Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad
CASENUMMER
12G201884
PORT.HOUD:
Schelberg
ONDERWERP:
Regionaal privacyconvenant veiligheidshuis Twente
RAADSGRIFFIE GRIFFIER: DHR. G.J. EEFTINK ADJUNCT-GRIFFIER: MW. A. HAARHUIS ADJUNCT-GRIFFIER: DHR. L.F. NIJLAND
paraaf griffier
Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad Behandelen Commissie Fysiek Commissie Sociaal Commissie Bestuur Trefpunt (uitgebreide commissie) Raadsvergadering
Informeren
I
Datum
18/12 LN
17-01-2013
Opmerkingen griffier:
Behandeling in de raadscommissie Bestuur
Fysiek
Datum:
Sociaal
Agendapunt:
Besluit: Geïnformeerd Akkoord voor raadsbehandeling Hamerstuk Niet-akkoord paraaf griffier
Opmerkingen commissiegriffier:
Stuknummer: 497355
BESLISSINGSFORMULIER COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER
BEHANDELEND AMBTENAAR
SECTOR
PORT. HOUDER
12G201884 497930 / 497930
j. cozijnsen
WVL
Sch
ONDERWERP
AGENDANUMMER
Regionaal privacyconvenant veiligheidshuis Twente
AFGESTEMD MET PORTEFEUILLEHOUDER?
GERAADPLEEGDE ADVIESORGANEN
Ja
Regionale stuurgroep veiligheidshuizen Twente Regionaal College van politie Twente
INTERACTIE/PARTICIPATIE
BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA
Het privacyconvenant is vormgegeven in opdracht van de regionale stuurgroep veiligheidshuizen. Deelnemers waren privacydeskundigen van politie, Openbaar Ministerie, Ministerie van V&J, gemeenten, als mede beleidsmedewerkers zorg en veiligheid en ketenmanagers van de veiligheidshuizen.
Overige
COMMUNICATIE
Openbaar Publiceren op openbare besluitenlijst. OPMERKINGEN VAN DE SECRETARIS
ONTWERPBESLUIT
Het college besluit: 1. De ondertekening door de burgemeester van het privacyconvenant veiligheidshuis Twente, te bekrachtigen en het convenant vast te stellen;; 2. Met het vaststellen een koppeling te maken met het lokale convenant voor de zorgstructuur; 3. De commissie bestuur te informeren. BESLUIT
DATUM
BEGROTINGSASPECTEN
Niet van toepassing (eventueel binnen een product)
FORMATIEASPECTEN
Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de formatie.
ONTWERPTOELICHTING T.B.V. OPENBARE BESLUITENLIJST
vanaf 1 januari 2013 start in Twente het Veiligheidshuis Twente. Dit samenwerkingsverband volgt de drie huidige veiligheidshuizen op, zo ook dat van Hengelo. Het veiligheidshuis heeft vier resultaatgebieden: ≠ Het voorkomen en terugdringen van recidive, overlast en criminaliteit; ≠ Het realiseren van een persoons-, systeem-, of groepsgebonden aanpak voor de dader(s); ≠ Het verlenen van passende zorg aan het slachtofer en diens omgeving; ≠ Het verbinden van instrumenten uit zorg en straf-, bestuurs- en civielrecht gericht op de aanpak van risicopersonen. Om een goede aanpak te kunnen opzetten, is het noodzakelijk dat de samenwerkingspartners binnen het veiligheidshuis, informatie kunnen uitwisselen over personen en groepen. Met dit convenant en het
daarbij behorende privacyreglement, maken de samenwerkingspartners afspraken voor welke doelgroepen de informatie uitgewisseld kan worden en hoe met de informatie omgegaan wordt Dit convenant is essentieel voor het goed functioneren van het veiligheidshuis Twente. TOELICHTING/AANDACHTSPUNTEN T.B.V. COLLEGE
BIJLAGE(N)
Advies B&W Privacyconvenant veiligheidshuis Twente De onderdelen van het privacyconvenant Het privacyreglement Beveiligingsplan
ADVIES VOOR BESLISSING VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER
12G201884 ONDERWERP
Regionaal privacyconvenant veiligheidshuis Twente
AANLEIDING EN DOEL
Op dit moment zijn er drie veiligheidshuizen in Twente. Deze drie veiligheidshuizen bedienen gemeenten in de regio Twente. De veiligheidshuizen vormen een netwerkorganisatie voor partners in veiligheid, zorg en justitie. Het veiligheidshuis is erop gericht om vroegtijdig, snel, consequent, persoongericht, samenhangend en gelijktijdig te reageren. De resultaatgebieden zijn: A. het voorkomen en terugdringen van recidive, overlast en criminaliteit; B. het realiseren van een persoons-, groeps-, systeem- of gebiedsgerichte aanpak voor de dader(s); C. het verlenen van passende zorg aan het slachtoffer en diens omgeving. D. het verbinden van instrumenten uit zorg en straf-, bestuurs- en civielrecht gericht op de aanpak van voor risicopersonen. Partners die binnen de netwerkorganisatie werken, wisselen persoonsgegevens uit om tot een geïntegreerde aanpak te komen. Voor het uitwisselen van deze gegevens zijn partijen gehouden aan de privacywetgeving. Uitspraken van het College Bescherming Privacy (CBP), alsmede de Nationale Ombudsman over het uitwisselen van persoonsgegevens tussen samenwerkingspartners bij veiligheidshuizen in het land, zijn de directe aanleiding geweest voor de stuurgroep veiligheidshuizen Twente om opdracht te geven voor het ontwikkelen van een privacy convenant voor de Twentse Veiligheidshuizen. De uitspraak van het CBP heeft bij partners van veiligheidshuizen in het land, als resultaat gehad dat partijen terughoudender zijn geworden in het delen van persoonsinformatie. Deze terughoudendheid kan bij de behandeling van casuïstiek belemmeringen opwerpen, hetgeen de daadkracht van de aanpak binnen het veiligheidshuis niet altijd ten goede komt.
OVERWEGINGEN
Bij het uitwerken van de opdracht om te komen tot een privacyconvenant, is een brede werkgroep samengesteld. In de werkgroep waren vertegenwoordigd, de drie ketenmanagers, beleidsmedewerkers CJG, jeugd, zorg en veiligheid van gemeenten, beleidsmedewerkers van politie Twente en Openbaar Ministerie, privacyjuristen van het Openbaar Ministerie, Politie Twente en gemeenten. Tevens betrokken was een privacydeskundige van het Ministerie Veiligheid en Justitie, werkzaam bij het doorontwikkelprogramma Veiligheidshuizen. Na het verstrekken van de opdracht door de stuurgroep om te komen tot een privacyconvenant voor de drie veiligheidshuizen, is voor de Twentse veiligheidshuizen een doorontwikkeling op gang gekomen. Deze doorontwikkeling leidt er toe dat vanaf 1 januari 2013 de drie veiligheidshuizen samengaan in één veiligheidshuis Twente. Het convenant is aangepast aan deze ontwikkeling en voorziet nu in samenwerking en gegevensuitwisseling van partners met het veiligheidshuis Twente. De beschrijving van de onderdelen betreft de specifieke doelgroepen van het veiligheidshuis, of waar het veiligheidshuis voorziet in monitoring en expertise. Dit zijn de aanpak van veelplegers, huiselijk geweld en code rood, bestuurlijke informatievoorziening justitiabelen, criminele risicojeugd en het strafketenoverleg. Hierbij is een procesbeschrijving gegeven zoals deze tot en met 2012 werkt. Naast de ontwikkeling binnen de veiligheidshuizen, is ook de omgeving van de veiligheidshuizen volop in beweging. Zo zijn er veranderingen aanstaande in de gemeentelijke rol ten aanzien van de AWBZ en Jeugdzorg, gaat per 1 januari 2013 het politiekorps Twente op in de nationale Politie en gaat het arrondissement Almelo op in het arrondissement Oost. Deze ontwikkelingen zullen allemaal ook hun invloed hebben op de manier van samenwerken. Een van de veranderingen die al tastbaar is, is de nieuwe werkwijze bij het Openbaar Ministerie. De start van de zogenoemde ZSM-aanpak, heeft consequenties op het aanleveren van gegevens van en naar het veiligheidshuis. Deze ontwikkelingen maken het noodzakelijk om werkwijzen zoals deze werken, voor dit moment vast te leggen. Immers, met alle ontwikkelingen in werkwijzen is het goed om afspraken te hebben met elkaar op basis waarvan het werk en de aanpak van complexe problematiek, in ieder geval door kan gaan. De ontwikkelingen bij het veiligheidshuis zelf en maar zeker ook bij partners, zullen een bijstelling van werkprocessen en onderdelen van het convenant in de loop van 2013 nodig maken. Dit convenant biedt
dan een goede basis om op verder te bouwen.
FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN
De ontwikkelkosten van dit convenant zijn gefinancierd uit de budgetten van de veiligheidshuizen. Het convenant voorziet in een kader waarbinnen persoongegevens kunnen worden uitgewisseld. Hier zijn geen verdere kosten aan verbonden voor de samenwerkingspartners.
VERVOLGTRAJECTEN EN -PRODUCTEN
Er zijn veel ontwikkelingen gaande, zowel met de start van het veiligheidshuis Twente zelf. Aan het eind van het eerste kwartaal wordt een operationeel plan opgeleverd dat de concrete uitwerking is van de nieuwe visie op het veiligheidshuis (hulp in de uitvoering). Naast deze ontwikkeling, hebben de ontwikkelingen bij de politie, het openbaar ministerie (incl. ZSM aanpak), kantelingen in de zorg (AWBZ en Jeugdzorg) invloed op de werkwijze van het veiligheidshuis. Daarom zal dit convenant, naar verwachting, in de loop van 2013 voor de eerste keer worden bijgesteld. ADVIES AAN HET COLLEGE
Aan het college wordt voorgesteld: ≠ De ondertekening door de burgemeester van het privacyconvenant veiligheidshuis Twente, te bekrachtigen en het convenant vast te stellen; ≠ Met het vaststellen van dit convenant een koppeling te maken met het lokale convenant voor de zorgstructuur; ≠ De commissie bestuur te informeren.
veiligheidshuis
^J
TWENTE
Convenont voor de somenwerking en gegevens uitwisseling met betrekking tot de persoons- en systeemgerichte oonpak vanuit het Veiligheidshuis Twente.
Het Convenant De convenantpartners Gemeenten betrokken bij het Veiligheidshuis Twente en verantwoordelijk voor de binnen nun gemeente functionerende Centra voor Jeugd en Gezin en lokale zorg- en veiligheidsstructuur Almelo, Hellendoorn, Rijssen-Holten, Twenterand, Wierden, Enschede, Haaksbergen, Borne, Dinkelland, Hengelo, Hof van Twente, Tubbergen, Losser, Oldenzaal, vertegenwoordigd door het College van Burgemeester en Wethouders Politie Twente Openbaar Ministerie, arrondissementsparket Almelo Bureau Jeugdzorg Overijssel Raad voor de Kinderbescherming Reclassering Nederland Regio Midden-Oost Nederland, arrondissement Almelo Tactus circuit Verslavingsreclassering Leger des H Penitentiaire Inrichting Overijssel Halt Twente
hebben het volgende overwogen: A. Convenantpartners zijn alien betrokken bij het samenwerkingsverband " Veiligheidshuis Twente". B. Het Veiligheidshuis vormt een netwerkorganisatie voor partners in veiligheid en zorg, geconcentreerd rond de justitiele ketenpartners, maar verbonden met alle partners in de lokale zorg- en veiligheidsstructuur. C. De werkwijze van het Veiligheidshuis is erop gericht om vroegtijdig, snel, consequent, persoonsgericht, samenhangend en gelijktijdig te reageren. D. De resultaatgebieden zijn: o het voorkomen en terugdringen van recidive, overlast en criminaliteit; o het realiseren van een persoons-, groeps-, systeem- of gebiedsgerichte aanpak voor de dader(s); o het verlenen van passende zorg aan het slachtoffer en diens omgeving. o het verbinden van instrumenten uit zorg en straf-, bestuurs- en civielrecht gericht op de aanpak van voor risicopersonen. E. De partijen steunen het integreren van alle vormen van multidisciplinaire samenwerking in de betrokken gemeenten en in de regio Twente. Een goede aansluiting tussen lokale zorg- en veiligheidsstructuur, de strafrechtketen en de veiligheidsstructuur is uitgangspunt. F. Partijen streven ernaar de werkzaamheden van ieder van hen, op effectieve en efficiente wijze op elkaar te laten aansluiten. Daarvoor is het nodig en gewenst onderling gegevens uit te kunnen
Convenant Veiligheidshuis Twente
veilicjheicishuis I Wl NIF
_?3 ^ -
wisselen. Partijen leggen de door hen afgesproken vorm en inhoud van de uitwisseling van gegevens en de daarbij behorende samenwerking in dit convenant en bijbehorende documenten vast en verbinden zich jegens elkaar om in overeenstemming met hetgeen in dit convenant is bepaald, te handelen. G. Partijen zijn zich ervan bewust dat zij bij het uitwisselen van gegevens gehouden zijn aan privacywet- en regelgeving en een eventueel beroepsgeheim en aan verplichtingen die voortvloeien uit beroepscodes; zij realiseren zich dat gezocht moet worden naar een evenwicht tussen het belang bij gegevensuitwisseling en het belang van de betrokkene bij zijn of haar persoonlijke levenssfeer. Bij het invullen van de samenwerking en de daaruit voortvloeiende gegevensuitwisseling voor het criminaliteitspreventiebeleid hebben partijen met al deze belangen rekening gehouden. H. Er is sprake is van een convenant. Binnen dit convenant is er sprake van meerdere onderdelen, indien dat gezien een specifieke taak of doelgroep dit nodig is. I. De Gemeente Enschede functioneert als centrumgemeente als beheerorganisatie van het Veiligheidshuis. J. De Stuurgroep Veiligheidshuis Twente - hierna te noemen de Stuurgroep - bewaakt de brede werking van het Veiligheidshuis en zorgt voor beleidsontwikkeling op hoofdlijnen. De stuurgroep Veiligheidshuis Twente bestaat uit een vertegenwoordiging van de convenantpartners. K. Dit convenant bevat drie bijlagen: het privacyreglement, de onderdelen van het convenant en het beveiligingsplan.
Convenantpartners
^__^_
De deelname van de convenantpartners is gebaseerd op hun hierna te noemen taken. Per onderdeel wordt dit in de bijlagen zo nodig nader uitgewerkt. • Gemeenten: Gemeenten: Beleidsverantwoordelijk en regisseur voor haar taken op het gebied van zorg en opvang, jeugd en gezin en veiligheid & handhaving openbare orde. • Openbaar Ministerie (OM): de opsporing en vervolging van strafbare feiten en het toezicht op de uitvoering van strafvonnissen; • Politie: de opsporing van strafbare feiten, handhaving van de openbare orde en hulpverlening aan hen die dit behoeven; • Bureau Jeugdzorg Overijssel (Jeugdzorg, Jeugdreclassering en advies- en meldpunt Kindermishandeling/ AMK): de uitvoering van jeugdhulpverlening, de uitvoering van jeugdreclasseringstaken en het verrichten van taken in het kader van het AMK; • De Raad voor de Kinderbescherming: Onderzoek naar de leefomstandigheden van de jeugdige en advies aan de bevoegde (justitiele) instanties overde te nemen maatregelen en in te zetten interventies. Reclassering Nederland, Tactus circuit Verslavingsreclassering, Leger des Heils Reclassering en Jeugdzorg: de begeleiding en het toezicht op, het verrichten van onderzoek naar en geven van voorlichting over een betrokkene, uitvoering van sancties, de voorbereiding en begeleiding van taakstraffen van een betrokken dader; • Halt; vanuit haar opgave om jongeren te behoeden voor en criminele carriere • Penitentiaire Inrichting Overijssel; verblijfplaats gedetineerden in Twente De samenwerking vindt plaats met inachtneming van de in het bijzonder op hen van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie privacyreglement)
Het Convenant Veiligheidshuis Twente 2013 0 8 incl tekenblad.docx
Pagina 2 van 12
Convenant Veiligheidshuis Tvvcnte
veiligheidshuis i w r r-j I I
Verbinding Veiligheidshuis - Lokale Zorg- en veiligheidsstructuur _ _ _
_?*. ***
„_=__
A. Dit convenant regelt de samenwerking in het Veiligheidshuis met de convenantpartners en van daaruit met de ketenpartners uit de diverse ketens. B. De samenwerking met en tussen de ketenpartners binnen de lokale samenwerking is geregeld in de gemeentelijke afspraken met betrekking tot de lokale zorg- en veiligheidsstructuur en de centra voor jeugd en gezin. Deze afspraken dienen als basis voor samenwerking vanuit het Veiligheidshuis met de (lokale) partners. C. Om in alle zaken sluitende zorg te realiseren dienen casussen van het Veiligheidshuis waarbij de ketensamenwerking verder gaat dan de convenantpartijen binnen het Veiligheidshuis ook bekend te zijn bij (het procesmanagement van) de lokale zorg- en veiligheidsstructuur. Dit betekent nauwe afstemming tussen de procesmanager van het Veiligheidshuis en de lokale procesmanager(s). D. Op het moment dat bij een casus vallend onder een van de onderdelen van het Convenant Veiligheidshuis Twente een of meer partners buiten het convenant betrokken worden en die partners wel onderdeel uitmaken van de lokale Zorg- en veiligheidsstructuur van de gemeente waar de casus speelt, dan wordt die casus aangemeld bij de lokale zorg- en veiligheidsstructuur. Die samenwerking valt dan tevens onder de lokale zorg- en veiligheidsstructuur, met de daarbij behorende afspraken over verantwoordelijkheden, regie en gegevensuitwisseling. E. Indien er in een casus die valt onder de gemeentelijke codrdinatie van zorg (lokale zorg- en veiligheidsstructuur of CJG) veiligheidsaspecten spelen die niet adequaat binnen de lokale codrdinatie van zorg kunnen worden aangepakt, dan wordt de casus aangemeld bij het Veiligheidshuis. Die samenwerking valt dan tevens onder het convenant Veiligheidshuis Twente, met de daarbij behorende afspraken over verantwoordelijkheden, regie en gegevensuitwisseling. F. De procesmanager Veiligheidshuis en de gemeentelijke procesmanager stellen vast wie in de casus de proces- en casuscodrdinatie heeft. De convenantafspraken van de uiteindelijke procesmanager zijn dan leidend. Tot op het moment dat andere afspraken zijn gemaakt behouden de oorspronkelijke procesmanager en casuscodrdinator de regie. Om op basis van deze overwegingen een adequate aanpak te realiseren is de navolgende gezamenlijke werkwijze overeengekomen:
L
Ketenregie 1.1 1.2
1.3
1.4
1.5
^
_____
Uitgangspunt is ketenregie, waardoor een integrale aanpak ontstaat en de problematiek effectief en efficient wordt aangepakt. De regie wordt vormgegeven vanuit intensieve samenwerking tussen ketenpartners of door het integreren van bevoegdheden binnen een functie (coach/regisseur) waardoor de professional veel meer handelingsruimte krijgt. Samenwerking in deze keten houdt per definitie wijziging in van functioned autonomie, omdat de visie en de aanpak van de verschillende deelnemers wordt gebundeld tot de meest effectieve gezamenlijke aanpak. De deelnemers bespreken elkaars bijdrage en mogelijkheden kritisch en stellen gezamenlijk een plan van aanpak vast. De deelnemers zijn bereid de eigen aanpak op te doen gaan in de integrale aanpak. De bevoegdheid van elke organisatie om vanuit de eigen doelstelling en (wettelijke) taak uiteindelijk zelfstandig beslissingen te nemen blijft, echter;
let Convenant Veiligheidshuis Twente 2013 0 8 incl tekenblad.docx
Pagina 3 van 12
Convenant Veiligheidshuis Twente
veiligheidshuis _•»
1.5.1
1.6
1.7
_2:
Indien instrumenten van meerdere ketenpartners ingezet worden op basis van een gezamenlijk vastgesteld plan van aanpak kan in principe niet worden afgeweken van de gezamenlijk afgesproken aanpak, zonder overleg met de casusverantwoordelijke casuscobrdinator, tenzij niet gewacht kan worden op dit overleg. 1.5.2 Binnen een onderdeel kunnen verdergaande afspraken gemaakt worden over het inzetten van instrumenten van meerdere convenantpartners door een regisseur (coach) middels een deskundigen-advies. Deze afspraken worde per onderdeel in de bijlagen benoemd. Bij het ontbreken van overeenstemming over het plan van aanpak of de uitvoering daarvan kan door of via de procesmanager in het procesoverleg aan de deelnemers om een beslissing worden gevraagd. Zo nodig kan een beroep worden gedaan op het daartoe aangewezen orgaan zoals omschreven in artikel 8. Deelnemers aan het proces- en casusoverleg en het interventieteam hebben voldoende bevoegdheden meegekregen vanuit de eigen organisatie om ter plekke afspraken te kunnen maken in het kader van het plan van aanpak. Waar nodig koppelt de deelnemer de voorgenomen afspraken voor goedkeuring terug aan de eigen organisatie.
Partners 2.1
2.2 2.3
2.4
2.5
2.6 2.7
Convenantpartners zijn verenigd of vertegenwoordigd in de Stuurgroep Veiligheidshuis Twente, hierna te noemen Stuurgroep. Door de Stuurgroep wordt sturing gegeven aan de naleving van het convenant. Nieuwe partners kunnen worden toegelaten tot het convenant op uitnodiging van de Stuurgroep. Partners die hun betrokkenheid bij het convenant willen beeindigen of hun inzet willen veranderen melden dit bij de Stuurgroep. Indien bespreking in de Stuurgroep niet leidt tot een situatie waarin de partner zijn deelname kan of wil continueren, kan deze zijn deelname beeindigen [ Bij het realiseren van haar doelstelling werkt het Veiligheidshuis en de convenantpartners nauw samen met partners binnen de lokale zorg- en veiligheidsstructuur en/ of de keten rond de centra voor Jeugd en Gezin. Binnen de verschillende onderdelen die onder het Veiligheidshuis vallen kunnen andere partners betrokken zijn en kan de rol van de partners verschillen. Binnen ieder onderdeel kan er sprake zijn van Kernpartners en Schilpartners. Zij zijn essentieel voor de realisatie van dat onderdeel van het convenant en nemen deel aan het betreffende procesoverleg. Welke organisaties binnen een onderdeel de rol van kernpartner vervullen wordt vastgesteld door de bestaande kernpartners. Een lijst van Kernpartners en Schilpartners per onderdeel is opgenomen in de bijlagen.
Verantwoordelijkheden 3.
Eindverantwoordelijkheid 3.1 3.4 3.5
De Stuurgroep is op strategisch niveau verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling met betrekking tot het (Convenant) Veiligheidshuis Twente. De Stuurgroep is mede verantwoordelijk voor het oplossen van knelpunten en de kwaliteit van samenwerking. De gemeente Enschede is verantwoordelijk voor het beheer van het Veiligheidshuis.
Het Convenant Veiligheidshuis Twente 2013 0 8 incl tekenblad.docx
I'agina 4 van 12
Convenant Veilighcidshuis Twente
Veiiioh»id«hui« IWtNIf
3.6
4.
\~*H 1A J *
Waar nodig is er per onderdeel een werkgroep - bestaande uit de kernpartners - die verantwoordelijk is voor dit specifieke onderdeel/ project.
Procesverantwoordelijkheid 4.1 4.2
4.3
4.4
J5.
Binnen ieder onderdeel kan er sprake zijn van een of meer procesoverleggen. De leden van het procesoverleg zijn gezamenlijk op procesniveau verantwoordelijk voor de (voortgang) van de casuistiek. Dit procesoverleg bestaat uit afgevaardigden van de kernpartners. Zij zijn in staat casussen op proces te beoordelen en beschikken daarnaast over voldoende mandaat om gesignaleerde knelpunten in de uitvoering bespreekbaar te maken en te pareren. Binnen het procesoverleg is een procesmanager verantwoordelijk voor de coordinate op procesniveau. Deze bewaakt de voortgang en kwaliteit conform de afspraken - zoals die gemaakt zijn dit convenant en binnen het betreffende onderdeel - verlopen. De procesmanager heeft geen formele bevoegdheden t.o.v. de deelnemers en opereert op basis van de afspraken in het convenant. Het Veiligheidshuis neemt de verantwoordelijkheid op zich voor het proces. Tenzij op basis van de betrokkenheid van de lokale zorg- en veiligheidsstructuur door de procesmanager van de lokale zorg- en veiligheidsstructuur en de procesmanager van het Veiligheidshuis wordt besloten deze verantwoordelijkheid te leggen bij een procesmanager vanuit de lokale zorg- en veiligheidsstructuur.
Casusverantwoordelijkheid 5.1 5.2
Voor iedere lopende casus is een hulpverlener als casuscodrdinator/ coach verantwoordelijk voor de inhoudelijke coordinate. De hulpverlening in een lopende casus wordt waar nodig vormgegeven in een Multi-DisciplinairOverleg (MDO) of Instellingenoverleg (10). Alle in de casus noodzakelijke convenantpartners nemen deel aan het overleg. De medewerkers die de convenantpartners in het overleg vertegenwoordigen hebben vanuit hun eigen instelling voldoende bevoegdheden om beslissingen te nemen ten aanzien van de opzet en uitvoering van het plan van aanpak. Waar nodig koppelt de deelnemer de voorgenomen afspraken voor goedkeuring terug aan de eigen organisatie
5.3
Binnen een onderdeel kan aan een casuscodrdinator/ de mogelijkheid gegeven worden om interventies in te zetten die behoren tot het domein van een andere organisatie. Deze kan dit doen door een deskundigenadvies uit te brengen. Dit zwaarwegende advies wordt conform art. 1.5 in principe altijd overgenomen door de convenantpartner. De partner blijft wel verantwoordelijk voor de uitvoering van de beslissing. Indien de instelling voornemens is af te wijken van het advies wordt dit vooraf besproken met de casuscodrdinator/ coach.
5.4
In het belang van een adequate aanpak kan het noodzakelijk zijn in een casus een externe partij te betrekken die geen onderdeel uitmaakt van het convenant Veiligheidshuis Twente of het convenant dat de lokale zorg- en veiligheidsstructuur regelt. Deze partij dient de uitgangspunten van het convenant te onderschrijven. De procesmanager beslist in overleg met de casuscodrdinator over deze deelname.
Werkwijze _6.
Clienten 6.1
De client/ het clientsysteem wordt gedurende het hele proces op de hoogte gehouden van de status van de hulpverlening en is zoveel mogelijk aanwezig bij de MDO's.
Met Convenant Veiligheidshuis Twente 2013 0 8 incl tekenblad.docx
Pagina 5 van 12
Convenant Veiiigheidshuis Twente
6.2
6.3 6.5
7.
veiiigheidshuis
_^*
De organisatie die de client aanmeldt bij een onderdeel van het convenant, brengt de desbetreffende client voor zover dit nodig is conform de geldende wet- en regelgeving op de hoogte van de aanmelding. Hierbij wordt de reden van aanmelden aangegeven en tevens vermeldt dat er informatie opgevraagd wordt bij en uitgewisseld met organisaties die bij het overleg zijn aangesloten. De casusverantwoordelijke wijst de client op de eigen verantwoordelijkheid om mee te werken aan het traject. Persoonsgegevens van clienten die besproken worden in een in dit convenant genoemd overleg vallen onder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De werkwijze rond het omgaan met persoonsgegevens binnen het convenant is beschreven in het Privacyreglement Veiiigheidshuis Twente en het betreffende onderdeel. Vaststellen casusregie en overdracht
7.1
7.2
7.3
7.4
ji.
Indien binnen een casus meerdere onderdelen (overleggen) die vallen onder dit convenant en de betreffende lokale zorgstructu(u)r(en) een rol gaan spelen, wordt vastgesteld waar de regie moet komen te liggen. In principe is dat altijd "de zwaarste" categorie. De andere onderdelen fungeren onder die regie en faciliteren de vastgestelde aanpak. Indien een casus wordt overgedragen aan een ander onderdeel/overleg/ zorg- en veiligheidsstructuur binnen het convenant of de lokale zorg- en veiligheidsstructuur, wordt de casus in het onderdeel, dat de casus overdraagt, afgesloten. Er wordt naar het nieuwe onderdeel/ structuur alleen die informatie overgedragen die relevant is en past binnen de geldende privacyregels. Indien een casus wordt afgesloten en overgedragen naar een reguliere hulpverleningsorganisatie wordt met de client afgesproken of hij akkoord gaat met het overdragen van relevante informatie vanuit het procesvolgsysteem (Vis2) Indien clienten die betrokken zijn bij een casus binnen het convenant, verhuizen naar een andere regio, zorgt de casuscoordinator in overleg met de procesmanager voor overdracht van de casus aan de andere lokale zorg- en veiligheidsstructuur/ Veiiigheidshuis. De bijbehorende informatie wordt overgedragen voor zover deze relevant is en dit past binnen de geldende privacy regels. Indien er geen andere zorg- en veiligheidsstructuur is, vindt overdracht naar de meeste geeigende instelling(en) plaats. De organisaties betrokken bij de casus ontvangen tijdig bericht van de overdracht.
Escalatiemodel 8.1
8.2
Het kan voorkomen dat binnen de samenwerking in een van de onderdelen niet tijdig een oplossing gerealiseerd kan worden door de betrokken partners. Dat kan worden veroorzaakt door de ernst van de situatie (bedreigende calamiteit), door het ontbreken van overeenstemming over de in te zetten interventies of door het ontbreken van voldoende inzet bij een of meerdere partners om de interventies uit te voeren. De procesmanager probeert eerst - al dan niet in samenwerking met de voor de Veiligheid verantwoordelijke ambtenaar van de betreffende gemeente of de procesmanager uit de lokale zorg- en veiligheidsstructuur - met de leidinggevende van de deelnemer tot een oplossing te komen. Indien ergeen afdoende oplossing wordt bereikt kan de procesmanager dit in overleg met de voor de Veiligheid verantwoordelijke ambtenaar opschalen: • Naar de lokale driehoek bij acute dreiging van ernstige sociale problematiek en daaraan gerelateerde bedreiging van de openbare orde en veiligheid • Naar de ambtenaar of wethouder die verantwoordelijk is voor het CJG indien het jeugd- en gezinsproblematiek betreft die niet valt onder de hier voorgenoemde categorieen
Hot Convenant Veiiigheidshuis Twente 2013 0 8 incl tekenblad.docx
I'agina 6 van 12
C.onvenaiU Veiligheidshuis Twente
v«iiigheid«hui« iwrrJir
9.
i*-
Organisatorische voorwaarden 9.1
9.2
9.3
10
"«*!
De beheersorganisatie (gemeente Enschede) is - voor zover daarin niet wordt voorzien door een andere organisatie - verantwoordelijk voor een digitaal registratie- en informatiesysteem en is verantwoordelijk voor het onderhoud en net applicatiebeheer. De gemeente Enschede voorziet - tenzij binnen een onderdeel anders is overeengekomen - in voldoende procesmanagers, administratieve ondersteuning en huisvesting voor de werkzaamheden van het Veiligheidshuis. Zij zorgt tevens voor de aansturing van de medewerkers van het Veiligheidshuis. Alle convenantpartners stellen medewerkers in staat de noodzakelijke bijdrage te leveren aan de activiteiten die vallen onder het Convenant. Deelname geschiedt op eigen kosten van de instelling.
Informatie-uitwisseling en privacy 10.1 De convenantpartners werken mee aan het uitwisselen van (digitale) informatie. De omschrijving en definitie van de uit te wisselen informatie wordt geregeld in het Privacyreglement en in de Onderdelen van het Convenant die deel uitmaken van dit convenant. 10.2 Indien in een casus een externe partij is betrokken, ondertekent deze deelnemer een geheimhoudingsverklaring, tenzij de geheimhouding al in de wet is geregeld.
11.
Werkproces 11.1 Er wordt gewerkt volgens het door de betrokken kernpartners per onderdeel vastgestelde werkproces.
12.
Communicatie 12.1 Elke convenantpartner zorgt ervoor dat het convenant op een adequate manier intern bekendgemaakt wordt en dat alle direct betrokken medewerkers op de hoogte zijn van de structuur, de doelstelling en de werkwijze. 12.2 De beheersorganisatie (gemeente Enschede) is verantwoordelijk voor alle externe communicatie voor zover het niet de normale communicatie in lopende casu'istiek betreft.
13.
Inwerkingtredingen looptijd 13.1 Het convenant treedt in werking per 1 januari 2013. 13.2 Het convenant wordt na een jaar geevalueerd en waar nodig aangepast aan de nieuwe ontwikkelingen. Daarna wordt iedere twee jaar geevalueerd. 13.3 Het convenant kent een looptijd van maximaal vijf jaar, tenzij de convenantpartners besluiten de looptijd na evaluatie met een periode van telkens maximaal vijf jaar te verlengen.
14.
Aanpassingen 14.1 Het convenant kan - al dan niet op voorstel van de stuurgroep - aangepast worden door de beheersorganisatie. 14.2 De onderstaande regels betreffen aanpassingen in het convenant en de bijbehorende bijlagen • Aanpassingen worden schriftelijk aan alle convenantpartners kenbaargemaakt. • Convenantpartners bevestigen binnen 4 weken hun instemming met de aanpassing. • Bij het ontbreken van overeenstemming overlegt de beheersorganisatie met de betrokken partijen/ de stuurgroep. 14.3 Aanpassingen in de uitvoering van de afspraken - zoals het werkproces - kunnen vastgesteld worden door alle binnen het onderdeel betrokken kernpartners gezamenlijk. Zij worden waar nodig kenbaar gemaakt aan de leden van de Stuurgroep en zijn beschikbaar voor alle leden.
Het Convenant Veiligheidshuis Twente 2013 0 8 incl tekenblad.docx
Pagina 7 van 12
Convcnanl Veiligheidshuis Twente
veingheid,hui» I W 1
N T f
Datum inwerkingtreding: 1 januari2013 Dit convenant in onlosmakelijk verbonden met de volgende bijlagen: • Privacy Reglement behorend bij het Convenant Veiligheidshuis Twente • Onderdelen van het Convenant voor Veiligheidshuis Twente • Beveiligingsplan bij het Convenant voor het Veiligheidshuis Twente
Begrippenlijst Veiligheidshuis: Het samenwerkingsverband van partijen gericht op het voorkomen en terugdringen van recidive, overlast en criminaliteit door het realiseren van een persoons-, groeps-, systeem- of gebiedsgerichte aanpak voor de dader(s) alsmede het verlenen van passende zorg aan het slachtoffer en diens omgeving en het verbinden van instrumenten uit zorg en straf-, bestuurs- en civielrecht. Stuurgroep Het overleg waarin alle convenantpartners aanwezig zijn of vertegenwoordigd worden door een daartoe bevoegde en/ of gemandateerde convenantpartner. Convenantpartner Een organisatie die het convenant heeft meeondertekend en deel uitmaakt van een of meerdere onderdelen ervan. Beheersorganisatie De gemeente die op organisatorisch niveau verantwoordelijk is voor het functioneren van het Veiligheidshuis
Onderdeel Een samenwerkingsverband (project) binnen het convenant met een specifieke taak, doelstelling of
werkgebied. Kernpartners Convenantpartners die binnen een onderdeel van het convenant vast vertegenwoordigd zijn in het procesoverleg. Schilpartner Een organisatie die vanuit haar deelname aan de lokale zorg- en veiligheidsstructuur op proces- en casusniveau een bijdrage levert aan de doelstelling van het veiligheidshuis en deelneemt aan de op die casus gerichte overleggen
Deelnemer Een (medewerker van een) kern- of schilpartner die op casus- of procesniveau deelneemt aan een overleg Client of betrokkene Iedere natuurlijke persoon, verdacht van of veroordeeld voor een strafbaar feit of die bij een van de deelnemers bekend is vanwege zorg-/risicosignalen of die door een of meer van de deelnemers wordt aangemeld voor bespreking in een onderdeel van het Veiligheidshuis.
Het Convenant Veiligheidshuis Twente 2013 0 8 incl tekenblad.docx
Pagina 8 van 12
Convenant Vcilighcidshuis Tvvcnie
v»iiiqhoid*huis IWlNTr
"•>* 1A-*
(Client)systeem of betrokkenen Een groep personen - bijvoorbeeld een gezin of groep -die is aangemeld bij een of meerdere van de onderdelen van het convenant. Burgers met multi-problematiek Burgers waarbij (het vermoeden bestaat dat) er op meer leefdomeinen (wonen, zorg en hulpverlening, veiligheid, onderwijs, werk en inkomen, gezondheid en welzijn) ernstige problemen spelen die vragen om een integrale aanpak. Deskundigenadvies Binnen het convenant voorgenomen interventie op casusniveau. Deze is leidend voor alle betrokken organisaties. Formele beslissingen over te nemen maatregelen bij clienten worden altijd genomen door instellingen, op basis van dit deskundigenadvies. Overleg (Bijvoorbeeld Proces Overleg, Multidisciplinair Overleg-MDO, Instellingen Overleg -10) ledere bespreking danwel afstemming tussen deelnemers in het Veiligheidshuis met betrekking tot betrokkenen of diens wettelijke vertegenwoordiger. MDO Overleg met bij voorkeur de betrokkene(n) en alle in de casus actieve professionals om gezamenlijke de noodzakelijke informatie te delen, de aanpak vast te stellen en de voortgang te bespreken. Procesoverleg Een periodiek overleg met vaste gemandateerde vertegenwoordigers van instellingen die met elkaar onder leiding van de procesmanager de nieuwe, lopende en af te sluiten casussen op procesniveau bespreken, Gesignaleerde knelpunten worden opgelost of opgeschaald. Daarnaast worden andere van belang zijnde ontwikkelingen besproken, zoals die op het gebied van de vraag (trends), het aanbod en het gemeentelijk beleid. Instellingen Overleg Een ad hoc overleg onder leiding van de casus coordinator of procesmanager met de belangrijkste partijen in een casus om in die casus gesignaleerde knelpunten op te lossen Interventieteam Ad Hoc overleg met de eindverantwoordelijken van de in een casus betrokken instellingen om een vastgelopen casus los te trekken of een besluit te nemen over in de uitvoering onoplosbare problemen. Ketenregie Een keten van onderling verbonden diensten en acties onder coordinate van een casuscoordinator, opdat een integrale aanpak ontstaat. Medewerker Degene die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van een betrokken kern- of schilpartner en participeert in het overleg. Casusverantwoordelijke/casuscoordinator De casuscoordinator is die actuele uitvoerende professional die als taak krijgt de casuscoordinatie op zich te nemen, waaronder het mede samenstellen en uitvoeren van het plan van aanpak. De casuscoordinator bevordert een samenhangend en passend aanbod: inhoudelijke coordinate. De casuscoordinator heeft in principe een actief contact met de clienten(groep)
I let Convenant Veiligheidshuis Twente 2013 0 8 incl tekenblad.docx
Pagina 9 van 12
Convenant Veiligheidshuis Twcnle
veiiigh»ici»huis ~*H
Coach/ regisseur De medewerker die verantwoordelijk is voor de coordinate binnen een casus net als de casuscoordinator en tevens de bevoegdheid heeft om instrumenten in te zetten van meerdere convenantpartners middels een deskundigen advies. Hierdoor blijft de uitvoering en organisatie van de zorg veelal in een hand. Procesmanager De procesmanager is naast de casuscoordinator de meest centrale en herkenbare persoon in de coordinate van zorg. De procesmanager schept voorwaarden om samenwerking tussen partijen te ontwikkelen en te bevorderen. Hij heeft een onafhankelijke positie, staat boven de partijen. Hij werkt in opdracht van de gemeente. Hij is betrokken bij de aanmelding, beoordeling en start van de casus(coordinatie). Hij zet de casuscoordinatie voor aangemelde ciienten op de rit en zorgt hij er voor dat een casuscoordinator aangesteld wordt en op pad kan met voldoende informatie. In veel gemeenten laat de procesmanager zich daarbij adviseren door experts of vertegenwoordigers van instellingen in een structureel netwerkoverleg. Procesmanager Veiligheidshuis De medewerker die in de casu'istiek die valt onder het Veiligheidshuis verantwoordelijk is voor de regie op procesniveau op de strafrechtelijke interventie(s) en de samenwerking tussen ketenpartners.
Met Convenant Veiligheidshuis Twente 2013 0 8 incl tekenblad.docx
Pagina 10 van 12
Conveiuml Veiligfaeidshuis Twente
voiliqheicJsHuis 1 Wf M T I
^/T* **-
Het convenant is ondertekend op vrijdag 30 november 2012 door onderstaande partijen. Hierbij zijn voor bekrachtiging per 1 januari 2013 de volgende afspraken gemaakt: •
De burgemeesters laten dit convenant bekrachtigen door het college van B&W
•
De korpschef van Politie draagt zorg voor administratieve afhandeling op grond van de Wet Politiegegevens.
•
De Hoofdofficier van Justitie draagt zorg voor bekrachtiging in het Arrondissementaal Justitieel Beraad, waar justitiele partners het convenant zullen tekenen. Na ondertekening door partijen treedt dit convenant voor nun in werking.
Gemeente Almelo Burgemeester J.H.M. Hermans-Vloedbeld
Gemeente Be Burgemeester Mr. drs. R.G. Welten
Gemee Burge
o
let Convenant Veiligheidshuis Twente 2013 0 8 incl tekenblad.docx
Pagina 11 van 12
Convcnanl Voiligheidshuis Twente Gemeente Rijssen-Holten Burgemeester A.C. Hofland
a. V
•5- u.,li
vciligheidshuis rWENTE
Gemeente Tubbergen Burgarneester mr. M.K.M. Stegers
e>.\).V ns*
W"J
*\
Gemeente Twenterand Burgemeester Ir. C.L. Visser
Gemeente Wierden Burgemeester Ing. J.H.M. Robben
Hoofdofficier Arrondissementsparket Almelo Mr. B.W. Steensma
Korpschef regiopolitie Twente Dhr. F.C.P. Bakker.
Deelnemers in het Arrondissementaal Justitieel Beraad Almelo Bureau Jeugdzorg Overijssel Raad voor de Kinderbescherming Reclassering Nederland Regio Midden-Oost Nederland, arrondissement Almelo Tactus circuit Verslavingsreclassering Leger des H Penitentiaire Inrichting Overijssel Halt Twente
Het Convcnant Veiligheidshuis Twente 2013 0 8 incl tekenblad.docx
Pagina 12 van 12
