37
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1
Gambaran Umum PT. X
4.1.1 Sejarah Perusahaan PT. X adalah sebuah perusahaan penanaman modal asing yang berlokasi di Jl. Sulawesi I Blok E6 MM 2100 Industrial Town Cibitung, Bekasi, Jawa Barat. Berdasarkan jenis perusahaan, termasuk pada perseroan terbatas sesuai dengan anggaran dasar perusahaan yang tertulis dalam berita Negara Republik Indonesia tertanggal 13 ( tiga belas ) Februari 1998 Nomor 13, tambahan nomor 1029. PT X bergerak dalam bidang industri manufacturing komponen perlengkapan listrik seperti saklar (switch), stop kontak (socket) untuk rumah tangga, perkantoran, perhotelan serta gedung bertingkat. Dan juga perusahaan ini memproduksi pembuatan tool ( mold and dies ) dengan kepresisian tinggi. Nilai investasi awal perusahaan ini diperkirakan sebesar US$ 15 Juta, dengan modal dasar tersebut telah ditempatkan sebesar 8.111.000 ( delapan juta seratus sebelas ribu ) saham.
38
Pada tahun 2009, terjadi pembebasan dan pelepasan seluruh anggota direksi dan komisaris PT X, dan adanya pengangkatan angota dan komisaris perseroan yang baru, hal ini dikarenakan perpindahan kepemilikan saham PT X sesuai dengan surat yang dikeluarkan oleh badan koordinasi penanaman modal Nomor 954/III/PMA/2009 tanggal 23-07-2009 tentang penjualan saham.
39
4.1.2 Proses bisnis PT X
CUSTOMER
Management commitment, policy, objectives
Provision of personnel and development
Order review and handling
Provision of infrastructure
Customer complaint handling
Finance control Production planning and control
Management control
Accounting support
Purchasing
Finished goods inventory control and delivery
Production
Quality control
Technical and maintenance support
Raw material and component control
SUPPLIERS
SUB-CONTRACTORS
= Proses manajemen / Management process = Proses dasar / Core process = Proses pendukung / Supporting process = Proses kunci / Key process
Gambar 4.1 Proses bisnis Pt X
40
Proses bisnis Produk Tool ( Mold & Dies )
CUSTOMER
Management commitment, policy, objectives
Order review and handling
Finished goods and delivery
Provision of personnel and development
Provision of infrastructure
Project planning and control
Customer complaint handling
Finance control Design and development Management control
Accounting support
Purchasing
Tools Manufacturing
Quality control
Technical and maintenance support
Raw material control
SUPPLIERS
= Proses manajemen / Management process = Proses dasar / Core process = Proses pendukung / Supporting process = Proses kunci / Key process
Gambar 4.2 Proses bisnis Departement Toolshop
41
4.1.3 Struktur organisasi PT X PT X dipimpin oleh dewan komisaris dan direksi yang terdiri dari 4 orang anggota dengan susunan sebagai berikut : a. 1 ( satu) orang sebagai presiden direktur b. 1 ( satu ) orang sebagai wakil presiden direktur c. 2 (dua) orang sebagi direktur dewan direksi merupakan pelaksana dan penanggung jawab kegiatan rutin di PT X, dewan komisaris bertugas untuk mengawasi performa dewan direksi dan berhak untuk memeriksa semua pembukuan, surat dan alat bukti lainnya, memeriksa dan mencocokan keadaan uang kas serta berhak untuk mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh Direksi, yang bertujuan untuk menyesuiakan dan menyelaraskan tujuan dewan direksi sesuai dengan startegi dan tujuan perusahaan keseluruhan. 4.1.4 Output / hasil produksi PT X Produk / komponen listrik
Gambar 4.3 Out put produk Pt X
42
Tool ( Mould & Dies )
Gambar 4.4 Dies (stamping tool)
Gambar 4.5 Mould dan product
43
4.2
Gambaran Umum departemen Toolshoop PT X Departement Toolshoop dikepalai oleh seorang Plant manager yang tugas
utamanya adalah mengatur dan mengorganisir seluruh kegiatan proses produksi tool dari mulai pembelian barang sampai pengiriman barang ke customer, total karaywan departemen toolshoop PT X berjumlah 56 orang, yang terdiri dari beberapa seksi : 1. Design & Engineering 2. CNC & Programming 3. Tool Maker & Conventional 4. Quality control 5. Warehouse 6. Purchasing & Export import
4.3
Order process flow departemen tool shop
Gambar 4.6 Makro process flow departemen toolshop
44
4.4
Visi dan Misi PT X
Visi : Global specialist in energy management Misi : Making energy safe, reliable, efficient, productive and green Visi dan misi dari PT X merupakan visi dan misi Corporate perusahaan induk / Mother company yang bergerak dalam bidang kelistrikan dimulai dari power supply hingga alat-alat electrical yang di pasang di rumah berupa socket ( saklar ) dan switches ( stop kontak ) Visi dan misi Dari perusahaan ini dilatar belakangi oleh visi perusahaan yang jauh kedepan akan kebutuhan energi di masa yang akan datang Diprediksikan akan terjadi ledakan penduduk di bumi pada masa yang akan datang sekitar 8.3 milyar penduduk pada tahun 2030, naik dari 6.6 milayar pada saat ini, dan akan banyak penduduk atau orang yang akan tinggal di perkotaan di bandingkan di pedesaan, sehingga konsumsi
atau kebutuhan energi akan
meningkat tajam, peningkatan kebutuhan energi akan di ikuti oleh peninkatan emisi CO2, gambar di bawah merupakan kenyataan dan kebutuhan yang harus di pikirkan dan disiasati dari sekarang agar kita dapat menghasilkan lebih banyak energi dengan menggunakan sumber daya yang sedikit.
Gambar 4.7 Kebutahan Energi Vs Emisi
45
Sesuai dengan visi dari PT X untuk menjadi global specialist di bidang energi management berikut di bawah ini table market share di bidang electrical energi management
Gambar 4.8 Posisi Market Pt =S=
4.5
Implementasi BSC di PT X Awal pengimplementasian BSC di PT X di mulai pada tahun 2006,
dimana pada tahun tersebut awal persiapan pengambilan alih oleh PT S (perusahaan MNC) dimana BSC digunakan sebagai tool untuk memonitor proses management PT X, agar target yang telah di tetapkan oleh corporate dapat dijaga dan dicapai secara konsisten, hal yang terpenting dalam pengimplementasian BSC dan merupakan tantangan yang harus dihadapi adalah validitas dari data yang koheren antara tindakan, target dan performa yang terukur.
46
Gambar 4.9 Sample BSC PT X
47
4.6
Tahapan Balanced Scorecard Departement Toolshoop di PT X Terdiri dari 5 tahapan penting dalam pengimplementasian
balanced
scorecard sebagai berikut :
0- Collect data
1- Review its strategy
2- Define the expected goals
3- Identify actions to perform
4- Select performance indicators
Implementation
Decision Gambar 4.10 Tahapan Penerapan BSC
4.6.1 Tahap 0 Pengumpulan data Gap analysis dilakukan untuk menganalisa gap (jarak) antara kondisi ideal dengan kondisi aktual yang ada di PT X saat ini. Berikut point yang dihasilkan dalam gap analysis : •
Visi dan misi belum ditetapkan secara spesifik dan belum ada parameter ukur pencapaiannya.
•
Karyawan belum mengetahui secara pasti arah dan tujuan dari department
•
Nilai dasar departement belum terdefinisi
•
Belum ditetapkan secara jelas strategi bersaing
•
Target dibuat, hanya berupa target umum seperti target pemenuhan order customer tepat waktu
•
Evaluasi pencapaian target dilakukan jika terjadi masalah, belum terfokus pada pencegahan untuk tidak mengulangi permasalahan yang sama di masa yang akan datang
48
Visi dan Misi Departement Toolshoop belum ditetapkan secara spesifik, untuk itu management team merumuskan Visi dan Misi toolshoop yang nantinya akan digunakan sebagai tujuan / arah yang harus dituju oleh semua karyawan toolshoop Visi & Misi Departement Toolshop Our Vision To Be World class tool maker in Market Our Mission Helping client to build their expectation on Tooling Nilai dasar departemen Toolshoop PT X Passion Open Straight forward Effective (POSE)
Passionate >> Passion for Customers >> Passion for People >> Positive
Open >> Curious >> Collaborative >> Cultivate Diversity
Straight forward >> Walk The Talk >> Integrity >> Talk Straight
49
Effective >> High Performance >> Pragmatic >> Fast
Analisa SWOT department Toolshop Analisa swot dilakukan untuk mendeskripsikan kekuatan, kelemahan, peluang dan acaman dari department toolshoop hal ini dilakukan untuk membantu manajemen dalam pengambilan suatu keputusan yang didasarkan pada ke empat kriteria diatas Berikut dibawah ini hasil dari analisa SWOT yang dilakukan terhadap department toolshop
Gambar 4.11 Analisa SWOT departemen Toolshop
50
Analisa Kondisi lingkungan bisnis PT X Dilakukan oleh sebuah organisasi sebelum menetapkan strategi bersaing, yaitu untuk melakukan sebuah analisa terhadap kondisi lingkungan bisnis yang dihadapi oleh suatu organisasi baik itu menyangkut komponen makro dan mikro ekonomi. Kondisi Makro Untuk departement Toolshoop PT X kondisi makro tidak begitu mneyebabkan/ mempengaruhi aktifitas produksi, di karenakan departement toolshoop bersifat support / membantu perusahaan utama untuk menghasilkan tool / alat produksi namun ada beberapa hal dari kompennen makro yang akan mempengaruhi secara langsung departement toolshoop seperti halnya perekonomian Indonesia saat ini menunjukan perekonomian yang stabil dan meningkat sebaliknya ekonomi dunia global menunjukan trend menurun, dengan ditunjang kestabilan politik dapat memperkuat nilai tukar rupiah terhadap mata uang asing, yang secara langsung akan berdampak terhadap proses aktivitas di departemen toolshop seprtihalanya proses export import yang pastinya akan menggunakan mata uang asing sebagai alat transaksi, serta rendahnya cost labours di Indonesia menyebabkan Indonesia masih competitive untuk sasaran penanaman modal asing. Dimana kedepannya toolshop indonesia diproyeksi kan untuk mensupport PT S group Regional Asia Kondisi Mikro dan persaingan perusahaan Untuk menganalisis kondisi mikro dan persaingan perusahaan yang satu tipe core businessnya dapat menggunakan five force model of competition
51
Gambar 4.12 Five force model competition department toolshop
4.6.2 Tahap 1 review strategi Management Corporate PT S menyeting target yang harus dicapai oleh toolshop dalam satu tahun ke depan, berikut merupakan
kutipan dari hasil
management review pada tanggal 22 novemeber 2010: ● Business It’s very important to push every time our main contact for obtain a view on the business. Take in count that for a new order you have 2 MONTH of discussion For example today we have in the tool shop a workload from now to middle of February. –
It’s now time to detect to find the business for after middle of February.
–
Mainly for the design because in 4 weeks you haven’t any main activity to do
52
● Quality and Delivery You will be the best, I can’t accept that you are not at the top level on these two topics. Why?? ● Because tomorrow you have to achieve moulds with more technical's difficulties, and it’s your target to anticipate and to manage difficulties, ● I don’t want heard I am the best and you will see – I want a process of launching and realization on control where I am sure that you take in count all the customer specifications' ● Economical status It’s a key point –
We have to manage this entity for to obtain in the end of year a positive result or at least balanced
–
Turn over target 1600K€ or 19 427 200 000 INR
–
Result +160K€ or INR 1 317 957 166 INR Penetapan fokus bisnis dan strategi bersaing department toolshoop didasari
dari hasil analisa kondisi lingkungan, input management corporate dan analisa swot, dengan mempertimbangkan inputan diatas maka management PT X memutuskan untuk mengapalikasikan diferensiasi dan better product performance sebagai starteginya,
53
- Differensiasi : Menawarkan garansi mould sampai 3 juta shoot Apabila terjadi malfunction selama massa garansi pihak maker akan melakukan analisa dan service secara gratis dan apabila ada komponenen mould yang harus diganti akan di berikan secara percuma. Support Expertise ketika akan start-up mould di tempat konsumen jika diperkukan - Better product performance Untuk strategi ini Toolshop akan menawarakan optimasi product ( optimal redesign ) seprtihalnya penggabungan 2 process menjadi satu process contoh process metal stamping, penguliran, welding, pada umumnya dilakukan setelah produk di stamping dengan teknologi yang diterapkan toolshoop ke dua process tersebut dapat di buat dalam satu mould. Penyusunan Peta strategi Peta strategi di buat berdasarkan konsep balanced scorecard yang terdiri dari 4 perspektif, yaitu keuanngan ( financial ), pelanggan ( Customer), bisnis proses internal, learning & growth. Peta strategi merupakan penjabaran dari visi serta misi perusahaan kedalam bentuk sasaran / tujuan yang harus dicapai berdarkan 4 prespsektif balance scorecard dimana ke semua perspektif ini saling berkaitan satu sama lainnya
54
Gambar 4.13 Peta Strategi department toolshop
4.6.3 Peyusunan Action plan Pada tahap ini akan disusun rencana tindakan agar apa yang di targetkan dapat tercapai. Berikut merupakan ringkasan dari sasaran yang harus dicapai berdasarkan 4 prespektif balanced scorecard : 1. Financial / Keuangan >>
Mencari customer baru dan mempertahankan customer lama dengan memberikan service pelanggan yang memuaskan
55
>>
Mengatur aliran Cash perusahaan antara pengeluaran dan pendapatan diupayakan untuk seimbang bahkan surplus
2. Customer >>
Meningkatkan kepuasan pelanggan dari segi pengiriman produk jadi yang tepat waktu beserta kualitas produk yang tinggi, memberikan support technology untuk optimasi produk, memberikan data dan informasi yang akurat
>>
Melakukan
process
robustness
pada
lini
manufacturing
untuk
mendapatkan proses yang efisien dan efektif agar nantinya dapat menghasilkan harga produk yang kompetitif 3. Bussiness process >> Membangun citra yang baik dengan customer dengan membangun komunkasi yang baik dengan customer
agar apa yang kita ketahui
tentang technology mould dapat tersampaikan dengan baik ke customer >>
Menerapkan que management pada process manufacturing untuk mengoptimalisasi perencanaan produksi
>> 4.
Memantau Budgeted cost dan actual spent setiap project
Learning & growth >> Leader ship & effective communication training untuk manager & front Liner yang berhubungan langsung dengan customer >> Melakukan Job analysis karyawan mengenai career development, training need >>
Membangun suasana kerja yang kondusif dengan membudayakan karyawan “ aku suka bekerja di sini “
56
4.6.4 Menyusun indikator performa Penyusunan performa indicator dilatar belakangi oleh beberapa hal dibawah ini : Untuk mengukur pencapaian target yang diberikan oleh perusahaan. Untuk mengukur ke efisiensian tindakan untuk mencapai target yang telah ditetapkan. Untuk mengukur external parameters, yang kritikal dalam proses penggapaian target. Untuk mengukur keseriusan dan resek dasar terhadapa apa yang menjadi misi perusahaan untuk menjamin keberlangsungan perusahaan. Tahapan penyusunan performance indicator
Gambar 4.14 Tahapan penyusunan KPI
List Performance Indicator Financial •
Total asset
•
Cash flow
•
Return on net asset
•
Total cost
•
Return on total asset
•
Debt
•
Revenues/total asset
•
Debt to equity
•
Gross margin
•
Days sales in receivables
•
Net income
•
Days in payables
•
Return on equity
•
Days in inventory
•
Return on investment
•
Inventory turnover ratio
57
Customer •
Customer satisfaction
•
Number of customer
•
Market share
•
Annual sales per customer
•
Customer complain
•
Hours spent with customer
•
Return rates
•
Sales volume
•
Price relative to competitor
•
Customer per employee
Business Process •
Average cost per transaction
•
Warranty claims
•
On time delivery
•
Downtime
•
Average lead time
•
Planning accuracy
•
Inventory turnover
•
Defect percentages
•
Stock outs
•
Rework
•
Labor utilization rates
•
Non Quality Cost
•
Cycle time improvement
•
Budget Vs Actual
•
Continuous improvement
Number of cross-trained
•
Leadership development
employees
•
Quality of work environment
•
Absenteeism
•
Internal communication
•
Turnover rate
•
Employee suggestion
•
Employee productivity
•
Employee promoter
•
Training hours per employee
•
Lost time accidents
Learning And Growth •
rating
54
Pengelompokan Performance indicator Asset - Total asset - Return on net asset - Return on total asset - Revenues/total asset - Return on equity - Return on investment
Cash - Gross margin - Net income - Cash flow - Total cost - Debt - Debt to equity - Days sales in receivables - Days in payables - Days in inventory - Inventory turnover ratio
Customer voice - Customer satisfaction - Market share - Customer complain - Return rates - Price relative to competitor - Annual sales per customer - Sales volume
Cost - Warranty claim - Inventory turnover - Stock outs - Non Quality Cost - Budget Vs Actual
Customer communication - Hour spent with Customer - customer per Employee - Number of customer - Internal communication rating
Efficiency - Ontime delivery - lead time - Down time - optimize cycle time - Labor utilization rates - Planning accuracy - Defect percentages - Rework
Gambar 4.15 penyusunan Performance indicator
Pengaevaluasian performance indicator berdasarkan pada 3 katagori : Close: ada kecenderungan yang realistic terhadap kesesuaian dengan sasaran / tindakan yang pada peta strategi Accessible: dapat dilakukan pengukuran, dan dapat direview pada management meeting Actionable: Deviasi atau ketidaksesuaian dengan target dapat dikoresi dengan tindakan yang efektif.
55
Hasil evaluasi Performance indicator
56
Tabel 4.1 Hasil Evaluasi performance indikator
57
Dari table evaluasi performance indicator di dapat Summry yang akhirnya menjadi KPI ( Key performance indicator ) Key Performance Indicator ( KPI 's) 1. Day's sales in receivable ( DSR) 2. Day's payable out standing ( DPO) 3. Inventory Coverage (DIN)
1. Ontime delivery ( OTD-m) 2. Ontime delivery second comitment (OTDC2) 3. Number Customercomplaint ( CC) 1. Customer meeting (CM) 2. Planning accuracy 3. Non Quality Cost (NQC) 4. Budget <> actual gap % 1. Leadership training hour 2. NDVC turn over rate 3. No of Medical Incidents Rate (MIR) 4. Employee net promoter score (EPI) Tabel 4.2 List Key Performance indicator
Untuk melihat kepentingan per KPI ( skala prioritas)
maka akan dilakukan
perbandingan berpasangan KPI per perspektif, dengan menggunakan metode AHP Dalam penilaian kepentingan ini berlaku aksioma reciprocal, artinya jika elemen i dinilai 3 kali lebih penting dibanding j, maka elemen j harus sama dengan 1/3 kali pentingnya dibanding elemen i. Disamping itu, perbandingan dua elemen yang sama akan menghasilkan angka 1, artinya sama penting. Dua elemen yang berlainan dapat saja dinilai sama penting. karena matriks reciprocal elemenelemen diagonalnya sama dengan 1.
58
Pengumpulan data AHP menggunakan questioner yang ditujukan untuk dilakukan Manegement Toolshop sebagai berikut : Plant manager , HR Manager, dan Finance controller
Rekap AHP untuk pemilihan balanced score
Plant Manager
Tabel 4.3 Tabulasi Questioner plant manager
Vektor prioritas untuk : Finance : 64.4 % Customer : 24.3 % Business process : 6.1 % Learning & growth : 5.2%
59
Rekap vector prioritas untuk 4 perspektif balance scorecard berdasarkan hasil Questioner
Tabel 4.4 tabulasi perspektif Balanced scorecard
Vektor prioritas untuk : Finance : 39.6 %
Business process : 15.6 %
Customer : 29.6 %
Learning & growth : 15.2 %
KPI Financial
Tabel 4.5 Tabulasi KPI Financial
Vektor prioritas untuk : DSR : 29.7 % DPO: 39.3 % DIN : 31.1 %
61
KPI Customer
Tabel 4.6 Tabulasi KPI Customer
Vektor prioritas untuk : OTD-m : 41.4 % OTDC2 : 28.2 % CC
: 30.4 %
KPI Internal Business process
Tabel 4.7 Tabulasi KPI Internal Bisnis process
Vektor prioritas untuk : CM : 13.5 % PA
: 40.5 %
NQC : 19.9 % GAP : 26.2%
61
62
KPI Learning & Growth
Tabel 4.8 Tabulasi KPI Learning & Growth
Vektor prioritas untuk : LTH : 33.5%
MIR : 29.8%
TOR : 21.1%
EPI : 15.7 %
Summary KPI BSC untuk Departement Toolshop
Toolshop Balanced scorecard Financial 39.6%
DSR 29.7%
Customer 29.6%
Internal process 15.6%
OTD-m 41.1% CM 13.5%
DPO 39.3%
OTDC2 28.2%
DIN 31.1%
CC 30.4%
PA 40.5% NQC 19.9% GAP 26.2%
Gambar 4.14 Hiraki KPI department Toolshop
62
Learning & growth 15.2% LTH 33.5% TOR 21.1% MIR 29.8% EPI 15.7%
63
Deskripsi & Kalkulasi untuk KPI yang terpilih Measurement DPO (Days Payable Outstanding) Description
This is a number representing average number of days an entity make OG payment to OG Suppliers or in short an entity average OG payables period.
Calculation
This measurement is calculated monthly based on FIFO successive
formula
deduction method as computed by the Finance Dept
Unit
Number (of days)
Measurement OTD-M Description
This is the On-Time Delivery rate ex-Manufacturing Plant. It measures the overall capability of the Factory to meet their commitments in terms of making products available for delivery in line with the agreed commitment Lead Time agreed with the customer. The On-Time Delivery ex-Manufacturing Plant rate is measured for order lines for outstanding orders.
Calculation
This measurement is calculated monthly as follows:
formula O NPCm = number of project lines delivered on time to customers during month m. O NTPm = total number of project lines to be shipped to customers during month m. Unit
%
63
64
Measurement
Non Quality cost
Description
Measure all cost incurred for restoring the level of product quality or performance to that promised to the customer
NQC = NQS+ NQI+NQE Calculation
NQS = Non quality cost supplier
formula
NQI = Non quality cost Internal + inventory ( scrap ) NQE = Non Quality cost External
Unit
KIDR
Measurement
Budget <> Actual Gap%
Description
This measurement shows the monthly gap between cost project budget <> Actual
Calculation
Gap Analysis (GA) should be used to reconcile all cost diferentiation
formula
Finished project during m Month compare to budget project
Unit
%
64
65
Measurement Leadership Training Hours Description
This measurement reflects the total no. of training hours of management skills & Leadership trainings conducted for the managerial level and above during the year.
Calculation formula
total # of leadership training hours (Actual hours per training program x no. of managers participated) conducted in a measuring month.
Unit
Number (of hours)
65
