Een succesvolle publieksactiviteit: Van Theorie naar Praktijk
1
1. Inleiding Voor je ligt de syllabus die hoort bij de vorming „opzetten van een succesvolle publieksactiviteit‟. Deze vorming kwam tot stand dankzij de inbreng van Bond Beter Leefmilieu, Centrum Voor Natuur- en milieueducatie, Natuurpunt en Velt. Elke publieksactiviteit ziet er anders uit, maar toch zijn er enkele aspecten die aan bod komen bij elk publieksactiviteit, zijn er factoren die je publieksactiviteit maken of juist...kraken. Zo hoort er bij de organisatie van een publieksactiviteit ook een communicatieluik en een persluik, zijn er organisatorische aspecten waar je best rekening mee houdt en is het beter dat je na de publieksactiviteit ook nog nieuwe leden kunt verwelkomen..... Deze syllabus geeft een overzicht van deze gemeenschappelijke aspecten en biedt je tal van tips om je publieksactiviteit succesvol te maken.
De syllabus is als volgt opgebouwd. We beginnen met een korte definitie en enkele voorbeelden van publieksactiviteiten. Daarna gaan we dieper in op het formuleren van (realistische) doelen met betrekking tot de voorbereiding van uw eigen publieksactiviteit. Vervolgens belichten we enkele aandachtspunten waarmee rekening gehouden moet worden bij het opstellen van een programma. In een vierde deel zoomen we in op de organisatie van de publieksactiviteit. Hierbij staan we stil bij de vrijwilligers die betrokken kunnen worden maar ook andere partners zoals de lokale overheid en andere verenigingen in uw omgeving die een bijdrage kunnen leveren aan een geslaagde publieksactiviteit. Essentieel daarbij is het maken van duidelijke afspraken (d.m.v. een draaiboek) over wie wat doet tijdens de publieksachtiviteit. In een vijfde, zesde en zevende hoofdstuk staan we vervolgens stil bij enkele praktische zaken die onlosmakkelijk verbonden zijn bij de organisatie van een publieksactiviteit, zijnde: de keuze en opbouw van de locatie, de logistieke ondersteuning en het benodigde materiaal en tot slot de vergunningen en paperassen die moeten in orde gebracht worden. Vervolgens lichten we nog enkele belangrijke aandachtspunten toe in verband met de promotie van uw publieksactiviteit onder het moto: teveel bestaat niet. Tot slot benadrukken we in een laatste hoofdstuk het belang van evaluatie.
2. Publieksactiviteiten? Elke publieksactiviteit ziet er anders uit. Het voornaamste kenmerk van een publieksactiviteit is uiteraard het feit dat het gaat om een activiteit die georganiseerd wordt voor een breed publiek of met andere woorden: het is meer dan een activiteit voor de eigen leden. Dat spreekt voor zich of toch niet? Publieksactiviteiten worden georganiseerd om de meest uitéénlopende redenenen: -
… een opening van een nieuw wandelpad vieren … een jubileum van een afdeling of natuurgebied vieren … meer draagvlak voor meer natuur en een beter milieu willen creëren … een samenwerking met de gemeente in de kijker stellen … een nieuw bezoekerscentrum openen … een speciaal aspect van het natuurgebied (bijvoorbeeld voorjaarsflora) laten ontdekken … een themadag (bijvoorbeeld dag van de aarde) vieren. … een probleem (bv. achteruitgang van de biodiversiteit, klimaatsverandering) onder de aandacht brengen … meer leden werven voor je afdeling … nieuwe vrijwilligers/medewerkers recruteren
2
3. Wanneer zal je tevreden zijn? – Formuleer realistische doelen! Afhankelijk van de opzet van je publieksactiviteit kan je voor jezelf een aantal doelstellingen formuleren. Als deze doelstellingen behaald zijn, kan je spreken van een geslaagde publieksactiviteit. Dat maakt de evaluatie van je publieksactiviteit een stuk gemakkelijker en vermijdt ook teleurstellingen achteraf Dus: vraag je af welk resultaat je met je publieksactiviteit wilt behalen. Wees realistisch maar ambitieus. Een publieksactiviteit organiseren is plezant en schept een nieuwe dynamiek in de groep. Hou rekening met volgende vragen bij het opstellen van je doelen: -
Wie (welke doelgroep) willen we bereiken? Hoeveel deelnemers willen we minstens bereiken? Willen we vooral nieuwe vrijwilligers aantrekken, nieuwe leden maken of draagvlak creeëren? Willen we een grote financiële winst maken, volstaat een break-even of zien we je publieksactiviteit als een investering? Welke boodschap willen we brengen? Naar de deelnemers ? Naar de plaatselijke politiek ?
Volgende vragen kunnen je helpen om je doelen realistisch te formuleren: - Hoeveel organisatorische ervaring heeft de afdeling ? - Op hoeveel medewerkers kan de afdeling rekenen ? - Organiseren we ons publieksactiviteit lokaal of regionaal? - Met welke andere groepen/verenigingen kan samengewerkt worden voor de catering, kinderanimatie, enz…? Kan je op de medewerking van vrijwilligers uit de buurtafdelingen gerekend worden ? Bijvoorbeeld : Grootte publieksactiviteit
Lokaal
Regionaal
Nationaal
Voorbeeld
Viering natuurgebied
Fietshappening
Aardgashappening
Activiteit geconcentreerd op één gebied
Activiteit uitgespreid over een groter gebied, met meerdere afdelingen
Activiteit waaraan een hele regio meewerkt
Aantal deelnemers
300-500
700-1000
2000-4000
Aantal nieuwe leden
10-20
30-50
70-100
Aantal medewerkers
20-30
40-50
60-70
Aantal verdeelde folders
5000-10000
30000-50000
50000-100000
3
Eens je doelen geformuleerd zijn, is het heel belangrijk maar misschien niet altijd eenvoudig om bij het opstellen van je programma ervoor te zorgen dat je dit resultaat of deze resultaten kunt behalen. Met andere woorden: de opzet van je publieksactiviteit moet aangepast zijn aan de doelstellingen die je wilt behalen.
4. Programma opstellen Een publieksactiviteit organiseren begint bij het opmaken van een programma. Afhankelijk van de doelstellingen ga je het programma vormgeven. Hier volgen enkele succesfactoren voor een goed programma: Keep it simpel
Hou het programma simpel. Ingewikkelde programma‟s stoten de mensen af en maken het je zelf organisatorisch moeilijk. In een oogopslag moet duidelijk zijn wat er allemaal te doen is. Het programma moet ook op maat zijn van de organisatiecapaciteit van je vereniging. Verkoopstandjes, complexe catering met duizend-en-één gerechten en andere tierlantijntjes gaan qua energie, tijdsbesteding en mankracht meestal ten koste van ledenwerving, babbel met de aanwezigen… Wees doordacht en gebruik je tijd en vrijwilligers op een efficiënte manier.
Wees creatief
Het hoeven niet altijd natuurwandelingen of fietshappenings te zijn. Ook een tweedehandsboekenmarkt, een kerstmarkt, een plantenbeurs kunnen bijdragen tot je publieksactiviteitdoelstellingen (ledenwerving, winst, …). Bedenk een uitnodigend thema en titel voor je publieksactiviteit: bijvoorbeeld Walk for nature, Ontdek je plekje, feest in, …
Timing
Begin tijdig aan de voorbereiding van je publieksactiviteit. Zo kom je niet voor onaangename verrassingen te staan. Een publieksactiviteit kan je best op zondag organiseren. Op zaterdag is er voetbal, winkelen,…Regel Planckendael: op zondag is er 5 keer meer volk dan op zaterdag. Avondactiviteiten organiseer je best op een zaterdagavond, een informerende avond kan op een weekavond. Probeer de activiteiten van je publieksactiviteit op 1 dagdeel te organiseren. Een publieksactiviteit gespreid over de gehele dag vraagt een lange inspanning en je krijgt het volk zeer gespreid over de vloer wat de indruk van een lage opkomst kan geven. Wil je toch een dagprogramma ineensteken, zorg dan voor een programma in blokken. Bijvoorbeeld ‟s morgens een dauwwandeling met ontbijt en namiddag een natuurwandeling met afsluitend hapje of drankje tussen 14u-16u. Mensen zitten zondags om 13u00 nog aan tafel. ‟t Is beter om je activiteiten niet voor 14u00 te starten. Seizoen: In april, mei, juni en september heb je meer kans op goed weer. In de zomermaanden draait het vrijwilligerswerk dan weer op een laag pitje. Juli en augustus vermijd je dan ook beter.
Randanimatie
4
Kinderen brengen ouders mee. Zorg daarom steeds voor een leuk kinderprogramma. Spreek jeugd- of andere verenigingen (Gezinsbond) uit de buurt aan om hieromtrent samen te werken. Plezante ontmoetingskansen. Na de wandeling of activiteit moeten bezoekers nog wat kunnen blijven hangen bij een drankje. Een gezellig evenementenplein (met een bar, een muziekgroepje, …) trekt volk. En hoe langer het volk blijft, hoe meer kans op ledenwerving.
Vergeet de buren niet
Licht de buren op voorhand in over de organisatie van je publieksactiviteit, het opzet en de mogelijke overlast. Bij een positief contact kan je eventueel hun medewerking vragen op de dag zelf (bijv. parkeerplaats). Wanneer je publieksactiviteit plaats vindt in of rond je natuurgebied moet je hen zeker uitnodigen voor een wandeling. Zo creëer je een band met de omwonenden en je natuurgebied.
5. Organisatie van een publieksactiviteit Het programma is in grote lijnen klaar. Nu volgt de concrete uitwerking, bij voorkeur door een werkgroep binnen de vereniging. Maar ook andere vrijwilligers en andere partners kunnen een steentje bijdrage aan het succes van uw publieksactiviteit.
5.1. Werkgroep De feitelijke organisatie van de publieksactiviteit gebeurt door een werkgroep. Zij betrekken het lokale bestuur en andere partners in een vroeg stadium bij de organisatie. Ze zoeken naar een geschikte plaats, werken een draaiboek en materiaallijst uit en vragen medewerking aan leden en vrijwilligers. En natuurlijk moeten ze ook aandacht besteden aan het vergunningenluik en de promotie (pers) voor je publieksactiviteit.
5.2. Vrijwilligers: vele handen maken het werk licht De organisatie van een publieksactiviteit geeft vaak een nieuwe dynamiek binnen de vereniging. Het is een hoogtepunt in je werking waar je samen met een groep vrijwilligers naar toe werkt. Je kan mensen betrekken die anders weinig aan bod komen in de vereniging. De taken op een activiteit zijn immers zo divers dat er voor iedereen wel een taak weggelegd is. Op zoek naar vrijwilligers
Spreek al je leden aan om te helpen. Sommige leden voelen zich misschien niet geroepen voor bestuurstaken, het gidsen van een wandeling, maar staan wel eens graag achter de toog of aan het onthaal bij een publieksactiviteit. Met een uitgebreid en up-to-date leden- en sympathisantenbestand vind je snel de geknipte persoon. De gouden gids: een goed adressenbestand is geld waard. Zet de juiste persoon op de juiste plaats. Laat de goede natuurgids die dag niet de kassa bemannen, maar laat hem zijn ding doen tijdens een geleide wandeling.
5
Betrek in een vroeg stadium de gemeente en andere lokale partners bij de organisatie van je publieksactiviteit. Zo kan je beroep doen op verschillende gemeentelijke diensten bij de inrichting van je evenementenplein. Andere medeorganisatoren kunnen ook een deel van de taken op zich nemen. Bijvoorbeeld een lokale jeugdvereniging steekt een kinderprogramma in mekaar steken, de wielerclub ondersteunt de fietstocht en de KVLV bakt de pannenkoeken. Vergeet de buren niet. En vraag omwonenden of ze geen handje willen helpen die dag.
Draag zorg voor je vrijwilligers
Briefing/debriefing: Briefen van vrijwilligers is essentieel, want goed geïnformeerde vrijwilligers zijn gemotiveerd en bepalen mee het imago en de sfeer van je publieksactiviteit. En is uiterst belangrijk om adequaat te reageren bij ongevallen of andere incidenten. De briefing bevat minstens volgende informatie: o o o o
de organisatie van je publieksactiviteit, doelstelling van je publieksactiviteit, verwachtingen en taken van de vrijwilligers, overzichtlijst contactgegevens van organisatieverantwoordelijken, (richtlijnen rond veiligheid en contactgegevens voor incidenten (politie, brandweer, medische post,…).
Zorg voor voldoende drankbonnetjes en een hapje voor alle vrijwilligers. Maak je vrijwilligers herkenbaar. Een badge, T-shirt of petje van de vereniging maakt de vrijwilligers herkenbaar en aanspreekbaar voor bezoekers. Het creëert ook een samenhorigheidsgevoel onder de vrijwilligers (en is een leuk cadeautje). Probeer de vrijwilligers na de publieksactiviteit nog op een leuke manier te bedanken (bedankingsdrink, barbecue, mail, …). Vergeet niet de vrijwilligers die voor of na de publieksactiviteit ook meehielpen (bijv. de slaapdienst, de opbouw- en afbraakhelpers,…) Nodig hen zeker uit voor de uitgebreide evaluatievergadering na je publieksactiviteit. Probeer zo snel mogelijk de foto’s van de publieksactiviteit online te zetten. Indien de foto‟s enkele dagen na de publieksactiviteit nog niet beschikbaar zijn, is het enthousiasme om ze te bekijken meestal al geluwd. Zorg voor een vrijwilligersverzekering. Vzw‟s zijn sinds 1 januari 2007 verplicht een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor de organisatie af te sluiten. Feitelijke verenigingen vallen buiten deze verplichting, maar het lijkt ons een daad van goed bestuur en een blijk van appreciatie voor vrijwilligers om toch een dergelijke verzekering af te sluiten. Er zijn diverse mogelijkheden, zo ook de gratis provinciale vrijwilligersverzekering aangeboden door de provincies en gesubsidieerd door de Nationale Loterij. Niet-leden zijn in principe niet verzekerd. Wil je toch een verzekering afsluiten voor niet-leden, neem dan eens contact op met de sportdienst van je gemeente. Via BLOSO kunnen zij een gratis sportverzekering voor een activiteit afsluiten. Contacteer sowieso vroeg genoeg je verzekeraar om na te gaan welke zaken je polis dekt om achteraf niet voor vervelende verrassingen te komen staan.
5.3. Lokaal bestuur Het lokale bestuur is een essentiële partner bij het organiseren van je publieksactiviteit. De werkgroep moet sowieso de plaats, tijdstip, het geschatte aantal deelnemers en alle andere nuttige inlichtingen over je publieksactiviteit verstrekken aan de gemeente. En indien nodig zijn medewerking verlenen aan politie- en andere hulpdiensten. Maar daarnaast moet de vereniging ook de gemeente actief betrekken bij de organisatie van en communicatie over de publieksactiviteit.
6
Ga dus best zo snel mogelijk met hen aan tafel zitten. Lijst vooraf ook eens op welke soorten voordelen de samenwerking heeft voor de gemeente: een symbolische waarde, het vermelden van logo op affiches, het verbinden van hun naam aan verschillende verenigingen. Misschien sluit de activiteit naadloos aan op hun milieubeleidsplan of is de activiteit innoverend en kan de gemeente met een primeur uitpakken. En zet deze samenwerking en lokale partners voldoende in de kijker op je publieksactiviteit. Bereid je programma en de vragen rond de organisatie en de medewerking van het gemeentebestuur goed voor. En belangrijk: maak duidelijke afspraken over wie de promotie voert, wie de kosten betaalt, wie er voor het materiaal zorgt en zet de gemaakte afspaken eventueel ook op papier. Het is ook een uitgelezen kans om de banden met je gemeente aan te halen of om subsidies aan te vragen en de burgemeester of schepen achter jouw publieksactiviteit te krijgen. Organisatorishe ondersteuning? Publieksactivieteiten vinden dikwijls plaats op een openbare plek of breng een grote verkeersstroom op de openbare weg van en naar je publieksactiviteit met zich mee. Je vereniging staat in voor de veiligheid en moet de hinder (bijv. verkeer- of geluidshinder) tot een minimum beperken. Ook moet je in regel zijn met allerlei wettelijke verplichtingen en andere paperassen invullen. Het bijeenbrengen van een massa veronderstelt ook aandacht voor infrastructuur (tenten, stoelen, tafels, …), brandveiligheid, medische hulp, nutsvoorzieningen (water- elektriciteit), sanitair, voeding en dus ook de inzameling van afval. Om dit alles in goede banen te leiden neem je best in de planningsfase van je publieksactiviteit contact op met het gemeentebestuur (milieu-, cultuurambtenaar,…). De grote (centrum)steden beschikken vaak over een feestambtenaar of -dienst die over het nodige materiaal en know-how in het organiseren van publieksactiviteiten beschikken. Om niet van de ene naar de andere dienst te hoeven lopen, vraag je best een coördinatievergadering aan met het gemeentebestuur en verantwoordelijke gemeente- en hulpdiensten. Daarnaast kan je de gemeente door haar werking, personeel, invloed en ervaring maar best als partner in je activiteit beschouwen. Kunnen zij je boodschap verder verspreiden (voorbeeld in infokrantjes), welke ervaring hebben zij, hoe kunnen initiatieven gebundeld worden,…. Financiële ondersteuning? De gemeente kan ook een handje helpen bij de financiering van je publieksactiviteit. Als je dit wenst, hou je best wel rekening met volgende aandachtspunten: Financiering gebeurt in het merendeel van de gevallen volgens subsidieregels (neem eens een kijkje op de gemeentelijke website) en volgens bepaalde voorwaarden. Zorg dat je goed op tijd bent met je aanvraag. Vaak is financiering alleen mogelijk als het past binnen vooraf door de gemeente vastgelegde subsidiekaders. Of het moet de weg langs het collegebestuur nog volgen, wat ook een paar maanden kan duren. Zorg dat je vraag naar financiële ondersteuning realistisch is. Een gemeente zal je project eerder financieel ondersteunen als je al kan voorleggen (bijvoorbeeld via een begroting) dat ook andere partners, bedrijven of overheidsinstanties in je geloven en je financieel ondersteunen.
7
De aanvraag voor ondersteuning moet gewoonlijk gebeuren door een partner met rechtspersoonlijkheid. Ben je een feitelijke vereniging dan ka je misschien een partner-vzw de aanvraag laten uitvoeren. Zorg dat het draagvlak (en dus ook de drukkingsmacht) van je activiteit zo ruim mogelijk is. Welke verenigingen, buren, wijkcomités, koepelvereningen staan achter je activiteit? Probeer op voorhand eens na te gaan of er gelijkaardige initiatieven zijn (gefinancieerd) in andere (aanpalende) gemeentebesturen? Wat waren daar de resultaten? Wat was de rol van de gemeente in het project of de activiteit? Wat was de meerwaarde voor de gemeente?
Een lokale politicus of een (lokale) BV op je publieksactiviteit? Bij de organisatie van een publieksactiviteit kan je ook een beslissen om een officieel gedeelte in te lassen. Vraag aan een lokale politicus of een (lokale) BV om een woordje te zeggen, om een lint door te knippen,enz. Dankzij een officieel gedeelte kan je niet alleen je publieksactiviteit voor geopend verklaren maar kan je ook: O enthousiasmeren, dit niet alleen door te verwijzen naar het rijk gevulde programma van de publieksactiviteit (daarvoor dient in feite de folder) maar ook naar het belang van je publieksactiviteit. O terugblikken, op het vele werk dat gebeurde (bvb. een groot project waardoor je niet alleen dat wandelpad kon aanleggen maar ook aan natuurherstel kon doen). O vooruitblikken, een officieel moment waar je beleidsmakers het woord geeft kan je hen niet alleen laten vertellen “hoe belangrijk natuur en milieu is (voor bvb. de gemeente)” maar kan je hen ook proberen verleiden tot beloftes … een publieksactiviteit is kortom geen eindpunt ! O bedanken, strooi met lof – kan voor collega-vrijwilligers die bvb. een stapje achteruit zetten maar kan (en moet) ook zeker naar partners die meehielpen bij jullie project. O informeel banden smeden, niet enkel de officiële speeches zijn van tel, ook de babbel naderhand met de genodigden is super belangrijk (volgens sommigen zelf belangrijker) – zet misverstanden recht, smeed plannen voor de toekomst, bedank hen nog eens persoonlijk, etc
5.4. Andere lokale partners Naast het lokale bestuur betrek je ook andere partners uit je gemeente bij het programma, de organisatie en communicatie van je publieksactiviteit.
Jongerenverenigingen: Wil je met je publieksactiviteit ook de jeugd bereiken of ontbreekt er nog een leuk jongerenprogramma. Neem dan contact op met de plaatselijke JNM-afdeling, jeugdverenigingen of jeugdraad. Je kan hen ook vragen voor een slaapdienst de avond voor je publieksactiviteit en zo het terrein en materiaal laten bewaken. Milieu- en natuurverenigingen: Ook de plaatselijke Natuurpunt- en Velt-afdelingen of andere verenigingen met een milieukarakter mogen op je publieksactiviteit niet ontbreken. Gezinnen: Mik je ook op jonge gezinnen? Probeer dan de Gezinsbond mee in bad te krijgen: voor hun leden een leuk aanbod en voor jouw vereniging een ideale helpende hand voor een pannenkoekenbak, kindergrime,… Duurzame catering: Oxfam-Wereldwinkel heeft een breed gamma aan duurzame producten (koffie, fruitsap, chocolade, …) en vaak beschikken de grotere winkels ook over een uitleendienst. Je kan natuurlijk ook terecht bij andere plaatselijke leveranciers of brouwers.
8
Wees wel de voorbeeldfunctie van je vereniging op vlak van duurzame, biologische producten en afvalpreventie indachtig. Andere overheden: Is je publieksactiviteit gekoppeld aan een natuurproject dat je vereniging met het Agentschap voor Natuur en Bos, de Vlaamse Landmaatschappij, provincie… uitwerkte ? Verlies deze partners van het eerste uur dan niet het oog: geef hen een promostand en misschien hebben ze nog een laatste financiële kruimel in hun kas.
5.5. Sponsors en subsidies Koken kost geld, een publieksactiviteit organiseren ook. Naast eigen middelen kan je ook sponsors en subsidies zoeken om je publieksactiviteit te financieren.
Sponsors. Publieksactiviteiten zijn vaak een uitgelezen kans voor bedrijven, de plaatselijke horeca of middenstand om hun producten aan een groot publiek voor te stellen. De sponsoring kan in natura of financieel zijn. Zorg voor een goede zichtbaarheid van de sponsors op de aankondigingen van je publieksactiviteit (ledentijdschrift, website, folder) en op de dag (standje) zelf. Aarzel zeker niet om lokale bedrijven, horeca en middenstand te contacteren voor financiële of steun in natura. Subsidies. Naast eigen middelen en sponsorinkomsten kan je ook opzoek gaan naar andere inkomsten voor je activiteit. Basisregel hierbij is wel: zorg dat het maken van een subsidiedossier je niet boven het hoofd groeit! Organiseer je een grote activiteit dan zal je ook veel tijd moeten investeren in het zoeken naar geld („middelen‟). Blijft je activiteit beperkt tot een buurtfeest dan kan je het heel wat simpeler houden en hoef je niet te veel tijd te steken in de financiële zoektocht en afrekening. Indien je toch nood hebt aan middelen,probeer dan eens volgende kanalen: Gemeentelijke subsidie: hebben vaak een subsidiewijzer op hun website staan. Tandem-subsidie: Zij geven 500€ als je een activiteit organiseert rond natuur en milieu: www.tandemweb.be Provincialesubsidiekanleen: o VlaamsBrabant:http://www.vlaamsbrabant.be/specials/subsidies/sub sidiesCONTENT.jsp?page=1883 De nationale loterij: www.loterij.be Andere subsidiekanalen: o CERA:http://www.cera.be/cera/nl/projects o Subsidiewijzer FOV:http://www.fov.be/subsidiewijzer o Stichting voor de toekomstige generaties:http://www.futuresmile.be
Voor het aanvragen van subsidies maar ook gewoon om zicht te krijgen op financiële haalbaarheid van je project, maak je best op voorhand een begroting op. Wat het nut is van een begroting en hoe je dit het beste opmaakt vind je op www.komuituwkot.be
5.6.
Draaiboek – leg afspraken en verantwoordelijkheden vast
De werkgroep heeft de organisatie van je publieksactiviteit tot in de puntjes uitgewerkt. Maar op de dag zelf zijn er veel vrijwilligers én ook enkele verantwoordelijken nodig op alles in goede banen te leiden. Een draaiboek met een overzicht van verantwoordelijken en hun taken is hiervoor een must.
9
Draaiboek Een draaiboek maak je in een Word- of Exceldocument met vijf kolommen:
Datum: tijdstip van handeling Waar: plaats van handeling Wie: verantwoordelijke Wat: omschrijving van handeling/taak Waarom: verduidelijking of ruimte voor eigen notities
Aan het draaiboek is ook een materiaal- en contactlijst van de verantwoordelijken gevoegd. Verantwoordelijken Deze verantwoordelijken zijn met badge (naam en taak) of T-shirt onmiddellijk herkenbaar voor vrijwilligers op je publieksactiviteit. Bij de briefing krijgen ze ook een overzicht van deze personen en hun contactgegevens. De Coördinator
De coördinator is de trekker van de werkgroep. Hij heeft het draaiboek, de materiaal- en contactlijst van medewerkers (vrijwilligers, politie, brandweer, medische post, …) van je publieksactiviteit uitgewerkt. Hij weet dus wat er allemaal door wie moet gebeuren. Op de dag van je publieksactiviteit heeft deze persoon in principe geen taken. De organisatie van je publieksactiviteit is zo voorbereid dat hij enkel nodig is bij noodgevallen en andere incidenten (klachten van buurtbewoners, politie, …). Wel zorgt hij voor een briefing voor je publieksactiviteit en een debriefing na je publieksactiviteit. De Co-coördinator
Deze persoon staat de coördinator bij en treedt op indien nodig. Hij heeft in principe ook geen taken die dag en is heel de tijd stand-by. De Promotie – Persverantwoordelijke
Deze verantwoordelijke zorgt voor de bekendmaking van je publieksactiviteit via alle mogelijke communicatiekanalen (ledentijdschrift, website, folder, gemeentelijk infoblad en plakzuilen, …). Ook de aankondiging van de activiteit in de pers en ontvangst van de journalisten behoren tot zijn taken. Hij zorgt er ook voor dat er na je publieksactiviteit enkele foto‟s beschikbaar zijn voor perslui die niet aanwezig konden zijn of geen fotograaf mee hadden. Deze persoon verzamelt na je publieksactiviteit ook de verschenen persartikels en zet deze samen met een sfeerverslag met foto‟s op de website van de vereniging. De Bar – Cateringverantwoordelijke
De bar- of cateringverantwoordelijke zorgt voor drankjes en hapjes op je publieksactiviteit. Hij zoekt de nodige mensen om de bar te bemannen, voorziet het nodige materiaal om een bar uit te baten en een gemakkelijk betalingssysteem (drankbonnetjes, jetons, drankkaarten,….). Hij coördineert de vrijwilligers die ingezet worden voor de cateringtaak of maakt de nodige afspraken met de traiteur of
10
vereniging die instaat voor dit luik. Hij houdt ook controle op de voorraden tijdens je publieksactiviteit. Hij zorgt ook voor een duidelijke communicatie van de te verkrijgen producten. Hij volgt ook de eventuele sponsorafspraken (bijv. zichtbare vermelding van de sponsor en zijn producten) op. De Kassaverantwoordelijke
De kassaverantwoordelijke zorgt samen met de bar - cateringverantwoordelijke voor een eenduidig systeem van betaling van dranken. Indien er inkomgeld gevraagd wordt, zorgt de kassaverantwoordelijke voor genoeg vrijwilligers om de onthaalstand te bemannen. De kassaverantwoordelijke zorgt voor voldoende kleingeld bij de start van je publieksactiviteit en leegt, indien nodig, regelmatig de inhoud van de kassa. Probeer een kassaverantwoordelijke te vinden die gedurende het gehele publieksactiviteit deze taak op zich kan nemen. De Ledenwervingverantwoordelijke
De ledenwervingverantwoordelijke zorgt voor een strategische opstelling van de ledenwervingstand op je publieksactiviteitenterrein alsook voor genoeg ledenwervers. Deze persoon zorgt ook voor de opbouw en afbraak van de ledenwervingstand en genoeg ledenwervingmateriaal. De EHBO-verantwoordelijke
De EHBO-verantwoordelijke zorgt voor de coördinatie van de medische hulppost, stelt het nodige hulpmateriaal ter beschikking en is tijdens het hele evenement beschikbaar voor eventuele ongevallen. Voor grote publieksactiviteiten is het geen overbodige luxe om het Rode Kruis/Vlaamse Kruis voor medische ondersteuning in te schakelen. De Gastenverantwoordelijke
Nodig je speciale gasten uit (politici, bekende Vlamingen, muzikanten, sponsors, …) dan staat de gastenverantwoordelijke in voor de opvang en begeleiding van deze personen. De Programmaverantwoordelijke
Afhankelijk van je programma heb je vrijwilligers die verantwoordelijk zijn om een deel van het programma in goede banen te leiden. Organiseer je bijvoorbeeld een officieel gedeelte, dan zorg je best voor een verantwoordelijke voor dit gedeelte. De programmaverantwoordelijke zorgt ook dat de gastenverantwoordelijke en de vrijwilligers aan het onthaal gebrieft zijn. De Opbouw- en afbraakverantwoordelijke
Deze persoon coördineert de technische ploeg die verantwoordelijk is voor de opbouw/afbraak van je publieksactiviteitenplein (podium, tenten) en de aansluiting van nutsvoorzieningen, de parkings, signalisatie,… Deze ploeg ondersteunt ook ingehuurde technici (bijv. lossen en laden van podiummateriaal) of werkmannen van de gemeente. De opbouw- en afbraakverantwoordelijke is de „handige harry‟ van de vereniging en beschikt over werkgereedschap. Er zijn nog tal van andere taken op je publieksactiviteit waarvoor je vereniging, gemeentelijke diensten of andere partners verantwoordelijk zijn: bijvoorbeeld kinderanimatie, reinheid en afvalophaling op je publieksactiviteitenplein, verkeerstoezicht,… Ook deze taken en verantwoordelijken neem je op in het draaiboek.
11
6. Locatie: bereikbaarheid, parking, evenementenplein en parcours Probeer op voorhand zo goed mogelijk in te schatten hoeveel deelnemers je kan verwachten op je activiteit. Zoek een locatie die daarvoor de juiste uitruisting heeft (parking, makkelijk bereikbaar, grootte van de locatie,…?). Hou ook rekening met de sfeer die je publieksactiviteit moet uitstralen? Hip, degelijk, rustig, inspirerend,…Kies je locatie, decoratie en tijdstip in functie daarvan. Locaties geven mensen – al dan niet terecht – een (bevooroordeeld) beeld van de activiteit die er zal plaats vinden. Houd daar mee rekening als je je tenten wil opslaan in scholen, kerken, parochiezalen, bruine kroegen, culturele centra,… Hou zeker ook je gekozen doelgroep voor ogen bij de keuze van de locatie. Probeer er voor te zorgen dat je locatie nauw aansluit bij de leefwereld of interesse van je doelgroep. Wil je als vereniging bijvoorbeeld jongeren bereiken met activiteit? Je kan dan misschien aan de plaatselijke jeugdbeweging vragen of je hun lokalen mag gebruiken. Zo heb je bovendien ook al de plaatselijke jeugdvereniging op je activiteit. Bereikbaarheid
Zorg dat je publieksactiviteit goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. Voorzie duidelijke routeomschrijvingen op de aankondigingen van je publieksactiviteit en een goede straatsignalisatie op je publieksactiviteit (zeker op afgelegen locaties) zelf. De gemeente kan je helpen bij de signalisatie van je publieksactiviteit. In sommige gevallen kan ook de politie ingezet worden om bij een grote volkstoeloop verkeerstaken op de openbare weg op zich te nemen. Ook handig is dat je informeert bij de mobiliteitsdienst van je gemeente of er geen werken/omleidingen in de buurt van je publieksactiviteit zijn gepland.
Parking
Zorg voor genoeg autoparkeerplaats op wandelafstand. Vergeet ook de fietsenparking niet. Maak eventueel afspraken met een boer, omwonenden of de gemeente over parkeerplaats. Indien je activiteit ook openstaat voor minder mobielen, zorg dan ook voor een minder mobielenparking in de buurt van het publieksactiviteitenplein. Let er wel op dat bij regenweer een weideparking snel kan veranderen in een modderpoel. Is er geen parkeermogelijkheid voorhanden, kan je eventueel aan de gemeente vragen een straat af te sluiten als parking. Of omgekeerd een tijdelijk parkeerverbod op te leggen zodat het publieksactiviteitenplein gemakkelijker bereikbaar is voor deelnemers of vrijwilligers om materiaal te laden en lossen. Een andere mogelijkheid is aan De Lijn vragen om een busdienst in te leggen vanuit een grotere parking uit de omgeving naar je publieksactiviteit. De verkeersstroom naar je publieksactiviteit en op de parkings moet in goede banen geleid worden. Hiervoor kan je vrijwilligers (stewards) inzetten. Verkeersgeleiding en parkeerhandhaving op de openbare weg en parkings vallen onder het toezicht van de politie. Promoot duurzame mobiliteit. Fietsers en mensen die met het openbaar vervoer komen krijgen bijvoorbeeld een extra drankje of een klein presentje. Kondig dit ook zo aan in je communicatie.
Inrichting publieksactiviteitenplein
12
Zorg voor een overdekte uitvalsbasis bij regenweer voor bar, ledenwervingstand,… Gebruik maken van gebouwen aanpalend aan het publieksactiviteitenplein, vermijdt dat je tenten moet beginnen zeulen en opzetten. Zorg voor een goede signalisatie naar en op het publieksactiviteitenplein. Ook tijdens de wandeling of fietstochten voorzie je genoeg richtingsaanwijzers. Zo kan je de deelnemers gemakkelijker ontvangen op je publieksactiviteit en verliest niemand de weg tijdens je publieksactiviteit. Breng de bezoekers zoveel mogelijk samen op één punt en creëer een centrale ontmoetingsplaats. Zo behoud je het overzicht en heb je organisatorisch ook veel minder werk. Het schept een gezellige drukte. Op het publieksactiviteitenplein wordt bij het binnenkomen een speciale en opvallende plaats gereserveerd voor de onthaal- en ledenwervingstand. Voorzie ook een infostand voor materiaal van medeorganisatoren, sponsors,…
Tips opbouw standjes: het verleidelijke standje.
Denk voor je publieksactiviteit goed na over de inrichting van je publieksactiviteitenplein. Zo vermijdt je problemen bij het laden en lossen van materiaal of opstellen van tenten. En hou ook rekening met de bezoekersstroom, aanwezigheid van gebouwen, hellingsgraad terrein, bomen of struiken, aansluitpunten voor nutsvoorzieningen,… Dit laatste is zeker belangrijk bij het organiseren van een publieksactiviteit op een plein of in een natuurgebied. Stroom, water, toiletten, een generator en stroomgroep zijn immers onmisbaar. Sommige gemeente (de centrumsteden zeker) hebben een feest- of andere diensten die jou hierbij kunnen helpen. De opbouw van het publieksactiviteitenplein gebeurt daags voor je publieksactiviteit zelf. Voorzie genoeg vrijwilligers (ook voor de afbraak!) en een kist met werkgereedschap. Om diefstal of grote verrassingen op de ochtend van je activiteit te vermijden, kan je een slaapdienst voorzien. Eventueel kan je een jeugdvereniging uit de buurt vragen. Vergeet de vrijwilligers van opbouw en afbraak niet te soigneren. Je kan hen bedanken met koffiekoeken ‟s morgens. Ook kan je vragen of de politie ‟s nachts op zijn patrouille het publieksactiviteitenplein eens extra bezoekt. Veiligheid primeert. Het bijeenbrengen van een massa veronderstelt mogelijke risico‟s op ongevallen. Daarom is het wenselijk minstens één medische post (Rode Kruis of Vlaamse Kruis) op het publieksactiviteitenplein te voorzien. Ook is het geen overbodige luxe om de brandweer het terrein en infrastructuur van je publieksactiviteit te laten controleren op brandveiligheid. En check bij het huren van een gebouw of in de overeenkomst de brandverzekering al is opgenomen is, of dat je die zelf dient af te sluiten.
Parcours wandelingen/fietstochten Is er ook een wandeling of fietstocht aan je publieksactiviteit gekoppeld? Denk dan ook aan de volgende zaken:
Centraal info- en vertrekpunt (met infobord). Vermijd chaos bij het vertrek en voorzie verschillende startmomenten. Wanneer veel groepen ongeveer gelijktijdig vertrekken, laat je hen in tegengestelde richting wandelen. Stop ook niet onmiddellijk voor een eerste uitleg, anders loop je het risico ingehaald te worden door de volgende groep met de nodige chaos als gevolg.
13
Op het circuit voorzie je eventueel ook standjes en zeker een rustmoment (met drankje) om eventjes op adem te komen en een babbel te slaan. Beschik je niet over voldoende gidsen? Laat de mensen dan zelfstandig wandelen of fietsen met een duidelijk kaartje in combinatie met een goede wegbewijzering. Je kan ook de deelnemers de keuze laten om zelfstandig of met gids te wandelen. Heb je wel voldoende goede gidsen in huis? Zorg er dan voor dat de gegidste groepen niet groter zijn dan 30. Hoe kleiner de groepen hoe gemakkelijker de overdracht van informatie en hoe nauwer het contact met de deelnemers. De gids brengt natuurlijk niet alleen zijn verhaal over plantjes en beestjes, maar promoot ook de vereniging, haar visie, activiteiten en vrijwilligerswerking. De mensen kunnen bij aankomst op je publieksactiviteitenplein nog eens de ledenwervingstand bezoeken.
7. Logistiek en materiaal De logistiek hangt heel hard samen met de schaal en locatie van je publieksactiviteit. Algemeen principe: zorg dat je zo weinig mogelijk materiaal nodig hebt zonder in te boeten op comfort. Voor logistieke ondersteuning en huren van materiaal klop je eerst aan bij de gemeente, provincie of andere overheidsinstanties. Vaak is er ook een speciaal verenigingentarief. Materiaal huren bij privé-firma‟s is merkelijk duurder. Hieronder geven we een kort overzicht: Gemeente
Cultuurdienst: tafels, stoelen, podium, tentoonstellingspanelen, muziekinstallatie, microfoons,… Vraag ook steeds voor het transport naar jouw publieksactiviteit. Wellicht kunnen ze je hier ook verder helpen met de nodige papieren. En vraag ook steeds naar speciale gemeentelijke vergunningen. Jeugddienst: tenten en ander kampmateriaal als een percolator, thermosflessen,... Groen/milieudienst: Vraag afvalzakken of -containers aan bij je gemeente. Sommige gemeentes hebben hiervoor speciale feesttarieven (incl. ophalen naderhand), stellen afvaleilandjes voor op het publieksactiviteitplein en herbruikbare bekers ter beschikking. Indien de gemeente geen afvalpunten kan installeren, zoek dan zelf naar een oplossing, maar vraag in het containerpark of je het gratis mag afleveren of aan verminderd tarief.
In de grote centrumsteden heb je ook vaak een dienst feestelijkheden waarbij je met al deze vragen ook terecht kan. Provincie Ook de provincies hebben uitleendiensten verspreid over hun grondgebied in regionale depots.
West-Vlaanderen: www.west-vlaanderen.be/jahia/Jahia/site/uitleendienst_portaal Antwerpen: www.provant.be/leren/vormingscentra/provinciaal_vormings/uitleendienst/ Vlaams-Brabant: www.vlaamsbrabant.be/uitleendienst/uitleendienstHome.jsp?page=4177 Oost-Vlaanderen: www.oost-vlaanderen.be/public/cultuur_vrijetijd/uitleendiensten/index.cfm Limburg: www.limburg.be/pul/
Andere
14
De grotere Oxfam Wereldwinkels beschikken ook over een stock aan uitleenbare tassen, schotels, glazen, koffiezetmachines. Je kan natuurlijk ook terecht bij de plaatselijke brouwers. Schrijf best diverse brouwers aan want de prijzen kunnen sterk verschillen. Vraag hen steeds of ze een frigo, glazen, … kunnen leveren. Ook interessant om te vragen is of je afgerekend wordt per aangebroken fles of per aangebroken krat. Verwacht je veel volk (meer dan 1.500 man) dan kan je ook werken met een tapinstallatie, maar dit vraagt toch enig geduld en ervaring.
Nog enkele ander tips De coördinator van de werkgroep maakt een materiaallijst met een overzicht van welk materiaal
op welk moment aanwezig moet zijn en gebruikt zal worden. En wie bij welke instantie of firma dit materiaal aanvraagt of huurt. Ook de nodige aanvraagvergunningen worden hierbij vermeld (zie ook 8. Vergunningen en paperassen: de papierberg bedwingen). Alles wat je door partners kunt laten doen is meegenomen. Zo kan je vereniging zich concentreren op het inhoudelijke van je publieksactiviteit. Zorg voor een duidelijke bewegwijzering naar de afvalpunten op het publieksactiviteitenplein. Dit vermijdt vele uren opruimwerk achteraf en je geeft ook een duidelijk signaal naar de bezoeker dat afval niet op je publieksactiviteit of in de natuur thuishoort. Vraag de nodige vergunningen aan en sluit, indien nodig een verzekering af voor het materiaal dat je gebruikt tijdens je publieksactiviteit. Om het kassaverkeer vlot te laten verlopen is het handiger om niet rechtstreeks met geld aan de bar te werken maar met bonnetjes, jetons of drankkaarten. Zo kan je beter inschatten voor hoeveel geld er aan drank is verkocht. En drankkaarten hebben het voordeel dat je altijd meer kaarten verkoopt dan dat er effectief drank gedronken wordt. Het geeft ook meer vrijheid in de prijsbepaling van de dranken. Zorg alleszins voor een niet te groot aanbod, met een voorkeur voor duurzame, biologische of lokale dranken en voedingsmiddelen. Het is handig om een kist met werkgereedschap te hebben. Deze kan je gebruiken bij al je activiteiten en bevat balpennen, stiften, touw, plakband, duimspijkers, verlengkabels, hamer, schaar, nijptang,… Vergeet de kist na je publieksactiviteit niet opnieuw aan te vullen. Top 5 van de meest vergeten dingen: Wc-papier, afdrooghanddoeken, kleingeld voor de kassa, verlengkabels, zonnecrème of regenpak.
8. Vergunningen en paperassen: de papierberg bedwingen Nooit de meest favoriete job maar desalniettemin onontbeerlijk. Hieronder geven we je een overzicht van vergunningen en andere reglementeringen. De coördinator van je publieksactiviteit moet deze papieren op de dag zelf bij zich hebben. Zo heeft hij alles bij de hand bij controles of als er iets verkeerd mocht lopen.
Sterke drank: Op de meeste publieksactiviteiten wordt wel wijn en bier geschonken en daar heb je geen vergunning voor nodig. Wil je toch sterke drank schenken (alcoholpercentage meer dan 1,2%: alcoholpops, gin-cola, jenever,…) heb je in principe een sterke drankvergunning nodig. Je vraagt die aan bij de gemeente. Vallen niet onder categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Wanneer je tijdens je publieksactiviteit muziek laat draaien (Cd‟s als achtergrondmuziek) of een groepje laat spelen, moet je ook Sabam en billijke vergoeding betalen. De aanvraag stuur je ten laatste 10 dagen voor je publieksactiviteit naar het plaatselijke Sabam-kantoor (zie
15
www.sabam.be). De tarieven hangen af van het soort publieksactiviteit, de grootte van de zaal, het al dan niet vragen van inkom,… Je kan het tarief wel berekenen op de website van Sabam of van de billijke vergoeding (www.bvergoed.be). De website van Sabam is onoverzichtelijk en bevat veel zware aanvraagdocumenten. Bij problemen of meer informatie contacteer je best onmiddellijk het lokale Sabam-kantoor. In sommige gemeentes is het nodig om een aanvraag in te dienen voor de organisatie van een evenement of activiteit. Best kan je dit even navragen op de gemeente bij de cultuurdienst of dienst feestelijkheden. Vraag ook aan de gemeente of je eventueel nog andere meldings- of vergunningsverplichtingen hebt in kader van de milieuwetgeving (bijv. geluidsnormen). Politie: Afspraken met de politie laat je best op papier zetten. Zo heb je een stok achter de deur als iemand lastig doet, bijvoorbeeld omdat hij met de auto moet omrijden of zich niet kan parkeren.
9. Communicatie: teveel bestaat niet! Het is de taak van de Promotie - Persverantwoordelijke om de communicatie voor, tijdens en na je publieksactiviteit in goede banen te leiden. Een consequente en duidelijke communicatie is voor iedere activiteit onontbeerlijk. Gelukkig zijn er tegenwoordig, met alle nieuwe media-mogelijkheden, de meest professsionele oplossingen mogelijk voor een klein budget. Enkele communicatie en promotips:
Weet wat je wil! Stel jezelf volgende vragen op voorhand: o Wie wil je bereiken? Publiek o Wat wil je hen vertellen? Boodschap o Hoe ga je dat dat doen? Plaats/medium/kanaal o Wat mag het kosten Prijs Pas je boodschap aan je publiek. Het is bijvoorbeeld heel belangrijk om te weten hoeveel affiniteit je publiek met je vereniging en/of met je boodschap heeft. Een publiek dat dicht bij de vereniging staat, noemen we een warm publiek. Mensen die nog nooit van je vereniging gehoord hebben, zijn een koud publiek. Ertussenin vinden we een lauw publiek. Het spreekt voor zich dat communicatie naar een koud publiek meer inspanning vereist dan een warm publiek. Een koud publiek dien je eerst nog op de hoogte te brengen van het bestaan van je vereniging, vooraleer je je eigenlijke boodschap kan vertellen. Back to basics. Bij een aankondiging van een activiteit hou je je best aan de basisinformatie: wat, waar, wanneer, wie en kostprijs. Zorg voor een sprekende afbeelding en zeker niet te veel tekst. Een afbeelding zegt vaak meer en teveel tekst doet afhaken. Pas je communicatiemiddelen aan aan je publiek. In functie van het soort publiek kan je bijvoorbeeld volgende prioriteiten leggen: o Een koud tot lauw publiek bereik je best via massa-media, zijnde folders, advertenties,.... o Een lauw tot warm publiek bereik je best met gepersonaliseerde brochures of tijdschriften,... o Een goed algemeen instrument is een website, en die kan je gebruiken voor zowel een koud als een warm publiek. Zet een mix van communicatiemiddelen in. Want het is beter om drie keer met verschillende media promotie te voeren, dan bijvoorbeeld één dure massafolder in elke brievenbus te posten. Andere promotie- en communicatiemiddelen zijn goedkoper. En door het herhalingseffect blijft de boodschap beter en langer hangen. Enkele voorbeelden:
16
o
Communicatiemiddelen van de vereniging: e-mail,ledentijdschrift, website, e-zine, aankondigingfolder, strooifolders bij winkeliers,… o Andere communicatiemiddelen: persoonlijk gesprek, affiches, advertenties, aanplakborden, flyers, sms-bericht, informatiestand,... o pers (krant en radio), o gemeentelijke infobladen en/of gemeentelijke kalender, provinciale infobladen, affiches op gemeentelijke plakzuilen, strooifolders in gemeentehuis, bibliotheek, cultureel centrum,… Gebruik je partners. Gebruik het netwerk en communicatiekanalen van de medeorganisatoren van je publieksactiviteit. Zo bereik je nieuwe doelgroepen. Bedenk een leuke maar duidelijke titel voor je publieksactiviteit. Probeer de pers enkele dagen voor de activiteit al te informeren en geef hun eventueel de gelegenheid al fotomateriaal te maken voor een vooraankondiging. De persverantwoordelijke bedient de journalisten op hun wenken tijdens je publieksactiviteit zelf. De coördinator van je publieksactiviteit bereidt zich goed voor op een interview (geschreven of audiovisuele pers). Hou er wel rekening mee dat de pers een onvoorspelbare partner is.
In bijlage 1 vind je nog een heleboel praktische promotietips die getest werden door andere verenigingen.
10. Ben je tevreden? De afronding van je publieksactiviteit is een mooi moment om extra aandacht aan de PR te besteden. Zorg ervoor dat je vrijwilligers in het zonnetje gezet. De resultaten worden bekendgemaakt. Organiseer snel na de afronding van het project een evaluatie. Dit is iets waar men vaak maar weinig tijd voor vrijmaakt. Toch zijn de lessen uit deze actie interessant voor toekomstige projecten. Bij een evaluatie komen de volgende zaken aan bod: Hebben we onze doelen bereikt? Evalueer ook de eventuele samenwerking met gemeentebestuur en andere verenigingen. Doorloop kort elke fase van je actie en de verschillende aspecten die daarin aan de orde zijn geweest. Schrijf voor elke fase op: Welke onderdelen niet naar wens zijn verlopen of beter hadden gekund. Schrijf ook op wat de oorzaak daarvan is. - Beschrijf kort alle adviezen en tips hoe het de volgende keer anders en beter kan verlopen. En vooral: probeer in de mate van het mogelijke deze activiteit te laten evolueren tot iets dat elk jaar terugkomt! -
11. Bronnen -
DE BAERE, N., (2007). Tips voor openluchtevenementen: de milieubeweging viert feest. Brussel: niet gepubliceerd.
-
HIERGENS, K., (2006). Promotiegids kom uit uw kot. Brussel: 2006.
17
-
KRZNARIC, W., (2007). Verenigingscommunicatie. Uit: VANANDEROYE, P. (2007). Vorming voor en over het vrijwilligerswerk. Limburg: Vrijwilligersacademie.
-
LAUWAERTS, I. (2007). Natuurhappenings organiseren: van theorie naar praktijk. Mechelen: niet gepubliceerd.
-
NIJEBOER, A.,(2003). Initiatieven voor duurzaamheid. Ideeën en tips voor initiatiefrijke burgers en raadsleden. Haasbeek: Alphen aan den Rijn.
-
RODENBURG, J., (2003). Kansen krijgen, kansen creëren. Amsterdam: Wikkerink Grafisch Bedrijf.
-
SCHUER, V., (2007). Vrijwilligers onder de loep. Verslagboek symposium juni 2006. Turnhout: vormingplus Kempen.
-
VAN GANS, N. (2002). Natuur in eigen hand. Draaiboek voor lokale groepen die zich willen inzetten voor meer natuur in Nederland. Amsterdam: Aranea Offset BV.
-
VANDENPLAS, E. (2005). Actie(f) in jouw gemeente. Antwerpen: niet gepubliceerd.
-
VERBEKE, L., (1999). Ontwikkeling van projecten: bouwstenen voor een organisatiebeleid. In: Baert, H. et al (red).(1999). Handboek Samenlevingsopbouw in Vlaanderen. Brugge: die keurne.
18
Bijlage 1: Promotietips: Tip 1: Flyer en folders Flyers en folders zijn handige, kleine reclameboodschappen die je vaak ook goedkoop zijn om te maken. Heb je geen budget voor kleurenprints? Neem dan gewoon zwart-wit kopietjes. Als je flyers maakt, zorg er dan voor dat je er zo veel mogelijk op 1 A4 pagina kan krijgen. Dat spaart je knipwerk, is milieuvriendelijker èn goedkoper. Denk eraan dat leuk beeldmateriaal (zoals je op www.komuituwkot.be terug vindt) en grappige cartoons altijd in het oog springen en je flyer/folder heel wat kan opvrolijken. Vergeet op je folder, flyer de verantwoordelijke uitgever niet te vermelden, evenals “Niet op de openbare weg gooien aub”. Zorg dat mensen die meer informatie wensen, direct kunnen lezen waar ze daarvoor terecht kunnen (website, contactpersoon, telefoonnummer, eventueel rekeningnummer, e-mail). Waar kan je promotiemateriaal verspreiden?
Deel ze uit op plaatsen waar veel mensen samen komen of er een grote passage is: op markten, aan stations tijdens de ochtend- en avondspits, op festivals, aan schoolpoorten, aan belangrijke voetgangersoversteekplaatsen, voor en na een filmvoorstelling, … Afhankelijk van je doelgroep kan je ook de kerk of een moskee inschakelen. Wil de priester of de imam je activiteit vermelden? Mogen er folders van je activiteit aan de ingang liggen? Leg een pakketje folder/deurhangers bij de bakker, slager of supermarkt. Vraag vooraf altijd wel toestemming aan de verantwoordelijke. Wil de bakker bij elk broodje een folder uitdelen? Denk ook aan een verspreiding via het museum, bij de bibliotheek, in de krantenwinkel, aan de stationsbalie, bij de toeristische dienst van je gemeenten, het cultureel centrum, het gemeenschapscentrum, het jeugdhuis of de wereldwinkel. Beschik je over een budget voor postzegels? Dan kan je het materiaal ook verspreiden via een postzending. Denk er aan dat je grote hoeveelheden post (bepalend) moet laten ophalen of zelf moet brengen naar het postkantoor of verdeelcentrum. Steek je promotiemateriaal (bij goed weer) onder de ruitenwissers van auto‟s of onder bagagedragers van fietsen. Doe dit best‟s avonds als de inwoners geparkeerd zijn en ze ze ‟s ochtends vinden op weg naar hun werk of naar de bakker. Perforeer de hoek van flyers of folders. Hang er een touwtje of rekkertje aan en hang ze aan fietsen. Is je doelgroep jonge moeders of families? Organiseer je (onder andere) kinderactiviteiten? Vraag in de lokale school of de leerkracht een foldertje wil meegeven aan de ouders via de kinderen. Vraag in de kinderkribbe of ze reclame willen maken bij de ouders. Vraag aan je gemeentebestuur (Dienst Informatie, Cultuur,…) of ook zij folders kunnen verspreiden voor jou. Gemeentebesturen hebben soms eigen informatiestands met folders in (soms in ruil voor een logo-vermelding van de gemeente). Kan jouw materiaal intern bij personeelsleden en bij gemeentelijke musea ed. worden verspreid? Of via de gemeentekrant
19
Rijdt er een melkboer of ijsboer rond? Vraag of hij/zij bij elke levering een foldertje wil afgeven.
Tip 2: uitgeknipte flyers en folders
Om je flyer of affiche extra te laten opvallen, kan je ze uitknippen in een vorm. Het vraagt wat werk, maar is veel origineler als de klassieke A4 of A3 affiche! Organiseer je bijvoorbeeld een feestje, knip je uitnodiging dan uit in de vorm van een bierflesje. Een wandeling? Een boom- of bloemvorm! Een zangactiviteit? Een notenbalk! Een gespreksavond? Een paar lippen! Laat je fantasie de vrije loop! Je kan dit ook door een drukker laten op maat snijden (hij kan een pasvorm aanmaken). Al is dit een kostelijke uitgave, je kan bijvoorbeeld overwegen een pasvorm van het symbool van je vereniging te laten maken. Op die manier kan je dit nog voor andere activiteiten gebruiken. Ook onder promotip 11 vind je een leuke variant op de normale flyer. Kijk zeker ook in de huisstijlgids. Kom uit uw Kot ontwierp deurhangers waar je je activiteit op kan aankondigen!
Tip 3: (raam)affiches Affiches bestaan in alle soorten en maten. Als je ze wil ophangen achter een raam of in winkels, denk er dan aan dat je ze niet te groot maakt. Je kan in plaats van een uitgeknipte affiche (tip 2) ook denken aan een ander formaat: twee A4‟s boven elkaar gelegd (60*42 cm). Zo kan je 2 affiches op A3 vel afprinten. Vooral winkeliers zijn blij dat ze zo de affiche in een hoek van de deur/het raam kunnen ophangen en er tòch nog genoeg plaats is in hun etalage. Denk eraan dat je de affiches ophangt daar waar mensen lang genoeg blijven stil staan om de tekst ook effectief te kunnen lezen. Een affiche achter een raam in een willekeurig rijhuis aan een drukke steenweg zal minder effect hebben. Maar hang je ze achter een raam van de persoon die een huis heeft aan de stoplichten, dan krijgen autobestuurders en overstekende voetgangers de kans de affiche ook echt te bekijken (of maak er een raamuitspringers: zie promotietip 11)! Op welke plaatsen kan je affiches ophangen?
Waar wachten mensen? Waar brengen ze hun tijd door? Denk aan bushaltes, stationperrons of tramhokjes, aan de schoolpoort, bij de krantenwinkel, bij de kassa van de winkel of supermarkt, bij de betaalautomaat van de parking van het shoppingcentrum, bij je wereldwinkel, het zwembad of bij de toeristische dienst van je gemeentehuis. Vraag echter altijd eerst toestemming aan je gemeentebestuur! Vergeet ook de wachtkamer van de doktor, tandarts of ziekenhuis niet! Verdeel affiches onder vrijwilligers die een auto hebben en vraag ze of ze het in de hoek van de achterruit (of zijruit uiteraard) willen ophangen. In jouw gemeente/stad is zeker en vast een verkeersknooppunt waar dagelijks vele auto‟s voor de verkeerslichten staan. Kan je affiches in de buurt van die verkeerslichten ophangen (zonder te storen), bv. achter vensters, bij een winkel,…? Neem affiches mee naar je werk en hang ze daar op: in de cafetaria, aan de inkom, achter het raam,…
Tip 4: luisteren, spreken en overtuigen Mondelinge reclame is bijzonder effectief en goedkoop. Springt je activiteit uit de toon qua originaliteit of grootsheid? Het “vuurtje” zal dan snel de ronde doen en je kan er van uitgaan dat je via mondelinge reclame heel wat mensen bereikt (al behoren zij misschien niet noodzakelijk tot je doelgroep).
20
Maar je kan mondelinge reclame ook bewust stimuleren, al is dit wat tijdrovender. Bekijk deze optie zeker als je doelpubliek duidelijk afgebakend is en niet te groot is in aantal. Bijvoorbeeld: een paar appartementsblokken, rusthuizen, inwoners uit één straat of wijk, studenten via studentenrestaurants,… Een deur-aan-deur actie is hierbij ideaal. Verdeel je doelpubliek onder vrijwilligers en leden. Je spreek mensen persoonlijk aan over je activiteit en bij je afscheid geef je hen een folder of korte beschrijving van de activiteit. (Extra tip: trek een T-shirt van je vereniging aan of spelt een badge van je vereniging op je pull, zodat mensen direct zien dat je bij hen met goede bedoelingen komt aangeklopt). Je kan ook een agenda opstellen met alle mogelijke recepties en publieke samenkomsten waar het makkelijk communiceren is met mensen uit het doelpubliek. Volgens een beurtrol kan je proberen zoveel mogelijk gelegenheden bij te wonen om aanwezigen aan te spreken over je geplande activiteit. Vergeet ook de sleutelfiguren binnen je doelgroep niet. Je kent ze wel: de voorzitter, energieke vrijwilliger, enthousiaste jeugdleider, vertegenwoordiger of directeur die door veel mensen gekend en gewaardeerd is. Spreek hen aan over je activiteit. Als je hèn kan overtuigen van het belang ervan, kan hij/zij de boodschap verder dragen bij zijn achterban of contacten.
Tip 5: spreek je netwerk aan Kom je zelf handen of tijd te kort om promotie te maken voor je activiteit? Tijd om na te gaan wie je kan helpen! Wie kunnen je mogelijke partners zijn? Mede-organisatoren, andere verenigingen, vrijwilligers en leden, de cultuurraad van de gemeente, de noord-zuidraad, de jeugdhuizen, gemeentediensten (bv. de Dienst Communicatie van je stad/gemeente), scholen of bedrijven uit je buurt. Voor je hen contacteert, ga na welke ondersteuning je van hen kan vragen: een vermelding van de activiteit op hun website, het mondeling aankondigen bij vrijwilligers/werknemers, flyers uitdelen in hun buurt, affiches ophangen in de winkels uit de buurt, … Bedenk dat verenigingen, vrijwilligers en leden makkelijker zullen toestemmen promotie te maken voor jouw activiteit als ze er van bij de opzet ervan betrokken waren. Dat is ook logisch! Betrek hen zo veel mogelijk bij de opzet en invulling van je activiteit. Het werkt niet alleen inspirerend bij de invulling van je activiteit, maar verbreed ook je draagvlak èn het enthousiasme van zij die promotie maken. Sponsors en partner-organisaties kan je mogelijk extra overtuigen als je hen ook een ruilpromotie kan voorstellen.
Tip 6: contacteer de pers Ken je je lokale (schreven en audiovisuele) pers? Het is geen slecht idee eens op te lijsten welke persverantwoordelijken over activiteiten in jouw regio berichten. Zo kan je hen een persoonlijke persaankondiging sturen over je activiteit in de hoop dat ze dit vóór de activiteit publiceren. Denk er aan dat dit bij driemaandelijkse, tweemaandelijkse of maandelijkse pers vroeg moet gebeuren! Bij dagelijkse pers stuur je je persbericht best een week op voorhand al naar de journalist. Op die manier kunnen ze dit inplannen in hun activiteitenkalender. De dag vóór je activiteit kan je hen ter herinnering het persbericht nog eens doorsturen. Of nog beter: bel hen de dag voordien op om hen persoonlijk aan te spreken over de campagne. Denk bij persberichten in het bijzonder nog aan volgende:
21
Verwerk de 5 W‟s in de inleiding van je persbericht: Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom. Is de plaats van de activiteit moeilijk bereikbaar? Voeg er dan een wegbeschrijving of plannetje aan toe (bijvoorbeeld via www.mappy.be). Speel zelf journalist en verwerk een interview in je persbericht. Citeer jezelf of een vrijwilliger die aan de activiteit zal deelnemen. Bijvoorbeeld: “Persbericht. Morgen organiseert vereniging X voor iedereen een geleide wandeling door het nieuwe stadspark. Ook buurtwerker Jan Aax zal hieraan deelnemen: “Na jarenlange discussies ben ik benieuwd hoe de gemeente het stadspark uiteindelijk heeft ingericht.” Stel jezelf de vraag: wat maakt deze activiteit uniek? Wandel je een traject voor de eerste keer in? Is het de eerste keer dat je in deze buurt, met deze bonte groep een activiteit organiseert? Is de activiteit tot stand gekomen dankzij een uniek samenwerkingsverband tussen partners? Maak dit dan in je inleiding direct duidelijk. Geef een contactpersoon op (e-mail, telefoonnummer, GSM-nummer) waar journalisten terecht kunnen voor meer informatie. Moeten geïntesseerden zich op voorhand inschrijven? Geef hen dan alle mogelijkheden om dit te doen: inschrijvingen per post, e-mail, fax en telefoon. Kan de pers op de activiteit zelf ook interviews afnemen met deelnemers? Kunnen ze zelf deelnemen aan de activiteit of is er iets bijzonders voor de pers voorzien (ballontocht, bootvaart,…) Vermeld dit dan zeker in je persbericht!
Tip 7: Van de grond tot in de lucht
Kondig je activiteit aan “op de grond”, via een sticker of krijttekening. Je kan dit doen op plaatsen waar veel volk langskomt (zie tips 1). Denk eraan dat je best felle kleuren gebruikt, zodat het voor passanten echt opvalt (de Kom uit uw Kot –kleuren zijn hiervoor ideaal!). Op de dag van de activiteit, teken je in de buurt van de activiteit pijlen op de grond om mensen naar de juiste plaats te leiden. Bv. een grote pijl met als mededeling: “Gratis koffie? Volg de pijl”, “Wandel met ons mee”, enz. Als je activiteit moeilijk bereikbaar is voor niet-kenners, is dit zeker een goede tip. Zo vermijd je dat mensen – omdat ze te lang de weg moeten zoeken – afhaken en terug “in hun kot” kruipen. Van de grond naar de lucht: ballonnen. Een grote ballon (met gas) kost wel wat (afhaneklijk van de grootte tussen 50 en 100 euro), maar je kan kosten besparen door hem niet te laten bedrukken maar er een aankondiging van je activiteit op te schrijven. Vraag aan je gemeentebestuur of je de ballon op de grote markt of aan het station een paar dagen mag ophangen.
Tip 8: Over acties en stunts
Als je de tijd en vrijwilligers hebt, kan je ook voor een eenmalige stunt of actie kiezen die je activiteit in de kijker plaatst. Misschien kan je – naargelang je activiteit - uit volgende ideeën inspiratie putten. Verzamel vrijwilligers en spring op de fiets. Vorm een heuse fietskaravaan en rijd met luid belgerinkel rond in het centrum van je dorp/stad/gemeente om de activiteit aan te kondigen. Onderweg kan je foldertjes uitdelen of je boodschap kracht bij zetten via een semafoon. Kan je een vrijwilliger overhalen om… sandwichman of -vrouw te zijn? Super! Een sandwichbord is goedkoop, eenvoudig in elkaar te knutselen en voor meerdere activiteiten te gebruiken. Twee kartonnen (eventueel in een bijzondere vorm gesneden, zie tip 2), wat touw en verf later kan je affiches van je activiteit op de buik- en rugzijde opplakken. De sandwichvrijwilliger stationeert zichzelf op drukke plaatsen (aan stations, op vrijdagmarkten,…) en kan
22
terwijl ook folders uitdelen aan geïnteresseerden. Tussendoor kan je je sandwich-bord open laten staan aan de ingang van je verenigingenlokaal. Een alternatief voor het sandwich-bord: Neem op voorhand individuele foto‟s van zo‟n 20/30 leden of sympathisanten en plak ze op een groot bord. Schrijf er je aankondiging van je activiteit onder met de boodschap “Ken je hen? Zij komen uit hun Kot om te dansen/zingen/wandelen/…/ U ook?” Deze actie kan je zo spectaculair maken als je maar wil: een spandoek ophangen aan een hoog punt in de gemeente (gemeentehuis, toren, watertoren, …) met een korte aankondiging erop van je activiteit. Plan deze actie ruim op voorhand en vraag altijd eerst toestemming aan het gemeentebestuur! Als je geen spandoek hebt, kan je ook een groot laken beschilderen. Zorg ervoor dat de boven en onderkant van het spandoek verzwaard zijn (bv. een houten lat vastnieten), zodat het laken recht blijft hangen in de wind. Wat meer voorbereiding en creativiteit vraag straattoneel. Schrijf een grappige, ontroerende, ernstige of dwaze sketch over je activiteit. Voer hem op (op een verhoogje?) op de markt en laat iemand aan geïnteresseerden foldertjes uitdelen. Trek de aandacht door met een paar vrijwilligers een beschilderde T-shirt aan te trekken. Je kan bijvoorbeeld op elke T-shirt één letter schrijven, wat samen het kernwoord vormt van je activiteit. In de juiste volgorde lees je dan op hun T-shirts “D A N S “ of “ S P R E E K” om een dans- of debatavond aan te kondigen. Stel iemand aan die flyers uitdeelt. Ideaal voor supermarkten, markten, schoolpoorten, … Symboliseren en parodiëren. Bv: Zoek je nieuwe vrijwilligers voor een afval-opruimactie? Ga dan met een paar mensen een keertje over de markt als deze leeggelopen is na een drukke dag/maak een stukje groen afvalproper. Verzamel het afval en leg het op 1 hoop. Daar deel je de oproep uit. Gegarandeerd meer volk - dat de meerwaarde van je activiteit ziet! Fleur je informatiestand op met een interactief spel. Laat mensen bijvoorbeeld deelnemen aan een kleine enquête of een wedstrijd (een Rad van Fortuin is het bekendste en niet moeilijk ineen te knutselen). Misschien wil je sponsor wel voor prijzen zorgen? Spreek op voorhand duidelijk af hoe en wanneer je de prijzen verdeelt onder de winnaars. En vergeet niet de contactgegevens van de deelnemers te noteren. Op die manier kan je hen later nog per post of e-mail inlichten over activiteiten van je vereniging.
Tip 8: Zie het groots!
Op invalswegen, drukke steenwegen of marktpleinen kan je je boodschap ook als een echt reclameborg aankondigen, mits een akkoord van je gemeente hierover. Beplak je paneel met een Kom uit uw Kot-affiche en zorg ervoor dat je die goed zichtbaar zeker een paar weken vóór de startdatum toonbaar is. In sommige gemeenten krijg je ook de toestemming om een spandoek over een winkelstraat te hangen. Niet zo goedkoop, maar mogelijk wil de gemeente hier ook inspringen? Houd de boodschap op de banner kort en sober met een naam, datum (en uur) en een telefoonnummer of website waar ze meer informatie kunnen vinden.
Tip 9: Elektronish! Elektronische communicatie (e-mail, website) heeft heel wat voordelen: het bereikt rechtstreeks de juiste contactpersonen, het is snel en goedkoop, je kunt de respons meten en je bepaalt zelf het tijdstip van verzenden. Maar er zijn ook nadelen aan verbonden. De PC is aanwezig in ongeveer 40 % van de Belgische gezinnen (België = hogere Europese middenmoot). Ongeveer 44% van de volwassen Belgen zijn
23
regelmatige internetgebruikers. Per 100 Belgen zijn er in 2005 50 mensen met een gewone de telefoonaansluiting en 3/4 van de mensen bezit een GSM. Dit betekent dat je (zeker in kansengroepen) een heleboel mensen ook nìet bereikt. Bovendien gaan e-mails vaak verloren of worden ze niet gelezen. Emailcommunicatie is “vluchtiger” aangezien de ontvanger je mail vaak niet afprint. Goed om weten: vertrouw dus niet alleen op elektronische communicatie om je activiteit aan te kondigen! Plaats de aankondiging van je activiteit duidelijk zichtbaar op je website (eventueel via een banner, waarvoor je op www.komuituwkot.be sjablonen vind), bijvoorbeeld op je openingspagina. Denk eraan dat een bezoeker niet te veel wil “klikken” voor hij uiteindelijk de recente informatie wil lezen. Gebruik je je e-mailnetwerk om een activiteit te promoten of aan te kondigen, ga dan als volgt te werk: Verzamel je e-mailadressen. Denk daarbij ook aan adressen van partners, vrijwilligers, verenigingen uit je gemeente, pers, gemeentebestuur, … Controleer je e-mailadressen voor je het bericht verstuurt. Er bestaan ook gespecialiseerde bedrijven die e-mailadressen verzamelen, maar dit is niet goedkoop. Vraag je contactpersonen de e-mail ook door te sturen naar hun netwerk (vrienden, familie, collega‟s,…). Zo start hopelijk een sneeuwbalaffect! Denk aan de „privacy policy‟. Verstuur je eenmalig een mail? Vermeld dit dan aan de ontvanger! Wil je hier een traditie van maken? Dan moet de ontvanger hier vooraf akkoord mee zijn! Schrijf een korte krachtige tekst (zodat je meteen de aandacht van de ontvanger hebt). Verwijs desnoods via een link naar een website of een bijlage voor meer informatie. Zorg ervoor de bijlage niet te groot is (te veel kB). Maak je e-mails bij voorkeur op in platte tekst (gewone tekst). Verstuur je e-mail tijdens de kantooruren (na 10u en voor 16u) Zorg voor een aantrekkelijke slagzin in het onderwerp van je mail. Beter niet: “uitnodiging” of “persbericht activiteit”, maar maak er bijvoorbeeld: “Kom uit uw Kot en dans!” of “Wij komen uit ons kot. Jij ook?” van.
Tip 10: Zoek het niet te ver
In je dagelijkse leven wordt je overspoeld met reclame,… als je er even op let. Onderstaande reclametips kan je ook gemakkelijk toepassen voor de promotie voor jouw activiteit. Misschien heb je zelf nog tips? Geef ze dan zeker door aan
[email protected]. Je wil dat mensen jouw activiteit niet uit het oog verliezen. Een geheugensteuntje in de vorm van een “post-it briefje” kan hen daarbij helpen! Dit is een ideale variant op de normale flyers. Je kan de post-itjes aan een deur of raam plakken van mensen uit je buurt, bijvoorbeeld met volgende mededeling: “Denk eraan: nu zaterdag BBQ in onze buurt!”, “Niet vergeten: feest met ons mee in de parochie op 10/10”. Je kan de boodschap erop schrijven of plakken. (Schrijf je boodschap x maal op een document, print het uit op vellen adresetiketten.) Deze promotietip werkt zèker in studentensteden: in plaats van de normale affiches gebruik je de “te huur/te koop” affiches, maar dan met een Kom uit uw Kot-activiteit. Bijvoorbeeld: “te koop: spotgoedkope reggae-fuif. Café Baron, 10/10. Inkom 1 euro. “ of “te huur: volksspelen en wereld-BBQ in Meise op 10/10.”. Zorg er natuurlijk voor dat je boodschap geen verwarring sticht… Supermarkten hebben gewoonlijk een “Gezocht/Te huur”-prikbord, waar je je activiteit misschien ook mag aankondigen. Check dit vooraf wel bij de manager. Bijvoorbeeld: “Gezocht: mensen die de benen willen strekken op onze benefietavond op 10/10”.
24
Zin om te knutselen? Grote immobiliënkantoren werken al lang niet meer met gewone affiches om hun product aan de man/vrouw te brengen. Raamuitspringers zijn efficiënter omdat ze meteen in het oog springen, zeker langs drukke autowegen. Neem een A3 karton en plak daar op één kant langs elkaar twee affiches van je activiteit op. Plooi het karton tussen de affiches naar buiten. Bevestig de driehoek aan een gevel of raam met tape of schroeven. (België heeft zijn regenvlagen… Kan je je raamuitspringer plastificeren?) Vraag je gemeente of je in een boom/bomen op een centrale plaats flyers mag hangen (afhankelijk van de grootte van de boom 20 tot 200…). Zo moet je niet eens zoeken naar een leuke informatiestand. Hang een flyer aan een koordje op. Mensen zijn zeker benieuwd! Hang erbij dat ze de flyer mogen meenemen. Vb. Een gratis toegangsticket, een kortingsbon, een flyer met lolly,…
25
