BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 Peta Proses Bisnis Pemetaan proses bisnis perusahaan telah disusun bersama-sama oleh kepala bagian masing-masing departemen yang terlibat bersama departemen Quality Assurance dan didampingi oleh konsultan sistem yang telah ditunjuk oleh perusahaan. Awal pembuatan dimulai dengan mendata aktivitas-aktivitas penting apa saja yang biasa dilakukan pada tiap-tiap departemen. Kemudia didiskusikan lebih lanjut sehingga didapat bahwa satu proses kerja misalnya Proses Perencanaan Produksi dilakukaan oleh beberapa departemen, sehingga kerjasama dari setiap departemen menjadi sangat penting. Berlaku bahwa departemen selanjutnya yang mengerjakan suatu proses kerja menjadi pelanggan dari departemen sebelumnya. Business Process Mapping di PT XYZ dibagi menjadi tiga proses penting yaitu Proses Manajemen, Proses Realisasi Produk & Proses Pendukung. Peta Proses Bisnis tersebut telah disusun Pada Tahun 2012 dan telah dijalankan sebagai salah satu acuan dalam pembuatan Prosedur Perusahaan, Standard dan Instruksi Kerja di PT XYZ.

17

http://digilib.mercubuana.ac.id/

18

BUSINESS PROCESS MAPPING (PT. SANTOSO TEKNINDO)

PROSES MANAJEMEN Business Plan

Management Review

Internal Audit

Corrective & Preventive Action

Continuous Improvement

MR & Manajemen

MR & Manajemen

MR

ALL DEPT

ALL DEPT

Management Review Report

Activity Plan

Non Conformance Report

CPAR

Customer Satisfaction Marketing

Sumbang Saran

Hasil Survey

Permintaan Perubahan

Survey Cek List


Sample Produk, Drawing

Perencanaan Mutu (Design Proses)

Job Traveller

Engineering

Engineering Change

Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Eng, Prod, QA

Prod, QA

Hasil Design

Spesifikasi product

Customer Property

Perencanaan Produksi PPIC, Purch, Prod, Mtn

Produk NG

Customer Claim QA

Info Stock

Design Tools MKT Engineering Sample Produk, Drawing

Job Traveller, Schedule Produksi

Penjualan New Product / Repeat

Customer

Permintaan Pembelian

MKT, Eng, PPIC, Prod

Permintaan

Info Perubahan Material

Produk

Surat Jalan

Produk OK

Permintaan Proses Subkon

Pembayaran

Customer

WH, MKT, Finc Invoice

Material

PPIC, Purch, QC, WH

Penagihan

Penyimpanan Material / Finished Goods

Pengendalian Proses Subkontraktor

Finance, Purch, WH

Surat Jalan, Produk & QC Report

Finc

WH PO / Contract

PROSES REALISASI PRODUK Surat Perjanjian Kerja

Delivery

Produk NG

Pembelian Purch, QC, WH

Invoice

Proses Produksi

Claim Report

Schedule Delivery

Prod, QC, QA, Eng

PO

Supplier


First Arcticle Inspection

Spesifikasi product

Produk

Program Pelatihan

Laporan Kerusakan

Recruitment

Traning

Corrective Maintenance

HRGA

HRGA

MTN

Distribusi Dokumen

Schedule Maintenance

Daftar Program

Filling Records

Master List Back Up Data

Schedule Kalibrasi

Preventive Maintenance

Pengendalian Dokumen

Pengendalian Record

Pembuatan Program Aplikasi

Back Up Data

Pengendalian Alat Ukur & Uji

MTN

QA

QA

IT

IT

QC

PROSES PENDUKUNG

Gambar 4.1 Business Process Mapping (PT XYZ)

Gambar diatas adalah Business Process Mapping di PT XYZ. Berikut adalah proses-proses yang sudah terpetakan pada Peta Proses Bisnis PT XYZ: 1. Proses Manajemen 1.1.

Business Plan

1.2.

Management Review

1.3.

Internal Audit

1.4.

Corrective & Preventive Action

1.5.

Continuous Improvement

1.6.

Customer Satisfaction

2. Proses Realisasi Produk 2.1.

Penjualan


19

2.2.

Customer Property

2.3.

Design Tools

2.4.

Perencanaan Mutu

2.5.

Perencanaan Produksi

2.6.

Engineering Change

2.7.

Produksi

2.8.

Pengendalian Produk Tidak Sesuai

2.9.

Customer Claim

2.10.

Pembelian

2.11.

Penyimpanan Material / Finished Goods

2.12.

Pengendalian Proses Subkontraktor

2.13.

Pembayaran

2.14.

Delivery

2.15.

Penagihan

3. Proses Pendukung 3.1.

Back Up Data

3.2.

Pengendalian Alat Ukur & Uji

Dalam Peta Proses Bisnis tersebut telah ditentukan Departemen mana saja yang akan terlibat pada masing-masing proses dan Output yang akan dihasilkan dari setiap proses. Output dari suatu proses akan menjadi input dari proses selanjutnya. Dimungkinkan pada satu proses melibatkan beberapa ataupun seluruh departemen. Sebagai contoh, terlihat pada gambar bahwa proses pada Perencanaan Mutu mendapat input Sampel Produk dan Drawing


20

dari proses Customer Property, kemudian mengeluarkan output berupa Job Traveller dan digunakan sebagai input pada proses Perencanaan Produksi. Pada Proses Customer Property, departemen yang bertanggung jawab adalah departemen Marketing. Pada bagian Perencanaan Mutu, departemen yang bertanggung jawab adalah departemen Engineering. Pada Proses Perencanaan produksi, departemen yang bertanggung jawab adalah PPIC, Purchasing, Produksi dan Maintenance.

4.1.1 Proses Manajemen Pada Proses Manajemen terdapat 6 proses penting yang telah dipetakan. Proses-proses ini adalah rangkaian dari aktivitas-aktivitas perencanaan dan pengawasan dari kinerja dari proses-proses bisnis di PT XYZ.

4.1.1.1 Business Plan Proses perencanaan bisnis menjadi bagian awal yang penting dalam penentuan kebijakan-kebijakan yang diambil dalam mewujudkan Visi & Misi Perusahaan. Pada proses perencanaan bisnis akan menghasilkan output berupa activity plan dimana menjadi acuan dalam menentukan langkah-langkah bisnis yang perlu diambil. Penentu dari proses Business Plan ini adalah Management Representative (MR) & Manajemen.


21

4.1.1.2 Management Review Proses

Tinjauan

Manajemen

merupakan

pembahasan

dari

pencapaian tiap-tiap bagian dalam mencapai target terukur yang telah ditetapkan. Dalam proses ini akan didapatkan permasalahan yang sudah terjadi dan kemungkinan permasalahan yang akan terjadi. Dalam proses ini selalu dibahas fakta-fakta yang terjadi dan kemudian analisa dari faktafakta tersebut dan setiap departemen mengusulkan tindakan perbaikan yang akan dilakukan agar permasalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali berikut target dan penanggung jawab dari setiap tindakan perbaikan yang akan dilaksanakan. Kemudian setelah setiap departemen menyampaikan laporannya maka bersama manajemen akan dibahas setiap tindakan perbaikan yang diusulkan dari setiap departemen dan diambil keputusan bersama manajemen mengenai tindakan perbaikan yang akan diambil dan target penyelesaiannya. Beitu juga dilakukan pembahasan mengenai tindakan perbaikan yang telah diputuskan saat meeting Tinjauan Manajemen sebelumnya terkait dengan efektifitas perbaikan yang telah dilakukan dan progress perbaikannya. Sehingga dalam periode selanjutnya setiap departemen dapat mencapai target terukur yang telah ditetapkan. 4.1.1.3 Internal Audit Proses Internal Audit dilakukan berdasarkan jadwal dari Internal Audit Perusahaan dan juga sebelum ada audit dari pihak luar. Tujuan dari Internal Audit ini agar setiap departemen konsisten dalam menjalankan sistem yang sudah ditetapkan dan dapat melakukan perbaikan untuk setiap


22

ditemukannya ketidaksesuaian yang terjadi dalam departemennya masingmasing. Output dari Proses Internal Audit ini adalah Laporan Temuan Audit atau Laporan Ketidaksesuaian (Non-Conformance Report). 4.1.1.4 Corrective & Preventive Action Request (CPAR) Proses ini merupakan permintaan perbaikan agar semua bagian yang terlibat dalam suatu proses / aktivitas yang terjadi di Perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Setiap aktivitas berhubungan dengan departemen lain, sehingga hasil yang menjadi output dari suatu departemen akan dilanjutkan menjadi input oleh departemen selanjutnya. Dalam hal ini, maka input yang masuk harus sesuai dengan standard / spesifikasi yang dibutuhkan. Jika terjadi ketidaksesuaian pada output suatu depertemen dan dilanjutkan menjadi input dari departemen yang lain, maka sudah tentu hasil akhir yang didapatkan menjadi tidak sesuai juga. Proses Corrective & Preventive Action Request ini mengacu pada suatu standard, yaitu standard Kriteria Penerbitan CPAR : Bilamana suatu departemen harus menerbitkan CPAR kepada departemen yang lain, contoh CPAR diterbitkan jika kesalahan yang sama terulang kembali sampai tiga kali. Tujuan dari proses ini adalah agar ketidaksesuaian yang terjadi baik dikarenakan oleh kesalahan yang sudah terjadi maupun potensi masalah yang akan terjadi tidak terulang kembali. Fokus perbaikan dilakukan secara sistem, bagaimana agar sistem yang ada dapat mengurangi kesalahan yang terjadi akibat Human Error, sehingga tindakan perbaikan yang dilakukan harus ditetapkan menjadi suatu standard,


23

Instruksi Kerja, maupun One Lesson Point dan terdokumentasi dengan baik. 4.1.1.5 Continuous Improvement Perbaikan yang berkelanjutan dilakukan oleh semua departemen, dimana dari setiap departemen dan jika memungkinkan dari setiap karyawan

dapat

memberikan

sumbang

saran

demi

tercapainya

peningkatan. Sumbang saran ini menjadi sarana yang penting dimana semakin banyak usulan, semakin besar kemungkinan didapat tindakan perbaikan yang lebih baik, dapat menekan biaya produksi sehingga keuntungan perusahaan dapat meningkat. Dari sisi karyawan juga menjadi suatu kebanggaan, menjadi nilai lebih, atau dimungkinkan untuk diberlakukan sistem rewards, saat saran yang mungkin merupakan saran yang sederhana ternyata dapat diterima karena setelah diperhitungkan dapat meningkatkan keuntungan perusahaan. 4.1.1.6 Customer Satisfaction Pada Peta Bisnis diatas terlihat bahwa penanggung jawab dari proses ini adalah marketing. Maksud disini, Departemen Marketing yang berhadapan langsung dengan pelanggan, berkomunikasi secara langsung sehingga benar-benar mengerti apa yang dibutuhkan pelanggan. Proses identifikasi dari kepuasan pelanggan ini dapat menggunakan check list maupun wawancara langsung dan dapat dituangkan dalam bentuk testimoni. Kepuasan pelanggan menjadi faktor penentu dalam kemajuan perusahaan, dimana tujuan setiap usaha dibangun adalah untuk memenuhi


24

kebutuhan pelanggan, sehingga jika pelanggan-pelanggan dari suatu perusahaan merasa puas maka kemajuan perusahaan pun dapat segera terwujud. Selain Marketing, semua departemen dalam perusahaan secara tidak langsung bertanggung jawab dalam terwujudnya kepuasan pelanggan. Sehingga kerjasama dan dukungan dari tiap tiap bagian dalam perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan menjadi faktor yang penting. 4.1.2 Proses Realisasi Produk Dalam proses realisasi produk, telah dipetakan 15 proses penting berawal dari proses penjualan mendapatkan permintaan dari pelanggan dan diteruskan sampai akhirnya menjadi produk

yang diinginkan

pelanggan. 4.1.2.1 Proses Penjualan Pada proses penjualan, departemen marketing secara langsung berinteraksi dengan pelanggan, dalam hal ini penentuan spesifikasi yang diperlukan oleh pelanggan menjadi penting. Departemen Engineering memberi dukungan dengan feasibility study terkait kemampuan dalam pemenuhan

spesifikasi

yang

dibutuhkan.

PPIC

memperhitungkan

kapasitas produksi sehingga dapat memberikan konfirmasi bahwa produk yang dibutuhkan pelanggan dapat dikirim pada saat dibutuhkan. Setelah mendapatkan PO ataupun approval dari pelanggan, maka dari proses penjualan menyampaikan spesifikasi dari produk (output dari proses penjualan) kepada proses Perencanaan Mutu dan Proses Design Tool (jika


25

diperlukan) dan kemudian dari design tool juga menyerahkan hasil design ke proses Perencanaan Mutu. Spesifikasi dari suatu produk disini dapat berupa gambar kerja, contoh produk, ataupun pengamatan langsung yang digali lebih dalam oleh bagian Engineer bersama pelanggan. 4.1.2.2 Proses Customer Property Proses ini menjamin kepada pelanggan bahwa semua barang milik pelanggan dapat teridentifikasi, diperlakukan dengan khusus agar dapat digunakan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelanggan. Kerahasiaan dari barang-barang pelanggan juga diterapkan, agar distribusi barang milik pelanggan baik contoh dari produk maupun gambar kerja dari pelanggan dapat terkendali. Output dari proses Customer Property ini menjadi Input dari proses Perencanaan Mutu. 4.1.2.3 Proses Design Tools Untuk pembuatan item yang memerlukan peralatan (tool) khusus, jig machining ataupun jig inspeksi maka data spesifikasi item dari proses penjualan dilanjutkan ke proses desain tool, proses ini mempersiapkan tools yang diperlukan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan agar permintaan dari pelanggan tidak ada yang terlewat. Proses manufaktur dan peralatan dan inspeksi dan proses pengujian dan peralatan harus dirancang dan atau dipilih sehingga spesifikasispesifikasi dalam proses dan produk jadi secara konsisten tercapai. Pemilihan ini harus dilakukan dengan partisipasi dari semua kelompok


26

yang tepat yang berkaitan dengan jaminan sebuah produk yang berkualitas. 4.1.2.4 Proses Perencanaan Mutu Proses perencanaan mutu mengolah informasi yang didapat pada proses penjualan berupa identifikasi permintaan pelanggan. Identifikasi Permintaan Pelanggan dapat berupa gambar kerja, sample produk yang akan diproses & data bagian mana saja poin yang dikerjakan, sample produk yang diinginkan pelanggan, dan informasi-informasi lainnya terkait data teknik dari kebutuhan pelanggan. Untuk memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan pelanggan tersebut, pihak Engineering Process membuat urutan kerja, cara kerja pada setiap workstation, cutting tools yang dibutuhkan, poin pengecekan, cara & alat pengecekan yang dibutuhkan. Dalam implementasi di PT XYZ, persiapan pada proses Machining Center dan Turning Center dibuat oleh CAD Engineering (Untuk program CAM, posisi clamping, zero poin & cutting tools yang digunakan).

Pada proses ini juga mengeluarkan Traveller sebagai formulir untuk merekam data terkait pembuat dan penanggung jawab pada setiap workstation. Proses Perencanaan Mutu memegang peranan yang sangat penting karena berdampak langsung dengan kualitas produk yang dibuat.

4.1.2.5 Proses Perencanaan Produksi Tujuan dari proses ini adalah mengatur proses produksi sehingga produk-produk pesanan pelanggan tersedia dan sesuai dengan waktu yang


27

dibutuhkan pelanggan atau yang telah disanggupi. Proses produksi harus direncanakan, dikembangkan, divalidasi, dan didokumentasikan untuk memastikan bahwa tingkat kualitas yang dirancang menjadi produk baru ataupun produk modifikasi secara konsisten tercapai. Proses perencanaan produksi juga harus mencakup programprogram pengembangan untuk melatih personil yang diperlukan untuk menghasilkan produk baru atau produk modifikasi, sesuai dengan AS1040 - KOMPETENSI, KESADARAN, DAN PELATIHAN. Engineering harus membuat atau membeli, menginstal, dan memenuhi syarat peralatan dan perkakas untuk proses manufaktur. Setelah peralatan untuk proses disampaikan, engineering harus mengkalibrasi, mengevaluasi, dan mengujinya untuk memverifikasi bahwa ia mampu beroperasi secara memuaskan dalam batas yang dibutuhkan oleh spesifikasi-spesifikasi proses dan pelanggan dan / atau persyaratanpersyaratan peraturan. 4.1.2.6 Proses Engineering Change Biasanya, sebuah permintaan untuk perubahan desain baik akan datang dari pelanggan maupun dari dalam perusahaan, sebagai aturan, pelanggan secara resmi akan mengajukan permintaan perubahan desain, menyertakan dokumen pendukung yang diperlukan (gambar teknis, spesifikasi data, diagram alir, dll). Dalam kasus terakhir, perubahan desain dapat terjadi sebagai akibat dari pengujian desain produk & pengembangan (lihat AS1080 -


28

DESAIN DAN PENGEMBANGAN) atau Produksi (lihat AS1150 PENGENDALIAN PROSES PRODUKSI). Permintaan perubahan harus diserahkan ke Engineering, yang akan mengisi Form AS1080-1 - PERMINTAAN UNTUK TINDAKAN ENGINEERING

dengan

rincian

sebanyak

diperlukan

untuk

menggambarkan dengan jelas usulan perubahan dan alasan perubahan. Dokumentasi

tambahan yang akan membantu memperjelas

atau

memberikan informasi tambahan (misalnya, gambar teknis, spesifikasi revisi, perubahan bentuk permintaan pelanggan) harus melekat pada Formulir AS1080-1. Engineering harus menetapkan sebuah proyek (permintaan) ID untuk tujuan pelacakan, masukkan AS1080-1 dan lampiran dalam file Pengembangan Produk atau database, dan (jika diperlukan) membuat sebuah tim pengembangan, sesuai dengan AS1080 - DESAIN DAN PENGEMBANGAN. Untuk perubahan kecil mengenai produk/proses atau untuk perubahan dokumentasi saja, Engineering dapat menentukan untuk melewati proses AS1080 dan langsung menerapkan perubahan dengan menggunakan Pemberitahuan Perubahan Engineering (bagian 2.0). Engineering harus memastikan komunikasi tepat waktu dengan pelanggan mengenai perubahan desain dan validasi serta pengujian yang terkait (lihat AS1070 - KOMUNIKASI PELANGGAN).


29

4.1.2.7 Proses Produksi Proses Produksi membuat produk sesuai dengan peraturan pemerintah dan spesifikasi yang dibutuhkan pelanggan dengan input dari proses perencanaan mutu, perencanaan produksi dan proses engineering change (jika ada). Aktifitas pada proses produksi dilakukan sesuai dengan cara kerja yang sudah ditetapkan saat perencanaan. Semua proses yang dijalankan saat proses produksi harus didokumentasikan untuk ketelusuran dari produk yang dibuat. Segala perubahan yang terjadi harus didokumentasikan

baik

menggunakan

Abnormality

Form

ataupun

Engineering Change Request Form. 4.1.2.8 Proses Pengendalian Produk Tidak Sesuai Departemen

Quality

Assurance

&

Departemen

Produksi

bertanggung jawab dalam konsistensi pelaksanaan proses pengendalian produk tidak sesuai. Pada tindakan perbaikan, sementara menentukan disposisi dari produk, departemen QA harus menentukan apakah perlu dilakukan tindakan korektif untuk mencegah terulangnya kondisi tidak sesuai. Tindakan perbaikan ini harus dilakukan sesuai dengan AS1250 Tindakan Korektif. Tujuan dari proses pengendalian produk tidak sesuai ini agar tidak ada produk yang tidak sesuai mencapai pelanggan (terkirim), tidak ada produk tidak sesuai diproses lebih lanjut kecuali telah ditentukan penanganannya.

Semua

bukti

rekaman

dari

proses

ini

harus

didokumentasikan dan disimpan sesuai standar lama simpan yang sudah ditetapkan.


30

4.1.2.9 Proses Customer Claim Saat terjadi keluhan pelanggan yang disebabkan oleh ketidaksesuai dari spesifikasi produk yang dibutuhkan dengan produk yang sudah dibuat, maka penanganan keluhan harus direspon dengan cepat. Penanggungjawab dari proses penanganan claim ini adalah departemen QA. Proses Customer Claim ini mendapat input dari customer berupa laporan keluhan pelanggan (claim report) kemudian jika memang benar bahwa produk tersebut tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan pelanggan maka akan diproses pada pengendalian produk tidak sesuai. Proses ini memastikan agar keluhan pelanggan dapat segera diatasi sehingga tidak mengganggu aktifitas pelanggan. 4.1.2.10

Proses Pembelian Proses pengadaan menentukan, menyusun ulang jumlah barang

inventaris standar produksi yang tidak memiliki dampak material terhadap kualitas atau keamanan produk Perusahaan Berdasarkan stok yang tersedia dalam hubungannya dengan persyaratan untuk memenuhi rencana produksi (perkiraan penjualan). Untuk barang produksi non-persediaan, termasuk persediaan dan komponen teknik dan jasa, atau untuk setiap item yang berpotensi berpengaruh terhadap kualitas produk perusahaan, individu atau departemen

yang

membutuhkan

barang-barang

tersebut

harus

mempersiapkan AS1120-1 - permintaan pembelian. Pemohon harus menyerahkan AS1120-1 dan lampiran ke departemen Pengadaan.


31

Pengadaan menganalisa hal, pemasok, harga, jumlah, dll, dan ketertiban sesuai dengan kepentingan terbaik Perusahaan (dan pelanggan '). Hanya organisasi dan individu di AS1110-1 - APPROVED SUPPLIER LIST yang akan digunakan.

4.1.2.11

Proses Penyimpanan Material / Finished Goods Proses penyimpanan, baik untuk penyimpanan Material maupun

Finished Goods dilakukan oleh Warehouse, Produk OK setelah melalui proses produksi disimpan ke Warehouse dengan menyertakan inspection report yang menyatakan produk tersebut sudah sesuai dengan spesifikasi. Produk yang memerlukan proses subkontrak, setelah proses selesai disimpan di Warehouse dengan menyertakan surat jalan & inspection report. Material (bahan baku) didapat dari proses pembelian yang selanjutnya disimpan di Gudang penyimpanan material. 4.1.2.12

Proses Pengendalian Proses Subkontraktor Proses ini mendapat input dari proses perencanaan produksi berupa

permintaan

proses

spesifikasinya,

subkontrak,

dimana

PPIC

memberikan

QC melakukan pengecekan saat

detail

penerimaan dan

warehouse melakukan penyimpanan dengan kelengkapan berupa surat jalan, Produk dan QC report. Jika diperlukan proses subkontrak, proses dijalankan berdasarkan AS1120-1 yang meliputi: a. Penjelasan lengkap layanan yang akan dilakukan; dan b. Teknik / gambar teknis dan spesifikasi (misalnya, peta proses,


32

diagram alur), yang sesuai. Proses subkontraktor ini juga harus mengutamakan pada Supplier yang telah terdaftar sebagai approved supplier list dimana sebelumnya telah dilakukan audit dan evaluasi supplier. 4.1.2.13

Proses Pembayaran Departemen yang bertanggung jawab pada proses ini adalah

departemen Finance yang berhubungan dengan departemen Purchasing dan Warehouse. Setelah proses pembelian dan / atau proses subkontrak dinyatakan diterima oleh departemen QC, maka departemen finance melakukan pembayaran sesuai dengan invoice yang diterima. 4.1.2.14

Proses Penagihan Proses penagihan dilakukan oleh departemen Finance, dengan

input dari proses penjualan berupa PO / Contract dan Surat Jalan dari proses delivery yang kemudian dibuat invoice untuk penagihan.

4.1.2.15

Proses Delivery Departemen yang terlibat pada proses ini adalah departemen PPIC :

Warehouse, Marketing & Finance. Input dari proses ini dalah schedule delivery dari proses perencanaan produksi dan produk jadi dari proses penyimpanan material / finished goods. Produk jadi dikirim ke pelanggan, surat jalan disampaikan ke proses penagihan.


33

4.1.3 Proses Pendukung Terdapat sembilan proses yang dikelompokkan dalam proses pendukung ini, proses-proses ini merupakan proses penting yang berfungsi mendukung proses realisasi. Proses pendukung tidak berhubungan langsung dengan produk yang dihasilkan namun keberhasilan dari proses ini dapat mengoptimalkan seluruh aktifitas yang terjadi pada proses-proses realisasi. 4.1.3.1 Proses Recruitment Pada masing-masing departemen mengidentifikasi kebutuhan perlunya penambahan sumber daya manusian yang kemudian mengajukan permintaan karyawan baru dengan spesifikasi sesuai dengan standard kompetensi yang diperlukan dari masing-masing posisi. Departemen HRGA melakukan proses dari penyebaran informasi kebutuhan karyawan sampai seleksi calon karyawan baru untuk memenuhi kebutuhan tersebut. 4.1.3.2 Proses Training Pelatihan adalah sebuah proses sistematis untuk mengubah perilaku kerja seseorang atau sekelompok pegawai usaha untuk meningkatkan kinerja pegawai dalam pekerjaannya sekarang atau dalam pekerjaan lain yang akan dijabatnya segera. Dalam proses ini perusahaan berkomitmen

dalam

mengembangkan

pengetahuan

dan

keahlian

karyawan, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan efektif.


34

4.1.3.3 Proses Corrective Maintenance Perbaikan

pada

peralatan

kerja

dengan

tujuan

untuk

mengembalikan kinerja peralatan infrastruktur ke kondisi semula dan mencegah kerusakan yang sama terulang lagi. Aktifitas dalam proses corrective

maintenance

mencangkup

dari

pelaporan

kerusakan

infrastruktur, perbaikan infrastruktur secara internal maupun eksternal, pencatatan pada riwayat infrastruktur, sampai pada serah terima infrastruktur kembali ke departemen pemohon. Output dari proses ini adalah laporan kerusakan dan tindakan perbaikan yang sudah dilakukan. 4.1.3.4 Proses Preventive Maintenance Output dari proses ini adalah schedule maintenance. Pada proses ini kegiatan yang dilakukan meliputi semua kegiatan yang dilaksanakan untuk mencegah kejadian atau mendeteksi terjadinya kegagalan sebelum berkembang menjadi kerusakan yang menggangggu proses kerja di perusahaan. Kegiatan preventive maintenance meliputi proses cleaning, lubrication, inspection, adjustment, penggantian spare part, dan perbaikan komponen. 4.1.3.5 Proses Pengendalian Dokumen Output dari proses ini adalah penyebaran dokumen yang terkendali. Aktifitas pengendalian dokumen mencakup rangkaian aktifitas mulai dari identifikasi kebutuhan dokumen sampai dengan peninjauan ulang dokumen eksternal.


35

Seluruh dokumen perusahaan baik internal maupun eksternal teridentifikasi dengan jelas dan telah disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum digunakan sebagai acuan serta tidak ada dokumen kadaluarsa yang masih beredar.

4.1.3.6 Proses Pengendalian Record Hasil dari proses pengendalian record adalah filling record. Proses ini memastikan rekaman tersimoan dengan baik, sesuai standard lama simpan rekaman, mudah dicari dan tidak rusak. Aktifitas pengendalian rekaman dimulai dari identifikasi rekaman yang diperlukan sampai dengan menghancurkan rekaman. Target dari proses pengendalian rekaman ini adalah tidak adanya rekaman yang tidak terdata, rekaman dapat ditelusur dengan mudah, dan tidak ada rekaman yang masih disimpan melebihi standar lama simpan. 4.1.3.7 Proses Pembuatan Program Aplikasi Proses ini adalah proses pendukung yang dapat mambantu kelancaran produksi melalui progrm-program aplikasi yang disesuaikan dengan kebutuhan dalam perusahaan. Output dari proses pembuatan program aplikasi adalah daftar program aplikasi yang sudah dibuat. Proses pembuatan program aplikasi ini dimulai dari identifikasi kebutuhan program aplikasi sampai pada pelatihan penggunaan program aplikasi. Departemen yang bertanggung jawab pada proses ini adalah departemen IT.


36

4.1.3.8 Proses Back Up Data Back Up Data dilakukan oleh department IT. Proses Back Up Data ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh informasi pending yang disimpan dalam bentuk soft copy telah ada salinannya sehingga ketika terjadi masalah pada computer, data tersebut tidak hilang. Proses Back Up Data mencangkup pengendalian seluruh informasi (document, data, record, dll ) berupa soft copy yang digunakan didalam perusahaan. Proses back up data ini dimulai dari identifikasi semua informasi pending dalam bentuk soft copy yang perlu disalin sampai pada aktifitas pemindahan external storage permanent ketempat penyimpanannya. External storage permanent tidak boleh diletakkan di gedung yang sama, untuk mencegah hancurnya semua data bila terjadi kebakaran atau bencana lainnya. Apabila diletakkan di gedung yang sama, tempat penyimpanannya harus dilindungi seperti contoh menggunakan lemari besi. Proses back up data ini juga mematuhi standar lama simpan rekaman. Output dari proses back up data adalah master list back up data. 4.1.3.9 Proses Pengendalian Alat Ukur dan Uji Target dari proses pengendalian alat ukur dan uji adalah tidak ada alat ukur yang penyimpangannya lebih besar dari standard akurasi, terutama alat ukur karakteristik penting produk. Aktifitas pada proses ini dimulai dari mendata alat ukur dan uji yang ingin dikalibrasi sampai dengan penentuan penyimpangan hasil pengukuran sehingga alat ukur yang besar penyimpangannya telah melebihi standard yang telah


37

ditentukan harus diperbaiki atau diganti dengan alat yang baru. Alat ukur yang dikalibrasi diprioritaskan bagi yang berkaitan langsung dengan kualitas produk. 4.2 Manual Mutu Manual Mutu yang disusun telah mengalami beberapa kali perubahan, sejak dari awal mulai penyusunan Manual Mutu pada tahun 2012 dengan memasukkan semua persyaratan dari AS9100C. Perubahan-perubahan yang dilakukan sebagian besar disebabkan karena pada awalnya Perusahaan sudah memiliki acuan Manual Mutu sehingga pada awal penyusunan hanya melakukan penambahan persyaratan-persyaratan yang belum ada. Pada Quality Manual tersebut, susunan persyaratan menjadi terbolak-balik jika dibandingkan dengan pasal-pasal pada Standar AS9100C, sehingga saat pengajuan kepada PT DI sebagai syarat menjadi Extended Workshop, Manual Mutu yang telah disusun mengalamai perombakan dan disusun ulang sesuai dengan urutan pasal-pasal pada persraratan AS9100C. Tujuan dari manual mutu ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas dan pasti mengenai Sistem Manajemen Mutu (SMM) bagi karyawan. Sistem Manajemen Mutu (SMM) ini berfungsi sebagai referensi untuk pelaksanaan dan pemeliharaan sistem dan dapat juga digunakan untuk tujuan pelatihan dan audit. Pedoman

mutu

ini

menjabarkan

ketentuan-ketentuan

proses,

kebijaksanaan mutu dan prosedur operasi dari Sistem Manajemen Mutu PT XYZ - Produsen Komponen Mekanikal untuk Aplikasi Komersial dan Industri


38

Pesawat Terbang. Pedoman mutu ini dibuat, diterapkan dan dijaga agar tetap sesuai dengan ketentuan -ketentuanSistem Manajemen Mutu

AS9100C -

Panduan Standard Kualitas Industri Penerbangan, dan ketentuan-ketentuan yang memenuhi persyaratan ISO.IEC 17025 - Panduan Persyaratan Umum Kompetensi Laboratorium Pengujian dan Laboratorium Kalibrasi, serta ketentuan-ketentuan yang ditetapkan secara langsung oleh pelanggan. PT XYZ telah memenuhi semua klausal AS9100C, kecuali Artikel 7.3 Desain dan Pengembangan; dan Artikel 7.5.1.4 Dukungan Setelah Pengiriman; karena semua aktifitas tersebut tidak ada di ruang lingkup kerja PT XYZ. Ketentuan-ketentuan sistem manajemen mutu yang dijabarkan secara spesifik didalam panduan Manual Mutu merupakan penambahan (dan bukan merupakan substansi) daripada perjanjian kontrak dan ketentuan hukum yang berlaku terhadap produk. Pedoman mutu ini merupakan upaya untuk menungkatkan kepuasan pelanggan dengan cara menerapkannya secara efektif. Dalam pedoman mutu juga tercantum upaya perbaikan secara terus menerus terhadap sistem sehingga kepuasan pelanggan secara terus menerus meningkat. Pada Manual Mutu Section 4.0 Quality Management System (Sistem Manajemen Mutu); 4.1 General (Umum) disebutkan : PT XYZ telah menetapkan,

mendokumentasikan,

menerapkan serta

memelihara sistem manajemen mutu sesuai dengan persyaratan-persyaratan AS9100C dan terus berupaya untuk meningkatkan keefektifannya. PT XYZ harus :


39

a. Menentukan proses yang diperlukan oleh Sistem Manajemen Mutu dan penerapannya didalam perusahaan. b. Menentukan urutan-urutan dan hubungan interaksi proses-proses yang ada didalam peta proses. c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa operasi maupun pengendalian terhadap proses-proses ini efektif. d. Memastikan tersediannya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses tersebut. e. Memantau, mengukur dan menganalisa proses-proses tersebut. f. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang telah direncanakan dan melakukan perbaikan secara berkesinambungan dari proses-proses tersebut. Proses-proses ini harus dikelola sesuai dengan persyaratan AS9100C. Apabila perusahaan memilih untuk menyerahkan kepada pihak lain proses apapun yang mempengaruhi kesesuaian produk terhadap persyaratan, maka proses pembelian PT XYZ memastikan adanya kendali pada proses itu. PT. XYZ memastikan pengendalian terhadap proses yang dilakukan oleh pihak lain tidak mengalihkan tanggung jawab PT XYZ akan kesesuaian produk terhadap semua pelanggan dan ketentuan-ketentuan hukum yang


40

berlaku. Jenis dan batasan kontrol yang dilakukan terhadap proses yang dilakukan oleh pihak lain dapat dipengaruhi faktor-faktor seperti : a. Dampak yang mungkin timbul oleh proses yang dilakukan oleh pihak lain oleh kemampuan PT XYZ untuk menyediakan produk-produk yang sesuai dengan permintaan. b. Tingkat dimana pengontrolan terhadap proses dijelaskan. c. Kemampuan untuk mencapai pengendalian yang penting melalui penerapan proses pembelian. 4.3 Prosedur Perusahaan Prosedur Perusahaan merupakan turunan dari Manual Mutu, prosedur disusun untuk memastikan bahwa semua proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan sesuai dengan persyaratan AS9100C. Dibawah ini akan diuraikan prosedur-prosedur yang telah disusun dan digunakan di PT XYZ. 1. Prosedur Pada Proses Manajemen 1.1.

Prosedur Business Plan

1.2.

Prosedur Continues Improvement 1.2.1. Form Continues Improvement

1.3.

Prosedur Internal Audit

1.4.

Prosedur Kepuasan Pelanggan 1.4.1. Form Survey Kepuasan Pelanggan

1.5.

Prosedur Management Review

1.6.

Prosedur Pengendalian CPAR


41

1.6.1. Form CPAR 1.6.2. Form Supplier Corrective Preventive Action Request 1.6.3. Standar Kriteria Penerbitan CPAR 2. Prosedur Pada Proses Realisasi 2.1.

Prosedur Penanganan Property Pelanggan

2.2.

Prosedur Penjualan 2.2.1. Form Identifikasi Permintaan Pelanggan

2.3.

Prosedur Desain Produk 2.3.1. Form Produk Baru / Improvement Produk

2.4.

Prosedur Desain Proses 2.4.1. Form Working Sheet 2.4.2. Form Check List FAI 2.4.3. Form Alur Proses / Traveller Card 2.4.4. Form In Process Inspection

2.5.

Prosedur Desain Tool 2.5.1. Form Jig and Fixture Enquiry 2.5.2. Form Special Tool Enquiry 2.5.3. Form Validasi Tools

2.6.

Prosedur Pembelian 2.6.1. IK Identifikasi Permintaan Pembelian 2.6.2. IK Seleksi Supplier / Vendor 2.6.3. IK Buka PO 2.6.4. IK Pengajuan Pembayaran Dimuka 2.6.5. IK Pengajuan Pembayaran COD


42

2.6.6. IK Monitoring Kedatangan Barang 2.6.7. IK Closing PO 2.6.8. IK Pembelian Import 2.6.9. IK Identifikasi HS Code 2.6.10. IK Pengiriman Barang / Dokumen Keluar Negri 2.6.11. IK Evaluasi Supplier 2.6.12. Form Seleksi Vendor 2.6.13. Form Evaluasi Vendor 2.6.14. Form Penilaian Seleksi Vendor 2.6.15. Form Seleksi Supplier 2.6.16. Form Evaluasi Supplier 2.6.17. Form Penilaian Supplier 2.6.18. Form Purchase Request 2.6.19. Form Supplier Survey 2.6.20. Form Lembar Persetujuan Supplier Survey 2.7.

Prosedur Pengendalian Proses Subkontraktor 2.7.1. Form Permintaan Proses Subkontraktor

2.8.

Prosedur Penerimaan Barang 2.8.1. Receiving Inspection Report Form Untuk Material 2.8.2. Receiving Inspection Report Form Untuk Non Material 2.8.3. Form Serah Terima Material 2.8.4. Form Stock In Notice 2.8.5. Form Stock Out Request

2.9.

Prosedur Penyimpanan


43

2.9.1. IK First In First Out Penyimpanan Barang 2.9.2. Form GRN 2.9.3. Tool Room 1 Request Form 2.9.4. Tool Room 2 Request Form 2.10.

Prosedur Perencanaan Produksi

2.11.

Prosedur Produksi 2.11.1. IK Menjalankan Program Mesin DMU40MB 2.11.2. Form Work Preparation and Control Sheet 2.11.3. Form Production Record 2.11.4. Form Final Inspection Sheet 2.11.5. Form Calibration Certificate 2.11.6. Form Coordinate Position Report

2.12.

Prosedur Engineering Change 2.12.1. Form Engineering Change Request 2.12.2. Form Engineering Change Notice 2.12.3. Form Check List ECN 2.12.4. Form Laporan Abnormality

2.13.

Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai 2.13.1. IK Penerbitan Surat Keterangan NG 2.13.2. Form Pengendalian Produk Tidak Sesuai 2.13.3. Form SA Internal 2.13.4. Form SA External 2.13.5. Form Surat Keterangan NG 2.13.6. Form Bukti Pemusnahan Produk Tidak Sesuai


44

2.13.7. Form Laporan Kronologi Kejadian 2.14.

Prosedur Pengiriman

2.15.

Prosedur Pengendalian Customer Claim 2.15.1. Form Pengendalian Customer Claim

2.16.

Prosedur Penagihan 2.16.1. IK Pembuatan dan Penukaran Faktur 2.16.2. Form Bukti Bank / Kas Masuk 2.16.3. Form bukti Memorial Penagihan 2.16.4. Form Faktur 2.16.5. Form Faktur Pajak 2.16.6. Form Kuitansi

2.17.

Prosedur Pembayaran 2.17.1. Form Bukti Bank / Kas Keluar 2.17.2. Form Bukti Memorial Pembayaran 2.17.3. Form Tanda Terima

3. Prosedur Pada Proses Pendukung 3.1.

Prosedur Pengendalian Dokumen 3.1.1. Form Permohonan Penerbitan, Perubahan, Pemusnahan Dokumen 3.1.2. Form Tanda Terima Dokumen 3.1.3. Form Lembar Distribusi Dokumen 3.1.4. Form Master List Dokument 3.1.5. Form Master List Record 3.1.6. Standar Penomeran Dokumen


45

3.2.

Prosedur Pengendalian Record 3.2.1. Form Bukti Pemusnahan Record 3.2.2. Standard Lama Simpan Record

3.3.

Prosedur Back Up Data

3.4.

Prosedur Corrective Maintenance 3.4.1. Form Job Order Maintenance

3.5.

Prosedur Preventive Maintenance 3.5.1. Form Schedule Preventive Maintenance Tahunan 3.5.2. Form Maintenance Periodical Check List 3.5.3. Form Check List Pemeriksaan Mesin 3.5.4. Form Job Order Maintenance 3.5.5. Form Schedule Maintenance Tahunan

3.6.

Prosedur Pengendalian Alat Ukur & Uji 3.6.1. IK Kalibrasi Kaliper 3.6.2. IK Kalibrasi Outside Micrometer 3.6.3. IK Kalibrasi Inside Micrometer 3.6.4. Form Kemampuan Kalibrasi Internal 3.6.5. Form Jadwal Kalibrasi Internal 3.6.6. Form Surat Permohonan Kalibrasi 3.6.7. Form Serah Terima Alat Ukur 3.6.8. Form Check List Alat Ukur 3.6.9. Form Laporan Dampak Penyimpangan Alat Ukur 3.6.10. Form Surat Keterangan Kerusakan Alat Ukur 3.6.11. Form Caliper Worksheet


46

3.6.12. Form Outside Micrometer Worksheet 3.6.13. Form Dial Indicator Worksheet 3.6.14. Form Calibration Certificate (ULM) 3.6.15. Form Rondcom Certificate 3.6.16. Form Balancing Certificate 3.6.17. Form Calibration Certificate (Caliper) 3.6.18. Form Calibration Certificate (Micrometer) 3.6.19. Form Calibration Certificate (Dial Indicator) 3.6.20. Form Instrument List 3.6.21. Form Data Alat Ukur dan Uji 3.6.22. Standar Marking Alat Ukur dan Uji 3.7.

Prosedur Recruitment 3.7.1. Form Permintaan Karyawan Baru 3.7.2. Form Penilaian Masa Percobaan Karyawan 3.7.3. Form Konfirmasi Penerimaan Karyawan

3.8.

Prosedur Training 3.8.1. IK Evaluasi Training 3.8.2. Form Permintaan Pelatihan 3.8.3. Form Evaluasi Training 3.8.4. Form Evaluasi Reaksi Training

Beberapa Formulir tidak menginduk pada suatu prosedur, sehingga menjadi formulir dari suatu departemen. Berikut ini adalah formulir-formulir yang tidak menginduk pada prosedur.


47

1. Formulir yang ada pada department Quality Assurance 1.1.

Form Kunjungan Tamu

1.2.

Form Minutes Meeting

1.3.

Form Penilaian Bulanan Karyawan (Level Officer, Operator & Egnineer)

1.4.

Form Penilaian Bulanan Karyawan (Level Supervisor)

2. Formulir yang ada pada department Maintenance 2.1.

Form Daftar Infrastruktur Mesin

2.2.

Form Log Book Kerusakan Mesin dan Tindakan Perbaikan

2.3.

Form Historical Infrastruktur 1

2.4.

Form Historical Infrastruktur 2

2.5.

Form List Spare Part Mesin

2.6.

Standar Kriteria Perbaikan, Bisa / tidak bisa ditunda

2.7.

Standar Lama Penyimpanan Record

3. Formulir yang ada pada departemen HRGA 3.1.

Form Check List Perubahan Data Karyawan

3.2.

Form Surat Peringatan 1

3.3.

Form Pengajuan Pengunduran Diri

3.4.

Form Pemeriksaan APAR

3.5.

Form Check List Kelengkapan Data Karyawan

3.6.

Form Biaya Perbaikan Kendaraan

3.7.

Form Kendali Pemeriksaan Kendaraan

3.8.

Form Daftar Hadir Peserta Training

3.9.

Form Isian Wawancara Karyawan


48

3.10. Form Penyerahan Kendaraan Karyawan 3.11. Form Kendali Pemeliharaan / Perawatan AC 3.12. Form Biodata Karyawan 3.13. Form Ijin Tukar Kerja Karyawan 3.14. Form Permohonan Ijin Keluar 3.15. Form Tanda Terima 3.16. Form Surat Penetapan Promosi 3.17. Form Surat Keputusan Pengangkatan 3.18. Standard Uraian Jabatan 4. Formulir yang ada pada departemen Purchasing 4.1.

Heat Treatment Request Form

4.2.

Plating Request Form

5. Formulir yang ada pada departemen Quality Control 5.1.

Form Inspection Report (1)

5.2.

Form Inspection Report (2)

5.3.

Form Inspection Report Bushing EPAS

6. Formulir yang ada pada departemen Produksi 6.1.

Form Cam Work Sheet & Tool List TC

6.2.

Form Cam Work Sheet & Tool List MC

6.3.

Standard Clamping Device Machining Center

4.4 Data Ketidaksesuaian Produk dan Keluhan Pelanggan PT XYZ telah melakukan pendataan sejak awal 2013 sampai sekarang untuk ketelusuran dari produk-produk yang dibuat. Ketidaksesuaian produk sering terjadi dikarenakan tingginya variasi produk yang dibuat.


49

Data dibawah ini merupakan laporan-laporan pada setiap akhir tahun yang dapat menggambarkan kondisi dari hasil produksi di PT XYZ. Berikut ini beberapa laporan dalam bentuk grafik dimana terlihat ada penurunan tingkat ketidaksesuaian dari tahun 2013 sampai dengan tahun 2015. 4.4.1 Persentase NCR dan Claim Terhadap Pengiriman

Gambar 4.2 Persentase NCR & Claim Terhadap Pengiriman Tahun 2013 (Job)

Gambar 4.3 Persentase NCR & Claim Terhadap Pengiriman Tahun 2013 (Qty)


50


Gambar 4.5 Persentase Produk Tidak sesuai & Claim Terhadap Pengiriman Tahun 2014 (Qty)


51


Gambar 4.7 Persentase NCR & Claim Terhadap Pengiriman Tahun 2015 (Qty)


52

Pada Gambar 4.2 Persentase NCR & Claim Terhadap Pengiriman Tahun 2013 (Job) terlihat selama 5 bulan berhasil dibawah batas NCR yang ditargetkan 17% yaitu pada bulan Januari, Februari, September, Nopember dan December, dan dilihat dari jumlah produk tidak sesuai tahun 2013 pada Gambar 4.3 Persentase NCR & Claim Terhadap Pengiriman Tahun 2013 (Qty) ada 7 bulan yang berhasil mencapai target dibawah 5% yaitu bulan Januari, Februari, Maret, Agustus, September, Nopember dan December. Pada Gambar 4.4 Persentase NCR & Claim Terhadap Pengiriman Tahun 2014 (Job) terlihat selama 5 bulan berhasil dibawah batas NCR yang ditargetkan 17% (masih sama dengan target sebelumnya) yaitu pada bulan April, Mei, July, Nopember dan December, dan dilihat dari jumlah produk tidak sesuai tahun 2014 pada gambar 4.5 Persentase NCR & Claim Terhadap Pengiriman Tahun 2014 (Qty) ada 11 bulan yang berhasil mencapai target dibawah 5% yaitu bulan Juni saja yang gagal. Pada Pada gambar 4.6 Persentase NCR & Claim Terhadap Pengiriman Tahun 2015 (Job) terlihat selama 6 bulan berhasil dibawah batas NCR yang ditargetkan 10% (Target tahun sebelumnya adalah 17%) yaitu pada bulan Februari, Juni, July, Agustus, Oktober, dan Nopember, dan dilihat dari jumlah produk tidak sesuai tahun 2015 pada gambar 4.7 Persentase NCR & Claim Terhadap Pengiriman Tahun 2015 (Qty) ada 8 bulan yang berhasil mencapai target dibawah 1.5% (Target tahun sebelumnya adalah 5%) yaitu bulan Februari, Mei, Juni, July, Agustus, September, Oktober, dan Nopember.


53

4.4.2 Data Pengiriman dan Ketidaksesuaian tiap Tahun

Gambar 4.8 Data Pengiriman dan Ketidaksesuaian Tiap Tahun (Job)

Gambar 4.9 Data Pengiriman dan Ketidaksesuaian Tiap Tahun (Qty)


54

Dapat dilihat baik secara job order maupun secara jumlah produknya menunjukkan trend menurun yang berarti lebih baik, dimana trend pengiriman cenderung meningkat, menunjukkan jumlah penjualan meningkat setiap tahunnya. 4.5 Pendapat Para Ahli 4.5.1 Imanuel Iman (Sentral Sistem Consulting) “Coba Anda perhatikan bagaimana pada umumnya reaksi dari kita atau Manajemen(pimpinan/ pejabat atas, menengah atau bawah) ketika mendengar masalah ? Apakah kita atau Manajemen senang mendengar informasi masalah ? Atau sebaliknya Manajemen malah tidak senang mendengar informasi masalah ? Bahkan feedbacknya malah balik mengkritisi dengan pernyataan : “Itu artinya para Manager kurang control! Kamu

kurang

terjun

ke

bawah,

dan

lain

sebagainya”,

reaksi

ketidaksenangan yang dibungkus dengan istilah “wejangan”. Sayangnya kondisi saat ini lebih banyak pemimpin atau pejabat yang lebih senang mendengar berita baik daripada mendapat informasi masalah (berita buruk). Kenapa hal tersebut terjadi ? Penyebab 1 : Sadar atau tidak sadar, kita memang terdidik untuk “Senang mendengar berita baik”, ketika kita memberikan berita baik, kita dipuji. Namun ketika performance turun atau ada masalah, kita dianggap gagal atau bekerja dengan kurang baik. Kebiasaan inilah yang kemudian membuat kita secara sadar atau tidak sadar memiliki kecenderungan


55

“untuk hanya menceritakan yang baik”, namun menyembunyikan yang jelek. Penyebab 2 : Secara sadar atau tidak sadar kita pun diajarkan untuk memberikan reward bagi yang performancenya baik dan punishment bagi yang performancenya jelek. Sisi positif : Memberikan motivasi bagi yang baik dan dorongan bagi yang kurang baik. Namun sisi negatifnya : kondisi ini bisa berdampak pada “kebiasaan untuk memberikan punishment ketika mendapat berita buruk”. Dan efek negatifnya bawahan TAKUT UNTUK MELAPORKAN BERITA BURUK. Dalam kondisi parah, bawahan akhirnya terpancing untuk memanipulasi data untuk bisa memberikan data yang manis kepada atasan. Lalu apakah budaya seperti ini yang akan dibangun di perusahaan? Jika budaya ini yang terbentuk, akibatnya akan banyak masalah yang tidak dilaporkan. Karena masalah tidak dilaporkan, maka masalah tidak akan diselesaikan dan tetap menjadi masalah, yang suatu saat akan dapat meledak ketika masalah tersebut menjadi bertumpuk menjadi tambah besar. Dan sering kali ketika masalah sudah menjadi terlalu besar, perbaikan menjadi semakin sulit, penyakit sudah menjadi akut. Lalu bagaimana untuk merubah budaya ini ?? 1.

Merubah pola pikir bahwa Masalah adalah peluang. Ketika kita

mendengar masalah artinya ketika mendengar Peluang untuk kedepan


56

menjadi lebih baik. Masalah sudah terjadi, sejarah tidak bisa dirubah, JADI KITA TIDAK PERLU BERTANYA KENAPA ? SIAPA YANG SALAH?

NAMUN

KITA

HARUS

LEBIH

FOKUS

UNTUK

BERTANYA BAGAIMANA ? BAGAIMANA SUPAYA MASALAH INI TIDAK TERULANG ? BAGAIMANA MEMBUAT MASA DEPAN MENJADI LEBIH BAIK. Atau kita rubah bahasa masalah menjadi “Peluang Improvement” sehingga bisa diartikan dengan lebih positif. 2.

Ketika kita melaporkan masalah, usahakan untuk bisa melaporkan

masalah plus usulan solusi untuk mengatasi masalah tersebut. Kondisi ini akan menghilangkan kesan “Curcol (Curhat Colongan)” bagi orang yang mendengarkan masalah tersebut. 3.

Dan untuk Pemimpin, Pemimpin perlu menekankan bahwa “Saya

tidak perlu laporan yang bagus, laporan yang manis. Saya perlu laporan masalah, karena disitulah tercipta peluang untuk menjadi lebih baik”. Seperti yang pernah disampaikan oleh salah seorang GM di Perusahaan BUMN yang secara tegas menyatakan bahwa “Saya tidak perlu laporan bagus, seolah tidak ada kejadian near miss (hampir celaka). Jika data Anda menyatakan tidak ada near miss namun ternyata ada kecelakaan, berarti Anda bohong. Saya perlu data near miss sebanyak-banyaknya. Dari data itulah kita bisa membuat sistem pencegahan kecelakaan dengan lebih baik”. Suatu statement yang sangat menyentuh dan perlu di tiru. Jadi “Ayo kita budayakan senang mendengar Masalah”. 4.5.2 Pendapat Jajaran Managerial PT XYZ


57

Jajaran Managerial PT XYZ adalah para manager senior dan telah bekerja di PT XYZ minimal 10Tahun. Berikut ini rangkuman dari pendapatnya : a. keberhasilan dari suatu penerapan sistem baru sangat tergantung dari kebudayaan kerja dalam perusahaan. Setiap karyawan mempunyai ego untuk mempertahankan kemapanan dari semua aktifitas yang selama ini sudah dijalankan sehingga merasa tidak nyaman dan besar kecenderungan untuk melaksanakan perubahan. b. Setiap kesalahan yang terjadi selalu disembunyikan. Saat dilakukan investigasi selalu terjadi konflik sehingga lama kelamaan pada bagian Quality Assurance yang berwenang melaksanakan investigasipun enggan untuk mencari kronologi secara detail. Hal ini menjadi penghambat sehingga permasalahan yang terjadi tidak bisa secara langsung didapat akar penyebab permasalahannya. c. Acuan dari Manual mutu, Prosedur, Standard, Instruksi Kerja dapat segera

disiapkan.

Namun

yang

menjadi

hambatan

adalah

pelaksanaannya, dimana pelaksanaan yang konsisten secara terus menerus membutuhkan effort yang besar. PT XYZ menyiapkan dokumen-dokumen untuk memenuhi persyaratan AS9100C sejak 3tahun yang lalu. Namun sampai sekarang belum berani untuk proses sertifikasi persyaratan AS9100C tersebut. Karena kita menyadari dalam implementasi dari prosedur-prosedur itu banyak terjadi ketidaksesuaikan dikarenakan tidak konsisten. Satu poin penting yang


58

diungkapkan bahwa Management Representative yang telah ditunjuk seharusnya benar-benar independent sehingga fokus pada penerapan sistem,

memastikan

sistem

berjalan

secara

konsisten

dan

mengkoordinasi untuk selalu mencari peluang perbaikan. d. Konflik kepentingan juga menjadi hambatan dalam implementasi persyaratan AS9100C ini, hal ini disebabkan departemen yang seharusnya mandiri menjadi tidak mandiri karena pimpinannya juga manjabat sebagai pimpinan pada departemen lain. e. Komitmen manajemen sangat penting dalam kesuksesan implementasi persyaratan AS9100C, tidak menjadi masalah jika pada prosedur masih ada kekurangan, yang penting apa yang sudah ditetapkan harus dijalankan


BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Recommend Documents