Bestek nationaal openbare aanbesteding systeem schuldhulpverlening gemeente Helmond
Gemeente Helmond 4 oktober 2011 Harry Woltring
© Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van dit document, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking.
1
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave.........................................................................................................................................................2 0)
Aanleiding en achtergrond...................................................................................................................3
1)
Omschrijving opdracht .........................................................................................................................4
2)
Nationaal openbare aanbesteding ......................................................................................................6
3)
Voorwaarden aan in te zenden offerten..............................................................................................9
4)
Door inschrijvers te verstrekken informatie.......................................................................................11
5)
Eisen toepassing systeem schuldhulpverlening ..............................................................................12
6)
Functioneel programma van eisen....................................................................................................15
Bijlage A: Checklist opbouw offerte ......................................................................................................................18 Bijlage B: Eisen toepassing schuldhulpverlening.................................................................................................19 Bijlage C: Bedrijfsgegevens leverancier ...............................................................................................................22 Bijlage D: Verklaring leverancier ...........................................................................................................................23 Bijlage E: Te leveren documentatie door de leverancier.....................................................................................24 Bijlage F: Beschrijving infrastructuur gemeente Helmond ..................................................................................26 Bijlage G: Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Helmond .........................................................................27
2
0) Aanleiding en achtergrond Het aantal aanvragen om schuldhulpverlening neemt toe, nieuwe groepen vragen om hulp, gemeenten staan voor een flinke bezuinigingsoperatie en de Tweede Kamer heeft op 30 juni 2011 de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening aangenomen. Gemeenten staan juist nu voor de uitdaging om scherpe en doordachte keuzes te maken gericht op het realiseren van een effectief en betaalbaar aanbod van schuldhulpverlening in de gemeente. Om te anticiperen op deze ontwikkelingen heeft de gemeenteraad op 5 oktober 2010 de toekomstvisie voor de schuldhulpverlening vastgesteld. Daarin is vastgelegd om een mix van preventie en een beperkte inzet van schuldhulpverleningsproducten aan te bieden voor personen die onvoldoende in staat zijn, vanuit zelfredzaamheid, hun (problematische) schulden zelf op te lossen. Ook de samenwerking met het maatschappelijke veld is een speerpunt dat moet worden versterkt in de nieuwe werkwijze. Subsidies zullen direct gekoppeld moeten worden aan resultaten en de gemeente moet dat proces adequaat regisseren. Om deze visie te operationaliseren is door de gemeente een dienstverleningsconcept schuldhulpverlening 20122016 opgesteld. In deze nota is een solide basis gelegd voor de realisatie van een efficiënte en effectieve (integrale) schuldhulpverlening. De samenwerking met alle betrokken partijen in de keten is een belangrijke peiler van het concept. De producten, diensten en werkprocessen van het schuldhulpverleningsproces zijn beschreven. De gemeente wil het proces ondersteunen met een geautomatiseerd systeem waarmee alle handelingen perfect worden ondersteund en het gehele proces op een adequate wijze kan worden gevolgd. Op grond van het protocol aanbesteding en inkoop van januari 2007 wordt het proces van een nationale openbare aanbesteding gevolgd. Dit aanbestedingsdocument bestaat uit de volgende hoofdstukken: 1. omschrijving opdracht; 2. nationaal openbare aanbesteding; 3. voorwaarden aan in te zenden offerten; 4. door inschrijvers te verstrekken informatie; 5. eisen toepassing systeem schuldhulpverlening; 6. functioneel programma van eisen toepassing schuldhulpverlening. Bijlage A: Checklist opbouw offerte. Bijlage B: Eisen toepassing schuldhulpverlening Bijlage C: Bedrijfsgegevens leverancier Bijlage D: Verklaring leverancier Bijlage E: Te leveren documentatie door de leverancier. Bijlage F: Beschrijving infrastructuur gemeente Helmond. Bijlage G: Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Helmond
3
1) Omschrijving opdracht 1.1. Inhoud van de opdracht De gemeente Helmond is voornemens om een toepassing aan te schaffen voor het integraal ondersteunen van het schuldhulpverleningsproces. De producten en werkprocessen schuldhulpverlening zijn beschreven en de toepassing moet deze werkprocessen naadloos ondersteunen. De toepassing moet de volgende hoofdprocessen ondersteunen: 1) de intake van de problematiek van een inwoner (de financiële en sociaal maatschappelijke situatie van de inwoner moet in kaart gebracht worden); 2) de inkomenssituatie en het zogenaamde vrij te laten bedrag moet berekend kunnen worden; 3) het opstellen van een plan van aanpak en overeenkomst met bijbehorende standaardcorrespondentie waarin de resultaatsverplichtingen van de gemeente en de inwoner zijn vastgelegd; 4) het stabiliseren van de situatie van de inwoner; 5) het uitvoeren van de minnelijke schuldregeling inclusief het ondersteunen van de processenverklaring en het verzoekschrift Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen, moratorium en voorlopige voorziening 6) het uitvoeren van het proces budgetbeheer; 7) het integraal monitoren van de processen; 8) het rapporteren en verantwoording afleggen van de uitvoering van de schuldhulpverlening 1.2 Vorm van de opdracht De opdrachtgever, zijnde de gemeente Helmond, biedt de opdracht aan in de vorm van één perceel waarop kan worden ingeschreven. 1.3 Prijsstelling van de opdracht De inschrijver moet een integrale kostprijs op jaarbasis aanbieden voor een periode van drie jaar gebaseerd op het behandelen van 400 tot 600 dossiers op jaarbasis. Onder de integrale kostprijs vallen alle denkbare kosten die de leverancier maakt voor de inzet van de toepassing in de gemeente Helmond (investering, implementatiebegeleiding, licentiekosten, doorontwikkeling toepassing, kosten hosten systeem indien van toepassing). 1.4 Uitvoeren van de opdracht De inzet van het systeem zal in nauw overleg met de gemeente Helmond plaatsvinden. Voor de implementatie van het systeem stelt de leverancier een invoeringsplan op met bijbehorende planning. Dat plan wordt vervolgens besproken met de opdrachtgever. 1.5 Duur van de opdracht De opdracht wordt aangegaan voor een periode van 3 jaar met een mogelijkheid om tweemaal één keer met een jaar te verlengen. Binnen een termijn van drie maanden na opdrachtverstrekking moeten alle overeengekomen functies adequaat zijn geïmplementeerd op grond van het uit te werken invoeringsplan. Bij de opdrachtverstrekking worden sluitende afspraken gemaakt over het ontbinden van de overeenkomst wanneer de leverancier de afspraken vastgelegd in het op te stellen contract niet nakomt. 1.6 Voorbehouden De gemeente Helmond behoudt zich het recht voor, zonder opgave van redenen, deze aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te staken dan wel te beperken. Inschrijvers kunnen op geen enkele wijze hieraan rechten ontlenen, noch is de gemeente Helmond op wat voor wijze dan ook in dit geval schadeplichtig. Inschrijvers zijn zich hiervan bewust en aanvaarden het feit dat zij meedoen aan deze aanbesteding voor eigen rekening en risico. De gemeente Helmond is op geen enkele wijze verplicht welke kostenvergoeding dan ook aan inschrijvers te betalen, noch kan zij tot een dergelijke kostenvergoeding verschuldigd zijn gedurende de totale looptijd van deze aanbestedingsprocedure, dat wil zeggen vanaf het moment van aankondiging tot en met het moment van het tekenen van het contract. De gemeente Helmond staat niet garant voor eventuele consequenties die het gevolg zijn van
4
eventuele fouten of tegenstrijdigheden in dit document, ondanks het feit dat dit document met de grootst mogelijke zorg is samengesteld. 1.7 Facturatie en betaling De door de opdrachtgever verschuldigde jaarlijkse vergoeding wordt betaald na oplevering en implementatie van de toepassing. In de vervolgjaren wordt de jaarlijkse vergoeding in het eerste kwartaal van dat jaar betaald door de opdrachtgever.
5
2) Nationaal openbare aanbesteding 2.1 Algemeen De gemeente Helmond volgt de nationale openbare aanbestedingsprocedure conform het Inkoop- en Aanbestedingsprotocol van de gemeente Helmond en hanteert hierbij het gunningcriterium: “economisch meest voordelige inschrijving”. 2.2 Sluitingsdatum Uw offerte dient rechtsgeldig te zijn ondertekend en dient in tweevoud in een gesloten verpakking uiterlijk op 21 oktober 2011 om 12:00 uur binnen te zijn op het adres zoals opgenomen in hoofdstuk 3. Offertes die na aangegeven sluitingsdatum en –tijdstip ontvangen worden kunnen NIET in behandeling worden genomen. 2.3 Vorm van de offerte Met het oog op een efficiënte beoordeling heeft de opdrachtgever ten aanzien van de vorm en structuur van de in te zenden offertes de volgende wensen. Onder ‘de offerte’ verstaat de opdrachtgever het volgende: Eén envelop of doos, met daarin: • De offerte in tweevoud, waarvan één ingediend zonder tabbladen, nietjes paperclips etc. Dit om de vermenigvuldiging van de offertes voor het beoordelingsteam te vergemakkelijken. • Een rechtsgeldig ondertekende aanbiedingsbrief in tweevoud. • De offerte dient gestructureerd te worden volgens de in de bijlage A opgenomen checklist, waarin tevens wordt verwezen naar de te hanteren standaardformulieren en verklaringen. 2.4 Nadere bepalingen offerte De aanbieder verklaart met het doen van een aanbieding dat deze aanbieding wordt gedaan in overeenstemming met de bepalingen van de offerteaanvraag. 2.5 Beoordelingsprocedure offertetraject De offertes worden door een beoordelingsteam op basis van een aantal criteria beoordeeld. Deze criteria en de wijze waarop deze worden beoordeeld, zijn op voorhand vastgelegd. • Offertes worden ten eerste beoordeeld op een aantal uitsluitingcriteria. De uitsluitingcriteria worden gebruikt om de toelating van de inschrijving te bepalen. • Vervolgens worden de offertes beoordeeld op de selectiecriteria. • Vervolgens worden de offertes beoordeeld op basis van het gunningcriterium “economisch meest voordelige inschrijving”. 2.5.1 Beoordeling op de uitsluitingcriteria Als uitsluitingcriteria worden gehanteerd: • (U1) De offerte voldoet niet aan de in hoofdstuk 4 gestelde voorwaarden. • (U2) Één of meerdere in paragraaf 4.1 beschreven (standaard-)verklaringen zijn niet aanwezig, naar waarheid ingevuld en/of door een daartoe gerechtigde persoon ondertekend. • (U3) De offerte voldoet niet aan de gestelde eisen opgenomen in hoofdstuk 5. De aanbieder moet voldoen aan deze eisen. • (U4). Alle gevraagde documentatie opgenomen in bijlage E dient door de leverancier beschikbaar gesteld te worden. Indien één (of meer) van bovenstaande uitsluitingcriteria van toepassing is, dan wordt de inschrijver uitgesloten van verdere beoordeling. 2.5.2 Beoordeling op de gunningcriteria Na beoordeling op de selectiecriteria worden de offertes beoordeeld op het gunningcriterium “economisch meest voordeling inschrijving”. De gunningcriteria zijn gebaseerd op het functioneel programma van eisen dat in hoofdstuk 6 is uitgewerkt. Het functioneel programma van eisen bestaat uit de volgende onderdelen: • Algemene eisen 6
Beheerfunctie Intake en plan van aanpak schuldhulpverlening Minnelijke schuldregeling Budgetbeheer Voortgangsbewaking Rapportages Archivering
• • • • • • •
In onderstaand tabel de beoordelingsmatrix waarop de gunning wordt gebaseerd. Gunningcriterium
Toelichting
Maximum punten 10
Investeringskosten
De investeringskosten die de leverancier in rekening brengt voor de toepassing. Dat zijn de kosten voor de toepassing en de eenmalige implementatiekosten.
Exploitatiekosten
De jaarlijkse kosten die de leverancier in rekening brengt voor het gebruik van de toepassing.
10
Ontwikkelingsbudget
Het budget dat de leverancier jaarlijks reserveert voor de doorontwikkeling van de toepassing.
05
Functioneel programma van eisen Te leveren documenten
De kwaliteit van de reacties die de leverancier heeft uitgewerkt bij het functioneel programma van eisen.
45
De kwaliteit van de te leveren documenten die in bijlage F zijn opgenomen.
30
Totaal
100
De leverancier met de hoogste score wordt vervolgens uitgenodigd om de toepassing te presenteren aan de hand van een tweetal casussen die door de gemeente worden ingebracht. De gemeente beoordeelt tijdens de verificatie of de werking van het systeem overeen komt met de toelichtingen die door de leverancier zijn gegeven bij het functioneel programma van eisen en de beschikbaar gestelde documentatie. Wanneer uit de verificatie blijkt dat er nadrukkelijke verschillen zitten tussen de feitelijke werking van het systeem en de aanbieding wordt de scores naar beneden bijgesteld. Wanneer de aangepaste totaalscore lager is dan van een van de andere aanbieders wordt de aanbieder met de hoogste score alsnog uitgenodigd voor een verificatie. 2.8 Indicatieve planning In onderstaande tabel is de indicatieve planning van het aanbestedingsproces uitgewerkt. Activiteiten
Uitgevoerd op
1
Publicatie op de aanbestedingskalender
05-10-2011
2
Uiterste datum informatiefase
11-10-2011
3
Uiterste publicatiedatum antwoorden op vragen uit de informatiefase
14-10-2011
4
Uiterste datum indienen van de offertes
21-10-2011
5
Uiterste datum verificatie systeem
04-11-2011
6
Uiterste datum ondertekening contract
11-11-2011
7
Uiterste datum levering toepassing en start begeleiding implementatie
23-11-2011
8
Definitieve datum bedrijfsgereed opleveren van de toepassing
16-12-2011
7
2.9 Acceptatie De gemeente zal een acceptatieprocedure uitvoeren. Deze zal worden uitgevoerd nadat de leverancier, volgens de planning, tot oplevering is overgegaan. Daarbij zal, middels testen, worden beoordeeld of het geleverde systeem voldoet aan de eisen als gesteld in deze offerte en het aanbod van de leverancier. Deze test zal maximaal een maand duren. Indien uit deze test onvolkomenheden blijken zal de leverancier gedurende 14 dagen de gelegenheid krijgen om die onvolkomenheden te herstellen. 2.10 Tegenstrijdigheden Deze offerteaanvraag met alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en / of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u de heer H. Woltring van de gemeente Helmond hier schriftelijk of per e-mail van op de hoogte te stellen. Indien naderhand blijkt dat deze offerteaanvraag tegenstrijdigheden en / of onvolkomenheden bevat en deze niet door inschrijvers zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de inschrijver.
8
3) Voorwaarden aan in te zenden offerten 3.1 Sluitingsdatum en –tijdstip De offerte dient in tweevoud uiterlijk op 21 oktober 2011 vóór 12.00 uur te zijn ingediend op het onderstaande adres, onder duidelijke vermelding van: Aanbesteding aanschaf toepassing schuldhulpverlening NIET OPENEN / PERSOONLIJK Gemeente Helmond t.a.v. H. Woltring Weg op den Heuvel 35 5701 NV Helmond Per fax of e-mail ingediende offertes worden niet geaccepteerd. Het risico van vertraging tijdens de (post)verzending en/of door onjuiste c.q. onvolledige adressering is geheel voor rekening van de inschrijver. De gemeente Helmond hanteert de sluitingstermijn als uitsluitingcriteria voor toelating van de offerte. 3.2 Overige voorwaarden 3.2.1 Vorm van uw aanbieding Om vergissingen bij het overnemen van de door u aangereikte gegevens te voorkomen, verzoekt de opdrachtgever u bij de invulling in ieder geval de nummering exact en in zijn geheel over te nemen. In bijlage F is een overzicht van documenten opgenomen die de aanbieder beschikbaar moet stellen aan de gemeente Helmond. U dient de nummering vastgelegd in bijlage E te hanteren voor het te leveren documentenpakket dat is vastgelegd in bijlage E. 3.2.2 Geldigheidsduur en prijsgarantie De offerte dient tot minimaal 60 dagen na opening geldig te zijn. In de offerte op te nemen tarieven dienen te worden uitgedrukt in euro’s en exclusief BTW te zijn. Alle noodzakelijke werkzaamheden en bijbehorende kosten dienen vermeld te zijn en bij het totaalbedrag te zijn inbegrepen. De prijsaanbieding dient zo te zijn dat de opdrachtgever inzicht verkrijgt in het totaal van de aanbieding 3.2.3 Prijs / calculatie De aanbieder krijgt eenmaal, door middel van zijn uitgebrachte offerte, de gelegenheid een prijsaanbieding te doen. Uw prijsstelling is gebaseerd op een door u verrichte schatting op basis van: • het in deze offerteaanvraag vermeldde met betrekking tot aard en omvang van het te leveren systeem en de te leveren diensten • de door u vanuit uw professionele waardering van het werk veronderstelde andere prijsbepalende componenten die in dit document niet aan de orde zijn gesteld; Bij contracteren wordt een overeenkomst gesloten waarin u zich verbindt om uw prijsopgave voor het leveren en implementeren van het systeem gestand te doen. 3.2.4 Taal Alle ingeleverde bescheiden dienen in de Nederlandse taal te zijn gesteld. 3.2.5 Overeenkomst Leverings-, betalings- en andere algemene voorwaarden van de inschrijver worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. De Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Helmond (Bijlage G) zijn van toepassing. Een door de gemeente Helmond gehanteerde overeenkomst zal van toepassing zijn.
9
3.2.6 Intellectueel eigendom Behoudens uitzonderingen door de Wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van de gemeente Helmond niets uit deze offerteaanvraag worden verveelvoudigd (anders dan voor het doel van deze offerteaanvraag) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins.
10
4) Door inschrijvers te verstrekken informatie De door de opdrachtgever gehanteerde eisen aan de vorm van de offertes en criteria om offertes te beoordelen zijn in het voorgaande vermeld. De in dit hoofdstuk opgenomen onderdelen hebben als doel aan te geven welke informatie de inschrijver moet aanleveren, opdat deze aanbieding door de opdrachtgever kan worden beoordeeld. Op te leveren informatie ten behoeve van de uitsluitingcriteria De leverancier is verplicht onderstaande documenten in de volgorde van nummering aan te bieden. Wanneer één van de gevraagde documenten niet aanwezig is wordt de leverancier uitgesloten van de aanbesteding. Nummer 1
Op te leveren informatie Checklist. Bijlage A van het aanbestedingsdocument.
2
Aanbiedingsbrief.
3
De inschrijver moet een integrale kostprijs op jaarbasis aanbieden voor een periode van drie jaar gebaseerd op het behandelen van 400 tot 600 dossiers op jaarbasis. Onder de integrale kostprijs vallen alle denkbare kosten die de leverancier maakt voor de inzet van de toepassing in de gemeente Helmond (investering, implementatiebegeleiding, licentiekosten, doorontwikkeling toepassing, kosten hosten systeem indien van toepassing).
4
In bijlage B van het document is de tabel met eisen opgenomen. In deze tabel moet in de laatste kolom met een ja worden bevestigd dat voldaan wordt aan de gestelde eis.
5
De bedrijfsgegevens van de leverancier. De bedrijfsgegevens dienen voor de inschrijver en elke der combinaties en / of onderaannemers te worden aangeleverd. Bijlage C van het aanbestedingsdocument.
6
Een verklaring van de leverancier. Bijlage D van het aanbestedingsdocument.
7
De te leveren documentatie door de aanbieder. Bijlage E van het aanbestedingsdocument.
8
Een bewijs van de inschrijving in het nationaal-/beroepsregister. Inschrijvers dienen een recente verklaring (niet ouder dan 6 maanden) toe te voegen waaruit blijkt dat de onderneming, volgens de eisen die gelden in het land waarin de onderneming is gevestigd, is ingeschreven in het nationale beroeps- of handelsregister, dan wel een verklaring of attest onder ede te verstrekken.
9
Verklaring betaling sociale verzekeringsbijdragen en belastingen. Inschrijvers dienen recente verklaringen toe te voegen waaruit blijkt dat de inschrijver aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van betalingen van sociale verzekeringsbijdragen en belastingen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen. De verklaringen mogen niet ouder zijn dan 6 maanden.
11
5) Eisen toepassing systeem schuldhulpverlening De aanbieder moet voldoen aan de eisen opgenomen in dit hoofdstuk. Wanneer aan een van de eisen niet wordt voldaan, wordt de leverancier uitgesloten van de aanbesteding. In bijlage B van het aanbestedingsdocument moet in kolom 3 vastgelegd worden of daaraan voldaan wordt.
1
1
2
Leverancier eisen De leverancier is gespecialiseerd in de ontwikkeling en doorontwikkeling van toepassingen die ingezet worden voor het ondersteunen van schuldhulpverleningsprocessen. Schuldhulpverlening is een kernactiviteit van de leverancier.
2
De toepassing van de leverancier bestaat al langer dan 2 jaar en wordt de komende vijf jaar onderhouden
3
De toepassing is geleverd aan minimaal 3 klanten die qua omvang en complexiteit vergelijkbaar zijn met de gemeente Helmond. Het klantenoverzicht wordt door de leverancier verstrekt (zie bijlage E). De leverancier biedt de gemeente Helmond de mogelijkheid om contact op te nemen met klanten van de leveranciers over de werking en de support van de leverancier.
4
Gemeenten, provincies, waterschappen, uitvoeringsorganisatie en het Rijk hebben een gemeenschappelijke visie op dienstverlening opgesteld. In de visie verwoorden de overheden hun gedeelde ambitie: Eén digitale overheid: betere service, méér gemak’. De visie bestaat uit zes pijlers. De leverancier is op de hoogte van deze ontwikkelingen en kan aantonen dat het architectuurmodel van de toepassing van de leverancier aansluit op het architectuurmodel dat is ontwikkeld voor gemeenten en provincie. In een document wordt onderbouwd dat dit het geval is (zie bijlage E).
5
De leverancier heeft procedureel een werkwijze vastgesteld waarin in overleg met gebruikers minimaal jaarlijks eisen en wensen worden gedefinieerd. Deze procedure/werkwijze wordt aan de gemeente Helmond beschikbaar gesteld (zie bijlage E).
6
De leverancier garandeert dat de broncode van het systeem aan de gemeente Helmond beschikbaar gesteld wordt op het moment dat de bedrijfsvoering van de leverancier door omstandigheden in gevaar is (escrow,) op kosten van de leverancier.
7
De leverancier beschikt over een dienstverleningsovereenkomst waarin de te leveren diensten, termijnen en prestaties zijn vastgelegd. Dit document wordt aan de gemeente beschikbaar gesteld (zie bijlage E).
8
Technische implementatie van de toepassing dient door de leverancier uitgevoerd te worden in samenwerking met medewerkers van de ICT afdeling van opdrachtgever.
9
Leverancier dient zich bij de technische implementatie te conformeren aan de richtlijnen van de opdrachtgever. Offerte eisen De offerte dient een schematische weergave en beschrijving te bevatten van de benodigde technische infrastructuur die nodig is om de aangeboden oplossing zelfstandig te kunnen laten functioneren. Zie bijlage E. De offerte dient een gespecificeerde opgave te bevatten van de bedoelde technische infrastructuur. Hiertoe moeten minimaal voor de onderstaande infrastructurele componenten de technische- en capacitieve eisen worden opgenomen: • centrale hardware (server en opslag systemen); • decentrale hardware (werkpleksystemen); • centrale besturingssoftware (o.a. systeemlicenties, databaselicenties); • decentrale besturingssoftware; • overige benodigde randapparatuur; • netwerkonderdelen. Zie bijlage E.
12
3
Voor de infrastructurele apparatuur en programmatuur is een indicatieve kostenraming opgenomen in de offerte welke is gebaseerd op de in de infrastructuurstandaarden aangegeven fabricaten en productlijnen. Zie bijlage E.
4
Indien er sprake is van een pilot- of ontwikkelingstraject of maatwerk bij de geboden oplossing is dit aangegeven in de offerte. Zie bijlage E.
5
Indien voor de aangeboden oplossing gebruik gemaakt wordt van middleware van andere leveranciers, dient dit in de offerte te worden aangegeven.
6
Van de gestandaardiseerde koppelingsmethodiek is een beschrijving opgenomen in de offerte. Zie bijlage E
7
Er dient te worden aangegeven wat het benodigde kennisniveau moet zijn voor systeembeheerders om de aangeboden oplossing te kunnen implementeren en beheren. Zie bijlage F.
8
Voor het technische applicatiebeheer van de toepassing is een optioneel af te nemen opleidingstraject aangeboden. Zie bijlage E.
9
Leverancier heeft op basis van kengetallen en ervaringscijfers een onderbouwde indicatie van de benodigde tijdsbesteding (formatie) die nodig is om de totale toepassing (inclusief koppelingen en eventuele middleware) te beheren. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen functioneel applicatiebeheer en technisch applicatiebeheer. Zie bijlage E.
10
Inschrijver voegt, ter beoordeling van de maatregelen die zijn getroffen om de programmatuur zo optimaal mogelijk te beveiligen, een beschrijving bij waarin in ieder geval de volgende elementen naar voren komen: • mogelijkheden single sign-on en/of beveiliging middels username en wachtwoord; • (database) beveiliging; • audit trail functie (volgen van naam gebruiker, datum en tijd handeling, uitgevoerde handeling. Zie bijlage E.
11
Uit de offerte dient te blijken wat de release- en update policy van de leverancier is ten aanzien van nieuwe versies van de applicatiesoftware. Minstens de onderstaande informatie is verstrekt : • frequentie van minor en major updates; • tijdsindictie voor installatie van een release; • voorbeeld van procedure voor de installatie van nieuwe releases en updates. Zie bijlage E.
12
Er dient inzichtelijk te worden gemaakt wat de benodigde capaciteit bij de opdrachtgever is voor de technische implementatie (installatie, configuratie en uitrol) van de aangeboden oplossing. Hiertoe dient het volgende te worden opgenomen: • een technische beschrijving van de door de leverancier gehanteerde uitrolmethodieken voor de geboden oplossing; • fasering, benodigde tijd en doorlooptijd van de implementatie; • beschrijving van de door leverancier geleverde ondersteuning (kwalitatief en kwantitatief)tijdens het implementatietraject. Zie bijlage E.
1
Infrastructuur eisen De aangeboden oplossing dient te voldoen aan de in de bijlage F opgenomen infrastructuurstandaarden en hiermee probleemloos mee te functioneren.
2
De aangeboden oplossing maakt uitsluitend gebruik van de in bijlage F genoemde infrastructuurstandaarden inclusief versienummers (waar aangeven).
3
Er worden door de aangeboden oplossing geen aanvullende infrastructuurstandaarden geïntroduceerd.
13
4
Koppelingen met andere applicaties of databases worden op basis van open standaarden gerealiseerd. De toepassing beschikt minimaal over een koppeling met word, outlook en de gemeentelijke basisadministratie en staat het gebruik van Cognos 8 toe. De leverancier verstrekt een overzicht van koppelingen die al gerealiseerd zijn met het systeem schuldhulpverlening. Zie bijlage E.
5
De aangeboden oplossing moet door middel van MSI scripts naar werkstations uitgerold kunnen worden.
6
De aangeboden oplossing is zonder enig voorbehoud geschikt om te functioneren in combinatie met VMware.
7
Indien de aangeboden oplossing vanaf een werkstation moet kunnen communiceren met internet, moet het mogelijk zijn om in de applicatie een adres voor een proxy server in te vullen. Ook dient er een gebruikersnaam en wachtwoord voor de proxy ingevuld te kunnen worden. Bij voorkeur neemt de applicatie de instellingen van Internet Explorer automatisch over.
8
Indien servers vanaf het internet of gemnet benaderbaar dienen te zijn worden deze in het DMZ netwerk geplaatst. Hierbij is het niet mogelijk om de betreffende server op te nemen in het ADS domein van de gemeente Helmond. De leverancier dient in dit geval van te voren duidelijk en specifiek aan te geven welke protocollen er gebruikt worden vanaf internet of Gemnet naar de betreffende server. Ook dient van te voren duidelijk en specifiek aangeven te worden welke protocollen er gebruikt worden vanaf interne werkstations naar de betreffende server. De betreffende protocollen mogen geen afbreuk doen aan de veiligheid van het netwerk van de Gemeente Helmond
14
6) Functioneel programma van eisen U dient in kolom 3 aan te geven of uw toepassing voldoet aan de omschreven eisen (Ja of Nee). U bent verplicht om bij elke omschrijving een toelichting te geven op basis waarvan de gemeente betrouwbaar kan vaststellen op welke wijze u in de praktijk invulling geeft aan de gestelde aan de omschrijving. Wanneer in kolom drie een ja wordt ingevuld is de kwaliteit van de toelichting bepalend voor de scores die worden gegeven (zie gunningcriteria).
Korte omschrijving 1
Ja/Nee
Toelichting leverancier
Algemene eisen De leverancier beschikt over productdocumentatie in Nederlandse taal waarin de functies en werking van het systeem overzichtelijk zijn vastgelegd. De leverancier stelt dat document ter beschikking aan de gemeente Helmond. Zie bijlage E.
2
De toepassing moet zowel door de gemeente als door andere externe partijen in de keten gebruikt kunnen worden. Als in die situatie sprake is van een andere licentiestructuur moet dat worden aangegeven.
3
De toepassing moet ook benaderbaar zijn voor cliënten waardoor de inwoner op elke gewenst moment inzicht heeft in zijn financiële situatie. Wanneer dat gevolgen heeft voor de licentiestructuur moet dat worden aangegeven.
4
De toepassing beschikt over gebruikersvriendelijke en content gevoelige helpteksten die snel kunnen worden aangeroepen. Minimaal vier voorbeelden van helpteksten worden door de leverancier beschikbaar gesteld. Zie bijlage E.
5
In de toepassing is een set van basisgegevens gedefinieerd die meervoudig snel en efficiënt kunnen worden gebruikt en beheerd. Zo moeten de gegevens van inwoners, schuldeisers en andere betrokkenen eenmalig worden opgevoerd en opgeslagen voor meervoudig gebruik binnen de verschillende functies van de toepassing. Deze gegevens moeten centraal beheerd kunnen worden in de toepassing.
6
De toepassing beschikt over een documentgenerator. Standaard brieven, plannen van aanpak en overeenkomsten en dergelijke (alle standaarddocumenten die gegenereerd worden uit de verschillende schuldhulpverleningsprocessen) moeten snel en eenvoudig gegenereerd kunnen worden met het systeem. Een set van de beschikbare bouwstenen worden door de leverancier beschikbaar gesteld. Zie bijlage E.
7
Documenten die aangemaakt worden met de toepassing en documenten die van externen binnenkomen moeten toegevoegd kunnen worden aan het dossier. De toepassing moet het mogelijk maken om gebruik te maken van de toepassing Verseon (documentmanagement systeem van de gemeente Helmond).
8
De toepassing heeft de mogelijkheid om aan een te selecteren aantal geadresseerden met behulp van één briefsjabloon ineens meerdere brieven te verzenden (mailmerge)
9
De toepassing beschikt over een autorisatiematrix waarmee gebruikers geautoriseerd worden voor de specifieke functies. 15
10
De toepassing voldoet aan de eisen die gesteld worden door de NVVK.
11
De Tweede Kamer heeft in juni 2011 de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening aangenomen. In deze wet zijn een aantal regels opgenomen waaraan de toepassing schuldhulpverlening moet voldoen. De leverancier is daarvan op de hoogte heeft de wijzigingen in kaart gebracht en draagt er zorg voor dat de toepassing met ingang van 1-7-2012 voldoet aan het wettelijk kader. De leverancier verstrekt de gemeente Helmond een document waaruit blijkt dat op de regelgeving wordt geanticipeerd. Zie bijlage E.
12
De verschillende gebruikers ( professionals en inwoners) van de toepassing moeten op basis van een autorisatie eenvoudig en snel de informatie in de toepassing kunnen benaderen.
13 14
Beheerfunctie De toepassing beschikt over de benodigde beheerfuncties om het systeem efficiënt en effectief te kunnen beheren. Intake en aanpak proces schuldhulpverlening Met de toepassing moet de financiële situatie van de inwoner in kaart gebracht worden (alle inkomsten en uitgaven). Met de toepassing moet een compleet beeld ingevoerd kunnen worden van de situatie.
15
Met de toepassing moet het vrij te laten bedrag kunnen worden berekend .
16
Met de toepassing moet de gezinssituatie ingebracht kunnen worden met gegevens die relevant zijn in het kader.
17
Direct na de intake worden de noodzakelijke stabilisatiemaatregelen in kaart gebracht. Deze maatregelen moeten verwerkt kunnen worden in de toepassing. De financiële verplichtingen worden verwerkt en in het dossier worden de gemaakte afspraken vastgelegd. Vastgelegd moet kunnen worden of de resultaatsverplichtingen door de inwoner worden nagekomen. Dat betekent het de toepassing moet beschikken over velden om de resultaatsverplichtingen te monitoren.
18
Met behulp van de toepassing moet het plan van aanpak kunnen worden gemaakt en alle documenten (bijvoorbeeld overeenkomst met de inwoner en brieven voor schuldeisers).
19
De resultaatverplichting die zijn vastgelegd in het plan van aanpak en de overeenkomst met de inwoner moeten ingebracht kunnen worden en vastgelegd moet kunnen worden of deze afspraken worden nagekomen.
20
21
Proces minnelijke schuldregeling Met de toepassing wordt het proces van de minnelijke schuldregeling gestart. Alle afspraken met de schuldeisers worden vastgelegd in het dossier. Wanneer bindende afspraken zijn gemaakt met de schuldeisers start het proces van de minnelijke schuldregeling. Wanneer tussentijds de inwoner geen gevolg geeft aan de resultaatsverplichtingen wordt het schuldhulpverleningsproces beëindigd. De toepassing moet de verklaring ex artikel 285 van de Faillissementswet automatisch kunnen aanmaken en 16
vullen. De verklaring moet voldoen aan de door de Recofa opgestelde richtlijnen. Het moet mogelijk zijn om eventuele ontbrekende gegevens aan te vullen. 22
Het proces moratorium word door de toepassing ondersteund. Proces moet voldoen aan de Recofarichtlijnen.
23
Het proces voorlopige voorzieningen word door de toepassing worden ondersteund. Proces moet voldoen aan de Recofa-richtlijnen.
24
Het proces dwangakkoord wordt door de toepassing ondersteund.
25
26
27
Budgetbeheer Door de uitvoerend budgetbeheerder worden de toepassing ingericht. Alle verplichtingen en betalingsregelingen worden vastgelegd en geautomatiseerd uitgevoerd met de toepassing. Het proces budgetbeheer wordt volledig ondersteund door de toepassing. Voortgangsbewaking Voor alle hoofdprocessen en subprocessen moeten “harde” termijnen opgenomen kunnen worden in het systeem. De toepassing moet beschikken over de functionaliteit om alle processen te monitoren en te bewaken. Rapportages De toepassing moet beschikken over een rapportagefunctie waarmee vanuit verschillende gezichtspunten rapportages gemaakt kunnen worden. Rapportages moeten digitaal raadpleegbaar zijn en direct geprint kunnen worden. Voorbeelden van beschikbare rapportages worden in bijlage E beschikbaar gesteld.
28
Rapportages moeten gegenereerd kunnen worden in tabellen en in grafieken en moeten op verschillende wijze gesorteerd kunnen worden.
29
De toepassing moet beschikken over exportmogelijkheden naar office zoals Exel en Word.
30
Archivering De toepassing beschikt over een functie waarmee de gegevens kunnen worden gearchiveerd conform de eisen die gesteld worden in de Archiefwet
17
Bijlage A: Checklist opbouw offerte De offerte van de leverancier moet strikt volgens de hieronder aangegeven volgorde de documenten aanbieden. Door de aanbieder wordt deze checklist direct voor de aanbiedingsbrief opgenomen. In kolom drie wordt aangevinkt of het betreffende document is toegevoegd aan de offerte in de volgorde van de nummering van onderstaande tabel. Nummer 1.
Omschrijving document Checklist opbouw van de offerte. Bijlage A van het aanbestedingsdocument.
2.
Aanbiedingsbrief.
3.
De kostprijs van de toepassing schuldhulpverlening
4.
De tabel waarin de aanbieder met een ja of nee aangeeft dat voldaan wordt aan de eisen die zijn gesteld in hoofdstuk 5 van het aanbestedingsdocument. Bijlage B van het aanbestedingsdocument.
5.
De bedrijfsgegevens van de leverancier. Bijlage C van het aanbestedingsdocument.
6.
Een verklaring van de leverancier. Bijlage D van het aanbestedingsdocument.
7.
Een bewijs van inschrijving in het nationaal-/beroepsregister.
8.
Verklaring betaling sociale verzekeringsbijdragen en belastingen.
9.
De te leveren documentatie door de aanbieder. Bijlage E van het aanbestedingsdocument.
18
Bijlage B: Eisen toepassing schuldhulpverlening De derde kolom moet afgevinkt worden. Daarmee geeft de leverancier aan te voldoen aan de gestelde eis. Leverancier eisen 1 De leverancier is gespecialiseerd in de ontwikkeling en doorontwikkeling van toepassingen die ingezet worden voor het ondersteunen van schuldhulpverleningsprocessen. Schuldhulpverlening is een kernactiviteit van de leverancier.
1
2
2
De toepassing van de leverancier bestaat al langer dan 2 jaar en wordt de komende vijf jaar onderhouden
3
De toepassing is geleverd aan minimaal 3 klanten die qua omvang en complexiteit vergelijkbaar zijn met de gemeente Helmond. Het klantenoverzicht wordt door de leverancier verstrekt (zie bijlage E). De leverancier biedt de gemeente Helmond de mogelijkheid om contact op te nemen met klanten van de leveranciers over de werking en de support van de leverancier.
4
Gemeenten, provincies, waterschappen, uitvoeringsorganisatie en het Rijk hebben een gemeenschappelijke visie op dienstverlening opgesteld. In de visie verwoorden de overheden hun gedeelde ambitie: Eén digitale overheid: betere service, méér gemak’. De visie bestaat uit zes pijlers. De leverancier is op de hoogte van deze ontwikkelingen en kan aantonen dat het architectuurmodel van de toepassing van de leverancier aansluit op het architectuurmodel dat is ontwikkeld voor gemeenten en provincie. In een document wordt onderbouwd dat dit het geval is (zie bijlage E).
5
De leverancier heeft procedureel een werkwijze vastgesteld waarin in overleg met gebruikers minimaal jaarlijks eisen en wensen worden gedefinieerd. Deze procedure/werkwijze wordt aan de gemeente Helmond beschikbaar gesteld (zie bijlage E).
6
De leverancier garandeert dat de broncode van het systeem aan de gemeente Helmond beschikbaar gesteld wordt op het moment dat de bedrijfsvoering van de leverancier door omstandigheden in gevaar is (escrow), op kosten van de leverancier.
7
De leverancier beschikt over een dienstverleningsovereenkomst waarin de te leveren diensten, termijnen en prestaties zijn vastgelegd. Dat document wordt aan de gemeente beschikbaar gesteld (zie bijlage E).
8
Technische implementatie van de toepassing dient door de leverancier uitgevoerd te worden in samenwerking met medewerkers van de ICT afdeling van opdrachtgever.
9
Leverancier dient zich bij de technische implementatie te conformeren aan de richtlijnen van de opdrachtgever. Offerte eisen De offerte dient een schematische weergave en beschrijving te bevatten van de benodigde technische infrastructuur die nodig is om de aangeboden oplossing zelfstandig te kunnen laten functioneren. Zie bijlage E. De offerte dient een gespecificeerde opgave te bevatten van de bedoelde technische infrastructuur. Hiertoe moeten minimaal voor de onderstaande infrastructurele componenten de technische- en capacitieve eisen worden opgenomen: • centrale hardware (server en opslag systemen); • decentrale hardware (werkpleksystemen); • centrale besturingssoftware (o.a. systeemlicenties, databaselicenties); • decentrale besturingssoftware; • overige benodigde randapparatuur; • netwerkonderdelen. Zie bijlage E. 19
3
Voor de infrastructurele apparatuur en programmatuur is een indicatieve kostenraming opgenomen in de offerte welke is gebaseerd op de in de infrastructuurstandaarden aangegeven fabricaten en productlijnen. Zie bijlage E
4
Indien er sprake is van een pilot- of ontwikkelingstraject of maatwerk bij de geboden oplossing is dit aangegeven in de offerte. Zie bijlage E.
5
Indien voor de aangeboden oplossing gebruik gemaakt wordt van middleware van andere leveranciers, dient dit in de offerte te worden aangegeven.
6
Van de gestandaardiseerde koppelingsmethodiek is een beschrijving opgenomen in de offerte. Zie bijlage E.
7
Er dient te worden aangegeven wat het benodigde kennisniveau moet zijn van systeembeheerders om de aangeboden oplossing te kunnen implementeren en beheren. Zie bijlage F.
8
Voor het technische applicatiebeheer van de toepassing is een optioneel af te nemen opleidingstraject aangeboden.
9
Leverancier heeft op basis van kengetallen en ervaringscijfers een onderbouwde indicatie van de benodigde tijdsbesteding (formatie) die nodig is om de totale toepassing (inclusief koppelingen en eventuele middleware) te beheren. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen functioneel applicatiebeheer en technisch applicatiebeheer. Zie bijlage E.
10
Inschrijver voegt, ter beoordeling van de maatregelen die zijn getroffen om de programmatuur zo optimaal mogelijk te beveiligen, een beschrijving bij waarin in ieder geval de volgende elementen naar voren komen: • mogelijkheden single sign-on en/of beveiliging middels username en wachtwoord; • (database) beveiliging; • audit trail functie (volgen van naam gebruiker, datum en tijd handeling, uitgevoerde handeling. Zie bijlage E.
11
Uit de offerte dient te blijken wat de release- en update policy van de leverancier is ten aanzien van nieuwe versies van de applicatiesoftware. Minstens de onderstaande informatie is verstrekt : • frequentie van minor en major updates; • tijdsindictie voor installatie van een release; • voorbeeld van procedure voor de installatie van nieuwe releases en updates. Zie bijlage E.
12
Er dient inzichtelijk te worden gemaakt wat de benodigde capaciteit bij de opdrachtgever is voor de technische implementatie (installatie, configuratie en uitrol) van de aangeboden oplossing. Hiertoe dient het volgende te worden opgenomen: • een technische beschrijving van de door de leverancier gehanteerde uitrolmethodieken voor de geboden oplossing; • fasering, benodigde tijd en doorlooptijd van de implementatie; • beschrijving van de door leverancier geleverde ondersteuning (kwalitatief en kwantitatief)tijdens het implementatietraject. Zie bijlage E.
1
Infrastructurele en technische eisen De aangeboden oplossing dient te voldoen aan de in de bijlage F opgenomen infrastructuurstandaarden en hiermee probleemloos te functioneren.
2
De aangeboden oplossing maakt uitsluitend gebruik van de in bijlage F genoemde 20
infrastructuurstandaarden inclusief versienummers (waar aangeven). 3
Er worden door de aangeboden oplossing geen aanvullende infrastructuurstandaarden geïntroduceerd.
4
Koppelingen met andere applicaties of databases worden op basis van open standaarden gerealiseerd. De toepassing beschikt minimaal over een koppeling met word, outlook en de gemeentelijke basisadministratie en staat het gebruik van Cognos 8 toe. De leverancier verstrekt een overzicht van koppelingen die al gerealiseerd zijn met het systeem schuldhulpverlening. Zie bijlage E.
5
De aangeboden oplossing moet door middel van MSI scripts naar werkstations uitgerold kunnen worden.
6
De aangeboden oplossing is zonder enig voorbehoud geschikt om te functioneren in combinatie met VMware.
7
Indien de aangeboden oplossing vanaf een werkstation moet kunnen communiceren met internet, moet het mogelijk zijn om in de applicatie een adres voor een proxy server in te vullen. Ook dient er een gebruikersnaam en wachtwoord voor de proxy ingevuld te kunnen worden. Bij voorkeur neemt de applicatie de instellingen van Internet Explorer automatisch over.
8
Indien servers vanaf het internet of gemnet benaderbaar dienen te zijn worden deze in het DMZ netwerk geplaatst. Hierbij is het niet mogelijk om de betreffende server op te nemen in het ADS domein van de gemeente Helmond. De leverancier dient in dit geval van te voren duidelijk en specifiek aan te geven welke protocollen er gebruikt worden vanaf internet of Gemnet naar de betreffende server. Ook dient van te voren duidelijk en specifiek aangeven te worden welke protocollen er gebruikt worden vanaf interne werkstations naar de betreffende server. De betreffende protocollen mogen geen afbreuk doen aan de veiligheid van het netwerk van de Gemeente Helmond
21
Bijlage C: Bedrijfsgegevens leverancier 1) officiële naam en rechtsvorm 2) inschrijver 3) naam contactpersoon en functie 4) bezoekadres 5) postcode en plaatsnaam 6) postadres 7) postcode en plaatsnaam 8) telefoonnummer 9) faxnummer 10) andersoortige 11) communicatiemiddelen (e-mail e.d.) 12) naam rechtsgelding 13) bevoegde functionaris 14) functie Handtekening
Datum: ……….-……..- 2011
22
Bijlage D: Verklaring leverancier Naam inschrijver:
Adres:
Postcode – woonplaats:
De inschrijver verklaart hiermee dat geen van de onderstaande omstandigheden van toepassing zijn: 1) hij in staat van faillissement vereffening, akkoord of surséance van betaling verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkaardige nationaal-rechterlijke procedure; 2) zijn faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening of akkoord of surséance van betaling dan wel een andere soortgelijke nationaal-rechterlijke procedure aanhangig is gemaakt; 3) hij bij een rechtelijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt; 4) hij in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan; 5) hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdrage overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; 6) hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. De inschrijver verklaart hiermee dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld. Plaats: Datum: Naam: Functie: Ondertekening:
23
Bijlage E: Te leveren documentatie door de leverancier In onderstaande tabel is een lijst van documenten opgenomen die door de leverancier beschikbaar worden gesteld aan de gemeente Helmond. In de set van documenten die onderdeel uitmaken van bijlage F wordt de nummering aangehouden die in onderstaande tabel is opgenomen. Voor elke nummer moet separaat een document worden geleverd. Het is niet toegestaan om te verwijzen naar teksten uit andere documenten die in de onderstaande lijst zijn opgenomen. Nr. 1
Te leveren documentatie Overzicht van het klantenbestand van de leverancier.
2
Gemeenten, provincies, waterschappen, uitvoeringsorganisatie en het Rijk hebben een gemeenschappelijke visie op dienstverlening opgesteld. In de visie verwoorden de overheden hun gedeelde ambitie: Eén digitale overheid: betere service, méér gemak’. De visie bestaat uit zes pijlers. De leverancier is op de hoogte van deze ontwikkelingen en kan aantonen dat het architectuurmodel van de toepassing van de leverancier aansluit op het architectuurmodel dat is ontwikkeld voor gemeenten en provincie. In een document wordt onderbouwd dat dit het geval is.
3
Een dienstverleningsovereenkomst waarin de te leveren diensten, termijnen en prestaties zijn vastgelegd.
4
Notitie waarin de organisatie en werkwijze gestructureerd periodiek gebruikersoverleg.
5
Alle actuele beschikbare handleidingen (technisch, functioneel beheer, applicatiebeheer, gebruikershandleidingen.
6
De actuele productdocumentatie in Nederlandse taal.
7
De toepassing beschikt over gebruikersvriendelijke content gevoelige helpteksten die snel kunnen worden aangeroepen. Minimaal vier voorbeelden van helpteksten worden door de leverancier beschikbaar gesteld.
8
De toepassing beschikt over een documentgenerator. Standaard brieven, plannen van aanpak en overeenkomsten en dergelijke (alle standaarddocumenten die gegenereerd worden uit de verschillende schuldhulpverleningsprocessen) moeten snel en eenvoudig gegenereerd kunnen worden met het systeem. Een set van alle beschikbare tekstbouwstenen wordt door de leverancier beschikbaar gesteld.
9
De Tweede kamer heeft in juni 2011 de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening aangenomen. In deze wet zijn een aantal regels opgenomen waaraan de toepassing schuldhulpverlening moet voldoen. De leverancier is daarvan op de hoogte heeft de wijzigingen in kaart gebracht en draagt er zorg voor dat de toepassing met ingang van 1-7-2012 voldoet aan het wettelijk kader. De leverancier verstrekt de gemeente Helmond een document waaruit blijkt dat het systeem voldoet aan de nieuwe wetgeving.
10
Voorbeelden van beschikbare rapportages worden aan de gemeente Helmond aangeboden.
11
Het datamodel van de programmatuur
12
Een schematische weergave en beschrijving van de benodigde technische infrastructuur
13
Voor de infrastructurele apparatuur en programmatuur is een indicatieve kostenraming opgenomen in de offerte welke is gebaseerd op de in de infrastructuurstandaarden aangegeven fabricaten en productlijnen opgenomen in bijlage F van het aanbestedingsdocument.
14
Een gespecificeerde opgave van de technische infrastructuur. Hiertoe moeten minimaal de onderstaande infrastructurele componenten de technische- en capacitieve eisen worden opgenomen: • centrale Hardware (server en opslag systemen); • decentrale hardware (werkpleksystemen); 24
• • • •
centrale besturingssoftware (oa. systeemlicenties, databaselicenties); decentrale besturingssoftware; overige benodigde randapparatuur; netwerkonderdelen.
15
Een beschrijving van de gestandaardiseerde koppelingsmethodiek met een overzicht van de gerealiseerde koppelingen
16
Inschrijver voegt, ter beoordeling van de maatregelen die zijn getroffen om de programmatuur zo optimaal mogelijk te beveiligen, een beschrijving bij waarin in ieder geval de volgende elementen naar voren komen: • mogelijkheden single sign-on en/of beveiliging middels username en wachtwoord; • (database) beveiliging; • audit trail functie (volgen van naam gebruiker, datum en tijd handeling, uitgevoerde handeling.
17
Uit de offerte dient te blijken wat de release- en update policy van de leverancier is ten aanzien van nieuwe versies van de applicatiesoftware. Minstens de onderstaande informatie is verstrekt : • frequentie van minor en major updates; • tijdsindictie voor installatie van een release; • voorbeeld van procedure voor de installatie van nieuwe releases en updates.
18
Het beschrijven van het benodigde kennisniveau van de systeembeheerders moet zodanig zijn om de aangeboden toepassing te kunnen implementeren.
19
Aangegeven moet worden indien er sprake is van een pilot- of ontwikkelingstraject of maatwerk bij de aangeboden toepassing.
20
Leverancier geeft op basis van kengetallen en ervaringscijfers een onderbouwde indicatie van de benodigde tijdsbesteding (formatie) die nodig is om de totale toepassing (inclusief koppelingen en eventuele middleware) te beheren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen functioneel applicatiebeheer en technisch applicatiebeheer.
25
Bijlage F: Beschrijving infrastructuur gemeente Helmond Toepassingsgebied
Toelichting Bekabeling tussen gebouwen t.b.v. datacommunicatie en telefonie
VMWARE Bedienpost Standaard telefoontoestel Voice-response systeem Rapportage call-centers Mobiele telefonie
Standaard Glasvezel backbone en campus (multimode en singlemode). Gecertificeerde cat6 Avaya Systemax UTP-bekabeling - 3 aansluitingen per werkplek (PC/telefoon/printer) - RJ45 patch panels en outlets - 19" netwerkkasten Glasvezel en Norm88 koper bekabeling HP Procurve apparatuur Core : 5308xl Accesslaag: 2626 pwr Ethernet / Fast Ethernet - Backbone: 1GBIC - Koppeling serversystemen: 100MB / 1GB - PC werkplekken: 100MB HP Netservers (Hewlett Packard) DL360/380 Microsoft Windows 2003 MICROSOFT EXCHANGE 2003 CORPORATE INTERNET VERBINDING (10MB), ONTSLUITING VIA MICROSOFT ISA SERVER EN FIREWALL. MCAFEE WEBSHIELD EN TOTAL VIRUS DEFENSE SUITE. HP9000 RP5470 in MC-serviceguard clusteromgeving met HP/UX versie 11.00 ORACLE RDBMS versie 9.2.0.7 op HP-UNIX HP EVA 3000 met 2 TB opslag waarvan 0 TB beschikbaar. HP dataprotector 5.5 op centrale unix backup-server. Tape robots HP type MSL 6XXX met 2x LTO-2 drives Oracle Application Server Microsoft Internet Explorer v6 HP gestandaardiseerd DC51xx lijn minimaal 512mb en Celeron 2.8Ghz met 40GB harddisk. Beeldscherm minimaal 17 inch HP gestandaardiseerd Windows XP Microsoft Office 2003 professional Microsoft Internet Explorer 6 McAfee totale virus defense suite HP Plotter (Hewlett Packard) Decentraal Canon printer/kopiers types: IR5020 en 6020 Canon IR105 100ppm scanmogelijkheid multiformat zwartwit (tiff, multitiff en pdf) Canon CLC-3200 scanmogelijkheidmultiformat kleur (tiff) OCE zwartwit scanmogelijkheid tot A0 formaat (tiff), PDF) VMWARE ESX Server 3.5 met Vmotion Mitel Navigator Mitel 5227 IP Phone Nupoint ACD server KPN Flexibel company / Debitel
Telefoonoplossing
Mitel VOIP
Universeel bekabelingnetwerk (op basis van Unshielded Twisted Pair) in gebouwen t.b.v. datacommunicatie en telefonie Netwerk-infrastructuur
Telefonie stambekabeling Datacommunicatie-apparatuur: Netwerktechnologie
Serversystemen Besturingssysteem voor netwerkservers Mailbox voorzieningen gebruikers Internet- en Intranetvoorzieningen Netwerkserver omgeving
Antivirus Midrange
Oplslag en Backup
Database managementsysteem Storage system Backup System
Web omgeving Decentrale werkplekken
Werkplekinrichting
Scan /en Afdrukfaciliteiten Hardware virtualisatie
Telecommunicatie voorzieningen
Applicatie server Internet browser Desktop Personal Computers Notebooks Besturingssystemen werkplekken. Kantoorautomatiseringapplicaties Web Browser Virus scan software Standaard plotter Kantoorautomatisering Outputcentrum
26
Bijlage G: Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Helmond Hiervoor verwijzen wij u naar een separaat PDF document Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Helmond.
27
