Nota reserves en voorzieningen
Versie 1.0
1
1. Inleiding De nota reserves en voorzieningen is opgesteld om het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen aan te geven. Het beleid volgt de voorschriften voor gemeenten en provincies zoals vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Om te voorkomen dat nota's vooral de algemeen geldende regelgeving herhalen kiest Purmerend ervoor om alleen die zaken aanvullend vast te leggen die verduidelijken hoe de beleidsruimte in de regelgeving wordt ingevuld. Deze nota is dan ook een aanvulling op de spelregels die zijn vastgelegd in het BBV en de in 2010 vastgestelde verordening "212 en 213a" waarin de financiële beheersregels van Purmerend zijn vastgelegd. Aanleiding om de nota te schrijven is vraag van de raad en specifiek de auditcommissie naar een overkoepelende nota die de basis vormt voor het te voeren beleid en de verslaglegging. In algemene termen heeft de meerderheid van de raad diverse malen aangegeven geen behoefte te hebben aan een reeks van kleine bestemmingsreserves die eerder worden opgevat als "potjes" dan als toegevoegde waarde bij het inzichtelijk maken van specifieke bestemmingen. In deze nota komen achtereenvolgens aan bod: De begripsbepalingen met betrekking tot de reserves en voorzieningen. Het beleid en beheer van reserves en voorzieningen. Wat zijn de richtlijnen voor het instellen, beheren en opheffen van een reserve of een voorziening? Het weerstandsvermogen en risico's. Evaluatie bestaande reserves en voorzieningen. Als bijlage treft u aan een totaaloverzicht van de bestaande reserves en voorzieningen met de daarbij behorende functies, minimumsaldo en maximumsaldo van de reserve of voorziening.
2. Begripsbepaling De bepalingen m.b.t. reserves en voorzieningen zijn vastgelegd in artikel 42 t/m 45 van het BBV. In dit hoofdstuk worden de definities en kenmerken van de reserves en voorzieningen nader beschreven. 2.1 Reserves Reserves kunnen worden omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vrij zijn te besteden. Ze zijn te onderscheiden in: 1. de algemene reserve; 2. de bestemmingsreserves; 3. de egalisatiereserves, als onderdeel van de bestemmingsreserves. Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit de reserves (algemene reserves en bestemmingsreserves) en het resultaat na bestemming volgend uit de jaarrekening Algemene reserve De algemene reserve staat ter vrije beschikking van de raad om incidentele tegenvallers te kunnen opvangen. De gewenste minimale omvang van de algemene reserve van de gemeente Purmerend is gelijk aan 100% van het benodigde weerstandsvermogen met een minimum van € 15 miljoen. Dit in relatie met de rente-inkomsten over de algemene reserve die verwerkt zijn als structureel dekkingsmiddel voor de jaarlijkse uitgaven. Wat het weerstandsvermogen is en wat het inhoudt wordt nader beschreven in hoofdstuk 4. Bestemmingsreserve Een bestemmingsreserve is een reserve waar de raad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven.
2
Functies reserves In het kader van een verantwoord en flexibel financieel beleid verdient het de aanbeveling, daar waar het nodig is, tot de vorming en instandhouding van reserves over te gaan. Dit kan en moet mede worden bezien in relatie tot een aantal functies die de reserves hebben. Hierbij zijn de volgende functies te onderscheiden: 1. De financierings- of inkomensfunctie. Reserves kunnen worden gebruikt als eigen financieringsmiddel, omdat ze onderdeel uitmaken van het totale vermogen van de gemeente. Binnen de gemeente kan het vermogen worden aangewend als interne financieringsmiddel. De gemeente 'leent' in dit geval als het ware van zich zelf in plaats van dit geld te lenen van derden. De reserves zorgen voor een minder grote afhankelijkheid van vreemd vermogen en daarmee kleinere effecten als de rente op de kapitaalmarkt schommelt. Het bezit van reserves levert (bespaarde) rente op. 2. De dekkings- of bestedingsfunctie. Dit zijn bestemmingsreserves die zijn ingesteld voor een bepaald doel. Als tot de realisering van het doel wordt besloten kan tot besteding / dekking worden overgegaan. 3. De bufferfunctie. Hiermee wordt bedoeld dat onvoorziene zaken kunnen worden opgevangen. Dit geldt met name voor de algemene reserve. 4. De egalisatiefunctie. Reserves kunnen worden gevormd om baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Extreme pieken en dalen in de exploitatiebegroting kunnen zo worden vermeden. Zo ook kunnen ongewenste schommelingen in tarieven die aan derden in rekening worden gebracht door middel van een egalisatiereserve worden opgevangen. Deze reserves kunnen onderverdeeld worden in: vrije reserves; geblokkeerde of beklemde reserves. Vrije reserves Een reserve waarvan de aanwending geen budgettaire gevolgen heeft, omdat de bespaarde rente niet als structureel dekkingsmiddel wordt gebruikt. Geblokkeerde of beklemde reserves Reserves waarover niet geheel of gedeeltelijk vrij kan worden beschikt, omdat deze reserves worden gebruikt om structurele dekkingsmiddelen voor de gemeentelijke begroting te genereren. Bij andere inzet van de reserve moeten vervangende dekkingsmiddelen worden aangewezen. Hier is sprake van wanneer de reserves een financieringsfunctie hebben binnen de gemeente en of de reserve bestemd is voor een bepaald doel (de bestemmingsreserves). Alle reserves bij de gemeente Purmerend hebben de financieringsfunctie waarbij de bespaarde rente als structureel dekkingsmiddel wordt gebruikt, waardoor ze geblokkeerd of beklemmend zijn. Dit geldt tot een totaal van € 15 miljoen . Stille reserves Stille reserves zijn de meerwaarden van activa die lager dan de werkelijke waarde of tegen nul zijn gewaardeerd en die direct verkoopbaar zijn - indien we dat zouden willen - zonder dat de normale bedrijfsgang daaronder te lijden heeft. Dit betreft dan vooral de nu door de gemeente verhuurde, niet voor de openbare dienst bestemde gebouwen. Evenmin mogen deze gebouwen in gebruik zijn bij maatschappelijke voorzieningen. In feite is sprake van bijna direct-verkoopbare gebouwen. Ook als het pand voor strategische doeleinden is verworven (een toekomstige ontwikkeling) maakt het geen onderdeel uit van de stille reserves. 2.2 Voorzieningen Voorzieningen worden ingesteld voor een specifiek doel en gevormd wegens: 1. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; 2. op de balansdatum bestaande risico's van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; 3. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.
3
Het gaat bij voorzieningen om verplichtingen, die te zijner tijd schulden kunnen worden, zoals garantieverplichtingen en dergelijke. Ook kunnen voorzieningen betrekking hebben op verplichtingen samenhangend met het in de tijd onregelmatig gespreid zijn van bepaalde kosten, zoals groot onderhoud. Tevens kunnen voorzieningen een schatting betreffen van lasten voortvloeiend uit risico's die samenhangen met bedrijfsvoering, zoals rechtsgedingen, reorganisaties en dergelijke. Voor de gevolgen van toekomstige gebeurtenissen, die niet in causale relatie staan tot het bedrijfsgebeuren in de periode voorafgaande aan de balansdatum, kunnen geen voorzieningen worden gevormd. Ter onderbouwing dient een (beheers)plan opgesteld te worden. De voorzieningen kunnen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor zij is ingesteld. Voorzieningen kunnen worden omschreven als vermogensbestanddelen die als vreemd vermogen zijn aan te merken, omdat deze gelden niet vrij beschikbaar zijn. Er staat namelijk altijd een verplichting of een kwantificeerbaar risico tegenover. 2.3 Verschil tussen een bestemmingsreserve en een voorziening Het onderscheid tussen een reserve en een voorziening is geregeld in onze boekhoudvoorschriften het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het onderscheid wordt gelegd bij de mogelijkheid of de raad de bestemming kan wijzigen. Zolang de bestemming veranderd kan worden is er sprake van een (bestemmings)reserve. Zodra dit niet mogelijk is spreekt men van een voorziening. Uitzondering hierop vormt de bestemmingsreserve die aangehouden wordt voor de dekking van kapitaallasten van activa die in het bezit zijn van de gemeente. Het veranderen van de bestemming van deze laatste categorie heeft immers gevolgen voor de exploitatie. Aan een voorziening kleeft een verplichting, de aanwending en vorming van een reserve is theoretisch vrijblijvender. De aard en de beoogde betekenis van een reserve is een “spaarpot" voor een specifiek doel. Voorzieningen worden gezien als vreemd vermogen. Reserves zijn aan te merken als eigen vermogen. 2.4 Renteberekening en -toerekening De renteopbrengst van reserves betreft zogenaamde bespaarde rente. Door de reserves als financieringsmiddel te gebruiken wordt rente bespaard die anders over aan te trekken langlopende geldleningen wordt betaald. Die bespaarde rente wordt in de exploitatie als baat opgenomen. Bij de gemeente Purmerend is dit het geval. Als deze interne financieringsmiddelen niet aanwezig zouden zijn, zou de gemeente bij een bank geld lenen en daarover rente betalen. Deze rente wordt door deze interne financiering nu uitgespaard. Het ten gunste brengen van de rente aan de exploitatie heeft als voordeel dat het financiële ruimte geeft op de begroting. Een nadeel is echter dat als de reserve besteed wordt, de rentebaat vervalt en er dus een gat in de begroting ontstaat.
3. Beleid en beheer van reserves en voorzieningen In dit hoofdstuk komen beleids- en beheersmatige aspecten die betrekking hebben op reserves en voorzieningen aan de orde. Hierbij gaat het om de instelling van reserves en voorzieningen, richtlijnen met betrekking tot dotaties en onttrekkingen 3.1 Instellingscriteria Het algemene uitgangspunt is: het, in alle redelijkheid, zoveel mogelijk beperken van de bestemmingsreserves. Bij het instellen is een betekenisvolle omvang belangrijk, de eerste storting is daarom minimaal € 250.000. Hierbij wordt natuurlijk wel rekening gehouden met de wettelijke voorschriften betreffende reserves en voorzieningen zoals eerder vermeld in hoofdstuk 2. Bij het instellen van reserves en voorzieningen worden de volgende criteria gehanteerd: 3.2 De wijze van instelling van een reserve Om te voorkomen dat onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is, moeten goede gronden aanwezig zijn om een reserve in te stellen of in stand te houden.
4
Aan de andere kant wordt er natuurlijk ook voor gewaakt dat de begrotingspositie van de gemeente, door financiële risico's waarvoor geen buffer is gevormd, kan worden aangetast. De omvang van de reserves wordt daarom afgestemd op het doel dat er mee gediend is. Om het budgetrecht van de raad op het terrein van reserves tot zijn recht te laten komen zal het instellen of opheffen van reserves bij afzonderlijk raadsbesluit plaatsvinden. In het besluit ten behoeve van reserves zal voor zover van toepassing aangegeven worden: 1. De omschrijving van het doel waarvoor de reserve wordt gevormd. 2. De gewenste of noodzakelijke, minimale en/of maximale omvang. 3. De dekking van de stortingen. 4. De looptijd, deze is langer dan 2 jaar, dat wil zeggen de besteding strekt uit over minimaal 2 jaar. Hierbij geldt voor de bestemmingsreserves met uitzondering van de egalisatiereserves een looptijd van 4 jaar. Het college kan de raad voorstellen om een bestemmingsreserve na een periode van 4 jaar in stand te houden (artikel 6 Verordening 212 en 213a 2010). 5. Er mag geen sprake zijn van structurele uitgaven. Als het doel van een reserve vervalt, doordat bijvoorbeeld het risico niet meer aanwezig is, dan valt het saldo van de reserve vrij in de exploitatie. 3.3 De wijze van instelling van een voorziening De omvang van de voorzieningen wordt afgestemd op de omvang van de risico's dan wel de verplichtingen en/of verliezen die er door worden gedekt. Een voorziening wordt ingesteld door het college van burgemeester en wethouders (zie ook 2.2). In het besluit ten behoeve van de voorzieningen zal voor zover van toepassing aangegeven worden: 1. De omschrijving van het doel waarvoor de voorziening wordt gevormd. 2. De gewenste of noodzakelijke, minimale en/of maximale omvang. 3. De dekking van de stortingen. Als het doel van een voorziening vervalt, doordat bijvoorbeeld het risico niet meer aanwezig is, dan valt het saldo van de voorziening vrij in de exploitatie. 3.4 Administratie reserves en voorzieningen Reserves: Rechtstreeks toevoegen aan, het onttrekken van en het laten vrijvallen van reserves ten laste of ten gunste van het resultaat, is met de inwerkingtreding van het BBV niet meer mogelijk. Het instellen, aanvullen, onttrekken, het laten vrijvallen en de opheffing van reserves vinden plaats binnen de resultaatbestemming en niet via de resultaatbepaling. Administratief wordt dit verwerkt door middel van vermogensmutaties en bestemde resultaatboekingen (volgens de voorgeschreven CBS hoofdfunctie 980). Voedingen en onttrekkingen dienen geraamd te worden voor zover dit in de aard van de reserve mogelijk is. Onttrekkingen kunnen niet leiden tot negatieve bestemmingsreserves. Reserves mogen volgens het BBV niet negatief zijn. Een onttrekking aan een reserve kan, conform het BBV, slechts gebeuren in overeenstemming met de doelstelling van die reserve. Een onttrekking welke niet in overeenstemming is met de doelstelling van een bestemmingsreserve kan slechts plaatsvinden indien de raad hier goedkeuring aan verleent. Voorzieningen: Voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Ze mogen daardoor niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn gevormd. Toevoegingen zijn altijd gebaseerd op de tijdige opbouw van de noodzakelijke omvang van de voorziening. Mutaties in voorzieningen wegens toevoegingen, onttrekkingen of door vrijval, vloeien dus voort uit het aanpassen van een nieuw noodzakelijk niveau. Dotaties in bestaande voorzieningen of het vormen van een nieuwe voorziening worden als last bij de diverse programma’s in de primitieve begroting opgenomen.
5
Het kan voorkomen dat er bijvoorbeeld bij controle van de jaarrekening door de accountant blijkt dat er een voorziening moet worden gevormd vanwege een kwantificeerbaar risico dat zich op moment van controle voordoet. Het college van burgemeester en wethouders zal dan een voorziening instellen en opnemen in de jaarrekening en deze nader toelichten. 3.5 Wijzigen doel of bestemming Het principe van (bestemmings)reserves is dat de raad te allen tijde het doel of de bestemming kan wijzigen. Voor een dergelijke wijziging is dus altijd een raadsbesluit en begrotingswijziging nodig. Het doel van een voorziening zal in principe niet wijzigen, gegeven het verplichtende karakter en de harde kaders. Mocht dit om welke reden dan wel wijzigen, doordat de noodzaak vervalt, dan zal de voorziening in de exploitatie vrijvallen. 3.6 Opheffen Wanneer het doel op basis waarvan een reserve of een voorziening is gevormd op enig moment vervalt, dan dient de reserve of voorziening te worden opgeheven. Voor de reserves is dit voorbehouden aan de raad voor de voorzieningen is het college bevoegd. Reserves: De vrijkomende middelen worden toegevoegd aan het resultaat na bestemming. Aan de vrijvallende bestemmingsreserve kan dan door de raad door middel van een integrale afweging, een andere bestemming worden gegeven. Voorzieningen: Wanneer de voorzieningen worden opgeheven wordt het saldo ten gunste van de exploitatie gebracht. Op deze manier wordt het vrijgevallen bedrag in de resultaatbepaling opgenomen. Bij de bestemming van het resultaat kunnen deze middelen dan opnieuw worden ingezet. 3.7 Evaluatie en actualisatie van reserves en voorzieningen Doordat omstandigheden voortdurend wijzigen is het nodig periodiek het reserve- en voorzieningenbeleid te toetsen. Hierbij wordt integraal aangegeven welke reserves en voorzieningen er zijn. Per reserve/voorziening wordt hierbij gekeken naar de noodzaak om deze aan te houden, naar de omvang ervan en naar de mogelijkheid reserves samen te voegen. Jaarlijks bij de jaarrekening worden alle reserves en voorzieningen geactualiseerd. 3.8 Presentatie in de programmabegroting en de programmarekening Bij het opstellen van de programmabegroting en programmarekening is de presentatie van de reserves en voorzieningen als volgt: Per programma worden de mutaties toegelicht in het onderdeel financiële toelichting per programma. In de bijlage reserves en voorzieningen wordt opgenomen een totaaloverzicht van alle reserves en voorzieningen van de gemeente. Daarnaast wordt het doel beschreven. Bij de beschrijving van het doel worden geen bedragen vermeld.
4. Het weerstandsvermogen en risico's 4.1 Doelstelling Het weerstandsvermogen geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is om niet begrote kosten te dekken. Door het weerstandsvermogen hoeft bij een financiële tegenvaller in de begrotingsuitvoering niet direct tot een bezuiniging te worden overgegaan. Onderscheid wordt gemaakt tussen incidenteel en structureel weerstandsvermogen. Het eerste is bedoeld voor eenmalige tegenvallers en het tweede voor structurele tegenvallers. Het begrip weerstandsvermogen wordt als volgt gedefinieerd: Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: A. De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; B. Alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.
6
4.2 Omvang weerstandscapaciteit Tot de weerstandscapaciteit worden de algemene reserve, stille reserves en de onbenutte belastingcapaciteit gerekend. Dit zijn immers middelen en mogelijkheden waarover een gemeente beschikt, om niet begrote kosten die onverwachts en substantieel zijn te dekken. Hoewel bestemmingsreserves in principe ook tot de weerstandscapaciteit behoren worden ze niet meegerekend. Dit komt omdat het feit dat bestemmingsreserve niet vrij inzetbaar zijn zonder heroverweging van (politieke) keuzes en de uitvoering van projecten die ten laste van de bestemmingsreserves al in gang gezet is. De algemene reserve en stille reserves behoren tot de incidentele weerstandscapaciteit. Dit is het vermogen om calamiteiten en andere eenmalige tegenvallers op te kunnen vangen, zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van taken op het geldende niveau. Met de structurele weerstandscapaciteit worden de middelen bedoeld die permanent ingezet kunnen worden om tegenvallers in de lopende exploitatie op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van de bestaande taken. In de literatuur worden hiertoe soms ook de bezuinigingsmogelijkheden die een gemeente heeft, gerekend. Bezuinigingsmogelijkheden zijn echter niet met één raadsbesluit gerealiseerd, daarvoor is meer nodig aan voorbereiding en uitvoering. Wel kan onbenutte belastingcapaciteit tot structurele weerstandscapaciteit worden gerekend. Onbenutte belastingcapaciteit De onbenutte belastingcapaciteit van de gemeente Purmerend is het verschil tussen het werkelijke tarief (on)roerendezaakbelastingen dat de gemeente heeft vastgesteld en het tarief dat de gemeente minimaal zou moeten hanteren om in aanmerking te komen voor extra steun van het rijk (de zogenaamde artikel 12- status). Daarnaast telt het verschil tussen kostendekkende tarieven en de werkelijk gehanteerde tarieven mee. Omdat in Purmerend gewerkt wordt met kostendekkende tarieven en in 2011 en 2012 besloten is om de kosten van het veegvuil en de kwijtschelding in de tarieven onder te brengen resteert als onbenutte belastingcapaciteit alleen de OZB. 4.3 Risico’s Voor een goed begrip van wat er onder risico’s valt en wat er niet onder valt is de onderstaande vuistregel behulpzaam: Kortingen op algemene en specifieke uitkeringen Voor kortingen op algemene (het gemeentefonds) en specifieke uitkeringen geldt dat deze worden ingeschat en verwerkt in de begroting. Hiervoor is het weerstandsvermogen niet bedoeld. Kosten Voor gebeurtenissen waarvan het zeker is dat ze zich voor gaan doen en waarvan de omvang betrouwbaar kan worden geschat worden voorzieningen ingesteld. Bij het weerstandsvermogen kunnen deze kosten daarom buiten beschouwing worden gelaten. Kleine risico’s Voor kleine risico’s geldt dat de financiële betekenis hiervan niet zodanig materieel is dat hiermee rekening moet worden gehouden bij de bepaling van het benodigde weerstandsvermogen. In de begroting is een post onvoorzien opgenomen van € 50.000 om gedurende het jaar hierop te kunnen antwoorden als inpassing van de uitgaven niet binnen een programma is op te vangen. We hebben het dan niet over reguliere afwijkingen bij de uitvoering van de begroting. Hiervoor geldt dat er meerdere malen per jaar bijstelling van de begroting plaatsvindt. Rampen en crisis Voor rampen en crisissituaties geldt dat er een scala aan beheersmaatregelen is getroffen. Dit betreft enerzijds het rampenplan waarmee aangegeven wordt hoe een (dreigende) ramp of crisis te lijf wordt gegaan en anderzijds is er sprake van een verzekerd risico. Voor zover dit niet het geval is, zal worden teruggevallen op de rijksoverheid. Uiteraard kan er sprake zijn van een financieel nadeel voor de gemeente. De omvang hiervan is vooraf niet in te schatten en de inpassingen zijn er hoe dan ook op gericht om een dergelijke schade te voorkomen, dan wel te minimaliseren. Voor zover het in de beïnvloedingssfeer ligt van de gemeente wordt via de weg van vergunningen en periodieke toetsing gezorgd voor het minimaliseren van de risico’s.
7
4.4 Omvang weerstandsvermogen Voor de bepaling van de wenselijke omvang van het weerstandsvermogen worden de financiële risico’s in kaart gebracht. Bij deze risico’s wordt een ondergrens gehanteerd van € 100.000. Risico’s onder deze grens worden niet verder toegelicht omdat het gaat om een lange reeks van kleine risico’s. Daadwerkelijk opgetreden risico’s komen terug als afwijking in de programmarekening ter verklaring van het resultaat. De risico’s die van belang zijn voor het bepalen van het weerstandsvermogen zijn de niet reguliere, strategische, niet kwantificeerbare risico’s. De reguliere horen immers in de begroting tot uitdrukking te komen. Bij de weging van het benodigde weerstandsvermogen wordt uitgegaan dat het drie jaar zal duren voordat een structureel effect van de risico’s kan worden gecompenseerd met lagere uitgaven elders. Als voorbeeld staan hieronder de actuele risico’s die zijn meegenomen in de Kadernota 2013 en hoe die zich verhouden tot de risico’s die zijn verwoord in de programmabegroting 2013 – 2016. Onderwerp (bedragen x € 1.000)
Begroting 2012
Kadernota 2013
Begroting 2013
Inkomsten leges omgevingsvergunningen
700
0
400
Openeinde regeling Wmo
900
0
0
Parkeeropbrengsten
300
0
0
Grondexploitaties
0
0
0
Sanering asbest
0
0
1.000
4.500
4.500
3.000
2.000
0
750
0
0
0
0
500
2.500
2.500
2.500
Stadsverwarming Nieuwe kortingen Gemeentefonds Lonen en prijzen
18.000 0
10.000 10.000
5.600 0
400
1.000
600
Totaal
30.050
28.000
13.600
Inkomensverstrekking bijstand Participatiebudget BTW
Sociale werkvoorziening Baanstede
Wachtgeld bestuurders Vertraging bezuinigingen
Toelichting In 2011 is de egalisatiereserve gevuld met € 0,3 miljoen , als beheersmaatregel wordt verder ook gewerkt aan flexibilisering van de inzet van de gemeente. Onttrekking aan de reserve vindt plaats ter egalisering van het resultaat. Het inzetten van de reserve voor tariefsmatiging vindt plaats als de reserve groter is dan € 1,5 miljoen. Op grond van rekeningoverzichten en verbeterde ramingen in de begroting vergt dit geen specifiek bedrag. Op grond van de analyse rekeninguitkomsten 2011 en analyse van de meerjarenbegroting. De risico's zijn verwerkt in grondexploitaties en de daarin opgenomen marges. Zie toelichting in de programmabegroting 2013 Zie toelichting in programmabegroting 2013 Nadere toetsing wijst uit dat de BTW regels goed worden toegepast en de gemeente correct gebruik maakt van het BTW compensatiefonds In kadernota en programmabegroting 2013 zijn de sterk oplopende tekorten verwerkt in de ramingen en aanvullende maatregelen. Zie toelichting in de programmabegroting 2013 Zie toelichting in de programmabegroting 2013 Zie toelichting in Kadernota 2013 In de programmabegroting zijn de concrete kortingen verwerkt. Zie toelichting in programmabegroting 2013
Uit de tabel blijkt dat de financiële risico's opgenomen in het weerstandsvermogen fluctueren.
8
5. Evaluatie bestaande reserves en voorzieningen Bij het opstellen van deze notitie is ook gekeken welke reserves en voorzieningen er zijn binnen de gemeente Purmerend. Gekeken is wat de functies van de reserves en voorzieningen zijn, wat het minimum en maximumsaldo en wanneer ze eventueel worden opgeheven. Dit is opgenomen in bijlage I Overzicht reserves en voorzieningen gemeente Purmerend. Voor een aantal reserves en voorzieningen wordt voorgesteld deze op te heffen of de naam te herzien. Deze staan hieronder beschreven. De eventuele financiële gevolgen worden opgenomen in de bestuursrapportage. 5.1 Reserve Volkshuisvesting (VOHU) (programma 3) De reserve Volkshuisvesting wordt gebruikt voor volkshuisvestingsdoelen die onderdeel zijn van het product financiën en beheer volkshuisvesting. De reserve is geprogrammeerd tot en met 2013 voor opplusprojecten. Voor de overige projecten is de reserve geprogrammeerd tot en met 2011. Een aantal projecten kent een langere doorlooptijd, zoals de Woonvisie. In raadsbesluit 643894 Woonvisie 2012-2016 van 29 maart 2012 heeft de raad besloten de reserve Volkshuisvesting per 31 december 2012 op te heffen en het saldo te storten in de nieuwe reserve Woonvisie 2012-2016. 5.2 Reserve Hoofdcentrum (Programma 7) De reserve Hoofdcentrum is bedoeld voor de afwikkeling van afschrijvingen op afgeronde renovaties en herinrichtingen in de binnenstad. De omvang van de reserve wordt op dit moment bepaald door de (resterende) boekwaarde van: Omschrijving (bedragen in €)
MN/EN
de tijdelijke parkeervoorziening aan de Schapenmarkt ('t Lammetje) restauratie van de Doelestallen herinrichting van de Koemarkt aanleg van de brug over de Wolthuissingel afsluiting van de Peperstraat
EN EN MN MN MN
Boekwaarde per 1-1-2012 1.399.202,10 653.865,53 3.129.112,48 328.946,17 63.737,47 5.574.863,75
Restwaarde 515.000 0 0 0 0 515.000
Een voordeel van deze reserve is dat het zicht biedt op impulsfinancieringen binnen de gemeente. Daartegenover staat echter een tweetal nadelen. Ten eerste is het administratief erg bewerkelijk en ten tweede geeft het slecht inzicht of er in de toekomst een vervangingsinvestering noodzakelijk is. Materiële vaste activa worden onderverdeeld in investeringen met een economisch nut (EN) en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut (MN). Economisch nut Investeringen met economisch nut, zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of verhandelbaar zijn. Maatschappelijk nut Investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte mogen worden geactiveerd. Deze investeringen zijn van groot belang voor de gemeenten, aangezien het hier gaat om wegen, bruggen, openbaar groen etc. Het al dan niet activeren van dergelijke investeringen draagt niet bij aan het inzicht in de financiële positie van gemeenten. Aangezien de gemeente niet altijd in staat is deze belangrijke investeringen te doen, is het toegestaan de investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte te activeren, waarbij ervan wordt uitgegaan dat de afschrijvingstermijn zo kort mogelijk is. Hierdoor is het toegestaan op deze investeringen reserves in mindering te brengen en resultaat afhankelijk extra af te schrijven.
9
Voorstel: Voorgesteld wordt om alle onttrekkingen aan de reserve hoofdcentrum per 2013 te beëindigen en het saldo eind 2012 te laten vrijvallen ten gunste van het rekening resultaat. Hiermee wordt dan feitelijk het bedrag overgeheveld naar de Algemene Reserve. Dit zal in de toekomst de administratie vereenvoudigen. Daarnaast is een belangrijk voordeel dat zowel de toelichtingen in de programma's en de bijlage reserves wordt vereenvoudigd. Dit komt de toegankelijkheid van de begroting ten goede. Getoetst is of het evenwicht in de begroting hierdoor wordt verstoord in de toekomst, dit is niet het geval. 5.3 Reserve gronden (Programma 7). Doel van deze reserve is het opvangen van risico's in de grondexploitatie voor specifieke bestemmingen: Herinrichting Overlanderstraat, voorbereiding Schapenmarkt, herinrichting Tramplein en het restant van de Kop van West. Deze reserve gronden is in 2009 opnieuw ingesteld en gefinancierd vanuit een deel van de oude algemene reserve gronden. Na de afsluiting van de rekening 2011, waarin een afboeking op de gronden 2de fase Kop van West is verwerkt, is de reserve als volgt geoormerkt: Overlanderstraat Schapenmarkt Planontwikkelingskosten 2012 t/m 2015 Totaal
€ 1.112.185 € 143.000 € 1.586.000 € 2.841.185
Voorstel: Ter vereenvoudiging wordt voorgesteld om reserve gronden per 2013 alleen nog te gebruiken voor plankosten tot en met 2015 en het verschil eind 2012 te laten vrijvallen ten gunste van het rekening resultaat. Hiermee wordt dan feitelijk het bedrag overgeheveld naar de algemene reserve. De afschrijvingen zullen hierdoor m.i.v. 2013 ten laste komen van de algemene middelen. Getoetst is of het evenwicht in de begroting hierdoor in de toekomst wordt verstoord, dit is niet het geval. Als belangrijk voordeel wordt hiermee bereikt dat zowel de toelichtingen in de programma's en in het het hoofdstuk resultaat en de bijlage reserves vereenvoudigd worden. Dit komt de toegankelijkheid van de begroting ten goede. 5.4 Egalisatiereserve begraafrechten Begraafrechten worden meerjarig afgekocht. Dit kan voor 10 of voor 20 jaar. Ter spreiding van de opbrengsten over de gehele afkoopperiode is deze egalisatiereserve ingesteld. Deze wordt gevoed uit de jaarlijkse inkomsten en de onttrekking wordt gedaan naar gelang de afkooptermijn. In de raad van 28 juni jl. is de "Verordening op het beheer en het gebruik van de gemeentelijke begraafplaatsen voor de gemeente Purmerend 2012" vastgesteld. Dit heeft als gevolg dat: 1. Het uitsluitend recht op een particulier graf wordt teruggebracht van 20 naar 10 jaar; 2. De verlengingsduur van het grafrecht wordt teruggebracht van 10 naar 5 jaar. Deze wijzigingen zullen worden meegenomen in de toekomstige berekening van de stortingen en onttrekkingen in de egalisatiereserve begraafrechten. 5.5 Voorziening garantstelling geldlening HVC Met ingang van 2011 ontvangt de gemeente een provisie voor de garantiestellingen van de HVC. Deze provisie is gedoteerd aan een voorziening om mogelijke risico’s uit deze garantiestelling te dekken. In het rapport van bevindingen van de accountant wordt aangegeven dat de noodzaak tot het vormen van een voorziening afhankelijk is van de risico-inschatting in hoeverre de garantiestelling tot een daadwerkelijke uitstroom van middelen zal leiden, ongeacht de provisie die hiervoor wordt ontvangen. Op dit moment wordt dit risico laag ingeschat. De accountant stelt daarom, dat het vormen van een voorziening niet noodzakelijk is. Deze voorziening is in 2012 opgeheven en het saldo is ten gunste van het resultaat gebracht. De dotatie in deze voorziening voor de komende jaren komt dan ook te vervallen. In de paragraaf weerstandsvermogen van de programmabegroting en -rekening zal jaarlijks nader worden ingegaan op het risico voor de gemeente m.b.t. garantstelling aan HVC.
10
5.6 Voorziening provisie geldleningen Stadsverwarming Deze voorziening is ingesteld bij de programmabegroting 2012-2015 en is bedoeld als afdekking voor het risico verbonden aan door de gemeente aan de BV Stadsverwarming verstrekte geldleningen. De Stadsverwarming kan zelf alleen leningen aantrekken tegen een veel hogere rente, waarbij bovendien aan de gemeente - als eigenaar van de BV - wordt gevraagd zich garant te stellen voor de rente en aflossing. Hierdoor kan het warmtenet op peil worden gebracht tegen redelijke financieringskosten. In 2011 is een eerste tranche van € 5 miljoen verstrekt, waarover een opslagpercentage van een half procent wordt berekend van € 25.000. Op dit moment wordt dit risico laag ingeschat waardoor het vormen van een voorziening niet noodzakelijk is. Deze voorziening op te heffen en in 2012 geen dotatie te doen in de voorziening. In de paragraaf weerstandsvermogen van de programmabegroting en -rekening wordt nader ingegaan op het risico voor de gemeente m.b.t. de geldleningen Stadsverwarming. 5.7 Onderhoud kapitaalgoederen De gemeente heeft onderstaande voorzieningen die op grond van een meerjaren onderhoudsplan ('Kraan') worden gevormd. 04017 Verhuurde percelen 04037 Groot onderhoud welzijnsgebouwen 04023 Voorziening groot onderhoud brandweerkazerne 04029 Voorziening groot onderhoud onderwijshuisvesting 04034 Groot onderhoud/vervangingsinventaris De Purmaryn 04042 Voorziening Streekarchief Waterland 04044 Voorziening groot onderhoud gemeentelijke huisvesting 04052 Onderhoud groen 04053 Onderhoud kunst- en waterwegen Voorgesteld wordt om deze voorzieningen in de presentatie van de programmabegroting en -rekening samen te voegen in één voorziening onderhoud kapitaalgoederen. De stortingen in de voorziening worden toegelicht bij de verschillende programma's waarop de betreffende gebouwen betrekking hebben.
11
