Praktijkvoorbeeld: Kijken naar de markt
.
10
Bepalingen voor alle opdrachten Samenvoeging (art. 1.5) •Verbod op onnodig samenvoegen opdrachten •Aantal verplichte onderzoeken: – Is er samenhang? – Impact op markt en toegang voldoende MKB – Organisatorische gevolgen/risico’s
•Inkopers voeren een check als toetsing •Vervolgens opdelen in percelen, tenzij… •Samenvoeging verplicht motiveren in stukken! •Tip: betrek MKB (bijv. sessies KvK Brabant)
11
Praktijkvoorbeeld opdeling in percelen Selectie Nieuwbouw zwembad in Voorthuizen ”Het inmiddels uitgewerkte ontwerp voor dit nieuwe zwembad wordt ook gebruikt voor een aanbesteding voor mogelijke verzelfstandiging van de zwembaden en sportzalen binnen de gemeente Barneveld” De opdracht voor het uitvoeren van de werkzaamheden ten behoeve van de nieuwbouw van het Zwembad in Voorthuizen wordt opgedeeld in drie percelen: 1.Bouwkundige werkzaamheden (inclusief de sloop en aanleg terrein) 2.Werktuigbouwkundige & Elektrotechnische installaties 3.Waterbehandelingsinstallatie Toelichting: bij “gespecialiseerde” projecten leid opdeling in percelen niet tot optimalisatie van het eindprodukt
12
Praktijkvoorbeeld opdeling in percelen Risico’s van opdelen is uitbreiding technisch specificeren: - Je maakt dus geen gebruik van expertise aanbieders - Innovatieve oplossingen worden niet ingediend / mogen niet in samenspraak tussen percelen - Fouten in specificaties door uitbreiding specificeren; risico voor aanbestedende dienst - Overspecificeren - Expert inhuren om specificaties te maken: kostbaar
13
Criteria en eisen
• Geschiktheidseisen/ selectiecriteria • Geschiktheidseisen in beginsel bij MVO niet vragen, denk aan certificaten, als ISO of VCA! (Gids P.) • Niet vragen naar gelijke opdrachten, maar naar vergelijkbare opdrachten
• Omzetcijfers • Geen omzetcijfers, tenzij zwaarwegende argumenten • Zwaarwegend: dan max. 300% (motiveren)
14
Praktijkvoorbeeld omzet-eis Vraag: Onze inschatting/raming is dat het project ongeveer 5 mln euro zal kosten. Naar onze mening staat dan de gevraagde jaaromzet eis van € 30.000.000,-- niet in verhouding met de omvang van het project en is naar onze mening disproportioneel hoog. Qua referenties voldoen wij. De omvang en de vorm van het project (een wijkcentrum met een omvang van 1.600 m2 en woningbouw (30 woningen) zijn voor onze organisatie bekende projecten wat wij standaard in onze orderportefeuille hebben en uitvoeren. Antwoord aanbestedende dienst (zonder motivering): Helaas is deze eis voor ons een harde eis er dient over de afgelopen drie boekjaren een gemiddelde jaaromzet van 30.milj behaald te zijn.
www.bizob.nl
15
Praktijkvoorbeeld geschiktheidseisen Houdbaarheid referentie-project. Is drie jaar nu zo belangrijk of het feit dat je uberhaupt de Laatste 5-7 jaar zo’n gelijkwaardig project gebouwd hebt ? Is een gelijkwaardig gebouw qua functie en gebruik van 3000m2 minder referent dan een gebouw van 5000m2 ? Zit er nu daadwerkelijk verschil in gegevens/planning coördinatie van installaties met het in opdracht uitvoeren van installaties ? Is bouwteampartner nu zoveel anders dan design & build ?
www.bizob.nl
16
Praktijkvoorbeeld beoordeling referenties, selectie juli 2012 Vraag Van der Heijden: Op pagina 15, par. 6.1 wordt gevraagd om referenties op te geven met een opleverperiode van 2007 tot 2012. Om onze kennis en kunde goed te kunnen aantonen vragen wij u of het mogelijk is om de opleveringstermijn van de referentieprojecten te verschuiven van 2007 naar 2002. Ook mede door de snelle doorlooptijd van de projecten. Ons inziens is het belangrijker om ervaring te laten zien dan dat het om het jaartal van oplevering gaat. Door steeds meer opdrachtgevers is dit gegeven al gehonoreerd en wij vragen u of u dit ook kunt accepteren. Wij vragen u dit om onze kennis en kunde goed aan te kunnen tonen aangezien het personeel wat deze referentiewerken heeft uitgevoerd nog steeds werkzaam is binnen onze organisatie. Daarnaast is persoon X 2 jaar geleden aangetrokken bij onderneming Y vanwege zijn 40-jarige ervaring in de ontwikkeling en realisatie van sportaccommodaties. De verbreding van onze organisatie door deze kennis willen wij graag aantonen door het grote aantal van referentiewerken welke onder zijn naam zijn gerealiseerd. Nu worden deze referentiewerken in deze selectie niet meegewogen. Zijn er mogelijkheden om deze referentiewerken ook op te voeren en deze vakbekwaamheid aan te tonen middels de referentiewerken zelf, een referentieschrijven van gemeentes of instanties zoals NOC*NSF of een CV? Antwoord aanbestedende dienst (zonder motivering): Wij houden ons aan de in artikel 3.1.9, onder a ARW 2005 beschreven termijn waarover referentieprojecten kunnen worden opgevraagd.
17
Praktijkvoorbeeld geschiktheidseisen Is een school voor primair onderwijs nu zo anders dan een school voor voortgezet onderwijs ? Door toevoegingen van ‘overspecificatie’ vallen er veel aanbieders af. Zeker als het allemaal in hetzelfde project moet zitten. Voorbeeld: - BSO, peuterspeelzaal, school, zorg- en huisartsen, consultatie - verenigingen, sporthal en restaurantfunctie - inclusief installaties, > 4500m2 > 4,5mio aanneemsom etc etc - binnenstedelijk met damwand en heiwerk - minimaal 2 faseringen Hoeveel dezelfde referentieprojecten binnen 3 jaar opgeleverd met zelfde specificaties zouden er gebouwd zijn ? Waarom dan niet meer verscheidenheid vragen in referentie. Hoe gaat u om met “gekochte” referenties ?
www.bizob.nl
18
Praktijkvoorbeeld beoordeling referenties, selectie mei 2013
19
Praktijkvoorbeeld geschiktheidseisen
Bij deze selectie heeft de beoordeling plaatsgevonden door eerst te gaan beoordelen op de “harde” criteria. Na deze beoordeling is er pas gekeken naar de selectiecriteria………….. Steeds weer aangepaste tevredenheidsverklaringen opvragen levert geen tevreden klanten
20
Voorschrift 3.4 A: De aanbestedende dienst beziet per opdracht welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is, daarbij slaat hij in ieder geval acht op de volgende aspecten:
• • • • • •
omvang van de opdracht; transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers; aantal potentiële inschrijvers; gewenst eindresultaat; complexiteit van de opdracht; type van de opdracht en het karakter van de markt.
21
Case: Keuze van de procedure Leveringen en diensten decentrale overheid
22
Aanbestedingsprocedure
23
Bouwend NL, 2011
Omvang aanbestede werken
24
Bouwend NL, 2011
Case: Keuze van de procedure
25
Criteria en eisen EMVI, tenzij.. • Wetgever: – Laagste prijs doodt innovatie en zorgt voor dumping – Dus niet meer zomaar laagste prijs
• Praktijk: grote verandering voor werken • EMVI wordt de norm (prijs + nog een ander criterium) • Toch laagste prijs? Uitleggen waarom! – Geen “standaardmotiveringen” of nep-EMVI (zie ook Casus) – Motivering in bestek
• Toetsing lastig, vindt plaats aan de hand van opdracht
26
Praktijkvoorbeeld : EMVI Hoe belangrijk is prijs versus kwaliteit ? Praktijkvoorbeeld met fictieve getallen…… Optie A. de beste prijs levert 100 punten op, de slechtste 0 punten Optie B. rest er (lineair) tussen in A: de offertes bieden prijzen tussen € 100 en € 200. Onder A levert een € 1 goedkopere offerte 50 punten op B: de offertes bieden prijzen van € 100 tot € 200. Onder B levert een € 1 goedkopere offerte 10 punten op Vraag: Hoe belangrijk is prijs nu? Conclusie: Meerderdeel tenders nog steeds op laagste prijs. Alternatief: Maximum prijs – minimum prijs instellen en daar punten aan toe kennen
27
Praktijkvoorbeeld : Criterium laagste prijs De offertes worden, na de beoordeling op de uitsluitingsgronden en de geschiktheidscriteria, beoordeeld op het gunningcriterium. Het gunningcriterium in het kader van deze aanbesteding is “Laagste prijs”. In overeenstemming met artikel 2.3.8 ARW 2012 motiveert de aanbestedende dienst deze keuze als volgt:
28
Praktijkvoorbeeld : Criterium laagste prijs Motivatie 1. Het sportpark en het clubgebouw wordt in gezamenlijkheid tussen gemeente en gebruikers gefinancierd. Er heeft vroegtijdig onderlinge afstemming plaatsgevonden en zijn gezamenlijk gedachten gevormd over het ontwerp en de gedetailleerde uitwerking hiervan in het bestek. Daarnaast is de gevraagde prestatie in sterke mate gestandaardiseerd in de markt. De inhoud en omvang van de opdracht zijn eenduidig vastgelegd met de STABU bestekssystematiek. Voor wat betreft invulling van deze opdracht verwacht de aanbestedende dienst geen grote verschillen tussen ondernemers. Motivatie 2. De redenen van de keuze van deze gunningsystematiek is gelegen in het feit dat zowel de planning als fasering voorgeschreven worden in het bestek. Indien de werkzaamheden eerder worden opgeleverd dan de uiterlijke opleverdata heeft dit voor de opdrachtgever geen meerwaarde. De technische uitvoering van de werkzaamheden is voorgeschreven in het bestek. De keuze voor de materialen is reeds door de opdrachtgever gemaakt en vastgelegd in het bestek.
29
Meer kwaliteit • Onderscheid op kwaliteit in plaats van prijs; • Hanteren EMVI-criterium, bij voorkeur bij GC (voldoende vrijheidsgraden); • Voorbeelden via EMVI-criteriabibliotheek;
30
Gebruik EMVI in # aanbestedingen
31
Bouwend NL, 2011
Gebruik EMVI in volume
32
Bouwend NL, 2011
De overweging: waarom? Traditioneel: • het vragen om een onzekere prijs voor een suboptimale en niet maakbare technische oplossing • Q=F.T∞: afdwingen
Nieuw: • het vragen om een optimale en maakbare technische oplossing voor een zekere prijs • Q=F.T∞: verrassen 33 Stichting Roges, 2011
Praktijkvoorbeeld : Toegevoegde waarde Klantgericht bouwen door klantwaarde toe te voegen - Wat is uw visie en hoe pakt u dat aan Lean bouwen middels doorlooptijdverkorting en verspillingen minimaliseren - Voorbeelden van projecten waar dit op toegepast is en hoe Virtueel bouwen in BIM model ter minimalisering faalkosten en verhoging transparantie - Aanwezigheid van eigen BIM-medewerkers + voorbeeldprojecten Duurzaam denken en duurzaam doen - Aantoonbare ervaring met GPR, Breeam etc. Innovatie voorbeelden Maatschappelijk verantwoord ondernemen - Beleid, toepassing in praktijk en aantoonbare referentie
34
Case: Minimale referentie-eisen
• Voorschrift 3.5 G: De aanbestedende dienst vraagt maximaal één referentie per benoemde kerncompetentie; • De aanbestedende dienst vraagt niet dat referentie-projecten een waarde hebben van meer dan 60% van de raming van de onderhavige opdracht.
35
Case – Hanteren termijnen
• De wet schrijft minimale termijnen voor – Tussen publicatie en offertes binnen – Tussen laatste NvI en offertes binnen – Alcatel-termijn (wordt 20 dagen!) – …………………. • Durf daar van af te wijken! Redenen?
36
Tot slot…
Is het in uw belang om een project in de markt te zetten net voor, in of direct na de bouwvakvakantie ? Houdt rekening met regio’s waarin u de markt zoekt, waarin het project gebouwd wordt ! Vergoeding voor inspanning uitgebreide Tenders met toetsing volledigheid en aansluiting met de vraag. Is dat haalbaar ?
37
