Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad
CASENUMMER
12G201781
PORT.HOUD:
Schelberg
ONDERWERP:
Horizontale verantwoording archiefbeheer 2012.
RAADSGRIFFIE GRIFFIER: DHR. G.J. EEFTINK ADJUNCT-GRIFFIER: MW. A. HAARHUIS ADJUNCT-GRIFFIER: DHR. L.F. NIJLAND
paraaf griffier
Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad Behandelen Commissie Fysiek Commissie Sociaal Commissie Bestuur Trefpunt (uitgebreide commissie) Raadsvergadering
Informeren
I
Datum
18/12 LN
17-01-2013
Opmerkingen griffier:
Behandeling in de raadscommissie Bestuur
Fysiek
Datum:
Sociaal
Agendapunt:
Besluit: Geïnformeerd Akkoord voor raadsbehandeling Hamerstuk Niet-akkoord paraaf griffier
Opmerkingen commissiegriffier:
Stuknummer: 495454
BESLISSINGSFORMULIER COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER
BEHANDELEND AMBTENAAR
SECTOR
PORT. HOUDER
12G201781
C.W.B. Bakker
IF
Schelberg
ONDERWERP
AGENDANUMMER
Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo 2012.
AFGESTEMD MET PORTEFEUILLEHOUDER?
GERAADPLEEGDE ADVIESORGANEN
Provinciale archiefinspecteur
INTERACTIE/PARTICIPATIE
BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA
Overige
COMMUNICATIE
Openbaar Publiceren op openbare besluitenlijst. OPMERKINGEN VAN DE SECRETARIS
ONTWERPBESLUIT
Het college besluit: 1. De rapportage “Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo 2012. De tien Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)” vast te stellen 2. De gemeenteraad hierover te informeren BESLUIT
DATUM
BEGROTINGSASPECTEN
Niet van toepassing (eventueel binnen een product)
FORMATIEASPECTEN
Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de formatie.
ONTWERPTOELICHTING T.B.V. OPENBARE BESLUITENLIJST
Het college heeft de rapportage “Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo 2012” vastgesteld. Dit document is bedoeld om de documentaire informatievoorziening binnen de gemeente Hengelo in kaart te brengen en te toetsen aan kwaliteitsnormen. Dit is vereist in het kader van nieuwe ‘Wet revitalisering generiek toezicht’. TOELICHTING/AANDACHTSPUNTEN T.B.V. COLLEGE
BIJLAGE(N)
Rapportage “Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo 2012. De tien kritische Prestatie Indicatoren”
ADVIES VOOR BESLISSING VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER
12G201781 ONDERWERP
Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo 2012.
AANLEIDING EN DOEL
Het toezicht op het archiefbeheer binnen de gemeentelijke overheid gaat veranderen. Van specifiek toezicht op het archiefbeheer door provincies, gaat het toezicht meer verschuiven naar zogenaamde horizontale generieke verantwoording. Dat betekent per 1 oktober 2012 een nieuwe vorm van verantwoording van het archiefbeheer onder supervisie van de ‘Wet revitalisering generiek toezicht’. Een noodzakelijke voorwaarde voor het generiek worden van het provinciale interbestuurlijk archieftoezicht is de versterking van de horizontale verantwoording op het terrein van de informatiehuishouding en archivering binnen de gemeenten. Dit sluit aan bij de dualisering van het gemeentebestuur. Concreet houdt dit in dat het college van B&W in de beginfase jaarlijks en in een later stadium tweejaarlijks verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad inzake de stand van zaken m.b.t. het archiefbeheer binnen de eigen organisatie. (Overigens schreef de Archiefverordening gemeente Hengelo 2009 al voor dat B. en W. tenminste eens in de twee jaar verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad over de naleving van artikel 30 uit de Archiefwet.) Daarvoor heeft de VNG, in overleg met IPO en betrokken ministeries een model verantwoording, in de vorm van zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), op het terrein van de Archiefwet ontwikkeld en in juli 2011 per ledenbrief aan de gemeenten toegezonden. Deze KPI’s zijn afgeleid van de voor gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling en daarmee verplicht gesteld.
OVERWEGINGEN
Aan de hand van een door de VNG ter beschikking gesteld model, waarin tien zogeheten ‘Kritische Prestatie Indicatoren’ (KPI’s) zijn uiteengezet, is de informatievoorziening van de gemeente Hengelo in de periode april tot en met augustus 2012 getoetst en beoordeeld, waarbij de uitkomst van deze toetsing en beoordeling is vervat in deze rapportage. In deze rapportage zijn de 10 kritische performance indicatoren, overeenkomstig het door de VNG verstrekte model, weergegeven. Uit de resultaten kan geconcludeerd worden dat de gemeente Hengelo op het gebied van documentaire informatievoorziening kwalitatief goed presteert en op afzonderlijke terreinen (substitutie en digitaal werken) zelfs een voortrekkersrol vervult in Twente. Aandachtspunten voor komend jaar zijn de verdere uitwerking en optimalisering van digitaal werken en de interne verhuizing en inrichting van de archiefbewaarplaats.
FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN
N.v.t.
VERVOLGTRAJECTEN EN
–PRODUCTEN
Na kennisneming door de gemeenteraad van de rapportage, wordt de verantwoording aan de provincie toegezonden.
ADVIES AAN HET COLLEGE
Aan het college wordt voorgesteld: 1. De rapportage “Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo 2012. De tien Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)” vast te stellen 2. De gemeenteraad hierover te informeren
Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo 2012. De tien kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)
Samenvatting Voor u ligt de verantwoording over het archiefbeheer gemeente Hengelo 2012. Aan de hand van een door de VNG ter beschikking gesteld model, waarin tien zogeheten ‘Kritische Prestatie Indicatoren’ (KPI’s) zijn uiteengezet, is de informatievoorziening van de gemeente Hengelo in de periode april tot en met augustus 2012 getoetst en beoordeeld, waarbij de uitkomst van deze toetsing en beoordeling is vervat in deze rapportage. Samengevat leidt de verantwoording over het archiefbeheer tot het volgende beeld: Kritische Prestatie Indicator
Status archiefbeheer Hengelo
1. LOKALE REGELINGEN 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN EDEPOTS 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID 10.MIDDELEN EN MENSEN Deze rapportage is niet alleen een instrument voor de gemeente Hengelo om een goed beeld van de kwaliteit van haar eigen informatievoorziening te verkrijgen (en waar de verbeterpunten liggen), de rapportage dient tevens als hulpmiddel voor de provinciaal Archiefinspecteur van de Provincie Overijssel in het kader van de tweejaarlijkse archiefinspectie.
Hengelo, augustus 2012 Gemeentearchief Hengelo.
2
Inhoudsopgave Samenvatting
2
Inhoudsopgave
3
1. Aanleiding verantwoording archiefbeheer
4
2. Doelstelling verantwoording archiefbeheer
4
3. Kwaliteitszorg
4
4. Uitwerking van de 10 kritische prestatie indicatoren
5
1. LOKALE REGELINGEN
6
2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT
8
3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN
10
4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN
12
5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
14
6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
16
7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS
17
8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN
19
9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID
22
10. MIDDELEN EN MENSEN
23
3
1. Aanleiding verantwoording archiefbeheer Het toezicht op het archiefbeheer binnen de gemeentelijke overheid gaat veranderen. Van specifiek toezicht op het archiefbeheer door provincies, gaat het toezicht meer verschuiven naar zogenaamde horizontale generieke verantwoording. Per 1 oktober 2012 zal deze nieuwe vorm van verantwoording van het archiefbeheer onder auspiciën van de ‘Wet revitalisering generiek toezicht’ van kracht worden. Een noodzakelijke voorwaarde voor het generiek worden van het provinciale interbestuurlijk archieftoezicht is de versterking van de horizontale verantwoording op het terrein van de informatiehuishouding en archivering binnen de gemeenten. Dit sluit aan bij de dualisering van het gemeentebestuur. Concreet houdt dit in dat het college van B&W in de beginfase jaarlijks en in een later stadium tweejaarlijks verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad inzake de stand van zaken m.b.t. het archiefbeheer binnen de eigen organisatie. (Overigens schreef de Archiefverordening gemeente Hengelo 2009 al voor dat B. en W. tenminste eens in de twee jaar verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad over de naleving van artikel 30 uit de Archiefwet.) Daarvoor heeft de VNG, in overleg met IPO en betrokken ministeries een model verantwoording, in de vorm van zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), op het terrein van de Archiefwet ontwikkeld en in juli 2011 per ledenbrief aan de gemeenten toegezonden. Deze KPI’s zijn afgeleid van de voor gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling en daarmee verplicht gesteld. Na kennisneming door de gemeenteraad van de rapportage, wordt de verantwoording aan de provincie toegezonden. 2. Doelstelling verantwoording archiefbeheer De periodieke rapportage is niet alleen een instrument voor de gemeente Hengelo om een goed beeld van de kwaliteit van haar eigen documentaire informatievoorziening te verkrijgen (en waar de verbeterpunten liggen), de rapportage dient tevens als hulpmiddel voor de provinciaal Archiefinspecteur van de Provincie Overijssel in het kader van de drie- of tweejaarlijkse archiefinspectie. Hoewel de provincie bij het generieke toezicht uitgaat van vertrouwen, blijft de provincie de situatie bij gemeenten toetsen aan de Archiefwet en –regelgeving. Zij heeft dus zodanige informatie nodig, dat daaruit blijkt of de gemeente Hengelo aan deze wet- en regelgeving voldoet. In principe is dit dezelfde informatie, die de gemeente Hengelo ook nodig heeft voor haar versterkte horizontale verantwoording, dienende voor de verantwoording van B&W aan de raad. 3. Kwaliteitszorg Een extra kwaliteitscontrole is ingebouwd doordat deze rapportage tegen het licht is gehouden door de afdeling Bedrijfsondersteuning van de gemeente Hengelo.
4
4. Uitwerking van de 10 kritische performance indicatoren
In dit hoofdstuk zijn de 10 kritische performance indicatoren, overeenkomstig het door de VNG verstrekte model weergegeven. De 10 performance indicatoren zijn nader uitgesplitst in deelvragen. In de eerste kolom is een verwijzing naar de betreffende regelgeving opgenomen, waarbij de volgende afkortingen zijn gehanteerd: Aw = Archiefwet Ab = Archiefbesluit Ar = Archiefregeling. Per KPI worden de antwoorden vervolgens nader toegelicht.
5
1. LOKALE REGELINGEN
Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Regelgeving
Deelvraag KPI
Aw art. 30.1.
1.1. Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?
ModelVerordening LOPAI
Aw art. 32.2. ModelVerordening LOPAI
ModelBesluit LOPAI
Aw art. 4.
Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? 1.2. Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? 1.3. Besluit informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? 1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan?
Awb Titel 10.1.
Zo ja, welke? 1.5. Gemeenschappelijke regelingen Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Houdt de zorgdrager een register bij? 1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?
Bw Boek 6.
1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten, waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?
Aw art. 40. Wgr art. 27.
Antwoord Hengelo Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Zie toelichting
Ja
Ja
Ja
Ja
6
Toelichting 1.1 – 1.3 De gemeenteraad van Hengelo heeft bij besluit van 15 september 2009 de Archiefverordening gemeente Hengelo 2009 en het Besluit Informatiebeheer gemeente Hengelo vastgesteld als vervanging van de archiefverordening 1969. De verordening is gebaseerd op de model archiefverordening vastgesteld door het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). Met name in het Besluit Informatiebeheer gemeente Hengelo is de interne regelgeving aangepast aan de huidige ontwikkelingen op het gebied van digitalisering binnen het vakgebied van DIV (Digitale Informatie Voorziening) Daarnaast zijn in de verordening en het besluit, het toezicht op het beheer van de archiefbewaarplaats en de toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden vastgelegd. Bij brief van 2 november 2009 heeft de provinciaal archiefinspecteur van Overijssel Drs. L. Folkertsma meegedeeld dat er geen opmerkingen zijn bij de archiefverordening.
1.4 – 1.5 Indien de gemeente Hengelo zal worden geconfronteerd met eventuele opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken, zullen daarvoor middels een afzonderlijk besluit van het college van B&W de noodzakelijke voorzieningen worden getroffen t.a.v. de archiefbescheiden. Hetzelfde geldt wanneer de gemeente Hengelo zal participeren in een gemeenschappelijke regeling. Bij verzelfstandiging van onderdelen van de gemeentelijke organisatie wordt gezorgd dat er in overeenkomsten hieromtrent een aparte paragraaf wordt opgenomen m.b.t. de archiefzorg. In de begroting en het jaarverslag opgenomen, paragraaf Verbonden Partijen staat een actueel overzicht van alle verbonden partijen, inclusief deelname Gemeenschappelijke Regelingen vermeld. Deze gegevens worden periodiek geupdated door de afdeling Financieel Beleid. 1.6 De gemeente Hengelo beschikt over een mandaatbesluit. Onder hoofdstuk 3, Sector Informatie en faciliteiten, afdeling Documentaire informatievoorziening, wordt de vernietiging van archiefbescheiden gemandateerd van het college van B. en W. naar resp. directie, sectormanager, afdelingshoofd. 1.7 Het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (waarin de gemeente Hengelo participeert), besteedt de opslag van haar semi-statische archieven uit aan het gecertificeerde en door de LOPAI goedgekeurde archiefopslag bedrijf VADA in Nijverdal. Hiervan is een overeenkomst opgemaakt.
7
2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT
Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteits(verbetering) van haar informatiehuishouding?
Regelgeving
Deelvraag KPI 2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer Ar art. 16. Maakt het college als archiefzorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een Link met NEN-ISO kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn 15489:2001 geformuleerd? Zo ja, - welk? - voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? 2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het Aw art. 32.1. en beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het 32.2. beheer van de welovergebrachte? Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Aw art. 32.2. ModelVerordening LOPAI Aw art. 32.1. ModelVerordening LOPAI
2.3. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? 2.4. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?
Antwoord Hengelo in ontwikkeling, zie toelichting
nee, zie toelichting
nee, zie toelichting
nee, zie toelichting
Toelichting 2.1 De gemeente Hengelo werkt hard aan de implementatie van een nieuw zaaksysteem ten behoeve van postregistratie, workflow en archivering. In dit nieuwe zaaksysteem is een zogeheten Records Management Applicatie ingebouwd, dat als instrument voor een kwalitatief goede informatiehuishouding fungeert. Daarnaast is het streven om in 2012 machtiging tot substitutie te verkrijgen van de provincie Overijssel, teneinde volledig digitaal te kunnen archiveren. Om deze verklaring te verkrijgen moet worden voldaan aan een reeks van waarborgen en kan dus worden beschouwd als een extra toets op de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen de gemeente Hengelo. 2.2 De gemeente Hengelo heeft geen benoemde archivaris in dienst, maar wel een archivaris die in het bezit is van het diploma Middelbaar Archiefambtenaar (een landelijke opleiding in de archivistiek). Formeel berust de verantwoordelijkheid
8
voor het archief daarbij bij de gemeentesecretaris/directeur. In de praktijk berusten de taken die daarbij horen bij de archivaris. 2.3 – 2.4 Eens per drie of twee jaar vindt er archiefinspectie plaats door de Provinciaal archiefinspecteur van de provincie Overijssel. Naar aanleiding van die inspectie wordt door de inspecteur rapport opgemaakt met daarin de bevindingen t.a.v. het archiefbeheer en de archiefbewaarplaats van de gemeente Hengelo. Dat rapport wordt aan het college van B. en W. aangeboden en eventuele aanbevelingen worden uitgevoerd. Er vindt daarnaast geen aparte rapportage plaats van de archivaris aan het college.
9
3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN
Hoofdvraag: Geschiedt ordening planmatig, waarborgen het systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden?
Regelgeving
Deelvraag KPI 3.1. Geordend overzicht Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en Aw art. 3. en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) 21.2. archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten Ab art. 12. tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende Ar art. 18. en 23. ordeningsstructuur? 3.2. Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van Ar art 17. en 19. metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; - de samenhang met andere archiefbescheiden; - de uitgevoerde beheeractiviteiten; - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. 3.3. Systeem voor toegankelijkheid Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke Aw art. 3. en staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat 21.2. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke Ab art. 12. termijn kan worden gevonden en leesbaar of Ar art. 20. waarneembaar te maken is? 3.4. Duurzame materialen en gegevensdragers Aw art. 21.1. Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en Ab art. 11. audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het Ar art. 3.-8. en opmaken en beheren van (te bewaren) 14.-15. archiefbescheiden?
Antwoord Hengelo
nee, zie toelichting
in ontwikkeling, zie toelichting
Ja
Ja
Aw art. 21.1 Ab art. 11. Ar art. 9.-13.
3.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Ja Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van (te bewaren) archiefbescheiden?
Ab art. 11.
3.6. Systeem voor duurzaamheid Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 3.4. en 3.5. zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?
Ja
Toelichting 3.1 De gemeente Hengelo beschikt niet over een ordeningsplan. Daarentegen wordt van elk over te dragen archiefgedeelte een inventaris opgemaakt. Tot op heden was archiefvorming middels de basisarchiefcode gangbaar. Daarnaast zijn
10
sommige archiefonderdelen toegankelijk middels een neveningang. Voorbeelden daarvan zijn de registers van grondtransacties op naam (geordend op datum besluit) en registers van de verstrekte vrijstellingen c.q. ontheffingen Wro op perceelaanduiding (geordend op vigerend bestemmingsplan). Daarnaast beschikt de gemeente Hengelo over een archievenoverzicht waarin de archieven die zich in de gemeentelijke archiefbewaarplaats bevinden, rubrieksgewijs worden opgesomd. 3.2 De waarborging van authenticiteit is in de fysieke omgeving geregeld door middel van de uiterlijke kenmerken als de zgn. “natte handtekening” en datering. De context is gewaarborgd door de dossiervorming volgens een structurele systematiek. Momenteel is de gemeente Hengelo bezig met de invoering van een zaaksysteem waarbij de intentie bestaat om na invoering van dit systeem de bescheiden digitaal te archiveren. Het uitgangspunt bij de aanbesteding en aanschaf van dit systeem zijn volledig toegespitst op de waarborging van authenticiteit en context van het digitale archief. 3.3 In de fysieke archiefomgeving zijn alle bescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar (raadpleegbaar) door middel van de gestructureerde ordening en de toegankelijkheid van de bescheiden die is gewaarborgd door middel van de in punt 3.1 omschreven overzichten. Voor de toekomstige digitale omgeving moeten de beschrijvingen m.b.t. de toegankelijkheid nog worden opgemaakt en vastgesteld. 3.4 De gemeente Hengelo heeft haar inkoopbeleid afgestemd op NEN-gecertificeerde materialen. Archiefbescheiden die ontvangen zijn en niet voldoen aan deze certificering worden vervangen door gecertificeerde exemplaren (b.v. oude faxberichten op fotografisch papier worden gekopieerd op gecertificeerd papier). Archiefbescheiden op digitale opslagmedia worden, indien noodzakelijk, geprint en in papieren toestand bewaard. De materialen waarmee de gemeente in deze werkt, voldoen aan de duurzaamheidseisen. 3.5 De gemeente Hengelo gebruikt voor de opslag van de archiefbescheiden zuurvrije dozen, de zgn. Amsterdamse Doos. Voor de hechting van de documenten worden cadmiumvrije zippels gebruikt. 3.6 De duurzaamheid van de archiefbescheiden wordt bij de gemeente Hengelo gewaarborgd door de manier van verwerking van de documenten bij de dossiervorming: alle bescheiden die voor bewaring in aanmerking komen worden ontdaan van nietjes, paperclips en andere hechtmaterialen. Korte memobriefjes worden, indien nodig voor reconstructie van de zaak, op een A4 papier geplakt. De materiële toestand in de statische fase wordt mede gewaarborgd door optimale condities m.b.t. klimaatbeheersing van de archiefruimte resp. de archiefbewaarplaats. Er wordt gewerkt aan een beschrijving van het archiveringsproces waarin alle stappen m.b.t. de archivering worden uitgewerkt
11
4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN
Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheeer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften?
Regelgeving ModelReferentiekader/ RODIN LOPAI+WGA (nu BRAIN)
Ar art. 22.
Ar art.
Ar art.
Ar art.
Ar art.
Deelvraag KPI
4.1. Opbouw digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer? 4.2. Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, de 17., 21. en digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? 4.3. Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en 19., 24. geïmplementeerd? (zie ook 3.2.) 4.4. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan 26.1. worden verlangd? 4.5. Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of 26.2.-3. encryptietechnieken? En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd is tegen inbreuk door derden? Wordt in geval van encryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? 4.6. Converteren en migreren Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van 25. de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Is er een verklaring van de conversie/migratie opgemaakt?
Antwoord Hengelo
Ja
Ja
Ja
Ja
nee, zie toelichting n/a
Toelichting: 4.1 De gemeente Hengelo is bekend met het RODIN Document dat wordt gezien als nuttig instrument m.b.t. in het digitaliseringsproces. Met één van de samenstellers van RODIN, provinciaal archifinspecteur Lolke Folkertsma worden nauwe contacten onderhouden i.h.k.v. het digitaliseringsproces. 4.2 – 4.3 De gemeente Hengelo archiveert in de digitale omgeving op zaakniveau. Daarbij staan de documenten niet op zichzelf, maar worden zaaksgewijs gekoppeld. Daarnaast worden metadata aan de zaak als geheel gekoppeld aan individuele documenten gekoppeld. Zo kunnen documenten via verschillende ingangen vinden worden getraceerd (zaaktype, behandelaar, aanvrager, etc.). als gevolg
12
van het implementeren van het Perfect View systeem zijn eisen vastgesteld t.a.v. inhoud en structuur van het archief. 4.4 Worddocumenten worden naar PDF-A bestanden omgezet zodat deze duurzaam bewaard kunnen worden. PDF-A wordt beschouwd als een duurzaam bestandsformaat. Om er zeker van te zijn dat het digitaal archiveren naar behoren geschiedt is een substitutietraject gestart. Het streven is om digitale archivering leidend te maken 4.5 De gemeente Hengelo maakt geen gebruik van compressie- en/of encryptietechnieken. Software en data staan op een fileserver zonder compressie en zonder encryptie. De software en data zijn door gebruikers alleen te benaderen door van de applicatie gebruik te maken. De beveiliging is geborgd door het reguleren van toegang tot de applicatie en autoriseren binnen de applicatie. 4.6 De gegevens die tot op heden in Corsa worden opgeslagen moeten maximaal vijf jaar bewaard worden. Corsa wordt aangehouden tot alle zogenaamde cases vernietigd kunnen worden. Er vindt dus geen migratie plaats. Gegevens blijven staan waar ze staan tot de bewaartermijn verstreken is. Voor IRIS (het toekomstige systeem) worden speciale XML bestanden aangemaakt die ervoor zorgen dat als wordt overgegaan op een ander systeem, de informatie goed bewaard blijft. Alle velden die in IRIS gevuld worden, zullen automatisch in het xml-bestand worden gezet.
13
5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
Hoofdvraag:Weegt de gemeente Hengelo zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?
Regelgeving Aw art. 5. en 9. Ab art. 2.-5.
Aw art. 3. Ab art. 8.
Aw art. 7. Ab art. 6.1. ModelBeleidsregel LOPAI Ab art. 6.2. en 8.
Deelvraag KPI 5.1. Archiefselectielijst en stukkenlijst Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? 5.2. Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? 5.3. Vervanging, besluiten en verklaringen Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Zo ja, - waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?
Antwoord Hengelo nee, zie toelichting Ja nee, zie toelichting nee, zie toelichting nee, zie toelichting
in ontwikkeling, zie toelichting
- heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?
Aw art. 7. Ab art. 6.2 en 8. Aw 3., 8. en 10. Ab art. 7. Ab art. 8.
Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7. Aw? 5.4. Vervreemding , besluiten en verklaringen Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd? Zo ja, - heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? - heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? - heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?
nee
nvt nvt
nvt
14
Toelichting: 5.1 - 5.2 Selectie en vernietiging van archiefbescheiden zijn bij de gemeente Hengelo gemandateerd van college van B. en W. naar ambtelijk niveau. Concreet houdt dit in dat de archivaris de vernietiging ter hand neemt. Daarbij vormen de landelijke selectielijsten de richtsnoer voor vernietiging, maar worden daarnaast lokale cultuurhistorische aspecten van archiefbescheiden meegewogen. Van de te vernietigen bescheiden worden geen lijsten opgemaakt, doorgaans vanwege het feit dat de vernietigde stukken hoofdzakelijk bestaan uit series (financiële) bescheiden die strikt volgens landelijk vastgestelde termijnen worden vernietigd. Het beleid t.a.v. selectie en vernietiging zal overigens wijzigen met de invoering van de nieuwe wijze van digitaal archiveren. Bij die nieuwe werkwijze worden al bij archivering vernietigingstermijnen van de afzonderlijke (digitale) bescheiden vastgelegd. Voor daadwerkelijke vernietiging zal daarnaast ook in de nieuwe situatie een extra controle plaatsvinden door de archivaris waarbij cultuurhistorische waarden ook hierbij nog worden meegewogen. 5.3 – 5.4 De gemeente Hengelo heeft het traject ingezet om te komen tot een machtiging substitutie van de provincie Overijssel. Volgens planning moet eind 2012 de machtiging zijn afgegeven door de Provincie. De substitutieverklaring is vooral noodzakelijk om volledig digitaal te kunnen archiveren. Voor een deel wordt er al digitaal gearchiveerd waarbij de originele archiefbescheiden worden vernietigd (cliëntendossiers, wmo dossiers), echter betreft het hier archiefbescheiden die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen en waarvoor geen toestemming voor vernietiging van de provincie is vereist. Vervreemding van archiefbescheiden heeft zich de laatste vijf jaar niet voorgedaan bij de gemeente Hengelo.
15
6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Hoofdvraag: Brengt de gemeente Hengelo het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?
Regelgeving
Deelvraag KPI
6.1. Overbrenging na 20 jaar Aw art. 3. en 12.- Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, 13. ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor Ab art. 9.1 en 12. aangewezen openbare archiefbewaarplaats? Zo nee, - welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? - wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? 6.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle Ab art. 9.3. overbrengingen een verklaring op?
Aw art. 13.3. en 13.4.
6.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
Antwoord Hengelo
Ja
nvt nvt nee, zie toelichting
nvt
Toelichting: 6.1– 6.3 Alle archiefbescheiden ouder dan 20 jaar zijn conform regelgeving overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats in het stadhuis aan het Burg. Jansenplein 1. Een overzicht van de archieven die zich bevinden in de archiefbewaarplaats, staat op www. hengelo.nl; bezoek Hengelo; historie. Niet overgebrachte archieven bevinden zich in het stadskantoor aan de Hazenweg. Het betreft hoofdzakelijk het dynamisch archief van de gemeente Hengelo (het zogenoemde ‘zakenarchief’) met daarnaast enkele deelarchieven zoals het archief van bouw- en woningtoezicht en het milieuarchief. Van overbrenging wordt geen verklaring opgemaakt. Na overbrenging zijn de archieven openbaar en dus voor eenieder in te zien.
16
7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS
Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?
Regelgeving
Model DIVA (nu BRAIN) Idem
Aw art. 21.1, 31., 33.2. en 34. Ab art. 13.
Ar 27.-41., 47.57. en 59.
Deelvraag KPI 7.1. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archieforganisatie aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?
Antwoord Hengelo
Zie toelichting
Nee Nee
7.2. Archiefbewaarplaats Is door het college als archiefzorgdrager een eigen Ja gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit en -regeling en genoemde eisen voldoen? Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te Ja bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Zo ja, zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de Ja archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art 33. Aw?
Aw art. 21.1 7.3. Archiefruimten Ab art. 13. Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten Ar 27.-46., 57. en waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de 59. Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen? Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? Aw art. 21.1. Ab art. 13. 7.4. E-depot Model LOPAI Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een ED3 (Eisen intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen eDuurzaam depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden Digitaal Depot) dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Gebruikt het college dit e-depot t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?
Ja
Ja
Nee
nvt
Toelichting 7.1 Voor uitvoering van het beheer van archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats is door de gemeente Hengelo een archivaris aangesteld. De archivaris is in het bezit van het diploma archivistiek als Middelbaar Archiefambtenaar. 7.2 – 7.3 De gemeente Hengelo beschikt over een archiefbewaarplaats. Hier bevinden zich statische en semi-statische archieven die voor een deel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. In totaal herbergt de archiefbewaarplaats ongeveer 100 verschillende archieven, verdeeld over twee archiefruimten. Een deel van de
17
archieven betreft particuliere archieven, welke door de desbetreffende (soms opgeheven) instanties in bewaring zijn gegeven. Op de website www.hengelo.nl ; bezoek Hengelo; historie staat een overzicht van deze archieven. De archiefbewaarplaats is verdeeld over twee archiefruimten. Een van deze ruimten voldoet nagenoeg geheel aan de in het Archiefbesluit genoemde wettelijke eisen. Zo is er een klimaatbeheersingssysteem geïnstalleerd ten behoeve van regulering van temperatuur en luchtvochtigheid. Door deze ruimten lopen nog wel enkele leidingen die niet gewenst zijn. Met de beheerder van het gebouw is afgesproken dat deze leidingen verwijderd zullen worden wanneer het stadhuis ingrijpend zal worden gerenoveerd (2013-2014). De andere archiefruimte voldoet niet aan de wettelijke eisen uit het Archiefbesluit. In deze ruimte staan dan ook die archieven die slechts voor tijdelijke bewaring in aanmerking komen en op termijn vernietigd mogen worden. De archiefbewaarplaats wordt periodiek door de Provinciaal archiefinspecteur geïnspecteerd, waarbij aanbevelingen kunnen worden gedaan om optimalisatie van de ruimte te bewerkstelligen. Overigens is, nadat details m.b.t. de plannen voor de bouw van een nieuw stadskantoor (naast het stadhuis) bekend zijn geworden, er sprake van mogelijk grote veranderingen t.a.v. de gemeentelijke archiefbewaarplaats: naar alle waarschijnlijkheid zal een deel van de archiefbewaarplaats dienen te verhuizen naar een ander deel van het stadhuisgebouw. 7.4 De gemeente Hengelo beschikt niet over een zogeheten E-depot (een voorziening m.b.t. het beheer van digitale archiefbescheiden). Wel zijn er momenteel (2012) besprekingen gaande om te komen tot een provinciaal e-depot waar ook de gemeente Hengelo in zou kunnen participeren. In het archiefberaad van de provincie Overijssel (waar de Hengelose archivaris deel van uitmaakt) is de komst van een e-depot regelmatig onderwerp van bespreking, onder aanvoering van de provinciaal archiefinspecteur.
18
8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN
Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?
Regelgeving
Deelvraag KPI
8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten? 8.2. Beperking openbaarheid na 20 jaar In beginsel zijn archiefbescheiden na 20 jaar openbaar: heeft het college als archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na 20 jaar afdoende gemotiveerd, gelet op artikel 15.1. van de Aw art. 15. en 16. Archiefwet? De beperkingscriteria zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredig bevoor- of benadeling van Ab art. 9.3. en betrokken natuurlijke of rechtspersonen danwel van 10. derden. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15.a. van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? 8.3. Beperking openbaarheid na 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en Aw art. 15. ontvangen van gedeputeerde staten? 8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de Aw art. 17. verzoeker? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd? Aw art. 14., 17. en 19.
Antwoord Hengelo Ja
Ja Ja
Nvt, zie toelichting
Nvt, zie toelichting
Zie toelichting
Nvt
19
8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte Aw art. 3., 18. en archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? 19. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? 8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik Aw art. 14. en 17. van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Model DIVA (nu Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van BRAIN) een kwaliteitshandvest? Zo ja, werkt de archieforganisatie mee aan de monitor Idem dienstverlening? 8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie(registratie)en het bezoek- en gebruiksreglement?
Zie toelichting
Nvt nee, zie toelichting nvt nvt
deels, zie toelichting
Toelichting: 8.1 De archieven die zich in het gemeentearchief bevinden en ouder zijn dan 20 jaar zijn volgens de Archiefwet in principe openbaar en dus in te zien voor eenieder die dat verlangt. Voor stukken die jonger zijn dan 20 jaar geldt t.a.v. de openbaarheid de Wet Openbaarheid Bestuur. Inzage in archiefbescheiden ouder dan 20 jaar gebeurt regelmatig en wordt gefaciliteerd door het gemeentearchief. Wanneer inzage in archiefbescheiden van jonger dan 20 jaar aan de orde is, wordt de expertise van juristen van de gemeente Hengelo ingeschakeld. Wanneer kosten worden gemaakt m.b.t. het vervaardigen van reproducties, is daarbij de legesverordening richtsnoer. 8.2 – 8.3 Bij de gemeente Hengelo is er geen sprake van beperking van openbaarheid van archiefbescheiden. Dit geldt zowel voor archiefbescheiden ouder dan 20 jaar, alsmede archiefbescheiden ouder dan 75 jaar. 8.4 – 8.5 De archiefbescheiden die zich bevinden in de archiefbewaarplaats worden op verzoek uitgeleend aan bestuurders en ambtenaren van de gemeente Hengelo indien daartoe wordt verzocht. In principe worden gemeentelijke archiefbescheiden niet uitgeleend aan externe instanties. 8.6 Tot op heden is er nog geen bezoekersreglement m.b.t. het gemeentearchief. Mede op verzoek van de provinciaal archiefinspecteur wordt een dergelijk reglement nog dit jaar (2012) vervaardigd.
20
8.7 Het gemeentearchief beschikt over een eigen pagina op www.hengelo.nl (bezoek hengelo; historie) waar een historisch overzicht van Hengelo is gepubliceerd, het archievenoverzicht is gepubliceerd en online genealogisch onderzoek kan worden gedaan in de openbare registers burgerlijke stand en bevolkingsregisters. Daarnaast staat op deze pagina informatie m.b.t. monumenten, archeologie en de veteranendag van de gemeente Hengelo.
21
9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID
Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?
Regelgeving Wet veiligheidsregio’s Handreiking Reg. Risicoprofiel, punt 6. Vitaal belang Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI Modellen Calamiteitenen Collectieplan RCE/ICN Model Veiligheidsnetwerk RCE/ICN Model Incidentenregistratie RCE/KVCE
Deelvraag KPI 9.1. Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? 9.2. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimte(n) en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1.) 9.3. Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen? Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk?
Antwoord Hengelo
Nee, zie toelichting
Nee, zie toelichting
Nee
Nee
Toelichting: 9.1 – 9.3 De gemeente Hengelo heeft tot op heden nog geen veiligheidsplan met daarin een calamiteitenplan en ontruimingsplan. Door de provinciaal archiefinspecteur is gewezen op deze lacune en daarop is besloten een dergelijk plan te gaan opstellen. In 2012 moet dit veiligheidsplan zijn geïmplementeerd. Wel is de gemeente Hengelo aangesloten bij de zogeheten Documentenwacht (www.documentenwacht.nl) . Deze instelling, waar de meeste Nederlandse gemeenten bij zijn aangesloten, biedt een 24-uurs service in de vorm van hulp bij eventuele calamiteiten, waarbij getracht wordt eventuele schade zoveel mogelijk te beperken. Ook zijn er in het verleden voorzorgsmaatregelen getroffen die de kand op eventuele calamiteiten zoveel mogelijk doen vermindereen, zoals het het aanbrengen van rookmelders en waterkerende voorzieningen.
22
10. MIDDELEN EN MENSEN
Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
ReRegeeegelgeg
Deelvraag KPI
Aw art. 30.2.
10.1. Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring van de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?
Aw art. 32.
Aw art. 32.
Aw art. 32.2. Model LOPAI+WGA (nu BRAIN) Rekennorm formatie gem. archiefinspectie
Antwoord Hengelo
10.2. Mensen, kwantitatief tbv beheer Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring van de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook 2.2.) zie toelichting Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? nee Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe nee provinciale toezichthouders? 10.3. Mensen, kwalitatief tbv beheer Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 10.2. bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.) zie toelichting Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren gedaan worden? Ja Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? nee 10.4. Mensen, kwantitief tbv toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs of andere medewerkers. (Zie ook 2.2.) zie toelichting
Toelichting: 10.1 De gemeente Hengelo stelde in 2012 €469.755 ter beschikking m.b.t. zorg en beheer t.a.v. archiefbescheiden. 10.2 DIV als geheel beschikt over 24,89 formatieplaatsen. Hiervan is er 1 formatieplaats voor de archivaris, 11,11 formatieplaats voor archiefmedewerkers (waarvan 0,9 coördinator en 1,67 senior medewerker).
23
Er zijn geen achterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden. Er geen aanmerkingen geweest vanuit de provincie ten aanzien van deze aspecten.
10.3 De medewerkers van DIV zijn voldoende geschoold voor hun taken. Zo heeft de archivaris oa Middelbaar archiefambtenaar, S.O.D. 1 en S.O.D. 2 succesvol afgerond. Daarnaast biedt de gemeente Hengelo ruime mogelijkheden voor verdere scholing. Dit kan via een persoonlijk opleidingsplan met daarbinnen diverse scholingsmogelijkheden, noodzakelijke en gewenste studies en cursussen op elk gewenst niveau en interne opleidingsmogelijkheden. Scholing kan plaatsvinden na overleg met leidinggevende op basis van noodzaak voor de functie, algemene interesse of doorontwikkeling binnen of buiten de functie. Voor scholing is een opleidingsbudget beschikbaar dat in overleg met leidinggevende inzetbaar is. De komende jaren zal verdere scholing noodzakelijk zijn aangezien zaakgericht werken wordt ingevoerd binnen de gemeente Hengelo. We krijgen te maken met digitale archivering, substitutie van papier naar digitaal en nieuwe software. Dit betekent een veranderende werkwijze en mogelijk wijzigende functieprofielen. Alle soorten wettelijke verplichtingen kunnen naar behoren gedaan worden. Er geen aanmerkingen geweest vanuit de provincie ten aanzien van deze aspecten. 10.4 Hengelo heeft geen officieel benoemde archivaris. De verantwoordelijkheid ligt formeel bij de gemeentesecretaris. In de praktijk wordt inspectie uitgevoerd door de archivaris, archiefcoördinator en senior medewerkers archief in overleg met het afdelingshoofd DIV. Er is 1 formatieplaats voor de archivaris, 0,9 coördinator, 1,67 senior medewerker en 1 formatieplaats afdelingshoofd.
24
