BAB V TATA LAKSANA PERUSAHAAN 5.1.
Sistem Kerja Perusahaan Sistem kerja adalah serangkaian dari beberapa pekerjaan berbeda yang
digabungkan untuk menghasilkan suatu barang atau jasa yang menghasilkan nilai bagi pelanggan atau keuntungan perusahaan/organisasi. Dengan adanya sistem kerja yang baik, pekerjaan dapat dilaksanakan secara sistematis sehingga menghasilkan kinerja yang efektif dan efisien. Sistem kerja perusahaan dijabarkan menjadi prosedur pelaksanaan proyek dan sistem penyimpanan data perusahaan. 5.1.1. Prosedur Pelaksanaan Proyek Sebagai sebuah perusahaan konsultan sekaligus kontraktor lanskap, PT. Tropica Greeneries telah banyak menangani berbagai proyek dari skala kecil sampai skala besar. Proyek-proyek yang didapatkan PT. Tropica Greeneries adalah melalui proses tender maupun penunjukan langsung. Namun, mayoritas proyek yang didapatkan karena klien secara langsung menunjuk PT. Tropica Greeneries untuk menangani proyek yang akan dibuat. Hal ini dikarenakan PT. Tropica Greeneries sudah memiliki portofolio yang baik dan selalu memberikan kepuasan kepada klien atas desain-desain yang telah dibuatnya, sehingga sebagian besar klien mempercayakan PT. Tropica Greeneries kembali sebagai konsultan sekaligus kontraktor lanskap untuk mengerjakan proyek-proyek selanjutnya. Adapun pekerjaan tersebut yaitu pekerjaan desain lanskap, pekerjaan pelaksanaan lanskap, dan pekerjaan pemeliharaan. Sedangkan untuk pekerjaan ekspor dan import tanaman lanskap serta pekerjaan penyewaan tanaman indoor hanya didapat melalui penunjukan langsung. Proses perencanaan maupun perancangan di PT. Tropica Greeneries, dalam pembuatan desainnya menggunakan sketsa tangan oleh seorang Arsitek Lanskap yang berpengalaman dan kemudian dibantu dengan sistem komputerisasi. Sketsa tangan digunakan pada tahap analisis, sintesis, dan konsep desain. Setelah itu, pada tahap pengembangan desain diterjemahkan ke dalam sistem komputerisasi melalui penggunaan software desain dengan tujuan mempermudah klien untuk memahaminya. Produk yang dihasilkan berupa siteplan disertai
32
dengan foto ilustrasi dan foto tanaman yang digunakan, potongan, perspektif (3D), gambar konstruksi serta alternatif harga desainnya. Proyek-proyek yang dilakukan oleh PT. Tropica Greeneries mengikuti serangkaian tahapan kerja. Hal ini bertujuan untuk memudahkan perusahaan selama menjalankan proses kerja. Tahapan kerja PT. Tropica Greeneries dapat dilihat pada Gambar 7. Penerimaan Proyek
Penunjukan langsung / Tender
Tahap Persiapan
Pembentukan tim kerja, Pengumpulan informasi
Riset dan Analisis
Inventarisasi Tapak, Wawancara dengan klien, Menganalisa potensi dan kendala tapak
Tahap Konsep Desain
Pembuatan konsep desain (sketsa tangan), Pembuatan desain awal berupa siteplan disertai ilustrasi foto
Pengembangan Desain
Siteplan, Gambar potongan, Gambar detail, Gambar perspektif (3D)
Tahap Pembuatan Gambar Kerja
Planting plan dan Hardscape plan, Detail Konstruksi, Spesifikasi penggunaan material
Technical specification dan Budgeting Plan
Spesifikasi Teknis, Penawaran Harga Soft material dan Hard material
Tahap Pelaksanaan
Meeting dengan owner (revisi desain)
Implementasi desain lanskap pada tapak, Pengawasan pada masa konstruksi, Pemeliharaan
Gambar 7. Bagan Tahap Pekerjaan Desain Lanskap PT. Tropica Greeneries
Dengan penunjukan langsung dari pihak owner, perusahaan tidak perlu mengikuti proses tender untuk mendapatkan proyek lanskap. Dalam sistem penunjukan langsung, owner memberikan pekerjaaan langsung pada perusahaan dan dilaksanakan setelah terjadi kesepakatan dalam sebuah kontrak tertulis antara kedua belah pihak. Pelaksanaan pekerjaan dimulai dan diakhiri sesuai dengan
33
Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) yang berlaku dan telah disepakati. Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) berisi tentang beberapa hal penting sebagai berikut. a. Lingkup pekerjaan yang disepakati dalam perjanjian. b. Persyaratan dan spesifikasi teknis. c. Harga, tata cara, dan syarat pembayaran. d. Jangka waktu penyelesaian pekerjaan. e. Sanksi yang harus dipenuhi apabila salah satu pihak tidak memenuhi kewajibannya. f. Penandatanganan di atas materai oleh kedua belah pihak antara pihak pemilik selaku pemberi pekerjaan dan pihak konsultan/kontraktor selaku penerima pekerjaan. Setelah pekerjaan lanskap selesai dilaksanakan, kemudian beralih ke masa retensi berupa pekerjaan pemeliharaan yang telah disepakati sebelumnya yaitu sekitar 3-6 bulan. Biasanya jangka waktu masa pemeliharaan dipertimbangkan berdasarkan scope proyek yang dikerjakan atau budget yang dimiliki owner. Serah terima pekerjaan dilakukan apabila masa retensi sudah habis yang kemudian dilakukan pengecekan ulang (opname) bersama-sama antara kedua belah pihak dan telah disetujui dan dilakukan penandatanganan. Hampir sebagian besar proyek yang dikerjakan PT. Tropica Greeneries didapatkan melalui sistem penunjukan langsung oleh klien. Sebelum pekerjaan desain dilaksanakan, ada beberapa kegiatan yang menjadi acuan bagi PT. Tropica Greeneries. Acuan perlakuan terhadap kegiatan pekerjaan desain tersebut dapat dilihat pada Gambar 8. Dalam mengerjakan proyek dengan sistem tender, biasanya diawali dengan adanya undangan tender kepada perusahaan atau peserta tender. Undangan tersebut ditujukan untuk pengambilan dokumen tender dan penjelasan pekerjaan yang akan dilakukan. Tahapan selanjutnya adalah perusahaan memberikan dokumen penawaran berupa rincian biaya dan syarat-syarat yang diajukan untuk proyek yang akan dikerjakan yang kemudian akan diseleksi melalui tahap pascakualifikasi. Pengumuman pemenang akan diinformasikan langsung kepada perserta tender. Apabila terpilih menjadi pemenang, langkah selanjutnya adalah penandatangan kontrak kerja dan pemberian Surat Perjanjian Kerjasama (SPK).
34
Pelaksanaan pekerjaan dimulai dan diakhiri sesuai dengan Surat Perjanjian Kerjasama (SPK)
yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Pekerjaan
dikatakan selesai apabila telah melewati masa retensi dan dilakukan pengecekan ulang (opname) untuk selanjutnya dilakukan serah terima pekerjaan dalam bentuk Berita Acara Serah Terima (BAST). Getting Things Done IN
What is it? Trash it Is it actionable? Projects (Planning)
Projects plan (Review for action)
NO
Someday / Maybe File for reference
YES
What is the next action Will it take less than 2 minutes?
YES Do it
NO
Delegate it
Defer it
Waiting for (Someone else to do)
Specific day & time
Next actions (To do as soon as i can)
Gambar 8. Bagan Acuan Perlakuan terhadap Kegiatan Pekerjaan Desain melalui Penunjukan Langsung (Sumber: PT. Tropica Greeneries, 2011)
5.1.2. Sistem Penyimpanan Data Perusahaan Data sebuah perusahaan harus dapat dikelola dengan baik agar tidak hilang atau mudah dicari. Dalam menjalankan usahanya, PT. Tropica Greeneries memiliki standar dalam mengelompokkan semua data perusahaan yang
35
berhubungan dengan proyek yang sedang dikerjakan. Data perusahaan tersebut disimpan dalam sebuah server yang kemudian dapat diakses oleh semua komputer. Data server berisikan folder dan subfolder yang memuat berbagai dokumentasi perusahaan. Dalam data server terdapat dua folder utama yaitu tropica data dan picture disk yang memiliki fungsi yang berbeda. Tropica data berisikan folder yang memuat berbagai dokumentasi perusahaan yaitu data ekspor, data impor, proyek pemeliharaan (maintenance), tender, proyek yang sedang dikerjakan, proyek indoor plant, data administrasi dan keuangan, data supplier, data kegiatan seminar, serta data penunjang lainnya. Semua data yang terkait dengan proyek yang dikerjakan dikelompokkan dalam satu folder dan disimpan dalam server di dua folder utama tersebut yaitu tropica data dan picture disk. Folder kemudian diberi nama sesuai proyek yang dikerjakan atau dengan menggunakan nama lokasi proyek yang bersangkutan. Misalnya untuk pekerjaan desain lanskap Sahid Kuta Life Style Resort ini dapat ditemukan di Tropica Data Server – 05 Project – Project 2010 – Sahid Kuta Lifestyle Resort. Data dalam folder Sahid Kuta Lifestyle Resort yang berada di tropica data tersebut berisikan: 1. Folder Calculation yaitu berisikan data excel tentang perhitungan proyek baik pekerjaan softscape maupun pekerjaan hardscape. 2. Folder Quotation yanitu berisikan dokumen penawaran harga dari perusahaan untuk klien. 3. Folder Letters in yaitu folder yang menyimpan semua surat-surat pemberitahuan, undangan, dan surat keterangan lain yang ditujukan kepada perusahaan. 4. Folder Letters out yaitu folder yang menyimpan semua dokumen dan surat-surat yang ditujukan kepada pihak luar. 5. Folder Drawings yaitu berisikan data-data berupa gambar seperti gambar kerja yang berhubungan dengan proyek yang sedang atau akan dikerjakan. 6. Folder Email yaitu berisikan data atau informasi mengenai proyek yang dikerjakan yang diterima oleh perusahaan melalui email. Data dalam folder Sahid Kuta Lifestyle Resort yang terdapat di picture disk berisikan:
36
1. Folder Foto survey yaitu berisikan semua foto-foto survey site atau tapak proyek yang akan dikerjakan. 2. Folder Foto progress yaitu berisikan semua foto-foto progress site atau tapak proyek yang sedang atau telah dikerjakan. Selain memiliki standardisasi dalam penyimpanan data perusahaan, PT. Tropica Greeneries juga memiliki standar layout dalam gambar kerja yang memuat informasi gambar sebagai berikut. 1. Judul Proyek 2. Pemilik/owner (pemberi tugas) 3. Pihak – pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek ( Arsitek, Struktural, Mechanical & Electrical, Arsitek Lanskap, dll) 4. Keterangan Gambar 5. Tanggal Revisi 6. Judul Gambar 7. Skala dan Orientasi 8. Tanggal dan Nomor Gambar 9. Informasi Gambar (Design by, drawn by, Approved) 10. Hak Cipta Perusahaan 5.2.
Manajemen Proyek Manajemen proyek merupakan suatu proses kegiatan untuk merencanakan,
mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan (H. Kerzner dalam Soeharto, 1995). Dalam hal ini, manajemen proyek dibagi ke dalam pelaksanaan inti proyek dan sumber dana proyek. 5.2.1. Pelaksanaan Inti Proyek Pada proses pembuatan pekerjaan desain lanskap Sahid Kuta Lifestyle Resort oleh PT. Tropica Greeneries, terdapat empat pihak yang terlibat di dalam kesuluruhan proses. Keempat pihak tersebut antara lain adalah owner selaku pihak pertama yaitu Grup Sahid dan Grup Plaza Indonesia, PT. Indonesian Paradise Island (IPI) selaku pihak kedua yang menjadi pihak pemberi tugas, kemudian pihak ketiga adalah arsitek yaitu PT. Enviro Tec, serta pihak keempat adalah
37
konsultan dan kontraktor yang terlibat. Pihak-pihak tersebut saling berketerkaitan satu sama lain guna menunjang proses desain lanskap Sahid Kuta Lifestyle Resort ini. Dalam pelaksanaanya, pembuatan desain lanskap proyek Sahid Kuta Lifestyle Resort ini dikerjakan oleh sebuah tim sehingga dapat mempermudah jalannya pekerjaan desain. Suatu tim kerja tersusun dari individu-individu dengan keterampilan dan latar belakang yang berbeda-beda, menjadi satu kesatuan unit kerja untuk mencapai tujuan tim. Tim yang efektif ditandai oleh hasil yang bersifat sinergi, yaitu hasil usaha bersama lebih besar dari pada jumlah hasil masing-masing anggota. Tim kerja proyek ini terdiri dari beberapa orang yaitu Ir. Anggia Murni (Arsitek Lanskap Ahli) sebagai pengontrol, pemberi keputusan terhadap sesuatu yang berhubungan dengan proyek, membuat konsep yang akan digunakan dalam proyek, serta presentasi dihadapan klien.
Ir. Niken
Larasati (Project
Leader/Arsitek Lanskap) sebagai proyek manager yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan proyek, berhubungan langsung dengan klien dan mengatur urusan kerjasama, juga ikut serta dalam pembuatan konsep. Dalam mengembangkan konsep desain, Ir. Niken Larasati didampingi oleh Prasetyo Condro G. (Arsitek) dan dibantu Rara Indriyati (Mahasiswa Magang) sebagai tim desain. Dalam hal ini, Prasetyo Condro G. membuat siteplan dengan AutoCAD, mengerjakan 3D yang menggunakan software Sketch Up, melakukan meeting dengan pihak arsitek, dan melakukan survey progress. Rara Indriyati sebagai mahasiswa magang ikut memahami, berpartisipasi, dan membantu selama proses pekerjaan desain berlangsung seperti ikut berpartisipasi ketika membuat konsep, mengerjakan siteplan
dengan
AutoCAD,
menyempurnakan
gambar
siteplan
dengan
mengguanakn software Corel, serta mengikuti beberapa meeting yang diadakan dengan pihak arsitek. Bagian administrasi dan keuangan proyek dikerjakan oleh Mawartina Sayuti dan Retno dimana bertugas mengurusi tahap pembayaran proyek. Adapun tim pendukung yang ikut andil dalam pengerjaan proyek adalah Asroel Alamsjah (IT Consultant) dan Taufik Dado (Sprinkler Consultant). Tim yang tergabung dalam pengerjaan desain lanskap Sahid Kuta Lifestyle Resort ini dapat dilihat pada Gambar 9.
38
Direktur PT. Tropica Greeneries Ir. Anggia Murni (Arsitek Lanskap Ahli)
Tim Administrasi & Keuangan Mawartina Sayuti Retno
Tim Desain Ir. Niken Larasati (Project Leader/Arsitek Lanskap) Prasetyo Condro G. (Arsitek) Rara Indriyati (Mahasiswa Magang)
Tim Pendukung Asroel Alamsjah (IT Consultant) Taufik Dado (Sprinkler Consultant) Gambar 9. Tim Kerja Proyek Sahid Kuta Lifestyle Resort, Bali di PT. Tropica Greeneries
Dalam melakukan suatu pekerjaan dengan tim kerja, pekerjaan memang akan terasa lebih efisien. Namun, kerjasama yang solid dan komunikasi yang baik dalam tim adalah kunci dalam bekerja pada sebuah tim kerja. Hal tersebut dapat meningkatkan kinerja dari tim itu sendiri serta menghindari kesalahpahaman dalam melakukan sebuah pekerjaan. 5.2.2. Sumber Dana Proyek Sumber dana proyek pekerjaan desain Sahid Kuta Lifestyle Resort ini ditanggung oleh PT. Indonesian Paradise Island (IPI) sebagai pihak yang ditunjuk oleh owner untuk menjalankan proyek tersebut dan sebagai pihak pertama yang memberi tugas kepada PT. Tropica Greeneries dalam Surat Perjanjian Kerjasama (SPK). Sumber dana tersebut mencakup keseluruhan biaya pekerjaan desain lanskap dengan mekanisme pembayaran secara bertahap sesuai dengan kesepakatan antara pihak pemberi tugas dan pihak penerima tugas. Total biaya untuk pekerjaan desain lanskap proyek Sahid Kuta Lifestyle Resort ini adalah senilai Rp 168.586.000,- (Terbilang : Seratus Enam Puluh Delapan Juta Lima
39
Ratus Delapan Puluh Enam Ribu Rupiah), dengan empat tahap pembayaran (Tabel 6). Tabel 6. Mekanisme Pembayaran Proyek Sahid Kuta Lifestyle Resort
No.
Tahap Pembayaran
Persentase
Akumulasi
1
Tahap 1. Uang muka (dibayarkan setelah
20 %
20%
30%
50%
40%
90%
10%
100%
SPK ditandatangani kedua belah pihak) 2
Tahap 2. Setelah progress kerja Design Development selesai
3
Tahap 3. Setelah progress kerja Working Drawing dan RAB selesai
4
Tahap 4. Setelah pelaksanaan proses tender selesai
Dari tabel di atas dapat diuraikan bahwa pembayaran dilakukan berdasarkan jumlah persen yang ditentukan dari total keseluruhan biaya pekerjaan yang mana telah disepakati bersama pada SPK yang telah ditandatangani oleh kedua belah pihak. Setiap tahapan pekerjaan dikatakan selesai apabila telah dilakukan serah terima pekerjaan dengan bukti BAST yang ditandatangani bersama. Termin pekerjaan desain lanskap Sahid Kuta Lifestyle Resort ini dapat dilihat pada kurva dalam Tabel 7. 5.2.3. Pengolahan Data dan Penyelesaian Proyek Proyek yang dikerjakan oleh PT. Tropica Greeneries sebagian besar dikerjakan bersama-sama dengan berbagai konsultan lain. Seperti halnya dalam proyek Sahid Kuta Lifestyle Resort yang dikerjakan bersama konsultan arsitek dan interior desain, konsultan sipil dan struktural, konsultan mekanik dan elektrikal, konsultan manajemen konstruksi, serta konsultan quantity surveyor. Masing-masing konsultan memiliki tugas dengan porsi tersendiri dalam mengerjakan proyek tersebut sesuai dengan bidangnya.
40
Tabel 7. Termin Pekerjaan Desain Lanskap Sahid Kuta Lifestyle Resort, Bali No.
Pekerjaan
1 Uang muka Design development (Beachwalk) Working drawing dan 3 RAB (Beachwalk) Design development 4 (Hotel) Working drawing dan 5 RAB (Hotel) 2
6 Dokumen tender Jumlah
Durasi (Bln)
Bobot (%)
Nov
Rp33.717.200,00
1
20
20
Rp25.287.900,00
3
15
5
5
5
Rp33.717.200,00
3
20
6,67
6,67
6,67
Rp25.287.900,00
3
15
5
5
5
Rp33.717.200,00
3
20
6,67
6,67
6,67
Rp16.858.600,00
1
10
Harga pekerjaan
Rp168.586.000,00 Jumlah akumulatif
100
Bulan Des
Ja n
Feb
Ma r
Apr
Mei
Jun
100 80 60 40 20 10
20,00 20,00
Grafik (%)
11,67 31,67
11,67 43,33
11,67 55,00
11,67 66,67
11,67 78,33
11,67 10,00 90,00 100,00
0
41
PT. Tropica Greeneries akan mendapatkan layout gambar dari pihak arsitek yang nantinya akan menjadi acuan dalam pembuatan desain lanskap. Sebagai konsultan lanskap, inventarisasi yang dilakukan biasanya dengan melihat langsung keadaan tapak atau survey tapak serta melakukan pengambilan foto pada tapak eksisting. Kegiatan ini nantinya akan dapat membantu dalam pembuatan desain lanskap. Seluruh data yang didapatkan nantinya akan dianalisis untuk menetapkan konsep desain yang akan diterapkan. Dengan banyaknya referensi dari buku-buku yang dimiliki PT. Tropica Greeneries akan sangat membantu dalam memberikan ide-ide baru dalam proses pembuatan desain. Selama proses desain berlangsung, PT. Tropica Greeneries dibantu dengan penggunaan komputer yang didukung dengan software-software tertentu seperti AutoCAD, Corel, maupun Sketch Up. Penggunaan komputer tersebut lebih banyak digunakan pada tahap pengembangan desain (Design Development). Hasil kerja pada tahap pengembangan desain ini kemudian dibuat dalam bentuk presentasi untuk dipresentasikan kepada pihak arsitek bersama-sama konsultankonsultan lainnya dengan hasil pekerjaan masing-masing. Presentasi dilakukan untuk mendiskusikan kembali hasil pekerjaan dengan memberikan berbagai masukan dan kritikan guna penyempurnaan lebih baik sebelum nantinya dipresentasikan kepada pihak klien. Pertemuan tersebut akan dicatat dalam bentuk minutes of meeting dan kemudian dibagikan kepada semua pihak yang terlibat. Dokumen yang tertanggal harus disimpan dengan baik. Hal ini akan memperlihatkan kemajuan dari proses pelaksanaan, site meetings, keterlibatan klien, dan masalah lainnya. 5.3.
Masalah dan Kendala Proses Kerja di PT. Tropica Greeneries Dalam melakukan suatu pekerjaan, secara realitasnya tidak selalu berjalan
dengan lancar. Hal ini yang dirasakan oleh PT. Tropica Greeneries dalam menjalankan pekerjaannya. Ada beberapa masalah dan kendala yang dihadapi selama proses kerja berlangsung, antara lain masalah teknis seperti padamnya listrik. Padamnya listrik lebih sering dikarenakan kekuatan daya lokasi yang kurang besar. Hal tersebut membuat pekerjaan tergangggu, belum lagi pekerjaan di komputer yang terkadang belum disimpan sehingga hasil kerja yang dibuat harus dimulai dari awal lagi. Terbatasnya sarana juga menjadi kendala dalam
42
melaksanakan pekerjaan di PT. Tropica Greeneries seperti hanya memiliki satu buah printer A3 saja dan tidak memiliki mesin fotocopy sendiri. Dengan terbatasnya sarana tersebut maka memperlambat proses pekerjaan. Selain dari masalah teknis, kurangnya sumber daya manusia di PT. Tropica Greeneries menjadi masalah yang perlu diperhatikan. Kurangnya jumlah tenaga kerja yang ada di PT. Tropica Greeneries menimbulkan efek kurang baik dalam pekerjaan. Banyaknya proyek yang ditangani perusahaan mengakibatkan staf yang bekerja mengalami overload pekerjaan terutama staf yang berada pada bidang desain sehingga pekerjaan tidak tertangani dengan baik.
