BELEIDSNOTA RESERVES EN VOORZIENINGEN. Hulpverleningsdienst Fryslân

Hulpverleningsdienst Fryslân

BELEIDSNOTA RESERVES EN VOORZIENINGEN


Inhoudsopgave 1.

Inleiding 1.1 Definities 1.2 Functies reserves en voorzieningen 1.3 Rentetoerekening

2 2 3 4

2.

Reserves 2.1 Algemene bedrijfsreserve 2.2 Bestemmingsreserves

6 6 7

3.

Voorzieningen

12

4.

Samenvatting beleidslijnen

16

Beleidsnota Reserves en Voorzieningen

1


1.

Inleiding

Op grond van de Financiële verordening van de Hulpverleningsdienst Fryslân stelt het Algemeen Bestuur eens in de vier jaren een beleidsnota Reserves en Voorzieningen vast. Blijkens artikel 18 van de Financiële verordening behandelt deze beleidsnota de volgende onderwerpen: De vorming en besteding van reserves. De vorming en besteding van voorzieningen. De toerekening en verwerking van rente over de reserves. De voorliggende beleidsnota Reserves en Voorzieningen heeft betrekking op de periode 2011 – 2014. Voor de verschillende reserves en voorzieningen zijn in deze nota beleidslijnen verwoord. Deze beleidslijnen zijn samengevat in hoofdstuk 4 van deze nota. Bij het opstellen van de jaarrekening zal bij de bestemming van het resultaat conform deze beleidslijnen worden gehandeld.

1.1

Definities

Per 1 januari 2004 is het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten” (BBV) van kracht. In het BBV worden in de artikelen 43 en 44 de begrippen reserves en voorzieningen nader gedefinieerd en toegelicht. Volgens artikel 43 worden de reserves onderscheiden naar: a. de algemene reserve; b. de bestemmingsreserves. Reserves worden omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die bedrijfseconomisch gezien vrij zijn om te besteden. Politiek/bestuurlijk gezien kan aan met name genoemde reserves een bepaalde bestemming worden gegeven. De reserves worden daarom onderscheiden in een algemene reserve en in bestemmingsreserves. De algemene reserve is de reserve die primair dient als weerstandsvermogen om tegenvallers in de exploitatie op te vangen. Het beleid met betrekking tot deze reserve is met name verwoord in de beleidsnota Weerstandsvermogen. Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming heeft meegegeven. Het betreft veelal een vermogensbestanddeel dat dient als dekkingsmiddel voor bepaalde exploitatielasten. Op grond van artikel 44 moeten voorzieningen worden gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.


2


Van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden (subsidies, doeluitkeringen, etc.) worden eveneens tot de voorzieningen gerekend. Voorzieningen zijn passiefposten in de balans, die een schatting geven van de voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen, waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden per balansdatum min of meer onzeker zijn en die oorzakelijk samenhangen met de periode voorafgaande aan die datum. Het gaat bij voorzieningen om min of meer onzekere verplichtingen, die te zijner tijd schulden kunnen worden. Ook kunnen voorzieningen betrekking hebben op verplichtingen samenhangend met het in de tijd onregelmatig gespreid zijn van bepaalde kosten, zoals bijvoorbeeld groot onderhoud van gebouwen. Voorzieningen moeten naar beste schatting dekkend zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Concluderend is het onderscheid tussen reserves en voorzieningen met name van belang omdat reserves als eigen vermogen en voorzieningen als vreemd vermogen worden gerangschikt. Aan voorzieningen kleeft een verplichting terwijl de aanwending van reserves vrijblijvender is. Een eenmaal aan een reserve gegeven bestemming kan door het Algemeen Bestuur steeds worden gewijzigd.

1.2

Functies reserves en voorzieningen

In het totale financiële beleid kunnen reserves en voorzieningen verschillende functies vervullen. In het algemeen vervullen reserves en voorzieningen één van de volgende functies: a. de bufferfunctie; b. de bestedingsfunctie; c. de financieringsfunctie; d. de inkomensfunctie. Ad. a. De bufferfunctie Met name algemene reserves vervullen de bufferfunctie. Deze reserves zonder bestemming kunnen bij onvoorziene omstandigheden worden ingezet om de (negatieve) financiële consequenties ervan op te vangen. Bestemmingsreserves, die met een risicomotief zijn gevormd, vervullen in principe ook de bufferfunctie. Ad. b. De bestedingsfunctie De overige reserves en voorzieningen zijn, al dan niet verplicht, in het leven geroepen om besteed te worden aan een van tevoren bepaald doel. Bij de zogenaamde bestemmingsreserves ligt het bestedingsdoel op grond van een bestuursbesluit vast. Het bestedingsdoel betreft veelal eenmalige doelen, zoals de dekking van kapitaallasten van investeringen of de dekking van projectkosten. Ad. c. De financieringsfunctie De financiering van kapitaaluitgaven kan geschieden door het gebruiken van reserves en voorzieningen als financieringsmiddel (interne financiering) of anderzijds door het aantrekken van vaste geldleningen (externe financiering). Door het gebruik van reserves (eigen vermogen) en voorzieningen (vreemd vermogen) als financieringsmiddel behoeft geen beroep te worden gedaan op de gelden kapitaalmarkt. Reserves en voorzieningen vormen een voordelige wijze van financieren. Indien op grond van een bestuursbesluit een reserve of voorziening wordt aangewend, vervalt automatisch de financieringsfunctie en dient eventueel via de kapitaalmarkt een vaste


3


geldlening te worden aangetrokken ter vervanging van de weggevallen financieringsmiddelen. Hierbij dient te worden opgemerkt dat het aantrekken van geldleningen gebonden is aan de limieten op grond van de Wet FIDO en het Treasurybesluit van de Hulpverleningsdienst Fryslân. Ad. d. De inkomensfunctie Door aanwending van reserves en voorzieningen voor de financiering van kapitaaluitgaven wordt op aan externe financiers te betalen rente bespaard. Door in de rente-omslag voor deze bespaarde rentelasten een fictieve rentelast op te nemen worden de producten via de kapitaallasten belast met het niveau van de rentelasten als ware er sprake van externe financiering. Deze rente die vrij beschikbaar komt, kan worden toegevoegd aan de reserve, die als financieringsmiddel heeft gediend. Ook kan de rente als structureel dekkingsmiddel ten gunste van de exploitatie worden gebracht. Deze handelswijze impliceert dat, indien de desbetreffende reserve geheel of gedeeltelijk wordt aangewend, de rente-opbrengst vervalt en er in de exploitatie een structureel tekort ontstaat. Derhalve is er dan sprake van een beperking in de besteedbaarheid van de reserve. De huidige reserves en voorzieningen bij de Hulpverleningsdienst Fryslân vervullen de buffer- en bestedingsfunctie. Deze reserves en voorzieningen zijn gevormd met het oog op een stabiele begroting en daarmee samenhangend een stabiele ontwikkeling van de algemene bijdrage. Een stabiele ontwikkeling van de algemene bijdrage is van belang voor de verhouding tussen de Hulpverleningsdienst Fryslân en de deelnemende gemeenten. Reserves en voorzieningen met een financieringsfunctie of inkomensfunctie kunnen leiden tot een schoksgewijze ontwikkeling van de algemene bijdrage. Reserves die een inkomensfunctie vervullen leiden bij aanwending tot een structureel begrotingstekort. Dit structurele begrotingstekort is eigenlijk alleen op te lossen door een structurele verhoging van de algemene bijdrage. Gelet op het streven om te komen tot een stabiele ontwikkeling van de algemene bijdrage is het vormen van reserves of voorzieningen met een financierings- of inkomensfunctie minder wenselijk. Voor de reserves en voorzieningen wordt de volgende algemene beleidslijn geformuleerd. Beleidslijn: reserves en voorzieningen worden bij de Hulpverleningsdienst Fryslân ingezet voor de bufferfunctie en de bestedingsfunctie. Voor de bestedingsfunctie gaat het om incidentele exploitatielasten.

1.3

Rentetoerekening

Door het gebruik van reserves (eigen vermogen) en voorzieningen (vreemd vermogen) als financieringsmiddel behoeft geen beroep te worden gedaan op de gelden kapitaalmarkt. Dit heeft een besparing op de rentekosten tot gevolg. Deze bespaarde rente kan worden toegevoegd aan de reserves of kan als structureel dekkingsmiddel ten gunste van de exploitatie worden gebracht. Voor de verschillende reserves bij de Hulpverleningsdienst Fryslân geldt dat deze zijn ingesteld vanuit de bufferfunctie of de bestedingsfunctie. Binnen de Hulpverleningsdienst Fryslân worden de reserves en voorzieningen niet gebruikt voor de financieringsfunctie. In dit kader vindt toerekening van rente aan reserves niet plaats. Tevens wordt de eventuele bespaarde rente niet als dekkingsmiddel gebruikt binnen de begroting.


4


Artikel 45 van het BBV bepaalt dat er geen rente toegerekend mag worden aan voorzieningen. Voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn ingesteld. Toevoegingen moeten derhalve alleen gebaseerd zijn op de tijdige opbouw van de noodzakelijke omvang van de voorziening en niet op een algemeen rentebeleid. Mutaties in voorzieningen wegens toevoegingen of door vrijval vloeien dus voort uit het aanpassen aan een nieuw noodzakelijk niveau en uit verminderingen wegens aanwending voor het doel waarvoor de voorziening is ingesteld. Alleen in het geval een voorziening tegen contante waarde is opgenomen moet er een jaarlijkse toevoeging plaatsvinden gebaseerd op het vastgestelde percentage waartegen de voorziening contant gemaakt is. Bij de Hulpverleningsdienst Fryslân komen geen voorzieningen voor die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. Beleidslijn: Voor de verschillende reserves en voorzieningen geldt dat er geen rentetoerekening plaatsvindt. De eventuele bespaarde rente wordt niet gebruikt als structureel dekkingsmiddel binnen de begroting.


5


2.

Reserves

2.1

Algemene bedrijfsreserve

De algemene bedrijfsreserve is bedoeld voor het opvangen van fluctuaties in de exploitatie van de Hulpverleningsdienst Fryslân. Deze reserve vervult dus de bufferfunctie. Daarnaast vormt de algemene bedrijfsreserve de belangrijkste component van het weerstandsvermogen van de Hulpverleningsdienst Fryslân. De stand van de algemene bedrijfsreserve bedraagt per 1 januari 2011: € 1.603.4801. Begin 2007 is er een onderzoek uitgevoerd naar het noodzakelijke weerstandsvermogen van de Hulpverleningsdienst Fryslân. Onderdeel van dit onderzoek vormde een onder externe begeleiding gehouden risico workshop met het management van de Hulpverleningsdienst. Tijdens deze workshop zijn de belangrijkste risico’s waarmee de Hulpverleningsdienst te maken heeft in kaart gebracht. De geïdentificeerde risico’s kunnen worden ondergebracht in de volgende categorieën: normale bedrijfsvoeringsrisico’s; risico’s die gedekt behoren te worden vanuit het weerstandsvermogen; beleidswijzigingen die tot structurele aanpassingen in de financiering kunnen leiden. Een nadere beschouwing van de geïdentificeerde risico’s heeft geleid tot een inschatting van het noodzakelijk weerstandsvermogen om deze risico’s te kunnen opvangen. De risico’s die gekwantificeerd zijn hebben betrekking op de ontwikkelingen in de markt (waaronder bezuinigingen en uitvoering aanvullend pakket), de competenties van medewerkers en de rechtspositie van de medewerkers. Een belangrijk gegeven bij de kwantificering van deze risico’s is het feit dat de Hulpverleningsdienst Fryslân voor de WW eigen risicodrager is. Dit betekent dat de ww-uitkeringen van ontslagen personeel uiteindelijk door de Hulpverleningsdienst Fryslân worden betaald. Per 1 januari 2011 kent de algemene reserve een omvang van € 1.603.480. De kwantificering van de risico’s leidt tot de conclusie dat het benodigde weerstandsvermogen € 1.800.000 bedraagt. Zoals in de beleidsnota Weerstandsvermogen is uiteengezet, wordt er niet gestreefd naar aanvulling van de algemene reserve tot het gewenste niveau. Eventuele positieve exploitatiesaldi zullen aan de algemene reserve worden toegevoegd tot het bedrag van € 1.800.000. Het beleid van de Hulpverleningsdienst Fryslân met betrekking tot het noodzakelijke weerstandsvermogen is vastgelegd in de beleidsnota Weerstandsvermogen. De in deze nota vastgelegde beleidslijnen vormen tevens de beleidslijnen met betrekking tot de algemene bedrijfsreserve.

1

Na verwerking van het voorstel resultaatbestemming 2010.


6


2.2

Bestemmingsreserves

In de onderstaande tabel zijn de bestemmingsreserves vermeld waarover de Hulpverleningsdienst Fryslân beschikt. Bestemmingsreserve 1 Bestemmingsreserve rechtspositie 2 Bestemmingsreserve vakantiedagen 3 Bestemmingsreserve vakantietoeslag 4 Bestemmingsreserve functiewaardering 5 Bestemmingsreserve EKD 6 Bestemmingsreserve regionalisering2 7 Bestemmingsreserve gezondheidsenquête TOTAAL

Stand per 1-1-2011 € 192.108 € 498.552 € 868.964 € 400.000 € 811.000 € 466.507 € 62.628 € 3.299.759

In het vervolg van deze paragraaf wordt per bestemmingsreserve nader ingegaan op, het doel van de bestemmingsreserve, de omvang van de bestemmingsreserve en de aanwending van de bestemmingsreserve. 1. Bestemmingsreserve rechtspositie De bestemmingsreserve rechtspositie is in het verleden gevormd voor het dekken van de kosten van: medewerkers waarvoor een wachtgeldregeling is afgesproken; medewerkers die gebruik maken van de (oude) FLO regeling; medewerkers die gebruik maken van de FPU regeling. Bij het bepalen van de omvang van het weerstandsvermogen is met name het risico op wachtgeldverplichtingen (eigen risicodrager ww-uitkeringen) gekwantificeerd. Dit betekent dat het aanhouden van een afzonderlijke bestemmingsreserve voor verplichtingen uit hoofde van wachtgeldregelingen niet meer noodzakelijk is. Aangezien bij de vorming van deze bestemmingsreserve rekening gehouden is met een aantal wachtgeldregelingen, zullen deze wachtgeldregelingen nog via deze bestemmingsreserve worden afgewikkeld. In het saldo van de bestemmingsreserve per 1-1-2011 is rekening gehouden met de kosten van een aantal medewerkers die vallen onder de (oude) FLO regeling. Binnen de begroting van de Hulpverleningsdienst is een beperkt budget opgenomen voor de kosten van FLO regelingen. Indien de werkelijke kosten van de FLO regelingen van de betreffende medewerkers hoger zijn dan de begroting, zal het verschil ten laste van de bestemmingsreserve worden gebracht. Voor de FPU regeling geldt dat deze is afgeschaft. Dit betekent dat er in de toekomst geen nieuwe medewerkers onder de FPU regeling zullen vallen. Afgezien van een aantal medewerkers die nog gebruik van de overgangsregeling kunnen maken. Voor de huidige FPU verplichtingen geldt dat deze nagenoeg geheel gedekt zijn binnen de lopende begroting. Gezien de leeftijdsopbouw van de medewerkers die nu gebruik maken van de FPU regeling kan de Hulpverleningsdienst Fryslân de komende jaren een daling van de FPU verplichting verwachten. Dit betekent dat eventuele nieuwe FPU verplichtingen uit hoofde van de overgangsregeling naar verwachting ook binnen de lopende begroting kunnen worden opgevangen. 2

Na verwerking van het voorstel resultaatbestemming 2010.


7


Gelet op het voorgaande zal de bestemmingsreserve rechtspositie in de komende jaren worden afgebouwd. Enerzijds omdat de Hulpverleningsdienst Fryslân voor het afdekken van wachtgeldverplichtingen een weerstandsvermogen heeft. Anderzijds omdat medewerkers geen gebruik meer kunnen maken van de (oude) FLO regeling en de FPU regeling. De bestemmingsreserve rechtspositie zal in 2015 worden opgeheven. Vanaf 2015 zijn er namelijk geen medewerkers meer die aanspraak kunnen maken op de FPU regeling. Beleidslijn: de bestemmingsreserve rechtspositie zal de komende jaren worden afgebouwd (en in 2015 worden opgeheven). De kosten van (reeds bestaande) wachtgeldregelingen, de (oude) FLO regeling en de FPU regeling komen ten laste van de daarvoor bestemde begrotingsposten. Indien de werkelijke kosten de begroting overschrijden, komen de overschrijdingen ten laste van de bestemmingsreserve. 2. Bestemmingsreserve vakantiedagen Op grond van artikel 44.3 BBV is het verboden om een voorziening te vormen voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een vergelijkbaar volume. Tevens is het volgens artikel 49 BBV verboden om deze verplichtingen op te nemen onder de kortlopende schulden. Als voorbeelden van dergelijke verplichtingen gelden het saldo vakantiedagen van personeelsleden en het opgebouwde recht aan vakantietoeslag. Vanuit bedrijfseconomische oogpunt vormen de arbeidskosten gerelateerde verplichtingen een reële verplichting, die in de balans tot uitdrukking dient te worden gebracht. Om deze bedrijfseconomische realiteit tot uitdrukking te brengen is binnen het BBV het vormen van een bestemmingsreserve de enige mogelijkheid. De bestemmingsreserve vakantiedagen wordt gevormd voor het saldo aan vakantiedagen per balansdatum. Binnen de Hulpverleningsdienst Fryslân wordt als richtlijn gehanteerd dat het aantal verlofuren dat mag worden overgeheveld naar het nieuwe jaar maximaal twee keer het aantal uren van het dienstverband mag bedragen. Jaarlijks wordt de mutatie in de verlofsaldi van de medewerkers verwerkt in deze bestemmingreserve. De verlofuren worden hierbij omgerekend tegen de uurlonen van de betreffende medewerkers, waarbij rekening wordt gehouden met werkgeverslasten. Beleidslijn: de bestemmingsreserve vakantiedagen wordt gevormd om de schuldpositie van de Hulpverleningsdienst volgens bedrijfseconomische grondslagen correct weer te geven. De omvang van de bestemmingsreserve is gelijk aan de verlofsaldi van de medewerkers per balansdatum gewaardeerd tegen werkelijke loonkosten. 3. Bestemmingsreserve vakantietoeslag Zoals hiervoor reeds aangegeven is het op grond van het BBV niet toegestaan om voor het opgebouwde recht aan vakantietoeslag een verplichting of voorziening op te nemen. Ook hier geldt dat er bedrijfseconomisch gezien sprake is van een reële verplichting. Om deze verplichting tot uitdrukking te brengen wordt de bestemmingsreserve vakantietoeslag gevormd. De omvang van de bestemmingsreserve is gelijk aan de opgebouwde rechten aan vakantietoeslag van de medewerkers die op balansdatum in dienst zijn van de Hulpverleningsdienst Fryslân. Deze opgebouwde rechten worden gewaardeerd op basis van geldende bedrijfseconomische normen (derhalve werkelijke loonkosten). Jaarlijks wordt de


8


mutatie in de opgebouwde rechten aan vakantietoeslag verwerkt in deze bestemmingsreserve. Beleidslijn: de bestemmingsreserve vakantietoeslag wordt gevormd om de schuldpositie van de Hulpverleningsdienst volgens bedrijfseconomische grondslagen correct weer te geven. De omvang van de bestemmingsreserve is gelijk aan de opgebouwde rechten aan vakantietoeslag per balansdatum gewaardeerd tegen werkelijke loonkosten. 4. Bestemmingsreserve functiewaardering In 2007 zijn Brandweer Fryslân, de GGD en de GHOR samengegaan in de Hulpverleningsdienst Fryslân. Binnen de bedrijfsvoering was die scheiding in organisatieonderdelen terug te vinden in onder meer de aanwezigheid van verschillende functieboeken en het gebruik van twee verschillende functiewaarderingssystemen. Ten behoeve van de harmonisering van arbeidsvoorwaarden is afgesproken te komen tot één functieboek en één functiewaarderingssysteem. Op basis van het nieuwe functieboek en de indicatieve waarderingen van de functies is het financiële effect in beeld gebracht. Het financiële effect van de functiewaardering is een structurele verhoging van loongebouw met ongeveer € 100.000. Aangezien het nieuwe functieloongebouw met terugwerkende kracht per fusiedatum wordt ingevoerd is er sprake van een nabetalingsverplichting. Voor deze nabetalingsverplichting is in 2009 de bestemmingsreserve functiewaardering gevormd. De Hulpverleningsdienst Fryslân heeft in 2009 de jeugdgezondheidszorg 0-4 jarigen overgenomen van de thuiszorgorganisaties. Voor de functies die als gevolg van deze overname zijn overgekomen van de thuiszorg geldt dat deze nog niet zijn meegenomen in het nieuwe functieboek. De verwachting is dat het functiewaarderingstraject in 2011 zal worden afgerond. Dit betekent ook dat de nabetaling aan de medewerkers in de loop van 2011 zal plaatsvinden. In verband met het afronden van het functiewaarderingstraject zal de bestemmingsreserve aan het eind van 2011 vrijvallen. De daadwerkelijke nabetaling in verband met functiewaardering komt ten laste van de exploitatie. De vrijval van de bestemmingsreserve vormt dan de dekking voor deze incidentele last. Conform het sociaal plan volgt in 2011 een onderhoudsronde voor de functies die vanuit de thuiszorg zijn overgekomen. De verwachting is dat de onderhoudsronde in de eerste helft van 2012 kan worden afgerond. Dit betekent dat bij het opstellen van de jaarrekening 2011 inzicht bestaat in de financiële gevolgen van deze onderhoudsronde. Een eventuele nabetalingsverplichting die hieruit voortvloeit zal worden opgenomen onder de kortlopende schulden (nog te betalen kosten). Beleidslijn: Aangezien het functiewaarderingstraject in 2011 zal worden afgerond, valt de bestemmingsreserve functiewaardering vrij in 2011. Voor de eventuele nabetalingsverplichting die voortvloeit uit de onderhoudsronde JGZ wordt geen nieuwe bestemmingsreserve gevormd. Deze nabetalingsverplichting zal worden opgenomen onder de kortlopende schulden.


9


5. Bestemmingsreserve EKD Een belangrijke taak van de Hulpverleningsdienst Fryslân is de uitvoering van de jeugdgezondheidszorg (JGZ). Op grond van wettelijke bepalingen dient binnen de jeugdgezondheidszorg gewerkt te worden met een digitaal dossier: het Elektronisch Kinddossier (EKD) / Digitaal Dossier (DD) JGZ. Begin 2010 heeft besluitvorming plaatsgevonden over het implementatieplan van het DD JGZ. De bestemmingsreserve EKD is bestemd voor het dekken van de kosten van de implementatie van het DD JGZ. Voor de implementatie van het DD JGZ is in het implementatieplan een kostenbegroting opgenomen die betrekking heeft op de periode 2010 tot en met 2013. De kosten van de implementatie bestaan met name uit de volgende onderdelen: opleiding en scholing, conversie van dossiers, productieverlies en licentierechten. De gemeenten hebben voor de implementatie en het werken met het DD JGZ extra middelen beschikbaar gesteld. In het implementatieplan is voor de periode 2010 – 2013 aangegeven wat de bijdragen per gemeente in de verschillende jaren is. In totaal gaat het om een bedrag van ruim € 6 miljoen aan gemeentelijke bijdragen. Gedurende de looptijd van het implementatietraject worden de implementatiekosten en ontvangen bijdragen verwerkt in de projectadministratie DD JGZ. Jaarlijks zal het verschil tussen de ontvangen bijdragen en de werkelijke implementatiekosten worden toegevoegd / onttrokken aan de bestemmingsreserve EKD. Na volledige implementatie van het DD JGZ binnen de jeugdgezondheidszorg wordt het eventuele saldo van de bestemmingsreserve EKD verrekend met de gemeenten. Dit gelet op het feit dat de middelen specifiek beschikbaar gesteld zijn voor de implementatie van het DD JGZ. Beleidslijn: Gedurende de projectperiode (2010 – 2013) wordt jaarlijks het verschil tussen de ontvangen bijdragen en de werkelijke implementatiekosten onttrekken / toegevoegd aan de bestemmingsreserve EKD. Aan het einde van de projectperiode zal een eventueel saldo van deze bestemmingsreserve worden verrekend met de gemeenten. 6. Bestemmingsreserve regionalisering Met ingang van 1 oktober 2010 is de Wet veiligheidsregio’s in werking getreden. De Wet Veiligheidsregio’s beoogt een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige organisatie van brandweerzorg, geneeskundige hulpverlening en crisisbeheersing onder regie van een Veiligheidsregio. De huidige wet biedt gemeenten de mogelijkheid om de brandweerzorg op gemeentelijk niveau te borgen. De gemeenten in Friesland hebben vooralsnog geopteerd voor deze mogelijkheid. Momenteel werkt het kabinet toe naar een wetswijziging van de Wet Veiligheidsregio’s, waarbij regionalisering van de brandweer verplicht zal worden. Deze voorgestelde wijziging van de wet zal betekenen dat de gemeenten hun brandweertaken moeten overdragen aan de Hulpverleningsdienst Fryslân. Het bestuur van de Hulpverleningsdienst Fryslân heeft in mei 2011 ingestemd met het procesvoorstel Friese vorm. Dit procesvoorstel geeft het besluitvormingsproces weer gericht op de verplichte regionalisering. Conform het voorstel zal in 2011 een projectorganisatie worden ingericht, die als taak zal hebben: • het uitwerken van een organisatieplan voor een geregionaliseerde brandweer; • het uitwerken van een gewijzigde gemeenschappelijke regeling; • het voorbereiden van collegevoorstellen voor de overdracht van de basis brandweerzorg.


10


De bestemmingsreserve regionalisering is bedoeld voor het dekken van de kosten van deze projectorganisatie. Volgens het procesvoorstel Friese vorm zal in november 2011 een projectplan voorbereiding verplichte regionalisering worden voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. Dit projectplan bevat een begroting van de kosten van de projectorganisatie. De werkelijke kosten van de projectorganisatie zullen in de periode 2011 – 2013 ten laste van de bestemmingsreserve regionalisering komen. Beleidslijn: De werkelijke kosten van de projectorganisatie voor de voorbereiding van de verplichte regionalisering worden gedurende de projectperiode (2011 – 2013) onttrokken aan de bestemmingsreserve regionalisering. 7. Bestemmingsreserve gezondheidsenquête Op grond van de Wet Publieke Gezondheid is het verkrijgen van inzicht in de gezondheidssituatie van de bevolking van Fryslân een wettelijke taak van de GGD. Voor het verkrijgen van dit inzicht voert de Hulpverleningsdienst Fryslân periodiek grootschalige gezondheidsonderzoeken uit onder de Friese bevolking. Met dergelijke onderzoeken zijn aanzienlijke kosten gemoeid. De bestemmingsreserve gezondheidsenquête heeft tot doel de kosten van dergelijke onderzoeken gelijkmatig te verdelen over meerdere jaren (egaliseren). De uitkomsten van de gezondheidsonderzoeken worden door de gemeenten gebruikt voor het ontwikkelen van gemeentelijke gezondheidsbeleid. De gemeenten zijn verplicht om elke vier jaar een nota gemeentelijke gezondheidsbeleid vast te stellen. Om in lijn te blijven met deze gemeentelijke (en landelijke) beleidscyclus is het gewenst om eveneens vierjaarlijks gezondheidsonderzoeken uit te voeren. In de begroting van de Hulpverleningsdienst Fryslân is een jaarlijkse toevoeging aan de bestemmingsreserve gezondheidsenquête opgenomen van € 16.000. In het jaar waarin een grootschalig onderzoek wordt uitgevoerd, komen de hieraan verbonden kosten ten laste van de bestemmingsreserve. Bij het actualiseren van de beleidsnota reserves en voorzieningen (eens in de vier jaar) zal de hoogte van de toevoeging aan de bestemmingsreserve gezondheidsenquête opnieuw worden beoordeeld. Bij deze heroverweging van de omvang van de toevoeging zal aandacht worden besteed aan: ontwikkelingen op het gebied van wetgeving; onderzoekstechnieken (bijvoorbeeld digitale vragenlijsten). De stand van de bestemmingsreserve en de daadwerkelijke uitgaven in de afgelopen periode zullen eveneens meegnomen worden in de heroverweging. Beleidslijn: Gedurende de periode 2011 – 2014 vindt een jaarlijkse toevoeging aan de bestemmingsreserve gezondheidsenquête plaats van € 16.000. De omvang van de toevoeging aan de bestemmingsreserve zal vierjaarlijks worden beoordeeld aan de hand van de kosten verbonden aan de onderzoeken en de stand van de bestemmingsreserve aan het begin van de vierjaarlijkse periode.


11


3.

Voorzieningen

In de onderstaande tabel zijn de voorzieningen vermeld die de Hulpverleningsdienst Fryslân heeft gevormd. Voorziening 1 Voorziening BDUR 2 Voorziening RAK CPA 3 Egalisatierekening afschrijving CPA 4 Voorziening frictiekosten MkNN 5 Voorziening opgebouwde spaaruren 6 Onderhoudsvoorziening TOTAAL

Stand per 31-12-2011 € 2.331.530 € 90.517 € 571.966 € 600.000 € 295.282 € 363.875 € 4.253.170

De voorzieningen 1 tot en met 3 vallen onder de categorie “van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden”, maar waarop geen terugbetalingsverplichting rust. Aangezien deze voorzieningen specifiek besteed moeten worden, is de eigen beleidsvrijheid over de besteding van deze voorzieningen beperkt. 1. Voorziening BDUR Door het Ministerie van Veiligheid en Justitie wordt een specifieke uitkering verstrekt voor de taken voortvloeiend uit de Wet Veiligheidsregio. Deze zogenoemde BDUR vormt een bijdrage in de kosten van het programma Veiligheid van de beleidsbegroting van de Hulpverleningsdienst Fryslân. Aangezien het om van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden gaat, is er volgens het BBV sprake van een voorziening. Vanuit bedrijfseconomisch oogpunt vormt de voorziening BDUR de algemene reserve van het onderdeel rampen- crisisbeheersing van de Hulpverleningsdienst Fryslân. De voorziening BDUR is te beschouwen als het weerstandsvermogen van de rampen- en crisisbeheersing. De voorziening BDUR is bedoeld om de financiële risico’s in de exploitatie van het onderdeel rampen- en crisisbeheersing op te vangen. De risico’s waarmee de rampen- en crisisbeheersingsorganisatie te maken heeft zijn nader uitgewerkt in de beleidsnota Weerstandsvermogen. In deze beleidsnota zijn ook de beleidslijnen ten aanzien van deze voorziening nader uitgewerkt. Beleidslijn: De voorziening BDUR wordt aangewend conform de uitgangspunten en beleidslijnen zoals opgenomen in de beleidsnota Weerstandsvermogen.

2. Voorziening RAK CPA Voor de uitvoering van de taakstelling meldkamer ambulancezorg geldt een genormeerd budget op basis van de beleidsregels van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZA). Dit is het zogenoemde wettelijk budget aanvaardbare kosten. De werkelijke kosten voor het uitvoeren van de taken van de meldkamer moeten uit dit budget worden gedekt. Als de werkelijke kosten lager zijn dan het toegestane wettelijke budget aanvaardbare kosten, dan dient het verschil te worden toegevoegd aan de voorziening. Eventuele tekorten dienen aan deze voorziening te worden onttrokken.


12


De voorziening RAK CPA vormt in bedrijfseconomische zin het weerstandsvermogen van de meldkamer ambulancezorg (MKA) Friesland. Het saldo van de voorziening RAK CPA is opgebouwd uit de gecumuleerde resultaten van de MKA Friesland. Conform de geldende regelgeving mag dit saldo uitsluitend worden besteed aan de taakstelling meldkamer ambulancezorg. Hierbij kan worden opgemerkt dat tot op heden de omvang van de voorziening RAK CPA nog niet gemaximeerd is. Aangezien de voorziening RAK CPA het weerstandsvermogen van de MKA Friesland is, dient deze om risico’s in de exploitatie af te dekken. De risico’s waarmee de MKA Friesland te maken heeft zijn nader uitgewerkt in de beleidsnota Weerstandsvermogen. In deze beleidsnota zijn ook de beleidslijnen ten aanzien van deze voorziening nader uitgewerkt. Beleidslijn: De voorziening RAK CPA wordt aangewend conform de uitgangspunten en beleidslijnen zoals opgenomen in de beleidsnota Weerstandsvermogen. 4. Egalisatierekening afschrijving CPA Op grond van de beleidsregels van de NZA worden er genormeerde bedragen beschikbaar gesteld voor investeringen in de meldkamersystemen GMS en AVLS/GIS. De werkelijke investeringen in deze meldkamersystemen dienen uit de genormeerde bedragen te worden bekostigd. Zodra de werkelijke investeringen afwijken van de genormeerde investeringen ontstaan er verschillen tussen de werkelijke afschrijvingskosten en de in het wettelijk budget opgenomen afschrijvingskosten. De egalisatierekening afschrijvingen CPA is bedoeld om deze verschillen te egaliseren. Op de egalisatierekening afschrijvingen CPA worden dan ook de verschillen geboekt tussen de in het budget opgenomen afschrijvingskosten voor de meldkamersystemen GMS en AVLS/GIS en de werkelijke afschrijvingskosten voor deze meldkamersystemen. Volgens de huidige regelgeving is de egalisatierekening afschrijving CPA niet gebonden aan minimum of maximum grenzen. Aangezien het niet toegestaan is om meer te investeren dan de genormeerde investeringen, zal het saldo van de egalisatierekening afschrijving CPA nooit negatief zijn. Beleidslijn: conform de geldende beleidsregels van de Nederlandse Zorgautoriteit vinden mutaties in de egalisatierekening afschrijving CPA plaats. 5. Voorziening frictiekosten MkNN De realisatie van de Meldkamer Noord Nederland leidt tot een aantal incidentele kosten zoals projectkosten en kosten voor het ontmantelen van de huidige meldkamers. Deze frictiekosten bestaan deels uit het personele frictiekosten en deels uit materiële frictiekosten. De personele frictiekosten hangen samen met de overgang van de brandweer centralisten van de Politie Fryslân naar de Hulpverleningsdienst Drenthe. Dit betreft de consequenties van de overgang naar een andere CAO. Daarnaast zullen niet alle huidige brandweer centralisten worden geplaatst in de Meldkamer Noord Nederland. Dit betreft boventalligheid van personeel. Tussen de Hulpverleningsdienst Fryslân en de Politie Fryslân vindt nog overleg plaats over de hoogte en de verdeling van de personele frictiekosten.


13


De materiële frictiekosten hebben met name betrekking op het ontmantelen van de huidige meldkamers. Deze kosten bestaan voornamelijk uit desinvesteringen. De desinvesteringen zijn gelijk aan de boekwaarden van de investeringen in de huidige meldkamers per 1 oktober 2011. Op grond van door externe adviseurs opgesteld rapporten gaat de hulpverleningsdienst vooralsnog uit van € 400.000 aan personele frictiekosten en € 200.000 aan materiële frictiekosten. Beleidslijn: De daadwerkelijke frictiekosten als gevolg van de realisatie van de Meldkamer Noord Nederland komen ten laste van de voorziening.

6. Voorziening opgebouwde spaaruren Op grond van de CAR/UWO konden medewerkers van de Hulpverleningsdienst Fryslân verlofuren sparen op basis van een spaarcontract. De gespaarde verlofuren kunnen in de toekomst door de medewerkers worden aangewend om langdurig verlof op te nemen. Met de invoering van de levensloopregeling is de mogelijkheid om verlof te sparen beëindigd. Dit betekent dat er in de toekomst geen nieuwe spaarcontracten meer bijkomen. De voorziening opgebouwde spaaruren is gevormd voor het aantal uren dat daadwerkelijk is gespaard door de medewerkers die gebruik hebben gemaakt van de regeling. De gespaarde uren worden hierbij omgerekend tegen de werkelijke loonkosten (op basis van bruto uurlonen) per balansdatum. Door het treffen van deze voorziening kan de Hulpverleningsdienst Fryslân in de toekomst voldoen aan haar verplichting om de medewerkers verlof te geven. De voorziening maakt het dan namelijk mogelijk om vervangend personeel in te huren. Gelet op het feit dat de regeling is komen te vervallen zullen er geen wezenlijke dotaties aan deze voorziening meer plaatsvinden. De huidige omvang van de voorziening is namelijk dusdanig dat de (vervangings-)kosten van de verlofaanvragen hieruit kunnen worden gedekt. De medewerkers hoeven de gespaarde verlofuren niet op korte termijn op te nemen. Om ook in de toekomst vervanging van personeel mogelijk te maken is het noodzakelijk om de voorziening jaarlijks aan te passen aan de loonontwikkeling. De onttrekkingen aan de voorziening hebben betrekking op medewerkers die besluiten om de gespaarde verlofuren op te nemen. Beleidslijn: De voorziening wordt aangewend voor het afwikkelen van de verlofaanvragen die vallen onder deze regeling. Jaarlijks vindt indexering plaats van het saldo op grond van de werkelijke loonontwikkeling. 7. Onderhoudsvoorziening Het kantoorgebouw aan de Harlingertrekweg is eigendom van de Hulpverleningsdienst Fryslân. Dit betekent tevens dat de Hulpverleningsdienst Fryslân zelf verantwoordelijk is voor het groot onderhoud van het kantoorgebouw. Om de kosten van groot onderhoud in de toekomst te kunnen bekostigen is een onderhoudsvoorziening ingesteld. In 2003 is door een extern bureau onderzoek gedaan naar de onderhoudsgevoeligheid van het kantoorgebouw. Op basis van dit onderzoek heeft het externe bureau een meerjarenonderhoudsplan voor het kantoorgebouw opgesteld. Eind 2010 heeft de


14


hulpverleningsdienst een Lange Termijn Huisvestingsplan (LTHP) opgesteld voor de periode 2010 - 2013. Dit plan bevat ook een geactualiseerde meerjarenonderhoudsplanning voor het kantoorgebouw. Naar aanleiding van het oorspronkelijke meerjarenonderhoudsplan is in de begroting van de hulpverleningsdienst een jaarlijkse dotatie aan de onderhoudsvoorziening opgenomen van € 55.000. Het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan geeft geen aanleiding om de hoogte van deze dotatie te herzien. Op grond van de Financiële verordening dient de Hulpverleningsdienst Fryslân eens in de vier jaren een onderhoudsplan gebouwen op te stellen. Het Algemeen Bestuur stelt dit onderhoudsplan vast. Het onderhoudsplan gebouwen besteed aandacht aan de onderhoudswerkzaamheden die komende periode van vier jaren uitgevoerd moeten worden. Tevens biedt het onderhoudsplan inzicht in de kosten van deze onderhoudswerkzaamheden. De wijze waarop de onderhoudskosten worden gedekt wordt eveneens uitgewerkt in het onderhoudsplan gebouwen. Het onderhoudsplan gebouwen geeft inzicht in de onderhoudswerkzaamheden en de kosten daarvan. Door deze te relateren aan de omvang van de onderhoudsvoorziening, biedt het onderhoudsplan gebouwen ook inzicht in de toereikendheid van onderhoudsvoorziening. Indien blijkt dat de onderhoudsvoorziening voor de langere termijn (langer dan vijf jaren) ontoereikend blijkt te zijn dan dient bijstelling van de dotatie aan de onderhoudsvoorziening plaats te vinden. Dit betekent dat een eventuele bijstelling van de hoogte van de jaarlijkse dotatie aan de onderhoudsvoorziening ook eens in de vier jaren plaatsvindt. De kosten van het op grond van het onderhoudsplan gebouwen uitgevoerde onderhoud worden onttrokken aan de voorziening. De verwachte kosten van het geplande onderhoud in de periode 2011 – 2014 zijn uitgewerkt in de “Onderhoudsplanning 2008 – 2017”. Beleidslijn: Op basis van het meerjarenonderhoudsplan vindt een jaarlijkse dotatie van € 55.000 aan de onderhoudsvoorziening plaats. De hoogte van de jaarlijks dotatie wordt eens in de vier jaar beoordeeld bij het opstellen van het onderhoudsplan gebouwen.


15


4.

Samenvatting beleidslijnen

Algemeen

Algemene bedrijfsreserve Bestemmingsreserve rechtspositie

Bestemmingsreserve vakantiedagen

Bestemmingsreserve vakantietoeslag

Bestemmingsreserve functiewaardering

Bestemmingsreserve EKD

Bestemmingsreserve regionalisering

Bestemmingsreserve gezondheidsenquête

Voorziening BDUR

Reserves en voorzieningen worden bij de Hulpverleningsdienst Fryslân ingezet voor de bufferfunctie en de bestedingsfunctie. Voor de bestedingsfunctie gaat het om incidentele exploitatielasten. Bij de Hulpverleningsdienst Fryslân vindt geen rentetoerekening aan reserves en voorzieningen plaats. Het beleid ten aanzien van de algemene reserve is vastgelegd in de beleidsnota “Weerstandsvermogen”. Deze bestemmingsreserve zal de komende jaren worden afgebouwd. De kosten van (reeds bestaande) wachtgeldregelingen, de (oude) FLO regeling en de FPU regeling komen ten laste van de daarvoor bestemde begrotingsposten. Indien de werkelijke kosten de begroting overschrijden, komen de overschrijdingen ten laste van de bestemmingsreserve. De bestemmingsreserve vakantiedagen wordt gevormd om de schuldpositie van de Hulpverleningsdienst volgens bedrijfseconomische grondslagen correct weer te geven. De omvang van de bestemmingsreserve is gelijk aan de verlofsaldi van de medewerkers per balansdatum gewaardeerd tegen werkelijke loonkosten De bestemmingsreserve vakantietoeslag wordt gevormd om de schuldpositie van de Hulpverleningsdienst volgens bedrijfseconomische grondslagen correct weer te geven. De omvang van de bestemmingsreserve is gelijk aan de opgebouwde rechten aan vakantietoeslag per balansdatum (gewaardeerd tegen werkelijke loonkosten). Aangezien het functiewaarderingstraject in 2011 zal worden afgerond, valt de bestemmingsreserve functiewaardering vrij in 2011. Voor de eventuele nabetalingsverplichting die voortvloeit uit de onderhoudsronde JGZ wordt geen nieuwe bestemmingsreserve gevormd. Deze nabetalingsverplichting zal worden opgenomen onder de kortlopende schulden. Gedurende de projectperiode (2010 – 2013) wordt jaarlijks het verschil tussen de ontvangen bijdragen en de werkelijke implementatiekosten onttrekken / toegevoegd aan de bestemmingsreserve EKD. Aan het einde van de projectperiode zal een eventueel saldo van deze bestemmingsreserve worden verrekend met de gemeenten. De werkelijke kosten van de projectorganisatie voor de voorbereiding van de verplichte regionalisering worden gedurende de projectperiode (2011 – 2013) onttrokken aan de bestemmingsreserve regionalisering. Gedurende de periode 2011 – 2014 vindt een jaarlijkse toevoeging aan de bestemmingsreserve gezondheidsenquête plaats van € 16.000. De omvang van de toevoeging aan de bestemmingsreserve zal vierjaarlijks worden beoordeeld aan de hand van de kosten verbonden aan de onderzoeken en de stand van de bestemmingsreserve aan het begin van de vierjaarlijkse periode. De voorziening BDUR wordt aangewend conform de


16


Voorziening RAK CPA

Egalisatierekening afschrijving CPA Voorziening frictiekosten MkNN Voorziening opgebouwde spaaruren

Onderhoudsvoorziening

uitgangspunten en beleidslijnen zoals opgenomen in de beleidsnota “Weerstandsvermogen”. De voorziening RAK CPA wordt aangewend conform de uitgangspunten en beleidslijnen zoals opgenomen in de beleidsnota “Weerstandsvermogen”. Conform de geldende beleidsregels van de Nederlandse Zorgautoriteit vinden mutaties in de egalisatierekening afschrijving CPA plaats. De daadwerkelijke frictiekosten als gevolg van de realisatie van de Meldkamer Noord Nederland komen ten laste van de voorziening. De voorziening wordt aangewend voor het afwikkelen van de verlofaanvragen die vallen onder de regeling. Jaarlijks vindt indexering plaats van het saldo op grond van de werkelijke loonontwikkeling. Op basis van het meerjarenonderhoudsplan vindt een jaarlijkse dotatie van € 55.000 aan de onderhoudsvoorziening plaats. De hoogte van de jaarlijks dotatie wordt eens in de vier jaar beoordeeld bij het opstellen van het onderhoudsplan gebouwen.


17

BELEIDSNOTA RESERVES EN VOORZIENINGEN. Hulpverleningsdienst Fryslân

Recommend Documents